Edicin:

1 02.01.2011

PROCEDIMIENTOS DE CALIDAD
Fecha:

CONTROL DE LA DOCUMENTACIN

Pgina:1 de 4 Cdigo: GC-P-01

1. PROPSITO. El objeto de este procedimiento es definir y establecer un sistema para el control de la documentacin que afecte a la Calidad de los productos fabricados por XYZ, S.A. El sistema establecido deber asegurar el circuito o flujo que debe seguir la documentacin, su aprobacin, distribucin y puesta al da.

2. ALCANCE. Quedan englobados en la aplicacin de este procedimiento todos los documentos del Sistema de Calidad: Manual de Calidad (nivel 1), Procedimientos (nivel 2), y documentos del nivel 3.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA. * Hoja de Transmisin de Documentos, IQ/HT.

4. RESPONSABILIDADES. El Responsable de Aseguramiento de la Calidad debe velar por el cumplimiento de lo dispuesto en este procedimiento.

5. DESARROLLO.

5.1. APROBACIN DE LOS DOCUMENTOS. Todo documento afectado por el alcance de este procedimiento debe ser aprobado por personal autorizado antes de su distribucin. Para el Manual de Calidad, la aprobacin corresponde al Director General. Los Procedimentos son aprobados por el Responsable de Aseguramiento de Calidad. Los documentos de nivel 3 (por ejemplo, Instrucciones de Trabajo) son aprobados por el Responsable del Departamento emisor. En el caso de modificaciones de un documento posteriores a su edicin inicial, ste deber ser aprobado nuevamente por la misma persona o departamento que lo aprob inicialmente. En este caso, se incrementar el nivel de edicin (por ejemplo, pasando de edicin 1 a edicin FIRMA DE APROBACIN.................................................

Edicin:

1 02.01.2011

PROCEDIMIENTOS DE CALIDAD
Fecha:

CONTROL DE LA DOCUMENTACIN

Pgina:2 de 4 Cdigo: GC-P-01

2), y se consignar la fecha de la nueva edicin del documento.

5.2. TRANSMISIN DE DOCUMENTOS. La transmisin de documentos debe ir acompaada de la Hoja de Transmisin, IQ/HT, en donde se hace constar: Destinatario(s) del documento en concreto (persona o departamento) Ttulo del documento, cdigo y revisin Motivo por el que se enva el documento Acciones a efectuar con el documento recibido Firmas de emisor/es

El Responsable del Sistema de Aseguramiento de la Calidad tiene a su cargo la transmisin de documentos (Manual de Calidad y Procedimientos), al menos en la etapa inicial de implantacin del Sistema. Esta transmisin comporta que el Responsable de Calidad se persone en los distintos puntos de uso de la documentacin a transmitir, y realice la actualizacin que corresponda en cada caso. Otros documentos distintos de Manual de Calidad y Procedimientos siguen el mismo conducto de transmisin (Hoja de Transmisin), actuando como emisor del documento el departamento que corresponda. En los casos aplicables, el RECEPTOR del documento utilizar una copia de la Hoja de Transmisin recibida para confirmar la recepcin o para efectuar la respuesta en el caso que as se requiera. Las copias entregadas en cada punto de uso tendrn el rango de "copias controladas", y se les asignar un nmero correspondiente a cada punto de uso.

5.3. REGISTRO Y ARCHIVO. El Jefe de Calidad es responsable de crear y mantener actualizado un listado (REGISTRO DE LA DOCUMENTACIN EMITIDA) en donde se relacionan los documentos emitidos. Dicho registro deber contener o estar establecido en el sentido de dar la mxima informacin de los documentos y de su revisin en vigor. A modo de gua se establecen los siguientes indicadores: Ttulo del documento Cdigo del documento Revisin en vigor y fecha de emisin

Asimismo deber mantener:

Edicin:

1 02.01.2011

PROCEDIMIENTOS DE CALIDAD
Fecha:

CONTROL DE LA DOCUMENTACIN

Pgina:3 de 4 Cdigo: GC-P-01

Un archivo con los originales de la documentacin emitida, y la lista de distribucin, en el caso que aplique.

En cada punto de uso de documentacin deber existir: Un archivo de la copia controlada asignada al punto de uso, para cada uno de los documentos que le han sido transmitidos.

5.4. DOCUMENTOS OBSOLETOS. El mantenimiento de la documentacin obsoleta ser realizado por el Responsable de Aseguramiento de la Calidad, as como su retirada de los otros departamentos, cuando sea necesaria. La Hoja de Transmisin indicar qu debe hacerse cuando un documento se sustituye por otro. En los ejemplares obsoletos que se conserven (originales) se indicar tal condicin aadiendo en la hoja portada la indicacin "FUERA DE USO".

Edicin:

1 02.01.2011

PROCEDIMIENTOS DE CALIDAD
Fecha:

CONTROL DE LA DOCUMENTACIN

Pgina:4 de 4 Cdigo: GC-P-01

XYZ, S.A

HOJA DE TRANSMISIN

ENTREGA DE LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS: Ttulo del Documento Cd./Ref.Rev.

Entrega a:............................................................................................................. Modificacin Revisin MOTIVO: INSTRUCCIONES: Firma y Fecha: Acuse de recibo Aadir a su documentacin Sustituir parte correspondiente Destruir documentacin obsoleta ......... OBSERVACIONES: Emitido por Dpto.:

Firma y Fecha