Des modles pour russir votre Assemble gnrale

Sommaire du kit : Modle de convocation avec pouvoir Modle de feuille d'margement Modle de compte rendu d'assemble gnrale Modle de dclaration en prfecture

De la convocation des membres avec l'ordre du jour la dclaration en prfecture des ventuels nouveaux dirigeants, une assemble gnrale ordinaire ou extraordinaire demande un certain formalisme. En effet les rsolutions prises durant cette runion auront valeur de loi. Il faut donc pouvoir en tablir la conformit aux statuts et rglement intrieur. La preuve de la validit dpend essentiellement des documents produits avant et aprs l'assemble. L'ordre du jour et la convocation L'ordre du jour est gnralement mis au point par le conseil d'administration ou le bureau, mais on peut y faire participer les membres par le biais d'une bote suggestions ou un point divers prvu en fin de sance. N'oubliez pas que pour voter les membres doivent tre sufisamment informs. Expdier des documents anexes (rapports, comptes...) avec la convocation leur permettra de les tudier par avance et de prparer leurs questions. Quant la convocation, un dlai de 15 jours parat raisonnable pour que chacun puisse s'organiser en consquence. Modle de convocation Association .................... coordonnes .......................... A.(Ville), le(date) Cher adhrent, Je vous invite participer l'assemble gnrale ordinaire de l'association .., qui se tiendra le (date) ..(heure) ..... (adresse) Ordre du jour prvu : - Approbation du rapport moral - Approbation du rapport financier et approbation des comptes de l'exercice clos le (date) - Affectation du rsultat - Vote sur le budget prvisionnel - Fixation du montant de la cotisation - Renouvellement des dirigeants.. (prcisez lesquels) - Questions diverses (si vos statuts le prvoient, indiquer les modalits dajouts de points lordre du jour. Les membres dsirant prsenter leur candidature doivent se manifester ds maintenant. Tous les documents ncessaires votre information sont tenus votre disposition au sige social. Conformment nos statuts, un quorum de ..(proportion) des adhrents jour de leur cotisation doit tre atteint pour que lassemble dlibre valablement. Nous sollicitons donc vivement votre participation. Je vous rappelle qu'en cas d'empchement, vous pouvez vous faire reprsenter par un autre membre de l'association muni d'un pouvoir rgulier (ci-joint) dment

rempli et sign, tant prcis qu'aucun membre ne peut cumuler plus de X mandats. Dans lattente de vous revoir cette occasion, je vous adresse mes cordiales salutations. Le prsident (signature)

POUVOIR Je soussign.(nom, prnom) demeurant..(adresse), donne pouvoir M(nom, prnom) demeurant..(adresse), pour me reprsenter lassemble gnrale de lassociation qui se tiendra le .(date) ..(heure) (lieu), en prenant par aux dlibrations et aux votes prvus lordre du jour. Signature

En cours de sance En premier lieu, il ne faut pas oublier de faire marger les membres prsents, afin de pouvoir justifier de leur participation. Les pouvoirs seront collects et conservs, et les personnes reprsentes inscrites en tant que telles sur la feuille d'margement. Un prsident et un secrtaire de sance sont dsigns. Le premier est charg de modrer les dbats et de rpartir les temps de parole. Le second prend des notes et rdigera le compte rendu. Tous les points inscrits l'ordre du jour doivent tre abords. La teneur et/ou le rsultat des dbats devront apparatre sur le compte rendu qui servira en outre de justificatif auprs de la prfecture. Modle de feuille d'margement Association ...... Assemble gnrale du ..../..../..... (lieu et adresse o se tient l'assemble) NOM PRNOM ADRESSE REPRSENT(E) SIGNATURE PAR

Certifie exacte Signature du prsident ...................., le ..../..../.....

Aprs la sance Le secrtaire de sance est charg de la rdaction du compte rendu. Il doit d'abord y constater le nombre de membres prsents et reprsents. Ce nombre doit au moins galer l'ventuel quorum indiqu dans les statuts pour que les dlibrations soient valables. Dans le cas contraire, il est gnralement prvu de reconvoquer les membres une seconde assemble, dont les dlibrations seront valides quelque soit le nombre de prsents. Pour les dbats, il faut reprendre l'ordre du jour point par point, et donner les rsultats des votes. Quant aux administrateurs, il faut indiquer les noms des sortants, les noms des candidats (qui

peuvent tre les mmes, sauf si les statuts interdisent ou limitent le renouvellement de mandat), le nombre de voix exprimes et les membres lus. Le conseil d'administration renouvel devra se runir pour l'lection du bureau (si cette instance est prvue dans les statuts) et envoyer la dclaration en prfecture (si les membres du bureau ont chang), sans oublier d'inscrire ces modifications dans le registre spcial. Modle de compte rendu d'assemble gnrale

Association ............. Compte rendu d'assemble gnrale 20.. le ...../...../..... ..........................................

Nombre de membres prsents : ......... Nombre de membres reprsents : ......... Le quorum de ....... membres tant atteint, l'assemble gnrale peut valablement dlibrer.

Ordre du jour : - Approbation du rapport moral - Approbation du rapport financier et approbation des comptes de l'exercice clos le (date) - Affectation du rsultat - Vote sur le budget prvisionnel - Fixation du montant de la cotisation - Renouvellement des dirigeants.. - Questions diverses La seance a dbut (heure) Est dsign prsident de sance (nom, prnom). Est dsign secrtaire de sance (nom, prnom). Rapport moral Prsent par .....nom et prnom On peut ici faire un rsum du rapport moral ou renvoyer au document crit en pice jointe. Le rapport moral est approuv par l'assemble gnrale avec une majorit de x voix (x voix contre, x abstention) ou l'unanimit.

Rapport financier Prsent par ......nom, prnom Mmes indications que pour le rapport moral. Le rapport moral est approuv par l'assemble gnrale........

Affectation du rsultat En cas d'excdent, le rsultat positif doit tre affect tout ou partie soit dans les fonds propres (en

vue d'investissement, par exemple), soit dans les rserves, soit en report nouveau , c'est--dire dans le fonctionnement gnral de l'association. L'assemble gnrale doit se prononcer sur ce point. Budget prvisionnel Prsent par ..... nom, prnom Le budget prvisionnel pour l'anne 20.. est approuv par l'assemble gnrale avec une majorit de x voix (x voix contre, x abstentions) ou l'unanimit. Montant de la cotisation Le montant de la cotisation est souvent fix par l'assemble gnrale. Voir vos statuts. La cotisation pour l'anne 20.. sera d'un montant de ...... euros. Renouvellement des dirigeants Selon les statuts, il peut y avoir un renouvellement impos par tiers, par exemple. Il faut en tout cas se rfrer aux procdures inscrites dans les statuts. Membres sortants : noms, prnoms Nombre de poste pourvoir : ..... Membres candidats : noms, prnoms Sont lus : Nom prnom, avec x voix; Nom, prnom, avec x voix: etc Questions diverses Il faut ici reprendre le thme des questions mises en dbat et le rsultat des dlibrations. L'ordre du jour tant puis, la sance est leve (heure). Signature du prsident Signature du secrtaire

Dclaration des modifications Si les dirigeants ont chang, il faut en dclarer la liste en prfecture. Soit vos statuts prvoient l'lection d'un bureau au sein du conseil d'administration et c'est le nouveau bureau qu'il faudra dclarer. Soit ils ne prvoient qu'un conseil d'administration et il faut alors dclarer la composition du nouveau conseil. S'il n'existe pas de prsident, les prfectures ont cooutume de considrer la premire personne de la liste comme le reprsentant lgal de l'association.

Modle de dclaration en prfecture

Association ....... Coordonnes Prfecture de .......... Service associations

A ......................., le ....../...../......

Objet : dclaration de changement de dirigeants

Monsieur le Prfet, Lors de notre assemble gnrale qui s'est droule le ..../...../..... ..................., nous avons procd au renouvellement de notre (bureau, conseil d'administration). Vous trouverez ci dessous la liste des membres actuels. Nom, prnom, profession, date et lieu de naissance, a t lu en qualit de............... Nom, prnom, profession, date et lieu de naissance, a t lu en qualit de............... etc. Vous trouverez en pice jointe l'extrait de compte rendu d'assemble gnrale justifiant de l'lection de ces personnes au conseil d'administration. En l'attente du rcpiss de dclaration, nous vous prions d'agrer nos salutations distingues.

Nom, prnom, qualit Signature

Il existe aussi un formulaire Cerfa n13972*02 permettant de dclarer soit une modification, soit une dissolution d'association.

Voir la fiche Organiser une assemble gnrale ordinaire