GUA TCNICA

Con orientaciones para la elaboracin de un documento nico que contenga el plan de prevencin de riesgos laborales, la evaluacin de riesgos y la planicacin de la actividad preventiva

SIMPLIFICACIN DOCUMENTAL

REAL DECRETO 39/1997, de 17 de Enero (Disposicin nal primera)

GUA TCNICA

Con orientaciones para la elaboracin de un documento nico que contenga el plan dePARA prevencin de riesgos laborales, la evaluacin de riesgos y la planicacin de la actividad preventiva

LA EVALUACIN Y PREVENCIN DE LOS RIESGOS EN EL TRABAJO A BORDO DE SIMPLIFICACIN LOS BUQUES DE PESCA DOCUMENTAL

REAL DECRETO 39/1997, de 17 de Enero (Disposicin nal primera)

1 Edicin 1 Impresin Febrero 2012

Presentacin

La disposicin nal primera del Reglamento de los Servicios de Prevencin establece que el Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo elaborar y mantendr actualizada una gua orientativa, de carcter no vinculante, para la elaboracin de un documento nico que contenga el plan de prevencin de riesgos laborales, la evaluacin de riesgos y la planicacin de la actividad preventiva. La presente Gua, que obedece a este mandato legal, aborda, en primer lugar, lo relativo al plan de prevencin y trata posteriormente, de forma conjunta, la evaluacin de los riesgos y la planicacin de la actividad preventiva. En el artculo 2.4 de dicho Reglamento, se establece la necesidad de que la documentacin sobre el plan, la evaluacin y la planicacin sea de reducida extensin y fcil comprensin, y ese es el objetivo de esta Gua. Para reducir la extensin y facilitar la comprensin de la documentacin se presenta un modelo de plan de prevencin lo ms sinttico posible; se recomienda aplicar un conjunto de criterios dirigidos a racionalizar la documentacin sobre la evaluacin de los riesgos; y, en relacin con la planicacin, se propone una forma de registro que pretende facilitar al empresario la informacin sobre qu debe hacerse, cundo y, en su caso, quin debe hacerlo, para que sea capaz de gestionar la prevencin con la mayor ecacia posible. Es de esperar que esta Gua contribuya a racionalizar la documentacin, a incrementar su utilidad y, con ello, a mejorar la eciencia de la actividad preventiva.
Concepcin Pascual Lizana DIRECTORA DEL INSHT

ndice

I. INTRODUCCIN ........................................................................................................ 7 1.1 Base legal y estructura de la Gua .......................................................................... 7 1.2 Objetivos y estrategia de la Gua ........................................................................... 7 1.3 Alcance, limitaciones y utilizacin de la Gua...................................................... 8

2. PLAN DE PREVENCIN DE RIESGOS LABORALES........................................ 8 2.1 Introduccin............................................................................................................... 7 2.2 Modelo de Plan de prevencin de riesgos laborales ........................................... 9 2.3 Funciones preventivas de determinadas unidades o servicios ......................... 11

3 EVALUACIN DE RIESGOS Y PLANIFICACIN DE LA PREVENCIN..... 13 3.1 Puestos de trabajo..................................................................................................... 13 3.1.1 Introduccin..................................................................................................... 14 3.1.2 Informe de la evaluacin de riesgos ............................................................ 14 3.1.3 Planicacin de la prevencin ...................................................................... 15

3.2 Locales e instalaciones ............................................................................................. 18 3.3 Emergencias ............................................................................................................. 19 AneXo: Criterios de simplicacin............................................................................. 20

I. INTRODUCCIN
1.1 Base legal y estructura de la Gua El artculo 16.2 bis de la Ley de Prevencin de Riesgos Laborales (LPRL) establece que las empresas, en atencin al nmero de trabajadores y a la naturaleza y peligrosidad de las actividades realizadas, podrn realizar el plan de prevencin de riesgos laborales, la evaluacin de riesgos y la planicacin de la actividad preventiva de forma simplicada, siempre que ello no suponga una reduccin del nivel de proteccin de la seguridad y salud de los trabajadores y en los trminos que reglamentariamente se determinen. Este precepto se desarrolla mediante el artculo 2.4 del Reglamento de los Servicios de Prevencin (RSP): Las empresas de hasta 50 trabajadores que no desarrollen actividades del anexo I podrn reejar en un nico documento el plan de prevencin de riesgos laborales, la evaluacin de riesgos y la planicacin de la actividad preventiva. Este documento ser de extensin reducida y fcil comprensin, deber estar plenamente adaptado a la actividad y tamao de la empresa y establecer las medidas operativas pertinentes para realizar la integracin de la prevencin en la actividad de la empresa, los puestos de trabajo con riesgo y las medidas concretas para evitarlos o reducirlos, jerarquizadas en funcin del nivel de riesgos, as como el plazo para su ejecucin. Por ltimo, la Disposicin nal 1 del RSP establece que el INSHT elaborar y mantendr actualizada una gua orientativa, de carcter no vinculante, para la elaboracin de un documento nico1 que contenga el plan de prevencin de riesgos laborales, la evaluacin de riesgos y la planicacin de la actividad preventiva (). En lnea con este mandato legal, la Gua aborda, en primer lugar, lo relativo al plan de prevencin, es decir, a la herramienta mediante la que se integra la prevencin en el sistema de gestin de la empresa. El hecho de que en las pequeas empresas la estructura de dicho sistema sea sencilla facilita la elaboracin de un modelo bsico
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de Plan que pueda ser adaptado a la situacin concreta de cada empresa sin especial dicultad. En segundo lugar se trata, conjuntamente, lo relativo a la evaluacin de los riesgos y la planicacin de la actividad preventiva. Se diferencia entre la informacin aportada sobre cada puesto de trabajo (o puestos similares) y la aportada sobre los elementos comunes que pueden afectar a toda la empresa o parte de la misma (locales e instalaciones generales). 1.2 Objetivos y estrategia de la Gua Est claro que la simplicacin a que se reere el artculo 16.2 bis de la LPRL no supone reducir la proteccin de los trabajadores, ya que no se plantea que el empresario deje de cumplir requisito preventivo alguno; es una simplicacin documental, tal como deja claro el artculo 2.4 del RSP. Se pretende reducir la extensin y facilitar la comprensin de la documentacin sobre el plan, la evaluacin y la planicacin, y ese es el objetivo de la presente Gua. La cuestin fundamental, que se responde a continuacin, es: Cmo, sin que se hayan reducido los requisitos preventivos, puede reducirse la extensin de la documentacin y lograrse, adems, que resulte ms comprensible? Para reducir la extensin y facilitar la comprensin de la documentacin: Se presenta un modelo de plan de prevencin lo ms sinttico posible, que consta de una parte general y de una concisa descripcin de las funciones preventivas de las distintas unidades de una empresa (incluida la Direccin). Con ello no slo se reduce la documentacin sino que se facilita tambin el conocimiento por parte de cada una de dichas unidades de sus obligaciones preventivas. Se propone aplicar un conjunto de criterios -vase el anexo a esta Gua- dirigidos a racionalizar la documentacin sobre la evaluacin de los riesgos. Dichos criterios tratan, entre otras cosas, de la normalizacin de los procedimientos de evaluacin, de la aplicacin de la

Teniendo en cuenta el desarrollo actual de las tecnologas de la informacin, es de esperar que en la mayora de los casos esta documentacin se registre y se remita en formato electrnico, lo que no debe suponer problema alguno siempre que la informacin est clarmente estructurada (actualizndose cada parte cuando sea necesario) y pueda accederse fcil y rpidamente a la misma (e imprimirse, en su caso).

apreciacin profesional y de la periodicidad de las revisiones de la evaluacin. En relacin con la planicacin, se subraya la necesidad de ligar la gravedad de los riesgos evaluados con el plazo para adoptar las medidas preventivas correspondientes y se propone una articulacin de los datos que facilite al empresario saber en todo momento qu debe hacerse2, cundo y, en su caso, quin debe hacerlo, para que sea capaz de gestionar la prevencin con la mayor ecacia posible. 1.3 Alcance, limitaciones y utilizacin de la Gua Finalmente, para precisar el contexto en el que se sita la Gua, conviene hacer algunas consideraciones respecto a su alcance, limitaciones y utilizacin: Tanto una industria metalmecnica de 50 trabajadores como una ocina con dos personas son empresas de hasta 50 trabajadores que no realizan actividades del anexo I del RSP. Para esa pequea ocina y para otras empresas de hasta 10 trabajadores que no sean del Anexo I, el empresario3 puede asumir la prevencin y, si lo desea, acogerse al programa de asesoramiento pblico Prevencion10.es. Para las empresas restantes, el empresario deber disponer de un trabajador designado y/o de un Servicio de Prevencin Ajeno4. A ellos va esencialmente dirigida esta Gua tcnica, ya que ellos son los que elaboran la documentacin de referencia. El que la documentacin deba ser de fcil comprensin (para el empresario y los trabajadores) no signica que su elaboracin deba ser siempre fcil y pueda hacerse sin disponer de conocimientos especializados en materia de prevencin. Esta Gua no tiene carcter vinculante; es una recomendacin sobre la organizacin y contenido mnimo de la documentacin relativa al plan de prevencin, la evaluacin de los riesgos y la planicacin de la prevencin. Por ello, los formatos utilizados (modelos, tablas, etc.)
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no son de uso obligatorio y, en cualquier caso, deben adaptarse a las particularidades de cada empresa. La Gua no debera ser considerada como un formulario a cumplimentar mecnicamente, sin necesidad de reexin tcnica. Como ya se ha mencionado, no se exime del cumplimiento de ningn requisito preventivo a las empresas a las que va dirigida esta Gua (de hasta 50 trabajadores y no incluidas en el Anexo I). Por tanto, nada impide que la Gua sea tambin utilizada por cualquier otra empresa, con independencia de su tamao y actividad, siempre que se respeten los requisitos adicionales aplicables por ser de mayor tamao o por realizar actividades incluidas en el Anexo I del RSP. En las empresas de nueva creacin se comienza por disear cmo debe ser el sistema de prevencin, es decir, cmo debe integrarse la prevencin en las funciones y actividades desarrolladas por las distintas unidades de su estructura organizativa. Para facilitar este proceso, esta Gua muestra el objetivo a alcanzar (cmo debe ser el sistema de prevencin una vez implantado) sin precisar cul es el camino idneo para alcanzarlo, habida cuenta de las mltiples alternativas existentes. Por otra parte, en muchos aspectos la Gua tiene que ser necesariamente genrica, para que sea de aplicacin a empresas con actividades y tamaos muy dispares. Por todo ello, como complemento de la Gua, el INSHT contempla la elaboracin de Notas Tcnicas de Prevencin con ejemplos prcticos de aplicacin.

2. PLAN DE PREVENCIN DE RIESGOS LABORALES5

2.1 Introduccin En esencia, el Plan de prevencin es una descripcin del Sistema de prevencin implantado o que se pretende implantar. En general, en la fase de diseo del sistema, la empresa, con el asesora-

El porqu es lo que el trabajador designado o el Servicio de Prevencin Ajeno debe explicar al empresario, a la vista del resultado de la evaluacin. En las condiciones establecidas en el artculo 11 del RSP. Aunque se opte por la modalidad preferente, que es la del trabajador designado, es frecuente tener que recurrir complementariamente a un SPA, que es la modalidad ms extendida.

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5 En relacin con la integracin de la prevencin en la empresa y conceptos relacionados, vase la Guia del INSHT sobre el tema y, en particular, los apartados 5 (Sistema de prevencin), 6 (Plan de prevencin) y 7 (Consideraciones para PYMES y microempresas).

miento del Servicio de prevencin, analiza y, en su caso, redene (para integrar la prevencin) la forma cmo se realizan las actividades productivas (los procedimientos de trabajo) y las funciones de las unidades que las gestionan. En la fase de implantacin es necesario, entre otras cosas, formar / informar a las personas que desarrollan o van a desarrollar dichas funciones y actividades. A medida que el sistema va implantndose, crece la importancia de la funcin de supervisin, que se torna crtica cuando la incorrecta aplicacin del procedimiento de trabajo establecido pueda originar un riesgo grave. El Plan debe incluir previsiones respecto a la revisin del Sistema. A continuacin (apartado 2.2) se presenta un modelo de Plan en el que se describe de forma genrica un sistema de prevencin ya implantado. Toda empresa que no haya sido creada o haya sufrido grandes modicaciones recientemente debera tener ya implantado un sistema de prevencin. El modelo consta de una parte general (en la que se sintetizan los contenidos indicados en el artculo 2 del RSP), adaptable sin dicultad a las particularidades de cualquier empresa, que debera ser complementada por cada empresa con dos anexos: En el primer anexo deberan relacionarse (listarse) los procedimientos de trabajo que se ha considerado necesario documentar6. En el segundo anexo deberan describirse las funciones que tienen atribuidas, en materia de prevencin, las distintas unidades organizativas de la empresa. Para facilitar la elaboracin de este anexo, en el apartado 2.3 se resean las funciones preventivas de la Direccin de una empresa y de las unidades ms usuales en las estructuras organizativas. Una vez implantado, el sistema de prevencin debera revisarse peridicamente. Revisar un sistema de prevencin supone analizar su ecacia o, lo que es lo mismo, valorar la efectividad de la integracin de la prevencin en el sistema de
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gestin de la empresa. La revisin del sistema, al igual que la de la evaluacin, puede realizarse por partes, sin perjuicio de que las deciencias encontradas (en una parte) necesiten soluciones que afecten a todo el sistema. La revisin del sistema puede mostrar la necesidad de efectuar modicaciones en su diseo (por ejemplo, para modicar la atribucin de funciones preventivas), o en su implantacin (por ejemplo, para mejorar la supervisin de una tarea). En el modelo propuesto, la revisin del sistema queda ligada a la de la evaluacin, lo que permite incluir en la planicacin (e interrelacionar) las medidas para mejorar las condiciones de trabajo y las medidas dirigidas a mejorar la gestin de la prevencin. Aunque el modelo que se presenta corresponda a un sistema de prevencin ya implantado, puede utilizarse, en la fase de diseo de un sistema, para describir el sistema que se desea implantar; una vez jadas las funciones preventivas que van a ser atribuidas a las distintas unidades de la organizacin, ya ser posible determinar (e incluir en la planicacin) las actividades necesarias (por ejemplo, en materia de formacin) para implantar el sistema diseado. Por tanto, en las fases de diseo e implantacin, el modelo de sistema propuesto constituye el objetivo que se pretende alcanzar (mediante un conjunto de actividades adecuadamente planicadas). 2.2 Modelo de Plan de prevencin de riesgos laborales El modelo presentado a continuacin debe adaptarse a las caractersticas concretas de cada empresa. Para facilitar su comprensin, cada apartado del que se compone el Plan de prevencin (texto del recuadro) va acompaado de una serie de observaciones numeradas. 1. Datos generales de la empresa - Identicacin y caractersticas generales1 - Proceso productivo2 - Estructura organizativa3

O bien el procedimiento ya exista y se han integrado en el mismo los requisitos preventivos, o bien ha sido creado por razones preventivas (en cuyo caso suele denominarse procedimiento o instruccin de seguridad). En cualquier caso, un procedimiento de trabajo debe centrarse en lo que tiene que hacer (o no hacer) el trabajador por el hecho de ocupar un determinado puesto de trabajo; el conocimiento de lo que todo trabajador, con independencia del puesto que ocupe, debe hacer en materia de prevencin y, en particular, de sus obligaciones en dicha materia (artculo 29 LPRL) debe serle proporcionado mediante la informacin y formacin a las que se reeren los artculos 18 y 19 de la LPRL.

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1. Identicacin, actividad principal y promedio de trabajadores de la empresa (y de sus centros de trabajo, si dispone de ms de uno). Debe incluirse, adems, cualquier caracterstica de especial relevancia preventiva (por ejemplo, uso frecuente de trabajadores de ETT, actividades habituales en instalaciones ajenas, etc.). 2. Breve descripcin centrada en los procesos (o partes de los mismos) en los que se ejecutan las actividades potencialmente ms peligrosas. 3. Organigrama mnimo que permita la identicacin de las unidades o servicios a los que se har posteriormente referencia. 2. Poltica preventiva La poltica de la empresa en materia de prevencin tiene como objetivo garantizar a los trabajadores una proteccin ecaz frente a los riesgos laborales de forma que el trabajo se efecte en las mejores condiciones de seguridad y salud (cumplindose, en todo caso, las obligaciones legales pertinentes). Con tal objetivo, se ha implantado un sistema de prevencin4 (cuyos elementos bsicos se describen a continuacin) que ha sido consultado con el delegado de prevencin5 y del que han sido informados los trabajadores. 4. Entendiendo por tal el sistema resultante de la integracin de la prevencin en el sistema general de gestin en la empresa (es decir, el sistema resultante de la aplicacin del Plan de prevencin). 5. En el caso de las empresas que, por su reducido tamao, no dispongan de delegado de prevencin, la consulta deber realizarse con los trabajadores. 3. Prcticas y procedimientos de trabajo6 La prevencin se ha integrado en las distintas actividades que componen los procesos productivos; a tal efecto, las prcticas y procedimientos de trabajo se han establecido respetando los requisitos preventivos aplicables a cada caso. En el Anexo .... se relacionan los procedimientos de trabajo que se ha juzgado

necesario documentar7 considerando la potencial gravedad de los riesgos inherentes a la actividad, la frecuencia con la que se realiza y el volumen o complejidad de la informacin manejada. Los trabajadores han recibido los medios y la formacin e informacin necesarios para la correcta aplicacin de los procedimientos/prcticas de trabajo. 6. Vase, en relacin con estos conceptos, el apartado 1 de la Gua del INSHT sobre la integracin de la prevencin. 7. La relacin de procedimientos de trabajo debe permanecer actualizada. No es necesario que se adjunten; basta que, a travs de la relacin, se facilite el acceso a cualquiera de ellos (mediante referencias a un registro o, por ejemplo, a travs de un hipervnculo). Es conveniente ordenar estos procedimientos en funcin de los procesos productivos. 4. Organizacin de la prevencin Como modalidad preventiva8 se ha optado por designar a un trabajador y/o se ha establecido un concierto, que se adjunta, con el SPA .... En relacin con la integracin de la prevencin, en el Anexo .... se describen las funciones que tienen atribuidas las distintas unidades organizativas de la empresa, incluida la Direccin9. Los directivos y mandos han recibido la formacin e informacin necesarias para el correcto desempeo de sus funciones. 8. En empresas de hasta 50 trabajadores, los recursos especializados suelen estar constituidos por un Servicio de prevencin ajeno y/o un trabajador designado aunque, en ciertos casos (artculo 11 del RSP), puede ser el propio empresario. En tal caso, se recomienda el uso de las herramientas especficas elaboradas para facilitar a estos empresarios el cumplimiento de sus obligaciones preventivas (Prevencion10.es). 9. Como ayuda para la elaboracin de este anexo de funciones preventivas, vase el apartado 2.3 de esta Gua.

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5. Revisin y mejora del sistema de prevencin Cada vez que se efecte una evaluacin de riesgos (ocasional o peridica) se valorar la ecacia de la gestin preventiva en relacin con los puestos de trabajo evaluados10, analizndose la conveniencia o necesidad de modicar los procedimientos y/o las funciones indicados en los apartados anteriores, o de mejorar su grado de implantacin11. 10. Lo que signica que la revisin del sistema tendr la misma periodicidad y ocasionalidad que la evaluacin de los riesgos, sin perjuicio de que puedan programarse revisiones especcas (convenientes, en particular, cuando el sistema es de reciente implantacin). 11. Siempre que la evaluacin muestre un problema y, en particular, si se ha producido un dao, el evaluador debera preguntarse qu fallo de gestin (de diseo o de implantacin) ha permitido / provocado tal situacin. Nombre y rma del empresario / fecha de implantacin12 12. Slo es necesario actualizar esta fecha si el sistema sufre cambios sustanciales. No se consideran como tales las actualizaciones puntuales, de menor importancia, de los Anexos. Si se considera oportuno, adems de las revisiones ligadas a la evaluacin, pueden realizarse revisiones peridicas del sistema o de partes del mismo. 2.3 Funciones preventivas de determinadas unidades o servicios Las funciones tipo presentadas a continuacin, que forman parte del Plan de prevencin, deben adaptarse a las caractersticas concretas de cada empresa. Para facilitar su comprensin, las funciones (texto del recuadro) van acompaadas de una serie de observaciones numeradas. 1. Funciones de la Direccin a) Establecer una poltica de prevencin de riesgos laborales basada en la aplicacin de los principios indicados en el artculo 15 de la

LPRL, dirigida a proporcionar a los trabajadores una proteccin ecaz frente a dichos riesgos que asegure, en todo caso, el cumplimiento de las obligaciones legales. b) Optar por una, o una combinacin, de las modalidades de organizacin de la prevencin contempladas en el artculo 10 del RSP y facilitar los medios para su implantacin. Establecer el concierto con el SPA y velar por su cumplimiento, en caso de optar por esta modalidad1. c) Integrar la prevencin en el sistema general de gestin de la empresa2, en particular, en las funciones de sus unidades organizativas3 y en las actividades que stas desarrollan, y asegurarse de que el Plan de prevencin es conocido por todos los trabajadores. d) Velar por la efectiva colaboracin e intercambio de informacin entre dichas unidades y el SPA. e) Aprobar la planicacin de las medidas y actividades preventivas, y velar por su implantacin o realizacin en los plazos previstos. f) Consultar a los trabajadores en relacin con las cuestiones indicadas en el artculo 33 de la LPRL y facilitar su participacin a travs de los cauces legales previstos. 1. Si en lugar de un SPA se dispusiera de un trabajador designado, las referencias al SPA se entendern hechas a aqul (con las salvedades que procedan). 2. Constituyendo as el sistema de prevencin de la empresa. 3. Sea cual sea su nivel jerrquico o tipo de actividad, siempre que sus actuaciones puedan repercutir signicativamente sobre la seguridad y salud de los trabajadores. 2. Funciones de los Servicios de prevencin ajenos (SPA)4 a) Promover la integracin de la prevencin en las funciones y actividades de las distintas unidades organizativas de la empresa, incluida la Direccin, prestando el apoyo necesario para ello. b) Especicar los cambios, sucesos o circunstancias respecto a los que el SPA debe recibir informacin por requerir su intervencin previa o posterior5.

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c) Valorar la ecacia del sistema de prevencin. d) Desarrollar las actividades preventivas especializadas6 incluidas en el concierto e informar al empresario de sus resultados y de la necesidad de realizar cualquier otra no incluida que sea legalmente exigible. e) Proponer al empresario la planicacin de las medidas y actividades preventivas necesarias y efectuar el seguimiento de las aprobadas. f) Asesorar al empresario sobre sus obligaciones y alternativas en relacin con la consulta a los trabajadores, en particular, respecto a su alcance, ocasin, destinatario y forma de realizacin. g) Asesorar y asistir a los trabajadores y sus representantes conforme a lo dispuesto en el artculo 31.2 de la LPRL. 4. En realidad, el SPA no forma parte de la empresa y por ello su funcin se limita al cumplimiento de las actividades incluidas en el concierto (el cual debe ajustarse a lo dispuesto en el artculo 20 del RSP). Sin embargo, como orientacin para el empresario en relacin con el contenido del concierto, se especican y estructuran a continuacin las funciones / actividades propias de un Servicio de prevencin. Por otra parte, si el empresario optase por disponer de un trabajador designado en lugar de contratar a un SPA, stas seran las funciones que debera desarrollar dicho trabajador. 5. Cualquier cambio o suceso, incluido un accidente, que exija la revisin de la evaluacin. 6. Tales como la evaluacin de los riesgos, la vigilancia de la salud o la informacin / formacin en prevencin de los trabajadores y, en su caso, de los mandos y directivos. 3. Funciones comunes a los responsables de cualquier unidad7 a) Integrar la prevencin en las actividades propias de la unidad, con el asesoramiento del SPA y elaborar, en su caso, los procedimientos que se estimen necesarios. b) Asegurarse de que los trabajadores disponen de la formacin, informacin y medios adecuados, controlar que realizan su tarea conforme a lo establecido y tomar en conside-

racin cualquier indicio de insuciencia de las medidas preventivas adoptadas. c) Dar indicaciones y/o adoptar las medidas necesarias para corregir cualquier incumplimiento o insuciencia y, de no ser posible, informar de la situacin a su superior jerrquico y/o al SPA8 para que acten en consecuencia. d) Colaborar con el SPA en el desarrollo de las actividades preventivas que as lo requieran9 e informarle8 de cualquier cambio, suceso o circunstancia que haga necesario su asesoramiento o intervencin. e) Asumir las funciones que, en su caso, le sean atribuidas en relacin con las situaciones de emergencia. 7. Si bien estas funciones son aplicables a cualquier unidad, se han elaborado pensando esencialmente en aquellas unidades cuyos trabajadores desarrollan actividades asociadas a riesgos (para s mismos o para terceros) de una cierta relevancia. En general, a medida que se asciende en la escala jerrquica, el papel de cada mando se centra en velar para que el inferior jerrquico conozca y asuma la necesidad de integrar la prevencin en sus funciones. 8. La comunicacin con el SPA puede ser directa o a travs de cauces previamente establecidos por el empresario. 9. Por ejemplo, la investigacin de accidentes, la evaluacin de los riesgos o la concepcin de las medidas preventivas ms adecuadas. 4. Funciones especcas En muchas empresas, especialmente en las pequeas, slo de forma espordica se presentan necesidades tales como las de contratar un trabajador, adquirir un equipo, contratar un servicio o revisar una instalacin; en estos casos, cada vez que se presente dicha circunstancia deber recabarse el asesoramiento / asistencia del SPA. En otras empresas, en las que esas necesidades aparecen con mayor frecuencia, suelen existir unidades o departamentos encargados de gestionarlas (por ejemplo, el departamento de recursos humanos o el servicio de mantenimiento); en estos casos es conveniente y ms eciente integrar la prevencin en

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las funciones de dichas unidades, tal como se muestra a continuacin. a) Recursos humanos (nuevas contrataciones o cambios de puesto) - Seleccionar al trabajador teniendo en cuenta las expectativas de la unidad solicitante y las condiciones o restricciones preventivas10 establecidas por el SPA para la ocupacin del puesto de trabajo. - Informar a la unidad solicitante y al SPA del trabajador que va a ocupar el puesto para que se le proporcione la vigilancia de la salud, la formacin e informacin y los medios necesarios para realizar su tarea. 10. Deber determinarse si existen restricciones a la ocupacin relacionadas con las condiciones legales o psicofsicas del trabajador, as como si se requiere una competencia profesional o experiencia especca. b) Adquisicin de productos (equipos, productos qumicos, materiales) - Seleccionar el producto teniendo en cuenta las especicaciones de la unidad solicitante y los requisitos preventivos que sean de aplicacin (incluidos los relativos a la documentacin de que debe ir acompaado11), determinados en colaboracin con el SPA. - Comprobar, en colaboracin con la unidad solicitante, que el producto suministrado/ instalado cumple los requisitos establecidos e informar, en su caso, al SPA por si fuera necesario revisar la evaluacin. 11. Manual de instrucciones, cha de datos de seguridad, etc. c) Contratacin / prestacin de servicios (concurrencia de empresas)12 - Establecer, conjuntamente con el SPA y la unidad concernida13, la informacin que debe ser intercambiada con la empresa contratada / contratante, de conformidad con la normativa sobre coordinacin de actividades empresariales.

- Gestionar dicho intercambio y transmitir la informacin recibida a la unidad concernida y, en su caso, al SPA. 12. Este apartado se circunscribe al caso de concurrencia de trabajadores de distintas empresas (contratar a otras empresas para realizar trabajos en locales propios o ser contratado para prestar servicios en locales ajenos). Para actividades consideradas como obras de construccin segn el RD 1627/1997, lo expuesto a continuacin deber ajustarse a lo especicado en dicha norma. 13. La unidad en la que desarrollarn actividades trabajadores de otras empresas, o la unidad a que pertenecen los trabajadores que se desplazarn a otras empresas. d) Mantenimiento y revisin de equipos e instalaciones - Determinar, conjuntamente con el SPA, los equipos e instalaciones que deben someterse a mantenimiento o revisiones, peridicas u ocasionales, y la naturaleza de estas operaciones. - Planicar, ejecutar y dejar constancia de aquellas operaciones cuya realizacin tenga atribuida14. Si la operacin exige la intervencin de una entidad externa15, solicitarla con la periodicidad que corresponda, controlar su ejecucin y archivar los registros. - Facilitar la informacin sobre estas operaciones y sus resultados al SPA, en los trminos acordados con ste. 14. En aplicacin del principio de integracin, se considera como buena prctica no atribuir a esta unidad operaciones de mantenimiento o revisin de un equipo que puedan ser fcilmente realizadas por el trabajador que lo maneja (que deberan quedar integradas en su procedimiento de trabajo). 15. Como es el caso de las revisiones e inspecciones que la normativa de seguridad industrial exige para muchas de las instalaciones ms comunes.

3. EVALUACIN DE RIESGOS Y PLANIFICACIN DE LA PREVENCIN

3.1 Puestos de trabajo

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3.1.1 Introduccin En la gura 1 se presenta el esquema bsico de la evaluacin de los riesgos de un puesto de trabajo y de la planicacin de las medidas preventivas consiguientes (establecidas en funcin de los resultados de la evaluacin).

3.1.2 Informe de la evaluacin de riesgos En esencia, el informe de la evaluacin de un puesto debe especicar quin la ha hecho (el tcnico), cundo (la fecha), qu, cmo y por qu se ha realizado y los resultados y conclusiones en los que se fundamentar la planicacin. A continuacin se trata lo relativo al motivo y objeto de la evaluacin, al procedimiento de realizacin y a los resultados y conclusiones de la misma. a) En relacin con el motivo y objeto de la evaluacin. Debe tenerse en cuenta que lo que se evala en cada caso depende del tipo (motivo) de la evaluacin y que ste debe siempre hacerse constar en el informe. Para los distintos tipos de evaluacin debe considerarse lo siguiente: Evaluacin inicial.- Es la primera evaluacin de los riesgos de un puesto de trabajo (o conjunto de puestos). Debe realizarse cuando se crea o modica sustancialmente un puesto. Una evaluacin inicial de los riesgos de una empresa slo tiene sentido, por tanto, a raz de su creacin o cuando se han producido cambios que afectan a la mayora de sus puestos de trabajo. Evaluaciones peridicas.- En ellas se pretende comprobar que no se han producido cambios en las condiciones de trabajo evaluadas (y aprobadas) en la evaluacin anterior y que el trabajo se efecta segn lo establecido. La evaluacin debe centrarse, en particular, en los riesgos que estn sujetos a controles peridicos (vase la 2 observacin a la Tabla 1 del apartado 3.1.3). El objetivo bsico de estas revisiones es comprobar que todo contina estando y hacindose segn lo establecido7 y ello sin perjuicio de que, durante la revisin, pueda mostrarse la necesidad de corregir la evaluacin anterior o de efectuar algn tipo de mejora en las condiciones de trabajo. La frecuencia de la revisin debe establecerse con criterios tcnicos (vase el apartado c) del anexo de esta Gua); debera ser tanto ms frecuente cuanto mayor sea la gravedad de los riesgos controlados y la posibilidad de que dejen de estarlo.

Ha cambiado sustancialmente el puesto de trabajo, se ha producido un dao o existen indicios de que pueda producirse (incidentes, desvos de un control, etc.)?
SI Inicio NO NO

Evaluacin SI Ha transcurrido el de los plazo jado para riesgos realizar la evaluacin?

Planicacin de implantacin
SI Deben adoptarse NO medidas de correccin/mejora? SI NO

Deben adoptarse medidas de control?

Figura 1. Esquema bsico de la evaluacin de riegos y de la planicacin de las medidas preventivas

En este esquema: Se observa que a la evaluacin puede llegarse por cuatro vas, que se corresponden con los cuatro tipos de evaluacin (inicial, peridica, ocasional y de vericacin) que se tratan en el apartado siguiente. Se diferencian las medidas de correccin/mejora del puesto, cuyo objetivo es la eliminacin o reduccin de los riesgos, y las medidas de control de las condiciones de trabajo o del trabajador, cuyo objetivo es evitar, o detectar a tiempo, cualquier cambio no deseado en dichas condiciones. Se muestra que las medidas preventivas deben planicarse e implantarse y, por tanto, que debe darse seguimiento a la ejecucin de lo planicado.
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En general, para comprobarlo basta la directa apreciacin profesional, aunque en algunos casos pueda ser necesario efectuar mediciones.

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Evaluaciones ocasionales.- Las que deben realizarse con ocasin de: Un accidente (o incidente potencialmente grave), o un resultado negativo en un control tcnico o mdico. La evaluacin debe centrarse en el riesgo que tal circunstancia ha puesto de maniesto8. Un cambio normativo, una mejora metodolgica o una informacin tcnica o cientca que haga necesario o conveniente revisar la evaluacin. Evaluaciones de vericacin.- Son necesarias siempre que se hayan adoptado medidas para la eliminacin o reduccin de los riesgos, al objeto de vericar la ecacia de las mismas (vase el apartado b) del anexo de esta Gua). Si el riesgo frente al que se acta es grave y la ecacia de las medidas no es evidente por s misma (ya que la vericacin exige conocimientos especializados o mediciones), la vericacin debe realizarse lo antes posible; en caso contrario, la vericacin puede aplazarse un tiempo prudencial9. b) En relacin con el procedimiento de evaluacin. Partiendo del recomendable supuesto de que el Servicio de prevencin dispone de procedimientos normalizados para realizar las actividades preventivas habituales (vase el apartado a) del anexo de esta Gua), bastar incluir en el informe la referencia al procedimiento utilizado (no su descripcin) y, en su caso, los datos resultantes de su aplicacin al caso concreto (por ejemplo, si se han efectuado mediciones, el nmero y tipo de las mismas). Es muy conveniente disponer de un procedimiento general de evaluacin10 til, entre otras cosas, para armonizar el ejercicio de la apreciacin profesional acreditada a que se reere el artculo 5 del RSP (vanse los apartados d) y e.1) del anexo de esta Gua), as como para establecer los trminos que se utilizarn a la hora de calicar la magnitud de dichos riesgos.
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c) En relacin con los resultados y conclusiones de la evaluacin. El informe debe incluir una descripcin y una estimacin de la magnitud de los riesgos (artculo 3.1 del RSP) y, en su caso, de los resultados de las mediciones en los que se fundamenta tal estimacin. El informe debe centrarse, en particular, en los riesgos que requieran la adopcin de medidas preventivas, estn stas dirigidas a su eliminacin / reduccin o a su control. En todo caso, el informe debe incluir11 el tipo de medidas que deben adoptarse frente a cada riesgo (vanse las Tablas 1 control- y 2 -correccindel apartado siguiente) y la urgencia / prioridad de cada medida (en particular, de las de correccin), expresado de forma que facilite al empresario la decisin respecto a los correspondientes plazos de implantacin (vase el apartado e.2) del anexo de esta Gua). Es recomendable incluir tambin las prohibiciones o restricciones a la ocupacin de cada puesto, si existen, motivadas por factores individuales (por ejemplo, especial sensibilidad) o laborales (por ejemplo, trabajadores de ETT). 3.1.3 Planicacin de la prevencin Si una empresa lleva tiempo funcionando y la naturaleza de su actividad no conlleva cambios sistemticos en las condiciones de los puestos de trabajo, la situacin de stos en un momento dado debera, en trminos generales, distribuirse de la siguiente forma: Los riesgos existentes en la mayora de los puestos de trabajo se han eliminado o se han reducido a niveles compatibles con el cumplimiento de los requisitos legales que sean de aplicacin, y se estn realizando las actividades necesarias para mantener bajo control dichos riesgos. En una minora de los puestos de trabajo se han producido cambios, daos u otras cir-

Este tipo de evaluacin puede mostrar que la evaluacin anterior era incorrecta, que se ha producido un cambio en las condiciones del puesto o del trabajador, o que no se ha seguido correctamente el procedimiento de trabajo. Obviamente, es ms urgente que el SPA se desplace al centro de trabajo para comprobar que un EPI complejo adquirido para proteger frente a un riesgo grave es el adecuado y se usa correctamente, que hacerlo para vericar la reposicin de una sealizacin deteriorada. Al que tambin pueda hacerse referencia cuando se considere necesario. Si esta informacin no se integra directamente en la documentacin sobre la planicacin.

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cunstancias que muestran la necesidad de eliminar o reducir determinados riesgos, para lo que se estn desarrollando las actividades correctoras apropiadas. Adicionalmente, en dichos puestos pueden existir otros riesgos que se mantienen bajo control. Para los riesgos que deben eliminarse o reducirse, la planicacin tiene que incluir las medidas correctoras correspondientes. Para los riesgos restantes la planicacin debe incluir: - la prxima revisin de la evaluacin - los controles de las condiciones de trabajo o de la salud del trabajador que deben practicarse entre la ltima evaluacin y su prxima revisin (cuando sea necesario, en funcin de las caractersticas del riesgo) - las medidas de mejora que se consideren oportunas, en su caso

En la Tabla 1 se presenta un modelo para la planicacin de las actividades y medidas de control, sean stas de carcter tcnico o mdico (vigilancia de la salud). Debe sealarse que el control de la actividad del trabajador (en cuanto a su conformidad con el procedimiento de trabajo establecido) constituye la esencia de la funcin de supervisin y no debe ser considerado como una actividad preventiva, salvo en los casos excepcionales en los que la vigilancia de la actividad del trabajador se realice mediante personal distinto a su supervisor (recurso preventivo: artculo 32 bis de la LPRL). En la Tabla 2 se presenta un modelo para la planicacin de las actividades y medidas de correccin/mejora. Conviene recordar que, tras la adopcin de este tipo de medidas, debe vericarse su ecacia.

Tabla 1.- Puestos de trabajo: medidas y actividades de control

Puesto de Trabajo1 Control peridico de magnitudes/elementos crticos2 Tipo de control Rspon. ltimo Prximo Evaluacin de los riesgos3 ltima Informe Prxima

Trabajadores4 (Nombre) -----------------------------------

Control peridico de la salud de los trabajadores5 Tipo de control ltimo Informe Prximo

Observaciones6

1. Pueden englobarse en una misma cha puestos de trabajo del mismo tipo y similares condiciones de seguridad y salud en el trabajo. La empresa debe informar al servicio de prevencin cuando se produzcan o prevean cambios signicativos en el puesto de trabajo. 2. En muchos casos, el control peridico (la medicin / revisin) de ciertas magnitudes (niveles, concentraciones...) o elementos (protecciones, piezas crticas) puede aportar informacin relevante sobre una determinada situacin o instalacin. En ciertos casos el control es obligatorio y, en otros, muy conveniente. En general, cuando es posible, este tipo de control preventivo es muy eciente y permite, adems, espaciar las revisiones de la evaluacin. El control puede tener que realizarlo el Servicio de prevencin o la empresa (por ejemplo, la unidad de mantenimiento), pero no tienen que incluirse en esta cha los controles que deba realizar el propio trabajador (que tienen que estar integrados en el procedimiento de trabajo) o su supervisor (como la comprobacin de que no se ha retirado un determinado resguardo). Cuando sea necesario, la actividad de control debe procedimentarse y deben registrarse sus resultados. 3. Slo debe referenciarse (y adjuntarse) el informe en el que se incluye la ltima evaluacin del puesto de trabajo objeto de la cha (posterior, por tanto, a cualquier medida de correccin que pueda haberse adoptado) y siempre debe hacerse constar la fecha (aproximada) de su revisin. En el informe debe evitarse la inclusin de datos que no sean legalmente exigibles ni tengan utilidad preventiva. El adecuado uso de la apreciacin profesional en la evaluacin y la elaboracin de un catlogo de procedimientos a los que hacer referencia (vase el anexo de la presente Gua) pueden ayudar a reducir la extensin del informe.

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4. La relacin de trabajadores debe mantenerse actualizada; la empresa debe comunicar al Servicio de prevencin cualquier cambio (nuevo trabajador, situacin de embarazo...) que pueda exigir un reconocimiento mdico y, en su caso, la revisin de la evaluacin. 5. En tipo de control debe indicarse el riesgo o riesgos que lo motivan. El informe (referenciado en la cha) debe limitarse a las conclusiones de los controles de salud (artculo 23.d LPRL). Dichas conclusiones pueden poner de maniesto la necesidad de revisar la evaluacin.
6. Puede indicarse aqu si, adicionalmente a las de control, se estn adoptando medidas correctoras (vase la Tabla 2).

Tabla 2.- Puestos de trabajo: medidas y actividades de mejora o correccin

Puesto de trabajo: Evaluacin del riesgo1: Tipo de riesgo Fecha Resultado2 Informe3

Planicacin de las medidas / actividades preventivas Tipo de Medida Mejora de la gestin7 Cambio proced. trabajo Proteccin colectiva Proteccin individual Otras m. correctoras8 Formacin/informacin Examen de salud9 Otras medidas10 Medida concreta Rspon.4 Plazo5 Coste6

Seguimiento11 Fecha Informe

1. Se trata de la evaluacin que puso de maniesto la necesidad de adoptar algunas de las medidas expuestas a continuacin. 2. Ms importante que la forma de expresar la conclusin de la evaluacin (por ejemplo, riesgo grave) es la relacin entre dicha conclusin y los plazos de adopcin de las medidas preventivas correspondientes (vase la observacin n 5). 3. Referencia al informe de evaluacin adjunto. Para decidir mejorar un puesto basta una evaluacin por apreciacin profesional. 4. El Servicio de prevencin o la empresa (hacindose constar, en su caso, la unidad responsable). 5. Es fundamental que el Servicio de prevencin asesore al empresario a la hora de jar el plazo de implantacin de la medida. 6. En los casos en los que sea racionalmente cuanticable. 7. Por ejemplo, mejorar la supervisin, implantar un recurso preventivo o cambiar las funciones preventivas de una unidad. 8. Como, por ejemplo, sustituir o modicar un equipo o proceso, o cambiar el diseo de un puesto o la organizacin del trabajo. En cualquier caso, las medidas deben ser concretas (carece de sentido indicar, por ejemplo, que se aplique el RD XXX). 9. Por ejemplo, un examen de aptitud o para investigar una posible afectacin (la vigilancia peridica est en la tabla anterior). 10. Para poder incluir, cuando proceda, medidas tales como el cambio de puesto de trabajo, por ejemplo. 11. Fecha de adopcin de la medida y referencia al informe, en su caso. En el caso concreto de un examen de salud, el informe debe limitarse a las conclusiones / recomendaciones mdicas (aptitud para el puesto, la conveniencia de un cambio, etc.).

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3.2 Locales e instalaciones La evaluacin de los locales e instalaciones de servicio o proteccin consiste, esencialmente, en la comprobacin del cumplimiento de los requisitos reglamentarios. Para facilitar la identicacin y el acceso a los requisitos aplicables en cada caso, se recomienda utilizar el apartado sobre normativa del portal del INSHT. En particular, en dicho apartado se puede consultar la normativa sobre lugares / locales de trabajo, as como la referente a las instalaciones elctricas, a las instalaciones de proteccin contra incendios y a otras instalaciones diversas (trmicas, frigorcas, distribucin/ almacenamiento de productos gaseosos, etc.). Si la evaluacin muestra la necesidad de adoptar medidas de correccin, stas debern ser objeto de planicacin y seguimiento. Esta evaluacin puede ser la inicial, o efectuarse cuando un incidente, accidente, cambio o inspeccin muestre la necesidad de revisarla. En relacin con las medidas de correccin, los datos a incluir sobre su planicacin y seguimiento son prcticamente idnticos a los contemplados en la Tabla 2 (salvo la clasicacin de los tipos de medidas).

Una vez vericada la conformidad con los requisitos reglamentarios, para mantener controlados los locales e instalaciones se necesita establecer y aplicar un programa de mantenimiento / revisiones / inspecciones peridicas. La normativa de seguridad industrial establece el tipo, la periodicidad y las personas o entidades facultadas para efectuar las revisiones e inspecciones12 de las instalaciones ms comunes (instalacin elctrica, a presin, con gas, trmica, de elevacin, contra incendios, etc.); en estos casos, el papel fundamental del Servicio de prevencin consiste en asistir al empresario para que se llame a quien proceda cuando proceda y se archiven los informes correspondientes o, en su caso, se subsanen las deciencias puestas de maniesto en la revisin o inspeccin. Para ms informacin sobre la gestin de las actividades de mantenimiento y revisin de esas instalaciones, vase el apartado 4.5 de la Gua tcnica del INSHT sobre integracin de la prevencin en el sistema de gestin de la empresa. A continuacin, en la Tabla 3, se presenta un modelo de cha para el control de los locales e instalaciones.

Tabla 3.- Locales e instalaciones

Locales e Instalaciones1 Local Instalacin X Mantenimiento / Revisiones / Inspecciones peridicas2 Tipo Responsable3 ltima Informe Prxima

1. Convendra disponer, al menos, de una cha de este tipo por centro de trabajo. Las instalaciones de un centro pueden ser muy diversas, aunque algunas son comunes a la mayora de los centros y estn reguladas por la normativa de seguridad industrial, que establece el tipo, la periodicidad y las personas o entidades facultadas para efectuar las inspecciones exigidas en cada caso. Las instalaciones ms usuales son las siguientes: Elctrica de baja tensin; Combustibles gaseosos (distribucin y uso); Frigorcas; Trmicas; Almacenamiento de productos qumicos; Proteccin contra incendios; Ascensores; Equipos a presin. 2. Las necesidades de mantenimiento / revisin / inspeccin son muy diferentes, segn el local o instalacin de que se trate. En algunos casos son muy sencillas, su ejecucin no necesita personal cualicado (por ejemplo, la comprobacin peridica de que las vas de evacuacin permanecen despejadas) y, normalmente, no es preciso realizar un informe. A menudo, sin embargo, una instalacin debe someterse a diferentes inspecciones, con distinta periodicidad y efectuadas por distintas entidades (el propio empresario o el fabricante, si dispone de los medios exigidos, la empresa instaladora o un Organismo de Control autorizado), que emiten el certicado correspondiente. En estos casos, el Servicio de prevencin, a la vista de la instalacin de que se trate, debe asesorar al empresario respecto al tipo de empresa con la que debe contactar para pasar la inspeccin (si es que no se est
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Por ejemplo, el fabricante de un equipo, su instalador o un Organismo de control autorizado (OCA).

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haciendo ya) y, en su caso, respecto a la periodicidad de la misma (si bien es la empresa que realiza la inspeccin la que suele indicar cundo debe volver). 3. Una vez planicadas, la gestin de las inspecciones realizadas por entidades externas es sencilla (en esencia, se trata de comprobar que la inspeccin se realiza en las fechas previstas y de archivar el certicado de la misma) y puede ser hecha por la propia empresa, en particular, si dispone de un servicio de mantenimiento. En cuanto a las restantes revisiones o inspecciones, es conveniente que la empresa asuma todas aquellas cuya realizacin no exija conocimientos especializados, propios de un Servicio de prevencin. 3.3 Emergencias En el proceso de evaluacin deben identicarse las posibles situaciones de emergencia y obtenerse la informacin necesaria para determinar las medidas a adoptar frente a tales situaciones. La situacin de emergencia puede afectar a algunos o a todos los puestos de trabajo de la empresa y, en cualquier caso, las actuaciones a desarrollar en tal situacin pueden diferir de un puesto a otro. La normativa bsica en relacin con las emergencias y riesgo grave e inminente puede consultarse en el portal del INSHT. Con la informacin obtenida en la evaluacin se podr ya elaborar el Plan de emergencia (entendido como el conjunto de actuaciones previstas frente a la misma), planicar las medidas necesarias para su implantacin (dotacin de medios tcnicos y humanos, y formacin de estos ltimos), as como de las medidas para la adecuacin del local e instalaciones de trabajo (modicaciones estructurales, sistemas de deteccin y alarma, dotacin de equipos). Una vez adoptadas las medidas necesarias para implantar el Plan de emergencia y adecuar los locales e instalaciones, ser preciso comprobar peridicamente su correcto estado o funcionamiento. En general, en las empresas a las que se aplica esta Gua, las medidas para comprobar la correcta implantacin del Plan de emergencia deberan ser sencillas ya que, con raras excepciones, los simulacros no son exigibles a estas empresas13. Por otra parte, los controles peridicos necesarios para mantener acondicionados los locales e instalaciones (para controlar, por ejemplo, que las vas de evacuacin permanecen despejadas o que los extintores estn en buenas condiciones) ya estn incluidos en la Tabla 3 (vase el apartado anterior).

13 Salvo que la evaluacin de riesgos ponga especcamente de maniesto la necesidad de hacerlos y sin perjuicio de la conveniencia de recordar peridicamente a los trabajadores las acciones a adoptar en caso de emergencia.

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Anexo:
CRITERIOS DE SIMPLIFICACIN Para simplicar (reducir) la documentacin y, simultneamente, hacerla ms comprensible, es necesario racionalizar su organizacin y contenidos y, en lo posible, racionalizar tambin las actividades cuya ejecucin y resultados quieren documentarse. Por ello, la simplicacin que propone esta Gua se centra en evitar actividades o informaciones innecesarias y ahorrarse justicaciones superuas. Los criterios de simplicacin utilizados (y, concretamente, las prcticas que se quieren evitar) se exponen a continuacin y se resumen en la tabla que se incluye al nal de este anexo. a. Informacin repetitiva. En algunos casos el carcter repetitivo de la informacin podra evitarse mediante su sistematizacin. Sera conveniente, en particular, que los Servicios de prevencin tuviesen documentados - a disposicin de la empresa y de las autoridades competentes - los procedimientos utilizados para la realizacin de las actividades preventivas ms habituales, haciendo referencia a ellos cuando sea necesario; carece de sentido que cada vez que se realice una evaluacin, se detalle todo el procedimiento14. b. Informacin superua. En otros casos, se aporta informacin superua sobre algo que se hizo en el pasado, que fue documentado en su da y que ya carece de inters. A este respecto debe resaltarse que, una vez adoptadas las medidas correctoras cuya necesidad haya mostrado una evaluacin, sta debe actualizarse. Es la evaluacin actualizada15, en la que no constan ya los riesgos eliminados, la que tiene que tenerse en cuenta a la hora de describir la situacin existente16. En esencia, respecto a un puesto de trabajo pueden darse dos tipos de situacin: 1) Si la ltima evaluacin muestra que no es necesario adoptar medidas correctoras, bastar incluir en la documentacin el informe de dicha evaluacin, la fecha o plazo para su revisin y, en su caso, el tipo y periodicidad de los contro14

les de las condiciones de trabajo o de la salud de los trabajadores que es necesario realizar. 2) Si, por el contrario, la ltima evaluacin muestra la necesidad de adoptar medidas de correccin frente a un riesgo, la documentacin deber incluir el informe de dicha evaluacin, as como la descripcin de las medidas a adoptar y el plazo de su ejecucin. Ahora bien, una vez eliminado o reducido el riesgo y actualizada la evaluacin17, vuelve a ser de aplicacin lo indicado en el apartado anterior. La sistemtica expuesta es aplicable tambin a los locales e instalaciones generales e, incluso, al sistema de prevencin de la empresa. La informacin sobre el sistema (documentado a travs del Plan de prevencin) debe limitarse a su descripcin actualizada y a la planicacin de la valoracin de su ecacia. Si fuera necesario mejorar el diseo o implantacin de algn elemento del sistema (por ejemplo, la funcin preventiva de una unidad), debern especicarse la naturaleza y plazos de las medidas a adoptar (pero slo hasta que las medidas queden implantadas y se actualice la descripcin del sistema). c. Actividad / Informacin innecesaria. A menudo la informacin repetitiva esconde una inadecuada planicacin de la prevencin (una innecesaria repeticin de actividades). A este respecto, debe recordarse que la normativa no obliga a revisar la evaluacin anualmente18. Segn el

Slo se incluiran los datos concretos no prejados en el procedimiento (por ejemplo, el tipo y nmero de las mediciones efectuadas). Que suele ser ms sencilla que la anterior ya que se trata slo de comprobar que se ha eliminado o reducido el riesgo. Sin perjuicio de que las evaluaciones anteriores permanezcan archivadas y pueda accederse a ellas si se requiere, por ejemplo, para poder investigar el posible origen laboral de una enfermedad. Respecto a la necesidad de actualizar la evaluacin tras adoptar medidas correctoras, vase el apartado 3.1.2 de esta Gua (en relacin con las evaluaciones de vericacin).

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Sin perjuicio de que existan otras actividades (para el control de determinados riesgos, por ejemplo) que deban realizarse en el periodo que va desde la ltima evaluacin hasta su revisin, o de que la revisin de la evaluacin tenga que adelantarse por circunstancias ocasionales (vase el apartado 3.1.2 de esta Gua).
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artculo 6 del RSP, la evaluacin debe revisarse con la periodicidad que se acuerde entre la empresa y los representantes de los trabajadores. La revisin debera ser tanto ms frecuente cuanto mayor sea la potencial gravedad de los riesgos controlados y la posibilidad de que dejen de estarlo. Por ello, ni es tcnicamente conveniente ni legalmente necesario que todos los riesgos de la empresa se revisen a la vez (por ejemplo, anualmente). Adems, la frecuencia de la revisin puede disminuirse a menudo si se implanta un control peridico de elementos crticos (por ejemplo, del estado de un resguardo o de la velocidad de aire en boca de una cabina de extraccin). d. Actividad / Justicacin innecesaria. El artculo 5 del RSP establece que la evaluacin incluir la realizacin de las mediciones, anlisis o ensayos que se consideren necesarios, salvo que se trate de operaciones, actividades o procesos en los que la directa apreciacin profesional acreditada permita llegar a una conclusin sin necesidad de recurrir a aqullos. El uso de la apreciacin profesional puede evitar muchas justicaciones innecesarias, pero debe aplicarse con prudencia cuando se toma como base para descartar la necesidad de tomar medidas preventivas; en tal caso, siempre que exista duda razonable, debern efectuarse mediciones. Sin embargo, un empresario que (siguiendo las indicaciones del Servicio de prevencin y/o en aplicacin del principio de precaucin) decide adoptar una medida para mejorar una determinada situacin sin que hacerlo sea legalmente necesario, no est obligado a justicar tal decisin. En cualquier caso, es conveniente que el Servicio de prevencin je unos criterios generales (establecidos, al menos, para cada una de las disciplinas preventivas) que faciliten un ejercicio armonizado de la apreciacin profesional por parte de sus tcnicos (vase el apartado siguiente). e. Justicaciones excesivas con conclusiones poco operativas. Tras realizar la evaluacin, el

Servicio de prevencin propone una planicacin de las medidas preventivas que cree que deben adoptarse. Si el empresario decide asumirlas, tiene que jar el plazo para su implantacin, que debera ser tanto menor cuanto mayor sea la gravedad del riesgo evaluado. En este contexto, teniendo en cuenta que lo que se pretende es reducir la extensin, pero tambin facilitar la comprensin de la documentacin, conviene hacer dos consideraciones paralelas: i. En muchas ocasiones, la calicacin de la gravedad del riesgo resulta de la aplicacin de un procedimiento de evaluacin, genrico y cualitativo, en el que se valoran conjuntamente la probabilidad de que se produzca el dao y la severidad del mismo (artculo 4.2 de la LPRL) y que, en la prctica, conforma el esquema conceptual que utiliza el tcnico para emitir una apreciacin profesional. Nada impide que este procedimiento general se incluya en el catlogo de procedimientos indicado en el apartado a) de este anexo, pudiendo aludirse al mismo mediante simple referencia. ii. Frecuentemente, el resultado de una evaluacin (en particular en el caso de las evaluaciones cualitativas) se concreta mediante expresiones tales como, por ejemplo, riesgo moderado, las cuales pueden ir acompaadas (respecto a la necesidad de corregir el riesgo) de otras tales como, por ejemplo, prioridad o urgencia media. El uso de ese tipo de expresiones no ayuda al empresario a jar el plazo de implantacin de la medida correctora. Es preferible que esas conclusiones se expresen de forma (o vayan acompaadas de indicaciones) que orienten al empresario a la hora de determinar dichos plazos (indicndose, por ejemplo, la necesidad de implantar la medida a la mayor brevedad posible, o la conveniencia de incluirla en el actual programa de actividades, o en el prximo programa anual, o la posibilidad de implantarla gradualmente en un plazo determinado).

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En resumen, para simplicar y hacer ms comprensible la documentacin, que es el objetivo de esta Gua, se considera conveniente que : - los Servicios de prevencin tengan documentados los procedimientos utilizados para la realizacin de las actividades preventivas ms habituales, haciendo referencia a ellos cuando sea necesario; - en relacin con la evaluacin de un puesto de trabajo, slo se aporte la documentacin de la ltima que se haya realizado; debe resaltarse que una vez adoptadas las medidas correctoras cuya necesidad haya puesto de maniesto una evaluacin previa, sta debe actualizarse; - la periodicidad con la que se revise cada evaluacin se base en razones tcnicas, evitndose prcticas (tales como la evaluacin global anual) que supongan actividades y documentacin innecesarias; - se tenga en cuenta la posibilidad de utilizar la directa apreciacin profesional, con la debida prudencia, para evitar mediciones o justicaciones innecesarias y que se establezca un procedimiento general para el ejercicio de dicha apreciacin; - se tenga en cuenta, en cualquier caso, que, si un empresario decide adoptar una medida para mejorar una determinada situacin sin que hacerlo sea legalmente exigible, no est obligado a justicar tal decisin; - las conclusiones de la evaluacin se expresen de forma tal (o vayan acompaadas de indicaciones) que orienten al empresario a la hora de determinar los plazos de adopcin de las medidas preventivas.

Para cualquier observacion o sugerencia en relacin con esta Gua puede dirigirse al : Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo C/ Torrelaguna, 73 - 28027 MADRID Tfn. 91 363 41 00 Fax 91 363 43 27 http://www.insht.es

NIPO: 272-12-014-4 ISBN: 978-84-7425-803-5 DL: M-8059-2012