Sistemas Administrativos

Sistema Nacional de Archivo

Incineracin de documentos pblicos? Y el AGN?

Ada Mendoza Navarro(*)
nDiCe ReSUmen EjeCUTiVO

1. Introduccin 2. El caso del Poder Judicial 2.1  Eliminacin por incineracin 2.2  La resolucin de autorizacin no procede del AGN 3. Competencia del Archivo General de la Nacin en la autorizacin de eliminacin de documentos 4. Cmo reconocemos un documento de archivo? Cmo se procede a la eliminacin de los documentos innecesarios? 4.1  El volumen documental y la eliminacin de documentos de archivo 4.2  Procedimiento legal para obtener la autorizacin de eliminacin 4.3  Razones para no considerar eliminacin de documentos por incineracin 5. Conclusiones

El presente artculo, trata el tema de la incineracin de documentos pblicos, incidiendo, principalmente en el respectivo procedimiento legalmente establecido para solicitar la respectiva eliminacin, salvaguardando la conservacin de los documentos ms importantes de las organizaciones pblicas.

1. InTRODUCCin La eliminacin de los documentos considerados innecesarios, es una de las funciones en las que el Archivo General de la Nacin (AGN) a partir de la dacin del Decreto Ley 19414 de Conservacin e incremento del Patrimonio Documental de la Nacin, debe poner especial atencin. Las eliminaciones sin su autorizacin, incumpliendo la normativa vigente, ocasiona la prdida de valiosos documentos del Sector Pblico Nacional, en tanto las decisiones que se toman sin contar con la evaluacin especializada del organismo competente, pone en grave riesgo la conservacin integral del Patrimonio Documental. Solo la participacin del AGN, de acuerdo con la ley, garantiza la acertada toma de decisiones respecto de los documentos que resultan innecesarios para la organizacin solicitante. En esa responsabilidad, el organismo rector del SNA es asistido por la Comisin Tcnica Nacional de Archivos (CTNA), que es el rgano asesor que dictamina la eliminacin de documentos innecesarios.

en el Diario Oficial El Peruano, la Resolucin Administrativa N 029-2012-CE/PJ, cuya sumilla: Establecen disposiciones para la incineracin de Cuadernos de Apelacin sin efecto suspensivo que se encuentren resueltos definitivamente; y, nos llam la atencin por dos razones: 2.1 Eliminacin por incineracin Al respecto, se menciona Establecen disposiciones para la incineracin de Cuadernos de Apelacin, notamos, inmediatamente, una prctica que en Archivstica est vedada hace muchos aos. Antiguamente, las autorizaciones de eliminacin de documentos para impedir el acceso a los documentos que pudieran comprometer la intimidad o privacidad de sus titulares, solo se efectivizaba a travs de la incineracin; sin embargo, en el momento que los factores medioambientales empiezan a preocupar a las sociedades de todo el mundo, est prctica fue dejada de lado, de manera que actualmente, cuando se decide la eliminacin de documentos que merecen protegerse por las razones expuestas lneas arriba, los archivos nacionales del mundo u organismos autorizados por la ley para esa actividad, proceden a su previa trituracin para proseguir luego con las acciones subsiguientes, que por lo general es el reciclaje del los documentos triturados. Esta prctica, para el caso del Per, se realiza en presencia de los funcionarios competentes del AGN y los de la organizacin cuyos documentos fueron autorizados a eliminarse.

(*) Abogada de la Universidad Nacional Mayor de San Marcos, Maestra en Gestin de Polticas y con estudios concluidos de Doctorado por la Universidad Nacional Federico Villareal. Consultora Internacional y miembro del CLAID TEAM, equipo para la difusin del Proyecto INTERPARES-International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems para el Caribe y Amrica Latina (University of British Columbia, Vancouver-Canad). Es autora de libros y artculos publicados en ediciones especializadas nacionales y extranjeras.

En ese contexto, haremos un breve comentario sobre el tema en el que trataremos de puntualizar, sobre todo, en el procedimiento legalmente establecido para solicitar la respectiva eliminacin, salvaguardando la conservacin de los documentos ms importantes de las organizaciones pblicas. 2. EL CaSO DeL PODeR JUDiCiaL No con poco asombro, hemos observado que, el 21 de marzo de 2012, se public

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Con la finalidad de establecer las normas de sancin contempladas en la Ley del SNA y su Reglamento, a ser aplicadas a todas aquellas organizaciones que no cumplen con la normativa del AGN, se aprob el Reglamento de aplicacin de sanciones administrativas por infracciones en contra del Patrimonio Documental Archivstico y Cultural de la Nacin aprobado por Resolucin Jefatural N 076/2008/AGN-J(1). La indicada resolucin en su artculo tercero establece que su cumplimiento es obligatorio a nivel nacional por todas las Entidades a las que se contrae el artculo I del Ttulo Preliminar de la Ley 27444 de Procedimiento Administrativo General. A su turno, la Ley 27444 de Procedimiento Administrativo General, en su Ttulo Preliminar, artculo I.- mbito de aplicacin de la ley, seala que sta es de aplicacin para todas las entidades de la Administracin Pblica, entre otras el Poder Judicial. Por tanto, tambin, le alcanza las disposiciones a que se contrae el Reglamento de Sanciones del AGN; el que, entre sus objetivos, indica que se trata de una herramienta coercitiva para salvaguardar el Patrimonio Documental Archivstico de la Nacin, identificar las infracciones cometidas, establecer el proceso para la imposicin de sanciones y fortalecer el SNA. De acuerdo con lo sealado, en el artculo 11, sobre la eliminacin del Patrimonio Documental Archivstico, agrega, que el incumplimiento de las disposiciones legales es una infraccin muy grave, cuando se realiza una eliminacin, fuera de los casos autorizados por las disposiciones legales o la normatividad respectiva y sin autorizacin previa del AGN.(2) Tratndose de una sancin de carcter administrativo a imponerse por el AGN, en el artculo 24, se menciona que los objetivos de la sancin son: a) Orientar la conducta de las personas naturales, personas jurdicas, funcionarios y servidores pblicos, cuando corresponda, a fin de que cumplan cabalmente con las disposiciones que les sean aplicables. b) Disuadir comportamientos que atenten contra el cumplimiento de obligaciones inherentes a la gestin pblica, las que establecen el Sistema Nacional de Archivos y el Patrimonio Documental Cultural y Archivstico de la Nacin. c) Prever que la comisin de la conducta sancionable no resulte ms ventajosa para el infractor que cumplir las disposiciones infringidas. d) Procurar la reposicin de la situacin alterada, por el propio infractor de ser posible. e) Cumplir con su carcter punitivo. Aunque discrepamos con algunos de los literales enunciados y otros artculos del Reglamento de sanciones, que en su oportunidad expresamos, son parte de la norma y deben cumplirse.(3) Segn el artculo 27, inc. c) del mismo Reglamento, la infraccin muy grave, que sera la de aplicacin para el caso que nos ocupa, establece una multa equivalente de 16 a 50 Unidades impositivas tributarias (UIT), segn la poca de los documentos afectados; cuando se trata de documentos administrativos ascendentes a 16 UIT. 4. CmO ReCOnOCemOS Un DOCUmenTO De aRCHiVO? CmO Se pROCeDe a La eLiminaCin De LOS DOCUmenTOS inneCeSaRiOS? Existen muchas y variadas definiciones de documento de archivo, para Francisco Fuster Ruiz son parte de los procesos y reflejo de las funciones y actividades del hombre y como testimonio de una gestin(4). El D. S. 008-92-JUS, Reglamento de la Ley 25323 del SNA, en su artculo 5, define documento archivstico (que es lo mismo) como: Aquel que contiene una informacin de cualquier fecha, forma o soporte, producido o recibido por una persona natural o jurdica, institucin pblica o privada en el ejercicio de su actividad y cualquier otro que se genere como resultado del avance tecnolgico(5); pero, anotemos los comentarios que sobre el tema hace la archivera espaola con mayor autoridad internacional Antonia Heredia, a saber: Cualquier documento de archivo tiene contenido (accin, tema) y estructura (tipo documental) y adems se le reconoce un contexto (productor, cualquier otro agente, funciones/ actividades).

2.2 La resolucin de autorizacin no procede del AGN Esta fue emitida por el Presidente del Consejo Ejecutivo de Poder Judicial; por lo que, tratndose de un acto administrativo propio y de c o m p e t e n cia del AGN, nos llam la atencin. En nuestra larga experiencia archivstica no habamos visto nada semejante. Al revisar la resolucin, constatamos que el AGN no tena participacin alguna, nos preguntamos inmediatamente: el Poder Judicial es competente para autorizar la eliminacin de documentos? La respuesta inmediata es: NO. 3. COmpeTenCia DeL ARCHiVO GeneRaL De La NaCin en La aUTORiZaCin De eLiminaCin De DOCUmenTOS De acuerdo con el Decreto Ley 19414 de Defensa, Conservacin e Incremento del Patrimonio Documental de la Nacin, que refiere la Resolucin Administrativa del Poder Judicial de nuestro comentario Quinto considerando, en su art.10, establece que los documentos administrativos del Sector Pblico cuya conservacin sea innecesaria, pueden ser eliminados con autorizacin del AGN entindase por documentos administrativos archivsticamente, aquellos que no han adquirido la categora de histricos. El Decreto Supremo 02275-ED, Reglamento del Decreto Ley 19414 en su artculo 24 indica el procedimiento a seguir. Para mayor claridad del procedimiento, en el ao 1986 se expidi la Directiva N 006-86/ AGN-DGAI Eliminacin de documentos innecesarios del Sector Pblico Nacional, que detalla, paso a paso, las acciones que los organismos pblicos deben observar para obtener la autorizacin de eliminacin del AGN que es el nico facultado a decidirla. En el mismo sentido, legisla la Ley 25323 del Sistema Nacional de Archivos (SNA) emitida con posterioridad. En su artculo 5 inc. b) establece como fines del AGN normar y racionalizar la produccin administrativa y eliminacin de documentos, y el Decreto Supremo N 008-92-JUS en su artculo 10, inc. c) seala como una de sus funciones, normar la produccin y eliminacin de documentos. Por lo tanto, todos los organismos que producen documentos pblicos estn obligados a aplicar la normativa sealada, lo que incluye a los poderes del Estado Legislativo, Ejecutivo y Judicial, organismos autnomos, constitucionales, locales, etc. De manera que, ningn organismo pblico puede determinar per se la eliminacin de documentos de archivo sin contar con la autorizacin del AGN, previo dictamen favorable de la CTNA. Una vez autorizada la eliminacin el jefe del AGN emite una resolucin jefatural en ese sentido y notifica al organismo solicitante la referida autorizacin; sin embargo, el organismo no la ejecuta, en tanto es el AGN quien procede a retirar los documentos para efectivizar la medida, habiendo cumplido previamente un brevsimo trmite interno en el que se prevn las condiciones y detalles de la eliminacin.

En el contexto archivstico, documento de archivo y unidad documental se utilizan de forma equivalente. Cualquier documento de archivo est vinculado a un productor y a una funcin/ actividad y a sus procesos.(6)
Segn la definicin de la distinguida archivera, una caracterstica esencial del documento de archivo es haber sido producido en el ejercicio de las funciones de una persona natural o jurdica. Convenimos, entonces, que todo documento que se produce para cumplir con una actividad o acto administrativo o jurdico es un documento de archivo, cualquiera sea su naturaleza, esto incluye a los documentos originales y copias, en soporte de papel o electrnicos y todas las variantes de presentacin de los documentos actualmente. La Corte Superior de Justicia de Lima emiti la Resolucin Administrativa N 35/2011-CED-CSJLI/PJ, en la que se seala el procedimiento para la formacin y tramitacin de los cuadernos de apelacin. Advertimos que estos documentos se producen como resultado de una funcin especfica jurisdiccional con lo que queda demostrada su calidad de documentos de archivo tal como se desprende del concepto lneas arriba consignado. Adems, se menciona que son copias certificadas (copia autntica autorizada por funcionario competente) del

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expediente, total o parcial, lo que no contradice su esencia archivstica. Para nuestra citada autora, Antonia Heredia, la copia autorizada es decir, copia autentificada Es aquella que adems del documento reproducido aade cierta frmula que acredita su contenido como tal y la reviste de fe pblica. Es la reproduccin fiel del original y lo suple(7). En consecuencia, surte los efectos de un original y en muchos casos, cuando por diversas razones los documentos son afectados por siniestros, las copias reemplazan al original con todo el valor legal que les corresponde logrndose la reconstruccin de los expedientes. Es por esta razn que le corresponde al AGN intervenir aun cuando los documentos son copias, adems es un dato que normativamente debe consignarse en el Inventario de eliminacin, en cuyo caso los supervisores hacen una anlisis tcnico para determinar la vigencia de los documentos originales de donde proceden y previa constatacin de stos, pueden recomendar la eliminacin, esta es una tarea tcnica que debe comprobarse y que la CTNA exige para dictaminar la eliminacin. A mayor abundamiento, la Directiva advierte que el Cuaderno de Apelacin debe ser foliado slo en nmeros, se registra en el sistema informtico y, adems, se comunicar al rgano de control las reiteradas deficiencias advertidas en la formacin del cuaderno de apelacin. Por tanto, queda plenamente demostrado que los cuadernos de apelacin en comentario, resultan de un procedimiento administrativo que obedece a determinadas formalidades administrativas e incluso archivsticas. Por tanto, se trata de documentos de archivo y conformantes del SNA que aun siendo administrativos por no haber alcanzado la categora de histricos, pertenecen al patrimonio documental de la Nacin a tenor del artculo 2 del Reglamento del Decreto Ley 19414 que establece que los documentos pblicos no requieren calificacin expresa para integrarlo. En la Resolucin Administrativa en cuestin se menciona que, en el Archivo de la Corte Superior de Justicia, se almacenan dos tipos de expedientes fsicos: a) Expedientes principales, que comprendan todos los expedientes que en original se archivan. b) Cuadernos de apelacin que son copias totales o parciales, de los expedientes principales que se forman para que los rganos judiciales que actan en sede recursiva puedan absolver el grado, cuando las apelaciones se concedan sin efecto suspensivo y sin la calidad de diferida. Por tanto, se produce duplicidad, no obstante, una de las consideraciones que el AGN sostiene para autorizar la eliminacin de documentos en copias, es la verificacin de la existencia de los originales vigentes, sin embargo de ser factible la eliminacin de los Cuadernos de Apelacin, es el AGN el llamado a determinarlo porque este organismo debe calificar: a) el valor de los documentos (temporal o permanente). b) su conservacin innecesaria. Los Cuadernos de Apelacin son producidos en razn del cumplimiento de una funcin especfica y normada por la Directiva aprobada para tal fin, que necesariamente se deben preparar para cumplir con el acto jurdico correspondiente, en consecuencia una vez ms est probada su calidad de documento de archivo cuya eliminacin solo puede ser autorizada y ejecutada por el AGN. 4.1 El volumen documental y la eliminacin de documentos de archivo Vistos los Considerandos de la Resolucin Administrativa del Poder Judicial, que autoriza la incineracin de documentos, encontramos que los Cuadernos de Apelacin sin efecto suspensivo se encuentran en el Archivo Central de la Sede Judicial de la Corte Superior de Justicia de Lima. El segundo, considerando seala que se trata de una medida para evitar el colapso del Sistema de Archivos y Almacenamiento de Expedientes de la Corte Superior. Si una de las razones es evitar el colapso se tendra que eliminar una gran cantidad de documentos del Poder Judicial, lo que sera catastrfico. Esta razn carece de sustento legal y archivstico. Ntese que los documentos son parte del acervo documental del Archivo Central. Es preciso anotar que los archivos en toda organizacin se forman por documentos originales (recibidos) y copias (documentos emitidos o como comnmente se denomina cargos) que en conjunto forman las series documentales y expedientes. Las razones tcnicas para la eliminacin de documentos corresponden a la funcin archivstica de Valoracin de Documentos normativamente denominada Seleccin Documental(8), para lo cual el AGN cuenta con una normativa vigente y que debe ser escrupulosamente observada por todos los organismos que producen documentos pblicos. Los documentos en mencin son pblicos, por tanto, entran en esta categora, enfatizamos una vez ms que ningn organismo puede eliminar documentos aun cuando se trate de copias, stas se incluyen en el procedimiento legalmente establecido, debido a que el AGN, una vez que se le solicita la eliminacin deber comprobar que efectivamente son copias y que los originales estn conservados como testimonios de derechos y obligaciones mientras se les necesite y ms all sin revisten inters para la historia e investigacin debern ser conservados permanentemente. Es necesario mencionar que el colapso documental del Poder Judicial, debe atenderse a travs de la aplicacin de medidas de valoracin de documen-

tos, lo que implica trabajar las tablas de retencin de documentos judiciales, como se ha hecho en diversas partes del mundo, que conduzca a la aprobacin de su Programa de Control de Documentos(9), para indicar los plazos de retencin de cada una de las series documentales que produce como resultado de sus funciones, de manera que ese denominado colapso no se de, porque se deber conservar solo los documentos de archivo que mantienen su vigencia y son tiles para las acciones jurisdiccionales y administrativas que requiere el Poder Judicial, cuidando de mantener lo estrictamente necesario y proteger los documentos de valor permanente, que aun cuando el AGN no puede transferir por falta de espacio, como se comenta en el Sexto Considerando de la Resolucin Administrativa en mencin, no fundamenta la eliminacin sin la autorizacin del organismo competente que es el AGN. En el segundo prrafo del Stimo Considerando se menciona el artculo 136 del Cdigo Procesal Civil, en el sentido que los expedientes principales son los que se archivan y protegen, mientras que en el artculo 377 del mismo texto normativo se seala que los Cuadernos de Apelacin no gozan de las condiciones y calidades de los expedientes principales porque son copias por lo general certificadas de los expedientes sea en su totalidad o parcialmente. Esta ltima caracterstica complica aun ms la decisin tomada por el Poder Judicial respecto de la eliminacin, debido a que al tratarse una copia certificada tiene la calidad de documento de archivo surtiendo los mismos efectos de los originales. Luego, en el Noveno Considerando y en el Artculo Primero se establecen una serie de condiciones para proceder con la eliminacin y en el artculo segundo se dispone que se formen comisiones para la evaluacin de los cuadernos de apelaciones segn las consideraciones del artculo que le antecede. Esta actividad es, precisamente, la que corresponde a un Comit Evaluador de Documentos que debe ser constituido segn la Directiva N 004-86-AGN-DGAI, Programa de Control para los archivos del Sector Pblico Nacional, donde se establecen los criterios tcnicos para determinar el valor temporal o permanente de los documentos, con la finalidad de elaborar la Tabla de Retencin de Documentos que ser aprobada por el AGN, al trmino de los plazos el CED solicita la eliminacin que ser autorizada y ejecutada por el organismo archivstico en mencin.

4.2 Procedimiento legal para obtener la autorizacin de eliminacin La legislacin anotada lneas arriba, seala la competencia del AGN en la

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de se encuentre. La medida responde a la necesidad de garantizar que los documentos a eliminase sean los autorizados por el AGN, el que ejecuta la eliminacin a travs de una Comisin integrada por sus funcionarios y los representantes de la entidad solicitante, ambos representantes firman las actas respectivas que forman parte del expediente de eliminacin que se conserva en el AGN. 4.3 Razones para no considerar eliminacin de documentos por incineracin La resolucin del Poder Judicial en comentario, decide la eliminacin de los cuadernos de apelacin por incineracin, los que considera innecesarios. Algunos de los motivos por los que se usaba esta modalidad de destruccin de los documentos era para proteger la confidencialidad de los datos que podan poner en riego la privacidad de los titulares de los documentos; luego, se proceda a acudir a un horno o incineradora de documentos, donde los documentos eran consumidos por el fuego. Ms adelante, con los estudios medioambientales que surgieron hace ms de dos dcadas, la destruccin de por el fuego fue desechada por los productos o compuestos qumicos peligrosos que se generan con la combustin o los residuos orgnicos que contaminan el ambiente, tales como: cenizas, gases, y otros elementos txicos, por lo que en los casos necesarios de proteccin de la privacidad de los titulares de los documentos a eliminarse, desde hace poco ms de dos dcadas, el AGN procede a su trituracin para luego comercializarlos. La comercializacin de documentos considerados innecesarios se encuentra prevista en el artculo 39, inc. g) de la Resolucin Ministerial N 197-93-JUS, Reglamento de Organizacin y Funciones del AGN a tenor del cual: son recursos del AGN, entre otros, los provenientes de la comercializacin de documentos considerados innecesarios por los organismos del sector pblico y de las entidades del sector privado en los que el Estado tenga capital accionario". Los documentos a incinerarse por decisin del Poder Judicial, debieron contar con la autorizacin del AGN quien deber aplicar las medias correspondientes a la infraccin cometida, de conformidad con los dispositivos legales administrativos que le confieren competencia respecto de la autorizacin de eliminacin de documentos pblicos.
Saba USTeD QUe:  El artculo 230 del Cdigo Penal TITULO VIII DELITOS CONTRA EL PATRIMONIO CULTURAL CAPITULO UNICO, DELITOS CONTRA LOS BIENES CULTURALES, establece: El que destruye, altera, extrae del pas o comercializa, sin autorizacin, bienes culturales previamente declarados como tales, distintos a los de la poca prehispnica, o no los retorna al pas de conformidad con la autorizacin que le fue concedida, ser reprimido con pena privativa de libertad no menor de dos ni mayor de cinco aos y con noventa a ciento ochenta das-multa. Comprende el patrimonio cultural documental,  los documentos de los archivos pblicos, en concordancia con el Decreto Ley 19414 y su Reglamento el Decreto Supremo 022-75-ED, artculo 2.  El artculo 430 del Cdigo Penal, TITULO XIX DELITOS CONTRA LA FE PUBLICA, CAPITULO I, FALSIFICACION DE DOCUMENTOS EN GENERAL sobre supresin, destruccin u ocultamiento de documentos dispone: El que suprime, destruye u oculta un documento, en todo o en parte de modo que pueda resultar perjuicio para otro, ser reprimido con la pena sealada en los artculos 427 y 428, segn sea el caso. La destruccin de documentos sin autorizacin  del AGN queda comprendida en el referido artculo. En la destruccin de documentos de los archivos pblicos, siempre ser afectada la sociedad en general y el titular del documento en particular.

autorizacin de la eliminacin de documentos. A ese efecto, en el ao 1986 se aprob la Directiva N 006/86-AGNDGAI Normas para la eliminacin de documentos en los archivos administrativos del sector pblico nacional,(10) la norma precisa detalladamente el procedimiento a seguir por cada uno de los componentes del SNA, los archivos del Poder Judicial son parte de ellos, con el objetivo de orientar las acciones archivsticas para la eliminacin de documentos innecesarios, cuya finalidad entre otras es, descongestionar peridicamente los archivos de la Administracin Pblica y aprovechar el espacio fsico y los equipos disponibles en los archivos pblicos. En el Alcance de la Directiva en mencin se precisa que es de aplicacin, entre otras entidades, en las dependencias administrativas de los organismos de los Poderes del Estado, por tanto, afirmamos una vez ms que le es aplicable al Poder Judicial. Estas normas fueron ratificadas por la Quinta Disposicin Transitoria del Decreto Supremo N 008-JUS, Reglamento de la Ley 25323 del SNA, en el sentido de conservar su vigencia despus de aprobada dicha ley en el ao 1991. Podemos indicar, en forma muy breve, el siguiente procedimiento que el Poder Judicial debi seguir: El rgano de Administracin de Archivos [Archivo Central del Poder Judicial] solicitar al AGN la autorizacin para la eliminacin de los documentos al vencimiento de sus plazos de retencin (para ello, el Poder Judicial debe contar con su Tabla de Retencin de Documentos aprobada por el AGN que formular el Comit Evaluador de Documentos, si la entidad solicitante no cuenta con ste, segn la prctica desarrollada por el AGN, que debe constar en las actas de la Comisin Tcnica Nacional de Archivos, como alternativa temporal, se debe constituir un Comit para cumplir con el procedimiento establecido). La solicitud de eliminacin debe ir acompaada de los inventarios de los documentos puestos a consideracin para su eliminacin (la directiva incluye el formato a utilizar) y las muestras documentales. La Direccin Nacional de Archivo Intermedio del AGN informa, previa visita de un supervisor, recomendando la procedencia o no de la solicitud, de ser favorable el pedido va a la CTNA para su dictamen en base al cual el jefe del AGN expide la resolucin jefatural de autorizacin, la que es notificada a la entidad solicitante fijando da y hora para recoger los documentos a eliminarse. Ntese que, aun cuando se autorice la eliminacin, su ejecucin es funcin del AGN, quien retira los documentos del local don-

5. COnCLUSiOneS El Poder Judicial est comprendido en el SNA; por tanto, est sujeto al cumplimiento de toda la normativa que lo sustenta. Los documentos a incinerarse son documentos de archivo que se encuentran en la etapa administrativa de su ciclo vital, al ser copias certificadas surten los efectos de documentos originales. Aun siendo copias sin certificacin o autentificacin, es de aplicacin la normativa del SNA para su tratamiento en el que se comprende la eliminacin de documentos innecesarios.

NOTAS:---------------(1) Reglamento de aplicacin de sanciones administrativas por infracciones en contra del Patrimonio Documental Archivstico y Cultural de la Nacin. http://www.agn.gob.pe/portal/pdf/legislacion/NTSNA/Reglamento.pdf (2) Op. Cit. Reglamento de sanciones. (3) Mendoza Navarro, Ada Luz, - "Alcances para las nuevas disposiciones del Sistema Nacional de Archivos en: Revista Gestin Pblica, Ao 2, nmero 16, noviembre 2008, Centro Peruano de Investigacin y Desarrollo de Proyectos, Estudio Caballero Bustamante, Lima, C1. (4) FUSTER RUIZ, Francisco, Archivo, documento de archivo, necesidad de clarificar los conceptos, http://www.slideshare.net/ veronicaguz22/archivo-documento-dearchivo-necesidad-de-clarificar-los-conceptos (Consulta: 03.05.2012) (5) AGN, Legislacin Archivstica, (1999) Ministerio de Justicia, Lima, Pp. 44 (6) HEREDIA HERRERA, Antonia, (2011) Lenguaje y vocabulario archivsticos, algo ms que un diccionario, Junta de Andaluca, Consejera de Cultura, Sevilla, Pp. 91 (7) Op. Cit. HEREDIA HERRERA, Pp. 77 (8) OP. Cit., AGN, Legislacin Archivstica, Pp. 84 (9) Op. Cit., AGN, Legislacin Archivstica, Pp. 104 (10) Op. Cit. AGN, Legislacin Archivstica, Pp. 120

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