LA EMPRESA Y LA ADMINISTRACION Por qu algunos empresarios son ms eficientes que otros?

Por qu algunos empresarios se desarrollan mientras otros buscan mantener su nivel de operaciones actuales? A qu se debe la diferencia? La diferencia se atribuye a la administracin. En la unidad anterior se hizo referencia a la administracin en trminos de las etapas del proceso administrativo. Se incluyeron dentro de la planeacin, la organizacin, la direccin y el control. Algunos autores consideran que stas son las etapas bsicas de la administracin. Planeacin. Esta etapa contiene una serie de elementos, como es la determinacin de la misin, la visin, los propsitos, los objetivos y las estrategias, la formulacin de polticas y reglas, as como el establecimiento de programas, presupuestos y procedimientos. La administracin en la empresa implica la formulacin de planes estratgicos, planes tcticos y planes operativos con resultados a largo, mediano y corto plazo. Organizacin. Esta etapa se refiere a determinar cules deben ser las funciones; como la divisin de trabajo que permita la agrupacin de actividades en departamentos; establecimiento de niveles jerrquicos; delimitacin de autoridad y responsabilidad; definicin de actividades asignadas a los puestos; el ejercicio de la relacin de coordinacin de funciones y actividades, entre otras. Direccin. En esta, la administracin en la empresa comprende: la habilidad del liderazgo del administrador, su capacidad de mando, la motivacin, la comunicacin con la gente y la supervisin de los subalternos. Adems, proveer de personal a la empresa, ubicarla, desarrollada y evaluarla. Control. En la ltima etapa del proceso administrativo, la administracin en la empresa supone establecer mecanismos para comparar el resultado de la actividad con el estndar o modelo establecido, a fin de detectar desviaciones y adoptar medidas correctivas oportunas.

LA EMPRESA CONCEPTUALIZADA COMO UN SISTEMA

En el mundo de los negocios, hoy en da, ver a la empresa como un sistema es la norma. El trmino sistema ingres al lxico empresarial con un doble significado. Por un lado, se refiere a un enfoque sistemtico, en donde la empresa se considera un todo sinrgico; en otras palabras, para comprender la parte se debe comprender el todo y para comprender el todo es necesario comprender las partes. Por otro lado, el todo y las partes deben mantenerse en una estabilidad

interna ante desajustes o desorganizacin que se originan en la operacin del sistema; aqu la clave es el equilibrio. Concepto de sistema Es posible definir un sistema como el conjunto de elementos interrelacionados, interdependientes, que interactan entre s, con un objetivo comn. Esta definicin abarca todo; desde el universo csmico hasta una estrella de mar, un hombre, un automvil, una silla, una computadora, el proceso administrativo, una empresa, etctera. El empleo del trmino sistema en la empresa nos ayuda a conceptualizar la relacin entre sus partes. Para ser ms precisos, este concepto abarca el personal, los materiales, la maquinaria, el capital, los procesos, las funciones, los programas, el organigrama, los procedimientos, etc. Desde la posicin de un sistema, todas las partes anteriormente mencionadas de una empresa estn interrelacionadas para lograr utilidades o satisfactores de un servicio (objetivo del sistema). Jerarqua de sistemas Hoy en da, el enfoque de sistemas analiza a la empresa con base en los subsistemas, sistemas y suprasistema que la componen e interpreta las acciones bajo interrelaciones entre stos. Un subsistema es un sistema en s, slo que referido a un sistema total, y este a la vez es un subsistema de otro sistema de orden superior que los contiene a todos, y al que se le llama suprasistema. Lo anterior da una jerarqua de sistemas: subsistemas, sistemas y suprasistema; jerarqua que marca las relaciones entre los componentes y con otros elementos de los cuales forma parte el sistema. Por ejemplo, la empresa Amaranta, S. A como sistema, es subsistema del sistema total Sector Industrial de Mxico (suprasistema). El Sector Industrial de Mxico, ahora, es un subsistema de otro sistema llamado Sector Industrial de Centroamrica, y este sector va a conformar un subsistema de un suprasistema llamado Sector Industrial de Amrica Latina, y se observa que esto sigue en forma sucesiva. Sistemas cerrados y abiertos Los sistemas estn relacionados con su medio ambiente, segn su grado de aislamiento o influencia, y pueden ser cerrados o abiertos. a) Sistemas cerrados. Se consideran como absolutamente aislados del medio ambiente. En realidad, se definen los lmites o se delimita un sistema slo para su estudio o anlisis. En sentido estricto, los sistemas cerrados slo existen en teora, porque en la realidad todos los sistemas son abiertos.

b) Sistemas abiertos. Se relacionan con el medio ambiente circundante.

De acuerdo con la teora general de los sistemas, todos los sistemas son abiertos, ninguno es cerrado. Un sistema abierto, como es la empresa, influye y es influido en el medio ambiente en donde se desarrolla y se ajusta a los cambios para preservar su existencia. Regulamiento del sistema

Para tener una empresa bien administrada, debe realizarse una serie de actividades: un estudio de costos de determinado tipo, mtodos de trabajo, un modelo para el clculo de salarios, otro de incentivos, procedimientos diversos, estudios de los inventarios, programacin de varios proyectos, etc. Si todas estas actividades las realizramos correctamente, podramos decir que la empresa se encuentra bien ordenada; esto es, se encuentra en estabilidad o equilibrio como sistema. Pero si una o varias de las actividades se hallan en condiciones crticas, la empresa como sistema presenta desequilibrio o alteracin, lo que dificulta la consecucin de su objetivo. En la realidad es preciso hacer ajustes continuamente.

En todo sistema, la alteracin o variacin de una de las partes o de sus relaciones afecta o interfiere con las dems partes del mismo. Es un hecho que ningn sistema podra durar mucho tiempo sin control. Todas las partes tienden a la desorganizacin y es necesario implementar alguna forma de regulamiento de ellas. Por ello, la tendencia es disear las partes de modo que puedan regularse cuando en su operacin se presenten desviaciones. Ser autorregulamiento cuando el mecanismo o dispositivo regulador sea automtico, como es el caso del termostato de un refrigerador, para mantener un determinado nivel de enfriamiento. La ciberntica aporta actualmente una gran variedad de formas de autorregulacin.

En caso de que no se aplique el regulamiento, la marcha de la empresa se entorpecer y esto facilitar que los competidores le saquen ventaja. Ejemplos de sistemas de regulamiento en la empresa son: a) Un Gerente de Ventas recibe un informe de disminucin de las ventas, porque los precios de los competidores son ms bajos. Como accin reguladora, decide rebajar el precio de los productos de su empresa, lo que restaura el nivel de las ventas a la normalidad.

b) La mano de obra directa la constituyen las horas de trabajo. En una empresa se mide la actuacin de los trabajadores y se detectan deficiencias, lo que activa un programa de adiestramiento que mejora la actuacin hasta el nivel del estndar o modelo deseado.

c) En inventarios, las tarjetas de control de materiales permiten regular los faltantes o sobrantes. Indican el momento en que la cantidad de materiales se va agotando o cuando no procede recibir ms producto en el Almacn.

d) Una grfica de Gantt permite detectar si alguna(s) actividad(es) est(n) consumiendo ms tiempo del establecido. Como accin reguladora, se contrata ms personal, se programa otro turno o se adquiere ms maquinaria para recuperar el tiempo consumido en exceso y lograr que se termine el proyecto en la fecha establecida.

Ciclo de operacin del sistema Todo sistema opera con los siguientes elementos bsicos: entrada, proceso o conversin, salida, control, retroalimentacin y medio ambiente. Independientemente de la complejidad de un sistema, los elementos bsicos son funcional y operacionalmente los mismos. A continuacin se describe brevemente cada uno de ellos: Entrada. Es el elemento excitador que al trasmitirse da inicio a la operacin entradaproceso-salida.

Proceso o conversin. Es la funcin esencial por la cual los elementos o recursos de entrada se convierten en resultados de salida mediante la aplicacin operativa de los recursos.

Salida. Es el resultado obtenido de la conversin de los recursos de entrada y constituye el objetivo de diseo del sistema. Control. Es el instrumento que verifica que la operacin entrada-proceso-salida se cumpla de acuerdo con lo establecido en cada una de ellas. Retroalimentacin. Es el elemento que permite que exista informacin constante para que el sistema se mantenga actualizado y en continuo mejoramiento. Medio ambiente. Es lo que influye en el sistema, sin pertenecer a l.

FUNCIONES SUSTANTIVAS Y ADJETIVAS DE LA EMPRESA

Una vez establecido el fin que se persigue en una empresa y se cuenta con personal, tcnicas, mtodos y materiales, se debe proceder a conformar la estructura. La conformacin de una estructura consiste en determinar las funciones necesarias de una empresa dentro de un orden lgico. Toda empresa tiene como objeto la produccin o la distribucin de bienes o el ofrecimiento de servicios. Esto tiene implicaciones para su diseo estructural, pues determinar su giro, el cual puede ser industrial, comercial o de servicio. Esta clasificacin vara de acuerdo con el tipo de empresa: la produccin correspondera a una empresa industrial; en cambio, un distribuidor mayorista (empresa comercial) tendra como funciones esenciales compras y ventas; y por su parte, una empresa de transporte pblico (empresa de servicio): operacin y trfico. Otra empresa puede estar operando en una industria basada en alta tecnologa, por lo que tendr que dar especial atencin a la funcin de investigacin y desarrollo. El carcter de empresas como hospitales y universidades requerir otro tipo de funciones, como servicios de prestaciones mdicas y coordinacin de docencia. Los departamentos funcionales importantes son los que realizan la funcin bsica de la empresa, es decir las funciones sustantivas. Los departamentos funcionales de menor escala, es decir, los que realizan funciones adjetivos, son aquellos que se dedican a actividades que, aunque importantes en la empresa, no son las principales. Por lo tanto, como parte de la estructura de una empresa se establecen departamentos principales y auxiliares mediante la distincin de funciones sustantivas y adjetivas:

Funciones sustantivas. Son las funciones bsicas de la estructura de la empresa que sustentan el giro de la misma y que, adems, constituyen el sostn de las dems funciones la estructura. Las funciones sustantivas (puede ser una sola se relacionan directamente con aquello que la empresa realiza. Especficamente, esas funciones son decisivas porque:

-La empresa no puede tener xito global sin un buen desempeo de ellas. -Un desempeo mediocre de ellas determina el fracaso global de la empresa en la consecucin de sus objetivos. -Ayudan a determinar al menos parcialmente, el giro de la empresa. -Dan la razn de ser de la empresa. -En la prctica, son las que ms atencin requieren; se les asignan ms recursos, equipo, personal e inversin.

Funciones adjetivas. Son las dems funciones de la estructura de la empresa que sirven para dar apoyo y permanencia a las funciones sustantivas. Adems, ayudan a cumplir los compromisos de las ltimas.

Tanto las funciones sustantivas como las adjetivas se constituyen en unidades de trabajo o reas de responsabilidad que podemos llamar funciones, departamentos o divisiones. Didcticamente, lo aconsejable es que cuando se disee el organigrama se empiece de izquierda a derecha y la primera funcin que debe colocarse es la sustantiva, ya que representa el giro de la empresa y ayuda, adems, a determinar su misin. Podemos separar y agrupar los dos tipos de funcin, de acuerdo con el giro de la empresa. Son funciones sustantivas: Produccin, Compras, Ventas, Prestacin Mdica, Operacin, Trfico y Coordinacin de Docentes; porque son las que caracterizan el giro de la empresa. Son funciones adjetivas: Mercadotecnia, Finanzas, Personal, Contabilidad, Relaciones Pblicas, etc., porque apoyan o complementan la realizacin de las funciones sustantivas. Una Vez establecida la estructura formal de la empresa, se delinean las funciones que le corresponden segn su giro (aspecto que se ver en la etapa de organizacin).

Antecedentes Concepto elementos Caractersticas Importancia Ciencias y tcnicas auxiliares de la administracin El proceso administrativo

Valores institucionales de la administracin

Empresa Antecedentes Concepto Empresa y la administracin La empresa conceptualizada como un sistema Funciones sustantivas y adjetivas de la empresa Propsito o valores institucionales de la empresa reas de actividad Recursos