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Uso de Alfresco
AdvisorIT Ltda.
rea consultora
consultoria@advisorit.cl
San Antonio 378 Oficina 606
Fono (56 2) 633 3613
20 de Noviembre de 2013
Item
Titulo
Subtitulo
Autor
Cliente
Categora
Versin
Versin
1.0
1.1
2.0
Detalle
Error! No se le ha dado un nombre al marcador.
Manual de configuracin de Alfresco Error! No se le ha dado un
nombre al marcador.
Mallen Gonzlez MGG]
[Advisorit] [David Garcia]Error! No se le ha dado un nombre al
marcador.
[En revisin] [Finalizado]Error! No se encuentra el origen de la
referencia.
1.0
Fecha
2013/10/15
13:09:41
2013/11/7
17:06:59
20/11/2013
14:54:38
Autor
Mallen Gonzlez
MGG
Mallen Gonzlez
MGG
Mallen Gonzlez
Comentarios
Versin Preliminar para revisin
Versin final para revision
Se agrega el tem operaciones sobre los
flujos de trabajo
Se agrega tabla de ilustraciones
Se actualiza el ndice
Mejoras ortogrficas
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ndice contenido
1
Descripcin ............................................................................................................................... 6
3.1.1
3.2
3.2.1
Dashboard .................................................................................................................. 8
3.2.2
3.2.3
3.3
3.3.1
3.4
3.4.1
3.5
3.5.1
3.5.2
3.5.3
3.6
3.7
3.7.1
3.7.2
3.7.3
3.7.4
5.1
5.2
5.3
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5.4
7.1
7.2
WEBDAV .............................................................................................................................. 39
7.3
Comentarios ........................................................................................................................... 47
10 Anexos .................................................................................................................................... 48
Tabla de ilustraciones
ILUSTRACIN 1:LOGIN ......................................................................................................................................................... 7
ILUSTRACIN 2: LINK WEB .................................................................................................................................................... 7
ILUSTRACIN 3:PANEL DE CONTROL ........................................................................................................................................ 8
ILUSTRACIN 4:PERSONALIZAR PANEL DE CONTROL.................................................................................................................... 9
ILUSTRACIN 5: PERSONALIZAR PANEL CON DASHLETS ............................................................................................................... 9
ILUSTRACIN 6: VISTA DE DASHLETS ....................................................................................................................................... 9
ILUSTRACIN 7:PERFIL DE USUARIOS ..................................................................................................................................... 10
ILUSTRACIN 8: EDITAR PERFIL ............................................................................................................................................ 10
ILUSTRACIN 9: EDITAR PERFIL CONTINUACIN ....................................................................................................................... 11
ILUSTRACIN 10:GUARDAR CAMBIOS ................................................................................................................................... 11
ILUSTRACIN 11: PERFIL EDITADO ........................................................................................................................................ 11
ILUSTRACIN 12: MEN..................................................................................................................................................... 12
ILUSTRACIN 13: REPOSITORIO ........................................................................................................................................... 12
ILUSTRACIN 14: OPCIONES DE REPOSITORIO ......................................................................................................................... 13
ILUSTRACIN 15: CREAR UNA CARPETA ................................................................................................................................. 13
ILUSTRACIN 16: CREAR CONTENIDO DESDE CERO ................................................................................................................... 14
ILUSTRACIN 17.SUBIR UN ARCHIVO DESDE EL EQUIPO ............................................................................................................. 14
ILUSTRACIN 18: SUBIR ARCHIVO, CONTINUACIN .................................................................................................................. 15
ILUSTRACIN 19:CARPETAS CON CONTENIDO ......................................................................................................................... 15
ILUSTRACIN 20:ORDENAR CARPETAS Y ARCHIVOS .................................................................................................................. 15
ILUSTRACIN 21:VISTAS DE CARPETAS................................................................................................................................... 16
ILUSTRACIN 22:ACCIONES SOBRE ARCHIVOS ......................................................................................................................... 16
ILUSTRACIN 17: SUBIR UNA NUEVA VERSIN ........................................................................................................................ 17
ILUSTRACIN 24: EDITAR FUERA DE LINEA .............................................................................................................................. 17
ILUSTRACIN 25: COPIAR , MOVER O ELIMINAR UN DOCUMENTO ............................................................................................... 18
ILUSTRACIN 26: ADMINISTRAR PERMISOS DE CARPETAS .......................................................................................................... 19
ILUSTRACIN 27: AADIR USUARIOS..................................................................................................................................... 19
ILUSTRACIN 28: ACCIONES SOBRE CARPETAS ........................................................................................................................ 20
ILUSTRACIN 29: GESTIONAR REGLAS DE CARPETAS ................................................................................................................. 20
ILUSTRACIN 30: NUEVAS REGLAS DE CARPETAS ..................................................................................................................... 21
ILUSTRACIN 31: CARPETAS CON REGLAS YA CREADAS.............................................................................................................. 21
ILUSTRACIN 32: ENLACE A UN CONJUNTO DE REGLAS ............................................................................................................. 22
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ndice de tablas
TABLA 1: PERFILES Y PERMISOS ............................................................................................................................................ 35
TABLA 2: DATOS DE LA INSTALACIN..................................................................................................................................... 48
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1 Descripcin
Manual de uso bsico elaborado para los funcionarios de AdvisorIT, relacionado a la
implementacin del producto Alfresco Community Edition en la compaa.
2 Resumen ejecutivo
Alfresco es un sistema de administracin de contenidos de cdigo fuente abierto es decir libre
desarrollado en Java, basado en estndares abiertos y de escala empresarial para sistemas
operativos tipo Windows Unix Solaris y algunas versiones de Linux. Se distribuye en variantes
diferentes
Alfresco Community Edition: Es software libre, con licencia LGPL de cdigo abierto y estndares
abiertos.
Alfresco Enterprise Edition: Se distribuye bajo licencia de cdigo abierto y estndares abiertos
con soporte comercial y propietario a escala empresarial.
Alfresco Cloud Edition (Alfresco in the cloud) que es la versin SaaS o Software como Servicio de
Alfresco.
Este manual est basado en la implementacin y configuracin de lo realizado en AdvisorIT y de
la documentacin disponible de Alfresco Community Edition.
Implementacin Arquitectura: Marcelo Pinto (rea de base de datos)1
Testing: David Garcia.
Implementacin contenidos:
Marcelo Pinto (rea de base de datos)
Mallen Gonzlez
Documentacin: Malln Gonzlez
Alfresco fue tomado como proyecto de consultora, sin embargo fue implementado por el
profesional mencionado del rea de base de datos
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3 Informe Tcnico.
3.1 Ingreso al sistema
Cada usuario contara con una credencial, que esta centralizada en LDAP (Zimbra), donde cada
funcionario cuenta con un mail de estructura nombre.apellido@advisorit.cl .
El nombre usuario nombre.apellido y la misma contrasea del correo electrnico
Ilustracin 1:login
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Y para cambiar el contenido de las columnas tambin se puede agregar los dashlets a las
columnas
De esta en el inicio aparecer lo que hemos seleccionado Ejemplo: tareas, sitios, agenda, etc.
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Al ingresar se podr editar los datos, tales como informacin, general de contacto de empresa,
etc. Solo los con * son obligatorios
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Se debe completar la informacin solicitada, donde la mayora de los campos son opcionales
Finalmente presionar el botn guardar cambios
Ms adelante se vera el como trabajar con archivos carpetas propios, compartidos y de sitios.
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Dentro de ese repositorio estn alojadas las carpetas en espacio Raz, que pueden ser
gestionadas por el administrador del sitio. Y tambin se encuentran las carpetas de los sitios
creados por los usuarios, que a su vez contienen, bibliotecas de documentos
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Dentro del panel se puede acceder al repositorio compartido de la empresa donde se puede
acceder a las distintas opciones
Por ejemplo:
3.3.1.1 Crear una nueva carpeta
Si el usuario tiene permisos tendr habilitada la opcin de crear:
Crear contenido
Aadir una nueva carpeta.
Subir
Y trabajar sobre elementos seleccionados
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Para aadir un usuario, o grupo: se debe seleccionar la opcin aadir y colocar minimo 3
letras del usuario o grupo, ejemplo Bas, mostrar los usuarios y grupos que as comienzan
para que puedan ser agregados.
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Al seleccionar la opcin de crear una nueva regla aparecer una nueva ventana,
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Se mostrar la ruta de carpetas, para que seleccionemos en las que tenemos las reglas.
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Ilustracin 35
Ilustracin 36: editar propiedades
De esta forma se puede acceder a editar lo siguiente: Nombre, titulo , descripcin, etiquetas
Donde se puede editar el nombre, ttulo , descripcin y etiquetas del archivo o carpeta.
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- el vencimiento y la prioridad
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- los usuarios
Para ello presionar el botn seleccionar y aparecer una nueva ventana
En esta se debe buscar a quien o quienes asignar la tarea, en este caso quienes, cuando ya se
han seleccionado se debe presionar el botn aceptar
Tambin se debe agregar el porcentaje de aprobacin y los elementos seleccionados
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Nota: en la versin community , que actualmente se esta usando, existe un bug, con respecto a
las notificaciones de correo electrnico, que la fecha de creacin de este manual no ha sido
solucionada , si se produce algn error, se debe desmarcar. Imgenes de ejemplo.
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Ilustracin 48: listado de tareas flujo de trabajo asignados , acceder por men
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Ilustracin 49: listado de tareas flujo de trabajos asignados, acceder por dashlets
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La siguiente tabla muestra cada rol y los permisos para ese papel. Como regla general:
Los usuarios tienen todos los derechos de sus propios espacios .
Los administradores tienen todos los derechos de todos los espacios
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Nota:
Todos los permisos
se aplican al
Propietari Coordinad Colaborad Contribuyen Edito Consumid
espacio invitado
o (1)
or
or
te
r
or
Ver espacio
invitado
Ver el contenido
Copiar contenido
Ver las
propiedades de
contenido
Llegada contenido X
al espacio invitado
Pedido contenido
al espacio
diferente.
Actualizar / editar X
contenidos
creados por otros
usuarios
Actualizar las
X
propiedades de
contenido creadas
por otros usuarios
Editar las
discusiones
existentes
Crear / aadir
contenido nuevo
(1)
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Ver reglas de
contenido
Pedido contenido
al mismo espacio.
Contribuir a las
discusiones
existentes
Invite a otras
personas
Eliminar el
X
contenido creado
por otros usuarios
Derechos de
acceso Mismas
propietario de
contenido
Tomar posesin de X
contenidos
Crear reglas
espaciales
(2)
Nota:
(1) Un creador es propietario de forma automtica su contenido creado.
(2) Debido a que un editor no puede crear un nuevo archivo en el espacio de invitado.
Todos los permisos se basan en el modelo de permiso predeterminado. El administrador del
sistema puede ajustar el modelo. Por ejemplo, un editor puede ser impedido de edicin de
discusiones sobre el tema.
Puede conceder permiso a los usuarios llevar a cabo tareas especficas en su espacio. Para ello,
se invita a los usuarios a unirse a su espacio.
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Cada funcin se aplica slo en el espacio en el que se le asigna. Por ejemplo, usted podra invitar
a un usuario a uno de sus espacios como un editor. Se podra invitar a ese mismo usuario a un
espacio diferente como colaborador. Ese mismo usuario podra ser invitado al espacio de otra
persona como coordinador.
Para una subida de archivos masiva por ejemplo, es til trabajar con otros protocolos, en este
caso se tiene habilitados los protocolos WEBDAV y FTP.
De esta forma aparecera una ventana como la siguiente que mostrara el equipo local, y las
carpetas sobre las que se puede escribir en el servidor.
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7.2 WEBDAV
Otra alternativa a utilizar el el protocolo webdav. Webdav , Este protocolo funciona de la
misma forma independiente del sistema operativo. Aunque en el ejemplo las imgenes estn el
Linux . Para ello se debe ingresar la ruta completa. Al conectar con un servidor
Ejemplo:
dav://ipServidor/alfresco/webdav
En este caso se pude con el nombre de dominio
dav://alfresco.advisorit.cl/alfresco/webdav/
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puerto 80
carpeta /
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8 Conclusiones y recomendaciones
La versin se encuentra funcionando sin problemas, sin embargo se deben mencionar
Disponibilidad
Almacenamiento dentro de la red corporativa, y con acceso desde el exterior mediante WEB,
FTP Y WEB DAV y respaldo de la informacin
Seguridad
La autentificacin es con ldap, conectado a openldap de Zimbra , lo que permite tener
centralizada la gestin de usuarios.
Recomendaciones:
se recomienda contar con certificado de seguridad SSL, que puede ser 30 USD Anual promedio.
Contar con una metodologa de respaldo de BMR y de archivos granular
9 Comentarios
La versin instalada es Alfresco comunity suministra de forma gratuita sin apoyo, sin
certificacin, sin mantenimiento, sin garanta y sin cargo por Alfresco o sus Socios Certificados.
Alcances
Actualmente no se ha definido una metodologa de respaldo de archivos eliminados, si existe
una copia full, con 5 das de retencin.
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10 Anexos
Tabla de datos de la instalacin Datos de la instalacion
Tabla 2: datos de la instalacin
Maquina y versin
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