Organizarea auditului intern si a controlului intern 12.

Aprovizionarea presupune: a) Comenzile sa contina produse care indeplinesc specificatiile corespunzatoare; b) Sa se plateasca preturi corespunzatoare; c) Comanda sa contina cantitatile de produse si termene de aprovizionare corespunzatoare; d) Actualizarea informatiilor legate de furnizor astfel incit comanda sa contina date reale; e) Produsele comandate sa se obtina in timp util; f) Inregistrarea comenzilor aprobate complet si corect; g) Prevenirea lansarii comenzilor neaprobate. Identificati si enumerati riscurile posibile ce pot sa apara si definiti proceduri de control intern care pot diminua aparitia riscurilor respective. Rezolvare: RISCURI POSIBILE: Specificaiile s fie necorespunz toare; Informaii incomplete legate de pre; Informaie indisponibil sau incorect legat de nivelul stocului sau nivelul; Informaiile dintr!o comand sunt neclare; Comenzile nu sunt introduse "n sistem "n timp util; Informaie indisponibil sau incorect a produselor comandate i neprimite; Comenzile date pot fi pierdute; Proceduri inadecvate de prevenire a utiliz rii neautorizate. PROCEDURI DE CONTROL INTERN: #evizuirea specificaiilor e$istente de c tre personalul te%nic; &onitorizarea problemelor de producie legate de specificaiile materialelor folosite; Specificaiile trebuie s cuprind date ale perioadei curente' comenzi rapide' stoc corespunz tor' preul materialului; Comunicarea specificaiilor de producie departamentului de aprovizionare; #evizuirea corespunz toare i aprobarea contractelor i comenzilor; (binerea de oferte competitive pentru fiecare aprovizionare periodic ; )olumul produciei aprovizionat s fie determinat prin analiza indicatorului de utilizare a unor materiale similare; #evizuirea corespunz toare a comenzilor de aprovizionare; &onitorizarea variantelor de pre' am nunit; &eninerea unor date corecte "n evidena stocurilor; Corelarea program rii produciei cu informaiile legate de stoc i cerinele legate de termenele de livrare din comenzi; #evizuirea corespunzatoare a comenzilor de aprovizionare; *olosirea previziunii; +miterea de copii ale comenzilor emise personalului corespunz tor; Prenumerotarea comenzilor; )erificarea periodic a intrarilor "n sistem;

Investigarea intr rilor de date; Specificarea modului de transport i a datei de livrare "n comanda de aprovizionare; Prenumerotarea comenzilor de aprovizionare; Corelarea informaiei produciei recepionate i informaiile legate de comenzi date; ,rm rirea comenzilor neonorate de furnizor; Prenumerotarea i "nregistrarea corect a comenzilor; Proceduri de aprobare a comenzilor; -esemnarea de personal autorizat care s aprobe comenzile; &eninerea unei securit i a comenzilor de aprovizionare.

1.. Activitatea -epartamentului #esurse umane presupune: a) #espectarea legislatiei si reglementarilor in vigoare precum si a politicilor companiei; b) &entinerea de inregistrari care demonstreaza respectarea legilor si reglementarilor ; c) Asigurarea confidentialitatii din cadrul -epartamentului #esurse umane; d) Asigurarea productivitatii muncii la un nivel acceptabil; e) Anga/area unui numar sufficient si adcvat calificat de personal; f) Asigurarea ca personalul este pregatit adecvat in scopul indeplinirii responsabilitatilor corespunzatoare; g) Asigurarea ca personalul primeste informatii cu privire la performantele lor si la dezvoltarea carierei. Identificati si enumerati riscurile posibile ce pot sa apara si definiti proceduri de control intern care pot diminua aparitia riscurilor respective. Rezolvare: Riscurile posi ile ce pot s! apar! : ! neconcordan0e "ntre atribu0ii 1i competen0a profesional ; ! neconformitatea cu legile' regulamentele' regulile 1i politicile specifice; ! nerespectarea confiden0ialit 0ii informa0iilor; ! caracterul incomplet 1i ine$act al opera0iilor 1i documenta0iilor; ! modul profesional de abordare a informa0iilor financiare; ! nerespectarea atribu0iilor din fisa postului; ! suprasolicitarea personalului; ! nerespectrarea normelor privind securitatea muncii. Proceduri de control intern care pot di"inua apari#ia riscurilor: ! Atribu0iile entit 0ii pot fi realizate numai dac sunt cunoscute de salaria0i 1i ace1tia ac0ioneaz concentrat; ! *iecare salariat are un rol bine definit "n entitatea public ' stabilit prin fi1a postului; ! Sarcinile sunt "ncredin0ate 1i rezultatele sunt comunicate numai "n raportul manager 2 salariat 2 manager 31ef 2 subaltern 2 1ef); ! &anagerul trebuie s sus0in salariatul "n "ndeplinirea sarcinilor sale; ! &anagementul entit 0ii publice va comunica tuturor anga/a0ilor care sunt sarcinile entit 0ii' rezultate din actul normativ de organizare 1i func0ionare. 4otodat ' se va "ngri/i c aceste sarcini s se reg seasc "n #egulamentul de organizare 1i func0ionare a entit 0ii publice' la care s aib acces to0i salaria0ii. Se vor "ntocmi 1i se vor actualiza' ori de c5te ori necesit 0ile o vor cere' fi1ele postului

pentru to0i func0ionarii publici 1i personalul contractual din entitatea public . Aceasta este o obliga0ie permanent a fiec rui nivel de management; ! &anagerul asigur ocuparea posturilor de c tre persoane competente' c rora le "ncredin0eaz sarcini potrivit competen0elor 1i asigur condi0ii pentru dezvoltarea capacit 0ii profesionale a salariatului; ! &anagerul 1i salaria0ii au acele cuno1tin0e' abilit 0i 1i e$perien0a care fac posibil "ndeplinirea eficient 1i efectiv a sarcinilor; ! Competen0a anga/a0ilor 1i sarcinile "ncredin0ate trebuie s se afle "n ec%ilibru permanent' stabil. $c#iuni pentru asigurarea controlului intern: a) definirea cuno1tin0elor 1i deprinderilor necesare pentru fiecare loc de munc ; b) conducerea interviurilor de recrutare' pe baza unui document de evaluare definit; c) identificarea planului de preg tire de baz a noului anga/at' "nc din timpul procesului de recrutare; d) revederea necesit 0ilor de preg tire' "n conte$tul evalu rii anuale a anga/a0ilor 1i urm rirea evolu0iei carierei; e) asigurarea faptului c necesit 0ile de preg tire identificate sunt satisf cute; f) dezvoltarea capacit 0ii interne de preg tire' complementar formelor de preg tire e$terne entit 0ii publice; g) definirea politicii de preg tire 6 mobilitate; %) se verific dac se respect programul de lucru' norma de lucru: ! Performan0ele anga/a0ilor se evalueaz cel pu0in o dat pe an 1i sunt discutate cu ace1tia de c tre realizatorul raportului; ! Competen0a 1i performan0a trebuiesc sus0inute de instrumente adecvate' care includ te%nica de calcul' soft7are!urile' brevetele' metodele de lucru etc.; ! Se verific listele de ponta/' "ntocmirea corect a statelor de plat 1i a celorlalte documente privind asigur rile sociale. 18. #eceptia presupune: a) Asigurarea ca se primesc numai materiale comandate; b) Asigurarea ca se primesc numai materiale de calitatea specificata in ordinele de ac%izitii; c) Asigurarea ca toate materialele receptionate si transmise la alte departamente sunt correct inregistrate; d) Prote/area materialelor primate; e) Asigurarea ca informatiile privitoare la facturile de cumparare' stoc si dispozitiile de ac%izitie sunt consecvente; f) #eturnarea prompte a materialelor necorespunzatoare; g) -ocumentarea completa si corecta a tuturor transferurilor catre deposit si de la deposit; %) +$istenta cererilor de transfer in productie si onorarea acestora la timp; i) Conditii de munca sigure si depozitarea corespunzatoare a materialelor periculoase. Identificati si enumerati riscurile posibile ce pot sa apara si definiti proceduri de control intern care pot diminua aparitia riscurilor respective. Rezolvare: #iscurile posibile ce pot sa apara sunt riscuri legate de natura operatiilor tratate. Conturile anuale reflecta operatiile tratate de catre intreprindere. -atele punctuale prezentate din contabilitate sunt purtatoare de riscuri particulare. -atele punctuale sunt complementare celor repetitive dar sunt puse in evidenta la intervale de timp mai mult sau mai putin regulate' ca de e$emplu la inventare fizice' evaluare la sfarsitul e$ercitiului. Aceste sunt purtatoare de riscuri semnificative atunci cand

descoperirea lor nu este facuta la timp si deci este necesar ca auditorul sa le cunoasca din timp pentru a!si organiza controalele din timp. RISCURI POSIBILE: Informatiile legate de ordinele de cumparare sunt indisponibile departamentului de receptie; Specificatiile cuprinse in ordinele de ac%izitie nu sunt clare; #iscul netestarii materialelor primite cu specificatii ce se regasesc in ordinele de ac%izitii; #isc de neintocmire a acestor documente; #isc de pierdere a acestor documente; -iferente intre evidenta receptionerului si a gestionarului; #isc de supraincarcare cu responsabilitati a unui singur anga/at; #isc de sub6supra!evaluare a stocului; Prote/are fizica inadecvata a bunurilor primite; #isc de inregistrare distorsionata a informatiilor; )erificare inadecvata sau neefectuata la timp a materialelor primite; #isc de neinregistrare sau inregistrare incorecta si6sau incompleta; #isc de pierdere a documentatiei de transfer; Ine$istenta sau folosirea inadecvata a procedurilor de transfer in productie a materialelor; #isc de pierdere a acestor cereri de transfer; +$istenta de materiale transferate fara acte; 9erespectarea unor astfel de conditii.

PROCEDURI DE CONTROL INTERN: 4ransmiterea ordinelor de ac%izitie departamentului de receptie pentru a se putea compara din punct de vedere cantitativ si valoric materialele primite cu cele comandate; )erificarea facturilor primite cu ordinele de ac%izitie; Inspectarea materialelor primite pentru a se constata ca indeplinesc cerintele de calitate dorite; &onitorizarea permanenta a eventualelor probleme de productie aparute ca urmare a prelucrarii unor materiale a caror calitate este sub standard; +$istenta unor proceduri de testare a materialelor primite; Proceduri de implemenare a acestor documente la cele doua nivele; Prenumerotarea acestor documente; #econciliere periodica a celor dou documente cu ordinele de ac%izitie si facturile primite; 9umirea unor persoane autorizate pentru aceste nivele; Asigurarea protectei materialelor primite; :uarea la cunostiinta a conditiilor de stocare pentru fiecare categorie de materiale; #econcilierea periodica 3e$.: la fiecare aprovizionare) a facturii de cumparare cu ordinele de ac%izitie si stocul; &entinerea si controlul periodic asupra procedurilor de testare a materialelor primite; +$istenta documentatiilor de transfer; toate materialele ce se transfera sa fie insotite de o asemenea documentatie; verificarea la primire in depozit a documentatiei cu materialele primite; Prenumerotarea acestor documente; Investigarea numerelor lipsa;

 9umararea periodica a materialelor si compararea acestora cu necesarul normal ce ar trebui sa e$iste in depozit la un anumit moment dat; 4ransferul materialelor in productie doar pe baza unor cereri de tranfer aprobate; Prenumerotarea acestor documente; )erificare in cadrul departamentului de productie ca toate materialele receptionate sunt in conformitate cu cererile de transfer; Crearea si respectarea unor proceduri de protectie a muncii in conformitatea cu legislatia in vigoare; +$istenta unor proceduri precise legate de pastrarea materialelor periculoase.