ITAP-Hartimi Dhe Menaxhimi I Projekteve

Hartimi dhe Menaxhimi i Projekteve
MATERIALI NGA VERA XHOKAXHI

INSTITUTI I TRAJNIMIT TE ADMINISTRATES PUBLIKE
BULEVARDI ZOGU I PARE, GODINA 57, TIRANE, ALBANIA TEL:+355 4 240759 FAX: +355 4 271860
www.itap.gov.al

lnsliluli i 1ra|nimil lc
Xdminislralcs Pub|ikc

Barlimi dhc
Wcnaxhimi i
Pro|cklcvc

www.itap.gov.al

2

PERMBAJTJA

SESIONI I PARE
Vlersimi i nevojave

3-15

SESIONI I DYTE
Analiza e situats

16-21
SESIONI I TRETE
Planifikimi i projektit

22-32

SESIONI I KATERT
Hartimi i buxhetit

33-36

SESIONI I PESTE
Monitorimi dhe vlersimi

37-40
SESIONI I GJASHTE
Raportimi

41-48
SESIONI I SHTATE
Shkrimi i projekt propozimit

49-67

www.itap.gov.al

3

Sesioni
i pare

VLERESIMI I NEVOJAVE

OBJEKTIVAT

N fund t sesionit, pjesmarrsit do t:

Prcaktojn termin projekt dhe fazat e tij

Njohin rndsin e vlersimit t nevojave

Njohin dhe praktikojn disa nga metodat kryesore t
mbledhjes s t dhnave

www.itap.gov.al

4
Hyrje

Projekti konsiston n nj sr aktivitetesh t koordinuara dhe t
kontrolluara t cilat ndrmerren me nj qllim t caktuar t cilat kan
kosto, burime dhe afate kohore t prcaktuara.

do projekt sht specifik dhe n t reflektohet nevoja pr ndryshim.
Ndryshimet mund t lindin nga disa faktor:

nevoja pr ti dhn zgjidhje nj problemi t komunitetit;
reflektimi ndaj nj momenti krize n organizat;
shfrytzimi i mundsive t reja;

Projektet zakonisht realizohen nga nj numr i kufizuar njerzish t cilt
pr nj koh t caktuar punojn sbashku. Projekti n vetvete prfaqson
nj mundsi pr t forcuar lidershipin dhe punn n ekip pasi:

individve u jepen m shum prgjegjsi se sa ato kan n aktivitetin e
prditshm;
njerzit msojn ti prshtaten m mir njri-tjetrit;
konfliktet e ndryshme midis antarve t ekipit zgjidhen gjat zbatimit
t projektit;
antart e grupit t projektit kan mundsi t kualifikohen nga ana
profesionale dhe t fitojn aftsi t reja.
grupi prfshihet n procesin e vendim marrjes.

Pra projektet kan vler pr t zhvilluar si individt ashtu edhe organizatn
n prgjithsi.

Fakti q nj organizat prfshihet n hartimin dhe zbatimin e projekteve
tregon q ajo sht n nj stad t till zhvillimi ku individve mund tu
besohen detyra q krkojn nivel t lart profesionalizmi.

Projekti n vetevete prfaqson nj cikl q kalon n disa faza Cikli i jets
s nj projekti duhet t filloj me vlersimin e nevojave t komunitetit.
Ekziston nj sekuenc e kalimit nga nj faz n tjetrn, pra disa aktivitete

www.itap.gov.al

5
si jan vendosja e qllimeve dhe objektivave, indikatorve, hartimi i
buxhetit, etj duhet t kryen prpara fillimit t fazs s zbatimit.

VLERESIMI I NEVOJAVE TE KOMUNITETIT

Planifikuesit dhe administratort e programeve duhet t vendosin se cili
informacion sht m i prshtatshmi pr identikimin dhe vlersimin sa m
t plot t nevojave t komunitetit n nj zon t caktuar gjeografike t
shrbimeve.

Identifikimi i nevojave sht procesi i prshkrimit t problemeve q ka
komuniteti i nj zon t caktuar gjeografike. N procesin e vlersimit t
nevojave vendosen prioritetet sipas rndsis, burimeve dhe shrbimeve
ekzistuese. Informacioni mbi vlersimin e nevojave shrben pr:

Identifikimin e nevojave pr shrbime;
Vlersimin e burimeve t shrbimeve;
Prshkrimin e detajuar t komunitetit;
Prcaktimin e rndsis s shrbimeve ekzistuese;
Sqarimin e faktorve q influencojn n problemet sociale;
Listimin e faktorve q ndihmojn ose pengojn kryerjen me
efektivitet t shrbimeve.

Strategjit pr vlersimin e nevojave hartohen pr t mbledhur t dhna q
ndihmojn planifikuesit:

t prcaktojn llojet dhe shtrirjen e nevojave;
t vlersojn n mnyr t rregullt shrbimet ekzistuese;
t marrin informacion pr planifikimin e programeve t reja t
shrbimeve duke u nisur nga nevojat e komunitetit.

Nj program pr identifikimin e nevojave gjithmon duhet t prfshij t
dhna mbi shkalln e prmbushjes s nevojave me burimet ekzistuese
nevojn pr mbshtetje n burimet e jashtme pr plotsimin e tyre.

www.itap.gov.al

6
Prpara se t bhet vlersimi i nevojave prcaktohet informacioni dhe t
dhnat q duhet grumbulluar, burimet e informacionit dhe metodat q
prdoren pr grumbullimin e tij.

METODAT E MBLEDHJES SE TE DHENAVE

Pr mbledhjen e t dhnave prdoren metoda t ndryshme.

Metodat Individuale
Intervistat
Vrojtimi (Survey)
Testet

Metodat e mbledhjes s
informacionit nga grupet
Intervistat n grup
Forumet e Komunitetit
Teknika e Grupit Nominal
Brainstorming

Observimet Observimi sistematik
Observimi i plot

Metodat individuale

Intervistimi

Intervistimi sht nj nga metodat m t prdorshme pr mbledhjen e t
dhnave. N prgjithsi, do situat intervistimi konsiston n dy faktor t
rndsishm:

S pari, intervistuesi duhet t vendosi nj raport t till me t intervistuarin
q ta bj kt t fundit t ndihet sa m i lirshm. Intervistuesi duhet t
prezantoj veten duke shpjeguar edhe qllimin e intervistimit, far synohet

www.itap.gov.al

7
t arrihet dhe pr far do t prdoret informacioni. sht e rndsishme t
theksohet q intervista do t jet konfidenciale.

S dyti, ai q duhet t flas shumicn e kohs duhet t jet i intervistuari.
Megjithse ky prinicip duket mjaft i qart, prvoja ka treguar se shum
her ndodh e kundrta.

Gjat intervistimit duhet patur parasysh q i intervistuari ta ndiej q
intervista do jet nj eksperinc e plqyeshme dhe e rndsishme. Barrierat
n komunikim duhet t kaprcehen.

Nj nga aspektet m t rndsishme t procesit t intervistimit sht
sondazhi. Sondazhi sht nj teknik q prdoret nga intervistuesi pr
stimulimin e diskutimeve dhe pr mbledhjen e sa m shum informacioni.
Pr nj pyetje t br merret nj prgjigje. Pr arsye t ndryshme, prgjigja
mund t mos jet ajo q pritej, prandaj intervistuesit do t'i duhet t krkoj
m shum informacion pr t realizuar qllimin e intervists. Ka disa
teknika q prdoren gjat biseds pr t marr nj prgjigje sa m t plot e
t qart.

Pohime dhe aprovime;
Prsritje t pyetjes dhe t prgjigjes (kur sht e nevojshme);
Nj koment apo pyetje neutrale;
Krkes pr sqarime t mtejshme;
Prmbledhje

Vrojtimi

Vrojtimi prfshin mbledhjen e t dhnave nga nj grup njerzish q jan
zgjedhur pr t prfaqsuar nj popullsi m t madhe. T dhnat mblidhen
nprmjet nj liste pyetjesh t formuluara me shum kujdes. Personat e
zgjedhur u japin prgjigje pyetjeve duke plotsuar nj pyetsor t shkruar.

Hartimi dhe administrimi i vrojtimit

Hapi 1: Prcaktimi i objektivave

www.itap.gov.al

8

far duam t nxjerrim n pah nprmjet vrojtimit? A mund t sigurohen t
dhnat n rrug t tjera? N qoft se jo, objektivat duhet t jen tepr t
qarta, t jen t shkruara dhe duhet t kufizohen n gjrat m t
rndsishme.

Hapi 2: Prcaktimi i popullats q do t studiohet

Popullata prfaqsohet nga t gjith njerzit q do ti prgjigjen pyetsorit.
Popullatat ndryshojn sipas rasteve prandaj sht e rndsishme q t
tregohet kujdes kur t bhet seleksionimi i tyre.

Hapi 3: Przgjedhja e kampionit

Situata ideale do t ishte mundsia pr t intervistuar t gjith personat e
popullats pr t ciln jemi t interesuar t marrim t dhna. Kuptohet q
kjo nuk sht gjithmon e mundur. Zakonisht zgjidhet nj kampion nga i
cili t mund t merren t njjtat rezultate q do t merreshin po t
intervistohej e gjith popullata.

Mnyrat e zgjedhjes s kampionit

Disa nga arsyet pse zgjedhja e kampionit sht e domosdoshme jan:

Pamundsia fizike pr t kontrolluar t gjith popullatn
Kosto e lart e studimit t t gjith popullats
Studimi i popullats krkon shum koh.

Ka disa metoda pr zgjedhjen e kampionit nga popullata t cilat do
sqarohen n vazhdim.

www.itap.gov.al

9
Zgjedhja e kampionit n mnyr t rastsishme. Kjo mnyr bn t
mundur q do person n popullat t ket t njjtn mundsi pr tu
prfshir n kampion.

Zgjedhja e rastsishme sistematike. Individt e popullats renditen
n nj far mnyre, p.sh alfabetikisht dhe prej tyre bhet nj zgjedhje
e rastsishme, pr shembull, n do 5 persona zgjidhet njri q
prfshihet n kampion.

Zgjedhja e rastsishme e shtreszuar. N fillim popullata ndahet n
nngrupe q quhen shtresa dhe merret nga nj kampion pr do
shtres.

Zgjedhja me grupe. Kjo bhet kur popullata ka shtrirje t gjer
gjeografike.

Hapi 4: Hartimi i pyetsorit

Nj pyetsor ka zakonisht katr pjes kryesore: Letrn shoqruese, pyetjet,
shkalln dhe kodet.

Letra shoqruese duhet shkruar shkurt, qart dhe pa zhargon. Ajo duhet ti
sqaroj lexuesit, t paktn tri shtje kryesore: (a) cili sht qllimi i
kryerjes s vrojtimit; (b) cila do t jet dobia e tij, veanrisht pr
pjesmarrsit; (c) t garantohet fshehtsia dhe siguria e prgjigjeve q do t
jepen.

Pyetjet prbjn zemrn e instrumentit dhe shkrimi i tyre prbn pjesn q
krkon m tepr kujdes.

Shkallzimi q do prdoret nuk duhet t jet tepr teknik. Shkalla q
prdoret m shpesh quhet Likert q zakonisht jep pes ose shtat
alternativa.

www.itap.gov.al

10
Hapi i fundit sht kodimi i prgjigjeve. Pr prgatitjen dhe analizimin e t
dhnave duhet t prgatitet nj libr kodimi q tregon si bhet vlersimi i
do pyetjeje dhe si duhet vepruar n rastin e prgjigjeve problematike.

Hapi 5: Testimi paraprak i pyetsorit

Pavarsisht nga saktsia e prgatitjes s pyetsorit, prsri dalin probleme q
duhen identifikuar e korrigjuar. Disa nga personat q zgjidhen pr testimin
paraprak duhet t jen prfaqsues t popullats nga e cila do zgjidhen
personat q do plotsojn pyetsorin.

Hapi 6: Prgatitja e variantit prfundimtar

Pasi bhet korrigjimi i gabimeve, hartohet varianti prfundimtar q
drgohet pr shumfishim.

Hapi 7: Administrimi i pyetsorit

Do t ishte e kshillueshme q administrimi i pyetsorit t bhej n t
njjtn koh pr t gjith kampionin, por zakonisht kjo nuk sht e mundur.

Hapi 8: Kodimi i prgjigjeve

Disa nga pyetsort duhen kontrolluar pr t par nse jan br gabime n
kodim.

Hapi 9: Tabulimi i rezultateve

Qllimi sht paraqitja e t dhnave n nj mnyr t till q personat e
interesuar t mund ti kuptojn dhe ti interpretojn ato. Zakonisht prdoret
tabulimi i thjesht ku pr do pyetje jepet prgjigjja n form prqindjeje.

Hapi 10: Prgatitja e raportit

Prpara se t prgatitet raporti prfundimtar, duhet prgatitur nj
prmbledhje e shkurtr lidhur me Vrojtimin. Kjo faz ka pr qllim

www.itap.gov.al

11
organizimin e t dhnave dhe ideve. Raporti prfundimtar mbshtetet n t
dhnat e dala.

Metodat e mbledhjes s informacionit nga grupet

Intervistat n grup

Intervista n grup sht nj metod jo e kushtueshme pr mbledhjen e
informacionit. Nj fasilitator drejton diskutimin e nj grupi prej 7-10
vetash. Pjesmarrsve u krkohet t shprehin mendimet, opinionet ose t
japin informacion rreth nj shtje ose problemi t caktuar. Diskutimet
zakonisht zgjasin nga 1 deri n 2 or dhe duhen zhvilluar n nj vend t
qet.

Intervistat n grup prdoren veanrisht kur:

Planifikohen aktivitetet e programeve dhe drejtuesve u duhet t
kuptojn pikpamjet e palve t ndryshme t prfshira n program si
stafi, prfituesit, etj;
Shrbime t veanta q mund t ofrohen duhet t marrin parasysh
preferencat e prfituesve;
Ka probleme me zbatimin e programeve;
Krkohehet q t jepen rekomandime pr donatort, prfituesit, etj.

Procesi i intervistimit n grup kalon n hapat e mposhtm:

Formimi i ekipit q do t merret me organizimin dhe do t zhvilloj
intervistn n grup;
Zgjedhja e pjesmarrsve;
Zgjedhja e vendit ku do zhvillohet intervistimi;
Prgatitja paraprakisht e pyetjeve rreth t cilave do fokusohet
intervistimi dhe diskutimet;
Zhvillimi i intervistimit;
Rregjistrimi i diskutimeve;
Analiza e rrezultateve.

www.itap.gov.al

12

Ndr kufizimet e ksaj metode mund t prmendim faktin q diskutimet
mund t dominohen vetm nga disa persona dhe informacioni mund t jet
i vshtir pr tu analizuar.

Forumet e Komunitetit

Kjo metod konsiston n nj takim t hapur ku jan t ftuar t gjith
antart e komunitetit t cilt inkurajohen q t paraqesin pikpamjet e tyre
n lidhje me nevojat q ato kan. Perspektivat e antarve t komunitetit
mbi vlefshmrin dhe organizimin e shrbimeve japin nj ide t qart pr
nevojat q ka i gjith komuniteti.

Gjat procesit t integrimit t t gjitha pikpamjeve fillon e krijohet nj
tabllo e nevojave q ka komuniteti. Forumi i komunitetit parfaqson nj
metod t shpejt dhe efektive t mbledhjes s informacionit t dshruar.

Forumi sht nj mbledhje e hapur pr t gjith antart e komunitetit. do
person q merr pjes konsiderohet si nj burim i rndsishm informacioni
dhe inkurajohet pr t paraqitur pikpamjet e tij. Zakonisht, forumet zgjasin
3-4 or dhe mund t prfshijn nj sr aktivitetesh: shkmbim
informacioni, komunikimi i detajeve lidhur me programet ose projektet e
reja, ndrveprim m t gjr social, etj. Megjithat funksioni kryesor i nj
forumi mbetet marrja e opinioneve t sa m shum njerzve mbi nj shtje
t caktuar. N forum zakonisht nuk merren vendime duke u nisur nga
kndvshtrimet e paraqitura. Forumi sht nj mjet pr t identifikuar
problemet dhe pr t njohur reagimet e qytetarve n lidhje me shrbimet.

Avantazhet e prdorimit t metods s forumeve jan:

Forumet jan me leverdi ekonomike n krahasim me metodat e tjera;
Forumet lejojn shprehjen e lir t mendimeve nga shum antar t
komunitetit;
Forumet mund t shrbejn si katalizator pr inicimin e planeve dhe
veprimeve pr t adresuar nevojat e komunitetit.

www.itap.gov.al

13
Ndr kufizimet mund t prmendim:

N varsi t pjesmarrjes, jo t gjith t pranishmit mund t ken
mundsi pr t thn fjaln e tyre;
Jo t gjith antart e komunitetit mund t ken mundsi pr t marr
pjes n forum;
Megjithse forumi prfaqson nj mundsi pr shprehjen e
mendimeve veanrisht lidhur me nevojat, shpesh ndodh q
diskutimet nuk shkojn prtej ksaj pike;
Mund t ndodh q forumi t mos arrij rezultatet e dshruara.

Grupi Nominal

Teknika e grupit nominal realizohet nprmjet nj seminari, i cili nxit
krijimtarin dhe n t njejtn koh produktivitetin e pjesmarrsve dhe
minimizon zgjidhjen e problemeve me an t argumentit.

Pr kt qllim zgjidhet nj grup nga antart e komunitetit. Pjesmarrsit
n kt grup inkurajohen q t ndajn pikpamjet e tyre mbi nevojat e
komunitetit. Kjo metod shrben pr t sjell kontributin e qytetarve n
vlersimin e nevojave dhe n procesin e planifikimit t programeve.

N vijim t identifikimit dhe klasifikimit fillestar t problemeve, grupi
nominal sht nj metodologji q prfshin grupe t caktuara n fazat e
njpasnjshme t planifikimit dhe t zhvillimit t programeve:

Procesi i tekniks s grupit nominal kalon npr fazat e mposhtme:

Pjesmarrsit ndahen n grupe pune me 8-10 individ. Grupit i bhen
nj ose disa pyetje dhe do individ duhet t punoj n heshtje pr 10-15
minuta dhe t listoj t gjitha prgjigjet e pyetjeve. Pyetjet hartohen n
mnyr t till q krkojn prgjigje ose opinione pr nj problem t
caktuar.

www.itap.gov.al

14

Pjesmarrsve mund tu krkohet t identifikojn nevojat e tyre
pr shrbime;
T listojn nevojat q mund t ken grupet e tjera n komunitet;
T identifikojn faktor t rndsishm ose shtje q duhen marr
n konsiderat n procesin e planifikimit t programeve pr
komunitetin.

Pjesa e par e kaluar n heshtje q shrben pr gjenerimin e ideve
pasohet nga nj interval n t cilin pjesmarrsit ndajn idet e tyre me
gjith grupin.

Gjat ksaj faze pjesmarrsit nuk duhet t bjn komente apo t
diskutojn idet.

Pasi t jen gjeneruar gjith idet vjen faza e diskutimit ku pjesmarrsit
jan t lir t japin sqarime ose t mbrojn idet e tyre.

Kur udhheqsi i grupit bindet q jan br t gjitha sqarimet e
nevojshme ai u krkon pjesmarrsve q t zgjedhin ato ide q
konsiderohen m t rndsishme.

do person zgjedh 5 ose m shum ide q atij i duken m t
rndsishme dhe i radhit. Votat numrohen dhe grupi bn
radhitjen e ideve sipas rndsis
Seleksionimi dhe rradhitja bhet individualisht

Teknika e grupit nominal i jep grupit mundsi t marr pjes n procesin e
vendim-marrjes. Gjithashtu do pjesmarrs shpreh opinionin e vet mbi
rndsin e problemeve dhe nevojave t shumta t identifikuara nga grupi.

Disavantazhi kryesor i tekniks s grupit nominal sht mungesa e
saktsis. Megjithse shumica e pjesmarrsve jan t knaqur me procesin
dhe me rezultatet, disa prej tyre mund t ndihen t manipuluar. Kto

www.itap.gov.al

15
disavantazhe mund t kaprcehen me nj planifikim t kujdesshm e duke
zgjedhur pjesmarrs t prgatitur.

T dhnat q merren nga njerzit n baza individuale mund t sigurojn
informacion t dobishm. Kujdes duhet treguar pr tu siguruar q
informacioni q merret nga kta individ t jet sa m prfaqsues, pra sa
m afr t vrtets.

Gjenerimi i ideve

Brainstorming sht nj teknik q prdoret shpesh pr gjenerimin e ideve
dhe prcaktimin e problemeve. Qllimi i nj sesioni brainstorming sht q
t gjith pjesmarrsit t punojn sbashku n grup pr t prcaktuar ose
pr ti dhn zgjidhje nj problemi. Gjithprfshirja sht elementi kryesor
gjat sesioneve t brainstorming. Krijimtaria e grupit dominon mbi at
individuale.

Gjat sesioneve t brainstorming duhen ndjekur e respektuar disa rregulla.
Fasilitatori sht personi q duhet ti kujtoj grupit zbatimin e rregullave.

Rregulla baz

do pjesmarrs duhet t jap sa m shum ide q t jet e mundur;
T gjith idet shnohen;
Asnjri nuk ka t drejt t komentoj ose kritikoj idet e tjetrit;
Pasi jan dhn t gjitha idet fillon seleksioni i tyre, kombinohen idet
e ngjashme dhe prjashtohen ato q nuk jan t lidhura me problemin;
Facilitatori duhet t vendos limite kohore pr brainstorming dhe ti
respektoj ato.

Observimi

www.itap.gov.al

16
Observimi sht teknika e tret q prdoret pr mbledhjen e informacionit.
Avantazhi i ksaj teknike sht q sjellja sht m natyrale dhe njerzve
nuk u krkohet t japin informacion direkt.

Observimi sistematik

N kt lloj observimi vrojtohet nj sjellje e caktuar. Pas nj sr
observimesh, n qoft se verhet q ka nj problem dhe indentifikohen
burimet e tij, mund t gjykohet i nevojshm hartimi i nj programi q
synon ti jap zgjidhje problemit.

Observimi i plot

Ky lloj observimi ndodh ku observuesi prdor n mnyr t hapur nj video
kamera apo aparate inizimi pr t regjisturar nj sjellje t caktuar. Kjo
metod siguron informacion t gjr, por njkohsisht sht edhe e
kushtueshme.

www.itap.gov.al

17

Sesioni
i dyte

ANALIZA E SITUATES

OBJEKTIVAT


Njohin hapat n procesin e analizs s situats

Praktikojn vendosjen e qllimeve, objektivave dhe
caktimin e strategjive

www.itap.gov.al

18

Planifikimi i nj projekti nuk mund t realizohet pa nj analiz t plot e t
sakt t situats. Ka rrug t ndryshme pr t br analizn e situats, por
m posht do t diskutohen 3 hapa kryesor q jan pjes e procesit t
identifikimit:

Analiza e problemeve
Analiza e objektivave
Analiza e strategjive

Analiza e Problemeve

Analiza e problemeve ka nj rndsi t veant pr planifikimin, pasi ajo
prcakton mnyrn se si do t ndrmerren veprimet.

N fillim t do projekti, sht e domosdoshme t analizohen problemet q
krkojn zgjidhje. N shumicn e rasteve problemet nuk jan t dukshme;
zakonisht ne shikojm vetm simptomat e tyre. Pasi t identifikohen
problemet ato duhen dokumentuar n mnyr q t gjith t interesuarit t
mund t informohen.

N shumicn e rasteve rezulton q problemet jan t lidhura me njri
tjetrin, pra nj problem e ka zanafilln tek nj problem tjetr.

Procedura q sygjerohet t ndiqet sht:

Prcaktimi me saktsi i subjektit t analizs;
Analiza e palve t interesuara;
Identifikimi i problemeve dhe caktimi i hierarkis s tyre;
Prdorimi i diagrams shkak-pasoj pr ilustrimin e lidhjeve q
ekzistojn midis problemeve.

www.itap.gov.al

19
Analiza e problemeve vendos lidhjen shkak pasoj ndrmjet aspekteve
negative t situats ekzistuese. ana negative e problemeve shndrohet n
arritje pozitive.

N kt stad problemet identifikohen nprmjet kontributit t grupeve t
ndryshme, t institucioneve ose organizatave t interesuara dhe t
konsulentve.
Analiza e Objektivave

Pasi jan realizuar nj sr studimesh dhe sht br analiza e problemeve
hapi tjetr sht vendosja e objektivave. Vendosja e objektivave shrben
pr t:

Prshkruar situatn pr t ardhmen;
Verifikuar hierarkin e qllimeve;
Ilustruar lidhjen mjete-qllim final.

Vendosja e objektivave sht nj mnyr pr t kontrolluar ecurin e
projektit. Gjat ciklit t projektit ndodh q objektivat duhen rishikuar. Kjo
ndodh pasi kushtet mund t ndryshojn dhe shkalla e njohjes s
problemeve vjen duke u rritur. Prandaj sht e kshillueshme q t prdoret
nj procedur fleksibl pr prcaktimin e objektivave duke kombinuar
procesin e prcaktimit t qllimeve me fazat n t cilat do t kaloj
projekti.

Q objektivat ti shrbejn procesit t vendim marrjes ato duhet t jen
SMART (specifike, t matshme, t arritshme, t orientuara nga rezultatet, t
prcaktuara n koh).

Procesi i prcaktimit t objektivave lehtsohet n qoft se u jepet prgjigje
pyetjeve t mposhtme:

far duam t ndryshojm?
Pse?
N far rruge?

www.itap.gov.al

20
Kush do t prfitoj nga ky ndryshim?

Analiza e strategjive

Ky hap prfshin:

Identifikimin e t gjitha strategjive t mundshme pr prmbushjen e
qllimit t projektit.
Zgjedhjen e strategjis s projektit

N diagramn e objektivave, objektivat grupohen sipas ngjashmris dhe
quhen strategji. Strategjia m e pranueshme zgjidhet duke u mbshtetur n
disa kritere baz, si pr shembull prioritetet e palve t interesuara, buxheti,
rndsia e strategjis, periudha kohore n dispozicion, etj.

Kto kritere do t prdoren pr t vlersuar strategjit e propozuara dhe pr
t zgjedhur nj ose m shum prej tyre. Ato prcaktohen kryesisht nga
vendim marrsit (prdoruesit/administratort) por pa neglizhuar rndsin e
prioriteteve q kan protagoninstt kryesore, pra ata q do t prfitojn nga
ky projekt. Kur flasim pr prdoruesit ose administratort duhet t kemi
parasysh q ti dallojm ata nga prfituesit pra ata q do t prdorin
rezultatet e projektit. Kur t prdorim termin prdorues do t kemi parasysh
njerzit q do merren me zbatimin e projektit, t cilt do paguhen pr
punn q bjn.

www.itap.gov.al

21

ANALIZA E OBJEKTIVAVE

Situat e prmirsuar
n furnizimin me
ushqime
Rritje n
prodhimin e misrit
Rritje e prodhimit
n zonn kodrinore
Zvoglim i
erozionit
t toks
Paksim i
shkatrimit t
t mbjellave
Sistemi ujits
n
funksionim
Furnizim m i
rregullt me
farra (inpute)

www.itap.gov.al

22

ANALIZA E PROBLEMEVE

Munges ushqimi
Rnie n
prodhimin e misrit
Rnie e prodhimit
n zonn kodrinore
Erozioni i
toks
Shkatrimi i
t mbjellave
Sistemi ujits
jasht
funksionimit
Mos furnizim i
rregullt me
farra (inpute)

www.itap.gov.al

23

Sesioni
i trete

PLANIFIKIMI

OBJEKTIVAT


Kuptojn rndsin e procesit t planifikimit

Njohin dhe praktikojn disa nga metodat kryesore t
planifikimit

www.itap.gov.al

24

PLANIFIKIMI I PROJEKTIT

Planifikimi bazohet n aftsin pr t lidhur qllimin dhe objektivat e
projektit me koston dhe limitetet kohore t tij.

Planifikimi e udhheq projektin drejt qllimeve t prcaktuara. Ai i shrben
stimulimit t aktiviteteve q do t kryhen n t ardhmen, si dhe studion
pasojat q mund ti shoqrojn ato gjat zbatimit t projektit. N se kto
konsekuenca mund t sjellin avantazhe dhe plani sht i bazuar ai
prfaqson nj lloj drejtimi q duhet ndjekur nga t gjith. N kt kuptim
plani shrben si mjet kontrolli pr projektin. Plani i shrben gjithmon
kordinimit t aktiviteteve dhe burimeve q do t prdoren pr zbatimin e
nj projekti.

Planifikimi luan gjithashtu funksion informues. Ai e kryen kt rol duke ia
lejuar gjithsecilit q prfshihet n proces pjesmarrjen n planifikimin e
aktiviteteve q do t kryhen.

I gjith procesi i planifikimit nnkupton nj ndarje natyrale t projektit
n faza. Kjo sht veanrisht e rndsishme pr donatort. t cilt duan t
gjykojn n avanc pr disa shtje t cilat do t dshmojn pr rezultatet e
projektit.

Metodat e planifikimit

Zgjedhja e metodave planifikuese varet nga nj numr faktorsh. Disa nga
ato jan tipi, madhsia dhe kompleksiteti. E rndsishme sht, gjithashtu,
t merren n konsiderat se cilat nga parametrat kohor, t kostos dhe t
burimeve do t inkludohen n plan. Gjithashtu vendimet mund t
kondicionohen nga shkalla e prpikmris q krkohet.
Teknika Gantt

www.itap.gov.al

25

Tabela Gantt i plotson krkesat e planifikimit n shum situata, p.sh., pr
planet e projekteve q nuk jan shum komplekse dhe kur stafi disponon
njohuri t mira n lidhje me projektet. Por sa m i madh dhe kompleks t
jet nj projekt aq m bindse do t jen avantazhet e ksaj teknike, e cila
mund t aplikohet me sukses sidomos pr planifikimin e kohs, kostos dhe
materialeve. N disa raste, puna voluminoze q krkohet pr prgatitjen e
tabelave Gantt pr projekte t mdha mund t lehtsohet prmes prdorimit
t kompjuterave.

Ajo prfaqson nj skem grafike q prgatitet duke listuar aktivitetet dhe
evenimentet e tjera t nj projekti prkundrejt afateve respektive kohore,
dhe personat prgjegjs pr realizimin e tyre. Prve zons ku listohen
aktivitetet q do t realizohen brenda projektit, n tabeln Gantt pasqyrohet
grafikisht periudha kohore se kur do t realizohet do njri nga aktivitetet e
prshkruara. Nse projekti sht i ndar n faza ato do t pasqyrohen
grafikisht duke hequr viza paralele me aksin kohor, duke treguar kshtu
kohn e realizimit. Duhet theksuar se ndarja n faza duhet br duke marr
n konsiderat t gjitha aktivitetet e projektit dhe rezultatet q priten. do
ndarje pr shkaqe t buxhetit prfaqson nj problem q lidhet me
administrimin e burimeve dhe prandaj duhet psqyruar n buxhet.

Teknika PERT

PERT sht nj metod planifikuese q lejon do grup pune t prmbush
pikat e mposhtme:

T jet i ndrgjegjshm n lidhje me procesin dhe qllimet;
T kontriboj dhe t marr pjes n vendimet e marra rreth mnyrs
se si, kur dhe me k do t realizohen aktivitetet e projektit.
T siguroj nj prdorim m efektiv t burimeve duke prqndruar
prpjekjet n zgjidhjen e shtjeve kritike
T bj rivlersimin projektit, ndrkoh q ai sht n zbatim, dhe
shprndarjen e burimeve pr t evituar pengesat e e ndryshme, ose
garantimin e suksesit n prmbushjen e objektivave.

www.itap.gov.al

26
Kjo metod planifikimi sht quajtur metoda PERT (Performance
Evaluation and Review Technique), ose Metoda e rrugs kritike (Critical
Path). Pr ta br kt metod sa m vizive ndrtohet nj lloj diagrame ku
aktivitetet paraqiten n sekuencn e tyre.

Planifikimi PERT

Hapi 1. Listoni t gjitha aktivitetet q duhen realizuar pr nj projekt

Hapi 2. Listoni rradhn sipas s cils duhen kryer kto aktivitete.

Hapi 3. Prcaktoni kohn e nevojshme q nevojitet pr realizimin e
do aktiviteti.

Hapi 4. Prgatitni tabeln PERT q do t reflektoj t gjith
informacionin e prshkruar n hapat 1,2 dhe 3.

Hapi 5. Identifikoni rrugn kritike.

Grafiku n form rrjeti

Kur prdoret grafiku n form rrjeti planifikimi kryhet zakonisht n dy
hapa:

Llogaritet pr do aktiviet koha m e hershme dhe m e vonshme e
fillimit dhe e realizimit t aktivitetit. Nj llogaritje e till na ndihmon
t gjejm kohn totale q nevojitet pr projektin dhe ve ksaj t
identifikojm zinxhirin e aktiviteteve q pozicionohen n rrugn
kritike.

Vizatohet rrjeti logjik q lidh kohn me t dhnat e tjera duke
prdorur nj shkall t caktuar.

Metoda e strukturs logjike

www.itap.gov.al

27

Metoda e Strukturs Logjike i ka fillimet e saj n vitet 70 dhe sht
prdorur nga shum agjensi q merren me shtje t zhvillimit.

Metoda e strukturs logjike prfaqson nj sr konceptesh t ndrlidhura,
t cilat kur prdoren t kombinuara ndihmojn n konceptimin, zbatimin
dhe sigurimin e qndrueshmris s projektit. Rezultatet e ksaj metode
mund t paraqiten n nj Matric 4x4, e cila jep n mnyr t prmbledhur
elementt kryesor t projektit dhe lidhjet q ekzistojn midis tyre.

Prmbledhja
prshkruese
Treguesit e
matshm
Mnyrat e
verifikimit
Supozimet
Qllimi i
prgjithshm
Matja e arritjes
s qllimit

Qllimi i
projektit
Fillimi i Statusit
t
Qndrueshmris

Outputet
(produktet)

Magnituda e
outputeve t
nevojshm pr
arritjen e qllimit
t projektit

Aktivitetet Burimet e
nevojshme dhe
buxheti pr
aktivitetet

Duhet mbajtur parasysh se prdorimi i metods s strukturs logjike bn t
mundur konceptimin hap pas hapi t elementve m t rndsishm t
projektit dhe nuk duhet konsideruar thjesht si nj form q duhet plotsuar.

Metoda e strukturs logjike mbshtet mbi supozimin q projektet jan
instrument t ndryshimit. Kjo metod mbshtet n katr koncepte
kryesore:

www.itap.gov.al

28

Menaxhimi i realizimeve: Specifikon objektivat q duhen arritur dhe
cakton prgjegjsit pr arritjen e tyre.

Metoda baz shkencore: Mbshtetet n faktin q asgj nuk sht e sigurt
dhe t gjitha aktivitetet duhen par si nj process t msuari nprmjet
testimit t hipotezave t ndryshme.

Analiza e sistemeve: Asnj sistem nuk sht i prcaktuar deri n momentin
q ne kuptojm nj sistem m t gjer n t cilin bn pjes dhe sistemi yn.

Cilsia: Prmbushja e parashikimeve dhe krkesave t prfituesve
nprmjet nj procesi pjesmarrs si faktor t domosdoshm pr sigurimin
e qndrushmris s projektit.

Menaxhimi i realizimeve (performances)

Ekzistojn katr nivele baz t performancs q duhen menaxhuar:

Inputet (Burimet) Burimet q harxhohen pr kryerjen e aktiviteteve

Outputet (Produktet) Rezultatet q merren nga kryerja e aktiviteteve
t ndryshme

Qllimi i Projektit Arsyeja kryesore e ndrmarrjes s projektit

Qllimi i Prgjithshm Ndikimi afat gjat i projektit

Metoda e strukturs logjike e shikon nj projekt si t prbr nga katr
nivele objektivash t dallueshme por t ndrlidhura. N nivelin m t ult
jan produktet (outputet). Produktet jan rezultatet q merren nga
menaxhimi i burimeve (inputeve). Pr shmbull n nj projekt edukimi,
produktet mund t jen msuesesit e trajnuar, nj godin shkolle e
rindrtuar dhe e pajisur, etj. Kjo arrihet nprmjet menaxhimit t nj sr
burimesh si p.sh. trajnimi i msuesve, ndrtimi i godins s shkolls, etj.
Megjithat produktet nuk mjaftojn pr t justifikuar projektin. N

www.itap.gov.al

29
shembullin e msiprm projekti krkon t arrij nj prmirsim t sistemit
arsimor. Kjo prfaqson nj objektiv t nj niveli m t lart q ne e
quajm qllimi i projektit.

Niveli tjetr i Strukturs Logjike prfaqsohet nga Qllimi i Prgjithshm.
Qllimi i projektit sht nj nga kushtet e nevojshme por jo t
mjaftueshme pr arrtijen e qllimit t prgjithshm. Duke ju referuar
prsri shembullit me projketin e edukimit, qllimi specifik sht nj
prmirsim i qndrushm n sistemin arsimor, dhe qllimi i prgjithshm
sht prmbushja e nevojave t industris lokale me fuqi puntore t
kualifikuar. Pr t arritur kt qllim ndoshta duhen ndrmar edhe
projekte t tjer. Ashtu si ne duhet t identifikojm t gjith produktet e
nevojshme pr arritjen e qllimit t projektit, duhen identifikuar t gjitha
qllimet e projekteve q bjn t mundur arritjen e qllimit t prgjithshm.

Metoda Baz Shkencore

Projekti konsiderohet nj sr hipotezash t ndrvarura. Nse kemi burime,
athere sigurojm produkte, nse kemi siguruar produkte sigurojm arritjen
e qllimit t projektit; nse arrihet qllimi i projektit mund t arrijm
qllimin e prgjithshm.

Supozimet

Ne jemi t ndrgjegjshm q ka edhe faktor jasht kontrollit ton t cilt
kan ndikimin e tyre n arritjen e qllimeve dhe objektivave t projektit.
Supozimet jan t nevojshme jo vetm gjat fazs s konceptimit por edhe
m von. Kur fillon zbatimi i projektit menaxheri duhet t monitoroj
rregullisht supozimet pr vlefshmrin e tyre. Supozimet jan t
rndsishme edhe gjat fazs s vlersimit pasi ekzaminimi i tyre mund t
jet prgjigje ndaj pyetjes q pse projekti i ka realizuar ose jo objektivat.

www.itap.gov.al

30

Analiza e sistemeve

Pr t realizuar analizn e sistemeve ne i shtojm nj nivel t ri hierarkis
me katr nivele t menaxhimit t projektit Qllimet e programit.
Qllimet e programit gjejn vend mbi qllimin e prgjithshm t projektit.
Qllimet e programit lidhin qllimet e projektit me ato t projekteve t tjera
n shkall me t gjer duke arritur deri n nivel kombtar.

Cilsia

Kontrolli i cilsis mbshtetet n parimin n qoft se nuk mund t matsh,
nuk menaxhon dot. Kjo sht lidhur me prdorimin e treguesve
(indikatorve) si dhe metodave t ndryshme t mbledhjes dhe analizs s t
dhnave.

Treguesit (Indikatort)

Mnyra e formulimit t Qllimeve, Objektivave, Produkteve dhe Burimeve
sht gjithmon subjekt diskutimi ose interpretimesh t ndryshme nga palt
e prfshira n projekt. Qllimi i prgjithshm dhe Qllimi i projektit shpesh
nuk jan shum t qarta dhe pr njerz t ndryshm kan kuptime t
Qllimi i
prgjithshm
Qllimi i
projektit
Produktet
Burimet

www.itap.gov.al

31
ndryshme. Pr shembull formulimi i qllimit t prgjithshm si Rritja e
nivelit t jetess s prfituesve mund t ket kuptime t ndryshme pr
palt e ndryshme t prfshira n projekt.

Indikatort ose treguesit e matshm shrbejn pr t prcaktuar cilat kushte
sinjalizojn prmbushjen me sukses t objektivave t projektit. Indikatort
tregojn rezultate. Pr shembull, nj rritje e temperaturs n termometr
tregon se ne e kemi nxehur ujin aq sa kemi dashur. Megjithat, nuk sht
ngritja e treguesit t temperaturs n termometr ajo q shkaktoi nxehjen e
ujit. Pr t nxehur ujin ne na duhet nj element ngrohs.

Prandaj indikatort mund t prdoren pr t qartsuar ato q ne kemi
shprehur n mnyr prshkruese kur kemi formuluar objektivat e t gjitha
niveleve. Meqense qllimi i projektit konsiderohet tepr i rndsishm,
indikatorve q prdoren n kt nivel u sht dhn nj emr i veant:
Fillimi i Statusit t Qndrueshmris.

Struktura logjike inkurajon hartuesit e projekteve q t prcaktojn qart
treguesit me t cilt do t matet suksesi i projektit. Zakonisht pr t matur
suksesin duhet t vendosen disa indikator.

Indikatort kan 5 karakterisitka kryesore:

1. Indikatort duhet t masin at ka sht e rndsishme n nj
objektiv.
2. Indikatort duhet t jen t llogjikshm.
3. Indikatort duhet t jen t prcaktuar n terma cilsor, sasior dhe
kohor (Sa?; far? Kush? Kur? Ku?)
4. Indikatort duhet t jen t pavaruar.
5. Indikatort mund t jen jo t drejtprdrejt.

Mnyrat e verifikimit

Si nj hap i mtejshm n strukturn logjike mund t shtrohet pyetja: Si
do ti masim indikatort?. Vlera e nj indikatori kufizohet pikrisht nga
mnyra ose mjetet q ekzistojn pr ta verifikuar at. Nqs verifikimi do t

www.itap.gov.al

32
na kushtoj para dhe krkon koh pr tu realizuar, mnyra e verifikimit
duhet prcaktuar q n fazn e hartimit t projektit. Duhet br identifikimi
i t gjitha burimeve nga do t mblidhen evidencat.

Planifikimi i burimeve dhe i kostos

Planifikimi i burimeve mund t kryhet vetm nse ato ndahen n kategori.
Nj nga problemet m t mprehta n kt rast, sht arritja e uniformitetit
t kategorive, n mnyr t till q burimet brenda do kategorie t
kmbehen ndrmjet tyre pa kurrfar kufizimi. Ndr faktort kufizues mund
t prmendet fakti q do projekt ka nj dat prfundimi q gjithsesi mund
edhe t shtyhet, porse disa kategori burimesh mbeten t pandryshueshme.

Pas specifikimit t burimeve q do t prdoren n faza t caktuara sht e
mundur t parashikohet kostoja e projektit.

Pas prgatitjes s planit t projektit, ai mund t rishihet n dritn e
qllimeve t projektit dhe kufizimeve t tij. Nj krahasim i till mund t
zbuloj nevojn pr nj riplanifikim. Ashtu sikurse planifikimi,
riplanifikimi kryhet n konsultim me personelin q prfshihet n projekt.
Divergjenca t theksuara ndrmjet planit dhe qllimeve t projektit mundet
t rekomandojn ndryshimin e ktyre qllimeve. N kt faz pune, roli i
planifikimit sht shum i qart.

H
a
r
t
i
m
i

d
h
e

M
e
n
a
x
h
i
m
i

i

P
r
o
j
e
k
t
e
v
e

M
A
T
E
R
I
A
L
I

N
G
A

V
E
R
A

X
H
O
K
A
X
H
I

I
N
S
T
I
T
U
T
I

I

T
R
A
J
N
I
M
I
T

T
E

A
D
M
I
N
I
S
T
R
A
T
E
S

P
U
B
L
I
K
E

B
U
L
E
V
A
R
D
I

Z
O
G
U

I

P
A
R
E
,

G
O
D
I
N
A

5
7
,

T
I
R
A
N
E
,

A
L
B
A
N
I
A

T
E
L
:
+
3
5
5

4

2
4
0
7
5
9

F
A
X
:

+
3
5
5

4

2
7
1
8
6
0

w
w
w
.
i
t
a
p
.
g
o
v
.
a
l

3
3

S
h
e
m
b
u
l
l
:

M
A
T
R
I
C
A

L
O
G
J
I
K
E

P
e
r
s
h
k
r
i
m
i

I
n
d
i
k
a
t
o
r
e
t

M
e
n
y
r
a
t

e

V
e
r
i
f
i
k
i
m
i
t

S
u
p
o
z
i
m
e
t

Q
e
l
l
i
m
i

i

P
e
r
g
j
i
t
h
s
h
e
m

P
e
r
m
i
r
e
s
i
m
i

i

s
i
t
u
a
t
e
s

s
e

f
u
r
n
i
z
i
m
i
t

m
e

u
s
h
q
i
m

P
e
r
m
i
r
e
s
i
m
i

i

s
i
t
u
a
t
e
s

p
a
s

1
9
9
7
,

6
0
0

k
g

m
i
s
e
r

i

k
o
n
s
u
m
u
a
r

m
e

t
e

n
j
e
j
t
i
n

i
n
d
e
k
s

c
m
i
m
i

s
i

n
e

1
9
9
2

V
r
o
j
t
i
m

i

o
r
g
a
n
i
z
u
a
r

n
g
a

M
i
n
i
s
t
r
i
a

e

B
u
j
q
e
s
i
s
e

m
e

1
9
9
8

Q
e
l
l
i
m
i

i

P
r
o
j
e
k
t
i
t

R
r
i
t
j
e

e

p
r
o
d
h
i
m
i
t

t
e

m
i
s
r
i
t

R
r
i
t
j
e

e

p
r
o
d
h
i
m
i
t

t
e

m
i
s
r
i
t

p
e
r

h
a

(

4
5
%

e

o
u
t
p
u
t

e

s
h
i
t
u
r
)

9
4
;
9
5
;

9
6
;

9
7
;

r
e
s
p
e
k
t
i
v
i
s
h
t

1
0
%
;

2
0
%
;

3
0
%
;

1
0
%

R
a
p
o
r
t
e
t

e

p
r
o
j
e
k
t
i
t

9
5
/
9
6
/
9
7

R
r
i
t
j
e

e

p
r
o
d
h
i
m
i
t

b
u
j
q
e
s
o
r

n
e

z
o
n
e
n

k
o
d
r
i
n
o
r
e

F
u
n
k
s
i
o
n
i
m

i

s
i
s
t
e
m
i
t

u
j
i
t
e
s

Q
e

n
g
a

1
9
9
5

t
e

g
j
i
t
h
a

f
u
s
h
a
t

j
a
n
e

u
j
i
t
u
r

F
u
r
n
i
z
i
m

m
e

i

r
r
e
g
u
l
l
t

m
e

i
n
p
u
t
e

N
j
e

m
u
a
j

p
e
r
p
a
r
a

f
i
l
l
i
m
i
t

t
e

s
e
z
o
n
i
t

t
e

t
e

m
b
j
e
l
l
a
v
e

f
s
h
a
t
a
r
e
t

k
i
s
h
i
n

f
a
r
e
n

e

n
e
v
o
j
s
h
m
e

d
h
e

5
0

k
g

p
l
e
h

p
e
r

h
a

O
u
t
p
u
t
e
t

F
e
r
m
e
r
e
t

p
e
r
d
o
r
i
n

a
f
t
e
s
i

t
e

r
e
j
a

m
e
n
a
x
h
u
e
s
e

F
e
r
m
e
r
e
t

p
e
r
d
o
r
i
n

k
a
l
e
n
d
a
r
i
n

e

m
b
j
e
l
l
j
e
v
e

q
e

n
g
a

1
9
9
6

R
a
p
o
r
t
e

n
g
a

s
h
e
r
b
i
m
i

i

e
k
s
t
e
n
s
i
o
n
i
t

d
h
e

e
k
i
p
i

r
e
a
l
i
z
u
e
s

i

p
r
o
j
e
k
t
i
t

N
u
k

k
a

p
a
s
u
r

d
e
m
t
i
m
e

t
e

q
e
l
l
i
m
s
h
m
e

t
e

s
i
s
t
e
m
i
t

u
j
i
t
e
s

E
s
h
t
e

m
e
k
a
n
i
z
u
a
r

p
r
o
d
h
i
m
i

i

m
i
s
r
i
t

1
.
1

O
r
g
a
n
i
z
i
m
i

i

f
e
r
m
e
r
e
v
e

1
.
2

P
a
s
t
r
i
m
i

i

k
a
n
a
l
e
v
e

t
e

b
l
l
o
k
u
a
r
a

2
.
1

O
r
g
a
n
i
z
i
m
i

i

b
l
e
r
j
e
s

s
e

i
n
p
u
t
e
v
e

2
.
2
.
O
r
g
a
n
i
z
i
m
i

i

s
h
p
e
r
n
d
a
r
j
e
s

s
e

i
n
p
u
t
e
v
e

I
n
p
u
t
e
t

A
k
t
i
v
i
t
e
t
e
t

3
.
1

O
r
g
a
n
i
z
i
m
i

i

s
h
e
r
b
i
m
i
t

t
e

e
k
s
t
e
n
s
i
o
n
i
t

3
.
2

T
r
a
j
n
i
m
i

i

p
u
n
o
n
j
e
s
v
e

t
e

e
k
s
t
e
n
s
i
o
n
i
t

5
0

k
a
n
a
l
e

t
e

p
a
s
t
r
u
a
r
a

3

m
a
k
i
n
a

t
e

v
e
n
a

n
e

d
i
s
p
o
z
i
c
i
o
n

n
g
a

d
o
n
a
t
o
r
i

f
u
q
i
a

p
u
n
e
t
o
r
e

z
y
r
a
t

K
o
s
o
t

n
e

U
S
D

1
0
0
.
0
0
0

5
0
0
.
0
0
0

5
0
0
.
0
0

I
n
f
r
a
s
t
r
u
k
t
u
r
a

n
e

g
j
e
n
d
j
e

t
e

m
i
r
e

P
u
n
o
n
j
e
s
i
t

e

s
h
e
r
b
i
m
i
t

e
k
s
t
e
n
s
i
v

t
e

m
o
t
i
v
u
a
r

K
a

b
u
x
h
e
t

t
e

m
j
a
f
t
u
e
s
h
e
m

p
e
r

t
r
a
j
n
i
m

www.itap.gov.al

34

Sesioni
i katert

HARTIMI I BUXHETIT

OBJEKTIVAT


Njihen me qllimin dhe funksionet e buxhetit

Marrin udhzime pr mnyrn e prgatitjes s buxhetit

www.itap.gov.al

35

BUXHETI I PROJEKTIT

Buxheti sht nj plan financiar q u siguron donatorve, zbatuesve t
projektit dhe menaxherve t ndryshm informacion financiar pr sasin
e parave q nevojiten pr realizimin e nj projekti t caktuar.

Qllimi i buxhetimit

T garantoj egzistencn e burimeve t mjaftueshme pr realizimin e
objektivave, ashtu sikurse parashikohen n projekt propozim.

T prcaktoj shumn se sa do t kushtoj zbatimi i projektit

T siguroj q burimet e mundshme dhe ato t kufizuara jan prdorur
n mnyrn m efektive.

T siguroj nj instrument monitorizues q bn krahasimin e kostos
faktike me at t planifikuar.

Funksionet menaxhuese t buxhetit

1. Element planifikues

Plan financiar q mbulon nj periudh t caktuar kohore.
Buxheti duhet mbshteteur gjithmon me nj plan.

2. Element baz pr planifikimin e kostos

Bn prllogaritjen e kostos dhe t shrbimeve

3. Element kontrolli

Krahason t dhnat finaciare faktike me ato t parashikuara pr t par
nse po realizohen objektivat e programit, ose jo.

www.itap.gov.al

36

Udhzime pr prgatitjen e nj buxheti

1. Buxheti sht gjithmon pjes e nj propozimi.

2. Gjithmon njihuni me krkesat buxhetore t donatorve tuaj.

3. Buxheti duhet t prmbaj t dhna financiare t sakta dhe realiste.
Siguroni gjithmon informacion t mjaftueshm pr koston.

4. Prcaktoni kuadrin kohor t buxhetit.

5. Parashikoni do vones t mundshme dhe mundsi inflacioni.

6. Prgatitni formate t thjeshta buxheti q prmbajn zrat e tij, koston
pr njsi dhe totalin e tyre.

7. Listoni burime t tjera t finacimit, perfshir ktu burimet lokale.

Kategorit e Buxhetit

I. Personeli ( Pagat)

Stafi profesional
Stafi adminisrativ/mbshtets

II. Prfitime t tjera (Prqindjet mbi pagn)

III. Kostoja direkte

Qiraja e zyrs;
Pajisjet e zyrs;
Telefoni/telegrafi;
Printime/riprodhime;
Shpenzime ndihmse;
Uj , drita;
Shrbime t tjera.

www.itap.gov.al

37
IV. Pajisje

Automjet
Kompjutera
Faks
Fotokopje

V. Nnkontrat

VI. Trainim

Etj.

www.itap.gov.al

38

Sesioni
i peste

MONITORIMI DHE VLERESIMI

OBJEKTIVAT


Qartsojn konceptet e monitorimit dhe vlersimit

Njihen me mnyrat e kryerjes s monitorimit dhe vlersimit
t projekteve

www.itap.gov.al

39
Monitorimi

Monitorimi sht procesi i ndjekjes s puns, rezultateve ose produkteve
duke i krahasuar ato me planin ose parashikimin. Monitorimi ndihmon
pr t prcaktuar n se aktivitetet ecin n rrugn e duhur, pr tu siguruar
q burimet e parashikuara jan dhn n koh. Pra monitorimi konsiston
n mbledhjen e vazhdueshme t t dhnave mbi ecurin e projektit.

Vlersimi

Vlersimi sht pjes e planifikimit dhe planifikimi sht pjes e vlersimit

Vlersimi konsiston n mbledhjen dhe anlizn e informacionit q shrben
pr t prcaktuar se n far shkalle jan arritur objektivat e projektit.
Vlersimi mund t prqndrohet n proces (a ishte sistemi eficent?), n
rezultat (a jemi t sigurt se programi arriti at ka synohej), n ndikim
(cilat jan pasojat e aktivitetit) dhe n sistem (far rezultatesh t jashtme
ose indirekte u arritn si pasoj e ndrhyrjes).

Tradicionalisht monitorimi dhe vlersimi jan konsideruar si krkesa q
lidhen me donatorin. Ne do t theksojm nj kuptim tjetr q lidh
monitorimin dhe vlersimin me ecurin e organizats.

S pari, qllimi m i rndsishm i monitorimit dhe i vlersimit sht t
kontribohet n prmirsimin e organizats/programit n drejtim t
rezultateve dhe ndikimit tek prfituesit.

S dyti, monitorimi dhe vlersimi kryhen vazhdimisht gjat gjith jets s
organizats/programit dhe pr t gjith aktivitetet.

S treti, monitorimi dhe vlersimi prfshijn nj numr veprimesh t
dallueshme dhe diskrete, si jan: strukturimi, vlersimi, matja,
inspektimi, vzhgimi, regjistrimi, plotsimi, krahasimi, analizimi,
rekomandimi dhe raportimi.

www.itap.gov.al

40

Cilat jan dallimet midis monitorimit dhe vlersimit?

Monitorimi

Tradicionalisht me monitorim sht kuptuar matja sistematike dhe e
vazhdueshme, inspektimi, regjistrimi dhe plotsimi i informacionit si pr
ann finaciare ashtu dhe pr aktivitetet dhe progresin e programit.
Rndsia e monitorimit qndron n katr drejtime themelore:

1. Pr marrjen e vendimeve (afat-shkurtra) pr prmirsimin e
aktiviteteve t programit, rezultateve dhe ndikimit;

2. Pr sigurimin e prgjegjsive pr t gjith antart e organizats;

3. Pr zhvillimin e nj burimi informacioni t vlefshm dhe t
rndsishm pr vlersimin e organizats/programit;

4. Pr prpunimin e raporteve t ndryshme.

N krijimin e nj sistemi t vazhdueshm monitorimi, duhet t merren n
konsiderat elementt e mposhtm:

Tipi, burimi dhe frekuenca e informacionit q duhet mbledhur;
Proedurat dhe metodat q duhen prdorur pr sigurimin e
informacionit;
Mnyra me t ciln informacioni do t plotsohet, vlersohet,
rishikohet dhe raportohet;
Mnyra se si do ti prgjigjen rezultatet dhe rekomandimet nj
plani veprimi.

Disa aktivitete monitoruese mund t prqndrohen n prgjegjsit,
ndrsa t tjerat n programin, sasin dhe cilsin e aktiviteteve. Ekziston
nj gam e gjer burimesh dhe metodash t mbledhjes s t dhnave pr
qllime monitorimi duke prfshir: buxhetet, raportet financiare, raportet
e progresit, raportet statistikore, protokollet e mbledhjeve, planet e puns,
oraret, pagesat, kontrollet, intervistat, inventart, vzhgimi i
drejtprdrejt, etj.

www.itap.gov.al

41

Vlersimi

Lista e mposhtme prmbledh aktivitetet kryesore t nj plani pune pr
vlersimin:

Identifikimi i qllimit, fokusit dhe shtjeve m t rndsishme;
Prcaktimi i informacionit q duhet mbledhur;
Mbledhja e informacionit;
Analiza, interpretimi dhe dhnia e rekomandimeve;

Objekti i vlersimit mund t jet n fardolloj aspekti brenda projektit,
p.sh. prdorimi i burimeve, cilsia e aktiviteteve, rezultatet e aktiviteteve,
efekti i tyre n jetn e njerzve q do t prfitojn nga projekti. Sidoqoft
sht e rndsishme t prqndrohemi n aspektet m kryesore. Kto
mund t prmblidhen si m posht:

Shkalla e realizimit t qllimeve dhe objektivave;
Rezultatet krahasuar me shpenzimet (efienca);
Shkalla me t ciln projekti i sht transferuar komunitetit, ose
potenciali pr transferim t mtejshm;
Ndryshimet e dallueshme dhe t matshme dhe efektet--t
planifikuara dhe t paplanifikuara--tek prfituesit;
Ndikimi ekonomik i projektit;
Ndikimi social i projektit n jetn e komunitetit;
Forcimi institucional;
Dobsit kryesore n komponentet e projektit;
Ant e forta dhe t dobta t organizats (vlersimi i
mtejshm);
Alternativat ndaj strukturs aktuale t projektit (adaptimi i
metodave);
Marrja e vendimeve nga donatori dhe organizata pr t
vazhduar ose zgjeruar projektin.

www.itap.gov.al

42

Sesioni
i gjashte

RAPORTIMI

OBJEKTIVAT


Njihen me format e ndryshme t raportimit

Marrin njohuri mbi mnyrn e prgatitjes s raporteve

www.itap.gov.al

43

RAPORTIMI

N komunitetin e OJQ-ve egziston nevoja pr nj sr raportimesh--
raporte aktiviteti, raporte udhtimi, raporte krkimore, raporte financiare,
raporte progresi, raporte vlersimi n mes t projektit, raporte vlersimi
prfundimtar, etj. Secili prej ktyre ka qllime t caktuara dhe bhet n
koh t ndryshme gjat jets s projektit. Raportimi mund t kontribojn
n suksesin e projektit duke siguruar q secili prej atyre q prfshihen n
t (donatort, stafi, komuniteti, qeveria) t jen t informuar sakt dhe n
kohn e duhur.

Shum shpesh raportimi shihet si dika e mrzitshme dhe nganjher si
nj krkes e padobishme nga ana e donatorit. N rast se raporti nuk
shihet si nj detyr e mrzitshme dhe aktivitet q humbet kohn, n rast
se proesi i mbledhjes s informacionit shihet si nj mundsi pr
reflektim rreth projektit dhe nse raporti prdoret nga stafi i projektit dhe
donatori pr prmirsimin e projektit, ather shkruarja e raportit sht
nj eksperienc pozitive.

Raportimi sht procesi i mbledhjes dhe organizimit t informacionit,
paraqitjes s tij n nj form t lexueshme dhe standarte. Nj raport i
mir duhet t prfshij afatet, rndsin, besueshmrin dhe koston.
Raportimi sht pjes e sistemit t monitorimit dhe vlersimit sepse ai
jep t dhna t rndsishme pr monitorimin dhe vlersimin.

Raporti mbi bazn e nisjes

Raporti mbi bazn e nisjes jep t dhna dhe/ose informacion prshkrues
pr aspektet kryesore t projektit n nj moment t dhn. Raporti synon
t jap nj piknisje pr matjen e progresit. Ai prmban nj format pr
prfshirjen e t dhnave treguese q monitorojn ndryshimet me kalimin
e kohs.

www.itap.gov.al

44
Raportet e progresit

Raportet e progresit prdorin treguesit e progresit pr t ndjekur
vazhdimisht ndryshimet n kapacitetin organizativ. Raporti mbshtetet n
t dhnat e raportit mbi bazn e nisjes. Raportet e progresit prdoren:

Pr prgatitjen e raporteve tre-mujore;
Pr monitorimin dhe vlersimin e puns;
Pr raportin prfundimtar t progresit mbi arritjet e programit;
Pr vlersimin prfundimtar t programit.

Raportet mbi arritjet e programit

Raporti mbi arritjet e programit prshkruan far ka ndodhur gjat
zbatimit t programit. Raporti mbi plotsimin e programit duhet t
prmbaj nj prshkrim t shkurtr te arritjeve, nj shpjegim t
devijimeve nga plani, nj raport financiar ku krahasohen shpenzimet
aktuale me ato t planifikuara dhe msimet e nxjerra. N t duhet ti
referohet vlersimit t nevojave dhe t prfshihet nje kopje e raportit t
treguesve t progresit. Ky lloj raporti synon:

Dokumentimin e arritjeve dhe rezultateve;
Identifikimin e msimeve t nxjerra;
Krahasimin e aktivitetit aktual me at t planifikuar;
Garantimin q fondet jan prdorur ashtu si duhet.

Raportet e ndikimit

Kto lloj raportesh fokusohen n ndikimet dhe rezultatet e nj projekti.
Ato prshkruajn ndikimin dhe proeset q kontribojn n ndikim, duke
u bazuar n treguesit e prcaktuar n fazn e projekt propozimit.
Megjithse duket qart, q shum organizata nuk e kan zhvilluar
aftsin pr raportimin e ndikimit t projekteve t tyre. N vend t ksaj,
ata paraqesin raporte t gjata q shpjegojn far, sa, kur, kush, dhe n
mnyr jan kryer aktivitetet. Ky informacion mund t jet shum i
vlefshm por nuk sht ai q dshirohet n radh t par n raportimin e
ndikimit. Nga ana tjetr, shpesh prej raportimit vetm t aktiviteteve

www.itap.gov.al

45
krijohet nj ide e rreme se kryerja me sukses e nj pjese t aktiviteteve do
t thot se ndikimi i synuar arrihet automatikisht. Pr t mnjanuar kt
sht e rndsishme t dallohet ndryshimi ndrmjet ndikimit dhe
aktiviteteve.

Ndikimi nuk sht aktivitet, por sht efekti ose rezultati i aktiviteteve t
projektit. Shpesh, nj sr aktivitetesh krkohen pr t arritur ose t
paktn kontribojn n ndikimin e nj projekti. Pr t zhvilluar m tej
iden e ndikimit, ne prdorim kuadrin llogjik se si burimet e projektit
realizojn produktet, dhe m pas, si produktet sjellin rezultatet dhe
ndikimin:

sht e rndsishme t theksohet se ndikimi sht jo vetm n fushn e
programit por edhe n fushn e zhvillimit institucional. Gjithnj e m
shum donatort jan t interesuar t shikojn se si financimi dhe
mbshtetja financiare e tyre fuqizon organizatn dhe ndihmon zhvillimin
e kapacitetit institucional. Nganjher ky kapacitet institucional mund t
jet po aq i rndsishm ose dhe m i rndsishm se sa vet programi q
po zbaton organizata.

Duke pasur nj ide t qart pr ndikimin e projektit, aktivitetet dhe
proeset e nevojshme pr ta arritur kt ndikim, athere mund t
prcaktojm hapat e mundshm n prgatitjen e nj raporti.

www.itap.gov.al

46

HAPAT KRYESOR N SHKRIMIN E NJ RAPORTI

Hapi 1 Rishikoni projekt-propozimin (qllimet, objektivat,
indikatort) dhe planin e puns pr periudhn ( aktivitetet
dhe arritjet e planifikuara).

Hapi 2 Rendisni arritjet dhe aktivitetet gjat periudhs s raportit
dhe dokumentoni kt arritjeje apo aktivitet.

Hapi 3 Organizoni dhe analizoni informacionin duke treguar se cilat
aktivitete dhe arritje specifike ojn ose do t ojn n
rezultate dhe ndikime t caktuara.

Hapi 4 Hartoni nj draft dhe qarkullojeni tek ata q jan t prfshir
(stafi, komuniteti, dhe t tjert) per inputin e tyre.

Hapi 5 Raportoni prezantimet dhe vazhdimsin (Vazhdimsia
sht e rndsishme pr transformimin e shkrimit t raportit
n nj aktivitet ndrtues institucional).

www.itap.gov.al

47

SHKRIMI I RAPORTEVE

Shum nga punonjsit e nj organizate nuk jan t trajnuar pr mnyrn
si duhen shkruar raportet, letrat apo memot. Tendenca e gjith secilit
sht q t ankohet pr sasin e madhe t dokumentave q duhen
prodhuar. Kur dihet q sht nj raport pr tu shkruar, sht mir q kjo
t bhet sa m shpejt dhe t mos lihet pas dore me shpresn q
mundsisht t mos bhet fare.

E mira sht q n shkrimin e raporteve t jeni sa m t qart e koniz.
Duke ndjekur disa rregulla t thjeshta, ju mund t hartoni nj dokument
q prmbush qllimin dhe shkurton kohn q duhet pr ta shkruar.

A sht gjetur personi i duhur pr t shkruar raportin?

N qoft se dikush mbahet si ekspert pr nj subjekt t caktuar, mbledhja
e t dhnave nuk paraqet ndonj vshtirsi. N rast se personi nuk sht
ekspert n shkrimin e raporteve, shkrimi i raportit duhet konsideruar si
nj mundsi pr t msuar dika t re.

A sht i njohur subjekti mbi t cilin do shkruhet raporti?

Personi t cilit i ngarkohet shkrimi i raportit duhet t sigurohet pr
subjektin prpara se t nis nga puna.

Prse po shkruhet raporti?

Shkruesi duhet ta ket t qart prse duhet raporti n mnyr q t ket
nj pozit sa m t favorshme n transmetimin e mesazhit. N qoft se
shkruesi sht njohs i mir i subjektit, lexuesi do ta ket m t leht pr
t kuptuar prmbajtjen e raportit.

Kush do ta lexoj raportin?

Shkruesi duhet ta dij kush do ta lexoj raportin, prndryshe materiali
nuk do t hartohet si duhet. sht e domosdoshme q n shkrimin e
raportit t prdoren fjal, shembuj dhe nj stil sa m i kuptueshm. Kjo

www.itap.gov.al

48
ndryshon n vartsi t auditorit. I njjti subjekt mund t paraqitet n
mnyr t ndryshme pr lexues t ndryshm. Pr shembull, raporti vjetor
i organizats duhet t paraqitet n mnyra t ndryshme pr bordin,
manaxherin e financs, manaxhert e tjer, supervizort, punojsit e
kualifikuar e t pa kualifikuar, duke pasur parsysh q do grup ka nevoja
e interesa t ndryshme.

Ekzistojn rrug t ndryshme pr prgatitjen e nj plani pune pr
shkrimin e nj raporti n varsi t materialit q do t prgatitet. Duke
pasur t qart qllimin e raportit dhe duke menduar mbi konkluzionet dhe
rekomandimet e mundshme, shkruesi do t jet n gjendje t zgjedh nga
t gjitha t dhnat e disponueshme ato q do t prdoren pr t
mbshtetur argumentat kryesor.

Cila duhet t jet struktura e nj raporti?

Nj raport prmban disa pjes. M posht po japin nj struktur t
prgjithshme raporti q rekomandohet n rastet kur mungon eksperienca
n prgatitjen e tyre.

Titulli
Prmbajtja
Termat e referencs
Prmbledhja
metodologjia
Rezultatet
Konkluzionet
Rekomandimet
Anekset

far stili duhet prdorur?

Si e prmendm dhe m sipr egzistojn mnyra t ndryshme pr
paraqitjen e materialit n vartsi t lexuesit. Kjo nuk nnkupton
prdorimin e nj gjuh t ndryshme pr do lloj lexuesi. Qllimi sht q
t shkruhet thjesht, qart, n mnyr t prmbledhur e t sakt. Prdorimi
i termave teknike mund t jet i pranueshm pr nj grup t caktuar

www.itap.gov.al

49
lexuesish, por pr t tjert duhen dhn shpjegimet prkatse. Gjithmon
evitoni zhargonin.

Ai q shkruan pretendon q raporti i tij t jet i lexueshm q do t thot
t jet i shprehur qart, t ket balancim t ideve dhe argumentave, e t
ngjalli interes pr at ka sht shkruar. Pr kt arsye fjalit dhe
paragraft duhet t jen t shkurtr dhe t thjesht. Esht e rndsishme
q fjalit e gjata te ndahen n fjali m t shkurtra e t kuptueshme.
Shkrimi bhet i vshtir kur ai q shkruan raportin prpiqet t kopjoj
stilin e dikujt tjetr.

www.itap.gov.al

50

Sesioni
i shtate

SHKRIMI I PROJEKT PROPOZIMEVE

OBJEKTIVAT


Kuptojn procesin dhe komponentt e shkrimit t projekt
propozimeve

T praktikojn shkrimin e komponentve kryesor t
projekt propozimeve

www.itap.gov.al

51

PROCESI I SHKRIMIT TE PROJEKTEVE

Grantet jan nj nga burimet kryesore t mbshtetjes financiare pr
shum organizata jo qeveritare, veanrisht pr organizatat e reja ose ato
q dshrojn t nisin ndonj projekt t ri. Shkrimi i projekt propozimeve
sht nj rrug jo e kushtueshme pr sigurimin e fondeve, sepse
organizata nuk shpenzon para. Megjithat gjat shkrimit t projekt
propozimeve harxhohet koh dhe kyi i suksesit qndron n:

Hartimin e nj plani t qart pr programin

Mbledhjen e informacionit pr donatort

Shkrimin e nj projekt propozimi sa m koniz

Nj projekt propozim i shkruar mir e rrit besueshmrin e organizats
prpara donatorit. N prgjithsi propozimet ndjekin nj format t
caktuar, megjithat donator t ndryshm mund t ken krkesat e tyre
specifike.

Komponentt kryesore t propozimit jan:

Letra prcjellse
Shoqron propozimin dhe e prshkruan at shkurtimisht.

Prmbledhja
Prshkruan momentet kryesore t propozimit.

Hyrja
Prshkruan aftsit dhe kualifikimet e organizats /institucionit.

Deklarimi i nevojs
Prshkruan nevojn/problemin q duhet t zgjidhet nga propozimi.

www.itap.gov.al

52
Objektivat
Shprehin rezultate specifike, t matshme, dhe t prcaktuara n koh.

Metodat
Prshkruajn strategjit, programet, dhe aktivitetet q do t ndrmerren
pr t arritur rezultatet e dshiruara.

Vlersimi
Prshkruan mnyrn se si do t monitorohet dhe vlersohet programi.

Sigurimi i fondeve pr t ardhmen
Prshkruan se si institucioni do t financoj projektin n t ardhmen pas
prfundimit t periudhs t grantit.

Buxheti
Prcakton n mnyr t detajuar shpenzimet dhe t ardhurat pr
projektin.

Kshilla pr shkrimin e propozimeve

Propozimi duhet t jet i leht pr tu lexuar, pa gabime ortografike,
dhe me nj pamje trheqse;

Shkruajeni propozimin me nj gjuh t qart;

Duhet t jeni n gjendje t suportoni do fakt dhe t bni lidhje t
qarta midis shkakut dhe efektit;

Shkruani n mnyr t prmbledhur;

Prdorni stil energjik dhe pozitiv n t shkruar;

Modifikoni propozimin sa her q i drgohet nj donatori.

www.itap.gov.al

53

HAPI 1

ZHVILLIMI I IDESE SE PROPOZIMIT

Prpara se t shkruani propozimin duhet t prcaktoni se cilat projekte n
organizatn/institucionin tuaj jan m t mundshme pr tu mbshtetur
financiarisht. Shum donator preferojn t japin grante pr projekte t
veanta dhe ide t reja m tepr sesa pr shpenzime t prgjithshme
operacionale. Projektet mund t prfshijn programe t reja ose zgjatjen e
programeve aktuale n nj drejtim t ri.

Shkrimi i propozimit fillon me seksionet e planifikimit q jan:

Seksioni i deklarimit t nevojs;
Seksioni i objektivave;
Seksioni i metodave;
Seksioni i vlersimit;
Seksioni i financimit t ardhshm;
Seksioni i buxhetit.

M pas shkruhen:

Seksioni i hyrjes;
Seksioni i prmbledhjes;
Letra prcjellse.

Seksionet e planifikimit krkojn nj vmendje t madhe. Pa nj projekt
plan t artikuluar qart sht shum e vshtir t financohet propozimi.
N prgjithsi, organizatat shpenzojn 80 prqind t kohs s tyre pr
planifikimin e projektit dhe vetm 20 prqind pr shkruarjen e tij.

www.itap.gov.al

54
HAPI 2

SHKRIMI I NEVOJES QE DO TE ADRESOHET

Prgatitja e deklarimit t nevojs q adresohet

Deklarimi i nevojs q adresohet sht komponenti i par nga duhet
filluar shkrimi i nj propozimi. Ky komponent i propozimit i prgjigjet
pyetjes se cila nevoj e komunitetit duhet adresuar.

Prgatitja pr deklarimin e nevojs sht nj pjes kritike e propozimit.
Deklarimi i nevojs ka katr komponent q duhen marr n konsiderat
kur shkruhet propozimi. Deklarimi i nevojs:

1. Duhet t lidhet me qllimet dhe synimet e organizats /institucionit;

2. T mbshtetet nga evidenca/burime t ndryshme, q prfshijn:
eksperiencn e organizats /institucionit;
dshmin e kualifikimit t personave ose t organizats pr
subjektin n fjal;
statistika nga burime t besueshme.

3. Duhet t jet realist pr prmasat dhe gamn e organizats
/institucionit;

4. Duhet t shihet me kndvshtrimin e klientit dhe t shpreh nevojn e
klientit m tepr sesa vet nevojn e organizats /institucionit.

Kshilla pr shkrimin e nevojs q adresohet

Parashtroni nevojn duke prdorur statistika bindse;
Prdorni statistika q jan t qarta dhe q e mbshtesin argumentin
tuaj;
Sigurohuni q mbledhja e t dhnave sht e dokumentuar mir;
Prdorni histori t vrteta si shembuj.

www.itap.gov.al

55
HAPI 3

PERCAKTIMI I QELLIMEVE DHE OBJEKTIVAVE

N kt seksion do t msoni si t shkruani qllime dhe objektiva t
qarta. Gjithashtu do t msoni dallimin midis objektivave t rezultatit dhe
objektivave t procesit.

Shkrimi i qllimeve dhe objektivave

Pasi t jet rn aprovuar dhe shkruar deklarimi i nevojs q do t
adresohet, sht e nevojshme t formulohen qllimet dhe objektivat n
mnyr q t jepet nj tablo e qart e rezultateve t parashikuara nga
implementimi i propozimit. Objektivat dhe qllimet tregojn rezultatet e
programit t planifikuar dhe i prgjigjen pyetjes: Si do t dukej situata po
t ndryshonte?

Prkufizimi i qllimeve

Qllimi sht nj deklarim me baz t gjr i rezultatit prfundimtar pr
ndryshimin e ndrmarr (nj rezultat q sht ndonjher i paarritshm
pr nj koh t shkurtr).

Prkufizimi i objektivave

Objektiva sht nj rezultat i matshm, specifik n koh q institucioni
parashikon ta prmbush si pjes t grantit. sht e prcaktuar m
ngusht se sa qllimi. Ashtu si qllimi, edhe objektiva sht e lidhur
shum ngusht me deklarimin e nevojs q adresohet.

Prgatitja e komponentit t objektivave duhet br duke patur parasysh si
m posht:

Objektivat duhet t fillojn me terma sasiore;

www.itap.gov.al

56
Objektivat duhet t hartohen nga pikpamja e rezultateve dhe jo e
metodave apo inputeve. Ato duhet t specifikojn rezultatin e nj
aktiviteti dhe jo t prshkruajn thjesht metodat e programit;

Objektivat duhet t identifikojn qart grupin e popullsis q do ti
shrbehet;

Objektivat duhet t jen realiste dhe t mundshme pr tu realizuar
brenda kohs dhe kornizs s caktuar.

Objektivat e programit duhet t shkruhen si rezultate t metodave dhe jo
si metoda m vete. Nqoftse ju i shikoni nga perspektiva e mjeteve dhe
rezultateve, objektivat jan rezultatet, dhe metodat jan mnyrat pr ti
arritur kto rezultate. Metodat tregojn se far duhet t bhet pr t
filluar programin e ri dhe ojn n arritjen e objektivave. Kur formulojm
nj objektiv, prgjigja e pyetjeve si m posht ndihmon n artikulimin e
qart t rezultateve q ju prpiqeni t arrini:

1. Cilat jan fushat kryesore q krkoni t ndryshoni?
2. Cilat segmente t popullsis do t prfshihen n ndryshim?
3. Cili sht drejtimi i ndryshimit q krkoni (rritje, prmirsim,
zvoglim, apo ulje)?
4. Cili sht niveli i ndryshimit q krkoni t arrini?
5. Cili sht afati pr t arritur shkalln e ndryshimit?

KESHILLE

N prgjithsi shkrimi i nj objektive fillon me foljet:

T reduktosh
T rrissh
T zvoglosh
T zgjerosh

www.itap.gov.al

57

Kshilla pr shkrimin e qllimeve dhe objektivave

Qllimet dhe objektivat duhet t lidhen direkt me deklarimin e
gjendjes q adresohet;

Prfshini t gjitha shtresat e prshtatshme n grupin e synuar t
popullats;

Caktoni koh t mjaftueshme pr arritjen e objektivave; aktivitetet
shpesh zgjasin m tepr se sa jan planifikuar;

Objektivat nuk prshkruajn metodat. Hapja e nj klinike pr t
paaftt--sht nj metod. Reduktimi 10% i hepatitit viral sht nj
objektiv, sepse prshkruan rezultatin prfundimtar;

Prcaktoni se si do t matet ndryshimi q po projektoni me objektivin
tuaj. Nqoftse nuk gjeni asnj mnyr pr t matur ndryshimin,
ndoshta duhet t ndryshoni objektivin.

HAPI 4

PERCAKTIMI I METODAVE

Ky seksion prcakton metodat q do t prdoren pr t arritur objektivat.

Shkrimi i metodave

Pasi jan prcaktuar qllimet duhet t planifikohet se si do t arrihen kto
rezultate. Komponenti i metodave ju tregon donatorve se si

www.itap.gov.al

58
organiata/institucioni do t arrij objektivat dhe i prgjigjet pyetjes, far
do t bj organizata/institucioni pr t ndryshuar situatn?

Metoda sht nj prshkrim i detajuar i aktiviteteve q do t
implementohen pr t arritur rezultatet e specifikuara nga objektivat.
Gjithashtu, shpesh ndodh q metodave iu referohemi si aktivitete apo
strategji. Pavarsisht se si do t'i quani ato, ky seksion duhet t shpjegoj
qart metodat q do t prdoren dhe do t jap arsyet e duhura se pse u
zgjodhn kto metoda.

Pr zhvillimin e komponentit t metodave prgjigjuni pyetjeve si m
posht:

Cilat jan t dhnat q nuk jan fleksibl, si pr shembull data e
mbarimit, shuma e parave n dispozicion, stafi n dispozicion?
far aktivitetesh duhet t ndrmerren q t arrihen objektivat?
Cilat jan datat e fillimit dhe t mbarimit t aktiviteteve?
Kush sht prgjegjs pr kryerjen e do aktiviteti?

Kur shkruani komponentin e metodave sigurohuni q aktivitetet t mund
t prmbushen brenda kalendarit t propozimit dhe jan n prputhje me
burimet e vna n dispozicion. Pr propozimet me nj numr t madh
objektivash, sht mir t prfshihet nj kalendar q tregon se kur duhet
t fillojn dhe t mbarojn aktivitetet.

Kshilla pr shkrimin e komponentit t metodave

Lidhni metodat me objektivat dhe me deklarimin e nevojs q
adresohet;

Sigurohuni q metodat prputhen me burimet e krkuara n buxhet;

Shpjegoni se si jan zgjedhur kto metoda;

Tregoni burimet q do t jen n dispozicion t projektit;

www.itap.gov.al

59
Ndani projektin n faza;

Prfshini kalendarin e aktiviteteve;

Sigurohuni se kush do t prfitoj nga projekti dhe si do t zgjidhen
ata.

HAPI 5

SHKRIMI I KOMPONENTIT TE
MONITORIMIT DHE VLERESIMIT

Pasi jan prcaktuar metodat sht e rndsishme t planifikohet se si do
t vlersohet programi.

Monitorimi sht procesi i mbledhjes s vazhdueshme t t dhnave
lidhur me ecurin e projektit. Vlersimi sht nj proces q prcakton
efektivitetin dhe efiencn e projektit. Vendimet q merren gjat ktij
procesi ndihmojn organizatn/institucionin t planifikoj pr t ardhmen
e projektit dhe t siguroj donatorin se fondet jan shpenzuar pr
qllimin q jan dhn.

Mnyra se si monitorohet dhe vlersohet programi prcaktohet q n
etapn e planifikimit. Mos harroni se donatort presin t din se si
institucioni do t'a mas suksesin e projektit.

Nj plan efektiv monitorimi dhe vlersimi:

E bn t besueshm propozimin para donatorit;
Siguron t dhna se far shkon mir dhe far jo;
Siguron besimin dhe mbshtetjen e komunitetit.

Organizatat bjn vlersime pr t:

www.itap.gov.al

60
msuar nse programi ka realizuar at far pritej;
prcaktuar nse u prdorn metodat e specifikuara dhe u realizuan
objektivat;
prcaktuar nse u arrit efekti i dshiruar;
marr feedback nga prfituesit dhe nga t tjert;
ushtruar kontroll mbi projektin;
br ndryshime n program kur ato jan t nevojshme.

Kur jeni n procesin e prgatitjes s seksionit t vlersimit konsideroni:

Cili sht qllimi i vlersimit?
Si do t prdoren faktet e gjetuara?
far do t msoni nga vlersimi q nuk e dinit n fillim?
Si do ta kuptoni se keni arritur sukses me zbatimin e projektit tuaj?

Ka dy mnyra q mund t'i shfrytzoni pr t mbledhur t dhnat q
krkoni: metodat sasiore dhe metodat cilsore.

Metodat sasiore sigurojn konvertimin n njsi q mund t numrohen,
krahasohen, maten dhe prpunohen nga ana statistikore.

Metodat cilsore bazohen n kontaktet direkte me njerzit t prfshir n
program si dhe n intervistat, observimin direkt, dhe rishikimin e nj sr
dokumentash.

HAPI 6

HARTIMI I KOMPONENTIT TE
FINANCIMIT PER TE ARDHMEN

Ka dy arsye pr t hartuar seksionin e financimit pr t ardhmen. S pari,
kur programi mbaron si rezultat i financimit t pamjaftueshm, dhe

www.itap.gov.al

61
qllimet e rndsishme t programit nuk arrihen. Pr rrjedhoj granti
origjinal nuk garanton nj sukses afatgjat. S dyti, donatort nuk
dshirojn q projekti t dshtoj sapo t jet prdorur granti i dhn.

Kshilla pr shkrimin e seksionit t financimit pr t ardhmen

Pavarsisht se donatort shpesh nuk e krkojn kt seksion t
propozimit, sht e rndsishme q t prfshihet informacion se nga
do t vijn parat pr vazhdimin e ardhshm t projektit.

Nj fjali e shkurtr q shpjegon se do t sigurohet financim i
mtejshm pr projektin nuk sht e mjaftueshme pr donatorin.

HAPI 7

HARTIMI I BUXHETIT TE PROGRAMIT

Ky seksion ju mson se si t prcaktoni se sa kushton venia n zbatim i
projektit/programit q keni planifikuar.

Buxheti i programit

Buxheti sht pika kye e propozimit. Nqoftse donatori specifikon
krkesat e tij me ann e nj formati ose forme t veant pr buxhetin,
duhet t ndiqni krkesat e formatit.

Mbani mend q buxheti juaj sht nj vlersim, sht parashikimi m i
sakt i t ardhurave dhe shpenzimeve q do t ndodhin n t ardhmen.

Nj buxhet prfshin disa komponent:

Buxheti i programit apo projektit: T ardhurat dhe shpenzimet q
kan t bjn me nj projekt t veant pr t cilin jeni duke krkuar
fonde;
Kontributi n natyr. T mirat dhe shrbimet q do t jen kontribut i
vet organizats/institucionit;

www.itap.gov.al

62
Detajet e buxhetit ose sqarimet. M shum detaje pr kategori t
caktuara t ardhurash dhe shpenzimesh.

Kostot indirekte

Kostot indirekte jan kostot q hasen n t gjitha programet e nj
organizate/institucioni, t tilla si kostoja e auditimit, pagesa e sigurimeve,
qerat e ndryshme. Kostot indirekte jan esenciale pr t gjitha
programet e nj agjencie, por sht e vshtir t prcaktohen n shuma
specifike pr programe t veanta. Prderisa disa projekte/programe t
veanta prfitojn kostot indirekte, sht e rndsishme t prfshihet nj
pjes e ktyre kostove n krkesn pr fonde. N disa raste, mund t jet
m e
leht t caktohen kostot jo-direkte n prgjithsi dhe pastaj t caktohet
prqindja q i takon do projekti si shpenzim direkt.

Vlersimi i kontributit n natyr

Jo t gjitha kostot e projektit paguhen me para. Kontributi n natyr sht
shum i rndsishm pr organizatn/institucionin. Prfshirja n buxhet e
kontributeve n natyr ka disa avantazhe:

donatori krijon nj ide m t qart dhe t plot mbi kostot e projektit;
kontributi n natyr demonstron mbshtetjen e organizats/
institucionit ose vet komunitetit pr projektin.

Vlersimi i t ardhurave q priten

Projekti q ju keni propozuar mund t mbshtetet nga m shum se nj
burim. do burim i mundshm i t ardhurave pr projektin duhet t
vlersohet dhe t prfshihet n buxhet.

N prgjithsi donatort presin t shohin nj buxhet t balancuar pr
projektin; n t cilin t ardhurat dhe shpenzimet jan t barabarta ose
pothuajse t barabarta. Mbani mend q nqoftse ju tregoni kontributet
n natyr n buxhetin tuaj, ju duhet ta paraqisni jo vetm si t ardhur por
edhe si shpenzim.

www.itap.gov.al

63

HAPI 8

SHKRIMI I HYRJES SE PROPOZIMIT

Pasi t jen mbaruar seksionet e planifikimit duhet shkruar seksioni i
hyrjes. Hyrja e propozimit duhet t informoj donatorin se
organizata/institucioni:

Esht i manaxhuar mir;
Afron shrbime t rndsishme pr komunitetin;
Ka respektin e komunitetit.

Qllimi kryesor i seksionit t hyrjes s propozimit sht t siguroj
besueshmrin e donatorit. N prgjithsi, seksioni i hyrjes s propozimit
duhet t prfshij informacionin si m posht:

Misionin e organizats/ institucionit;
Qllimet e organizats/ institucionit;
Kur dhe si e ka filluar veprimtarin eorganizata/ institucioni;
Histori t suksesshme t organizats/ institucionit;
Programet aktuale;
Realizimin e programeve dhe efektin;
Kualifikimin e stafit;
Prmasat dhe karakteristikat e grupeve n fokus;
Informacion t prgjithshm pr projektin e propozuar.

Kshilla pr shkrimin e komponentit t hyrjes

Esht mir t fillohet me shpjegimin se kur dhe si ka filluar
veprimtarin organizata/institucioni.

Theksoni paragraft q mund t ken interes t veant pr donatorin;

www.itap.gov.al

64
Seksioni i hyrjes duhet t shkruhet pasi t ket prfunduar planifikimi
i programi.

HAPI 9

SHKRIMI I PERMBLEDHJES

Ky komponent prmbledh gjith propozimin. T gjitha propozimet m t
gjata se pes faqe duhet t prfshijn nj prmbledhje egzekutive. Ky
seksion vihet n fillim t propozimit, por shkruhet i fundit.

Prmbledhja egzekutive prfshin elementet si m posht:

Identifikimi i aplikantit;
Kualifikimi i nevojshm pr t realizuar kt projekt;
Qllimi specifik i grantit;
Rezultati prfundimtar i pritshm;
Shuma e parave t krkuara;
Totali i buxhetit t programit.

Secili nga kto elemente duhet t shpjegohet n nj paragraf t shkurtr.

Nj prmbledhje egzekutive e shkruar mir do t ndihmoj donatorin t
kuptoj nevojn pr projektin dhe rezultatet e pritshme.

Prmbledhja sht seksioni m i vshtir pr tu shkruar, sepse duhet t
shkruhet shkurt. Ajo duhet q prshkruaj pikat m esenciale t
propozimit, ti japi tonin pozitiv propozimit, dhe ta prezantojn projektin
n mnyr q ti interesoj donatorit.

Kshilla pr t shkruar prmbledhjen ekzekutive

Prfshini vetm kto pikat m t rndsishme n propozimin tuaj.

www.itap.gov.al

65
Theksoni ato pika q ju e dini se jan t rndsishme pr donatorin.
Sigurohuni se prmbledhja thekson prioritetet e donatorit.

HAPI 10

LETRA PERCJELLESE

Ky seksion tregon rndsin e shoqrimit t propozimit tuaj me nj letr
t qart dhe t shkurtr dhe me t gjitha shtojcat q mund t krkoj
donatori.

Prgatitja e letrs prcjellse

Letra shoqruese sht e rndsishme sepse sht pjesa e par e
informacionit q lexohet nga donatori. Prgatitja e letrs shoqruese
sht e fundit q shkruhet n propozim. Ajo duhet t informoj
donatorin:

Q organizata/ institucioni po bn nj krkes;
Q organizata/ institucioni i ka mbshtetjen e komunitetit;
Mbi fondin e krkuar.

Letra shoqruese sht zakonisht nj faqe. Pjesa e par e letrs
prcjellse duhet t konstatoj n evidentimin e fondit t krkuar dhe
qllimin se pse krkohet. Seksioni i dyt i letrs prcjellse shpjegon
pikat kryesore t propozimit. Fundi i letrs prcjellse duhet t prfshij
nj falenderim pr donatorin si dhe ti shpjegohet se si mund t mbahet
kontakti n t ardhmen (emrin e personit t kontaktin dhe numrin e
telefonit). Letra prcjellse duhet ti adresohet personit t kontaktit.
Kontaktoni pr propozimin dy jav pasi e keni drguar.

www.itap.gov.al

66

HAPI 11

MBAJTJA E KONTAKTEVE ME DONATORET

Pasi t jet drguar propozimi duhet t planifikohet kontaktimi i
mtejshm me donatort pr tu siguruar nse sht marr propozimi dhe
pr t vendosur nj lidhje t qndrueshme midis donatorit dhe
organizats.

Nprmjet nj bisede telefonike mund t msohet se kur do t merret
vendimi prfundimtar pr propozimin tuaj. Duhet t sugjerohet nj takim
i prfaqsuesit t organizats dhe donatorit, si dhe koha se kur mund t
realizohet.

Nqoftse do t krkohet nj vizit n organizat prpara se t financohet
projekti, duhet t siguroni q antart e stafit q jan prfshir n
planifikim si dhe ata q do t prfshihen n implementim t jen t
disponueshm pr tu takuar me prfaqsuesit e donatorit.

Sapo t jet marr granti duhet t drgohet nj letr falenderimi.

ITAP-Hartimi Dhe Menaxhimi I Projekteve

Hochgeladen von

Dokumentinformationen

Originaltitel

Copyright

Verfügbare Formate

Dieses Dokument teilen

Dokument teilen oder einbetten

Freigabeoptionen

Stufen Sie dieses Dokument als nützlich ein?

Sind diese Inhalte unangemessen?

Copyright:

Verfügbare Formate

ITAP-Hartimi Dhe Menaxhimi I Projekteve

Hochgeladen von

Copyright:

Verfügbare Formate

Hartimi dhe Menaxhimi i Projekteve

MATERIALI NGA VERA XHOKAXHI

Das könnte Ihnen auch gefallen