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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN Procedimiento Ejecucin de la Formacin Profesional Integral

GUA DE APRENDIZAJE

Versin: 02 Fecha: 30/09/2013 Cdigo: F004-P006GFPI

GUA DE APRENDIZAJE N TGE_578048_0E

1. IDENTIFICACIN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE Programa de Formacin: Tecnlogo Gestin Empresarial Nombre del Proyecto: Fase del proyecto: Planeacin Actividad (es) de Aprendizaje: Actividad (es) del Proyecto: Organizar los comits Planear un evento de pertinentes para la capacitacin para el gremio al realizacin del que pertenezca la unidad evento. productiva Elaborar planeacin del evento. ESCENARIO Ambiente de formacin con equipos de cmputo y acceso a internet MATERIALES DE FORMACIN DEVOLUTIVO CONSUMIBLE PC Hojas carta Cdigo: 621201 Versin: 102 Cdigo:

Resultados de Aprendizaje:
Organizar eventos de manera responsable, teniendo en cuenta la conformacin de comits, la coordinacin de las responsabilidades de los diferentes comits, de acuerdo con el tipo de evento y las polticas institucionales.

Competencia:
Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales, teniendo en cuenta el objeto social de la empresa.

Duracin de la gua ( en horas):

Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales, teniendo en cuenta el objeto social de la empresa. Se ha convertido en una herramienta publicitaria y de posicionamiento de marca muy importante para las empresas de hoy. Los eventos empresariales, como congresos de asociaciones, retiros profesionales, cursos, jornadas de formacin o talleres, viajes de incentivos, conferencias cientficas o mdicas, reuniones de golf, actividades de team building, lanzamientos de productos, campaas de publicidad, ferias de muestras y todos los eventos multidisciplinarios requieren de unas tcnicas que

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permitan su ejecucin y logro de los objetivos trazados para cada uno de ellos.

Al igual que en otros sectores, la sostenibilidad es una de las tendencias actuales ms importantes en el sector de congresos y reuniones. Aunque su adopcin est siendo lenta, cada vez ms empresas implementan iniciativas sostenibles en su gestin diaria y en sus reuniones y eventos. Otra tendencias que se consolida es la responsabilidad social corporativa (RSC), que es cmo las empresas gestionan sus procesos de negocio para tener un impacto global positivo en la sociedad, o el firme compromiso de la comunidad empresarial de comportarse de forma tica y de contribuir al desarrollo econmico y, al mismo tiempo, mejorar la calidad de vida de los empleados y sus familias, adems de la de la comunidad local y la sociedad de su conjunto, entre otra definiciones. Y al igual que con las iniciativas sostenibles, la RSC es ahora tambin un factor de diferenciacin muy importante con una gran aceptacin entre los asistentes/delegados, sobre todo de las generaciones ms jvenes. Como antes, la eleccin de iniciativa desde la donacin de un pequeo porcentaje de las cuotas de inscripcin a una organizacin benfica local hasta una tarde trabajando en proyectos varios (la reforestacin o la restauracin de edificios), pasando por un incentivo de cuatro o cinco das de duracin dedicado a un solo proyecto en casa o en el extranjero depender del presupuesto y del tiempo disponibles. Marcar la diferencia ya forma parte de la filosofa empresarial de un creciente nmero de empresas y las iniciativas de RSC son excelentes para impulsar su visibilidad y reputacin. El desarrollo de las competencias necesarias para el desarrollo de eventos tanto de carcter espordico en las organizaciones como la realizacin de eventos como actividad empresarial dar a los aprendices herramientas y ventajas comparativas en el desempeo laboral.

3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexin inicial. Nombre de la actividad: Inicios del Protocolo y los eventos Instrucciones para el desarrollo de las actividad: 1. En grupos de tres aprendices realizar de manera comprensiva la lectura Origen del protocolo que se encuentra en la carpeta de material didctico en la LMS 2. Resolver la actividad que contiene la lectura 3. Realizar socializacin ante sus compaeros aprendices e instructora. Instructores: Tcnico: Ana Milena Madrid Gallego Transversales: N/A # De Horas:
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3.2. Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos necesarios para el aprendizaje.) Nombre de la actividad: Estructura organizacional de un evento Instrucciones para el desarrollo de las actividad: 1. En grupos de mximo tres aprendices realizar la lectura del documento Estructura Organizacional de un evento 2. Realizar una mesa redonda respondiendo a los interrogantes Por qu es importante que un evento cuente con una estructura organizacional? Para que es til disear una estructura organizacional a un evento? Qu tipo de estructura considera ms apropiada y por qu? Instructores: Tcnico: Ana Milena Madrid Gallego Transversales: N/A # De Horas: 3.3. Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y Teorizacin) Nombre de la actividad: Exposiciones Comits de Eventos. Instrucciones para el desarrollo de las actividad: 1. Conformar grupos hasta de 3 aprendices. 2. Elegir un comit de los que hacen parte del evento. 3. Preparar la exposicin de las funciones del evento a travs de una herramienta TIC que considere pertinente. 4. Realizar la socializacin del tema ante los dems aprendices. Instructores: Tcnico: Ana Milena Madrid Gallego Transversales: N/A # De Horas:

3.2

Actividades de transferencia del conocimiento.

Nombre de la actividad: PLANEA Y ORGANIZA UN EVENTO EMPRESARIAL Instrucciones para el desarrollo de las actividades:

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En grupo de proyecto de formacin los aprendices deben asumir el rol de empresarios cuyo objeto social es la realizacin de eventos. La actividad consiste en realizar un evento teniendo en cuenta que organizar un evento de empresa (tambin conocido como evento corporativo o evento empresarial), requiere de un proceso conformado por 6 pasos que ayudarn a cumplir con los objetivos y crear una buena impresin en los invitados; lea el manual de realizacin de eventos, aplquenlo y entregue un informe final para socializa en el ambiente. 1. Establecer los objetivos del evento 2. Definir el tipo de evento a realizar 3. Planear el evento (disear presupuesto) a. Fecha y hora del evento b. Lugar de realizacin del evento c. Conformacin de comits y asignacin de responsabilidades d. Eleccin del coordinador general del evento. e. Cronograma de actividades previas al evento f. Cronograma de actividades para realizar durante el evento g. Presupuesto 4. Realizar la preproduccin del evento 5. Disear los mecanismos para el control de la ejecucin del evento 6. Presentar un informe gerencial del proceso de planeacin y organizacin del evento Instructores: Tcnico: Ana Milena Madrid Gallego Transversales: N/A # De Horas: 3.3 Actividades de evaluacin. Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluacin Tcnicas e Instrumentos de Evaluacin Pruebas: Cuestionarios. Da respuesta: Los inicios del protocolo, la importancia de los eventos, concepto de etiqueta y protocolo

Evidencias de Conocimiento : Cuestionarios

Clarifica el concepto de protocolo y eventos. Detecta escenarios propicios para la realizacin de eventos.

Evidencias de Desempeo: Demostraciones directas: Administracin del tiempo

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Presentacin de las actividades asignado por la instructora en el vivenciales ante el grupo. ambiente de aprendizaje, para Listas de Chequeo Dinamismo en la realizacin de las el desarrollo del taller. dinmicas de grupo Evidencias de Producto: Documentos en Word y en powert point con de cada uno de los talleres propuestos en las actividades Organizacin de la carpeta o portafolio con evidencias de los trabajos y talleres realizados (actividades de aprendizaje y evaluacin). Entrega de trabajos acadmicos: Informes y ejercicios prcticos de la gua.

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4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

Materiales de formacin devolutivos: (Equipos/Herramientas) ACTIVIDADES DEL PROYECTO DURACIN (Horas) Descripcin Cantidad

Materiales de formacin (consumibles)

Talento Humano (Instructores)

Descripcin

Cantidad

Especialidad

Cantidad

AMBIENTES DE APRENDIZAJE TIPIFICADOS ESCENARIO (Aula, Laboratorio, taller, unidad productiva) y elementos y condiciones de seguridad industrial, salud ocupacional y medio ambiente

Planear un evento de capacitacin para el gremio al que pertenezca la unidad productiva

Computador es y Hojas de papel, esferos

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Agencia: empresa de servicios que puede ser de comunicacin, de publicidad, de diseo, de organizacin de eventos, etc. Anuncio: unidad de difusin de un mensaje publicitario escrito o audiovisual. Asesoramiento: asesora o consultora labor de apoyo exterior en determinada rea de las actividades institucionales o empresariales. Catlogo: documento que se edita para informar acerca de los servicios, productos o otras actividades de la empresa. Generalmente presenta una lista con descripciones de los productos o servicios de la empresa. Son de circulacin interna y externa. Hay principalmente dos tipos de catlogos, uno para el consumidor y otro para el profesional. Coloquio: del latn colloquium, conversar. Reunin informal de especialistas. Se discute un problema sin necesidad de llegar a un acuerdo o conclusin. Comunicacin a travs de eventos: al asistir y/o participar en distintos eventos, ferias, congresos o exposiciones tambin se est comunicando. El objetivo puede ser darse a conocer, presentarse, establecer contacto directo con el mercado, o reforzar la imagen de marca. Comunicacin institucional: es la que se utiliza para establecer contactos sociales entre la empresa e instituciones pblicas o privadas. Se pretende la valoracin de la empresa. Comunicacin intermedia: o comunicacin business to business o B2b es la que se establece entre la empresa y los proveedores y distribuidores. Comunicacin interna: es la que se establece con los pblicos internos (los empleados o trabajadores de la empresa). Su principal objetivo es la cohesin de los empleados y su implicacin con los objetivos y acciones de la empresa. Comunicacin on line: se establece a travs de Internet y se puede utilizar para publicitar, promocionar, establecer una comunicacin interna en la propia empresa, con los medios, etc.

Comunicacin a travs de patrocinio: es la accin de comunicacin que consiste en financiar o respaldar de alguna manera un evento, una actividad, una organizacin, una iniciativa -deportiva, cultural, empresarial, social, humanitaria- por parte de una empresa o entidad. Se incluye aqu el Pgina 7 de 15 mecenazgo, la colaboracin y la sponsorizacin. Comunicacin con la prensa: este tipo de comunicacin es la que se establece entre la empresa y los

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medios de comunicacin. Una de las caractersticas ms importantes de esta comunicacin es la ampliacin o multiplicacin en la recepcin. Comunicacin promocional: es toda accin de comunicacin tendiente a dar a conocer al pblico, de una forma directa generalmente es una accin puntual limitada en el tiempo y en espacio a la empresa, sus actividades, sus productos, sus iniciativas, etc. Comunicacin publicitaria: es toda accin comunicativa que se realiza a travs de los medios masivos de comunicacin: prensa, radio, TV, va pblica e Internet. Comunicacin a travs de relaciones institucionales: la comunicacin que establece la empresa con instituciones pblicas autoridades y organismos oficiales y con Instituciones privadas. Comunicacin a travs de relaciones pblicas: al utilizarla, la empresa se comunica con el entorno social: autoridades, organismos oficiales, asociaciones, colegios, institutos, iglesia, comercios, particulares. Comunidad virtual: lugar especializado en la red, en el que se ofrece gratuitamente todo tipo de informacin a un grupo de personas afines. All los asociados virtuales reciben consejos y pueden compartir ficheros, trucos e informacin. Comunicado de prensa: es un texto corto que informa sobre una actualidad precisa. Est destinado a ser publicado, parcial o totalmente, en el medio al cual se lo enva. Conferencia de prensa: actos realizados por una organizacin en los que se convoca a los medios de comunicacin para informar acerca de un hecho relevante. Ver rueda de prensa. Comunicacin corporativa: conjunto de actividades y recursos desplegados por la corporacin, empresa, institucin, a fin de cumplir sus objetivos comunicativos de identidad. La comunicacin corporativa de una empresa es un proceso, un proceso de produccin y envo de mensajes hacia los diferentes pblicos. Comunicacin empresarial: totalidad de acciones capaces de comunicar atributos y valores de la empresa. Conferencia: del latn conferre, juntos. Un expositor desarrolla un tema particular. Congreso: asamblea generalmente peridica en la que los miembros de una asociacin, cuerpo, organismo, profesin, etc. se renen para debatir cuestiones previamente fijadas.

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Congreso: del latn congregare, juntar, reunir. Es una reunin cientfica o institucional de colegas de una misma asociacin o entidad, con caractersticas reglamentadas y un trabajo sistematizado. Convencin: del latn convenire, venir varias personas a un mismo lugar. Es una reunin formal con participantes relacionados por ejemplo a una empresa o con la poltica o una corporacin y su objetivo es proveer informacin u opinin. Se delibera y luego se obtiene un consenso. Es una reunin general de una agrupacin empresa, institucin, partido poltico, etc.. Pueden ser constitutivas, motivadoras, aprobatorias, etc. Cultura corporativa: 1-Aspiraciones y valores hacia s misma y hacia el entorno que desarrolla la empresa. 2-Conjunto de actividades y comportamientos comunes al personal de una organizacin. Cursos: impartir clases tericas o prcticas sobre una materia determinada a una persona o grupo de personas. Display: estructura que se utiliza como soporte de comunicacin y venta de un producto. Dossier de empresa: documento que se elabora para presentar la empresa. En l, se incluye toda la informacin relativa a la misma. Dossier de prensa: documento que elabora el responsable de comunicacin y que contiene informacin de inters para la prensa sobre un hecho nuevo reciente. Exposicin: reunin de varios expositores para una exhibicin pblica sin venta directa a los visitantes. Su fin es mostrar los progresos alcanzados en determinadas actividades. Feed-back: proceso de retroalimentacin de la comunicacin, la emisin de un mensaje produce una respuesta en la recepcin y a su vez, esta respuesta produce una contra respuesta en la emisin. Feria: exposicin en la que se ponen a la venta los productos, servicios, elementos que se exhiben. Es divulgacin con ventas. Es una manifestacin comercial, que tienen por objeto la exposicin de bienes o la oferta de servicios para favorecer su conocimiento y difusin, promover contactos e intercambios comerciales, lograr mayor transparencia en el mercado, otros. Sus principales caractersticas son la finalidad comercial, tener una duracin limitada en el tiempo y reunir a una pluralidad de expositores. Folleto: documento grfico elaborado para informar sobre la empresa, los servicios, los productos, etc. Generalmente es una hoja impresa plegada varias veces o un conjunto de paginas encuadernadas. Foro: del latn forum, plaza en la que se celebraban en Roma las reuniones y discusiones polticas. Reunin de libre expresin de ideas con un coordinador. Participan todos los presentes en la reunin. Para discutir asuntos de inters actual ante un auditorio
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que a veces interviene en la discusin.

House organ: boletn o revista de empresa que puede ser de circulacin interna o externa. Jornadas: del provenzal jorn, da. Evento que se completa en el transcurso de un solo da. Embalaje: envoltura, paquete o caja que permite resguardar, transportar, presentar e identificar el producto. Tambin, puede ser Packaging. Envase: recipiente que contiene el producto para conservarlo, expenderlo, utilizarlo, etc. Escaparate: espacio acristalado, generalmente hacia el exterior, destinado a la exposicin del gnero de un comercio. Escaparatismo: configuracin de entornos de presentacin y exposicin de productos en locales comerciales, centrado en la ambientacin de escaparates y en la distribucin y colocacin de productos en los interiores de las tiendas. Entorno fsico: lo integran todos los elementos que forman la infraestructura fsica, nuestras oficinas o locales, tanto en el espacio exterior como en el interior, el equipamiento, el interiorismo, el escaparatismo, el hardware, la telefona, nuestros vehculos, puntos de ventas, stand, etc. Entorno social: todo aquello que circunda al hombre en el mbito de las interrelaciones humanas, contexto social. Estrategia: proceso de seleccin de decisiones. Conjunto de medidas -que de acuerdo con un plan- la empresa se propone aplicar al campo del producto, del marketing, de la comunicacin, etc. Evento: es toda reunin organizada con relacin a una determinada temtica, en la que se dan cita expositores y pblico para intercambiar informacin, conocimientos u otros, o para establecer relaciones comerciales, profesionales, otros. Evento: Acontecimiento programado que responde a una finalidad especfica, en el cual el sujeto fundamental es el hombre y sus relaciones con el medio ambiente. Los eventos corresponden a situaciones de grupo y se realizan en espacios y tiempos determinados. Tienen objetivos pre-fijados, cuidadosamente desarrollados y seguidos a conciencia durante todas las etapas. Exposicin: tienen por objeto la exhibicin de bienes o la oferta de servicios para favorecer su conocimiento y difusin, promover contactos e intercambios comerciales. Sus principales caractersticas son la finalidad comercial, tener una duracin limitada en el tiempo y reunir a una pluralidad de

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expositores.

Identidad de la empresa: 1-Conjunto de atributos con los que la empresa se identifica y quiere ser identificada por sus pblicos. 2-Es la personalidad de la organizacin, derivada de su filosofa de actuacin, su cultura, su historia, sus estrategias y estilos de gestin, la conducta de sus miembros, de sus trabajadores, etc. 3-Conjunto de rasgos y atributos que definen la esencia propia y diferencial de la empresa uno visibles y otros invisibles perceptibles por el pblico. Identidad visual: sistema que expresa a travs de elementos identificativos visuales (logo, imagotipo, color, etc.) cmo es la empresa. La coherencia visual que ella otorga debe coincidir con una coherencia de accin de la empresa. Ilustracin: imagen grfica, dibujo, pintura, etc. que integra diferentes soportes grficos (cartel, folleto, catlogo, aviso grfico, etc.). Imagen: trmino polismico, puede ser un fenmeno exterior perceptible, un icono, una imagen visual o puede ser un registro subjetivo, una representacin psicolgica e ideolgica. Imagen corporativa: lectura que el pblico hace de los signos de identidad de la corporacin. Imagen empresarial: percepcin simblica de la empresa por parte de los diferentes pblicos. Logotipo: es la versin visual, bsicamente grfica, del nombre. Con l se le agregan al nombre atributos de la identidad corporativa. Mailing: consiste en la creacin y emisin de cartas en serie. Son cartas formadas por un texto comn para todas y una cabecera distinta para cada una. Esta ltima se personaliza con los datos de cada uno de los destinatarios generalmente extrados de una base de datos. Manual corporativo: documento escrito en el que se reflejan todos los aspectos relacionados con la imagen corporativa desde la normativa del logotipo hasta las normas de comportamiento del personal de la empresa. Marketing: proceso social orientado hacia la satisfaccin de las necesidades y deseos de individuos y empresas, para la creacin y el intercambio voluntario de productos y servicios. Mecenazgo: donacin de un bien a una entidad, sin contrapartida aparente. Mercado: Lugar de intercambio de bienes y servicios. O pblico al que van dirigidos nuestros productos- servicios. Merchandising: conjunto de acciones dirigidas a conseguir una presentacin atractiva del producto o

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servicio en el propio establecimiento. Ejemplo de ello, es el escaparatismo, decoracin interior, organizacin y presentacin de productos, recorridossugeridos al cliente dentro de los locales de la empresa, etc. Motivar: consiste en imprimir una actitud positiva respecto al trabajo. Por medio de incentivos, viajes, premios, reuniones, otros o por otros medios, como pueden ser las propias tareas, el grado de dificultad, otros. Mesa redonda: los expositores mantienen puntos de vista divergentes u opuestos y hay lugar para un breve debate entre ellos. El nmero de expositores vara de 3 a 6 personas. Es necesario un moderador. Muestra: exposicin que realiza un expositor nico (salvo en casos de muestras colectivas). Pgina web: es un conjunto de documentos, normalmente con una direccin en Internet, que contiene informacin sobre diversos temas. Patrocinio: financiacin total o parcial de un evento a cambio de algunos derechos de asociacin que pueden utilizarse para conseguir una ventaja comercial. Pictogramas: iconos aplicados a la identidad y la sealtica. Plan de comunicacin: es la herramienta que permite trabajar de una manera eficaz y rentable la comunicacin de la empresa y a travs de esta, crear una imagen corporativa. Portavoz: persona designada por la empresa para relacionarse con los medios de comunicacin. Panel: varias personas exponen su idea pero sin hacer uso de la palabra en forma de exposicin. Los participantes de la mesa dialogan y evitan superposiciones de exposicin mediante la presencia de un coordinador que modera la reunin y permite intercalar preguntas. Prensa: se denomina as a los medios de comunicacin en general prensa, radio, TV y por extensin a sus representantes. Programa: elemento clave en las reuniones empresarias o institucionales para tener en claro cmo ser la marcha del encuentro. Publicidad: conjunto de medios empleados para dar a conocer una persona o una empresa comercial, industrial, etc. que estn destinados a facilitar la venta de los productos o servicios que stas producen. Pblico: colectividad o audiencia en general.

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Pblico objetivo: audiencia o colectividad a la que se dirige el mensaje. Promocin: accin de promocionar o promover.

Promocionar: dar impulso a una determinada accin y especialmente a una empresa, producto o servicio. Protocolo: conjunto de normas tcnicas de uso social, necesarias para la planificacin, preparacin, desarrollo y ejecucin de cualquier acto que encierre una cierta relevancia. Puntos de venta: espacio especialmente acondicionado para la venta de los productos o servicios. Suelen ser de carcter temporal. Salones: muestras monogrficas, donde se exponen con fines comerciales los productos de una determinada industria, como automviles o embarcaciones. Seminarios: -jornadas- son reuniones peridicas que pueden estar compuestas por conferencias o ponencias, mesas redondas, talleres, otros, en donde se examinan y discuten determinados temas tcnicos, cientficos, empresariales, culturales, etc. Sealtica: es una herramienta que utilizamos para identificamos, informar y orientar al pblico, la desarrollamos tanto en el exterior como en el interior. Algunos de los elementos de la sealtica son los rtulos, el panel, el directorio, el plano director, etc. Simposio: conferencia o reunin en que se examina y discute determinado tema. Software: aplicacin o programa informtico. Soporte: trmino utilizado para designar un medio de comunicacin susceptible de divulgar cualquier informacin. Sponsorizacin: apoyo econmico a una entidad a la que queda asociado nuestro nombre comercial. Spot: corto publicitario elaborado para su exhibicin en televisin, en cine o en Internet. Spot ciberntico: trasladar a la red el formato de anuncio al que nos tiene acostumbrados la TV. Seminario: del latn seminarius, relativo a la semilla y la siembra. Reunin de estudio y trabajo de un grupo reducido que investiga un tema o pocos temas determinados, en sesiones o reuniones planificadas. Es un grupo de aprendizaje activo, con relacin directa entre especialistas y alumnos. Es intensivo. Simposio: del griego synposion, del latn festn. Reunin de personas capacitadas en determinado

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tema con la exposicin de expertos. Cada persona habla de un aspecto en particular del tema y lo hace con profundidad en un lapso breve. Stand: o plataforma de exposicin.1-Espacio acondicionado para la presentacin de productos, generalmente en ferias o exposiciones. Es una arquitectura efmera diseada por interioristas, diseadores grficos o industriales. 2-Constituye el soporte fsico del producto o servicio, as como el marco donde se desarrollarn todas las acciones comerciales y comunicativas durante el evento. Deber ser pensado y concebido en base a los objetivos y brindar el entorno ms adecuado posible para los contactos y visitantes que a l acudan. Taller: del francs atelier, oficina donde se hace un trabajo manual. Testeo: proceso que comprueba el correcto funcionamiento de un programa o de una web. Constituye un elemento fundamental dentro del desarrollo de un sitio web. Debe ser completo, ya que evita fallos y problemas que suelen ocasionar una mala imagen a la empresa que lo publica. Video: formato para la reproduccin de imgenes audiovisuales. Workshop: -o encuentros de trabajo- suelen ser talleres para trabajar determinados temas empresariales, tcnicos, etc.

6. REFERENTES BIBLIOGRFICOS 5. GLOSARIO DE TERMINOS

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