Estrategias para La Implatacion de Sistemas de Informacion - 2

Mdulo 9 Sistemas de informacin
En la elaboracin de este material colabor:
Entrepreneurship and Business College

Dra. Teresa Ibarra
Estos materiales son propiedad de JICA (Agencia de Cooperacin Internacional del Japn) con derecho de uso autorizado para la Secretara de Economa, por lo cual no podrn ser utilizados para su reproduccin parcial o total sin autorizacin previa por escrito, de esta ltima.
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Programa Consultores PYME con Metodologa JICA_________ ___________________________________________
Mdulo 9 Sistemas de informacin

Objetivo general del mdulo. Al finalizar el mdulo el consultor desarrollar conocimientos bsicos sobre el uso de sistemas de informacin en las PYMES con el fin de desarrollar negocios electrnicos e incrementar la eficiencia de los procesos internos de la organizacin.
9. Sistemas de informacin
9.1 Definiciones................................................................................ 4 9.1.1 Dato, informacin y sistemas de informacin........................... 4 9.1.2 Tecnologas de informacin...................................................... 6 9.2 Tipos y usos de los Sistemas de Informacin ....................... 6 9.2.1 Sistemas Transaccionales........................................................ 7 9.2.2 Sistemas de Apoyo a la Administracin ................................... 8 9.2.3 Sistemas Estratgicos .............................................................. 9 9.3Aplicaciones de los sistemas de informacin en la estrategia de las organizaciones............................................................... 10 9.3.1 Sistema de Cdigos de Barras, RFID y Punto de Venta ....... 10 9.3.2 Transferencia Electrnica de Fondos (EFT) .......................... 11 9.3.3 Tarjeta Electrnica para clientes frecuentes .......................... 12 9.3.4 Comercio Electrnico.............................................................. 12 9.3.5 Comunicacin Electrnica con el Proveedor.......................... 12 9.3.6 Productividad en los Procesos de Manufactura..................... 12 9.3.7 Interfases de Voz como Apoyo en el Proceso de Ventas ...... 13 9.4 E-commerce ............................................................................. 14 9.4.1 Definicin ................................................................................ 14 9.4.2 Metodologa ............................................................................ 15
9.4.2.1 Elementos que apoyan al comercio electrnico ................................... 15 9.4.2.2 Desarrollando una estrategia de comercio electrnico......................... 16 9.4.2.3 Las barreras para el comercio electrnico ........................................... 19
9.4.3 Principales modelos de e-commerce ..................................... 19

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_____________________________________________________________ ____ Mdulo IX. Sistemas de Informacin
9.4.4 Seguridad................................................................................ 21 9.5 E-business ................................................................................ 22 9.5.1 Definicin ................................................................................ 22 9.5.2 Diferencias entre E-business y E-commerce ......................... 23 9.5.3 Factores crticos ..................................................................... 23 9.5.4 Caractersticas de e-business ................................................ 23 9.5.5 Impacto de los negocios electrnicos .................................... 24 9.6 Uso de los sistemas de informacin en los estudios de mercado...................................................................................... 24 9.6.1 Fuentes de informacin en lnea sobre caractersticas demogrficas .......................................................................... 24 9.6.2 Fuentes de informacin sobre guas empresariales .............. 25 9.6.3 Fuentes de informacin sobre patentes y marcas ................. 26 9.6.4 Uso de los sistemas de informacin para aplicar encuestas para el estudio de mercado ........................................................... 26 9.7 Tecnologas de informacin para los negocios................... 27 9.7.1 Hardware ................................................................................ 27
9.7.1.1 Definicin.............................................................................................. 27 9.7.1.2 Componentes Bsicos del Hardware ................................................... 27 9.7.1.3 Clasificacin de las computadoras ....................................................... 29
9.7.2 Software.................................................................................. 30
9.7.2.1 Sistemas operativos ............................................................................. 32 9.7.2.2 Aplicaciones comerciales ..................................................................... 33 9.7.2.3 Procesadores de texto.......................................................................... 33 9.7.2.4 Hojas de Clculo .................................................................................. 33 9.7.2.5 Presentaciones visuales....................................................................... 34 9.7.2.6 Bases de datos..................................................................................... 34 9.7.2.7 Diseo de pginas web ........................................................................ 35 9.7.2.8 Paquetes de software integrados (suites) ............................................ 35 9.7.2.9 Aplicaciones administrativas ................................................................ 36 9.7.2.10 Aplicaciones de produccin................................................................ 37 9.7.2.11 Aplicaciones de normalizacin industrial ............................................ 37
9.7.3 Acceso a bibliotecas digitales ................................................ 38 9.7.4 Patentes, normas y especificaciones industriales ................. 38 9.7.5 Organismos generadores de normas y especificaciones ...... 39
9.8 Adquisicin de sistemas de informacin ............................. 39 9.8.1 Ciclo de vida de los sistemas de informacin ........................ 39 9.8.2 Adquisicin de sistemas de informacin ................................ 40 9.8.3 Compra de paquetes .............................................................. 42 9.9 Telecomunicaciones y redes de computadoras .................. 43 9.9.1 Redes computacionales ......................................................... 43
9.9.1.1 Conceptos Generales........................................................................... 43 9.9.1.2 Tipos de Redes .................................................................................... 43 9.9.1.3 Seguridad ............................................................................................. 44
9.9.2 Internet.................................................................................... 45 9.9.2.1 Servicios en Internet ............................................................ 45
9. Sistemas de informacin
9.1 Definiciones
9.1.1 Dato, informacin y sistemas de informacin
En ocasiones los trminos dato e informacin se utilizan como sinnimos, lo cual es un error, dato puede ser un nmero, una palabra, una imagen. En el mbito cotidiano se utiliza en plural datos, los cuales son la materia prima para la produccin de informacin. Informacin, son datos que dentro de un contexto dado tienen un significado para alguien. Finalmente, podemos definir qu Sistema es el mecanismo por el cual se generar informacin. En la figura 1.1 se muestra un ejemplo
Dato Sistema Informacin
Un Sistema de Informacin, es un conjunto de elementos que interactan entre s, con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. En un sentido amplio, un sistema de informacin no necesariamente incluye equipo electrnico (hardware). Sin embargo en la prctica se utiliza como sinnimo de sistema de informacin computarizado. Estos elementos son de naturaleza diversa y normalmente incluyen: El equipo computacional, es decir, el hardware necesario para que el sistema de informacin pueda operar. El recurso humano que interacta con el sistema de informacin, el cual est formado por las personas que utilizan el sistema. Los datos o informacin fuente que son introducidos en el sistema, son todas las entradas que ste necesita para generar como resultado la informacin que se desea. Los programas que son ejecutados por la computadora, y producen diferentes tipos de resultados. Las telecomunicaciones que son bsicamente hardware y software, facilitan la transmisin de texto, datos, imgenes y voz en forma electrnica.
Procedimientos que incluyen las polticas y reglas de operacin, tanto en la parte funcional del proceso de negocio, como los mecanismos para hacer trabajar una aplicacin en la computadora Un sistema de informacin realiza cuatro actividades bsicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de informacin. A continuacin se definen cada una de estas actividades. 1. Entrada de informacin: La entrada es el proceso mediante el cual el sistema de informacin toma los datos que requiere para procesar la informacin. Las entradas pueden ser manuales o automticas. Las entradas manuales son aquellas que son proporcionadas en forma directa por el usuario, mientras que las automticas son datos o informacin que provienen o son tomados de otros sistemas o mdulos. Esto ltimo, se denomina interfases automticas. As, un sistema de control de clientes podr tener una interfase automtica de entrada con el sistema de facturacin, ya que toma las facturas que genera o elabora el sistema de facturacin como entrada al sistema de control de clientes. 2. Almacenamiento de informacin: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades ms importantes que tiene una computadora, ya que, a travs de esta propiedad el sistema puede recordar la informacin guardada en la sesin o proceso anterior. Esta informacin suele ser almacenada en estructuras de informacin denominadas archivos. 3. Procesamiento de informacin: Es la capacidad del sistema de informacin para efectuar clculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos clculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que estn almacenados. 4. Salida de informacin: La salida es la capacidad de un sistema de informacin para sacar la informacin procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades tpicas de salida son las impresoras, estaciones de trabajo, USB, CD, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un sistema de informacin puede constituir la entrada a otro sistema de informacin o mdulo.
9.1.2 Tecnologas de informacin

Despus de haber comprendido el concepto de sistemas de informacin es necesario explicar un concepto todava ms amplio: Tecnologas de informacin o IT (por sus siglas en ingles, Information Technology). Este trmino hace referencia a aquellas tecnologas que permiten y dan soporte a la construccin y operacin de los sistemas de informacin. Podemos mencionar dentro de estas tecnologas de informacin; redes de datos, teletexto, redes de televisin, satlites, telfono, fibra ptica, DVD, CD, fax, etc.
9.2 Tipos y usos de los Sistemas de Informacin

Los sistemas de informacin cumplen tres objetivos bsicos dentro de las organizaciones: Automatizar los procesos operativos. Proporcionar informacin que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones. Lograr ventajas competitivas a travs de su implantacin y uso. Con frecuencia, los sistemas de informacin que logran la automatizacin de procesos operativos dentro de una organizacin son llamados Sistemas Transaccionales , ya que su funcin primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, plizas, entradas, salidas, etc. Por otra parte, los sistemas de informacin que apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones (DSS), Sistemas para la Toma de Decisiones de Grupo (GDSS), Sistemas Expertos de Apoyo a la Toma de Decisiones (EDSS) y Sistemas de Informacin para Ejecutivos (EIS). El tercer tipo de sistemas, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratgicos , los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a travs del uso de la tecnologa de informacin.
Los tipos y usos de los sistemas de informacin se muestran en la siguiente figura.
A continuacin se mencionan las principales caractersticas de estos tipos de sistemas de informacin.
9.2.1 Sistemas Transaccionales

Sus principales caractersticas son: A travs de estos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organizacin. Con frecuencia son el primer tipo de sistemas de informacin que implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organizacin para continuar con los mandos intermedios y, posteriormente, con la alta administracin a medida que evolucionan. Muestran una intensa entrada y salida de informacin; sus clculos y procesos suelen ser simples y poco complejos. Estos sistemas requieren mucho manejo de datos para poder realizar sus operaciones y como resultado generan tambin grandes volmenes de informacin. Tienen la propiedad de ser recolectores de informacin, es decir, que a travs de ellos se cargan las grandes bases de informacin para su posterior utilizacin. Estos sistemas son los encargados de integrar gran cantidad de la
informacin que se maneja en la organizacin, la cual ser empleada posteriormente para apoyar a los mandos intermedios y altos. Son fciles de justificar ante la Direccin General, ya que sus beneficios son visibles y palpables. El proceso de justificacin puede realizarse enfrentando ingresos y costos. Esto se debe a que en el corto plazo se pueden evaluar los resultados y las ventajas que origina el uso de este tipo de sistema. Entre las ventajas que pueden medirse se encuentra el ahorro de trabajo manual. Son fcilmente adaptables a paquetes de aplicacin que se encuentran en el mercado, ya que automatizan los procesos bsicos que por lo general son similares o iguales en otras organizaciones. Ejemplos de este tipo de sistemas son; la facturacin, nminas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, contabilidad general, conciliaciones bancarias, inventarios, etc.
9.2.2 Sistemas de Apoyo a la Administracin

Las principales caractersticas de estos sistemas son: Suelen introducirse despus de haber implantado los sistemas transaccionales ms relevantes de la empresa, ya que stos constituyen su plataforma de informacin. La informacin que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administracin en el proceso de toma de decisiones. Suelen ser intensivos en clculos y escasos en entradas y salidas de informacin. As, por ejemplo, un modelo de planeacin financiera requiere poca informacin de entrada y genera poca informacin como resultado, pero generalmente realiza muchos clculos durante su proceso. No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificacin econmica para el desarrollo de estos sistemas es difcil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversin. Suelen ser sistemas de informacin interactivos y amigables, con altos estndares de diseo grafico y visual, ya que estn dirigidos al usuario final. Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivas y estructuradas, as como no repetitivas y no estructuradas. Por ejemplo, un sistema de compra de materiales que indique cuando debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulacin de Negocios que apoye la decisin de introducir un nuevo producto al mercado.
Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final si la participacin operativa de los analistas y programadores del rea de Informtica.
9.2.3 Sistemas Estratgicos

Sus principales caractersticas son: Aunque este tipo de sistemas pueden llevar a cabo las funciones de automatizacin de procesos operativos y proporcionar informacin, esto no es su funcin primordial. Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organizacin, por lo tanto no pueden adaptarse fcilmente a paquetes disponibles en el mercado. Tpicamente, su forma de desarrollo se basa en incrementos y a travs de su evolucin dentro de la organizacin. Se inicia con un proceso o funcin en particular y a partir de ah se van agregando nuevas funciones o procesos. Su funcin es lograr ventajas que los competidores no poseen, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los sistemas estratgicos son creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso del comercio electrnico en algunas compaas que ofrecen servicios de venta a los clientes, es un sistema estratgico, ya que brinda una ventaja sobre otras compaas que ofrezcan productos similares y no cuenten con este servicio. Si una compaa nueva decide abrir sus puertas al pblico, tendr que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores. Otra caracterstica es que las ventajas que se logran a travs de estos sistemas no son eternas, es decir existe un periodo de vigencia similar al tiempo en que tardan los competidores en alcanzar las diferencias o ventajas obtenidas por el Sistema de Informacin Estratgico (SIE). Cuando esto sucede, los beneficios generados por el SIE se convierten en estndares de la industria, como es el caso mencionado anteriormente del comercio electrnico que posteriormente sern requisitos de infraestructura tecnolgica que una compaa deba poseer. Apoyan el proceso de innovacin de productos y procesos dentro de la empresa, debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo es innovando o creando productos y procesos.
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Un ejemplo de estos sistemas de informacin dentro de la empresa puede ser un sistema MRP (Manufacturing Resource Planning) enfocado a reducir sustancialmente el desperdicio durante el proceso productivo, o bien, un centro de informacin que proporcione todo tipo de informacin, como situacin de crditos, embarques, tiempos de entrega, etc.
9.3 Aplicaciones de los sistemas de informacin en la estrategia de las organizaciones

En esta seccin se analizarn algunas aplicaciones especficas de la tecnologa de informacin, que han logrado ofrecer ventajas en el terreno de los negocios a diversas organizaciones.
9.3.1 Sistema de Cdigos de Barras, RFID y Punto de Venta

En la actualidad muchas empresas comerciales utilizan los cdigos de barras para tener control sobre sus inventarios el ejemplo ms comn del uso del cdigo de barras, tambin conocido como cdigo universal del producto, es en los supermercados. En fechas recientes se ha desarrollado un nuevo sistema que podra desplazar al cdigo de barras, es la identificacin con radio frecuencia (RFID). La ventaja de esta nueva tecnologa radica en la etiqueta de tamao reducido que puede almacenar ms informacin que en el cdigo de barras y para leerla slo basta pasarla por una antena, sin necesidad de escanear con algn haz de luz. Esta ltima caracterstica permite conocer los inventarios o las caractersticas de los productos contenido en un espacio de manera casi instantnea. Volviendo al ejemplo del supermercado, el uso de RFID en los productos har que obtengamos la cuenta final en la caja con solo pasar el carrito del centro comercial a travs de una antena. El uso de estas tecnolgicas traen como ventajas al negocio: Incremento en las ventas. Incremento en la productividad y reduccin de costos. Mejora del servicio a clientes. Mejora del manejo y administracin de recursos econmicos.
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Cdigo de barras
Etiqueta de RFID
9.3.2 Transferencia Electrnica de Fondos (EFT)

Para complementar el concepto de sistema de punto de venta, algunos comerciantes estn instalando tecnologa de informtica para hacer transferencia electrnicas de fondos, acreditando en tiempo real el importante de la compra a las cuentas del establecimiento y cargando dicho valor a la cuenta bancaria del cliente, todo ello sin manejo fsico de efectivo. La Transferencia Electrnica de Fondos para el Comercio (EFT) se refiere a la transferencia de dinero de la cuenta bancaria del cliente a la cuenta del negocio. El inters en al EFT ha crecido debido al ahorro de tiempo para el consumidor y el comerciante. Desde el punto de vista de los consumidores es una opcin adicional como forma de pago y el EFT ahorra tiempo y facilita las compras, ya que elimina la necesidad de escribir cheques para el pago de los artculos que compran. Desde el punto de vista de los comerciantes, el EFT representa un mtodo rpido y seguro para vender. La transferencia electrnica de fondos puede traer ventajas a consumidores, comerciantes y bancos, entre las que destacan: Incremento en la lealtad de los consumidores, debido a que el cliente puede comprar con mayor frecuencia en un establecimiento que ofrece este servicio. Los gastos de operacin del comerciante pueden reducirse, lo cual se reflejara en la baja de los precios de venta, sin mermar las utilidades del negocio; o en un incremento en el margen de utilidad. Esto es debido a que se reducen actividades operativas como autorizacin de cheques, llenado de fichas de depsito, problemas con cheques sin fondos, etc. Disponibilidad inmediata de fondos por parte de los comerciantes, lo cual reduce el tiempo de cobro de cheques.
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9.3.3 Tarjeta Electrnica para clientes frecuentes

Otro programa comercial ha sido la introduccin en los establecimientos de una tarjeta para los compradores frecuentes. Los clientes ganan puntos para la siguiente compra de un artculo de las marcas participantes, lo cual refuerza la lealtad de los clientes y mejora la imagen del establecimiento.
Este programa adems de generar lealtad de los clientes hacia el negocio, permite a los distribuidores ofrecer al consumidor los productos que desea y coordinarlo con la base de datos demogrficos y preferencias del consumidor.
9.3.4 Comercio Electrnico

El comercio electrnico est cambiando su enfoque: de ser una herramienta tecnolgica est pasando a ser una herramienta estratgica Es por esto que el tema de comercio electrnico se analizar con mas detalle en las siguientes dos secciones
9.3.5 Comunicacin Electrnica con el Proveedor

Este es un sistema que permite a los distribuidores tener acceso directo a la informacin relevante de los productos por parte del proveedor, por ejemplo informacin sobre inventarios, precios, tiempos de entrega, etc. Estos sistemas adems de tener como resultado un incremento en las ventas tanto del distribuidor como del fabricante, apoyan para dar un mejor servicio al consumidor final.
9.3.6 Productividad en los Procesos de Manufactura

La tecnologa de la Informacin puede apoyar de manera importante los procesos de manufactura con el fin de reducir costos, mejorar la calidad de los productos o acelerar el proceso de diseo y lanzamiento de nuevos productos al mercado. Tal es el caso de la Manufactura Integrada por Computadora CIM (Computer
Integrated Manufacturing). Este sistema apoya los procesos organizacionales desde que un nuevo producto es concebido hasta que se encuentra en el proceso de ser embarcado hacia el cliente. Los ingenieros de diseo pueden apoyar el proceso de creacin de los nuevos productos utilizando los sistemas CAD, para dibujo y diseo asistidos por computadora. Las caractersticas de diseo pueden ser almacenadas de manera electrnica y transferidas a otros sistemas o maquinas para su anlisis e incluso el maquinado o elaboracin de prototipos funcionales.
La introduccin de la computadora en la manufactura ha trado como ventaja: Acelerar el lanzamiento de nuevos productos al mercado. Reducir los niveles de desperdicio del proceso de fabricacin. Administrar ms adecuadamente los inventarios de materia prima, de producto en proceso y de producto terminado. Mejorar el proceso de control de calidad. Apoyar las funciones operativas que tradicionalmente se realizan en forma manual.
9.3.7 Interfases de Voz como Apoyo en el Proceso de Ventas

Las interfases de voz que utilizan una lnea telefnica pueden apoyar el proceso de venta de productos, al permitir que la computadora realice de manera automtica el proceso, lo cual afecta tambin al inventario y las cuentas por cobrar. Este avance tecnolgico agiliza el proceso de venta y da un mejor servicio a los clientes, ya que por lo general existen problemas con los proveedores al tratar de comunicarse para solicitar informacin de los productos en existencia o para colocar un pedido.
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Al utilizar interfases de voz en el proceso de vetas, la computadora es la que atiende al cliente, ya que toma el pedido y se efecta la venta por medio del telfono. Adems de esto, es posible consultar existencias de artculos, saldos y estados de cuenta. Con frecuencia, para utilizar este servicio se cuenta con una operadora, quien describe un men de opciones para que el cliente pueda realizar diversas operaciones. El uso de sistemas con interfases de voz es muy til, ya que permite a los proveedores ofrecer informacin a sus clientes las 24 horas del da, desde cualquier lugar donde se encuentren, adems de facilitar la reduccin del personal de ventas o su reubicacin en reas ms estratgicas del negocio.
9.4 E-commerce
9.4.1 Definicin
El comercio electrnico (E-commerce) se refiere a vender productos y servicios a travs de la Red. El objetivo de este tipo de comercio es reducir los costos de la transaccin. Las transacciones pueden caer en tres categoras: Negocio-a-negocio (B2B) Negocio-a-consumidor (B2C) Consumidor-a-consumidor (C2C) De acuerdo con Hutt, M y Speh, T (2004), el comercio electrnico incluye Comunicaciones de negocios y transmisiones sobre las redes y a travs de computadoras, especficamente para la compra y venta de bienes de consumo y servicio, as como para transferir recursos econmico a travs de comunicaciones digitales. Los mismos autores mencionan que dependiendo de cmo se aplique, el comercio electrnico tiene el potencia de incrementar la utilidad mediante la creacin de nuevos mercados. La administracin de las transacciones puede traducirse en que las empresas reduzcan sus costos operativos mediante una mejor coordinacin de las ventas, la produccin y la distribucin de los procesos, lo que se puede ver reflejado en operaciones consolidadas y reduccin de la mano de obra indirecta.
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9.4.2 Metodologa
9.4.2.1 Elementos electrnico que apoyan al comercio
El Internet y la Red (World Wide Web) El comercio electrnico ha sido posible gracias al desarrollo de Internet y la Red. Aunque el origen del Internet data de los aos 60s, no fue sino hasta 1995 que se otorg permiso a las empresas para proveer acceso a Internet con fines de lucro. Intranet y extranet El Internet ha sido un elemento importante en la estrategia de mercadotecnia de muchas empresas, existen sin embargo, otros dos elementos tecnolgicos importantes que se integran a la estrategia de Internet. Intranet: Es exclusivamente de uso interno dentro de la compaa. La intranet liga documentos dentro de la organizacin lo que permite que los empleados colaboren entre ellos, comunicndose, distribuyendo boletines, obteniendo informacin del negocio etc. Extranet: ligas que permiten comunicar a los socios de negocios como proveedores, distribuidores y clientes a travs de Internet a las redes internas de la empresa. Una extranet es creada cuando dos empresas conectan sus respectivas intranets para negocio. El rol estratgico del Comercio Electrnico Uno de los grandes riesgos asociados con el negocio electrnico es potencialmente que los directivos se enamoren de la tecnologa e ignoren los elementos estratgicos del negocio. El Internet y el comercio electrnico son slo instrumentos para alcanzar las metas de mercadotecnia, lo que significa que la necesidad de formular una estrategia empresarial se mantiene.
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Hutt, M y Speh, T (2004) presentan la siguiente tabla sobre mitos y realidades de introducir Internet en sus organizaciones, desafortunadamente muchas empresas se han dejado llevar por los mitos y han fracasado Mito Realidad
1. El comercio electrnico 1. Si canales existentes proveen servicios permite a las empresas eliminar claves como envo, entrenamiento, crdito, canales etc., stos son necesarios an con la implantacin de Internet 2. Los negocios pueden usar el 2. El Internet extiende el alcance de la Internet como el nico medio empresa. En el mercado B-to-B la mayora para adquirir un nuevo cliente de las empresas no han encontrado una manera efectiva de obtener ms clientes mediante Internet. Se requiere emplear todas las formas de comunicacin para atraer nuevos clientes. 3. Las empresas B-to-B con 3. Los anuncios y las promociones son extensos sitos de Internet elementos clave en las estrategias basadas pueden eliminar en la red para informar a potenciales substancialmente sus gastos en prospectos del sitio en Internet. Los anuncio anuncios y publicidad todava se requieren para desarrollar presencia y reconocimiento 4. Los sitios de Internet deben 4. Proveer toda la informacin posible en un proveer toda la informacin que sitio de Internet es una gran forma de dar a un prospecto pueda requerir los competidores toda la inteligencia competitiva que ellos requieren en su empresa 5. La mercadotecnia por Internet 5. La computadora no puede realizar reemplazar la mercadotecnia muchas funciones de la mercadotecnia tradicional tradicional o los beneficios de las interacciones personales con el cliente. 9.4.2.2 Desarrollando una estrategia de comercio electrnico Desarrollar una estrategia B-to-B, no es tan diferente del desarrollar cualquier otro tipo de estrategia de mercadotecnia. El proceso inicia con la evaluacin de los productos de al empresa, sus clientes, su situacin competitiva, recursos y operaciones para entender completamente cmo estos elementos pueden unirse en una estrategia de comercio electrnico.
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Un principio en la formulacin de la estrategia de Internet es entender que ste, as como, la tecnologa asociada no son ms que herramientas de negocio que se deben emplear en satisfacer al cliente y generar una utilidad a la empresa. Muy a menudo, surge la tentacin de pensar que el Internet puede eliminar la necesidad de la fuerza de ventas, reducir los gastos de anuncios o reemplazar los canales tradicionales de distribucin y los intermediarios, todo lo cual es errneo. De hecho, los representantes de ventas continan ganando comisiones por las ventas en lnea de sus cuentas. Implantacin de la estrategia de Internet Una vez que se tienen los objetivos claros, se puede generar la estrategia. Como con cualquier otro proceso de mercadotecnia, la estrategia de Internet debe ser cuidadosamente revisada relacionando producto, promocin, canales y precio. La discusin de la implantacin de la estrategia comenzar examinando la importancia de las dimensiones relacionadas con el producto El producto en Internet El producto es un complejo arreglo de elementos fsicos, software, hardware, extranets, intranets, servicios e informacin. El sitio web es el mayor elemento del producto asociado con la estrategia de comercio electrnico de la empresa. Aunque el comercio electrnico incluye otros aspectos, el corazn de la estrategia es el sitio web de la empresa dado que es aqu en donde se llevan a cabo todas las interacciones con el cliente. Para disear efectivamente el sitio web, de manera que cumpla con los objetivos de la empresa, el diseador necesita pensar como usuario con la finalidad de anticiparse a cmo el sitio ser usado y las caractersticas que lo harn fcil de usar. Una de las primeras aplicaciones de comercio electrnico para muchos negocios es vender componentes, materiales, servicio etc. a travs de un catlogo electrnico disponible en su sitio en Internet.
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El Internet como canal alternativo El Internet puede ser un canal muy efectivo de distribucin para llegar a ciertos nichos de mercado. De acuerdo con Hutt, M y Speh, T (2004), rara vez los mercadlogos se apoyan en Internet como su nica opcin de acercarse a los clientes. En algunos casos, el Internet es muy efectivo para distribuir ciertos productos como software, libros y msica digital. De acuerdo con Strauss, J y Frost R citados por los anteriores autores, el Internet puede agregar valor a la distribucin por varias razones: 1. El Internet provee un amplio rango de fuentes de referencia como pginas en la red, buscadores, agentes de compra, grupos, sitios de Chat y correo electrnico. 2. El Internet es siempre un negocio abierto, los clientes pueden contactar el sitio las 24 horas del da los 365 das del ao El impacto de Internet en la estrategia de precio Dado que los clientes tienen acceso ms fcilmente a informacin sobre productos y servicios, el Internet ha incrementado el poder de comparar del comprador. De acuerdo con Michael Porter La gran paradoja del Internet es que dentro de sus beneficios hacer que la informacin est disponible, reducir la dificultad de compra, mercadotecnia y distribucin; permitiendo que los compradores y vendedores encuentren y ejecuten negocios entre ellos con ms facilidad- hace ms difcil para las compaas el capturar estos beneficios como utilidad.
El hecho de que los clientes puedan comparar caractersticas de los productos y precio de los mismos en la red ha trado como consecuencia un decremento en el precio de productos y servicios como medida de competencia entre las empresas que los ofertan. 9.4.2.3 Las barreras para el comercio electrnico A pesar de las enormes posibilidades ofrecidas por el comercio electrnico, este est teniendo un arranque desigual y, en muchos mbitos, ms lento de lo esperado, lo que ha hecho que este fenmeno haya sido estudiado bajo muy diferentes puntos de vista. No obstante es muy frecuente encontrar resultados similares. La seguridad aparece como principal barrera, si bien en ella influye ms la falta de garantas que aspectos concretos de ella, como el fraude o la delincuencia, para los que si existen instrumentos de proteccin. El comercio electrnico exige la creacin de un marco legal estable mediante la actualizacin de aspectos mltiples de la legislacin y la regulacin, como lo es necesario en las reas de la seguridad y legalidad del propio comercio, la fiscalidad, los medios de pagos remotos y la propiedad intelectual y el nombre de los dominios. La complejidad tecnolgica es un factor que acta tanto a la hora de iniciarse como tras la implantacin del comercio electrnico en la empresa. Este aspecto tiene una doble repercusin; por un lado el de los costes incurridos en la inversiones iniciales y en equipamiento y, por otro, el perfil de formacin generalmente escaso o inexistente las empresas. Las comunicaciones estn actuando tambin como una barrera de entrada, dado que en la actualidad tienen un costo que es considerado elevado por las PYMES y, adems, tienen unas prestaciones y calidad del servicio que deben mejorar.
9.4.3 Principales modelos de e-commerce

El modelo inicial y ms sencillo es el de la Tienda Virtual, que puede ser constituido por el propio comerciante, y que consiste, en su forma ms simple, en hacer presencia en la Web a travs de pginas Web mostrando la gama de productos de la empresa. Este modelo se simplifica an ms cuando el comerciante arrienda un dominio en cualquier servidor de Internet, por que no necesita desplegar recursos propios.
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La Galera Comercial (Mall) est constituida por un conjunto de tiendas que aparecen en un dominio comn y bajo la cobertura de un nombre comercialmente conocido. Est formula permite a las tiendas compartir gastos de explotacin y obtener otras economas de escala al delegar en el gestor de la galera algunas de las tareas de explotacin.
Segn van integrando tareas, pueden llegar a formarse Mercados gestionados por terceros, una evolucin del modelo anterior en donde la galera toma mayores responsabilidades, como promocin, pagos, creacin de catlogos e interfaces con el usuario, y que sean ms atractivas, etc. Este, es un campo adecuado para las iniciativas de los proveedores de servicios de Internet. Una variante ms evolucionada es la formada por los Suministradores de la cadena de valor, donde se integran otras tareas no meramente electrnicas, como la distribucin y la logstica. A esta modalidad se estn integrando las grandes empresas de mensajera como Federal Express o DHL. Los llamados Informediarios (intermediarios de la informacin como portales, buscadores, canales, agentes, etc.), han de jugar un papel cada vez ms importante, por que ellos van hacer lo verdaderos organizadores de la informacin en Internet y por lo tanto del comercio electrnico.
Las Terceras partes de Confianza, mediadores en temas relacionados con la seguridad y las garantas en el comercio electrnico, ya han comenzado su actividad en diversos pases, y registrarn un impulso an mayor una vez se vayan adaptando a los nuevos marcos legislativos y adquiriendo un mayor peso
legal estas organizaciones. Otros mediadores especializados estn surgiendo en los campos de las Licitaciones y Subastas, que pueden ser utilizados tanto por las empresas como por los consumidores como por las organizaciones de las administraciones del estado.
Las Comunidades Virtuales, han conseguido grandes xitos al reunir gruposde productores y de consumidores en un mbito comn. Es un claro ejemplo de este modelo www.amazon.com, que empez como una librera virtual y que ahora vende diversos productos en los cinco continentes a precios competitivos, basados en un stock ceros y en la automatizacin y optimizacin de los diferentes procesos de consulta, venta y, por supuesto, distribucin.
Para venta de servicios especializados se han creado las llamadas Plataformas de Colaboracin, en donde colectivos unidos por problemas e intereses comunes se prestan mutuamente servicios de asesoramiento o difusin de tcnicas, y donde los servicios son pagados en forma de contra prestacin de servicios.
9.4.4 Seguridad
Cul es una transaccin comercial segura? Cada vez que vas al sitio electrnico a comprar tomas riesgos, incluyendo la prdida da la privacidad (informacin sobre lo que compraste). El primer riesgo como consumidor es no obtener por lo que se pag y an peor, que alguien robe tu dinero mientras se realiza la transaccin.
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Los usuarios del comercio electrnico tanto clientes como proveedores estn expuestos a tantos riesgos como los participantes del comercio tradicional. La reduccin de riesgos en el comercio electrnico es un proceso complejo que incluye nuevas tecnologas, polticas y procedimiento organizacionales y nuevas leyes y estndares industriales que empoderen a investigar y perseguir ofensores.
Dado que en el comercio electrnico se realizan un sin fin de transacciones que fluyen a travs del Internet, y debido a que en el Internet convergen miles de servidores, los expertos en seguridad creen que el mayor riesgo ocurre a nivel de la comunicaciones en Internet.
Existen varias herramientas para proteger la seguridad cuando se usa la comunicacin por Internet, la ms bsica de ellas es la encriptacin del mensaje. La encriptacin es el proceso de transformar el texto o datos en un texto encriptado que no puede ser ledo por nadie ms que el que lo enva y a quien va dirigido. Algunos otros riesgos como virus, firewalls, etc. se discuten en la seccin 5.1.3.
9.5 E-business
9.5.1 Definicin
IBM fue una de las primeras empresas en usar el trmino e-Business cuando lanzaron una campaa en 1997. Antes de esto, la palabra ms usada era ecommerce. E-business puede ser definida como la conducta de automatizar las transacciones de negocios mediante redes electrnicas de comunicaciones. El cambio en el
mundo de los negocios, signific un cambio de paradigma, ya que las ventas y el soporte a ventas eran las nicas actividades que una empresa poda reproducir en la Web. El extender el enfoque permiti introducir ms tipos de negocios en la Web.
9.5.2 Diferencias entre E-business y E-commerce

Una forma particular de e-business es e-commerce, el trmino de negocio electrnico es un trmino ms genrico porque se refiere no slo al intercambio de informacin relacionada con el comprar y vender sino tambin al servicio a clientes y la colaboracin entre los socios de negocios como distribuidores y proveedores.
9.5.3 Factores crticos

Es importante enfatizar que los negocios electrnicos soportan procesos de negocio a lo largo de la cadena de valor: compras electrnicas (e-procurement) y administracin de la cadena de suministro, procesamiento de rdenes electrnicas, servicio a clientes y cooperacin con socios de negocios. Uno de los objetivos de e-business es proveer conectividad e integracin entre los procesos de negocio y las aplicaciones externas a la empresa, as como, las actividades de soporte como facturacin, procesamiento de rdenes, contabilidad, inventario, compras y servicio, incluyendo desarrollo de productos y distribucin. Para tener xito en los negocios electrnicos es crucial combinar desarrollos tecnolgicos con estrategias corporativas que redefina el rol de la empresa en la economa digital.
9.5.4 Caractersticas de e-business

Debido a que los negocios electrnicos integran procesos externos de la empresa con procesos de negocio internos, varios aspectos medulares del negocio (core business) pueden explotar la infraestructura de e-business, tales como: Desarrollo colaborativo de productos: este es una de las tecnologas que est creciendo rpidamente en la ingeniera de manufactura, algunas soluciones se han implementado en un rango de industrias como automotriz, aeroespacial, equipo de oficina, equipo de construccin etc. Esta metodologa disminuye el tiempo de puesta en el mercado de productos sin sacrificar calidad y reduciendo el costo.
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Planeacin, pronstico y resurtido colaborativo: este es un proceso en el cual la industria manufacturera, los distribuidores y los proveedores trabajan en conjunto para planear, pronosticar y surtir productos. Operaciones y logstica: La logstica en la era de los negocios electrnicos requiere colaboracin, compartir datos crticos en el tiempo justo para mover bienes conforme van fluyendo de materia prima a producto terminado.
9.5.5 Impacto de los negocios electrnicos

Existe un amplio rango de beneficios potenciales para las empresas que se unen a los negocios electrnicos entre los que se encuentran: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Mejora en la eficiencia operacional y productividad Reduccin de costos operativos y de bienes de servicio Mejora de la posicin competitiva Penetracin en nuevos mercados a travs de nuevos canales Mejora en la comunicacin, informacin y compartimiento del conocimiento Harmonizacin y estandarizacin de los procesos Mejora en el acceso a informacin interna de la empresa Mejora en las relaciones con proveedores y en el servicio hacia los clientes
9.6 Uso de los sistemas de informacin en los estudios de mercado

Los sistemas de informacin tienen un gran potencial para apoyar al desarrollo de estudios de mercado, debido a la cantidad de informacin disponible de manera electrnica en la Web, as como la facilidad de usar herramientas que apoyen en actividades, como aplicacin de encuestas o registro de propiedad industrial.
9.6.1 Fuentes de informacin en lnea sobre caractersticas demogrficas

Como se vio en el mdulo de Mercadotecnia es fundamental para la empresa conocer las caractersticas de su mercado y dimensionarlo para poder hacer una planeacin mercadolgica basada en hechos reales del mercado. En Mxico, el organismo encargado de hacer el levantamiento de las caractersticas de la poblacin es el Instituto Nacional de Estadstica y Geografa (INEGI). En su pgina www.inegi.org.mx podemos encontrar datos relevantes para el estudio de mercado.
Existen otras instituciones que elaboran estudios de mercado y que publican sus resultados en Internet como al Asociacin Mexicana de Agencias de Investigacin de Mercado y Opinin Pblica, www.amai.org
9.6.2 Fuentes de informacin sobre guas empresariales

El apoyo a la micro, pequea y mediana empresa en El Plan Nacional de Desarrollo y el Programa de Poltica Industrial y Comercio Exterior, es la prioridad nacional de nuestra poltica industrial. La Secretara de Economa ha desarrollado diversos programas para informar, asesorar y capacitar a las empresas de menor tamao para ayudarlas a competir exitosamente en el mercado nacional y en los mercados internacionales. Los retos que debe enfrentar una nueva empresa son muchos: qu producir, con qu tecnologa, cul es el mercado potencial, dnde localizar a los mejores proveedores, qu trmites requieren cumplir o cmo se puede obtener capital o financiamiento. Las Guas Empresariales proporcionan esta informacin; ayudan a planear, organizar, operar y controlar empresas de ms de 100 diferentes giros. El xito de una empresa depende en gran medida de conocer las condiciones de mercado y definir correctamente las necesidades financieras, administrativas, de equipo, de materia prima y de personal. Los mtodos y sistemas contenidos en estas Guas Empresariales fueron elaborados con la valiosa colaboracin de especialistas del sector privado, acadmico y pblico con base en la experiencia de empresas exitosas. Algunas sugerencias de guas empresariales se pueden encontrar en las pginas: www.pymes.gob.mx/guiasempresariales/ http://www.contactopyme.gob.mx/areasInteres/mejoraroperacion/Guias_em p/
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9.6.3 Fuentes de informacin sobre patentes y marcas

En Mxico el organismo que regula la propiedad industrial es el Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial (IMPI) www.impi.gob.mx Dentro la pgina del IMPI se tiene varios servicios como las guas para el registro de marcas, patentes, diseos industriales, etc. Se cuenta tambin con un banco de informacin de la propiedad industrial registrada, este recurso es sumamente valioso, ya que permite a las empresas conocer si existe un registro previo de un producto o diseo que se piense lanzar al mercado, esto con dos finalidades: Si no existe, registrarlo ya que puede constituir una ventaja competitiva en el mercado. Si existe, hacer las modificaciones necesarias para evitar caer una ilegalidad. Existen otros organismos que regulan patentes a nivel internacional: La UNAM tiene una biblioteca con datos de patentes internacionales http://www.ibt.unam.mx/biblioteca/patentes.htm La Organizacin Mundial de la Propiedad Intelectual (OMPI) es un organismo especializado del sistema de organizaciones de las Naciones Unidas. Su objetivo es desarrollar un sistema de propiedad intelectual (P.I.) internacional, que sea equilibrado y accesible y recompense la creatividad, estimule la innovacin y contribuya al desarrollo econmico, salvaguardando a la vez el inters pblico. Su pgina es www.wipo.int/about-wipo/es
9.6.4 Uso de los sistemas de informacin para aplicar encuestas para el estudio de mercado
Existen diferentes herramientas para aplicar encuestas a travs de Internet. Una de las ms usadas es SurveyMonkey.com, es una herramienta revolucionaria para crear y publicar encuestas personalizadas y en diferentes idiomas en minutos y ver los resultados de manera grfica en tiempo real. www.surveymonkey.com Algunas otras opciones en espaol son http://www.ensitech.com/encuestas http://encuestas.innova22.com/
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Estas herramientas son de gran utilidad cuando queremos realizar estudios de mercado en otras regiones o pases.
9.7 Tecnologas de informacin para los negocios

9.7.1 Hardware
9.7.1.1 Definicin
Sistema formado por el equipo computacional, es decir, por las partes fsicas de la computadora llamadas comnmente fierros. Incluye la Unidad Central de Procesamiento (CPU), la memoria principal, y los dispositivos perifricos. 9.7.1.2 Componentes Bsicos del Hardware
1. Unidad Central de Procesamiento (CPU): Parte ms importante de una computadora, ya que se encarga de procesar las instrucciones y datos recibidos, almacenarlos en la memoria y en su momento hacerlos llegar al exterior por medio de los diferentes dispositivos de salida. 2. Memoria Principal: Almacena datos y programas que sern procesados por el CPU. Se encuentra subdividida en localidades para guardar y acceder datos, donde cada uno tiene una direccin y un contenido. La capacidad de la memoria principal es el byte. Un byte equivale a un carcter y esta formado por 8 bits. Un bit es la unidad ms pequea en que se divide la memoria y puede tener solo un valor de 0 o 1. Para capacidades grandes se usa el termino kilobytes que equivale a 1024 bytes, el megabyte que equivale a 1024 kbytes, el gigabyte que equivale a 1024 megabytes y el terabyte que equivale a 1024 gigabytes. 3. Dispositivos perifricos: son los componentes de la computadora que se encuentran conectados al CPU, de manera almbrica o inalmbrica, y sirven para comunicar a la computadora con el usuario y viceversa. Se dividen en dispositivos de entrada, de almacenamiento y de salida. A continuacin se describen las caractersticas de algunos dispositivos de entrada y salida:
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Teclado: Casi todas las estaciones de trabajo estn equipadas con un teclado para la entrada. Algunos tableros estn diseados para aplicaciones especficas; por ejemplo, para usarse en restaurantes de comida rpida. Mouse: Es el segundo dispositivo de entrada mas utilizado. El mouse o ratn, es arrastrado sobre una superficie para maniobrar un apuntador en la pantalla del monitor. Actualmente las laptops estn equipadas con un espacio en donde el usuario mueve su dedo para sustituir al ratn. La pluma ptica: Detecta la luz del tubo de rayos catdicos cuando se mueve cerca de la pantalla. El cursor se une automticamente a la posicin de la pluma y sigue la trayectoria de esta sobre la pantalla. Un ejemplo son las agendas digitales donde el usuario puede escribir sobre la pantalla. Monitor: En el monitor de la estacin de trabajo se muestran salidas alfanumricas y graficas. Los tres atributos principales de los monitores son: el tamao de la pantalla, el tipo de monitor que puede ser de color o monocromtica, de LCD, etc. y la resolucin o el detalle de la pantalla. Algunos monitores tienen ms alta resolucin o calidad de salida que otros. La resolucin se refiere al nmero de puntos direccionables en la pantalla, esto es, el nmero de puntos a que puede dirigirse la luz bajo el control del programa y que reciben el nombre de pixeles. Scanners: Se identifican a travs de dispositivos sensibles a la luz, usan tecnologa de exploracin, de contacto y lser, hacen rebotar un rayo de luz desde una imagen, luego miden la luz reflejada para determinar el valor de la imagen. Captura oral de datos: Se utilizan para introducir clases y cantidades limitadas de datos. A pesar de tener una habilidad limitada para interpretar relativamente pocas palabras, la captura oral de datos tiene diversas aplicaciones. Las personas del departamento de ventas pueden hacer un pedido con slo llamar a la computadora y proporcionar el nmero de cliente, el nmero del artculo y la cantidad.
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Impresoras: Producen una salida de copia permanente; por ejemplo, los informes a la gerencia, cheque de nomina, facturas y listados de programas. La velocidad de impresin de las impresoras se mide en caracteres por segundo (cps) o en pginas por minuto. 9.7.1.3 Clasificacin de las computadoras
Mainframe: Reciben este nombre, las computadoras de gran tamao, potencia y velocidad de ejecucin. Se utilizan en el procesamiento de datos a gran escala, tanto en servicios administrativos como en el plano cientfico. La estructura general de un mainframe no se diferencia de las computadoras mas reducidas; consta de CPU, memoria principal y perifricos de entrada/salida. La diferencia estriba en la potencialidad de estos elementos. Estas maquinas se usan frecuentemente como depsitos de grandes cantidades de datos, los cuales pueden ser accesados directamente por usuarios de mainframes, o desde microcomputadoras conectadas a una mainframe.
Minicomputadoras: Tienen la misma estructura que las grandes computadoras, nicamente se diferencian de ellas en el tamao, costo y capacidad. Las minicomputadoras trabajan en modo multiusuario. El nmero de terminales que soporta es variable e inferior a los mainframes. Una ventaja de las minicomputadoras es su manejabilidad. No requieren condiciones de instalacin tan sofisticadas ni requieren espacios tan grandes, as como tampoco sistemas de refrigeracin tan complejos y costosos. Computadoras porttiles (laptops y PDAs): son computadoras livianas que no estn fijas en un escritorio. Existe un rpido desarrollo y mejoramiento de dichas computadoras, en cuando a la capacidad de almacenamiento de informacin y a la velocidad de procesamiento.
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9.7.2 Software
Actualmente existe una gran oferta de software disponible para diversas aplicaciones. Antes de decidir cual es el software que se requiere, se debe determinar las funciones que deben satisfacerse. Por ejemplo, si solo se desea tener un sistema de procesamiento de palabras simple para la preparacin de un documento, ser suficiente un paquete de procesamiento de texto simple. Sin embargo, si se requiere editar revistas para su publicacin, requerir un software profesional de edicin. En ocasiones es posible que no se encuentre en el mercado la solucin requerida por lo que ser necesario desarrollar software propio. Desarrollar software personalizado consume ms tiempo y es ms costos, pero es ms eficiente en su operacin debido a que ha sido diseado especialmente para desempear funciones especficas necesarias para la empresa. El software de paquete puede adquirirse en tiendas especializadas en equipo de cmputo e incluso comprarlo va Internet, descargndolo directamente en la computadora. El software se actualiza en las llamadas versiones. Las versiones se representan normalmente con nmeros como 1.0, 2.0, 3.2, etc. Cuanto mayor sea el nmero, la versin ser mas reciente. La mayora de las veces, el software es compatible hacia arriba o hacia delante. Esto significa que un documento creado en una versin anterior se puede procesar en una versin posterior. El software puede clasificarse en categoras con relacin a los derechos de autor del software. Software patentado Software de dominio publico Freeware o software gratuito Software de cdigo abierto Software patentado: Es aquel cuyos derechos le pertenecen a una persona o a una empresa. En consecuencia, la propiedad del software est protegida por los derechos de autor. Existen dos tipos de licencia del propietario: Licencias para un solo usuario: los usuarios pueden comprar una copia de la licencia del software y utilizarlo en una sola computadora.
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Licencias de sitio: los usuarios pueden comprar el uso mltiple en un rea determinada como en el caso de una empresa
Software de dominio publico: Es aquel que no esta protegido por las leyes de derechos de autor y que lo puede copiar cualquier persona. El software de dominio pblico puede transferirse por Internet. Un ejemplo es el software disponible para abrir documentos en pdf.
Freeware: Software que se encuentra disponible en forma gratuita, a travs de Internet o de grupos de usuarios de computadoras. En ocasiones los desarrolladores de software promueven su producto proporcionando el software por un periodo de prueba, generalmente de 30 das. Software de cdigo abierto: Es software que tiene las mismas funciones que el software patentado pero no esta registrado, por lo que no se paga por tener la licencia. Un ejemplo de este software es openoffice, el cual tiene un procesador de texto, hoja de clculo, opcin para desarrollar presentaciones y otras funciones que son completamente compatibles con office.
El software de cdigo abierto puede ser una opcin para disminuir los costos de licencias en las pequeas y medianas empresas, las cuales pueden destinar esos montos a inversiones directas en su negocio.
9.7.2.1
Sistemas operativos
Los sistemas operativos (SO) son en si mismos un programa de computadora, sin embargo, son programas especiales, complejos y muy importantes en las computadoras. Los SO hacen que la computadora reconozca al CPU, la memoria, el teclado, y dems unidades conectadas. Es el que proporciona la facilidad para que los usuarios se comuniquen con la computadora y sirve de plataforma para que corran los programas de aplicacin. Mientras al computadora est encendida el sistema operativo tiene las siguientes tareas principales: 1. Proporcionar ya sea una interfaz de lnea de comando o una interfaz grafica al usuario, para que este ltimo pueda comunicarse con la computadora. Interfaz de lnea de comando: el usuario introduce palabras y smbolos desde el teclado de la computadora, ejemplo, el sistema operativo MS-DOS. Interfaz grafica: el usuario selecciona las acciones mediante el uso de un Mouse para pulsar sobre figuras llamadas iconos o seleccionar opciones de los mens, ejemplo, Windows.
2. Administrar los dispositivos de hardware en la computadora. Cuando corren los programas, necesitan utilizar la memoria, el monitor, las unidades de disco, los puertos de E/S como impresoras, modems, etc. El Sistema operativo sirve de intermediario entre los programas y el hardware. 3. Administra y mantener los sistemas de archivo de disco. Los sistemas operativos agrupan la informacin dentro de compartimientos lgicos para
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almacenarlos en el disco ofreciendo opciones al usuario como listado de archivos, grabar a disco, eliminar archivos, revisar espacio disponible, etc. 9.7.2.2 Aplicaciones comerciales
El software para uso general ofrece la estructura para un gran nmero de aplicaciones empresariales, cientficas y personales. La mayora del software para uso general se vende como paquete, es decir, con software y documentacin orientada al usuario (manuales de referencias, plantillas de teclado y dems). 9.7.2.3 Procesadores de texto
El software de procesamiento de texto permite crear, editar, formatear, guardar e imprimir documentos como cartas, memorndum, informes, minutas, etc. Algn software de procesamiento de texto incluye la opcin de agregar imgenes prediseadas, funciones de dibujo, tablas, etc. Otros contienen revisores ortogrficos, gramaticales, funciones de diccionarios de sinnimos y la opcin de manejar diversos idiomas. Microsoft Word es uno de los programas de procesamiento de textos ms populares que se han creado. Existen otros procesadores de texto como: WordPerfect Works AbiWord STARWRITE OpenOffice Writer
9.7.2.4
Hojas de Clculo
Las hojas electrnicas de clculo nos permiten la flexibilidad que tiene un programa hecho a medida de nuestras necesidades sin entrar en complicados comandos y rdenes de programacin. Son tan flexibles que nos permiten llevar un pequeo control de gastos, una contabilidad o hasta manejar inventarios. Este software proporciona versiones computarizadas de herramientas tradicionales de modelos financieros como el block de columnas, el lpiz y la calculadora del contador. Una hoja electrnica de clculo esta organizada en una malla de columnas y renglones. El poder de la hoja electrnica de clculo es
evidente cuando se cambia un valor o un conjunto de ellos, porque todos los dems valores relacionados en la hoja se recalculan automticamente. Muchos paquetes de hojas de clculo incluyen funciones de graficas que pueden presentar los datos en forma lineal, de barras o circular.
Algunas hojas de clculo son: Microsoft Excel OpenOffice Calc Num Sum
9.7.2.5
Presentaciones visuales
El software de presentacin est diseado para generar diapositivas de presentacin grfica utilizadas para comunicar o hacer una presentacin de datos a la audiencia. Un buen software de presentacin proporciona a los usuarios una interfase grafica e infinidad de utileras para hacer transparencias. Algunos paquetes proporcionan imgenes prediseadas, funciones de dibujo e incluso utileras multimedia para hacer ms atractiva la presentacin Algunos paquetes para presentaciones son: Microsoft Power Point Open Office Impress
9.7.2.6
Bases de datos
Una base de datos, es a una coleccin de datos que se almacenan en archivos. Este software permite crear una base de datos, recuperar, manipular y actualizar los datos que se almacenan en ella. En un sistema manual, los datos podran guardarse en un papel y almacenarse en un archivero. En la computadora, los datos de una base de datos se almacenan en formato electrnico. Un archivo se define como un conjunto de datos relacionados y organizados en registros. Cada registro contiene una coleccin de datos relacionados llamados campos.
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Por ejemplo, Nombre Luis Baray Isela Mendoza Fernando Lpez Vernica de la Rosa Nmero de Seguro Social 365-98-6509 876-92-1425 987-26-8338 873-22-2998 Nmero telefnico 614-6759842 614-8372897 614-8242258 818-8279988
El archivo de empleados contiene cuatro registros y cada registro tiene tres campos. Algn software para manejo de bases de datos es: Microsoft Access Oracle OpenOffice Base MySQL 9.7.2.7 Diseo de pginas web
Las herramientas de administracin y creacin de sitios Web proporcionan a los usuarios todo lo que necesitan para administrar y crear fcilmente pginas de Internet. Con este tipo de software los usuarios pueden dar a su sitio una apariencia profesional importando y modificando cdigo HTML. Estas aplicaciones son muy importantes para las empresas que desean realizar comercio electrnico y dar a conocer su empresa en el medio electrnico. Algunas herramientas para el diseo de pginas Web son: Microsoft Front Page Dreamweaver A4Desk Flash (para disear animaciones)
9.7.2.8
Paquetes
de
software integrados (suites)
El software integrado en paquete combina las caractersticas de varias aplicaciones populares como el software de procesamiento de texto, hoja de clculo, base de datos, etc. Dado que varias aplicaciones se combinan en un solo paquete, los usuarios no tienen
que pagar el precio total por separado de cada aplicacin. Las suites mas usadas en el mercado son: Microsoft Office OpenOffice Lotus SmartSuite Corel Draw Adobe Acrobat 9.7.2.9 Aplicaciones administrativas
El software de aplicacin est diseado y escrito para realizar tareas empresariales como el procesamiento de nminas, la administracin de recursos humanos, control de inventarios, etc. Todas estas aplicaciones procesan datos y generan informacin para el usuario. Existen aplicaciones administrativas que ayudan a realizar de una manera ms sencilla las siguientes operaciones: Paquetes de nmina: ayudan a realizar el calculo de nominas de los empleados ya sea en periodos semanales, quincenales u otros. Ejemplos: SAIT Nmina NomiPAQ ASPEL ERP (Planeador de recursos para la empresa) Las iniciales ERP evolucionaron de MRP (planeacin de requerimientos de materiales). Para ser considerado un sistema ERP, un software debe proveer por lo menos las funciones de dos sistemas. Por ejemplo, un paquete que provee funciones de pago de nmina y de contabilidad podra ser tcnicamente un ERP. Sin embargo, el trmino es tpicamente reservado para aplicaciones ms robustas. Ejemplos de mdulos de ERP son: Manufactura, Cadena de Suministro, Finanzas, Administracin de Relaciones con Clientes, Recursos Humanos y Administracin de Inventarios.
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9.7.2.10
Aplicaciones de produccin
La manufactura es un tema amplio y complejo. Los procesos y las operaciones para la fabricacin de diversos artculos, pueden ser completamente diferentes. El objetivo de un sistema de informacin para manufactura consiste en aplicar la tecnologa de las computadoras para mejorar el proceso y la eficiencia de un sistema de manufactura, de modo que la calidad de los productos sea mejor y disminuyan los costos de fabricacin. La manufactura consta de muchas y diferentes reas disciplinarias, incluyendo ingeniera de producto, diseo y programacin de instalaciones, fabricacin y administracin de control de calidad y cada una de ellas puede mejorarse considerablemente usando sistemas de informacin. Se recomienda para las diferentes aplicaciones, paquetes para manejar los siguientes sistemas: Diseo Asistido por Computadora (CAD) Manufactura Asistida por Computadora (CAM) Administracin por Calidad Total (TQM) Control de Inventarios Planeacin de Requerimientos de Materiales (MRP) Plantacin de Recursos de Manufactura (MRP II) Justo a Tiempo (JIT)
9.7.2.11
Aplicaciones de normalizacin industrial
Entendemos por normalizacin industrial, al proceso mediante el cual las empresas se involucran en el manejo de normas, especificaciones, patentes, manuales industriales y otros documentos que le permiten asegurar la calidad de los productos y servicios involucrados en su actividad, tanto en los procesos productivos, como en los administrativos, comerciales, y en fin, en todo el ciclo dentro y fuera de la empresa. El cumplimiento de normas industriales permite que los productos o servicios que las cumplen sean aceptados internacionalmente. Las tendencias de la globalizacin hacen necesario que todas las empresas se orientan al cumplimiento de normas y especificaciones.
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El avance de las tecnologas de informacin permite en la actualidad el acceso a diferentes tipos de informacin mediante el uso de medios electrnicos. Las aplicaciones de normalizacin industrial estn disponibles para los empresarios va Internet. En este contexto, los empresarios deben conocer los mecanismos de acceso a estas fuentes de informacin, as como la clasificacin de las mismas. Las principales fuentes de acceso a informacin para la normalizacin industrial son: 1. Bibliotecas digitales (virtuales) Libros Revistas Manuales Enciclopedias 2. Fuentes ingenieriles Patentes Normas y Especificaciones Industriales
9.7.3 Acceso a bibliotecas digitales

Estas fuentes de informacin permiten el acceso va Internet a diferentes documentos. Las bibliotecas digitales estn generalmente ligadas a instituciones, principalmente de educacin superior, que son quienes las auspician y brindan acceso a sus usuarios (profesores, investigadores y estudiantes). Muchas instituciones en nuestro pas permiten el acceso a sus bibliotecas virtuales a personas o empresas ajenas a la institucin mediante convenios de colaboracin o suscripcin a sus servicios.
9.7.4 Patentes, normas y especificaciones industriales

Las patentes son un Conjunto de caractersticas distintivas de un producto o procedimiento que lo hacen repetible en cualquier lugar y en cualquier momento. Estn diseados por organizaciones y asociaciones de normalizacin para promover la transferencia tecnolgica, las ventajas y servicios, asegurar la calidad, disminuir disputas y ayudar a los ingenieros e industriales a elevar al mximo la productividad y optimizar la seguridad. Cada rea del conocimiento y del desarrollo industrial cuenta con organizaciones pblicas o privadas que generan normas y especificaciones, que por su importancia dentro del mbito de desempeo de cada uno se convierte en modelos a seguir en la industria.
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9.7.5 Organismos generadores de normas y especificaciones

1. Organizaciones Internacionales International Organization for Standarization (ISO) 2. Organizaciones Nacionales Norma Oficial Mexicana Secretaras de Estado JIS (Japanese International Standards) DIN (Deutsches Institut fr Normung) BSI (British Standard Institution) ANSI (American National Standards Institute) 3. Organizaciones por rea IEEE (Institute of Electrical & Electronics Engineers) ASME (American Society of Mechanical Engineers) SAE (Society of Automotive Engineers) 4. Normalizacin en Mxico Direccin General de Normas, Secretara de Economa http://www.economia.gob.mx/P=85 Normalizacin de prcticas Comerciales, Secretara de Economa http://www.economia.gob.mx/?P=910 Consejo de Normalizacin y Competencia Laboral http://www.conocer.org.mx Comits de Normalizacin http://www.conocer.org.mx/01/cn/web/comites.htm
9.8 Adquisicin de sistemas de informacin

9.8.1 Ciclo de vida de los sistemas de informacin
El desarrollo de sistemas, un proceso formado por las etapas de anlisis y diseo, comienza cuando la administracin o algunos miembros del personal encargado de desarrollar sistemas, detectan un sistema de la empresa que necesita mejora. El mtodo del ciclo de vida para el desarrollo de sistemas (SDLC) es el conjunto de actividades que los analistas, diseadores y usuarios realizan para desarrollar e implantar un sistema de informacin. En la mayor parte de las situaciones dentro de una empresa todas las actividades estn muy relacionadas, en general
son inseparables, y quiz sea difcil determinar el orden de los pasos que se siguen para efectuarlas. Las diversas partes del proyecto pueden encontrarse al mismo tiempo en distintas fases de desarrollo; algunos componentes en la fase de anlisis mientras que otros en etapas avanzadas de diseo. El mtodo del ciclo de vida para desarrollo de sistemas consta de las siguientes actividades: 1. Investigacin preliminar: Se requiere tener una idea clara de las funciones que se busca tener con el sistema, realizar un estudio de factibilidad que considere la factibilidad tcnica, econmica y operacional. Con esta informacin la empresa deber decidir o no la aprobacin de la solicitud del software. 2. Determinacin de los requerimientos del sistema: Es importante que los analistas trabajen en conjunto con los empleados, administradores para el estudio de los procesos de la empresa con el objetivo de contar con informacin fundamental que permita disear un sistema robusto y de utilidad para los usuarios. 3. Diseo del sistema: Generalmente los analistas de sistemas comienzan el proceso de diseo identificando los reportes y dems salidas que debe producir el sistema. El diseo tambin incluye los datos de entrada, aquellos que sern calculados y los que deben ser almacenados. Los diseadores son los responsables de dar a los programadores las especificaciones de software completas y claramente diseadas. 4. Desarrollo de software: Los responsables de desarrollar software pueden instalar (o modificar y despus instalar) software comprado a terceros o escribir programas diseados a la medida del solicitante. La eleccin depende del costo de cada alternativa, del tiempo disponible para escribir el software y de la disponibilidad de los programadores. En empresas pequeas donde no hay programadores, se pueden contratar servicios externos de programacin. 5. Prueba de los sistemas: Durante esta fase el sistema se emplea de manera experimental para asegurarse de que el software no tenga fallas, cumpla de acuerdo con las especificaciones y en la forma en que los usuarios esperan que lo haga.
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6. Implantacin y evaluacin: La implantacin consiste en verificar e instalar el nuevo sistema, entrenar a los usuarios, instalar la aplicacin y construir todos los archivos de datos necesarios para utilizarla. Una vez instaladas, las aplicaciones requerirn actualizarse por lo que ser necesario establecer un programa de mantenimiento. La evaluacin de un sistema se lleva a cabo para identificar puntos dbiles y fuertes pudiendo evaluarse sus funciones operacionales, el impacto organizacional, la opinin de los administradores y directivos y finalmente el desempeo del desarrollo.
9.8.2 Adquisicin de sistemas de informacin

Una vez que se analizan las variables que afectan la calidad del desarrollo de sistemas y de conocer el ciclo de vida, es importante que las empresas u organizaciones consideren tres diferentes fuentes o maneras de adquirir sistemas. 1. Mtodo tradicional: Consiste en que la empresa desarrolle internamente el sistema o contrate servicios externos para ello. La ventaja es que con este mtodo se desarrolla un sistema especfico para las necesidades de la empresa, en particular, en la mayora de los casos se utiliza para sistemas estratgicos debido a que no existen sistemas similares en el mercado. 2. Compra de paquetes: Consiste en adquirir paquetes desarrollados y terminados o desarrollados de manera parcial por otras empresas que se encuentran en el mercado. Por ejemplo, ERPs como SAP 3. Cmputo del usuario final: Consiste en que el usuario final del sistema sea el que desarrolle sus propias aplicaciones para lo cual usa herramientas computacionales existentes como paquetes y lenguajes de programacin.
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9.8.3 Compra de paquetes

La adquisicin de bienes informticos, es una prctica comn de las funciones del departamento de informtica. La necesidad de la organizacin de adquirir sistemas de informacin, est determinada por la rpida obsolescencia de los mismos, as como de la inversin de recursos en trminos financieros y de tiempo. Es por eso que las empresas deben contar con procedimientos adecuados para su adquisicin, de tal forma, que se garantice la correcta inversin de capital, as como de un impacto eficiente y efectivo para la organizacin. El adquirir un paquete o aplicacin tiene dentro de sus principales ventajas de acuerdo con Schaffer (1981): Disponibilidad casi inmediata de sistema de informacin Menor costo que si se desarrollara en la organizacin Calidad comprobada de la aplicacin Generalmente tienen buena documentacin El personal de desarrollo del departamento de informtica, puede dedicarse a la construccin de aplicaciones ms relevantes para la organizacin. Mientras que las desventajas de acuerdo con Martin (1981) son: Diferencias entre las necesidades de la organizacin y las caractersticas del paquete Dependencia de un proveedor Generalmente dificultad en la instalacin Aspectos relacionados con el mantenimiento del sistema de informacin Es importante que la empresa determine si el paquete que requiere existe de manera gratuita y legal, en caso de que se tenga que comprar una licencia se recomienda evaluar la opcin de comprar una licencia multiusuarios y lugar de licencias individuales. Muchas veces los distribuidores de software ofrecen paquetes en donde se integran algunas actualizaciones de versiones por un tiempo definido.
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9.9 Telecomunicaciones y redes de computadoras 9.9.1

9.9.1.1
Redes computacionales
Conceptos Generales Una red es un grupo de computadoras conectadas por una topologa comn que permite la transmisin de datos. El propsito ms importante de cualquier red es el de enlazar entidades similares utilizando un conjunto de reglas que aseguren un servicio confiable.
En la actualidad la mayora de las empresas cuentan con acceso a una red por lo menos externa, es decir, el Internet y el correo electrnico. 9.9.1.2 Tipos de Redes
La siguiente figura muestra los diferentes tipos de redes :
LANs (Red de rea local): Distincin organizacional menos compleja de las redes. Est formada por un grupo de computadoras enlazadas a travs de una red que se encuentra en un slo lugar. Una caracterstica esencial de una LAN es su alta velocidad de transferencia de datos. MANs (Red de rea metropolitana): Es la unin de varias LAN. A menudo las MANs permiten que los recursos compartidos de red sean utilizados por usuarios localizados en varios sitios geogrficos
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WANs (Red de rea amplia): Cuando una serie de LANs o MANs se encuentran muy dispersas geogrficamente ser requiere construir una WAN. Las WANs, son LANs o MANs conectadas entre s a travs de lneas telefnicas de alta velocidad, por lo mismo, la velocidad de las WANs depende de la velocidad de las lneas telefnicas. 9.9.1.3 Seguridad
Al configurar una red, es conveniente definir las reglas de seguridad. stas definen claramente la forma en que los usuarios pueden o no usar la informacin. Estas reglas deben formar parte de un manual de la empresa. Las siguientes preguntas dan una idea de fallas potenciales en la seguridad: 1. Estn asegurados fsicamente los servidores? 2. Tiene cada usuario su propia contrasea? 3. Las contraseas se cambian peridicamente de acuerdo a un programa establecido? 4. Existe un departamento encargado de asignar las contraseas? 5. Se registran en el servidor todos los inicios y cierres de sesin, as como las actividades de los archivos? 6. Se registran todas las operaciones de copiado de archivos? 7. Es observada la seguridad de archivos y de base de datos? A continuacin se mencionan algunos de los riesgos comunes de seguridad para las redes: Facilidad de hacer rplicas de datos digitales: Esto se refiere a la dificultad de poder distinguir si una copia es legtima o no. Redes sin auditorias: Contar con sistemas operativos que lleven un registro de todas las operaciones en la red y lograr de esta forma identificar los accesos indebidos Redes conectadas a Internet sin firewalls: Es necesario contar con sistemas que autentifiquen todos los accesos provenientes de Internet para proteger la informacin interna de la empresa de intrusos. Virus: Contar con software actualizado que detecte y elimine virus, as como hacer conciencia entre los usuarios sobre las formas ms comunes de que la informacin se infecte.
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Datos sin respaldo: Se deben realizar respaldo diarios de la informacin para lograr la recuperacin de la mayor parte de la misma en casa de alguna avera del sistema y prdida de archivos originales
9.9.2
9.9.2.1
Internet
Servicios en Internet
Internet es una herramienta de trabajo, entretenimiento e investigacin muy til cuando se usa apropiadamente. Un problema comn es su uso no asociado al trabajo dentro de la empresa, motivo por el cual en muchos lugares se restringe su uso o se prohbe la consulta a ciertos sitios. Algunos de los servicios disponibles en Internet son: 1. WWW (World Wide Web): Llamado simplemente Web, consiste en un gran depsito de informacin en lnea y de gran escala en el que los usuarios pueden acceder a la informacin mediante una aplicacin interactiva como Netscape Navegator, Microsoft Internet Explorer y Opera.
2. Buscadores de Informacin: Debido al volumen de informacin se han desarrollado aplicaciones que facilitan el proceso de encontrar informacin particular de inters. Algunos ejemplos son Infoseek, Yahoo, Altavista, Lycos,
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Google, etc. Estos proporcionan facilidades para realizar bsquedas con base en una palabra clave, combinacin de palabras o frases. 3. Correo electrnico: Proporciona la facilidad de enviar documentos y archivos en forma electrnica a travs de la red. Se debe contar con un servidor de correo electrnico y un programa para leer el correo. Existen opciones de esta aplicacin a travs de Internet y de manera gratuita como Yahoo, Hotmail, Gmail, etc. 4. Chat: Aplicacin que permite interactuar, discutir, platicar, conversar en forma simultnea con un grupo de usuarios. Ejemplo: Messenger 5. Skype: Aplicacin que permite hacer llamadas gratuitas entre personas conectadas al Internet, es una aplicacin que puede ayudar a la PYMES a reducir costos operativos. Esta aplicacin cuenta con una opcin en la que el usuario puede hacer llamadas desde su telfono fijo o celular a otra persona que est conectada a Internet. 6. Wi Fi: El propsito de esta tecnologa es proveer acceso inalmbrico a datos digitales. Estos datos pueden incluir aplicaciones, audio y medios visuales, conectividad a Internet o a otros datos. Generalmente el acceso a la informacin es sencillo ya que elimina las barreras del cableado. Hoy en da en muchos establecimiento pblicos existe la opcin de conexin con WiFi lo que convierte a estos sitios en un lugar accesible para trabajar.
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Mdulo 9 Sistemas de informacin

En la elaboracin de este material colabor:

Entrepreneurship and Business College

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Mdulo 9 Sistemas de informacin

9.4.3 Principales modelos de e-commerce ..................................... 19

_____________________________________________________________ ____ Mdulo IX. Sistemas de Informacin

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9.9.2 Internet.................................................................................... 45 9.9.2.1 Servicios en Internet ............................................................ 45

_____________________________________________________________ ____ Mdulo IX. Sistemas de Informacin

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_____________________________________________________________ ____ Mdulo IX. Sistemas de Informacin

9.1.2 Tecnologas de informacin

9.2 Tipos y usos de los Sistemas de Informacin

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Los tipos y usos de los sistemas de informacin se muestran en la siguiente figura.

A continuacin se mencionan las principales caractersticas de estos tipos de sistemas de informacin.

9.2.1 Sistemas Transaccionales

_____________________________________________________________ ____ Mdulo IX. Sistemas de Informacin

9.2.2 Sistemas de Apoyo a la Administracin

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9.2.3 Sistemas Estratgicos

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9.3 Aplicaciones de los sistemas de informacin en la estrategia de las organizaciones

9.3.1 Sistema de Cdigos de Barras, RFID y Punto de Venta

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9.3.2 Transferencia Electrnica de Fondos (EFT)

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9.3.3 Tarjeta Electrnica para clientes frecuentes

9.3.4 Comercio Electrnico

9.3.5 Comunicacin Electrnica con el Proveedor

9.3.6 Productividad en los Procesos de Manufactura

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9.3.7 Interfases de Voz como Apoyo en el Proceso de Ventas

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9.4.3 Principales modelos de e-commerce

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9.5.2 Diferencias entre E-business y E-commerce

9.5.3 Factores crticos

9.5.4 Caractersticas de e-business

_____________________________________________________________ ____ Mdulo IX. Sistemas de Informacin

9.5.5 Impacto de los negocios electrnicos

9.6 Uso de los sistemas de informacin en los estudios de mercado

9.6.1 Fuentes de informacin en lnea sobre caractersticas demogrficas

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9.6.2 Fuentes de informacin sobre guas empresariales

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9.6.3 Fuentes de informacin sobre patentes y marcas

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9.7 Tecnologas de informacin para los negocios

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