MANUAL DE CONTROL Y SEGURIDAD

Cdigo: DGER-009 Versin: 3 Fecha: 2010-09-10 Pgina 1 de 13

MANUAL DE CONTROL Y SEGURIDAD Norma !"C # $siness !%%iance For "ec$re Commerce& "is'ema de Ges'in de Con'ro% ( "eg$ridad )ersin 3* de Enero 1 de 2009+ Es'ndares de "eg$ridad )ersin 3* 200,+ !do-cin de Re.$isi'os /0nimos de "eg$ridad C-1P!1 !gen'e !d$ana%+ Par'e !-

ELABOR: Carmen Amelia Obando Coordinador de Comercio E2'erior Fecha:

REVIS: Andr G!errero "$3geren'e Fecha:

A"ROB: #o Mi$!el Ter%n Geren'e Genera% Fecha:

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TABLA DE CONTENIDO A& INTRODUCCION 11 GENER!45D!DE" 2. !4C!NCE 3+ /5"56N 4. V5"56N 7+ C45EN1E" 8+ DEF5N5C56NE" 7. N6R/! !P45C! 4E B& ESTANDARES DE SEGURIDAD BASC "ARTE A 1+ RE9:5"516" !"6C5!D6" DE NEG6C56" 2+ "EG:R5D!D C6N 46" C6N1ENED6RE" ; 1R!54ER" 3+ C6N1R64E" DE !CCE"6 F5"5C6 3+a E/P4E!D6" <+ "EG:R5D!D DE4 PER"6N!4 11 "EG:R5D!D DE PR6CE"6" 8+ "EG:R5D!D F5"5C! =+ "EG:R5D!D DE 4! 1ECN646G5! DE 5NF6R/!15C! ,+ C!P!C51!C56N EN "EG:R5D!D ; C6NC5EN15>!C56N "6 RE !/EN!>!" "ARTE B& ESTANDARES ADICIONALES A LOS RE'UISITOS MINIMOS DE CT"AT (& ESTUDIO LEGAL )& SISTEMA DE GESTION 2+1 Diagns'ico o Re)isin 5nicia% 2+2 Ges'in de% Riesgo 2+3 Po%0'ica de Con'ro% ( "eg$ridad 2+< 63?e'i)os de "eg$ridad 2+7 Res-onsa3i%idades ( !$'oridades 2+8 Re)isin -or -ar'e de %a Gerencia 2+= Re-resen'an'e de %a Direccin 2+, Ges'in de% /an$a% de Con'ro% ( "eg$ridad 2+9 !$di'oria 5n'erna 2+10 !$di'ores 5n'ernos 2+11 /a-a de Procesos 2+12 Descri-cin de %os -rocesos 2+13 !ccin Correc'i)a ( Pre)en'i)a *& ADMINISTRACION Y SELECCIN DE SUBCONTRATADO Y,O SUMINISTRADO -& SISTEMAS DE SEGURIDAD .& CONTROL DE DOCUMENTOS

"ERSONAL

"RO"IO+

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A& INTRODUCCION (& GENERALIDADES Desde s$ @$ndacin 4'da+* ha man'enido en %a mira e% conce-'o de% 3$en ser)icio ( c$m-%imien'o a% c%ien'e* a-%icando 'odas %as es'ra'egias* conocimien'os ( 'ecno%og0as dis-oni3%es* den'ro de% o3?e'o de% negocio+ !-ro)echando %os conocimien'os ad.$iridos ( %a e2-eriencia ac$m$%ada* ha desarro%%ado a -ar'ir de %as direc'rices gerencia%es* e% "is'ema de Ges'in en Con'ro% ( "eg$ridad* e% c$a% se res$me en e% -resen'e doc$men'o* median'e e% c$a% garan'iAa a s$s c%ien'es %a -res'acin de ser)icios seg$ros* %a -ro'eccin de s$ 3$en nom3re ( e% im-edir .$e %a em-resa sea $'i%iAada -or organiAaciones a% margen de %a 4e( -ara rea%iAar ac'i)idades i%0ci'as+ Como -rinci-io @$ndamen'a% -ara garan'iAar %a -ermanencia de %a em-resa* se ha 3asado en e% desarro%%o em-resaria% en e% man'enimien'o de% conocimien'o a 'ra)Bs de $n gr$-o h$mano idneo* do'ado de %os rec$rsos adminis'ra'i)os ( %og0s'icos re.$eridos -or %a es-ecia%idad+ )& ALCANCE Es'e man$a% con'iene e% direccionamien'o -ara e% desem-eCo de% "is'ema de Ges'in en Con'ro% ( "eg$ridad de * de@inido -or %a Gerencia ( di@$ndido en 'oda %a em-resa+ De a.$0 se deri)an 'odos %os -rocesos ( -rocedimien'os de'a%%ados .$e %a em-resa sig$e -ara dar c$m-%imien'o a %os re.$isi'os e2igidos -or %os c%ien'es* man'enimien'o de% conocimien'o* an%isis de desarro%%o ( me?oramien'o de %os mB'odos ( rec$rsos+ Con es'e man$a% se hace e2-%0ci'o .$e a 'ra)Bs de $na accin gerencia% se garan'iAa %a -ermanencia ( es'a3i%idad em-resaria% ( adems .$e es'e com-romiso es com-ar'ido -or %os @$ncionarios de %a em-resa+ *& MISION !GENC5! DE !D:!N!" 41D! N5VE4 3* -res'a ser)icio de agenciamien'o ad$anero en e% dis'ri'o de 5-ia%es 3rindando a n$es'ro -rinci-a% gr$-o de in'erBs $n ser)icio -ro@esiona% acorde a s$s necesidades+ N$es'ra e2-eriencia en e% cam-o de comercio in'ernaciona%* nos cer'i@ica como $na de %as me?ores !gencias de !d$anas de %a regin+ -& VISION !GENC5! DE !D:!N!" 41D! N5VE4 3D en e% cor'o -%aAo* se -ro(ec'a como $n o-erador %og0s'ico %0der en e% dis'ri'o ad$anero de %a @ron'era Co%om3o-Ec$a'oriana* -romo'or de% desarro%%o econmico de %a regin* 3a?o cri'erios de com-e'i'i)idad ( 'rans-arencia* 3rindando a n$es'ros c%ien'es so%$ciones acer'adas -ara e% correc'o mane?o de s$s o-eraciones de comercio e2'erior -ara o3'ener s$ sa'is@accin 'o'a% median'e ser)icio de ca%idad* con@ia3%e ( e@icaA* a-o(ado con $n Rec$rso E$mano 5dneo* a%'amen'e ca%i@icado ( $na in@raes'r$c'$ra 'ecni@icada+ /& CLIENTES Den'ro de %os c%ien'es de es'n: Cia Co%om3iana de Co%ceramica "+!* C+5 de !A$cares ( /ie%es Ciamsa "+!* 4a3ora'orios Recamier 4'da* Prod$c'ora 1a3aca%era de Co%om3ia

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Pro'a3aco "+!+"* Pro'e%a "+!* PacF@i%m 4'da* Prod$c'os !$'oadhesi)os !rc%ad "+!* Promociones Fan's'icas "+!* en're o'ros+ 0& DE1INICIONES 4os 'Brminos $'i%iAados -or e% "is'ema de Ges'in en Con'ro% ( "eg$ridad es'n de@inidos -or %os sig$ien'es doc$men'os: G Norma !"C V3:200, H"is'ema de Ges'in de Con'ro% ( "eg$ridad I De@iniciones+ G P"C"-003 Con'ro% de doc$men'os+ .& NORMA A"LICABLE E% "is'ema de Ges'in en Con'ro% ( "eg$ridad ha sido desarro%%ado sig$iendo %as ac'i)idades re%acionadas con %a es-ecia%idad de !genciamien'o !d$anero ( %a Gerencia ha decidido enmarcar dicho "is'ema den'ro de% mode%o dado -or: Norma !"C # $siness !%%iance For "ec$re Commerce& "is'ema de Ges'in de Con'ro% ( "eg$ridad )ersin 3* de Enero 1 de 2009+ Es'ndares de "eg$ridad )ersin 3* 200,+ !do-cin de Re.$isi'os /0nimos de "eg$ridad C-1P!1 !gen'e !d$ana%+ Par'e !"e e2c%$(en %os sig$ien'es n$mera%es de %a ma'riA de es'ndares de seg$ridad .$e no a-%ican a %as ac'i)idades .$e rea%iAa %a em-resa: 8+ "EG:R5D!D F5"5C! n$mera%es 8a* 83* 8c* de3ido a .$e %as ins'a%aciones de corres-onden a $na o@icina con -rimero ( seg$ndo -isos Jnicamen'eD no e2is'en -ar.$eaderos -ara )isi'an'es ni em-%eados* 'am-oco reas de em-a.$e* a%macenamien'o* em3a%a?e o carg$e de mercanc0as+ <+ "5"1E/! DE "EG:R5D!D n$mera%es <+<* <+7* <+8D %a em-resa es -e.$eCa $3icada en 2 -iso* con $na so%a en'rada %a c$a% es moni'oriada -or cmara de )igi%ancia ( re?a e%Bc'rica+ 7+ 46G5"15C! DE REC5 6 ; DE"P!CE6 DE 4! C!RG! %a Em-resa no rea%iAa den'ro de s$ ges'in* %as ac'i)idades re%a'i)as a es'os es'ndares+ 8+ C6N1R64 DE /!1ER5!" PR5/!" ; /!1ER5!4 DE E/P!9:E no es $na Com-aC0a -rod$c'ora de 3ienes -ara %a e2-or'acin+ B& ESTANDARES DE SEGURIDAD BASC "ARTE A (& RE'UISITOS ASOCIADOS DE NEGOCIOS En 4'da* se desarro%%an mecanismos -ara iden'i@icar ( -%ani@icar -aso a -aso %as ac'i)idades necesarias -ara %a -res'acin de% ser)icio de agenciamien'o ad$anero* %os c$a%es con'em-%an: 4a "e%eccin de C%ien'es: se c$en'a con $n -rocedimien'o -ara se%eccionar %os c%ien'es* segJn e% c$a% se es'a3%ecen a%ianAas es'ra'Bgicas de@inidas en ac$erdos de ser)icios+ Es'o se enc$en'ra doc$men'ado en e% -rocedimien'o PGER-01 "e%eccin ( e)a%$acin de C%ien'es* en e% c$a% se e2-%ican %os -asos a seg$ir as0 como %as condiciones a 'ener en

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c$en'a -ara se%eccionar %os c%ien'es ( e% c$a% inc%$(e: so%ici'$d de doc$men'os %ega%es* c$m-%imien'o de %a circ$%ar 01=0 e2-edida -or %a D5!N* enc$es'a de sa'is@accin+ En C$an'o a %a "e%eccin de Pro)eedores: E% Proceso genera% se desarro%%a en %as sig$ien'es e'a-as .$e son: 1+ "e%eccin de Pro)eedores Cr0'icos+ 2+ Regis'ro 3+ Visi'a a %as ins'a%aciones <+ "o%ici'$d de doc$men'os %ega%es 4a /e'odo%og0a em-%eada -ara cada $na de %as e'a-as se enc$en'ra doc$men'ada en e% -rocedimien'o P!D/-0< "e%eccin de -ro)eedores+ Es'e doc$men'o descri3e de'a%%adamen'e %as ac'i)idades ( res-onsa3i%idades asociadas en cada $na de %as e'a-as .$e in'egra e% -roceso de "e%eccin de Pro)eedores -ara e% "is'ema de Con'ro% ( "eg$ridad+ )& SEGURIDAD CON LOS CONTENEDORES Y TRAILERS 4'da c$en'a con se%%os de seg$ridad .$e reJnen %a norma 5"6 1==12+ !dems con'amos con -roceso P6PE003 Precin'os* c$(o o3?e'i)o es es'a3%ecer %as -$'as a seg$ir -ara e% mane?o de -recin'os -ara mercanc0as de e2-or'acin e im-or'acin* des-achadas en con'enedores* garan'iAando e% c$m-%imien'o de %os re.$erimien'os de% c%ien'e+ *& CONTROLES DE ACCESO 1ISICO Para dar c$m-%imien'o a %as /edidas ( Con'ro%es de "eg$ridad* es'a3%ecido: 4'da* ha de@inido (

a+ 4os res-onsa3%es de %a seg$ridad de %a em-resa son e% Geren'e Genera%* "$3geren'e ( Coordinador de comercio e2'erior* e%%os con'ro%an 'odo %o re%acionado con %a seg$ridad @0sica* sa%$d oc$-aciona% ind$s'ria% de %a em-resa+ 5g$a%men'e %o -er'inen'e a %as descri-ciones de %os cargos+ 3+ P%ano ac'$a%iAado de %a ins'a%acin R1, con %a iden'i@icacin de %as reas sensi3%es* sa%idas de emergencia+ c+ Con'ro% so3re %as -$er'as* %%a)es ( candados P"C" 007+

d+ Con'ro% de acceso a %as ins'a%aciones -ara em-%eados* )isi'an'es* -ro)eedores ( con'ra'is'as+ P"C" 00=+ !diciona%men'e 4'da* se 3asa en e% c$m-%imien'o de %as so%$ciones a %os riesgos e)idenciados en Es'$dio de "eg$ridad ( en %a im-%emen'acin de% mane?o de de Emergencias P!D/ 02+ *&a EM"LEADOS En 4'da* se desarro%%an mecanismos -ara rea%iAar %a se%eccin de -ersona%* %a iden'i@icacin de %as necesidades de en'renamien'o ( ca-aci'acin .$e se re.$ieren

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sa'is@acer* %a @orma de man'ener e% -ersona%+ !diciona%men'e ha iden'i@icado %os cargos cr0'icos .$e -$eden a@ec'ar %a seg$ridad d$ran'e %a -res'acin de% ser)icio+ Es'os mecanismos se descri3en en e% -rocedimien'o P!D/-001 "e%eccin* con'ra'acin ( re'iro de -ersona% ( %a @ami%ia de @orma'os es'n re@erenciados en e% 4is'ado /aes'ro de regis'ros 4"C"-002: G "e%eccin de -ersona% ( con'ra'acin* se a-%ican -rocesos adec$ados de se%eccin de -ersona% .$e inc%$(e %a en're)is'a* %a )eri@icacin de re@erencias %a3ora%es* -ersona%es* de es'$dios ( ?$dicia%es* )isi'a domici%iaria* con e% @in de garan'iAar %a com-e'encia ( mora% de% -ersona% .$e in'egra e% ser)icio o@recido a %os c%ien'es+ G 5nd$ccin de -ersona%* %a em-resa -ro-orciona ind$ccin a% -ersona% n$e)o so3re -o%0'icas ( -rocedimien'os de seg$ridad* riesgos -resen'es en s$ 'ra3a?o* $'i%iAacin de %os rec$rsos* @$nciones de% cargo+ G En'renamien'o* %a em-resa es'a3%ece me'odo%og0as -ara -ro-orcionar e% en'renamien'o ( ca-aci'acin a% -ersona% mien'ras es' %a3orando en 'emas re%acionados con e% cargo* %a ca%idad ( seg$ridad* medicina -re)en'i)a* con %a carga* re-or'e de o-eraciones sos-echosas* sis'emas de in@ormacin+ G /an'enimien'o de -ersona%* %a em-resa es'a3%ece me'odo%og0as -ara rea%iAar %as )isi'as domici%iarias de man'enimien'o a% -ersona% de cargos cr0'icos* ac'$a%iAacin de 3ase de da'os ( doc$men'os* ac'$a%iAacin de %a @o'ogra@0a+ !dems* e2is'e $na descri-cin de cada cargo* en e% c$a% se de'ermina %as -rinci-a%es res-onsa3i%idades de% ro% ( e% -er@i% -ara dicha -osicin+ -& SEGURIDAD DEL "ERSONAL 4'da* man'iene -rocesos doc$men'ados ( )eri@ica3%es -ara e)a%$ar a %os -osi3%es candida'os* -ara e% c$3rimien'o de $na )acan'e+ !s0 mismo rea%iAa )eri@icaciones an$a%es de %os an'eceden'es de 'odo e% -ersona%+ E% -roceso de se%eccin* con'ra'acin ( re'iro de -ersona%* es'a3%ece %os -arme'ros* -ara con'ra'ar -ersonas con@ia3%es ( con ca%idad h$mana+ P!D/-01+ /& SEGURIDAD DE "ROCESOS 4'da -osee* -rocesos doc$men'ados -ara e?ec$'ar ac'i)idades necesarias en c$m-%imien'o de %os re.$erimien'os necesarios de n$es'ros c%ien'es* en 'odo %o re%acionado a% comercio e2'erior+ P6PE 001 EKP6R1!C56NE" P6PE 002 5/P6R1!C56NE" P6PE 003 PREC5N16" Cada )eA .$e se reci3e o en'rega carga* Bs'a )a res-a%dada -or $n doc$men'o con @orma%idades -%enas 'a%es como g$0as de carga* car'as -or'e* con'ra'os de 'rans-or'e* %as @ac'$ras* %os doc$men'os de ad$ana+ Dicha doc$men'acin es %egi3%e* con %os da'os com-%e'os ( -recisos de %a carga .$e reci3e ( 'rami'a an'e %as a$'oridades naciona%es ( e2'ran?eras* %os c$a%es con'ienen %as @irmas a$'oriAadas+ 4'da* e@ec'Ja $n con'ro% @o'ogr@ico en @ron'era c$ando %a ad$ana naciona% o e2'ra?era rea%iAa ins-ecciones* -ara e% descarg$e de mercanc0as en %as a%macenadoras o c$ando

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se -resen'an daCos en %a mercanc0a ( %as @o'ogra@0as son en)iadas a% c%ien'e+ !dems se rea%iAan ins-ecciones -eridicas de mercanc0a de?ando ac'as de ins-eccin+ 0& SEGURIDAD 1ISICA 4a e)a%$acin de %os riesgos a %os c$a%es es'n e2-$es'as %as ins'a%aciones* %as -ersonas* %a in@ormacin ( %os 3ienes .$e son -ro-iedad de 4'da+ se han iden'i@icado a 'ra)Bs de %os recorridos de seg$ridad a %as ins'a%aciones* e% es'$dio de seg$ridad* mane?o de emergencias ( %as no con@ormidades de'ec'adas -or e% -ersona% .$e desem-eCa %os -rocesos+ Ver %os sig$ien'es doc$men'os: a+ 5ns-ecciones @0sicas a %a ins'a%acin R20 rea%iAadas -or e% -ersona% de 4'da+ 3+ Es'$dio de seg$ridad de %as ins'a%aciones+ E% es'$dio de seg$ridad se ac'$a%iAa c$ando )a a @$ncionar -or -rimera )eA $na ins'a%acin @0sica o -ar'e de Bs'a* o c$ando se -resen'en cam3ios s$s'ancia%es en %as condiciones de %as reas* ( an$a%men'e -ara ac'$a%iAar e% an%isis de% ni)e% de seg$ridad* de'erminar %os sis'emas de seg$ridad* -ro'eccin ( )eri@icar e% c$m-%imien'o de so%$ciones a %os riesgos %oca%iAados+ E% -roceso P"C" 00= con'ro% de acceso es'a3%ece %as dis-osiciones -ara acceder a c$a%.$ier de-endencia de * as0 mismo e% -roceso P"C007 es'a3%ece %os -asos a seg$ir -ara e% con'ro% ( mane?o de %%a)es+ .& SEGURIDAD DE LA TECNOLOGIA DE IN1ORMATICA Para e% 'ema de% mane?o de %os sis'emas de in@ormacin* se 'iene doc$men'ado median'e e% -rocedimien'o P!D/-03 "is'ema 5n@orm'ico+ 4os $s$arios de% "is'ema* s%o -$eden ser creados -or e% !dminis'rador de %a Red+ "%o %os @$ncionarios .$e %as re.$ieren* 'ienen c%a)es -ara e% acceso a %as a-%icaciones+ "emana%men'e se e@ec'Jan co-ias de %a in@ormacin+ E% so@'Lare $'i%iAado en %a Em-resa es'a %icenciado+ !dems* de ac$erdo con %as necesidades* se %%e)an a ca3o ac'$a%iAaciones de dichas %icencias+ Con'amos adems con e% man$a% de% $s$ario -ara e% $so ( con'ro% de% cen'ro de in@orm'ica e in'erne' * en e% c$a% se dan %os %ineamien'os -ara e% 3$en 'ra'o a %os e.$i-os asignados a cada @$ncionario* as0 como e% $so de in'erne'+ "e ca-aci'a -eridicamen'e a% -ersona% en 'emas re%acionados con seg$ridad in@orm'ica* -ro'eccin de con'raseCas* )ir$s* e'c+ 4a -ro'eccin de sis'emas ( da'os se rea%iAa a 'ra)Bs de an'i)ir$s ( an'i-s-( ac'$a%iAados -eridicamen'e -or n$es'ro asesor de sis'emas+ ; mens$a%men'e se rea%iAan co-ias de seg$ridad de %a in@ormacin sensi3%e de %a em-resa+ 2& CA"ACITACION EN SEGURIDAD Y CONCIENTI3ACION SOBRE AMENA3AS 4'da* es'a3%ece ( man'iene mecanismos -ara iden'i@icar ( res-onder an'e si'$aciones cr0'icas* con e% @in de -re)enir e% im-ac'o ( e@ec'o .$e es'os -$eden generar so3re %a -res'acin de% ser)icio ( so3re %a imagen de %a misma+ Es'os mecanismos se descri3en en e% -rocedimien'o P"C"-008 Re-or'e de 6-eraciones o !c'i)idades "os-echosas* im-%emen'ado -or %a Em-resa como medida -re)en'i)a -ara e% re-or'e -or -ar'e de %os em-%eados a direc'i)os s$-er)isores ( a$'oridades* de ac'i)idades .$e a'en'en con'ra %a seg$ridad* .$e sean sos-echosas* .$e m$es'ren seCa%es de cons-iraciones in'ernas o cons$mo de drogas i%0ci'as+

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"ARTE B ESTANDARES ADICIONALES A LOS RE'UISITOS MINIMOS DE CT"AT (& ESTUDIO LEGAL 4'da+ es'a3%ece ( man'iene mecanismos -ara %%e)ar a ca3o e% con'ro% de %os re.$isi'os %ega%es* a-%ica3%es -ara desarro%%ar s$ ac'i)idad mercan'i% ( de ser)icio -ara @aci%i'ar a s$s c%ien'es e% c$m-%imien'o de %as normas de im-or'aciones* e2-or'aciones* 'rnsi'o ad$anero ( -rocedimien'os ad$aneros #reg%amen'aciones* decre'os* reso%$ciones* normas ( doc$men'os re%acionados con %os c%ien'es&* en e% c$a% se 'iene en c$en'a %a descri-cin* s$ acceso ( ac'$a%iAacin* Bs'e se descri3e en 4"C"-003 4is'ado maes'ro de doc$men'os E2'ernos* e% c$a% se enc$en'ra en -oder de% Coordinador de Comercio E2'erior+ )& SISTEMA DE GESTION "e sa3e .$e %a cer'i@icacin -ermi'e red$cir cos'os ( errores* dinamiAa e% @$ncionamien'o de %as em-resas* a$men'a %a mo'i)acin ( -ar'ici-acin de% -ersona% ( me?ora %a ges'in de %os rec$rsos* incremen'a s$ ca%idad ( seg$ridad #inc%$(endo %os ser)icios* garan'0as* e'c+&* de @orma .$e* en de@ini'i)a* me?ora e% ni)e% de sa'is@accin de %os c%ien'es+ Por %o mencionado an'eriormen'e* 4'da+ decidi cer'i@icarse en C6N1R64 ; "EG:R5D!D !"C )ersin 2 en %a -res'acin de% ser)icio de in'ermediacin ad$anera -ara s$s c%ien'es+ )&( Dia$n4 5i6o o Re7i i4n Ini6ial Para %a ac'$a%iAacin de% sis'ema* se rea%iA $n diagns'ico de %a si'$acin inicia%* es'ndar -or es'ndar+ 4$ego se -%an'earon %as acciones ms -er'inen'es de ac$erdo a% 'i-o de o3ser)acin o recomendacin* a %as c$a%es se %es han )enido haciendo seg$imien'os -eridicos con e% @in de aseg$rar s$ im-%emen'acin+ )&) Ge 5i4n del Rie $o 4a e)a%$acin de %os riesgos a %os c$a%es es'n e2-$es'as %as ins'a%aciones* %as -ersonas* %a in@ormacin ( %os 3ienes .$e son -ro-iedad de 4'da+ se han iden'i@icado a 'ra)Bs de %os recorridos de seg$ridad a %as ins'a%aciones* e% es'$dio de seg$ridad* mane?o de emergencias ( %as no con@ormidades de'ec'adas -or e% -ersona% .$e desem-eCa %os -rocesos+ Ver %os sig$ien'es doc$men'os: a+ 5ns-ecciones @0sicas a %a ins'a%acin R20 rea%iAadas -or e% -ersona% de 4'da+ E% es'$dio de seg$ridad se ac'$a%iAa c$ando )a a @$ncionar -or -rimera )eA $na ins'a%acin @0sica o -ar'e de Bs'a* o c$ando se -resen'en cam3ios s$s'ancia%es en %as condiciones de %as reas* ( an$a%men'e -ara ac'$a%iAar e% an%isis de% ni)e% de seg$ridad* de'erminar %os sis'emas de seg$ridad* -ro'eccin ( )eri@icar e% c$m-%imien'o de so%$ciones a %os riesgos %oca%iAados+ )&* "ol85i6a de Con5rol 9 Se$!ridad !GENC5! DE !D:!N!" 41D!+ N5VE4 3* es $na em-resa com-rome'ida con %a im-%emen'acin de medidas de seg$ridad d$ran'e %a -res'acin de ser)icios de agenciamien'o ad$anero* .$e garan'icen %a -ro'eccin in'egra% a %os -rocesos* ser)icios (

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3ienes de n$es'ros c%ien'es -ara e% desarro%%o de $n comercio in'ernaciona% en condiciones seg$ras+ Para e%%o* @or'a%eceremos %a sa'is@accin de n$es'ros c%ien'es* e% me?oramien'o con'in$o en -rocesos* ca-aci'acin ( desarro%%o in'egra% de n$es'ro -ersona%* en@ocando n$es'ros es@$erAos hacia %a -re)encin de ac'i)idades i%0ci'as como e% con'ra3ando* narco'r@ico ( 'errorismo+ M6"E /5G:E4 1ER!N* Geren'e Genera%* se-'iem3re 9 de 2009+ Con e% @in de aseg$rar .$e %a Po%0'ica de Con'ro% ( "eg$ridad se doc$men'a ( se res-a%da en 'odos %os ni)e%es de 4'da+* se $'i%iAan %os sig$ien'es medios: G Rea%iAacin de $na serie de char%as* dirigidas a %os miem3ros 4'da+ con e% @in de .$e %a Po%0'ica de Con'ro% ( "eg$ridad sea conocida ( com-rendida -or 'odos+ G Di)$%gacin de %a Po%0'ica de Con'ro% ( "eg$ridad en %os -rogramas de ind$ccin genera% de 4'da+ ( d$ran'e %os -rogramas de en'renamien'o de% -ersona% a% -$es'o de 'ra3a?o+ G P$3%icacin de $na co-ia de %a Po%0'ica de Con'ro% ( "eg$ridad* en %os si'ios c%a)es de 4'da+* con e% @in de .$e es'B -resen'e en e% desarro%%o de %as %a3ores diarias de% -ersona%* ( adems .$e sea conocida -or s$s c%ien'es+ )&Ob:e5i7o de Se$!ridad 4os o3?e'i)os de Con'ro% ( "eg$ridad .$e se -ro-one %a Gerencia de 4'da+ an$a%men'e* son di)$%gados a 'odos %os em-%eados ( ane2ados a% man$a% de% sis'ema de Con'ro% ( "eg$ridad* 3a?o %a res-onsa3i%idad de% Coordinador de Comercio E2'erior+ Con e% man'enimien'o ( me?oramien'o de% sis'ema de Con'ro% ( "eg$ridad se -re'enden %os sig$ien'es o3?e'i)os: a+ /an'ener ( me?orar %os -rocedimien'os a-%ica3%es a% "GC" !"C+ 3+ Desarro%%ar ac'i)idades -re)en'i)as encaminadas a con'ro%ar %os riesgos ( generar %a c$%'$ra de seg$ridad en're %os em-%eados+ c+ Rea%iAar %as a$di'orias in'ernas con e% @in de garan'iAar e% c$m-%imien'o de -o%0'icas ( -rocedimien'os+ d+ /e?orar %a e@icacia de %os -rocesos .$e com-onen e% "GC" !"C+ e+ 4ograr %a sa'is@accin de n$es'ros c%ien'es median'e e% c$m-%imien'o de %os re.$isi'os+ @+ Con'ro%ar %os riesgos a %os c$a%es es'n e2-$es'os %as -ersonas* -rocesos e ins'a%aciones+ )&/ Re ;on abilidade 9 A!5oridade 4a es'r$c'$ra ( res-onsa3i%idad de% -ersona% .$e in'er)iene en e% "is'ema de Ges'in en Con'ro% ( "eg$ridad se es'a3%ece en: G /a-a de -rocesos DGER-00= ( carac'eriAacin de %os -rocesos CKK en %a c$a% se iden'i@ican %os -rocesos .$e con@orman e% sis'ema de ges'in en con'ro% ( seg$ridad* as0 como %as in'eracciones en're e%%os+ G 6rganigrama DGER-001 donde se descri3e en s$ 'o'a%idad %a es'r$c'$ra organiAa'i)a de %a em-resa indicando ni)e%es ?err.$icos* de-ar'amen'os ( reas* a$'oridad e in'erre%acin de 'odo e% -ersona% en @orma genera%+

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G /an$a%es de @$nciones DGER-002 G Procedimien'os e ins'r$cciones de 'ra3a?o* donde se descri3en %as res-onsa3i%idades* a$'oridad e in'erre%acin de% -ersona%* es-ec0@icamen'e re%acionadas con e% @$ncionamien'o de% "is'ema de Ges'in en Con'ro% ( "eg$ridad+ )&0 Re7i i4n ;or ;ar5e de la Geren6ia 4a e@icacia de% @$ncionamien'o de% sis'ema de "is'ema de Ges'in en Con'ro% ( "eg$ridad es re)isada -or %a Gerencia* "$3geren'e* Coordinador de Comercio E2'erior ( %os res-onsa3%es de %os -rocesos* Bs'a se hace -or medio de re$niones semes'ra%es* sig$iendo %os %ineamien'os de% -rocedimien'o PGER-002 Com-romiso gerencia%+ E% @in de es'a re)isin es e2aminar %as irreg$%aridades .$e se -resen'an en %a o-eracin de% sis'ema de "is'ema de Ges'in en Con'ro% ( "eg$ridad ( en s$ con'enido* -ara %o c$a% se 'ienen en c$en'a como m0nimo %os sig$ien'es as-ec'os: G Re)isin de %as ac'i)idades deri)adas de re$niones an'eriores G Re)isin de% c$m-%imien'o de %a -o%0'ica ( %os o3?e'i)os de con'ro% ( seg$ridad+ G Es'ado de %as acciones correc'i)as* -ro3%emas res$e%'os ( as$n'os -endien'es+ G Res$men de %os res$%'ados de a$di'oria de% "is'ema de Ges'in en Con'ro% ( "eg$ridad+ G Fac'ores in'ernos ( e2'ernos* como cam3ios en %a es'r$c'$ra organiAaciona%* %egis%acin -endien'e* in'rod$ccin de n$e)a 'ecno%og0a e'c+ G 5den'i@icacin de acciones -ara remediar c$a%.$ier de@iciencia+ G E% desem-eCo g%o3a% de% sis'ema+ Como res$%'ado de es'as re$niones de re)isin se e%a3ora $n R18 ac'a de %a Re)isin de% "is'ema de Ges'in -or %a DireccinD en caso .$e como res$%'ado de %a re)isin se re.$iera im-%emen'ar acciones correc'i)as* se doc$men'an* ana%iAan ( res$e%)en 'eniendo en c$en'a e% @orma'o R17 ( %os %ineamien'os de% -rocedimien'o P"C" 002 No con@ormidades ( accin de me?ora+ )&. Re;re en5an5e de la Dire66i4n 4a Gerencia Genera% design a% Coordinador de Comercio E2'erior* como Re-resen'an'e de %a Direccin* -or %o c$a% 'iene a$'oridad ( res-onsa3i%idad -ara: G !seg$rar .$e se es'a3%eAca* se im-%emen'e ( se man'enga e% "is'ema de Ges'in en Con'ro% ( "eg$ridad+ G 5n@ormar a %a gerencia acerca de% desem-eCo de% sis'ema de con'ro% ( seg$ridad* -ara e@ec'os de s$ re)isin* ( como 3ase -ara e% me?oramien'o de% "is'ema de Ges'in en Con'ro% ( "eg$ridad+ 4o an'erior de ac$erdo con e% Procedimien'o PGER-002 Com-romiso gerencia%+ )&2 Ge 5i4n del Man!al de Con5rol 9 Se$!ridad 4a me'odo%og0a -ara %a e%a3oracin* re)isin* a-ro3acin* con'ro% de co-ias* archi)o* con'ro% de cam3ios (No modi@icaciones* di)$%gacin ( con'ro% de o3so%e'os* se enc$en'ra de@inida en e% -rocedimien'o P"C"-003 Con'ro% de doc$men'os

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)&< A!di5oria In5erna 4'da+ desarro%%a mecanismos -ara rea%iAar %a -%ani@icacin* e?ec$cin ( seg$imien'o de %as a$di'orias* con e% @in de )eri@icar si %as ac'i)idades ( %os res$%'ados re%acionados con e% "is'ema de Ges'in en Con'ro% ( "eg$ridad son con@ormes con %as dis-osiciones -%ani@icadas ( -ara de'erminar %a e@icacia de% "is'ema de Ges'in en Con'ro% ( "eg$ridad+ Es'os mecanismos se descri3en en e% -rocedimien'o P"C"-001 !$di'orias 5n'ernas* e% c$a% con'em-%a: G 4a -rogramacin de %as a$di'orias de% "is'ema de Ges'in en Con'ro% ( "eg$ridad se rea%iAa con e% @orma'o R11 Programa de !$di'orias 5n'ernas* en %os c$a%es se 'ienen en c$en'a 'odas %as ac'i)idades re%acionadas con e% con'ro% ( seg$ridad ( 'odos %os re.$isi'os .$e es'a3%ece %a norma ( es'ndares genera%es !"C* es decir* .$e se de3en -rogramar en @$ncin de% es'ado ( %a im-or'ancia de %a ac'i)idad -or a$di'ar+ G 4os res$%'ados de %a a$di'oria rea%iAada* %os c$a%es se regis'ran en e% @orma'o R1< 5n@orme de !$di'oria 5n'ernaD Bs'e de3e re@%e?ar @ie%men'e e% carc'er ( e% con'enido de %a a$di'oria+ G 4a de@inicin de %as acciones correc'i)as adec$adas -ara corregir %a no con@ormidad ( s$3sanar %as ca$sas de %a misma -or -ar'e de% -ersona% a$di'ado+ G E% seg$imien'o de %a a$di'oria des-$Bs de %a im-%emen'acin de %a res-ec'i)a accin correc'i)a* con e% @in de )eri@icar %a e%iminacin de %a no con@ormidad* %a c$a% se inscri3e en e% @orma'o R17 Re-or'e de No con@ormidad ( adiciona%men'e se )eri@ica %a im-%emen'acin e@icaA de %as acciones correc'i)as ( $na )eA se cierre %a no con@ormidad se da -or 'erminada %a a$di'oria+ )&(= A!di5ore In5erno Para desem-eCarse como !$di'or 5n'erno se de3e c$m-%ir con )arios re.$isi'os de an'igOedad en %a Em-resa* esco%aridad ( e2-eriencia* adems de con'ar con %os conocimien'os ( ha3i%idades necesarias -ara %%e)ar a ca3o $na a$di'oria de ac$erdo con %os o3?e'i)os -ro-$es'os* n$es'ra em-resa c$en'a con dos a$di'ores in'ernos ca-aci'ados -ara dicha ac'i)idad+ )&(( Ma;a de "ro6e o En 4'da* e2is'en $nos -rocesos @$ndamen'a%es* .$e se re@ieren a %as ac'i)idades cr0'icas: a& Ges'in comercia% ( a'encin a% c%ien'e* 3& 'rami'e ad$anero* c& conso%idacin de doc$men'os* d& @ac'$racin ( co3roD 4os dems -rocesos son e?ec$'i)os ( adminis'ra'i)os: e& Ges'in Gerencia% ( me?oraD ( de so-or'e: @& Ges'in "eg$ridad* g& Rec$rsos E$manos* h& "is'emas* i& Com-ras+ )&() De 6ri;6i4n de lo ;ro6e o C01 Carac'eriAacin Ges'in Rec$rso E$manoD C02 Carac'eriAacin Ges'in Comercia%D C03 Carac'eriAacin Ges'in Gerencia%D C0< Carac'eriAacin Ges'in "eg$ridadD C07 Carac'eriAacin Ges'in "is'emasD C08 Carac'eriAacin Ges'in /e?oraD

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C0= Carac'eriAacin Ges'in 1rami'e ad$anero* conso%idacin doc$men'os* @ac'$racin ( co3roD C0, Carac'eriAacin Ges'in Com-ras )&(* A66i4n Corre65i7a 9 "re7en5i7a En 4'da* se desarro%%an mecanismos -ara rea%iAar %a a-%icacin de %as acciones correc'i)as so3re %as no con@ormidades .$e se -resen'an en %a -res'acin de% ser)icio* e% sis'ema de con'ro% ( seg$ridad ( s$s -rocesos+ Es'os mecanismos se descri3en en e% -rocedimien'o P"C"-002 No con@ormidades ( acciones de me?ora *& ADMINISTRACION Y SELECCIN DE "ERSONAL "RO"IO+ SUBCONTRATADO Y,O SUMINISTRADO En c$m-%imien'o con e% es'ndar 3+1* 4'da rea%iAa )isi'as domici%iaras #@orma'o R08& a% -ersona% cada dos aCos* dada %a es'a3i%idad %a3ora% .$e se ha man'enido+ 4as car-e'as de %os em-%eados se man'iene ac'$a%iAados en c$m-%imien'o con e% es'ndar 3+2* ( re.$isi'os de orden %ega%+ 4as ca-aci'aciones a% -ersona% son -eridicas* en di)ersos 'emas* a-o(ados en ma'eria% de %ec'$ra ( a)isos -ara %a concien'iAacin de% -ersona% en 'emas de a%coho% ( drogas+ 4as ca-aci'acin se regis'ran en @orma'o R0=+ Dis-onemos de $n regis'ro #R08& de ac'$a%iAacin de da'os de% -ersona% * e% c$a% se ac'$a%iAa cada aCo* ( se inc%$(e @o'ogra@0a ac'$a%iAada* @irma * h$e%%a* in@ormacin genera%* -ersona% ( @ami%iar+ E% es'ndar 3+8 no a-%ica dado .$e no e2is'e en'rega de $ni@ormes de 'ra3a?o+ -& SISTEMAS DE SEGURIDAD En com-%emen'o* con sis'ema de Ges'in se -osee $n -%ano con %a $3icacin de reas sensi3%es de %as ins'a%aciones+ "e c$en'a con -roceso /!N:!4 DE E/ERGENC5!" P!D/02* en e% c$a% se es'a3%ecen %os %ineamien'os .$e -ermi'an a %a -ersonas de %a em-resa* )isi'an'es ( $s$arios de ser)icios* -re)enir* a@ron'ar si'$aciones de emergencia* -ermi'iendo e% con'ro% de %as mismas* minimiAando s$s e@ec'os ( e)i'ando -erdidas h$manas * ma'eria%es ( econmicas+ !dems se c$en'a con dis-osi'i)o de a%arma+ .& CONTROL DE DOCUMENTOS 4a doc$men'acin ( regis'ros de% "is'ema de Ges'in en Con'ro% ( "eg$ridad en 4'da+ "5! es'n re@erenciados a 'ra)Bs de %os %is'ados maes'ros de doc$men'os 4"C"-001 ( Regis'ros 4"C"-002 de% "is'ema de Ges'in en Con'ro% ( "eg$ridad+ 4a em-resa es'a3%ece ( -re-ara -rocedimien'os e ins'r$cciones de 'ra3a?o doc$men'ados* consis'en'es con cada $no de %os re.$isi'os de %a norma !"C ( con %a -o%0'ica de con'ro% ( seg$ridadD e% grado ( e% de'a%%e de Bs'os de-ende de %a com-%e?idad de% 'ra3a?o* de %os mB'odos $'i%iAados* de %as ha3i%idades ( de% en'renamien'o .$e se desarro%%an den'ro 4'da+ 4'da+ es'a3%ece ( man'iene mecanismos -ara con'ro%ar %os doc$men'os generados en s$ sis'ema de con'ro% ( seg$ridad #man$a% de con'ro% ( seg$ridad* -rocedimien'os* ins'r$cciones de 'ra3a?o* doc$men'os gerencia%es* %is'ados ( es-eci@icaciones&* con e% @in

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de .$e 'odos %os doc$men'os .$e se $'i%iAan sean a-%ica3%es a% 'ra3a?o .$e se rea%iAa+ Es'e mecanismo se descri3e en e% Procedimien'o P"C"-003 Con'ro% de Doc$men'os+ Con e% @in de e)i'ar .$e se $'i%icen doc$men'os o3so%e'os (No in)%idos* %a em-resa es'a3%ece $n 4is'ado /aes'ro de -rocedimien'os e ins'r$cciones de 'ra3a?o en e% c$a% se regis'ran 'odos %os doc$men'os de origen in'erno #a-ro3ados -re)iamen'e&* es'e %is'ado es' 3a?o %a res-onsa3i%idad de% Coordinador de Comercio E2'erior ( e% -ersona% de 4'da+ "5! %o -$ede cons$%'ar+ 4a doc$men'acin en 4'da+ se mane?a a 'ra)Bs de medio magnB'ico ( doc$men'acin @0sica* ( con %a -ar'ici-acin de 'odas %as reas+ 4a in@ormacin a 'ra)Bs de medio magnB'ico se mane?a median'e e% 6@@ice* %a red de sis'emas ( de $na a-%icacin denominada /d$%o de E2-or'aciones e 5m-or'aciones+ E% con'ro% de %os regis'ros de% "is'ema de Ges'in en Con'ro% ( "eg$ridad se rea%iAa segJn %o es'a3%ecido 'an'o en %as normas de Con'ro% ( seg$ridad !"C* %o c$a% es' es'a3%ecido en e% -rocedimien'o Con'ro% de Regis'ros P"C"-00<+ Con res-ec'o a %os doc$men'os corres-ondien'es a %as e2-or'aciones de %os c%ien'es* e2is'e $n archi)o %ega%* e% c$a% se conser)a -or 7 aCos ( $na )eA c$m-%e dicho -er0odo de re'encin es en)iado a %a Em-resa e2-or'adora* im-or'adora o des'r$idos+