SECRETARA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES

PROCEDIMIENTO DE ENTREGARECEPCIN, FINIQUITO Y EXTINCIN DE DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS CONTRATOS DE OBRA Y SERVICIOS RELACIONADOS CON LA MISMA

JUNIO DE 2009

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE OBRA PBLICA

VIGENCIA: JUNIO DE 2009 REA RESPONSABLE: PROCEDIMIENTO: OBJETIVO ESTRATGICO: UNIDAD DE ASUNTOS JURDICOS ENTREGA-RECEPCIN, FINIQUITO Y EXTINCIN DE DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS CONTRATOS DE OBRA Y SERVICIOS RELACIONADOS CON LA MISMA Modernizar la gestin del sistema carretero, con objeto de lograr una operacin ms eficiente e incrementar la calidad de los servicios que se ofrecen en las carreteras del pas.

TABLA DE CONTENIDO

PRESENTACIN ................................................................................................ 2 OBJETIVO ..........................................................................................................2 MBITO DE APLICACIN ..................................................................................2 LINEAMIENTOS DE OPERACIN.......................................................................2 RESPONSABLES ................................................................................................ 3 GLOSARIO DE TRMINOS .................................................................................3 ABREVIATURAS ..4 DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO..5 DIAGRAMA DE FLUJO .....................................................................................13 MECANISMOS DE CONTROL ...........................................................................16
Formatos con gua de llenado ................................................................................................................................................................. 17 Formatos y Registros...............................................................................................................................Error! Bookmark not defined.

CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO ....................................................18

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VIGENCIA: JUNIO DE 2009 REA RESPONSABLE: PROCEDIMIENTO: OBJETIVO ESTRATGICO: UNIDAD DE ASUNTOS JURDICOS ENTREGA-RECEPCIN, FINIQUITO Y EXTINCIN DE DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS CONTRATOS DE OBRA Y SERVICIOS RELACIONADOS CON LA MISMA Modernizar la gestin del sistema carretero, con objeto de lograr una operacin ms eficiente e incrementar la calidad de los servicios que se ofrecen en las carreteras del pas.

PRESENTACIN
La Recepcin de los trabajos y finiquito del contrato se llevar a cabo de acuerdo a los criterios que se establecen en la legislacin, la reglamentacin, el contrato y dems disposiciones en materia de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las mismas..

OBJETIVO
Establecer los lineamientos para verificar que las obras contratadas por las reas operativas de la SCT, estn debidamente terminadas y sean recibidas, total o parcialmente, as como establecer los derechos y obligaciones que asumen las partes, derivados de la ejecucin de los trabajos de obra o servicios relacionados con la misma, a fin de que puedan formularse, el acta de entrega recepcin de los trabajos, el finiquito del contrato y el acta de extincin de derechos y obligaciones de acuerdo con la normatividad vigente.

MBITO DE APLICACIN
Este procedimiento es de aplicacin general en todas las reas de la Secretara que intervienen en la ejecucin de las obras pblicas y servicios relacionados con las mismas.

LINEAMIENTOS DE OPERACIN
1. Este procedimiento ser de aplicacin en todos los contratos de obra pblica y servicios relacionados con la misma, financiados con recursos fiscales, celebrados mediante cualquiera de los procedimientos de contratacin, que seala la Ley de Obras Publicas y Servicios relacionados con las mismas y su Reglamento, que se realizan en los Centros SCT o Unidad Administrativa Central correspondiente. 2. Se excluyen para el sistema SIRASEF todos los contratos que no correspondan a obras carreteras, as como las financiadas por el Fondo Nacional de Desastres Naturales (FONDEN), Fondo Rotatorio, Fideicomiso y Fondo Carretero (FONCAR)

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VIGENCIA: JUNIO DE 2009 REA RESPONSABLE: PROCEDIMIENTO: OBJETIVO ESTRATGICO: UNIDAD DE ASUNTOS JURDICOS ENTREGA-RECEPCIN, FINIQUITO Y EXTINCIN DE DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS CONTRATOS DE OBRA Y SERVICIOS RELACIONADOS CON LA MISMA Modernizar la gestin del sistema carretero, con objeto de lograr una operacin ms eficiente e incrementar la calidad de los servicios que se ofrecen en las carreteras del pas.

3. Los responsables de rea que intervienen en el proceso de terminacin y finiquito de obra pblica y servicios relacionados con la misma, verificarn de acuerdo a sus atribuciones que se d cumplimiento a lo estipulado en el contrato y a la normatividad vigente aplicable en la materia.

RESPONSABLES
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Representante Legal de El Contratista Residente de Obra Residente General Subdirector de Obras. Servidor pblico responsable de la contratacin Unidad de Asuntos Jurdicos Subdirector de Administracin. rgano Interno de Control

GLOSARIO DE TRMINOS
A DEFINICIONES
Acta de entrega-recepcin: Documento que se elabora una vez constatada la terminacin de los trabajos, mediante el cual el contratista entrega las obras o servicios encomendados (Art. 137 RLOPYS). Acta de finiquito: Documento que se elabora posteriormente a la recepcin de los trabajos, en el que se har constar los crditos a favor y en contra que resulten para cada una de ellos, describiendo el concepto general que les dio origen y el saldo resultante. Acta Administrativa de extincin de derechos y obligaciones Documento que se elabora cuando la liquidacin de los saldos es posterior a los quince das naturales posteriores a la firma del finiquito, donde se dan por extinguidos los derechos y obligaciones de ambas partes

Bitcora: Libro donde se asientan los eventos trascendentes durante la ejecucin de los trabajos. Contrato de Obra: El contrato de obra pblica o de servicios relacionados con las mismas.

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Finiquito:

Documento donde se hacen constar los crditos a favor y a cargo de cada una de las partes para determinar si lo hubiere, el saldo que corresponda a alguna de estas. Documento donde se acredita el saldo a favor de quien corresponda.

Liquidacin de adeudo:

Residente de Obra o Servicio

Es el servidor pblico que fue designado para llevar la administracin y direccin de los trabajos con grado acadmico de formacin profesional y el conocimiento de obras similares a las que se har cargo, siendo estas obras o servicios relacionados con la misma. Persona designada por el contratista que deber conocer con amplitud los proyectos, normas de calidad y especificaciones de construccin, catlogo de conceptos o actividades de obra, programas de ejecucin y de suministros, incluyendo los planos con sus modificaciones, especificaciones generales y particulares de construccin.

Superintendente de Construccin o Servicio

B RI-SCT

ABREVIATURAS Reglamento Interior de la SCT. Reglamento de la Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las mismas.

LOPYSRM Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las mismas. RLOPYSRM PBYLOP Polticas, Bases y Lineamientos de Obra Pblica de la SCT. GECYRA Gua Elemental de las Condiciones y Requisitos para la Aceptacin, Calificacin y Solicitud de Efectividad de Fianzas a Favor de la Tesorera de la Federacin. OC113.103 Oficio Circular N 113.103.-023 del 08-06-01 Direccin General Adjunta de Presupuesto y Contabilidad, DGPOP. OC401DG Oficio 401.DG-16225 de fecha 24 de mayo de 2001, emitido por la Direccin General de Procedimientos Legales, de la Tesorera de la Federacin. SIRASEF Sistema de Registro, Autorizacin y Seguimiento Fsico, Financiero para la Construccin y Conservacin de Carreteras.

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VIGENCIA: JUNIO DE 2009 REA RESPONSABLE: PROCEDIMIENTO: DURACION TOTAL: UNIDAD DE ASUNTOS JURDICOS ENTREGA-RECEPCIN, FINIQUITO Y EXTINCIN DE DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS CONTRATOS DE OBRA Y SERVICIOS RELACIONADOS CON LA MISMA DEPENDE DE LO PACTADO EN EL CONTRATO

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

1.

Contratista

Notifica por escrito mediante oficio Oficio y/o y/o nota de Bitcora la terminacin de Nota de los trabajos. Bitcora

Art. 46 VII, 64 LOPSRM y Art. 135 RLOPSR M Art. 84 Fracc. XVI, Art. 86 Fracc. XII, Art. 136, Art 137 y Art 139 RLOPSR M

1 da natural

2. 0 2

Residente de Obra o Servicio

3. 0 3

Residente de Obra o Servicio. Superintendente de Construccin o Servicio

Realiza el recorrido de verificacin para constatar la terminacin parcial o total de los trabajos, sealando las condiciones observadas. De existir deficiencias ordena al contratista la reparacin inmediata, y acuerdan plazo para su terminacin y reinicia el procedimiento de recepcin. Si este plazo es mayor que el plazo establecido para la verificacin y entrega-recepcin la Dependencia puede optar por aplicar sanciones por incumplimiento a la fecha de terminacin de los trabajos conforme a lo pactado en el contrato. De no existir deficiencias, especfica la fecha de la recepcin fsica de los trabajos, dentro de los siguientes 15 das naturales donde el Contratista exhibir garanta de vicios ocultos Elabora el Acta de Entrega y Recepcin Fsica de los trabajos dentro del plazo pactado y en los trminos establecidos en el contrato, enviando copia a la Residencia General. Dicho documento deber contener como mnimo lo siguiente:

El pactado en el contrato

Acta Entrega Recepcin Fsica

de Art 137 Dentro de los y RLOPSRM 15 das siguientes a que se constat la terminacin de los trabajos 5

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DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

1. Lugar, fecha y hora en que se levanta el acta 2. Nombre y firma del Residente de Obra y en su caso del supervisor de los trabajos por parte de la Dependencia o entidad y del Superintendente de Construccin por parte del contratista. 3. Descripcin de los trabajos que se reciben 4. Importe contractual, incluyendo el de los convenios modificatorios, adicionales y ajustes de costos 5. Perodo de ejecucin de los trabajos precisando la fecha de inicio y terminacin contractual y el plazo en que realmente se ejecutaron, incluyendo los convenios 6. Relacin de estimaciones o gastos aprobados a la fecha, as como las pendientes de autorizacin 7. Declaracin de las partes de que se entregan los planos correspondientes a la construccin final, as como los manuales e instructivos de operacin y mantenimiento correspondiente y los certificados de garanta de calidad y funcionamiento de los bienes instalados, cuando aplique 6

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DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

y; 8. Constancia de que el archivo de documentos derivados de la realizacin de los trabajos, fue entregado a la Residencia de Obra o a la supervisin por parte del contratista anexando la garanta prevista para responder por los vicios ocultos, que previamente se constituy.
4.

Contratista

5. 0 4

Residente de Obras

6. 0 5

Unidad de Asuntos

Entrega Garanta de vicios ocultos o cualquier otra responsabilidad a su cargo mediante, fianza, carta de crdito irrevocable o bien aporta recursos lquidos a un fideicomiso a eleccin del contratista, en original y cuatro copias. Recibe del contratista en original y dos copias, la garanta con la cual responder por los defectos que resultaren en los mismos, de los vicios ocultos y de cualquier otra responsabilidad en que hubiera incurrido, formulada en los trminos sealados en el contrato respectivo y en la legislacin aplicable. Enva Original de la garanta a la Unidad de Asuntos Jurdicos, para su validacin y verificacin de autenticidad. Revisa, verifica y valida la garanta presentada por el Contratista.

Garanta de Art. 66 vicios ocultos LOPSRM y Art. 64, 65, 66 RLOPSR Garanta de Art. 66 vicios ocultos LOPSRM y Art. 64, 65, 66 de RLOPSR M Captulo VI art. 10 fracc.XVII I RISCT Garanta de Art. 66 vicios ocultos

Previamente o al momento de levantar el Acta entregarecepcin 1 da

1 da

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DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

Jurdicos

LOPSRM y Art. 66 y 68 del RLOPSR M Cap.II fracc. XIII RISCT

7. 0 6

Residente de Obra o Servicio

Si la garanta es correcta, enva original Garanta de a la Subdireccin de Administracin vicios ocultos para su resguardo y custodia y libera garanta de cumplimiento. Si la fianza no cumple, la regresa al contratista para su adecuacin o sustitucin.

Art. 68 del 1 da RLOPSRM

8. 0 7

9. 0 9

Subdireccin de Recibe original de la garanta Garanta de 13.2 a) y b) Administracin entregada y la resguarda conforme a la vicios ocultos SCT normatividad vigente. PBLOPSR M Residente de En el caso de recepcin total de los Acta Finiquito Art. 141 Obra o Servicio trabajos, elabora el finiquito de los RLOPSR y mismos de acuerdo a lo establecido en M Superintendente el contrato, haciendo constar en el de Construccin mismo los crditos que resulten a o Servicio favor o en contra para cada una de las partes, detallando el concepto general que dio origen al saldo resultante, y cuyo contenido mnimo debe ser el siguiente: 1. Lugar, fecha y hora en que se levante 2. Nombre y firma del residente de

1 da

Conforme a lo pactado, no mayor de 60 das

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DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

obra y, en su caso, del supervisor de los trabajos por parte de la dependencia y del superintendente de construccin del contratista 3. Descripcin de los trabajos y de los datos que se consideren relevantes del contrato correspondiente 4. Importe contractual y real del contrato, el cual deber incluir los volmenes realmente ejecutados de acuerdo al contrato y a los convenios celebrados 5. Periodo de ejecucin de los trabajos, precisando la fecha de inicio y terminacin contractual y el plazo en que realmente se ejecutaron, incluyendo los convenios celebrados 6. Relacin de las estimaciones, indicando como fueron ejecutados los conceptos de trabajos en cada una de ellas, y los gastos aprobados, debiendo describir cada uno de los crditos a favor y en contra de cada una de las partes, sealando los conceptos generales que les dieron origen y su saldo resultante as como la fecha lugar y hora en que sern liquidados

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DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

7. Datos de la estimacin final 8. Constancia de entrega de la garanta por defectos y vicios ocultos de los trabajos y cualquier otra responsabilidad en que hubieran incurrido. 9. La declaracin, en su caso, de que el contratista extiende el ms amplio finiquito que en derecho proceda, renunciando a cualquier accin legal que tenga por objeto reclamar cualquier pago relacionado con el contrato.

Esta acta se elabora con o sin la comparecencia del contratista. Compareci el contratista: Determina el saldo total, se entrega copia autgrafa. Firma Finiquito con el Contratista. No compareci el contratista: Se notifica el finiquito y presenta argumentos en un plazo de 15 das naturales.
10.

Residente de Obra o Servicio Residente de Obra o Servicio

11.

En su caso solicita al contratista el reintegro del saldo o efecta deductivas, en la ltima estimacin si sta no se ha tramitado para pago. Valida la nota asentada en el acta de finiquito, en caso de haber pagado en 15 das, extinguindose los derechos y

Acta de Finiquito Acta de Finiquito

Art. 142 RLOPSR M

1 da

1 da Art. 64 Fracc. XIV

10

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DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

obligaciones de ambas partes, mediante un apartado adicional en el Acta de Finiquito.

12. }

LOPSRM Art. 141 RLOPSR M Acta Administrativa de Extincin de Derechos y Obligaciones Art. 135 del RLOPSR M 15 das

Residente de Obra o Servicio

En caso de haber pagado despus de los 15 das siguientes de la firma del finiquito, se levanta Acta Administrativa de Extincin de Derechos y obligaciones junto con el Contratista la cual contendr:
1. Lugar, Fecha y hora en que se

levante.

2. Nombre de los asistentes y el

carcter con que intervienen en el acto. 3. Descripcin de los trabajos y de los satos que se consideren relevantes del contrato correspondiente. 4. Relacin de obligaciones y la forma y fecha en que se cumplieron. 5. Manifestacin de las partes d que no existen adeudos y, por lo tanto de que se dan por terminadas las obligaciones que genera el contrato respectivo, sin derecho a ulterior reclamacin.
13.

Residente de Obra o Servicio

Turna acta administrativa al rea responsable de la contratacin. Una

Acta Administrativa

1 da

11

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DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

copia se agregar al expediente de la obra o servicio.

14. 1 0

Residente de Obra o Servicio

Si cuenta con conexin a Internet, registra en el Sistema de Registro, Autorizacin y Seguimiento FsicoFinanciero para la Construccin y Conservacin de Carreteras (SIRASEF) la estimacin de finiquito, a partir de que sea autorizada Si la Residencia de Obra no dispone de conexin a Internet, procede a registrar en el Sistema de Registro, Autorizacin y Seguimiento Fsico Financiero para la Construccin y Conservacin de Carreteras (SIRASEF) la estimacin de finiquito, a partir de que sea autorizada TERMINA PROCEDIMIENTO

de Extincin de Derechos y Obligaciones Registro

2 das

15. 1 1

Residente de Obra o Servicio

Registro fsico

1 da

16.

12

DIAGRAMA DE FLUJO ____________________________________________________________________________________________________________

Unidad de Subdireccin de rea Responsable Asuntos Administracin de la Contratacin Jurdicos ____________________________________________________________________________________________________________________________________ ACTIVIDADES Contratista Residencia De Obra

Inicio

Notifica por escrito mediante oficio o nota de Bitcora la terminacin de los trabajos 2.- Recibe de El Contratista la notificacin de que se han concluido parcial o totalmente los trabajos, de acuerdo a lo que establece la Ley de Obras Publicas y Servicios Relacionados con las Mismas y su Reglamento y a lo pactado en el contrato. 3.- Realiza el recorrido de verificacin de la terminacin parcial o total de los trabajos, sealando las condiciones observadas existen deficiencias o trabajos no ejecutados?
1.-

SI

Si: A Ordena el contratista la reparacin inmediata, No: Prosigue el procedimiento 4.Elabora el Acta de Entrega y Recepcin Fsica de los trabajos para formalizarla dentro de los siguientes 15 das naturales.

NO

I 13

________________________________________________________________________________________________________
Unidad de Subdireccin de rea Responsable Asuntos Administracin de la Contratacin Jurdicos ____________________________________________________________________________________________________________________________________ Contratista Residencia De Obra

I
5.-

ACTIVIDADES Entrega fianza, carta crdito irrevocable o bien aporta recursos lquidos para garantizar los trabajos por defectos o vicios ocultos, en original y cuatro copias. 6.- Recibe del contratista en original y cuatro copias, la garanta con lo cual responder por los defectos que resultaren en los mismos, de los vicios ocultos y de cualquier otra responsabilidad en que hubiera incurrido, formulada en los trminos sealados en el contrato respectivo y en la legislacin aplicable. Enva original de la Garanta a la unidad de Asuntos Jurdicos, para su validacin y verificacin de autenticidad. 7.- Revisa, verifica y valida la garanta presentada por el Contratista. 8.- La garanta es correcta S: Se enva original a la Subdireccin de Administracin para su resguardo y custodia. 9.- Elabora liberacin de garanta. No: B La regresa al Contratista para su adecuacin o sustitucin.

no

B 9

si II

_______________________________________________________________________________________________________ 14

Unidad de Subdireccin de rea Responsable Asuntos Administracin de la Contratacin Jurdicos __________________________________________________________________________________________________________________________________

Contratista

Residencia De Obra

II

10

11

ACTIVIDADES 10- Recibe original de la garanta entregada y la resguarda conforme a la normatividad vigente. 11.- En el caso de recepcin total de los trabajos, elabora el finiquito de los mismos de acuerdo a lo establecido en el contrato, haciendo constar en el mismo los crditos que resulten a favor o en contra para cada una de las partes, detallando el concepto general que dio origen al sado resultante, dejando asentado en la Bitcora la terminacin de los trabajos, anexando Acta de Recepcin Fsica de los Trabajos. 12.- Recibe el finiquito y manifiesta su acuerdo o desacuerdo. En caso de no estar de acuerdo proporciona argumentos. 13.-Valida el Acta de Finiquito 14.-Elabora Acta Administrativa Extincin de Derechos y Obligaciones. de

12

13

14 15 FIN

14.-Turna Acta al rea responsable de la contratacin 15.- Registra a SIRASEF.

15

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VIGENCIA: JUNIO DE 2009

MECANISMOS DE CONTROL
ACTI VIDAD DE CONTROL INSTRUMENTO DE CONTROL Notificacin de terminacin de Oficio y/o nota de bitcora los trabajos. Recorrido de verificacin Bitcora . Acta de entrega y recepcin fsica Elaboracin de Acta de entrega y de los trabajos recepcin fsica de los trabajos Entrega de Garanta de vicios ocultos o cualquier otra responsabilidad a cargo del contratista Validacin de la garanta RESPONSABLE ACTIVIDAD Contratista DE LA

Residente de Obra o Servicio Residente de Obra o Servicio Superintendente de Construccin o Servicio

Garanta de vicios ocultos o Contratista cualquier otra responsabilidad a cargo del contratista Garanta de vicios ocultos o Asuntos jurdicos cualquier otra responsabilidad a cargo del contratista Acta de finiquito. Residente de Obra o Servicio Superintendente de Construccin o Servicio

Elaboracin de acta de finiquito.

En el acta de finiquito quedan Acta de finiquito Residente de Obra o Servicio saldadas las obligaciones en los siguientes 15 das Las obligaciones quedan saldadas Acta de extincin de Derechos y Residente de Obra o Servicio despus de los 15 das siguientes Obligaciones de la firma del finiquito, se elabora Acta de Extincin de Derechos y Obligaciones Registro de la finiquito estimacin de Registro en el SIRASEF Residente de Obra o Servicio

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Formatos con gua de llenado

ANEXO N. DESCRIPCIN CLAVE

1. 2. 3.
3333

Oficio de conclusin de los trabajos Acta de entrega y recepcin fsica de los trabajos Acta de Finiquito Acta Administrativa de Extincin de Derechos y Obligaciones Oficios de liberacin de garanta de cumplimiento

MP210-PR03-P11-F01 MP-210-PR03-P11-F02 MP210-PR03-P11-F03 MP210-PR03-P11-F04 MP210-PR03-P11-F06

4.
44

5.

17

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VIGENCIA: JUNIO DE 2009

CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO

Fecha de autorizacin del cambio Junio de 2009 No. de Revisin 0 Tipo de Cambio Nombre del Proceso o Procedimiento

Descripcin del Cambio Relacin con Normatividad

Actualizacin Finiquito de Obra

Octubre de 2009

Revisin

Finiquito de Obra

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