TRABAJO SOBRE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO

Definiciones, caractersticas y ejemplos practicos.

Asociacin educativa honores

Diagrama de flujo
Definicin
Los diagramas de flujo (o flujogramas) son diagramas que emplean smbolos grficos para representar los pasos o etapas de un proceso. Tambin permiten describir la secuencia de los distintos pasos o etapas y su interaccin.

Las personas que no estn directamente involucradas en los procesos de realizacin del producto o servicio, tienen imgenes idealizadas de los mismos, que pocas veces coinciden con la realidad.

La creacin del diagrama de flujo es una actividad que agrega valor, pues el proceso que representa est ahora disponible para ser analizado, no slo por quienes lo llevan a cabo, sino tambin por todas las partes interesadas que aportarn nuevas ideas para cambiarlo y mejorarlo. Se les llama diagramas de flujo porque los smbolos utilizados se conectan por medio de flechas para indicar la secuencia de la operacin.

Smbolos utilizados
Los smbolos tienen significados especficos y se conectan por medio de flechas que indican el flujo entre los distintos pasos o etapas. Los smbolos ms comunes son :

Asociacin educativa honores

Asociacin educativa honores Caractersticas que debe cumplir un diagrama de flujo

En los diagramas de flujo se presuponen los siguientes aspectos:
Existe siempre un camino que permite llegar a una solucin (finalizacin del algoritmo). Existe un nico inicio del proceso. Existe un nico punto de fin para el proceso de flujo (salvo del rombo que indica una comparacin con dos caminos posibles).

Desarrollo del Diagrama de Flujo Las siguientes son acciones previas a la realizacin del diagrama de flujo: Identificar las ideas principales a ser incluidas en el diagrama de flujo. Deben estar presentes el dueo o responsable del proceso, los dueos o responsables del proceso anterior y posterior y de otros procesos interrelacionados, otras partes interesadas. Definir qu se espera obtener del diagrama de flujo. Identificar quin lo emplear y cmo. Establecer el nivel de detalle requerido. Determinar los lmites del proceso a describir. Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son : Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedar fijado el comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente. Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que estn incluidos en el proceso a describir y su orden cronolgico. Si el nivel de detalle definido incluye actividades menores, listarlas tambin. Identificar y listar los puntos de decisin. Construir el diagrama respetando la secuencia cronolgica y asignando los correspondientes smbolos. Asignar un ttulo al diagrama y verificar que est completo y describa con exactitud el proceso elegido.

Recomendaciones
A su vez, es importante que al construir diagramas de flujo, se observen las siguientes recomendaciones: Evitar sumideros infinitos, burbujas que tienen entradas pero no salidas. Evitar las burbujas de generacin espontnea, que tienen salidas sin tener entradas, porque son sumamente sospechosas y generalmente incorrectas. Tener cuidado con los flujos y procesos no etiquetados. Esto suele ser un indicio de falta de esmero, pero puede esconder un error an ms grave: a veces el analista no etiqueta un flujo o un proceso porque simplemente no se le ocurre algn nombre razonable.

Asociacin educativa honores Ventajas de los Diagrama De Flujo

Favorecen la comprensin del proceso a travs de mostrarlo como un dibujo. El cerebro humano reconoce fcilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias pginas de texto. Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Se identifican los pasos redundantes, los flujos de los re-procesos , los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisin. Muestran las interfaces cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se realizan, facilitando a los empleados el anlisis de las mismas. Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y tambin a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso.

Tipos de diagramas de flujos

Formato Vertical: En l el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la informacin que se considere necesaria, segn su propsito. Formato Horizontal: En l el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha. Formato Panormico: El proceso entero est representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho ms rpido que leyendo el texto, lo que facilita su comprensin, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en lnea vertical, sino tambin horizontal, distintas acciones simultneas y la participacin de ms de un puesto o departamento que el formato vertical no registra. Formato Arquitectnico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectnico del rea de trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras que los utilizados son fundamentalmente representativos.

Cuando se desarrolla el diagrama de flujo es importante considerar el tipo y cantidad de informacin requerida por el usuario del mismo. Probablemente la direccin de la empresa no est interesada en los detalles y le sea suficiente una descripcin genrica del proceso. Este es el caso del ejemplo anterior, un diagrama de flujo a nivel macro.

Asociacin educativa honores

Ejemplo : Reparacin de la PC

MACRO

En cambio, si el objetivo del diagrama es la capacitacin de nuevos empleados o la bsqueda de oportunidades de mejora, ser necesario disponer de una descripcin detallada del proceso y hablamos de un diagrama de flujo a nivel micro. Entre ambos niveles, el macro y el micro, se ubican los diagramas con una cantidad media de detalles.

MICRO

Asociacin educativa honores

Asociacin educativa honores

Conclusiones Los diagramas de flujo son una herramienta valiosa para la mejora de los procesos, permiten detectar las actividades que agregan valor y aqullas que son redundantes o innecesarias. Tambin son de gran utilidad durante el desarrollo de la documentacin de los Sistemas de Gestin, pues proveen una descripcin de los procesos y un detalle de las operaciones mucho ms amigable que los procedimientos e instructivos basados en texto. Contribuyen a resolver uno de los principales problemas, que es la resistencia del personal a emplear los documentos como referentes para el desempeo de las tareas. Una copia ampliada del diagrama de flujo al alcance de los operadores del proceso facilita la consulta y promueve la creatividad. Es conveniente emplear programas especficos para la confeccin de los diagramas de flujo. En general, estos programas son de manejo sencillo y facilitan notablemente la tarea.

EJM

Asociacin educativa honores

Asociacin educativa honores

Asociacin educativa honores

Otra definicin del diagrama de flujo es la siguiente: Es un esquema para representar grficamente un algoritmo. Se basan en la utilizacin de diversos smbolos para representar operaciones especficas. Se les llama diagramas de flujo porque los smbolos utilizados se conectan por medio de flechas para indicar la secuencia de operacin. Para hacer comprensibles los diagramas a todas las personas, los smbolos se someten a una normalizacin; es decir, se hicieron smbolos casi universales, ya que, en un principio cada usuario podra tener sus propios smbolos para representar sus procesos en forma de Diagrama de flujo. Esto trajo como consecuencia que slo aquel que conoca sus smbolos, los poda interpretar. La simbologa utilizada para la elaboracin de diagramas de flujo es variable y debe ajustarse a un patrn definido previamente.