TALLER 3 ETAPAS DEL CIVLO VITAL DEL DOCUMENTO

ANGELA PATRICIA FUENTES MONGUI LILIANA GAMEZ AREVALO CDIGO: C16403_04

GRUPO: 4

UNIVERSIDAD DEL QUINDO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y ELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTANCIN! I LIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA GESTIN DOCUMENTAL II "014

TALLER 3 ETAPAS DEL CIVLO VITAL DEL DOCUMENTO

PRESENTADO POR: PRESENTADO A:

ANGELA PATRICIA FUENTES MONGUI LILIANA G#MEZ AR$VALO LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

CDIGO: C16403_04 GRUPO: 4

UNIVERSIDAD DEL QUINDO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y ELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTANCIN! I LIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA GESTIN DOCUMENTAL II "014

TA LA DE CONTENIDO I%&'()*++,-% O./0&,1( G0%0'23 O./0&,1(4 0450+67,+(4 18 9Q*: 04 03 +,+3( 1,&23 )0 3(4 )(+*;0%&(4 < +*=304 4(% 4*4 72404 < 0&2524> "8 9Q*: 04 *%2 U%,)2) )0 +(''045(%)0%+,2 < +*=3 04 4* ,;5('&2%+,2 0% *%2 ('?2%,@2+,-%> 3. EA53,B*0 0% 7(';2 04+',&2 < ;0),2%&0 ,;=?0%04 ( 7(&(?'27624! +2)2 *%( )0 3(4 5'(+04(4 )0 32 G04&,-% D(+*;0%&23 +(% 4* )07,%,+,-%! %(';2&,1,)2) < 2+&,1,)2)048 4. C(;52'0 +(% 03 D0+'0&( "60C )0 "01" < 04&2.30@+2 B*0 ),+0 03 ;0%+,(%2)( )0+'0&( 4(.'0 3(4 5'(+04(4 )0 32 ?04&,-% D(+*;0%&23 < '023,+0 324 '0450+&,124 (.40'12+,(%04 23 '0450+&(8 D8 R023,+0 *% '04*;0% ?0%0'23 )0 3( &'2&2)( 0% 03 D0+'0&( "60C )0 "01"8 68 E32.('0 *% '04*;0% 4(.'0 32 +,'+*32' 00" )0 ;2'@( 06 )0 "01"8 7. I)0%&,7,B*0 +(;( +324,7,+2% 3(4 2'+E,1(4 &0%,0%)( 0% +*0%&2 03 +,+3( 1,&23 )0 3(4 )(+*;0%&(4 < 3(4 5'(+04(4 )0 32 G04&,-% D(+*;0%&23 B*0 40 )042''(332% 0% +2)2 7240 FA'+E,1( )0 G04&,-%! C0%&'23 0 H,4&-',+(G 8. E/0;53( )0 *% )(+*;0%&( 5(' 4*4 ),70'0%&04 0&2524 )04)0 4* 5'()*++,-% C8 I)0%&,7,B*0 3(4 123('04 B*0 &,0%0% 3(4 )(+*;0%&(4 0% +2)2 *%2 )0 04&24 72404 ( 0&25248 108 D04&2B*0 3(4 2450+&(4 ;=4 ,;5('&2%&04 2 &0%0' 0% +*0%&2 0% 3(4 A+*0')(4 03! 04! 0D )0 ;2'@( 1D )0 "0138 C(%+3*4,(%04 C,.0'?'2762

INTRODUCCIN

Este trabajo tiene como finalidad

fortalecer el inters por temas

especficos como estudiantes C.I.D.B.A y vamos a conocer los procesos de un programa de gestin documental conocer sobre el ciclo vital de los documentos sus fases y etapas conocer aspectos importantes de la unidad de correspondencia aprender sobre el decreto !"#$ de !#%! e identificar como se clasifican los arc&ivos y los valores de los documentos.

O HETIVO GENERAL

Conocer e interpretar todas las &erramientas e'istentes en el (rea de )estin documental entender y poner en pr(ctica todos los procesos de un programa de gestin documental. O HETIVOS ESPECFICOS * * * * Conceptuali+ar el Ciclo vital de los documentos Identificar los valores ,ue tienen los documentos en cada una de estas fases. -econocer la importancia de la .nidad de Correspondencia y los procesos de la )estin Documental ,ue se desarrollan en ella. Conocer cmo se clasifican los arc&ivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y los procesos de la )estin Documental ,ue se desarrollan en cada fase.

18 9Q*: 04 03 +,+3( 1,&23 )0 3(4 )(+*;0%&(4 < +*=304 4(% 4*4 72404 < 0&2524> E/ CIC/0 1I2A/ DE/ D0C.3E420 5iffels en %"6! planteo su teora sobre las fases o edades b(sicas del ciclo vital del documento esta denominacin &ace relacin a las etapas ,ue cumple un documento a lo largo de su vida 7til. 8eg7n )on+(le+ de -os estas etapas se pueden considerar de la siguiente manera9 :laneacin elaboracin utili+acin y mantenimiento y eliminacin. En esencia este ciclo se define en tres etapas ,ue a su ve+ permiten diferenciar tres tipos de arc&ivo seg7n la fase en ,ue se encuentren los documentos. A continuacin se presenta la caracteri+acin ,ue )on+(le+ de -os enuncia sobre cada etapa9 P',;0'2 F240: E32.('2+,-% )0 D(+*;0%&(4 Esta fase la gestin de documentos tiene como objetivos9 * Evitar la produccin de documentos no esenciales * Disminuir el volumen de los documentos * Ampliar el uso y la utilidad de los documentos ,ue son necesarios * Asegurar el empleo adecuado de las tcnicas reprogr(ficas y de automati+acin S0?*%)2 F240: U&,3,@2+,-% < +(%40'12+,-% )0 )(+*;0%&(4 Esta segunda fase comprende la seleccin almacenamiento se caracteri+a por9 * * * utili+acin control y

Disponibilidad de la informacin y de los documentos necesarios .tili+acin a bajo costo de la informacin y de los documentos 8eleccin de material au'iliar e,uipos y lugar de almacenamiento de los documentos adecuados a la naturale+a y a la frecuencia de uso

T0'+0'2 F240: L2 E3,;,%2+,-% )0 )(+*;0%&(4 8olo despus del proceso de evaluacin se puede determinar ,u documentos deben ser conservados y cu(les pueden eliminarse. 2odo procedimiento efica+ para suprimir documentos debe cumplir con las siguientes actividades9 * Identificacin y descripcin de los documentos por series

* * * *

Clasificacin de estas series con miras a su conservacin o eliminacin Determinacin de los documentos ,ue se justifica conservar en los arc&ivos Eliminacin peridica de los documentos no permanentes 2ransferencia de documentos permanentes a los arc&ivos nacionales o a los ,ue &agan sus veces.

C32404 )0 A'+E,1( /igados a las fases del ciclo vital se consideran tres clases de arc&ivos los cuales )on+(le+ de -os describe de la siguiente manera9 % Edad o fase Arc&ivo de gestin ! Edad o fase Arc&ivo Central ; Arc&ivo Intermedio < Edad o fase Arc&ivo =istrico Arc&ivos de gestin o de las oficinas productoras de documentos En esta instancia se re7ne la documentacin en tr(mite en busca de solucin de los asuntos iniciados adem(s la documentacin esta sometida a continua utili+acin y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras dependencias ,ue las soliciten A'+E,1(4 +0%&'2304 ( ,%&0';0),(4 A,u se agrupan documentos transferidos por distintos arc&ivos de gestin de la entidad respectiva una ve+ finali+ado su tr(mite pero ,ue siguen siendo objeto de consulta por las oficinas y los particulares en general. A'+E,1(4 50';2%0%&04 ( E,4&-',+(4 /ugar donde se transfiere desde el arc&ivo intermedio la documentacin ,ue por decisin del comit evaluador de documentos debe conservarse permanentemente dado el valor ,ue cobra para la investigacin la ciencia y la cultura. Como se puede apreciar en la )rafica ! En el ciclo vital del documento el volumen documental disminuye a travs del tiempo permitiendo conservar la informacin valiosa para la organi+acin permanentemente no obstante para el logro de esta racionali+acin del acervo documental la gestin documental &a desarrollado instrumentos tales como el cuadro de clasificacin y la tabla de retencin documental sin los cuales sera imposible ejecutar procesos de transferencias

documentales seg7n la edad del documento. El ciclo define tres etapas ,ue a su ve+ permiten diferenciar tres tipos de arc&ivo seg7n la fase en ,ue se encuentren los documentos

"8 9Q*: 04 *%2 U%,)2) )0 +(''045(%)0%+,2 < +*=3 04 4* ,;5('&2%+,2 0% *%2 ('?2%,@2+,-%> Es la encargada de gestionar de forma centrali+ada y normali+ada los servicios de recepcin radicacin y distribucin de sus comunicaciones de tal manera ,ue estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestin documental y los programas de conservacin integr(ndose a los procesos ,ue se llevar(n en los arc&ivos de gestin centrales e &istricos. I;5('&2%+,2 )0 32 *%,)2) )0 +(''045(%)0%+,2 0% ('?2%,@2+,(%04 )estionar los procesos o programas de gestin documental para promover la conservacin adecuada de toda la documentacin escrita >todos los papeles? facilitando y gestionando de forma efica+ su uso oportuno mediante la utili+acin de procedimientos y operaciones Arc&ivsticas.

F*%+,(%04 )0 32 *%,)2) )0 +(''045(%)0%+,2: %? Control de Ingreso de la Documentacin. !? 0rgani+acin del @ondo Documental >clasificar ordenar describir?. <? Conservacin. A? 8ervicio y Control de :rstamo de los documentos. B? 8eleccin y 2raslado de la Documentacin al arc&ivo central. $? Digitali+acin de los Documentos. 6? Atencin de consultas sobre informes estudiantiles. C? El Drea de Correspondencia debe velar tambin por la adecuada conservacin y el control en la produccin documental radicando y tramitando solamente las comunicaciones ,ue cumplan con los re,uisitos e'igidos en acuerdo #$# del <% de octubre de !##% en cuanto al formato y firmas responsables. S0'1,+,(4 )0 32 *%,)2) )0 +(''045(%)0%+,2 -ecepcin de correspondencia -adicacin de correspondencia Distribucin de la comunicacin al (rea correspondiente 3. EA53,B*0 0% 7(';2 04+',&2 < ;0),2%&0 ,;=?0%04 ( 7(&(?'27624! +2)2 *%( )0 3(4 5'(+04(4 )0 32 G04&,-% D(+*;0%&23 +(% 4* )07,%,+,-%! %(';2&,1,)2) < 2+&,1,)2)048 P24( N(8 1 I P'()*++,-% D(+*;0%&23 * P'()*++,-%. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de produccin o ingreso formato y estructura finalidad (rea competente para el tr(mite proceso en ,ue act7a y los resultados esperados. /ey A< de %"%< 8obre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.

/ey B!6 de Artculo 6. 8obre mensajes de datos y firmas digitales

%"""

Circular Interna A)4 4o.%< de %"""

42C %$6<

P24( N(8 " I R0+05+,-% )(+*;0%&23: Conjunto de operaciones de verificacin y control ,ue una Institucin debe reali+ar para la admisin de los documentos ,ue son remitidos por una persona natural o jurdica. Identificacin de medios de recepcin9 mensajera fa' correo tradicional correo electrnico p(gina Eeb otros. -ecibo de documentos oficiales. 1erificacin y confrontacin de folios copias ane'os firmas. Constancia de recibo >sello reloj radicador?

A'&6+*3( 1D8 P=''27( 39 /a correspondencia y dem(s formas de comunicacin privadas son inviolables. 8lo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial en los casos y con las formalidades ,ue estable+ca la /ey. >-eforma Acto /egislativo #! de !##< D0+'0&( "1D0 )0 1CCD! A'&6+*3(4 1! 11 < 3": S*5'04,-% de autenticacin de documentos originales y uso de sellos ventanilla 7nica. A+*0')( AGN 060 )0 "001! A'&6+*3( 3! D! J! 10! 11 < 1": 8obre las unidades de correspondencia radicacin y control de las comunicaciones recibidas y enviadas. A+*0')( AGN 060 )0 "0018 A'&6+*3( S:5&,;(: C(;*%,+2+,(%04 I%&0'%24: F:ara las comunicaciones internas de car(cter oficial las entidades deber(n establecer controles y procedimientos ,ue permitan reali+ar un adecuado seguimiento a las mismas utili+ando los cdigos

de las dependencias la numeracin consecutiva y sistemas ,ue permitan la consulta oportunamente ya sean stos manuales o automati+adosG. P24( 3I D,4&',.*+,-% )0 )(+*;0%&(4: Actividad dentro del proceso de )estin Documental cuyo fin radica en garanti+ar ,ue los documentos lleguen a su destinatario.

D0+'0&( ""C )0 1CCD98ervicios postales y sus resoluciones reglamentarias. D0+'0&( "1D0 )0 1CCDIA'&6+*3( "D: .tili+acin del correo para el envo de informacin. A+*0')( 060 )0 "001I A'&6+*3( 3: Centrali+acin de los servicios de aciones oficiales. distribucin de las comunic

P24( 4I G04&,-% < &'=;,&08 Conjunto de actuaciones necesarias para el registro laH vinculacin a un tr(mite la distribucin incluidas las actuaciones o delegaciones la descripcin >metadatos? la disponibilidad recuperacin y acceso para consulta de los documentos el control y seguimiento a los tr(mites ,ue surte el documento &asta la resolucin de los asuntos.

C(%4&,&*+,-% P(36&,+28 A'&6+*3( "3: 2oda persona tiene derec&o a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de inters general o particular y a obtener pronta resolucin. El legislador podr( reglamentar su ejercicio ante organi+aciones privadas para garanti+ar los derec&os fundamentales. L0< DJ )0 1CJ": -eglamentacin tr(mite peticiones D0+'0&( 01 )0 1CJ4 C-),?( C(%&0%+,(4( A);,%,4&'2&,1(: Derec&o de peticin. * P24( DI O'?2%,@2+,-%. Conjunto de operaciones tcnicas para declarar el documento en el sistema de gestin documental clasificarlo ubicarlo en el nivel adecuado ordenarlo y describirlo adecuadamente.

L0< J0 )0 1CJC: Artculo !. @ija las polticas para establecer los reglamentos para garanti+ar la organi+acin y conservacin del patrimonio documental. L0< DC4 )0 "000: Articulo < Definiciones documental @uncin arc&ivstica 2abla de retencin

L0< "C4 )0 "000: Artculo !A. 0bligatoriedad de las tablas de retencin documental. 8era obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retencin. * P24( 6I C(%4*3&2 )0 )(+*;0%&(4

Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la informacin ,ue contienen. /a consulta garanti+a el derec&o ,ue tiene un usuario >entidad dependencia persona natural Estado Colombiano etc.? de acceder a la informacin contenida en los documentos de arc&ivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. :ara el cumplimiento de este propsito los arc&ivos deben atender los re,uerimientos y solicitudes de manera personal telefnica correo electrnico o remitiendo al usuario al funcionario competente. L0< DK )0 1CJD9 Artculos % y %! al !6. 8obre publicidad y acceso a los documentos p7blicos. CONSTITUCION POLITICA A'&6+*3( "0: 8e garanti+a a toda persona la libertad de e'presar y difundir su pensamiento y opiniones la de informar y recibir informacin vera+ e imparcial y la de fundar medios masivos de comunicacin. A'&6+*3( 31D8 /os 8ecretarios de las corporaciones y autoridades p7blicas dan fe en los certificados ,ue e'pidan relativamente a los negocios ,ue les est(n confiados por ra+n de su empleo. A'&6+*3( 3168 2odo individuo puede pedir certificados a los Iefes o 8ecretarios de las 0ficinas y los primeros los mandar(n dar si el asunto de ,ue se trata no fuera reservado. 8i lo fuere el certificado se e'tender( pero se reservar( en la oficina &asta ,ue cese la reserva y pueda entreg(rsele al interesado. De los certificados se dejar( copia en un libro de papel com7n. * P24( KI C(%40'12+,-%8 Conjunto de acciones y est(ndares aplicados a los documentos durante su gestin para garanti+ar su preservacin en el tiempo independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.

A+*0')( AGN 11 )0 1CC6. Criterios de conservacin y organi+acin de documentos. A+*0')( AGN 04K )0 "000. Acceso a los documentos de Arc&ivo restricciones por ra+ones de conservacin. A+*0')( AGN 04J )0 "0008 Conservacin preventiva conservacin y restauracin documental

A+*0')( 03K )0 "00". Especificaciones tcnicas y re,uisitos para la contratacin de los servicios de depsito custodia organi+acin reprografa y conservacin de documentos de arc&ivo. * P24( J L D,45(4,+,-% 7,%23:

Decisin resultante de la valoracin &ec&a en cual,uier etapa del ciclo vital de los documentos registrada en las tablas de retencin y;o tablas de y valoracin documental con miras a su conservacin total eliminacin seleccin y;o reproduccin. >A)4 !##$?. /a disposicin final es una de las actividades m(s delicadas dentro del proceso de elaboracin de la 2-D y;o 21D pues implica la toma de decisiones sobre la disposicin de los documentos lo cual resulta para los casos de seleccin y eliminacin procesos irreversibles

C(%4&,&*+,-% P(36&,+2 )0 1CC1I A'&6+*3( K0: C4 :(rrafo !9 /a cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento de la nacionalidad. El Estado reconoce la igualdad y dignidad de todas las ,ue conviven en el pas. El Estado promover( la investigacin la ciencia el desarrollo y la difusin de los valores culturales de la 4acin. C(%4&,&*+,-% P(36&,+2 )0 1CC1I A'&6+*3( K": El patrimonio cultural de la 4acin est( bajo la proteccin del Estado

C(%4&,&*+,-% P(36&,+2 )0 1CC1I A'&6+*3( K1: /a b7s,ueda del conocimiento y la e'presin artstica son libres. /os planes de desarrollo econmico y social incluir(n el fomento a las ciencias y en general a la cultura. L0< 14 )0 1C36: Aprueba tratado internacional sobre proteccin del patrimonio cultural.

4. C(;52'0 +(% 03 D0+'0&( "60C )0 "01" < 04&2.30@+2 B*0 ),+0 03 ;0%+,(%2)( )0+'0&( 4(.'0 3(4 5'(+04(4 )0 32 ?04&,-% D(+*;0%&23 < '023,+0 324 '0450+&,124 (.40'12+,(%04 23 '0450+&( Este decreto aplica a todas las entidades p7blicas en sus diferentes niveles y las entidades privadas ,ue cumplen funciones p7blicas las entidades del estado en las diferentes ramas del poder. /a norma se aplica a cual,uier tipo de informacin producida o recibida por las entidades p7blicas en cual,uier soporte >fsico o electrnico? y ,ue se conservan en los diferentes arc&ivos. Es responsabilidad de los empleados p7blicos aplicar las normas establecidas por el A)4 sobre la responsabilidad de la gestin de documentos. /a coordinacin de la gestin documental se reali+ara por la secretaria general a travs la oficina de arc&ivo la gestin de los documentos se rige bajo los siguientes principios9 :laneacin eficiencia economa control y seguimiento oportunidad transparencia disponibilidad agrupacin vinculo arc&ivstico proteccin del medio ambiente autoevaluacin coordinacin y acceso cultura arc&ivstica moderni+acin interoperabilidad orientacin al ciudadano neutralidad tecnolgica proteccin de la informacin y los datos. /as entidades deben formular una poltica de gestin documental con los siguientes componentes9 marco conceptual conjunto de est(ndares programa de gestin de documentos cooperacin articulacin y coordinacin de las diferentes (reas. :ara la buena gestin de los documentos &ay ,ue tener en cuenta las etapas de creacin mantenimiento y administracin de los documentos la gestin de los documentos se reali+ara a partir de los instrumentos arc&ivsticos como el cuadro de clasificacin tabla de retencin documental programa de gestin documental plan institucional de arc&ivos inventario documental gestin de documentos electrnicos mapas de procesos tablas de control y acceso. /a gestin de los documentos debe

contemplar los procesos de :laneacin produccin gestin y tr(mite organi+acin transferencia disposicin de documentos preservacin a largo pla+o y valoracin. Es de aclarar ,ue9 2odas las entidades del estado deben formular programa de gestin documental a largo mediano y corto pla+o implementacin y seguimiento del :)D es responsabilidad del (rea arc&ivo de la entidad la entidad debe tener un plan de capacitacin el alcance y desarrollo del mismo. un la de en

D8 R023,+0 *% '04*;0% ?0%0'23 )0 3( &'2&2)( 0% 03 D0+'0&( "60C )0 "01" /a gestin de documentos electrnicos debe asegurar la autenticidad integridad inalterabilidad fiabilidad disponibilidad y conservacin para mantener su valor testimonial las caractersticas de los documentos electrnicos de arc&ivo deben tener las siguientes caractersticas contenido estable forma documental fija vnculo arc&ivstico y e,uivalencia funcional. :ara garanti+ar la presuncin de autenticidad de los documentos electrnicos de arc&ivo las entidades deben definir los procedimientos de proteccin para evitar la prdida o corrupcin de los documentos de arc&ivo a su ve+ asegurar los medios de almacenamiento y tecnolgico. 8e debe garanti+ar ,ue los documentos de arc&ivo electrnico generados por la entidad no sean modificados a lo largo del ciclo vital mediante la utili+acin de sistemas de seguridad con el fin de conservar a largo pla+o. /a fiabilidad de los documentos electrnicos de arc&ivo es una representacin completa fiel y precisa de los &ec&os ,ue da testimonio los documentos electrnicos y la informacin contenida en ellos debe estar disponible en cual,uier momento mediante sistemas ,ue aseguren su registro o medio de registro original para la conservacin y preservacin de los documentos electrnicos se puede conservar los documentos en sistema an(logo y digital se debe garanti+ar la conservacin a travs del ciclo vital del documento electrnico. /os e'pedientes electrnicos como unidad mnima de arc&ivo deben reflejar a secuencia de la diligencia dentro de un mismo tr(mite se adoptara programas de foliacin de e'pedientes electrnicos. 2iene como base la el documento electrnico de arc&ivo y el e'pediente sus respectivos procesos arc&ivsticos.

68 E32.('0 *% '04*;0% 4(.'0 32 +,'+*32' 00" )0 ;2'@( 06 )0 "01"8 /a circular ##! de mar+o #$ de !#%! trata sobre las directrices ,ue el comit intersectorial de polticas y gestin de informacin para la administracin publica >C0I4@0? dictamina para reali+ar la reingeniera del programa 0-@E0 ajust(ndolo a al 40-3A I80 %BAC" as como el modelo de re,uisitos para el sistema de gestin de documentos electrnicos de arc&ivo 30-EJ del Arc&ivo )eneral de la 4acin. 8e &acen algunas recomendaciones a entidades p7blicas o privadas ,ue cumplen funciones p7blicas para ad,uirir o desarrollar sistemas de gestin de documentos aplicando las nuevas tecnologas9 :ara desarrollar el sistema de gestin de documentos electrnicos de arc&ivo >8)DEA? &ay ,ue conocer los est(ndares mnimos en procesos de administracin de arc&ivos y gestin de documentos electrnicos y arc&ivos electrnicos citados en la circular ##A de !#%# como son9 estudio y elaboracin de un :)D elaborar presentar y actuali+ar las 2-D los proyectos y procesos deben estar articulados con los sistemas de gestin de calidad modelo est(ndar de control interno. /as entidades p7blicas deben reali+ar el proceso de ad,uisicin o desarrollo respecto a las atribuciones legales ,ue formule al A)4. /as entidades p7blicas y privadas ,ue cumplen funciones p7blicas deben tener aplicar los re,uerimientos de las normas 42C I80 %BAC"*% la 42C I80 %BAC"*! y el modelo de re,uisitos para el sistema de gestin de documentos electrnicos de arc&ivo. Adoptar los est(ndares para asegurar la conservacin a largo pla+o de los documentos electrnicos de arc&ivo. El 8)DEA deber( contemplar el uso de instrumentos arc&ivsticos como los cuadros de clasificacin documental y 2-D con el fin de establecer un solo modelo para toda la entidad atendiendo los principios de procedencia orden original descripcin colectiva e integrada arc&ivstica de los fondos. K8 I)0%&,7,B*0 +(;( +324,7,+2% 3(4 2'+E,1(4 &0%,0%)( 0% +*0%&2 03 +,+3( 1,&23 )0 3(4 )(+*;0%&(4 < 3(4 5'(+04(4 )0 32 G04&,-% D(+*;0%&23 B*0 40 )042''(332% 0% +2)2 7240 FA'+E,1( )0 G04&,-%! C0%&'23 0 H,4&-',+(G F240 2+&,12 >Arc&ivo de )estin?: es cuando el documento es producido y utili+ado en determinada (rea y se encuentra en tr(mite tiene una valoracin primaria >lega administrativo o fiscal?

F240 40;,2+&,12 >Arc&ivo Central?: los documentos pasan al arc&ivo de concentracin para su consulta al terminar su periodo de permanencia se reali+a la valoracin secundaria para determinar si va al arc&ivo &istrico o se da de baja a la documentacin esto depende de sus valores primarios. F240 ,%2+&,12 >Arc&ivo =istrico?: la documentacin ya no es utili+ada por la dependencia o (rea su valor pasa a ser de uso social para poder ser consultado por investigadores o publico en general. :ara conocer el destino de la documentacin se reali+a un muestreo baja documental transferencia y traslado al arc&ivo &istrico. 8. E/0;53( )0 *% )(+*;0%&( 5(' 4*4 ),70'0%&04 0&2524 )04)0 4* 5'()*++,-%8 * R0+05+,-%: El documento se recibi va mail y en forma escrita adjunta $ carpetas de ane'o y tiene firma original para efectos de ,ue el documento sea valedero. 8e radica en Ecopetrol y se visuali+a en el documento dos n7meros por lo ,ue se puede tener b7s,ueda el consecutivo interno y el radicado ,ue asigna Ecopetrol.

Dentro de este tambien se visali+a con e'actitud el desstinatario o a ,uien se dirige la comunicacin. * D,4&',.*+,-%: Como es un documento interno este tiene dos destinatarios mas para darles una copia de la informacin. 1a para la dependencia de Direccin de abastecimiento y gestora administrativa.

:ara su envi se elabora un sobre con el nombre del destinatario y el remitente la direccin e'acta y el funcionario y se genera la planilla para la firma de recibido. * T'2;,&0: 8e mide el tiempo de respuesta del documento en este caso como es una comunicacin interna es de C das &(biles a partir del dia de recibo de la comunicacin. 8e verifica el diligenciamiento de la planilla y si llego a la persona indicada. 8e espera la respuesta del funcionario al ,ue comunicacin para alimentar el contrato o e'pediente. se envi la

O'?2%,@2+,-%: 8e identifica en el proceso de clasificacin a ,ue tipo documental pertenece y como se organi+an los documentos. En el proceso de ordenacin se debe verificar si el contrato al ,ue pertenece el documento esta creado y si no se crea se organi+a de forma cronolgicamente y se folia. Ka en el proceso de descripcin se incluye el documento en una lista de c&e,ueo donde dependiendo del tipo documental y de la completitud del e'pediente se reali+a transferencia parcial o completa del contrato

C(%4*3&2: E'isten dos tipos de consulta del documento por medio del sistema de correspondencia y el documento ,ue se digitali+a en el arc&ivo de gestin para alimental la carpeta digital del contrato. C(%40'12+,-%: 8e reali+a limpie+a a los documentos y se almacenan en el e'pediente. 8e mantiene en lugar con buena ventilacin y en cajas ' !## para la facilidad en el transporte. D,45(4,+,-% 7,%23: 8e verifica si el documento es una copia o no dependiendo del tipo documental dependen los aLos de conservacin en el arc&ivo de

gestin y en el arc&ivo central a su ve+ se deja una copia digital para las consultas del mismo. C8 I)0%&,7,B*0 3(4 123('04 B*0 &,0%0% 3(4 )(+*;0%&(4 0% +2)2 *%2 )0 04&24 72404 ( 0&25248 F240 2+&,12 o 1aloracin primaria Administrativo9 sirven como testimonio de procedimiento y actividades. @iscal9 sirven como testimonio de obligaciones tributarias. /egal9 valor de conservacin de los documentos. F240 40;,2+&,12 o 1aloracin secundaria Evidencial9 es el valor ,ue revela el origen organi+acin y desarrollo de la institucin. 2estimonial9 Cambios legales de la institucin como9 :olticas -eglamentos /eyes Decretos :rocedimientos Informativo9 -evelan fenmenos particulares del as instituciones como los documentos &istricos. F240 ,%2+&,12 o Arc&ivo =istrico9 documentacin ,ue &a cumplido con su vigencia es trasferido del arc&ivo de concentracin. Esta documentacin ser( conservada y preservara valores secundarios.

108 D04&2B*0 3(4 2450+&(4 ;=4 ,;5('&2%&04 2 &0%0' 0% +*0%&2 0% 3(4 A+*0')(4 03! 04! 0D )0 ;2'@( 1D )0 "0138 A+*0')(4 03 )0 ;2'@( 1D )0 "013 El A)4 tiene como funcin formular orientar coordinar y controlar la poltica nacional de arc&ivos de acuerdo al plan nacional de desarrollo de acuerdo a sus aspectos econmicos sociales tecnolgicos culturales y cientficos de los arc&ivos ,ue &acen parte del sistema nacional de arc&ivos.

El A)4 podr( reglamentar los procedimientos para elaborar evaluar aprobar e implementar las 2-D y 21D de entidades del estado tanto publicas como privadas con funciones p7blicas. El comit evaluador de documentos de arc&ivo general ser( el encargado de decidir sobre la valoracin y disposicin final de los documentos para proteger el patrimonio documental para su conservacin y preservacin. A+*0')(4 04 )0 ;2'@( 1D )0 "013 /as entidades del estado >nacional departamental municipal distrital? y las entidades privadas ,ue cumplen funciones publicas deben elaborar aprobar implementar y actuali+ar las 2-D tanto de documentos fsicos como electrnicos y las 21D para fondos acumulados de conformidad con las normas e'pedidas por el A)4. Deben ser elaboradas por9 o :rofesionales >arc&ivistas &istoriadores abogados ingenieros industriales administradores p7blicos etc.? o -eali+ar cuadros de clasificacin documental siguiendo la estructura de la org(nico*funcional de la entidad o El principio de orden original o 2iempos de retencin seg7n las series y subseries documentales. El proceso de elaboracin de las tablas debe contener los siguientes criterios9 Idoneidad >elaboradas por un e,uipo apto y calificado para tal fin? An(lisis conte'tual9 consideracin de las normas legales seg7n su conte'to legal institucional e &istrico. 2ra+abilidad y control9 conservar los soportes e informacin ,ue sirvieron para la elaboracin de las tablas. @irmas responsables9 8uscritas por el secretario general o funcionario administrativo de igual jerar,ua Aprobacin9 mediante acto administrativo por el representante legal de la entidad emitido por el comit institucional de desarrollo administrativo para Entidades de orden nacional y por el comit interno de arc&ivo para el orden territorial :ublicacin9 en la pagina 5eb de la entidad :resentacin previsin y ajustes9 pla+o de <# das o seg7n la disposicin de los e'pertos. Evaluacin y convalidacin9 pla+o de "# das a partir de su recepcin Implementacin Actuali+acin

/os documentos ,ue vallan a ser eliminados deben estar basados en las 2-D y 21D. A+*0')(4 0D )0 ;2'@( 1D )0 "013 /as entidades p7blicas y privadas ,ue cumplen funciones p7blicas deben adoptar9 0rgani+acin de los arc&ivos seg7n los principios de procedencia orden original integridad de los fondos ciclo vital y normatividad. Clasificacin documental de acuerdo al cuadro de clasificacin de niveles y subniveles9 o @ondo o 8ubfondo o 8eccin o 8ubseccin o 8erie o 8ubserie o .nidad documental compuesta o .nidad documental simple 0rdenacin documental puede reali+arse seg7n la documentacin por niveles9 o @ondo o 8eccin o 8erie o 8ubserie o E'pediente o 2ipos documentales Descripcin documental en donde se permita conocer como esta conformado un arc&ivo sus unidades documentales para su consulta para la recuperacin de la identidad cultural.

CONCLUSIONES

Conocimos e interpretamos todas las &erramientas e'istentes en el (rea de )estin documental entender y poner en pr(ctica todos los procesos de un programa de gestin documental. Conceptuali+amos el Ciclo vital de los documentos Identificamos los valores ,ue tienen los documentos en cada una de estas fases. -econocimos la importancia de la .nidad de Correspondencia y los procesos de la )estin Documental ,ue se desarrollan en ella. Conocimos cmo se clasifican los arc&ivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y los procesos de la )estin Documental ,ue se desarrollan en cada fase.

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CI ERGRAFIA file9;;;C9;.sers;8)I:C*#%6;DoEnloads;elciclovitaldeldocumento* %!#<!C!##!!C*p&papp#!.pdf 2eora del Ciclo vital del Documento. En lnea. Disponible en9 &ttp9;;unidadesapoyo.&idalgo.gob.m';descargables;omig;A-C=I10;d ocumentos.pdf MConsultado9 ene. $ !#%AN )estin Documental. :rocesos de organi+acin de los arc&ivos. Disponible en9 &ttp9;;EEE.youtube.com;Eatc&OvPveIQ+s&+'.C MConsultado9 ene. $ !#%AN