Ministerio de Minas y Energa

Repblica de Colombia

ESTRATEGIA DE COMUNICACIONES SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD 2005 OBJETIVO Divulgar y fomentar el Sistema de Gestin de la Calidad entre los funcionarios del Ministerio de Minas y Energa, por medio de las herramientas de comunicacin interna como, carteleras, web interna, charlas de motivacin, entre otros METODOLOGA El grupo de !laneacin o el Comit" de Calidad deber# suministrar la informacin y los avances del Sistema de Gestin de la Calidad $ue consideren de inter"s para todos los funcionarios de la entidad %a idea es $ue de manera permanente el funcionario escuche hablar de la calidad, para $ue se familiarice con el tema %os medios de divulgacin ser#n& WEB INTERNA Se considera como una herramienta importante para divulgar la implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad 'na ve( se defina el logo o slogan con el mensa)e institucional se modificar# el vnculo en el home de la web interna desde donde se ingresan a los temas relevantes del Sistema, $ue contendr# toda la informacin y a su ve( servir# para hacer un histrico del proceso $ue est# adelantando en la entidad *s mismo, se crear# un mensa)e $ue se cambiar# semanalmente, se colocar# como protector de pantalla en los e$uipos PUBLICACIONES Dise+ar un folleto, un volante y,o afiche informativo y muy did#ctico $ue contenga los puntos m#s importantes del Sistema de Gestin de la Calidad $ue se distribuya a los funcionarios con el desprendible de pago con alguna periodicidad, cada mes, cada $uincena, trimestralmente, etc , seg-n se considere deba ser divulgado como tema de inter"s, aprovechando $ue el volante informativo de pago es revisado y detallado por todos los funcionarios BOLETIN NOTIMINAS Continuar aprovechando el espacio $ue est# asignado en ./01M1.*S para publicar artculos y,o comentarios relacionados con la calidad

CHARLAS DIDCTICAS E INFORMATIVAS: !rogramar charlas cortas acompa+adas con vdeos $ue tengan $ue ver con el Sistema de Gestin de la Calidad Deber# estar incluido este tema dentro de la induccin o las charlas cortas informales, como la programada para el pr2imo 34 de abril con los funcionarios $ue han ingresado al Ministerio de Minas y Energia en el -ltimo a+o CARTELERAS Continuar haciendo uso de las carteleras para publicar mensa)es e informacin del Sistema de Gestin de Calidad RECOMENDACIONES En la implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad $ue se est# desarrollando en la entidad, se debe continuar fortaleciendo el proceso de SE.S151%16*C17., el cual es fundamental para $ue se logren los resultados deseados El primer paso de motivacin $ue se dio fue la presentacin por parte del Ministro a todos los funcionarios sobre el sistema, luego se han reali(ado capacitaciones en los diferentes temas necesarios para la certificacin8 unido a la informacin $ue se ha ido publicando paulatinamente en el boletn interno, las carteleras e intranet Est# in$uietud sobre la falta de motivacin de los funcionarios fue e2puesta al asesor de calidad de 5ureau 9eritas Eduardo :aner y al funcionario Edgar ;ranco en la capacitacin sobre <eali(acin del Servicio el pasado viernes 4 de abril de 3==>, ellos est#n de acuerdo sobre la falencia $ue e2iste en el Ministerio al respecto MOTIVACIN Esta sensibili(acin o motivacin se debe dar de acuerdo a un cambio transformacional, es decir $ue la gente se involucre en el cambio por medio de tres aspectos& - Conocimiento - Sentimiento - *ceptacin El conocimiento se esta dando por medio de las capacitaciones, pero el sentimiento y aceptacin a-n no se ha logrado por completo !ara llegara a fortalecer ese cambio se podra desarrollar diferentes actividades $ue se mencionar#n a continuacin& 1. CAF CON EL MINISTRO Es un espacio en donde el Ministro se acercar# a los funcionarios de cual$uier nivel ?por e)emplo au2iliares o t"cnicos de diferentes dependencias@, en grupos pe$ue+os para preguntarles cmo se han sentido en este proceso, $u" es lo $ue piensa y siente al respecto

De la conversacin o repuestas dadas se podra redactar un documento $ue muestre el verdadero sentir de los empleados puesto $ue de ellos depende directamente el cambio $ue se busca para me)orar los procesos y conseguir la certificacin Sin la presencia del )efe directo podran e2presar sus sentimientos m#s f#cilmente, adem#s veran el compromiso del Ministro de forma m#s directa y cercana En esta actividad se traba)ara Sentimiento y *ceptacin !odra durar A= minutos Se ofrecera un caf" con galletas .o se necesitara un presupuesto B,o se podra tambi"n hacer tertulias informativas sobre el Sistema de Gestin de la Calidad 2. LDERES NATURALES - MOTIVADORES En todos los niveles de la entidad hay lderes naturales $ue est#n en las diferentes dependencias $ue no se han vinculado de forma directa o indirecta al proceso, $ue podran apoyar el Sistema, de la misma manera continuar motivando a los $ue ya est#n capacitados El primer paso es identificarlos luego, deben recibir una capacitacin, e2plicarles de forma diferentes el sistema para comprometerlos y vincularlos emocionalmente, para $ue puedan replicar este sentimiento por medio de su divulgacin y e)emplo en el traba)o $ue realicen . PREGUNTAS PARA REFLE!IONAR !or medio de una cartelera ubicada en un lugar estrat"gico, no tan visible, las personas escriban la respuesta de una pregunta $ue se estable(ca semanalmente sobre el sistema o un bu(n donde pueda depositar sin comprometer, de esta manera se lograra conocer realmente la forma de sentir y pensar de los funcionarios ". MOSTRAR LOS BENEFICIOS DEL CAMBIO Destacar los beneficios de la implementacin del Sistema de Gestin de Calidad por medio de hechos pr#cticos y reales, utili(ando mensa)e enviados por el correo, en las carteleras de cada dependencia y de las generales $ue se encuentran al lado de las escaleras del Ministerio #. PREGUNTAS $ RESPUESTAS DESPUS DE LA CAPACITACIN Despu"s de la capacitacin dedicar cinco minutos para identificar dudas sobre el tema visto o cual$uier otro sobre calidad, escribir est#s preguntas8 o por medio de una evaluacin de la capacitacin de)ando un espacio para $ue los funcionarios escriban sus preguntas, y luego sean publicadas con la respuesta en los diferentes medios de comunicacin %. VIDEO INSTITUCIONAL DE LA CALIDAD Cacer un vdeo donde el Ministro presente los beneficios del Sistema de Gestin de la Calidad a la entidad

&. VISITAS <eali(ar visitas informales con alguna frecuencia por la direccin a las diferentes dependencias para preguntar cmo va la implementacin en cada #rea ?Ministro, 9iceministro o Secretara General@ !ara $ue las personas sientan la cercana y el inter"s de la direccin y recono(can la importancia de su participacin en el proceso y motivacin para hacerlo '. ENTREVISTA CORTAS Cacer entrevistas cortas relacionadas con el Sistema de Gestin de Calidad a los funcionarios para conocer sus in$uietudes de forma m#s personal y consiganarlas en un documento para ser publicado sin identificar el entrevistado (. EJEMPLOS )UE ENSE*AN 5uscar entidades $ue ya hayan sido certificadas o est"n en el proceso para escuchar y aprender de ellas 1+. LOGO , SIMBOLO En cuanto a la reali(acin de un logo para el Sistema de Gestin de Calidad se recomienda traba)ar un logo D smbolo Cay un e)emplo de la *lcalda de 5ogot# respecto a lo mencionado anteriormente&

!ara nosotros podra ser& Calidad total en el Ministerio , Minminas con calidad total Se podra hacer una nueva convocatoria para la elaboracin del logo E smbolo $ue re-na los re$uisitos necesarios de lo $ue se $uiere comunicar Sin embargo se puede continuar traba)ando en un taller creativo para el dise+o del logo E smbolo y destacar el esfuer(o e inter"s de las personas $ue participaron en el concurso 11. CONCURSOS <eali(ar concursos despu"s de las capacitaciones o de publicar las preguntas con sus respuestas para fortalecer lo aprendido por medio de crucigramas, sopas de letras, refranes, adivinan(as, entre otros !edir al Comit" 0"cnico la designacin de un presupuesto para otorgar premios a los ganadores de los concursos, como libros o esferos y,u otro tipo de estmulos 11. ECOTERAPIAS %as ecoterapias tambi"n son un importante espacio para refor(ar el conocimiento, sentimiento y aceptacin de la implementacin del Sistemas de Gestin de la Calidad