LA GESTIN POR PROCESOS EN LAS ENTIDADES PBLICAS

27 DE AGOSTO DE 2013

CONTENIDO
Gestin por procesos como pilar del Poltica Nacional de Modernizacin de la Gestin Pblica Por qu gestionar por Procesos? Qu es Gestin por Procesos? Aspectos a considerar en la Administracin Pblica Lecciones aprendidas Como lo estamos haciendo en la CGR?

PNMGP GESTIN POR PROCESOS COMO PILAR DEL PNMGP

Poltica Nacional de Modernizacin de la Gestin Pblica al 2021
Objetivos

Componentes de la Gestin Pblica

Planeamiento de Estado Planeamiento Estratgico

Pilares Centrales
Polticas pblicas, planes estratgicos y operativos

Ejes Transversales
Gobierno Abierto

Desarrollo y Sostenibilidad
Analizar la entidad Formar grupo agentes de cambio Crear visin para el cambio Comunicar visin

Lineamientos para la modernizacin

Lineamientos para las entidades pblicas

Presupuesto para resultados

Gobierno Electrnico

Gestin por procesos, simplificacin administrativa y organizacin institucional

Articulacin interinstitucional

Lineamientos para los ministerios y entes rectores de sistemas funcionales

Lineamientos para los entes rectores de sistemas administrativos

Servicio Civil Meritocrtico

Eliminar obstculos Asegurar logros a corto plazo

Sistema de informacin, seguimiento, evaluacin y gestin del conocimiento

Construir el cambio

Anclar el cambio en la cultura organizacional

POR QU GESTIONAR CON UN ENFOQUE POR PROCESOS?

rea 1 rea 3 rea 5

Organizacin Funcional

rea 2

rea 4

Requerimiento de los ciudadanos

Lenta atencin de requerimientos

Ciudadanos insatisfechos

Proceso A

Proceso B

Proceso D

Organizacin por Procesos

Proceso C

Requerimiento de los ciudadanos

Rpida atencin de requerimientos

Ciudadanos satisfechos

POR QU GESTIONAR CON UN ENFOQUE POR PROCESOS?

Porque.

una organizacin es tan eficiente como Procesos lo son sus procesos. los objetivos estratgicos de la organizacin son soportados por los procesos.

como elemento integrador dentro de la organizacin

Personas Tecnologa

Objetivos estratgicos losOrganizacionales procesos actan

QU ES GESTIN POR PROCESOS?

Es un enfoque de gestin, que nos permite visualizar a la organizacin como un conjunto de procesos de negocio, en vez de un conjunto de unidades funcionales Procesos de negocio en entidades publicas?, la palabra negocio solo remarca el hecho de que el proceso es responsable del logro de uno de los objetivos de la organizacin
Enfoque de procesos Organizacin XYZ Enfoque tradicional o funcional
Organizacin XYZ

Proceso de negocio A
Proceso A1 Proceso A2 Proceso A3

Unidad funcional 1

Unidad funcional 2

Unidad funcional 3

Proceso de negocio B
Proceso B1 Proceso B2 Proceso B3
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QU ES GESTIN POR PROCESOS?

Diferencias entre enfoque tradicional y el enfoque por procesos Gestin Tradicional La responsabilidad del resultado final es compartida Lealtades personalizadas. El jefe del rea es el cliente Organizacin por departamentos o reas Autoridad basada en jefes departamentales Principio de jerarqua y de control Principio de burocracia, formalismo y centralizacin en la toma de decisiones Las mejoras tienen un mbito limitado, el Departamento Gestin por Procesos La responsabilidad del resultado final es nica Se trabaja para el cliente final. Organizacin orientada a los procesos Autoridad basada en responsables del proceso Principio de autonoma y de autocontrol Principio de eficiencia, flexibilidad, y descentralizacin en la toma de decisiones Las mejoras tiene un mbito transfuncional y generalizado. El proceso
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LA CADENA DE VALOR COMO INSTRUMENTO PARA IDENTIFICAR COMO SE CREA VALOR (PROCESOS CLAVES Y DE SOPORTE)
Procesos Claves (Primarias o misionales)

INSUMOS

PROCESO

PRODUCTO RESULTADO IMPACTO

INFRAESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIN

RECURSOS HUMANOS
DESARROLLO TECNOLOGICO ABASTECIMIENTO Procesos de Soporte (Secundarias)

MARGEN

QU ES GESTIN POR PROCESOS?

El primer paso: en base a los objetivos y estrategia definida se identifican los procesos de alto nivel (nivel 0) Mapa de Procesos

Procesos estratgicos

Procesos claves o misionales u operativos

Procesos que permiten generar el producto/servicio que se entrega al cliente. Aportan valor al cliente.

Procesos de soporte o de apoyo

Procesos que abarcan las actividades necesarias para el correcto funcionamiento de los procesos operativos.

Satisfaccin del ciudadano

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Requisitos del ciudadano

Procesos destinados a definir y controlar las metas de la organizacin, sus polticas y estrategias.

SECTOR SALUD DESDE EL ENFOQUE DE PROCESOS

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ENFOCARSE A GESTIN POR PROCESOS: ASPECTOS A CONSIDERAR EN LA ADMINISTRACIN PUBLICA

Implementar la gestin por procesos en una organizacin de por si tiene una serie de desafos, pero aun son mayores en las entidades publicas, para ello
Liderazgo y Cultura Organizacional
Es necesario enfrentar una marcada cultura de jerarqua y miedo, adems de los agudos rechazo a los cambios . Es necesario aprender a empoderar a los colaboradores. Es necesario que el liderazgo sea claro, firme y con una visin de largo plazo.

Competencias tcnicas para el desarrollo de GXP

Es necesario hacer que el sector publico sea atractivo para el talento especializado, esto es critico para enfocarse a GXP. Es necesario considerar que la GXP implica la adquisicin de herramientas y tecnologas que permitan llevarla a la practica.

Continuidad y plazos en los enfoques de Gestin

Es necesario que el enfoque de GXP sea continuo independientemente de las personas que la dirijan. Es necesario entender que enfocarse a GXP es un esfuerzo de mediano a largo plazo, muchas veces estamos tentado de obtener resultados cortoplacistas

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LECCIONES APRENDIDAS
Algunas lecciones aprendidas en entidades publicas donde se esta implementando GXP:
Los cambios organizacionales basados en un enfoque de procesos solo son posibles si las personas involucradas interiorizan la necesidad del cambio y las aceptan. Para ellos es recomendable gestionar adecuadamente el cambio cultural a lo largo de todo el esfuerzo, tener en cuenta que cambiar la cultura no solo se trata de hacer capacitaciones. La necesidad de talento especializado en GXP es inversamente proporcional al grado de madurez de la organizacin. Al inicio de este tipo de esfuerzos se requiere contar con una unidad orgnica especializada y dotarla del talento requerido para ejecutar este tipo de esfuerzos, conforme la organizacin vaya adquiriendo madurez esta unida se va diluyendo. Este tipo de esfuerzos demandan de un enfoque holstico, esto normalmente esta vinculado a largos plazos. Sin embargo ir obteniendo victorias rpidas es fundamental para mantener la motivacin en el esfuerzo. Dado el punto de vista holstico que se requiere, es necesario el uso de marcos de trabajo referenciales (hoja de ruta).
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Liderazgo y Cultura organizacional

Competencias tcnicas

Continuidad y plazos de los enfoques de Gestin

FASES PARA LA IMPLEMENTACION DE LA GESTION POR PROCESOS

Fuente : Roger T. Burlton USA, Marco de trabajo referencial

1. Mapa estratgico revisado, validado de acuerdo al contexto actualizado. 2. Arquitectura de procesos definida (reglas de juego para la GXP) 3. Lista de procesos y proyectos priorizados . 4. Indicadores Clave de rendimiento asignados a procesos de negocio .

Para los procesos segn el orden de priorizacin: 1. Visin de cambio de los procesos. 2. Modelos de procesos actuales (ASIS). 3. Modelos de procesos TO-BE, COULD-BE. 4. Requisitos de implementacin de los modelos rediseados.

1. Requisitos de implementacin habilitados, listo para su despliegue. 2. Procesos rediseados implementado.

1. Medidas de rendimiento del proceso implementado para la retroalimentacin del circuito. 2. Sistemas de mejora continua implementados.

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COMO LO ESTAMOS HACIENDO EN LA CONTRALORA?

El esfuerzo es de varios aos. En este tiempo se ha ido ganando experiencia y conocimiento, necesario que nos permitir seguir madurando como organizacin en cuanto a GXP. Las principales etapas que hemos ido realizando son:

Determinacin de la alta direccin de enfocar a la CGR hacia GXP

Creacin de la unidad orgnica encargada de liderar la GXP

Formulacin de un programa de transformacin institucional.

Uso de marcos de trabajo referenciales basados en Gestin de Procesos de Negocio (BPM, por sus siglas en ingles). Este marco de trabajo gua todo el esfuerzo en CGR

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