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Procedimientos y Flujos de Informacin

Los pasos que comprenden el sistema Los pasos esenciales de un procedimiento de compras son los siguientes: 1. 2. 3. . %. &. 7. (.

de

compras

Determinacin de la existencia de una necesidad. El precisar el tipo de artculo que se necesita, as como la cantidad que se debe pedir. Seleccin de las posibles fuentes de abastecimiento. !n"lisis de las alternati#as $ colocacin del pedido. Seguimiento de la orden. 'ecepcin e inspeccin de los artculos. 'e#isin de la factura $ pago al pro#eedor. El lle#ar registros apropiados.

1. Determinacin de la existencia de una necesidad )oda compra *abr" de tener su origen al reconocerse la existencia definiti#a de una necesidad por alguien dentro de la organi+acin. La persona responsable de alguna acti#idad en particular deber" saber cu"les son las necesidades indi#iduales de dic*a unidad: qu, se necesita, cu"nto se necesita $ cu"ndo se tendr" tal necesidad. Esto *abr" de conducir a una requisicin al departamento de almac,n. -casionalmente, estas demandas se podr"n satisfacer transfiriendo material sobrante de otros departamentos. )arde o temprano, por supuesto, surgir" la necesidad de efectuar la compra de materiales nue#os. !lgunas requisiciones de compra se originar"n de los departamentos producti#os o usuarios. Las solicitudes de compra de equipo de oficina podr"n surgir del gerente de oficina o del contralor de la compa.a. /ncluso algunas solicitudes podr"n pro#enir de los departamentos de #entas o de publicidad, o bien, de los laboratorios de in#estigacin. 0recuentemente, formas especiales *abr"n de indicar el origen de las requisiciones1 cuando esto no sucede se podr" utili+ar n2meros de codificacin que identifiquen a los departamentos. 3or supuesto, tambi,n *abr" de ser responsabilidad del departamento de compras el poder anticipar las necesidades de los departamentos usuarios. Se considera parte del equipo del gerente de compras no slo el exigir que las demandas de los dem"s departamentos sean lo m"s est"ndar posible en cuanto a su naturale+a, $ que se pase de rdenes especiales o extraordinarias, sino adem"s, que tales demandas sean pre#istas con la debida anticipacin para e#itar un exceso n2mero de pedidos 4urgentes4. !simismo, puesto que el departamento de compras est" enterado de las tendencias en los precios $ de las condiciones generales del mercado, podr" considerarse indispensable el que se coloquen pedidos por anticipado a las necesidades con el fin de protegerse en contra de la escase+ de materiales o al+a de precios. Esto significa que el departamento de compras deber" abastecerse de todos los materiales estandari+ados que utili+an los departamentos usuarios, tomando en consideracin un tiempo de espera ra+onable $ una tolerancia para contingencias. 3. Ordenes de emergencia y urgentes 5on frecuencia se *abr"n de recibir un gran n2mero de requisiciones que indiquen ser 4urgentes4. 6o siempre se pueden suprimir las rdenes urgentes1 pueden surgir emergencia que 7ustifiquen su empleo. !un el programa de materiales me7or planeado podr" #erse alterado como consecuencia de cambios repentinos en el estilo o en el dise.o, as como por cambios inesperados en las condiciones del mercado. Las interrupciones son algo ine#itable $ ,stas podr"n originarse de demandas de pie+as de repuestos o materiales que resultara incosteable mane7ar dentro de los in#entarios normales.

Sin embargo, tambi,n existen algunas rdenes denominadas urgentes que no pueden 7ustificarse por ning2n moti#o. 5onsisten de aquellas requisiciones que surgen como consecuencia de a8 un deficiente control de in#entarios, b8 una mala planeacin de la produccin o presupuestos errneos, c8 una aparente falta de confian+a en la capacidad del departamento de compras de poder conseguir el material para la planta de una manera oportuna, $ d8 la simple costumbre de anotar a las rdenes el t,rmino de 4urgente4. /ndependientemente de cu"l sea el moti#o, tales rdenes Selene ser mu$ costosas. Este ma$or costo puede deberse, en parte, a la probabilidad de error que se tiene cuando el traba7o se efect2a ba7o presin. Las rdenes urgentes tambi,n implican un ma$or traba7o para el #endedor $ estas molestias de una manera directa o indirecta *abr"n de repercutir en el precio que pague el comprador. 9:u, podr" *acerse para reducir la gra#edad del problema; 'especto a la ma$or parte de las rdenes denominadas urgentes, pero que no lleguen al car"cter de emergentes, la solucin ser" la de educar en lo concerniente a procedimientos de compra. En una compa.a, por e7emplo, se *a establecido una regla que consiste en que siempre que se en#e una requisicin 4urgente4 al departamento de compras, ser" necesario que el departamento que en#e tal orden se.ale al superintendente general la ra+n para tal emergencia, para as obtener su autori+acin. !dem"s, aun cuando la requisicin sea aprobada por el superintendente, los costos adicionales, al grado en que ,stos puedan ser determinados, se *abr"n de cargar al departamento que ordene el material. 5omo resultado del procedimiento, se *a reducido el n2mero de tales rdenes. 4. Ordenes Pequeas Las rdenes peque.as son moti#o de constante preocupacin en toda organi+acin. La ma$ora de las requisiciones siguen la le$ de 3areto que se.ala que el <=> de todas las requisiciones en cuanto a cantidad representan tan slo el 1=> del importe monetario total. ?na consideracin de muc*a importancia *abr" de ser el costo del sistema utili+ado para mane7ar estas rdenes peque.as, comparado con el propio costo de los artculos. 3uesto que la autori+acin de una parte considerada peque.a puede crear un #erdadero problema que est, del todo ale7ado de su #alor monetario, es preciso como un primer ob7eti#o que se garantice plenamente el abastecimiento de dic*a parte. Di#ersos enfoques deber"n emplearse para poder encontrar la solucin al problema de las rdenes peque.as. !lgunos de estos enfoque son los siguientes: Si el problema radica en los departamentos usuarios, podr" emplearse la persuasin con el fin de incremental el n2mero de bienes estandari+ados solicitados. 2. ?na segunda posibilidad podr" ser el que el departamento de compras retu#iera las requisiciones peque.as *asta en tanto se *ubiesen acumulado #arias de ,stas cu$o #alor monetario pudiera ser entonces significati#o. 3. ?n tercer m,todo consiste en establecer un calendario de requisiciones, separando fec*as especficas para *acer requisiciones de materiales especficos, de manera tal que aquellas para un artculo determinado sean recibidas en un mismo da. 5omo una a$uda para el almacenista, el calendario podr" ser arreglado de manera tal que casi toso el material que se *a$a de adquirir de determinado pro#eedor se solicite en la misma fec*a. . !2n otro m,todo o procedimiento es el conocido como 4compras sin in#entario4, o concepto de 4contrato de sistemas4. Este concepto se *a empleado ma$ormente en la compra de @'- Aaccesorios de mantenimiento, de reparaciones, de operacin8. 1. . Ordenes de com!ra con c"eque en #lanco Este m,todo para combatir el problema de las rdenes peque.as se denomina sistema 4BiroC -rden de 5ompra de Daiser4. Eace cierta cantidad de a.os, cuando la Daiser !luminum and 5*emical 5orporation anali+ toda la documentacin $ tr"mites concernientes a compras, descubrieron que el que el <%> se sus rdenes de compra tenan un #alor de F2== o menos,

pero si embargo, representaban tan slo un %> del #alor monetario de las compras1 adem"s, descubrieron que el G2> de sus rdenes de compra eran por un #alor de o inferior a F1===, pero representaban slo el &> del #alor monetario de las compras. 3ara mane7ar estas rdenes peque.as, dise.aron el procedimiento de compras con c*eque en blanco. La orden de compra con c*eque en blanco es una forma especial en la cual el pro#eedor se le remite un c*eque con7untamente con la orden de compra. 5uando se embarca la mercanca, el pro#eedor anota el importe que se adeuda en el c*eque $ lo cobra. Este sistema inclu$e sus propios controles1 el c*eque slo podr" depositarse en la cuenta del pro#eedor1 deber" presentarse para el depsito en un pla+o de &= das1 $ claramente aparece en ,l la indicacin: 4este no ser" #"lido cuando la cifra supure los F1===. El riesgo para el comprador ser" peque.o ba7o estas restricciones, $ se reducir" el costo de tramitacin $ documentacin respecto a compras por peque.os montos. El procedimiento e#identemente tiene otras #enta7as: a*orra costos de correos1 el comprador podr" negociar un ma$or descuento por pronto pago $ solicitar que se surtan embarques completos Ano se admitir"n embarques parciales8, lo cual *abr" de reducir el n2mero de informes de recepcin de materiales, asientos concernientes a in#entarios $ pagos. El pro#eedor tendr" un fuerte incenti#o para embarcar la orden completa, puesto que el pago ser" inmediato con respecto a los artculos embarcados. $. Descri!cin !recisa del art%culo deseado 6o ser" posible esperar que el departamento de compras adquiera artculos en forma apropiada si no conoce con precisin qu, es lo que desean los departamentos usuarios. Es por esta ra+n que se considera algo b"sico el que se tenga una descripcin precisa de la necesidad, el artculo, el bien o el ser#icio que se solicita. El encargado de las compras podr" cuestionar una especificacin si ,l pensara que la organi+acin pudiera salir beneficiada con alguna modificacin a la solicitud. ?n caso e#idente es aqu,l en el cual existe escase+ de un producto solicitado $ se considera que un sustituto representa la 2nica alternati#a ra+onable. 3uesto que las futuras condiciones del mercado constitu$en un elemento #ital, tendr" sentido el que exista un ele#ado grado de interaccin entre el departamento de compras $ los dem"s grupos de personas quienes *acen las especificaciones en las primeras etapas en las cuales se precisan las necesidades. En el me7or de los casos, una descripcin inexacta podr" pro#ocar p,rdida del tiempo1 pero en ocasiones podr" tener serias consecuencias financieras pro#ocando interrupciones en el abastecimiento, resentimientos entre personas $ la p,rdida de confian+a $ respeto en el pro#eedor. 3uesto que es el departamento de compra el 2ltimo que se entera de las especificaciones antes de que se en#e la orden al pro#eedor, la necesidad de una #erificacin final se considera determinante. )al #erificacin no *abr" de ser factible cuando el personal del departamento de compras no est" familiari+ado con el producto o ser#icio solicitado. 5ualquier duda respecto a la correccin de una requisicin deber" turnarse de regreso a quien *i+o las requisiciones, no estando facultado el departamento de compras para resol#er tal duda de una manera unilateral. Deber" existir una gran uniformidad de t,rminos para describir los artculos deseados. 6o puede pasar inad#ertida la importancia que tiene el utili+ar la nomenclatura apropiada como un medio para e#itar todo tipo de confusiones. La manera m"s efecti#a para lograr esta uniformidad consiste en mantener en el departamento de compras un arc*i#o o listado de los artculos com2nmente comprados. )ales listados podr"n lle#arse de di#ersas formas. !lgunas empresas *an considerado prudente el establecimiento de un cat"logo general que inclu$e todos los artculos utili+ados, as como un cat"logo de almac,n o existencias que contiene un listado de todos los artculos que se mantienen en in#entario. )ales cat"logos podr"n lle#arse en forma de *o7as sueltas o de ndices de tar7etas. )ambi,n promo#er"n la uniformidad de descripcin si se planean en una forma adecuada $ se lle#an de una manera apropiada. )ender" a reducir aquellos tama.os poco utili+ados o calidades poco solicitadas, facilitando los

procedimientos contables $ de almacenes. Sal#o que tales cat"logos o sus equi#alentes sean debidamente planeados, lle#ados $ en realidad utili+ados, *abr"n de pro#ocar confusiones $ resultar"n demasiados costosos superando cualquier beneficio que pudiera deri#arse de ellos. ?na requisicin deber" tener espacio para incluir la siguiente informacin a dic*a solicitud: 1. 2. H. . %. &. <. 0ec*a. 62mero Aidentificacin8. Departamento que le dio origen. 5uenta a la cual se deber" de cargar. ?na descripcin completa del material deseado $ su cantidad. /nstrucciones de embarque inclu$endo la fec*a en que se necesita el material. 0irma de la As8 persona As8 para expedir la requisicin.

&. Flujo de la requisicin del com!ra 5omo mnimo, ser" necesario que se formulen dos copias de la requisicin: una de ellas la conser#ar" el departamento que *ace la requisicin $ la otra se deber" en#iar al departamento de compras. Se considera una pr"ctica generali+ada que en una requisicin slo se inclu$a un tipo de producto, particularmente cuando se trata de artculos estandari+ados. En el caso de algunos artculos especiales, como podran ser los materiales de plomera que no se mantienen en in#entario, se podr" incluir diferentes artculos en una sola requisicin, condicionado esto a que se *a$an de comprar a un solo pro#eedor $ con entrega a una misma fec*a. Esto simplificar" el mane7o de los registros, puesto que se adquirir"n artculos especficos de diferentes pro#eedores, se precisar"n fec*as de entrega diferentes, rdenes de compra por separado $ otras clase de tratamiento. Se considera de suma importancia para el departamento de compras que se sepa qui,n tiene la autoridad para presentar solicitudes de compra. Ia7o ning2n concepto aceptar" aqu,l requisiciones de personas que no est,n especficamente autori+adas para elaborar tales requisiciones. Esto se considera tan importante como el que todo el personal de #entas est, consciente que una requisicin de compra no es en definiti#a una orden de compra. Ser" necesario que se re#isen cuidadosamente todas las requisiciones antes de proseguir. La cantidad solicitada deber" basarse en necesidades pre#istas $ deber" cote7arse con lo que se consideran lotes ptimos de compras. La fec*a de entrega solicitada deber" conceder el suficiente tiempo para que se obtengan coti+aciones $ muestras, si fueran necesarias, as como para colocar el pedido $ obtener la entrega de los productos. Si no se concediera tiempo suficiente, o si para poder cumplir con la fec*a estipulada se tu#iera que incurrir en costos adicionales, esto deber" comunicarse de inmediato a la persona que presenta la requisicin. El procedimiento que aplica el departamento de compras para mane7ar las requisiciones al recibirlas, se considera de tanta importancia que amerita citar un e7emplo: 5uando el departamento de compras recibe las requisiciones, despu,s de que se les anota la fec*a, se turnan en su totalidad a la persona que mecanografa la orden $ que las tar7etas de especificaciones, quien *abr" de ad7untar la tar7eta correspondiente de especificacin a cada una de las requisiciones. Estas se turnan luego al comprador quien *abr" de se.alar cu"les corresponden a contratos, anotando el t,rmino 4contrato4 en la orden, el nombre de la empresa a la cual se le *ar" el pedido, el precio, los t,rminos, las condiciones de l.a.b., el #alor total $ la fec*a de pago, informacin que necesita el contralor. Las requisiciones se *abr"n de regresar a la persona que mecanografa las rdenes, quien proceder" a elaborar la orden $ al terminar de *acer esto se proceder" a compararla con la tar7eta de especificacin, con el precio $ t,rminos, etc., antes de en#iarla finalmente al pro#eedor. 5uando los artculos no est,n comprendidos en contratos, ser" necesario que se en#en solicitudes de coti+acin en las formas est"ndar que se tienen para tal efecto. 5uando se tenga

que en#iar solicitudes de coti+aciones, ser" necesario que en el re#erso de las requisiciones se anote el listado de nombres de pro#eedores potenciales. Las requisiciones se turnar"n luego a la persona que mecanografa, quien *abr" de elaborar las formas de solicitud de coti+acin entreg"ndoselas a la persona encargada de compras quien las re#isar" $ firmar" antes de en#iarlas. 5uando se reciban las coti+aciones de los di#ersos pro#eedores, *abr" de #aciarse los datos en una *o7a de coti+aciones $ el empleado que *aga tal traba7o la turnar" al encargado de compras, quien decidir" a cu"l de los pro#eedores se le pasar" el pedido. El comprador inicial *ar" la requisicin $ la turnara al empleado que se encargar" de mecanografiar la orden de compra. '. (so de requisiciones !reim!resas 5on el af"n de reducir los gastos de operacin, algunas compa.as *an llegado a considerar deseable el utili+ar requisiciones respecto a demandas recurrentes de materiales $ partes estandari+adas. Esta requisicin tiene la forma e un cartn $ se utili+a cuando un artculo especfico debe adquirirse frecuentemente por un determinado departamento. )al requisicin contiene la descripcin detallada de un artculo, *abiendo de en#iarse al departamento de compras cuando el usuario necesite que se le abaste+ca de nue#o con el material solicitado, indicando en tal requisicin la cantidad $ la fec*a en que se necesitar". El departamento de compras proceder" a elaborar la orden de compra u anotar" en la requisicin el nombre del pro#eedor, el precio $ el n2mero de dic*a orden, regresando el documento a la persona que *i+o la solicitud de compra, quien colocar" la tar7eta en el arc*i#o *asta en tanto se necesite de nue#o #ol#er reabastecer. De 2 a H& compras podr"n tramitarse mediante estas requisiciones preimpresas. El uso de estas requisiciones e#ita el tener que #ol#er a copiar cierta descripcin de rutina $ *abr" de reempla+ar *asta 2 a H& requisiciones indi#iduales de compra, a*orrando papeleo $ tiempo del personal de oficina. !simismo, proporciona un *istorial completo $ acumulati#o respecto de compras $ consumos en una sola forma. En el an#erso de la tar7eta se proporcionar" la siguiente informacin: En la parte superior de la tar7eta: 1. El n2mero de la pie+a o descripcin de artculo o material que se requiere $ la indicacin donde *abr" de utili+arse. 2. /n#entarios m"ximos $ mnimos, as como los puntos de indicacin para *acer nue#os pedidos. En la parte inferior de la tar7eta: 1. En el lado i+quierdo, se incluir" una seccin de 4-rdenado4 que inclu$e espacio para la fec*a, n2mero de la orden de compra, fec*a en que se necesita el material, departamento en nombre de quien se *ace el pedido $ que present la requisicin, la cantidad que se necesita $ espacio para que se inclu$an la firma autori+ada. 2. ! la derec*a se incluir" una seccin de 4'ecibido4 en donde se anotar" la fec*a en que recibe, el n2mero de la orden de compra, la cantidad $ el costo del artculo arenado en el momento en que se recibe. El re#erso de la tar7eta permite que se presente una descripcin de los artculos incluidos en la orden de compra, as como el n2mero de la pie+a, si lo tu#iera1 un listado de pro#eedores autori+ados, inclu$endo los t,rminos de descuento por pronto pago $ las condiciones de L.!.I. para cada uno de esos pro#eedores1 incluir", adem"s, columnas para indicar cu"l de los pro#eedores fue el que en definiti#a obtu#o el pedido1 se indicar" tambi,n el n2mero de la orden de compra, la cantidad, la fec*a lmite de entrega, el precio unitario, as como un espacio para anotar en ,l el nombre del encargado de *acer la compra $ la fec*a.

5uando se est,n ordenando pie+as o materiales comprendidos en una de estas requisiciones preimpresas, el empleado encargado de control de in#entarios anotar" en ella la fec*a en que *ace tal anotacin, la fec*a en que se necesitar" el material, el nombre del departamento para el que se *ace la requisicin $ la cantidad, obteniendo una firma autori+ada antes de que se en#e la requisicin al departamento de compras. Despu,s de seleccionar al pro#eedor, el comprador anota el n2mero de codificacin de ,ste, la cantidad, la fec*a lmite de entrega, el precio unitario, $ su nombre $ fec*a, regresando la tar7eta al departamento de control de in#entario despu,s de que se elabora la -rden de 5ompra. ). (so de la requisicin de lista de materiales ?na segunda #ariante lo constitu$e la lista de materiales. Es utili+ada por las empresas que fabrican un producto est"ndar durante un espacio de tiempo relati#amente largo, como una forma r"pida de notificar al departamento de compras respecto de las necesidades de produccin. ?na lista de materiales relati#a a un tostador fabricado por un productor de aparatos *abra de se.alar el n2mero total o cantidad, la cual deber" pro#eer cierta cantidad para desperdicios, de pie+as o materiales que se necesiten para elaborar un producto terminado. El departamento de programacin de la produccin slo *abr" de notificar al departamento de compras que *a programado 1(.=== de tal modelo dentro de la produccin del siguiente mes. El departamento de compras *abr" entonces de 4disparar4 la lista de materiales Ageneralmente mediante el empleo de un sistema de computador8 considerando los 1(.=== para as determinar la cantidad total de materiales que se necesitan para poder cubrir el programa de produccin del siguiente mes. ?na comparacin de estas cifras con las cantidades en in#entarios brindar"n al departamento de compras las cifras de 4aprobacin para compra4. El empleo del sistema Lista de @ateriales representa un medio para simplificar el proceso de requisiciones cuando est"n in#olucradas grandes cantidades de artculos frecuentemente utili+ados. 1*. +om!ra de art%culos no in,entaria#les o contratacin de sistemas Esta ),cnica es relati#amente nue#a $ se *a utili+ado con ma$or frecuencia en la compra de papelera $ accesorios de oficina, cuando se trata de compras repetiti#as, en la adquisicin de reparaciones $ de mantenimiento, $ accesorios de operacin. Este 2ltimo g,nero de compras se caracteri+a por muc*os diferentes tipos de artculos, todos los cuales son de #alor comparati#amente ba7o $ que se necesitan de inmediato cuando falla alguna unidad de planta o equipo. Esta t,cnica gira en torno de un contrato del tipo abierto el cual se elabora con muc*o detalle en cuanto a las cantidades que se *a$an de utili+ar dentro de espacios de tiempo especficos, respecto de los precios, pro#isiones para a7ustar los precios, procedimientos que se *a$an de emplear para tomar las requisiciones diarias $ para *acer entregas en un lapso de 2 *, procedimientos simplificados de facturacin, $ un cat"logo completo de todos los artculos cubiertos por el contrato. Beneralmente, todos los artculos in#entariados cubiertos por un contrato ser"n almacenados por el pro#eedor, lo cual implicar" que el comprador pueda eliminar la in#ersin $ a*orrase espacio. Las requisiciones de artculos cubiertos por el contrato se en#an directamente al pro#eedor $, por tanto, no son procesadas por el departamento de compras. La requisicin es utili+ada por el pro#eedor para buscar los artculos en el in#entario, empacarlos, facturarlos $, finalmente, como nota de entrega. Este procedimiento simplificado reduce los costos de tramitacin $ documentacin tanto del comprador como el #endedor $ *a llegado a ser de gran a$uda para resol#er los problemas relacionados con rdenes peque.as. !lgunas organi+aciones utili+an un sistema de )ransmisin )elefnica de Datos dentro de 4contratacin de sistemas4, el cual requiere que el departamento de compras posea una terminal de transmisin de datos. El comprador simplemente inserta una tar7eta preperforada para cada artculo que se necesite, indicando la cantidad requerida, transmiti,ndose por

medios electrnicos al computador del pro#eedor, el cual redacta la orden de compra, consideran el precio pre#iamente con#enido para cada uno de los artculos. La 4contratacin de sistemas4 tambi,n se *a llegado a di#ulgar bastante dentro de las empresas no industriales. En la actualidad, no est" restringido exclusi#amente a accesorios de mantenimiento, de reparacin $ operati#os A@'-8 sino que, adem"s, inclu$e #arios artculos de ele#ado #alor monetario. El *ec*o de que se acorte el espacio de tiempo entre el momento en que se *ace la requisicn $ el momento de la entrega *a originado sustanciales reducciones en los in#entarios $ que *a$a respaldo de la organi+acin con respecto al sistema de abastecimiento, La cantidad de 4papeleo4 se *a reducido a un mnimo. 3uesto que el usuario por lo general pro#ee una buena estimacin de las demandas $ comunica oportunamente cuando *a$a alguna #ariacin respecto de lo estimado, el pro#eedor *abr" de arriesgar mu$ poco en su in#ersin de in#entarios. El grado de cooperacin e intercambio de informacin que se requiere entre el comprador $ el #endedor dentro de un 4sistema basado en contrato4, frecuentemente conducir" a relaciones m"s estrec*as de las que existan conforme el tradicional m,todo de negociacin. 3. -eleccin de las !osi#les fuentes de a#astecimiento La seleccin de los pro#eedores constitu$e una parte mu$ importante de la funcin de compras e in#olucra la b2squeda de fuentes de abastecimiento apropiadas, as como el llegar a con#enios respecto a la entrega $ precio del material deseado. Dentro de los principales registros que debe tener un departamento de compras que est, debidamente organi+ado, se encuentran: ?n registro de todos los contratos #igentes sobre los cuales $a se *a$an colocado pedidos conforme *a$a sido necesario. 2. ?na clasificacin de artculos comprados. H. ?n registro de pro#eedores. 1. 'especto a los innumerables productos que se utili+an de una manera constante dentro de una organi+acin, $ particularmente para aquellos para los que exista un mercado libre $ abierto $ de los cuales se pueda obtener coti+aciones pr"cticamente a cualquier *ora del da, no se considerar" que exista problema alguno. Sin embargo, con frecuencia se *abr"n de solicitar coti+aciones sobre artculos de uso com2n, como es el caso de la papelera. 4. .n/lisis de las ofertas0 colocacin de !edidos El an"lisis de las coti+aciones ofrecidas por los pro#eedores $ la seleccin de ,stos conducir" a que se coloquen los pedidos. 3uesto que el an"lisis de las coti+aciones $ la seleccin del pro#eedor constitu$en cuestiones de criterio, consideramos necesario el slo mencionar por a*ora que representan pasos lgicos dentro del proceso de compras. !lgunas empresas utili+an una forma como auxiliar en tal an"lisis de las ofertas, pero no existe una pr"ctica generali+ada. Existen en ocasiones en las rdenes de compras se colocan sen que se *a$an obtenido coti+aciones. La colocacin de una orden generalmente implica el uso de una orden de compra, sal#o que fuera necesario utili+ar en su lugar el contrato de #entas del pro#eedor, o si se empleara el sistema de 4contrato de compra sin in#entario4. El de7ar de utili+ar la forma de contrato apropiada puede dar como resultado el que se presenten gra#es complicaciones legales. !dem"s, pudiera darse el caso de que no existiera una constancia formal d la transaccin de compra. Es por ello que se 7u+ga prudente que aun cuando la orden sea colocada por tel,fono, tambi,n exista una orden por escrito para efectos de confirmacin. En ocasiones, cuando sur7an condiciones de emergencia podr" ser con#eniente en#iar un camin para que reco7a las pie+as sin tener que pasar a tra#,s de todo el procedimiento de formulacin de la requisicin $ orden de compra. 3ero en ning2n caso Asal#o en aquellas compras menores que se pagan con

ca7a c*icaG podr"n comprarse los materiales sin que exista una forma por escrito de alguna ndole. )odas las compa.as tienen formas de orden de compra1 en la pr"ctica sin embargo, no todas las compras se basar"n en las condiciones estipuladas en las rdenes de compra, sino m"s bien de estar gobernadas por el con#enio de #entas presentado por el pro#eedor. La comparacin entre los con#enios de #entas $ las rdenes de compra podr" considerarse algo mu$ interesante. 3uesto que toda compa.a trata de protegerse a s misma lo me7or posible, algunas responsabilidades que la orden de compra asigna al pro#eedor son frecuentemente asignadas al comprador dentro del contrato de #enta. Es natural que una compa.a trate de que se aplique su propio contrato de #enta cuando #enda sus productos $ su propio modelo de orden de compra cuando realice sus compras. !lgunos funcionarios de compras enfati+an que ellos solamente efectuar"n sus compras si se respetan las condiciones de su propia orden de compra. Si el pro#eedor se opusiera con firme+a a alguna de las condiciones incluidas en la orden de compra $ pudiera ofrecer ra+ones suficientes para ello, se podr" llegar a alg2n con#enio. Sin embargo, dentro de un mercado donde pre#alecen las condiciones de los pro#eedores, ser" mu$ difcil poder ad*erirse a esta regla. 5abe tambi,n a.adir que algunos pro#eedores no firmar"n los contratos de compra#enta, sal#o que el comprador acepte su modelo de orden de #enta. 5uando no *ubiese una fuente alternati#a, como por e7emplo, cuando una compa.a el,ctrica posee una patente sobre un artculo que se considera tan importante que no existe ning2n sustituto apropiado, entonces el funcionario de compras no tendr" otra alternati#a m"s que aceptar las condiciones del #endedor. 3ero generalmente, la decisin respecto a cu"l de los dos documentos *a$a de dominar depender" de la fuer+a comparati#a de ambas partes, de la naturale+a del artculo que se est, comparando, de lo comple7o de la transaccin $ de la estrategia utili+ada para obtener o colocar la orden. Suele existir muc*a confusin al respecto. ?n agente de compras podr" libremente firmar una orden que le presente el #endedor Ala cual, aun cuando puede comprometer al comprador, no *abr" de comprometer al pro#eedor *asta en tanto no sea confirmada por las oficinas centrales8, para posteriormente en#iar al pro#eedor una orden de compra, esperando que sea ,sta la que ri7a. !simismo, el agente de compras podr" despu,s de en#iar la orden de compra recibir no una confirmacin de ,sta sino por el contrario, una orden d #enta, la cual *abr" de constituir en realidad una contraoferta, $ por ning2n moti#o una aceptacin de las condiciones incluidas en la orden de compra. 5uando se trate de pedidos de poco #alor, sin embrago, no *abr" muc*a necesidad de que *a$a un contrato legal que comprometa a las parte, $a que existe mu$ poca probabilidad de que posteriormente se presenten problemas de ndole legal.