LA ADMINISTRACION EN UNA PAGINA UNA HERRAMIENTA PARA EL EXITO Una entrevista exclusiva con el Dr.

Riaz Khadem, Presidente de Infotrac y autor de La Administracin en Una Pgina por Clara Dieck Assad. Cul es el mensaje fundamental de su libro? El mensaje fundamental de la Administracin en Una Pgina es que los gerentes necesitan solamente una pgina de informacin para tener xito en sus trabajos una pgina de informacin clave puede signifcar una diferencia. Cmo es posible que una pgina de informacin sea suficiente en el ambiente complejo de negocios de hoy? En un ambiente complejo de negocios, el hacer las cosas correctas y el actuar oportunamente y con seguridad significarn una diferencia. Para responder efcazmente y para tomar las mejores decisiones, un ejectivo debe primero invertir su tiempo en identifcar esos factores clave para su xito. Entonces el ejecutivo puede actuar con creatividad y determinacin, y puede estar seguro que esos factores son el mapa que lo guiarn hacia el xito. Estos factores clave no llenan ms que una pgina. Si Ud. est nadando en un mar de informacin, debe haber un mecanismo que le permita seleccionar solamente la informacin que necesita de ese mar. La Adminstracin en Una Pgina le ayuda a los gerentes a identifcar los factores clave que necesitan y este filtro deja fuera la informacin que no necesitan. Aprecio la analogia. Utilizo el Internet y muchas veces me pierdo en un mar de informacin. Exactamente. El Internet ha agravado el problema de demasiada informacin que discut en mi libro, Administracin en Una Pgina. Escrib este libro en 1986 para describir cmo los ejecutivos pueden sobrevivir en un mar de informacin interna con eso quiero decir, informacin generada internamente por sus organizaciones. El mismo concepto se puede aplicar, por supuesto, a informacin externa del tipo que est disponible a travs de la World Wide Web. Sus ideas han sido bien recibidas en Mxico? Pienso que s El libro Administracin en Una Pgina ha sido traducido y publicado en doce paes. La edicin en espaol incluso ha vendido ms copias que la versin original en ingls, ms que ningn otro idioma. Aqu en Mxico, no solamente se ha vendido el libro muy bien, sino tambin me han invitado muchas veces para que visite y explique cmo los conceptos en el libro pueden ser implantados en las organizaciones. Corporaciones mexicanas muy grandes me han pedido que acte como su consultor y facilite la introduccin de los conceptos de una pgina en sus operaciones. Entonces, Ud. es autor y consultor? Si, soy un autor y tengo una empresa de consultora con sede en Atlanta, Georgia. La

empresa se llama Infotrac y se dedica a la implementacin del Sistema en Una Pgina. Es el Sistema en Una Pgina lo mismo que la Adminstracin en Una Pgina? La Administracin en Una Pgina es slo una parte del Sistema en Una Pgina. El sistema est basado en los conceptos descritos en mi libro y se ha ido desarrollando hasta que ahora incluye varios conceptos nuevos que complementan al libro. Cules son algunos de los conceptos que ha desarrollado desde la publicacin de su libro en 1986? Uno de los conceptos es la responsabilizacin. Cuando empezamos a involucrarnos en organizaciones alrededor del mundo implementando la Adminstracin en Una Pgina, me di cuenta que en muchas compaas exista una necesidad de tener un proceso de delegacin y de responsabilizacin mejor y sin duplicacin de labores. Este tipo de proceso es fundamental para el xito de cualquier organizacin. Cuando comenc a tratar con el reto que es la responsabilizacin y la delegacin, me d cuenta tambin de otro elemento crtico que falta en muchas empresas. Me refero a la necesidad urgente de asegurarse de que las competencias individuales de cada persona en sus habilidades bsicas estn a los niveles ms altos y que correspondan con sus responsabilidades asignadas. El Sistema en Una Pgina confronta estos problemas. Si hay tantas defciencias en los negocios, entonces por qu hay tantos negocios exitosos? Todo depende de cmo se defina el xito. Si se refiere a ser rentable a corto plazo, si, hay muchos negocios rentables. Sin embargo, muchos de ellos logran esta rentabilidad con estrategias a corto plazo que se enfocan en la responsabilizacin junto con el miedo. Puede que esto funcione a corto plazo pero no garantiza el xito a largo plazo. Los procesos que hemos desarrollado enfatizan la responsabilizacin. La diferencia es que una cultura en la cual se ejerce este tipo de responsabilizacin es una que es unida, creativa, y orientada al servicio y a los resultados. Esta diferencia tiene un fuerte impacto en las utilidades a corto plazo y en los resultados a largo plazo. Est diciendo que el Sistema en Una Pgina es su solucin al problema de responsabilizacin? Si, y ms. El Sistema en Una Pgina es el paraguas bajo el cual estn agrupadas nuestras soluciones integradas y globales para una compaa. A medida que hemos percibido las necesidades durante los ltimos diez aos, hemos concebido conceptos y procesos simples que satisfacen esas necesidades. Actualmente ofrecemos a organizaciones nuestros procesos nicos para alinear y unificar a todo su personal. Qu quiere decir con alinear y unificar toda la fuerza de trabajo? Me refiero a alinear los sistemas de medicin, de fijacin de metas y de compensacin con el intento estratgico de la organizacin. Con esto quiero decir alienar los comportamientos de la gente con los factores crticos de xito para asegurarse del xito del negocio. El propsito de la responsabilizacin, o principio de rendimiento de cuentas, es el asegurarse que las buenas estrategias tengan una buena ejecucin. Qu hay con la unidad? No es un concepto idealstico?

Puede parecer idealista, pero funciona. La implementacin del Sistema en Una Pgina trae consigo un cambio visible en la cultura y un nivel de cooperacin y de unidad mucho ms alto . La tendencia de jugar a la poltica corporativa disminuye porque la equitatividad es establecida cuando la nueva cultura penetra a toda la organizacin. Facilitamos una discusin y llegamos a un acuerdo sobre nueve principios fundamentales: propsito, honestidad, unidad, servicio, creatividad, justicia, prioridad, economa, y excelencia. La mayora de las personas creen en estos principios pero no los ven funcionado en sus organizaciones. Cuando los ejecutivos de alto nivel se ponen de acuerdo que estos principios son verdaderamente el fundamento de la nueva cultura que desean en su organizacin, los dems en la organizacin los adoptan con entusiasmo y alinean sus comportamientos a dichos principios. Como resultado, una nueva cultura emerge, en la cual las personas trabajan enrgica y entusiasmadamente para lograr la visin comn. Me puede dar un ejemplo de esto? Por supuesto. Hemos trabajado con compaas grandes en los Estados Unidos, en Europa y en Mxico. Hemos encontrado que los ejecutivos en los niveles ms altos solamente cooperan los unos con los otros cortsmente. Esta cooperacin no es sentida profunda ni genuinamente, y muchas veces est basada en la poltica interna o a cambio de favores. Cuando se establece una verdadera unidad de visin en el equipo ejecutivo ms alto, ocurre un sentido genuino de cooperacin. Un cambio de cultura empieza arriba y baja por la organizacin, mejorando enormemente la productividad. Qu cree que la Administracin en Una Pgina le puede ofrecer a las compaas mexicanas en particular? Creo que los conceptos de la Administracin en Una Pgina tienen mucho que ofrecerles a las compaas mexicanas. La gran habilidad y capacidad de los ejecutivos mexicanos puede ser reforzada al implementar un proceso simplifcador que los ayuda a enfocarse, y que est diseado para mejorar la responsabilizacin y para desarrollar las competencias bsicas. El Sistema en Una Pgina es tal proceso. Esta impresin es una versin abreviada del artculo que fue publicado en la Revista Cintermex en febrero de 1996, y fue impresa con el permiso de los publicadores. Para ms informacin sobre El Sistema en Una Pgina dirjase a : Infotrac, Inc 6065 Lake Forrest Dr. Suite 200 Atlanta, GA 30328 USA Tel: (404) 843-2589 Fax: (404) 252-2143 Email: infotrac@infotrac.com UNIVERSIDAD LATINA DE PANAM

FACULTAD DE CIENCIAS DE LA COMUNICACIN ESCUELA DE PUBLICIDAD Y MERCADEO

ADMINISTRACIN EN UNA PGINA

ADMINISTRACIN

GRUPO:

16 DE JULIO DE 2004

PANAM

INTRODUCCION:

Este libro nos introduce a la administracin en una pgina. Fue escrito de una manera distinta a muchos libros de administracin. Riaz Khadem y Robert Lorber luego de ser convencidos por Kenneth H. Blanchard de utilizar el mismo formato de un libro anterior Ejecutivo al minuto (tambin de Bob Lorber), escribieron una trama ficticia para hacer mucho mas digerible el texto para personas no relacionadas a la administracin. Este libro nos relata la historia de Brian Scott al ser contratado por una compaa decadente, Xcorp. El reto de darle un vuelco a esta en un lapso de 2 aos. Y como conoce a un misterioso personaje, el Infoman, quien lo introduce a el y a Xcorp a la administracin de una pagina cambiando totalmente el esquema de la compaa.

Nuestro trabajo consiste en un resumen de cada una de las 4 partes de este libro y luego su

anlisis en base a lo entendido y aplicable a la realidad. Primera parte EL PROBLEMA DE LA INFORMACION

Este capitulo es el inicio de la trama. Aqu nos plantean en la historia ficticia la situacin deplorable en la que se encuentra Xcorp y la decisin corporativa de contratar a Brian Scott. El acuerdo ha sido darle 2 aos de libertad a cargo de Xcorp. El reto darle un vuelco a la compaa. Al llegar el primer da al trabajo el objetivo a corto plazo se ya estaba fijado, haba que averiguar que haba salido mal con aqu. Khadem y Sorber nos presentan un pensamiento interesante: si usted no sabe que es lo que anda mal no lo puede arreglar Brian Scott ya haba revisado los reportes financieros de Xcorp, ya sabia que las cosas estaban mal y estos no lo ayudaran a averiguar nada. Para una investigacin mas a fondo mando a si secretaria Joanne Evans a citar a varias personas. El primero en su lista fue el director financiero, Joe Rayner. Este le atribuyo la cada de la compaa al antecesor de Scott, dijo que la causa es que se expandi con mucha rapidez, diversificndose en muchas reas, lo que los obligo a recurrir a los mercados financieros para obtener capital en una poca que el costo del dinero era bastante alto y la reputacin de solvencia de la compaa se estaba deteriorando. El problema se agravaba debido a la falta de experiencia en las reas en las que Xcorp comenzaba a laborar y no podan brindarles satisfaccin a los clientes. Esta fue la versin de Rayner. Al estar algo de acuerdo con Rayner pens que lo mejor era pasar a investigar la produccin, as que mando a llamar a Tom Brown, el director de produccin, este le hecho la culpa al departamento de ventas. As siguieron las entrevistas durante todo el da. Los nicos adelantos pactados fueron que el jefe de informacin, Ken Jonson y la directora de recursos humanos Gail Locke quedaron en entregarle informes acerca de a compaa y su personal respectivamente para el da siguiente. El martes tras haberle presentado los informes a Scott sobre la compaa, a este se le presento un problema nuevo: El problema de la informacin. El total de hojas de papel sobre el escritorio de Brian Scott era abrumador, no haba respuestas concretas, solo toneladas de papel con exceso de informacin. Aunque tuviese el tiempo para leerlo todo dudosamente conseguira respuestas en aquel bulto. Lo nico interesante que por su escritorio haba pasado eran 2 cartas cortas. Una el da anterior y una junto a todos estos informes en el da actual. Ambas cartas eran concisas y el remitente solo deca que poda resolver el problema de informacin que tenia Scott. En ambas firmaba El Infoman.

Luego de que Scott estuviese a punto de darse por vencido se dieron varios giros y trmino citndose con este personaje, el Infoman. Este es quien le enseara como cambiar la forma de sus respuestas de un montn de papel impreso a solo 3 informes de una pgina. Estos son: El informe de enfoque, el informe de retroalimentacin y el informe de administracin. En su primer encuentro se dedicaron a buscar informacin preeliminar. Queda estipulado que las dos palabras claves son xito e informacin. Y entonces le pregunta Infoman a Scott, que significaba el xito para el. Luego de ah derivan que como se daran cuenta cuando haya alcanzado ese estado que para el era el xito y el status actual en referencia al xito. Todo se escribi en una hoja sencilla que deca as:

El xito definido por Brian Scott rea de xito: Darle un vuelco a Xcorp Factores Clave del xito Status Meta Precio por accin US $20 US $30 Participacin de mercado 10% 20% Relacin Pasivo-Capital 0.9 0.5

Luego de hacer esto y en la hora del almuerzo Scott expuso una preocupacin que lo aquejaba. Esto haba sido a nivel personal y a nivel grupal seria totalmente distinto. El Infoman le avisa que ya tena ese problema premeditado y resuelto. El haba escrito una gua corta de 4 pasos a seguir: LOS CUATRO PASOS SENCILLOS PARA DEFINIR FACTORES CLAVE DE XITO. Paso 1

CONOZCA SUS RELACIONES IMPORTANTES Paso 2 DEFINA SUS AREAS DE XITO DESDE DIFERENTES PUNTOS DE VISTA Paso 3 IDENTIFIQUE LOS FACTORES CLAVE DE XITO PARA CADA AREA DE XITO Paso 4 DETERMINE DONDE ENCONTRAR EL STATUS DE CADA FACTOR CLAVE DE XITO Luego de discutir en la oficina estos puntos, termino la cita y pasamos a nuestro siguiente capitulo. ANALISIS En esta primera parte del libro los autores nos introducen a la situacin ficticia y a los personajes principales de esta. El Infoman vendra siendo la parte cognoscitiva de la administracin, es quien nos enseara por el resto del libro el proceso de la administracin en una pgina. En este capitulo se introduce el proceso de recopilacin de informacin preeliminar. El primer paso es preguntarse a si mismo que es el xito para si mismo con respecto a la empresa que se este llevando a cabo. Luego se especifica cuales son los factores clave del xito, estos son hechos que al darse sern indicadores de xito, con lo que nos enteraremos cada vez que nos acerquemos a nuestras metas. Despus hay que buscar cual es el Status actual de la empresa en razn a las metas que queremos alcanzar, este es el estado de cada factor de xito en la empresa en la actualidad. Despus sacar la informacin personal se necesita rehacerse esta pregunta del xito pero esta vez con respecto al punto de vista de nuestras relaciones. Estas son el contratista, el jefe y los clientes. Entonces se vuelve a escribir lo que es el xito pero con respecto a satisfacer a cada relacin. Y a cada rea de xito se le asignaran sus propios factores clave del xito. Segunda Parte ADMINISTRACION EN UNA PGINA En este segundo capitulo se nos introduce mas a un personaje, Tom Brown, el director de produccin de Xcorp. Pero por ahora continuemos donde quedamos la vez pasada.

Era jueves por la maana y Brian Scott esperaba al Infoman, como haban acordado su cita. Este apareci rebozante de energa y lleno de entusiasmo como siempre. El trato era que en esta ocasin el Infoman le mostrara a Scott como hacer el primer informe de una pagina, el Informe de Enfoque, basado en la informacin preeliminar que antes haban recopilado. Luego de varias explicaciones y borradores as quedo este primer informe. INFORME DE ENFOQUE PARA BRIAN SCOTT AREA DE XITO #1: REESTRUCTURACION FINANCIERA DE XCORP. Precio por accin 20 25 30 35 M Relacin pasivo-capital 0.9 0.7 0.6 0.5 M Razn Corriente 1.2 1.7 2.0 2.5 M Identificacin lneas de prod. antieconmica Planeac. Mayo 15 Mayo 1 Mar. 1 Reduccin de personal Planeac. Mayo 1 Abril 1

Mar. 1 Reduccin de costos Planeac Mayo 1 Abril 1 Mar. 1

AREA DE XITO #2: REESTRUCTURACION DEL MERCADEO DE XCORP. Posicin en la industria 5 5 2 1 % participacin de mercadeo 10 12 15 20 M Plan de Reorganizacin Hecho Abril 1 Mar. 30 Mar. 1

AREA DE XITO #3: VIABILIDAD FINANCIERA A LARGO PLAZO Incremento en el valor agregado ($ Mil) -0.5 5 10 15 M % crecimiento en la base de clientes

1 1 3 5 M % crecimiento en activos producidos 4.2 4.0 6.0 8.0 M

AREA DE XITO #4: VIABILIDAD DEL MERCADO A LARGO PLAZO % obsolescencia del producto 45 50 30 10 Hacer alianzas externas de comercializacin Planeac. Septiembre 1 Agosto 1 Julio 1

En este informe cada rea de xito esta basado en los distintos puntos de vista segn las relaciones del individuo. La primera columna representa los factores clave de xito en cada rea, la segunda el status actual de la compaa. Las 3 siguientes columnas son metas que se explican as: Meta mnima: esta es la mnima requerida para ser aceptable. Meta satisfactoria: esta es la meta con la que puede comenzar a celebrarse, ya que se va en buen camino y es un xito el mtodo utilizado en dicho proyecto. Meta de nivel destacado: esta es la meta a buscar, la que nos seguir impulsando a tener un mejor desempeo.

Por ultimo la 5ta columna representa nuestra opinin con respecto al desempeo actual de los proyectos en el informe, la M es por mal progreso y la B es por buen progreso (ntese que en esta primera plantilla no hay ninguna B). Luego de elaborar el primer informe de Scott le dijo que tenia que comenzar a hacer que sus colaboradores aplicaran la administracin en una pagina tambin. Culmino la cita del Infoman y Scott. Nuestro personaje principal se puso a meditar por donde comenzar a aplicar la administracin de una pagina. Se le ocurri que en produccin, as que cito a Tom Brown, el director de produccin. Al principio este estuvo muy en desacuerdo con la idea de Scott, deca que deban darle prioridad a otras cosas. Luego fue su esposa quien lo convenci. As sigue este segundo capitulo relatndonos todo el proceso de cmo Brown junto a su equipo elaboran sus Informes de Enfoque. Luego de terminado este ya todos estaban contentos con la idea de la administracin de una pgina. Despus se hace una reunin entre Brown, el Infoman y Scott. En esta reunin el Infoman muestra a ambos como hacer el segundo informe. El informe de retroalimentacin. Esta consista en dividir en dos una hoja y poner en la parte de arriba lo que el Infoman llamaba puntos positivos y abajo los negativos. Lo que se hacia es que se seleccionaba del primer informe de una hoja los puntos que hasta el momento hubiesen pasado la meta satisfactoria y ponerlos arriba. Y luego elegir los que no llegaban a la meta mnima y ponerlos abajo. De esta manera nos mantenamos al tanto de lo que estaba excelente y debamos celebrar, y lo que debamos prestarle ms atencin y creatividad. Aqu termino la reunin y quedaron en que iban a implementar en la compaa el sistema. Durante los siguientes 3 meses Scott y Brown se implantaron la administracin en una pagina, el problema de que haban muchos subordinados se resolvi siguiendo 2 mtodos que el Infoman les enseo. El primero era que ellos hicieran los informes de enfoque para sus colaboradores y el segundo era que los colaboradores mismos lo hicieran personalmente. Luego se pusieron de acuerdo entre las metas implantadas por ellos y las de los colaboradores mismos que resultaron ser muy similares para el futuro de la compaa. Xcorp haba adoptado la administracin en una pgina de una manera exitosa y luego de pasados 3 meses Scott recibi la llamada del Infoman, a quien puso al corriente de cmo iban las cosas. Este estaba complacido y decidi acordar la prxima cita con Brian Scott. Esta seria para el prximo jueves.

ANALISIS En el segundo capitulo nos introducen mas dentro del personaje de Tom Brown, y su relacin con Scott con respecto a la idea de la administracin de una pagina. El fin de esto es comprender el papel del administrador al querer expandir la idea y darnos datos clave de cmo hacerlo. Primero que nada el capitulo nos indica como crear el primero de los tres informes de una pgina, el informe de enfoque. Este consiste en la informacin que recopilamos en el capitulo uno, los factores y reas clave del xito. Consiste en algunos pocos pasos, primero rescribimos nuestras reas de xito con sus respectivos factores claves. Alado de los factores clave pondremos 5 columnas, cada columna tiene si fin especifico. En la primera columna ira escrito el Status o estado actual de cada factor clave en la empresa en relacin al rea de xito a alcanzar. En las siguientes 3 columnas se establecern las metas. No una, sino 3. La primera vendra siendo la meta mnima, este es el punto mnimo aceptable que debe alcanzar el status del factor clave, si se llegase a bajar de ah entonces hay que prestarle atencin a dicho punto. La segunda meta es la meta satisfactoria, esta es la meta a la que debemos llegar para satisfacer el factor clave y poder alcanzar las distintas reas de xito. La tercera es la meta de meta sobresaliente, este es el nivel que, luego de alcanzar el satisfactorio, vamos a trabajar para alcanzar. Por ultimo en la quinta columna vamos a colocar una letra o un guin. Las letras son B y M. la B la pondremos cuando el desarrollo de los factores clave vaya avanzando a un buen ritmo, y la M cuando no lo este haciendo. El guin lo pondremos cuando simplemente es aceptable pero no esta ni bien, ni mal. Despus de crear el primero de los 3 informes de una pgina es til comenzar a expandir dentro de la empresa la idea de la administracin de una pgina. As se ganara tiempo y los siguientes pasos se harn mas sencillos ya que tendremos grupos para crearlos. Despus de esto vamos a crear el segundo informe de una pagina, este es el informe de retroalimentacin, este hace el papel de informarnos a nosotros mismos a que puntos debemos dar prioridad y que puntos deben darnos regocijo. En si este es un perfil personal de nuestro trabajo y nuestro medidor de tareas. Consiste en dividir una hoja a la mitad. En la parte de arriba pondremos los puntos positivos de los factores clave de xito. En esta se incluirn exclusivamente los factores clave que dentro de las 3 metas en el informe anterior haya alcanzado o rebasado la segunda meta, la meta satisfactoria. En

la parte de abajo entonces pondremos los puntos negativos, aqu se incorporan los factores clave de xito que no han llegado a alcanzar dentro de las 3 metas la primera de ellas, la meta mnima. Todos los factores clave que estn en el medio de la primera y segunda meta son simplemente aceptables y no tienen la necesidad de aparecer en un informe por ahora. Los informes de retroalimentacin deben hacerse en lapsos de tiempo, ya sean semanales, mensuales o la eleccin que tome la empresa en si. Al terminar este segundo paso, tambin lo expandiremos por la empresa y de esta manera cada ejecutivo y colaborador llevara un control de sus tareas y labores ms certero. Tercera Parte LA CONCATENACION DE LOS INFORMES DE UNA PGINA Era jueves en la maana y Scott pensaba en como haba dado un giro drstico el sistema de administracin en una pagina a la compaa. Pronto apareci el Infoman. Scott le cont una historia de una colaboradora de varios niveles debajo de el. Su nombre era Lucy Lake. Ella se encargaba de control de calidad, y gracias a los informes de retroalimentacin su rea mejoro muchsimo. Se convirti en el rea de mejor calidad con respecto a productos que los clientes devolvan. Era un rea ejemplo. Pronto Lucy (que era subordinada de Brown) fue ascendida. Aplico tambin la administracin de una pgina a su vida personal, perdiendo peso considerablemente. El Infoman se senta complacido al escuchar la historia. Y luego le pregunto a Scott que como la haba escuchado el. Brian Scott entonces le dijo que era un tema que se comento en una reunin en algn momento. Infoman entonces propuso que era posible enterarse de todas las grandes mejoras en los trabajos de cualquier colaborador de la compaa mediante el 3er informe de una pgina, el informe de administracin. Luego de venderle la idea a Scott y discutirla termino por mostrarle el esquema, que lucia as: TERCER INFORME DE UNA PAGINA: INFORME DE ADMINISTRACION Personas que dependen indirectamente de usted varios niveles por debajo Colaboradores directos un nivel por debajo Zona 1: Positiva

Rasgos notables del rendimiento excelente de personas varios niveles por debajo. Zona 2: Positiva Rasgos notables y de buen rendimiento de colaboradores directos. Zona 3: Negativa Rasgos notables de problemas crnicos de rendimiento varios niveles por debajo. Zona 4: Negativa Rasgos notables y problemas de rendimiento de colaboradores directos

Luego de mostrarle esto a Scott, el Infoman concluyo en que ya no lo necesitaban ah. Brian Scott se sinti triste al escuchar esto y en cierta forma un tanto inseguro. Entonces pregunto al Infoman que hacer si tuviesen problemas en el futuro con este sistema y el no estuviese. Infoman respondi que el entonces se pondra en contacto nuevamente con ellos. Luego le deseo buena suerte a Scott en su viaje al xito y se despidi de el. ANALISIS: Con esta tercera parte concluiremos el proceso de recopilar toda la informacin en los 3 informes de una pgina de la administracin en una pgina. Luego de estar acostumbrado a los informes de retroalimentacin personales existe un punto ms que arreglar y tomar en cuenta. Estos son solo para nuestro propio control, pero tambin hay que mantener a la empresa informada de todo lo que pasa en ella, aqu es donde entra en juego el tercer informe de una pgina, el informe de administracin. Este informe consiste en una hoja dividida en 4 zonas con sus propios fines comunicativos. Estos informes administrativos van a variar con respecto a los niveles de subordinacin directa de la empresa, as cuando un tema sea de mucha importancia o necesite atencin se ira incluyendo en los informes administrativos de los niveles superiores, dependiendo de su estado y que tanta atencin necesiten puede subir mas niveles. Las cuatro zonas van divididas as: Los 2 recuadros de arriba son factores claves de xito positivos mientras que los 2 recuadros de abajo son negativos (igual que en el informe de retroalimentacin). Y los 2 recuadros de la izquierda vienen siendo factores claves de colaboradores que estn varios niveles bajo nosotros y los de la derecha los de nuestros colaboradores directos.

Por tanto a la derecha sern informes de retroalimentacin cotidianos que por lo general nos conciernen da a da. Los de la izquierda se utilizan cuando algo se debe comunicar a los niveles superiores y toma urgencia dicho factor clave (o algo positivo que debe ser recompensado). En fin el informe de administracin vendra siendo un informe de retroalimentacin general e informativo para la empresa. Para mayor entendimiento de este vease el ejemplo de la lectura (incluido en este resumen). Cuarta Parte EL PODER DE LA ADMINISTRACION DE UNA PGINA El estilo de administracin de una pgina se haba vuelto el estilo adquirido por Xcorp. Haban pasado 6 meses desde que la compaa inquiri esta forma de administracin y Brian Scott se encontraba en su oficina revisando su informe de administracin. Por primera vez apareci algo en la esquina superior izquierda del mismo. Era el nombre de un colaborador de la fbrica de alambres de Kansas de Xcorp, Arnold Turner. Siendo Scott la punta en la escala de Xcorp en esos momentos era obvio que llegar a su informe administrativo era toda una odisea. Brian Scott decidi felicitar personalmente a Arnold Turner. Mando a su secretaria a que arreglara una cita. Unos das despus Turner estaba viajando a la casa matriz de Xcorp. Llego a su cita con Scott y se conocieron. Entonces Turner le explico todo lo que haba hecho a partir de la administracin de una pagina, el haba ahorrado millones a la compaa bajando los porcentajes de desperdicio. Hablaron por horas, Turner se haba vuelto un campen en la administracin de una pgina y crecido mucho como ejecutivo y como persona. Scott lo invito a un Cocktail esa noche y luego le puso a su disposicin una limosina para que lo llevara al aeropuerto para ir de vuelta a Kansas. Poco despus de aquella reunin se cumpli el segundo aniversario de la llegada de Scott a Xcorp. Haba alcanzado sus metas y las haba rebasado. En aquel momento quiso agradecerle al Infoman. Medito lo que el hubiese querido este en pago por aquel excito de la compaa Comparta con otros la administracin de una pagina. ANALISIS: Esta cuarta parte de la lectura ms que nada trata de hacernos ver lo positivo que fue usar este sistema para una compaa grande como la ficticia Xcorp. Deja de tomar un poco la enseanza y se enfoca en terminar la trama ficticia creada por los autores. Lo nico que creo que vale la pena destacar que tomamos de este capitulo, es el significado que el personaje Arnold Turner le da a la administracin en una pgina. El texto iba as.

Cmo hizo usted para convertirse en un funcionario tan excelente? -le pregunto Scott. -Se lo debo al hecho de fijar metas definidas, hacerle seguimiento a mi progreso e involucrar a la gente en la solucin de problemas. -Respondi Turner. Punto Final CONCLUSION La administracin en una pgina es un sistema sencillo y poderoso de manejo de informacin que permite organizar mejor a cualquier compaa. Es un filtro de informacin muy til que a nuestros ojos debera ser adoptado por todas las compaas a nivel mundial. Es interesante la forma como Khadem y Lorber usan un formato distinto a los convencionales en libros de administracin y logra atraer la atencin de personas que nunca se han entendido con esta.

La comunicacin en una empresa es la base del funcionamiento de la misma. El estar en conocimiento de todos los movimientos as sean extraos para los dems en este caso los departamentos; tambin debe saber lo que pasa con los otros para tomar medidas acerca la produccin. Los cambios en las ventas de ciertos productos para as ver la rentabilidad de lo que se tiene para hacer los negocios. Otra base fundamental de la comunicacin en una empresa son las relaciones, que tambin deciden lo que es comunicado entre los compaeros de trabajo. La informacin es lo ms importante de cada rea, por que con esta es como se cuantifica y califica la calidad del departamento basados en los informes dados por cada trabajador encargado hecho gracias al anlisis en base de resultados en cada rea. La informacin tambin es la parte mas descriptiva de una empresa, con esta se puede observar la calidad de cada una de sus partes y crear as un concepto tal vez magnificado del desarrollo de esta, aunque la mayora de los casos estos conceptos pueden ser errneos ya que una parte no puede ser necesariamente la realidad empresarial; en la mayora de los casos no todos los departamentos son parejos, ni todos aportan un orden racional dentro de las labores de la empresa en si, es decir, que no todo departamento forma parte del desarrollo de produccin por ejemplo, pero este si toma como herramienta de desarrollo a otros sin que de pronto en un caso dado a falta de uno este decaiga, es por esto que el informe constante acera de los errores mas propensos es necesario para conocer de que falencias se debe encargar un cierto departamento. Es por esta razn que en las empresas el exceso de informacin a parte de importante es bastante tedioso para cuando se requiera comprender o abrir un criterio acerca de un problema o requerimiento los cuales son bastante comunes para examinar los niveles de desarrollo y evaluar las metas a cumplir, para toda esta cantidad de asuntos se han tenido que crear viras formas de hacer lo ms fcil, todo esto se puede hacer a trabes de filtros de informacin que considere solo lo mas importante para la empresa, es decir informacin clave resumida en el caso del libro se hace en tres informes de una pagina, el desarrollo de esto sirve para que cada miembro de la organizacin desde los nieles mas altos a los niveles mas bajos se involucren en lograr el xito de la misma. El primer informe se conoce como informe de bloque en este se pueden identificar los factores de xito a trabes de cuatro pasos que no solo facilitan el xito del gerente sino tambin el de todo el grupo: El primer paso consiste en conocer las relaciones importantes, el segundo es hacer una definicin de las reas de xito desde diferente puntos de vista, el tercero es identificar los factores crticos de xito para cada rea de xito, el cuarto es determinar donde encontrar el status de cada factor critico de xito. Tambin es necesario que deban establecerse metas en este informe y estas metas a su vez deben estar clasificadas en niveles tales como: mnimo, satisfactorio y sobresaliente lo que permitir conocer las tendencias buenas o malas, todo esto esta representado en un cuadro. Es importante resalta que cada Gerente define sus propias reas de xito desde su punto de vista, el de los usuarios, sus proveedores, sus empleados y jefes, en el libro uno de los gerentes no hizo esto y scott y el informan le advirtieron que deba elegir sus propias reas de xito. El segundo informe es denominado Informe de Realimentacin este informe ayuda al Gerente a vigilar su progreso en el camino al xito, es decir, examinar el Status de cada factor crtico de xito para ver si se ha alcanzado un nivel de metas satisfactorias, en caso contrario ajustar las estrategias y los planes para conservar el rumbo. Este se hace en base al informe de enfoque, en el informe de realimentacin se apuntan los resultados positivos siendo estos considerados como el logro de las metas, y los negativos que sera donde se implementaran los reajustes para lograr las metas que hasta los momentos no se han logrado alcanzar. Este informe permite medir la trayectoria del desempeo, considerando lo positivo como eficiencia total y lo negativo como la necesidad de verificar las estrategias implementadas y su creatividad, la tendencia en este informe se representa como buena para lo positivo y mala para lo negativo. El tercer informe es llamado Informe de Gerencia aqu se concatenan los informes de una pgina, es este ltimo informe el que le permite al gerente conocer que esta sucediendo en los inferiores a l, el informe de enfoque y el de realimentacin le permite conocer sobre sus propios factores crticos de xito. Como cada miembro de la Organizacin esta involucrado en el proceso, cuando el Gerente concatena los informes de realimentacin de las personas que le informan directamente observar todas las anotaciones positivas y la colocar en el lado derecho de su informe de gerencia y los negativos en la parte inferior de la hoja, las personas que se destaque se colocan al lado izquierdo.

Esto le permite al gerente ser ms justo a la hora de entregar las recompensas ya que se dirige directamente al trabajador que ha realizado un excelente desempeo y no como usualmente ocurre que las gratificaciones las reciben los jefes. Es necesario para poner en prctica el informe de gerencia que las organizaciones que cuenten con sucursales en otros estados o pases posean un sistema de informacin basado en los computadores que les permita mantener la evaluacin de los informes de una pagina en cada una de ella, as el gerente conoce el desempeo de cada uno de sus integrantes en cualquier lugar donde se encuentren. En la Empresa utilizada como ejemplo en la lectura los problemas relacionados con la baja productividad, la disminucin de la rentabilidad, la cada en las ventas era producto de la no Planificacin y de la ausencia de Comunicacin, la Administracin en una pgina les permiti identificar los verdaderos problemas y solucionarlos para ello fue necesario la participacin de cada uno de los miembros de la Organizacin, todos recibieron instruccin sobre la Administracin en una pgina y todos la implementaron llegando a constituirse como una de las Organizaciones ms xitosa. RESUMEN La administracin en una pagina trata a partir de la historia de Brian Scott, recin nombrado como trabajador de Xcorp por su exitosa carrera en otras empresas como persona fundamental en su desarrollo. xcorp una turbulenta compaa manufacturera, cuyas ventas estaban decayendo, sus inventarios, acumulando, al tiempo que sus competidores fortalecan su posicin en el mercado. Al asumir su nuevo cargo, Scott descubre que, aun cuando est sumergido en todo tipo de informacin de varios departamentos de la empresa, no puede entender con claridad "qu est ocurriendo". Sin saber lo que pasa, no lograr resolver los problemas de Xcorp. Al entrevistarse con los gerentes de cada rea, se encuentra con que

todo

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acusan al otro por todo nadie sabe responder sobre que es lo malo que hay en la empresa al llegar a la compaa, Scott se da cuenta de que existe una terrible desunin entre los miembros del equipo directivo y una clara falta de entendimiento sobre el problema en s. Afortunadamente una persona misteriosa que se hace llamar: "Infoman" aparece aunque scout hacia caso omiso a las cartas decide prestarles atencin y al contactarlo el informan promete solucionar todos los problemas de informacin de Scott y la empresa. Introduce un sistema gerencial que le da a Scott, y a cada uno de los gerentes de Xcorp, tres informes de una pgina: El Informe de Enfoque, el Informe de Retroalimentacin y el Informe de Administracin. El Infoman dice a un escptico Scott que, con estos tres informes, los gerentes podrn manejar efectivamente al personal a su cargo. El Informe de Enfoque, explica el Infoman, enfoca a cada gerente en la informacin clave que es relevante al trabajo de esa persona, este informe contiene una lista del valor agregado nico perteneciente a sea persona para la organizacin y sirve para que el gerente se mantenga enfocado en lo que es importante para su nivel. El Informe de Retroalimentacin le da a cada gerente individual, un (feedback) sobre su desempeo, al resaltar lo bueno y lo malo del Informe de Enfoque. El Informe de Administracin, por su parte, arroja las buenas y las malas noticias ms importantes acerca del desempeo de los individuos que, directa o indirectamente, reportan al gerente. Todo el sistema est conectado a travs de un software denominado, El programa de una pgina, que se conecta a las bases de datos de la empresa y extrae la informacin requerida por los tres informes de una pgina. Para que el software proporcione informacin adaptada a cada persona, necesita una definicin sobre qu tipo de informacin es importante para esa persona, El Infoman sugiere que lo importante se puede determinar a partir de un proceso denominado Los Cuatro Pasos Sencillos. Cada gerente deber pasar por este proceso para definir una serie de factores nicos y relevantes en su trabajo. Estos factores medibles se denominan Factores Claves del xito. El Infoman describe los Cuatro Pasos Sencillos de la siguiente manera:

El primero es identificar reas de xito, como: calidad, rapidez y rentabilidad. Luego de identificar cada rea, El Infoman explica que el programa de administracin en una pagina puede accesar la informacin de la empresa para extraer la adecuada informacin "positiva" relacionada a cada factor de xito de cada gerente y general tres informes a la medida de cada uno, el de Administracin, el de Enfoque, y el de Retroalimentacin, utilizando nicamente informacin clave que se requiere. El Informe de Administracin es particularmente importante para resolver los problemas de "sobrecarga de informacin" que detecta Scott. Es un informe que muestra, tanto las buenas como las malas excepciones de tal forma que Scott puede mirar a los factores crticos de xito de sus reportes, directos e indirectos, observar su situacin actual ver el status de las metas y examinar la tendencia en la informacin. Aparecen tambin los nombres de los empleados que se han desempeado extraordinariamente bien o mal. Superando la resistencia de una parte de los jugadores importantes en su organizacin, Scott logra introducir el Sistema de Administracin en una Pgina en Xcorp. Al definir el xito para cada rea de la organizacin y fijar metas concretas, los gerentes se enfocan en las actividades clave que estn enfocadas directamente al cambio de Xcorp. Como resultado de un enfoque ms claro, el desempeo de Xcorp comienza a mejorar notablemente. Scott le agradece enormemente al Infoman su ayuda al darse cuenta de que sus gerentes estn enfocados y motivados, observando tendencias en el desempeo de reas claves y detectando y resolviendo problemas que sean ms graves. Aprecia, tambin, el hecho de que el sistema es transparente, lo que permite que los buenos elementos que, incluso se encuentran varias jerarquas por abajo de l, sean notables y puedan ser identificados. Decide, tambin, incentivar a los buenos elementos. Gracias a todo esto Scott ha logrado levantar la compaa y le debe su xito a la administracin en una pgina. ANLISIS Y CONCLUSIONES El objetivo de la administracin en una pgina es hacer caer en cuenta a los gerentes que deben tener claro cuales son los problemas que originan en una organizacin dficit de calidad de servicio, disminucin en la produccin, en las ventas y baja rentabilidad, es decir, conocer lo que es lo que esta mal para poder solucionarlo. No debe permitir dejarse influenciar por las crticas de otros miembros de la organizacin sobre el trabajo de los dems, debe estar enfocado en lograr el xito de la organizacin y el suyo como tal. La administracin en una pgina permite a los gerentes identificar loa factores claves de la informacin que pueden ser relacionados con el xito de la compaa y poder ser aplicados al suyo propio. Lo que en verdad siempre quiere conseguir un gerente es tener xito tanto fuera como dentro de su trabajo, todo esto se logra si el gerente o la persona como tal se mantiene enfocado en lo verdaderos problemas a solucionar, evitando distracciones adems debe tratar de mantener la relacione dentro de la compaa para establecer un nivel de comunicacin alto dentro del grupo de trabajo esto hace que los gerentes de rea de cada nivel de trabajo en la empresa puedan saber de las otras personas que estn por debajo de ellas en el estatus de la compaa tienen un nivel de trabajo por lo menos aceptable dentro de su desempeo lo que hace un buen ambiente de trabajo, para mantener este buen nivel se sugiere crear un sistema de recompensas para mantener motivado al trabajador as como lo hizo scott. En las empresas de hoy en da el desarrollo de la administracin en una pgina seria bastante importante ya que el constante desarrollo de tecnologas en un ambiente complejo de los negocios crea un colapso informativo entre lo que se debe saber y lo que sobra de este lo que no es bueno en una toma de decisin que se requiera como oportuna, para esto es que se han creado el desarrollo de factores claves para el xito que ayudan de cierta manera para la consecucin de las metas propuestas todo esto se esquematiza con la analoga de la Internet que dice que si se esta en un mar de informacin se debe recurrir a un mecanismo que me permita seleccionar solamente la informacin que se necesita de ese mar para ello se han creado filtros, y este filtro en la administracin seria la administracin en una pagina. En la actualidad hay vario negocios exitosos que no han aplicado la administraron en una pagina pero su xito se da es a corto plazo mientras que con la administraron en una pagina se mantendrn. En conclusin la administracin en una pgina demuestra que no se necesitan grandes extensiones de informacin para lograr un equilibrio sino la informacin clave de lo que se quiere solo en una pgina.

Leer ms: http://www.monografias.com/trabajos21/administracion/administracion.shtml#ixzz2cYnwdrGX