SPED Contbil ECD

O que a ECD Escriturao Contbil Digital

A ECD Escriturao Contbil Digital parte integrante do Projeto SPED Sistema Pblico de Escriturao Digital e visa substituir a escriturao dos registros contbeis em papel por uma verso digital, vlida tanto para disponibilidade das informaes das transaes efetuadas Receita Federal, mas tambm para seu registro regular em Junta Comercial.

Quem est obrigado ao envio da ECD -Sociedades empresrias - Sujeitas ao regime de Lucro Real, independente de condio a partir do ano-calendrio 2009

Quem est dispensada do envio da ECD -Sociedades simples - ME/EPP optantes pelo Simples Nacional

Quem est dispensada do envio da ECD Na realidade, embora a IN cite como dispensada, no existia forma de arquivar a ECD junto aos Cartrios de Registro das Pessoas Jurdicas, no caso das sociedades simples, at porque a verso vigente do PVA exige um NIRE Nmero de Identificao do Registro de Empresas. Para a verso 3.0 da ECD, ainda em fase de testes, prev-se a possibilidade de entrega sem um nmero de NIRE.
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Quem est dispensada do envio da ECD A empresa optante pelo regime de Lucro Presumido no est obrigada, mas tambm no consta como dispensada da ECD. Isso porque com a modificao no artigo 11 da Lei 8.212/91, dada pela MP 2158-35/2011, as pessoas jurdicas que utilizarem sistemas de processamento eletrnico de dados para escriturar livros ou elaborar documentos de natureza contbil ou fiscal, ficam obrigadas a manter, disposio da RFB, os respectivos arquivos digitais e sistemas, pelo prazo decadencial previsto na legislao tributria.
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Empresa que mudou do regime de Lucro Real para Lucro Presumido ou Simples Nacional possvel manter o envio da ECD, mesmo no sendo exigvel.

Livros contbeis substitudos - Livro Dirio (exigvel pela lei societria e pelo RIR); -Livro Razo (exigvel apenas pelo RIR);

Livros contbeis substitudos Devero ser anexadas ao arquivo as demonstraes contbeis obrigatrias. Observa-se mais usual a apresentao do Balano Patrimonial e da Demonstrao do Resultado do Exerccio. A DLPA e/ou DMPL so exigveis de acordo com o RIR, portanto recomenda-se tambm sua anexao para transmisso e registro.

Impossibilidade de manter livro-papel No podem existir, ao mesmo tempo, dois livros dirios em relao a um mesmo perodo, sendo um digital e outro impresso. A Junta Comercial, aps o registro de uma das verses impressa, por exemplo dever impedir (colocar em exigncia) a tentativa de autenticao e registro da ECD para o mesmo perodo. Todavia, entende-se de que, caso ocorrida esta situao, a obrigatoriedade de entrega junto RFB estar atendida.
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Quantidade de ECD entregues relativos a um mesmo ano-calendrio

Assim como era possvel para a verso em papel (ou obrigatrio, nas situaes em que o nmero de folhas do livro Dirio excedesse a 500), o mesmo ocorre para a ECD, embora no seja o mais recomendvel fracionar o anocalendrio em diferentes arquivos. Existem situaes em que esta condio poder ser utilizada, tais como: mudana de sistema (software), alterao do contabilista responsvel ou do representante legal da sociedade. O tamanho mximo de cada arquivo no pode ultrapassar a 1Gb.
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Quantidade de ECD entregues relativos a um mesmo ano-calendrio Havendo a necessidade de entrega fracionada, importante efetuar previamente a entrega e o registro do(s) livro(s) anterior(es) ao do que apresentar a movimentao de 31/12, evitando assim que a Junta Comercial possa manter um dos livros em exigncia, se entregues na mesma data e entrarem para registro ao mesmo tempo.

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Quantidade de ECD entregues relativos a um mesmo ano-calendrio possvel fracionar somente perodos de meses, nunca de dias, salvo se empresa em incio ou extino das atividades, ciso, fuso ou incorporao. O tamanho mximo do arquivo da ECD de 1 GB (gigabyte). Ocorrendo a previso inicial de entrega dos registros do ano-calendrio em um nico arquivo, mas este tendo excedido ao tamanho mximo, haver de se fracionar a ECD relativa ao ano-calendrio.
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Quantidade de ECD entregues relativos a um mesmo ano-calendrio Apesar de ser possvel a entrega de mais de um arquivo relativo a perodos fracionados da ECD de um nico ano-calendrio, para o F-Cont Controle Fiscal Contbil de Transio, arquivo obrigatrio para as empresas sujeitas ao Lucro Real, e que se utiliza das informaes de saldos e movimentaes apresentados na ECD, somente possvel o envio de um nico arquivo por ano-calendrio.

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Quantidade de ECD entregues relativos a um mesmo ano-calendrio Mesmo a empresa que optou pelo regime TRIMESTRAL do IRPJ Lucro Real pode (e deve) entregar preferencialmente uma nica ECD para o ano-calendrio. Importante ressaltar de que o perodo dividido por trimestres de apurao e recolhimento para fins fiscais, estando permanecido para fins societrios o prazo mnimo de 1 ano para o exerccio social, normalmente coincidente com o ano-calendrio.
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Quantidade de ECD entregues relativos a um mesmo ano-calendrio Devero ser anexadas ao arquivo as demonstraes contbeis obrigatrias. Observa-se mais usual a apresentao do Balano Patrimonial e da Demonstrao do Resultado do Exerccio. A DLPA e/ou DMPL so exigveis de acordo com o RIR, portanto recomenda-se tambm sua anexao para transmisso e registro, o que ser possvel a partir da verso 3.0 da ECD, ainda em fase de testes.
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Quantidade de ECD entregues relativos a um mesmo ano-calendrio As demonstraes contbeis Balano Patrimonial, DRE e DLPA (ou DMPL) devem vir transcritas somente na ECD correspondente ao perodo que englobar o encerramento do exerccio, no caso, o ms de dezembro.

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Mudana da sede da empresa para outra UF Dever ser entregue pelo NIRE atual (da nova sede), considerando o NIRE anterior baixado.

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Prazo para Entrega da ECD At o ltimo dia til do ms de junho do ano subseqente ao qual se referir a escriturao (23h59min59s). Nos casos de extino, ciso parcial ou total, fuso ou incorporao a ECD dever ser enviada pelas empresas envolvidas at o ltimo dia til do ms subseqente ao da data do registro do evento.

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Multas e Penalidades Descumprimento do Prazo para Entrega da ECD R$ 1.500,00 por ms-calendrio ou frao se apurado lucro real; R$ 500,00 por ms-calendrio ou frao se apurado lucro presumido. As multas acima sero reduzidas pela metade quando a escriturao digital for apresentada aps o prazo, mas antes de qualquer procedimento de ofcio.
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Multas e Penalidades Descumprimento do Prazo para Entrega da ECD Os valores da multa so iguais para 1 dia ou os 30 dias do ms, ou seja, se a ECD de uma empresa, relativa ao ano-calendrio 2012, for entregue tanto no dia 01/07/2013 (primeiro dia til aps o trmino do prazo) quanto no dia 31/07/2013 (ltimo dia til do primeiro ms subseqente aps o trmino do prazo), o valor da multa ser de iguais R$ 1.500,00, para empresa de lucro real, sendo dobrada para R$ 3.000,00 a partir do dia 01/08/2013.
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Plano de Contas Referencial da RFB

Embora a vinculao do plano contbil adotado pela empresa ao plano referencial adotado pela RFB para fins da ECD tenha se tornado facultativa, estando sujeita a empresa ao Lucro Real no perodo a ser entregue, importante realizar esta vinculao, j pela ltima verso deste plano (Ato Declaratrio Cofis n31/2011), em virtude da entrega do F-Cont e da DIPJ o vencimento destas obrigaes recai na mesma data de entrega da ECD.

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Plano de Contas Referencial da RFB

Em relao verso do Ato Declaratrio Cofis 20/2009, o plano referencial sofreu segregaes e aberturas de contas, promovidas em parte pelo padro IFRS e em parte por necessidade da prpria RFB em detalhar determinados grupos de contas especialmente de tributos a compensar e a recolher bem como de algumas contas de resultado. As fichas da DIPJ relativas ao Balano Patrimonial Ativo e Passivo sofreram modificaes ainda em 2012, porm tais mudanas ainda no foram trazidas para o plano referencial da RFB.
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Plano de Contas Referencial da RFB

O nico registro do arquivo da ECD que contm a informao relativa ao plano de contas referencial da RFB o I051. J existe nova verso em fase de testes da ECD (3.0 Beta), mas que no ser utilizada para a entrega das informaes do ano-calendrio 2012, devendo ainda ser utilizada a verso 2.2.7, e que no chegou a ser atualizada com as novas contas do plano referencial da RFB do Ato Declaratrio Cofis 31/2011, portanto, comum o PVA elencar uma srie de advertncias neste sentido, mas que no impedem a transmisso da ECD.
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Plano de Contas Referencial da RFB

O plano de contas referencial no tem contas de compensao e nem as transitrias (como a de encerramento do resultado). Assim, no informe o registro I051 para elas. Preferencialmente, no campo natureza da conta do registro I050, informe o cdigo 09 (outras) para as contas transitrias.

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Plano de Contas Referencial da RFB

Anlise de planilha e correlao com a DIPJ

Principais condies e observaes auditoria fiscal eletrnica

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Blocos da Escriturao Anlise por Bloco Principais informaes e detalhes a serem analisados

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Validao do arquivo da ECD

A ECD realiza validao em dois nveis: a primeira quanto a ESTRUTURA e a segunda quanto CONSISTNCIA dos dados. A indicao de erros na validao estrutural vem a denunciar inconformidades na montagem dos campos do arquivo TXT, em relao s disposies do layout prprio. Comum ocorrerem situaes no previstas pelo software quanto a sinais de determinadas contas. J em relao validao de CONSISTNCIA, o PVA apresenta o Relatrio Resumo da Validao, indicando maior detalhamento quanto aos erros e advertncias ocorridos. 28

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Erros comuns na Validao da ECD

Conta de nvel superior dever ter a mesma natureza da subconta Conta informada deve existir no plano de contas e ser analtica (Registro I155) Soma das partidas do lanamento a dbito ou a crdito diferente do valor informado no registro Lanamento Contbil Conta cadastrada no plano de contas no conta de resultado (Registro I355)
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Erros comuns na Validao da ECD

Saldo da conta antes do encerramento no corresponde ao total dos lanamentos de encerramento Soma dos saldos finais credores diferente da soma dos saldos finais devedores no perodo OU Soma dos saldos iniciais credores diferente da soma dos saldos iniciais devedores no perodo informado nos registros de Saldos Peridicos

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Erros comuns na Validao da ECD

Estrutura da linha invlida; As linhas da escriturao no terminam com os caracteres CR (Carriage Return) e LF (Line Feed) Para resolver este problema necessrio abrir o arquivo, copiar o contedo e salvar em um outro editor, salvar o arquivo TXT nesse editor e validar novamente, pois dever eliminar quebra de linha do editor inicialmente utilizado e que impossibilita a validao.

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Assinaturas do arquivo da ECD

Assim como no livro-papel, dever haver a assinatura digital (e-CPF Certificado A3) do representante legal da empresa e do contabilista. Atentar-se quanto Qualificao do Signatrio: as mais comuns so: Administrador (para scio) e Titular (para empresrio individual ou EIRELI). Alternativamente poder o arquivo ser assinado por um Procurador, devendo porm tal instrumento de procurao ser previamente registrado na Junta Comercial, atravs de requerimento prprio.
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Requerimento de Autenticao de Livro Digital

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Requerimento de Autenticao de Livro Digital

NIRE e CNPJ: da Matriz da empresa. Nome empresarial: completo, por extenso, sem abreviaes, de forma idntica a qual est transcrita na Junta Comercial. Nmero do livro: respeitar numerao sequencial aps o ltimo livro enviado/registrado, independente de haver sido livro-papel Caso haja livros dirios de perodos anteriores em atraso, recomendvel primeiro registr-los. Perodo: so admitidos perodos parciais, conforme j relatado. Sendo incio de atividades da empresa, observar quanto a data de registro na Junta Comercial como data inicial do arquivo. Identificao do Documento de Arrecadao: para registros na Junta Comercial do Paran, dever ser transcrito o nmero do recibo com os 7 dgitos relativos guia de recolhimento paga previamente (NUM.DOC.). 38

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Requerimento de Autenticao de Livro Digital

O requerimento pode ser assinado unicamente pelo representante legal ou procurador, no fazendo-se necessria a assinatura suplementar do contabilista.

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Transmisso do arquivo da ECD

A transmisso ocorre atravs da utilizao do programa ReceitaNet, que deve estar sempre em sua verso mais recente disponibilizada no equipamento utilizado para processamento e envio do arquivo RFB. Status gerados aps a transmisso a) Autenticao do livro; b) Indeferimento; e c) Sob exigncia.

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Requerimento de Substituio de Livro Digital No Autenticado

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Requerimento de Substituio de Livro Digital No Autenticado

Trata-se de uma substituio integral do contedo anteriormente transmitido, possvel quando o registro tiver ficado Em Exigncia. Casos mais triviais: erro no NIRE, no nmero do livro (sequncia) ou no nome empresarial (abreviaturas) e ausncia de recolhimento da taxa. Observar que as informaes ME e EPP ao final do nome empresarial tambm devem ser sempre considerados. Identificao do arquivo que ser substitudo (Hash + DV): Dever ser localizado o arquivo Hash de envio original da ECD, que fica salvo no equipamento local. Recomendvel armazenar esta informao em pasta prpria do Servidor de Dados.
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ECD versus F-Cont Lucro Real

O F-Cont Controle Fiscal Contbil de Transio atua com os saldos contbeis existentes na ECD e promove os ajustes decorrentes do RTT Regime Tributrio de Transio, no sentido de manter as demonstraes contbeis Balano Patrimonial, DRE e DLPA, com as respectivas movimentaes e saldos conforme os critrios societrios vigentes em 31/12/2007, anteriores vigncia da Lei n 11.638/2007. O resultado final destas movimentaes e ajustes devem tambm ser refletidos nas fichas da DIPJ relativas s informaes da apurao de resultado do perodo-base, Balano Patrimonial e DLPA Critrios em 31.12.2007.
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ReceitaNetBx
Age em caminho inverso do PVA, realiza download dos arquivos da ECD ou EFD gravados na base de dados da RFB para consulta ou anlise. As informaes somente podero ser acessadas atravs do e-CNPJ da empresa ou e-CPF do representante legal perante a RFB, contabilista ou procurador. Maiores informaes, especialmente quanto a bloqueio de portas de acesso, acesse o link abaixo: http://www.receita.fazenda.gov.br/PessoaFisica/Receitanetbx/ PerguntasRespostas/ReceitanetBXPergResp.htm#1-

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Nova Verso do PVA ECD 3.0 para arquivos enviados a partir de 07/2013
Disponibilizada no site do SPED para download a verso 3.0 do PVA da ECD (Beta), a ser utilizada inicialmente para testes, no sendo possvel realizar a atualizao de tabelas e a transmisso de arquivos. A verso completa, com transmisso e atualizao de tabelas tem disponibilidade prevista a partir de 07/2013.

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Nova Verso do PVA ECD 3.0 para arquivos enviados a partir de 07/2013
Dentre as alteraes desta nova verso citamos: - permitida a utilizao do leiaute 1 (at 2012) e do leiaute 2 (aps 2012) no mesmo programa. A verso Beta valida normalmente um arquivo TXT gerado nos moldes da verso anterior vigente da ECD (2.2.7), desde que o perodo de datas limite-se a 31/12/2011. - Possibilidade de edio de campos; - NIRE deixa de ser obrigatrio; - Permitir a substituio de ECD com NIRE diferente (decorrente de erro na transmisso original, por exemplo); - Incluso da Demonstrao de Lucros ou Prejuzos Acumulados/Demonstrao das Mutaes do Patrimnio Lquido (registro facultativo); 47 - Impresso por blocos ou de toda a escriturao;

Nova Verso do PVA ECD 3.0 para arquivos enviados a partir de 07/2013
Modificaes nos seguintes registros: Registro 0000 Incluso dos campos: IND_NIRE IND_FIN_ESC COD_HASH_SUB NIRE_SUBS IND_SIT_INI_PER Registro I030 Campo DT_ARQ passa a ser Opcional NIRE deixa de ser obrigatrio (quando informado 0000.IND_NIRE = 0) Criado novo campo DT_EX_SOCIAL
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Nova Verso do PVA ECD 3.0 para arquivos enviados a partir de 07/2013
Modificaes nos seguintes registros: Registro J100 Incluso dos campos: VL_CTA_INI IND_VL_INI Registro J930 Incluso dos campos: FONE EMAIL UF_CRC NUM_SEQ_CRC DT_CRC
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Nova Verso do PVA ECD 3.0 para arquivos enviados a partir de 07/2013
- Criao dos registros J200, J210 e J215 - Registro I051 - no existe mais referncia ao plano de contas referencial da RFB neste registro, apenas para as instituies financeiras (Banco Central) - Incluso de novos campos no leaiute do Requerimento de Substituio; - Criao do "Termo de Cancelamento de Autenticao; - Criao das tabelas de Municpio e Pas - Criao da tabela de Indicador de incio do perodo, vinculado ao novo campo IND_SIT_INI_PER do registro 0000.

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Nova Verso do PVA ECD 3.0 para arquivos enviados a partir de 07/2013
Finalidade da escriturao - G - Livro Dirio (Completo sem escriturao auxiliar): 0 - Original 1 - Substituta da escriturao com NIRE 2 - Substituta da escriturao sem NIRE 3 - Substituta da escriturao com troca de NIRE Indicador do incio do perodo: 3 - Incio de obrigatoriedade da ECD no curso do ano-calendrio

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Links relacionados
Guia Prtico da ECD atualizado at 06/2012 http://www1.receita.fazenda.gov.br/sistemas/spedcontabil/download/Guia_Pratico_ECD_v101.pdf Orientaes Importantes Livro Digital JUCEPAR https://www.juntacomercial.pr.gov.br/modules/conteudo/conteu do.php?conteudo=179 Perguntas Frequentes Stio do SPED http://www1.receita.fazenda.gov.br/faq/sped-contabil.htm
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