TRASLADOS

Dentro de los documentos que el Notario autoriza en el ejercicio de su funcin, estn por un lado los que extiende Directamente en el Protocolo y aquellos que extiende e incorpora al registro de protocolizaciones. En ambos casos se trata de documentos que permanecen asentados en los registros, en poder del escribano autorizante de ellos cuando este se encuentra en ejercicio de su funcin, o a cargo delo escribano que se desempee como tal en las oficinas encargadas de la custodia de los registros notariales cuando estos se encuentren all depositados. En aplicacin del principio de matricidad, los documentos asentados en los registros notariales no pueden destinarse al trafico jurdico, por eso surge la necesidad de la existencia de otros documentos que el notario expedir y autorizara fuera de sus registros para el trafico jurdico, acreditando la existencia del documentos original y con alguno de los cuales, adems, ser posible ejercer los derechos a que se refieren. CONCEPTO Y CLASES Se pueden clasificar en originales y derivados (traslados). Los primeros son aquellos que recogen fe publica originaria, se trata de documentos producidos directamente por el escribano, como las escrituras publicas, actas notariales y los certificados. Los traslados son documentos notariales que tienen fe publica derivada, se trata de reproducciones totales o parciales de otro documento: son las copias y los testimonios. Las copias son reproducciones totales de las escrituras publicas, los testimonios de protocolizacin lo son de los documentos y actas incorporados al registro de protocolizaciones, y los testimonios por exhibicin son reproduccin total o parcial de otro documento, publico o provado, cincorporado o no a los registros notariales. La calidad de matriz de un documento es independiente de la originalidad, el documento matriz es siempre original pero existen documentos originales que nos son matrices. Documento matriz es aquel que no deriva de otro documento, es producido directamente por su autor, que en este casp lo es el escribano, y se extiende o se incorpora a uno de los registros, permaneciendo en el a perpetuidad, siendo posible de ser repdoducido cuantas veces sea necesario, conservando el carcter de principal respecto de su replica. Son por lo tanto documentos matrices, las escrituras publicas y las actas notariales, adems de ser originales. Pero el documento original es tambin el producido directamente por el escribano no incorporado a ninguno de sus registros y asi librado al trafico jurdico, por ejemplo el certificado notarial.

Larraud incluye a los certificados notariales dentro de los traslados y ello de acuerdo conm el concepto que da de los traslados el documento en que el escribano, bajo su fe, y para el trafico jurdico, reproduce totalo parcialmente, y con las formalidades requeridas, la redaccin o el contenido de otro instrumento que tiene de manifiesto y al que se remite.

COPIAS

Articulo 211 RN: Instrumento publico, traslado integro y literal de una escritura pblica, autorizado con las formas requeridas, por el escribano autorizante de la matriz cuando se encuentra en ejercicio de su fincion, o por aquel que se desempee como tal en las oficinas encargadas de la custodia de los registros notariales cuando el protocolo este archivado, expedido para las partes o sus integrantes, habiendo cotejado con el original y dando fe de su contenido y con el mismo valor que el original. La exigencia de la literalidad de la copia tiene su fundamento legal en la ley 13, titulo 25, libro 4 de la nueva recopilacin: y que en las escrituras (hoy diramos copias), que ansi dieren signadas, ni quite ni aadan palabra alguna de lo que estuviere en el Registro, salvo la suscripcin. ESTRUCTURA DE LAS PRIMERAS COPIAS 1. Encabezamiento: en la practica, el encabezamiento de la copia indica el negocio jurdico que en ella se documenta, es decir que no se acostumbra transcribir el membrete de la escritura tal como lo analizaramos al estudiar la escritura publica, sino que el encabezamiento solo comprendera la denominacin del contrato, por ejemplo, compraventa, arrendamiento, etc. 2. Contenido integro y literal de la matriz: debe ser asi puesto a que es el documento librado al trafico jurdico que tiene el mismo valor que el original y con el cual se ejercern los derechos que del documento reproducido resultan. La exigencia de la literalidad de la copia tiene su fundamento legal en la ley 13, titulo 25, libro 4 de la nueva recopilacin: y que en las escrituras (hoy diramos en las copias), que ansi dieren signadas, ni quiten ni aadan palabra alguna de lo que estuviere en el Registro, salvo la subscripcin. Debemos tener en cuenta que: no se copian los errores debidamente salvados, que pudiera tener la matriz, esto de acuerdo a lo que establece el articulo 232 inciso 2 del RN. Los errores que se cometan al extender la copia se salvaran luego de la nota de suscripcin o refrendata, en la forma dispuesta para las escrituras publicas: articulo 232 inciso 1 RN. Se transcribirn las firmas, incluso el signo y firma del escribano: insertndose aun aquellas que hubieren resultado duplicadas por consecuencia de haberse producido error al escribirlas o por haberse borroneado alguna, segn el articulo 37 del DL 142 y articulo 169 inciso 3 RN. Tambin debern consignarse las huellas dactilares sy las

firmas en otro alfabeto de la siguiente manera: Hay una huella dactilar o Hay una firma con signos del alfabeto. 3. Nota de suscripcin o refrendata: a. Indicacin de la calidad de primera copia y de su compulsa con la matriz. b. Serie y numero de papel notarial en que fue extendida y autorizada la matriz. c. Numero de copias que se expiden d. Nombre de la parte o persona para quien se expide e. A que inmueble servir de titulo, para que registro esta destinada o por que contrato (eventual): situacin de artculos 220, 222, 223 y 224 RN y art. 64 de la ley 10.793 en la redaccin dada por el articulo 274 de la ley 16320. De no establecerse se entender que la copia fue extendida para todos los integrantes de la parte, o que la misma copia se inscribir en todos los registros que correspondan a los inmuebles gravados, o referir a todos los contratos en su caso. f. Mandato judicial (eventual): en aquellos casos en que la copia se expide por el escribano encargado del archivo de los registros notariales, haciendo referencia al expediente en que fue dictado, y en su caso, al mandato de la suprema corte de justicia, o el numero y fecha de la resolucin y el juzgado competente. g. Lugar y fecha de expedicin: pueden o no coincidir con el lugar en el cual se extendi la matriz, recordemos el plazo de 3 dias para extender la primera copia, y obviamente su pronta inscripcin ante el registro correspondiente. 4. Autorizacin: signo, firma, rubrica y sello del escribano: el sello esta establecido por via reglamentaria y no legal. Nombres y apellidos y la palabra escribano. Las copias podrn expedirse en forma mecanografiada o por computadora, y por el sistema de fotocopiado. En este caso se fotocopiara ntegramente la matriz y a continuacin se extender la nota de suscripcin o refrendata, en los dems casos se transcribir a maquina o por computadora, el contenido integro y literal de la matriz, incluidas las firmas, y a continuacin se extender la nota de suscripcin o refrendata. Los errores de la copia se salvan a continuacin de la refrendata y antes del sello, signo y firma. Las copias se extienden en papel notarial, es conveniente ligar las hojas en las que se expide la copia, ya sea estableciendo al margen de cada una de ellas una nota expresando sigue papel notarial serie numero, o sigue al papel notarial serie n, nota que llevara al pie la media firma del escribano, o podrn ligarse en la propia nota de suscripcin o refrendata, estableciendo en cuantas hojas de papel notarial se expidi la copia, indicando serie y numero de ellas: EN FE DE ELLO, y para BB expido la presente en . Hojas de papel notarial serie nmeros al y la sello, signo y firmo en .. el dia.. En lanota de suscripcin podrn utilizarse abreviaturas y/o guarismos ya que la nota no esta sujeta a las formalidades de la escritura publica, no obstante en la practica la fecha se extiende in extenso.

EXPEDICIN DE SEGUNDAS O ULTERIORES COPIAS

Cundo corresponde expedir segundas o ulteriores copias? Ley 10793 articulo 65 en la redaccin conferida por el articulo 3 de la ley 16266. Reglamento notarial articulo 228 Es decir que para que pueda expedirse una segunda copia de la escritura, debe tratarse de la perdida, sustraccin o extravio de la primera copia que contenga un acto o negocio jurdico registrable y debe haberse perdido la copia antes de su inscripcin en el registro. Es necesario tener presente que para expedir una segunda o ulterior copia por perdida, extravio o sustraccin de la primera, siempre se requiere mandato judicial. NOTAS MARGINALES De forma manuscrita, mecanografiada o con sello de goma. Artculo 36 DL y 235 y 236 RN. Contenido: articulo 63 DL y 237 RN Lugar y fecha donde se expidi la copia. El carcter de la copia: primera, segunda, etc. El numero de la escritura a la que corresponde la copia. Nombre de la parte o de la persona para quien se expidi Eventualmente adems a que inmueble servir de titulo o a que registro esta destinada o por que contrato se expidi. Si fue expedida por mandato judicial. Numero y serie de papel notarial en que esta extendida la copia Autorizacin: media firma Los errores que se cometan se salvaran antes de la autorizacin. Podrn utilizarse guarismos y abreviaturas. TESTIMONIOS DE PROTOCOLIZACIN Es el documento publico, traslado integro y literal de los documentos y actas incorporados al registro de protocolizaciones, autorizado con las formas requeridas, por el escribano autorizante de la protocolizacin cuando este se encuentra en el ejercicio de su funcin, o por aquel que se desempee como tal en las oficinas encargadas de la custodia de los registros notariales cuando el registro de protocolizaciones este all archivado, expedido a solicitud de los interesados, o por mandato legal o reglamentario., que representa autnticamente los documentos reproducidos. Cuando se trate de actos o contratos que deban ser inscriptos en algun registro publico, el escribano debe expedir testimonio de protocolizacin para la parte a quien beneficia la inscriocion, le sea o no solicitada la expedicin, en los dems casos siemre debe mediar solicitud del interesado para la expedicin.

No hay plazo para la expedicin aunque obviamente que si se debe inscribir el documento se expedir a la brevedad. TESTIMONIO POR EXHIBICIN ESQUEMA: 1. Encabezamiento. 2. Contenido 3. Refrendata o concuerda: CONCUERDA bien y fielmente con el documento privado original del mismo tenor que he tenido a la vista y con el cual he cotejado este testimonio. EN FE DE ELLO, a solicitud de XX, y para su presentacin ante .., lo expido en .. hojas de Papel Notarial Serie N. que sello, signo y firmo en Montevideo, el ..