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STANDAR PUNTO NET PROCESO DE CAPACITACION ACTIVOS FIJOS

Documento: Manual Sesin 7 de Siigo.NET Todos los derechos reservados. Ni la totalidad ni parte de esta Cartilla pueden reproducirse o trasmitirse por ningn procedimiento electrnico o mecnico, incluyendo fotocopias, grabaciones magnticas o cualquier medio de almacenamiento de informacin y sistema de reproduccin, sin permiso escrito de Informtica y Gestin S.A. Empresa Autorizada Fundacin SIIGO Edicin Autorizada Gestin S.A. por Informtica y

Impreso y Hecho en Colombia

TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCION ................................................................................ 4 1. CUENTAS CONTABLES ................................................................... 5 2. PARAMETROS DE ACTIVOS FIJOS.................................................. 7
2.1. CREACION DE GRUPOS DE ACTIVOS FIJOS ....................................... 7 2.2 CREACION DE ACTIVOS FIJOS.......................................................... 9 2.3. DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN EN EL MANEJO DE LOS ACTIVOS FIJOS............................................................................................... 15 2.4. SALDOS INICALES DE ACTIVOS FIJOS............................................ 17 2.5 CONCEPTOS PARA LAS REQUISICIONES .......................................... 27 2.6. ASIGNACION ACTIVOS FIJOS EN MONTAJE..................................... 28 2.7 CONCEPTOS DE GASTOS DE ACTIVOS FIJOS EN TRANSITO................ 30 2.8 ASIGNACION DE RESPONSABLES POR ACTIVOS FIJOS ...................... 31 2.9. MARCACIN DE ACTIVOS COMO AJUSTABLES Y/O DEPRECIABLES..... 33

3. PROCESOS DE ACTIVOS............................................................... 36

3.1. AJUSTES POR INFLACIN............................................................. 36 3.1.1 Captura De ndices ...................................................................... 36 3.1.2. Proceso De Los Ajustes Por Inflacin Activos Fijos............................... 37 3.1.3. Proceso De Los Ajustes Por Inflacin P.A.A.G..................................... 40 3.2. DEPRECIACION ........................................................................... 42 3.2.1. Depreciacin Lnea Recta ............................................................. 42 3.2.2. Depreciacin Suma de Dgitos....................................................... 48 3.3 COMPROBANTE BAJA DE ACTIVOS .................................................. 50 4. VALORES NO AJUSTABLES.............................................................. 56 5. MANEJO FECHAS DE VENCIMIENTO ................................................. 57 6. MANEJO DOCUMENTOS DE ACTIVOS ................................................. 59 6.1 REQUISICIN DE ACTIVOS FIJOS:.................................................. 59 6.2. MANTENIMIENTO DE REQUISICIONES ........................................... 65 6.3. ELABORACIN DE RDENES DE COMPRA DE ACTIVOS...................... 66 6.4 Mantenimiento de rdenes de Compra ............................................ 72 7. OTROS INFORMES .......................................................................... 75 7.1 INFORME ACTIVOS POR DEPENDENCIA ........................................... 76 7.2 INFORME ACTIVOS DEPRECIADOS COMPLETAMENTE ........................ 77 7.3 INFORME PLANILLA INVENTARIO FSICO........................................ 78 7.4 INFORME ACUMULADO DE ACTIVOS................................................ 79 7.5 INFORME SALDOS POR DEPRECIAR ................................................ 81 TALLER............................................................................................. 82

INTRODUCCION
Los activos fijos de una compaa representan los bienes tangibles adquiridos, construidos o en proceso de construccin con el fin de emplearlos en forma permanente, para la produccin o suministro de otros bienes y servicios, para arrendarlos o para usarlos en la administracin del ente econmico. Por lo anterior el mdulo de Activos Fijos de SIIGO .NET brinda una herramienta eficiente para el control y administracin de los activos fijos de la empresa, optimizando los procesos de ajustes por inflacin y depreciacin de los mismos.

1. CUENTAS CONTABLES
Las cuentas contables que intervienen en el proceso de activos fijos se relacionan a continuacin:

Activo: Se deben definir las cuentas que corresponde a los activos fijos que posee la compaa. Los signos de interrogacin hacen referencia a la clasificacin de las diferentes cuentas que corresponden al grupo 15 Propiedad Planta y Equipo, de acuerdo a la estructura indicada en e l Plan nico de Cuentas, ejemplo: 152405 Muebles y Enseres, 152010 Maquinaria y Equipo, 154010 Flota y Equipo de Transporte, etc. Depreciacin Acumulada: Los activos fijos sufren un proceso de desgaste llamado depreciacin que se origina por el uso, obsolescencia por avances tecnolgicos o por cambios en la demanda de bienes productivos o de los servicios prestados. Para el manejo contable es necesario definir la cuenta 1592 Depreciacin Acumulada, donde los signos de interrogacin clasifican los diferentes tipos de activos de acuerdo a la estructura del Plan nico de Cuentas, ejemplo: 159215 Depreciacin Acumulada de Muebles y Enseres, 159210 Depreciacin Acumulada de Maquinaria y equipo, 159235 Depreciacin Acumulada de Flota y Equipo de Transporte, etc.

 Gasto Depreciacin: El proceso de depreciacin de los activos fijos genera un gasto para la empresa y para tal efecto se debe definir la cuenta 5160 Gasto Depreciacin Acumulada. Los signos de interrogacin clasifican los diferentes tipos de activos de acuerdo a la estructura del Plan nico de Cuentas Ajuste por Inflacin: Los activos fijos actualmente no se ajustan por inflacin, es importante crear las respectivas cuentas para asociarlas en la creacin de los grupos de activos y los signos de interrogacin corresponden a los diferentes tipos de activos del grupo 15 Propiedad Planta y Equipo, de acuerdo a la clasificacin establecida en el Plan nico de Cuentas, ejemplo: 152499 Ajustes por Inflacin de Muebles y Enseres, 1520999 Ajustes por Inflacin de Maquinaria y Equipo, etc. Correccin Monetaria: Corresponde a la contrapartida en los Ajustes por Inflacin de los activos fijos y la depreciacin acumulada. Los signos de interrogacin hacen referencia a las Subcuentas 470515 - Correccin Monetaria para el Ajuste por Inflacin de los Activos Fijos y la 470545 Correccin Monetaria para el Ajuste por Inflacin de la Depreciacin Acumulada. Esta ltima cuenta debe ser de naturaleza dbito.

IMPORTANTE Segn el Decreto 1536 de Mayo de 2007 Desmonte Ajustes por Inflacin, en su artculo 51 indica que Los estados financieros no deben ajustarse para reconocer el Efecto de la inflacin, pero si se deben crear las cuentas correspondientes segn lo estipula el Plan nico de Cuentas, esto con el fin de que si se reactivan los ajustes el sistema este parametrizado de forma correcta y as evitar reparametrizaciones.

2. PARAMETROS DE ACTIVOS FIJOS

2.1. CREACION DE GRUPOS DE ACTIVOS FIJOS RUTAS: Men tipo explorador Activos Fijos Catlogo Apertura de Grupos Men tipo proceso Activos Fijos Parmetros - Catlogo Apertura de Grupos En esta opcin se realizar la clasificacin general de los activos fijos a travs de los siguientes campos:

Grupo Activo: En este campo se debe digitar un cdigo para identificar a cada uno de los grupos de activos, de acuerdo a las necesidades de la empresa y a los activos que posea. El programa permite crear hasta 9999 grupos de activos. Descripcin: En este campo se deber digitar la descripcin del grupo de activos, de acuerdo a las necesidades de la empresa y a los activos que posea. Cuenta Activo: En este campo se debe digitar la cuenta contable que corresponde al grupo de activos que se est creando (15).

 Cuenta Depreciacin: En este campo se debe digitar la cuenta de depreciacin acumulada que corresponde al grupo de activos que se est creando (1592). Cuenta Gasto: En este campo se debe digitar la cuenta del gasto de depreciacin acumulada que corresponde al grupo de activos que se est creando (5160). Cuenta Ajuste Activo: En este campo se debe digitar la cuenta de ajuste por inflacin al costo histrico que corresponde al grupo de activos que se est creando (15??99). Cuenta Contrapartida Activo: En este campo se debe digitar la cuenta de la correccin monetaria que corresponde a la contrapartida del ajuste por inflacin al activo fijo (470515). Cuenta Ajuste Depreciacin: En este campo se debe digitar la cuenta del ajuste por inflacin a la depreciacin acumulada (159299). Cuenta Contrapartida Depreciacin: En este campo se debe digitar la cuenta correccin monetaria del ajuste por inflacin a la depreciacin (470545). Cuentas Garanta: En este campo se deben digitar las cuentas correspondientes a cada opcin siempre y cuando el activo se encuentre en garanta. Recuerde que estas cuentas solo sern utilizadas en los procesos de Ajustes por Inflacin y Depreciacin.

Cuentas Para dar de Baja Activos: En estos campos deber digitar las cuentas correspondientes para que el sistema realice el proceso automtico para dar de baja un activo teniendo en cuenta la causa por la cual se est dando de baja el activo en este caso usted podr utilizar la cuenta del gasto correspondiente 5310?? Perdida en venta y retiro de bienes.

IMPORTANTE Las cuentas mencionadas anteriormente, sern marcadas como cuentas de activos. Si las cuentas que se seleccionen contienen movimiento, no sern tenidas en cuenta, ya que no se puede modificar la marcacin por poseer movimiento. Segn el Decreto 1536 de Mayo de 2007 - Desmonte Ajustes por Inflacin, en su artculo 51 indica que Los estados financieros no deben ajustarse para reconocer el Efecto de la inflacin.

2.2 CREACION DE ACTIVOS FIJOS RUTAS: Men tipo explorador Activos Fijos Catlogo Apertura de Activos Men tipo proceso Activos Fijos Parmetros - Catlogo Apertura de Grupos En esta opcin se deben crear los activos fijos de la empresa, por cada uno de los grupos de activos creados anteriormente. Aqu se detallarn las caractersticas principales de los activos. Para la creacin de activos fijos se deben seguir los procedimientos que se describen a continuacin:

 Grupo Activo: Se debe colocar el cdigo del grupo automticamente aparecer el nombre correspondiente al grupo.

creado

Cdigo Activo: Se pueden digitar hasta cinco dgitos se debe colocar el cdigo que se desea asignar al activo fijo que se va a crear, posteriormente el programa habilitar un campo para el nombre del activo fijo. El programa permite crear hasta 99999 activos fijos por cada grupo y este cdigo ser la identificacin del activo en SIIGO Net. Responsable: En este campo se debe digitar el nmero de cdula del responsable del manejo del activo fijo que en este caso ser uno de los empleados de la empresa. Con la tecla de funcin F2 o con el icono de bsqueda se pueden efectuar las consultas de los empleados creados previamente. Centro de Costo y Subcentro de Costo: En este campo se debe digitar el centro de costo al que pertenece el activo fijo, con el fin de controlar cada uno de los movimientos contables como compras, saldos iniciales, ajustes por inflacin, depreciacin, adiciones y mejoras por centro de costo. El Subcentro de costo lo solicitar el programa en caso de que el centro de costo lo maneje, en caso contrario el programa no habilitar este campo. Fecha de Compra: En este campo se debe digitar el ao (4 dgitos), el mes (dos dgitos) y el da (2 dgitos) AAAA/MM/DD, en que se adquiri el activo fijo.

Es importante digitar la fecha correcta de compra para efectos del clculo de la depreciacin. Numero de Serial: Esta opcin aplica para aquellos activos que estn identificados con un nmero de serial asignado por el fabricante. Normalmente aplica para los equipos de cmputo y equipos de oficina co mo calculadoras, mquinas de escribir elctricas, etc. Nmero de Placa: Este campo es utilizado para colocar el nmero del serial del propietario del activo, es muy utilizado para el tema de las placas de los Vehculos. Activo: Cuando se est creando un activo fijo se debe seleccionar Activo para activar el activo fijo y se tenga en cuenta en los procesos e informes relacionados con los ajustes por inflacin y depreciacin. Si el activo ya no pertenece a la compaa o fue dado de baja se debe desactivar, debido a que posee movimiento y el sistema indica que con esta marcacin no se realiza ajuste por inflacin y Depreciacin del mismo.

Estado del Activo: El activo fijo que se est creando puede encontrarse en tres estados que son Activo, Leasing, Garanta. Activo: Se debe marcar cuando el activo pertenece a la compaa; en este caso se ajustar por inflacin y se depreciar el activo fijo. Leasing: Se marcar esta opcin cuando el activo se encuentra bajo la modalidad de arrendamiento financiero leasing, en este caso el programa no ejecutar los procesos de ajustes por inflacin y depreciacin al activo. Garanta : Se debe marcar esta opcin cuando el activo fijo fue recibido como garanta para respaldar alguna cuenta por cobrar, pero realmente el activo no pertenece a la compaa, por lo tanto este activo no ser ajustado por inflacin ni depreciado.

 Mantenimiento: Si el activo fijo cuenta con un contrato de mantenimiento o se controlan los mantenimientos efectuados al activo se debe marca r este campo. El programa habilitar un Tab en el que se deben digitar el Nit de la compaa que realiza el mantenimiento del activo, el nombre del contacto y la fecha en la que se debe efectuar el mantenimiento y con estos datos se puede generar un informe.

Con el tan de Mantenimiento se pueden consultar los tres ltimos, que se han realizados al activo.

Si no se maneja mantenimiento para el activo se debe dejar el campo en blanco. Ajustable Inflacin: Este campo se marcar para que el programa ajuste por inflacin el activo fijo que se est creando.

IMPORTANTE . Segn el Decreto 1536 de Mayo de 2007 - Desmonte Ajustes por Inflacin, en su artculo 51 indica que Los estados financieros no deben ajustarse para reconocer el efecto de la inflacin. Por tanto si su empresa decide que a partir del ao 2007 no realizar el proceso de Ajustes por Inflacin, favor hacer caso omiso al presente punto. Si se deben crear las cuentas correspondientes segn lo estipula el Plan nico de Cuentas, esto con el fin de que si se reactivan los ajustes el sistema este parametrizado de forma correcta y as evitar reparametrizaciones.

Asegurado: Si se tiene constituida una pliza de seguros para el activo fijo se debe marcar la caja de chequeo ASEGURADO y el programa habilitar un tab denominado donde solicita los siguientes datos: Nit y Nombre de la empresa aseguradora, nmero de pliza, fecha de vencimiento de la pliza y el monto por el que se asegur el activo fijo y con estos datos se puede generar un informe.

En caso de no contar con una pliza de seguros para el activo fijo se debe dejar el campo en blanco. DEPRECIACION Depreciable: Este campo se utilizara para marcar los activos para realizar el proceso de depreciacin; en caso de no ser depreciable el activo este campo se deja en blanco. Veces a Depreciar: En este campo se debe digitar el nmero de veces a depreciar que se aplicar al activo fijo para que cumpla su vida til. La vida til de los activos fijos esta dada en aos y para calcular nmero de veces a depreciar se debe multiplicar el tiempo en aos por 12 meses y el resultado es el que se debe ingresar en este campo.

IMPORTANTE El decreto 3019/89, determina la vida en aos de los activos fijos de la siguiente manera:

ACTIVO Inmuebles Barcos, trenes, aviones, maquinara, equipo y bienes muebles Vehculos automotores y computadores

VIDA UTIL 20 aos 10 aos 5 aos

No. De Veces a Depreciar 240 meses 120 meses 60 meses

RECUERDE De acuerdo a lo establecido en la dinmica de la cuenta 1592 Depreciacin Acumulada del Decreto 2650 de diciembre 29 de 1993 no se debe calcular depreciacin a los terrenos, las construcciones e importaciones en curso y a la maquinaria en montaje. As mismo contempla que cuando se adquiera un bien que haya estado en uso y por lo tanto haya sido total o parcialmente depreciado, el ente econmico deber depreciarlo, teniendo en cuenta la vida til restante.

Fecha ltima Depreciacin: El programa calcula de forma automtica la fecha en la que se aplicar la ltima depreciacin al activo fijo, es decir, cuando el activo cumple su vida til. Esta fecha la calcula con la fecha de compra y el nmero de veces a depreciar. Mtodo de Depreciacin: En este campo se debe escoger el mtodo de depreciacin a utilizar en el activo, escoja "Lnea Recta" o " Suma de Dgitos".

Ubicacin: En este campo se debe digitar el rea exacta en la que se encuentra ubicado el activo fijo. Cdigo de Barras: En este campo se debe diligenciar si el activo que se est creando esta identificado por un cdigo de barras. Observacin: En este campo se puede especificar alguna caracterstica particular del activo que se est creando.

2.3. DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN EN EL MANEJO DE LOS ACTIVOS FIJOS

 Compras (Tipo P): Todas las compras de los activos fijos se deben contabilizar en un documento tipo P Compras Antes de efectuar el registro de compra, el activo debe estar previamente creado de acuerdo a los procedimientos establec idos anteriormente. En la compra de activos el valor del IVA se debe llevar como un mayor valor del activo a excepcin de la importacin de maquinaria en la que el IVA debe ser descontable. Saldos iniciales (Tipo L): El ingreso de los saldos iniciales de cada uno de los activos fijos debe efectuarse en un documento tipo L 999 (Saldos iniciales) en el que se debe contabilizar el valor del costo histrico del activo fijo en la cuenta 15???? Propiedad Planta y Equipo y el valor de la depreciacin acumulada en la cuenta 1592?? Depreciac in Acumulada. Depreciacin (Tipo L): Para contabilizar la depreciacin acumulada de los activos fijos se debe definir un documentos tipo L Depreciacin Mensual. Ajustes por Inflacin (Tipo A): La contabilizacin de los ajustes por inflacin al costo histrico del activo fijo y el ajuste por inflacin de la depreciacin quedar en un documento tipo A Ajustes por Inflacin. En un documento tipo A 999 se debe efectuar el ingreso de los saldos iniciales de los ajustes por inflacin al costo histrico del activo y el ajuste por inflacin a la depreciacin acumulada.

IMPORTANTE Segn el Decreto 1536 de Mayo de 2007 Desmonte Ajustes por Inflacin, en su artculo 51 indica que Los estados financieros no deben ajustarse para reconocer el efecto de la inflacin. Por tanto si su empresa decide que a partir del ao 2007 no realizar el proceso de Ajustes por Inflacin, favor hacer caso omiso al anterior punto. Se deben crear el Documento Tipo A, esto con el fin de que si se reactivan los ajustes el sistema este parametrizado de forma correcta y as evitar reparametrizaciones.

Requisicin (Tipo I): Este documento es utilizado para realizar la solicitud de los diferentes activos que se necesitan en la empresa. La requisicin debe estar creada en Contabilidad Parmetros - Definicin de Documentos Parmetros de Documentos. Orden de Compra (Tipo M): Este documento es utilizado compra del activo fijo al proveedor. La orden de compra debe Contabilidad Parmetros - Definicin de Documentos Documentos y debe tener la opcin de poder cruzar con previamente elaborada. para realizar la estar creada en Parmetros de una requisicin

2.4. SALDOS INICALES DE ACTIVOS FIJOS RUTAS: Men tipo explorador Contabilidad Generacin de Comprobantes Entrada de Comprobantes Men tipo proceso Contabilidad Procesos - Generacin de Comprobantes Entrada de Comprobantes

Seleccionar Nuevo y luego se debe elegir el tipo de Documento Tipo L-999 a utilizar con el botn de buscar.

CAMPOS GENERALES: Para llevar a cabo el ingreso de los saldos iniciales se deben diligenciar los siguientes campos:

Tipo: Se debe escoger el documento L Otros para el ingreso de los saldos iniciales. Comprobante: Seleccionar el L 999 parametrizado para el ingreso de saldos iniciales. Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboracin de los Saldos Iniciales de los Activos Fijos. Nit: Se debe ingresar el Nit o C.C del tercero al cual se va incluir estos saldos iniciales por lo general se utiliza el Nit de la empresa. El sistema permite crearlo directamente, solamente digitando l numero del tercero, y colocndole los datos principales, si ya esta creado se puede buscar.

 Vendedor: Se debe colocar el cdigo del vendedor, con F2 o binoculares permite consultar. CAMPOS DE TRANSACCIONES: En la opcin de actualizar secuencias el sistema me permite ingresar las transacciones.

TIPO: Al estar en entrada de comprobantes a ingresar un documento donde se afecta la secuencia, forma de pago, impuesto, descuentos / cargos y la forma automtica permite tener el siguiente impacto: Secuencias: Son los registros que se realizan por tems y que en la impresin se visualizara en el cuerpo del documento. Forma de Pago: De acuerdo a la forma de pago que se asigne o que se ingrese el sistema as mismo la visualizara en la impresin del documento. Impuestos: El ingresar un registro por esta opcin, permite en la impresin visualizar cada uno de los cargos relacionados como es: Retencin en la Fuente, IVA, Retencin de IVA Descuentos / Cargos: Se ingresa cada una de las cuentas que se tiene para descuentos y cargos, y de esta forma el sistema en la impresin los tendr en cuenta por cada uno. Automticos: Tiene en cuenta las cuentas contables que se necesitan para el proceso contable y no las mostrara en la impresin.

 Cuenta: En este campo se debe digitar la cuenta del activo fijo en la que se contabilizar el costo histrico del activo fijo, la cuenta de la depreciacin acumulada y la cuenta puente para que en el comprobante queden sumas iguales. Con la tecla de funcin F2 y/o con el icono correspondiente, se puede efectuar la bsqueda de las cuentas. Cdigo del Activo: Seleccionar el Activo al que se le har el ingreso de saldos iniciales. Con las teclas de funcin F2, se puede efectuar la bsqueda de los activos fijos creados.

Tipo: Se debe seleccionar al cual corresponda Compra Adicin Mejora al activo.

 Nmero de Veces que se ADICIONAN para Depreciar: Si se realiza una adicin mejora esta aumenta la vida til del activo, es por eso que se debe indicar cuantas veces aumenta. Descripcin: En este campo se debe indicar el detalle o descripcin del movimiento que se est realizando, de la secuencia 2 en adelante al presionar la tecla F2 el sistema copia la descripcin digitada en la secuencia anterior. Centro de Costo: Se debe digitar el centro de costo al que pertenece el activo fijo. Con la tecla de funcin F2 y/o con el icono correspondiente, se puede efectuar la bsqueda de los centros de costo. Dbito/Crdito: Para el movimiento de la cuenta del activo se debe efectuar un movimiento Dbito y para las cuentas de la de depreciacin y de la cuenta puente se debe efectuar un movimiento Crdito. Valor Total: En la cuenta del activo se debe digitar el valor del costo histrico del activo fijo y en la cuenta de depreciacin se debe registrar el valor de la depreciacin acumulada del activo fijo y la contrapartida se debe llevar a la cuenta puente.

Por ltimo se debe seleccionar adicionar

y si el documento esta correcto

Cerrar

y luego contabilizar.

Despus de ingresar los saldos iniciales del costo histrico y la depreciacin acumulada se deben ingresar los Saldos Iniciales del Ajuste por Inflacin del Activo a travs de un documento tipo A Ajustes por Inflacin, debido a que si se realiza con un documento diferente el sistema lo toma como un mayor valor del costo histrico en la compra o Depreciacin. RUTAS: Men tipo explorador Contabilidad Generacin de Comprobantes - Entrada de Comprobantes Men tipo proceso Contabilidad Procesos - Generacin de Comprobantes - Entrada de Comprobantes

Seleccionar Nuevo y luego se debe elegir el tipo de Ajuste Por Inflacin a utilizar con el botn de buscar.

Al ingresar a elaborar el sistema preguntas los siguientes campos: CAMPOS GENERALES:

Tipo: Se debe escoger el documento A 999 para el ingreso de los saldos iniciales. Comprobante: Seleccionar el A 999 parametrizado para el ingreso de saldos iniciales de los Ajustes por inflacin de la compra y la depreciacin. Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboracin de los Saldos Iniciales de los Ajustes por Inflacin de los Activos Fijos. Nit: Se debe ingresar el Nit o C.C del tercero al cual se va incluir estos saldos iniciales por lo general se utiliza el Nit de la empresa. El sistema

permite crearlo directamente, solamente digitando l numero del tercero, y colocndole los datos principales, si ya esta creado se puede buscar. CAMPOS DE TRANSACCIONES: En la opcin de actualizar secuencias el sistema transacciones. me permite ingresar las

TIPO: Al estar en entrada de comprobantes a ingresar un documento donde se afecta la secuencia, forma de pago, impuesto, descuentos / cargos y la forma automtica permite tener el siguiente impacto: Secuencias: Son los registros que se realizan por tems y que en la impresin se visualizara en el cuerpo del documento. Forma de Pago: De acuerdo a la forma de pago que se asigne o que se ingrese el sistema as mismo la visualizara en la impresin del documento. Impuestos: El ingresar un registro por esta opcin, permite en la impresin visualizar cada uno de los cargos relacionados como es: Retencin en la Fuente, IVA, Retencin de IVA Descuentos / Cargos: Se ingresa cada una de las cuentas que se tiene para descuentos y cargos, y de esta forma el sistema en la impresin los tendr en cuenta por cada uno. Automticos: Tiene en cuenta las cuentas contables que se necesitan para el proceso contable y no las mostrara en la impresin.

 Cuenta: En este campo se debe digitar la cuenta del ajuste por inflacin al costo histrico del activo fijo, la cuenta del ajuste por inflacin a la depreciacin acumulada y la cuenta puente en la que se harn las contabilizaciones correspondientes. Con la tecla de funcin F2 y/o con el icono correspondiente, se puede efectuar la bsqueda de las cuentas. Cdigo del Activo: Seleccionar el Activo al que se le har el ingreso de saldos iniciales. Con las teclas de funcin F2, se puede efectuar la bsqueda de los activos fijos creados.

Tipo: Se debe seleccionar al cual corresponda Compra Adicin Mejora al activo.

Nmero de Veces que se ADICIONAN para Depreciar: Si se realiza una adicin mejora esta aumenta la vida til del activo, es por eso que se debe indicar cuantas veces aumenta.

 Descripcin: En este campo se debe indicar el detalle o descripcin del movimiento que se est realizando, de la secuencia 2 en adelante al presionar la tecla F2 el sistema copia la descripcin digitada en la secuencia anterior. Dbito/Crdito: Para el movimiento de la cuenta del ajuste por inflacin del activo se debe efectuar un movimiento Dbito y para las cuentas del ajuste por inflacin a la depreciacin y a la cuenta puente se debe efectuar un movimiento Crdito. Valor Total: En la cuenta del activo se debe digitar el valor del ajuste por inflacin al costo histrico del activo fijo y en la cuenta del ajuste por inflacin de la depreciacin se debe registrar el valor correspondiente y la contrapartida se debe llevar a la cuenta puente.

Por ltimo se debe seleccionar adicionar

y si el documento esta correcto

Cerrar

y luego contabilizar.

IMPORTANTE Segn el Decreto 1536 de Mayo de 2007 Desmonte Ajustes por Inflacin, en su artculo 51 indica que Los estados financieros no deben ajustarse para reconocer el efecto de la inflacin. Por tanto si su empresa decide que a partir del ao 2007 no realizar el proceso de Ajustes por Inflacin, favor hacer caso omiso al anterior punto.

2.5 CONCEPTOS PARA LAS REQUISICIONES Por esta opcin se crean los conceptos que reemplazarn los cdigos de los activos fijos en la Requisicin (Documento Tipo-I). Estos cdigos se deben crear ya que en el momento de realizar una requisicin no se tiene creado el cdigo del activo fijo. Por ejemplo: 001 COMPUTADORES 002 ESCRITORIOS 003 MAQUINA PLANA Una vez registrada la compra del activo fijo se le asignar y creara el cdigo del activo por la Ruta: Activos Fijos Parmetros - Catlogo Apertura de Grupos y posteriormente se realizar un mantenimiento al documento inicialmente elaborado Tipo I M. Este mantenimiento corresponde a cambiar el concepto de la requisicin por el cdigo asignado al Activo fijo. RUTAS: Men tipo explorador Activos Fijos Catlogo Conceptos para Requisiones Men tipo proceso Activos Fijos Parmetros - Catlogo Conceptos para Requisiones

Seleccionar Nuevo y luego se debe elegir el tipo de Conceptos para Requisiones a crear.

Cdigo: Asigne el numero al concepto, mximo se pueden crear 999 Conceptos. Nombre: Escriba el nombre del concepto a utilizar para la solicitud de autorizacin de compra de activos fijos.

Por ltimo se debe seleccionar Guardar.

2.6. ASIGNACION ACTIVOS FIJOS EN MONTAJE Esta opcin permite asociar los componentes que pueden llegar a tener un activo, al cual se le est realizando su determinado montaje. Tanto el cdigo en montaje como sus componentes deben ser cdigos de activos creados en la apertura de activos fijos previamente. El montaje de un activo fijo se da porque no hay ningn proveedor que lo venda completo como la empresa lo desea o simplemente porque al realizar su montaje es ms econmico. En el momento en que el activo esta completo se debe realizar su entrada con el registro de compras, donde los valores incurridos en ajustes por inflacin a sus componentes deben ser un mayor valor de compra para el mismo. RUTAS: Men tipo explorador Activos Fijos Catlogo Asignacin de Activos en Montaje. Men tipo proceso Activos Fijos Procesos - Catlogo Asignacin de Activos en Montaje.

Seleccionar montaje a crear.

Nuevo y luego se debe indicar la asignacin de activos fijos en

Cdigo Activo (Montaje): Permite buscar el cdigo previamente creado en el catalogo de activos fijos. Valida que este cdigo no este en ceros y que exista en la tabla de activos. Activo Componente: Solicita el cdigo de Activos que se utilizan como

componentes de Montaje, con el botn Nuevo Permitir buscar el cdigo (s) previamente creado(s) en el catalogo de activos fijos. Se valida que este cdigo no est en ceros y que exista en la tabla de activos.

Por ltimo se debe seleccionar Guardar.

IMPORTANTE Una vez se ha realizado el montaje del activo en el sistema, se debe digitar la entrada del mismo, con el documento P - Registro de Compras, donde los valores de los ajustes por inflacin y de depreciacin acumulada de sus componentes (en caso de presentarlos), deben ser registrados como un mayor valor de compra para el mismo.

2.7 CONCEPTOS DE GASTOS DE ACTIVOS FIJOS EN TRANSITO Opcin que se utiliza para crear los conceptos que se utilizaran para cargar los costos en que incurre un activo para su importacin. Estos gastos se llevaran al activo, como un mayor valor de compra del mismo, en el momento de ingresar el artculo en el registro de compra. RUTAS: Men tipo explorador Activos Fijos Catlogo Conceptos de Gasto de Activos en Transito. Men tipo proceso Activos Fijos Parmetros - Catlogo Conceptos de Gasto de Activos en Transito.

Seleccionar Nuevo y luego se debe indicar el cdigo del Conceptos de Gasto de Activos en Transito a crear.

Cdigo: Asignar el numero al cdigo que desee crear, el sistema permite crear hasta 999 Conceptos de Gasto. Descripcin: Solicita descripcin del concepto, la cual debe tener relacin con el costo o gasto en el cual se incurre. Cuenta: Solicita cuenta a la cual se debe enviar dicho concepto. Puede ser una de gasto o de Activos en trnsito. Forma De Pago: Se digita la forma de pago para indicar la contrapartida del gasto.

Por ltimo se debe seleccionar Guardar.

2.8 ASIGNACION DE RESPONSABLES POR ACTIVOS FIJOS RUTAS: Men tipo explorador Activos Fijos Catlogo Mantenimiento de responsables de activos. Men tipo proceso Activos Fijos Procesos - Catlogo Mantenimiento de responsables de activos.

Seleccionar responsables.

Nuevo

luego

se

debe

realizar el

mantenimiento

de

Cdigo del activo: Seleccionar el activo al cual se le actualizara el responsable que tiene actualmente asignado. Nit: Seleccionar el responsable que posee en la actualidad el activo fijo. Centro de Costo: Permite cambiar tambin el centro de costo que tiene asignado el responsable. Subcentro costos: Si utiliza subcentros de costos indicar al cual debe quedar asociado. Fecha de Asignacin: esta fecha se debe tomar automticamente segn la fecha que tenga SIIGO en este momento y permite cambiarla si es una diferente.

Por ltimo se debe seleccionar Guardar.

Al cambiar el NIT del responsable se mantendr en su historia. Permite cambiar el nombre del responsable a los activos fijos conservando el historial, para visualizar esta informacin seleccionar el botn de Histrico. fechas que se desea verificar. e indicar el rango de

2.9. MARCACIN DE ACTIVOS COMO AJUSTABLES Y/O DEPRECIABLES RUTAS: Men tipo explorador Activos Fijos Catlogo Mantenimiento de Activos como Depreciables.

ajustables y/o

Men tipo proceso Activos Fijos Procesos - Catlogo Mantenimiento de Activos como ajustables y/o Depreciables.

Esta Opcin permite marcar o desmarcar un rango de Activos Fijos para posteriormente realizar el proceso de los ajustes por inflacin o Depreciacin. El sistema solamente realizar el proceso correspondiente a los activos que se encuentren marcados como Ajustables o Depreciacin.

Activos: Permite indicar la forma en la cual se necesita realizar la asignacin masiva de la marcacin de Ajuste por Inflacin o Depreciacin a los activos fijos.

Seleccionar la caja de chequeo que aplique, se pueden ambas o solo una.

Por ltimo se debe seleccionar Procesar.

Genera informe con el proceso que ejecuto y la marcacin con la cual quedo cada uno de los activos seleccionados.

3. PROCESOS DE ACTIVOS
3.1. AJUSTES POR INFLACIN

IMPORTANTE . Segn el Decreto 1536 de Mayo de 2007 - Desmonte Ajustes por Inflacin, en su artculo 51 indica que Los estados financieros no deben ajustarse para reconocer el efecto de la inflacin. Por tanto si su empresa decide que a partir del ao 2007 no realizar el proceso de Ajustes por Inflacin, favor hacer caso omiso al presente punto.

Los activos fijos se ajustan por inflacin mensualmente el primer da de cada mes con el PAAG (Porcentaje de Ajuste Ao Gravable), establecido por el DANE (Departamento Nacional de Estadstica). 3.1.1 Captura De ndices RUTAS: Men tipo explorador Contabilidad Ajustes Por Inflacin - Captura de ndices Men tipo proceso Contabilidad Procesos - Ajustes Por Inflacin - Captura de ndices

Para ejecutar correctamente el proceso de los ajustes por inflacin se deben tener en cuenta los siguientes procedimientos: P.A.A.G: En esta opcin se debe efectuar la captura del PAAG (Porcentaje de Ajuste Ao Gravable) publicado por el DANE para cada uno de los meses del ao.

 ACUERDO: Esta opcin aplica para entidades estatales (generalmente los hospitales), los cuales no realizan los procesos de ajustes por inflacin con el P.A.A.G, sino que establecen un porcentaje que es acordado con el gobierno.

Por ltimo se debe seleccionar Guardar.

3.1.2. Proceso De Los Ajustes Por Inflacin Activos Fijos RUTAS: Men tipo explorador

Contabilidad Ajustes Por Inflacin - Proceso Ajustes para Activos Fijos Men tipo proceso Contabilidad Procesos - Ajustes Por Inflacin Proceso Ajustes para Activos Fijos

Para ajustar por inflacin los activos fijos, es de aclarar que el sistema toma los saldos iniciales de las cuentas que se parametrizaron como ajustables en la creacin de los grupos de activos Ruta: Activos Fijos Parmetros Catlogos Apertura de Grupos, se deben diligenciar los siguientes campos:

Comprobante: En este campo el programa mostrar de forma automtica todos los documentos tipo A Ajustes por Inflacin que se han parametrizado previamente. Se debe escoger el asignado para los ajustes por inflacin de los activos fijos. Nit: En este campo se debe digitar el Nit de la empresa, el cual debe estar previamente creado. Centro de Costo: Este campo es de carcter informativo y se debe digitar el centro de costo principal. NO es necesario ejecutar el proceso de los ajustes por inflacin por cada uno de los centros de costo que maneja la empresa.

RECUERDE. Los activos fijos no se ajustan por inflacin en el mes de compra, sino hasta el siguiente mes. Si el activo esta marcado como Garanta en el catalogo de Activos Fijos, la contabilizacin se enva a las cuentas de garanta.

Por ltimo se debe seleccionar Procesar.

3.1.3. Proceso De Los Ajustes Por Inflacin P.A.A.G RUTAS: Men tipo explorador Contabilidad Ajustes Por Inflacin P.A.A.G Men tipo proceso Contabilidad Procesos - Ajustes Por Inflacin P.A.A.G A travs de esta opcin se ejecutarn los ajustes por inflacin a todas las cuentas que en el momento de su creacin se hayan marcado como Ajustables al P.A.A.G, diferentes a las de los activos fijos, diferidos e inventarios. En este caso se ajustaran las cuentas del Patrimonio.

Comprobante: En este campo el programa mostrar de forma automtica todos los documentos tipo A Ajustes por Inflacin que se han parametrizado previamente y se debe escoger el de P.A.AG. Nit En este campo se debe digitar el nit de la empresa, el cual debe estar previamente creado. Centro de Costo: Este campo es de carcter informativo y se debe digitar el centro de costo principal. NO es necesario ejecutar el proceso de los ajustes por inflacin por cada uno de los centros de costo que maneja la empresa.

Por ltimo se debe seleccionar Procesar.

RECUERDE. Cuando no se cuenta con el mdulo de Activos Fijos o Inventarios y dentro de la contabilidad se manejan estas cuentas se ajustarn en el proceso descrito anteriormente. Los procesos de ajustes por inflacin y ajuste por diferencia en cambio son automticos en todos los casos, nicamente depende de la correcta parametrizacin de las cuentas contables. Tambin se puede ejecutar el proceso de Ajustes por Inflacin a los diferidos ajustables y por diferencia en cambio. Ruta: Contabilidad Procesos - Ajustes Por Inflacin Ajuste al diferido. Se realiza a las cuentas de los diferidos cuyas cuentas se hayan

marcado como Ajustable - Diferidos en el momento de su creacin y se ejecuta el primer da de cada mes. Ruta: Contabilidad Procesos - Ajustes Por Inflacin Diferencia en Cambio. El ajuste por diferencia en cambio la deben ejecutar las empresas que manejan moneda extranjera y deben re - expresar algunas de sus cuentas contables para reconocer el efecto de las variaciones en las tasas de cambio que sufren las diferentes monedas diariamente. Este es el nico proceso que se encuentra dentro de los ajustes por inflacin que se debe ejecutar el ltimo da de cada mes, segn la Tasa Representativa del mes y depende de la correcta parametrizacin de las cuentas contables y la alimentacin diaria de las tasas de cambio. 3.2. DEPRECIACION De acuerdo a lo establecido en el decreto 2649 de Diciembre 29 de 2003 la depreciacin se debe determinar sistemticamente mediante mtodos de reconocido valor tcnico tales como lnea recta, suma de los dgitos de los aos, unidades de produccin u horas de trabajo. Debe utilizarse aquel mtodo que mejor cumpla la norma bsica de asociacin. RUTAS: Men tipo explorador Activos Fijos Depreciacin Comprobante de Depreciacin. Men tipo proceso Activos Fijos Procesos Comprobante de Depreciacin.

3.2.1. Depreciacin Lnea Recta Para la ejecucin de la depreciacin Lnea Recta el sistema tomara nicamente los activos que estn marcados como Depreciables en Lnea Recta en el campo de Mtodo Depreciacin que se encuentra en el catalogo de Apertura de Activos. Si el activo fijo esta marcado en estado del Activo - Garanta en su catalogo de Apertura de Activos, las cuentas que utilizara son las parametrizadas en el Catalogo de Apertura de Grupos en Cuentas de Garanta. El mtodo de lnea recta para la depreciacin de los activos fijos se debe ejecutar el ltimo da de cada mes. Se aplica de la siguiente manera: Depreciacin Costo Histrico + Ajuste por Inflacin = ---------------------------------------

Mensual Nmero de veces a Depreciar En este proceso se realizan varias preguntas, las cuales cada una de ellas tiene un asiento contable diferente y un tipo de documento diferente, se recomienda para el mismo periodo fiscal ejecutarlas siempre de la misma forma. PRIMER CASO: Al dejar en blanco o no contestar la pregunt a Desea correr la depreciacin incluidos los ajustes? solo se realiza el proceso de depreciacin al costo histrico sin tener en cuenta el valor de los ajustes por inflacin dentro del proceso de depreciacin.

Tipo Doc. Depreciacin: En este campo se debe digitar el documento L (Otros) que debe estar previamente creado en el que se efectuar el registro contable de la depreciacin al costo histrico de cada uno de los activos fijos. Nit: En este campo se debe digitar el Nit de la empresa, para que las contabilizaciones de la depreciacin queden cargadas a este nmero. SEGUNDO CASO Si se marca el campo, Desea correr la depreciacin incluidos los ajustes? el programa calcular la depreciacin acumulada sobre el costo histrico ms el ajuste por inflacin del activo fijo. As mismo habilitar la siguiente pregunta:

 Tipo Doc. Depreciacin: En este campo se debe digitar el documento L (Otros) que debe estar previamente creado en el que se efectuar el registro contable de la depreciacin al costo histrico de cada uno de los activos fijos. Tipo Doc. Ajuste: Inmediatamente, el programa solicitar un documento tipo A (Ajustes por Inflacin), para contabilizar en este comprobante la depreciacin que se calcule al ajuste por inflacin. Nit: En este campo se debe digitar el Nit de la empresa, para que las contabilizaciones de la depreciacin queden cargadas a este nmero. Al marcar esta pregunta, el sistema tendr en cuenta, para el proceso de depreciacin al valor de ajuste por inflacin de cada activo, tanto el saldo del mes anterior, como el valor de ajuste registrado el primer da del mes, de lo contrario tomar los saldos del mes inmediatamente anterior. El proceso de ajustes por inflacin se debe ejecutar el primer da de cada mes y el proceso de depreciacin se realiza el ltimo da del mes. Si NO se marca esta opcin, el proceso de depreciacin no tiene en cuenta los ajustes por inflacin calculados el primer da del mes en el que se realizar el proceso de depreciacin. Si se marca el campo el programa incluir el ajuste por inflacin de mes en el que se est efectuando el proceso de depreciacin. TERCER CASO Si la opcin anterior fue seleccionada el programa mostrar la siguiente pantalla.

Esta pregunta define la cuenta contable en la que se debe contabilizar la depreciacin al ajuste por inflacin. Si se marca esta opcin el programa contabilizar la depreciacin calculada al ajuste por inflacin en la cuenta 1592?? Depreciacin Acumulada, pero al final de la vida til del activo el valor de la depreciacin ser mayor al costo histrico y el valor en libros del activo ser negativo. Si no se marca esta opcin el programa contabilizar la depreciacin del ajuste por inflacin en la cuenta 159299 Ajuste por Inflacin a la Depreciacin y al final de la vida til el valor en libros del activo ser cero (0). Despus de haber marcado las dos primeras preguntas y dejar en blanco la ltima, el programa presenta los siguientes criterios, donde se deben diligenciar los siguientes campos: Tipo Doc. Depreciacin: En este campo se debe digitar el documento L (Otros) que debe estar previamente creado en el que se efectuar el registro contable de la depreciacin al costo histrico de cada uno de los activos fijos. Tipo Doc. Ajuste: Inmediatamente, el programa solicitar un documento tipo L (Depreciacin AXI), para contabilizar en este comprobante la depreciacin que se calcule al ajuste por inflacin. Nit: En este campo se debe digitar el Nit de la empresa, para que las contabilizaciones de la depreciacin queden cargadas a este nmero. Rango Activo: Permite indicar el rango de activos que se deben tomar para el proceso de Depreciacin.

Por ltimo se debe seleccionar Procesar.

Al dar clic en la opcin SI, el programa confirma el comprobante a partir del cual realizara la contabilizacin

Al terminar el proceso presenta un mensaje confirmando que el proceso se ejecuto correctamente

Al dar clic en el botn Aceptar, el programa presenta una grilla con los comprobantes que se actualizaron o contabilizaron.

As mismo, presenta una ventana adicional que presenta los activos que al momento de correr el proceso detect con inconsistencias y que es necesario revisar, verificar y aplicar los ajustes necesarios. Esta informacin es susceptible de exportar a Excel.

Para generar dicha informacin el programa realiza las siguientes validaciones: Es necesario tener en cuenta que estos activos no se depreciaron, por lo cual si posterior a la aplicacin de los ajustes o verificaciones necesarios es necesario depreciarlos, se debe hacer uno por uno, o en su defecto se deben borrar los comprobantes generados y volver a correr el proceso.

La verificacin de los comprobantes se puede realizar por la Ruta : Contabilidad Informes - Generacin de Comprobantes - Informe Consulta Consecutivo de Comprobantes 3.2.2. Depreciacin Suma de Dgitos. RUTAS: Men tipo explorador Activos Fijos Depreciacin Comprobante de Depreciacin. Men tipo proceso Activos Fijos Procesos Comprobante de Depreciacin.

Al generar este proceso de debe tener en cuenta: Para la ejecucin de la depreciacin por suma de dgitos el sistema tomara nicamente los activos que estn marcados como Depreciables Suma de Dgitos en el campo de Mtodo Depreciacin que se encuentra en el catalogo de Apertura de Activos. Si el activo fijo esta marcado en estado del Activo - Garanta en su catalogo de Apertura de Activos, las cuentas que utilizara son las parametrizadas en el Catalogo de Apertura de Grupos en Cuentas de Garanta. Para los activos que utilizan el mtodo de Suma de dgitos se realizar sobre la siguiente frmula: El clculo de la depreciacin por suma de dgitos se realizar anualmente mediante una fraccin que tiene como numerador el ltimo ao de vida que le queda y como denominador la suma de los aos. Ejemplo: Costo del activo depreciable $ 50.000.000; vida til 10 aos. Se calcula la suma de los dgitos de los aos 1+2+3+4+5+6+7+8+9+10 = 55 La suma se convierte en una suma de fracciones que debe ser igual a la unidad: 1/55+2/55+3/55+4/55+5/55+6/55+7/55+8/55+9/55+10/55 = 1

La depreciacin de cada ao se calcula as: AO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 FRACCION 10/55 9/55 8/55 7/55 6/55 5/55 4/55 3/55 2/55 1/55 VALOR DEPRECIABLE ($) 50.000.000 50.000.000 50.000.000 50.000.000 50.000.000 50.000.000 50.000.000 50.000.000 50.000.000 50.000.000 DEPRECIACIN ANUAL ($) 9.090.909 8.181.818 7.272.727 6.363.636 5.454.545 4.545.454 3.636.364 2.727.273 1.818.182 909.091 50.000.000

Se debe tener en cuenta que si un activo estaba en un mtodo (Ejemplo lnea recta) y se cambia a otro (Ejemplo Suma de dgitos) el valor que debe tomar como costo histrico es el costo neto (saldo actual) dejado en el mtodo anterior, deprecia ndo las veces que le hacen falta al anterior. En el movimiento se debe dejar la marca de que mtodo de depreciacin fue utilizado y si esta en garanta o no.

IMPORTANTE . Los pasos para la ejecucin del comprobante para la depreciacin por la suma de dgitos tomara las mismas opciones del mtodo de lnea recta.

3.3 COMPROBANTE BAJA DE ACTIVOS RUTAS: Men tipo explorador Activos Fijos Procesos De Activos - Comprobante Baja De Activos. Men tipo proceso Activos Fijos Procesos Comprobante Baja De Activos.

A travs de esta opcin el programa permite dar de baja los activos fijos que fueron retirados de la empresa por venta, hurto, dao irreparable u obsolescencia Para realizar el proceso de baja a un activo fijo, el sistema traer automticamente los saldos de las cuentas de activos, depreciacin, ajuste y ajuste a la depreciacin, generando un comprobante tipo L y uno tipo A. Con el comprobante L se descargan las cuentas del Activo y la depreciacin con su correspondiente contrapartida. El comprobante tipo A debe descargar las cuentas de Ajuste al activo fijo y Ajuste a la depreciacin. Para realizar el proceso de Comprobante de Baja, se recomienda: Verificar la informacin correspondiente al valor del activo que se va a dar de baja. Este proceso se puede realizar por Ruta: Activos Fijos Informes - Valor de Activos - Consulta Valor de Activos.

Posterior a la verificacin de los datos y si est seguro de ejecutar el comprobante de Baja,

Cdigo de Activo: Solicita el cdigo del activo a dar de baja.

Tipo Histrico (L): Con el comprobante L se descargan las cuentas del Activo y la depreciacin con su correspondiente contrapartida. Tipo Ajuste (A): El comprobante tipo A debe descargar las cuentas de Ajuste al activo fijo y Ajuste a la depreciacin.

Se debe seleccionar el botn procesar, el programa indica el comprobante con el que comienza la contabilizacin, tanto para el valor Histrico como para los Ajustes por Inflacin.

Al terminar el proceso presenta una grilla con los comprobantes actualizados o contabilizados.

Para este proceso el sistema toma el saldo que posee el activo como Valor Histrico, Valor de Depreciacin, Valor de Ajuste activo, Valor de Ajuste Depreciacin, generando el comprobante correspondiente y su debida contrapartida solicitada al correr este proceso.

Para verificar que efectivamente el proceso se ejecut correctamente, se puede verificar por Apertura de Activos Fijos, el estado actual del activo dado de baja

As mismo, al verificar el Activo por la opcin Valor de Activo, se puede constatar que tanto Valor Histrico, Valor de Depreciacin, Valor de Ajuste activo, Valor de Ajuste Depreciacin, as como sus mejoras, estn en ceros.

RECUERDE. Para poder ejecutar el comprobante de baja, es necesario haber parametrizado por la Apertura de Grupo del Activo, las cuentas correspondientes a Cuentas para baja de Activos

En caso contrario, al ejecutar el proceso presentar un mensaje informativo indicando que no es posible realizarlo:

Ejemplo: Se posee un activo con los siguientes saldos: Valor Histrico Valor Depreciacin Valor Ajuste activo Valor Ajuste Depreciacin 1540?? 1592?? 154099 159299 DB CR DB CR $1.000.000 $100.000 $200.000 $ 50.000

Con el documento tipo L se deben afectar: Valor Histrico Contrapartida del Histrico Valor Depreciacin Contrapartida depreciacin Con el documento tipo A se deben afectar: Valor Ajuste Activo Contrapartida del Ajuste o Valor Ajuste Depreciacin Contrapartida Ajuste depreciacin CR DB DB CR $200.000 $200.000 $50.000 $50.000 CR DB BD CR $1.000.000 $1.000.000 $100.000 $100.000

4. VALORES NO AJUSTABLES RUTAS: Men tipo explorador Activos Fijos Valores no Ajustables Captura de Datos Men tipo proceso Activos Fijos Parmetros Valores no Ajustables Captura de Datos

Este proceso permite definir los valores de los activos que se deben excluir de los ajustes por inflacin de acuerdo a lo establecido en el decreto 3019 de 1989.

Seleccionar

Nuevo para efectuar la captura de datos.

Ao: En este campo se debe digita el ao en el que se va a capturar la informacin. Valor Activo: En este campo se digita el valor tope establecido por cada uno de los aos, el sistema excluye estos montos de los ajustes por inflacin.

5. MANEJO FECHAS DE VENCIMIENTO A travs de esta opcin el programa permite actualizar las Fechas de los activos fijos en cuanto a la Fecha de Baja que fueron retirados de la empresa por venta, hurto, dao irreparable u obsolescencia o Fecha de Pliza de Seguros actualizando los campos de Numero de Pliza, Compaa aseguradora y Fecha de Vencimiento. RUTAS: Men Tipo Explorador: Activos Fijos Manejo de Fechas de Vencimiento Actualizacin Fechas. Men Tipo Proceso: Activos Fijos Parmetros Manejo de Fechas de Vencimiento Actualizacin Fechas.

Para ejecutar este procedimiento se deben diligenciar los campos que se describen a continuacin:

Activo Fijo: En este campo se debe digitar el cdigo del activo que se quiere dar de baja. Con las bsquedas se puede efectuar la consulta de los activos fijos de la empresa. Posteriormente el programa mostrar los Datos Generales del activo como son: El responsable del activo, fecha de compra, centro de costo, ubicacin, valor de compra, valor de la depreciacin, ubicacin y observaciones.

 Tipo Actualizacin: Permite actualizar la fecha de baja o la fecha de Pliza de Seguros.

Fecha de Baja: Se debe seleccionar el estado actual del activo como Activo, Dado de Baja o Malogrado.

Indicar la fecha de con la cual se dar de baja.

Fecha de Pliza de Seguro: Permite actualizar los campos de Numero de Pliza, Compaa aseguradora y Fecha de Vencimiento.

6. MANEJO DOCUMENTOS DE ACTIVOS Los nuevos documentos para ser utilizados en el modulo de activos fijos son: Requisicin (Tipo I): Este documento es utilizado para realizar la solicitud de los diferentes activos que se necesitan en la empresa. La requisicin debe estar creada en Ruta: Contabilidad Parmetros Definicin de Documentos Parmetros de Documentos. Orden de Compra (Tipo M): Este documento es utilizado para realizar la compra del activo fijo al proveedor. La orden de compra debe estar creada en Ruta: Contabilidad Parmetros Definicin de Documentos Parmetros de Documentos y debe tener la opcin de poder cruzar con una requisicin previamente elaborada. 6.1 REQUISICIN DE ACTIVOS FIJOS: RUTAS: Men tipo explorador Activos Fijos Manejo documentos de activos Requisiciones. Men tipo proceso Activos Fijos Procesos Manejo documentos de activos Requisiciones. Con esta opcin se crean las solicitudes de los diferentes departamentos de la empresa para la compra de un activo o bien material. Una vez aprobado este documento en la empresa se realizar la orden de compra a un proveedor especfico, estos documentos anteriores pueden trabajar el cruce de documentos, si se desea. Al ingresar a la opcin Requisiciones el sistema mostrara la siguiente pantalla donde se debe seleccionar el tipo de requisicin a utilizar.

Seleccionar de buscar.

Nuevo y luego se debe elegir el Requisin a utilizar con el botn

Una vez seleccionada la requisicin el sistema presenta la siguiente pantalla:

CAMPOS DEL ENCABEZADO Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboracin de la requisicin. Nit: Se debe ingresar el Nit o C.C del tercero al cual se vaya a facturar. El sistema permite crearlo directamente en la elaboracin de la factura, solamente digitando l numero del tercero, y colocndole los datos principales, si ya esta creado se puede buscar. Cliente: El sistema trae automticamente los datos de Direccin, Ciudad, Telfono 1 y 2 estos datos s se digitaron en la creacin del tercero.

 Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2 o bsqueda permite consultarlos. Vendedor: Se debe colocar el cdigo del vendedor, con F2 o binoculares permite consultar. Fecha de entrega: Se debe digitar la fecha de la posible entrega del activo fijo por parte del proveedor. CAMPOS DE TRANSACCIONES En la opcin de actualizar secuencias el sistema transacciones. me permite ingresar las

Requisicin: Se debe incluir el cdigo del concepto requisicin que se va a solicitar en compras, para esto el sistema permite consultar los cdigos que estn creados con F2.

 Cantidad: Se debe colocar el nmero de unidades a solicitar. Precio Unitario: Se debe digitar el valor unitario del producto a solicitar. Nit: Se debe ingresar el Nit o C.C del tercero al cual se vaya a facturar. El sistema permite crearlo directamente en la elaboracin de la factura, solamente digitando l numero del tercero, y colocndole los datos principales, si ya esta creado se puede buscar. Descripcin: el sistema trae automticamente el nombre del concepto de requisicin el cual permite ser modificado. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2 o bsqueda permite consultarlos. Valor total: El sistema realiza automticamente el clculo del valor total del producto. (Multiplicando la Cantidad por el precio Unitario). Descuentos/Cargos/Impuestos.

 Porcentaje de Descuento: Permite colocarle un porcentaje de descuento, si se parametrizo en el momento de la creacin de la requisicin. Valor del Descuento: Lo calcula de forma automtica cuando se indicar el porcentaje de descuento. Tambin permite digitar el valor del descuento y calcula el porcentaje del mismo. Porcentaje Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo, que se parametrizo en el momento de la creacin de la requisicin. Valor del Cargo: Permite colocarle un valor en un cargo, si parametrizo en el momento de la creacin de la requisicin o lo calcula tomando el porcentaje del Cargo. Porcentaje de Retencin: Permite colocarle un porcentaje de retencin, si parametrizo en el momento de la creacin de la requisicin. Porcentaje de IVA: Permite colocarle el porcentaje del IVA de el respectivo producto o servicio que se haya solicitado. Valor del IVA: El sistema calcula automticamente el valor del iva al digitarle el porcentaje.

El sistema presenta los valores totales de los descuentos calculados activo por activo y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificacin se deben repa sar con aceptar y luego contabilizar. .

Por ltimo el sistema pregunta si el documento esta correcto el sistema traer automticamente el nmero de la requisicin si la numeracin esta parametrizada como automtica, en caso contrario pedir el consecutivo.

Al dar clic en Aceptar el programa confirmar el Comprobante que se actualiz o contabiliz.

El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresin, vista preliminar y adicionalmente puede ingresar las observaciones y/o comentarios que desee ver en la Requisicin.

El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresin, o si se prefiere ignorarla.

6.2. MANTENIMIENTO DE REQUISICIONES RUTAS: Men tipo explorador Activos Fijos Manejo documentos de activos Requisiciones. Men tipo proceso Activos Fijos Procesos Manejo documentos de activos Requisiciones Consulta. Opcin utilizada para cambiar o incluir un nuevo concepto, Nit del solicitante, Centro de costo, en un determinado nmero de requisicin. De igual forma, esta opcin permitir borrar o anular todo el documento. Se debe ingresar a la pestaa de Consulta y seleccionar el nmero de la orden de compra que se desea modificar hacer doble clic .

El sistema presenta automticamente los productos que se realizaron en la requisicin, en esta opcin es posible modificar, adicionar o eliminar un activo a dicho requerimiento

Al hacer clic sobre el cono

mostrar una venta donde pregunta:

Al ir nuevamente a la pestaa de consulta alli el programa indica que el documento se encuentra borrado. 6.3. ELABORACIN DE RDENES DE COMPRA DE ACTIVOS RUTAS: Men tipo explorador Activos fijos - Manejo documentos de activos - rdenes de compra de activos Men tipo proceso Activos fijos Procesos - Manejo documentos de activos - rdenes de compra de activos

Con esta opcin se busca realizar las solicitudes de compra de activos fijos a los proveedores respectivos indicando el cdigo asociado de requisicin (01 Computador) y su respectiva cantidad, La orden de Compra debe estar previamente parametrizada en (Contabilidad - Definicin de documentos) debe tener la opcin de poder cruzar con una requisicin previamente elaborada.

Al ingresar a elaborar la orden de compra el sistema pregunta los siguientes campos:

RECUERDE. Si en la Parametrizacin de la orden de compra marco la pregunta cruce de documentos y obliga cruce, necesariamente tendr que llamar el documento de la requisicin para poder elaborar la orden de compra.

Cuando no se utilice el cruce de los documentos se deber registrar cada uno de los campos de la orden de compra as: CAMPOS GENERALES Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboracin de la orden de compra. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con las bsquedas permite consultarlos. Fecha de entrega: Se debe digitar la fecha de posible entrega de la mercanca por parte de nuestro proveedor. Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se vaya a ingresar la orden de compra. Nombre: El sistema trae automticamente el nombre del tercero que este amarrado al nit antes digitado. Forma de pago: Se debe digitar la descripcin de la forma de pago acordada con el proveedor.

CAMPOS DE TRANSACCIONES Requisicin: Se debe incluir el cdigo del concepto requisicin que se va a comprar, para esto el sistema permite consultar los cdigos que estn creados con las bsquedas. Cantidad: Se debe colocar el numero de unidades a solicitar. Valor unitario: Se debe digitar el valor unitario del producto a solicitar, el sistema cuando ya tiene movimiento trae por defecto el ultimo valor de compra. Valor total: El sistema multiplica las cantidades por su valor unitario con el fin de arrojar el valor total. Porcentaje de Descuento : Permite colocarle un porcentaje de descuento, si parametrizo en el momento de la creacin de la orden de compra. Valor del descuento: Permite colocarle un valor en el descuento, si parametrizo en el momento de la creacin de la orden de compra. Porcentaje de retencin: Permite colocarle un porcentaje de retencin, si parametrizo en el momento de la creacin de la orden de compra. Porcentaje Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo , si parametrizo en el momento de la creacin de la orden de compra. Valor del cargo: Permite colocarle un valor en un cargo, si parametrizo en el momento de la creacin de la orden de compra. Porcentaje de iva: Permite colocarle el porcentaje del iva de el respectivo producto o servicio que se haya solicitado. Valor del iva: El sistema calcula automticamente el valor del iva al digitarle el porcentaje.

RECUERDE. Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la orden de compra se debe realizar el proceso de Contabilizacin a travs del botn.

El sistema presenta los valores totales de los descuentos calculados por cada cdigo de requisicin y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificacin se deben repasar con enter despus de haber cerrado el cuadro de transacciones.

Por se guarda el documento con estado Borrador Contabilizacin a travs del botn

o realizar el proceso de

El sistema traer automticamente el nmero de la orden de compra si la numeracin esta parametrizada como automtica, en caso contrario pedir el consecutivo.

Al dar clic en Aceptar el programa confirmar el comprobante que se actualiz o contabiliz

El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresin, o si se prefiere ignorarla.

Al realizar el envo a la impresora o por vista preliminar el programa mostrara el siguiente formato

Al guardar el documento de Orden de comprar el programa le preguntara la ruta donde se guardara el documento y el nombre del documento con el cual guardara dicho documento

6.4 Mantenimiento de rdenes de Compra RUTAS: Men tipo explorador Activos fijos - Manejo documentos de activos - rdenes de compra de activos Consulta Men tipo proceso Activos fijos Procesos - Manejo documentos de activos - rdenes de compra de activos Consulta. Opcin utilizada para cambiar o incluir un nuevo concepto, Nit del proveedor, Centro de costo en un determinado nmero de requisicin. En esta opcin permite borrar, modificar o Anular el documento, siempre y cuando el documento aun no se encuentre contabilizado.

Si la orden de Compra se encuentra en estado Borrador usted deber ubicarse sobre la orden que va a modificar dando doble click y l lo llevara a la Pestaa de Informacin, donde le mostrara los datos ingresados en dicha orden de Compra RUTAS: Men tipo explorador Documentos - Registro de compra Men tipo proceso Documentos - Procesos - Registro de compra.

El Registro de compras se utiliza para dar el ingreso contable de los diferentes activos fijos que la empresa pueda adquirir. Con el Registro de compras se puede dar el caso que se ingrese un cdigo de Activo que est en Montaje o en Transito. Si esta en montaje el activo tiene una formulacin de sus componentes que tambin son activos fijos y sufren procesos de ajustes por inflacin, que deben ser un mayor valor para el activo en montaje. Si el activo esta en trnsito, este pudo haber tenido gastos o costos adicionales que igual que el anterior deben ser un mayor valor para el mismo. Permite el cruce con una orden de compra de activos previamente elaborada. Siempre que en la parametrizacin se haya marcado cruce. Si no cruza con la orden de compras deber digitar los activos que se requieren. Si cruza debe traer automticamente los activos grabados en la orden de compras con enter asume los activos. En esta pantalla se permite la bsqueda de rdenes de compra de artculos sin cruzar para lo cual al invocar el icono de consulta de bsqueda de comprobantes se llama la ayuda para tal fin, que fue creada en el punto anterior. Despus de confirmados los datos del proveedor y antes de solicitar los tems de los activos al ingresar se debe implementar una ventana que realiza la siguiente pregunta Desea tomar el valor del IVA como sobrecosto al valor del Activo.

Si se indica que SI en el momento de contabilizar el registro de compras, el valor de IVA debe ser incrementado al valor de compra del activo. El programa en el momento de mover una cuenta que se encuentre marcada en el catalogo de activos fijos solicitar si corresponde a una compra nueva o a una mejora del mismo

Mejora: Si se marca esta opcin solicita el nmero de veces que se adicionan para depreciar.

7. OTROS INFORMES RUTAS: Men tipo explorador Activos Fijos - Otros informes de Activos Men tipo proceso Activos Fijos Informes - Otros informes de Activos

7.1 INFORME ACTIVOS POR DEPENDENCIA Este informe permite generar el listado de los activos fijos asignados por cada centro de costos, para generar este informe se deber llenar las siguientes preguntas:

Rango de Meses: Digite el numero del mes inicio y fin a consultar el informe. Rango de Activos: digite el cdigo del activo desde y hasta el que se desea consultar el informe. Rango de Centro de costos: Digite El cdigo del Centro de costos desde y hasta el que se desea generar el informe. Rango de Subcentro de Costos: Digite El cdigo del SubCentro de costos desde y hasta el que se desea generar el informe. Rango de Cuentas: si desea consultar por cuenta digite el cdigo inicial y final de la cuenta.

Se debe seleccionar la opcin Exportar

CTRL+X o la opcin Vista

Preliminar

CTRL+V.

Muestra los siguientes campos tanto en forma impresa como en Excel Centro de Costo Nombre del Centro de Costo Cuenta contable Cdigo del Activo

Nombre del activo Fecha de Ingreso del activo Dependencia o Centro de costo Valor histrico del activo Valor del Ajuste Valor de la Depreciacin Valor Actual Totales a nivel de las columnas numricas

7.2 INFORME ACTIVOS DEPRECIADOS COMPLETAMENTE Este informe permite generar el listado de los activos que se encuentran completamente depreciados.

Rango de Fechas: Solicita un rango de fechas Entre (desde y hasta). Para tomar nicamente los activos que han ingresado en este rango de fechas. Activos: Solicita un rango de activos Todos, Igual a, Menor a, Mayor a, Menor Igual a, Mayor Igual a.

Se debe seleccionar la opcin Exportar

CTRL+X o la opcin Vista

Preliminar

CTRL+V.

Muestra los siguientes campos tanto en forma impresa como en Excel Cdigo del Activo Nombre del activo Fecha de Ingreso del activo Dependencia o Centro de costo Valor histrico del activo Valor del Ajuste Valor de la Depreciacin Totales a nivel de las columnas numricas En este listado se deben mostrar nicamente los activos cuya depreciacin en veces es cero, sea estn solamente depreciados. 7.3 INFORME PLANILLA INVENTARIO FSICO Este informe permite generar la plantilla para el conteo fsico de los activos que se encuentran dentro o fuera de la empresa.

Rango de Activos: Solicita un rango de activos a consultas (desde y hasta) Rango de Centro de Costos: Solicita un rango de Centros de Costo (desde y hasta) Adicionalmente pregunta si se desea generar dicho informe con Subcentro de Costos, si se marca esta opcin el programa pregunta el rango de centro de costos que se desea tomar

Se debe seleccionar la opcin Exportar

CTRL+X o la opcin Vista

Preliminar

CTRL+V.

Muestra los siguientes campos tanto en forma impresa como en Excel Centro de costo Nombre del centro de Costo Cdigo del Activo Nombre del activo Fecha de Ingreso Estado del bien (Espacios para llenar a mano) En uso SI o NO (Espacios para llenar a mano) Estado en que se encontr Ubicacin Fsica (Espacios para llenar a mano) Clasificacin Central (Espacios para llenar a mano) Nmero de Placa Nueva (Espacios para llenar a mano)

7.4 INFORME ACUMULADO DE ACTIVOS Este informe permite generar el listado de los acumulados que tiene cada uno de los activos a un determinado mes.

Activos: Solicita un rango de activos a consultar (desde y hasta) Mes de Corte: Solicita mes de corte.

Se debe seleccionar la opcin Exportar

CTRL+X o la opcin Vista

Preliminar

CTRL+V.

El listado debe tomar a esta fecha los saldos de cada activo. Muestra los siguientes campos tanto en forma impresa como en Excel Cdigo del Activo Nombre del activo Fecha de Ingreso del activo Dependencia o Centro de costo Valor histrico del activo Valor del Ajuste Valor de la Depreciacin Totales a nivel de las columnas numricas

7.5 INFORME SALDOS POR DEPRECIAR Este informe permite generar un listado con los activos que tienen saldo y no se ha efectuado su depreciacin. Solicita rango de Activos desde y hasta el que se desea generar la consulta.

Se debe seleccionar la opcin Exportar

CTRL+X o la opcin Vista

Preliminar

CTRL+V.

Muestra los siguientes campos tanto en forma impresa como en Excel Cdigo del Activo Nombre del activo Fecha de Ingreso del activo Saldo por depreciar en valores Tiempo faltante por deprecia Totales a nivel de las columnas numricas

ACTIVOS FIJOS SIIGO .NET

TALLER

1. TALLER DE ACTIVOS FIJOS

La compaa Empresa de Capacitacin S.A. requiere controlar y administrar sus activos fijos y en primer lugar debe efectuar la creacin de tablas de activos, las cuales deben estar clasificadas de acuerdo con los diferentes tipos de estos como son Muebles y Enseres, Maquinaria y Equipo, Equipo de Cmputo, Vehculos, Edificios, Terrenos, etc. En la creacin de las tablas de los activos fijos se utilizan las cuentas contables que afectaran los diferentes movimientos y procesos que intervienen en esta aplicacin, por ello debemos definirlas con anterioridad de esta manera: 1.1. VERIFICACION DE LAS CARACTERISTICAS DE LAS CUENTAS CONTABLES RUTA: Contabilidad Parmetros Apertura de cuentas contables. Es importante revisar que las caractersticas de las cuentas estn marcadas de acuerdo a las normas legales y las necesidades de la empresa, tambin que las caractersticas de las cuentas coincidan unas con otras ejemplo: Si se manejan Centros de Costos en la Depreciacin se le debe marcar (S Costos si se manejan) en la cuenta 1592 y en la 5160. La primera caracterstica es la marcacin de Si Terceros si la empresa requiere controlar los activos fijos de su empresa por el responsable del activo fijo, tambin en el caso de la compra para controlar a quien se le compro, o en caso dado de venderlo a quien se le realizo la venta del activo. La segunda caracterstica es marcar la cuenta con Si Centros de Costo que cumple la funcin de controlar los activos por centro de costo contabilizar los movimientos de los activos fijos por centro de costo. (Activos fijos, Depreciacin, Gastos de Depreciacin). La tercera caracterstica es marcar la cuenta como PAAG para que el programa ejecute de forma automticamente el proceso de Ajustes por Inflacin. S deben marcar las cuentas de activos fijos, depreciacin y la cuenta de Ajustes por Inflacin de las dos anteriores. Una vez se ha efectuado la revisin de las cuentas que intervienen en el proceso de

activos fijos puede dar clic sobre el icono principal.

para ubicarse en el men

1.2. APERTURA DE GRUPOS DE ACTIVOS RUTA: Activos Fijos Parmetros - Catlogos - Apertura de grupos CODIGO: 0001 EQUIPOS DE CMPUTO Cuenta de Activo Depreciacin Acumulada Cuenta de Gastos Ajustes por Inflacin al activo Contrapartida Activo Ajustes por Inflacin de la Depreciacin Contrapartida de La Depreciacin Cuentas de Garanta Cuenta de Activo Depreciacin Acumulada Cuenta de Gastos Ajustes por Inflacin al activo Contrapartida Activo Ajustes por Inflacin de la Depreciacin Contrapartida de La Depreciacin Cuentas para dar de baja Activo y depreciacin Ajuste y Depreciacin 152805 159220 516020 152899 470515 159299 470545 152805 159220 516020 152899 470515 159299 470545 531015 531015

CODIGO: 0002 MAQUINARIA Y EQUIPO Cuenta de Activo Depreciacin Acumulada Cuenta de Gastos Ajustes por Inflacin al activo Contrapartida Activo Ajustes por Inflacin de la Depreciacin Contrapartida de La Depreciacin Cuentas de Garanta Cuenta de Activo Depreciacin Acumulada Cuenta de Gastos Ajustes por Inflacin al activo Contrapartida Activo Ajustes por Inflacin de la Depreciacin Contrapartida de La Depreciacin Cuentas para dar de baja 152010 159210 516010 152099 470515 159299 470545 152010 159210 516010 152099 470515 159299 470545

Activo y depreciacin Ajuste y Depreciacin

531015 531015

CODIGO: 0003 FLOTA Y EQUIPO DE TRANSPORTE Cuenta de Activo Depreciacin Acumulada Cuenta de Gastos Ajustes por Inflacin al activo Contrapartida Activo Ajustes por Inflacin de la Depreciacin Contrapartida de La Depreciacin Cuentas de Garanta Cuenta de Activo Depreciacin Acumulada Cuenta de Gastos Ajustes por Inflacin al activo Contrapartida Activo Ajustes por Inflacin de la Depreciacin Contrapartida de La Depreciacin Cuentas para dar de baja Activo y depreciacin Ajuste y Depreciacin 154005 159240 516040 154099 470515 159299 470545 152010 159210 516010 154099 470515 159299 470545 531015 531015

Una vez se ha efectuado la creacin de los grupos de activos puede dar clic sobre el

icono

para ubicarse en el men principal.

1.3. CREACIN DE ACTIVOS RUTA: Activos Fijos Catlogos - Apertura de Activos Digitar saldos Iniciales al 31 de Enero de 2010 Un Computador con el cdigo 0001-00001 compuesto por un servidor DELL GX-150 con numero de serial KVC-150320 el cual fue adquirido el da 14 de junio del ao 2005. Responsable : Girn Adriana Buscar con las teclas de Funcin con el icono .

Asegurado Activar / Desactivar Centro de Costo Veces a Depreciar Ubicacin Ajustable por Inflacin Estado del Activo Mantenimiento No. De Placa Depreciable Mtodo de Depreciacin

: : : : : : : : : : :

No marcar la opcin Marcar la opcin 001 60 Departamento de Contabilidad No Marcar la opcin Activo No marcar la opcin KVC - 150320 Marcar la opcin Lnea Recta

Una Maquina Extrusora con el cdigo 0002-10000 marca KENWI con nmero de serial MEK-181524 la cual fue adquirida el da 25 de Agosto del ao 2006. Responsable : Julie Ximena Alfonso Buscar con las teclas de

Funcin con el icono . Asegurado : No marcar la opcin Activar / Desactivar : Marcar la opcin Centro de Costo : 001 Veces a Depreciar : 120 Ubicacin : Departamento de Produccin Ajustable por Inflacin : No Marcar la opcin Estado del Activo : Activo Mantenimiento : No marcar la opcin No. De Placa : 1469874562 Depreciable : Marcar la opcin Mtodo de Depreciacin : " L" Un Rodillo con el cdigo 0002-01001 IBM con numero de serial ABC2000112 el cual fue adquirido el da 2 de Septiembre del ao 2006. Responsable : Claudia Carrillo Buscar con las teclas de Funcin con el icono Asegurado Activar / Desactivar Centro de Costo Veces a Depreciar Ubicacin Ajustable por Inflacin Estado del Activo Mantenimiento No. De Placa Despreciable Mtodo de Depreciacin : : : : : : : : : : : No marcar la opcin Marcar la opcin 001 120 Departamento de Produccin Marcar la opcin Activo No marcar la opcin ABC - 2000112 Marcar la opcin Lnea Recta

Activo No. 0003-00001.Una camioneta marca MAZDA con placas SYT- 174 para el transporte de mercanca, tiene una pliza de seguro No. 73801, por un monto de 80.000.000.00 (valor del seguro), con vencimiento de Abril 01 de 2008. La camioneta fue comprada el da 1 de Abril de 2006. Responsable Asegurado Activar / Desactivar Centro de Costo Veces a Depreciar Ubicacin Ajustable por Inflacin Estado del Activo Mantenimiento Numero de placa Depreciable Mtodo de Depreciacin : : : : : : : : : : : : Juan Sebastin Martnez Carrillo Suramericana de Seguros S.A. Marcar la opcin 002 60 Despachos No Marcar la opcin Activo No marcar la opcin SYT - 174 Marque la Opcin Lnea Recta

Una vez se ha efectuado la creacin de los activos fijos puede dar clic sobre el icono para ubicarse en el men principal. Activo No. 0003-00002.Una camioneta marca FORD con placas JDH- 789 para el transporte de mercanca, tiene una pliza de seguro No. 73801, por un monto de 95.000.000.00 (valor del seguro), con vencimiento de Abril 01 de 2008. La camioneta fue comprada el da 1 de Noviembre de 2006. Responsable Asegurado Activar / Desactivar Centro de Costo Veces a Depreciar Ubicacin Ajustable por Inflacin Estado del Activo Mantenimiento Nmero de placa Depreciable Mtodo de Depreciacin : : : : : : : : : : : : Juan Sebastin Martnez Carrillo Suramericana de Seguros S.A. Marcar la opcin 002 60 Despachos No Marcar la opcin Activo No marcar la opcin JDH- 789 Marque la Opcin Lnea Recta

Una vez se ha efectuado la creacin de los activos fijos puede dar clic sobre el icono para ubicarse en el men principal.

1.4. ACTIVOS EN MONTAJE RUTA: Activos Fijos Procesos - Catlogo Asignacin de Activos en Montaje.

Ingrese a la ruta anterior y Cree el siguiente activo en montaje Montaje -Cdigo: Digite el cdigo de la maquina extrusora cdigo 0002-10000. Utilice el icono de los binculos para llamar la base de datos de los activos. Componentes - Cdigo: Digite el cdigo de los componentes para la maquina extrusora con los siguientes cdigos. Utilice el icono de los binculos para llamar la base de datos de los activos. Una vez cargado el primer cdigo de clic en la opcin Contina Rodillo Boina 0002-01001 0002-01002

Por ltimo se debe seleccionar Guardar.

1.5 MANTENIMIENTO DE RESPONSABLES DE ACTIVOS RUTA: Activos Fijos Procesos Catlogos - Mantenimiento Responsables de Activos Ingrese a la ruta anterior y Realice las siguientes modificaciones Grupo : Cdigo Activo : Responsable : Centro de Costos : Subcentro de Costos: Fecha de Asignacin : 0001 00001 Adriana Girn 001 digite Enter 2010-02-05

Por ltimo se debe seleccionar Guardar.

1.6. MANTENIMIENTO ACTIVOS COMO DEPRECIABLES RUTA: Activos Fijos Procesos Catlogos -Mantenimiento Activos como deprec iables

Ingrese a la ruta anterior y Realice las siguientes modificaciones Cdigo Activo Desde : Cdigo Activo Hasta : Desea Aplicar Depreciables : 0002-01002 0002-01002 Marque la opcin

Por ltimo se debe seleccionar Procesar.

2. EFECTUE LA INCLUSION DE SALDOS INICIALES Documentos: Revise que la relacin de los documentos que se afectan con los procesos del mdulo de activos fijos son los siguientes: Saldos iniciales (Tipo L) Depreciacin (Tipo L) Ajustes por Inflacin (Tipo A) Para digitar saldos iniciales ubicarse al 31 de Enero de 2010. Inclusin de los saldos iniciales Para el ingreso de los saldos iniciales se debe ingresar en forma detallada por cada cdigo de activo digitando los cuatro valores as: Valor de compra y/o histrico, y valor depreciacin acumulada con un documento tipo L El Valor de ajustes por inflacin al costo histrico y el ajuste por inflacin a la depreciacin a la depreciacin acumulada se deben ingresar necesariamente en un documento Tipo A, para tener discriminados los rubros de cada activo en los informes del mdulo. Se debe ingresar los datos de los activos fijos creados anteriormente: RUTA: Contabilidad Procesos Comprobantes Generacin de Comprobantes Entradas de

Seleccionar Nuevo y luego se debe elegir el tipo de Documento a utilizar con el botn de buscar.

Tipo : L 999 Nro. : Presionar Enter y dejar el consecutivo asignado por el programa. Cuenta: 154005 Nit : 800100200 Activo : con el icono Seleccionar la camioneta Mazda. D/C : D Descripcin : Saldos iniciales Valor : 80.000.000 Cuenta: 159235 Nit : 800100200 Activo : con el icono Seleccionar la camioneta Mazda. D/C : C Descripcin : Saldos iniciales Valor : 21.856.221 Cuenta: 999999 Nit : 800100200 D/C : C Descripcin : Saldos iniciales Valor : 38.143.779 Si el documento esta correcto aceptar y luego contabilizar . se puede efectuar la bsqueda de los activos. se puede efectuar la bsqueda de los activos.

Ingresar el valor de los ajustes por inflacin correspondientes al activo fijo. RUTA: Contabilidad Procesos - Generacin de Comprobantes Entradas de Comprobantes

Seleccionar Nuevo y luego se debe elegir el tipo de Documento a utilizar con el botn de buscar.

Tipo : A 999 Nro. : Presionar Enter y dejar el consecutivo asignado por el programa. Cuenta: 154099 Nit : 800100200 Activo : con el icono Seleccionar la camioneta Ford. D/C : D se puede efectuar la bsqueda de los activos.

Descripcin Valor

: Saldos iniciales : 6.300.000

Cuenta: 159299 Nit : 800100200 Activo : Co con el icono Seleccionar la camioneta Ford. D/C : C Descripcin : Saldos iniciales Valor : 3.614.349 Cuenta: 999999 Nit : 800100200 D/C : C Descripcin : Saldos iniciales Valor : 2.685.651 se puede efectuar la bsqueda de los activos.

Si el documento esta correcto aceptar Ingresar los saldos iniciales del Servidor

y luego contabilizar

RUTA: Contabilidad Procesos - Generacin de Comprobantes Entradas de Comprobantes

Seleccionar Nuevo y luego se debe elegir el tipo de Documento a utilizar con el botn de buscar.

Tipo : L 999 Nro. : Presionar Enter y dejar el consecutivo asignado por el programa. Cuenta: 152805 Nit : 800100200 Activo : con el icono Seleccionar el servidor. D/C : D Descripcin : Saldos iniciales Valor : 10.000.000 Cuenta: 159220 Nit : 800100200 Activo : con el icono Seleccionar el servidor. D/C : C se puede efectuar la bsqueda de los activos. se puede efectuar la bsqueda de los activos.

Descripcin Valor

: Saldos iniciales : 2.758.379

Cuenta: 999999 Nit : 800100200 D/C : C Descripcin : Saldos iniciales Valor : 7.241.621

Si el documento esta correcto aceptar

y luego contabilizar

Ingresar el valor de los ajustes por inflacin correspondientes al activo fijo. RUTA: Contabilidad Procesos - Generacin de Comprobantes Entradas de Comprobantes

Seleccionar Nuevo y luego se debe elegir el tipo de Documento a utilizar con el botn de buscar.

Tipo : A 999 Nro. : Presionar Enter y dejar el consecutivo asignado por el programa. Cuenta: 152899 Nit : 800100200 Activo : con el icono Seleccionar el servidor. D/C : D Descripcin : Saldos iniciales Valor : 750.000 Cuenta: 159299 Nit : 800100200 Activo : con el icono Seleccionar el servidor. D/C : C Descripcin : Saldos iniciales Valor : 364.349 Cuenta: 999999 Nit : 800100200 D/C : C Descripcin : Saldos iniciales Valor : 385.651 se puede efectuar la bsqueda de los activos. se puede efectuar la bsqueda de los activos.

Si el documento esta correcto aceptar

y luego contabilizar

3. PROCESO DE DEPRECIACION PARA CORRER EL PROCESO DE DEPRECIACION UBICARSE AL 28 DE FEBRERO DE 2010. RUTA: Activos Fijos Procesos - Comprobante de Depreciacin A las preguntas correspondientes al proceso de Depreciacin contest ar de la siguiente manera N Tipo Nit Cdigo Activo Desde Cdigo Activo Hasta : : : : L 2 - Depreciacin 800100200 Presionar Enter Presionar Enter

Se debe seleccionar Procesar. Seguro : Si

4. PROCESO BAJA DE ACTIVOS Ruta: Activos Fijos - Procesos - Comprobante Baja de Activos Ingrese a la ruta anterior y realice el proceso de baja de activo, seleccione el activo que desee. Tipo Tipo Nit Cdigo Activo Desde Cdigo Activo Hasta : : : : : L Histrico A Ajustes por Inflacin Activos Fijos 800100200 Presionar Enter Presionar Enter

Se debe seleccionar Procesar. Seguro : Si

Informes: Ingrese por Contabilidad Procesos - Generacin de Comprobantes - Entrada de Comprobantes - Consulta y digite el tipo de documento L / A para consultar. 5. PROCESO CARGUE DE GASTOS A ACTIVOS FIJOS Ruta: Activos Fijos - proceso de Activos - Comprobante Cargue de gastos a Activos Ingrese a la ruta anterior y Cargue los siguientes gastos al activo que desee: Tipo Comprobante Activo Mazda Cdigo del Gasto Valor del Gasto : : : : " P " Compras Seleccione El cdigo 0003-00001 Camioneta 1000 Fletes $1.000.000

Activo Mazda Cdigo del Gasto Valor del Gasto Forma de pago

: : : :

Seleccione El cdigo 0003-00001 Camioneta 2000 Gastos Aduaneros $2.500.000 Seleccione la forma de pago que desee

6. GENERACION DE INFORMES RUTA: Activos Fijos Informes - Catlogo - Consulta Por Ubicacin Pantalla Ubicacin Desde Ubicacin Hasta :A :Z

Se debe seleccionar la opcin Exportar

CTRL+X o la opcin Vista

Preliminar

CTRL+V.

Verificar el informe y posteriormente puede dar clic sobre el icono ubicarse en el men principal.

para

RUTA: Activos Fijos Informes - Catlogo - Consultas Generales Impreso

Alfabtico Descripcin Desde Descripcin Desde

: Presionar Enter : Presionar Enter

Se debe seleccionar la opcin Exportar

CTRL+X o la opcin Vista

Preliminar

CTRL+V.

RUTA: Activos Fijos Informes - Catlogo Mantenimiento de Activos Fecha Inicial Fecha Final : : 2010-01-01 2010-12-31 Presionar Enter Presionar Enter

Cdigo Activo Desde : Cdigo Activo Hasta :

Se debe seleccionar la opcin Exportar

CTRL+X o la opcin Vista

Preliminar

CTRL+V.

RUTA: Activos Fijos Informes - Catlogo Vencimiento de Seguros Fecha Inicial Fecha Final Alfabtico Cdigo Activo Desde : Cdigo Activo Hasta : : : 2010-01-01 2010-12-31

Presionar Enter Presionar Enter

Se debe seleccionar la opcin Exportar

CTRL+X o la opcin Vista

Preliminar

CTRL+V.

RUTA: Activos Fijos Informes - Activos Por Responsable Activos por Responsable Impreso Nit Desde Nit Hasta : : Presionar Enter Presionar Enter

Se debe seleccionar la opcin Exportar

CTRL+X o la opcin Vista

Preliminar

CTRL+V.

RUTA: Activos Fijos Informes - Valor de Activos Informe Discriminado el Ajuste Cdigo Activo Desde : Cdigo Activo Hasta : Presionar Enter Presionar Enter

Imprime Activos en cero y/o dados de baja (S/N): No marcar la opcin

Se debe seleccionar la opcin Exportar

CTRL+X o la opcin Vista

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CTRL+V.

RUTA: Activos Fijos Informes - Movimiento de Activos Movimiento Impreso Mes Inicio Mes Fin : : 1 12 Presionar Enter Presionar Enter

Cdigo Activo Desde : Cdigo Activo Hasta :

Se debe seleccionar la opcin Exportar

CTRL+X o la opcin Vista

Preliminar

CTRL+V.

7.1 Activos por Centros de costos RUTA: Activos Fijos Informes - Otros Informes de Activos - Reporte por Dependencia o Centro de costos Mes Inicio Mes fin Centro de Costos desde Centro de Costos hasta Cuenta desde Cuenta hasta : : : : : : 1 12 001 001 Digite enter Digite enter

Se debe seleccionar la opcin Exportar

CTRL+X o la opcin Vista

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CTRL+V.

7.2 Activos Completamente Depreciados RUTA: Activos Fijos Informes - Otros Informes de Activos - Activos Depreciados Cdigo Activo Desde Cdigo Activo Hasta Fecha inicial Fecha final : : : : Presione Enter Presione Enter 2010-01-01 2010-12-31

Se debe seleccionar la opcin Exportar

CTRL+X o la opcin Vista

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CTRL+V.

7.3 Planilla Inventario Fsico RUTA: Activos Fijos Informes - Otros Informes de Activos - Planilla Inventario Fsico Cdigo Activo Desde Cdigo Activo Hasta Centro de Costos Desde Centro de Costo Hasta : : : : Presione Enter Presione Enter Presionar Enter Presionar Enter

Se debe seleccionar la opcin Exportar

CTRL+X o la opcin Vista

Preliminar

CTRL+V.

7.4 Acumulado de Activos RUTA: Activos Fijos Informes - Otros Informes de Activos - Acumulado de Activos Cdigo Activo Desde Cdigo Activo Hasta Mes de corte : : : Presione Enter Presione Enter 12

Se debe seleccionar la opcin Exportar

CTRL+X o la opcin Vista

Preliminar 7.5 Saldos por Depreciar

CTRL+V.

RUTA: Activos Fijos Informes - Otros Informes de Activos - Saldos Por Depreciar Cdigo Activo Desde Cdigo Activo Hasta : : Presione Enter Presione Enter

Se debe seleccionar la opcin Exportar

CTRL+X o la opcin Vista

Preliminar

CTRL+V.