RESUMEN DE PROCESOS PROCESOS SUB PROCESOS FASES Gestin de Provisiones por Compra Logstica Aprobacin de Solicitudes de Compras Cotizacin

Elaboracin de rdenes de Compra DESCRIPCIN ACTORES ENTES - REAS ACTIVIDADES

Recepcionar las solicitudes de compras elaboradas por las diferentes reas de la empresa, ya sea consumo interno por al rea de almacenes e inventarios para

A. Gestin de Provisiones por Compra: Ver Grfico SUB PROCESOS Logstica FASES Aprobacin de Solicitudes de Compras DESCRIPCIN ACTIVIDADES Se evalan las solicitudes de - El Asistente de Logstica recepciona las compras por consumo interno solicitudes de compras generadas en las elaboradas en las diferentes diferentes reas de la empresa y enva a reas de la empresa as como jefatura para evaluacin. solicitudes de compras por - El jefe de Logstica evala la solicitud de bienes, activos fijos y servicios compra. elaboradas en las reas de - Si evaluacin es satisfactoria se enva a almacenes e inventario. cotizacin. - Si evaluacin no es satisfactoria se rechaza solicitud y se enva al rea solicitante. Se solicitan cotizaciones de - El Asistente de Logstica solicita productos a proveedores de las cotizaciones a proveedores. solicitudes de compras aprobadas - Los proveedores elaboran cotizaciones por el Jefe de Logstica, para y envan al Asistente de Logstica. luego ser incluidas en un - El Asistente de Logstica elabora el documento de cotizacin interna Documento Formal de Cotizacin, para y enviadas a evaluacin. enviar a evaluacin a la Jefatura. Se evalan las cotizaciones de - El Jefe de Logstica evala las proveedores tomando en cuenta cotizaciones recepcionadas. los principales criterios de - Si la evaluacin es aprobada, se Elabora evaluacin como son precios, la rden de compra para ejecutar su calidad, atencin, tiempo de respectiva compra. entrega, etc., para luego elaborar - Si la evaluacin no es aprobada se la rden de compra. archiva la cotizacin para una prxima evaluacin. Se recepcionan las Ordenes de - El Asistente de Logstica recepciona las Compras aprobadas para efectuar rdenes de compras aprobadas. las compras a crdito, donde el - El Asistente de logstica efecta la ACTORES - Jefe de Logstica - Asistente de Logstica - Proveedores

Cotizacin

Generacin de rdenes de Compra

Compras de Crdito

Compra crdito

Asistente de Logstica Proveedor

proveedor emite el documento de compra (factura o boleta) con condicin de crdito, as mismo se verifica si es que la compra tiene un costo vinculado para tambin emitir el documento por el costo vinculado (factura o boleta). Compras al Contado Salida de Dinero Se solicitan las salidas de dinero para las compras a la Gerencia Financiera, el cual evala el tipo de salida (Efectivo o Transaccin Bancaria) que se realizar para dicha compra.

Compra

Se recepcionan las Ordenes de

compra a crdito. El proveedor emite la factura o boleta por la compra Si existe algn Costo vinculado a la compra el proveedor emite una factura o boleta por el costo vinculado. El Asistente de Logstica enva los Documentos de Compra al rea de Cuentas por Pagar. El Asistente de Logstica recepciona las rdenes de compras aprobadas. El Asistente de Logstica solicita va oral la salida de dinero a la Gerencia Financiera entregando la rden de compra aprobada. El gerente financiero evala el Tipo de Salida de Dinero que realizar, como son: Si el tipo de salida es por Bancos (Depsito, Transferencia a Cuenta, etc.), el gerente financiero efecta la operacin y elabora un Documento interno de Transaccin. Si el tipo de salida es por Efectivo, el gerente financiero entrega el dinero en efectivo y elabora un Recibo de Efectivo. El gerente financiero entrega el documento elaborado en el paso anterior y firma y sella la rden de compra. El Asistente de Logstica recepciona las

Asistente de Logstica Gerencia Financiera Proveedor

Egresos por Movimientos a Crdito

Recepcin

Compras aprobadas para efectuar las compras al contado anexando el documento de transaccin bancaria (si es que el pago es por bancos) o recibo de efectivo (si el pago es en efectivo), donde el proveedor emite el documento de compra (factura o boleta) con condicin de crdito, as mismo se verifica si es que la compra tiene un costo vinculado para tambin emitir el documento por el costo vinculado (factura o boleta). Se recepcionan los documentos de compras provenientes de las compras a crdito y se verifican los datos obligatorios y opcionales del documento.

rdenes de compras aprobadas. El Asistente de logstica efecta la compra a contado con condicin contado. El proveedor emite la factura o boleta por la compra Si existe algn Costo vinculado a la compra el proveedor emite una factura o boleta por el costo vinculado. El Asistente de Logstica enva los Documentos de Compra al rea de Caja y Bancos

Elaboracin de rden de Pago Se elaboran las rdenes de pago de los documentos de compras por pagar para su respectiva cancelacin. -

El Asistente de Cuentas por Pagar recepciona los Documentos de Compras (Facturas o Boletas) cancelados. Verificar y validar los datos obligatorios y opcionales de los documentos de compras. Si la verificacin es inconforme se enva los documentos al rea de compras para su verificacin y correccin. Si la verificacin es conforme se enva los documentos a jefatura. El jefe de Cuentas por Pagar recepciona los documentos de compras que necesitan cancelarse. El jefe de Cuentas por Pagar realiza una segunda verificacin de los documentos de compras. Si la verificacin es inconforme enva los

Asistente de Cuentas por Pagar Jefe de Cuentas por pagar Gerencia Financiera

Pago a Proveedores Se evala el tipo de salida de dinero para las cancelaciones totales o parciales de los documentos de compras, as mismo se elabora el Recibo de Egreso (Caja o Bancos) correspondiente de acuerdo al tipo de salida de dinero aprobado. -

Egresos por Movimientos al Contado Recepcin Se recepcionan los documentos de compras provenientes de las compras al contado y se verifican los datos obligatorios y opcionales del documento. -

documentos a recepcin para su respectiva coordinacin con el rea de compras. Si la verificacin es conforme se elabora la rden de pago para su cancelacin. El Asistente de Cuentas por Pagar solicita Salida de dinero a la Gerencia Financiera. El Gerente financiero evala el tipo de salida de dinero para la cancelacin de documentos. Si es Efectivo, el Gerente financiero entrega el dinero y elabora el Recibo de Egreso de Caja y se realiza el pago al proveedor. Si es por Bancos (Transaccin Bancaria), el Gerente Financiero elabora el Recibo de Egreso de Banco y enva el voucher de la transaccin al proveedor. Enva los Documentos de Compras cancelados al rea de Compras. El Asistente de Caja y Bancos recepciona los Documentos de Compras (Facturas o Boletas). Verificar y validar los datos obligatorios y opcionales de los documentos de compras. Si la verificacin es inconforme se enva los documentos al rea de compras para su verificacin y correccin. Si la verificacin es conforme se enva los documentos al asistente

Asistente de Caja y Bancos Asistente de Efectivos Asistente de Bancos

Registro del Pago

Se elabora el Recibo de Egreso (Caja o Banco) correspondiente de acuerdo al tipo de pago que se realiz al momento de la compra.

correspondiente. Si el tipo de pago fue en efectivo el Asistente de Efectivos elabora el Recibo de Egreso de Caja. Si el tipo de pago fue por Bancos el Asistente de Bancos elabora el Recibo de Egreso de Bancos, y se actualiza el Estado de Cuentas Corrientes. Enva los Documentos de Compras cancelados al rea de Compras.

B. Gestin de Provisiones por Ventas al Contado: Ver Grfico SUB PROCESOS Ventas en Puntos de Ventas(Grifos) FASES Atencin al Cliente DESCRIPCIN ACTIVIDADES ACTORES Se realiza la atencin al cliente - El cliente realiza el pedido del producto - Cliente por la Venta al contado, deseado. - Vendedor ejecutndose el tipo de pago - El vendedor atiende el pedido haciendo - Administrador respectivo y poder emitir el el cobro respectivo de la venta. de Grifos documento de venta (Factura o - Si el tipo de pago es cheque, el cliente Boleta). elabora el cheque y entrega cheque al vendedor. - Si el tipo de pago es efectivo el grifero elabora un recibo de efectivo. - Si el tipo de pago es con tarjeta (crdito o dbito), el grifero imprime el voucher. El grifero elabora el Documento de Venta y entrega al cliente, quedndose con la copia emisor. Se elaboran los Documentos de - El grifero recepciona las copias de los Ingresos diarios en base a los Documentos de Ventas y elabora el resmenes de las Ventas al resumen de las Ventas al contado.

Registro Diario de Ingresos

Contado.

Ingreso de Fondos en Transito

Recepcin de Documentos

Se recepcionan y verifican los Documentos de Ventas con Medios de Pago con Tarjetas (Crdito o Dbito) para su respectivo registro.

Registro del Fondo en Trnsito

Se elaboran los Recibos de Ingresos por Tarjetas o tambin llamados Fondos en Trnsito.

Depsito del Proveedor de Tarjetas

Se realizan los depsitos a cuentas corrientes de las empresas por parte de los proveedores de servicios de Tarjetas (VISA, MCPERU, etc.).

El grifero enva los Documentos y resmenes a Administracin de Grifos. El administrador de grifos elabora el Documento de Ingresos Diarios. El grifero enva los Documentos elaborados al rea de Caja y Bancos. El Asistente de Tarjetas recepciona los Documentos de Ventas y los tickets generados en las Ventas con Tarjetas. El Asistente de Tarjetas Verifica la conformidad de los Documentos. Si existe algn inconforme se envan los Documentos al rea de Ventas para su respectiva solucin. Si no existe ningn inconforme se envan los documentos al Asistente de Caja y Bancos. El Asistente de Caja y Bancos verifica por segunda vez la conformidad de los Documentos. Si existe alguna informidad se devuelve los documentos al Asistente de Tarjetas. Si no existe ninguna inconformidad se elabora el Recibo de Ingreso por Tarjetas o Fondos en Trnsito. El proveedor de servicios de tarjetas realiza el depsito bancario de las ventas realizadas con tarjetas descontando las comisiones por pagar. El Asistente de Tarjetas obtiene el Estado de Cuentas Corrientes para

Asistente de Tarjetas. Asistente de Caja y Bancos Proveedor de Tarjetas

Registro de Ingreso de Bancos

Se elabora el Documento de Aplicacin de tarjetas, donde se cancelan las Ventas con Tarjetas con sus respectivos depsitos Bancarios.

Ingreso de Movimientos en Efectivo Recepcin de Documentos Se recepcionan y verifican los Documentos de Ventas con Medios de Pago en Efectivo para su respectivo registro. -

Registro del Ingreso a Caja

Se elaboran los Recibos de Ingresos a Caja de las Ventas en Efectivo

verificar los depsitos respectivos. Si todo es conforme enva el comprobante de depsito a Caja Y Bancos. Si el depsito es inconforme o no se dio se informa el proveedor para volver a realizar el depsito. El Asistente de Caja y Bancos realiza la bsqueda del documento de ingreso por la Venta con Tarjeta. El Asistente de Caja y Bancos cancela el documento adjuntando el depsito bancario y elaborando el Documento de Aplicacin de Tarjetas. El Asistente de Caja y Bancos actualiza el estado de las Cuentas Corrientes. El Asistente de Efectivo recepciona los Documentos de Ventas y los recibos de efectivos generados en las Ventas en Efectivo. El Asistente de Efectivo verifica la conformidad de los Documentos. Si existe algn inconforme se envan los Documentos al rea de Ventas para su respectiva solucin. Si no existe ningn inconforme se envan los documentos al Asistente de Caja y Bancos. El Asistente de Caja y Bancos verifica por segunda vez la conformidad de los Documentos. Si existe alguna informidad se devuelve

Asistente de Efectivo. Asistente de Caja y Bancos Jefe de Caja y Bancos

Transferencia de Caja a Bancos Se efecta los depsitos bancarios por los Ingresos a Caja de las Ventas al contado, elaborndose un Documento de Transferencia de Caja a Bancos. -

Ingreso de Movimientos por Cheque Recepcin de Documentos Se recepcionan y verifican los Documentos de Ventas con Medios de Pago en Cheques para su respectivo registro. -

los documentos al Asistente de Efectivo. Si no existe ninguna inconformidad se elabora el Recibo de Ingreso a Caja. El Jefe de Caja y Bancos verifica los Recibos de Ingresos registrados. Si existe alguna inconformidad se devuelve el recibo al Asistente de Caja y Bancos para reingresar dicho movimiento. Si no existe ninguna inconformidad, el Jefe de Caja y Bancos realiza el permiso de depsito. El asistente de Efectivo realiza el depsito bancario y entrega comprobante de depsito al Asistente de Caja y Bancos. El Asistente de Caja y Bancos elabora el documento de Transferencia de Caja a Bancos. El Asistente de Caja y Bancos actualiza sus estados de Cuentas corrientes. El Asistente de Cheques (Bancos) recepciona los Documentos de Ventas y los cheques generados en las Ventas en Efectivo. El Asistente de Efectivo verifica la conformidad de los Documentos. Si existe algn inconforme se envan los Documentos al rea de Ventas para su respectiva solucin. Si no existe ningn inconforme se

Asistente de Cheques (Bancos). Asistente de Caja y Bancos Jefe de Caja y Bancos

Cobro del Cheque

Se realiza el cobro del cheque generado por el cliente al momento de la Venta.

Registro del Ingreso a Banco

Se efecta los registros por las Transaccin Bancara de Cobro de Cheque elaborndose un Recibo de Ingreso a Banco.

envan los documentos al Asistente de Caja y Bancos. El jefe de Caja y Bancos verifica los cheques recibidos Si existe algn inconforme se envan cheque al Asistente de cheques para su solucin. Si no existe ningn inconforme el Jefe de Caja y Bancos realiza el permiso y Cargo para el cobro. El Asistente de Cheques realiza el cobro del cheque y enva comprobante de pago al Asistente de Caja y Bancos. El Asistente de Caja y Bancos elabora el Recibo de Ingreso a Banco archivando copia del Documento de Venta. El Asistente de Caja y Bancos actualiza el estado de Cuentas Corrientes

C. Gestin de Provisiones por Ventas al Crdito: Ver Grfico SUB PROCESOS Ventas a Crdito en Puntos de Ventas FASES Atencin al Cliente DESCRIPCIN ACTIVIDADES Se realiza la atencin al cliente en - El cliente solicita Ficha de Crdito a base a una Ficha de Crdito, Secretara. donde se realiza la verificacin - El cliente llena la Ficha de Crdito y del saldo de la lnea de crdito de entrega a Vendedor (Grifero). cliente para poder ser aprobada. - El vendedor verifica la lnea de crdito del cliente realizando una llamada a la sede central (rea de Ventas). - Si el Monto Total de la Ficha de Crdito es menor a la Lnea de Crdito del ACTORES - Cliente - Vendedor

Emisin de Nota de Pedido

Se elaboran las Notas de Pedidos de Clientes en base a la Venta a Crdito que se realiz.

Generacin de Doc. de Ventas

Recepcin y Clasificacin

Se recepcionan y verifican las Notas de Pedidos de Clientes para proceder al envo a jefatura.

Emisin de Documentos de Ventas Se elaboran los Recibos de Ingresos por Tarjetas o tambin llamados Fondos en Trnsito. -

Cobranza de Clientes

Pre - Cobranza de Documentos

Se ejecutan dos secuencias diferentes; para los clientes que se acercan a las oficinas de la sede central a realizar sus pagos tienen la opcin a ser evaluados para el aumento de la lnea de crdito asignada, y para los

Cliente se atiende al cliente. Si el Monto Total de la Ficha de Crdito es mayor a la Lnea de Crdito del Cliente se rechaza la atencin. El Vendedor elabora la Nota de Pedido de Cliente. El Vendedor enva las Notas de Pedidos de Clientes al rea de Crditos y Cobranzas. El Asistente de Crditos recepciona las Notas de Pedidos de Clientes en las Ventas a Crdito. El Asistente de Crditos verifica la conformidad de los Documentos. Si existe algn inconforme se envan los Documentos al rea de Ventas para su respectiva solucin. Si no existe ningn inconforme se envan los documentos a Jefatura. El Jefe de Crditos recepciona las Notas de Pedido de Clientes clasificndolos por Fecha de Emisin y por Clientes. El Jefe de Crditos elabora el Documento de Venta (Factura o Boleta) para su posterior cancelacin. Si el cliente se acerca a realizar su pago, el Asistente de Cobranzas elabora un resmen del Cliente. El Asistente de Cobranzas enva resmen a evaluacin. El Jefe de Crditos evala situacin del Cliente.

Asistente de Crditos. Jefe de Crditos

Asistente de Cobranza. Jefe de Crditos.

clientes que no se acercan y la fecha de pago est por vencer se realizan las acciones correspondientes para el cobro a domicilio.

Cobranza de Documentos

Se efecta el cobro de los documentos por cobrar elaborando el documento respectivo del tipo de pago

Si la evaluacin es satisfactoria se actualiza su nueva lnea de crdito del cliente y se entrega un ticket de puntos ganados. Si el cliente no se acerca a realizar su pago, el Asistente de Cobranzas elabora reporte de Documentos por Cobrar. El Asistente de Cobranzas solicita permiso para cobro a domicilio del cliente. El Asistente de Cobranzas realiza cobro de documentos. Si el pago es por Bancos el Cliente entrega Comprobante de Transaccin Bancaria. Si el pago es en Efectivo el Asistente de Cobranzas elabora un Recibo de Efectivo. El Asistente de Cobranzas entrega el Documento de Venta al cliente y una copia al rea de Caja y Bancos. El Asistente de Efectivo recepciona los Documentos de Ventas y los recibos de efectivos generados en las Ventas en Efectivo. El Asistente de Efectivo verifica la conformidad de los Documentos. Si existe algn inconforme se envan los Documentos al rea de Ventas para su respectiva solucin. Si no existe ningn inconforme se Asistente de Efectivo. Asistente de Caja y Bancos Jefe de Caja y Bancos

Ingreso de Movimientos en Efectivo

Recepcin de Documentos

Se recepcionan y verifican los Documentos de Ventas con Medios de Pago en Efectivo para su respectivo registro.

Registro del Ingreso a Caja

Se elaboran los Recibos de Ingresos a Caja de las Ventas en Efectivo

Transferencia de Caja a Bancos Se efecta los depsitos bancarios por los Ingresos a Caja de las Ventas al contado, elaborndose un Documento de Transferencia de Caja a Bancos. -

Ingreso de Movimientos en Bancos Recepcin de Documentos Se recepcionan y verifican los Documentos de Ventas con Medios de Pago de Bancos para su respectivo registro. -

envan los documentos al Asistente de Caja y Bancos. El Asistente de Caja y Bancos verifica por segunda vez la conformidad de los Documentos. Si existe alguna informidad se devuelve los documentos al Asistente de Efectivo. Si no existe ninguna inconformidad se elabora el Recibo de Ingreso a Caja. El Jefe de Caja y Bancos verifica los Recibos de Ingresos registrados. Si existe alguna inconformidad se devuelve el recibo al Asistente de Caja y Bancos para reingresar dicho movimiento. Si no existe ninguna inconformidad, el Jefe de Caja y Bancos realiza el permiso de depsito. El asistente de Efectivo realiza el depsito bancario y entrega comprobante de depsito al Asistente de Caja y Bancos. El Asistente de Caja y Bancos elabora el documento de Transferencia de Caja a Bancos. El Asistente de Caja y Bancos actualiza sus estados de Cuentas corrientes. El Asistente de Bancos recepciona los Documentos de Ventas y los comprobantes de transaccin bancaria. El Asistente de Bancos verifica la

Asistente de Bancos. Asistente de Caja y Bancos

Registro del Ingreso a Banco

Se efecta los registros por las Transacciones Bancarias elaborndose un Recibo de Ingreso a Banco.

conformidad de los Documentos. Si existe algn inconforme se envan los Documentos al rea de Ventas para su respectiva solucin. Si no existe ningn inconforme se envan los documentos al Asistente de Caja y Bancos. El Asistente de Caja y Bancos elabora el Recibo de Ingreso a Banco archivando copia del Documento de Venta. El Asistente de Caja y Bancos actualiza el estado de Cuentas Corrientes

D. Gestin de Entradas a Almacn: Ver Grfico SUB PROCESOS Ingreso por Compra de Bienes FASES Recepcin / Recojo de Bienes por Compra DESCRIPCIN ACTIVIDADES Se procede al recojo o recepcin - El Asistente de Logstica informa va de los bienes adquiridos por telefnica al rea de Almacenes la compras a proveedores. compra de bienes. - El Asistente de Logstica enva o entrega copia del Documento de Compra. - El Asistente de Almacn verifica si la compra incluye el traslado de bienes a Almacn principal. - Si incluye se recepcionan los bienes en Almacn. - Si no incluye se procede a recoger los bienes en el proveedor. Se ingresan los bienes a almacn - El Asistente de Almacn verifica si las y se registra dicha operacin cantidades a ingresar coinciden con la elaborando el Documento de informacin del Documento de Compra. ACTORES - Asistente de Logstica - Asistente de Almacn

Registro del Movimiento por Compra

Parte de Entrada por Compra.

Ingreso por Devolucin de Bienes

Generacin de Nota de Crdito

Se realiza la emisin de una Nota de Crdito de parte de rea de Ventas para el cliente, por el concepto de devoluciones de bienes por los motivos que el cliente encuentre conveniente.

Registro del Movimiento por Devoluciones Se realiza las devoluciones de bienes en fsico elaborando el Documento de Parte de Entrada por Devolucin. -

Ingreso por Promociones y Donaciones

Recepcin de Donaciones/Pro mociones

Se recepcionan las donaciones o promociones adquiridas por agentes o entidades externas (Proveedores o Donantes)

Si no existe inconformidad el Asistente de Almacn elabora el Documento de Parte de Entrada e ingresa los bienes. Si existe informidad el Asistente de Almacn enva Documentos de Compra al rea de compras para correccin. El cliente solicita la emisin de una Nota de Crdito a su favor por concepto de Devolucin de bienes. El Asistente de Ventas realiza bsqueda de Documento de Venta de referencia para realizar dicha Nota de Crdito. Enva el Documento de Venta a Jefatura para la emisin de la Nota de Crdito. El Jefe de Ventas Emite Nota de Crdito y entrega al Asistente de Ventas. El Asistente de Ventas enva Nota de Crdito a Almacenes. El cliente devuelve bienes fsicos El Asistente de Almacn recepciona bienes y d ingreso correspondiente. El Asistente de Almacn elabora el Documento de Parte de Entrada por Devoluciones y Si es una donacin, el Donante entrega sus donaciones a la Gerencia General de la empresa. El gerente general verifica si la donacin ser ingresada a almacn. Si se har un ingreso a almacn el Gerente General enva donaciones a Almacenes.

Cliente Jefe de Ventas Asistente de Ventas Asistente de Almacn

Asistente de Almacn Asistente de Logstica Gerente General Proveedor Donante

Registro del Movimiento por Donaciones/Pro mociones Generacin de Krdex del Bien Se realiza los ingresos de bienes de las donaciones o promociones recibidas, elaborando el Documento de Parte de Entrada por Promocin/Donacin. Se realiza el control de movimientos de entrada de los bienes en base al llenado del Krdex si es que ya existi algn movimiento anterior, o la elaboracin del Krdex si es que es su primer movimiento. -

Generacin de Krdex por Entradas

Si es una promocin, el Proveedor entrega promociones al Asistente de Logstica. El Asistente de Logstica enva a Almacenes. El Asistente de Almacn recepciona bienes y d ingreso correspondiente. El Asistente de Almacn elabora el Documento de Parte de Entrada por Promocin/Donacin. El jefe de Almacn solicita reporte de Entradas a Almacn del da. El Asistente de Almacn elabora el reporte de Entradas de Almacn del da. El jefe de Almacn verifica si el movimiento del bien es su primer movimiento. Si es su primer movimiento el Jefe de Almacn elabora el Krdex del bien. Si no es su primer movimiento el Jefe de Almacn llena y aade el movimiento al Krdex.

Asistente de Almacn Jefe de Almacn

E. Gestin de Salidas de Almacn: Ver Grfico SUB PROCESOS Salida por Venta de Bienes FASES Retiro de Almacn Central DESCRIPCIN ACTIVIDADES Se procede al retiro de - El Administrador de Grifos enva o cantidades de bienes del Almacn entrega los Documentos de Ventas y/o central de acuerdo a las Notas de Pedido de Cliente al Asistente cantidades descritas en los de Almacn. Documentos de Ventas y Notas - El Asistente de Almacn recepciona ACTORES Administrador de Grifos - Asistente de Almacn -

de Pedido de Cliente emitidos.

Registro del Movimiento por Ventas

Se registran las salidas de Almacn para cada punto de venta de acuerdo a sus ventas del da.

Salida a Produccin Evaluacin de Solicitudes Se evalan las solicitudes que realiza el Jefe de Maquinaria y Equipos para el uso de algn bien que ser parte del servicio que se brinda a los clientes (Alquiler de Maquinarias y equipos). Registro del Movimiento Se registran las salidas Almacn para produccin. de -

documentos y retira las cantidades de bienes descritas en los documentos del Almacn Central. El Asistente de Almacn lleva los bienes a los puntos de Ventas donde se realizaron dichas Ventas. El Asistente de Almacn verifica si el stock sobrante de los puntos de ventas es igual al stock anterior menos las ventas del da. Si es conforme el Asistente de Almacn elabora el Documento de Parte de Salida por Ventas. El Administrador de Grifos firma el cargo de entrega de bienes. El Asistente de Almacn repone los bienes por las cantidades vendidas. Si no es conforme el Asistente de Ventas elabora un informe de Descuadre de Stock. El Administrador de Grifos firma el informe de descuadre. El jefe de Maquinaria y Equipo solicita uso de bienes para produccin. El jefe de Almacn recepciona las solicitudes y las evala. Si la evaluacin es aprobada el Jefe de Almacn autoriza la salida del bien. Si la evaluacin no es aprobada se devuelve la solicitud rechazada. El Asistente de Almacn elabora el Documento de Parte de Salida por

Jefe de Maquinarias y Equipos Asistente de Almacn Jefe de Almacn

por Salida a Produccin Salida por Devolucin de Bienes: Generacin de Nota de Crdito Se realiza la emisin de una Nota de Crdito por parte del proveedor, por el concepto de devoluciones de bienes por los motivos que la empresa encuentre conveniente.

Registro del Movimiento por Devolucin

Se realiza las devoluciones de bienes en fsico elaborando el Documento de Parte de Salida por Devolucin.

Salida por Consumo Interno Autorizacin de Salida de Bien Se realiza el permiso de entrega del bien solicitado por los vendedores de servicio (mecnicos), para el cumplimiento del servicio prestado a terceros. Se realiza las salidas de bienes para consumo interno, elaborando el Documento de -

Registro del Movimiento por Consumo

Produccin y entrega el bien solicitado. El jefe de Maquinaria y Equipos firma el cargo de entrega. El Asistente de Almacn informa de existencia de bienes con alguna observacin. El Jefe de Almacn solicita devolucin de bienes al rea de Compras. El jefe de Compras busca el Documento de compra de referencia. El jefe de Compras solicita emisin de la Nota de Crdito a proveedor. El Proveedor emite y entrega la Nota de Crdito. El jefe de Compras enva la Nota de Crdito a Almacenes. El Asistente de Almacn recepciona la Nota de Crdito y elabora el Documento de Parte de Salida por Devolucin. El Asistente de Almacn devuelve bienes a proveedor. El vendedor de servicio (mecnico) solicita el uso de bien para la venta de servicios. El Asistente de Almacn informa la solicitud del vendedor a Jefatura. El Jefe de Almacn autoriza salida del bien. El Asistente de Almacn elabora el Documento de Parte de Salida por Consumo Interno y entrega el bien.

Jefe de Almacn Asistente de Almacn Jefe de Compras Proveedor

Vendedor(Mec nico) Jefe de Almacn Asistente de Almacn

Interno Salida por Promociones y Donaciones

Parte de Salida por Consumo Interno. Autorizacin de Se realiza el permiso de entrega Salida de Bienes del bien solicitado por la gerencia general, para promociones y/o donaciones a terceros. Registro del Se realiza la salida de bienes por Movimiento las donaciones o promociones por entregadas, elaborando el Donaciones/Pro Documento de Parte de Salida mociones por Promocin/Donacin.

Generacin de Krdex por Salidas

Generacin de Krdex del Bien

Se realiza el control de movimientos de salida de los bienes en base al llenado del Krdex si es que ya existi algn movimiento anterior, o la elaboracin del Krdex si es que es su primer movimiento.

El vendedor firma el cargo de entrega del bien. El Gerente General informa la necesidad de salidas de almacn para donaciones y/o promociones a terceros. El Jefe de Almacn autoriza salida de bienes. El Asistente de Almacn elabora el Documento de Parte de Salida por Promocin/Donacin. El Jefe de Almacn elabora un informe de Salida por Donacin y/o Promocin. El jefe de Almacenes entrega el bien. El Gerente General firma el cargo de entrega del bien. El jefe de Almacn solicita reporte de Salidas de Almacn del da. El Asistente de Almacn elabora el reporte de Salidas de Almacn del da. El jefe de Almacn verifica si el movimiento del bien es su primer movimiento. Si es su primer movimiento el Jefe de Almacn elabora el Krdex del bien. Si no es su primer movimiento el Jefe de Almacn llena y aade el movimiento al Krdex.

Asistente de Almacn Asistente de Logstica Gerente General

Asistente de Almacn Jefe de Almacn

F. Gestin de Cajas Chicas: Ver Grfico SUB PROCESOS FASES DESCRIPCIN ACTIVIDADES ACTORES

Apertura de Caja Chica

Emisin de Memorandum

Salida de Dinero

Se procede a generar los Memorandum de Apertura de Cajas Chicas a cargo de las Sedes de la empresa para ser presentados a la gerencia financiera para su anlisis y evaluacin. Se analizan los Memorandum de Apertura de Cajas Chicas para su respectivo desembolso de dinero en efectivo.

Apertura de Caja Se realiza la Apertura de Caja Chica asignando un responsable de Caja Chica para los Desembolsos y Rendiciones del mismo. Se generan solicitudes por motivos de Gastos que las diferentes reas determinan necesarias para el desenvolvimiento correcto de sus funciones. Se verifican y evalan las solicitudes generadas por los Empleados para sus respectivas aprobaciones y desembolsos. -

Desembolso de Dinero y Ejecucin del Gasto

Generacin de Solicitud de Gasto

Aprobacin de Solicitud de Gasto

El Gerente de Sede elabora el Memorandum de Apertura de Caja Chica, especificando los motivos y montos de apertura necesarios. El Gerente de Sede enva el Memorandum al Gerente Financiero de la Sede Central. El Gerente Financiero verifica y evala la solicitud de Apertura de Caja Chica. Si todo es conforme, el Gerente Financiero elabora el Documento de Salida de Dinero y entrega el dinero solicitado. Si no es conforme se enva solicitud a la Gerencia de Sede respectiva. El gerente de Sede recibe dinero y asigna un responsable de Caja Chica. El gerente de Sede elabora Documento de Apertura de Caja Chica. El Responsable de Caja Chica recibe dinero y firma cargo de entrega. El empleado de rea elabora la solicitud de Gasto especificando el bien o servicio y el motivo por el cual se requiere. El empleado enva dicha solicitud a Jefatura para su evaluacin de desembolso. El Jefe de rea verifica y evala la solicitud de Gasto elaborada por el empleado. Si es conforme el Jefe de rea aprueba y

Cliente Grifero(Vende dor)

Asistente de Crditos. Jefe de Crditos

Desembolso de Dinero Se ejecuta el desembolso de dinero en efectivo de las solicitudes aprobadas por cada jefe rea de la empresa. Compra /Gasto Se realiza la compra de bienes o servicios prestados de terceros elaborndose un Documento de Gasto por parte del proveedor. -

Rendicin / Reembolso de Caja Chica

Rendicin de Caja Chica

Se rinden las compras efectuadas por el empleado sobre un Documento de Rendicin de Caja Chica, para poder ser exoneradas ante la Gerencia Financiera y solicitar su Reembolso.

Presentacin de Memorandum de Rendicin

Se realiza el Memorandum de Rendicin de Gastos adjuntando el Documento de Rendicin elaborado adjuntando los

sella solicitud para ser entregada al Empleado, y este a su vez entregar a Caja Chica para su desembolso. Si no es conforme se rechaza solicitud y se entrega al empleado que lo solicito. El Responsable de Caja Chica elabora el cargo de Entrega de Dinero a empleado. El responsable de Caja Chica entrega dinero al empleado. El Empleado firma el cargo y recibe dinero para realizar el gasto. El empleado de rea realiza la compra especificada en su solicitud. El proveedor elabora el documento de Gasto por dicha compra realizada. El empleado entrega dicho documento de gasto al Responsable de Caja Chica para su respectiva Rendicin. El responsable de Caja Chica recepciona los documentos de Compras (Gasto). El responsable de Caja Chica verifica los Documentos de Compras. Si no existe ninguna inconformidad el responsable de Caja Chica elabora el Documento de Rendicin de Caja Chica. Si existe alguna inconformidad se envan los documentos de al rea del empleado que realiz la compra. El Asistente de Cobranzas realiza cobro de documentos. Si el pago es por Bancos el Cliente entrega Comprobante de Transaccin

Asistente de Cobranza. Jefe de Crditos.

Documentos de Compras originales y se presentan a Gerencia Financiera para su respectivo reembolso.

Bancaria. Si el pago es en Efectivo el Asistente de Cobranzas elabora un Recibo de Efectivo. El Asistente de Cobranzas entrega el Documento de Venta al cliente y una copia al rea de Caja y Bancos. El Gerente Financiero verifica las Rendiciones de Gastos de las diferentes Cajas Chicas. Si no existe ninguna inconformidad el Gerente Financiero elabora el Documento de Salida de Dinero. El Empleado recibe el dinero y firma el cargo correspondiente. El empleado elabora el Documento de Reembolso de Caja Chica. Si existe alguna inconformidad se enva los documentos y las rendiciones al Responsable de Caja Chica para su respectiva solucin. El Responsable de Caja Chica verifica la Fecha de Cierre Contable. El responsable de Caja Chica elabora el Documento de Cierre de Caja Chica. El responsable de Caja Chica entrega los Documentos del Periodo y Dinero sobrante a la Gerencia Financiera. El gerente Financiero realiza el ingreso a Caja Central del Dinero sobrante.

Reembolso de Caja Chica

Se verifican las Rendiciones con sus respectivos documentos originales de las diferentes Cajas Chicas de la Empresa y se realiza el Reembolso de Dinero en Efectivo.

Cierre de Caja Chica

Cierre

Se clausura la Caja Chica y se entrega el dinero sobrante a la Gerencia Financiera elaborando el Documento de Cierre de Caja Chica, por motivos de cierre contable.

Responsable de Caja Chica Gerente Financiero

G. Gestin de Prstamos Otorgados: Ver Grfico SUB PROCESOS Prstamo de Dinero FASES Solicitud de Prstamo DESCRIPCIN ACTIVIDADES Se llena el formato de solicitud de - El prestatario solicita y llena formato prstamo por parte del de Solicitud de Prstamo. interesado para luego ser - El Asistente de Gerencia Financiera enviado a la Gerencia Financiera verifica la solicitud. para su evaluacin. - Si es conforme enva a Gerencia para su evaluacin. - Si no es conforme devuelve solicitud para su correccin. Se realiza la evaluacin de - El Gerente Financiero evala la solicitud solicitudes de prstamos bajo dos de prstamo. condiciones: Aprobada o - Si es aprobada el Gerente Financiero Rechazada. elabora el Documento de Prstamo. - El Gerente Financiero entrega el Dinero y enva documentos al rea de Caja y Bancos. - Si es rechazada el Gerente Financiero rechaza prstamo. Se recepcionan los documentos - El Asistente de Caja y Bancos de prstamos y se elabora un recepciona los documentos enviados documento interno de provisin por Gerencia y elabora el documento de por el prstamo realizado. Provisin de Egreso por Prstamo. - El Asistente de Caja y Bancos enva el documento provisionado al rea de Crditos. Se recepcionan las provisiones de - El Jefe de Crditos recepciona los prstamos y se elaboran las documentos enviados por Caja y Bancos provisiones de pagos parciales del y elabora los documentos de ACTORES - Prestatario - Asistente de Gerencia Financiera.

Evaluacin y Aprobacin

Provisiones de Prstamo

Provisin del Prstamo

Asistente de Crditos. Jefe de Crditos

Provisiones Parciales

prstamo realizado. -

Cobros Parciales

Cobro Parcial

Se realizan los cobros parciales a los prestatarios por el prstamo otorgado.

Ingreso de Movimientos en Efectivo Recepcin de Documentos Se recepcionan y verifican las Provisiones de Pagos Parciales con Medios de Pago en Efectivo para su respectivo registro. -

Registro del Ingreso a Caja

Se elaboran los Recibos de Ingresos a Caja de los Cobros Parciales en Efectivo.

Provisiones de Pagos Parciales. El Jefe de Crditos enva los documentos provisionados al rea de Cobranzas. El Asistente de Cobranzas recepciona la Provisin Parcial. El Asistente de Cobranzas realiza el cobro de la cuota parcial. Si el pago es Efectivo el Asistente de Cobranzas elabora un Recibo de Efectivo. Si el pago es por Bancos el Prestatario entrega el comprobante de transaccin bancaria. El Asistente de Cobranzas enva documentos a Caja y Bancos. El Asistente de Efectivo recepciona las Provisiones Parciales y los recibos de efectivos generados en los cobros de los mismos. El Asistente de Efectivo verifica la conformidad de los Documentos. Si existe algn inconforme se envan los Documentos al rea de Crditos para su respectiva solucin. Si no existe ningn inconforme se envan los documentos al Asistente de Caja y Bancos. El Asistente de Caja y Bancos verifica por segunda vez la conformidad de los Documentos. Si existe alguna informidad se devuelve

Asistente de Cobranza. Prestatario

Asistente de Efectivo. Asistente de Caja y Bancos Jefe de Caja y Bancos

Transferencia de Caja a Bancos Se efecta los depsitos bancarios por los Ingresos a Caja de los cobros parciales de los prstamos, elaborndose un Documento de Transferencia de Caja a Bancos. -

Ingreso de Movimientos por Bancos Recepcin de Documentos Se recepcionan y verifican las Provisiones de Pagos Parciales con Medios de Pago de Bancos para su respectivo registro. -

los documentos al Asistente de Efectivo. Si no existe ninguna inconformidad se elabora el Recibo de Ingreso a Caja. El Jefe de Caja y Bancos verifica los Recibos de Ingresos registrados. Si existe alguna inconformidad se devuelve el recibo al Asistente de Caja y Bancos para reingresar dicho movimiento. Si no existe ninguna inconformidad, el Jefe de Caja y Bancos realiza el permiso de depsito. El asistente de Efectivo realiza el depsito bancario y entrega comprobante de depsito al Asistente de Caja y Bancos. El Asistente de Caja y Bancos elabora el documento de Transferencia de Caja a Bancos. El Asistente de Caja y Bancos actualiza sus estados de Cuentas corrientes. El Asistente de Bancos recepciona las Provisiones de pagos Parciales y los comprobantes de transaccin bancaria. El Asistente de Bancos verifica la conformidad de los Documentos. Si existe algn inconforme se envan los Documentos al rea de Crditos para su respectiva solucin. Si no existe ningn inconforme se envan los documentos al Asistente de

Asistente de Bancos. Asistente de Caja y Bancos

Registro del Ingreso a Banco

Se efecta los registros por las Transacciones Bancarias elaborndose un Recibo de Ingreso a Banco.

Caja y Bancos. El Asistente de Caja y Bancos elabora el Recibo de Ingreso a Banco archivando copia del Documento de la Provisin Parcial. El Asistente de Caja y Bancos actualiza el estado de Cuentas Corrientes

H. Gestin de Anticipo de Clientes: Ver Grfico SUB PROCESOS Generacin del Anticipo de Cliente FASES Anticipo de Cliente DESCRIPCIN ACTIVIDADES Se realiza la entrega dinero - El Cliente entrega el dinero al Asistente anticipado para una venta de Caja y Bancos. posterior por parte del cliente, - El Asistente de Caja y Bancos elaborndose un Recibo de recepciona el dinero y elabora el Recibo Ingreso por Anticipos. de Ingreso por Anticipos. - El Jefe de Caja y Bancos verifica el Ingreso a Caja. - Si es conforme firmar Copia de Recibo de Ingreso y entregar Copia de R/I a Cliente. - Si no es conforme devolver Recibo de Ingreso a Asistente de Caja y Bancos para su correccin. Se realiza el ingreso del Dinero en - El Asistente de Caja y Bancos entrega el Efectivo a Caja Central a cargo de dinero a Gerencia Financiera. la Gerencia Financiera. - El Gerente Financiero recoge dinero, lo guarda en caja central y firma el cargo de entrega. - El Asistente de Caja y Bancos enva los documentos generados a Cuentas por ACTORES Cliente Asistente de Caja y Bancos Jefe de Caja y Bancos Gerente Financiero.

Ingreso de Dinero

Venta por Anticipos

Atencin al Cliente

Se realiza la Venta posterior al Pago anticipado del cliente emitindose el Documento de Venta (Factura / Boleta) por dicha operacin.

Aplicacin del Anticipo de Cliente

Aplicacin de Anticipos

Se realiza la aplicacin del Pago del Anticipo (Recibo de Ingreso por Anticipo) con la Venta posterior al pago anticipado(Documento de Venta).

Cobrar. El Cliente entrega el Recibo de Anticipos al Vendedor. El Vendedor verifica va telefnica la existencia de dicha operacin en el rea de Caja y Bancos. Si no es conforme se rechaza el pedido. Si es conforme se atiende el pedido y se emite el Documento de Venta correspondiente. El Vendedor entrega Documento de Venta Original y enva copias de Documento a Cobranzas. El Asistente de Cobranzas recepciona el Documento de Venta (Factura/Boleta). El Asistente de Cobranzas recepciona el Documento por Anticipos (Recibo de Ingreso por Anticipo). El Asistente de Cobranzas cancela los documentos pendientes realizando el Documento de Aplicacin de Doc. De Ventas por Anticipos.

Vendedor Cliente

Asistente de Cobranza.