CAPITULO IX LA ORGANIZACIN Y GESTION DE ALMACEN

Docente: Ing. Eleana Regina Vsquez Cutipa

DEFINICION
Proceso de la funcin logstica que trata la

recepcin , almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacn hasta el punto de consumo de cualquier material materias primas, semielaborados, terminados, as como el tratamiento e informacin de los datos generados.

AREAS DE ALMACENAMIENTO.
Son aquellos lugares donde se guardan los

diferentes tipos de mercanca. Son manejados a travs de una poltica de inventario. Esta funcin controla fsicamente y mantiene todos los artculos inventariados.

Principios de Almacenaje.
1. El

almacn NO es un ente aislado, independiente del resto de las funciones de la empresa. 2. Las cantidades almacenadas se calcularn para que los costos que originen sean mnimos; siempre que se mantengan los niveles de servicios deseados

3. La disposicin del almacn deber ser tal Que exija los menores esfuerzos para su funcionamiento; para ello deber minimizarse:
El Espacio empleado, utilizando al mximo el

volumen de almacenamiento disponible.

El Trfico interior, que depende de las distancias a

recorrer y de la frecuencia con que se produzcan los movimientos.

 Los Movimientos, tendiendo al mejor aprovechamiento de

los medios disponibles y a la utilizacin de cargas completas.

Los Riesgos, debe considerarse que unas buenas

condiciones ambientales y de seguridad incrementan notablemente la productividad del personal.

Por ltimo, un almacn debe ser lo ms flexible posible en

cuanto a su estructura e implantacin, de forma que pueda adaptarse a las necesidades de evolucin en el tiempo.

SISTEMA DE GESTIN DEL ALMACN

Se entiende por tal el sistema que determina los

criterios para seleccionar el material que ha de salir del almacn para atender una peticin concreta. La importancia de este sistema radica en que incide directamente sobre el perodo de permanencia de los productos en el almacn.

SISTEMA DE GESTIN DEL ALMACN

FIFO( first in first out), la primera mercanca que entra en

almacn , es la primera que es sacada de almacn. Esta modalidad es aplicada para evitar obsolescencias.
LIFO(last in first out), la ultima mercanca que entra en

almacn, es la primera que sale para expedicin. Esta modalidad es utilizada frecuentemente en productos frescos.
FEFO (first expired first out), el de la fecha mas prxima

de caducidad es el primero en salir

FUNCIONES DE LOS ALMACENES

Mantener las materias primas a cubierto de incendios,

robos y deterioros. Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas. Mantener informado constantemente al departamento de compras, sobre las existencias reales de materia prima. Llevar en forma minuciosa controles sobre las materias primas(entradas y salidas). Vigilar que no se agoten los materiales (mximos y mnimos).

 Minimizar costos logrando as dar mayor eficiencia a la

empresa. Darle movimiento a los productos estacionados dentro del almacn, tanto de entrada como de salida. Valorizar, controlar y supervisar las operaciones internas de los movimientos fsicos y administrativos

ZONAS DE UN ALMACN
Estas reas son vitales para el buen funcionamiento del almacn, sin embargo varan en funcin de la estructura de la empresa. Muelles y zonas de maniobras. Espacios destinados a las maniobras que deben realizar los vehculos para entrar, salir y posicionarse adecuadamente para proceder a su descarga. Zona de recepcin y control. Dentro de secuencia de actividad y una vez descargada las mercancas del vehculo que las ha transportado, es preciso proceder a la comprobacin de su estado, de las cantidades recibidas y a la clasificacin de los productos antes de situarlos en sus lugares de almacenamiento.

 Zona de stock reserva: Esta zona es la destinada a ubicar los

productos durante un determinado perodo de tiempo. En ella deben incluirse los espacios necesarios para alojarlos, sino los adicionales para pasillos y para los elementos estructurales que puedan formar las estanteras de soporte.
Zona de picking y preparacin: Esta zona est destinada a la

recuperacin de los productos de sus lugares de almacenamiento y a su preparacin para ser trasladados o transportados adecuadamente

 Zona de salida y verificacin: Antes de proceder a la

carga del vehculo, es preciso consolidar la totalidad de las mercancas a enviar, pudiendo ser conveniente realizar un proceso de verificacin final de su contenido.
Zonas de oficinas y servicios: Organizacin de las

operaciones administrativas a realizar en el almacn.

IMPORTANCIA DEL ALMACENAMIENTO

Existen cuatro (4) razones importantes bsicas por las que una empresa realiza actividades de almacenamiento:
1. Reduccin de los costos de produccin transporte.
2. Coordinacin de la demanda y el suministro.

Apoyo al proceso de produccin. 4. Apoyar el proceso de comercializacin.

3.

LA GESTION LOGISTICA DE LOS MATERIALES Y LOS ALMACENES

La gestin de almacenes se define como el proceso de la funcin

logstica que trata la recepcin, almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacn hasta el punto de consumo de cualquier material materias primas, semielaborados, terminados, as como el tratamiento e informacin de los datos generados.
La gestin de almacenes tiene como objetivo optimizar un rea

logstica funcional que acta en dos etapas de flujo como lo son el abastecimiento y la distribucin fsica, constituyendo por ende la gestin de una de las actividades ms importantes para el funcionamiento de una organizacin.

OBJETIVO DE LA GESTION DE ALMACENES

El objetivo general de una gestin de almacenes consiste en

garantizar el suministro continuo y oportuno de los materiales y medios de produccin requeridos para asegurar los servicios de forma ininterrumpida y rtmica.

La Gestin de Almacenes se sita en el Mapa de Procesos Logsticos entre la Gestin de Existencias y el Proceso de Gestin de Pedidos y Distribucin. De esta manera el mbito de responsabilidad (en cuya ampliacin recae la evolucin conceptual del almacenamiento) del rea de almacenes nace en la recepcin de la unidad fsica en las propias instalaciones y se extiende hasta el mantenimiento del mismo en las mejores condiciones para su posterior tratamiento.

OBJETIVOS
-Rapidez de entregas. - Fiabilidad. - Reduccin de Costos. - Maximizacin del volumen disponible. - Minimizacin de las operaciones de manipulacin y transporte

BENEFICIOS
-Reduccin de tareas administrativas. - Agilidad del desarrollo del resto de procesos logsticos. - Optimizacin de la gestin del nivel de inversin del circulante. - Mejora de la calidad del producto. - Optimizacin de costes. - Reduccin de tiempos de proceso. - Nivel de satisfaccin del cliente.

PROCESOS DE LA GESTION DE ALMACENES

El mapa de proceso de la gestin de almacenes se compone de dos ejes transversales

que representan los procesos principales - Planificacin y Organizacin y Manejo de la informacin - y tres subprocesos que componen la gestin de actividades y que abarca la recepcin, el almacn y el movimiento.

PLANIFICACION Y ORGANIZACION
El proceso de planificacin y organizacin es de carcter

estratgico y tctico, dado que tiene que brindar soluciones de recursos en comunin con las polticas y objetivos generales que contempla la estrategia de la compaa, en aras de potenciar las ventajas competitivas por las que apuesta la misma. Dentro de las actividades o subprocesos que se deben realizar en el proceso de planificacin y organizacin se encuentran:

Diseo de la red de distribucin de la compaa

Toda compaa necesita establecer polticas respecto a su red de distribucin,

dado que esta debe ser acorde a su mercado y ptima en capacidad de respuesta para mitigar las fluctuaciones de su demanda. La complejidad de las decisiones respecto al diseo de la red de distribucin es tal, dado que requiere de la combinacin precisa de instalaciones, modalidades de transporte, y estrategias. El Diseo de una Red de Distribucin es la planificacin y ubicacin estratgica de los almacenes y centros de distribucin de manera que permitan gestionar el flujo de productos desde uno o ms orgenes hasta el cliente. Desarrollar una adecuada red de almacenes para la compaa y los clientes requiere considerar una cantidad significativa de elementos: Nmero de almacenes, las ubicaciones, la propiedad de la gestin o el tamao de los mismos. Tras tener identificadas las necesidades de distribucin y almacenamiento, la compaa debe decidir qu tipos de almacenes y centros de distribucin se ajustan a sus necesidades de manera ms eficiente, as como la ubicacin de los mismos.

Responsabilidades de la Gestin de Almacenes (Gestin Propia o Subcontratacin):

Una vez se ha diseado la red de distribucin se procede a

determinar si se autogestionar el almacn o si se subcontratar.

Una vez ms la decisin depende de muchos factores

dependientes de la estrategia de la organizacin, de su mercado, tamao y cadena de abastecimiento, sin embargo existen claras ventajas y desventajas de acuerdo al tipo de gestin (propia o por subcontratacin), dentro de las ms significativas se encuentran:

Ubicacin de almacenes
La firma Pricewaterhousecoopers recomienda que la localizacin de los almacenes se aborde desde un enfoque con doble perspectiva:
Una visin general del mercado: Para acotarse geograficamente a

un rea amplia, y Una visin local del mercado: Que contemple aspectos particulares de las zonas acotadas en la visin general.

Existen mtodos mltiples para determinar la localizacin de almacenes, entre los que se encuentran los mtodos de: Von Thnen, Hoover, Weber, Greenhut y el mtodo de Centro de Gravedad . Sin embargo los factores no son meramente cuantitativos y existen una gran cantidad de criterios cualitativos (que evidentemente redundan en el plano financiero) y entre los que se destacan:

Tamao de los almacenes:

Un almacn debe ser dimensionado principalmente en funcin de

los productos a almacenar (en tamao, caractersticas propias y cantidad de referencias) y la demanda (especialmente en sectores afectados por la estacionalidad de la demanda). Pero adems de estos, intervienen otros factores que deben ser considerados a la hora de dimensionar el tamao de un almacn. Los factores a tener en cuenta para el clculo del tamao de un almacn son:
Productos a almacenar (cantidad y tamaos)

Demanda de los mercados

 Niveles de Servicio al cliente

Sistemas de manipulacin y almacenaje a utilizar

Tiempos de produccin Economas de escala Lay out de existencias. Requisitos de pasillos.

Oficinas necesarias

Diseo y Lay-out de los almacenes

Una vez los tipos de almacenes y sus ubicaciones han sido definidos, se

debe trabajar en conseguir el flujo de materiales ms eficiente y efectivo dentro de los almacenes. En este sentido, un diseo efectivo optimiza las actividades de un almacn.

RECEPCION
El flujo rpido del material que entra, para que est libre de toda

congestin o demora, requiere de la correcta planeacin del rea de recepcin y de su ptima utilizacin. La recepcin es el proceso de planificacin de las entradas de unidades, descarga y verificacin tal y como se solicitaron mediante la actualizacin de los registros de inventario.

El objetivo al que debe tender una empresa en su proceso de recepcin

de mercancas es la automatizacin tanto como sea posible para eliminar o minimizar burocracia e intervenciones humanas que no aaden valor al producto. Otra tendencia considerada como buena prctica logstica es la implementacin de programas de entregas certificadas que no solo eliminan burocracia sino que reducen al mnimo las inspecciones que se consideran imprescindibles pero que no aaden valor.

 En primer lugar, el proceso de recepcin de mercancas debe cimentarse

en una previsin de entradas que informe de las recepciones a realizar en tiempo dado y que contenga, al menos, el horario, artculos, y procedencia de cada recepcin, este proceso se conoce como cita previa ya que para procesos como Entregas Paletizadas se debe contar con recursos muy especficos como montacargas, plataformas moviles, rampas, entre otros. internas de las externas. En el primero de los casos, los requerimientos de recepcin son significativamente menores que las mercancas de origen externo, en el caso de que se realicen controles de procesos a lo largo de la vida de las mercanca.Adems, una correcta metodologa de identificaciones a lo largo de la compaa tambin favorece enormemente la actividad de recepcin. Es el caso de traslado de mercancas entre almacenes o de proceso de transformacin a almacn. Las mercancas de procedencia externa requieren unas condiciones de llegada ms exhaustivas y deben haber sido establecidas previamente con el proveedor (cita previa - EDI), con lo que se precisa mayor actuacin y responsabilidad desde el almacn.

Es evidentemente necesario que se distingan los ingresos de unidades

ALMACN
El almacenamiento o almacn

es el subproceso operativo concerniente a la guarda y conservacin de los productos con los mnimos riesgos para el producto, personas y compaa y optimizando el espacio fsico del almacn. El almacn puede dividirse en las siguientes zonas:

MOVIMIENTO
Es el subproceso del almacn de carcter operativo relativo al traslado de los materiales/productos de una zona a otra de un mismo almacn o desde la zona de recepcin a la ubicacin de almacenamiento. La actividad de mover fsicamente mercancas se puede lograr por diferentes medios, utilizando una gran variedad de equipos de manipulacin de materiales. El tipo de herramientas utilizado depende de una serie de factores como son:
Volumen del almacn

Volumen de las mercancas

Vida de las mercancas Coste del equipo frente a la finalidad

Cantidad de manipulaciones especiales y expediciones requeridas

Distancia de los movimientos

Desde la perspectiva de las caractersticas de las mercancas, los flujos de entrada y salida del almacn de las mercancas son variadas, como por ejemplo:
Last In First Out (LIFO): la ltima mercanca que entra en

almacn, es la primera que sale para expedicin. Esta modalidad es frecuentemente utilizada en productos frescos. First In First Out (FIFO): la primera mercanca que entra en almacn, es la primera que es sacada de almacn. Es la modalidad ms utilizada para evitar las obsolescencias First Expired First Out (FEFO): el de fecha ms prxima de caducidad es el primero en salir.

INFORMACIN
Si bien la funcin principal de la Gestin de Almacenes es la eficiencia y efectividad en el flujo fsico, su consecucin est a expensas del flujo de informacin, este es un eje transversal de los procesos de gestin logstica, y la gestin de almacenes no son la excepcin. Debe ser su optimizacin, por tanto, objetivo de primer orden en la Gestin de Almacenes. Su mbito se extiende a todos los procesos anteriormente descritos Planificacin y organizacin, recepcin, almacn y movimiento y se desarrolla de manera paralela a ellos por tres vas:
Informacin para gestin.

Identificacin de ubicaciones.
Identificacin y trazabilidad de mercancas.

Dentro de la informacin para la gestin se incluyen: Configuracin del almacn: instalaciones, lay-out. Datos relativos a los medios disponibles . Datos tcnicos de las mercancas almacenadas. Informes de actividad para Direccin . Evolucin de indicadores . Procedimientos e instrucciones de trabajo. Perfiles y requisitos de los puestos . Registros de la actividad diaria .

ORGANIZACIN DE LA GESTION DE ALMACENES

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL ALMACEN

TIPOS DE ALMACEN

 Dentro de una red de distribucin, el papel de un almacn

puede variar. El tipo de almacn que una empresa utiliza es un factor critico en el diseo de la red. Un almacn centralizado alberga existencias para muchos mercados regionales y enva productos directamente al cliente.
En tanto haya una sola ubicacin de existencias , los altos

costos de transporte y el mayor tiempo de entrega del producto puede dar como resultado un peor servicio al cliente. Los costos de existencias se reducen.

afectar la satisfaccin del cliente

PLANIFICACION DEL DISENO DEL ALMACEN

El almacn debe ser un espacio planificado para la eficacia y la eficiencia en la gestin del mismo, para ello, podemos utilizar el modelo de planificacin de almacn de la siguiente figura.

 Planificacin estratgica.

Tiene como finalidad transformar las previsiones de venta a largo plazo, as como los stocks base previstos, en trminos de unidades de manipulacin (movimientos de palets y/o de unidades de venta y/o de unidades de consumo) y espacios requeridos (volumen de almacenaje), con objeto de efectuar un correcto dimensionamiento del almacn, as como, una estimacin de los recursos necesarios (espacio, equipos y personal), para una manipulacin eficiente de los productos; permitindonos en su caso, un plan de recursos que puede ir desde la simple compra de nuevas estanteras, hasta el redimensionamiento o adquisicin de nuevos almacenes.

 Planificacin tctica.

Tiene por objeto disponer de los recursos necesarios a medio/corto plazo. Su horizonte temporal va de 3 a 15 meses, est constituido por el presupuesto anual.

 Planificacin operacional.

Tiene por misin conseguir un proceso eficiente y eficaz de los flujos de materiales y de personas, es decir, la operativa diaria. Como punto final, debemos tener en cuenta que el almacn es una herramienta fundamental y de importancia creciente en el funcionamiento de las compaas para la satisfaccin de las necesidades del cliente y para la rentabilidad de la misma, ya que ambas estn basadas en parte en la gestin del inmovilizado (el almacn como continente) y en la gestin de los stocks (el almacn como contenido).