PCM 12-2008 Buku Ms Project 2007 PDF

Smart Project Plan with
Merencanakan project
Mengendalikan project
Menyusun laporan project
Antonius Fran Setiawan
!Cover Ms Project 2007.indd 1 10/24/2008 4:06:00 PM
Cover 2_Home&Study.indd 1 10/24/2008 2:53:49 PM
SAVING FILES!
: Smart Project Plan with Microsoft Office Project 2007 3
Chief Editor
Anton R. Pardede
Writer
Antonius Fran Setiawan
Editor
Renny Fitriastuti
Graphic Design & Layout
Lely Yulaena
Mardiana
Secretary
Evawani Utami Putri
Publishing
PT Dian Digital Media, Jakarta
Printing
PT Dian Rakyat, Jakarta
Editorial Address
Gedung Warta Lt.4
Jl. Kramat IV/11
Jakarta Pusat-10430
Telp. (021) 315-3731
Fax. (021) 315-3732
Circulation Address
Jl. Rawagirang No. 8
Kawasan Industri Pulogadung
Jakarta Timur-13930,
Telp. (021) 4682-6816,
7079-6499
Fax. (021) 4682-8919
Smart Project Plan with
Microsoft Office
Project 2007
Majalah PC Media, 2008

Hak cipta dilindungi oleh undang-undang. Dilarang
memperbanyak sebagian atau seluruh isi buku ini
dalam bentuk apapun tanpa izin tertulis dari penerbit.
Merk Dagang
Seluruh merk dagang yang digunakan dalam buku
ini merupakan hak cipta dari pemegang merk
dagang masing-masing.
Peringatan dan Pernyataan
Segala daya upaya telah dikerahkan agar buku ini
dapat selengkap dan seakurat mungkin, walau
begitu tidak ada pernyataan apapun mengenai
kebenaran maupun kecocokannya. Segala
informasi di buku ini disediakan berdasarkan apa
adanya. Penulis dan penerbit dengan segala
hormat tidak bertanggung jawab pun tidak
memiliki pertanggungjawaban kepada apapun
atau siapapun akibat terjadinya kehilangan atau
kerusakan yang mungkin timbul yang berasal dari
informasi yang dikandung dalam buku ini.
1KDT index edited.pdf 1 1KDT index edited.pdf 1 10/23/2008 3:23:16 PM 10/23/2008 3:23:16 PM
SAVING FILES!
Daftar Isi
Pendahuluan.................................................................. 7
Apa Itu Manajemen Proyek?............................................. 7
Sekilas Microsoft Project.................................................... 7
Kuis di Buku Microsoft Project 2007.................................. 8
Bab 1. Instalasi Microsoft Project.................... 9
Spesifikasi Minimum........................................................... 9
Memperoleh Serial Number............................................... 10
Menginstal Microsoft Project............................................. 12
Mengaktifkan Microsoft Project 2007............................... 15
Bab 2. Manajemen Proyek.................................... 19
Proyek................................................................................. 19
Manajemen......................................................................... 21
Manajemen Proyek............................................................ 21
Tugas Manajer Proyek dan Siklus Proyek.......................... 21
Microsoft Project 2007....................................................... 23
Apa yang Baru di Microsoft Project 2007?........................ 26
Bab 3. Perencanaan Proyek................................. 29
Ilustrasi Perencanaan Proyek............................................. 29
Mengaktifkan Project Guide.............................................. 31
Memulai Project................................................................. 32
Opsi Tambahan................................................................... 47
Bab 4. Pengendalian Proyek............................... 49
Memulai Pengelolaan Proyek............................................ 49
4 : Smart Project Plan with Microsoft Office Project 2007
SAVING FILES!
Bab 5. Pelaporan Proyek........................................ 61
Masuk ke Menu Report Melalui Project Guide................. 61
Kuis....................................................................................... 82
PENDAHULUAN
Pendahuluan
Apa Itu Manajemen Proyek?
Dalam benak kita, sering kali mengindentikkan kata proyek
dengan uang, di mana ada proyek di situ uang mengalir
untuk kita. Padahal asal kata proyek tidak berhubungan
dengan uang. Proyek diambil dari bahasa latin projectum
yang memiliki kata kerja proicere. Terjemahan bebas dari
prociere adalah sesuatu yang datang sebelum yang lain.
Namun, pengertian proyek mulai berubah di tahun 1950-an
dengan dikenalkannya manajemen proyek.
Manajemen proyek kemudian berkembang pesat menjadi
salah satu disiplin ilmu yang paling banyak dipakai, Bapak
dari manajemen proyek adalah Henry Gantt yang
merumuskan metode perencanaan dan pengendalian yang
kemudian dikenal dengan Gantt Chart. Pada dasarnya,
manajemen proyek mengacu pada waktu, biaya, dan scope.
Pada dekade ini, manajemen proyek mengalami
perkembangan yang luar biasa. Bahkan melahirkan beberapa
ilmu baru. Jika dulu manajemen proyek banyak digunakan di
bidang engineering, saat ini tumbuh dan berkembang
menjadi manajemen produk yang sudah meluas ke seluruh
sendi-sendi industri.
Sekilas Microsoft Project
Microsoft mengembangkan Microsoft Project sejak tahun
1984 berbasis operating system MS-DOS. Aplikasi ini langsung
mendapat sambutan yang cukup baik karena merupakan
pionir software manajemen proyek yang menggunakan
gantt chart. Beberapa tahun kemudian dirilis versi Windows
dengan nama Winproj. Pada versi Windows-nya, Microsoft
Project dirilis dalam dua versi, standart dan professional.
2Pendahuluan terbaru.pdf 1 2Pendahuluan terbaru.pdf 1 10/23/2008 3:35:30 PM 10/23/2008 3:35:30 PM
PENDAHULUAN
Meskipun masuk dalam keluarga besar Microsoft Office,
tetapi Microsoft Project tidak di-bundling bersama aplikasi
office lainnya.
Di versi terbarunya, Microsoft memasukkan banyak fitur
baru. Termasuk kemampuan untuk berintegrasi dengan
Microsoft Sharepoint, yang merupakan portal terintegrasi dari
Microsoft. Dikenalkan pula Microsoft Project Server dan
Microsoft Project WebAccess. Dengan fitur-fitur baru ini,
Microsoft mulai merambah ranah korporasi, karena dengan
mengintegrasikan seluruh fitur dan kemampuan Microsoft
Project Anda bisa mengorganisasi kegiatan dan penjadwalan
dengan mudah.
Kuis di Buku Micrososft Project 2007
Kali ini, kami akan mengadakan survai yang dapat diikuti oleh
seluruh pembaca setia PC Media untuk menjawab pertanyaan
yang akan kami berikan kepada Anda. Sebagai tanda
terimakasih, kami akan memberikan 10 paket online training
gratis total senilai US$3790. Training tersebut bisa Anda akses
di http://msapac.keystoneondemand.com. Segera buka
Halaman 82 dan kirimkan SMS sebanyak-banyaknya. Kami
akan berikan username dan password untuk mengikuti e-
training tersebut. Pengumuman pemenang akan dimuat pada
PC Media edisi 02/2009.
Jalan Pintas untuk Mendapatkan Nomor
Serial Microsoft Project 2007
Bab 1 buku ini membimbing Anda untuk melakukan cara
registrasi untuk mendapatkan versi trial 3 bulan secara legal.
Namun, jika Anda menganggap cara tersebut terlalu panjang,
silakan membuka link http://www.trymicrosoftoffice.com/
referrer.aspx?r=b07ddc20-138b-4428-80b5-d9e6ad3cadd6 untuk
mendapatkan nomor serial secara instan dan mudah.
2Pendahuluan terbaru.pdf 2 2Pendahuluan terbaru.pdf 2 10/23/2008 3:23:09 PM 10/23/2008 3:23:09 PM
INSTALASI MICROSOFT PROJECT
Bab 1
Instalasi
Microsoft Project
Anda bisa mendapatkan aplikasi Microsoft Project
Standart pada DVD PC Media. Berikut ini adalah
langkah-langkah untuk menginstal Microsoft
Project dan mendapatkan serial number.
Spesifikasi Minimum
Untuk dapat menginstal Microsoft Project, Anda harus
memiliki hardware dengan spesifikasi minimum:
Komponen Prasyarat
Processor Minimal 700 MHz, Semakin tinggi kecepatan
processor semakin baik.
Memory Minimal 512 MB, semakin besar semakin baik.
Harddisk Memerlukan ruang kosong sebesar 1,5 GB.
Resolusi Monitor Minimal 800x600, direkomendasikan untuk
menggunakan 1024x768 atau lebih tinggi.
Operating System Windows XP Service Pack 2 atau operating
system yang lebih baru
Jika ingin menginstal Microsoft Project Server, Anda harus
memiliki komputer dengan spesifikasi minimum:
3Bab 1 edited.pdf 1 3Bab 1 edited.pdf 1 10/23/2008 3:23:03 PM 10/23/2008 3:23:03 PM
Komponen Prasyarat
Processor Minimal 2,5 GHz, Semakin tinggi kecepatan
prosesor semakin baik.
Memory Minimal 1024 MB, semakin besar semakin baik.
Harddisk Memerlukan ruang kosong sebesar 3 GB.
Resolusi Monitor Minimal 1024x768 atau lebih tinggi.
Operating System Microsoft Windows Server 2003 Standard Edition,
Windows Server 2003 Enterprise Edition,
Windows Server 2003 Datacenter Edition, atau
Windows Server 2003 Web Edition dengan service
pack. Windows SharePoint Services 3.0.
Jika sudah memeriksa komputer Anda dan cukup memadai
untuk diinstal Microsoft Project, silakan melanjutkan ke
tahapan instalasi.
Memperoleh Serial Number
Pada DVD PC Media disertakan file master Microsoft Project
2007 edisi standar, untuk memperoleh serial number trial,
Anda harus terhubung ke Internet.
LANGKAH 1
Buka Internet Explorer dan masuk ke
http://trial.trymicrosoftoffice.com/wwtrial/product.aspx?re_ms=o
o&family=projectpro&culture=en-GB seperti pada Gambar 1.1.
Gambar 1.1 Situs resmi download Microsoft Project.
LANGKAH 2
Klik tombol download untuk masuk tahapan berikutnya.
Tunggu hingga muncul tampilan seperti pada Gambar 1.2.
Masukkan identitas Anda dengan benar, terutama alamat e-
mail, karena serial number trial akan dikirimkan ke e-mail Anda.
Gambar 1.2 Masukkan indentitas diri Anda dengan benar.
LANGKAH 3
Setelah mengisikan seluruh informasi yang diminta, Anda
harus memasukkan user id dan password account live.com
Anda.
Gambar 1.3 Masukkan username dan password.
Jika belum punya, Anda bisa membuatnya dengan
mengklik Create Account. Maka, Anda akan menerima e-mail
berupa serial number untuk versi trial selama 3 bulan.
LANGKAH 4
Buka e-mail Anda dan lihat apakah sudah ada balasan dari
Microsoft yang berisi serial number Microsoft Project yang
Anda perlukan untuk proses instalasi.
Gambar 1.4 Contoh e-mail konfirmasi.
Menginstal Microsoft Project
Setelah Anda menerima e-mail berisi serial number, langkah
berikutnya adalah menginstal Microsoft Project Standart
2007.
LANGKAH 1
Klik ganda file instalasi Microsoft Project Standart 2007 dan
tunggu hingga proses awal selesai.
Gambar 1.5 Proses ekstraksi Microsoft Project 2007.
LANGKAH 2
Masukkan nomor serial yang Anda dapatkan dari e-mail dan
biarkan kosong referral key kemudian klik Continue untuk
melanjutkan ke tahap berikutnya.
Gambar 1.6 Memasukkan serial number.
LANGKAH 3
Selanjutnya Anda akan dibawa ke halaman berisi End User
Lisence Agreement. Silakan baca sebaik-baiknya agar Anda
bisa mengetahui batas penggunaan lisensi yang dimiliki.
Setelah memahami EULA, klik tombol Continue untuk
melanjutkan.
Gambar 1.7 End User License Agreement.
LANGKAH 4
Klik Install Now untuk memulai proses instalasi Microsoft
Project 2007. Anda tinggal menunggu proses instalasi selesai.
Gambar 1.8 Siap proses instalasi.
LANGKAH 5
Tutup kotak dialog yang memberikan informasi bahwa proses
instalasi selesai.
Gambar 1.9 Instalasi selesai.
Mengaktifkan Microsoft Project 2007
Setelah selesai dengan proses instalasi, Anda harus
mengaktifkan Microsoft project 2007.
LANGKAH 1
Buka Microsoft Project 2007 yang baru Anda instal dan
tunggu sampai keluar kotak dialog aktivasi produk seperti
Gambar 1.10. Kemudian klik tombol Next untuk melanjutkan.
Gamar 1.10 Kotak dialog aktivasi.
LANGKAH 3
Jika Anda ingin mengaktifkan lisensi trial tersebut, tandai
pilihan pertama, dan pilihan ketiga berfungsi untuk meng-
upgrade lisensi trial Anda. Untuk mengaktifkan lisensi trial ini,
pastikan komputer Anda terhubung ke Internet.
Gambar 1.11 Kotak dialog aktivasi lisensi.
LANGKAH 4
Tunggu hingga Microsoft Project 2007 terhubung ke server
aktivasi Microsoft, setelah proses aktivasi selesai dan akan
tampak kotak dialog seperti pada Gambar 1.12.
Gambar 1.12 Kotak dialog aktivasi.
MANAJEMEN PROYEK
Bab 2
Manajemen
Proyek
Bagian ini akan mengenalkan apa itu manajemen
proyek dan langkah-langkah apa saja yang harus
Anda lalui untuk mengatur satu proyek.
Jika Anda pernah bertanggung jawab untuk melakukan
koordi-nasi berbagai tugas khusus yang harus diselesaikan
dalam jangka waktu tertentu untuk menetapkan anggaran
biaya proyek.
Proyek
Dalam kehidupan sehari-hari, Anda mungkin telah sering
mendengar istilah "proyek". Bahkan dalam setiap langkah
kita, disadari atau tidak, kita sering bersinggungan dengan
aktivitas proyek.
Beberapa hari yang lalu, seorang rekan meminta penulis
untuk mengatur pembangunan warnet miliknya, untuk
memperlancar pekerjaan tersebut, penulis dan rekan mem-
bentuk satu gugus tugas terdiri dari beberapa orang yang
bertugas untuk mengurus renovasi ruangan, membeli
perangkat komputer, melakukan instalasi, dan mengon-
figurasikan jaringan komputer. Untuk itu, kami harus
MANAJEMEN PROYEK
merencanakan berapa orang yang terlibat dan berapa lama
waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tersebut.
Dalam dunia kerja, sering kali kita tidak menyadari
aktivitas proyek yang kita jumpai, misalnya ketika kita
dipercaya untuk dapat menyelenggarakan perayaan ulang
tahun perusahaan, menangani lelang, dan lain-lain. Bahkan,
ketika bos Anda memberikan tugas sungguh-sungguh
menggunakan istilah "proyek", misalnya proyek pengem-
bangan produk baru.
Apakah contoh kasus di atas bisa disebut proyek? Ya, kasus
di atas adalah proyek karena memiliki karakteristik tersendiri,
antara lain:
Ada target yang akan dicapai.
Ada rentang waktu tertentu untuk melaksanakan peker-
jaan tersebut.
Ada pekerjaan yang harus diselesaikan oleh beberapa
orang dan diperlukan koordinasi satu sama lain.
Bukan pekerjaan yang rutin bagi kita.
Ada parameter tertentu seperti waktu, anggaran, sumber
daya, dan spesifikasi.
Baiklah kita analisis kasus di atas apakah layak disebut
proyek atau tidak.
Target proyek: warnet.
Rentang waktu: mulai ada pembicaraan yang berisi
permintaan bantuan untuk membangun warnet sampai
selesai pembangunan warnet.
Pembagian tugas:
Petugas renovasi ruangan.
Petugas hardware untuk belanja segala kebutuhan
warnet.
Petugas software untuk menginstal perangkat lunak
dan jaringan ke seluruh komputer.
MANAJEMEN PROYEK
Pekerjaan bersifat nonrutin, karena membangun
warnet bukanlah pekerjaan sehari-hari.
Ada batas waktu pengerjaan.
Manajemen
Jika kita bicara manajemen, bayangan kita selalu kepada
struktur organisasi di kantor atau di pemerintahan. Dan jika
bicara manajemen, kita juga bicara tentang manajer, orang
yang bertugas untuk mengelola manajemen. Dalam proyek,
seorang manajer proyek bertanggung jawab untuk me-
lakukan 4 P, yaitu Perencanaan, Pengorganisasian, Peng-
arahan, dan Pengendalian seluruh sumber daya agar proyek
dapat terselesaikan dengan baik.
Manajemen Proyek
Project Management Institute (PMI) mendefinisikan istilah
manajemen proyek sebagai sebuah aplikasi dari pengetahuan,
keahlian, alat, dan pada akitivitas proyek tertentu untuk
memenuhi persyaratan berlangsungnya sebuah proyek.
Dengan kata lain, menyelesaikan pekerjaan, tepat waktu,
dalam budget, dan sesuai persyaratan atau spesifikasi. Unsur
pembatas waktu, budget, dan spesifikasi sering disebut
sebagai triple constrant.
Tugas Manajer Proyek dan Siklus Proyek
Dalam manajemen proyek, manajer proyek bukanlah orang
yang memiliki otoritas tertinggi dalam proyek, masih ada
otoritas yang lebih tinggi dalam satu proyek yang disebut
Champion. Biasanya champion adalah orang yang memiliki
proyek tersebut atau sponsor utama proyek.
Tugas utama manajer proyek adalah:
Merencanakan/menjadwalkan proyek.
Mengelola sumber daya.
Mengomunikasikan proyek.
MANAJEMEN PROYEK
Hal terpenting dalam mengelola sebuah proyek adalah
siklus hidup proyek. Siklus hidup proyek yang dimaksud
adalah rentang waktu yang terdiri dari tahapan-tahapan yang
akan dilalui sebuah proyek. Siklus hidup proyek memiliki
empat tahap yang harus dilalui, yaitu:
1. Inisiasi proyek.
2. Perencanaan proyek.
3. Pengendalian proyek selama pelaksanaan.
4. Penutupan proyek.
TAHAP INISIASI PROYEK
Fokus utama tahapan inisiasi proyek adalah menemukan
tantangan dan masalah dari proyek.
Sedangkan, tujuan dari tahap inisiasi adalah identifikasi
terhadap segala hal yang harus dilakukan dan hambatan
hambatan yang mungkin terjadi selama proses pengerjaan.
Secara teknis, tahap ini adalah tahap pemilihan manajer
proyek yang mampu menangani proyek yang akan kita
jalankan.
TAHAP PERENCANAAN PROYEK
Fokus utama tahap perencanaan proyek adalah bagaimana
kita menyelesaikan tugas yang telah didbebankan kepada kita.
Tujuan dari tahap ini adalah mengembangkan detail
perencanaan proyek dengan melakukan breakdown setiap
detail tugas, alokasi sumber daya, penjadwalan, perencanaan
anggaran, dan bagaimana meminimalisasi risiko. Jika rencana
tersebut telah disetujui oleh champion, maka proposal
rencana pengelolaan proyek tadi disebut project baseline.
Project baseline dijadikan tolok ukur pengendalian proyek.
TAHAP PENGONTROLAN PROYEK
Fokus utama tahap ini adalah memastikan bahwa proyek
MANAJEMEN PROYEK
yang kita kerjakan tetap pada jalur yang telah direncanakan.
Pada tahapan ini pengerjaan proyek telah dilakukan.
Tujuan tahapan ini adalah memastikan bahwa proyek
dapat berjalan sesuai rencana dan sesuai dengan spesifikasi
serta masih dalam batasan anggaran.
TAHAP PENUTUPAN PROYEK
Ada tiga fokus pada tahapan ini, yaitu pertanggungjawaban,
pembelajaran proyek, dan perayaan. Setelah proyek selesai
dikerjakan, maka manajer proyek wajib mempertang-
gungjawabkan pengerjaan proyek kepada champion dan
recipient (penerima atau pengguna poyek).
Biasanya, champion yang akan memberikan pernyataan
resmi mengenai selesainya proyek tersebut. Karena setiap
proyek merupakan event yang unik dan selalu berbeda setiap
waktu, maka proses evaluasi selama berlangsungnya proyek
bagi seluruh tim merupakan proses pembelajaran yang sangat
berharga. Untuk itu, seorang manajer proyek memiliki peran
yang sangat penting untuk melakukan penyebaran proses
pembelajaran proyek dalam tim yang dipimpinnya.
Jangan meremehkan acara perayaan tersebut karena
perayaan adalah salah satu bentuk penghargaan terhadap
seluruh usaha yang telah dilakukan. Di samping itu, perayaan
dapat mempererat kebersamaan dalam sebuah tim hingga
menjadi solid.
Microsoft Project 2007
Mengembangkan produk perangkat lunak, penerbitan
newsletter, pelaksanaan program pelatihan, memulai usaha
baru, atau bahkan membangun rumah baru adalah beberapa
proyek paling banyak memerlukan perencanaan dan
penanganan yang baik. Bagaimana Microsoft Project 2007
membantu Anda melakukan ini? Ia membantu Anda
menyusun rencana, mengisi, dan mengatur semua rincian
MANAJEMEN PROYEK
yang harus diselesaikan untuk mencapai tujuan Anda.
Microsoft Project 2007 menyediakan informasi proyek untuk
keperluan publikasi, pelacakan kemajuan, analisis biaya,
menilai kualitas proyek Anda dan mengatur beberapa proyek.
Pada Microsoft Project 2007, Anda bisa berinteraksi
dengan data yang dibuat oleh perangkat lunak buatan
Microsoft yang lain dan Anda bisa juga membangun pusat
informasi proyek dengan menginstal Microsoft Project Server.
Setiap anggota tim bisa mengakses informasi yang mereka
perlukan dan seluruh pekerjaan bisa dikoordinasikan melalui
e-mail workgroup. Jika semua itu digunakan secara optimal,
maka kita bisa melakukan efisiensi waktu dan biaya.
Sebelum kita belajar Microsoft Project, ada beberapa
istilah yang harus kita pahami. Berikut ini istilah dan definisi
yang akan sering digunakan:
Tasks: mereka adalah sebuah divisi dari semua pekerjaan
yang harus diselesaikan dalam rangka untuk
menyempurnakan tujuan proyek.
Scope: suatu proyek merupakan kombinasi dari semua
tugas individu dan tujuan mereka.
Resources: dapat orang, peralatan, layanan, atau bahan-
bahan yang diperlukan untuk menyelesaikan berbagai
tugas. Atau bisa juga merujuk pada jumlah sumber daya
akan mempengaruhi lingkup dan waktu dari setiap proyek.
Microsoft Project 2000 berkomunikasi dengan Anda melalui
interface - grafik-grafik dan lembar kerja, menu, toolbar, dan
kotak dialog.
Toolbars: menyediakan jalan pintas ke fungsi yang sering
digunakan.
Gambar 2.1 Toolbar Microsoft Project.
MANAJEMEN PROYEK
Meskipun hanya menampilkan Microsoft Project
Standard Toolbar dan Formating Toolbar, Anda bisa
menampilkan toolbar lainnya dengan cara pilih View,
Toolbars dari menu dan klik toolbar yang tidak ditandai
untuk menampilkannya. Untuk lebih jelasnya bisa
dilihat pada Gambar 2.2.
Gambar 2.2 Menu pengaturan toolbar.
Entry bar: berfungsi untuk menampilkan persentase
proses pengerjaan aktivitas dalam Microsoft Project.
Status bar: terletak di bagian bawah jendela
menampilkan pesan dan informasi ketika beberapa
tindakan yang sedang berlangsung seperti memasukkan
data, membuka, atau menyimpan file.
View bar: di sebelah kiri adalah scroll-down bar yang
menampilkan kolom icon yang menampilkan status
tampilan.
MANAJEMEN PROYEK
Apa yang Baru di Microsoft Project 2007?
Dengan Microsoft Project 2007, Anda bisa mengendalikan
anggaran dengan fitur budgettracking serta bisa
memasukkan anggaran ke dalam proyek. Cost resource type
meningkat kemampuannya dengan perkiraan anggaran biaya
cukup dengan menampilkan pemetaan financial fields
tracked dalam project accounting systems.
Melacak anggaran proyek.
Gunakan budget tracking untuk mendefinisikan anggaran
jika Anda memiliki level akses yang cukup tinggi. Jika Anda
seorang manajer proyek, bisa mengalokasikan pendanaan
dan melacak biaya dan pekerjaan yang tidak perlu.
Identifikasi sumber pendanaan melalui beberapa
pekerjaan.
Saat ini beberapa perencanaan dan biaya sesungguhnya
bisa Anda terapkan secara bersamaan ke dalam proyek
dengan Cost resource type, yang juga di-support oleh
sistem akuntansi proyek.
Gambar 2.3 Resource Information.
MANAJEMEN PROYEK
Berbagi template proyek baru.
Anda bisa berbagi template saat memulai proyek baru
agar ada kesamaan pola dalam menyajikan laporan,
prediksi, dan penerapan pembiayaan serta perencanaan
pemasaran.
KEMUDAHAN MEMAHAMI DAN MENGENDALIKAN
JADWAL PROYEK DAN AKUNTANSI
Mengatur prediksi yang masuk akal dengan tim proyek,
manajemen dan pelanggan menggunakan Microsoft Project
untuk menyusun penjadwalan, mengalokasikan sumber daya,
dan mengatur anggaran. Memahami jadwal dengan
menggunakan fitur task driver untuk mengetahui kenapa
satu pekerjaan dimulai pada tanggal tertentu, dan
menggunakan fitur pembatalan multilevel untuk melakukan
perubahan tugas dan rencana proyek.
Identifikasi faktor yang mempengaruhi jadwal pekerjaan.
Kendali tugas menunjukan faktor-faktor apa saja yang
mempengaruhi dimulainya satu pekerjaan. Untuk
mengetahui dan mengubah tugas yang ada, Anda cukup
mengklik ganda pada tugas yang ingin diubah.
Gambar 2.4 Task Drivers.
Mengetahui akibat perubahan yang dilakukan.
Lakukan perubahan pada satu tugas dan lihat akibat dari
perubahan itu terhadap seluruh proyek yang sedang
berjalan.
MANAJEMEN PROYEK
Gambar 2.5 Task list.
Membatalkan dan mengembalikan beberapa perubahan.
Mengembalikan tugas yang sudah dibatalkan dan
mengembalikan tugas yang sudah dijalankan dengan
multiple level undo.
KEMUDAHAN BERKOMUNIKASI DENGAN APLIKASI
OFFICE LAINNYA
Anda bisa menghubungkan Microsoft Project 2007 dengan
aplikasi lain seperti Microsoft Word, grafik Microsoft Excel
dan presentasi Microsoft PowerPoint.
PERENCANAAN PROYEK
Bab 3
Perencanaan
Proyek
Merencanakan satu pekerjaan bukanlah hal yang
mudah, apalagi melibatkan beberapa orang. Pada
bagian ini, Anda akan belajar membuat
perencanaan proyek secara sederhana.
Ilustrasi Perencanaan Proyek
Untuk mempermudah tutorial, penulis akan membuat ilustrasi
sederhana, yaitu dengan Instalasi warnet.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam
menyusun perencanaan proyek dengan empat pertanyaan
yang disingkat menjadi 3W+H.
1. What.
Apa saja yang dikerjakan dalam membangun warnet?
Membeli hardware.
Komputer.
AC.
Meja dan kursi.
Mendekorasi ruangan dan memasang interior.
Instalasi hardware.
PERENCANAAN PROYEK
Instalasi jaringan komputer.
Uji coba koneksi.
2. When.
Kapan tugas tersebut diselesaikan dan dan memasuki masa
uji coba.
3. Who.
Siapa saja yang mengerjakan?
Budi, desainer interior.
Joko, perlengkapan dan logistik.
Eka, teknisi komputer.
Sonny, teknisi AC.
Dani, asisten teknisi.
Erry, asisten teknisi
4. How much.
Berapa biaya yang harus dikeluarkan untuk membangun
warnet?
AC 1 PK Rp 2.500.000
Meja komputer 11 unit @ Rp 250.000
Komputer 11 unit @ Rp 4.000.000
Cat tembok Rp 1.000.000
Honor Budi/jam Rp 40.000
Honor Joko Rp 10.000
Honor Eka Rp 40.000
Honor Sonny Rp 30.000
Honor Danny Rp 15.000
Honor Erry Rp 15.000
Buku ini akan menitikberatkan pada pengelolaan schedule
dan pembiayaan. Untuk mempermudah pekerjaan, kita akan
aktifkan project guide dan menggunakan template yang
telah disediakan oleh Microsoft Project.
PERENCANAAN PROYEK
Mengaktifkan Project Guide
Untuk mengaktifkan project guide, lakukan langkah-langkah
di bawah ini :
Pilih View | Turn On Project Guide.
Untuk lebih jelasnya, bisa Anda lihat pada Gambar 3.1 dan
3.2. Setelah diaktifkan dengan cara sesuai Gambar 3.1,
maka toolbar project guide akan muncul seperti pada
Gambar 3.2.
Gambar 3.1 Turn on project guide
Gambar 3.2 Toolbar project guide.
PERENCANAAN PROYEK
Project guide mengelompokkan langkah menjadi empat
kelompok utama yaitu:
Tasks.
Rousources.
Track.
Report.
Memulai Project
LANGKAH 1
Klik File | New untuk membuat proyek baru, pada toolbar
paling bawah akan muncul New Project bar.
Gambar 3.3 Memulai proyek baru.
LANGKAH 2
Klik On Computer pada bagian Template untuk menampilkan
menu pilihan template. Kemudian pilih General dan klik pada
Blank Project dan tekan tombol OK.
PERENCANAAN PROYEK
Selanjutnya, pada bagian kiri lembar kerja akan muncul
Tasks Manager yang berisi wizard langkah demi langkah
mengatur proyek.
Gambar 3.4 Memilih template.
Gambar 3.5 Proyek baru.
PERENCANAAN PROYEK
LANGKAH 3
Atur tanggal dimulainya proyek dengan mengklik Set a date
to schedule from. Dan tentukan kapan Anda akan memulai
proyek tersebut, klik Done setelah Anda selesai
mendefinisikan tanggal mulai pekerjaan.
Gambar 3.6 Set a date to schedule from.
LANGKAH 4
Langkah keempat adalah menentukan jam kerja dengan
mengklik Define general working times pada Tasks Manager.
Kemudian pilih jam kerja Standart. Pada Calendar Template.
Gambar 3.7 Define general working times langkah 1.
PERENCANAAN PROYEK
Kemudian lanjutkan ke tahap kedua dengan mengklik
Continue to step 2. Pada tahapan ini, Anda menentukan hari
kerja dan melakukan pengaturan ulang jam kerja apabila ada
yang kurang sesuai dengan keinginan.
Gambar 3.8 Menentukan hari kerja dan jam kerja.
Setelah menentukan hari kerja dan jam kerja, Anda akan
menentukan tanggal atau hari di mana ada libur nasional
PERENCANAAN PROYEK
yang mengharuskan kita untuk tidak menjalankan pekerjaan.
Klik Change working time untuk memasukkan hari libur
nasional.
Gambar 3.9 Menambahkan libur ekstra.
Gambar 3.10 Hari libur nasional.
PERENCANAAN PROYEK
Klik Continue to step 5 untuk melanjutkan ke tahapan
kelima, yaitu mengubah jam kerja per hari, untuk itu Anda
harus mampu menghitung secara tepat berapa jam total
dalam seminggu. Jika bingung atau takut salah kalkulasi,
Anda bisa melanjutkan ke langkah selanjutnya.
Gambar 3.11 Mengatur time unit.
Tahap pengaturan jam kerja sudah selesai dan Anda siap
untuk melanjutkan ke langkah 5.
LANGKAH 5
Setelah mengatur jam kerja dan waktu libur, Anda bisa mulai
memasukkan daftar tugas yang sudah disusun pada awal bab
ini. Agar mempermudah pengelolaan tugas, maka buatlah
tugas sedetail mungkin dan memasukkannya ke dalam
subtugas. Caranya adalah dengan mengklik icon panah ke
kanan pada toolbar.
PERENCANAAN PROYEK
Gambar 3.12 Mengubah task menjadi sub-task.
Gambar 3.13 Daftar tugas yang belum dilakukan penjadwalan pekerjaan.
Setelah selesai memasukkan daftar pekerjaan, selanjutnya
kita akan memasukan jadwal pengerjaan dengan mengubah
tanggal mulai dan selesainya pekerjaan. Jika pada saat Anda
memasukkan tanggal pengerjaan pada hari libur, maka secara
otomatis Microsoft Project akan mengubahnya menjadi
tanggal setelah hari libur.
PERENCANAAN PROYEK
Gambar 3.14 Mengatur jadwal pengerjaan.
Setelah Anda mengubah tanggal pembelian AC, Microsoft
Project akan menanyakan apakah kegiatan pembelian AC
sekaligus merupakan penutup dari tugas sebelumnya, karena
memang pembelian AC dilakukan setelah Anda membeli meja
dan kursi komputer, maka sambungkan mereka ke dalam satu
kesatuan tugas dengan memilih link them. Jika Anda memilih
ini, maka apabila timeline pembelian AC mundur, secara
otomatis jadwal pembelian meja dan kursi komputer juga
akan mundur.
Gambar 3.15 Menghubungkan tugas baru dengan tugas berikutnya.
LANGKAH 5
Setelah tugas pembelian perangkat keras, tugas berikutnya
adalah melakukan dekorasi ruangan. Atur jadwal dekorasi
ruangan sesuai urutan tanggal sebelumnya dan tentukan
PERENCANAAN PROYEK
bahwa waktu yang diperlukan adalah 3 hari, untuk
mengubah waktu pengerjaan lihat Gambar 3.17.
Tetapi ada dua keanehan yang terjadi saat Anda mengatur
jadwal pengerjaan, yaitu:
Tidak ada pertanyaan untuk melakukan link.
Pada gantt chart tidak terjadi link.
Untuk lebih jelas perhatikan Gambar 3.16.
Gambar 3.16 Tugas yang tidak terkoneksi.
Gambar 3.17 Pengaturan lama pekerjaan.
Padahal tugas dekorasi ruangan mengharuskan tugas
pembelian perangkat keras sudah selesai. Ada satu sebab
mengapa ada dua kejadian aneh, yaitu karena tugas dekorasi
ruangan bukanlah bagian dari tugas pembelian perangkat
keras. Sehingga oleh Microsoft Project tugas tersebut tidak
terpengaruh oleh tugas pembelian perangkat keras.
PERENCANAAN PROYEK
Untuk melakukan link secara otomatis, klik ganda pada
tugas "Mendekorasi ruangan dan memasang interior".
Hingga muncul kotak dialog seperti Gambar 3.18.
Gambar 3.18 Task Information.
Pilih tabulasi Predessors untuk menghubungkan tugas ini
ke tugas lain. Kemudian pilih tugas yang akan dihubungkan,
dalam hal ini tugas membeli kursi. Setelah selesai, klik tombol
OK untuk mengakhiri.
Gambar 3.19 Link task.
PERENCANAAN PROYEK
Anda akan melihat perubahan pada gantt chart, ada tanda
bahwa tugas mendekorasi ruangan sudah terhubung dengan
tugas sebelumnya.
Lanjutkan untuk memasukkan jadwal selanjutnya. Dan
lihat contoh jadi seperti pada Gambar 3.20.
Gambar 3.20 Scheduling dan gantt chart.
LANGKAH 6
Setelah selesai memasukkan tanggal pengerjaan, langkah
berikutnya adalah memasukkan siapa saja yang melaksanakan
pekerjaan tersebut. Klik tombol Resources kemudian pilih
Specify people and equipment for the project.
Gambar 3.21 Memasukkan sumber daya untuk proyek.
Selanjutnya Microsoft Project akan menampilkan lembar
kerja resources, pada kotak dialog bagian kiri pilih menu
Enter resources manually.
PERENCANAAN PROYEK
Gambar 3.22 Worksheet untuk resources.
Resources terdiri dari dua macam, yaitu:
1. Cost (biaya), biasanya mengacu pada biaya variabel, yaitu
biaya yang dikeluarkan berdasarkan berapa lama waktu
yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan. Contoh
variabel yang bisa dimasukkan ke dalam cost adalah biaya
tenaga kerja.
2. Material resources (bahan baku), seperti namanya, variabel
yang masuk kelompok ini adalah variabel bahan baku,
dalam contoh kasus kali ini pembelian kursi, meja, dan
komputer.
Untuk memasukkan resources, klik pada Shell resources
untuk menampilkan kota dialog Resources. Untuk lebih
jelasnya lihat Gambar 3.23.
Pada saat kotak dialog Resources terbuka, perhatikan pada
bagian Type, apabila Anda klik akan keluar menu Pulldown
dengan tiga pilihan:
1. Work, yang masuk kelompok ini adalah tenaga kerja, sewa
peralatan, atau alat pendukung lain yang hanya dipakai
sementara dan tidak berkurang kuantitasnya akibat
dipergunakan.
2. Material, seperti arti harafiahnya, yang masuk kelompok ini
PERENCANAAN PROYEK
adalah bahan baku atau material lain yang dipergunakan
untuk membangun atau memproduksi sesuatu, dalam hal ini
seperti meja, kursi, kabel, komputer, dan lain-lain.
3. Cost, yang masuk pada tipe biaya adalah pengeluaran
yang tidak bergantung kepada jumlah pekerjaan atau
waktu yang diperlukan, seperti biaya tiket kereta atau
tiket pesawat.
Gambar 3.23 Menambahkan resource.
Pada Gambar 3.23, Anda telah memasukkan nama
resources, group, dan type serta e-mail, klik OK untuk
melanjutkan ke langkah selanjutnya. Jika Anda perhatikan
Gambar 3.24, maka akan ditemui bahwa belum ada rate per
jam dari Budi.
Gambar 3.24 Resources budi dengan rate kosong.
PERENCANAAN PROYEK
Untuk memasukkan rate, klik pada kolom Standart rate,
setelah muncul kotak dialog Resource information seperti
Gambar 3.25 masukkan honor per jam Budi. Setelah
memasukkan honor per jam, klik OK untuk mengakhiri.
Gambar 3.25 Resource information.
Untuk variabel material, caranya hampir sama. Hanya pada
type, Anda pilih "material" dan pada rate cukup dimasukkan
standart rate saja. Lihat Gambar 3.26 untuk lebih jelasnya.
Gambar 3.26 Material cost.
PERENCANAAN PROYEK
LANGKAH 7
Setelah selesai memasukkan tanggal pengerjaan, langkah
berikutnya adalah memasukkan siapa saja yang melaksanakan
pekerjaan tersebut.
Klik kolom Resources name, kemudian aktifkan tabulasi
Resources seperti pada Gambar 3.27.
Gambar 3.27 Menambahkan resources yang mengerjakan proyek.
Masukkan apa atau siapa saja yang terlibat dalam
pengerjaan tersebut. Untuk material, Anda harus memasukkan
berapa unit material yang diperlukan. Sedangkan untuk tenaga
kerja, berapa persen kehadiran petugas yang ditunjuk, apakah
full time atau hanya 75% dari total waktu yang diperlukan
untuk mengerjakan proyek tersebut.
Gambar 3.28 Assign resources.
PERENCANAAN PROYEK
Setelah dimasukkan, Anda akan melihat bahwa total biaya
yang dikeluarkan untuk tiap-tiap item akan ditampilkan.
Opsi Tambahan
Jika Anda mendapatkan tenaga freelance dengan jam kerja
khusus, misalnya hanya bekerja pada jam 12.00 sampai
dengan jam 15.00, maka Anda bisa mengatur jam kerja untuk
tenaga freelance tersebut secara khusus. Caranya dengan:
1. Pilih resource yang ingin Anda atur jam kerjanya.
2. Klik menu Define working times for resources.
3. Klik Continue to step 2 dan step 3 untuk masuk ke bagian
Editing.
Gambar 3.29 Mengubah jam kerja.
4. Pilih hari apa yang ingin Anda ubah jam kerjanya.
5. Masukkan jam kerja baru.
6. Jika Anda ingin mengubah jam kerja seluruh hari dari
Senin sampai Sabtu, klik Apply to all days. Jika ingin
PERENCANAAN PROYEK
mengubah pada hari-hari tertentu, Anda bisa
menyesuaikan jadwalnya. Apabila sudah selesai, klik menu
Continue to step 4 untuk mengakhiri.
Gambar 3.30 Mengubah jam kerja.
PENGENDALIAN PROYEK
Bab 4
Pengendalian
Proyek
Setelah pada merencanakan satu proyek, pada
bagian ini kita akan belajar bagaimana
mengendalikan proyek dengan tepat dan mudah.
Jika pada bab sebelumnya kita belajar bagaimana
merencanakan proyek, maka pada bab ini kita akan
mengelola proyek agar kelak mudah untuk dievaluasi sebagai
bahan pembelajaran pengelolaan proyek di masa depan.
Memulai Pengelolaan Proyek
Untuk memulai pengelolaan proyek, Anda bisa mengklik
tombol Track seperti pada Gambar 4.1.
Gambar 4.1 Tempat tombol Track.
PENGENDALIAN PROYEK
Setelah Anda aktifkan menu Track pada project guide,
akan tampil tahapan pengelolaan proyek.
Gambar 4.2 Project guide track.
LANGKAH 1
Sebelum memulai tracking, Anda harus menyimpan
perencanaan proyek Anda sebagai baseline dengan mengklik
menu Save a baseline plan to compare with later versions,
dilanjutkan dengan mengklik tombol Save baseline.
Gambar 4.3 Save baseline.
PENGENDALIAN PROYEK
LANGKAH 2
Langkah selanjutnya adalah mulai melakukan input terhadap
proses pengerjaan proyek dengan mengklik Prepare to track
the progress of your project dan tunggu beberapa saat untuk
melihat halaman tracking seperti Gambar 4.4.
Gambar 4.4 Halaman setup tracking.
Pada bagian ini, ada 3 cara memasukkan tingkat penye-
lesaian pekerjaan:
1. Always track by entering the percent of work complete.
Cara ini berfungsi untuk memasukkan progress pekerjaan
berdasarkan persentase penyelesaian. Anda cukup
memasukkan angka 0 100 untuk memprediksi berapa
persen pekerjaan telah diselesaikan, kelemahan metode ini
adalah tingkat akurasinya sangat lemah.
PENGENDALIAN PROYEK
Gambar 4.5 Tracking berdasarkan persentase.
2. Always track by entering the actual work done and work
remaining
berdasarkan jam kerja yang telah penyelesaian. Anda
cukup memasukkan angka 0 sampai angka tertinggi sama
dengan jam kerja yang anda masukkan ke rencana kerja.
Akurasi progress-nya cukup baik, karena dihitung jam per
jam.
Gambar 4.6 Tracking berdasarkan waktu yang sudah dikerjakan dan
berapa sisa waktu sebelum deadline.
PENGENDALIAN PROYEK
3. Always track by entering the hours of work done per time
period
berdasarkan jam kerja yang telah penyelesaian. Anda
cukup memasukkan angka 0 sampai angka tertinggi sama
dengan jam kerja yang Anda masukkan ke rencana kerja.
Akurasi progress-nya cukup baik, karena dihitung jam per
jam. Ditambah tampilan tanggal mulai pengerjaan dan
tanggal penyelesaiannya membuat Anda bisa mengetahui
detail jadwal pekerjaan.
Gambar 4.7 Tracking berdasarkan waktu yang sudah dikerjakan
dan memerlukan berapa hari penyelesaiannya.
Kali ini kita akan menggunakan cara moderat dengan
menggunakan metode kedua.
Masukkan jumlah jam kerja yang telah diselesaikan dan
lihat bedanya pada Gambar 4.8.
Gambar 4.8 Input data pengerjaan proyek.
PENGENDALIAN PROYEK
LANGKAH 3
Setelah memasukkan jadwal pekerjaan yang telah
diselesaikan, kita bisa melihat perkembangan dengan
membuka project guide track. Caranya cukup mudah, dengan
mengklik menu Done pada Setup tracking, Anda akan dibawa
ke menu project guide tracking.
Untuk melihat progress kerja, silakan klik pada bagian
Incorporate progress information into the project. Pada
bagian incorporate progress ditampilkan beberapa kolom,
yaitu:
Gambar 4.10 Incorporate progress.
1. Actual Work
Berisi informasi informasi berapa jam pekerjaan tersebut
sudah dilakukan.
2. Remaining Work
Berisi informasi berapa lama lagi sisa pekerjaan yang harus
dilakukan.
3. Duration
Berisi informasi berapa hari pekerjaan itu sudah dilakukan.
LANGKAH 4
Ada saatnya kita perlu melihat sampai di mana
perkembangan project yang dikerjakan. Untuk melihatnya,
PENGENDALIAN PROYEK
Anda bisa melihat dengan mengklik Check the progress of
the project.
Untuk melihat project apa saja yang sudah selesai, kita bisa
melihatnya melalui Status indicator pada Microsoft Project.
Ada beberapa icon indikator yang menandai status
pekerjaan, yaitu:
Icon Keterangan Status
Pekerjaan yang telah selesai.
Pekerjaan yang sesuai jadwal.
Pekerjaan yang sudah melebihi jadwal.
Pada Gambar 4.11, Anda akan melihat status tiap pekerjaan
yang sudah dilakukan atau yang sudah melebihi jadwal.
Gambar 4.11 Status indikator.
Pada menu ini, Anda bisa melihat beberapa kelompok
pekerjaan melalui filter. Adapun jenis tugas yang bisa Anda
filter adalah:
PENGENDALIAN PROYEK
1. Completed task, menu ini berfungsi untuk melihat tugas
atau pekerjaan apa saja yang sudah selesai dijalankan.
2. Task on schedule, menu ini berfungsi untuk melihat
tugas atau pekerjaan apa saja yang sudah sesuai jadwal.
3. Late Tasks, menu ini berfungsi untuk melihat tugas atau
pekerjaan apa saja yang sudah terlambat dari jadwal
seharusnya.
4. Critical Tasks, menu ini berfungsi untuk melihat tugas
atau pekerjaan apa saja yang sudah hampir deadline.
5. Future Tasks, menu ini berfungsi untuk melihat tugas
atau pekerjaan apa saja harus dilakukan selanjutnya.
6. Unstarted Tasks, berisi list pekerjaan yang belum dimulai.
Selain keenam tugas tersebut, masih banyak filter yang
bisa digunakan. Untuk menampilkan list lengkap, Anda bisa
mengklik More Filters ... (lihat Gambar 4.12).
Gambar 4.12 More Filters...
PENGENDALIAN PROYEK
Anda bisa juga mengubah dasar tanggal melihat progress-
nya project dengan mengubah tanggal pemeriksaan status
seperti pada Gambar 4.13. Jika tanggal diubah menjadi
tanggal 24 Oktober, maka ada status yang berubah dari
sesuai jadwal ke status terlambat.
Gambar 4.13 Perubahan tanggal check status membuat indikator status berubah.
Selain mengubah tanggal pemeriksaan status, Anda juga
bisa menampilkan status berdasarkan status pekerjaan,
interval pekerjaan berdasarkan tanggal dimulainya pekerjaan,
serta interval pekerjaan berdasarkan jadwal tanggal
selesainya pekerjaan.
PENGENDALIAN PROYEK
Gambar 4.14 Pengelompokan pekerjaan berdasarkan status.
LANGKAH 5
Langkah ini adalah langkah terahir pada Bab 4, yaitu me-
manage proyek, di mana kita bisa melihat beberapa informasi
mengenai pembiayaan.
Untuk menampilkannya, Anda bisa mengklik Make
changes to the project pada project guide.
Gambar 4.15 Make change to the project.
PENGENDALIAN PROYEK
Anda bisa menampilkan beberapa informasi di kolom
detail dengan meletakkan kursor ke sheet detail dan
mengklik kanan tombol mouse Anda.
Gambar 4.16 Detail sheet.
Untuk mengetahui berapa besar biaya tiap-tiap pekerjaan,
Anda bisa mengaktifkan detail cost dengan klik kanan dan
tandai cost dengan mengklik kiri saat kursor Anda tepat di
menu Cost, kemudian lihat hasilnya.
Gambar 4.17 Detail sheet dengan report cost.
PENGENDALIAN PROYEK
Jika merasa tampilan detail sheet kurang menarik, coba
Anda ubah tampilannya dengan mengklik kanan Detail sheet
l klik detail styles.
Gambar 4.18 Detail styles.
1. Field informasi apa saja yang bisa ditampilkan di detail
sheet.
2. Field yang ditampilkan oleh user.
3. Jenis huruf dan ukuran yang digunakan.
4. Warna latar belakang dan pattern sheet untuk field yang
sedang Anda pilih di nomor 2.
Untuk mengubah warna background dan pattern yang
Anda sukai, silakan bereksplorasi dengan kotak dialog detail
sheet ini.
Untuk mengganti warna huruf, Anda bisa mengubahnya di
Change font sehingga background dan warna hurufnya
menjadi berbeda dibandingkan detail sheet yang lain.
PELAPORAN PROYEK
Bab 5
Pelaporan Proyek
Setelah Anda selesai mengerjakan proyek, saatnya
menyusun laporan pengerjaan proyek. Microsoft
akan memberikan banyak kemudahan dalam
menampilkan laporan dalam berbagai bentuk.
Laporan merupakan satu bentuk dokumen tertulis yang berisi
rangkuman informasi dari satu kegiatan yang dirancang dan
disusun untuk memberikan gambaran situasi dari kegiatan
tersebut. Laporan bisa diberikan kepada publik maupun
perorangan yang memerlukan, yang terpenting dari
pelaporan adalah kesesuaian format antara pemberi laporan
dan penerima laporan. Untuk itu, Microsoft menyediakan
begitu banyak model pelaporan bagi Anda.
Masuk ke Menu Report Melalui Project
Guide
Seperti sebelumnya, kita harus mengaktifkan project guide
untuk pelaporan dengan cara mengklik tombol Report pada
toolbar project guide. Atau bisa juga dengan mengklik menu
Report area pada Project guide tracking.
PELAPORAN PROYEK
Gambar 5.1 Menu untuk mengaktifkan report.
Setelah aktif, akan tampil menu untuk memulai langkah-
langkah menampilkan laporan pekerjaan Anda.
Gambar 5.2 Report project guide.
PELAPORAN PROYEK
1. SELECT A VIEW REPORT
Menu ini menampilkan informasi proyek dalam beberapa
format. Anda bisa melihat, mengedit, dan menampilkan
informasi dalam beragam bentuk.
Seperti halnya pada bagian tracking, pada bagian report
ini tersedia beberapa template tampilan.
Visual reports terbagi dalam beberapa kelompok, yaitu
task overview, task usage, resource overview, resource usage,
assignment overview, dan assignment usage.
Sedangkan, laporan (reports) dibagi menjadi overview,
current activities, costs, assignments, workload, dan custom
reports. Di bagian custom reports, Anda bisa mengubah
laporan sesuai kebutuhan.
Untuk mulai memanfaatkan fitur Report, Anda bisa
mengklik menu dan pada project guide menampilkan dua
pilihan.
Gambar 5.3 Menu view and reports.
PELAPORAN PROYEK
Pada tahap pertama, kita akan mengakses display or
analyze project information with a view. Pada Gambar 5.2,
bisa Anda lihat bahwa di bagian bawah terlihat beberapa
pilihan tampilan yang bisa dipilih. Untuk melihat tampilan
lengkapnya, Anda bisa mengklik See additional view.
Gambar 5.4 Kotak dialog tampilan view report secara lengkap.
Berikut ini beberapa fitur view report standart yang bisa Anda
lihat:
View Calendar
Untuk menampilkannya, Anda klik Calendar pada Select
view, dan klik tombol Apply this view. Di situ Anda bisa
melihat daftar pekerjaan secara berurutan tanggal dan
dalam tampilan kalender.
Gambar 5.5 View calendar.
PELAPORAN PROYEK
Detail Gantt Chart
Untuk menampilkannya, Anda klik detail Gantt chart pada
Select view, dan klik tombol Apply this view. Anda bisa
melihat gantt chart secara detail.
Gambar 5.6 Detail gantt chart.
Network Diagram
Untuk menampilkannya, Anda klik Network diagram pada
Select view, dan klik tombol Apply this view. Setelah itu,
akan ditampilkan diagram jaringan berupa flowchart. Di
situ akan ditandai pekerjaan yang sudah selesai dengan
warna hitam dan dicoret.
Gambar 5.7 Network diagram.
Relationship Diagram
Untuk menampilkannya, Anda klik Relationship diagram
PELAPORAN PROYEK
pada Select view, dan klik tombol Apply this view.
Selanjutnya akan ditampilkan hubungan antara satu
pekerjaan dengan pekerjaan yang lain.
Gambar 5.8 Relationship diagram.
Resource Form
Untuk menampilkannya, Anda klik Resource form pada
Select view, dan klik tombol Apply this view. Pada view
report ini agak unik karena Anda bisa melihat sumber daya
yang tersedia sudah mengerjakan apa dan terlibat dalam
proyek apa saja.
Gambar 5.9 Resource form.
PELAPORAN PROYEK
Resource Graph
Untuk menampilkannya, Anda klik Resource graph pada
Select view, dan klik tombol Apply this view. Menu ini
berfungsi untuk melihat kinerja sumber daya kita apakah
ada yang overload atau tidak. Fitur ini cukup menarik dan
nyaman digunakan karena Anda bisa melihat dengan
mudah siapa saja yang overload.
Resource Sheet
Untuk menampilkannya, Anda klik Resource view pada
Select view, dan klik tombol Apply this view. Resource
sheet ini memiliki tampilan mirip dengan worksheet pada
Excel. Di situ, Anda bisa melihat seluruh sumber daya yang
ada beserta tingkat penggunaannya.
Resource Usage
Untuk menampilkannya, Anda klik Resource usage pada
Select view, dan klik tombol Apply this view. Resource
usage berfungsi untuk melihat berapa tingkat
penggunaan sumber daya yang tersedia serta berapa biaya
yang harus dikeluarkan selama proyek. Untuk
menambahkan detail yang ingin ditampilkan, klik kanan
pada Sheet detail kemudian klik pada Detail sheet.
Task Form
Untuk menampilkannya, Anda klik Task form pada Select
view, dan klik tombol Apply this view. Tampilan task form
ini mirip dengan resources form, hanya saja ditampilkan
berdasarkan kelompok tugas dan bukan berdasarkan
resources-nya. Di sini, Anda bisa melihat satu pekerjaan
diselesaikan oleh siapa saja dan tiap-tiap sumber daya
mengerjakan pekerjaan tersebut selama berapa jam.
Task Sheet
Untuk menampilkannya, Anda klik Task sheet pada Select
view, dan klik tombol Apply this view. Pada task sheet ini,
Anda bisa melihat satu pekerjaan diselesaikan dalam
berapa hari, oleh siapa, dan apa saja yang terlibat dalam
proses pekerjaan tersebut.
PELAPORAN PROYEK
Task Usage
Untuk menampilkannya, Anda klik Task sheet pada Select
view, dan klik tombol Apply this view. Task usage
berfungsi untuk melihat berapa jam kerja yang dipakai
pada hari-hari tertentu, misalkan hari Senin bekerja selama
8 jam, sedangkan hari Selasanya hanya 1,5 jam.
Tracking Gantt
Untuk menampilkannya, Anda klik Tracking gantt pada
Select view, dan klik tombol Apply this view. Tracking
gantt berfungsi untuk membandingkan jadwal yang
disusun dalam rencana kerja (baseline schedule)
dibandingkan dengan realisasi jadwalnya (actual schedule).
Membuat Laporan Proyek
Anda bisa mengekspor laporan tersebut ke dalam pivot
table Excel dengan cara yang sangat mudah. Caranya klik
Create a project report untuk menampilkan pilihan
penggunaan Visual report.
Gambar 5.10 Create a project report.
1. Display Visual Report
Menu ini berfungsi untuk mengekspor laporan ke dalam
pivot table Microsoft Excel. Klik Menu untuk
menampilkan kota dialog seperti pada Gambar 5.18.
PELAPORAN PROYEK
Gambar 5.11 Visual report.
Untuk mengekspor ke pivot table cukup mudah, Anda
tinggal pilih jenis laporan apa yang diinginkan dan Anda
tinggal klik tombol View. Maka, laporan akan tersusun
secara otomatis dan ditampilkan di Microsoft Excel.
Gambar 5.12 Hasil ekspor ke pivol table Microsoft Excel.
PELAPORAN PROYEK
2. Display Reports
Display report ditujukan bagi Anda yang ingin
mencetak secara langsung di Microsoft Project, cara
membuatnya hampir sama, klik saja Display report.
Gambar 5.13 Display reports.
Untuk mencetak laporan, cukup pilih salah satu jenis
report, kemudian klik tombol Select untuk menampilkan
model laporan yang tersedia.
Setelah Anda pilih format mana yang paling sesuai,
tinggal klik tombol Select untuk menampilkan print preview.
Metode ini sangat mudah digunakan, tetapi memiliki
keterbatasan tampilan.
Gambar 5.14 Menampilkan format laporan.
PELAPORAN PROYEK
Gambar 5.15 Print preview.
1. CHANGE THE CONTENT OR ORDER OF
INFORMATION IN A VIEW
Bagian ini bisa disebut juga bagian filtering, karena Anda bisa
menampilkan sumber daya yang ingin dilihat berdasarkan
karakteristik pekerjaan, durasi pekerjaan, prioritas pekerjaan,
atau bahkan tanggal penyelesaian tugas tersebut. Selain itu,
Anda bisa mengurutkan tampilan berdasarkan tanggal
dimulainya.
Penyaringan, pengelompokan, dan pengurutan data akan
mengubah tampilan informasi proyek secara temporer. Anda
bisa menggunakan fitur ini untuk menampilkan dan me-
review informasi proyek.
Fitur yang tersedia di menu ini antara lain penyaringan
(filter) dan pengelompokan (group).
PELAPORAN PROYEK
Gambar 5.16 Filter isi laporan.
Filter yang disediakan, antara lain:
Group complete incomplete task
Kita jalankan pengelompokan antara pekerjaan yang
belum selesai dengan yang sudah selesai untuk semua
tugas.
Group duration
Kita jalankan pengelompokan berdasarkan waktu yang
diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan.
Group duration then priority
Kita jalankan pengelompokan berdasarkan waktu yang
diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan.
PELAPORAN PROYEK
1. CHANGE THE LOOK OR CONTENT OF THE GANTT
CHART
Anda bisa mengubah tampilan gantt chart sesuai keinginan,
tetapi ini hanya berupa tampilan agar Anda lebih merasa
nyaman melihat gantt chart.
Ada beberapa pilihan untuk mengubah tampilan gantt
chart, dengan menggunakan wizard atau secara manual. Kali
ini kita agak mempelajari bagaimana mempercantik gantt
chart kita dengan menggunakan wizard.
Klik Start the Gantt Chart Wizard... kemudian klik tombol
Next.
Gambar 5.17 Gantt chart wizard.
Pilih tampilan yang Anda sukai, dilanjutkan dengan klik
tombol Next.
Gambar 5.18 Memilih tampilan yang disukai.
PELAPORAN PROYEK
Pilih apa saja yang ingin Anda tampilkan pada gantt chart,
klik Next untuk melanjutkan ke tahap berikutnya.
Gambar 5.19 Informasi yang ditampilkan pada gantt chart.
Pada bagian ini, Anda diminta memilih untuk menampilkan
dependensi satu tugas dengan tanda panah atau tidak.
Gambar 5.20 Show dependencies.
Tahapan untuk mengubah tampilan gantt wizard Anda
sudah selesai. Klik tombol Format it untuk memformat
tampilan gantt chart Anda.
PELAPORAN PROYEK
Gambar 5.21 Format gantt chart.
Setelah selesai format klik tombol Exit untuk melihat hasil
perubahan.
Anda juga bisa mengubah time scale-nya menjadi 3 baris
atau menyederhanakannya menjadi 1 baris saja. Untuk
menngaktifkan kotak dialog time scale, ikuti urutan
penekanan menu seperti Gambar 5.34.
Gambar 5.22 Kotak dialog time scale.
Tiap tier atau tingkatan menu memiliki tabulasi untuk
konfigurasi.
PELAPORAN PROYEK
Top Tier
Berisi informasi global. Anda bisa menentukan
kelompoknya per tahun, per setengah tahun, sampai unit
terkecil. Hanya saja, Anda tidak boleh memasukkan nilai
yang lebih kecil dari tier di bawahnya.
Middle Tier
Berisi kelompok Informasi lebih detail dibanding top tier,
konfigurasi default-nya adalah weekly. Namun, Anda bisa
mengubahnya menjadi harian.
Bottom Tier
Berisi kelompok Informasi paling detail, konfigurasi
defaultnya adalah daily. Namun, Anda bisa mengubahnya
menjadi tiap jam.
Gambar 5.23 Time scale.
1. Unit, yang merupakan skala rentang waktu gantt chart
akan ditampilkan.
2. Label, judul dari gantt chart.
3. Jumlah baris informasi time scale yang akan ditampilkan.
1. PRINT CURRENT VIEW AS A REPORT
Seperti halnya nama menunya, menu ini berfungsi untuk
PELAPORAN PROYEK
mencetak laporan proyek yang sedang aktif. Menu ini cukup
mudah dan intuitif karena tidak memerlukan banyak
prosedur untuk mencetak dokumen yang diperlukan.
Untuk mencetak, anda cukup mengikut wizard berikut ini:
Klik Print current view as a report l one page.
Gambar 5.24 Mencetak satu halaman.
Klik continue to step 2 --> biarkan apa adanya dan klik
continue to step 3.
Klik page setup untuk mengubah header dan footer.
Gambar 5.25 Pengaturan header, footer, dan margin cetak.
PELAPORAN PROYEK
Jika Anda ingin melihat bagaimana hasil cetakannya nanti,
silakan klik tombol Preview untuk melihat hasil cetakan di
layar. Apabila masih dirasa kurang, Anda bisa masuk ke
page setup lagi untuk mengatur margin dan jenis font.
Gambar 5.26 Hasil print preview.
1. COMPARE PROGRESS AGAINST BASELINE WORK
Baseline works adalah chart yang Anda susun saat
merencanakan satu proyek dan rencana jadwal pengerjaan
proyek. Pada scheduled bar ditampilkan tanggal pekerjaan
yang sedang berlangsung.
Pada praktiknya, ada perbedaan antara perencanaan
dengan realisasi pengerjaan proyek. Anda bisa melihat
perbedaan tersebut dalam kolom-kolom pada lembar kerja.
Anda bisa juga menggunakan menu ini untuk menganalisis
rencana jadwal dan realisasinya. Dengan menggunakan filter,
Anda bisa juga menampilkan tugas yang masih harus
diselesaikan tanpa menampilkan tugas yang sudah diselesaikan.
PELAPORAN PROYEK
Untuk membandingkan baseline dan actual, Anda cukup
mengklik Compare progress against baseline work akan
ditampilkan dua gantt chart yang saling berhimpitan. Gantt
chart atas menggambar kondisi sebenarnya (actual),
sedangkan bagian bawah menampilkan rencana awal
(baseline).
Gambar 5.27 Perbandingan actual dan baseline.
Jika Anda perhatikan Gambar 5.39, Anda akan melihat ada
dua warna, yaitu hitam dan hijau. Hitam adalah baseline
schedule, sedangkan hijau adalah actual schedule.
2. SEE THE PROJECTS CRITICAL TASKS
Jika Anda melihat ada beberapa pekerjaan yang mendekati
tenggat waktu atau bahkan memiliki kemungkinan
melewatinya, bisa melakukan beberapa langkah berikut:
Mengoptimalkan alur tugas yang kritis dengan
menganalisis beberapa pekerjaan yang bisa seharusnya
bisa dikerjakan simultan, tapi ternyata dikerjakan
berurutan yang menyebabkan tertundanya satu pekerjaan.
Memodifikasi sumber daya yang ditugaskan untuk
menyelesaikan pekerjaan. Anda bisa juga menambahkan
sumber daya baru untuk menyelesaikan tugas tersebut
agar lebih cepat terselesaikan.
Mempersempit ruang lingkup kerja dan memprioritaskan
target kerja utama.
PELAPORAN PROYEK
Untuk melihat jalur kritis proyek Anda cuku mudah.
Dengan cara klik See the projects critical tasks, Anda akan
melihat pekerjaan yang mencapai titik kritis atau hampir
melewati tenggat waktu dengan warna merah.
Gambar 5.28 Critical tasks.
1. SEE HOW RESOURCES TIME IS ALLOCATED
Menu ini berfungsi untuk menampilkan sumber daya dan
pekerjaan yang dialokasikan untuk mereka. Untuk melihat
sumber daya tersebut bertugas di pekerjaan apa saja dan
bagaimana progress-nya, Anda cukup mengklik sumber daya
di kiri atas. Maka, kolom kanan atas dan bawah akan
menampilkan detailnya.
Gambar 5.29 Resources time allocated.
PELAPORAN PROYEK
2. SEE PROJECT COSTS
Menu ini adalah menu paling menarik, karena Anda bisa
melihat berapa besar anggaran yang dihabiskan untuk proyek
ini dan Anda bisa melakukan analisis biaya proyek melalui
beberapa cara:
1. Mengubah sumber daya yang digunakan untuk
menyelesaikan satu pekerjaan. Misalnya, dengan
mengganti pekerja yang memiliki honor tinggi dengan
yang berhonor rendah.
2. Menyesuaikan tarif untuk tiap sumber daya, misalnya
dengan bernegosiasi untuk mendapatkan harga termurah
atau dengan sistem borongan hingga berapa lama tugas
tadi diselesaikan tidak akan membuat pegeluaran Anda
membengkak. Tentu saja Anda hanya bisa melakukan cara
ini jika pekerjaan tersebut tidak bergantung kepada
pekerjaan lainnya atau ada pekerjaan lain yang
bergantung pada pekerjaan tersebut.
3. Mengurangi ruang lingkup kerja proyek, atau dengan
bahasa lain, lebih fokus pada pekerjaan inti untuk
mengurangi biaya. Salah satu cara adalah dengan
menghapus tugas yang tidak perlu atau mempersingkat
waktu pengerjaan serta efisiensi staf. Dengan melakukan
cara tersebut diharapkan mampu mengurangi biaya.
Untuk membuka prediksi biaya proyek, Anda cukup
mengklik See project costs.
Gambar 5.30 Project costs.
PELAPORAN PROYEK
Pada project cost terdapat beberapa kolom, yaitu:
1. Total Cost, berisi informasi total biaya yang dikeluarkan
pada saat Anda mengerjakan proyek.
2. Baseline, berisi rencana anggaran belanja yang akan Anda
keluarkan. Karena masih merupakan rencana, sering kali
terdapat selisih antara total cost dan baseline, ini
dikarenakan ada perbedaan antara rencana dan realisasi.
3. Variance, adalah selisih antara rencana anggaran dengan
total biaya setelah dilakukan efisiensi. Jika angka dimulai
dengan tanda kurung, maka terjadi penghematan biaya
sebesar (x) rupiah.
4. Actual, adalah informasi biaya yang sudah dikeluarkan
sampai saat dibuatnya laporan, jika angkanya 0 ada
kemungkinan memang belum waktunya dikerjakan.
5. Remaining, berisi informasi anggaran yang masih tersisa
untuk menyelesaikan pekerjaan.
Raih kesempatan mendapatkan 10 paket Online Training
"Microsoft Project 2007 dari Keystone"
senilai total Rp36.000.000,- bagi 10 orang pemenang
PERTANYAAN:
Menurut Anda, topik apa yang paling tepat untuk diangkat
dalam ekstra buku PC Media berikutnya?
A. Programming
B. Sekuriti & Virus Komputer
C. Database
D. Server
E. Microsoft PowerPoint Advanced
CARA MENJAWAB:
Pelanggan Indosat ( Mat rix, IM3, Mentar i, Star one) ; Telkomsel ( Halo, Simpati, As) ;
XL ( Xplor, Bebas, Jempol) ; Fl exi; at au Mobile-8 ( Fr en) kirim SMS ke 7669:
Ketik SMS: PCMEDIA<spasi>12<spasi>PROJECT<spasi>[Jawaban A/ B/ C/ D/ E]<spasi>NAMA
Cont oh: PCMEDIA 12 PROJECT C BUDI
SMS diter ima selambat -l ambat nya 19 Desember 2008.
Nama pemenang di umumkan pada PC Media 02/ 2009 halaman 142 yang t erbit 15 Januar i 2009.
Untuk setiap pembelian
PC atau Laptop yang
sudah teRinstall
Office Small
Business 2007 cOEM
ASLI dari distributor
resmi indonesia Mulai
1 Nov 08 - 31 Des 08.
Untuk setiap pembelian
PC atau Laptop yang
gratis CD
Training
Office small
business
senilai Rp 75 ribu.
ANALISA
pakai
office 2007
Publisher 2007
Business Contact
Manager
Office small
Business 2007
S
UKS
ES
UKM
A
LA
O
FFICE S
m
all Bus
in
es
s

PEMASARAN
PROFESIONAL
pakai
jAlin relasi
pakai
PRO
FIT
pakai
JANGAN LUPA
MINTA PASANG
OFFICE Small BusinEss
YANG ASLI!
Gratis Software
Akuntansi
accurate
SMALL BUSINESS
senilai
rp 1 juta.
+
+
=
O
f
f
ic
e

S
B
g
r
a
t
i
s
*
R
p

1

J
u
t
a
!
B
e
l
i

* Rp 1 juta berupa bonus dan tidak bisa diuangkan.
selama persediaan masih ada.
SBE_Advert_PCMediaMiniBook_FA.indd 1 10/24/2008 3:47:10 PM
Cover 4_IRM.indd 1 24/10/2008 15:17:25

PCM 12-2008 Buku Ms Project 2007 PDF

Hochgeladen von

Dokumentinformationen

Originaltitel

Copyright

Verfügbare Formate

Dieses Dokument teilen

Dokument teilen oder einbetten

Freigabeoptionen

Stufen Sie dieses Dokument als nützlich ein?

Sind diese Inhalte unangemessen?

Copyright:

Verfügbare Formate

PCM 12-2008 Buku Ms Project 2007 PDF

Hochgeladen von

Copyright:

Verfügbare Formate

Smart Project Plan with

Das könnte Ihnen auch gefallen