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Introduccin
La contabilidad general es la contabilidad formal que contiene los registros contables de una empresa. Para que la contabilidad general sea funcional, configure el plan contable, los calendarios fiscales, las entidades jurdicas y las divisas. El plan contable es una lista de cuentas principales y dimensiones financieras que se permiten mediante una o varias estructuras contables. Los calendarios fiscales especifican el perodo de tiempo en el que se registran los datos financieros mientras que la configuracin de divisa determina las divisas disponibles para las transacciones empresariales. En este curso se explica cmo trabajar con el plan contable y sus mltiples dimensiones. Estas dimensiones se pueden utilizar para realizar un seguimiento de los beneficios, los centros de coste y otra informacin financiera importante. En este curso tambin se definen las reglas y los mtodos de asignacin.
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Configuracin de divisas
En Microsoft Dynamics AX, se proporcionan todas las divisas de forma predeterminada. Las divisas se cargan la primera vez que un usuario abre el formulario Parmetros de Contabilidad general. Para ver las divisas, haga clic en Contabilidad general, Configurar, Divisa y, por ltimo, en Divisas.
Solo una divisa puede representar la divisa de triangulacin. De forma predeterminada, la divisa seleccionada como divisa de triangulacin es EUR. Para cambiar la divisa de triangulacin, primero debe desactivar la casilla Divisa de referencia para la triangulacin del registro EUR del formulario Divisas. A continuacin, puede seleccionar la opcin Divisa de referencia para la triangulacin en la divisa deseada.
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Una descripcin de la divisa. Esto se imprime normalmente en los cheques y otros documentos. Ejemplos: Dlar estadounidense Euro Dlar canadiense
Normalmente se utiliza en informes. Ejemplo: $ El cdigo estndar de la divisa tal y como lo ha definido la Organizacin internacional para la estandarizacin (ISO).
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Un ejemplo de esto sera cuando tuviera una empresa subsidiaria en Canad y la empresa principal se encuentra en Estados Unidos. Al ejecutar los informes, desea ver los resultados de las operaciones empresariales en dlares canadienses (CAD). Para ello, debe convertir los dlares estadounidenses (USD). CAD, el sistema usa el tipo de cambio definido en el formulario Tipos de cambio para convertir los importes para la notificacin.
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NOTA: el valor del campo Redondeo de redondeo general afecta a todos los valores de todos los mdulos.
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Gnero de la divisa
El gnero de la divisa se utiliza en los pases de habla hispana para definir el gnero que se imprimir en los cheques e informes. Seleccione Femenino si la divisa seleccionada tiene un gnero femenino y el gnero se utiliza en cheques e informes. El valor predeterminado para este campo es Masculino que, en realidad, significa sin gnero.
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Tanto el ejercicio como los perodos se pueden configurar segn las siguientes medidas de tiempo: Aos Meses Das
Cada perodo (a nivel de contabilidad) se puede: Cerrar por completo o ponerse En espera para bloquear los registros de transacciones Establecer para permitir que los usuarios seleccionados puedan continuar realizando una actualizacin de uno o varios mdulos
La funcin de perodos y ejercicios es muy til para la preparacin y conciliacin de las cuentas peridicas y anuales.
Por ejemplo: Activos fijos pueden requerir dos calendarios, uno para auditoras y otro para impuestos. Tener varios calendarios le permite ejecutar depreciaciones paralelas. Reduccin de la configuracin necesaria para cada entidad jurdica ya que se puede utilizar el mismo calendario fiscal para varias entidades jurdicas.
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Escenario
Phyllis, la jefa de contabilidad, desea definir calendarios para distintos propsitos y compartirlos entre diarios diferentes, sin tener que crearlos en cada entidad jurdica.
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NOTA: no hay ningn control de Estado del perodo en el formulario Calendario fiscal. Esto es porque cuando se comparte un calendario entre mltiples entidades jurdicas, todas las entidades jurdicas puede que no estn preparadas para cerrarse al mismo tiempo. Por tanto, controle el estado de perodo segn la entidad jurdica, en su contabilidad (Contabilidad general > Configurar > Contabilidad > Calendario contable).
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NOTA: tambin es posible crear mltiples perodos de cierre. Esto permite, por ejemplo, realizar el seguimiento de los ajustes de auditora externa en perodos independientes. Para eliminar un perodo con un estado En proceso de desarrollo, haga clic en el botn Eliminar. El botn Eliminar no est disponible si el perodo fiscal seleccionado tiene el estado Apertura. No aparece ningn mensaje de advertencia ni error al eliminar un perodo abierto con historial de transacciones. Las transacciones no se borran y la fecha final del perodo anterior al eliminado se modifica para que coincida con la fecha inicial del perodo siguiente. Despus de realizar los cambios en los perodos, se recomienda ejecutar la funcin Volver a calcular perodos contables.
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Paso a paso
1. Haga clic en Contabilidad general, Configurar y, a continuacin, haga clic en Calendario fiscal. 2. Haga clic en el botn Calendario fiscal nuevo. 3. Introduzca FIS-2012 en el campo Calendario. 4. Introduzca Ejercicio 2012 en el campo Descripcin. 5. En el campo Inicio del ejercicio, introduzca 01/07/2011. 6. En el campo Fin del ejercicio, introduzca 30/06/2012. 7. Introduzca 2012 en el campo Nombre del ejercicio. 8. En el campo Longitud del perodo, introduzca 1. 9. En el campo Unidad, haga clic en la flecha para seleccionar Meses. 10. Haga clic en el botn Crear para crear el ejercicio. 11. Haga clic en Cerrar para cerrar el formulario.
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Intervalos de fecha
Cree y gestione los intervalos de fecha que se pueden utilizar en los informes financieros y generales. Los intervalos de fecha le permiten crear fechas dinmicas. Cuando utilice intervalos de fecha, puede configurar perodos predefinidos al ejecutar informes financieros. Estos intervalos tambin se pueden utilizar al configurar una regla de asignacin.
Escenario
Ken, controlador de la empresa Contoso Entertainment USA (CEU), ejecuta un extracto de dimensin todos los meses. En lugar de especificar las fechas cada vez que ejecuta el informe, seleccione un intervalo de fechas. El intervalo de fechas rellena automticamente las fechas de inicio y fin. Por tanto, no es necesario que Ken especifique dichas fechas al ejecutar el extracto de dimensin.
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NOTA: el campo Fecha del clculo es igual a la fecha del sistema. Al cambiar la fecha del sistema, (Archivo > Herramientas > Fecha de la sesin), se cambiarn todos los valores del reaClculo de la fecha de formulario en consecuencia.
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Campo Antes Inicio/Fin +/Das, meses, aos o perodos Fecha del clculo Punto de partida Posterior a los ajustes
NOTA: si los campos +/- y Das, meses, aos o perodos estn vacos, el campo Posterior a los ajustes ser igual al valor del punto de partida.
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Cdigos de motivos
Los cdigos de motivo son cdigos estandarizados que se pueden utilizar en distintos tipos de transacciones o cambios en los valores de campos para proporcionar datos de contexto acerca de la transaccin. Por ejemplo, los auditores o directores habitualmente desean ver los motivos registrados para diversas transacciones como inversiones. Cuando se utilizan cdigos de motivo estndar en lugar de texto de transaccin, se proporcionan instrucciones detalladas sobre qu cdigos se deben seleccionar. Los cdigos de motivo estndar tambin permiten que los directores y auditores analicen el historial de transacciones por motivos especficos. Los cdigos de motivo se pueden utilizar con lo siguiente: Contabilidad general Proveedores Clientes Banco
Realice los siguientes pasos para crear un cdigo de motivo de contabilidad general: 1. Para tener acceso al formulario Motivos, haga clic en Contabilidad general, Configurar y, a continuacin, haga clic en Motivos de contabilidad. 2. Haga clic en el botn Nuevo para crear un motivo nuevo. 3. Introduzca un Cdigo de motivo nico como identificacin.
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Dimensiones financieras
Las dimensiones financieras tienen las siguientes caractersticas: Proporcionan una descripcin ms detallada de las transacciones. Simplifican el proceso contable al habilitar el anlisis detallado sin la creacin de un plan contable detallado. Se definen para analizar y clasificar transacciones financieras de la siguiente manera: o o Normalmente, las transacciones financieras se organizan segn los nmeros de cuenta y de asiento. Hay otras opciones de agrupacin y clasificacin disponibles cuando se asignan varias dimensiones a las transacciones.
Le permiten ver el archivo de datos desde distintas perspectivas para mejorar la eficacia al realizar el seguimiento de las cifras en las cuentas.
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Escenario
Ken, controlador de la empresa Contoso Entertainment USA (CEU), debe analizar las cifras de la empresa desde otra perspectiva distinta a las cuentas contables. Ken desea realizar informes y consultas estadsticas de ventas basadas en los centros de coste y los departamentos. Por tanto, decide configurar dimensiones como complemento a los nmeros de cuenta y de asiento.
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Activo hasta
Suspendido
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Empresas
Si Empresas est seleccionado en el campo Seleccionar el nivel de valor de dimensin que se mostrar, estn disponibles las fichas Formato de informe financiero y Contabilidad de costes. A continuacin se describe cmo utilizar cada uno de los campos de la ficha Formato de informe financiero: Campo Invertir el signo Descripcin Active esta casilla para ocultar el signo menos en el informe financiero al representar esta dimensin financiera. Los ingresos y gastos se muestran normalmente en los saldos de crdito y dbito, por lo que los saldos de crdito tienen un signo menos y los de dbito no tienen signo. Si se activa esta casilla, no se muestra el signo menos de los ingresos en el informe. Seleccionar el nmero de columna en la que se imprime la dimensin financiera al imprimir el informe financiero. Puede definir el nmero de columnas que se usarn para imprimir una definicin de columna nica. Por ejemplo, si introduce 2 en el campo Nmero de columnas del formulario Informe financiero, para una definicin que muestra el saldo actual, el saldo de esta dimensin financiera se imprimir en dos columnas.
Columna
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En la siguiente tabla se describe cmo utilizar cada uno de los campos de la ficha Contabilidad de costes ampliada: Campo Bloqueado para las transacciones de costes Bloqueado para las transacciones de servicio Bloqueado para la distribucin Bloqueado para asignacin Descripcin Seleccione esta casilla para evitar que un usuario introduzca una transaccin de costes en Contabilidad de costes para esta dimensin financiera. Seleccione esta casilla para evitar que un usuario introduzca una transaccin de servicio en Contabilidad de costes para esta dimensin financiera. Seleccione esta casilla para evitar que un usuario introduzca una transaccin de distribucin en Contabilidad de costes para esta dimensin financiera. Seleccione esta casilla para evitar que un usuario introduzca una transaccin de asignacin en Contabilidad de costes para esta dimensin financiera.
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Por ejemplo, el cliente 4037 puede configurarse por dimensiones de departamento y centro de coste. Al crear un pedido de ventas para el cliente 4037, en el pedido de ventas se rellena automticamente las dimensiones definidas, pero los valores se pueden cambiar. En todo Microsoft Dynamics AX, puede separar los datos de diferentes maneras utilizando dimensiones. Por ejemplo, puede vincular un nmero de departamento a cada transaccin y, a continuacin, ejecutar una consulta que muestre los saldos por cdigo de departamento.
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Paso a paso
1. Haga clic en Contabilidad General, Comn y, a continuacin, haga clic en Cuentas principales. 2. Seleccione la cuenta 605110, Gastos de limpieza, y haga clic en el botn Editar. 3. Seleccione las empresas en el campo Seleccionar el nivel de la cuenta principal para mostrar. 4. Seleccione CEU en el campo Empresas. Quizs tenga que hacer clic en el icono de la cruz verde para seleccionar la empresa. 5. Expanda la ficha desplegable Dimensiones financieras. 6. En el campo Centro de costes, haga clic en la flecha para seleccionar la cuenta Mantenimiento de edificios. 7. Cierre el formulario.
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Escenario
Sara, directora financiera (CFO) de Contoso Entertainment USA (CEU), debe: Analizar las transacciones financieras basadas en dimensiones y cuentas contables combinadas. Por ejemplo, Sara ve los ingresos por ventas de cada departamento o pas. Determinar cmo se deben organizar las transacciones financieras cuando los usuarios ejecutan informes y realizan consultas.
Para ver los ingresos por ventas de todos los departamentos de CEU, Sara decide crear un conjunto de dimensiones que consiste en cuentas contables y dimensiones de departamento.
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Asignaciones de perodos
La asignacin es el proceso de distribucin de importes monetarios en una o varias cuentas o en combinaciones de cuentas y dimensiones. Microsoft Dynamics AX tiene la posibilidad de usar reglas de asignacin predefinidas para realizar asignaciones generadas. La asignacin generada consiste en la distribucin de importes registrados o fijos a combinaciones de cuentas de destino o dimensiones en cualquier momento, lo que genera nuevas entradas de diario. Las reglas de asignacin tienen numerosos mtodos de clculo, incluidos los siguientes: Base Porcentaje fijo Peso fijo Distribucin equitativa
Las asignaciones tambin proporcionan la capacidad de realizar asignaciones en varias empresas, accin que se conoce como asignaciones de empresas vinculadas.
Escenario
Phyllis, directora de contabilidad de la empresa Contoso Entertainment USA (CEU), crea una nueva regla de asignacin de empresas vinculadas para que la empresa de servicios elctricos distribuya los gastos de servicios generales en cada departamento en base a porcentajes fijos. La regla se aplica al nuevo ejercicio que comienza el 1 de enero de 2012. Puesto que Phyllis no desea que la nueva regla se utilice hasta entonces, introduce 01/01/2012 como fecha inicial. Como CEU suele revisar sus reglas de asignacin todos los ejercicios, Phyllis introduce 31/12/2012 como fecha final de la regla. Phyllis introduce notas detalladas sobre la base y los motivos de la regla de asignacin. Phyllis selecciona a continuacin la plantilla de Microsoft Word que se implement cuando en CEU se realiz una revisin de auditora para documentar la regla de asignacin por completo. Cuando Phyllis termina de redactar el documento, vincula una copia de ste a la regla. Cualquier persona que desee obtener informacin adicional sobre la regla podr abrir el documento o imprimir un informe Definicin de reglas de asignacin.
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6. En el campo Origen de datos, seleccione el origen del importe que desee asignar: o Contabilidad o Valor fijo
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Escenario
Phyllis ejecuta el informe Definicin de reglas de asignacin que ofrece informacin detallada sobre las reglas de asignacin del ao en curso. El informe contiene detalles acerca de cada regla, incluyendo el Id. de regla, la descripcin, el nmero de cuenta de origen o de destino, las combinaciones de dimensiones, las fechas de inicio y de fin efectivas, los detalles del mtodo de clculo, informacin de uso y otros datos de configuracin.
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Escenario
Phyllis ejecuta una propuesta de asignacin sin registrarla para revisar los resultados de la asignacin y las distribuciones detalladas que se crearn sobre la base de la regla de asignacin utilizada. Si los resultados son precisos, Phyllis registrar la entrada.
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Resumen
En el curso Configuracin de la contabilidad general, se describe la configuracin inicial para comenzar a trabajar con las operaciones financieras de Microsoft Dynamics AX. Aqu se proporcionan introducciones bsicas para configurar: Divisas y tipos de cambio Calendarios fiscales Dimensiones financieras y conjuntos de dimensiones financieras Asignaciones de perodos
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Evaluacin de conocimientos
Realice una evaluacin de conocimientos mediante las preguntas siguientes: 1. Qu efecto tiene el valor del campo Redondeo general en los valores de Microsoft Dynamics AX 2012?
2. Cuando se cambia la divisa mostrada, todos los usuarios se ven afectados. ( ) Verdadero ( ) Falso 3. Es posible registrar actividad con una fecha para la que no se ha creado un perodo? ( ) S ( ) No 4. Qu son los cdigos de motivo?
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Soluciones
1. Qu efecto tiene el valor del campo Redondeo general en los valores de Microsoft Dynamics AX 2012? RESPUESTA MODELO: El valor se utiliza para redondear todos los importes de todos los mdulos 2. Cuando se cambia la divisa mostrada, todos los usuarios se ven afectados. ( ) Verdadero () Falso 3. Es posible registrar actividad con una fecha para la que no se ha creado un perodo? ( ) S () No 4. Qu son los cdigos de motivo? RESPUESTA MODELO: Los cdigos de motivo son cdigos estandarizados que se pueden utilizar en distintos tipos de transacciones o cambios en los valores de campos para proporcionar datos de contexto acerca de la transaccin 5. Cules son las partes de una regla de asignacin? () General () Origen () Destino () Contrapartida 6. Qu mtodo de asignacin define cmo y en qu proporcin se distribuyen los importes de origen en las diferentes lneas de destino haciendo referencia a los saldos de otras dimensiones de cuenta? () Base ( ) Porcentaje fijo ( ) Peso fijo ( ) Distribucin equitativa
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