COMPLIXE DE FORMATION

HAY ENNAHDA II
RABAT

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1
De fin de formation en secrtariat bureautique
Encadrer par Mme SBITI
Promotion 2005-2006
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DECICACE ..
1
Remerciement 2
Introduction gnrale3
Chapitre I

I. La prsentation du
ministre.4
1-Ces charges.5
2-L organigramme6
II. La direction des ressources humaines.7
1) Dfinition8
2) L organigramme.9
3) Ces missions10
Chapitre ii
III La division d informatique.11
1-dfinition..11
IV. Mes tches au service informatique
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1- dfinition d un bonne secrtaire..12
2- ces qualit12
3- LE TELEPHONE13
4- L ACCEUIL DES
VISITEURS..14
5- L ENREGISTREMENT DE
COURRIER15
6- LE CLASSEMENT ..16
7- LE TRAITEMENT DE
TEXTE17
WORD
EXEL
POWER POINT
8- Tlcopieur18
9- Photocopieuse..19
10- Ma exprience..20
11- Conclusion21
12- Annexes.22

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jexprime mes profondes affections de lamour et lamiti aux gens relis moi et
toute personne qui ma encourag du prs ou de loin raliser mon rve
A MES MEMBRES DE MA FAMILLE :
A Ma Chre Mre qui ma aid moralement en donnant de nombreux conseils
pour dpasser les ennuis de la vie.
A Mon Pre qui je lui porte des sentiments pleins de respect, dAmour pour ses
divers soutiens.
A mes frres
Votre renoncement ma toujours t dun grand plaisir pour moi.
Jnonce lestime, lamour, le respect et la fidlit pour eux.
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ATOUS MES AMIES
A mes formatrices et formateurs
En particulire : Mme SBITI

Et tous les personnelles de la direction des ressources humaines
Spcialement au personnel du service informatique.et actes collectifs
Et A TOUS QUI ME SONT CHERES.
Au seuil de ma corrlation, jai lhonneur dnoncer mes sensations de respects et mes
remerciements les plus profonds Monsieur le ministre de la sant
Mes remerciements au Directeur de la Direction des ressources humaines M MHAMED
BENELKADI qui ma
Accord lautorisation pour raliser ce stage au sein de DRH
Et je remercie MA FORMATRICE Mme SBITI qui ma encadr
Et je noublie pas M
R
KADIRI chef de service informatique et actes collectifs qui ma
Assist effectuer mon stage dans des conditions parfaites.
MERCI BEAUCOUP .
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La prparation du diplme de technicien en secrtariat
bureautique consiste en des tudes thoriques et pratique de deux
ans, termines par des stages dans le but de :
Dcouvrir de plus le monde du travail,
Faciliter l`intgration future dans le domaine de l`emploi,
Prsenter la validit et la valeur de la formation de
technicienne en secrtariat bureautique

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Le secteur public a connu ces dernires annes une
vritable innovation en terme damlioration des
mthodes de travail dont le but est daccrotre la
productivit et dorir une bonne !ualit de service" #n
outre$ leicacit strat%i!ue des or%anismes publics
repose dsormais sur leur capacit & int%rer
linormation dans la prise de dcision"
'est dans cette prospective !ui inscrit notre
rapport de in de ormation de secrtariat bureauti!ue
dans la direction des ressources humaines$ service
dinormati!ue (ministre de la sant)"
Le prsent mmoire dcrit les direntes tapes de
notre rapport" *une manire plus dtaille$ ce mmoire
est structur en cin!uante pa%es !ui traite
respectivement :
La prsentation du ministre"
Lor%anisation"
*inition de la Direction des Ressources
Humaines"
Lor%ani%ramme de *+,
-a mission
.es t/ches"
'onclusion
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Remerciement
Introduction gnrale
2. La prsentation du
ministre
III. Ces charges
IV. L organigramme
V. La direction des
ressources humaines
1) Dfinition
2) L organigramme
3) Ces missions
VI. La division d informatique
12"
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Aspect juridique
*cret n4 25045285 du 17 6oumada 22 1415 (21
novembre 40) relati au7 attributions du ministre de la
sant"
1u la constitution et notamment son article 62 8
1u le dcret n4 15025137 du 11 saar 1413(11 9o:t
02) portant nomination des membres du %ouvernement"
1u le dcret n4 2503544 du 7 ;aada 1413(20 avril
1003) relati & lemploi suprieur de secrtaire %nral
de ministre 8
9prs e7amen par le conseil des ministres runi le
13 6oumada 22 1415(14 novembre 06)
Attribution
Le ministre de la sant publi!ue est char% de
llaboration et de la mise en <uvre de la politi!ue
%ouvernemental en matire de la sant de la population"
2l sa%it$ en liaison avec les dpartements
concernent$ en vue de promouvoir le bien5=tre ph>si!ue$
mental et social des habitants"
2l harmonise les orientations et cordonne les
ob6ectis et les actions ou mesures !ui concourent &
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llvation de niveau du niveau de sant dans les pa>s et
intervient ain dassurer$ au niveau national$ une
meilleure allocation des ressources$ en matire de
prvention$ de cellule curatis ou dassistance

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Le secrtaire gnrale
Ministre de la sant
L`inspection
gnrale
La direction
de la
population
La direction de
l`pidmiologie
Et lute contre
les maladies
La
direction
des
hpitaux
et des
soins
La direction
des
mdicaments
et de la
pharmacie
La direction
des
quipements
et de la
maintenance
La direction des
ressources humaines
La direction de
la rglementation
et de contentieux
La direction de la
planification et des
ressources
financire
La division de
l`approvisionnement
La division du parc
auto
La division
d`informatique
L`institue
national
d`administration
sanitaire
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Ressources humaines
Gestion du personnel
(.dical$ paramdical et
administrati$ aaires
disciplinaires
Formation
?ormation de base
?ormation continue
Contrle de la sant des
fonctionnaires
- con%s maladies et homolo%ation
uuvres sociales
Informatique et actes collectifs
Gestion prvisionnelle et des
postes budgtaires
La direction des ressources humaines est char%e 8
*assurer la ormation proessionnelle et le rec>cla%e du
personnel de procder au7 aectation$ au7 recrutements$ &
ladministration et a la %estion des aaires du personnel et
promouvoir les actions douvres sociales
*laborer et suivre les ormations des cadres administratis$
.dicau7$ @harmaceuti!ue$ *entaires et 2nermiers en
cencentration avec la dpartements concerts"
Lvaluer de manire permanente lad!uation de la ormation
par rapport au7 e7i%ences des mtiers$ emploi et radapter$ en
cons!uences$ les pro%rammes de ormation
*e tenir un ichier inormati!ue du personnel et un manuel de
description des postes a des ins dvaluation$ planiication et de
ormation
2l sa%it en liaison avec les dpartements concerns en une de
promouvoir le bien5 =tre ph>si!ue$ mental et social des habitants"
2l harmonise les orientations et coordonne les ob6ectis et les
actions ou mesures dans les pa>s et intervient ain dassurer au
niveau national$ une meilleure allocation des ressources en
matire de prvention de soins curatis ou dassistance"
2l est char% dlaborer et de mettre en <uvre la politi!ue
national en matire de mdicaments et des produits
pharmaceuti!ues sur les plans techni!ues et r%lementaires"
2l suit la politi!ue sanitaire international & la!uelle le .aroc
contribue$ dinit en concertation avec les dpartements
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concerns$ les options de coopration dans le domaine$ assurent
la mise en application et le suivi de ralisation des pro%rammes
convenus"
La division de linormati!ue et des mthodes est char%e 8
*animer les activits inormati!ues du ministre par
llaboration et la %estion dun schma directeur ainsi
!ue par des travau7 dtudes et de ralisation
*apporter son appui techni!ue en matire
dinormatisation au7 services centrau7 et au7 services
e7trieures"
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I. Mes tches au service d informatique
1.le classement
2.l accueil tlphonique
3.le traitement de texte
4.prsentation sur power point
5.les tableaux sur Excel
6. l enregistrement de courrier
7.photocopieur
8.photocopieuse
9. les annexes
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II. conclusion
Les qualits d`une bonne secrtaire :
La secrtaire est la proche collaboratrice et vielle au suivi de ses
ordres et ses consignes. Il est capable d`accomplir plusieurs tches pour le
bon fonctionnement de l`entreprise. La technicit, connaissances
spcifiques ne peuvent tre acquises que par une formation ou une
exprience professionnelle consquente. Les qualits d`une secrtaire sont
trs importantes en tant que critres de slection d`une candidate.
Le sens de communication
Une bonne prsentation
La disponibilit
La discrtion et la loyaut
La rapidit et la fiabilit
La mmoire
L`ordre et la nettet
La mthode, la rigueur, et l`organisation
La souplesse et l`adaptabilit
La matrise de soi
L`esprit de collaboration et l`esprit d`quipe.
En plus de a elle doit possder des connaissances techniques :
L`usage des machines et d`appareil de bureau
Le classement...etc.
Si chaque secrtaire prend en concdiration toutes ses
constructions, elles feraient d`elle une personne apte d`assumer toutes
responsabilit qui lui seront confines.
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- LE
TELEPHONE :
Au sein de bureau de mon chef de service d`informatique je passe une
grande partie de mon temps au tlphone car celui-ci est l`un des outils de
travail.
Non loin du tlphone je dispose des complments utiles la bonne
utilisation de l`appareil :
Un bloc note et un crayon pour prendre des notes ou des d`ventuels
messages ;
Une agenda ainsi que celui mon chef
Le carnet d`adresses et des numros de tlphone ;
Une liste des numros des diffrentes collgues de faon de pouvoir
oprer ;
Lorsque je veux passer un coup de fil :
1e prpare l`appel d`une faon choisir le meilleur moment pour le
correspondant ;
1e prpare l`avance les dossiers et les documents dont j`ai besoin
au cours de l`entretien ;
1e commence l`entretien et je me prsente puis expose brivement
l`objet de l`appel
Lorsque je reois une communication :
1e dcroche rapidement le combin ds la deuxime sonnette
Demande au correspondant de dcliner son identit, s`il n`est pas
prsent
Si je le connais, je n`hsite pas l`appeler par son nom car cela lui
fait plaisir
Lorsque je veux passer la communication mon chef :
En premier lieu, j`isole le correspondant avec la touche adapt, puis
j`annonce l`appel mon chef en indiquent clairement le nom de la
personne et en lui exposant autant que possible le motif de l`appel.
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Lorsque mon chef est dj en ligne, j`avertis le correspondant pour ne pas
le faire attendre indfiniment et lui demande de rappeler plu tard.

- laccueil des visiteurs
L`accueil se prsente comme un lment ncessaire, car chaque jour je
reois des visiteurs qui cherchent des renseignements.
Un bon accueil traduira un bon fonctionnement, une organisation efficace,
et un tat d`esprit agrable.
La qualit de la l`accueil traduit en gnral la qualit de la service,le
premier contact du visiteur avec le service est fortement mmorise et
dtermine trs souvent opinion et jugement l`gard de la secrtaire.
Alors je dois donner une bonne image de ma socit et je dois faire preuve
de matrise de soit, pour ne pas s`vanouir, de psychologie, de grand
souplesse, en sachant communiquer, valuer rapidement le type de personne
et sa langue en plus l`accueil doit tre avec une courtoisie.
N`oubliant jamais que pendant que j`estime la personne qui est en face de
moi, elle fait la mme chose au mme moment. 1e serais constamment jur
sur mon apparence, mon visage, ma voix et mon attitude.

Les rgles de l`accueil :
Reconnatre le visiteur s`il dj venu
Le mettre l`aise
Manifester de l`intrt
Parler chacun sa langue
Etre diplomate
Donner satisfaction autant que faire peut

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10
- le courrier :
Le courrier est l`ensemble de la correspondance reu par la
direction. Il a une grande importance. On distingue entre deux
sortes de courrier : courrier dpart, courrier arrive.
Courriers arriv
Ce courrier est manant de diffrents services de la ministre ou
des tablissement ayant relation avec la direction.
Aprs avoir t enregistr au bureau d`ordre, il est immdiatement
transmis au secrtariat accompagn d`un registre ou je signe pour
confirmer sa rception.
L`enregistrement du courrier consiste a se que j`inscrire sur le
registre du courrier arrive le numro d`ordre, la date, le nom de
l`expditeur et l`objet, puis je le mets dans un parapheur et je le
prsent a mon patron.
Aprs avoir t vu et trait par lui, i note sur chaque courrier la
personne donner sur un (cahier navette) que j`envoie chaque
personne concerne qui signe son tour sur le cahier.
Parmi les documents que je reois on trouve des lettres, des fax,
des bordereaux.....
Courrier dpart
Ce courrier est la mme que le courrier d`arriv et nous suivons
les mmes dmarches et je l`envoi au bureau d`ordre qui s`en
occupe.
Enfin chacune des copies de ces courriers est classer dans des
classeurs performation mtallique chrono internes suivant
un ordre chronologique.
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-le classement :
Le mot classement vient du verbe classer, c`est ordonner,
stocker temporairement les documents, les ides et les objets en
vue d`une utilisation ultrieure, et pour classer ces documents il
faut suivre un plan simple te facile. Donc savoir classer c`est trs
important, le bon classement me permet de :
Trouver facilement le document recherch ;
Dceler rapidement toute absence de document ;
Faire une bonne conservation aux documents.

Pendant cette priode de stage j`ai effectu deux sortes de
classement :
1) Le classement chronolo%i!ue pour 8

Le courrier dpart et arriv ainsi que pour les messages, les fax.
2) Le classement numri!ue pour 8
Les demandes de cong, les avis d`absences, les ordres de missions,
les frais de dplacement et les demandes de centre de vacances.
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5 Le Traitement De Texte :
L`volution technologique a mis la disposition de l`humanit
l`informatique qui est le traitement automatique de la formation.
Une grande partie de mon stage au ministre de la sant a t
consacr au traitement de texte et pour raliser toutes les tches j`ai
utilis les logiciels suivants :
MICROSOFT WORD
EXEL
POWER POINT
1. WORD :
Word est systme divers avantages qui permet d`aboutir un
texte lisible et parfaitement prsent.
Microsoft Word m`a t salutaire pour raliser :
Les bordereaux ;
Les lettres ;
Les notes ;
Les ordres de missions ;
Les demandes de congs.. ...
2. EXEL :
Excel est un logiciel multifonction intgrant un tableau puissant,
un gestionnaire de base de donnes, ainsi qu`un graveur.
Il permet de grer plusieurs fichiers en mme temps sur le plan de
travail
Il facilite ainsi les liaisons et consolidations des tableaux ou
graphiques.
Ce logiciel m`a t ncessaire pour raliser des tableaux qui
peuvent contenir des calcules tel que la somme, pourcentage, la
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moyenne et les graphiques et pour les raliser il suffit de cliquer
sur la barre de formule.
- Tlcopieur
Tlcopieur ou le fax est le moyen de communication
rcent et dvelopp, il permet d`mettre ou de recevoir
distance, importe quelle heure du matin ou soir, sans que
la prsence de l`metteur soit ncessaire, et en quelque
minutes toutes sortes de documents : lettre, ordre de
missions..
Au cours de mon stage, j`ai eu l`occasion d`envoyer des fax
diverses socits.
Pour transmettre un document il faut l`insrer dans un
appareil, composer le numro du destinataire puis taper
sur la touche START .
En cas de transmission, une feuille sort de l`appareil
mentionnant ok qui veut dire que le message est arriv
au destinataire.
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- PHOTOCOPIEUSE
La photocopieuse est une machine !ui caractrise par
le7istante de s>stme de pourcenta%e (la rduction et
la%randissement" 'est un appareil lectri!ue & battant mobile
!ui permet de reproduire un document ou plusieurs
e7emplaires et selon le ormat dsir"
@our avoir une copie identi!ue & lori%inale il suit de 8
+%ler la machine sur 133A B
.ettre le document entre les deu7 a7es bien droits
indi!uant la ormat souhait (94$ 95$""""""""""etc")
.ettre sur le couvercle B
9ppu>er sur la touche C -D9+D E
-i le document ncessite copies$ 6e procde & la pro%rammation
du nombre de7emplaires voulus en composant le chire dsir
puis 6appuis sur le bouton C -D9+D E$ et la machine
onctionne toute seule 6us!uau nombre copies pro%rammes"

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24
La priode de stage au sein du service informatique du
ministre de la sant tait riche, bnfique et assez
suffisante car j`ai pu acqurir de nouvelles connaissances et
aussi pratiquer celles dj acquises.
Certes, il existe une certaine diffrence entre le savoir
et le savoir faire, entre la pratique et la thorie mais cette
dernire m`a bien prpar affronter la vie
professionnelle.
Enfin, je tiens remercier tout le personnel du service
informatique du ministre de la sant pour leurs soutiens,
leur encadrement et leur comprhension.
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25
ROYAUME DU MAROC Modle N
MINISTERE DE LA SANTE
ETAT DES SOMMES DUES
@our ?rais de *placement

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26
A M. : Grade et classe : Echelle :
Formation et rsidence : P.P.R :
Mois de :
Au titre : Traitement de base ou indice :
date
Lieux de
dplacement
heures
Nombre de
repas ou
dcoucher
Taux
base
Dcom
pte
total
observations
Arrt par nous sous ordonnateur la
somme de :
Objet de l`ordre de paiement N :
Rabat le :
Arrt le prsent tat la somme de :

Certifi exact : A Rabat, le
Le chef de service
ROYAUME DU MAROC
MINISTERE DE LA SANTE
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ORDRE DE MISSION
Mme, Mr, Mlle
Grade : Echelle :
En fonction a
Objet de la mission :
Se rendre a :
Date de dpart :
Date de retour :
Moyen de Transport :
+abat$ le
+o>aume *u .aroc F@
.2G2-D#+# *# L9 -9GD#
+#H2# *# *#@#G-#- 9I@+#-
*# *2+#'D2FG *#- +#--FI+'#-
,I.92G#- +9J9D
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28
ORDRE DE PAIEMENT
-ur les crdits disponibles au 8KKKKKKKKKKKK"
'hapitre 8 9rticle 8
@ara%raphe Li%ne 8
2ntitul 8
Frdre est donn au r%isseur de dpenses de pa>er &KKKKK
*emeurent & 8
La somme de 8
#n r%lement de lndemnit de dplacement & lintrieure du ro>aume
mois de 8
+eprsentant le montant de la pice 6ustiicative ci5
6ointeKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKK"
9rr=t & la somme de 8
+abat$ le
-LFrdonnateur 8
ROYAUME DU MAROC P.P.R :
MINISTERE DE LA SANTE
G4 *+,L11
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20
NOTE DE PRESENTATION
NOM : KKKKKKKKKKKKKKKKKK K" "KKKK""KKK""KKKKKKKKKK""
PRENOM : KKKKKKKKKKKKKKKKKK KKK"KKK" ""KKKKKKKKKKKKK
GRADE : KKKKKKKKKKKKKKK KKKKKKKKKKKKKKK"KKKKKKK""
OB1ET :KKKKK" "KKKKKKKKKKK""" KKKKKKKKKKKKKKKKKKKK""
DESTINATION : 'ontrMleur 'entral des #n%a%ements de *penses de lN#tat
+FO9I. *I .9+F' +abat 8 le
.2G2-D#+# *#- ?2G9G'#-
'FGD+PL# *#- #GH9H#.#GD-
9I *#@#G-#-
''#* 9I@+#- *I .2G2-D#+# *#
L9 -9GD#
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33
LE CONTROLEUR CENTRAL DES ENGAGEMENTS
DE DEPENSES
A
MONSIEUR LE MINISTRE DE LA SANTE
DIRECTION RESSOURCES HUMAINES
Bordereau D`envoi N2258
Rejet
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Type de mouvement et
grade
rfrence effectif
31
31
-i%nature 8
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