Calcum2 8

Calcum II
Sistema de Contabilidad
ESBsoft
Calcum II
VERSION 8.1 En afn de mejorar las expectativas de nuestros clientes, se pone a disposicin, la nueva versin del producto CALCUM II. Esta nueva versin, incorpora mejoras funcionales y estructurales. Este esfuerzo viene dado por la evolucin constante que est sufriendo el software y en particular por los cambios legales que estn teniendo lugar. El Sistema recoge bsicamente las modificaciones realizadas a los libros contables realizados por la SUNAT en su Resolucin SUNAT 234-2006. A la vez que integra las mejoras realizadas al sistema a lo largo de los ltimos aos que tiene el sistema. Por otro lado, nuestros usuarios, ustedes, nos aportan nuevas necesidades que sus empresas y negocios les demandan y que nosotros integramos peridicamente en las nuevas versiones. Le agradecemos la confianza que han depositado en nosotros y esperamos poder seguir contando con su colaboracin.
ESBsoft
Contenido
Introduccin Comience aqu
Requerimientos mnimos e Instalacin monousuario 11 Instalacin multiusuario 12 Iniciar monousuario y multiusuario 13 Salir del Calcum II 14
Primera Parte
Conceptos bsicos
Distribucin de Recursos del Sistema 16 Cmo manejar Calcum II y Actualizacin de Datos 17 Utilizar los comandos cortar, copiar y pegar 18 Use el teclado y Logre Mayor Eficiencia 19 Despliegue de Campos Combo 19 Teclas de Acceso directo 20 Personalizacin de Grillas 21 Men Contextual 22 Personalizacin de la barra de Iconos de Accesos Directos 22 Barra Estandar 23 Barra de Reportes 24 Presentacin de Tablas de Informacin 25 Ventana de Reportes 26 Opciones de consulta de reportes 27 Mensajes comunes en el Sistema 27 Busqueda en el Archivo 28 Seleccin de varios o todos los Registros 30
Segunda Parte Poniendo todo en orden

Creacin de una empresa 34 Formato de Cuenta 34 Nivel de Anlisis o Nivel de Trabajo 35 Formato de Cuenta segn el Plan Contable General Revisado 36 Seleccin de Empresa 37 Seleccin del Mes de Proceso 38 Fecha de Proceso 39
Los Archivos Plantilla 39 Por dnde empezar 40
Tercera Parte Plan de Cuentas, Tipos de Vouchers y Asientos Contables

El Plan de Cuentas 44 Los Tipos de Vouchers 50 Los Asientos Contables 56 Auxiliares 65 Tipos de documentos 68 Tipos de Cambio 69 Grupos 72
Cuarta Parte Los Informes de Contabilidad

Los Informes de Contabilidad 76 Libro Diario 77 Reporte Mayor y Mayor Auxiliar 79 Reporte Anlisis de Cuentas 82 Reporte Registro de Compras 84 Reporte Registro de Ventas e Ingresos 84 Reporte Registros de Retenciones 85 Inventarios y Balances 86 Balance General 86 Caja y Bancos 87 Reporte Clientes 88 Reporte Cuentas por Cobrar a Accionistas y Personal 89 Reporte Cuentas por Cobrar Diversas 89 Reporte Provisin para Cuentas de Cobranza Dudosa 90 Reporte Valores 90 Reporte Intangibles 91 Reporte Tributos por Pagar 91 Reporte Remuneraciones por Pagar 92 Reporte Proveeedores 92 Reporte Cuentas por Pagar Diversas 93 Reporte Beneficios de los Trabajadores 93 Reporte Ganancias Diferidas 94 Reporte Capital 94 Balance de Comprobacin 95 Reporte Estado de Cambio de Patrimonio Neto 96 Reporte Estado de Ganancias y P rdidas por Funcin 96
6
Reporte Estado de Ganancias y Prdidas por Naturaleza 97 Reporte Estado de Ganancias y Prdidas Standard 98 Reporte Caja y Bancos 99 Reporte Ingresos y Egresos 99 Reporte Estado de Resultados 100
Quinta Parte
Las Cuentas Corrientes
Cuentas Corrientes 104 Reporte Estado de Cuenta por Cuenta 104 Reporte Estado de Cuenta por Auxiliar 105 Anlisis de Auxiliares 106 Consulta de Anlisis de Cuentas 107 Anlisis de Cuentas por Auxiliar 108 Resumen de Cuentas por Auxiliar 110 Saldos de Auxiliares por Categora 110
Sexta parte
Los Centros de Costo
Centros de Costo y Codigos de Agrupacin 114 Reporte por Codigos de Agrupacin 114 Reporte por Centro de Costo 115
Sptima Parte La Conciliacin Bancaria

Bancos 120 La Conciliacin Bancaria 122
Octava Parte Flujo de Efectivo

Reporte de Flujo de Efectivo 126
Novena Parte Presupuesto Operativo

Presupuesto Operativo 130
Dcima Parte Los Activos Fijos

Los Activos Fijos 138 Reporte Registro de Activos Fijos 142
Dcima Primera Parte Utilitarios

Los Utilitarios 146 Bsqueda en el Periodo 146 Ordenamiento de la Base de Datos 147 La Recuperacin de Saldos 148
7
Cambio de Password 149 Calculadora 150 Backup de Archivos 150 Restore de Archivos 152 Consistencia 154 Importar Datos 155 Copiar desde la Base de Datos Calcum 156 Copiar Archivo como Plantilla 158 Cambio de Ao 158 Asiento de Cierre 160 Ventanas 161 Ayuda 163
INTRODUCCION
Comience aqu
Contenido
Presentacin de Calcum II Versin 2.8 10 Requerimientos mnimos 11 Instalacin monousuario 11 Instalacin multiusuario 12 Iniciar monousuario y multiusuario 13 Salir de Calcum II 14
10
Introduccin
Comience aqu
Requerimientos Mnimos
Hardware: Computadora: IBM PC o 100% compatibles. Modelos: PENTIUM III Mhz o superior. Memoria RAM: 132 MB. Dispositivos de almacenamiento:CD-ROM 8x o mayor. Puerto USB 400 Mb de espacio en Disco Duro (mnimo). Impresora: Matricial de 132 o Grfica de Inyeccin de tinta o Lser. Software: Sistema Operativo: MS-WINDOWS. Versin: 98, 2000, NT, XP.
Instalacin Monousuario
Si va a realizar la instalacin desde un disco compacto inserte el CD de Calcum II en la unidad CD-ROM. Pulse el botn Inicio con el Mouse y sitese en la opcin Ejecutar. En la caja de dialogo escriba <Unidad de CD-ROM >:\Instalar. Ejm: D:\Instalar Pulse Enter y siga las instrucciones de instalacin que aparecen en la pantalla. Nota Importante: Si su intencin es que los datos de Calcum se encuentren en un Drive diferente al que el instalador apunta por defecto al momento de instalar el sistema, cambie la ruta cuando el instalador le pide la ruta de instalacin. Por regla del sistema, donde resida Calcum, ah estarn sus datos. Ejm. Si lo instala en el Disco Duro C: los datos estarn en C. Si es en D los datos estarn en D y as sucesivamente. El Sistema Calcum tiene 3 Instaladores: 1. El Sistema Contable Calcum [\Setup]
11
Calcum II - Sistema de Contabilidad
2. La tabla de RUC (Base de datos de apoyo para el Ingreso de RUC) [\SetupRUC] 3. Programa Aprendizaje (Programa de Autoestudio usando archivos Multimedia) [SetupTutor] Pueden ser instalados por separado usando el explorador de Windows. El requerido para la instalacin del Sistema es el primero.
Instalacin Multiusuario
Cuando se trabaja en Red es necesario considerar la ubicacin de la base de datos. La instalacin de Calcum II es la misma que si fuera monousuario para cada uno de los terminales de acceso; la diferencia la hace la ubicacin de la base de datos. Normalmente esta debe estar ubicada en Servidor de la Red Local. Se le llama Servidor a la computadora que ha de contener la base de Datos y es la que comparte la base de datos entre todos los terminales. Por lo tanto, el directorio que contiene la base de datos debe estar compartido con atributos de lectura y escritura. Lo siguiente, debemos indicar al sistema donde se tiene la base de datos; para tal fin, siga los pasos descritos en el procedimiento.
Procedimiento:
1. En el Servidor cree un directorio compartido de acceso Lectura/Escritura para los usuarios que harn uso del Calcum II. Sugerimos \SERVIDOR 2. En los terminales desde donde vamos ha operar el sistema, debemos crear un conector lgico usando el explorador Windows. Haremos esto para conseguir acceder al directorio que hemos llamado SERVIDOR y que adems, se encuentra compartido en lectura y escritura. (No olvidar esto ltimo)
12
Introduccin
Comience aqu
3. Cree la primera empresa en el terminal usando la opcin Nueva Empresa que se encuentra en el Men de Archivo. Al momento de crear la empresa indique al sistema la ubicacin del directorio en el Servidor usando el conector lgico que creo previamente. Use el botn Examinar para buscar dicho conector. Por ejemplo: <Drive lgico que apunta al Servidor>:\ 4. Repita el paso 2 por cada terminal que tendr acceso al sistema.
Iniciar Monousuario
Coloque de forma permanente (mientras este usando el sistema Contable ) el USB proporcionado con la compra del sistema en un Puerto USB. En el Panel de Escritorio de su computadora el instalador de Calcum II a creado un cono, haga doble clic sobre l, o; En el men de Programas se encuentra la opcin Sistema Contable Calcum II. Elija esta opcin. Deben seleccionarse la Empresa y en Mes de Proceso, para que todas las opciones del sistema se activen.
Iniciar Multiusuario
Coloque de forma permanente el USB proporcionado con la compra del sistema en un Puerto USB. Verifique que el icono de conexin CALCUM LAN se encuentre activado, y se muestre como bloqueado/desbloqueo. Tal como se muestra en el grfico de la pgina siguiente:
13
Icono de CALCUM LAN
En los terminales active el sistema usando el Icono Calcum del Escritorio Windows.
Una vez que ingresa al sistema se le muestra la ventana Identificacin del Usuario, inicialmente el sistema no cuenta con ningn Password, por lo que, pulsando el botn Aceptar se ingresa al sistema.
Para Salir
Haga clic en Salir en el Men Archivo o click en el extremo superior derecho de la ventana principal.
14
P RI M E RA PAR T E
Conceptos bsicos
Contenido
Distribucin de Recursos del Sistema 16 Cmo manejar Calcum II 17 Actualizacin de Datos 17 Utilizar los comandos cortar, copiar y pegar 18 Use el teclado y Logre Mayor Eficiencia 19 Despliegue de Campos Combo 19 Teclas de Acceso directo 20 Personalizacin de Grillas 21 Men Contextual 22 Personalizacin de la barra de Iconos de Accesos Directos 22 Barra Estandar 23 Barra de Reportes 24 Presentacin de Tablas de Informacin 25 Ventana de Reportes 26 Opciones de consulta de reportes 27 Mensajes comunes en el Sistema 27 Busqueda en el Archivo 28 Seleccin de varios o todos los Registros 30
Distribucin de Recursos del Sistema

La Barra de Acceso Directo, ubicada en la parte superior de la pantalla, contiene botones que proporcionan un fcil acceso a las tareas comunes. Estas pueden ser configuradas de acuerdo a sus necesidades. Ms adelante ver cmo hacerlo.
Titulo de la Ventana Activa Barra del Men Principal Botones de control de la ventana
Barra de Acceso Directo
Botones de Actualizacin
Matriz de Filas y Columnas (Grilla)
Estado del Sistema
Empresa en Proceso
Mes y ao de Proceso
Fecha
Nuestra Pgina Web
Cuando se ingresa a cualquiera de las pantallas de Actualizacin, se muestra la relacin completa de registros del archivo en forma de una matriz de filas y columnas que llamamos Grilla. El sistema muestra permanentemente la empresa, el periodo, la fecha, el usuario en la barra de estado del Sistema. El sistema usa todo el panel para desplegar sus datos, acomodando los diversos objetos del sistema de acuerdo a la resolucin de su pantalla.
16
Primera Parte
Conceptos bsicos
Como Manejar Calcum II

Todas las opciones que se encuentran con letra subrayada se pueden accesar pulsando las teclas ALT + (Letra Subrayada) simultneamente. Ejemplo: Para Teclas Ver Men Archivo Alt+A Ver Men Actualizacin Alt+C Ver Men Contabilidad Alt+O Ver Men Utilitarios Alt+U Ver Men Edicin Alt+E Ver Men Informes Cta.Cte.Alt+T Ver Men Utilitarios Alt+U Ver Men Ventanas Alt+V Ver Men Ayuda Alt+U Efecto Abre el Men de archivo. Abre el Men de actualizacin. Abre el Men de contabilidad. Abre el Men de utilitarios. Abre el Men de Edicin. Abre el Men de Cta.Corrientes Abre el Men de Utilitarios Abre el Men de Ventanas Abre el Men de Ayuda
Actualizacin de Datos
Los datos pueden ser actualizados de acuerdo a tres modalidades: 1. Usando las teclas directas. 2. Usando el Mouse, cliqueando sobre los conos relacionados con la accin. 3. Usando el botn derecho del Mouse para mostrar el Men Contextual. Para Adicionar Registros Modificar Registros Eliminar Registros Tecla Insert BackSpace Delete o Supr MenContextual Nuevo Registro Modificar Registro Eliminar Registro
Una vez que hizo uso de cualquiera de estas opciones, use la tecla Tab o Enter para moverse entre los campos. Tambin puede usar las teclas ALT + (Letra Subrayada). Despus de realizada la actualizacin de los datos, en todos los casos, se requiere confirmar la accin pulsando el botn de Aceptar o Cancelar.
17
Evite la escritura repetitiva y ahorre tiempo usando los botones de cortar, copiar y pegar.
Utilizar los Comandos Cortar, Copiar y Pegar

Realice la seleccin de registros y elija el comandos del men contextual. Estos comandos sirven para duplicar informacin en el archivo que actualmente se est manejando, para pasar informacin de una empresa a otra, o para pasar informacin entre periodos distintos de una misma empresa.
Copiar un Registro para Duplicarlo

Seleccione el registro a duplicar, cliqueando a la izquierda de la Grilla, en el selector de registros. Pulse el botn secundario del Mouse y en el men contextual elija Copiar. Pulse nuevamente el botn secundario del Mouse y en el men contextual elija pegar.
Cortar y Pegar un Registro

Supongamos que nuestra intencin es pasar un voucher digitado por error de un mes a otro. Estando en el Men de Actualizacin opcin Asientos Contables, seleccione un registro cliqueando a la izquierda de la grilla, en el selector de registros. Pulse el botn secundario del Mouse y en el men contextual elija Cortar. Cambie al mes en que desea pasar la informacin. Pulse el botn secundario del Mouse y en el men contextual elija Pegar.
Obtenga Ayuda Mientras Trabaja

Aumente la productividad reduciendo el tiempo que dedica a aprender el uso del sistema Calcum II. Use la ayuda en lnea que se activa pulsando la tecla F1; esto le permitir trabajar con mayor rapidez. Puede pulsar esta tecla en cualquier momento, el tema mostrado estar de acuerdo a la opcin que est manejando. En Contenido, Ud. encontrar el Indice que le ayudar a seleccionar el tema de su inters.
18
Primera Parte
Conceptos bsicos
Doble Click para Abreviar

Es comn en Windows cliquear doble sobre objetos del Sistema (Botones, paneles, etc.), para abreviar el acceso. El sistema responde a esta accin realizando las tareas ms repetitivas. Ejemplo: Sobre una tabla, permite la modificacin directa de un registro. En archivos vacos de inmediato abre un panel para el ingreso de un nuevo registro. etc.
Use el Teclado y Logre Mayor Eficiencia

Todas las Ventanas de ingreso de informacin han sido estructuradas para el uso de teclado, no necesitando del Mouse para ingresar informacin. Se aconseja hacer uso del teclado y lograr mayor eficiencia que al combinar el teclado y el Mouse.
Use los Campos Combo Cuando no Tenga el Cdigo a la Mano

Es recomendable usar cdigos cuando se ingresa informacin, as la digitacin es ms rpida y fcil. Sin embargo, a veces no se tiene el cdigo a la mano. En Calcum cada campo que es de cdigo, cuenta con un campo combo de ayuda. Para acceder a ellos por medio del teclado, deje el campo del cdigo vaco y pulse [Enter] o pulse la tecla mas [+], el cursor saltar al campo combo, ah pulse las primeras letras o nmeros para que el sistema ubique el cdigo o nombre.
Despliegue de Campos Combo

Para desplegar un campo combo pulse las teclas Alt + (Flecha hacia abajo) o la Tecla Mas [+]. Despus digite las primeras letras del campo de bsqueda. El sistema contable utiliza dos tipos de combos que se encuentran a continuacin:
19
Combo de datos: Muestra informacin de los tipos de documentos.
Combo de Fecha: Nos permite ingresar la fecha que se desea registrar, cuando damos click sobre la flecha que tiene el combo, nos mostrar un calendario, el cual le permitir retroceder o avanzar el da, mes o ao, en que desee ubicarse.
Teclas de Acceso directo

F1 F2 F3 F4 F5 Shift+F5 F6 F7 F8 Shift+F8 F9 F10 F11 F12
20
Help Abrir Empresa Mes de Proceso Fecha de Proceso del Sistema Asientos Contables Bsqueda en un Archivo Plan de Cuentas Auxiliares Tipos de Cambio Imprimir Reporte Documentos Pendientes Men Principal Tipos de Vouchers Tipos de Documentos
Primera Parte
Conceptos bsicos
Ctrl + X Salir del Sistema Shift + INS Crear un Nuevo Registro Contable Alt + BKSP Modificar Un Registro Contable. Shift+ Del Eliminar Un Registro Contable. Ctrl+ V Pegar. Ctrl + A Seleccionar Todo El Archivo, Que Se Encuentra En Pantalla. Ctrl + H Reemplazar Registro. Shift + F5 Buscar Informacin. Ctrl + C Copiar. Ctrl + F12 Llamar a la Calculadora.
Personalice las Grillas de acuerdo a las dimensiones de la Ventana

Calcum II viene con una distribucin definida de ancho de columnas y filas, puede reajustarla de acuerdo a sus necesidades, permitiendo visualizar informacin que por razones de espacio pudieran estar ocultas en la ventana. La forma de hacerlo es la siguiente: Reajustar Ancho de columnas: Coloque el cursor del Mouse en la lnea entre las columnas de la grilla. De inmediato notar un cambio en la forma del cursor, cliquee y manteniendo el botn del Mouse pulsado muvalo a la derecha o izquierda (A esto se llama Arrastrar el Mouse) de acuerdo a su necesidad. Mostrar columna oculta: Busque la columna oculta. (Generalmente a la derecha de la Grilla) Haga un Click en la cabecera de la columna. La columna cambia de color: Haga nuevamente Click en la cabecera de la columna y sosteniendo la pulsacin desplace a la izquierda el cursor. Finalmente coloque la columna y deje de pulsar.
21
Prdida de columnas en las Grillas: Error al momento de ajustar la grilla. Es posible que al personalizar las columnas de las grillas usted desee que el sistema vuelva a poner la distribucin de las columnas tal como estuvieron al principio. En ese caso, en la Barra Principal de Iconos se encuentra el Icono que se muestra como una cmara fotogrfica, pulse con el Mouse y todo estar como al principio.
Men Contextual
Para activar este men, debe estar sobre una Grilla y haberla seleccionado haciendo Click con el botn izquierdo del Mouse y luego Click sobre el botn derecho del Mouse. El men le permite por ejemplo, aadir, modificar, eliminar el registro activo, etc. El men contextual responde a la actualizacin que estemos usando, y visualiza las opciones pertenecientes al mismo.
Personalizacin de la Barra de Iconos de Acceso

Todas las opciones de actualizacin de archivos, as como algunas de otros mens tienen botones que pueden ser colocados en la barra de Acceso Directo. Para ello posicione el cursor del mouse sobre la barra y cliquee el botn derecho.
Elija en el men contextual Customize la opcin Commands y despus arrastre el icono de su preferencia sobre la barra de Acceso Directo.
22
Primera Parte
Conceptos bsicos
Si desea personalizar su propia barra de herramientas, elija en el men contextual Customize la opcin Toolbars y despus presionar el botn New e ingrese el nombre de la barra, luego arrastre los iconos de su preferencia sobre la barra creada.
Con esta misma opcin puede elegir grupos de botones y colocarlos flotando sobre el marco del Calcum.
Barra Estndar
Selecciona la Empresa a Trabajar Mes de Proceso Fecha del Sistema Contable Imprimir Reporte Ingreso de un Nuevo Registro Modificacin de un Registro
23
Eliminar un Registro Cargar Grilla por Defecto Seleccin del Mes en Proceso Asientos Contables Documentos Pendientes Plan de Cuentas Auxiliares Conciliacin Bancaria Tipos de Cambio M.E. Acceso a Calculadora
Barra Reportes
Reporte Anlisis de Cuentas Reporte Libro Diario Reporte del Mayor Auxiliar Reporte de Balance de Comprobacin Reporte de Balance General Reporte Estado de Flujo Efectivo Reporte del Registro de Compras
24
Primera Parte
Conceptos bsicos
Registro de Ventas Estado de Ganncias y Prdidas por Fun. Estado de Ganncias y Prdidas por Nat. Caja y Bancos Clientes Proveedores Consulta y Reporte de Estado de Cuentas por Cuentas Consulta y Reporte de Estado de Cuentas por Auxiliar Consulta y Reporte de Anlisis de Auxiliares Reporte de Agrupaciones en Cuenta Reporte de Cuentas en Agrupacin
Presentacin de las Tablas de Informacin

Muestra la lista de los registros ingresados Muestra la informacin de cada registro seleccionado Permite el ingreso de un registro Permite modificar un registro seleccionado Permite eliminar el registro seleccionado
25
Ventana de Reportes
Acceso Directo: Pulsando la tecla Shift+F8. En la mayora de opciones del sistema usted puede imprimir, ya sea tablas o informes. Use el icono de impresin que se encuentra en la barra principal de iconos. Los reportes del Men de Contabilidad, Cuentas Corrientes, etc. solo se realizan despus que ha ingresado informacin a travs de la opcin de Asientos Contables. Calcum cuenta con una plantilla de impresin que es utilizada para generar los diferentes reportes; la misma que varia en su presentacin dependiendo del tipo de reporte a imprimir. Todos los informes pueden ser consultados previamente antes de ser impresos usando el botn Preliminar de la ventana de Impresin.
Opciones de Consulta de Reportes

Una vez generado el reporte, podr visualizar en la parte superior del mismo, una barra de herramientas, que se utilizar para mejorar el anlisis de la informacin mostrada. Avance y retroceso de pginas en los reportes. Botn imprimir Permite exportar el reporte a distintos formatos. Porcentaje de visualizacin del reporte en pantalla.
Cuando se presiona el botn Imprimir, aparecer la ventana que se encuentra en la siguiente pgina:
26
Primera Parte
Conceptos bsicos
Cuando se presiona el botn para exportar archivos, el sistema mostrar la siguiente ventana:
Se debe especificar el tipo de formato que se desea exportar el reporte y en la opcin Destino escoger entre: Activar la aplicacin que manejara el archivo que se exporta o Archivo de disco, para guardar los datos en un archivo. Una vez que se da click en el botn OK, el sistema realizar la accin especificada.
Mensajes comunes del Sistema

Es importante tener ciertas precauciones durante el ingreso de datos o durante la utilizacin del sistema. Podemos tener varios tipos de mensajes como los siguientes:
27
Error
Podemos observar este tipo de mensaje cuando el usuario no registro la informacin completa en un formulario de ingreso de datos.
Podemos observar este tipo de mensaje cuando el usuario desea ingresar un cdigo que ya fue registrado en el sistema (duplicado).
Eliminacin
Podemos observar este tipo de mensaje cuando el usuario selecciona con el mouse un registro para eliminarlo.
Cierre de Ventanas
Podemos observar este mensaje cuando el usuario cambia de un periodo a otro y tiene informacin consultando o salimos del sistema.
Bsqueda en el Archivo
Acceso Directo: Pulsando Shift-F5 Todos los mantenimientos cuentan con opciones de bsqueda. Para hacer bsquedas sobre un determinado campo, cliquee en la cabecera de la grilla (Ordenarlo).
28
Primera Parte
Conceptos bsicos
Despus digite las primeras letras de la informacin buscada (A esto le llaman bsqueda incremental). De inmediato el cursor se situar en la palabra o letra ms cercana a su bsqueda. En caso de que desee borrar la bsqueda incremental para empezar otra, pulse la barra espaciadora y digite su nueva bsqueda. (Cercirese de buscar en letras maysculas o minsculas de acuerdo a como debe encontrarse la informacin buscada). En otros casos, si requerimos buscar informacin algo ms compleja ser necesario usar el icono de acceso directo All encontrar los nombres de campo donde buscar. Elija y digite el texto buscado.
Para iniciar la bsqueda pulse Aceptar. Otra forma es hacer una bsqueda por aproximacin en todos los campos. Use el campo de Texto de Bsqueda sin ningn campo activo si es el caso. Por ejemplo, deseamos encontrar en el archivo de Auxiliares; todos los inscritos con el apellido Castro.
29
Digitamos como texto de bsqueda Castro, pulsamos Aceptar y la grilla se llenar con los registros que cuenten con la informacin que se solicit. Use Cancelar para salir de la Bsqueda o Aceptar para que el Sistema nos site sobre el registro vinculado a nuestra bsqueda.
Seleccin de varios o todos los registros

A veces es tedioso realizar una a una operaciones que pueden ser realizadas de forma grupal, por ejemplo borrar un grupo de registros, copiarlos, modificarlos, etc. En Calcum se pueden seleccionar registros y dar la opcin de inters.
Si deseamos: Determinados registros Pulse la tecla Control y con el cursor del mouse cliquee sobre la zona del selector de registro de cada uno de los registros de su inters. Un Rango de Registros Si le interesa un rango definido, posicione el selector de registro en el primer registro a seleccionar, pulse la tecla Shift y con el cursor del Mouse cliquee sobre el ltimo registro de su inters. Todo el archivo.
30
Primera Parte
Conceptos bsicos
Use la opcin del men de Edicin. Seleccionar Todo el Archivo. Por ltimo, arrastre el Mouse sobre la Grilla. Todos los registros que se muestran de color diferente del amarillo y blanco son los registros seleccionados.
Despus de Seleccionar: Pulse el botn derecho del Mouse estando sobre la grilla y seleccione su opcin. Precaucin: Cuando se realizan estas operaciones no se pueden deshacer. Se recomienda tener bastante cuidado al momento de actualizar registros de esta forma. Como sugerencia: Cuando se hacen cambios que pueden afectar drsticamente la informacin; previamente, realice un Backup. La forma de hacerlo est en la parte final de este manual.
31
32
S E GUN DA PAR TE
Poniendo todo en orden
Contenido
Creacin de una empresa 34 Formato de Cuenta 34 Nivel de Anlisis o Nivel de Trabajo 35 Formato de Cuenta segn el Plan Contable General Revisado 36 Seleccin de Empresa 37 Seleccin del Mes de Proceso 38 Fecha de Proceso 39 Los Archivos Plantilla 39 Por dnde empezar 40
Creacin de una Empresa

Lo primero para operar el Sistema Calcum II es crear una empresa.
Siga los siguientes pasos:
Ingrese a la opcin Nueva Empresa en el Men de Archivo. Pulse el botn NUEVO para aadir un registro. Como cdigo Ud. puede ingresar un nmero de hasta 11 dgitos que le servir de identificacin a la empresa. Se sugiere el RUC. Digite el Nombre de la Empresa. No debe tener ms de 40 dgitos Digite el RUC Pulse el botn Examinar para cambiar el directorio donde residir la base de datos Calcum Elija el Formato de Cuenta, que tendr el Plan de Cuentas. Sugerimos dejar el formato con el que viene el sistema para aprovechar el Plan de Cuentas Plantilla. De otra forma Ud. tendr que ingresar todo el Plan de Cuentas de acuerdo a la estructura que se configura. En el prrafo siguiente se encuentra una explicacin sobre la forma en que Calcum estructura el Formato de Cuenta. Elija el Formato de Presupuesto Ingreso Elija el Formato de Presupuesto Egreso. Pulse Aceptar para grabar la actualizacin. Luego cierre la ventana activa pulsando sobre la X del extremo superior derecho
Formato de Cuenta
El Formato de Cuenta es la estructura fundamental que adopta la cuenta para recibir informacin contable. En Calcum II es el primer paso a realizar en la creacin de una empresa, de ah la importancia de hacerlo cuidadosamente. El Formato de Cuenta indicar el nmero de dgitos; as como los niveles en que estarn agrupadas las cuentas.
34
Segunda Parte
Ejemplo:
CUENTA 10-1-1 10-4-01 12-1-1-1 FORMATO DE CUENTA XX-X-X XX-X-XX XX-X-X-X. DIGITOS 4 5 5 NIVELAGRUPACION 3 3 4
En el primer caso, el Formato de Cuenta ha sido definido de la siguiente forma:

10 10-1 10-1-1 CAJA Y BANCOS CAJA CAJA SUCURSAL TRUJILLO
En el segundo caso el Formato de Cuenta ha sido definido de la siguiente manera:

10 10-4 10-4-01 CAJA Y BANCOS CUENTAS CORRIENTES BANCO DE LA NACION
En el ltimo caso el Formato de Cuenta ha sido definido como sigue:

12 12-1 12-1-1 12-1-1-1 CLIENTES FACTURAS POR COBRAR FACTURAS POR COBRAR EN MONEDA NACIONAL FACTURAS POR COBRAR ZONA NORTE
Nivel de Anlisis o Nivel de Trabajo

El Nivel de Anlisis es la segmentacin o desagregado de una cuenta para obtener la informacin detallada de la misma al grado de anlisis necesario. En Calcum se puede trabajar con un desagregado de cuenta variable. Es decir, al crear la cuenta se debe indicar que cuenta ser el usado como nivel de anlisis y que cuenta ser de consolidacin. El ejemplo se encuentra en la pgina siguiente:
35
CUENTA 10 10-1 10-1-1 10-1-1-1 10-1-1-2
NIVEL DE ANALISIS 1 2 3 4 4
GLOSA CAJA Y BANCOS CAJA SUCURSAL CHICLAYO TIENDAA TIENDA B
En nuestro caso, para poder analizar el detalle del movimiento de la Caja de la Sucursal Chiclayo, hemos ampliado nuestro nivel de anlisis a 4 (cuatro), controlando as cada Caja de dicha Sucursal.
Formato de Cuenta segn el Plan Contable General Revisado

Segn la normatividad del P.C.G.R. Resolucin CONASEV N 006-84-EFC/ 94.10 establece el siguiente Formato de Cuenta:
FORMATO X XX XX-X XX-X-X XX-X-X-X XX-X-X-X-X XX-X-X-X-X-X XX-X-X-X-X-XX DIGITOS 1 2 3 4 5 6 7 8 NIVEL DE ANALISIS 1 2 3 4 5 6 7 GLOSA GRUPO CUENTA SUB-CUENTA SUBDIVISIONARIA CRITERIO ECONOMICO CRITERIO MONETARIO CRIT. DEMOGRAFICO CR. DE DEPENDENCIA
Ejemplo:
CUENTA 1 12 12-1 12-1-1 12-1-1-1 12-1-1-1-1 12-1-1-1-1-10 NIVEL DE ANALISIS 1 2 3 4 5 6 GLOSA GRUPO 1: EXIGIBLE CLIENTES FACTURAS POR COBRAR SECTOR INDUSTRIAL FACT. POR COBRAR EN US $ MERCADO ANDINO FILIAL EMPRESA B
Calcum II le permite definir su Formato de Cuenta sobre la base de lo establecido por CONASEV, ya que cuenta con dgitos que pueden ser agrupados hasta en 7 niveles.
36
Segunda Parte
Nota:
Debe considerar adems de la desagregacin indicada anteriormente, que en el ltimo nivel de trabajo de una cuenta, Ud. podr manejar su informacin relativa a la Contabilidad por Areas de Responsabilidad o Centros de Costo.
Ejemplo:
CUENTA 92 92-2 92-2-2 92-2-2-1 NIVEL DE ANALISIS 1 2 3 4 GLOSA COSTO DE PRODUCCION CARGAS DE PERSONAL SALARlOS MANO DE OBRA DIRECTA
Una vez que ha creado la Empresa, debe seleccionarla, para ello pasamos a Seleccin de Empresa que se encuentra en el Men de Archivo.
Seleccin de Empresa
Acceso Directo: Pulsando la tecla F2. Esta opcin nos permite seleccionar la Empresa a procesar. Debe elegirse una empresa para que el sistema nos permita acceder a la opcin de seleccionar el Mes de Proceso. Pulse doble Click para ingresar directamente a la empresa.
37
Mes de Proceso
Acceso Directo: Pulsando la tecla F3. La ventana de Mes de Proceso nos permite elegir el mes y ao de actualizacin o consulta en la Contabilidad. El sistema muestra por defecto el mes y ao en que se encuentra el sistema. Seleccione el mes y ao correcto y elija Aceptar. El usuario administrador tiene la posibilidad, de bloquear o desbloquear un determinado mes o periodo usando el botn de bloquear/desbloquear.
Icono de Periodo Bloqueado Esta opcin es til si se necesita restringir el acceso a los usuarios en periodos ya procesados. Los periodos bloqueados se muestran en la Barra de Estado del Sistema con un candado al lado del Periodo activo.
38
Segunda Parte
Fecha de Proceso
Acceso Directo: Pulsando la tecla F4. Esta opcin nos permite cambiar la fecha de Calcum II, efectu la modificacin y pulse la opcin Aceptar para confirmar el cambio o Cancelar para salir sin realizar ninguna actualizacin. La fecha es usada para la emisin de reportes, ya que ah es donde se muestra la Fecha de Proceso. Modifique dejndola en blanco en caso no desee que esta se imprima.
Los Archivos Plantilla

Calcum II al crear una empresa, copia archivos modelo llamados Plantilla a la Base de Datos de la Empresa nueva. Estos archivos pueden ser cargados con datos que posteriormente podremos usar por ejemplo, al crear una nueva empresa. Dado que el sistema guarda informacin independiente entre las empresas, la forma en que Calcum II transfiere informacin de una base de datos ya creada, hacia una nueva; es usando los archivos plantilla o copiando los datos con la opcin copiar /pegar.
39
Los archivos que cuentan con Plantilla son los siguientes:

Archivo Plan de Cuentas Observacin A Nivel de 5 Dgitos para la Comercial. A Nivel de 7 Dgitos para la Financiera. Predefinidos en el Sistema. Cdigos de la Sunat Ultimos T.C. registrados desde 1999. Compras, Ventas, Retenciones, G y P por Funcin y Naturaleza
Tipos de Vouchers Tipos de Documento Tipos de Cambio Configuracin de Reportes
El sistema cuenta con opciones necesarias para definir un archivo plantilla diferente al que viene con el sistema. Ms adelante en la descripcin del Plan de Cuentas encontrar la forma de proceder para tal fin.
Por Dnde Empezar

Despus de haber Seleccionado la Empresa y el Mes de Proceso, debe hacer una revisin del archivo Plan de Cuentas.
El primer paso, revise el Plan de Cuentas

Ingrese a Plan de Cuentas en el Men de Actualizacin. De haber elegido un Plan de Cuentas con 7 dgitos de longitud y los niveles 2.1.2.2, encontrar que el sistema ya tiene un Plan de Cuentas listo para operar. Este tiene cuentas de uso general. Puede ser modificado de acuerdo a su necesidad, eliminando las cuentas que no use, modificando aquellas que necesitan un afinamiento; o, adicionando las cuentas que le falten. Datos detallados de este paso los encontrar ms adelante en Plan de Cuentas.
El segundo paso, comenzar a ingresar nuestras operaciones contables.

Esto se logra ingresando al Men de Actualizacin de Asientos Contables.
40
Segunda Parte
En el siguiente captulo se describe el ingreso paso a paso de una operacin contable. De forma inicial considere que para hacer esto Ud. debe codificar la operacin calificndola con cuentas, usando la partida doble. Una vez realizado los asientos contables se estar en condiciones de emitir cualquier reportes del men de Contabilidad, Cuentas Corrientes, etc. Existen determinados procesos que se deben realizar para completar nuestro cuadre de periodo contable, como; verificar que la informacin no presente errores (Consistencia), generar el Asiento por la Actualizacin de Moneda Extranjera, Asiento de Depreciacin de Activos Fijos. Pero estos son finales y sirven para completar nuestro ingreso de datos contables. Lea la Tercera Parte completamente, le ahorrar tiempo y le ayudar a realizar un buen manejo de su Sistema.
41
42
TE RC E RA PAR TE
Plan deCuentas,Tipos de Vouchers yAsientosContables
Contenido
El Plan de Cuentas 44 Los Tipos de Vouchers 50 Los Asientos Contables 56 Auxiliares 65 Tipos de documentos 68 Tipos de Cambio 69 Grupos 72
Plan de Cuentas
Acceso Directo: Pulsando la tecla F6. Al crear por primera vez una empresa y si ha mantenido la configuracin de formato de cuenta que viene por defecto con el sistema, ver que cuenta con un Plan de Cuentas basado en un Archivo Plantilla. Este es el Plan de Cuentas Revisado de la CONASEV ao 1995. Esta configurado y listo para ser usado. Usted puede partir del mismo y agregar, modificar, o borrar completamente los datos e ingresar uno nuevo. Para borrar todo el Plan de Cuentas, seleccione Todo el Archivo en el Men de Edicin y en el Men Contextual pulse eliminar. La siguiente pantalla presenta el Archivo del Plan de Cuentas.
44
Tercera Parte
Plan de Cuentas, Tipos de Vouchers y Asientos Contables
Muestra las cuentas indicando cuales son de anlisis y sirven para ingresar los datos al momento de hacer los asientos contables, as como tambin los valores de configuracin que se han asignado en la ventana de Propiedades de la Cuenta. Si se desea generar un reporte del Plan de Cuentas, este puede ser impreso cliqueando sobre el icono de Imprimir.
Ventana de Propiedades
En el primer panel de ingreso se observa Cdigo de la cuenta, su nombre y si es una cuenta de anlisis o subcuenta. El segundo panel muestra una ventana de propiedades donde asignaremos a la cuenta las propiedades que deben cumplir cuando hagamos asientos con las mismas. Por ltimo un panel para indicar las cuentas de Amarre o de Transferencia que debe manejar la cuenta A continuacin veremos brevemente las caractersticas de los campos antes mencionados.
45
Panel de la Cuenta
Cuenta: El formato de la cuenta deriva de la configuracin que le di al momento de crear la empresa. El sistema permite utilizar hasta siete niveles con un mximo de 12 dgitos como cdigo de la cuenta. Para definir la estructura del plan de cuentas, se sugiere utilizar racionalmente el nmero de dgitos de anlisis. Normalmente las cuentas analticas pueden ser vinculadas a cdigos auxiliares que permitirn tener una mayor disgregacin de la cuenta y as poder controlar cuentas con anlisis muy detallado. Debe ingresar primero las divisionarias superiores y despus las cuentas de anlisis. Se indica que cuentas son divisionarias y cuales son de anlisis usando la opcin respectiva. Solo las cuentas de anlisis se pueden configurar dndole propiedades, ya que a travs de estas se hace el ingreso de datos en el sistema, por medio de Asientos Contables. Nombre: Se indicar el nombre de la cuenta (mximo 50 caracteres).
Ventana de Propiedades
La ventana de propiedades que se puede ver en la figura muestra en todo momento una lista de propiedades de la cuenta que estamos actualizando. La lista de propiedades se divide en dos columnas: el de la izquierda contiene el nombre de la propiedad, que es invariable; mientras que la derecha contiene el valor actual de la propiedad. La modificacin de determinada propiedad se llevar a cabo seleccionando las opciones que nos muestran las listas.
46
Tercera Parte
Para desplegar las listas pulse el Mouse sobre la flecha que nos permitir abrir la lista seleccionando el nuevo valor. La propiedad seleccionada se muestra con el nombre de color Azul. Finalmente la ventana de propiedades le muestran sus opciones ordenadas de forma alfabtica y por categoras pudiendo actualizar los datos en cualquiera de ellas. Considerar la Cuenta dentro de: Agrupacin: En este campo Indicar si la cuenta ha de requerir el Cdigo de Agrupacin para un posterior anlisis Cuenta - Agrupacin o viceversa. Puede ser de Ingreso o Egreso. Diferencia de Cambio: Indicar si la cuenta tiene ajuste por Diferencia de Cambio. En el caso de Saldo esta referida a cuentas en Moneda Extranjera que deben ser ajustadas. Ejm. Cuentas Bancarias en Moneda Extranjera. Y en el otro caso: A las Transacciones: Est referida a los documentos que pueden estar en moneda Extranjera. Ejm. Fact. de compra o venta en moneda Extranjera. Al generar el Asiento de Diferencia de Cambio se verifican las cuentas que llevan Diferencia de Cambio y solo a ellas se afecta con este procedimiento. Presupuesto: Estos campos sirven para relacionar la cuenta ya sea con el Ingreso/Egreso del presupuesto. Previamente a ingresar estos campos deber haber cargado las tablas de Presupuesto.
Clasificacin de la Cuenta
Clase: El sistema asume los rangos normales de las Clases de Cuentas. Pero Ud. puede variarlas a necesidad.
47
Relacin con Terceros: Este campo es de suma importancia y cuidado por cuanto define la cuenta de acuerdo su relacin y exigencia con los Tipos de Auxiliares que estemos usando. Auxiliar: Define la cuenta como una cuenta que siempre al ingresarla solicitar informacin del Cdigo Auxiliar para identificar el socio o tercero relacionado con la operacin. Cuenta Corriente: Define la cuenta como una cuenta que siempre al ingresarla solicitar informacin del Cdigo Auxiliar para llevarlo a la Cuenta Corriente. Tipo de Auxiliar: Agrupa esta cuenta dentro del Tipo de Auxiliar. Los Tipos de Auxiliares son los que agrupan a los terceros por Clientes, Proveedores, etc. Lleva cdigos de: Activo Fijo: Este campo relaciona la cuenta con la Tabla de Activos Fijos, es decir, cada vez que usemos una cuenta con el campo activado esta nos requerir que indiquemos a que Activo Fijo nos estamos refiriendo en la transaccin. Centro de Costo: Calcum tiene tres mtodos para realizar los asientos por centro de costo. 1. Indicar al momento que ingreso la cuenta de gasto clase 6 la cuenta de Costo (Por defecto es el mtodo del Sistema). En este caso hay que indicar que la cuenta debe requerir este dato. 2. Realizar previo al ingreso de la informacin un Asiento Automtico ingresando por ejemplo en la clase 9 la clase 6 que esta vinculada. Ejm. Ingresamos una cuenta 9 como Gasto de Movilidad y configuramos el siguiente asiento automtico.
48
Tercera Parte
Cuenta 63001 79101
Nombre Movilidad Cuenta de Centralizacin de Costos
Debe 100
Haber 100
En este caso es evidente que el ingreso del gasto se hace a travs de la clase 9. 3. Realizar previo al ingreso de la informacin un Asiento Automtico ingresando por ejemplo en la clase 6 la clase 9 que esta vinculada. Ejm. Ingresamos una cuenta 6 como Gasto de Movilidad y configuramos el siguiente asiento automtico.
Cuenta 94100 79101 Nombre Administracin Cuenta de Centralizacin de Costos Debe 100 Haber 100
En este caso es evidente que el ingreso se hace a travs de la clase 6. En los casos 2 y 3 no lleva indicado el Centro de Costo puesto que este es generado al ingresar el gasto.
Flujo de Efectivo:
Este campo relaciona la cuenta con la Tabla de Flujo de Efectivo, indicando que cada vez que usemos la cuenta debemos ingresar tambin el cdigo de Actividad del Flujo de Efectivo. La actualizacin de cdigos de Flujo de Efectivo lo encuentra en el Men de Contabilidad, SubMen, Inventarios y Balances, opcin Estado de Flujo de Efectivo. Este dato viene por defecto como requerido en el Plan de Cuentas inicialmente.
Ventana de Cuentas de Transferencia:

En esta tabla se ingresan las cuentas que tienen enlace de destino con la cuenta, solo ingresan cuentas en modo de anlisis. Una vez enlazadas estas
49
se generaran automticamente cada vez que usemos la cuenta que estamos configurando.
Declarar Archivo Plantilla

Despus de haber personalizado nuestro Plan de cuentas se puede grabar este como una plantilla. Se hace esto para aprovecharlo en el futuro cuando se cree una nueva empresa. En tal caso, teniendo abierta la ventana de Plan de cuentas elegir la opcin Grabar como archivo plantilla del Men de Utilitarios. Esto permite reservar nuestro Plan de cuentas para uso futuro sin tener que volver a crearlo de nuevo.
Tipos de Voucher
Acceso Directo: Pulsando la tecla F11. Los Tipos de Vouchers son los primeros generadores de informacin que una vez que estn debidamente establecidos, organizan la informacin contable originada por las Transacciones.
50
Tercera Parte
Calcum, le permite definir hasta 980 Tipos de Vouchers. El sistema tiene algunos cdigos de Vouchers predeterminados y sirven para agrupar informacin que ser usada de forma directa en informes y/o procesos.
Estos son:
Cdigo 006 010 - 039 040 - 050 500 600 - 699 700 - 799 800 - 849 900 950 Nombre del Voucher Honorarios Profesionales Caja, Bancos o Egresos Honorarios Profesionales Asiento de Depreciacin Act. Fijo Compras Ventas Ajuste por Diferencia de Cambio Asiento de Costo de Ventas/Ajustes Cierre del Ejercicio Reporte Asociado Registro de Honorarios Voucher de Egresos Registro de Honorarios Registro de Act. Fijos Registro de Compras Registro de Ventas Diario, Mayor, etc Diario, Mayor, etc Diario y Mayor
Nota: Recomendamos no borrarlos. Voucher Simple: Este tipo de voucher es creado en casos que las cuentas contables varen con frecuencia y su ingreso debe ser de forma manual, cuenta por cuenta. Voucher Predefinido: Este tipo de voucher es creado en casos que las cuentas contables a usar sean definitivas. Cuando nos encontramos con asientos que se repiten en sus cuentas y solo varan sus valores, entonces debemos predefinir estos asientos, logrando as que este sea dinmico y seguro en vez de un proceso tedioso y repetitivo. Calcum tiene como voucher predefinidos los voucher de Compras y Ventas que puede consultar como ejemplo de predefinicin. A continuacin veremos brevemente las caractersticas de los campos que se encuentran en la pgina siguiente:
51
Panel de Cdigo
Cdigo: Cdigo del Tipo de voucher, (mximo 3 caracteres) este es generado en forma correlativa por el sistema, o puede ser variado por el usuario. Nombre: Nombre del voucher. Abreviatura: Abreviatura usada al momento de emitir Reportes. Moneda: Moneda con que normalmente se ingresa este Voucher. Subdiario: Algunos Voucher requieren de un detalle ms especfico por el origen del ingreso de la informacin. Por ejemplo es necesario obtener reportes por compras y ventas indicando el origen de la transaccin. En tal caso, Ud. puede crear un Subdiario que le permitir asignar el origen de estas operaciones y despus imprimir por ejemplo los Registros de Compras, Ventas, etc. por Subdiario. Los SubDiarios son creados en la Tabla de Grupos y son vinculados a las operaciones al momento de Ingresar los Asientos Contables. Formato de Impresin: Campo que nos sirve para asociar el Voucher con un tipo de reporte. Ejm. Cheque Voucher, Egresos, Diario, etc.
Ventana de Cuentas Predefinidas

En esta ventana asignaremos las cuentas con las que trabajara este Voucher. Los campos de la Ventana estn relacionados con la Ventana de propiedades del Voucher. Por lo que los campos descritos en la Ventana de propiedades de configuracin del voucher son los mismos que los de esta ventana.
52
Tercera Parte
La descripcin y uso de la ventana de propiedades del Voucher son los mismos que el del Plan de Cuentas en Ventana de Propiedades. Los campos en cada columna o propiedad se encuentran a continuacin:
Cuenta Predefinida en la Fila

Cuenta: Se ingresa la cuenta normalmente ms usada por el Tipo de Voucher que estemos configurando. Cuando se ingresan los datos se puede variar la cuenta siempre en cuando el campo de frmula este vaco. Cuenta Requerido: En esta columna indicaremos si la cuenta ser variable o fija. Tambin podemos usar este campo para indicar al sistema que debe permitir cambiar los valores en nuestro asiento. Partida: Seleccione la partida que tendr la cuenta a ingresar. Frmula: Use este campo cuando quiera que el sistema calcule valores que corresponden a la cuenta ingresada. Las filas tienen como nombre letras (A, B, C, D, etc.) y una vez que estn en uso, pueden ser invocadas para el desarrollo de las formulas. El dejar en blanco este campo le indica al sistema que este valor ser ingresado cuando hacemos ingreso de este voucher. En el campo Frmula se puede usar lo siguiente:
Variables Aceptadas Condicional Tipo de Cambio Compra Tipo de Cambio Venta Diferencia del Voucher MN Diferencia del Voucher ME Operadores A, B, C,, Y, Z. IF([Expresin a evaluar], [Valor Verdadero], [Valor Falso]) TCC TCV SUMMN SUMME Suma + Resta Divisin Multiplicacin Parntesis / * () 53
Ejemplo: Multiplicar la fila A por 0.19 para hallar el IGV. A * 0.19 Moneda.: Indica que moneda usa el sistema para esta lnea del asiento. Titulo: Este campo sirve como una forma de recordarnos que es lo que se debe ingresar en cada lnea del asiento. Ejemplo: en un asiento de compras podemos poner como ttulo que nos debe mostrar el sistema. Ingrese el monto afecto o Ingrese el monto Inafecto.
Auxiliar Predefinido
Auxiliar: Si se tiene un Auxiliar ya identificado para este tipo de operacin, lo indicaremos en este campo. Ejemplo: Normalmente los proveedores de servicios pblicos son fijos y podramos usarlo como constante. Requerido: Este campo esta relacionado al anterior, es decir; aqu se seala si este campo ser tomado de un ingreso anterior que se hizo del Auxiliar o si demandar su ingreso al momento de hacer este tipo de Voucher.
Grupo Predefinido
Grupo: Si se tiene un cdigo de Agrupacin ya identificado para este tipo de operacin, lo indicaremos en este campo. Ejm. Si tenemos codificados nuestros proyectos y el voucher est relacionado de forma fija a este voucher podramos usarlo como constante. Requerido: Este campo esta relacionado al anterior, es decir; aqu se seala si este campo ser tomado de un ingreso anterior que se hizo de la Agrupacin o si se demandar su ingreso al momento de hacer este tipo de Voucher.
54
Tercera Parte
Documento Requerido
Documento: Si se tiene un cdigo de Documento ya identificado para este tipo de operacin, lo indicaremos en este campo. Ejemplo. Si se trata de un ingreso de Facturas. Requerido: Este campo est relacionado al anterior, es decir; aqu se seala si este campo ser tomado de un ingreso anterior que se hizo del Documento o si se demandar su ingreso al momento de hacer este tipo de Voucher.
Otros
Fila de Referencia: Este campo relaciona la fila en evaluacin a otra especfica que nos sirve para tomar los datos y pasarlos. En el caso de los Registros de Compras/Ventas es de utilidad identificar a que columna del registro pertenece el valor ingresado. En este campo se ingresa la letra que identifica dichas columnas. Moneda: Campo donde consignamos que moneda por defecto el Voucher usar al momento de recibir los datos Ejemplo: En el caso de un Vouchers de Ventas, asignamos estos valores por defecto al Vouchers. Cada vez que use el Cdigo de Tipo de Vouchers de Ventas 701, el sistema le pedir ingresar los datos relacionados con la factura de venta, solo por la primera cuenta (la 12101) que es la que no tiene frmula. Automticamente las dems cuentas, sern calculadas y generadas por el sistema. Como el anterior, se pueden definir una serie de asientos automticos y codificarlos de forma ordenada, as le ser mucho ms sencillo y fcil el ingreso de datos.
55
Ejemplo: Las Facturas emitidas por las Ventas de la Empresa sern registradas en el Vouchers de Ventas. Las Facturas por las Compras de Bienes y Servicios realizadas por la Empresa se registrarn en el Vouchers de Compras. Los Cheques girados por la empresa sern ingresados en el Vouchers de Bancos o Cheques.
Una organizacin de Tipos de Vouchers bien estructurada permite fcilmente hallar sumas que ayudan a cuadrar la informacin. Estos resultados puede verlos en el Reporte de Diario Auxiliar Por otro lado, los Tipos de Vouchers tambin pueden ser usados como agrupadores de informacin por el origen de la generacin de Asientos Contables, todo depende, cmo organice su contabilidad y la forma en que controle el flujo de la informacin.
Asientos Contables
Acceso Directo: Pulsando la tecla F5. Esta opcin permite efectuar el ingreso de las operaciones contables segn el Tipo de Vouchers. El Tipo de Voucher y sus cuentas asociadas (Predefinidos) son tomadas de la Tabla de Tipos de Voucher. Es importante por lo tanto conocer los Tipos de Vouchers y que cuentas tiene asociadas al momento de ingresar los datos, ya que esto ahorrar tiempo y dar mayor seguridad cuando ingresamos informacin. Se puede filtrar los tipos de voucher al ingresar o consultar usando el selector de voucher. La siguiente pantalla presenta la informacin de los Vouchers registrados en el sistema:
56
Tercera Parte
Note las sumas al Debe, Haber y Diferencia en Moneda Nacional y al lado derecho en Moneda Extranjera.
Los campos correspondientes para el ingreso de un Voucher se dividen en: Informacin de Cabecera: Los datos ingresados en esta parte son comunes a todos los registros. Tipo de Voucher: El tipo de Voucher puede ser ingresado por su Cdigo o por el Nombre. Para ingresar por el Cdigo digtelo directamente en el campo con el mismo nombre. Para ingresar por el Nombre deje en blanco el campo Cdigo y digite las primeras letras del nombre. El sistema automticamente proveer del cdigo en el campo respectivo. Nmero del Voucher: La numeracin puede ser ingresada directamente por el usuario o puede ser asumida por el sistema. En el caso de que sea asumida por el sistema este numerar de forma correlativa el ingreso de Voucher por cada Tipo de ellos.
57
SubDiario: Cdigo del Subdiario que tiene el ingreso de Voucher. Solo para Voucher que tienen marcada tal condicin. Fecha de Operacin. Es la fecha que se usa para indicar cuando se hizo el ingreso del asiento al Sistema. (Este dato es mostrado en los libros Diario, Bancos, etc.) Flechas cursor. Usadas para ubicar/ordenar las filas de la cuenta de manera que se correspondan con la forma en que debe ir ingresada la informacin en los Registros de Compras y Ventas.
Segn el uso definido desde la creacin del Calcum, en caso de Asientos de Compras o Ventas estos deben conservar un orden especfico para mostrar los valores de las columnas en forma correcta. Los valores de las filas que estn sobre la cuenta 40 son mostradas como Afectas y la que se encuentran debajo son Inafectas en los Registros de Compras, Ventas, etc. Por lo tanto, usando estas flechas colocaremos la cuenta 40 en el debido lugar y esta permita diferenciar los montos Afectos de los Inafectos. Esta forma de configurar es alternativo a activar el columnado del Panel Debe/Haber del Asiento Contable. Mas adelante explicaremos esta otra forma de indicar la columna para los valores en los Registros.
58
Tercera Parte
Informacin de Detalle
Los datos ingresados en esta parte son los particulares y ellos constituyen la caracterstica contable del Asiento.
Panel de la Cuenta Cuenta: Es la cuenta contable tomada del Plan de Cuentas. Centro de Costo: Si su Plan de Cuentas est configurado para que al momento de ingresar la clase 6 tambin sea ingresada la cuenta de costo esta opcin se activar, permitindole indicar a que Centro de Costo corresponde esta Cuenta (Normalmente Cuenta de Gasto). Cdigo Auxiliar [Si es una Cuenta con Auxiliares]: Es tomado de la Tabla de Auxiliares. Su ingreso puede ser de dos maneras: Digitando el Cdigo RUC en el campo Auxiliar, realizando una bsqueda presionando el botn.
59
Grupo: Este cdigo es el que nos sirve para vincular la cuenta u operacin con una cuenta de anlisis por centro de responsabilidad. Flujo de Efectivo: Cdigo que esta relacionado a la tabla de Actividades para el Informe de Flujo de Efectivo. Activo Fijo: Cdigo del Activo que se encuentra en nuestra base de datos de Activos Fijos o lo vamos a crear en este momento. Debemos indicar el Tipo de Activo que es, y adicionalmente; colocaremos en el caso que sea un Tipo de Activo Adicin, o Mejor an el nmero de este. Detalle de la transaccin: Es para indicar un breve detalle de la transaccin, en el caso que el tipo de voucher sea predefinido, es tomado del campo.
Datos del Documento

Cdigo: Tipo de Documento. Ingrese el cdigo si lo tiene, o pulse la tecla [+] e ingrese el nombre en el Campo Combo. Nmero del Documento: Use este campo para ingresar la Serie y Nmero del documento. Separe la Serie del Nmero usando el guin. Puede incrementar el nmero pulsando la tecla + o decrementar este campo usando la tecla /. En caso que se trate de una cuenta que este vinculada con la Cuenta Corriente (Activado desde el Plan de Cuentas), pulse el botn [Insert] estando dentro del campo Nmero de Documento. Esta accin, que es la misma que pulsar el boton de Referencia, le desplegara una tabla que permite escoger (Vincular) la cuenta que esta ingresando con un documento previamente ingresado. (Posiblemente una provisin que debe ser cancelada).
60
Tercera Parte
Fecha: Fecha que es tomada del sistema inicialmente, y puede ser modificada. Vencimiento (Si lleva fecha de vencimiento): Activado desde la Tabla de Documento Sirve normalmente para indicar la fecha de vencimiento del documento Ejemplo: Una factura por Cobrar/Pagar.
Panel de Documento de Referencia

Datos de la Referencia: Activado desde la Tabla de Documentos. Cdigo: Ingrese el cdigo si lo tiene, o pulse la tecla [+] e ingrese el nombre en el Campo Combo. Nmero del Documento: Use este campo para ingresar la Serie y Nmero del documento de referencia. Use el botn Referencia de este panel para vincular el documento.
Panel Tipos de Cambio

Tipo de Cambio (Compra, Venta, Especial) y su valor: Tomado de la tabla de Tipos de Cambio. Use el Tipo de Cambio especial en caso de que desee ingresar un tipo de cambio distinto al Tipo de Cambio que este inscrito en la tabla de Tipos de Cambio.
Panel Debe/Haber
Moneda: Indica la moneda en que se hace la transaccin. Se activa de acuerdo a la Tabla Tipos de Vouchers campo moneda Nacional o Extranjera. Importe al Debe o Haber.
61
Botn de Cuadre del Vouchers: Calcula los valores que permiten cerrar el voucher de forma cuadrada es decir sin diferencia contable. Botn de ajuste de Moneda: Este botn nos sirve para cuadrar el voucher en: Moneda Nacional cuando los valores en moneda Extranjera tienen una ligera diferencia por causa del redondeo en la conversin de la moneda. (Solo se activa cuando nos situamos sobre una transaccin que esta en moneda Extranjera). Al momento de ingresar los voucher estos pueden demandar campos adicionales al ingresar como el cdigo de Flujo de Efectivo o el medio de pago para el caso de ingreso de cuentas de caja. Normalmente estas tienen una tabla de ayuda al costado del campo de cdigo y esta le servir para seleccionar el dato requerido.
Ejemplo del Ingreso de un Voucher

Habiendo ingresado a la opcin de Asientos Contables (Ventana Inicial o Resumen) pulsamos la tecla [Insert] dentro de la tabla de Asientos de Vouchers. Haga un click sobre la grilla para asegurar tener el foco sobre esta ventana. Ingresamos los valores de Cabecera, presionar el botn [Enter] para saltar entre los campos. Seguir las indicaciones que correspondan al tipo de Vouchers (Simple o Predefinido) Ingrese o corrija la fecha de la operacin. Pulse ENTER y el campo saltara a Nuevo Registro, pulse nuevamente ENTER y se abrir la ventana de ingreso de Cuenta. Cuando se selecciona un Tipo de Vouchers Simple, las cuentas deben ser ingresadas una a una. Ingresamos los campos requeridos por el sistema, terminamos el ingreso con Aceptar y pulsamos [Insert] cada vez que requerimos de un nuevo ingreso de Cuenta.
62
Tercera Parte
Cuando se selecciona un Tipo de Voucher Predefinido este se rige de acuerdo a las cuentas y frmulas indicadas en la Actualizacin de Tipos de Voucher. En caso de ser el ingreso de un voucher Predefinido: Ingresamos los campos requeridos por el sistema, terminamos el ingreso con Aceptar, de acuerdo a las cuentas y formulas que hubisemos predefinido en Actualizacin de Tipos de Voucher aparecer la ventana de ingreso o encontrar que el voucher se va resolviendo de acuerdo a lo programado. Nota: Use la opcin de Arrastre activada en el men contextual, para no estar repitiendo los datos duplicados del Asiento.
Existen tambin Tipos de Vouchers automticos o generados de acuerdo a un proceso previo, son los siguientes: Asiento de Cierre Contable (950) Asiento de Actualizacin de Moneda Extranjera (800) Asiento de Depreciacin de Activos Fijos. (500)
Estos asientos pueden ser modificados por el usuario posteriormente a su generacin. Combo Debe/Haber: Al presionar el combo del debe/haber, se podr efectuar clculos mediante la calculadora.
Posibles contratiempos de este Asiento

No contar con el cdigo del Auxiliar para identificarlo. En este caso, pulse la tecla [+] y seleccinelo usando la ventana de bsqueda. Se puede buscar por Cdigo de RUC, Nombre, Este dato puede ser parcial o total. Otra opcin es abrir la ventana de Auxiliares del Men de Actualizacin y all hacer la bsqueda para despus trasladarse a ingresar el cdigo del Auxiliar en el asiento.
63
En caso de ser un Auxiliar nuevo el ingreso puede ser de dos formas, parcial o completo. En el caso de parcial ingrese en los campos respectivos de cdigo y nombre el auxiliar. El sistema al detectar que este cdigo no existe en la base de datos de Auxiliares, abre una nueva ventana requiriendo los datos mnimos para inscripcin del Auxiliar. El Ingreso de un Auxiliar de forma completa se hace abriendo la tabla de Auxiliares del Men de Actualizacin e Inserte un registro llenando los datos del Auxiliar. Vuelva a Asientos Contables usando las teclas [Control] + [Tab] o busque en el men de Ventanas, Asientos Contables. Pulse la tecla [Insert] y complete la informacin que faltaba.
No tiene el Tipo de Cambio del da del Documento Use el Tipo de Cambio del da anterior. Posteriormente, cuando tenga esta informacin, actualice ingresando a Tipos de Cambio del Men de Actualizacin. Recupere los Saldos usando la opcin del mismo nombre que se encuentra en el Men de Utilitarios.
Poner un tipo de Moneda que no corresponde Modifique el Voucher ingresando al campo Moneda y haciendo la correccin, luego pulse Aceptar. Confirme el cambio.
Cambio de Tipo o Nmero de Vouchers En el Men contextual de la tabla de Asientos de contables Vouchers en modo de Resumen se tiene la opcin de Cambio de Numero de Voucher. Esta opcin sirve en el caso que usted quisiera reclasificar un voucher ya Ingresado. Para usarlo necesita posicionarse en el voucher a ser cambiado, dar click con el botn derecho del Mouse para activar el men contextual y seleccionar cambio de nmero de voucher, Ingresar el nuevo Tipo, Nmero y pulsar Aceptar. Considere que si ingresa un Tipo y Nmero de un Voucher que ya existe, el Voucher modificado se juntar con el existente.
64
Tercera Parte
Por otro lado, si ingresa un nmero correlativo no consecutivo en la numeracin del tipo de voucher modificado, el sistema proporcionar primero el nmero omitido al momento de ingresar un nuevo Voucher de ese tipo.
Opcin de Arrastre El sistema conserva o borra los datos de la ltima actualizacin ingresada en memoria. Esta es una facilidad al momento de ingresar datos que duplican la mayora de su contenido. Est activa cuando muestra el cajn con un check e inactiva s est en blanco.
Arrastre Activado
Uso del Reporte de Asientos Contables El reporte de Asientos Contables nos da la conformidad que la informacin que mantiene el Sistema, es la que corresponde a las operaciones realizadas. Por lo que recomendamos, que en los Asientos Contables, se acompae un reporte de verificacin debidamente visado por las personas autorizadas. Estos se pueden seleccionar en Tipos de Voucher campo de Formato de Impresin de acuerdo al tipo de Voucher. Este puede ser impreso cliqueando sobre el icono de Imprimir, desde la tabla de Asientos contables.
Auxiliares
Acceso Directo: Pulsando la tecla F7. Los Auxiliares son cdigos que nos permiten relacionar e identificar las transacciones efectuadas considerando una identificacin adicional como es el caso de los CLIENTES, PROVEEDORES, etc. Esto permite emitir los Registros de Compras, Ventas, etc
65
A continuacin veremos brevemente las caractersticas de los campos: Cdigo: Es el Nmero del Auxiliar. Normalmente se recomienda usar el RUC como cdigo de identificacin del contribuyente aunque puede ser otro. Este campo puede contener hasta 11 dgitos y es Numrico. Nombre: Nombre del Contribuyente o Auxiliar. Nombre Comercial: Nombre tal como se indica o Razn social en caso lo tuviera. Cdigo del Tipo de Documento: Identifica al Contribuyente Nmero del Documento: Indica el Nmero de Documento Direccin: Direccin del Auxiliar. Use los campos relacionados con la identificacin de la direccin del Auxiliar. Esta estructura responde a la requerida por la Sunat en sus formatos de envio de informacin respecto a los contribuyentes.
66
Tercera Parte
Telfono: Nmero de telfono. Mail: Direccin electrnica. Encargado: Contacto o Persona relacionada con la empresa. Cargo: Cargo que desempea. Estado: Del Registro (Activo o Desactivado) Los Cdigos Auxiliares son un apoyo potente en la contabilidad, sta opcin permite efectuar una vinculacin entre la cuenta y un tercero, el mismo que a su vez nos permite un Anlisis de Cuenta por Auxiliar, Estados de Cuenta Corriente, reportes de Inventarios y Balances, etc.
Esta tabla es referida en el Plan de Cuentas cuando se marca la opcin con Auxiliar o Cuentas Corrientes en relacin con otros campos. Cuando se efecten los ingresos de Auxiliares el sistema mostrar la ventana siguiente:
67
Si se desea generar un reporte de Auxiliares, este puede ser impreso cliqueando sobre el icono de Imprimir.
Tipos de Documentos
Acceso Directo: Pulsando la tecla F12. Esta opcin permite llevar a cabo el mantenimiento de los tipos de documentos que son usados al ingresar en la opcin de Asientos Contables, con la finalidad de identificar el documento. Cuando se efecte el ingreso de un Tipo de Documento el sistema mostrar la pantalla siguiente:
A continuacin veremos brevemente las caractersticas de los campos: Cdigo: Cdigo del Tipo de Documento, (mximo 3 caracteres) este es generado en forma correlativa por el sistema. Nombre: Nombre del Documento. Abreviatura: Abreviatura (mximo 5 caracteres), el cual sirve como atajo al momento de buscar el tipo de documento.
68
Tercera Parte
Vencimiento: Indica una fecha de vencimiento para el documento que se ingrese. Los pasos a seguir para el ingreso de Tipo de Documentos: 1. Presione [Insert] dentro de la tabla de Tipo de Documento, a continuacin el sistema le mostrar la ventana de ingreso:
2. Dar click, ingresar el Nombre, Abreviatura, son datos OBLIGATORIOS. 3. Presionar Aceptar para grabar o Cancelar para Salir. Si se desea generar un reporte de Tipos de Documentos, Este puede ser impreso cliqueando sobre el cono de Imprimir.
Tipos de Cambio
Acceso Directo: Pulsando la tecla F8. Este mantenimiento sirve para ingresar los Tipos de Cambio de la moneda Extranjera. Los Tipos de Cambio son usados por el mantenimiento de Asientos Contables. Tenga cuidado al momento de modificar Tipos de Cambio de fechas anteriores. Considere que esto alterar todas operaciones que usen los tipos de cambio modificados.
69
Use la opcin Recuperacin de Saldos del Men de Utilitarios para actualizar las operaciones con los nuevos valores de tipos de cambio al finalizar cualquier actualizacin. Cuando se efecte el ingreso de un Tipo de Cambio el sistema mostrar la ventana siguiente:
A continuacin veremos brevemente las caractersticas de los campos en: Fecha Tipo de Cambio: Fecha del tipo de cambio del dlar. Compra: Cotizacin por la compra del dlar. (SBS) Publicado. Venta: Cotizacin por la venta del dlar. (SBS) Publicado. Promedio: Promedio compra - venta del dlar. Los pasos a seguir para el ingreso del tipo de cambio diario: 1. Presione [Insert] dentro de la tabla de Tipos de Cambio el sistema le mostrar la ventana de ingreso que veremos a continuacin:
70
Tercera Parte
2. Ingresar los campos Fecha Tipo de Cambio, Compra y Venta. El campo fecha debe de ser ingresado segn formato: Das = dd; Mes = mm; Ao = yyyy 3. Si se registrara una fecha no vlida para el sistema, le mostrar el siguiente mensaje.
4. Presionar Aceptar para grabar o Cancelar para Salir. Este informe muestra una relacin de los Tipos de Cambio diarios utilizados durante todos los aos. Este puede ser impreso cliqueando sobre el icono de Imprimir.
71
Grupos
En el Archivo de Grupos existen una serie de datos, ejemplo: Monedas, Tipo de Acciones, Distritos, Provincias, Cdigos Sunat de Bancos, Categoras, etc. Que estn relacionados con archivos maestros de Datos (Por ejemplo: Auxiliares). En este Archivo se hace registro de los mismos. El manejo es el mismo que en cualquier mantenimiento del sistema, solo hay que tener cuidado al seleccionar el grupo que est activo al actualizar. Cuando se efecte el ingreso en uno de los Grupos el sistema mostrar la pantalla siguiente:
A continuacin veremos brevemente las caractersticas de los campos: Cdigo: Cdigo del elemento del Grupo, (mximo 6 caracteres) este es generado en forma correlativa por el sistema de forma automtica.
72
Tercera Parte
Nombre: Nombre del registro que se aadir al Grupo. Abreviatura: Abreviatura (mximo 5 caracteres), el cual sirve como atajo al momento de buscar el tipo de documento. Los pasos a seguir para el ingreso de un registro en el Grupo seleccionado:
1. Presione [Insert] dentro de la tabla del Grupo escogido, el sistema le mostrar la ventana de ingreso que se encuentra a continuacin:
2. Dar Click, ingresar el Nombre, Abreviatura que son datos obligatorios. 3. Presionar Aceptar para grabar o Cancelar para Salir.
Adicin de Grupos por medio de otra ventana

En distintos formularios de ingreso de datos, en las que se requiera adicionar un nuevo registro dentro de un Grupo determinado, sin necesidad de ir a la opcin Grupos del Men Actualizacin, se deber pulsar el botn que se encuentra a la derecha del campo, el cual mostrar la ventana siguiente:
73
El efecto es el mismo de ingresarlo por el mantenimiento de grupos y se utiliza esta opcin como atajo al momento de ingresar los datos.
Relacin de Grupos que se actualizan en esta Ventana

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19.
74
Cargos Categora de Activos Cdigos de Bancos SUNAT Denominacin de Valores Departamentos Distritos Documentos de identidad Estados de Registros Medio de Pago Moneda Provincias Tipo de Activo Tipo de Auxiliar Tipo de Intangible Tipo de Pago al Contado Tipo de Va Tipos de Acciones Ubicaciones Unidades de Manejo
CUARTA PAR TE
Los Informes de Contabilidad
Contenido
Los Informes de Contabilidad 76 Libro Diario 77 Reporte Mayor y Mayor Auxiliar 79 Reporte Anlisis de Cuentas 82 Reporte Registro de Compras Ventas e Ingresos 84 Reporte Registros de Retenciones 85 Inventarios y Balances 86 Balance General 86 Caja y Bancos 87 Reporte Clientes 88 Reporte Cuentas por Cobrar a Accionistas y Personal y Reporte Cuentas por Cobrar Diversas 89 Reporte Provisin para Cuentas de Cobranza Dudosa y Valores 90 Reporte Intangibles y Reporte Tributos por Pagar 91 Reporte Remuneraciones por Pagar 92 Reporte Proveeedores 92 Reporte Cuentas por Pagar Diversas 93 Reporte Beneficios de los Trabajadores 93 Reporte Ganncias Diferidas y Reporte Capital 94 Balance de Comprobacin 95 Reporte Estado de Cambio de Patrimonio Neto 96 Reporte Estado de Ganncias y Prdidas 96 Reporte Caja y Bancos e Ingresos y Egresos 99 Reporte Estado de Resultados 100

Este men permite obtener la informacin contable de la empresa y emitir los Libros Contables exigidos por la Sunat. Es necesario haber ingresado informacin en el periodo para emitir algunos de los reportes mostrados. Diario Formato 5.1 Mayor Auxiliar Formato 6.1 Anlisis de Cuentas Registro de Compras Formato 8.1 Registro de Ventas e Ingresos Formato 14.1 Registro de Retenciones Formato 4.1 Inventarios y Balances Balance General Formato 3.1 Caja y Bancos 3.2 Clientes Formato 3.3 Cuentas por Cobrar Accionistas Formato 3.4 Cuentas por Cobrar Diversas Formato 3.6 Valores Formato 3.8 Intangibles Formato 3.9 Tributos por Pagar Formato 3.10 Remuneraciones por Pagar Formato 3.11 Proveedores Formato 3.12 Cuentas por Pagar Diversas Formato 3.13 Beneficios de los Trabajadores Formato 3.14 Ganancias Diferidas Formato 3.15 Capital Formato 3.16 Balance de Comprobacin Formato 3.17 Estado de Cambios en el Patrimonio Neto Formato 3.19 Estado de Ganancias y Prdidas por Funcin Formato 3.20 Detalle de los Movimientos del Efectivo Formato 1.1 Movimiento de la Cuenta Corriente Bancos Formato 1.2 Ingresos y Egresos Estado de Resultados

76
Cuarta Parte
Libro Diario
Muestra todos los asientos ingresados en el periodo que se est procesando. Este reporte no tiene restricciones y cuenta con sumas por Voucher, por Tipo de Voucher y totales Generales.
77
78
Cuarta Parte
Reporte Mayor y Mayor Auxiliar

El Reporte Mayor muestra todas las cuentas que han tenido movimiento en el mes y las que tienen saldos de meses anteriores en forma de saldo, permite visualizar la centralizacin de las cuentas y los respectivos Auxiliares. Para emitir este reporte debe elegir la opcin en forma de Resumen. Este reporte como su nombre lo indica es de resumen.
79
Permite la imprimir por rangos especficos de Cuenta
80
Cuarta Parte
81
El Reporte Mayor Auxiliar Analtico imprime adems de los saldos de las cuentas, el movimiento que ha originado cada uno de los saldos en el mes. Es mucho ms descriptivo que el anterior.
Anlisis de Cuentas
El Anlisis de Cuentas es una herramienta orientada a facilitar el trabajo de anlisis, ya que usted puede estructurar reportes de anlisis de una cuenta especfica o un rango de cuentas, de un solo mes o de varios meses, en moneda Nacional o Extranjera.
82
Cuarta Parte
83
Reporte Registro de Compras

La emisin de este libro est condicionado al ingreso de la informacin en los Vouchers con cdigos 600 hasta el 699. Este reporte cuenta con un panel de configuracin que sirve para seleccionar los tipos de documentos y cuentas que sern incluidas en el reporte. Para mostrar el Documento de Detraccin en el reporte ser necesario usar el tipo de Documento 41 Comprobante de Detraccin asociado a la cuenta de provisin como referencia.
Reporte Registro De Ventas e Ingresos

La emisin de este libro est condicionado al ingreso de la informacin en los Vouchers con cdigos 700 hasta el 799. Este reporte cuenta con un panel de configuracin que sirve para seleccionar los tipos de documentos y cuentas que sern incluidas en el reporte. Para emitir Documentos con Referencia ser necesario ingresar este dato al momento de ingresar la provisin en los campos del mismo nombre.
84
Cuarta Parte
Reporte Registro de Retenciones

La emisin de este libro esta condicionado al ingreso de la informacin en los Vouchers con cdigos 040 hasta el 049 o el cdigo 006. Este reporte cuenta con una ventana de configuracin que sirve para seleccionar los tipos de documentos y cuentas que sern incluidas en el reporte.
Los Reportes de Registros pueden ser ordenados de acuerdo a Nmero de Documento, Fecha de Documento, Nmero de Voucher y Auxiliar. Pueden tambin ser mostrados por Tipo de Subdiario indicando en el campo respectivo el subdiario requerido.
85
Inventarios y Balances
Este Libro Cuenta con una serie de anexos, ser necesario detallar cada uno de ellos ya que por su naturaleza descriptiva; est directamente relacionado con los datos que se ingresen para tal fin.
Reporte Balance General

Este reporte presenta informacin de un solo mes as como de varios meses, se puede seleccionar el nmero de dgitos (Nivel de anlisis de la cuenta. 2,3,5,7) del reporte. Adems de emitirse tal como lo requiere la Sunat; se puede imprimir en forma Vertical o tambin en forma comparativa (Todos los periodos del Ejercicio). Puede emitirse en moneda Nacional o Extranjera.
86
Cuarta Parte
Caja y Bancos
Este informe presenta la informacin de las cuentas de Bancos que se encuentran registradas en el sistema en la opcin de Bancos del men de Actualizacin.
87
Reporte Clientes
Este reporte presenta informacin analtica de la Cuenta Clientes. Normalmente esta cuenta debe estar asociada con los auxiliares de categora Clientes, adems debe tener la condicin de llevar Cuenta Corriente configurada en el Plan de Cuentas.
88
Cuarta Parte
Reporte Cuentas por Cobrar a Accionistas y Personal

Este reporte presenta informacin analtica de la cuenta Cuentas por Cobrar a Accionistas y Personal. Normalmente esta cuenta debe estar asociada con los auxiliares con la categora respectiva, adems debe contar con la condicin de llevar Cuenta Corriente configurada en el Plan de Cuentas.
Reporte Cuentas por Cobrar Diversas

Este reporte presenta informacin analtica de la cuenta Cuentas por Cobrar Diversas. Normalmente esta cuenta debe estar asociada con los auxiliares con la categora respectiva y adems deben contar con la condicin llevar Cuenta Corriente configurados en el Plan de Cuentas.
89
Reporte Provisin para Cuentas de Cobranza Dudosa

Este reporte presenta informacin analtica de la cuenta Provisin para Cuentas de Cobranza Dudosa. Normalmente esta cuenta debe estar asociada con los auxiliares con la categora respectiva y adems deben contar con la condicin llevar Cuenta Corriente configurados en el Plan de Cuentas.
Reporte Valores
Este reporte presenta informacin analtica de la cuenta Valores. Normalmente esta cuenta debe estar asociada con los auxiliares con o sin categora. Adems deben contar con la condicin llevar Cuenta Corriente configurados en el Plan de Cuentas. Esta cuenta debe contener datos que estn asociados al tipo de Acciones, Valor nominal, Cantidad, etc. los mismos que son ingresados al momento de hacer el asiento. Otro de los requisitos es tener configuradas las cuentas que irn en cada columna descriptiva en el panel (Configuracin del Reporte) diseado para tal fin.
90
Cuarta Parte
Reporte Intangibles
Este reporte presenta informacin analtica de la cuenta Intangibles. Normalmente esta cuenta debe estar asociada con los auxiliares con o sin categora. Adems deben contar con la condicin llevar Cuenta Corriente configurados en el Plan de Cuentas. Esta cuenta debe contener datos que estn asociados al tipo de Intangible, etc. los mismos que son ingresados al momento de hacer el asiento. Otro de los requisitos es tener configuradas las cuentas que irn en cada columna descriptiva en el panel (Configuracin del Reporte) diseado para tal fin.
Reporte Tributos por Pagar

Este reporte presenta informacin analtica de la cuenta Tributos. No requiere configuracin.
91
Reporte Remuneraciones por Pagar

Este reporte presenta informacin analtica de la cuenta Remuneraciones. Normalmente esta cuenta debe estar asociada con los auxiliares con o sin categora. Adems deben contar con la condicin de llevar Cuenta Corriente configurada en el Plan de Cuentas.
Reporte Proveedores
Este reporte presenta informacin analtica de la cuenta Proveedores. Normalmente esta cuenta debe estar asociada con los auxiliares de categora Proveedores y adems deben contar con la condicin de llevar Cuenta Corriente configurada en el Plan de Cuentas.
92
Cuarta Parte
Reporte Cuentas por Pagar Diversas

Este reporte presenta informacin analtica de la cuenta Cuentas por Pagar Diversas. Normalmente esta cuenta debe estar asociada con los auxiliares con la categora respectiva y adems deben contar con la condicin llevar Cuenta Corriente configurados en el Plan de Cuentas.
Reporte Beneficios de los Trabajadores

Este reporte presenta informacin analtica de la cuenta de Beneficios de los Trabajadores. Normalmente esta cuenta debe estar asociada con los auxiliares con la categora respectiva y adems deben contar con la condicin llevar Cuenta Corriente configurados en el Plan de Cuentas.
93
Reporte Ganancias Diferidas

Este reporte presenta informacin analtica de la cuenta Ganancias Diferidas. No tiene requerimientos. Su emisin es directa.
Reporte Capital
Este reporte presenta informacin analtica de la cuenta de Capital. Normalmente esta cuenta debe estar asociada con los auxiliares con o sin categora. Adems deben contar con la condicin llevar Cuenta Corriente configurados en el Plan de Cuentas. Esta cuenta debe contener datos que estn asociados a los Accionistas los mismos que son ingresados al momento de hacer el asiento. Otro de los requisitos es tener configurados los datos que irn en cada columna descriptiva en el panel (Configuracin del Reporte) diseado para tal fin.
94
Cuarta Parte
Balance de Comprobacin
El Balance de Comprobacin puede ser emitido a 10 columnas con opcin de llevar el formato requerido por la Sunat o el formato ya presentado en anteriores versiones de Calcum. Estos balances muestran cuadres de los movimientos y saldos de las cuentas, asegurando que la informacin del Estado de Situacin Financiera y Ganancias y Prdidas son consistentes.
Puede eligir el nivel de anlisis con que se imprimir su informe
Adems le permitir obtener en un solo reporte la presentacin del Balance de Situacin y de los Estados de Ganancias y Prdidas, facilitando la conformidad de cuadre. El reporte puede ser generado en moneda Nacional o Extranjera, adems de permitir seleccionar el nivel de cuenta que se requiera reportar.
95
Reporte Estado de Cambio de Patrimonio Neto

Este reporte requiere ser configurado. Deben vincularse las cuentas con cada uno de los ttulos de la columnas del reporte. La opcin Configurar Reporte sirve para tal fin. Ud. puede ingresar varias cuentas por cada columna as como modificar los ttulos del reporte.
Reporte Estado de Ganancias y Prdidas

Este reporte se puede emitir en moneda Nacional y Extranjera. Se puede seleccionar tambin el nivel de cuenta del reporte, as ser solo del mes o acumulado. Se tienen tres modelos de este reporte: Estado de Ganancias y Prdidas por Funcin: Este reporte requiere ser configurado. La configuracin consiste en ingresar los ttulos de cada uno de los grupos y las cuentas que van a sumarse en el Grupo. Debe tambin poner el signo de cada una de las cuentas para la presentacin final en el reporte. Se puede generar el reporte por solo un mes o por varios meses de forma comparativa.
96
Cuarta Parte
Estado de Ganancias y Prdidas por Naturaleza: Este reporte requiere ser configurado. La configuracin consiste en ingresar los ttulos de cada uno de los grupos y las cuentas que van a sumarse en el Grupo. Debe tambin poner el signo de cada una de las cuentas para la presentacin final en el reporte. Se puede generar el reporte por solo un mes o por varios meses de forma comparativa.
97
Estado de Ganancias y Prdidas por Standard: Este reporte no requiere configuracin y tiene los dos estados Funcin y Naturaleza.
Adems puede incluir o no la cuenta 69 en el reporte.
98
Cuarta Parte
Reporte Caja y Bancos

Detalle de los Movimientos del Efectivo: Este reporte muestra todos los movimientos y saldos de la cuenta 101. Por su estructura sirve de anlisis o sustento de las cuentas de Caja. Puede ser emitido en moneda Nacional o Extranjera.
Detalle de los Movimientos del Efectivo: Este reporte muestra todos los movimientos y saldos de la cuenta 104. Por su estructura sirve de anlisis o sustento de las cuentas de Cuentas Corrientes. Puede ser emitido en moneda Nacional o Extranjera.
Reporte Ingresos y Egresos

Este reporte sirve para visualizar las cuentas que producen Ingresos y Egresos y tener un anlisis adicional a los formatos establecidos. Las cuentas que se muestran son de Gestin. Se debe configurar previamente las cuentas que sern mostradas. El informe puede ser generado en moneda Nacional o Extranjera.
99
Reporte Estado de Resultados

Este reporte est directamente relacionado con las cuentas que se encuentran en la clase de Resultados. Es de anlisis y sirve como base para realizar agrupaciones de cuentas que sern reflejadas en su Reporte de Estados de Ganancias y Prdidas. El diseo de este reporte es libre, permitiendo al usuario personalizar el reporte de acuerdo a sus requerimientos en la opcin de Configurar Reporte, puede ser generado en moneda Nacional o Extranjera, presentando informacin en forma mensual o comparativa de varios meses, tambin se puede seleccionar el Nivel de dgitos del reporte.
100
Cuarta Parte
Reporte Forma Comparativa: Muestra la comparacin de los saldos mensuales que se encuentra en la siguiente ventana:
101
102
QUINTA PARTE
Contenido
Cuentas Corrientes 104 Reporte Estado de Cuenta por Cuenta 104 Reporte Estado de Cuenta por Auxiliar 105 Anlisis de Auxiliares 106 Consulta de Anlisis de Cuentas 107 Anlisis de Cuentas por Auxiliar 108 Resumen de Cuentas por Auxiliar 110 Saldos de Auxiliares por Categora 110
Cuentas Corrientes
Calcum tiene una serie de reportes que muestran las Cuentas Corrientes. Estos son resultado del ingreso de informacin que ha sido configurada como cuentas que llevan Cuentas Corrientes en el Plan de Cuentas. Por lo tanto, el primer paso para generar las Cuentas Corrientes consiste en consignar las cuentas que van a ser mostradas en estos reportes en el Plan de Cuentas. Otra informacin a registrar es el Tipo de Auxiliar (Clientes, Proveedores, etc.). Este men agrupa opciones de visualizacin y reporte de informacin relacionada con las Cuentas Corrientes; en l, no es posible alterar informacin, cuenta con las siguientes opciones:
Estado de Cuenta por Cuenta Estado de Cuenta Auxiliar Anlisis de Cuenta por Auxiliar Anlisis de Cuentas por Cuentas Resumen de Cuentas por Auxiliar Saldos de Auxiliares por Categora
Estado de Cuenta por Cuenta

Esta es una opcin que permite hacer consultas, as como imprimir los Auxiliares que estn contenidos en una Cuenta. Los valores se muestran en dos monedas: Nacional y Extranjera y estan agrupados por tipo y nmero de documento. Tiene las opciones de: Histrico: Muestra todas las transacciones del Auxiliar en esta cuenta, hasta el mes en que se hace la consulta. Solo Pendientes: Muestra solo los documentos que no han sido cancelados en la Cuenta Corriente.
104
Quinta Parte
Imprimir en Moneda Extranjera: Usado para imprimir el reporte en importes en Moneda Extranjera.
Estado de Cuenta por Auxiliar

Esta opcin solo est disponible para las cuentas que han sido declaradas como cuentas con Cuentas Corrientes en el Plan de Cuentas. Tiene las opciones de: Histrico: Muestra todas las transacciones del Auxiliar cuenta por cuenta en el ejercicio, hasta el mes en que se hace la consulta. Solo Pendientes: Muestra solo los documentos que no han sido cancelados en la cuenta corriente Imprimir en Moneda Extranjera: Indica que al momento de imprimir el reporte este mostrar importes en Moneda Extranjera. Muestra todas las Cuentas relacionadas con el Auxiliar, sus saldos, el movimiento que ha tenido en el periodo, el movimiento histrico, los saldos pendientes y puede imprimirse un Estado de Cuenta por Auxiliar, y muestra tambin las cuentas con saldos pendientes.
105
Si despus de haber consultado algn Estado de Cuenta se actualiza alguna transaccin en Asientos Contables y nuevamente se regresa a la ventana de Estado de Cuenta aparecer un mensaje de confirmacin para seguir consultando el reporte existente o volver a generar uno actualizado.
Anlisis de Auxiliares
Esta opcin solo est disponible para las cuentas que han sido declaradas como cuentas con Cuentas Corrientes en el Plan de Cuentas. En esta consulta podr obtener los Saldos por cada Auxiliar. Estos se muestran de forma mensual y acumulada (Saldo Actual). Se puede obtener en moneda Nacional o Extranjera marcando con un check en la casilla de verificacin de moneda.
Haga doble Click sobre el Auxiliar de su inters, para visualizar el movimiento y saldos por mes en forma analtica seleccione los registros que desee y pulsando el botn derecho del mouse, aparecer el men contextual dar Click y mostrar la ventana con la suma de todos los registros seleccionados.
106
Quinta Parte
Consulta de Anlisis de Cuentas

En esta consulta usted podr obtener los Saldos de Cuentas considerando todo el periodo como parte del anlisis. Por ello, los saldos se muestran de forma mensual y acumulada (Saldo Actual). Se puede obtener en moneda Nacional o Extranjera marcando con un check en la casilla de verificacin de moneda.
Al hacer doble Click sobre la Cuenta, se visualiza las sumas del movimiento y saldos por mes en forma analtica. Se pueden seleccionar las filas que desee y despus, pulsando el botn derecho del Mouse (Botn Sumar), aparecer el men contextual. Al cliquear sobre Sumatoria se mostrar una ventana con la suma de todos los registros seleccionados. Este reporte sirve para emitir de forma global los movimientos de cuentas mensuales y puede ser generado en dos tipos de moneda Nacional o Extranjera. Para visualizar este reporte se da Click en el botn imprimir de la barra de herramientas, permitiendo seleccionar entre las dos opciones siguientes:
107
Cuentas
Todo el libro: Muestra los movimientos mensuales de las cuentas, hasta el periodo actual. Solo rango: Permite seleccionar las cuentas a consultar.
Meses
Desde/Hasta: Permite escoger los meses a consultar. Nivel: Permite escoger el tipo de formato de cuenta a consultar.
Anlisis de Cuentas por Auxiliar

Esta opcin solo est disponible para las cuentas que han sido declaradas Llevan Cuentas Corrientes del Plan de Cuentas. Este reporte sirve para emitir de forma global todos los Estados de Cuentas por Auxiliar y puede ser generado en dos tipos de moneda Nacional o Extranjera. Al hacer doble Click sobre el Auxiliar, se visualizan las sumas del movimiento y saldos por mes en forma analtica. Se pueden seleccionar las filas que
108
Quinta Parte
desee y despus, pulsando el botn derecho del Mouse (Botn Sumar), aparecer el men contextual. Al cliquear sobre Sumatoria le mostrar una ventana con la suma de todos los registros seleccionados. Para imprimir el reporte se da Click en el botn imprimir de la barra de accesos directos.
109
Resumen de Cuentas por Auxiliar

Esta opcin solo esta disponible para las cuentas que han sido declaradas como cuentas con Auxiliar en el Plan de Cuentas. Muestra las Cuentas Corrientes por Auxiliar seleccionando las cuentas que se han declarado en el Plan de cuentas con una categora especifica. Es similar a la opcin Anlisis de Auxiliares con la diferencia que en esta se pueden imprimir el reporte seleccionando la categora y mostrando todas las cuentas asociadas a la categora.
Saldos de Auxiliares por Categora

Esta opcin solo est disponible para las cuentas que han sido declaradas como cuentas con Auxiliar en el Plan de Cuentas. Este reporte sirve para emitir de forma global todos los Saldos de Cuentas que llevan Auxiliar, permitiendo conocer el movimiento neto por cada Auxiliar y puede ser generado en dos tipos de moneda: Nacional o Extranjera. Considere siempre que es la suma de todas las cuentas relacionadas con el Auxiliar y su Categora. Para visualizar este reporte se da Click en el botn imprimir de la barra de herramientas, permitiendo seleccionar entre las dos opciones siguientes: Todo el libro: Muestra la relacin de todos Auxiliares con sus respectivos saldos. Solo rango: Permite seleccionar los Auxiliares a consultar.
110
Quinta Parte
111
112
SE XTA PAR TE
Contenido
Centros de Costo y Codigos de Agrupacin 114 Reporte por Codigos de Agrupacin 114 Reporte por Centro de Costo 115
Centros de Costo y Cdigos de Agrupacin

Este men cuenta con las opciones de reportes por Centros de Costos y Cdigos de Agrupacin. Los Centros de Costo y los Agrupacin permiten visualizar movimiento contable seleccionado o agrupado por una determinada actividad, proyecto, gasto, etc. as como tambin sus valores acumulados.
Reportes por Cdigo de Agrupacin

Los reportes por cdigo de agrupacin solo necesita que ingrese este dato al momento de hacer los Asientos Contables. Previamente Ud. habra configurado en el Plan de Cuentas, las cuentas que llevan cdigo de Agrupacin y si son de Ingreso o Egreso. Cuando realizamos los Asientos Contables, podemos sealar los movimientos que no deseamos integren el presupuesto con la opcin No incluir en Agrupacin.
Los Reportes generados por asignar cdigos de agrupacin son:
Agrupaciones en Cuenta Cuentas Agrupadas
Agrupaciones en Cuenta
Los Cdigos de Agrupacin son usados para determinar ingresos o gastos especficos de acuerdo a una jerarqua. Este reporte puede emitirse de acuerdo a esos parmetros.
114
Sexta Parte
En el caso de Agrupaciones en Cuenta, se muestran todas las cuentas que estn contenidas en una agrupacin. Este reporte se puede emitir en rangos de fecha, en moneda Nacional o Extranjera. Tiene tambin la opcin de detalle.
Cuentas Agrupadas
Los Cdigos de Agrupacin son usados para determinar ingresos o gastos especficos de acuerdo a una jerarqua. Este reporte puede emitirse de acuerdo a esos parmetros. En el caso de Cuentas Agrupadas, se muestran todos los cdigos de agrupacin que han sido incluidos en una cuenta. Este reporte se puede emitir en rangos de fecha, en moneda Nacional o Extranjera.
Reportes por Centros de Costo

Los reportes generados por el ingreso de los Centros de Costo son.
Anlisis por Centro de Costo Saldos por Centro de Costo Anlisis de Gasto
Anlisis por Centro de Costo

Este reporte tiene las sumas del mes y acumuladas por cada Centro de Costo y como las cuentas de Gastos estn incluidas en las mismas. Puede emitirse en moneda Nacional y Extranjera.
115
116
Sexta Parte
Saldos por Centro de Costo

En el caso de los Saldos por Centro de Costo se obtienen las sumas del mes y acumuladas de forma resumida, sin detalle. Puede emitirse en moneda Nacional o Extranjera.
117
Anlisis de Gasto
Este reporte muestra la distribucin de la clase 6 (En cuentas de anlisis) a travs de la clase 9 (A Nivel de 2 Dgitos). Las sumas son mensuales y tiene sumas a nivel de filas y columnas.
118
S E PT I MA PAR T E
La Conciliacin Bancaria
Contenido
Bancos 120 La Conciliacin Bancaria 122
Bancos
Este archivo registra las Cuentas Bancarias para realizar la Conciliacin Bancaria. En Calcum es necesario dar algunos detalles adicionales a los que ofrece la cuenta contable para poder referenciar una Cuenta Bancaria. Esta tabla tiene esa finalidad, en ella usted dar informacin que es necesaria para identificar la cuenta bancaria. Cuando se efecte el ingreso de un Banco el sistema mostrar la pantalla siguiente:
A continuacin veremos brevemente las caractersticas de los campos en: Cuenta: Cuenta contable donde se registrarn las transacciones financieras de la nueva cuenta bancaria. Nmero de Cuenta: Nmero de la cuenta bancaria que se apertura en el Banco. Apoderado: Nombre del representante legal.
120
Sptima Parte
Direccin: Domicilio del Banco. Distrito: Distrito del Banco Provincia: Provincia del Banco Telfono: Nmero de telefnico del banco. Observaciones: Comentarios varios. Moneda: Tipo de moneda aperturada en el Banco (Nacional o Extranjera). Los pasos a seguir para el ingreso de una cuenta bancaria: 1. Presione [Insert] dentro de la tabla de Bancos el sistema le mostrar la ventana de ingreso:
121
2. Ingresar los campos Cuenta y Nmero de Cuenta, que son datos obligatorios, los dems son datos opcionales. 3. Presionar Aceptar para grabar o Cancelar para Salir. Si se desea generar un reporte de las Cuentas Bancarias, este puede ser impreso cliqueando sobre el icono de Imprimir.
Conciliacin Bancaria
La Conciliacin Bancaria es realizada en Calcum en cuatro pasos: 1. Identificar todas las transacciones que estn detalladas en el Extracto Bancario, como son los Cheques Girados, Cargos y Abonos generados por el banco, etc., marcndolos con doble click en la Ventana de Conciliacin. 2. Por los conceptos que vienen detallados en el Extracto Bancario y no se encuentran en la Contabilidad, haga un asiento por ellos e ingrselos. Despus vuelva a la Conciliacin Bancaria y mrquelos como identificados. 3. Verificar despus del ingreso de datos, si el valor del Saldo Bancario, coincide con el saldo que muestra el sistema como Saldo Bancario. 4. Pulsar el icono de Imprimir para generar el reporte.
Nota:
Los documentos no identificados de periodos pasados deben ser ingresados en el periodo de Apertura, considere las fechas y montos originales que son parte integral del saldo de apertura de las Cuentas de Bancos. De ser posible, se aconseja llevar estas cuentas con Cdigos Auxiliares esto permite identificar fcilmente la transaccin.
122
Sptima Parte
Este informe muestra una relacin de cheques no cobrados y de todos los documentos bancarios, durante el mes conciliado y puede ser generado en moneda Nacional o Extranjera, cliqueando sobre el icono de Imprimir. En caso que modifique cualquier asiento que previamente se encuentra ya conciliado, este pierde la opcin de cobrado. (Marcado con el Check). De tal manera que ser necesario volver a marcar el documento nuevamente en Conciliacin Bancaria. El Reporte se encuentra en la pgina siguiente:
123
124
OC TAVA PAR TE
Flujo de Efectivo
Contenido
Reporte de Flujo de Efectivo 126
Reporte Flujo de Efectivo

Este reporte nos presenta informacin del Flujo de Efectivo usando el mtodo Directo. La informacin es tomada en el momento de hacer el asiento y puede tambin ser reclasificada usando el mantenimiento mostrado al ingresar a esta opcin. En el panel de Cdigos de Actividades se pueden agregar, modificar y eliminar las diversas actividades relacionadas a las transacciones del reporte.
Use el botn derecho del Mouse estando sobre el panel para activar el Men contextual y elegir la opcin requerida. Debe haberse seleccionado alguna actividad (Panel de la Izquierda) antes de poder asignar la transaccin en el panel de Transacciones. Los botones de Transacciones cuentan con Flechas para incluir o retirar las transacciones de las actividades. Pueden visualizarse los paneles de Conciliacin y Resumen del Flujo y emitir el reporte usando el icono de Imprimir mostrado en la barra de Accesos Directos.
126
Octava Parte
Flujo de Efectivo
127
128
NOV ENA PARTE
Presupuesto Operativo
Contenido
Presupuesto Operativo 130
Inicialmente para poder gestionar los Presupuestos, requerimos estructurar nuestras tablas de presupuesto de Ingresos y Egresos. Los niveles de los cdigos presupuestales fueron definidos cuando Ud. cre la empresa. Ahora se usar esa estructura para el ingreso de informacin. Con tal fin debe ingresar en el men de Actualizacin, all encontraremos las opciones de Ingresos del Presupuesto y Egresos del Presupuesto. Se usa la misma tcnica de estructura e ingreso que se tiene para ingresar el Plan de Cuentas. Se ingresan primero los Cdigos de Presupuesto de mayor jerarqua y posteriormente los de anlisis. En este ltimo nivel, se ingresan los valores presupuestados; y sern contrastados en la ejecucin presupuestal. Se debe indicar la Moneda y el Tipo de Cambio usado para los valores ingresados. Una vez que contamos con nuestro presupuesto ya definido e ingresado en forma analtica, podremos pasar al siguiente paso, que es, relacionar los cdigos presupuestales con el Plan de Cuentas. Los reportes de presupuesto derivan de haber configurado las cuentas que estn asociadas al presupuesto en el Plan de Cuentas. El Plan de Cuentas tiene un campo que sirve para indicar que cuenta esta asociada a la estructura del presupuesto ya sea de Ingreso o Egreso. Indicamos entonces a qu cdigo presupuestal pertenece la cuenta ingresando el campo respectivo y con esto podemos generar nuestros reportes de presupuesto. Es necesario considerar la partida que tiene normalmente la cuenta en el Plan de Cuentas cuando la asociamos a un cdigo Presupuestal. Los valores que se encuentran al Debe sern considerados positivos y los que se encuentran al Haber negativos. Las cuentas candidatas para realizar los presupuestos son la Cuentas de Gestin, aunque puede elegir las de Inventario pero considere la partida de la Cuenta. La creacin del presupuesto, su estructuracin y vinculacin con el Plan de cuentas se puede realizar en cualquier momento, no es necesario tener toda la informacin ingresada a la par del Plan de Cuentas o ingresarla simultneamente. Puede ser un ingreso posterior.
130
Novena Parte
Cuando se realizan actualizaciones de los cdigos de Presupuesto es necesario realizar el proceso de Recuperacin de Saldos para que el Sistema nos genere los nuevos saldos, ahora considerando sus nuevas modificaciones. Finalmente al momento de ingresar los datos, en Asientos Contables, se puede sealar los movimientos que no deseamos integren el presupuesto con la opcin No incluir en Presupuesto que solo se muestra en las cuentas que estn asociadas a presupuestos. Los reportes mostrados en este men son:
Ejecucin Presupuestal Ingresos Ejecucin Presupuestal Egresos Presupuesto Mensual Egreso Presupuesto Mensual Ingreso Detalle de Ingresos Detalle de Egresos
Ejecucin Presupuestal Ingresos/Egresos

Como su nombre lo indica este reporte se usa para mostrar la ejecucin presupuestal de los ingresos/egresos. Puede ser emitido por los niveles que hayamos indicado en su estructura, en moneda Nacional o Extranjera. No olvide que los valores que se encuentran al Debe sern considerados positivos y los que se encuentran al Haber Negativos.
131
132
Novena Parte
Presupuesto Mensual Ingreso/Egreso

Este reporte se usa para mostrar el presupuesto de forma que podamos identificar que valores quedan pendientes de ejecucin en el mes por los ingresos/egresos. Puede ser emitido por los niveles que hayamos indicado en su estructura, en moneda Nacional o Extranjera. No olvide que los valores que se encuentra al Debe sern considerados positivos y los que se encuentran al Haber negativos.
133
Detalle de Ingresos/Egresos
Este reporte muestra los movimientos que han generado nuestros presupuestos. Muy til al momento de analizar que todas las cuentas que hayamos definido en el presupuesto estn vinculadas con el Plan de cuentas. Es tambin el reporte sustento de nuestros saldos Presupuestales.
Se pueden seleccionar Cuentas y Niveles presupuestarios
Los reportes Detalle de Ingresos y Egresos se encuentran en las pginas siguientes:

134
Novena Parte
135
136
DECIMA PARTE
Los Activos Fijos
Contenido
Los Activos Fijos 138 Reporte Registro de Activos Fijos 142
Los Activos Fijos

Acceso Directo: Pulsando la tecla Ctrl-F9. En este archivo se encuentran todos los Activos Fijos de la empresa. Su finalidad es registrar los datos necesarios para generar la Depreciacin de Activos Fijos. Cuando se efecte el ingreso de un Activo Fijo el sistema le mostrar la pantalla siguiente:
A continuacin veremos brevemente las caractersticas de los campos: Cdigo: Cdigo del activo o bien adquirido, este es generado en forma correlativa por el sistema, puede ser cambiado por el usuario. Cta. del Activo: Nmero de cuenta contable que debe registrarse el activo o bien adquirido. Categora: Categora que corresponde el activo o bien adquirido.
138
Dcima Parte
Los Activos Fijos
Nombre: Nombre del activo o bien adquirido. Marca: Nombre de la marca del activo o bien adquirido. Modelo: Cdigo del modelo activo o bien adquirido. Serie: Nmero de Serie del activo o bien adquirido. Implementos: Implementos adicionales que acompaan a la compra del activo o bien adquirido; Ej. manuales, cordones, etc.
Proveedor: Nombre o razn social del proveedor que efecto la venta del activo o bien adquirido.
139
U.M: Unidades de Manejo del Activo. Precio: Precio de la compra del Activo. Fecha: Fecha de la compra del Activo. Cantidad: Unidades de compra del Activo. Fecha de Expiracin: Fecha que expira la garanta del Activo. Documento Nmero: Nmero de comprobante (factura, boleta, etc.) Voucher: Nmero del voucher que se ingres el Activo. Periodo: Mes en que se adquiri el Activo. Ubicacin: Lugar fsico del activo o bien adquirido. Porcentaje de Depreciacin: Porcentaje de depreciacin que se aplica al activo o bien. Fecha de inicio Depreciacin: Fecha en que se inicia el clculo de depreciacin que se aplica al activo o bien. Cuenta Depreciacin: Cuenta contable de la depreciacin segn el tipo de activo.
140
Dcima Parte
Los Activos Fijos
Cuenta de Gasto: Cuenta contable de depreciacin por el gasto. Situacin Vigente: Si se encuentra en actividad el activo o bien. Inactivo: Si no se encuentra en actividad el activo o bien. De Baja: Si el activo o bien se encuentra sin uso. Fecha de Baja: Fecha que se dio de baja el activo o bien. Depreciacin Realizada: Permite indicar las fechas correspondientes para el clculo de depreciacin.
141
Inicial: Importe inicial de depreciacin con su respectiva fecha. Inicio de uso del bien para bienes recien adquiridos. Final: Importe final de depreciacin con su respectiva fecha. Es necesario ingresar primero el activo fijo antes de ser usado para ingresar algun asiento que este relacionado con el mismo. Los pasos a seguir para agregar el Activo Fijo son: 1. Agregar el registro en la opcin Activos Fijos. 2. Dar doble click para modificar la informacin registrada en las diferentes opciones (Del Activo, De la Compra e Informacin Contable). Datos obligatorios a llenar Del Activo: Cuenta, Nombre De la Compra: Proveedor, Fecha, U.M., Precio. 3. Presionar Aceptar para grabar o Cancelar para Salir. Tome especial cuidado al ingresar los datos del Porcentaje de Depreciacin. El reporte emitido por este mantenimiento, sirve para cruzar la informacin de los Activos con los saldos de las Cuentas de Activos.
Reporte Registro de Activo Fijo

Este reporte requiere haber ingresado informacin en la opcin de Activos Fijos del men de Actualizacin. Tiene cuentas que estn asociadas a las columnas del reporte por lo que es necesario indicarlas al momento de ingresar el Activo. Est tambin asociado a la generacin del Asiento de Depreciacin de Activo Fijo. Este asiento se puede generar en cada cierre de periodo, o fin del ejercicio, etc. Siempre el sistema realizar el respectivo clculo, para mantener el valor de la depreciacin, a la fecha en que Ud. genere el asiento. El Tipo de Voucher para este Asiento es el 300. Despus de la generacin de este asiento se puede modificar o eliminar. La generacin del asiento se puede realizar cuantas veces sea necesario.
142
Dcima Parte
Los Activos Fijos
143
144
DECIMAPRIMERA PARTE
Los Utilitarios
Contenido
Los Utilitarios 146 Bsqueda en el Periodo 146 Ordenamiento de la Base de Datos 147 La Recuperacin de Saldos 148 Cambio de Password 149 Calculadora 150 Backup de Archivos 150 Restore de Archivos 152 Consistencia 154 Importar Datos 155 Copiar desde la Base de Datos Calcum 156 Copiar Archivo como Plantilla 158 Cambio de Ao 158 Asiento de Cierre 160 Ventanas 161 Ayuda 163
Utilitarios
El men Utilitarios del Sistema cuenta con opciones adicionales que le servirn para realizar cierto tipo de operaciones tales como reconstruir su informacin, cambiar o poner password al ingreso del sistema, etc;
Bsqueda en el Periodo Ordenamiento de Base de Datos Recuperacin de Saldos Cambio de Password Calculadora (Ctrl+F12) Backup de Archivos Restore de Archivos Consistencia Importar datos Copiar desde Base de Datos Calcum Copiar como Archivo Plantilla Cambio de Ao Asiento de Cierre
Recomendamos para tener una buena operatividad en el Calcum, estos utilitarios no se deben de interrumpir en medio de algn proceso apagando la computadora.
Bsqueda en el Periodo
Esta opcin muestra todos los movimientos de la base de datos del sistema a lo largo de todos los periodos, hasta el Mes de Proceso en que se encuentra trabajando. Es til si necesita conocer de la ubicacin de un documento u operacin y no tiene informacin en que periodo del ejercicio se realiz. Debe tener datos mnimos para realizar la bsqueda. No tienen que ser exactos ya que el sistema esta preparado para hacer bsquedas por aproximacin.
146
Dcima Primera Parte Los Utilitarios
Una vez encontrado el documento pulse Doble Click sobre la lnea seleccionada para que el sistema lo lleve al periodo y asiento que desea revisar o localizar.
Ordenamiento de Base de Datos

Este utilitario le servir en el caso de que tenga problemas de cada de voltaje, por lo que le reconstruir los ndices que se hubieran daado. Es bastante recomendable usarlo previamente a la Recuperacin de Saldos. Para realizar este proceso se marcar con un Check el archivo que se desea ordenar y presionar Click en el botn Aceptar, se mostrar en pantalla el avance del proceso en la barra de progreso. Al hacer Check sobre la opcin, Toda la Base de Datos el sistema realizar el proceso por todo el periodo de la empresa. Es normal tome algn tiempo para realizar esta tarea.
147
Recuperacin de Saldos
Por motivos impredecibles puede ocurrir que Calcum pueda perder los saldos, aqu algunos problemas: 1. 2. Corte de fluido elctrico al realizar una transaccin. Fallas del equipo al momento de utilizar el Sistema.
En tal caso el sistema cuenta con esta opcin. Al ejecutarla el sistema recalcula todas y cada una de las operaciones que se han realizado en el mes que se tiene como periodo de trabajo. Si Ud indica con un Check en Hasta este Mes. El sistema calcula todos los saldos por todos los periodos hasta el mes en que Ud se encuentra trabajando. Logrando con esto obtener nuevamente los saldos. Si Ud indica con unCheck en Regenerar Amarres el sistema borrar cualquier amarre que se hubiera ingresado y volver a generarlos. Esta opcin es til si por ejemplo Ud. hizo la contabilidad sin efectuar los amarres y posteriormente ingresa los mismos en el Plan de Cuentas y quiere que estos se integren a la contabilidad.
148
Cambio de Password
Cuando deseamos proteger la informacin o asignar determinados accesos al sistema identificando a cada uno de los usuarios, esta es la opcin que necesitamos. Para restringir o brindar atributos a los usuarios debemos tener el acceso de Administrador, que es el acceso con el que viene inicialmente el Calcum. En esta opcin tambin le podemos asignar un Password a cada usuario del Sistema. Incluido el Administrador.
149
Se muestra como formato de ingreso en donde se detallan todas las opciones del sistema, se seleccionan las activas con un Check y las inactivas en blanco. Tambin se puede asignar el acceso a determinadas empresas por cada usuario.
Calculadora
Acceso Directo: Pulsando la tecla Ctrl-F12 Con esta opcin se activa la calculadora de Windows.
Backup de Archivos
Esta opcin requerida y no muy valorada, es importante realizarla peridicamente. No solo sirve para guardar los datos, sino que reorganiza y compacta los datos en el sistema permitiendo una mejor gestin de datos al sistema. Es necesario contar siempre con una copia de respaldo de nuestros datos. Esta opcin ha de permitir guardar sus datos en medios magnticos, que despus; nos puedan servir para volver a acceder a la misma, si as lo requerimos, usando al opcin Restore de Archivos. Su uso es simple.
150
Primero, se debe indicar, usando el botn de Examinar, donde deseamos que nuestro backup sea grabado. Este botn abre una ventana de exploracin que servir para indicar en que carpeta o drive se guardaran los datos. Segundo, el sistema le da la opcin de elegir si el backup ser para todas las empresas que se encuentran registradas en el sistema o hay una a la que quiere hacer el backup. Finalmente, Ud. elige, s los datos sern de todos los periodos de la empresa o de un periodo en especial.
Los backup son integrales, es decir no interesa en que periodo (Mes) se encuentra, el sistema har el backup por todos los periodos actualizados en el ejercicio. Como ya lo habr notado el sistema cuenta con un archivo por cada ejercicio, los cuales son independientes tanto en su uso como administracin.
151
Se recomienda tener los backup siempre en medios magnticos externos y no en directorios del mismo disco duro ya que a cualquier falla del mismo habr perdido los datos del sistema y los backup son los nicos medios para acceder a nuestra informacin. En caso el sistema no pudiera gestionar el backup ya sea por que este no se encuentre operativo (Ej. con virus) o cualquier razn, use el explorador del windows, ubique la carpeta Database Files de su disco de datos. En esta carpeta ubique los archivos que tienen como prefijo EXXXXXXXXXXAA.mdb estos son los archivos donde Calcum guarda la informacin. Cpielos y gurdelos para despus, usando el mismo medio (el explorador) vuelva a colocar en el directorio que Calcum crea automticamente despus de activarlo por lo menos una vez. <Drive de Datos>\Database Files\Calcum2.8 La nomenclatura de los archivos Calcum es: EXXXXXXXXXXXAA.mdb E => Empresa XXXXXXXXXXX => Hasta 11 dgitos de cdigo de la empresa. AA => Ao o ejercicio de la empresa. .mdb => Extensin de los archivos access con versin Microsoft Access 97 como nativa o 2000 como opcional. Por ltimo, los datos son guardados siempre comprimidos y compatibles con Winzip o archivos comprimidos en Windows XP.
Restore de Archivos
Esta opcin recupera los archivos guardados con la opcin Backup de Archivos. Al ingresar a esta opcin Ud. le indica al sistema cual es la ubicacin del Backup pulsando el botn Examinar que le muestra la ventana de exploracin
152
para que se indique la unidad o carpeta donde se encuentra el backup. Calcum hace el backup rotulando los mismos con 2 nombres: EXXXXXXXXXXXAA.zip => Empresa especifica. BKDDMMAAAA.zip => Backup de varias empresas o varios periodos de una misma empresa Cuando realice el restore seleccione el rtulo requerido para que la caja de dilogo le muestre el archivo de su inters.
En algunos casos Calcum le advierte sobre el reemplazo de informacin que se va a realizar, en cuanto esa sea su intencin responda Yes o Yes All. En caso contrario cancele la accin. Nota: La opcin Restore de Archivos siempre sustituye el archivo que se encuentra en el sistema, por el que se esta restaurando (Sobreescribe sobre el que exista).
153
Consistencia
En esta opcin se realiza la bsqueda de errores que probablemente estn generando distorsiones a nuestra contabilidad Ud. puede identificar el error por el mensaje que le muestra el sistema as como la ubicacin del mismo en el periodo que se consistencia.
Para revisar el error simplemente haga doble click en la lnea respectiva y corrija el asiento, vuelva a la pantalla de consistencia y revise el item siguiente: Cuando lo considere oportuno vuelva a pulsar el botn de revisar para volver a tener una pantalla nueva de posibles errores de consistencia. Se pueden configurar qu errores debe exceptuar o incluir el sistema usando el botn de configuracin. Esta ventana se encuentra en la siguiente pgina:
154
Importar Datos
Cuando se tiene la necesidad de contar con informacin que puede ser tomada de otros sistemas diferentes al Calcum en mdulos de Facturacin, Planillas, etc. Ud. puede importarlos usando esta opcin. Los requisitos necesarios para realizar esta tarea son: Tener los datos en el formato indicado como formato Excel 2000 o inferior. Contar con el Office 2000 o inferior instalado en la computadora donde se realizar la importacin. Tener una copia de la base de datos de Contribuyentes.mdb, que provee nuestro sistema en el CD de instalacin dentro del directorio <Drive de Datos>\Database Files\Calcum2.8 Se realiza esta opcin en la mquina que cuenta con la base de datos de la empresa. Es decir la que hace las veces de servidor. Una copia ejemplo la hoja Excel es proveda con el sistema y se encuentra en el directorio: <C:>\Archivos de Programa\Esb Software\Calcum 2.8\Database Files Con el nombre de Prueba.xls, selo como referencia y prueba. Las opciones de importacin estn relacionadas con la creacin de cdigos de los Auxiliares que el sistema asume cuando Ud. activa el Check de Agregar desde Excel.
155
Toda la informacin es consistenciada antes de ser importada y el sistema le muestra los errores, si estos se producen, indicado la lnea de su hoja Excel y una breve descripcin del error. Finalmente, la importacin de datos se hace en el periodo en que Ud. este ubicado.
Copiar desde Base de Datos Calcum

Cuando se tienen datos ingresados en Calcum que provienen de otras mquinas diferentes a la que estamos usando y nuestro sistema es monousuario, entonces, quiz queramos incorporar esa informacin a los que ya tenemos en nuestra mquina. En tal caso Ud. puede usar esta opcin. Para ello Ud. debe copiar la base de datos Calcum a un directorio, (Descomprimirla si no est comprimida) y tenerla como, EXXXXXXXXXXXXAA.mdb. Despus, usando esta opcin, indicar con el botn Examinar el directorio previamente mencionado y la base de datos.
156
Una condicin es que la base de datos tenga el mismo cdigo de la empresa. Es recomendable, antes de hacer esta copia, haber realizado un backup, por si lo obtenido no es lo deseado. Esta forma de copia agrega informacin a la base de datos de su mquina en varios archivos.
Auxiliares Tipos de Cambio Documentos Vouchers Asientos Contables
Agregando los datos a los respectivos archivos que no se encuentren en su mquina. Si se elige esta forma de trabajo, se aconseja crear tipos de voucher de acuerdo a su origen lo que har mas fcil la identificacin de datos provenientes de este agregado, ya que en caso de tener voucher con el mismo nmero y tipo estos sern agregados a los que existan generando desorden y agrupacin a veces no deseada.
157
Copiar como Archivo Plantilla

Con esta opcin se le indica al sistema que el archivo activo, es decir se encuentra en modalidad de edicin, lo hemos elegido como nuestro Archivo Plantilla. Esto quiere decir que cuando creemos una nueva empresa se debe tomar este archivo como el que inicialmente le proveer de informacin por ejemplo: El Plan de Cuentas. Este archivo es independiente por empresa y por ejercicio. Es decir, cada empresa tiene su propio Plan de Cuentas en cada periodo. Si deseamos crear una empresa que tenga un Plan de cuentas que ya hemos estructurado y nos puede servir de plantilla, antes de crear la empresa, ingresamos a esta opcin teniendo abierto el archivo de Plan de Cuentas ingresamos a esta opcin y confirmamos que este archivo debe ser copiado en la nueva empresa. No interesa el periodo o ejercicio. Tenga en cuenta que la nueva empresa debe tener la misma longitud y nivel de cuenta que la que eligi como plantilla. Los archivos que tienen Plantilla son:
Plan de Cuenta Tipos de Documento Vouchers Configuracin de Registros de Compras y Ventas Estado de Ganancias y Prdidas
Cambio de Ao
Al terminar un periodo de trabajo, es necesario pasar informacin de un periodo a otro. Esta opcin tiene por finalidad, copiar los archivos que pasan al siguiente periodo, estos son:

158
Archivo de Auxiliares Archivo de Documentos Archivo de Activos Fijos Archivo de Tipos de Vouchers
Archivo del Plan de Cuentas Saldos de Apertura en el Voucher de Apertura.
Los Saldos de Apertura: Los saldos pasados al periodo siguiente son los saldos de las Cuentas de Inventarios. Por lo mismo este asiento siempre queda descuadrado ya que no cuenta con el valor del resultado (Cuenta 89). Le requerimos que ingrese este valor en el asiento de apertura en la cuenta respectiva (Cuenta 59). Para cuentas que no estn relacionadas con la Cuenta Corriente estas pasan directamente como saldo y las que no pasan como valores pendientes (Documento a Documento). En el caso de cuentas que estn vinculadas como cuentas con Banco, el sistema ubica todos los documentos y/o cheques pendientes de cobro por la conciliacin bancaria pasndolos uno a uno a la apertura del ao siguiente. En caso de que no se realice la Conciliacin Bancaria, estos saldos deben ser corregidos en el asiento de apertura generada por esta opcin.
159
Es necesario despus de generar el asiento de apertura situarse en el periodo de apertura del ao siguiente y realizar la opcin de Recuperacin de Saldos. El Asiento de Apertura puede ser usado como cualquier otro asiento, corrigindolo o borrndolo para volverlo a generar cuantas veces sea necesario. Este proceso no necesita que previamente haya realizado los asientos de cierre o paso previo alguno. Este proceso es independiente de s hace o no el Asiento de Cierre. Tenga cuidado cuando elija los archivos que han de pasar de un periodo a otro. Los archivos que ya pasaron en procesos previos, el sistema los muestra con un Check indicndole que ya tienen datos, y que posiblemente ya se han usado en el periodo que ya ha aperturado. Los que no tiene Check estn vacos en el periodo que viene. Ejemplo: Ya se hizo el proceso de Cambio de Ao das antes de tener el Balance correcto para el ao siguiente y ahora lo voy a hacer, pero, ya se han ingresado en el periodo aperturado Asientos Contables. Si marco con un Check archivos que ya tiene datos como los Auxiliares por ejemplo corro el riesgo de borrar nuevos auxiliares que se pudieran haber ingresado en los periodos ya trabajados. En tal caso solo debe marcar los archivos que est seguro debe reemplazar por los del ao anterior.
Asiento de Cierre
En esta opcin generaremos el Asiento de Cierre del Ejercicio. Su finalidad es realizar un asiento que le permita tener todas cuentas saldadas. Es necesario haber hecho previamente un proceso de Recuperacin de Saldos con la opcin Hasta este Mes con un Check. Al ingresar a esta opcin encontrar un archivo con cuentas que ya estn configuradas para los asientos de cierre. Ud. puede corregirlas en este mo160
mento o despus de haber generado el Asiento de Cierre. El Asiento de Cierre puede ser usado como cualquier otro asiento, corrigindolo o borrndolo para volverlo a generar cuantas veces sea necesario.
Ventanas
Este men permite organizar las diversas ventanas consultadas a la vez, el cual esta constituido por las siguientes opciones:
161
Ventanas en Cascada
Ventanas en Mosaico Vertical
162
Ventanas en Mosaico Horizontal
. Ejemplo: Ingresar a mantenimiento de terceros, mantenimiento de activos fijos y auxiliares. Todos las ventanas estn abiertas y se puede acceder a ellas a travs del Men de Ventanas o pulsando las teclas [Control] + [Tab] repetidamente. Para cerrar un Mantenimiento o una Ventana pulse las teclas Alt+A, esto lo llevar al Men de Archivo all elija Cerrar. Tambin puede usar Cerrar Todo, que cierra todas las ventanas de una sola vez.
Ayuda
Este men permite acceder a la Ayuda del Sistema, el cual esta constituido por las siguientes opciones:
Contenido (F1 ) Acerca de CALCUM...
163

Calcum2 8

Hochgeladen von

Dokumentinformationen

Originaltitel

Copyright

Verfügbare Formate

Dieses Dokument teilen

Dokument teilen oder einbetten

Freigabeoptionen

Stufen Sie dieses Dokument als nützlich ein?

Sind diese Inhalte unangemessen?

Copyright:

Verfügbare Formate

Calcum2 8

Hochgeladen von

Copyright:

Verfügbare Formate

Calcum II

Segunda Parte Poniendo todo en orden

Los Archivos Plantilla 39 Por dnde empezar 40

Tercera Parte Plan de Cuentas, Tipos de Vouchers y Asientos Contables

Cuarta Parte Los Informes de Contabilidad

Las Cuentas Corrientes

Los Centros de Costo

Sptima Parte La Conciliacin Bancaria

Octava Parte Flujo de Efectivo

Novena Parte Presupuesto Operativo

Dcima Parte Los Activos Fijos

Dcima Primera Parte Utilitarios

Calcum II - Sistema de Contabilidad

Calcum II - Sistema de Contabilidad

Icono de CALCUM LAN

Calcum II - Sistema de Contabilidad

Distribucin de Recursos del Sistema

Barra de Acceso Directo

Matriz de Filas y Columnas (Grilla)

Estado del Sistema

Nuestra Pgina Web

Como Manejar Calcum II

Calcum II - Sistema de Contabilidad

Utilizar los Comandos Cortar, Copiar y Pegar

Copiar un Registro para Duplicarlo

Cortar y Pegar un Registro

Obtenga Ayuda Mientras Trabaja

Doble Click para Abreviar

Use el Teclado y Logre Mayor Eficiencia

Use los Campos Combo Cuando no Tenga el Cdigo a la Mano

Despliegue de Campos Combo

Calcum II - Sistema de Contabilidad

Combo de datos: Muestra informacin de los tipos de documentos.

Teclas de Acceso directo

Personalice las Grillas de acuerdo a las dimensiones de la Ventana

Calcum II - Sistema de Contabilidad

Personalizacin de la Barra de Iconos de Acceso

Calcum II - Sistema de Contabilidad

Presentacin de las Tablas de Informacin

Calcum II - Sistema de Contabilidad

Opciones de Consulta de Reportes

Mensajes comunes del Sistema

Calcum II - Sistema de Contabilidad

Calcum II - Sistema de Contabilidad

Seleccin de varios o todos los registros

Poniendo todo en orden

Calcum II - Sistema de Contabilidad

Creacin de una Empresa

Poniendo todo en orden

En el primer caso, el Formato de Cuenta ha sido definido de la siguiente forma:

En el segundo caso el Formato de Cuenta ha sido definido de la siguiente manera:

En el ltimo caso el Formato de Cuenta ha sido definido como sigue:

Nivel de Anlisis o Nivel de Trabajo

Calcum II - Sistema de Contabilidad

CUENTA 10 10-1 10-1-1 10-1-1-1 10-1-1-2

GLOSA CAJA Y BANCOS CAJA SUCURSAL CHICLAYO TIENDAA TIENDA B

Formato de Cuenta segn el Plan Contable General Revisado

Poniendo todo en orden

Calcum II - Sistema de Contabilidad

Poniendo todo en orden

Los Archivos Plantilla

Calcum II - Sistema de Contabilidad

Los archivos que cuentan con Plantilla son los siguientes: