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MIRANDA DOMINGUEZ CLAUDIA ITZEL 5RV7 Planeacin de compras.

La mayora de los proyectos necesitan comprar elementos necesarios para disear, fabricar, instalar, mantener u operar el producto o servicio razn de ser del proyecto. Ante esto, se hace necesario formular un plan de compras en el cual se definan los principales aspectos que se deben tener en cuenta para la adquisicin de los equipos y materiales que requiere el proyecto durante su ejecucin, de tal forma que, stos se suministren oportunamente. Todo plan de adquisiciones involucra tres actores importantes en la gestin de compras del proyecto; estos son: el comit de compras, el departamento de compras y los proveedores. El comit de compras tiene como funcin definir los requerimientos de equipos y materiales con destino al proyecto en ejecucin. Est conformado por: Funcionarios + representantes dueos del proyecto. Gerente proyecto + jefe del departamento de compras + jefe del departamento de ingeniera. asistentes: tcnicos y asesores necesarios.

El departamento de compras tiene como responsabilidades la obtencin de precios, emisin de requisiciones, seleccin de proveedores, activacin de pedidos, emisin de rdenes de compra, el recibo y trmite de pago de facturas y el recibo de elementos. Los proveedores son los responsables del suministro de los equipos y materiales necesarios para la ejecucin del proyecto. A continuacin se presenta el esquema bsico del proceso a seguir en el plan de adquisiciones y en el cual participan los tres actores mencionados anteriormente:

1. Identificacin de Requerimientos: consiste en la identificacin por parte del comit de compras de los materiales y equipos que se deben adquirir para llevar a cabo la ejecucin de cada una de las actividades del proyecto. Para esto, se debe: Definir las caractersticas del producto a adquirir. En el caso de equipos se debe tener en cuenta: Si el equipo a comprar es estndar: Especificacin tcnica: cantidad y nmero de catlogo. Especificacin comercial: trminos estndar.

Si el equipo o servicio es algo especial para el proyecto: Producir una especificacin tcnica especfica y otras condiciones contractuales, con base en el conocimiento y en los requisitos del interesado. Planificar las compras: La compra de los productos, debe ser en secuencia determinada por el cronograma del proyecto. considerando el tiempo para el proceso de requisicin y el proceso de evaluacin de proveedores. Se debe seleccionar niveles adecuados de complejidad del producto y responsabilidad del proveedor. Se debe asignar responsabilidad de compra para cada producto. 2. Elaboracin de la Requisicin: Es el proceso en el cual el departamento de compras elabora los documentos de compra de los insumos requeridos para la ejecucin del proyecto. A continuacin se describen algunos aspectos a tener en cuenta:

Los documentos de compra, deben contener datos que describan claramente el producto pedido, tal como: tipo, clase, estilo, grado u otra identificacin, y condiciones tcnicas y comerciales del producto. Los documentos de compra deben especificar entre otros: Requisitos de auditoria Requisitos de documentacin Requisitos del producto Requisitos del sistema de calidad Requisitos de empaque, rotulado, transporte y almacenamiento Requisitos de subcontratacin, si es aplicable Requisitos de verificacin

La gerencia del proyecto debe revisar y aprobar los documentos de compra antes de liberarlos para asegurarse que cumplen los requerimientos

especificados. 3. Seleccin de proveedores: Es el proceso en el cual el departamento de compras selecciona a los proveedores que va a invitar a cotizar. Para esto se analiza en los proveedores: Estabilidad Financiera: La capacidad demostrada para suministrar productos que cumplan las especificaciones, evaluando: Sistema de calidad de los proveedores (auditoria) Evaluacin de muestras del producto. Historia pasada con productos pasados Resultados de ensayos de productos similares. Experiencia publicada de otros usuarios.

4. Solicitud de Cotizaciones: Identificados los requerimiento y elaborada la requisicin, el departamento de compras emite invitacin a proponer ya sea por
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va telefnica, e-mail, o comunicado formal a los proveedores seleccionados. La cotizacin del proveedor debe contener mnimo: Cantidad y descripcin equipos cotizados. Peso y dimensin. Precio y trminos de pago. Tipo de cotizacin. Fecha de entrega. Multas.

5. Anlisis de las propuestas, estn dentro del presupuesto?: En el comit de compras, se revisan las propuestas y las que estn fuera del presupuesto, se desechan. 6. Calificacin y comparacin de ofertas: el departamento de compras har un cuadro comparativo de las propuestas no descartadas, y lo presentar al comit de compras. En este cuadro los aspectos a analizar de cada oferta son: Especificaciones Precio -Trminos de Pago -Fecha de Entrega -Fletes martimos, areos o terrestres -Garantas y Seguros -Clusulas laborales especiales -Sistema de Despacho -Tipo de Financiacin ofrecida -Condiciones Generales -Observaciones especiales

7. Evaluacin, adjudicacin, emisin orden de compra y firma del contrato: primero, el comit de compras evala y selecciona al proveedor; luego, informa al
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proveedor la adjudicacin, finalmente, el departamento de compras procede a la elaboracin de la orden de compra y firma del contrato entre el contratante y el contratista. 8. Inspeccin: Una vez se ha elaborado la orden compra y la firma del contrato con el proveedor, se debe hacer la Inspeccin de los equipos y materiales durante su fabricacin y en el momento de la recepcin. Dicha inspeccin debe realizarse acorde al Plan de Calidad y en conformidad mediante monitoreo del proceso y mtodos de control. El proceso de inspeccin est a cargo del jefe de Inspeccin, quien pertenece al departamento de compras y debe inspeccionar cada orden de compra del proyecto a travs de pruebas de recibo, de proceso y pruebas finales. En cuanto a las pruebas de recibo, la empresa debe crear y mantener los procedimientos apropiados para la inspeccin de recibo de materias primas o materiales directos. Por su parte, para las pruebas de proceso es necesario tener un sistema de inspeccin en proceso efectivo, que haga posible la reduccin de inspeccin final, de forma tal, que involucre inspecciones y verificaciones en las diferente etapas del proceso de manufactura.Finalmente, las pruebas finales requieren que todas las inspecciones y pruebas especificadas ya sean de recibo o proceso, hayan sido efectuadas y que los productos hayan cumplido con los requerimientos. Ahora bien, el procedimiento de inspeccin debe contener: Procedimiento de pruebas a efectuar Mediciones a efectuar y equipo a utilizar Datos a reportar Tamao muestra a probar Seleccin de especmenes Exactitud requerida equipo Condiciones ambientales Criterios de aceptacin y rechazo
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reportes y forma de llenarlo Acciones a tomar en caso de rechazo Destinos especmenes Responsabilidad inspector

Una vez hechas las pruebas de inspeccin debe haber un registro de inspeccin y pruebas. Este debe contener: Descripcin del producto Orden de compra Nmero de reporte Fecha de ejecucin de pruebas Norma y Mtodo de pruebas aplicado Equipo utilizado Condiciones ambientales Valores especificados Valores obtenidos Nmero de especmenes Prueba efectuada Resultado final Nombre de quien prepar especimen Nombre quien prob Nombre quien revis Sellos de control de calidad.