DOCUMENTO DE CONSTRUCCIN SOLUCIN DE NO CONFORMIDADES ISO 9000

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Contenido
1. DIAGRAMA DEL PROCESO .................................................................................. 3
Sub proceso Accin Correctiva ............................................................................................................. 4 Ejecutar Plan de Accin ............................................................................................................................ 5

2. PROCESO ACCIN PREVENTIVA ...................................................................... 6 3. MODELO DE DATOS .............................................................................................. 7

2.1 Tablas Paramtricas............................................................................................................................ 8 2.1.1 Parametrizacin de la entidad Procesos .......................................................................... 9

4. DEFINIR FORMAS ..................................................................................................12

3.1 Forma Identificar Causas de NC y Plan de Accin ............................................................... 12 3.2 Forma Analizar Rechazo de NC ................................................................................................... 13

5. REGLAS DE NEGOCIO..........................................................................................15
4.1 DEFINIR EXPRESIONES .................................................................................................................... 15

6. EJECUTANTES .........................................................................................................16 7. CONFIGURACIN DE CORREOS ELECTRONICOS ...................................18 8. INDICADORES.........................................................................................................19

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1. DIAGRAMA DEL PROCESO

Un punto clave dentro de un Sistema de Gestin de Calidad es la solucin de una no conformidad. La no conformidad es el incumplimiento de una especificacin. No corregir una no conformidad o la continua presencia de ellas trae costos asociados a re-procesos, reposiciones, perdidas de clientes y hasta la prdida de la certificacin de calidad, por nombrar solo algunos de ellos. Pensando en el desarrollo y la eficiencia de las compaas Bizagi ofrece un nuevo proceso que ayuda a gestionar sus No conformidades de forma rpida y eficiente. El proceso comienza cuando un auditor reporta una No Conformidad, es necesario asignar la No Conformidad a un proceso especfico. El dueo del proceso puede aceptar o rechazar la No conformidad. Si esta es aceptada, se debe crear un plan de accin para corregir la no conformidad, el plan puede incluir tareas para corregir el problema puntual en corto tiempo, y/o abrir una accin correctiva para eliminar las causas raz de la no conformidad. Es posible escoger entre tres acciones inmediatas, Rechazar, Corregir o Concesin de productos. Si la No Conformidad no es aceptada, un analista de SGC debe analizar el caso, es posible cerrar la No Conformidad o re direccionar est a otra rea. Luego de realizar las actividades propuestas en el plan de accin, ya sean inmediatas o en una accin correctiva, es necesario que el auditor revise el resultado. Es necesario revisar que la no www.bizagi.com
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conformidad haya sido corregida, en otras palabras, que el requisito contra el cual se gener la no conformidad, se cumpla. Por ltimo la no conformidad es cerrada.

Sub proceso Accin Correctiva

Una Accin Correctiva es realizada para eliminar las causas de una no conformidad que ha sido detectada. El primer paso es identificar y analizar las causas de la No Conformidad. Existen varios mtodos que lo ayudan en este paso, por ejemplo diagramas de causa y efecto, anlisis del modo y efecto de falla, etc. Es importante que el rea de SGC establezca una metodologa para la identificacin de las causas vitales de las No Conformidades. Adicionalmente el dueo del proceso debe crear un plan de accin para eliminar las causas, dentro del plan se incluyen las actividades con la fecha lmite de ejecucin y el responsable. Las tareas pueden ser asignadas a diferentes personas que pertenezcan al rea a la cual fue asignada la No Conformidad. Cada actividad dentro del plan abre un caso del sub proceso mltiple Ejecutar Actividad. Luego de ejecutar el plan de accin, el auditor debe revisar si la no conformidad fue corregida.

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Ejecutar Plan de Accin

Es posible incluir dentro del plan de accin varias actividades con diferentes responsables, por esto el desarrollo del plan de accin es un sub proceso mltiple que abre un caso por cada actividad. El sub proceso incluye dos tareas. La tarea Ejecutar actividad es realizada por la persona asignada por el dueo del proceso, esta persona debe implementar lo solicitado. Cada actividad necesita la validacin del dueo del proceso.

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2. PROCESO ACCIN PREVENTIVA

Una Accin Preventiva es realizada para eliminar las causas de una no conformidad potencial. El primer paso es identificar y analizar las causas de la posible No Conformidad. Existen varios mtodos que lo ayudan en este paso, por ejemplo diagramas de causa y efecto, anlisis del modo y efecto de falla, etc. Es importante que el rea de SGC establezca una metodologa para la identificacin de las causas vitales de las No Conformidades. Adicionalmente el dueo del proceso debe crear un plan de accin para eliminar las causas, dentro del plan se incluyen las actividades con la fecha lmite de ejecucin y el responsable. Las tareas pueden ser asignadas a diferentes personas que pertenezcan al rea a la cual fue asignada la No Conformidad. Cada actividad dentro del plan abre un caso del sub proceso mltiple Ejecutar Actividad. Luego de ejecutar el plan de accin, el auditor debe revisar si la no conformidad fue corregida.

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3. MODELO DE DATOS
La entidad principal del modelo es No Conformidad, en ella se encuentra informacin de la No Conformidad como Descripcin, Proceso Responsable, Fecha del reporte, Fecha de cierre, Accin inmediata. La entidad est relacionada con las entidades maestras Accin Correctiva, Plan de Accin y Causas Vitales, la relacin con Causas Vitales y con Plan de Accin es una a muchos, con la otra entidad es uno a uno. Una No Conformidad puede tener varias causas, y necesitar de varias actividades para la solucin de ellas. Los atributos principales del Plan de Accin son: Actividad, Resultado de la actividad, Fecha Limite, Responsable. La entidad Causas Vitales solo tiene un atributo, Descripcin.

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2.1 Tablas Paramtricas

El modelo incluye tres tablas paramtricas. La primera, Accin Inmediata, contiene las acciones que pueden ser ejecutadas en un Concesin). La tabla Procesos incluye todos los procesos de su compaa, cada registro incluye el rea al cual pertenece y el dueo de este. Es muy importante para el Administrador de Bizagi establecer la parametrizacin de la entidad, ya que la informacin contenida en ella es necesaria para el correcto desarrollo del proceso, la asignacin de la No Conformidad incluye varios campos que obtienen informacin de la tabla Procesos, si no se realiza la parametrizacin de ella, es imposible seguir con la siguiente tarea. periodo de tiempo corto (Corregir, Rechazar o Realizar una

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2.1.1 Parametrizacin de la entidad Procesos

Para realizar la parametrizacin: Cree todos los usuarios en la aplicacin con el Rol de administrador.

Para incluir un nuevo usuario de clic en el botn Nuevo Usuario.

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En necesario incluir toda la informacin de los dueos de los procesos, especialmente el rea a la cual pertenece.

Luego de crear todos los usuarios dueos de procesos, ingrese al men Admin en la opcin entidades.

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Clic en la entidad Procesos.

Incluya toda la informacin sobre el proceso, Nombre, rea, y Dueo del proceso.

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4. DEFINIR FORMAS
La plantilla de No Conformidades incluye varias formas que ayudan al manejar de la informacin del proceso.

3.1 Forma Identificar Causas de NC y Plan de Accin

La forma incluye cuatro grupos. El primero tiene la informacin de la No Conformidad como Descripcin, Tipo, Auditor, etc. Todos los campos son no editables. El segundo grupo incluye las causas vitales de la No Conformidad, el dueo del proceso especifica cules son las causas de la No Conformidad. Una validacin de la grilla controla que al menos una causa ha sido ingresada. El grupo Plan de Accin Inmediata presenta la informacin de las actividades que se deben realizar de forma inmediata, por ejemplo si se necesita realizar una correccin en corto tiempo. El ltimo grupo tiene la informacin de la Accin Correctiva. Todos los grupos incluyen reglas de visibilidad, debido a que toda la informacin no se necesaria en todos los casos.

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3.2 Forma Analizar Rechazo de NC

La forma incluye la descripcin de la No Conformidad, adems posibilita a el analista de SGC (persona que ejecuta la actividad) elegir entre cerrar la No Conformidad o asignarla a otra rea. La forma incluye una regla de Comportamiento en el campo Proceso. El campo se pone en rojo si la opcin re direccionar est en Si.

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5. REGLAS DE NEGOCIO
4.1 DEFINIR EXPRESIONES
EL proceso usa compuertas inclusivas y exclusivas para indicar en flujo del proceso. La compuerta inclusive valida cuales son las actividades que se deben ejecutar de acuerdo a los datos del proceso. Es posible abrir uno de los dos caminos, o los dos, dependiendo si se necesita una accin inmediata y/o una accin correctiva.

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6. EJECUTANTES
Para la definir quin debe realizar cada tarea se utilizan roles. En el quinto paso del asistente, de clic en definir participantes.

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La tarea Reportar No conformidad es realizada por una persona que tenga el rol de Auditor. Las tareas Verificar Resultado de Accin Inmediata, Accin Preventiva y Correctiva, son ejecutadas por el Auditor que creo el caso .

La tarea Ejecutar Actividad es realizada por la persona que fue asignada por el dueo del proceso cuando se realiz el plan de accin.

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7. CONFIGURACIN DE CORREOS ELECTRONICOS

La plantilla Solucin de No Conformidades incluye varios correos para informar el avance de la solucin. Para que estos puedan ser enviados correctamente dentro de su empresa, es necesario que se configure correctamente el servidor de correo (Servidor SMTP). El envo de correos en la proyecto viene activado pero sin la configuracin personalizada. Ingrese en Bizagi Studio a la pestaa de Configuracin. All de clic sobre Entorno y seleccione la opcin de Popular. En esta opcin debe activar el envo de notificaciones y digitar el nombre del Servidor SMTP, as como la cuenta de la que se enviarn los correos, como se muestra en la imagen a continuacin. Para ms informacin referirse a los siguientes artculos: Configuracin de ambiente: http://wiki.bizagi.com/es/index.php?title=Configuracion_de_Ambiente Servidor SMTP: http://wiki.bizagi.com/es/index.php?title=Encontrar_el_Servidor_SMTP_en_Outlook

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8. INDICADORES
Bizagi ofrece diferentes herramientas que ayudan a la construccin y el anlisis de reportes del proceso.

El cronmetro ayuda a calcular el nmero de casos que han pasado a travs de una ruta escogida y el tiempo que han tardado en completarse. nicamente los casos que completaron el camino seleccionado son tenidos en cuenta para los reportes.

Con el uso de los cronmetros es posible crear estadsticas acerca del tiempo de ciclo del proceso, niveles de servicio, etc. For more information go to: http://wiki.bizagi.com/es/index.php?title=Analisis_de_Sensores

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