Willkommen............................................................................................................................... 5 Demoversion - Aktivierung........................................................................................................ 5 Copyright.................................................................................................................................... 5 Hinweise zur Schreibweise ........................................................................................................ 6 Hinweise fr Mac-Benutzer ....................................................................................................... 6 Beispiele .....................................................................................................................................

6 Was ist neu? ............................................................................................................................... 7 Einleitung ................................................................................................................................... 8 Kurzeinweisung.......................................................................................................................... 9 Wie knnen Sie mit pdf-Office schnell Formulare erstellen? .......................................... 9 Wie knnen Sie mit pdf-Office schnell Texte erstellen? ............................................... 11 Die Funktionen im Einzelnen................................................................................................... 12 Men-Felder ........................................................................................................... 12 Datei .................................................................................................................. 12 Neu ............................................................................................................................... 12 ffnen........................................................................................................................... 12 Schlieen ...................................................................................................................... 13 Speichern...................................................................................................................... 13 Speichern unter............................................................................................................. 13 Als Pdf speichern... ...................................................................................................... 13 Dokument drucken ....................................................................................................... 13 Zuletzt bearbeitete Formulare ...................................................................................... 13 Beenden........................................................................................................................ 13 Bearbeiten ........................................................................................................... 13 Rckgngig................................................................................................................... 13 Ausschneiden ............................................................................................................... 13 Kopieren ....................................................................................................................... 13 Einfgen ....................................................................................................................... 13 Lschen ........................................................................................................................ 13 Ansicht ............................................................................................................... 14 Lineal............................................................................................................................ 14 Raster............................................................................................................................ 14 Hintergrund Bild .......................................................................................................... 14 Text Editor.................................................................................................................... 14 Bilder............................................................................................................................ 14 Text Zeilen ................................................................................................................... 14 Formular Felder............................................................................................................ 14 Modus Seitenansicht / Modus Layout Ansicht ............................................................ 14 Modus Test................................................................................................................... 14 Vergrssern .................................................................................................................. 14 Verkleinern................................................................................................................... 14 Zoom 100 % ................................................................................................................. 14 Vorschau im Reader ..................................................................................................... 15
Handbuch pdf-Office Seite 2

Dokument ........................................................................................................... 15 Eigenschaften ............................................................................................................... 15 Seite einfgen............................................................................................................... 16 Seite entfernen.............................................................................................................. 16 Seiten sortieren............................................................................................................. 16 Seitengre................................................................................................................... 16 Seitenformat ................................................................................................................. 16 Einfgen ............................................................................................................. 16 Hintergrund Bild .......................................................................................................... 16 Hintergrund entfernen .................................................................................................. 17 Werkzeuge .......................................................................................................... 17 Werkzeugleiste ............................................................................................................. 17 Optionen ....................................................................................................................... 17 Dokument JavaScript ................................................................................................... 18 Bearbeitungsmodi Text Editor, Bilder, Textboxen ...................................................... 18 Formularfelder.............................................................................................................. 18 Hilfe ................................................................................................................... 19 Hilfe Themen................................................................................................................ 19 Software registrieren .................................................................................................... 19 Live Update (www)...................................................................................................... 19 Hersteller ...................................................................................................................... 19 Info ............................................................................................................................... 19 Graphische Auswahlfelder (Icons) in der Kopfzeile................................................................ 20 berblick................................................................................................................ 20 Die Funktionen im Detail ......................................................................................... 20 Dokumentenverwaltung ........................................................................................ 20 Ausschneiden, Kopieren, Einfgen markierter Objekte ............................................ 20 Absatzeigenschaften ............................................................................................. 20 Texteigenschaften ................................................................................................ 20 Seitennavigation .................................................................................................. 21 Einstellung des Zoomfaktors ................................................................................. 21 Graphische Auswahlfelder (Icons) am rechten Seitenrand ...................................................... 21 berblick................................................................................................................ 21 Die Funktionen im Detail ......................................................................................... 22 Auswahl des Bearbeitungsmodus ........................................................................... 22 Text Editor Werkzeug .................................................................................................. 22 Bild Werkzeug.............................................................................................................. 23 Text-Box Werkzeug ..................................................................................................... 23 Formular Werkzeug...................................................................................................... 24 Erweiterte Funktionen fr Formularfeld ...................................................................... 24 Seitenrnder und Einzug ....................................................................................... 24 Ansichtsmodi ...................................................................................................... 24 Formular Felder ................................................................................................... 24 Textfeld ........................................................................................................................ 25
Handbuch pdf-Office Seite 3

Optionsfeld ................................................................................................................... 29 Auswahlfeld ................................................................................................................. 30 Listenfeld...................................................................................................................... 31 Schaltflche .................................................................................................................. 31 Kontrollkstchen .......................................................................................................... 32 Passwort Feld ............................................................................................................... 33 Mehrzeiliges Textfeld .................................................................................................. 33 Allgemeine Eigenschaften............................................................................................ 33 Tipps zum einfacheren Handling ............................................................................................. 35 Verschieben von Objekten .................................................................................... 35 Mehrfachauswahl von Formularfeldern .................................................................. 35 Gleichzeitiges Positionieren und Verschieben mehrerer Felder ................................. 35 Feld Beschreibung im Modus Seitenansicht ............................................................ 35 Feld Beschreibung im Modus Layout ..................................................................... 35 Feld Umrahmungen.............................................................................................. 36 Allgemeine Eigenschaften .................................................................................... 36 Feldposition / Feldgre ....................................................................................... 36 Raster ................................................................................................................. 36 Maeinheiten....................................................................................................... 36 Feldreihenfolge festlegen ...................................................................................... 37 Textbox oder Formularfeld? .................................................................................. 37 Mehrfachauswahl bei berechnenden Feldern ........................................................... 37 Kopieren von Inhalten zwischen Formularen .......................................................... 37 Drag and Drop von Formularen ............................................................................. 38 Optionsfelder um- und neu gruppieren ................................................................... 38 Links in Grafiken und Textboxen .......................................................................... 38 Kopieren von Texten aus anderen Programmen ....................................................... 39 Vorhandene PDF-Dokumente nutzen ..................................................................... 39 Funktionstasten zum schnellen Umschalten ............................................................ 39 Wann welcher Formularfeldtyp?.............................................................................................. 40 Formularfelder vom Typ Textfeld .......................................................................... 40 Formularfelder vom Typ Optionsfeld ..................................................................... 40 Formularfelder vom Typ Auswahlfeld und Listenfeld .............................................. 41 Formularfelder vom Typ Schaltflche .................................................................... 41 Formularfelder vom Typ Kontrollkstchen ............................................................. 42 Formularfelder vom Mehrzeiliges Textfeld ............................................................. 42 Weitere Produkte...................................................................................................................... 43

Handbuch pdf-Office

Seite 4

Willkommen
zu pdf-Office, dem innovativen und intuitiven Werkzeug zur Erstellung von PDF-Formularen und -Dokumenten. Die vorliegenden Seiten sollen Ihnen bei den ersten Schritten und der tglichen Arbeit helfen. Trotz aller Mhe und Sorgfalt sind Fehler in der Dokumentation und in der Software nie ganz auszuschlieen. Fr Hinweise und Anregungen haben wir daher stets ein offenes Ohr. Schadensersatzansprche sind aufgrund der Verwendung der Software ausgeschlossen. Falls Sie Hilfe bentigen, Tipps wnschen oder uns etwas mitteilen wollen, senden Sie uns eine E-Mail: support@pdf-office.com Dies gilt natrlich auch, wenn Sie die Software gerade erst testen. Denn oft fehlt nur eine Kleinigkeit und es geht. pdf-Office ist vollstndig in Java entwickelt und daher auf allen gngigen Plattformen lauffhig. Sie erhalten damit eines der modernsten Werkzeuge, das derzeit am Markt verfgbar ist.

Demoversion - Aktivierung
Die Demo-Version ist in ihrer Funktionalitt eingeschrnkt. Das Programm kann nur Online aktiviert werden. Stellen Sie dazu eine Verbindung zu Ihrem Online-Anbieter her und klicken Sie im Men Hilfe den Eintrag Registrieren an. Sie werden automatisch mit Registrierung verbunden und das Programm wird frei geschaltet ein erneuter Download ist nicht ntig.

Copyright
Alle Markennamen und bezeichnungen sind Eigentum der jeweiligen Hersteller. Copyright by

Universe software gmbh

Deutzer Str. 35 D-41468 Neuss eMail info@pdf-office.com www.pdf-office.com

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Hinweise zur Schreibweise

Folgende Schreibweise wird im Handbuch benutzt: Funktionen und Meldungen werden kursiv und fett geschrieben. Beispiel: Whlen Sie in der Men-Leiste Datei Ende Tastatureingaben werden fett geschrieben. Beispiel: Geben Sie setenv ein.

Tipps zur einfachen Bedienung. Diesen Punkt sollten Sie beachten.

Die in diesem Handbuch abgebildeten Illustrationen beziehen sich, soweit nicht anders vermerkt, auf pdf-Office unter Windows XP.

Hinweise fr Mac-Benutzer
Die im Handbuch abgedruckten Bildschirmmasken knnen teilweise von der Darstellung auf einem MAC abweichen. Die Funktionsweise ist aber immer identisch. An vielen Stellen werden im Programm die rechte Maustaste und die StrgTaste benutzt. Um diese Funktionen auch bei der blichen MAC Ein-TastenMaus zur Verfgung zu stellen, gelten folgende Konventionen: PC ________________ Rechte Maustaste Strg-Taste MAC _________________ Strg + Maustaste Apple-Taste

Beispiele
Im Unterverzeichnis lib im Installationsordner von pdf-Office befinden sich Beispieldateien, die fr Sie hilfreich sein knnen. Schauen Sie sich die Beispiele an und bernehmen Sie die Lsungen, die Sie brauchen. Weitere Hinweise und Lsungsvorschlge finden Sie auch in unserem Forum unter http://shop.pdf-office.com/cgi-bin/forum/board.cgi.

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Seite 6

Was ist neu?

Ab der Version 5.0 knnen Sie vorhandene PDF-Dokumente ins pdf-Office einlesen und als Hintergrund fr die Erstellung eines PDF-Formulars nutzen. Das eigentliche PDF-Dokument knnen Sie nicht editieren. Ferner lassen sich PDF Formulare inklusive der Formularfelder einlesen und bearbeiten. Allerdings geschieht dies ohne mgliche JavaScripts oder Berechnungen. Diese mssen ggf. neu eingegeben werden. Da PDF-Dokumente auf vielfltige Art erzeugt werden knnen, ist nicht immer gewhrleistet, dass ein PDF-Dokument fehlerfrei und vollstndig eingelesen wird. Die Original PDF-Datei bleibt aber immer erhalten. Im Kapitel Vorhandene PDF-Dokumente nutzen ist die Funktionalitt detailliert beschrieben.

Sie knnen mit pdf-Office auch PDF-Dokumente einlesen, die mit einem Hauptkennwort (Masterpassword) geschtzt sind. Allerdings mssen Sie dazu die einschlgigen Copyright-Bestimmungen beachten. Anschlieend knnen Sie ber die Dokumenteigenschaften das Passwort ndern oder ganz entfernen.

Das Handling von eingelesenen Grafiken wurde gendert. Jede eingelesene Grafik bleibt in ihrer Ursprungsqualitt erhalten und kann so jederzeit ohne Qualittseinbue in der Gre gendert werden. Die Originalgrafik wird auch in die PDFDatei eingebunden, sodass auch hier die Ursprungsqualitt erhalten bleibt.

Schaltflchen knnen zum besseren Verstndnis zustzlich zur Beschriftung mit einer Grafik belegt werden.

verbesserte Bildbehandlung (Grafik-Werkzeug) o Grafiken lassen sich nun auch numerisch skalieren (Breite/Hhe) o Platzierung der Grafik ber x/y-Koordinaten (auch ausserhalb der Seitenrnder) o Originalgrsse der Grafik ber Schalter wieder herstellbar (Esc Taste im Layout-Modus) o Grafiken lassen sich nun auch nicht-proportional skalieren (Maussteuerung und Strg.Taste) o Drag and Drop Untersttzung

nderungen von Formularfeldern durch Auswahl aus der Feldliste (TabReihenfolge) mglich

fehlerhafte Formularfelder aus vorhandenen PDF-Dateien werden weitestgehend korrigiert.

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Einleitung
Mit dem Programm pdf-Office knnen Sie sehr einfach Formulare erstellen und zur spteren Verwendung fr den Adobe Reader, den pdf-FormServer etc. bereitstellen. Dazu stellt Ihnen pdf-Office Funktionen zur Definition von Formularfeldern, zur Erstellung von Texten, zum Positionieren von Grafiken etc. zur Verfgung. Zustzlich knnen Sie Vorlagen wie Briefpapier, gescannte Formulare etc. als Hintergrund einblenden und sie mit den Mglichkeiten des pdf-Office in elektronische Formulare umwandeln. Darber hinaus knnen Sie vorhandene PDF-Dokumente ffnen und als Vorlage fr elektronische Formulare nutzen. Ihre Eingaben werden punktgenau abgebildet und gespeichert, so dass Sie Ihre Formulare auch ber eine Druckerei drucken lassen knnen. Selbstverstndlich speichert pdf-Office Ihre Daten nicht nur als PDF-Datei, sondern auch in einem eigenen Format, dem so genannten OFD (Office Formular Daten), das die Weiterverarbeitung, nderung und Ergnzung zulsst. So erzeugen Sie nicht nur ein unvernderbares PDF-Dokument, sondern sichern sich eine ideale Ausgangsbasis um Daten, Formulare, Grafiken etc., spter nochmals editieren zu knnen. Zwei wesentliche Dinge sollten Sie bei der Arbeit mit pdf-Office bercksichtigen: 1. Die Auswahl des Modus Bearbeitung: pdf-Office arbeitet in einer Layer-Struktur. Je nach aktiviertem Modus knnen nur die zugehrigen Objekte ausgewhlt werden. Haben Sie beispielsweise wie links dargestellt den Modus zur Bearbeitung von Formularfeldern aktiviert, knnen auch nur Formularfelder aktiviert werden. Die Schaltflchen Texteditor, Grafiken, Textboxen und Formularfelder finden Sie oben rechts im Men. 2. Die Auswahl des Modus Ansicht: pdf-Office arbeitet entweder im Modus Layout (oberes Icon) oder Modus Seitenansicht (unteres Icon). Je nach aktiviertem Modus werden unterschiedliche Definitionen fr die Felder festgelegt. Achten Sie vor allem bei der Eingabe von Formularfeldern darauf, in welchem Modus Sie sich befinden. Da pdf-Office im Modus Seitenansicht direkt im echten Visualisierungsmodus arbeitet ist es berflssig, zwischenzeitlich Ihre Dokumente in eine PDF-Datei zu konvertieren. Sie knnen direkt am Bildschirm sehen, wie Ihre sptere PDF-Datei aussieht. Darber hinaus haben Sie die Mglichkeit mit Hilfe des Testmodus auch die Funktionalitt Ihres Formulars zu prfen ohne erst ein PDF-Dokument erzeugen zu mssen.

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Kurzeinweisung
Wie knnen Sie mit pdf-Office schnell Formulare erstellen?
Starten Sie zunchst pdf-Office nach der Installation aus Ihrem Startmen heraus. Sie sehen eine Oberflche, die hnlich der Microsoft Word aufgebaut ist. Schritt 1 Whlen Sie aus, ob Sie ein neues Dokument erstellen, ein bestehendes ergnzen oder ein gescanntes Formular als Hintergrund nutzen wollen (Einfgen -> Hintergrundbild).

Schritt 1

Schritt 2 Whlen Sie den Modus Formular Werkzeug.

Schritt 2

Schritt 4

Schritt 3

Schritt 3 Nun mssen Sie sich fr die Art entscheiden: Textfeld, Optionsfeld, Auswahl-Feld, Listen-Feld, Schaltflche, Kontrollkstchen, Passwort-Feld oder mehrzeiliges Textfeld. Positionieren Sie das Feld mit der Maus (Ort, Gre).

Schritt 5

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Schritt 4 Positionieren und ziehen Sie ein Feld mittels gedrckter linker Maustaste auf. Schritt 5 Weisen Sie dem selektierten Feld die Optik zu. Unterstrichen oder umrandet, Hintergrundfarbe, etc. FERTIG!! pdf-Office unterscheidet bei der Eingabe von Formularfeldern zwischen dem Modus Layout und dem Modus Seitenansicht (exakte Wiedergabe der spteren PDF Darstellung). Im Modus Layout knnen nur die Daten eingegeben werden, die fr das Datenhandling wichtig sind (Feldnamen etc.) whrend in der Seitenansicht nur Dinge bercksichtigt werden, die auch spter sichtbar sind (Farben, Hintergrnde, Tooltipps etc.). Selbstverstndlich knnen Sie allen Texten und Formularfeldern eigene Schrifttypen zuweisen (alle, die Sie auf Ihrem Rechner installiert haben) und Positionen und Gren auf dem Blatt punktgenau mittels Angabe der X und Y Koordinaten sowie exakte Breite (B) und Hhe (H) festlegen. Als Einheiten stehen Ihnen neben Punkt auch cm und Inch zur Verfgung. pdf-Office bietet Ihnen fr die besonders schnelle Eingabe von Formularfeldern die (etwas ungewhnliche) Mglichkeit, statt der Besttigung mittels der Enter Taste, dieses auch mit der rechten Maustaste zu tun. So knnen Sie noch schneller und ohne immer zwischen Maus und Tastatur zu wechseln, arbeiten.

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Wie knnen Sie mit pdf-Office schnell Texte erstellen?

Schritt 1 Whlen Sie aus, ob Sie ein neues Dokument erstellen oder ein bestehendes ergnzen wollen. Schritt 2 Whlen Sie den Bearbeitungsmodus Texteditor aus. Schritt 3 Schreiben Sie Ihren Text wie gewohnt.

Schritt 1

Schritt 3

Schritt 2

Nutzen Sie unter dem Menpunkt Ansicht die Funktion Lineal. Die Textseite erhlt dann ein Lineal am oberen Rand, auf dem Sie Tabulatoren mittels Mausklick platzieren knnen. Damit erleichtern Sie sich die Formatierung der Seite: Zum Entfernen eines Tabulators ziehen Sie diesen einfach per Mausklick aus dem Lineal heraus. Mit diesen wenigen Schritten werden Sie bereits 80 % Ihrer Anforderungen an die Arbeit mit PDF-Dokumenten abdecken knnen. Wir wnschen Ihnen viel Spa im Umgang mit pdf-Office.

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Seite 11

Die Funktionen im Einzelnen

Men-Felder

Datei Neu
Anlegen eines neuen Dokumentes. Hierzu wird ein neues, leeres Dokument mit einer Seite geffnet (weitere Seiten in ein bestehendes Dokument fgen Sie mit Dokument / Seite einfgen ein.)

ffnen
Hiermit ffnen Sie eine pdf-Office- oder eine PDF-Datei. ber die Dateiauswahlbox bestimmen Sie den Dateityp und die zu ffnende Datei.

Sie knnen in pdf-Office PDF-Dateien einlesen und weiter verwenden. Zurzeit gelten hierzu aber folgende Einschrnkungen: Es werden keine Funktionalitten oder Informationen bernommen, die mit Formularfeldern zusammen hngen. D. h. Sie knnen ein PDF-Dokument ffnen und quasi als Hintergrund nutzen. Mittels pdf-Office ergnzen Sie dann das PDFDokument mit Formularfeldern etc. und erzeugen so ein vollstndiges PDFFormular. Weitere Hinweise zur Arbeit mit PDF-Dokumenten finden Sie im Kapitel Vorhandene PDF-Dokumente nutzen. Da PDF-Dokumente auf vielfltige Art erzeugt werden knnen, ist nicht immer gewhrleistet, dass ein PDF-Dokument fehlerfrei und vollstndig eingelesen wird. Die Original PDF-Datei bleibt aber immer erhalten, sofern Sie das neue PDF-Dokument unter einem anderen Namen speichern. Sie knnen mit pdf-Office auch PDF-Dokumente einlesen, die mit einem Hauptkennwort (Masterpassword) geschtzt sind. Allerdings mssen Sie dazu die einschlgigen Copyright-Bestimmungen beachten. Sie knnen ber diesen Menpunkt auch mehrere Dokumente ffnen. Fr jedes weitere Dokument wird dann ein neues Bearbeitungsfenster geffnet und Sie knnen Daten zwischen den verschiedenen Dokumenten kopieren. Starten Sie pdf-Office als Programm ein weiteres Mal, dann knnen Sie keine Informationen zwischen den geffneten Programmen kopieren.

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Schlieen
Schliet das geffnete Dokument. Haben Sie mehrere Dokumente geffnet, wird das dazugehrige Bearbeitungsfenster geschlossen.

Speichern
Speichert das geffnete pdf-Office-Formular als ofd-Datei. Haben Sie ein PDF-Dokument geffnet und ergnzt, dann verzweigt pdf-Office zum Menpunkt Speichern unter, damit Sie die das Formular als pdf-Office-Datei speichern knnen.

Speichern unter
Speichert Ihr Dokument / Formular als pdf-Office-Datei unter einem noch zu vergebenen Namen. Haben Sie eine PDF-Datei als Grundlage eingelesen, wird diese innerhalb der pdf-Office-Datei ohne Qualittsverluste gespeichert. D. h. eine Reproduktion der Ursprungsdatei ist jederzeit mglich und weitere Ergnzungen oder nderungen nutzen immer die Ursprungsdatei.

Als Pdf speichern...

Speichert Ihr Dokument als PDF-Datei.

Dokument drucken
Druckt Ihr Dokument / Formular entsprechend des gerade eingestellten Modus (Layout-Ansicht oder Seiten-Ansicht).

Zuletzt bearbeitete Formulare

Es werden die zuletzt bearbeiteten Formulare (max. fnf Stck) angezeigt.

Beenden
Schliet pdf-Office und beendet das Programm.

Bearbeiten Rckgngig
Macht den letzten Schritt rckgngig. Aufgrund der Komplexitt einzelner Arbeitsschritte kann es vorkommen, dass umfangreichere Bearbeitungsschritte hier komplett zurckgenommen werden.

Ausschneiden
Schneidet das zuvor markierte Element aus.

Kopieren
Kopiert das markierte Element.

Einfgen
Fgt das zuvor kopierte / ausgeschnittene Element ein. Wenn Sie ber das Men Datei -> ffnen mehrere Dateien geffnet haben, knnen Sie ber diesen Menpunkt zwischen den einzelnen Formularen Texte, Textboxen, Formularfelder etc. hin und her kopieren.

Lschen
Lscht das markierte Element.

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Ansicht Lineal
Schaltet das Lineal ein, auf dem Sie Tabulatoren setzen knnen. Mit gedrckter Stift-Taste und Mausklick links, ndern Sie die Eigenschaften (linksbndig, rechtsbndig, zentriert und dezimal).

Raster
Aktiviert ein beliebig zu definierendes Raster zur einfacheren Orientierung bzw. zur Positionierung von Textboxen, Formularfeldern und Grafiken. Die Schnittpunkte dienen als Fangpunkte fr die linke obere Ecke bei der Eingabe und beim Verschieben von Objekten. Die Abstnde, die Farbe sowie einen eventuellen Offset legen Sie im Menpunkt Werkzeuge/Optionen fest.

Hintergrund Bild
Zeigt das gewhlte Hintergrundbild an.

Text Editor
Zeigt die eingegebenen Textelemente an.

Bilder
Zeigt die positionierten Bildelemente an.

Text Zeilen
Zeigt die frei positionierten Textelemente an.

Formular Felder
Zeigt die Formularfelder im Modus Seitenansicht an.

Modus Seitenansicht / Modus Layout Ansicht

Hiermit schalten Sie zwischen den beiden Ansichts- und Eingabemodi um.

Modus Test
Aktiviert den Testmodus innerhalb pdf-Office. Hiermit berprfen Sie die Funktionalitt eines Formulars. Dies ist insbesondere hilfreich bei Berechnungen und Eingabeformaten. Die Ansicht und die Funktionalitt des Dokumentes werden nahezu identisch wie spter im Adobe Reader angezeigt (es fehlen lediglich die JacaScript-Funktionen). Zur vollstndigen berprfung des Formulars benutzen Sie bitte den Menpunkt Vorschau im Reader.

Vergrssern
Mit den Tasten Strg + Plus-Zeichen vergrern Sie den Zoom in 20 % Schritten bis maximal 1000 %.

Verkleinern
Mit den Tasten Strg + Minus-Zeichen verringern Sie den Zoom in 20 % Schritten bis minimal 100 %.

Zoom 100 %
Mit den Tasten Strg + # -Zeichen stellen Sie den Zoom wieder auf 100 %.

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Vorschau im Reader
Hiermit wird der Adobe Reader gestartet und das aktuelle pdf-Office Formular als PDF-Formular bergeben. Dadurch haben Sie die schnelle und echte Kontrolle, ob Ihr Formular auch fehlerfrei im Adobe Reader funktioniert. Ziel ist immer der Adobe Reader, damit Sie testen knnen, wie sich das Formular bei einem Anwender, der nur den kostenlosen Adobe Reader hat, verhlt.

Dokument Eigenschaften
In den Dokument Eigenschaften legen sie die allgemeinen Informationen sowie das Aussehen des PDF-Dokuments fest. Wenn Sie ein PDF-Dokument einlesen, werden die Dokumenteigenschaften des PDF-Dokuments bernommen. Im Tab-Fenster Allgemein geben Sie Titel, Thema und Verfasser ein. Weiterhin knnen Sie eine Verschlsselung des Dokuments angeben. In Abhngigkeiten der gewhlten Verschlsselung sind dann Einschrnkungen zur Dokumentennutzung whlbar. Zustzlich knnen Sie Kennwrter (Passwrter) fr das sptere PDF-Formular definieren. Das Benutzerkennwort erlaubt das sptere ffnen des Formulars nur, wenn es beim ffnen des Formulars eingegeben wird. Das Hauptkennwort erlaubt zwar das ffnen des Formulars, schrnkt aber die Bearbeitung ein. Im Tab-Fenster Ansicht knnen Sie Optionen zur Ansichtsteuerung aktivieren. So knnen Sie beispielsweise festlegen, dass das Dokument nur als Seite angezeigt wird und das die Men- und die Werkzeugleiste ausgeblendet wird. Bitte beachten Sie, dass diese Einstellungen vom Acrobat Reader ignoriert werden, wenn das PDF-Formular in einem Browserfenster geffnet wird.

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Seite einfgen
An jeder Stelle des Dokumentes knnen Sie eine neue Seite einfgen auch zwischen bereits bestehenden Seiten. Auf welcher Seite Sie sich befinden sehen Sie oben in der Seitennavigation. Wie viele Seiten das gesamte Dokument besitzt, steht in der Fuzeile. Wenn Sie ein PDF-Dokument eingelesen haben, sind die Funktionen zur Seitennderung deaktiviert.

Seite entfernen
Die aktuelle Seite auf der Sie sich befinden knnen Sie hiermit lschen. Bitte beachten Sie, dass Sie diesen Schritt nicht rckgngig machen knnen!

Seiten sortieren
Um die Seitenreihenfolge zu ndern benutzen Sie einfach diesen Menpunkt. Klicken Sie in der Elementliste die Seite an, die Sie verschieben mchten. Mit den Schaltflchen Nach oben Nach unten verschieben Sie die Seite an die gewnschte Position.

Seitengre
Sie knnen standardisierte Seitengren und eigene Gren definieren. Innerhalb eines Dokumentes knnen Sie fr die einzelnen Seiten auch unterschiedliche Gren festlegen. Die Formate werden korrekt ins PDF-Format bernommen. Das gleiche gilt auch, wenn Sie ein Formular direkt aus pdf-Office drucken. Sie brauchen keine weiteren Einstellungen bei der Druckausgabe bercksichtigen. pdf-Office dreht automatisch die Formulare auf druckbare Seiten.

Seitenformat
Stellen Sie hier Hoch- oder Querformat fr die jeweilige Seite ein. Innerhalb eines Dokumentes knnen Sie beliebig oft die Seitengre und das Format wechseln. Auch hier gilt das bereits unter Seitengre Beschriebene. pdf-Office dreht automatisch die Formate auf druckbare Seiten.

Einfgen Hintergrund Bild

Hiermit knnen Sie ein Hintergrundbild der Formate pnm, gif, fpx, jpg, tif, png und bmp einfgen. Dies knnen beispielsweise Logos vom Geschftspapier oder Formulare sein, die Sie mit Feldern ergnzen und so zu einem elektronisch bearbeitbaren Formular umwandeln. Hintergrundbilder werden immer links oben platziert und, sollten Sie grer als die Seitenbreite sein auf die Seitenbreite skaliert. D. h. Hintergrundbilder die kleiner als die Seite sind, werden links oben platziert und behalten ihre Gre. Hintergrnde die grer sind, werden entsprechend verkleinert. Dies sollten Sie unbedingt beachten, wenn Sie Vorlagen scannen und als Hintergrund benutzen wollen. Stellen Sie, bevor Sie Einfgen / Hintergrund Bild aufrufen, das Blatt auf die richtige Gre ein.

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Es kann vorkommen, dass obwohl die eingescannte Vorlage und die Blattgre identisch sind, Sie beim Einlesen des Hintergrundes nebenstehenden Hinweis erhalten. Dies hngt mit den unterschiedlichen Auflsungsqualitten zusammen. Die Auflsung eines Scanners ist um ein vielfaches hher als die Auflsung des Bildschirmes. Klicken Sie einfach Ja an um den Scan an die Seite anzupassen. Da Sie direkt aus pdf-Office drucken knnen, haben Sie damit eine sehr einfache Mglichkeit Vorlagen in Formulare umzuwandeln, auszufllen und auszudrucken. Vor dem Drucken knnen Sie wahlweise den Hintergrund ausblenden oder eingeblendet lassen. Wenn Sie ihn ausblenden, knnen Sie die Eingaben direkt in das Original Formular drucken.

Hintergrund entfernen
Lscht das Hintergrundbild. Ihre Eingaben die sich darauf bezogen, bleiben natrlich erhalten.

Werkzeuge Werkzeugleiste
Hiermit blenden Sie die Werkzeugleiste an der rechten Seite ein und aus. In der Werkzeugleiste knnen Sie schnell und einfach die Eigenschaften der Formularfelder festlegen.

Optionen
Optionen fr die allgemeinen Einstellungen des Dokumentes, wie den Speicherpfad Ihrer *.ofd Dateien (also Dateien, die Sie mit pdf-Office erstellen und speichern), den zustzlichen Speicherpfad fr *.PDF-Dokumente sowie die Einstellung der Maeinheit (Inch, Punkt oder Zentimeter), und des Hintergrund-Rasters, mit dem Sie Hilfslinien zur einfacheren Positionierung von Formularfeldern etc. einblenden.

In X und Y Richtung knnen jeweils 4 Werte eingegeben werden, die die jeweils gewnschte Anordnung als Hilfslinien anzeigen. Die Schnittpunkte der Rasterlinien bilden Fangpunkte bei der Eingabe und dem Verschieben von einzelnen Objekten. Fangpunkt ist immer die linke obere Ecke. Mit Start X: und Y: knnen Sie ein Offset festlegen. Das Offset wird immer von der oberen linken Ecke berechnet. Die Farbe fr das Raster knnen Sie durch das Anklicken der Farbflche neben dem Text Farbe: ndern. Hiermit aktivieren Sie die Text gltten Funktion. Das Schriftbild sieht dann besser aus, dafr nimmt aber die Verarbeitungsgeschwindigkeit ab.

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Dokument JavaScript
Dokument JavaScript ermglicht es Ihnen JavaScript Funktionen global in einem PDF-Formular zu nutzen. Dies ist immer dann von Vorteil, wenn sich JavaScript-Anweisungen wiederholen. Es wird ein separater Text-Editor geffnet, in den Sie die erforderlichen JavaScript Anweisungen eingeben. Eine Syntax- bzw. Funktionsprfung findet hier nicht statt. Dies knnen Sie erst im Adobe Reader berprfen. Mit dem Button Einfgen wird der Text gespeichert (in das sptere PDFFormular) eingefgt. Mit Abbrechen beenden Sie den Editor. Beispiel: Um die Zeit einer Arbeit zu berechnen bentigen Sie den Beginn und das Ende der Arbeitszeit. Diese Berechnung bentigen Sie aber nicht nur in einem Feld, sondern in mehreren. Sie knnten die Berechnung in jedem Feld hinterlegen. Im Falle einer nderung mssten Sie dann aber alle Felder bearbeiten. Einfacher ist es daher die Berechnung als Funktion im Dokument JavaScript zu definieren und aus den FormularFeldern mit Parametern aufzurufen. Ein weiterer Vorteil ist die Reduzierung der Dateigre. Im links abgebildeten Beispiel sehen Sie eine komplexe Funktion zur Berechnung und Eingabesteuerung von Zeitangaben. Wenn diese Berechnung in jedem Feld hinterlegt wrde, wird das PDF-Formular unntig aufgeblht.

Bearbeitungsmodi Text Editor, Bilder, Textboxen

Hier stellen Sie den jeweiligen Bearbeitungsmodus ein. Diese Einstellung ist gleichbedeutend mit der Direktauswahl ber die Icon. Text Editor, Bilder, Text Boxen, Formular Felder

Formularfelder
Der Menpunkt Formular Felder ffnet ein weiteres Untermen, indem Sie den Bearbeitungsmodus Formularwerkzeug aktivieren und die Tab-Reihenfolge festlegen knnen. Die Tab-Reihenfolge ist wichtig zur spteren korrekten Abarbeitung der Formularfelder. Soll beispielsweise eine Summe berechnet werden, zu mssen zu erst die Eingabefelder angesprungen werden und erst zum Schluss das Summen-Ergebnisfeld.

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Hilfe Hilfe Themen

Unter dem Menpunkt Hilfe Themen finden Sie Ihr Online-Handbuch mit allen wichtigen Informationen zum Handling von pdf-Office.

Software registrieren
Sie knnen pdf-Office nur ber die Online Aktivierung freischalten. Bitte geben Sie in das Aktivierungsfenster Ihre E-Mailadresse und Ihr Passwort ein, dass Sie beim Kauf des Programms verwendet haben. Falls Sie Internetzugang einen Proxy-Server benutzt, knnen Sie die notwendigen Parameter durch das Anklicken des Feldes Proxy-Server eingeben.

Live Update (www)

pdf-Office prft ob auf dem Programm-Server eine neue Version vorliegt. Falls dies der Fall ist, knnen Sie einen automatischen Download und Update starten. Dabei werden nur die notwendigen Dateien herunter geladen. Dadurch ist das Live Update sehr schnell. Die Live Update Funktion steht nur in der pdf-OfficeProfessional Version zur Verfgung.

Hersteller
Mit dem Hersteller-Link kommen Sie schnell auf die Homepage der UNIVERSE Software GmbH.

Info
Unter dem Punkt Info finden Sie Informationen ber die aktuell installierte Versionsnummer von pdf-Office sowie Informationen zur Registrierung.

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Seite 19

Graphische Auswahlfelder (Icons) in der Kopfzeile

berblick Die Funktionen im Detail
Dokumentenverwaltung
Erstellen eines neuen Dokuments. ffnen eines bestehenden Dokuments. Speichert Ihre Eingaben unter dem voreingestellten Dateinamen als weiterbearbeitbare / wieder einlesbare OFD-Datei. Speichert die aktuelle Datei als PDF-Dokument.

Ausschneiden, Kopieren, Einfgen markierter Objekte

Ausschneiden eines mit der Maus markierten Feldes / Textes / Bildes. Kopieren eines mit der Maus markierten Feldes / Textes / Bildes. Einfgen eines zuvor kopierten Feldes / Textes / Bildes.

Absatzeigenschaften
Linksbndige Textanordnung. Zentrierte Textanordnung. Rechtsbndige Textanordnung. Blocksatz (steht nur im Modus Texteditor zu Verfgung).

Texteigenschaften
Pulldown-Men zur Eingabe des Schrifttyps . Pulldown-Men zur Eingabe der Textgre. Auswahl der Textfarbe. Es ffnet sich ein Farbauswahlfenster aus dem Sie nach verschiedenen Methoden die gewnschte Textfarbe festlegen. Auswahl der Hintergrundfarbe (nur aktiviert, wenn eine Hintergrundfarbe mglich ist). Wie bei der Textfarbe legen Sie auch hier die Farbe in der Farbauswahlbox fest. Text in Fettschrift. Text kursiv. Text unterstreichen (abhngig ob im Acrobat Reader darstellbar).

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Seite 20

Seitennavigation
Eine Seite zurckblttern. Aktuelle Seitenzahl, durch die Eingabe einer Seitenzahl knnen Sie direkt zu dieser Seite wechseln. Eine Seite weiterblttern.

Einstellung des Zoomfaktors

Aktuellen Zoomfaktor um 20 % verringern (kleinster Wert 100 %). Editierbares Pulldown-Men mit festen Zoomfaktoren. Sie knnen aber jeden beliebigen Zoomfaktor eingeben. Auch kleiner 100 %. Aktuellen Zoomfaktor um 20 % erhhen (grter Wert 1000 %).

Graphische Auswahlfelder (Icons) am rechten Seitenrand

berblick
Die Werkzeugleiste stellt Ihnen smtliche Funktionen fr eine schnelle und professionelle Seitengestaltung mit Formular-Feld-Definitionen zur Verfgung. Hier schalten Sie den gewnschten Bearbeitungsmodus ein und pdf-Office aktiviert bzw. deaktiviert die mglichen Einstellungsparameter. Bewusst haben wir hier auch die Mglichkeit einer punktgenauen Eingabe geschaffen, damit Sie ihre Dokumente so korrekt wie eben mglich gestalten und an eventuelle Formulare anpassen knnen. Selbstverstndlich knnen Sie Ihre Eingaben auch freihndig und nach Augenma ttigen. Achten Sie bitte auf die unterschiedlichen Ansichtsmodi. Je nach eingestelltem Modus (Layout Ansicht / Seitenansicht) knnen Sie Werte festlegen oder auch nicht. Sollte einmal eine Eingabe nicht zu dem von Ihnen gewnschten Ergebnis fhren, berprfen Sie zunchst den eingestellten Modus. Zwischen den beiden Modi knnen Sie auch schnell ber die Tastatur hinund herschalten. F11 = Layout Ansicht; F12 = Seitenansicht.

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Die Funktionen im Detail

Auswahl des Bearbeitungsmodus Text Editor Werkzeug
Start des Texteditors. ber Tastatur mit F5. Im Modus Texteditor knnen Sie sehr einfach lngere Texte mit allen Textauszeichnungen wie Schriftart, -typ, -farbe etc. erstellen. Zustzlich haben Sie die Mglichkeit mit der Absatzausrichtung (links, rechts, zentriert und Blocksatz) und den Absatzeinzgen den Text zu gestalten. Allerdings eignet sich dieser Modus nicht in Kombination mit vielen Formularfeldern. Die einzelnen Textzeilen lassen sich nicht immer so punkt genau platzieren, wie es eigentlich notwendig ist. Sollten Sie viele Formularfelder auf einer Seite haben, dann sollten Sie eventuellen Text besser in Textboxen platzieren. Haben Sie allerdings eine Seite in der nur Text vorkommt, beispielsweise bei Geschftsbedingungen, dann sind Sie mit dem Texteditor viel schneller. Vorhandene Texte knnen Sie sehr schnell, incl. Formatierung aus anderen Programmen wie Word bernehmen. Dazu ffnen Sie das entsprechende Programm, markieren den gewnschten Bereich und kopieren ihn in die Zwischenablage. Anschlieend whlen Sie im pdf-Office den BearbeitungsModus Texteditor und fgen den Text ber das Kontextmen (rechte Maustaste) oder das Men Bearbeiten ein. Bitte beachten Sie, dass nur der Text kopiert wird, Bilder, Tabellen etc. werden nicht kopiert. Auf dieselbe Weise lassen sich auch lngere Texte zwischen Formularen kopieren. Mit dem Texteditor knnen Sie auch negative Einzge erstellen, z. B. fr 1., 2. usw. Schreiben Sie dazu zunchst Ihren Text und definieren einen linken Einzug, z. B. 15 Punkt. Dann geben Sie den gewnschten negativen Einzug fr die erste Zeile ein, z. B. -15 Punkt. Bitte denken Sie daran, alle Ihre Eingaben mit der Enter-Taste zu besttigen.

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Bild Werkzeug
Werkzeug zur Positionierung von Grafiken. ber Tastatur mit F6. Diese Funktion ffnet die Dateiauswahlbox, um externe Grafiken einzulesen. Die eingelesene Grafik wird auf die Gre skaliert, die Sie mit der Grafikbox vorgegeben haben, dabei bleiben die Proportionen erhalten. Eingelesene Grafiken bleiben in Ihrer Ursprungsqualitt erhalten und Sie knnen ohne Qualittsverluste proportional skalieren, in dem Sie die Grafik im Layout-Modus an den Anfasspunkten in die gewnschte Gre ziehen. Die Ursprungsqualitt bleibt auch in der PDF-Datei erhalten. Weiterhin haben Sie die Mglichkeit einen Link mit der Grafik zu verbinden. Markieren Sie dazu die Grafik und geben den vollstndigen Link in das Feld Beschreibung ein (Bild links). Besttigen Sie Ihre Eingabe mit der Enter-Taste. Der Link muss entweder mit http oder ftp beginnen. Im Reader wird der Link dann wie im rechten Bild angezeigt.

Text-Box Werkzeug
Werkzeug zur Positionierung freier Text Boxen. ber Tastatur mit F7. Text Boxen knnen beliebig positioniert werden. Es handelt sich dabei nicht um Formularfelder, sondern um Textboxen, die im PDF-Dokument nicht editiert werden knnen. Ziehen Sie einfach mit der linken Maustaste die Box bis zur bentigten Gre auf. ber die Optionsfelder am rechten Rand knnen Sie die Hintergrundfarbe, den Rahmen, die exakte Lage etc. festlegen. Textboxen dienen hufig als Erluterungstexte fr Formularfelder. Sie knnten diese Erluterungen auch in ein Formularfeld vom Typ Text schreiben, aber zum einen wrden Sie Ihr Formular unntig vergrern und zum anderen mssten Sie sicher stellen, dass das Formularfeld nicht gendert werden kann. Sehen Sie sich zum Aufbau eines Formulars auch das Beispiel Bestellung, das im Installationsverzeichnis von pdf-Office liegt, an. Textboxen knnen ein- oder mehrzeilig sein. Eine Textbox ist zunchst immer einzeilig und der darin enthaltene Text wird mittig ausgerichtet. Die Textbox wird automatisch mehrzeilig, wenn Sie mit der Enter-Taste eine weitere Zeile einfgen. Der Text wird dann links oben in der Textbox ausgerichtet und automatisch umgebrochen.

Sie knnen die mehrzeilige Textbox auch wieder in eine einzeilige ndern. Sobald das letzte Enter (Return) Zeichen aus dem Text entfernt ist, wird der Text wieder einzeilig dargestellt. Beachten Sie bitte, dass die Textbox nicht automatisch in der Gre angepasst wird. Text der zu lang ist, wird einfach abgeschnitten.
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Weiterhin haben Sie die Mglichkeit einen Link mit der Textbox zu verbinden. Markieren Sie die Textbox und geben Sie den vollstndigen Link in das Feld Beschreibung ein (Bild links). Besttigen Sie Ihre Eingabe mit der Enter-Taste. Der Link muss entweder mit http oder ftp beginnen. Im Reader wird der Link dann wie im rechten Bild dargestellt.

Formular Werkzeug
Aktiviert die Eingabe von Formularfeldern. ber Tastatur mit F8. Eine genaue Beschreibung der Funktionen folgt im Kapitel Formular Felder.

Erweiterte Funktionen fr Formularfeld

Mit diesem Menpunkt ffnen Sie die Box Optionen, in der Sie weitere Formatierungen und Berechnungsregeln festlegen knnen.

Seitenrnder und Einzug

pdf-Office unterscheidet zwischen Seitenrndern und Einzug, da z.B. Seitenrnder den bedruckbaren Bereich darstellen knnten, die Einzge aber den Textbeginn. Insofern definieren Sie mit den Seitenrndern den Bereich auf Ihrer Seite, der berhaupt nutzbar sein soll, die Einzge verhalten sich relativ zu diesen Werten. Beispiel: Geben Sie als linken Seitenrand 0,882 cm ein und als Einzug 2 cm, so ist zwar Ihr Dokument ab 0,882 cm nutzbar, doch beginnt der Text erst ab 2.882 cm. Der Bereich Seitenrnder lsst sich ein- und ausklappen. Klicken Sie dazu das Icon rechts neben der Beschriftung an.

Ansichtsmodi
Schaltet pdf-Office in den Modus Layout. In diesem Modus werden alle Informationen eingegeben, die spter fr die Verwaltung der Felder relevant sind. Tastatur F11. Schaltet pdf-Office in den Modus Seitenansicht. In diesem Modus werden alle Informationen eingegeben, die spter fr den Anwender sichtbar sein sollen. Tastatur F12.

Formular Felder
Formularfelder sind der wichtigste Teil eines PDF-Formulars. Sie stellen umfangreiche Funktionen zur Steuerung von Formularen zur Verfgung. Im Gegensatz zur Textbox, kann beispielsweise in ein Formularfeld der Nutzer des Formulars etwas eingeben oder bei Optionsfeldern eine Auswahl treffen. Darber hinaus knnen Formularfelder als so genannte Formulardaten ausgewertet werden. Sie sollten daher Formularfelder nur erstellen, wenn sie tatschlich bentigt werden. Fr Texte, Beschreibungen, Rahmen etc. verwenden Sie bitte den Texteditor oder Textboxen.

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Achten Sie beim Erstellen von Formular Feldern darauf, in welchem Modus Sie sich befinden. Im Layout Modus knnen Sie dem Formularfeld einen Namen vergeben (Bild unten links), schalten Sie in den Modus Seitenansicht, so schaltet dieses Eingabefeld auf den Beschreibungstext (Tooltipp) um (Bild unten rechts).

. Jedes Formularfeld hat einen eindeutigen Namen. pdf-Office schlgt Ihnen automatisch einen Namen vor. Sie knnen selbstverstndlich auch eigene Feldnamen verwenden. Dann prft pdf-Office ob dieser Name bereits auf der Seite benutzt wurde, wenn ja mssen Sie einen anderen Namen verwenden. Es gibt allerdings zwei Ausnahmen: 1. Ein Feldname wird auf verschiedenen Seiten benutzt. Es handelt sich dabei um ein so genanntes Durchschreibefeld. D. h. wenn Sie etwas in das erste Feld eingeben, erscheint die Eingabe auf den anderen Seiten ebenfalls. Hilfreich z. B. fr eine Auftragsnummer die auf der ersten Seite eingegeben wird und dann automatisch auf den Folgeseiten erscheint. 2. Bei Optionsfeldern wird fr alle zusammengehrenden Felder immer der gleiche Feldname benutzt. Nur so lsst sich feststellen welche Optionsfelder sich beim Anklicken gegenseitig ausschalten mssen.

Textfeld
Ein Textfeld ist ein Eingabefeld, in das der Nutzer des Formulars beliebige Eingaben ttigen kann. Durch Formatvorgaben knnen aber bestimmte Eingabewerte, wie Zahlen, Datum etc. erzwungen werden. Zustzlich knnen mit Textfeldern Berechnungen, wie Summenbildung etc. durchgefhrt und JavaScript zur Steuerung von Ablufen hinterlegt werden. Ziehen Sie einfach mit gedrckter linker Maustaste im Layout-Modus ein Textfeld in der gewnschten Gre auf, besttigen Sie den Feldnamen-Vorschlag des Systems oder whlen Sie einen eigenen. Sollte das Feld noch nicht die exakte Gre / Position besitzen, knnen Sie diese leicht mittels der Eingabe eines X und Y Wertes fr die Position sowie die B und H Werte fr Breite und Hhe bestimmen. Zur Eingabe mehrerer identisch groer Textfelder, geben Sie das erste Feld wie gewohnt ein. Anschlieend drcken Sie die Shift-Taste und klicken mit der Maus an die Stelle, wo das nchste identisch groe Feld platziert werden soll. Schon erscheint Ihr neues Feld. Wie das Textfeld angezeigt werden soll, bestimmen Sie im Modus Seitenansicht. Sie knnen bestimmen, ob das Feld eine Hintergrundfarbe haben soll und wenn ja welche dies gilt auch fr alle anderen noch nachfolgend beschriebenen Formularfelder. Zustzlich knnen Sie im Feld Beschreibung einen Tooltipp eingeben, der erscheint, sobald der Anwender mit der Maus ber das Feld fhrt. Darber hinaus knnen Sie fr jedes Feld eine Umrahmung definieren und eine spezielle Farbe und Strichstrke diesem Rahmen zuweisen.

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Auerdem haben Sie die Mglichkeit, bei den einfachen Rahmentypen (durchgezogen und gestrichelt) ber das Kontextmen (mit der rechten Maus auf das Feld klicken) Rahmen Optionen einzelne Rahmenlinien ein- und auszuschalten. Die Rahmenoptionen sind abhngig vom Formularfeldtyp und vom Rahmentyp. Nur wenn die Rahmenlinien gendert werden knnen, ist das Kontextmen aktiv. In der Optionsbox schalten Sie die einzelnen Linien. Hellblaues Icon bedeutet Linie sichtbar, hellgraues Icon bedeutet Linie nicht sichtbar. Das linke Bild zeigt die Einstellung oben und unten aus, links und rechts ein. Sie knnen die Box auch offen lassen und nacheinander bzw. bei Mehrfachauswahl gleichzeitig fr mehrere Felder die Rahmeneinstellungen ndern. Zur bernahme reicht ein Klick auf OK. Die Formatierung (Eigenschaften) eines Feldes regeln Sie entweder ber einen Klick auf die erweiterten Optionen fr Formular Felder im Men oder ganz einfach ber das Kontextmen (rechte Maustaste). Wie bei den Rahmen Optionen knnen Sie auch hier durch eine Mehrfachauswahl von Feldern eine gleichzeitige nderung an den ausgewhlten Feldern durchfhren. Die Optionsbox stellt Ihnen drei Tabs zur Verfgung, ber die Sie die Eigenschaften des Feldes / der Felder festlegen. In Abhngigkeit der gewhlten Kategorie ergeben sich dann weitere Optionen auf den einzelnen Tab. Die Auswirkungen einer Formatierung knnen Sie mittels bernehmen sofort ansehen. Komplexere Festlegungen wie Validierung und Berechnung knnen Sie mit dem Testmodus (Taste F9) sehr einfach prfen. Sie brauchen dazu das Formular nicht zu speichern. Nur wenn Sie JavaScript verwenden mssen Sie die Datei im pdf-Format speichern und im Acrobat Reader aufrufen. Zurck bernimmt die zuletzt gewhlten Einstellungen des Feldes. So knnen Sie schnell Einstellungen rckgngig machen.

Im Modus Seitenansicht knnen Sie direkt einen Text oder eine Zahl in das Feld schreiben, als Hilfestellung oder Zusatzinfo fr den Anwender. Sobald der Anwender spter eine Eingabe in dieses Feld ttigt, verschwindet dieser Zusatztext.

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Das Tab-Feld Validierung (Prfung) gibt Ihnen die Mglichkeit die Eingaben eines Benutzers zu prfen bzw. die Eingaben zu beschrnken. Angenommen Sie erstellen ein Bestellformular mit Staffelpreisen die abhngig von der Bestellmenge sind. Dann knnen Sie mit der Festlegung von Ober- und Untergrenzen prfen, ob die Bestellmenge auch zum gewhlten Preis passt. Beim Benutzerdefiniertem Validierungsscript knnen Sie alle Mglichkeiten des Adobe JavaScripts nutzen. Innerhalb von pdf-Office werden Scripts nicht benutzt. Im Testmodus knnen Sie daher Ihre Scripts nicht testen. Benutzerdefinierte Validierungsscripts (und Benutzerdefinierte Berechnungsscripts) sind in allen Format Kategorien mglich. So knnen Sie auch in einfachen Textfeldern JavaScript Funktionen nutzen. Eine weitere Mglichkeit mit Textfeldern zu arbeiten, sind Berechnungen. Dazu aktivieren Sie ber das Kontextmen den Punkt Optionen und klicken auf den Reiter Berechnungen. Zur besseren Orientierung wird Ihnen der Feldname in der Zeile Wert von Feld . angezeigt. Die Voreinstellung fr die Felder ist wird nicht berechnet. Einfache Berechnungen knnen Sie mit der nchsten Option durchfhren. Es stehen Ihnen hierzu die Standardfunktionen fr Summe, Produkt, Durchschnitt, Minimum und Maximum zur Verfgung. Zur Vorgehensweise sehen Sie sich folgendes Beispiel an. In einer Rechnung sollen aus der bestellten Menge und dem Einheitspreis der Gesamtpreis eines Artikels berechnet werden. Um die Berechnung zu definieren, wird das Feld in dem das Ergebnis stehen soll, markiert. Anschlieend wird die bentigte Funktion ausgewhlt (in diesem Fall Produkt).

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Im nchsten Schritt werden die bentigten Felder ausgewhlt. Dazu klicken Sie die Felder mit gedrckter Strg und linker Maustaste an. Das Ergebnisfeld wird jetzt grn markiert und die ausgewhlten Felder rot. Im Blatt Berechnung werden die gewhlten Felder eingetragen. Im Beispiel bedeutet also: In das Feld Order.Price.0 soll das Produkt der Felder Order.Menge.0 und Order.EP.0 eingetragen werden. Um die Mehrwertsteuer zu berechnen, wird ein Zwischenergebnis bentigt. Dieses Feld soll aber nicht in der Rechnung angezeigt werden. Darum wird fr den nchsten Berechnungsschritt ein kleiner Trick benutzt und zwar ein fr den Anwender unsichtbares Feld, in das nur das Ergebnis zwischengespeichert wird. Dazu werden die Allgemeinen Eigenschaften des Feldes wie links abgebildet, gesetzt. Im Feld selber wird die Summe der Felder Order.Price.1 bis Order.Price.4 berechnet. Auf diese Weise erhalten Sie ein Zwischenergebnis, das nun mit dem Mehrwertsteuersatz multipliziert werden kann. Die Summe der Mehrwertsteuer plus Zwischenergebnis ergibt dann den BruttoRechnungsbetrag. Fertig ist die Rechnung! Die weitere Option Benutzerdefiniertes Script richtet sich an erfahrene Benutzer, die sich bereits mit Java Script Programmierung auskennen. Die Verarbeitungsregeln richten sich nach den Mglichkeiten die der Adobe Reader letztendlich verarbeiten kann. Aufgrund der Komplexitt dieses Themas wird hier auf eine weitere Erluterung verzichtet. Falls Sie Fragen zu diesem Thema haben, wenden Sie sich bitte an unseren Support: support@pdf-office.com

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Optionsfeld
Optionsfelder dienen zur Abfrage eindeutiger und ausschlielicher Angaben. Mehrfachantworten sind hier nicht gewnscht; typische Ja / Nein Antworten. Beispiel: Welche schulische Laufbahn haben Sie absolviert? Geben Sie hier mehrere Antworten zur Auswahl, kann nur eine zutreffend sein. Zur Eingabe dieser Optionsfelder gehen Sie wie gewohnt vor: Whlen Sie den Bearbeitungsmodus Formularfelder. Anschlieend whlen Sie Optionsfelder aus und positionieren das erste Feld mittels der Maus oder den konkreten X und Y Werten. Gleiches gilt fr die Gre der Felder. Als Standard werden Optionsfelder als kreisrunde Felder dargestellt, da dies den allgemeinen Vorgaben entspricht. Sofern Sie eine andere Darstellungsform wnschen, wechseln Sie in die Seitenansicht, markieren das Feld und drcken die rechte Maustaste. Nun knnen Sie den Feldern auch andere Darstellungsformen zuweisen. Um eine zusammenhngende Gruppe von Optionsfeldern zu definieren, kopieren Sie das erste Feld und fgen eine Kopie beliebig oft ein. pdf-Office platziert diese dann direkt unterhalb des ersten Feldes. Um eine zusammenhngende Gruppe von Optionsfeldern zu kopieren, markieren Sie die ursprngliche Gruppe im Layout Modus (dazu halten Sie die Strg-Taste gedrckt und ziehen mit der linken Maustaste eine Auswahlbox auf. Wollen Sie nur mehrere bestimmte Felder markieren, halten Sie ebenfalls die Strg-Taste gedrckt und klicken Sie die gewnschten Felder mit der linken Maustaste an). Anschlieend kopieren Sie die Auswahl. Nun knnen Sie die Gruppe einfgen. pdf-Office fragt Sie dann, ob Sie eine neue Gruppe erzeugen wollen (Antwort Ja) oder die ganze Gruppe als eine neue zusammenhngende Gruppe duplizieren wollen (Antwort Nein). Sie knnen die Position und die Gre fr alle kopierten Felder sehr schnell ber die X- oder Y-Koordinaten sowie die Werte Breite (B) und Hhe (H) ndern. ACHTUNG! Vergewissern Sie sich bei der Koordinaten Eingabe welchen Wert Sie ndern wollen, denn sonst liegen pltzlich alle Ihre Felder bereinander. Zur Positionierung von Optionsfeldern im Standard-Format, drcken Sie die Shift-Taste bei der Platzierung, pdf-Office setzt dieses Kstchen dann automatisch auf 12-Punkt Gre nach DIN-Vorgaben und weist den Optionsfeldern als Darstellungsform eine kreisrunde Box zu. So erleichtern Sie sich die Formulargestaltung. Weiterhin haben Sie die Mglichkeit fr jedes Optionsfeld einen Exportwert festzulegen. Markieren Sie dazu das entsprechende Optionsfeld und rufen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmen auf. Klicken Sie Exportwert an und geben Sie den gewnschten Exportwert ein. Werden die Formulardaten spter gespeichert, wird der Exportwert des angeklickten Optionsfeldes gesichert. Laut neben stehenden Beispiel also RB1, alle anderen Felder haben den Wert off. Dadurch ist eine eindeutige Auswertung der Formulardaten mglich.
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Sie knnen die Gruppierung von Optionsfeldern im Layoutmodus einfach ndern. Markieren Sie die Optionsfelder, die einer anderen Gruppe angehren sollen und geben Sie den neuen Namen ein.

Auswahlfeld
Ein Auswahlfeld stellt ein Pulldown-Men bereit, um dem Anwender die Mglichkeit zur Auswahl verschiedener Vorgaben zu geben. Per Mausklick aktiviert der Anwender spter dann die Auswahl. Platzieren Sie zunchst im Modus Layout das Auswahl-Feld an der gewnschten Position und vergeben wie gewohnt alle Parameter. Anschlieend schalten Sie in den Modus Seitenansicht. Markieren Sie, wenn ntig das Feld und klicken Sie das Icon Erweiterte Optionen fr Formular Feld an (siehe nebenstehende Abbildung). Mit der rechten Maus-Taste (Kontextmen) schalten Sie direkt in die erweiterten Optionen. ber Elemente bearbeiten gelangen Sie zum Fenster Optionen. Hier definieren Sie alle spter zur Auswahl stehenden Angaben. Das Feld Element beschreibt den Text, den der Anwender auswhlen kann. Das Feld Exportwert beschreibt den dazugehrigen Wert des Feldes, unter dem Sie die vom Anwender gettigte Auswahl spter ggf. elektronisch oder per Datenbank-Anbindung auslesen knnen. Daher ist es wichtig, dass alle Feldnamen eindeutig sind. Beispiel: Fr den Anwender ist die Auswahl ber den Stdtenamen einfacher. Fr sptere Auswertungen sind aber die Exportwerte als Postleitzahlen besser. Mittels Hinzufgen erweitern Sie Ihre Auswahl. Mchten Sie eine Eingabe korrigieren, klicken Sie den gewnschten Wert in der Element Liste an. Korrigieren Sie Ihre Eingaben und klicken ndern an. Bearbeiten mglich bedeutet, dass der Anwender die Auswahl mit individuellen Eingaben berschreiben kann. Element Sortieren ordnet die Auswahlfelder alphanumerisch. Nach oben, nach unten verndert die Position des ausgewhlten Auswahlfeldes in der Liste. Sie knnen auch mit den Werten einer Combo-Box rechnen. Dabei muss der Exportwert gleichbedeutend mit dem Element sein. D. h., mchten Sie mit dem Wert 1,25 rechnen, muss der Exportwert auch 1,25 lauten. Wrden Sie als Exportwert lediglich 1 eingegeben, wrde spter im Acrobat Reader nur mit 1 gerechnet, obwohl Sie scheinbar den Wert 1,25 ausgewhlt haben. Zur Eingabe mehrerer identisch groer Auswahlfelder, geben Sie das erste Feld wie gewohnt ein. Anschlieend drcken Sie die Shift-Taste und klicken mit der Maus an die Stelle, an der das nchste gleich groe Feld platziert werden soll. Schon erscheint Ihr neues Feld.

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Listenfeld
Die Vorgehensweise entspricht der bei der Funktion Auswahl-Feld, nur dass dieses Feld nicht als Pulldown-Men, sondern komplett als Liste dargestellt wird. Formatierungen wie Textart, Hintergrundfarbe fhren Sie genauso wie bei den vorher beschriebenen Feldern durch. Das gilt auch fr die Festlegung der Exportwerte. Mit einem Listen-Feld knnen keine Berechnungen durchgefhrt werden, da List-Felder keine Formateigenschaften haben. Zur Eingabe mehrerer identisch groer Listenfelder, geben Sie das erste Feld wie gewohnt ein. Anschlieend halten Sie die Shift-Taste gedrckt und klicken mit der Maus an die Stelle, wo das nchste identisch groe Feld platziert werden soll. Schon erscheint Ihr neues Feld.

Schaltflche
Mit Hilfe des Formularfeldes Schaltflche knnen Sie eine Funktion festlegen, die ausfhrt wird, wenn der Anwender die Schaltflche angeklickt. Zustzlich knnen Sie eine Grafik fr die Schaltflche auswhlen. Die Feldeigenschaften werden wie gewohnt mit der rechten Maustaste oder dem Menicon Erweiterte Optionen zugewiesen. Um Ihnen das Handling der Schaltflchen zu vereinfachen, gibt es bereits sechs vordefinierte und eine frei definierbare Schaltflche: Aktion Eingabe lschen Alle Formularfeld-Eingaben des Anwenders werden gelscht. Automatisch wird der Ursprungsinhalt der Formularfelder wieder eingefgt. Haben Sie also den Feldern Default Textinformation mitgegeben, werden diese wieder hergestellt. Aktion JavaScript Diese Funktion erlaubt die freie Definition eines Formularfeldes mittels JavaScript. Sofern Sie also im Feld JavaScript Aktion: das entsprechende Script eingeben, werden im Acrobat Reader Ihre Aktionen ausgefhrt, sofern sie zulssig sind. Z.B. knnen Sie hier die Korrektheit der Passwort-Feld-Eingabe berprfen und entsprechende Aktionen auslsen. Aktion Ovis FormServer Die Option Ovis FormServer ffnet zwei Felder. Eines davon (die aktive Schaltflche) knnen Sie als Beschriftung der Funktion nutzen, die andere dient zur Eingabe des Namens, unter dem die Formularinhalte gespeichert werden sollen. Um beispielsweise die fdf-Datei zu speichern, shen die Felder dann so aus: Im Modus Layout Im Modus Seitenansicht

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Diese Speicherfunktion knnen Sie spter im pdf-FormServer weiter nutzen. Hier knnen diese Formulare einfach und schnell geffnet, mit Daten gefllt und gespeichert werden auch ohne pdf-Office. Aktion FDF einlesen Mittels FDF einlesen knnen FDF-Daten aus einer Datei eingelesen werden. Im Textfeld knnen Sie den Pfad und den Namen fr eine FDF-Datei vorbelegen. Ist die Datei vorhanden wird sie beim Anklicken der Schaltflche geladen. Wird die Datei nicht gefunden, wird die Dateiauswahlbox gestartet und der Anwender kann die Datei selbst auswhlen. Lassen Sie das Textfeld ganz leer wird automatisch die Dateiauswahlbox aufgerufen. Aktion Senden Mit dieser Funktion knnen Sie vordefinieren, an welches Verzeichnis die Formulardaten gesandt werden sollen. Es handelt sich hierbei nicht um eine Mailfunktion, sondern um eine submit Funktion, die die Formulardaten auf rein technischer Ebene beispielsweise an einen Server mit der vordefinierten Adresse bergibt. Aktion WWW-Link Hier knnen Sie einen Link auf eine Web-Adresse hinterlegen. Tragen Sie einfach den Link in das Feld ein. Im Modus Seitenansicht knnen Sie zustzlichen einen beliebigen Text, z. B. als Erklrung eingeben. Aktion Programm Mchten Sie ein Programm direkt aus dem pdf-Formular heraus starten, dann nutzen Sie diese Schaltflche. Geben Sie das Programm, evtl. mit komplettem Pfad an. Wie beim WWW-Link knnen Sie auch hier im Modus Seitenansicht einen beliebigen Text fr diesen Verweis angeben. Die Funktionen der Schaltflche knnen z. Zt. nicht im Testmodus berprft werden. Sie mssen das Formular im pdf-Format speichern und im Reader die Schaltflchen berprfen. Schaltflche mit einem Symbol belegen Sie knnen zum besseren Verstndnis Schaltflchen mit einer Grafik belegen. Dazu whlen Sie ber Symbol auswhlen die gewnschte Grafik aus. Sie wird dann im Vorschaufenster angezeigt. Die Grafik wird beim Einsetzen proportional auf die Schaltflche skaliert und behlt ihre Gre, auch wenn Sie die Schaltflche in der Gre spter ndern. Mit Symbol entfernen entfernen Sie die Grafik wieder. Zustzlich zu der Grafik knnen Sie die Schaltflche auch wie gewohnt beschriften.

Kontrollkstchen
Kontrollkstchen dienen zur Definition von Ja / Nein-Abfragen. Im Gegensatz zum Optionsfeld sind hier aber mehrere Antworten bzw. Angaben mglich. Neben den blichen Formatierungsmglichkeiten wie Farbe etc. gibt es, wie beim Optionsfeld verschiedene Darstellungen der Kontrollkstchen. Um ein Kontrollkstchen zu positionieren, platzieren Sie es einfach mit der Maus an die gewnschte Stelle und bestimmen die Gre des Kstchens. Auch hier ist wieder entweder freie Grenwahl mittels der Maus oder direkt ber die Position X:, Y: sowie Breite B: und Hhe H: mglich. Im Modus

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Seitenansicht knnen Sie wie bei allen anderen Feldern ebenfalls die Rahmen und Hintergrundfarben vergeben. Zur Auswahl der Darstellung des Kontrollkstchens markieren Sie dieses und drcken die rechte Maustaste. Zur Positionierung vieler Kontrollkstchen im Standard-Format, drcken Sie die Shift-Taste whrend der Platzierung. pdf-Office setzt die Kstchen dann automatisch auf 12-Punkt Gre nach DIN-Vorgaben und weist dem Kstchen als Darstellungsform ein Hkchen zu. So erleichtern Sie sich die Formulargestaltung. Genau wie bei den Optionsfeldern knnen Sie auch bei Check-Boxen Exportwerte festlegen. Bei der Speicherung der Formulardaten werden die Exportwerte aller aktivierten Check-Boxen ausgegeben, whrend fr nicht aktivierte der Exportwert off lautet.

Passwort Feld
Ein Passwort Feld ist im Grunde ein normales Textfeld, das lediglich die Eingaben nicht offen darstellt. ber ein JavaScript knnen Sie aber anderen Feldern eine Funktion mit der korrekten Eingabe des Passwortes zuweisen.

Mehrzeiliges Textfeld
Hier handelt es sich um Felder, die dem Anwender umfangreiche Mglichkeiten zur Eingabe eines Textes geben. Sollte die Gre des Textfeldes nicht ausreichen, wird diese automatisch gescrollt. Im Adobe Reader 5.x wird dieser Scrollbar nicht dargestellt, im Adobe 6.x sehr wohl. Bitte beachten Sie, dass lediglich der im Textfeld sichtbare Text auch gedruckt wird. Sollten Sie ein mehrzeiliges Textfeld zur Eingabe nutzen, ist es u. U. sinnvoll die Eingabe zu begrenzen, damit nicht beim Drucken Text abgeschnitten wird. Mit dem Optionsschalter nicht Blttern in den Allgem.. Eigenschaften begrenzen Sie die Eingabemglichkeiten auf die Feldgre. Dies gilt natrlich auch fr die brigen Formular-Feldtypen Zur Eingabe mehrerer identisch groer Textfelder, geben Sie das erste Feld wie gewohnt ein. Anschlieend drcken Sie die Shift-Taste und klicken mit der Maus an die Stelle, wo das nchste identisch groe Feld platziert werden soll. Schon erscheint Ihr neues Feld. Wie bei allen anderen Feldern sind Hintergrundfarbe, Rahmen, Schriftart und -gre etc. beliebig nderbar.

Allgemeine Eigenschaften
Diese Funktionen regeln die sptere Darstellung und das Verhalten Ihrer Formularfelder bei der Eingabe durch die Anwender. Sie knnen Felder als schreibgeschtzt definieren (z.B. Rechenfelder mit Ergebnissen), Zwangseingaben fordern, Felder fr Anwender sichtbar / unsichtbar gestalten und diese zum Druck freigeben oder aber von der Druckfunktion ausnehmen. Die Option nicht blttern verhindert Benutzereingaben ber die Feldgre hinaus. Dies ist wichtig, wenn Formularfeldeingaben auch gedruckt werden. Denn Feldeingaben ber die Feldgre hinaus werden beim Ausdruck abgeschnitten. Die Option Rechtschreibprfung hat nur Auswirkungen im Reader selbst. Wenn Sie dort Texte eingeben, werden Rechtschreibfehler und unbekannte
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Wrter markiert. Mit der max. Textlnge knnen Sie verhindern, dass der eingegebene Text zu lang ist, z. B. bei der Postleitzahl machen mehr als 5 Zeichen keinen Sinn.

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Tipps zum einfacheren Handling

Verschieben von Objekten
Sie knnen Objekte wie Textboxen, Grafiken und Formularfelder einfach mit der Maus verschieben. Fr ein exaktes Verschieben halten Sie entweder die Shift-Taste oder die Alt-Taste gedrckt und bestimmen mit den PfeilTasten in welche Richtung verschoben werden soll. Dabei verschiebt Shift um 10 Punkte und Alt um einen Punkt. Funktioniert auch bei Mehrfachauswahl.

Mehrfachauswahl von Formularfeldern

Um mehrere Felder zu kopieren, zu verschieben oder auszurichten, halten Sie die Strg-Taste gedrckt und markieren dann mit der Maus die gewnschten Felder. Gleiches gilt zum Entmarkieren. Sie knnen bei gedrckter Strg-Taste auch einfach einen Rahmen um die gewnschten Felder ziehen. Alle innerhalb des Rahmens befindlichen Felder werden dann ebenfalls markiert.

Gleichzeitiges Positionieren und Verschieben mehrerer Felder

Haben Sie analog der Vorgehensweise Mehrfachauswahl von Formularfeldern Ihre gewnschten Felder markiert, sehen Sie, dass die markierten Felder farblich hervorgehoben werden. Zum vereinfachten Handling erkennt pdf-Office das erste markierte Feld als Referenzfeld und stellt dieses blau dar. Alle anderen markierten Felder werden rot dargestellt. ndern Sie nun die Gre oder Position des Referenzfeldes, so bernehmen alle anderen Felder ebenfalls diesen Wert. So knnen Sie sehr schnell und einfach mehrere Felder exakt positionieren und ausrichten. Zum einfachen Verschieben aller markierten Felder mit der Maus, klicken Sie einfach in eines der markierten Felder. ndern Sie seine Position, werden alle anderen markierten Felder ebenfalls verschoben. Bitte beachten Sie, dass pdf-Office beim freihndigen Verschieben die von Ihnen voreingestellten Seitenrnder bercksichtigt und daher die Felder nicht ber diese Grenzen hinaus verschiebt.

Feld Beschreibung im Modus Seitenansicht

Der Modus Seitenansicht zeigt alle Informationen, die spter auch auf dem Dokument sichtbar sein sollen. Die Beschreibung, die Sie einem Feld hier zuweisen knnen, erscheint spter als Tooltipp an der Maus, also als kleiner Hilfetext fr den Anwender, wenn er mit der Maus ber das Formularfeld fhrt.

Feld Beschreibung im Modus Layout

Im Gegensatz zum Modus Seitenansicht zeigt der Modus Layout alle Informationen, die spter auf dem Dokument nicht sichtbar, aber fr die Verwaltung der Felder notwendig sind. So z.B. interne Feldnamen, die spter in eine Datenbank ausgelesen werden knnen. Als Standard vergibt das Programm den Namen Feld.1, Feld.2 etc., so dass stets eine eindeutige Zuweisung zu jedem Feld gegeben ist. Kopieren Sie ein Feld und fgen es an anderer Stelle wieder ein, so vergibt das System eine Unternummer, z.B. Feld.1.1, damit Sie bei Nutzung vieler Felder stets den berblick haben und die Zusammenhnge erkennen knnen. Selbstverstndlich knnen Sie diesen Feldnamen ndern oder einen bereits vergebenen Feldnamen manuell eintragen.
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Feld Umrahmungen
Zur Definition der Feldumrahmungen knnen Sie hier zwischen keiner Umrahmung, einfacher Rahmenlinie, vertiefter Umrahmung, Relief Umrahmung (vorstehend), gestrichelter Rahmenlinien und Unterstreichung whlen. Ferner haben Sie die Mglichkeit, die Farbe und Strichstrke der Rahmenlinie zu bestimmen. In Abhngigkeit des Feldes und des Rahmentyps knnen Sie die einzelnen Rahmenlinien (oben, unten, links, rechts) ein- und ausschalten.

Allgemeine Eigenschaften
Diese Funktionen regeln die sptere Darstellung und das Verhalten Ihrer Formularfelder bei der Eingabe durch die Anwender. Sie knnen Felder als schreibgeschtzt definieren (z.B. Rechenfelder mit Ergebnissen), Zwangseingaben fordern, Felder fr Anwender sichtbar / unsichtbar gestalten und diese zum Druck freigeben oder aber von der Druckfunktion ausnehmen. Die Option nicht blttern verhindert Benutzereingaben ber die Feldgre hinaus. Dies ist wichtig, wenn Formularfeldeingaben auch gedruckt werden. Denn Feldeingaben ber die Feldgre hinaus werden beim Ausdruck abgeschnitten. Die Option Rechtschreibprfung hat nur Auswirkungen im Reader selbst. Wenn Sie dort Texte eingeben, werden Rechtschreibfehler und unbekannte Wrter markiert. Mit der max. Textlnge knnen Sie verhindern, dass der eingegebene Text zu lang ist, z. B. bei der Postleitzahl machen mehr als 5 Zeichen keinen Sinn.

Feldposition / Feldgre
Zur verbesserten und exakteren Gestaltung von Formular-Dokumenten, steht Ihnen nicht nur die Funktion einer freien Gestaltung und Positionierung von Texten und Formularfeldern zur Verfgung, Sie knnen diese auch Punkt genau bestimmen, wenn dies erforderlich ist. Dazu geben Sie zur Positionierung eines markierten Feldes die exakten x und y Koordinaten, beginnend vom Seitenrand Ihres Dokumentes an sowie die exakte Breite (B) und Hhe (H) des Feldes.

Raster
Schalten Sie zur Positionierung Ihrer Formularfelder vorher das Hintergrundraster ein (im Dokument einfach rechte Maustaste drcken und Raster whlen). Die Schnittpunkte dienen bei der Eingabe und beim Verschieben als Fangpunkte fr die linke obere Feldecke. Bei einer Mehrfachauswahl wird der Fangmodus abgeschaltet. Die Rasterabstnde legen Sie im Men Werkzeuge / Optionen fest.

Maeinheiten
Sie knnen whrend der Bearbeitung die Maeinheit ndern. Allerdings ist dies nicht zu empfehlen. Die Umrechnung in eine andere Maeinheit fhrt immer zu leichten Ungenauigkeiten. Sie sollten sich daher auf eine Maeinheit festlegen und diese auch durchgngig benutzen.

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Feldreihenfolge festlegen
Bei der Eingabe der Felder kann nicht immer gleich die richtige Reihenfolge der Bearbeitung beachtet werden. pdf-Office bietet daher eine sehr komfortable Mglichkeit die Reihenfolge im Nachhinein festzulegen. Whlen Sie dazu den Menpunkt Werkzeuge / Formular Felder / TabReihenfolge festlegen. In der Element Liste sind alle Felder aufgefhrt. Klicken Sie einen Eintrag an, so wird dass zugehrige Feld markiert. Durch die Schaltflchen Nach Oben und Nach unten legen Sie die gewnschte Reihenfolge fest. Das eigentliche Feld wird natrlich nicht verschoben. Die richtige Feldreihenfolge ist auch fr Berechnungen wichtig, da die Felder gem der Reihenfolge in der Elementliste abgearbeitet werden. Wenn Sie sehr viele Formularfelder haben und schneller die Positionen ndern mchten, halten Sie die Strg-Taste gedrckt. Das Feld springt dann gleich um 10 Felder nach oben bzw. nach unten.

Textbox oder Formularfeld?

Das unten abgebildete Beispiel zeigt sehr schn, wann eine Textbox und wann ein Formularfeld benutzt werden sollte. Die Erluterungen zu den Formularfeldern stehen in Textboxen oberhalb der eigentlichen Formularfelder. So werden Fehleingaben des Benutzers vermieden - denn in Textboxen kann nichts eingegeben werden - und die sptere Verarbeitung der Formulardaten ist eindeutig.

Mehrfachauswahl bei berechnenden Feldern

Wenn Sie mehrere Werte, z. B. fr eine Summenbildung markieren wollen, so knnen Sie jeden Wert einzeln anklicken. Einfacher geht es mit der Mehrfachauswahl. Markieren Sie das Feld aus in dem das Ergebnis stehen soll und whlen Sie die gewnschte Operation. Dann ziehen Sie mit gedrckter Strg-Taste und linker Maustaste einen Rahmen um die bentigten Felder. Haben Sie alle Felder markiert, klicken Sie noch einmal mit der linken Maustaste ins Ergebnisfeld. Jetzt werden alle Felder in die Berechnungsformel eingetragen.

Kopieren von Inhalten zwischen Formularen

Sie knnen sehr einfach aus einem Formular Inhalte in ein anderes Formular kopieren. Einzige Voraussetzung ist, dass Sie pdf-Office nicht mehrmals starten und sich die Dokumente laden, sondern dass Sie pdf-Office nur einmal starten und ber den Menpunkt Datei ffnen die gewnschten Dokumente laden. Fr jedes Dokument wird ein eigenes Bearbeitungsfenster geffnet und Sie knnen aus jedem Formular in ein anderes Formular Inhalte kopieren.

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Dazu gehen Sie wie folgt vor: Wechseln Sie in das Formular aus dem Sie Inhalte kopieren wollen. Whlen Sie den bentigten Bearbeitungsmodus (Grafiken, Textboxen oder Formularfelder) und schalten Sie den Layout-Modus ein. Nun knnen Sie ein oder mehrere Objekte markieren. Rufen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmen auf und klicken Sie auf Kopieren. Wechseln Sie nun zu dem Formular, in das Sie die Inhalte kopieren mchten. Rufen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmen auf und klicken Sie Einfgen an. pdf-Office schaltet automatisch in den Layout-Modus, aktiviert den richtigen Bearbeitungsmodus und fgt den Inhalt ein. Wenn Sie Inhalte, die mit dem Texteditor erstellt wurden kopieren wollen, mssen Sie im Ziel selber den Bearbeitungsmodus Texteditor einstellen. Beim Kopieren von Texten werden keine Formatierungen mit kopiert!

Drag and Drop von Formularen

Sie knnen Formulare zur Bearbeitung auch sehr leicht und schnell ffnen, in dem Sie das Dateisymbol einfach auch das pdf-Office Fenster ziehen. Es wird ein weiteres Bearbeitungsfenster mit dem gewhlten Formular geffnet.

Optionsfelder um- und neu gruppieren

Wenn Sie Optionsfelder neu gruppieren mchten, markieren Sie im Layoutmodus die entsprechenden Optionsfelder und weisen Sie diesen Feldern einen neuen Namen zu. Ab sofort bilden diese Felder eine neue Gruppe.

Links in Grafiken und Textboxen

Um Links zu Grafiken oder Textboxen zu definieren markieren Sie die Textbox bzw. die Grafik und geben Sie den vollstndigen Link in das Feld Beschreibung ein (Bild links). Besttigen Sie Ihre Eingabe mit der EnterTaste. Der Link muss entweder mit http oder ftp beginnen. Im Reader wird der Link dann wie im rechten Bild dargestellt.

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Kopieren von Texten aus anderen Programmen

Starten Sie das Programm aus dem Sie den Text kopieren mchten. Markieren Sie den gewnschten Text und kopieren Sie ihn in die Zwischenablage. Wechseln Sie zu pdf-Office und aktivieren Sie den Bearbeitungs-Modus Texteditor. Fgen Sie den Text ber das Kontext-Men (rechte Maustaste) oder ber das Men Bearbeiten ein.

Vorhandene PDF-Dokumente nutzen

Sie knnen vorhandene PDF-Dokumente und Formulare ins pdf-Office einlesen und als Hintergrund / Vorlage nutzen. Auf dieser Grundlage knnen Sie dann Textboxen, Formularfelder etc. platzieren oder bestehende Formularfelder bearbeiten. Anschlieend speichern Sie beide Quellen fr eine weitere Bearbeitung gemeinsam in einer pdf-Office-Datei. Um das Formular fr den Acrobat Reader zu verffentlichen, speichern Sie das Formular als PDF-Datei. Bitte beachten Sie, dass beim Einlesen von PDF Formularfeldern eventuelle JavaScripts oder Kalkulationen verloren gehen. Diese mssen ggf. neu eingegeben werden.. Da PDF-Dokumente auf vielfltige Art erzeugt werden knnen, ist nicht immer gewhrleistet, dass ein PDF-Dokument fehlerfrei und vollstndig eingelesen wird. Die Original PDF-Datei bleibt aber immer erhalten, sofern Sie das neue PDF-Dokument unter einem anderen Namen speichern. Sie knnen mit pdf-Office auch PDF-Dokumente einlesen, die mit einem Hauptkennwort (Masterpassword) geschtzt sind. Allerdings mssen Sie dazu die einschlgigen Copyright-Bestimmungen beachten. Falls Sie bereits Formulare mit Word oder Excel erstellt haben und diese zuknftig als PDF-Formulare nutzen wollen, drucken Sie diese Formulare ber einen PDF-Drucker als Datei aus. Anschlieend laden Sie das PDFDokument ins pdf-Office und ergnzen Sie die bentigten Funktionalitten.

Funktionstasten zum schnellen Umschalten

Folgende Funktionstasten ermglichen einen schnellen Wechsel zwischen den verschiedenen Bearbeitungsmodi: F11 = Layout Modus F12 = Seitenansicht F5 = Texteditor Werkzeug F6 = Bild Werkzeug F7 = Text Box Werkzeug F8 = Formular Werkzeug F9 = Test Modus

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Wann welcher Formularfeldtyp?

Nachfolgend sind einige Beispiele aufgefhrt die die Verwendung der Formularfeldtypen noch einmal verdeutlichen sollen. Es wird jeweils die Darstellung im Modus Seitenansicht und im Modus Layout Ansicht abgebildet. Lngere Texte, die mit dem Texteditor geschrieben werden und Grafiken dienen in erster Linie der Optik des PDF-Formulars. Fr die Erluterungen des Formularfeldes sollten in erster Linie Textboxen benutzt werden. Dann knnen Sie sowohl Textbox und Formularfeld Punkt genau platzieren.

Formularfelder vom Typ Textfeld

Der meist benutzte Formularfeldtyp ist sicherlich das Textfeld. Es dient als Eingabefeld in das der Benutzer seine Eingaben schreibt.

Darstellung im Modus Seitenansicht

Darstellung im Modus Layout Ansicht

Formularfelder vom Typ Optionsfeld

Um eindeutige Aussagen zu treffen werden Optionsfelder benutzt. Es kann immer nur ein Feld einer zusammengehrenden Gruppe aktiviert sein.

Darstellung im Modus Seitenansicht

Darstellung im Modus Layout Ansicht

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Formularfelder vom Typ Auswahlfeld und Listenfeld

Wie beim Optionsfeld kann beim Auswahl- und beim Listenfeld immer nur ein Eintrag ausgewhlt werden. Sie werden hufig dort eingesetzt, wo die mglichen Antworten bekannt sind, um die Eingabe zu beschleunigen. Das Auswahlfeld kann auch formatierte Werte wie Whrung, Datum etc. enthalten. Das Listenfeld kann keine Formatierung darstellen.

Darstellung im Modus Seitenansicht

Darstellung im Modus Layout Ansicht

Formularfelder vom Typ Schaltflche

Schaltflchen lsen im Allgemeinen komplexere Vorgnge aus. Eine einfache Form ist z. B. das Lschen aller Eingaben in das Formular. Es knnen aber auch durch Schaltflchen weitere Programme gestartet oder Daten gespeichert werden.

Darstellung im Modus Seitenansicht

Darstellung im Modus Layout Ansicht

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Formularfelder vom Typ Kontrollkstchen

Kontrollkstchen sind die typischen Ankreuzfelder. Im Gegensatz zu Optionsfeldern bilden Kontrollkstchen keine Gruppe, daher knnen auch mehrere aktiviert werden. Ein gegenseitiges Aus- bzw. Einschalten ist nicht vorgesehen.

Darstellung im Modus Seitenansicht

Darstellung im Modus Layout Ansicht

Formularfelder vom Mehrzeiliges Textfeld

Im Gegensatz zum einfachen Textfeld kann hier der Text ber mehrere Zeilen gehen und auch Zeilensprnge enthalten. Allerdings sollten Sie bei den Eigenschaften darauf achten, dass Sie die Eigenschaft nicht blttern aktivieren. Denn es wird nur der sichtbare Teil des Textes gedruckt.

Darstellung im Modus Seitenansicht

Darstellung im Modus Layout Ansicht

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Weitere Produkte
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