Se requieren ejercer acciones que permitan mantener la seguridad de la informacin contenida en los sistemas informticos y al mismo tiempo evitar

el consumo descontrolado en los recursos del servidor y nuestros PCs.

Depurar Registros
n los ltimos aos, el correo electrnico se ha convertido en un poderoso instrumento laboral imprescindible, si bien muchas veces resulta difcil separar el uso laboral con el personal.

En t PC:
Se Requiere Accin Inmediata

Localiza y borra cualquier archivo de carcter personal

Cualquier tipo de archivo (Word, Excel, Power Point, etc.) ajeno a la empresa. Cualquier tipo de archivo de Msica, tal como mp3, mp4,wav,itunes, wma,etc. Fotos e Imgenes como jpg, bmp, gif, tiff, png, etc. Archivos de Video como avi, mpg, mpeg, mov, 3gp, flv, qtv, dv, acc, etc. Cualquier otro tipo de documento no incluido en los anteriores. Todos los emails personales y en general que nada tengan que ver con las actividades propias de la empresa.

Para poder llevar al cabo esta reestructura, se necesita la participacin de cada usuario, para que realice una depuracin de los registros contenidos en su computadora y el correo, segn hace mencin la poltica de Administracin del Correo Electrnico e Internet y la de Lista de Retencin de Registros.

Que debe conservarse ?

Cualquier archivo que este directamente relacionado con los negocios de la empresa, siempre y cuando cumpla con las fechas y trminos que se estipulan en la Lista de Retencin de Registros. Los archivos conservados debern estar preferentemente ubicados en la carpeta Mis documentos, esto para efecto de facilitar el manejo de los registros.

La depuracin aplica para todas y cada una de las carpetas de nuestro correo electrnico. Evidentemente la que mayor cantidad de elementos va a tener es el Buzn, seguida de los Elementos Enviados y el Archivador.

Ubique y localice los correos innecesarios, ordene por fecha, remitente, por tamao, borre todo aquel correo en donde solo esta copiado (C.C.) o con copia oculta (C.O.). Todo lo que quede deber dejarse intacto. Avisar a su Administrador para saber si cumple con el lmite de alma-

Es importante mencionar que prximamente dejaremos de tener un archivador, que es donde normalmente almacenamos documentos que consideramos importantes para tenerlos disponibles por s acaso, que simplemente clasificamos porque ya no se ocupan y por lo regular documentos de aos y aos . Tampoco se va a tener el modo reserva o Archivo de Reserva; en donde normalmente se guardaban los correos que tenan una antigedad mayor a dos meses, y estaba directamente en la pc de cada usuario.

Porqu ?

La meta es cambiar a otro cliente de correo:

META

Ms amigable Mejor integracin con otros softwares add-ons Mejor administracin Solucin corporativa

Qu va a pasar ?
Ahora el buzn tendr una capacidad limitada a 1 GB de almacenamiento y podr albergar correos de hasta 2 meses de antigedad, siendo estos borrados automticamente por el sistema al trmino del plazo. No habr lmite en la cantidad o nmero de correos que haya, slo que cumpla con el lineamiento de 1 Gigabyte de almacenamiento mximo. En el caso que tu buzn este alcanzando el lmite, el mismo servidor te mandara un aviso de que hay que depurar correos y si este es rebasado, en automtico el buzn deja de recibir correos hasta la liberacin de espacio.

Y el archivador ?
Ahora solo se podrn crear carpetas que estarn alojadas en el servidor de correo; ah se podrn almacenar los correos y documentos que en estricto orden, sean importantes y necesarios para dar cumplimiento a la poltica Record Keeping o Lista de Retencin de Registros. La poltica dice cuando no se tiene certeza de s guardar o no un documento, este debe ser borrado o en su defecto dejarlo en el buzn, hasta que se cumpla el plazo de 60 das y el sistema se encargue de hacer la autolimpieza y mandarlo a la papelera. La papelera de reciclaje mantendr los elementos por 30 das mas, posterior a esto, la eliminacin ser definitiva. Nota Importante: Estas carpetas pueden ser en un momento dado utilizadas para fines legales o de impuestos; por lo que los documentos que se encuentren ah deben ser oficiales. Estas sern indexadas (ordenar los registros y crear ndices para bsquedas de informacin) por Perrigo de Mxico.

Cunto puedo enviar por correo?

El lmite mximo permitido es de 14 Mb internamente, sin embargo, este lmite es distinto para cada cliente o proveedor ya que sus infraestructuras obedecen a distintas necesidades a las nuestras. El promedio para las cuentas de correo comerciales como Hotmail, Yahoo, Gmail, etc, es de 5 Mb para tenerlo en cuenta.

Gua para depurar correos

Qumica y Farmacia; S.A. de C.V.
Esta gua nace como apoyo a partir de la necesidad de reglamentar el correo electrnico, liberar espacio en los servidores, mejorar el desempeo de nuestros equipos de trabajo y respetar la poltica de Retencin de Registros como objetivo principal.

Cmo depurar correos?

Alguna vez nos ha pasado que deseamos encontrar un correo, del que tenemos muy pocas referencias y nos urge encontrarlo, pero esta labor puede resultar muy complicada si adems tenemos cientos de correos de aos atrs y/o con muchas carpetas personales (archivador). Bueno para esto podemos usar alguno de los criterios aqu presentados:

Formas de clasificar o filtrar correo

1.- Ordenar por Columnas

2.- Crear Filtros

3.- Con la herramienta Buscar

1.- Ordenar por columnas

Definitivamente, este mtodo es el ms fcil, pues solo hay que hacer click en alguno de los campos que tenemos habilitados para identificar quien y que nos manda por correo:

En la imagen los correos estn ordenados por Fecha descendente; es decir, de fecha ms reciente al ms antiguo; si dieran click en el mismo campo de fecha estos se ordenarn pero ahora de manera ascendente.

Tambin es comn que busquemos el correo de una persona en particular; por ende ordenaramos por la persona que nos mande el correo De. En este ejemplo esta ordenada de manera Ascendente de manera alfabtica de la A ala Z, de igual manera si hacemos click nuevamente en el mismo campo, los correos de ordenaran de manera descendente. Hacer la mencin de que estos ordenamientos dando click en las columnas solo afectan a la carpeta en que se encuentren, en el caso anterior solo al Buzn.

2.- Crear filtros Cuando el buzn contiene muchos elementos, se puede tener dificultad para encontrar slo uno de ellos. Existen varias formas que permiten visualizar elementos de acuerdo con criterios especficos. Por ejemplo, un filtro puede mostrar slo los elementos que tengan una palabra determinada en el tema. Tambin puede usar un filtro para ocultar elementos que no se desee ver (excluyente). El filtro no mueve ni suprime elementos: tan slo muestra determinados elementos basndose en los criterios que se especifiquen. Cuando se despeja un filtro, aparecen de nuevo todos los elementos. Los filtros que se creen afectarn a todas las carpetas. 2.1.- Filtro bsico El campo Filtro de la barra de herramientas le permite filtrar los correos en las carpetas. El filtro rpido muestra slo la informacin que coincide con los criterios de filtro y oculta el resto de la informacin.

Por ejemplo, de todo nuestro universo de correos vamos a filtrar para que aparezcan solamente los que tengan en Tema la palabra clave incidencia, estos correos aparecern en forma de lista.

Una vez filtrados los elementos estamos en condiciones de procesar (abrir, mover, copiar, suprimir, reenviar, imprimir, etc., etc.) la informacin. De esa lista seleccionamos todo y suprimir.

Toda vez que se ha encontrado lo deseado, para que el filtro deje de funcionar y muestre todos los correos que originalmente se encontraban en las carpetas del GroupWise, hay que ir al men VER/ FILTRO/DESPEJAR:

2.2.- FILTRO AVANZADO En el caso de querer hacer una bsqueda ms exacta, podemos hacer uso del Filtro avanzado, en l se incluyen variables tales como las que se muestran a continuacin: Podemos crear un filtro tan complicado o refinado segn sean nuestras necesidades y claro esta, dependiendo de la cantidad de carpetas y correos que se tengan.

El siguiente cuadro tiene la lista completa de las variables que podemos emplear para hacer nuestro filtrado:

Ejemplo practico:

En el ejemplo, creamos un filtro avanzado en donde requerimos que liste todos los correos que en el Tema contenga la palabra comunicado, cuya fecha de creacin se haya hecho en este mes. Adems que en el campo De: no contenga una palabra clave, en este caso Mara.

3.- Herramienta Buscar En el extremo superior, donde se encuentran los mens, esta el llamado Herramientas all existe una, especficamente para hacer bsquedas:

Seleccionamos nuestro contenedor de correo, ya sea en modo en lnea o en modo reserva y mandamos llamar la herramienta buscar, que es una herramienta de fcil operacin ya que tiene una interfz grfica, pero limitada en cuanto a sus opciones de bsqueda aunque suficiente para la gran mayora de nuestros propsitos. Se puede hacer bsquedas en las casillas que se encuentren seleccionadas, al lado de cada elemento (buzn, elementos enviados, calendario, archivador, etc.). Tambin podemos elegir entre que si buscamos correos, citas, tareas, etc. si estos los recibimos si nos los enviaron, entre otros. Con esta misma herramienta podemos buscar una palabra que se encuentre dentro del texto del correo que solo este incluida en el tema del mismo, as mismo, podemos buscar por el contacto que nos envo por el contacto al que se le puso copia incluso podemos agregar la direccin de correo en ese campo en blanco. Los resultados se muestran a continuacin en forma de lista, y se podrn ordenar por columnas o campos como en el apartado 1 de este procedimiento. Si se borra esta lista de correos, estos desaparecern de sus carpetas originales, vindose afectadas en todas las carpetas que previamente se haban activado para la bsqueda.