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CASO 1 Grupo Mutua Madrilea: del informe en papel al BI

Desde hace casi una dcada, Grupo Mutua Madrilea ha apostado por el Business Intelligence, de la mano de Microsoft, para optimizar la informacin sobre su negocio y la toma de decisiones.

De izquierda a derecha: Nieves Snchez-Mateos, Pepa Usn, Iaki Castao, Rafael Arnedo, Jess Gmez, Toi Castela, Gemma Gmez y Esther Camacho

Situacin El departamento de Sistemas de Informacin de Grupo Mutua Madrilea ha realizado desde finales de los noventa una decidida apuesta por la implantacin de una plataforma de Business Intelligence (BI). Una tarea complicada al tratarse de una empresa en la que tradicionalmente se trabajaba sobre informes en papel. "Hemos tenido que predicar sobre las bondades del BI, convenciendo de la necesidad de eliminar el papel y los beneficios derivados de acceder, a travs de su ordenador, a la informacin de manera ms gil, precisa y personalizada para su rol", explica Pepa Usn, gerente de Desarrollo Business Intelligence de Grupo Mutua Madrilea. En 2002, Sistemas de Informacin inici el proyecto Cuadro de Mandos de Autos, con tecnologa Microsoft SQL Server 2000 y con una aplicacin desarrollada en .NET, y un ao ms tarde se inici la construccin de un DataWarehouse (DW) que modelizaba toda la informacin de Autos procedente del host y, por tanto, como fuente de informacin de los datamarts. Muy pronto se comprob que esta iniciativa era todo un acierto y la base necesaria para el desarrollo de una plataforma de inteligencia de negocio. Como seala Rafael Arnedo, director de Sistemas de Informacin de Grupo Mutua Madrilea: "Ha resultado muy rentable desde el primer momento, ya que pasamos de tener informacin muy limitada a disponer de un centro de conocimiento donde se podan consultar todos los datos generados por la empresa". Una vez comprobado sus beneficios, se fueron incorporando el resto de unidades de negocio, como Vida, Mutuactivos, Accidentes, Autoclub Mutua, Hogar, Salud... Incluso cuando se adquiri la compaa Aresa, que dispona de su propio DW (basado en tecnologa no Microsoft), se integr toda la informacin sin problemas en el DW de Grupo Mutua Madrilea.

Solucin En 2010, se constat que la evolucin necesaria pasaba por la creacin de un portal de Business Intelligence que se convirtiera en el nico punto de entrada para todas las aplicaciones ya existentes: Cuadros de Mando (Sistema de Informacin de Gestin), Anlisis (Sistema de Anlisis Multidimensional) y Reporting (Sistema avanzado de Reporting). "Tenamos todos los procesos de negocio orquestados, pero la imagen final era que no estaba todo integrado. Echbamos de menos una va general de comunicacin entre los usuarios y nosotros, un nico portal de inteligencia de negocio con un nico acceso y en el que estuvieran unificadas todas las soluciones", explica Arnedo. Finalmente, el portal, desarrollado en plataforma Microsoft .NET y soportado sobre una granja de servidores Windows Server, se puso en marcha en junio de 2010. El DataWarehouse, como corazn del sistema, se soporta a su vez en SQL Server 2008 R2, utilizando los servicios de anlisis y reporting para dar respuesta a ms de 500 usuarios que realizan cerca de 4 millones de consultas mensuales en 150 modelos de negocio distintos. "La actualizacin es diaria, lo que permite disponer puntualmente de informes de control y gestin, modelos analticos y cuadros de mando. Contiene soluciones rpidas, sencillas y muy potentes que facilitan el acceso a la informacin necesaria dependiendo del nivel de informacin a analizar", explica Usn. Esta se clasifica en tres niveles: Operativo: Sistema Avanzado de Reporting. Para quienes manejan mucha informacin pero poco elaborada. Apenas requiere de conocimientos del negocio. Tctico: Sistema Anlisis Multidimensional. Usuarios analistas que manejan menos informacin, pero es ms elaborada, por lo que requiere un conocimiento medio/alto del negocio. Estratgico: Sistema de Informacin de Gestin. Informes de la Alta Direccin que precisan poca informacin pero muy elaborada. Asimismo, el portal ha sido dotado de numerosas funcionalidades como Avisos, Notificaciones o un Buscador universal para encontrar de forma rpida informes por nombres o etiquetas, pudiendo segmentar las bsquedas.

Cambio de cultura Para los responsables de Sistemas, una de las primeras consecuencias de haber apostado por una plataforma de BI ha sido el cambio de cultura en la compaa, donde ahora nadie concibe desarrollar un nuevo producto sin tenerlo previamente introducido en el DW. Como apunta Usn, "con los tiempos tan cortos que exige el mercado actual en el que nadie puede esperar un mes para saber si el lanzamiento de una novedad puede funcionar, era necesaria una herramienta que a los dos das de estar un producto en el mercado, nos ofreciera informacin sobre el mismo".

Obviamente, este hecho se encuentra directamente relacionado con la mejora en la toma de decisiones: "Disponer de informacin con mucha ms antelacin y acceder a aquella realmente vlida para cada usuario permite una toma de decisiones mucho ms rpida y acertada", contina Arnedo. Junto a este cambio, Arnedo y Usn citan otros beneficios, como la agilidad y rapidez de adaptacin a las necesidades de negocio o los menores costes de desarrollo y los mnimos costes de formacin: "Microsoft Excel, la herramienta que se utiliza para ver los informes, resulta muy amigable porque todo el mundo la emplea en su da a da. La curva de aprendizaje es, por tanto, mnima y el coste de formacin cero: Nunca hemos tenido que impartir un curso para dar a conocer las herramientas. Por todo ello, los responsables tecnolgicos de Mutua Madrilea se sienten muy satisfechos con las soluciones de Microsoft: "Tenamos claro desde el principio que este proyecto debamos hacerlo de la mano de Microsoft, una tecnologa gil, que funciona bien y que da respuesta a nuestras necesidades. Adems, nos permita realizar un desarrollo muy sencillo con unos costes muy econmicos. Conocamos otras soluciones y al evaluarlas todas no tuvimos dudas en decantarnos por Microsoft", concluye Usn.

Beneficios Cambio de cultura: del informe en papel al BI. Mejora en la toma de decisiones. Agilidad para adaptarse a las necesidades de negocio. Menores costes de desarrollo y formacin.

CASO 2 Colegio Santa Mara la Blanca: excelencia educativa a travs de las TIC
Un modelo pedaggico basado en la enseanza personalizada y apoyada en las TIC es la receta que el colegio Santa Mara la Blanca ha puesto en marcha para lograr la excelencia y conseguir que sus 1.300 alumnos aprovechen todo su potencial y se adapten a las exigencias del siglo XXI Conscientes del creciente fracaso escolar del sistema educativo espaol, los responsables del Santa Mara la Blanca, un colegio concertado de Madrid, decidieron aprovechar la ventaja de ser un centro nuevo para implantar un modelo diferente basado en la educacin personalizada a travs de las TIC. As, en 2009, el sistema SERF (Sistema de Educacin Relacional Fontn), empez a funcionar con un objetivo claro: lograr la excelencia educativa. Con este sistema, apoyado en tecnologa Microsoft, los alumnos cuentan con el seguimiento personalizado de profesores y tutores, que mediante la tecnologa (ordenador personal con software de ltima generacin y Learning essentials, plataforma basada en los centros de atencin de empresas CRM, pizarras digitales, wifi, etc.) ayudan a sacar el mximo potencial de cada individuo, que es tratado partiendo de un diagnstico previo y a travs de un seguimiento constante de su evolucin personal y acadmica.

Situacin Hace dos aos, el Padre Luis Lezama, preocupado por el creciente fracaso escolar y por a falta de adecuacin del sistema educativo espaol a la realidad social, cultural y laboral del siglo XXI, se plante abrir un colegio con una metodologa pedaggica diferente, que superara las carencias del sistema tradicional de enseanza. Ante la falta de centros en Montecarmelo, una zona residencial de Madrid de reciente construccin, el fundador del Santa Mara la Blanca, decidi construir all su proyecto de centro concertado religioso, e implantar el Sistema SERF, adaptndolo a las exigencias del sistema educativo espaol. Dicho modelo 'localizado' pas a denominarse SERF-EBI (Sistema de Educacin Relacional Fontn - Educacin Bsica Interactiva).

Solucin Con esas premisas sobre la mesa, en 2009 se puso en marcha esta nueva metodologa que atiende las exigencias del siglo XXI, a travs de un sistema educativo innovador, que impulsa el potencial individual y colaborativo de cada estudiante, permitindole adquirir y crear el conocimiento sobre su inters personal y colectivo, al mismo tiempo que desarrolla la confianza en s mismo y respecto a otros. En este sentido, el idelogo de la metodologa, el pedagogo colombo-espaol Julio Fontn, asegura, que la curiosidad innata de un nio, si se orienta bien, lo motiva a buscar el conocimiento necesario para aprender y generar resultados que van a beneficiarlo a l y al resto de la sociedad. Por eso, y por el aval que suponan 53 aos de experiencia exitosa del mtodo en Colombia, de los cuales, los diez ltimos ya se han desarrollado con el apoyo de la plataforma tecnolgica de Microsoft, los responsables del Santa Mara la Blanca tuvieron claro desde el primer momento que el mtodo funcionara. "Pensbamos que el sistema tradicional estaba obsoleto y que no serva para los escolares de hoy cuya realidad es muy diferente a la de hace 20 aos", afirma Isabel Solana, Directora del Proyecto EBI del Colegio Santa Mara la Blanca. As, de forma paulatina los alumnos de 5 de Primaria a 4 de ESO, 250 en total, se han ido incorporando a la metodologa a travs del uso de su ordenador personal Don Quijote -cargado con el paquete Escuelas 2.0 de Microsoft: Windows 7, Office 7 y Learning essentials-, y de la plataforma tecnolgica SERF de coordinacin y seguimiento, basada en un Customer Relation Management de Microsoft Dynamics. La plataforma es, en definitiva, una solucin de gestin para las relaciones personales que adems de gestionar toda la informacin que circula por el colegio y de ser un medio de comunicacin entre todos los integrantes del centro, permite el seguimiento del trabajo de cada estudiante y una mayor y mejor relacin entre el colegio y las familias. "La plataforma digital es nuestra herramienta cotidiana de trabajo. En ella, los profesores vuelcan los trabajos a realizar, reciben los trabajos y el feedback de los estudiantes, cuelgan conclusiones, acuerdos, rendimiento de los alumnos, etc.", afirma Isabel Solana. Pero la tecnologizacin del colegio no acaba ah. El esfuerzo de dotacin informtica ha sido muy importante: wifi en todas las reas educativas, implantacin de antivirus y firewall a todos los usuarios, 38 aulas con proyector, pizarra electrnica con Windows 7 y

ordenador

para

el

profesor...

Un

desembolso

de

medio

milln

de

euros,

aproximadamente, que los responsables del colegio consideran una inversin necesaria. "Las TIC son una herramienta increble para cambiar la educacin, pero siempre que se tomen como un medio, no como un fin. Por eso, lo importante no es darle un ordenador a cada alumno, sino una metodologa", indica Solana. "Trabajamos por y para que nuestros estudiantes sean autnomos y desarrollen valores y virtudes como la organizacin del tiempo para cumplir objetivos, el trabajo individual basado en el esfuerzo, el respeto, el compromiso y la toma de decisiones. Es muy importante que los chavales se autoevalen y tengan capacidad crtica frente a lo que ven, oyen, leen, etc.", aade Solana. Respecto a la excelencia, Pedro Lezama, Director Tecnolgico del centro, asegura que alcanzar la excelencia no significa dejar de lado a los que menos capacidad tienen, sino todo lo contrario. "Se trata de la excelencia de la que cada uno sea capaz", incluidos los que tienen necesidades especiales, para los cuales el apoyo de las TIC es fundamental. "La exigencia es personalizada; cada estudiante debe alcanzar el nivel previsto para l tras analizar sus capacidades e intereses. En este sentido, Lezama dice que el aprendizaje en el Santa Mara la Blanca no consiste en memorizar, sino en aprender a aprender. Gran parte del xito del proyecto se basa en los planes personalizados de estudio. Con los datos de una evaluacin preliminar realizada a principios de curso, se establece el nivel de exigencia para cada alumno. Se consideran cuatro niveles: bsico (el marcado por la Consejera de Educacin), medio-alto, alto, y adapta-ciones del nivel por encima y por debajo. A partir de ah se elaboran las guas de estudio de cada asignatura que los chicos estudian en sus ordenadores. Todos los temas, sean de la asignatura que sean, conllevan el mismo desarrollo:

Partiendo de tu realidad Recoleccin e investigacin Desarrollo de la habilidad Relacin y evaluacin Todo ello con unos objetivos finales: hacer entender al estudiante que l es el responsable de su propia educacin, mejorar su autoestima, aumentar el rendimiento

escolar, alcanzar la excelencia, mejorar la prctica docente, reducir el fracaso escolar y aumentar el compromiso con la comunidad educativa. El proyecto, segn sus responsables, est resultando tan satisfactorio, que el ao que viene se ampliar al ciclo de bachillerato. Adems, los responsables de Santa Mara la Blanca ya trabajan para exportar el modelo a otros colegios. Beneficios A pesar de que el proyecto apenas lleva un ao en marcha, los beneficios, a todos los niveles, son ya evidentes. Para los alumnos

Aumento del rendimiento escolar Incremento de la productividad Mayor responsabilidad y autonoma Adquisicin de habilidades digitales Refuerzo de la autoestima Mayor grado de socializacin Cambio de actitud respecto a los estudios y respecto a los profesores Para los profesores

Mayor y mejor relacin con los alumnos Mayor autoestima Para las familias

Mayor implicacin en el modelo educativo Mejor relacin con sus hijos: los estudios dejan de ser un tema de discusin para pasar a ser un tema de conversacin Para la sociedad

Consecucin de la excelencia educativa Aumento de la productividad Escolares preparados para los niveles de exigencia del siglo XXI Fomento de la empleabilidad

Caso 3 Ms inteligencia para ColCermica


ColCermica, una empresa productora de cermicos y sanitarios del mercado colombiano, ha logrado unificar la informacin de la compaa y, con ello, reducir costos y tiempo para la toma de decisiones acertadas que influyen en la productividad y los negocios, mediante la implementacin de la plataforma SQL Server de Microsoft.

Situacin de negocios ColCermica pertenece a la organizacin Corona y se dedica a producir porcelana sanitaria, revestimientos y grifera. Tambin fabrica artculos para la construccin en pisos, enchapes, herrajes y accesorios complementarios que buscan la remodelacin del hogar. En Colombia, tiene una posicin importante en su sector. A travs de sus marcas Corona, Mancesa y Grival, tiene un promedio del 70 por ciento de las ventas al mercado, y exporta ms del 50 por ciento de su produccin. A corto plazo proyectan ampliar ese porcentaje mediante la ejecucin de estrategias comerciales y planes de trabajo enfocados hacia la exportacin de sus productos. Informacin empresarial integrada Uno de los retos, dentro de los propsitos internos de la compaa, es proporcionar a los empleados y usuarios de aplicaciones la informacin apropiada en el momento oportuno. Sin embargo, los procesos para la obtencin de datos no eran oportunos y no existan procedimientos para calificar y analizar las distintas variables del negocio. En consecuencia, la toma de decisiones no corresponda con las necesidades de la compaa en tiempo real, y la planificacin careca de bases slidas. En 1999 ColCermica termin de implementar su sistema ERP (Enterprise Resource Planning) con el propsito de automatizar muchos de los procesos bsicos al interior de la empresa, e integrar la informacin facilitando el acceso y obtencin de resultados. Fue all cuando se dieron cuenta que carecan de herramientas para analizar esa informacin suministrada por el ERP. Nos dimos cuenta que tenamos mucha informacin pero no contbamos con las herramientas para hacer uso de ella, explic John Alberto Muetn Cadavid, administrador de Datos de ColCermica.

Con estos antecedentes, la Gerencia Informtica tom la iniciativa de empezar a trabajar estos aspectos sobre una plataforma de Inteligencia de Negocios con procesos de anlisis integrados. Inicialmente, basaron todo su esquema de trabajo en un piloto que dur alrededor de un ao y enfocaron todos sus esfuerzos hacia el departamento comercial. Despus se dieron a la tarea de investigar sobre el tema de Inteligencia de Negocios con el propsito de homologar conceptos al interior de la compaa y lograr que todos los usuarios y empleados entendieran las razones y los beneficios de adoptar dichos procesos. Solucin de negocios El desarrollo de una plataforma integral de Inteligencia de Negocios (BI), sobre la base de SQL 2000 Server, facilit la realizacin de procedimientos analticos integrados y la construccin de herramientas de gestin, administracin y almacenamiento de datos; contribuy a la construccin de aplicaciones de Inteligencia de Negocios ms compactas y ampli las posibilidades de transformar la informacin en un punto de partida para la toma de decisiones acertadas en todas las reas de la empresa. Una vez implementada la plataforma, han trabajado en Data Marts que contienen datos resumidos y detallados sobre asuntos determinados, esta vez no slo enfocados hacia los procesos comerciales, sino tambin de manufactura y financieros. La informacin est a disposicin de todas las instancias para ser explorada, analizada y para facilitar la realizacin de informes. En este momento se encuentran trabajando con Balanced Scorecard (BSC), una herramienta que permite el control de indicadores de resultados y se convierte en un enlace entre la gestin estratgica y operativa, proporcionando estadsticas sobre los rangos de desempeo en todas las reas. La solucin de Inteligencia de Negocios implementada en ColCermica, pretende darles herramientas a los usuarios para tomar decisiones en todos los niveles, basados en datos de calidad y disponibles en todo momento para poder apoyar las estrategias en los negocios, afirm Muetn Cadavid. Para implementar la aplicacin, ColCermica slo requiri contar con la plataforma Microsoft SQL Server 2000 y herramientas de Microsoft Office, elementos que amplan el concepto de Inteligencia de Negocios a todos los niveles de la empresa. As, para el caso de ColCermica, la fuente de informacin es el ERP; las herramientas de extraccin y transformacin de datos se dirigen al ERP, recogen la informacin necesaria, la

consolidan en una base de datos o Datawarehouse en SQL Server y desde all generan cubos que son consultados por los usuarios utilizando tablas dinmicas. Durante todo el proceso contaron con la asesora de Microsoft y de sus proveedores de negocio. Uno de ellos es Alcuadrado, empresa de Medelln que se especializa en los procesos y estrategias de Inteligencia de Negocios. A futuro, queremos incursionar en el campo de la minera de datos, en el campo de proyecciones de negocios, el poder tener herramientas que permitan hacer predicciones. Ese es el futuro de la Inteligencia de Negocios en ColCermica, asegur Muetn Cadavid. Beneficios obtenidos Uno de los grandes beneficios que ha trado la herramienta a ColCermica es la posibilidad de contar con informacin centralizada y unificada que ofrece datos precisos y relevantes sobre cada una de las reas de la compaa. Con esta herramienta las gerencias obtienen el registro de datos histricos, que permiten hacer evolucin en los procesos, generar tendencias diversas y monitorear los indicadores de gestin diariamente. Adems, los reportes emitidos pueden ejecutarse en aplicaciones Office como Excel, herramienta que todos los usuarios de ColCermica conocen. Es as como la implementacin de la solucin fue sencilla y no gener grandes traumatismos al momento de ponerla en marcha. Ahora, nuestra gente a gente toma decisiones con la misma informacin. Tenemos un repositorio de datos en comn, y cuando los gerentes van a una reunin, todos acceden los mismos datos. Antes tenamos que ver de dnde haba sacado cada uno su informacin, agreg Muetn Cadavid. Planes a futuro A largo plazo, se piensan incorporar datos externos, como informacin de la competencia, con el propsito de potenciar la toma de decisiones basadas en un marco real de mercado. El grado de aceptacin ha sido tal que la informacin suministrada a travs de cubos OLAP y de reporting, se volvi tan indispensable como el e-mail, es una informacin que se consulta diariamente, no es una informacin ocasional y ahora no se puede concebir el negocio sin este tipo de informacin, dijo Lina Mara Arias Murillo, coordinadora de Inteligencia de Mercados de ColCermica. Las expectativas se cumplieron totalmente, pues ColCermica logr integrar de manera transparente aplicaciones y flujos de informacin empresarial, que le han facilitado

optimizar procesos internos y establecer parmetros para una toma de decisiones fundamentada en los resultados de cada rea o departamento. La implementacin de la nueva herramienta le ha permitido a ColCermica alcanzar una posicin competitiva dentro del mercado gracias a la comprensin global de su negocio. La informacin que tenemos es de muy buna calidad. La gente le cree a esos datos y por eso los utiliza. Es uno de los temas ms importantes a tener en cuenta en esta clase de proyectos. La calidad de los datos debe estar garantizada en un cien por ciento, concluy Muetn Cadavid.

CASO 4: Las TIC como palanca de modernizacin


Un ambicioso plan de modernizacin, basado en la implantacin de una plataforma tecnolgica con herramientas Microsoft de ltima generacin, ha llevado a Covirn a ocupar el segundo puesto a nivel nacional por puntos de venta en el sector de la distribucin de productos alimenticios.

De izquierda a derecha: Javier Vidal, Jose M Buenda, M Dolores Gmez, Juan Angel Gmez, Jess Lpez. De pie, Roberto Zarzuelo, Director rea TIC (izquierda) y Rafael Corts, Director de la Divisin de Finanzas y Servicios. Nacida en 1961 como organizacin cooperativa para la distribucin de productos de alimentacin, la cadena de supermercados Covirn, con sede en Granada, siempre ha tenido clara su vocacin innovadora y su apuesta por la tecnologa como palanca de modernizacin. Ese esfuerzo continuo por innovar le hizo merecedora en 2010 de un galardn en la categora de Mejor Iniciativa a la Modernizacin Empresarial, otorgado por

la Junta de Andaluca dentro de los Premios Andaluca Sociedad de la Informacin. A lo largo de su historia, la compaa ha impulsado polticas de renovacin y modernizacin de los supermercados, ocupando la tecnologa siempre un lugar destacado ya que, segn sus responsables, con ella se mejora la gestin y se logra dar respuesta a las necesidades del consumidor, elevando as el grado de fidelidad a la marca. En ese marco, en 2008 la compaa inici un plan estratgico (e.Plan TIC 2008-2010) con el objetivo de modernizar la compaa, profesionalizar su gestin y orientarse plenamente al consumidor final. Este plan, explica Roberto Zarzuelo, Director de Informtica y Comunicaciones de Covirn, ha dotado a la compaa de una plataforma tecnolgica compuesta de hardware, software y comunicaciones con herramientas de ltima generacin, que cubren un mbito de aplicacin muy amplio compuesto por las oficinas centrales, 25 plataformas logsticas, 2.220 socios, 2.700 puntos de venta y el resto de empresas del Grupo (viajes, seguros y gasolineras), prestando servicios tecnolgicos de alto rendimiento y valor aadido que cubren todas las necesidades en un mercado tan exigente, complejo y dinmico como es el del sector retail. En este sentido, Luis de Osuna, CEO-Director General de Covirn, aade que el objetivo era dar respuesta a un consumidor que cada da demanda una informacin ms completa de los productos y, a la vez, dispone de menos tiempo para comprar. La apuesta de Covirn por las TIC permite hacer de nuestras tiendas, lugares donde el cliente vive experiencias de compras positivas, afirma. Para poner en marcha la plataforma, los responsables del rea TIC de la compaa, decidieron apostar por algunas de las herramientas de ltima generacin de Microsoft, como Microsoft Dynamics AX, 4.0, Microsoft Dynamics CRM 4.0 y Portal Corporativo Microsoft Office SharePoint 2007 integradas con aplicaciones propias. Para nosotros es crtica la cadena de suministro, es nuestro core de negocio, si no funciona la empresa se ralentiza. Y todo ello lo soporta nuestro ERP basado en Microsoft Dynamics AX. Probablemente somos una de las compaas de retail con mayor nivel de desarrollo de Microsoft Dynamics AX de Europa, declara Zarzuelo. La calidad de los productos, especialmente en Microsoft Dynamics CRM 4.0 y Microsoft Office SharePoint 2007 fueron determinantes en la decisin, pero tambin influy el Coste Total de Propiedad y que es importante trabajar con herramientas estndar que conllevan un fcil aprendizaje y una mejora de los recursos tanto a nivel de desarrollo como de usuario final, aade. La construccin de la plataforma comenz en 2008 y se realiz en cinco fases. La primera

afect a los sistemas. Se migr a SQL Server 2005 64B y a Windows 2003 Enterprise Edition y se despleg el Directorio Activo. En la segunda, adems de desplegar las redes de datos y actualizar el sistema de comunicaciones, se realiz un pequeo proyecto de e-mobile con Microsoft para los empleados en movilidad, con acceso a su correo a travs de la PDA y el mvil. En la tercera etapa, la del entorno transaccional, se llevaron a cabo varias actuaciones: el ERP se migr a la versin 4.0 de Microsoft Dynamics AX, se realiz una reingeniera de la cadena de suministro, se implantaron los mdulos MRP y Transporte y se implantaron sistemas de radio frecuencia en todas las plataformas. Decidimos apostar por el mdulo interno de Logistics Execution System de Microsoft Dynamics AX en lugar de implantar Warehouse Management System externos, aunque, a priori, los expertos lo consideraron arriesgado. Sin embargo fue acertado, afirma Zarzuelo. En cuanto al software de Gestin en el Punto de Venta se opt por una solucin propietaria de Covirn. En el entorno web, la cuarta etapa, se implant Microsoft Office SharePoint 2007 para el desarrollo de los portales de socios y empleados y la web pblica. La quinta y ltima fase tuvo el entorno Business Intelligence como protagonista. En este terreno se implant Microsoft Dynamics CRM 4.0, y se adaptaron las funcionalidades en el Software de Gestin de Proveedores. En el mbito del Business Intelligence, Covirn tiene en la actualidad un proyecto para unificar su informacin en un datawarehouse interno que sirva como base de construccin de un cuadro de indicadores corporativos y departamentales que velen por el cumplimiento de la direccin marcada para la compaa. Para llevarlo a cabo los responsables de TI estn adoptando la tecnologa de la Plataforma Business Intelligence de Microsoft. En este sentido, Zarzuelo indica que la plataforma soporta continuidad de negocio y cumple las ms exigentes normas de calidad y auditora, como recuperacin ante desastres, alta disponibilidad y muy buenos indicadores en tiempos de recuperacin de datos y servicios, con un excelente rendimiento en los procesos core de negocio diarios ms importantes. Los responsables de Covirn aseguran que el cambio ha supuesto abandonar un sistema propietario y descentralizado, con datos redundantes, baja eficiencia de sistemas y gestin de rendimiento deficitaria y optar por otro completamente distinto en el que los

beneficios son mltiples.

Beneficios Flexibilidad y escalabilidad. Productividad: mejoras de un 15% en el ERP y un 100% en CRM y web. Centralizacin, integracin de datos y automatizacin de procesos. Mejora en la atencin al socio. ROI muy alto y en muy poco tiempo. Drstica reduccin de tiempos de recuperacin de datos y servicios. Plataformas conectadas al ERP con excelente tiempo de respuesta. CRM con visin de 360, tiempos de respuesta y solucin de incidencias muy cortos. Mayor conectividad y productividad con socios, empleados, proveedores y clientes.

Claves de xito Apuesta por las TIC. Enfoque estratgico y liderazgo adoptado por la Direccin General.

CASO 5 Meta4: La tecnologa se ala con los Recursos Humanos


"Los trabajadores podrn conocer cmo es exactamente su compaa sin saber nada de tecnologa ni de Recursos Humanos", Fernando Ruiz, director de Desarrollo de Negocio de Meta4 Visual Studio 2005 es slo una de las tecnologas de Microsoft elegidas por Meta4 para desarrollar una solucin totalmente innovadora para el entorno de los Recursos Humanos. Su principal baza es una interfaz grfica muy visual, interactiva y fcil de utilizar. De todos los fabricantes presentes en el mercado, la compaa apost por Microsoft con tecnologas como Windows Presentation Foundation, Microsoft Visual Studio 2005 y Microsoft Expression Suite. La nueva herramienta se puede describir como una solucin totalmente innovadora para el sector, en la que prima una interfaz muy visual, interactiva y amigable que permite su utilizacin por cualquier miembro de una empresa que disponga de acceso a ella. Por el momento, ha sido diseada para su utilizacin en un PC, pero los responsables de Meta4 ya tienen previsto su traslado en un futuro a dispositivos mviles como smartphones. Permite realizar una mejor evaluacin de las aptitudes de los empleados, una mayor integracin con otras tecnologas y, especialmente, un importante apoyo en la toma de decisiones. Situacin El funcionamiento tradicional de los departamentos de RR.HH. de las compaas se podra definir como complejo y, sobre todo, muy especializado. A ello han contribuido en gran medida las aplicaciones informticas que emplean sus responsables, soluciones muy especficas y diseadas para usuarios que las conocen a la perfeccin porque se dedican exclusivamente a esta materia: elaboracin de nminas, gestin de competencias, gestin del talento, formacin, etctera. A pesar de lo que se crey en un primer momento, la llegada de Internet y de las tecnologas asociadas tampoco supuso una gran revolucin en este terreno, ya que slo se mejoraron aspectos como la recepcin de datos (peticin de vacaciones, recibo de nminas...) a travs de lugares como los portales del empleado, pero no mucho ms: las personas siguen sin intervenir en las funciones complejas de recursos humanos", comenta Fernando Ruiz, director de Desarrollo de Negocio de Meta4, compaa referente mundial en RR.HH. y uno de los tres principales proveedores internacionales de soluciones para la gestin del capital humano.

Sin embargo, Internet s ha supuesto el comienzo del cambio hacia un modelo centralizado de la informacin, pero descentralizado en cuanto a los procesos, incluso los ms complejos. Nos dirigimos hacia un modelo de RR.HH. mucho ms flexible y menos esttico, gracias al cual un directivo pueda encontrar l mismo y en el menor tiempo posible el mejor perfil profesional que necesita para una determinada funcin, afirma Marc Sabbagh, vicepresidente de Research & Development de Meta4 y mximo responsable del centro de I+D que la firma posee en Espaa. "En el modelo tradicional, esta problemtica la resolvera un miembro del departamento de RR.HH. realizando una consulta compleja en su sistema informtico", seala Ruiz. La principal cuestin reside, por tanto, en la inexistencia en el mbito de los RR.HH. de entornos amigables y sencillos de utilizar dotados de interfaces que mejoren la experiencia de los usuarios, de tal modo que cualquier persona pueda no slo enviar y recibir informacin, sino tambin participar en los diferentes procesos", apunta Ruiz. Solucin Para poder ofrecer a sus clientes una herramienta capaz de adaptarse a las necesidades de los RR.HH., el centro de I+D Meta4 en Madrid emprendi en 2005 un proyecto destinado a desarrollar una aplicacin innovadora y totalmente diferente de lo que exista en el mercado hasta la fecha. En aquellos momentos comenzaba a cobrar protagonismo el trmino Rich Internet Applications (RIA), un nuevo tipo de aplicaciones web con muchas ms ventajas y aplicaciones que las tradicionales. "De los pocos fabricantes que en ese momento comenzaban a trabajar con este tipo de soluciones, Microsoft fue el que ms nos interes desde el principio gracias a la presencia en su catlogo de tecnologas como Microsoft Windows Presentation Foundation, Microsoft Visual Studio 2005 y Microsoft Expression Suite", afirma Sabbagh. Microsoft Windows Presentation Foundation es una plataforma que convierte a los desarrolladores en participantes activos en la creacin de interfaces de usuario, proporcionando un modelo de programacin comn para aplicaciones independientes y de explorador. "Tambin hicimos numerosas pruebas con la plataforma Flex de Macromedia, pero vimos que la de Microsoft tena mucho ms potencial y futuro para realizar una herramienta tan sofisticada como la nuestra", asevera. A finales de 2007, la compaa tiene previsto iniciar la comercializacin entre sus principales clientes de los primeros mdulos de la nueva aplicacin de RR.HH. En lneas generales, se puede describir como una solucin totalmente innovadora para el sector, en

la que prima una interfaz muy visual, interactiva y amigable que permite su utilizacin por cualquier miembro de una empresa que disponga de acceso a ella. "Un trabajador va a poder saber cmo es su compaa, quin es quin, quines son sus responsables, los empleados que la conforman... Todo ello sin saber nada de tecnologa ni de Recursos Humanos", comenta Ruiz. Para hacer esto posible, cuenta con un motor de ejecucin de grficos muy potente (el mismo que emplea Microsoft Windows Vista), que aprovecha al mximo las capacidades grficas del PC, algo totalmente novedoso hasta la fecha al tratarse de una herramienta crtica de negocio. "En un futuro no muy lejano, todas las aplicaciones corporativas van a ir hacia este modelo grfico, incluso las clsicas transaccionales, ya que no se trata de un mero cambio esttico, sino de una mejora de la productividad al potenciar enormemente la facilidad de uso", indica Ruiz. "La interfaz grfica que nos ha proporcionado la plataforma de Microsoft es una autntica revolucin, comparable a lo que supuso en su da MS-DOS o la aparicin de Windows, y que abre un horizonte de posibilidades impresionante", apunta el vicepresidente de R&D de Meta4. Fernando Ruiz aporta ms detalles que explican esta afirmacin: "Utilizar los controles grficos que proporcionan Microsoft Windows Presentation Foundation y Microsoft Expression Suite ha hecho posible que las funciones complejas habituales de los departamentos de RR.HH. puedan ser realizadas de forma simple por todos los miembros de una compaa, algo que antes era impensable e imposible de hacer", afirma. "Esta tecnologa nos ha permitido desarrollar una aplicacin muy intuitiva que no precisa de un elevado conocimiento previo y que no va dirigida a expertos ni en tecnologa ni en RR.HH.: cualquier proceso que el departamento de Recursos Humanos decida que puede ser susceptible de ser compartido por los trabajadores puede hacerlo sin que tengan que aprender en detalle cmo se hace", contina el director de Desarrollo de Negocio de Meta4. Por el momento, esta herramienta ha sido diseada para su utilizacin en un PC, pero los responsables de Meta4 ya tienen previsto su traslado en un futuro a dispositivos mviles como smartphones. "Ambas tecnologas proporcionan un lenguaje neutro que posibilita que un equipo de desarrolladores trabaje conjuntamente en una concepcin nica que luego puede ser trasladada a cualquier dispositivo", explica Sabbagh. "Como proveedores de servicios, tenemos que ofrecer a nuestros clientes las mejores soluciones en cada momento, lo que nos reporta una clara ventaja competitiva", concluye Ruiz.

Beneficios

Mejora en la capacidad de evaluacin de las aptitudes de los empleados. Uno de sus mdulos ms destacados es Gestin del Talento, que permite que toda la compaa pueda participar en la evaluacin de las aptitudes de sus miembros. "Cuando un directivo necesita hacer una evaluacin, sta no la realiza el departamento de RR.HH., sino que son los propios responsables de los departamentos o los empleados los que mejor conocen el talento y el perfil de los miembros de una compaa", seala Sabbagh.

Mejora en la toma de decisiones. A pesar de contar con la ms avanzada tecnologa que proporciona Windows Presentation Foundation, los responsables de Meta4 no han dudado a la hora de seguir empleando otras aplicaciones que se podran considerar como tradicionales, pero que mantienen una total vigencia por su gran funcionalidad. Este es el caso de Microsoft Excel. "Estamos utilizando una solucin como Excel, que se encuentra totalmente integrada con Microsoft Windows Presentation Foundation. Para poder hacer, por ejemplo, una revisin salarial hemos desarrollado un mdulo basado en Excel que, a travs de una interfaz de datos basada en web services, permite realizar al directivo todas las simulaciones que desee de forma desconectada", seala el vicepresidente de R&D de Meta4. En su opinin, esta integracin tambin se ha visto muy optimizada con la utilizacin de Microsoft Office 2007 y Microsoft Windows Vista: "Ambas tecnologas han mejorado mucho y ahora posibilitan una mayor integracin con las aplicaciones empresariales", subraya.

Mayor integracin tecnolgica. A pesar de contar con la ms avanzada tecnologa que proporciona Windows Presentation Foundation, los responsables de Meta4 no han dudado a la hora de seguir empleando otras aplicaciones que se podran considerar como tradicionales, pero que mantienen una total vigencia por su gran funcionalidad. Este es el caso de Microsoft Excel. "Estamos utilizando una solucin como Excel, que se encuentra totalmente integrada con Microsoft Windows Presentation Foundation. Para poder hacer, por ejemplo, una revisin salarial hemos desarrollado un mdulo basado en Excel que, a travs de una interfaz de datos basada en web services, permite realizar al directivo todas las simulaciones que desee de forma desconectada", seala el vicepresidente de R&D de Meta4. En su opinin, esta integracin tambin se ha visto muy optimizada con la utilizacin de Microsoft Office 2007 y Microsoft Windows Vista: "Ambas tecnologas han mejorado mucho y ahora posibilitan una mayor integracin con las aplicaciones empresariales", subraya.