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ESPECIALIDAD : TELECOMUNICACIONES HORARIO : SABADO DE 12:00 A 14:00 CODIGO DEL CURSO: CI-106
GESTION DE PROYECTOS
BIBLIOGRAFIA
1. 2. D. CLELAND AND W. KING. : PROJECT MANAGEMENT HANDBOOK T. BENTLEY: PROJECT MANAGEMENT 1: A METHODOLOGY MANAGEMENT ACCOUNTING T. BENTLEY: PROJECT MANAGEMENT 2 THE SKILLS NEEDED JACK GIDO AND JAMES P. CLEMENTS: SUCCESSFUL PROJECT MANAGEMENT; Publicacin de la South Western College GUIA DE LOS FUNDAMENTOS DE LA DIRECCION DE PROYECTOS (GUIA PMBOK) Project Management For Telecommunication Manager: Celia. L. Desmond Kluwer Academic Publishers eBook ISBN 0 306-48489-7 Managing Projects in Telecommunication Services: Mostafa Hashea Sherif Jhon Wilet &Son, Inc. Publication ISBN 13 978-0-471-71343-2
3. 4.
5. 6.
7.
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QUE ES UN PROYECTO?
Un proyecto es un intento por lograr un objetivo especfico, mediante un grupo nico de tareas interrelacionadas y la utilizacin efectiva de los recursos. Un proyecto tiene un propsito bien definido, expresado en trminos de alcance, programa y costo.
Un Proyecto NACE, cuando el cliente identifica la necesidad y las personas o la organizacin, tambin estn dispuestas a proporcionar lo necesario para satisfacer esta necesidad.
Otra manera de definir un proyecto es: Esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico.
LUIS MONTES BAZALAR
FACULTAD: ELECTRICA Y ELECTRONICA ESPECIALIDAD: TELECOMUNICACIONES
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La Direccin de un Proyecto incluye, la identificacin de requisitos, el establecimiento de objetivos claros y alcanzables, el equilibrio de las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costos, adems de adaptar las especificaciones, los planes, el enfoque y las expectativas de los diversos actores en el proyecto.
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AREAS DE EXPERIENCIA
Una Direccin de Proyectos efectiva requiere que el equipo de Direccin del proyecto comprenda y use los conocimientos y las habilidades correspondientes de por lo menos cinco reas de experiencia. - Los fundamentos de la direccin de proyectos. - Conocimientos, normas y regulaciones del rea de aplicacin. - Comprensin del entorno del proyecto. - Conocimientos y habilidades de direccin general. - Habilidades interpersonales.
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1. PREPARACIN DE LA EJECUCIN
Reglas 11 y 12 EJECUCIN
Reglas 1a5
Reglas 6 a 10
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Primera regla
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1. Para qu es el proyecto?
El objetivo central de un proyecto es solucionar el problema que le dio origen El objetivo central corresponde al PROPSITO en el ML El propsito es el foco central del proyecto Si no tiene claridad sobre el propsito, la Gerencia del Proyecto (GP) no podr garantizar un buen desempeo.
LUIS MONTES BAZALAR
FACULTAD: ELECTRICA Y ELECTRONICA ESPECIALIDAD: TELECOMUNICACIONES
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Sostenibilidad
Actividades
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Mida el objetivo
Situacin Inicial PROBLEMA Baja produccin agrcola en Saposoa
PROYECTO
Lnea de Base
Superficie agrcola total es incrementada de 230 Hectreas totales a 495 Has, incorporndose 265 nuevas Has con riego
459 Hectreas
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230 Hectreas
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INDICADOR de PROPSITO
Nivel de Objetivo
Fin
Indicador
Medios de Verificacin
Supuestos
Propsito
Componente
Actividad
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Qu debe entregar??
O sea, los
productos resultantes de
la ejecucin
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INDICADORES de COMPONENTES
Nivel de Objetivo
Fin
Indicador
Medios de Verificacin
Supuestos
Propsito
Components
Actividad
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1. Diseo de un nuevo sistema de rutas de transporte urbano 2. Reconstruccin de las vas de nuevo sistema de rutas 3. Asignacin del Parque Automotor para las rutas
4. Educacin de la ciudadana para funcionamiento del Sist.
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FINES
Informes de Proyecto
PROPSITO
COMPONENTES
Contrato de Prstamo
Los Talleres de Lanzamiento o Arranque activan el alistamiento con los objetivos
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Marco Lgico
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QoS
Es todo el trabajo que se debe realizar con el fin de que el cliente quede satisfecho con lo que se le entrega como producto o servicio final (que cumplan con los requisitos y criterios acordados al inicio del proyecto).
No solo es asegurar que el proyecto cumple a cabalidad con el alcance, con el presupuesto establecido y en el tiempo transado, sino tambin que el cliente participe como un socio activo para el resultado exitoso.
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CONCEPTOS DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS
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CONCEPTOS DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS
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SON LAS ACCIONES ENCAMINADAS A ADMINISTRAR Y/O DIRIGIR UN CONJUNTO DE DE ESTUDIOS Y/O ANALISIS PARA MAXIMIZAR LA EJECUCION, LA IMPLANTACION Y LA OPERACIN Y MANTENIMIENTO DE UNA ACTIVIDAD U OBRA DESDE TODO PUNTO DE VISTA, TECNICO POLITICO, SOCIAL O ECONOMICO
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Para saber si un proyecto es interesante para una empresa, primero debemos Saber de que tipo de empresa estamos hablando, entonces surge la clasificacin De las empresas, si estas son Comerciales, manufactureras, Laboratorios, Servicios, Etc. ; si son del sector primario, secundario, etc.
Produccin de bienes Prestacin de Servicios
EL FUTURO DE LA MAYOR CANTIDAD DE EMPRESAS EN EL MUNDO DEPENDE DEL XITO DE CADA UNO DE LOS PROYECTOS QUE LLEVE A CABO Muchas grandes industrias tienen como nico producto LOS PROYECTOS
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1. 2. 3. 4. 5. 6.
GENERACION E INCREMENTO DE INGRESOS. REDUCCION DE COSTOS Y GASTOS. SOSTENIMIENTO DE LOS INGRESOS. OPERACIN Y MANTENIMIENTO OBLIGADOS POR LA LEY ESTRATEGICOS.
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GENESIS
ESTADO ACTUAL PROYECTO FUTURO
. Qu hay de malo en la
. Alternativas
. Riesgos y presunciones situacin actual? del cambio? . Que restricciones se . Existen muchos puntos de . Cules son los criterios consideran: Vista. de xito? - tiempo . Cul es la Motivacin para . Costos y beneficios - costos el cambio . Nivel de Incertidumbre - Recursos . Cul es el impacto de hacer - Especificaciones nada.
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EVALUACIN DE ALTERNATIVAS
IDENTIFICAR OPCIONES
IDENTIFICAR RIESGOS
EVALUACION Y DECISION
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DEFINICION
- BAUTIZO - ENVERGADURA - QUE ES Y QUE NO ES - ANALISIS DE STAKEHOLDERS - CRITERIOS DE XITO - COMPOSICION DEL EQUIPO DEL PROYECTO - DETERMINAR PLAZOS Y PRIORIDADES - DETERMINAR LIMITES DE RECURSOS Y COSTOS - DETERMINACION DE NECESIDADES DE CONTROL E INFORMES - IDENTIFICACION DE DE LAS RESTRICCIONES DE LA ORGANIZACIN - ELABORACION DEL DOCUMENTO DEL PROYECTO
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EJEMPLOS: - Accionistas - El Estado - El Gobierno - Los Sindicatos - Las Federaciones - Los Municipios - Etc.
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Proposito/objetivo
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INPUT
OUTPUT
RESULTADO
25MW electricidad
OBJETIVO
Desarrollo Econmico de la Regin
Mejora el nivel de salud de la poblacin
Recursos y personal
Nuevo Hospital con Atencin Integral de Centro de Atencin 25,000 pacientes primaria
Campaa Publicitaria
Recursos y Personal
Anuncio en TV y Prensa
Aumento de Ventas
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- Las necesidades son dinmicas: . Cambio de actores . Cambio de presupuesto . Cambio de Tecnologa . Modificacin del entorno - Mal entendimiento de las necesidades - Identificar soluciones prematuramente - Encarar las necesidades de clientes equivocados.
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- Dorar las necesidades - Filtrar selectivamente las necesidades del cliente (nfasis en lo que el proveedor sabe hacer). - No escuchar al cliente (creer que uno lo sabe todo)
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ESPECIFICACIONES Y REQUERIMIENTOS
LAS ESPECIFICACIONES - Son importantes, debido a que:
. Son la tangibilizacin de las necesidades del cliente . Definen las obligaciones que tiene el equipo con los clientes
LOS REQUERIMIENTOS
- Pueden ser incorrectos - Pueden ser Imprecisos y ambiguos - Pueden ser cambiantes
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- Se tiene que establecer un sistema que controle los cambios de las especificaciones. - Se debe educar a miembros del equipo y a los clientes de cmo especificar sus requerimientos
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Costo
Hacer un listado de factores que pueden influenciar los resultados del proyecto
- Tecnolgicos - Del Entorno - Interpersonales - Culturales
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LOS ROLES
LOS PRINCIPALES SON: - El Sponsor del proyecto - El Cliente del Proyecto - El Gerente del Proyecto - El Gerente Funcional - El Equipo del Proyecto - Los Subcontratistas
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LOS ROLES
LOS SECUNDARIOS SON: - El Analista de Viabilidad - El Diseador - El Ejecutor - El Adminstrador - Los Consultores Externos
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Y QUE ES LO QUE TIENE QUE CUMPLIR EL SPONSOR? SUS PRINCIPALES DEBERES SON:
- Dar soporte pblico al proyecto editando y distribuyendo el documento principal del proyecto (visin, misin,etc). - Ayudar a desarrollar la matriz de responsabilidades. - Revisar y aprobar el informe de trabajo y avances realizados. - Revisar y aprobar el plan del proyecto. - Aconsejar al Gerente del Proyecto. - Ayudar al Gerente del Proyecto a bucear y/o navegar, dentro de la organizacin. - Mantener la prioridad del proyecto de forma que se traduzca en disponibilidad de los recursos necesarios
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- Es quien paga la factura - Es quien debera decidir: el producto, el presupuesto, los criterios,etc. - El CLIENTE es quien decide algunas caracteristicas, es quien va a usar el producto, quien lo financia,etc. - Se debe distinguir tres tipos de clientes . Aquel que tiene autoridad final sobre el producto . Aquel que debe ser consultado sobre los requerimientos. . Aquel que debe ser informado
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- El Cliente es aquella persona que actuar en ocasiones como representante de los distintos clientes del proyecto. - Es quien se encarga de interactuar y recoger los intereses de las partes implicadas encaminarlos a los distintos responsables del proyecto. - El Cliente en algunos casos propone al Sponsor cambios para la mejor orientacin del proyecto, en algunos casos puede proponer hasta su cancelacin. - Tambin el Cliente asegura que que los recursos e inputs que aportan los diversos clientes estn disponibles cuando se necesite. - Es quien recibe y acepta el Proyecto cuando ste se completa.
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- Es aquel grupo que realiza muchas funciones y que tiene las habilidades
necesarias para la realizacin del proyecto. - Este equipo incluye no solamente el personal interno, sino tambin el externo y que de acuerdo con el desarrollo del proyecto, se compone y dedica tal como se vaya variando el proyecto.
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1. Se descomponen las grandes tareas, hasta que aparecen las habilidades y conocimientos, necesarios para su ejecucin. 2. Se recluta al personal de dentro y de fuera de la organizacin, hasta cubrir las habilidades requeridas. 3. Se negocia el compromiso de stas personas. 4. Clarificamos el plan general y el papel de cada uno de ellos.
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ROLES SECUNDARIOS
EL ANALISTA DE VIABILIDAD
- Asesora al Sponsor sobre la viabilidad del proyecto, tanto al inicio del mismo, como a lo largo de su desarrollo. - Es el responsable de revisar en cada uno de los controles, si se contina con el proyecto, si se introduce algn cambio o si se mata el proyecto. - Es quien proporciona una valoracin objetiva y neutral, desde el punto de vista financiero.
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EL DISEADOR
- Es el encargado de coordinar la realizacin del diseo.
EL EJECUTOR
- Es la persona imbuida dentro del terreno y lleva el proyecto adelante
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EL ADMINISTRADOR
Es quien se encarga de la tareas Administrativas del proyecto - Mantiene el plan actualizado. - Informa a los distintos integrantes del progreso del proyecto. - Produce y distribuye todos los informes de seguimiento. - Mantiene un registro de los costos
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En este documento se indica lo siguiente: - Propsito del Proyecto (de ser posible el business case) - Ambito en el cual se mover el Proyecto. - Lista y descripcin de los entregables. - Estimaciones de los costos y los plazos. - Criterios de xito/Objetivos. - Satakeholders / roles - Estructura organizativa o de mandos.
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MATRIZ DE RESPONSABILIDADES
Es aqul cuadro que indica como se asigan las responsabilidades entre las distintas personas involucradas en el proyecto. Esta matriz se crea a partir de la descomposicin de tareas.
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-Tambin debe incluir las formas de Comunicacin: . Informes . Reuniones ( quien convoca, quienes participan, quien hace el acta, etc) - Incluye tambin la Gestin de los asuntos pendientes
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EL MODELO FUNCIONAL
- El modelo funcional se basa en estructuras funcionales piramidales y en las organizaciones han sido diseadas para operar de forma consistente y uniforme, asegurar estabilidad, predictibilidad y control, cumplir estandares, objetivos y presupuestos. - Nos son las estructuras ideales para fomentar: Proyectos de mejora, innovacin, etc.
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La inicia un rea funcional, Atendiendo una peticin externa DEFINICION/PLANIFICACION: se formaUn equipo multifuncional, que se reparte las tareas.
EJECUCION: habitualmente se Retorna a la organizacin funcional Con la asignacin de paquetes de trabajo
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- Que no existe el Gerente del Proyecto - Que el proyecto se subdivide en segmentos - Que cada segmento puede ser asignado a un rea funcional.
- Que los Gerentes Funcionales son los que finalmente gestionarn los diferentes segmentos del proyecto. - Los Gerentes Funcionales son los que mantienen la coordinacin en los niveles altos del organigrama.
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QUE SUCEDE CUANDO LOS PROYECTOS CONVIVEN CON ACTIVIDADES FUNCIONALES Qu se debe tomar en cuenta?
1. Ver como est la Planificacin de la carga laboral 2. Ver si con la carga existente tengo o no holgura en el desarrollo 3. Ver la estacionalidad de la carga (cmo replanificar el trabajo).
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- El Gerente del Proyecto es el responsable junto con un grupo de personas provenientes de diversas reas funcionales, asignadas al proyecto con dedicacin exclusiva. - El Equipo es una unidad con autosuficiencia. - El Gerente Funcional slo interviene en la asignacin de personal al equipo del proyecto. - El Gerente Funcional no tiene responsabilidad ni asignacin formal de tareas dentro del proyecto.
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EL MODELO MATRICIAL
Es un modelo basado en conjuncin y coordinacin de funciones
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- Que el Gerente del Proyecto es la persona responsable de la coordinacin global del proyecto y se relaciona con todos los Gerentes Funcionales al mismo nivel - Que los Gerentes Funcionales, dirigen en forma conjunta, con el Gerente del Proyecto los distintos segmentos de trabajo y aprueban las decisiones tcnicas operativas.
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Task Force
Matricial
Funcional
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DESARROLLO DE UNA ESTRATEGIA DE GESTION DE CARTERA DE PROYECTOS - Establecer la secuencia adecuada prioridades en la ejecucin de los proyectos, con base en la interrelacin e impacto mutuo de los mismos.
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PRACTICAS/PROTOCOLOS
En qu consisten?
-Dividir con criterio el ciclo de vida del proyecto - Los proyectos pueden agruparse segn: . Los tipos de aprobaciones . Los factores de riesgo. . El tamao. Es tambin comprensible que por cada tema se pueden Establecer protocolos particulares.
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- En primer lugar se usa la experiencia para definir los entregables - Tambin se debe realizar modelos de entregables para cada fase del proyecto,esto es: . En la Seleccin (Justificacin, matriz de evaluacin,....). . En la Definicin ( Contenido, matriz de responsabilidades,...) . En la Organizacin ( estructura organizativa, otras matrices,...) . En el Plan (estructuras de trabajo, diagrama en red,...) . En la Ejecucin ( informes periodicos, informes de cambios,...) . En la Terminacin ( evaluacin de la satisfaccin, lecciones aprendidas,....)
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Disponibilidad De personal
Contabilidad Facturacin Transferencias
Disponibilidad De equipos
SIP
Datos de seguimiento
ERP
Proyectos 1, 2,...
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Tipos:
Area de apoyo
Individuos
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Que le damandamos al Gerente del Proyecto: Que asegure los recursos necesarios Que motive y retenga al personal que es muy valioso. Que resuelva los problemas y adems elimine obstculos Que sea el que gestione los cambios de los objetivos. Que comunique (arriba, abajo, lateralmente). Que negocie.
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Que tenga competencias de negocios - Visin - Orientacin al cliente - Compromiso con la calidad.
Que tenga competencias de resolucin de problemas - Iniciativa - Recoleccin de Informacin - Mentalidad analtica - Mentalidad conceptual
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Que tenga competencias en influenciar - Conciencia Interpersonal - Conciencia Organizacional - Capacidad de anticipacin. - Uso creativo de influencias.
Que tenga competencias de direccin de personas - Motivacin de otros - Habilidades de comunicacin - Desarrollo del equipo humano. - Monitorizacin y control
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Que tenga competencias de autogestin - Confianza en si mismo - Gestin del stress - Preocupacin por la credibilidad (tcnica y administrativa) - Flexibilidad. - Sensibilidad (interpersonal y poltica)
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PROCESOS DE DECISION
Tiempo
Implementacin
Total
Decisin
Unilateral
Consenso
Unanimidad
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CUALES SON LOS PRINCIPALES O HABITUALES PROBLEMAS DE CONDUCTA DEL GERENTE DEL PROYECTO?
Perfeccionismo - Tener procedimientos ante cambio de especificaciones - Mantenerse enfocados en los objetivos Motivacin de los miembros del equipo - Reconocimiento, crecimiento profesional, avances en la carrera, oportunidades de aprender/desarrollar nuevas habilidades,..... - Estructura de paquetes de trabajo/Direccin por objetivos. Conflicto interpersonal - Confrontacin controlada (suave)
FACULTAD: ELECTRICA Y ELECTRONICA ESPECIALIDAD: TELECOMUNICACIONES
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Diferencias entre los objetivos o expectativas de los distintos grupos involucrados con el proyecto.
Incertidumbre sobre quien tiene la autoridad para tomar que o cual decisiones. Conflictos interpersonales.
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los riesgos posibles que pueden tener un impacto significativo en el xito del proyecto.
Evaluacin
y determinacin de su importancia en trminos de tipo, impacto y probabilidad de suceder. Respuesta establecimiento de la estrategia adecuada para contrarrestar estos riesgos, sea mediante seguros, cambios en el proyecto, o acciones de prevencin y control de daos. Control implementacin de la estrategia y monitorizacin de riesgos. Documentacin construccin de una base de datos fiable para la evaluacin continuada de los riesgos del proyecto en curso as como para mejorar la gestin de los riesgos en proyectos futuros.
LUIS MONTES BAZALAR
FACULTAD: ELECTRICA Y ELECTRONICA ESPECIALIDAD: TELECOMUNICACIONES
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IDENTIFICACIN DE RIESGOS
OBTENCIN DE INFORMACIN
De
los distintos actores del proyecto - Brainstorming, entrevistas,... Creacin del perfil de riesgo - Cuestionario por tipos de riesgo Estudio de registros histricos - Proyectos anteriores, encuestas de satisfaccin,...
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TIPOS DE RIESGOS
Ligados a la complejidad
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uno de ellos
- Condicin la situacin que nos preocupa
- Probabilidad.
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Probabilidad De Ocurrencia
Impacto
Alto
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Planes de Contingencia
- Establecer disparadores de acciones - Planes de acciones alternativas si se produce un evento determinado.
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$ COSTO
VALOR
Cantidad de Informacin
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1. Se debe asegurar un responsable para cada tipo de riesgo. se puede asignar un responsable de riesgos que supervise todo el proyecto. 2. Preparar listas con ranking de impactos y su probabilidad 3. El equipo debe estar formado para detectar los primeros sintomas (los principales). 4. Hay que realizar una actualizacin rutinaria y periodica del estado de los riesgos
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1. Crear una base de datos que registre toda incidencia o actuacin. 2. Crear un mecanismo de captacin de informacin para llenar la base de datos. 3. Esta base de datos tambin puede ser usada en la preparcin de otros proyectos.
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Todo esto trae a colacin, que podra en algun instante generarse una: LOCURA CORPORATIVA, dado que se podran estar repitiendo errores y encima Se esperan que los resultados sean los mejores.
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Polticas, polticas, polticas Las ingenuas promesas realizadas por los directivos Demasiado optimismo (muy juvenil) Mentalidad demasiado emprendedora. Mentalidad de soldado o Legionario (hago lo que el jefe quiere). Demasiada competencia ( globalizacin, nuevas tecnologas, etc) Crisis no planificadas.
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Por los incentivos, an cuando los riesgos son elevados Sindrome de conquistar imposibles (escalar el Himalaya). Disfruto con el trabajo y adems compito con otros de mi nivel Por soy ingenuo y adems tengo optimismo juvenil. Porque la otra alternativa es quebrar Porque en las otras empresas, an lo hacen peor que nosotros. Porque quiero desarrollarme profesionalmente y muy rpido. Tengo que demostrar que soy capaz.
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Nunca habr tiempo suficiente para realizar todo lo que Solicitan los usuarios Algunos de los requisitos jams sern completados
Debemos distinguir entre los requisitos aquellos que: Deben satisfacerse Deberan satisfacerse y que Podran satisfacerse
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PLANIFICACIN
Se concentra en contestar algunas preguntas principales (y las consiguientes secundarias) - Cundo estar terminado?
- Cundo hay que realizar cada cosa para conseguirlo - Cunto nos costar? - Qu costos podemos esperar haber incurrido en cada momento. - Qu recursos son requeridos?
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- Temporal
- Agendas. Diagramas de Gantt, Redes de Programacin,... - Monetaria
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Diseo Preliminar
Diagrama de Precedencias
Fijacin de Buffers
Anlisis de Riesgo
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Diseo
Preliminar
Estimacin
de duraciones
Estimacin
de recursos
La causa ms importante de retrasos en sondel las Diagrama de los proyectos Clculo actividades que se han olvidado Precedencias programa inicial u omitido
equilibrado de recursos
Buffers
Anlisis de Riesgo
PLAN DETALLADO Y la falta de previsin sobre las que pueden ir mal Programas Responsabilidades Presupuesto Documentacin
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Identificacin de Actividades
Criterios para comprobar la bondad de la descomposicin - Se puede comprobar el estado y determinar su finalizacin - La duracin est dentro de los lmites aceptables (seguimiento y control) - Hay eventos de inicio y fin bien definidos - Las actividades tienen un producto - Las actividades tienen un propietario
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Contingencia de proyecto
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Estimacin de duraciones
Por qu entonces los proyectos siempre terminan tarde?
Sndrome del estudiante- Empezar lo ms tarde posible, hacer slo lo que YA es urgente Dependencias- Las demoras se transmiten, los adelantos no, ya que el recurso no est disponible (est en otro proyecto)
Multitarea- Se extiende todas las tareas (multitasking)
Pocas terminaciones anticipadas- Revisiones, sacar brillo, ... Y muchas otras causas. El mundo es muy creativo! Y para cada solucin es capaz de generar varios problemas
LUIS MONTES BAZALAR
FACULTAD: ELECTRICA Y ELECTRONICA ESPECIALIDAD: TELECOMUNICACIONES
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Estimacin de Duraciones
Mtodos habituales
- Opinin de expertos
- Tcnicas Delphi
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- Aquellas que conocen las tcnicas y son conscientes de los objetivos de la estimacin
Basarse en la experiencia (base de datos)
En vez de negociar estimaciones, demostrar que estn basadas en descomposicin de tareas y especificaciones de producto
- Para reducir las estimaciones debe cambiar el producto o la productividad de los operarios
LUIS MONTES BAZALAR
FACULTAD: ELECTRICA Y ELECTRONICA ESPECIALIDAD: TELECOMUNICACIONES
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Tcnicas de Estimacin
Bottom-up Obtener estimaciones de cada nivel de la estructura de paquetes de trabajo y proceder a su agregacin en la jerarqua del proyecto Gerente del proyecto Cliente del proyecto Sponsor del proyecto
Subproyectos
Actividades
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Errores de Estimacin
Aleatorios Sistmicos /sesgo
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- Principio-Principio
Con o sin demora (lag)
A B
A B
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Solicitud 6 days
Aprob 2 days
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Clculos en la red
Inicio temprano (Early Start-ES) Inicio tardo (Late Start-LS) Final temprano (Early Finish-EF) Final tardo (Late Finish-LF)
ES
EF
Descripcin Duracin
LS
LF
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Clculos en la red
MAX EF de 1. Clculo hacia delante ES + DURACIN
Precedentes
3. Clculo
ES Descripcin
EF
de holguras LS ES
Duracin LS LF
Siguientes
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Uso de equipos
Desplazamientos transporte, estadas, ...
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Estimacin - Consejos
No hacer nunca estimaciones instantneas Archivar y usar datos de proyectos anteriores Estimar por categoras (fcil, medio, difcil) No olvidarse de las tareas comunes Utilizar herramientas de estimacin
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Micro - Riesgo
Al realizar la estimacin de duracin, costo o recursos para las actividades, marcar aquellas que presentan dificultades, o aquellas en las que diversos estimadores ofrecen mayores variaciones. Habitualmente, esto es una seal de que hay un cierto riesgo asociado con ellas. Realizar el estudio del riesgo y aplicar las medidas discutidas en el apartado de gestin del riesgo.
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Monitoreo y Control
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Comunicacin
La comunicacin es uno de los factores claves en el xito de un proyecto
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Comunicacin Externa
Incluye clientes, gerentes funcionales, sponsors, ...
La mejor estrategia es la gestin de expectativas y la informacin puntual de los problemas y sus causas. Las Sorpresas acostumbran a resultar en problemas mucho ms graves.
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Monitoreo y Control
Elementos de seguimiento - Estado del proyecto - Nivel de realizacin (mbito y calidad) - Costos - Plazos - Asuntos abiertos - Riesgos - Razones del control - Para seguir el avance del proyecto - Para detectar variaciones sobre el plan previsto - Para tomar acciones correctivas
LUIS MONTES BAZALAR
FACULTAD: ELECTRICA Y ELECTRONICA ESPECIALIDAD: TELECOMUNICACIONES
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El Sistema de Monitorizacin
El sistema debe tener las siguientes caractersticas: - Proporciona informacin detallada y completa, a tiempo. - No representa un incremento excesivo de trabajo
- Es aceptado por el quipo de proyecto y la alta direccin - Proporciona avisos con antelacin para poder reaccionar - Es fcilmente comprensible por todos los que necesitan usarlo.
LUIS MONTES BAZALAR
FACULTAD: ELECTRICA Y ELECTRONICA ESPECIALIDAD: TELECOMUNICACIONES
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De costos
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Planes para cerrarlos Nuevos asuntos abiertos que han aparecido Reasignacin de propietarios
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Informe de Riesgos
Estado de situacin de los riesgos detectados anteriormente
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155
GESTION DE PROYECTOS
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Informe de Variaciones
Fijar una frecuencia, un perodo y una forma de realizarlo Clasificar en pasado, actual y futuro Determinar niveles de variacin que disparen alarmas
Estimar trabajo realizado en el perodo, en el pasado y re-estimar el futuro - Das trabajados / pendientes
- Esfuerzo realizado / remanente
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Seguimiento de Presupuesto
Mano de Obr.
Materiales
Alquiler equipos
Costos general. Gerenci a Obra
Consultore Externos
TOTAL
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- Si la tarea conlleva una actividad repetitiva, se puede aproximar con mediciones directas
- Si la descomposicin se ha hecho de forma que ninguna tarea cubre ms que el plazo entre dos perodos de seguimiento, se puede aproximar la ejecucin con la regla del 0 50 100: 0% si no se ha iniciado
50% si se ha iniciado 100% si se ha completado - Medida en base al costo presupuestado. Concepto de Valor ganado (Eamed value)
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FACULTAD: ELECTRICA Y ELECTRONICA ESPECIALIDAD: TELECOMUNICACIONES
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Seguimiento de hitos
Hito Plan Inicial 2000 1 2 3 a b 0 0 4 5 6 c 0 2001 7 8 9 10 11 12 1 2 d e 0 0 3 4 f 0 5 6
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Seguimiento de hitos
Hito Plan Inicial Revisiones 2000 I 2000 1 2 3 a b 0 0 0 4 5 6 c 0 0 2001 7 8 9 10 11 12 1 2 d e 0 0 0 0 3 4 f 0 0 5 6
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Seguimiento de hitos
Hito Plan Inicial Revisiones 2000 1 2 3 2000 1 2 3 a b 0 0 0 4 5 6 c 0 0 0 0 7 8 d 0 0 0 2001 9 10 11 12 1 2 e 0 0 0 3 4 f 0 0 0 5 6
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Seguimiento de hitos
Hito Plan Inicial Revisiones 2000 1 2 3 4 5 6 2000 1 2 3 a b 0 0 0 4 5 6 c 0 0 0 0 2001 7 8 9 10 11 12 1 2 d e 0 0 0 0 0 0 3 4 f 0 0 0 5 6
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Valor Devengado
Es el valor del trabajo realizado hasta un instante de tiempo, evaluado en base al presupuesto planificado para aquel trabajo CD Costo Devengado (Costo del trabajo Realizado a valor de presupuesto)
CP Costo Presupuestado
(Costo del Trabajo Programado a valor de presupuesto) CR Costo Real (Costo Real del trabajo realizado)
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CP COSTO PRESUPUESTADO
Programa para realizar un trabajo valorado en 500 $ a lo largo de 5 das en una ventana de 5 das.
5 das
500
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CD COSTO DEVENGADO
Se ha empezado dos das tarde y se han avanzado 3/5 partes del trabajo (informe del desempeo del trabajo) CP = 500
CD = 300 Desvo del trabajo realizado = 200
5 das
300
200
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CR COSTO REAL
CD = 300
CR = 400
Desvo del costo = 100
5 das
400
200
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Siglas en Ingls
CD = BCWP - Budgeted Cost Of Work Performed
CP = BCWS - Budgeted Cost Of Work Scheduled CR = ACWP Actual Cost of Work Performed
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Desviaciones
Mtrica de costos
- Desviacin de costo($) = ACWP BCWP - Desv. de Costo (%) = Desv.Costo/BCWP *100 - Factor eficiencia de costo CEF = BCWP/ACWP (*) - Costo estimado hasta el final = BCWS(tot)/CEF
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Desviaciones
Mtrica de plazos
- Desviacin de plazo (S) = BCWS BCWP - Desviacin de plazo (tiempo) = Desv. Plazo / Costo planificado por unidad de tiempo - Factor eficiencia de plazo SEF = BCWP/BCWS (*) - Plazo estimado hasta el final = tiempo estimado de finalizacin / SEF
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Escalado de Problema
- Definir el tipo nivel de problemas que debe ser notificado y resuelto a cada nivel - Establecer un procedimiento bien definido especificando los niveles de autoridad para la resolucin de cada tipo de problema/oportunidad Evitar las sorpresas !!!!
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Observacin
- La medicin del progreso del proyecto, en base a los costos presupuestados, puede resultar ser un mal indicador del progreso en cuanto a tiempo. P. e., si se estn realizando actividades muy caras con adelanto al plan mientras que actividades baratas, pero de larga duracin o crticas, se demoran.
- Por tanto, el seguimiento de Earned Value debe siempre ser complementado con seguimiento de actividades por Gantt baseline, o por otros mtodos.
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- Conclusin: No se puede recuperar - Por qu: Si no eres capaz de efectuar buenas estimaciones de lo que est prximo, es imposible que lo hagas mejor con lo que est ms lejano.
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Proceso de cambios
Determinacin de los correspondientes entregables Revisin y modificacin por parte de los otros
agentes
Identificar elementos Sujetos a gestin De cambios
Registro en el libro
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EL TRABAJO EN EQUIPO
El trabajo en equipo, entendido en sentido amplio, es un imperativo en todas las esferas de la vida: en la oficina, en la fbrica, en la familia, en el deporte, en la investigacin, en la universidad, en la administracin, etc. Sin embargo, el proceso por el cual un colectivo de personas llega a formar un equipo es un proceso complejo y penoso. En trminos sociolgicos, podemos decir que un equipo es un grupo. Por esta razn, un primer paso para entender la naturaleza de un equipo es analizar qu es un grupo y su proceso de desarrollo. Qu es un grupo?: Un grupo es un colectivo de personas que: a) Interaccionan entre s, esto es, hacen cosas juntas, se relacionan, conviven. b) Fruto de la interaccin, desarrollan sentimientos de atraccin mutua en grado diverso, aunque tambin pueden darse y es habitual que se den sentimientos negativos.
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c) comparten ciertos objetivos, que guan sus acciones d) Desarrollan espontneamente ciertas normas internas que gobiernan su conducta en todas las esferas de su convivencia: la ayuda mutua, el modo de tratarse, el uso de los recursos comunes, etc. Resumiendo, un grupo es una microsociedad, con sus relaciones afectivas, sus objetivos, su estructura y sus normas. Cmo se desarrolla un grupo?. El proceso de desarrollo de un grupo es complejo y laborioso, en un grado que depende de las cualidades de las personas que lo componen y de sus metas. Hay un notable acuerdo entre los investigadores en que un grupo llega a hacerse en el grado que sus componentes resuelven satisfactoriamente cuatro problemas. De estos cuatro problemas, tres corresponden a otras tantas necesidades sociales bsicas. El cuarto hace referencia a las preferencias e intereses de las personas.
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Estos problemas se diferencian no slo en su contenido, sino tambin en su grado de radicalidad. Unos son ms radicales que otros, ya que pertenecen a capas ms profundas del edificio de nuestra personalidad. Son, con otras palabras, ms primarios. Por esta razn, unos preceden a otros. La resolucin de los ms radicales abre la puerta a que se aborden los que les siguen. El proceso de resolucin no es explcito y directo, sino esencialmente experiencial y por prueba y error. El proceso de desarrollo de un grupo no se diferencia, salvo en su complejidad, del proceso de desarrollo de una relacin interpersonal.
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En el aspecto pasivo se mueve entre el extremo de la persona muy receptiva a un gesto de acercamiento y el de la que lo rehye. En una reunin de cualquier ndole familiar, profesional o social- el lector observar que hay personas que participan espontneamente y otras que permanecen ms bien silenciosas o alejadas. Podemos suponer que en las primeras se da la necesidad de inclusin en un grado ms alto que en las segundas.
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El problema de control
Este problema es consecuencia de la necesidad social de control. Esta necesidad tiene dos aspectos: el activo y el pasivo. El aspecto activo es la disposicin a ejercer influencia sobre los dems; el pasivo es la disposicin a recibir influencia de los dems. En el aspecto activo nos movemos entre dos extremos: el de la persona que tiene una fuerte tendencia a dominar una situacin social y el de aquella cuya necesidad de influir es apenas visible. En el aspecto pasivo, nos movemos entre la persona muy receptiva a ser influda sumisa- y la reacia a ser influida rebelde-. Cada persona tiene esta necesidad, en sus dos aspectos, en un cierto grado. La relacin entre dos personas viene fuertemente marcada por la necesidad de control de cada una de ellas. As, si una de ellas, A, tiene una necesidad activa de control alta (dominante) y la otra B, una necesidad pasiva de control tambin alta (sumisa), su convivencia se ver facilitada, al menos en este aspecto. Si, por el contrario, B tiene una necesidad pasiva de control baja (rebelde), su convivencia tender a ser difcil. Cuando estamos en una situacin social nueva, la necesidad de control se manifiesta con especial intensidad.
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En un grupo, lo que veamos que poda pasar entre A y B, se repite, pero con mayor complejidad, segn la qumica personal de sus componentes. La respuesta a esta cuestin se produce a travs de un forcejeo simblico entre los componentes del grupo. Cada uno tender a influir segn su necesidad de control. El problema de control quedar moderadamente resuelto cuando cada miembro del grupo descubra que puede influir y ser influido en un grado tolerable.
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Hemos visto la influencia de las tendencias afectivas y de las preferencias e intereses individuales en el proceso de desarrollo de un grupo y en su dinamismo subsiguiente. Sin embargo, el grado de desarrollo de un grupo es mucho ms que el resultado del juego de unas tendencias afectivas y de unas preferencias. El desarrollo de un grupo de un equipo depende de la prudencia, de la buena voluntad, de la generosidad y del sentido de responsabilidad de sus componentes. Un grupo se compone de personas, cada una con un grado de prudencia y de responsabilidad en grado diferente. En resumen, el grado de madurez del grupo del equipo depende de la calidad moral de sus miembros. Un equipo es una suma de tendencias afectivas, de preferencias y de voluntades responsables.
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3. Fase: Normalizacin. En esta fase, el grupo desarrolla sus propias normas internas de funcionamiento. Es el perodo constituyente. Un grupo, para poder funcionar, necesita desarrollar unas reglas de juego y un modus operandi que regulen su convivencia y su modo de trabajar. Esto es vlido para todo grupo humano: una familia, un equipo de trabajo, un comit de direccin, etc. 4 Fase: Rendimiento. Ahora, una vez organizado, el grupo puede empezar a rendir como es requerido. Sus miembros saben a qu atenerse mutuamente, comparten unas metas y se sienten bien juntos. Conclusin Hemos visto cmo la maduracin de un equipo es un proceso largo y complejo, en el que entran en juego la qumica personal de sus miembros, la coincidencia en unas metas atractivas y la voluntad de colaboracin de todos.
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188
Abarcara las actividades orientadas a garantizar que sean satisfechas todas las tareas necesarias y solo las necesarias en completar el proyecto, esto incluye la identificacin del alcance completo, la verificacin de su cumplimiento y la gestin de los cambios en el mismo proyecto, que se producen durante su ejecucin.
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GESTION DE PROYECTOS
190
Esta gestin debe comprender las actividades necesarias para asegurar que el proyecto se ejecuta en el plazo previsto y que los resultados estn a disposicin del cliente en la fecha comprometida; en este tipo de gestin se debe incluir las actividades del proyecto, la estimacin de su duracin, la secuencia que debe seguir (ruta crtica); como se ejecuta la supervisin del proyecto en el tiempo, como se corregirian los errores y las probables desviaciones.
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Esta gestin debe tratar todos los procesos orientados a asegurar que los trabajos y actividades del proyecto, se lleven a cabo dentro de los lmites econmicos de gastos e inversiones, impuestos al proyecto, adems debe incluirse en esta gestin las actividades de planificacin de los recursos, la estimacin de costos y el control de costos y gastos.
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Esta gestin de la calidad debe comprender todas las actividades orientadas a que el proyecto asegure que se cumplan los requisitos de calidad bajo los que se contrat, esto incluye una elaboracin de un plan de calidad, como aplicarlo, como se evala y el seguimiento que se le realiza a la calidad.
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GESTION DE PROYECTOS
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UNA COMUNICACIN
GESTIN
DE
LA
Esta gestin garantiza que la informacin sobre el proyecto, est recogida, almacenada, distribuda y utilizada por la empresa (al interno) y por los clientes (al externo) en forma adecuada, en volumen y tiempo.
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Esta gestin identifica, analiza y cuantifica los riesgos propios de un proyecto; esta gestin anticipa mecanismos de correccin de los potenciales efectos negativos asociados a los mismos.
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En esta gestin se analizan no slo las compras, sino tambin los suplementos y algunas adquisiciones, con un conjunto de procesos orientados a la correcta definicin y obtencin de bienes y servicios procedentes fuera de la empresa, se encarga pues de las actividades orientadas a la planificacin de compras, especificacin de los bienes y/o servicios a adquirir, la solicitud y la seleccin de ofertas, la compra (propiamente dicha) y el seguimiento administrativo de los mismos.
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FACULTAD: ELECTRICA Y ELECTRONICA ESPECIALIDAD: TELECOMUNICACIONES
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Componente
Actividad
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La organizacin interna del proyecto es la conjugacin (depende) de: Componentes sustantivos- se derivan del Marco Lgico Componentes de gestin o de apoyogeneralmente se aglitunan en un componente adicional: Gerencia Gestin.
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Gestin de Recursos
Adquirir dotacin Adquirir equipos y herramientas Adquirir materiales Contratar mano de obra
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ELABORAR PLAN
RECURSOS E INSUMOS
JARDINERIA
JUEGOS
EDUCACION COMUNITARIA
DOTACION
HACER HOYOS
DRENAJE
PROMOCION
EQUIPO
CONSTRUCCION INSTALACION
ACABADO
CAPACITACION
MATERIALES
MANO DE OBRA
Combinacin de 2 criterios de organizacin: * Por producto (por componentes) + Funcional (por actividades afines) FACULTAD: ELECTRICA Y ELECTRONICA GESTION DE PROYECTOS
ESPECIALIDAD: TELECOMUNICACIONES
3. Asignar RESPONSABILIDADES
Caso: Construccin Parque Comunal
OBJETIVO: CONSTRUCCION PARQUE COMUNAL RESPONSABLE: GERENTE
JARDINERIA (Jardinero)
OBRAS-JUEGOS Maestro
DOTACION
HACER HOYOS
DRENAJE
PROMOCION
CAPACITACION
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5. Organizacin Institucional
MODALIDADES de ORGANIZACIN Estructura Organigramtica- Clsica Estructura Relacional- Relativamente Moderna
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PROGRAMA (UE)
COMPONENTE 1
ACTIVIDAD 1.1 ACTIVIDAD 1.2 ACTIVIDAD 1.3
COMPONENTE 2
ACTIVIDAD 2.1 ACTIVIDAD 2.2 ACTIVIDAD 2.3 ACTIVIDAD 2.4
COMPONENTE 3
ACTIVIDAD 3.1 ACTIVIDAD 3.2
GESTION DE PROYECTOS
Otros
COMPONENTE 3 No aporta
informacin sobre actores ACTIVIDAD externos 3.1
ACTIVIDAD 1.2
ACTIVIDAD 3.2
Impide visualizar ACTIVIDAD 1.3 ACTIVIDAD 2.3 No induce a Las relaciones internas ACTIVIDAD 2.4
Trabajo equipo
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CONCEPCIN RELACIONAL
Un buen diseo del mapa organizacional contempla: Identificar los actores clave, internos y externos Especificar los actores clave & identificar, personificar la relacin (desagregar categoras muy amplias o genricas) Precisar el tipo de relacin x tipo de actor (demanda, apoyo, control, comunicacin, coordinacin).
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ORGANIZACIN RELACIONAL
PROGRAMA (UE)
COMPONENTE 1
INVOLUCRADOS SOCIEDAD
COMPONENTE j
SUBCOMPONENTE 1
SUBCOMPONENTE k
CONTRATISTA
CONTRATO
Gestin Interna
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FACULTAD: ELECTRICA Y ELECTRONICA ESPECIALIDAD: TELECOMUNICACIONES
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Principios orientadores
Area Funcional 1 Area Funcional 2
Direccin Superior
Area Funcional j
Temporal Flexible, verstil y relacional Agilidad en la toma de decisiones nfasis en control de gestin sobre la ejecucin contratada Maximizar objetivos del Proyecto y de la Organizacin Matriz
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Cuarta regla
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Programacin de ACTIVIDADES
Sostenibilidad
Fines
Propsito
Componentes
Actividades
SISEG
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SUBCOMPONENTE
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C1: CRONOLOGA
CALENDARIO DE EJECUCION
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LA RUTA CRITICA:
Determina la duracin del proyecto Es la cadena de mayor duracin Las actividades crticas no tienen holgura Cualquier retraso o demora de una actividad crtica ocasiona ese mismo retraso en el proyecto
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Quinta regla
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Propsito
Componentes
Actividades
SISEG
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1. Asignacin de RECURSOS
(segn PM*, MsProject)
RECURSO: Factor productivo, necesario para realizar una actividad No se incorpora al producto resultante de la actividad Al trmino de la actividad, queda disponible para ser asignado a otra actividad o proyecto Son recursos asignables: Mano de obra Equipos y herramientas
*PM = Project Manager = Programa Administrador de Proyectos
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COSTOS DE GERENCIA
EQUIPO E INSUMOS
RECURSO HUMANO
Recurso HUMANO
SERVICIOS**
GASTOS ADMINISTRATIVOS
* Se llaman fijos porque no varan con la duracin de la actividad. ** Los servicios contratados a a todo costo Gastos administrativos no mayor 25% de los totales
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+ Sugerencia : asignarlos a una actividad global denominada Gerencia, que dura lo mismo que el proyecto.
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4. Nivelacin de recursos
Recurso asignado
Recurso sobreasignado
Lmite disponible (pool)
Tiempo
1 1
1 1
1 1 1 1 1
Perfil nivelado
Tiempo
1 1
1 1
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1. PREPARACIN DE LA EJECUCIN
Direccin Superior
Area Funcional 1
Area Funcional 2
Proyecto
EJECUCIN
3. TRMINO DE PROYECTO
2. SEGUIMIENTO
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1. PREPARACIN DE LA EJECUCIN
EJECUCIN
Reglas 6 a 10
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Sexta regla
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COMPONENTE 1
INVOLUCRADOS SOCIEDAD
.... COMPONENTE j
SUBCOMPONENTE 1
SUBCOMPONENTE k
CONTRATISTA
CONTRATO
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INVOLUCRADOS SOCIEDAD
COMPONENTE j
SUBCOMPONENTE 1 CONTRATISTA
CONTRATO
SUBCOMPONENTE k
ACTIVIDAD 1.1
ACTIVIDAD 1.2
Nivel educativo Especialidad Alcance Capacidad relacional Pro-actividad Creatividad Experiencia Liderazgo Compromiso
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Trabajo en Equipo
(El Cuadro de Trabajo en Equipo*: Tarea y Relacin)
9
Tranquilo y agradable 1,9
Comprometido y estimulante 9,9
Competitivo
1 1
* El Grid Gerencial,
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9
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Inclinado a las necesidades de los dems, nfasis en relaciones sociales. Casi incapaz de ejercer autoridad. Resultado : atmsfera amistosa y poco productiva.
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3. Competitivo gana-pierde
Generalmente liderazgo autoritario. Poca cooperacin e interaccin. Resultados: Altos resultados en el CP, prdida de personal calificado en MP.
4. Apenas Satisfactorio
Intenta equilibrio entre metas Empresariales y Necesidades Sociales. Cree que es lo que la mayora puede hacer.
Resultado: Metas no alcanzadas ni productivas ni sociales.
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5. Comprometido y Estimulante
Alta Motivacin del personal, ptimo. Anima al trabajo en equipo y el compromiso de empleados. Empleados se sienten parte de compaa-familia. Buena comprensin del Propsito de la Organizacin. Resultado: atmsfera en equipo, basado en respeto y confianza. Alta satisfaccin, produccin y motivacin.
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Sptima regla
Lidere el Proyecto
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FACULTAD: ELECTRICA Y ELECTRONICA ESPECIALIDAD: TELECOMUNICACIONES
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Comunicacin
Comunicacin oral y comunicacin escrita
Colocarse en el lugar del destinatario Verificar que el mensaje se ha entendido- Redaccin: lenguaje, ortografa, claridad, concrecin, estilo, presentacin Verificar que se estn tomando las acciones esperadas del mensaje
Reuniones Productivas
Productivas: Agenda clara, Comunicacin previa de objetivos, Preparacin (Informacin, anlisis, elaboracin de propuestas), Actas, evitar desviaciones. Asegurar que se llega a conclusiones, que se asumen compromisos y que se cuenta con la capacidad para cumplirlos.
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Adm. el tiempo
Elementos bsicos para controlar el tiempo: Organice su tiempo: identifique las herramientas correctas (listas de cosas por hacer, calendarios, planificadores, etc.) Identifique y elimine los enemigos de su tiempo:
- Sobrecargar su horario- tratar de hacer ms de lo que resulta posible. - Asumir tareas de otros- por ejemplo, cuando un subordinado no hace bien su trabajo. - Perder tiempo (controlables)- tales como llamadas telefnicas no planificadas, visitantes inesperados, reuniones improvisadas, etc.
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FACULTAD: ELECTRICA Y ELECTRONICA ESPECIALIDAD: TELECOMUNICACIONES
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La Etica Gerencial
La ETICA de la Gerencia de Proyecto consiste en : Colocar todos los principios, valores, acciones, medidas, procedimientos y cultura organizacional, al servicio de los objetivos del proyecto, de los ms altos intereses nacionales, de la comunidad, de los beneficiarios, de los usuarios y de la institucin, a fin de asegurar el logro eficaz y equitativo de los resultados perseguidos, con base en el manejo transparente de los recursos, en el desempeo eficiente de las actividades y funciones, y en el comportamiento idneo de los miembros del equipo.
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FACULTAD: ELECTRICA Y ELECTRONICA ESPECIALIDAD: TELECOMUNICACIONES
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GESTION DE PROYECTOS
Octava regla
GESTION DE PROYECTOS
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Fondos y Costos
GESTIN DE FONDOS
GESTIN DE COSTOS
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Gestin de Fondos-
Control de Desembolsos
Para el Control de Desembolsos la gerencia debe vigilar especialmente dos aspectos: La disponibilidad oportuna de los fondos en la
cuenta del proyecto, y La ejecucin de los desembolsos para asignar los recursos oportunamente a las actividades.
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FACULTAD: ELECTRICA Y ELECTRONICA ESPECIALIDAD: TELECOMUNICACIONES
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Indicadores de Desembolsos
Dos indicadores para tablero de control de fondos: El Indice de Avance Financiero, expresa los desembolsos efectuados como proporcin del presupuesto total del proyecto. Indica el grado de compromiso de los fondos disponibles. El Cuadro de Desembolsos Pendientes Es un dato preventivo. Indica el monto y fecha en que deben hacerse efectivos los prximos desembolsos.
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FACULTAD: ELECTRICA Y ELECTRONICA ESPECIALIDAD: TELECOMUNICACIONES
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Novena regla
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DISPONIBILIDAD DE FONDOS
Fondos
2
DESEMBOLSOS
DESEMPEO DE COSTOS
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CR el costo de las actividades realizadas. CP es el costo presupuestado, segn Plan. AFR es la cantidad de obra ejecutada (avance fsico realizado) AFP es la cantidad de obra programada (avance fsico programado) al momento del control.
El IDC (indicador compuesto): muestra cmo estn evolucionando los costos en relacin con el avance fsico de la obra, al momento del control.
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FACULTAD: ELECTRICA Y ELECTRONICA ESPECIALIDAD: TELECOMUNICACIONES
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Ejemplo: El presupuesto programado hasta la fecha de control es de de $7,000 (x actividad grupo Actividades) El presupuesto ejecutado hasta la fecha de control es de de $8,000 (x actividad x grupo Actividades)
Hasta el momento de control estaba previsto realizar el 48% de la obra, pero slo se ha ejecutado el 42%
LUIS MONTES BAZALAR
FACULTAD: ELECTRICA Y ELECTRONICA ESPECIALIDAD: TELECOMUNICACIONES
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CR = 8,000 CP = 7,000 AFR = 42% AFP = 48% IDC = [8,000/7,000]/[42/48] *100 = 130.6%
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Comparativo: IAC = 114.3% (Indice de Avance Costos) IAF = 87.5% (Indice de Avance Fsico)
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Si IDC > 100, implica SOBRECOSTO, los costos de lo ejecutado estn superando lo presupuestado. Si IDC < 100, implica EFICIENCIA EN COSTOS, pues hay economa en relacin con lo presupuestado. Si IDC 100, implica que los costos reales de la obra se estn comportando segn lo presupuestado.
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FACULTAD: ELECTRICA Y ELECTRONICA ESPECIALIDAD: TELECOMUNICACIONES
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Al final del primer trimestre, el seguimiento financiero arroja las siguientes cifras para un proyecto: Cantidad obra programada: 1200 m3 Cantidad obra realizada: 1080 m3 Costos presupuestados para el trimestre: $43,650 Costo real de lo ejecutado: $42,180 Calcular el IAC y el IAF Calcular y analizar el resultado del IDC
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Control de Costos
Sistema de control semaforizado (sistema de alertas) ndice de Desempeo de Costos (IDC) Escala (%)
100
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Dcima regla
Controle la Ejecucin
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CONTROL DE LA EJECUCIN
Objetivos del CONTROL:
Asegurar cumplimiento de la ejecucin, de conformidad con el rumbo: C4. Mantener la capacidad de ejecucin.
El CONTROL exige:
Verificar sistemticamente lo realizado versus lo programado. Corregir oportunamente para evitar desvos y recuperar capacidad de ejecucin. Reprogramar para mejorar metas originales.
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Fin
Propsito
Componente
CONTROL de AVANCE
Actividades
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Control de Cantidad
Control cuantitativo sobre actividades, de la mano del control temporal (seguimiento): Cunto se ha realizado de lo programado? Cantidad. Indicador principal: IAF = ndice de Cumplimiento (Avance) Fsico. ndice de Avance Fsico (Grupal de actividades): Promedio simple de ndices de Avance Promedio ponderado de ndices de Avance (ponderar por costo).
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Porcin ejecutada
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Control de Costos
IC = (CR/CP)
CR es el costo de las actividades realizadas. CP es el costo presupuestado, segn Plan.
El IC (indicador simple): muestra la evolucin de los costos de actividades ( grupo de actividades) en relacin con lo presupuestado.
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Control de Tiempo
Se aplica a cada actividad, grupo al proyecto total. Los indicadores de control temporal informan sobre el avance de las actividades, en el tiempo programado. Un buen control focaliza el avance en la Ruta Crtica. Incluye Conjunto de HITOS a ser logrados. hito(actividades fundamentales claves) El control temporal tambin involucra el Control de la Cantidad de Obra realizada.
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FACULTAD: ELECTRICA Y ELECTRONICA ESPECIALIDAD: TELECOMUNICACIONES
(Cronograma)
GESTION DE PROYECTOS
Control de Calidad
Parmetros y especificaciones tcnicas claras y precisas Buenos trminos de referencia y buenos procesos de contratacin Interventora y Auditora de Calidad. Condicionar pagos a verificacin de calidad Veeduras y control de la comunidad CC en cada punto de responsabilidad, no tanto al final de la cadena:
- CC sobre actividades - CC sobre productos
LUIS MONTES BAZALAR
FACULTAD: ELECTRICA Y ELECTRONICA ESPECIALIDAD: TELECOMUNICACIONES
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Identifique desfases
SISEG
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INDICADORES COMPUESTOS
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CR el costo de las actividades realizadas. CP es el costo presupuestado, segn Plan. AFR es la cantidad de obra ejecutada (avance fsico realizado) AFP es la cantidad de obra programada (avance fsico programado) al momento del control.
El IDC (indicador compuesto): muestra cmo estn evolucionando los costos en relacin con el avance fsico de la obra, al momento del control.
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FACULTAD: ELECTRICA Y ELECTRONICA ESPECIALIDAD: TELECOMUNICACIONES
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Indice de Avance Efectivo = COMBINA Cantidad y Cronograma de cada actividad grupo de actividades
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FACULTAD: ELECTRICA Y ELECTRONICA ESPECIALIDAD: TELECOMUNICACIONES
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Reglas 11 y 12
EJECUCIN
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Undcima regla
GESTION DE PROYECTOS
Primera regla
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INDICADORES de COMPONENTES
Nivel de Objetivo
Indicador
Medios de Verificacin
Supuestos
Fin
Propsito
Componentes
Actividad
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1. Diseado un nuevo sistema de rutas de transporte urbano 2. Reconstruidas las vas del nuevo sistema de rutas 3. Asignado el parque automotor para las rutas
4. Educada la ciudadana para el funcionamiento del sistema
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Cantidad y Calidad
Control cuantitativo y cualitativo sobre indicadores de producto: Qu cantidad de producto se entrega? Qu calidad de producto se entrega?
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FACULTAD: ELECTRICA Y ELECTRONICA ESPECIALIDAD: TELECOMUNICACIONES
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Supuesto
Fin
Propsito
Componentes
RESULTADO DE GESTION
Actividades
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4 Indicadores de Producto
Unos buenos componentes son el resultado de actividades bien ejecutadas La gerencia exitosa entrega productos que cumplan satisfactoriamente los requisitos de C4 La gerencia se apoya en 4 Indicadores: CAN: Cantidad de obra lograda sobre cantidad de obra programada CAL: Grado de cumplimiento de normas, guas, parmetros de diseo y expectativas de los clientes CRO: Tiempo de realizacin del componente sobre el tiempo programado COS: Costo real sobre costo previsto (programado).
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FACULTAD: ELECTRICA Y ELECTRONICA ESPECIALIDAD: TELECOMUNICACIONES
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= 0.9, CAL = 0.8 = 0.9, CAL = 1.2 = 1.1, CAL = 0.8 = 1.1, CAL = 1.2
3
1
4
2
1
1
0
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INDICE DE EFECTIVIDAD
Ejm: Atributos de EFECTIVID. de un componente: CAN=1.0; CAL=0.9
INDICE DE EFECTIVIDAD: IEFE = CAN*CAL IEFE = 1.0 * 0.9 =0.9 Criterio de xito:
IEFE >
1
=1
X
1
X
IEFE
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Verificacin de Cronologa
El ML contempla, para cada componente, su fecha prevista de entrega. DESFASE: Diferencia entre fecha real de entrega y la fecha prevista. CRO: Tiempo consumido en la realizacin del componente, en relacin con el tiempo programado (tomado de la red de actividades o cronograma).
Criterio de xito:
El tiempo de realizacin no es superior al tiempo programado El control cronolgico se lleva durante la ejecucin de las actividades, para asegurar entrega oportuna del componente. FACULTAD: ELECTRICA Y ELECTRONICA
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ESPECIALIDAD: TELECOMUNICACIONES
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Verificacin de Costos
El Costo por componente se obtiene del costo agregado de las actividades que lo conforman DESFASE: Diferencia entre el costo real y el presupuesto inicial. COS: Costo real del componente sobre el costo presupuestado (tomado de la ejecucin presupuestal de las actividades que forman el componente).
Criterio de xito:
El costo de realizacin no es superior al costo programado El control de costos se lleva durante la ejecucin de las actividades, para asegurar entrega del componente dentro del presupuesto.
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FACULTAD: ELECTRICA Y ELECTRONICA ESPECIALIDAD: TELECOMUNICACIONES
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COS = 0.9, CRO = 0.8 COS = 0.9, CRO = 1.2 COS = 1.1, CRO = 0.8 COS = 1.1, CRO = 1.2
1
1 2
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+
1 Criterio de xito: IEFI <= 1
IEFI
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O sea, se expresa por un Indice de Eficiencia Nominal, afectado por el Indice de Efectividad. La eficiencia efectiva integra -en un solo indicador- todos los atributos de C4.
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FACULTAD: ELECTRICA Y ELECTRONICA ESPECIALIDAD: TELECOMUNICACIONES
IEE = COS*CRO/CAN*CAL
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INDICE DE EFICIENCIA EFECTIVA = IEE IEE = COS*CRO/CAN*CAL IEE= 0.95*1.10/1.00*0.90 = 1.05/0.90 IEE= 1.17
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IEE
1
EFECTIVIDAD (CAN, CAL): 0.90
X +
1
IEE
1
Criterio de xito:
IEE < = 1
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Fin
Propsito
Productos
Actividades
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Supuesto
Fin
Propsito
RESULTADO DE GESTION
Componente
Actividad
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Propsito
Indicador-meta
Disminuido en el 58% el tiempo medio de desplazamiento de los usuarios del sistema de transporte pblico al final del cuarto ao, al pasar de 120 a 50 minutos, en vehculos de menos de 5 aos de antigedad
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Propsito
METAS
Desplazamiento
Ao Ao Ao Ao 1 2 3 4 = = = =
Vida buses
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2. TRMINO DE PROYECTO
A su trmino, todo Proyecto requiere Evaluacin de cumplimiento de objetivos de ejecucin Cierre de proyecto (actas, entregables, finanzas) Empalme con fase de operacin 3 (proyecto generador de capacidad) TERMINO DE PROYECTO Acciones de Trmino de Proyecto EVALUACION DE LOGRO DE Desmontar la UE y elementos temporales OBJETIVOS (PRODUCTOS) (PROPOSITO) Finiquitar cuentas y cerrar compromisos Elaborar Informe(s) de Trmino de Proyecto (ITP, PCR) Facilitar iniciacinFACULTAD: de operacin y/o sostenibilidad ELECTRICA Y ELECTRONICA
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ESPECIALIDAD: TELECOMUNICACIONES
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Para qu el ITP?
El ITP se elabora para:
P T I
Verificar cumplimiento de objetivos (componentes). Describir la experiencia (memoria). Reflexionar sobre el desempeo gerencial de la ejecucin. Aprender de la experiencia para el diseo y ejecucin de
nuevos proyectos.
Anticipar seales de alerta para facilitar logros en los objetivos superiores (Propsito y Fin), durante la fase de operacin o institucionalizacin del proyecto.
LUIS MONTES BAZALAR
FACULTAD: ELECTRICA Y ELECTRONICA ESPECIALIDAD: TELECOMUNICACIONES
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