Manual Usuario SIA

CONTRALORA DEPARTAMENTAL DE CASANARE
SISTEMA INTEGRAL DE AUDITORA - SIA MANUAL DE USUARIO

Versin 1.0
RAFAEL ALBERTO PEA TORRES Contralor Departamental
EDGAR ORLANDO HOLGUN RAMIREZ Vicecontralor
FLADY ALEXANDER SIERRA ACOSTA Director de Vigilancia Fiscal
Yopal, Enero de 2010

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Manual de Usuario SIA
SI TODOS CONTROLAMOS, TODOS GANAMOS
Versin 1.0

LISTA DE DISTRIBUCION
Informacin del Documento

rea: Director: Nombre del documento: Direccin de Vigilancia Fiscal Flady Alexander Sierra Acosta. Manual de Usuario - SIA N Versin documento: Vigencia: 1.0
2010
Lista de Distribucin
De: RAFAEL ALBERTO PEA TORRES Contralor Departamental Fecha 25/01/2010 Observacin Entrega inicial
Acciones A: Publicacin en pgina Web institucional Comit de Control Interno Direccin de Vigilancia Fiscal Accin Informativa Archivo Informativa Fecha
29/01/2010 25/01/2010 25/01/2010 Observaciones Publicado Entregado Entregado
Control de cambios
No. Ver. Fecha Ver.
01 01 01 25/01/2010 25/01/2010 25/01/2010
Revisado por
Direccin de Vigilancia Fiscal Vicecontralor Contralor Departamental
Descripcin
Edicin inicial Revisin de edicin Revisin y aprobacin
Ruta
Interna Interna Interna
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CONTENIDO Pg. INTRODUCCIN OBJETIVO ESPECIFICACIONES TCNICAS .. 5 INGRESO AL SISTEMA 8 CIERRE DE LA RENDICIN . 38 4 4
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SISTEMA INTEGRAL DE AUDITORA - SIA MANUAL DE USUARIO
1. INTRODUCCIN En desarrollo del plan estratgico institucional 2008-2011, de las funciones de control fiscal que le competen a esta Contralora y en cumplimiento de las polticas definidas por el Gobierno Nacional en la estrategia de Gobierno en Lnea GEL para el uso de las nuevas Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones -TIC, la Contralora Departamental de Casanare, con el apoyo de la Auditoria General de la Repblica AGR, implement el Sistema Integral de Auditoria SIA, como un aplicativo en lnea, para la Rendicin Electrnica de Cuentas va Internet, por parte de los sujetos de control. El aplicativo cuenta con una gua para la rendicin de formatos la cual se puede consultar en la pgina inicial para efecto de apoyar la rendicin electrnica, sin embargo es importante reforzar la documentacin que permita coadyuvar en la gestin de la informacin en el proceso de cargue de los datos, razn por la cual se elabor el presente manual para conocimiento de las entidades sujetas de control las cuales son los usuarios finales del sistema.
2. OBJETIVO El aplicativo SIA es una herramienta que facilita la organizacin de datos y estandariza la rendicin de cuenta en lnea a los sujetos de control, mejorando los tiempos de respuesta as como la gestin de la informacin en el ejercicio de las actividades misionales de la Contralora. Este aplicativo simplifica el anlisis de la informacin disminuyendo costos y tiempos en el proceso de revisin de cuentas, planeacin de auditoras y formulacin de informes institucionales.
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3. ESPECIFICACIONES TCNICAS 3.1 Requisitos mnimos para la operacin del SIA Equipo de cmputo con navegador de Internet Explorer Mozilla Firefox. Acceso a Internet Hoja de clculo Excel debidamente licenciado el OpenOficce (gratuito y disponible en el SIA). Se debe cambiar la configuracin del equipo de cmputo de la siguiente manera: Ingrese a Inicio Panel de Control Configuracin Regional y de Idioma
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En la pestaa Opciones regionales, seleccione el idioma Ingls (Estados Unidos). Hagac Clic en Personalizar Ubquese en la pestaa Fecha
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Cambie el formato de fecha corta a:
aaaa/MM/dd
Hacer clic para aplicar los cambios y luego clic en Aceptar. Hacer clic para aplicar los cambios y Luego clic en Aceptar
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4. INGRESO AL SISTEMA Al SIA se ingresa digitando la siguiente direccin en la barra de direcciones del programa navegador, que para este caso observamos, es Internet Explorer: http://casanare.contralorias.com, seguidamente digitamos la tecla Enter hacemos clic en el botn Ir ubicado al lado derecho de la barra.
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Despus de ingresar la direccin, aparecer la pgina de validacin de ingreso al Sistema, la cual nos presenta dos campos. El primer campo es ID Funcionario, en el cual se coloca la identificacin usuario y en el campo Contrasea se digita la clave; estos dos datos fueron enviados a cada uno de los Representantes Legales de las entidades, va correo electrnico institucional.
NOTA: No olvide efectuar el cambio de clave al ingresar por primera vez al sistema Al hacer Clic en el botn INGRESAR, el sistema le informa que debe adicionar la Misin, Visin, Objetivo y Organigrama de su entidad, estos archivos se adjuntan de forma similar que en un correo electrnico; igual accin se realiza para los formatos de rendicin de cuentas, es decir por la opcin ADMINISTRADOR DE EXPEDIENTES del men desplegable ubicada al lado izquierdo, tal como se indicar ms adelante, o tambin en el link gua para rendicin de formatos ubicada al lado derecho de la pantalla principal del sistema.
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Clic para continuar Posteriormente el sistema ingresa al formulario principal, si hace Clic en el men desplegable ubicado al lado izquierdo de la pantalla, podr ver y acceder a las opciones con que cuenta.
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Cambiar Contrasea Personal: Lo primero que se debe hacer despus de ingresar al sistema es cambiar la clave suministrada por la Contralora, seleccione la opcin CAMBIAR CONTRASEA y haga clic para que el sistema le presente el formulario respectivo. Ingrese la Contrasea actual (123) Ingrese la nueva contrasea Escriba nuevamente la nueva contrasea
Clic para realizar el cambio de contrasea
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Administrador de Expedientes: Al seleccionar esta opcin, el sistema le permite adjuntar los archivos de Misin, Visin, Objetivo y Organigrama de su entidad, as como los formatos y anexos que se requieren para la rendicin de la cuenta. El sistema crea para cada entidad un Expediente donde se guardan los diferentes tipos de documentos. Anexos, Comunicaciones o los Resultados de la rendicin son incorporados a este Expediente. A continuacin, se explicar paso a paso la manera ms efectiva de realizar la rendicin. Archivos que contienen la Misin, Visin, Objetivo y Organigrama de la entidad: 1. El primer paso es crear en su PC una carpeta donde ubicar todos los archivos de la rendicin. 2. Elabore todo lo relacionado con la Misin, la Visin, Objetivo y Organigrama, tenga en cuenta que el sistema permite el uso de archivos tipo .DOC, .XLS, .GIF, .JPG, .TXT, .PNG, .PDF con un tamao mximo de 5000K (5 MB). Los nombres que deben tener los archivos para subir al expediente (se asume que los presentar en formato .DOC del programa Word): MISION.DOC / VISION.DOC / OBJETIVO.DOC / ORGANIGRAMA.DOC. 3. Una vez diligenciados estos documentos, gurdelos en la carpeta que cre en el paso 1. 4. Ingrese a la opcin "EXPLORADOR DE EXPEDIENTES" ubicada en el Men del Sistema que aparece en la parte superior izquierda de la pgina.
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Despus de ingresar a la opcin para administrar los expedientes, vaya a la parte inferior para ubicar el archivo a anexar. Clic para ubicar el archivo a anexar. Clic para ingresar a la relacin de los formatos que debe rendir cada entidad
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Al hacer clic en Examinar, el sistema despliega el cuadro de dilogo para que seleccione el archivo que se va a anexar. Ubique la ruta del archivo
Clic para seleccionar el archivo Clic para continuar con el proceso
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Posteriormente, haga clic en Guardar para subir al sistema el archivo seleccionado.
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El sistema despliega en pantalla el siguiente mensaje, el cual indica que el archivo se subi correctamente, es decir no presenta errores de formato o de otra naturaleza, en caso contrario, lo seala. El sistema no permite modificar archivos ya guardados. En caso necesario de modificacin deber dirigirse mediante oficio al Contralor Departamental de Casanare, quin evaluar la solicitud con el equipo tcnico administrador del SIA y si es conforme la solicitud, se modificar el (los) archivo(s).
Repita los pasos anteriores para subir los cuatro archivos de Misin, la Visin, Objetivo y Organigrama.
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Formatos Diligenciados de rendicin 1. En la carpeta que cre al inicio, grabe los archivos que contienen la informacin de los Formularios que debe rendir la entidad. Estos archivos deben tener las siguientes caractersticas tcnicas: Deben ser tipo texto (Archivo plano). El nombre del archivo debe ser Formato_aaaamm_ididid.csv. Solo estos nombres se tienen en cuenta para la Rendicin, donde aaamm corresponde a la Vigencia (AAAAMM) que se rinde; ididid corresponde al ID del formato que se est rindiendo. Si no est definido de esta manera no se tiene en cuenta para la Rendicin. Ejemplo: FORMATO_200901_F01_AGR.CSV Deben tener la extensin .CSV. Solo este tipo se tiene en cuenta para Rendicin, estos pueden ser creados usando una Hoja de Clculo o un programa para crearlo automticamente (CSVED). El nombre no debe contener espacios en blanco. Se aceptan archivos hasta 5000K de tamao fsico. Siga las instrucciones y tenga en cuenta la estructura de cada formato, la cual encontrar en la gua de cada uno de ellos.
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1. Haga Clic en el link GUA PARA LA RENDICIN DE CUENTAS ubicado en la parte superior derecha
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El sistema ingresa al formulario que contiene los formatos que debe rendir cada entidad, la gua para su rendicin y su estructura. Si desea instalar el CSVED o el OpenOffice, haga Clic.
Para ingresar a cada uno de los formatos, haga clic en el nombre de cada formato.
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Para realizar de forma optima los formatos de presupuesto, se debe verificar Plan contable Cuentas de Gastos Clic para regresar al men principal Cuentas de Ingresos
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En la parte inferior, encontrar las instrucciones para diligenciar los formatos.
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Si hace Clic en PLAN CONTABLE el sistema presenta el listado de las cuentas.
Al finalizar el listado, encontrar, en la parte inferior izquierda un icono, en forma de impresora, mediante el cual podr imprimirlo.
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Si hace Clic en CUENTAS DE GASTOS (Presupuesto), presenta el listado de las cuentas de Gastos; debe tener en cuenta que en los formatos correspondientes a gastos, al cdigo se le debe anteponer las siguientes siglas.
En el lado inferior izquierdo, encontrar un icono, en forma de impresora, mediante el cual podr imprimirlo.
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Si hace Clic en CUENTAS DE INGRESOS (Presupuesto), el sistema presenta las cuentas de ingreso; debe tener en cuenta que en los formatos de ingresos, al cdigo se le debe anteponer los siguientes cdigos.
En el lado inferior izquierdo, encontrar un icono, en forma de impresora, mediante el cual podr imprimirlo.
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Al hacer clic en el nombre del formato, el sistema despliega en pantalla la informacin del formato y la estructura requerida. Imprima esta pgina para que le sirva de gua durante el proceso. Nmero de anexos requeridos para este formato
Clic para abrir o guardar el formato, ya sea en Excel o en OpenOffice
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Gurdelo en la carpeta creada para la rendicin de la cuenta, teniendo en cuenta verificar que la extensin debe ser .CSV y elimine todo lo que est entre parntesis al final del nombre. En este ejemplo, se abri el formato utilizando el OpenOffice, sin embargo en el programa Excel la imagen es muy similar.
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Verifique la estructura y en caso necesario, ajuste el formato de cada columna de acuerdo a la siguiente tabla. TIPO DE DESCRIPCION DEL CAMPO CAMPO Campo tipo texto para expresar un cdigo de Cuenta de Ingresos para Presupuestos. El cdigo debe estar incluido en el Cdigo Presupuestal de Ingresos. El campo debe contener nmeros que equivalen al cdigo de cuenta, donde los 4 primeros dgitos deben estar contenidos en el cdigo de Ingresos. La capacidad mxima de este tipo son 24 dgitos numricos. Campo tipo texto para expresar un cdigo de Cuenta de Gastos para Presupuestos. El cdigo debe estar incluido en el Cdigo Presupuestal de Gastos. El campo debe contener nmeros que equivalen al cdigo de cuenta, donde los dos primeros dgitos deben estar contenidos en el cdigo de Gastos. La capacidad mxima de este tipo son 24 dgitos numricos, excepto el primer dgito (A/B/C) Campo tipo texto para expresar un cdigo de Sub Cuenta. Debe Existir la Cuenta Mayor. El campo debe contener nmeros que equivalen al cdigo de cuenta y debe ser del nivel de Subcuenta (nivel 5). Los cuatro primeros dgitos establecen la cuenta mayor y sta debe existir dentro del Plan de Cuentas. Recuerde que usted solo rinde las cuentas de nivel 4, las de nivel 1 a 3 no se deben incluir, por cuanto el programa lo reportar como un error rechazando la Rendicin. La capacidad mxima de este tipo son 24 dgitos numricos. Recuerde las cuentas Cero reportarlas con una "Z" mayscula o minscula. Campo numrico de solo valores enteros (No decimales) entre 0 ~ 999999999999999. Preferiblemente usar para incluir valores como cantidades, nmero de das, etc. Si no hay valor se debe escribir un "0". No se aceptan campos nulos. Campo numrico decimal de valores entre 0 a 999999999999999.9999. Preferiblemente para expresar campos de tipo moneda. Si no hay valor se debe escribir un "0". No se aceptan campos nulos. Campo tipo texto para expresar descripciones o leyendas no superiores a 2048 letras. Cualquier campo de ms de este lmite, ser truncado a 2048 (2K) letras. No se aceptan valores nulos. Si no hay datos escribir "ND" de No Disponible Campo tipo fecha. Debe expresarse en el formato AAAA / MM / DD. No se aceptan valores nulos. Si no hay fecha que suministrar, escribir "ND" de No Disponible. Campo tipo porcentaje. Los rangos pueden estar entre 0 ~ 10.000,0000%. Recuerde no incluir el signo % al rendir una cuenta de este tipo. El campo admite hasta 4 cifras decimales. No se aceptan campos nulos, debe escribir "0" si no aplica o no hay valor.
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Seleccione la columna, haga clic derecho y elija Formatear celdas
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Aplique el formato de acuerdo a la estructura.
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2. Luego de verificar la estructura, diligencie el formato con la informacin solicitada y grabe el archivo en la carpeta creada para tal fin. En caso de no contar con valores en algn registro, se debe colocar cero, si es tipo fecha o texto, colocar ND.
Siga estos pasos hasta completar la totalidad de los formatos. 3. Recuerde que antes de adjuntar un formato al sistema, debe incorporar los anexos de cada formulario de la misma manera como se subieron los archivos de Misin, Visin, etc. Teniendo en cuenta que el nombre debe estar asociado al formato de la siguiente manera: formato_aaaamm_ididid_anexos.ext Donde aaaamm corresponde a la vigencia (AAAAMM) donde ididid corresponde al ID del formato a la que pertenece el anexo, donde anexos corresponde al tipo de anexo, ayudando a identificar el contenido del anexo presentado donde ext corresponde a la extensin del archivo (ej. .jpg, .doc, .xls, etc).
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Ejemplo el anexo notas al balance del formato uno FORMATO_200812_F01_AGR_NOTAS.XLS No olvide grabar los anexos presentados en la carpeta creada. 4. Ya incorporados todos los anexos, se procede a copiar los archivos .CSV al Expediente. Por cada Formulario el sistema entrega un LOG (Resultado) del proceso. Si hay error el archivo .CSV se borrar. Si faltan anexos se reportar en el .Log y no se acepta la rendicin. Es importante guardar copias de los archivos .CSV en caso de necesitarse reprocesar la rendicin. Si ha perdido su archivo .CSV usted puede situar el apuntador del Mouse en el archivo .FMT correspondiente al Formulario y el programa se lo enva convirtiendo los datos a formato .CSV. Clic para ubicar el archivo a anexar. Clic para ingresar a la relacin de los formatos que debe rendir cada entidad
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Al hacer clic en Examinar, el sistema despliega el cuadro de dilogo para que seleccione el archivo que se va a anexar. Ubique la ruta del archivo
Clic para continuar
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Despus de seleccionar el archivo, haga clic en Guardar para subir al sistema el archivo seleccionado
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El sistema despliega en pantalla el siguiente mensaje, el cual informa que el archivo se subi correctamente, es decir no presenta errores de formato o de otra naturaleza; en caso contrario, lo indica.
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Seguidamente, presenta en pantalla el siguiente resultado, para terminar el proceso sin tener que esperar, haga Clic en Refrescar para que el sistema genere el log y el archivo .FMT.
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Luego de ejecutar la accin anterior o esperar unos minutos, el sistema despliega dos archivos, El archivo con extensin .FMT, contiene la informacin registrada en el formato y el archivo con extensin .LOG el resultado del proceso. Si faltan anexos se reportar en el .LOG y no se acepta la rendicin; recuerde subir primero los anexos solicitados y posteriormente el formato diligenciado.
Si ha perdido su archivo .CSV usted puede situar el apuntador del Mouse en el archivo .FMT correspondiente al Formulario y el programa se lo enva convirtiendo los datos a formato .CSV. Realice estos pasos con todos los formatos y anexos.
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Si algn formato no aplica para su entidad, realice el siguiente procedimiento: 1. Elabore un oficio, en el programa Word, dirigido al Contralor Departamental de Casanare, explicando los motivos por los cuales el formato no aplica.
2. Imprima el oficio, frmelo, digitalcelo en el escner y grabe el archivo con la siguiente caracterstica: FORMATO_aaaamm_ididid_NOAPLICA.JPG Donde aaaamm corresponde a la vigencia (AAAAMM) donde ididid corresponde al ID del formato, donde NOAPLICA.JPG corresponde al archivo que indica que no aplica el formato para la rendicin. Ejemplo: Si el formato F01_AGR no aplica para su entidad, debe grabar el archivo as FORMATO_200812_F01_AGR_NOAPLICA.JPG 3. Sbalo al sistema de igual manera que los anexos. 4. Luego de subir el archivo aclaratorio suba el formato sin valores, as no aplique para que el sistema no genere la alerta de formato no rendido. Nota: Si al subir el archivo aclaratorio, el sistema lo rechaza por tener un tamao superior a 5000K (5 MB), abra el archivo, seleccione la informacin, pguela en Power Point y grbelo nuevamente con el mismo nombre y extensin.
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5. CIERRE DE LA RENDICIN: Al culminar la incorporacin de los anexos y los formatos, adicionalmente, se debe subir un archivo con extensin .JPG, indicando que la rendicin ha finalizado. Siga los siguientes pasos: 1. Realice un oficio, indicando que la rendicin ha finalizado y que han sido subidos al sistema todos los formatos y anexos. 2. Imprima el oficio, frmelo, hgalo escanear y grabe el archivo con la siguiente caracterstica: FORMATO_aaaamm.JPG Donde aaaamm corresponde a la vigencia (AAAAMM). Ejemplo: Si pertenece a la rendicin del ao 2008, el nombre del archivo ser FORMATO_200812.JPG 3. Sbalo al sistema de igual manera que los anexos.
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Luego de subir el archivo indicando que la rendicin ha finalizado, el sistema genera automticamente un archivo con extensin .INF
Si desea ver el contenido, haga Clic en el nombre del archivo.
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Si abre el archivo generado, presenta la siguiente informacin. Formatos rendidos
Anexos cargados en el sistema Guarde el RADICADO DE LA CUENTA en la carpeta que cre para almacenar los formatos y anexos.
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Despus de haber subido al sistema el archivo FORMATO_200812.JPG indicando que la rendicin ha finalizado, el sistema no le permitir subir ms archivos, de tal manera que al tratar de realizarlo, le generar el siguiente mensaje.
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Si desea tener una impresin del resultado de la rendicin, ya sea parcial o total, haga clic en la carpeta Listar Expediente.
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El sistema presenta la informacin registrada.
La Contralora Departamental de Casanare espera que este documento sirva de apoyo a la gestin de la rendicin de la cuenta fiscal y ambiental electrnica, mediante en aplicativo SIA, coadyuvando al conocimiento impartido en la capacitacin dirigida a las entidades sujetas de control.
RAFAEL ALBERTO PEA TORRES

Contralor Departamental de Casanare
Proyect: FLADY ALEXANDER SIERRA ACOSTA Director de Vigilancia Fiscal EDGAR ORLANDO HOLGUN RAMIREZ Vicecontralor
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Revis:
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