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Captulo XI
La Oficina de Proyectos
1. Qu es una Oficina de Proyectos?
Durante 1998 y 1999, muchas empresas organizaron lo que se denomin
la Oficina del Proyecto Ao 2000, con el fin de coordinar y apoyar las
actividades necesarias para corregir o ajustar todos los elementos del
negocio que pudieran ser afectados por el cambio de milenio.
Tradicionalmente, se manejaba el ao indicando solamente los dos ltimos
dgitos, por lo que el nuevo ao pasara a ser el ao 00 y, como consecuencia,
muchos componentes electrnicos o de sistemas podran comenzar a
funcionar incorrectamente. Por ejemplo, en un sistema de personal, si no
se hubieran ajustado los programas para manejar aos de cuatro dgitos,
un empleado que hubiese ingresado en el ao 91 (1991), en el ao 00
(2000) tendra una antigedad de -91 aos en la empresa, lo cual hubiese
sido un resultado totalmente absurdo. Este resultado, adems de absurdo,
hubiese sido catastrfico, si en la empresa se pagara una bonificacin por
aos de antigedad, pues a partir del ao 2000, en lugar de una bonificacin,
pasara a ser una deduccin.
As pues, con dos o tres aos de anticipacin, prcticamente todas las
empresas del mundo emprendieron lo que se denomin el Proyecto Ao
2000. En muchas empresas, dado que se trataba de un enorme esfuerzo
que involucraba toda la organizacin, se cre la Oficina del Proyecto Ao
2000, la cual demostr ser de gran valor para coordinar la ejecucin exitosa
del cuantioso conjunto de subproyectos requeridos por el cambio de
milenio, logrando una reduccin significativa del riesgo, un manejo
preciso de los recursos humanos y los calendarios, un seguimiento ordenado
del progreso y un control estricto de los costos. Adicionalmente, dada la
alta visibilidad del proyecto, se desarrollaron procedimientos de
seguimiento que permitieron que los diferentes niveles ejecutivos se
involucraran con el progreso del mismo, demostrando en la prctica la
veracidad del dicho popular que seala que el ojo del amo engorda el
ganado.
No es, pues, de extraar que la experiencia que dej la Oficina del Proyecto
Ao 2000, haya querido ser capitalizada para mejorar el desempeo de
los proyectos que se ejecutan en las organizaciones de tecnologa de
informacin. Para ello, muchas organizaciones de informtica han
comenzado a crear lo que se denomina la Oficina de Proyectos.
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Esta oficina o centro de apoyo a los proyectos tiene como objetivos:
Crear una cultura de gerencia proyectos, en la cual:
o Se planifica adecuadamente cada proyecto, de acuerdo a las
guas y estndares preestablecidos por la Gerencia de TI.
o Se cumplen religiosamente las actividades de seguimiento
de cada proyecto.
o Se fortalece la comunicacin dentro de la organizacin de TI
y de sta con las reas usuarias, dando a conocer los logros y
la situacin de cada proyecto en particular.
o Se consolidan reportes de progreso a nivel de cartera de
proyectos, rea funcional y gerencia de TI.
o Se cumplen, con la formalidad necesaria, todas las tareas de
gestin de costos, riesgos, calidad y alcance.
Mejorar la satisfaccin de los clientes, a travs de una ejecucin
de proyectos eficaz y eficiente.
Crear un centro de acopio de informacin de los proyectos que
permita:
o Simplificar las tareas de rendicin de cuentas a la alta
gerencia y a las unidades de auditora.
o Racionalizar las experiencias, con el fin de desarrollar y
refinar guas de estimacin.
Cambiar la imagen de centro de costos, reemplazndola por
una imagen de valor para el negocio, creando una cultura de
manejo de proyectos, en la cual:
o Se enfatiza la alineacin de los proyectos de TI con la
problemtica y las estrategias del negocio.
o Se vigila la atencin adecuada a la atencinadecuadaalas
prioridades del negocio establecidas por la gerencia.
Coordinar la comunicacin con empresas contratistas.
2. Cundo Crear una Oficina de Proyectos?
Normalmente, una oficina de proyectos puede ser de gran utilidad cuando
una organizacin de TI tiene en cartera la ejecucin de multiplicidad
proyectos: instalacin de componentes de tecnologa, adopcin de
disciplinas de servicio, desarrollo y de mantenimiento de sistemas, etc.
En especial, una oficina de proyectos ser de gran utilidad cuando las
experiencias pasadas demuestran que:
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Recurrentemente los proyectos que se ejecutan tienen problemas
para manejar el alcance.
Recurrentemente los proyectos presentan situaciones de atraso
difciles de explicar.
No existen procedimientos y estndares para planificar y aprobar
proyectos, ni para controlar la entrega de los productos de acuerdo
a lo planificado o el progreso de las actividades.
Los proyectos compiten por una base comn de recursos, sin una
clara definicin de prioridades, por lo que continuamente se
presentan conflictos.
Participan diversas empresas contratistas que prestan servicios
tipo man-power o desarrollo llave en mano.
La organizacin del cliente es heterognea y resulta difcil
obtener el compromiso y la colaboracin de los usuarios.
Es necesario proporcionar informes consolidados, derivados de
una nica fuente, a diferentes niveles: proyecto, unidad usuaria,
alta gerencia, etc.
Se trabaja en diversas localidades.
3. La Oficina de Proyectos en Accin
La oficina de proyectos puede ayudar a la Gerencia de TI a establecer un
sistema slido de gestin de proyectos, integrando disciplinas, adaptndolas
a la organizacin, documentndolas, divulgndolas y apoyando a todo el
personal tcnico en su aplicacin. As mismo, puede hacer mucho ms
eficientes todos los procesos de gestin de proyectos, integrando
herramientas y metodologas, fijando estndares y estableciendo guas de
estimacin y formulacin de proyectos.
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De esa forma, la oficina de proyectos puede ser concebida como la unidad
de apoyo que asume como propias las preocupaciones centrales de la
Gerencia de TI que discutamos en el Captulo I (Introduccin):
1. Cmo alinearnos con los Objetivos del Negocio?
Constituye esta la preocupacin medular de la Gerencia de TI: cmo
entender, visualizar e interpretar las direcciones estratgicas del
negocio, para formular un conjunto de proyectos que verdaderamente
apoyen a las diferentes reas de la empresa en el logro de sus objetivos.
En su rol de consultor, la Oficina de Proyectos puede:
a - Desarrollar guas para la formulacin y actualizacin de
Planes de TI para las reas funcionales.
b - Adoptar metodologas, como Balanced Scorecard, e
implantar herramienta que permitan demostrar cmo cada
proyecto se alinea con objetivos especficos de la empresa,
de las reas funcionales y de la gerencia de TI.
c - Crear un estilo para la definicin de proyectos que centre
su atencin en el valor para el negocio, ms que en las
facilidades o mdulos que debern ser desarrollados.
En su rol de facilitador, la Oficina de Proyectos puede:
a - Colaborar con los lderes de proyecto en el uso de las guas
adoptadas para la formulacin y actualizacin de Planes de
TI para las reas funcionales.
b - Colaborar con los lderes de proyecto el uso de las
metodologas y herramientas adoptadas para asegurar la
correcta alineacin de cada proyecto con los objetivos de la
empresa, de las reas funcionales y de la gerencia de TI.
c - Dar soporte a los lderes de proyecto, con el fin de asegurar
que la definicin de los proyectos centre su atencin en el
valor para el negocio, ms que en las facilidades o mdulos
que debern ser desarrollados.
2. Cmo integrar nuestra Cartera de Proyectos?
Una vez identificados los proyectos de TI que requiere el negocio,
determinar cules y cuntos son los recursos, tanto humanos como
materiales, necesarios para acometerlos y, combinando las prioridades
del negocio con las limitaciones de recursos, establecer en qu fechas
puede ser iniciado cada proyecto.
En su rol de consultor, la Oficina de Proyectos puede:
a - Desarrollar guas e implantar herramientas que apoyen las
tareas de:
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Estimacin de proyectos, basadas en el anlisis de las
experiencias propias.
Anlisis de cargas de trabajo y fijacin de prioridades
en la asignacin de recursos.
Formulacin e integracin de presupuestos de gastos.
En su rol de facilitador, la Oficina de Proyectos puede:
a - Colaborar con los planificadores de proyectos y supervisores
del rea de informtica en la correcta aplicacin de las guas
y herramientas adoptadas para la preparacin de planes de
trabajo.
3. Cmo estructurar un Plan Viable?
J unto con los elementos necesarios para llevar a cabo un conjunto de
proyectos, tambin es importante analizar la viabilidad de los
proyectos, identificando los diferentes factores de riesgo y estableciendo
las lneas de accin que permitan mitigarlos y manejar proactivamente
los problemas que stos pudiesen acarrear.
En su rol de consultor, la Oficina de Proyectos puede:
a - Desarrollar guas e implantar herramientas que apoyen las
tareas de anlisis de riesgo.
En su rol facilitador, la Oficina de Proyectos puede:
a - Colaborar con los lderes de proyecto en el uso de las guas y
herramientas adoptadas para realizar el anlisis de riesgo
para cada proyecto.
4. Cmo estamos cumpliendo con el Negocio?
En relacin con el logro de los objetivos de la empresa, de qu manera
estamos contribuyendo y cules son los proyectos que ms valor le
aportan al negocio.
En su rol de consultor, la Oficina de Proyectos puede:
a - Desarrollar guas e implantar herramientas que apoyen las
tareas de integracin de reportes de progreso asociados con
los Planes de TI para cada rea funcional.
b - Crear un estilo para la presentacin de resultados que
centre su atencin en el valor para el negocio, ms que en
las facilidades o mdulos.
En su rol facilitador, la Oficina de Proyectos puede:
a - Colaborar con los lderes de proyecto en el uso de las guas y
herramientas adoptadas para reportar el progreso de cada
proyecto.
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b - Colaborar con los lderes de proyecto y gerentes en la
consolidacin de los reportes de progreso, con el fin de
presentar reportes para los diferentes niveles: empresa, rea
funcional y gerencia de TI
5. Cmo estamos cumpliendo Nuestro Plan?
En relacin con el plan de la Gerencia de Tecnologa de Informacin,
cmo se estn cumpliendo los objetivos y cmo se desarrolla la
ejecucin del presupuesto.
En su rol de consultor, la Oficina de Proyectos puede:
a - Desarrollar guas e implantar herramientas que apoyen las
tareas de seguimiento a la ejecucin presupuestaria.
En su rol facilitador, la Oficina de Proyectos puede:
a - Colaborar con los lderes de proyecto y supervisores del rea
de informtica en el uso de las guas y herramientas adoptadas
para controlar la ejecucin presupuestaria.
b - Colaborar con los lderes de proyecto y supervisores del rea
de informtica en la consolidacin de la informacin, con el
fin de presentar reportes para los diferentes niveles: empresa,
rea funcional y gerencia de TI
6. Cmo estamos cumpliendo los Proyectos?
En relacin con cada proyecto individual, de qu manera se avanza
en el desarrollo de los productos comprometidos en el alcance y cules
son los niveles de cumplimiento en relacin a fechas y utilizacin de
recursos.
En su rol de consultor, la Oficina de Proyectos puede:
a - Desarrollar guas e implantar herramientas que faciliten, a
los lderes de proyecto, el cumplimiento de las tareas de
seguimiento.
b - Desarrollar guas e implantar herramientas que faciliten, a
los lderes de proyecto, el cumplimiento de las disciplinas
de aseguramiento de calidad y administracin de cambios.
En su rol facilitador, la Oficina de Proyectos puede:
a - Colaborar con los lderes de proyecto en la implementacin
de las prcticas de seguimiento, de acuerdo con las guas y
herramientas adoptadas.
b - Colaborar con los lderes de proyecto en la implementacin
de las prcticas de aseguramiento de calidad y administracin
de cambios, de acuerdo con las guas y herramientas
adoptadas.