Sie sind auf Seite 1von 164

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED

UWS Information Technology


Strategic Plan Detail 200 - 20!2

"ersion# Iss$ed# A$thor# %o&yright#

Draft 5 The University of Western Sydney. All Rights Reserved

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Doc$ment %ontrol


Version # !)0 !)! !)2 !)3 Change Description Draft *$tline /evised 0ormat Amendments from disc$ssions %ons$ltation feed1ac4 Date +ov 0, 0e1 0 .arch'A&ril 0 .ay'2$ne 0 Author - .orris 2) Priest 2) Priest 2) Priest ' 2) Tyrrell

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED

Table of Contents
University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED ))))))))))))))))))))))!

Ta1le of %ontents)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) 3 E5ec$tive S$mmary))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) 3

IT-1ased services $nder&in almost every as&ect of information e5change in the modern University) *$r st$dents and staff $se modern technologies to comm$nicate6 to research6 to teach6 to learn and to do 1$siness with the University) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) 3 Increasingly these activities need to ha&&en anytime6 anywhere and in a sec$re manner that &rotects and &reserves the integrity and confidentiality of information 1eing stored or comm$nicated) The Information Technology $nit at U7S has the &rimary res&onsi1ility for &roviding and s$&&orting these vario$s services for st$dents and staff) *&erating across all cam&$ses6 ITD &rovides the $nder&inning comm$nications infrastr$ct$re 8networ4s6 tele&hones and wireless9 which connect end $sers to each other6 to University academic and 1$siness systems and to the Internet) ITD manage the U7S data centres6 &rovide the common com&$ting la1oratories $sed 1y st$dents and &rovide direct end $ser s$&&ort assisting staff and st$dents to $se these facilities) ITD &rovide the a$dio-vis$al systems $sed for teaching and &rovide central &rint services) ITD develo&6 im&lement and s$&&ort the cor&orate a&&lication &ortfolio and data))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) 3 The Information Technology Strategic Plan is a University-wide &lan which descri1es a framewor4 for the a&&lication and $sage of IT within the University of 7estern Sydney 8U7S9) Its aim is to ens$re that University-wide IT initiatives are directly aligned to the overall mission6 strategies and o&erational needs of the University) It has as its 1asis a series of &rogramme 1ased initiatives that identify how IT can 1e a&&lied to ena1le advances and efficiencies in the core higher ed$cation &rocesses of learning and teaching6 research6 and s$&&orting administrative &rocesses) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) 3 The U7S Information Technology Strategic Plan is an iterative &rocess to align Information Technology ca&a1ility with 1$siness re:$irements#))))))))))))))))))))))))))) 3 It is a &rocess not a &oint in time event ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) 3 It is iterative - s$ccess comes after m$lti&le - do and learn - cycles ))))))))))))))))))))) 3 The 4ey is the alignment of 1$siness and Information Technology ca&a1ility rather than designing Information Technology to address 1$siness re:$irements )))))))))) 3 The former ass$mes that 1oth ca&a1ilities drive each other ))))))))))))))))))))))))))))))) 3 The latter ass$mes that 1$siness drives Information Technology and not vice versa )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) 3 Information Technology Strategy sets direction for Information Technology f$nction in an organisation ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) 3 Ens$res that ma5im$m Information Technology dollars are s&ent on val$e creation activities for the 1$siness )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) 3 Ens$res that these dollars create the ma5im$m val$e )))))))))))))))))))))))))))))))))))))) 3

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED The standard of IT systems and infrastr$ct$re at U7S com&ares very favo$ra1ly with those in any other A$stralian $niversity) Learning and teaching6 research and administrative activities are s$&&orted 1y highly f$nctional $niversity-wide IT systems and infrastr$ct$re altho$gh their systems integration is an on-going iss$e as well as effective &olicies6 standards and &roced$res which will need to contin$ally address iss$es s$ch as system integration as sol$tions in &lace 1ecome o1solete e)g) %onstellar ;$1)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) 3 %onsidera1le innovation is evident in many of the services6 incl$ding the develo&ment of the my)U7S &ortal6 altho$gh in the Service Area of Learning and Teaching there is some way to go to ens$re U7S is on &ar with other e:$ivalent Universities in the &rovision of on-line lect$res and we1 de&loyment and also in the de&loyment of some of the advanced telecomm$nication facilities 1ecoming increasingly common across the sector comm$nication'tele&hony area))))))))))))))) 3 This is the first IT Strategic Plan to 1e &re&ared on a $niversity-wide 1asis) It deals with IT related iss$es that im&act on organisation-wide information needs and addresses the re:$irements for information architect$res and infrastr$ct$res that transcend schools and colleges and de&artmental 1o$ndaries) ))))))))))))))))))))))))))) 3

Introd$ction )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) (

U7S has a str$ct$red &lanning &rocess6 in which .a4ing the Difference 200,200< identified fo$r 4ey 1$siness foc$s areas and develo&ed a series of strategic im&eratives for each) These im&eratives then s$&&ort a range of &ro=ects to deliver on agreed o$tcomes) The foc$s areas are#))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) ( %reate a s$&erior st$dent learning e5&erience))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) ( Develo& foc$ssed6 relevant and world class engaged research)))))))))))))))))))))))))) ( +$rt$re a m$t$ally 1eneficial relationshi& with >reater 7estern Sydney comm$nities))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) ( ?$ild financial ca&acity to deliver the vision)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) ( 0or this &ro=ect sta4eholder gro$&s and develo&ment of technology &rogrammes were aligned with @.a4ing the DifferenceA re&resenting the fo$r core &ortfolios of Learning and Teaching6 /esearch .anagement6 %omm$nity Engagement and 0inancial %a&acity))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) ( The Information Technology Directorate &rovides IT services to the UniversityAs si5 main cam&$ses located across the >reater 7estern Sydney area) IT services are also &rovided to Bo$t-&ostedB University staff in offices at a n$m1er of other locations in 7estmead6 Parramatta %?D6 Liver&ool6 Sydney %?D and Penrith %?D) The University has over C000 Intel and .acintosh wor4stations) *ver 2000 com&$ters are in the UniversityAs general &$r&ose and s&ecialised school or li1rary 1ased la1s) In addition6 most staff have la&to& or des4to& machines in their offices) The wor4stations and la&to&s are $sed 1y 3000 staff and 3D 000 f$ll-time e:$ivalent st$dents) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) ( The wor4stations and la&to&s are connected via !0'!00.1 Ethernet connections and a colla&sed 1ac41one 7A+ c$rrently consisting of 2>? fi1re o&tic lin4s) Data networ4 services 8switching and ro$ting9 are &rovided on cam&$s6 and 1etween cam&$ses6 $sing almost e5cl$sively %isco networ4 e:$i&ment) 7ireless access is availa1le for all c$rrent .yU7SAcco$nt holders6 incl$ding st$dents6 staff6 and certain categories of visitors) All general &$r&ose la1s and networ4 connected staff com&$ters have internet access) The UniversityAs main internet connections are 1ased at the Parramatta cam&$s and consist of 2 E !>? connections and 3(.?

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED B1ac4$& lin4B connection to AA/+ET) A &ro=ect is $nderway to &rovide an additional lin4 from %am&1elltown))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) ( The Plan com&rises three doc$ments) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) ( This doc$ment is an overview of the Plan) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) ( The first doc$ment which is an overview of the IT Strategic Plan s$mmarising the detailed second doc$ment))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) ( This doc$ment is the second doc$ment which is a detailed IT Strategic Plan which &rovides the com&lete list of goals and strategies for the de&loyment of IT across U7S) %$rrently this is a !00 &age doc$ment detailing <3 iss$es with se&arate goals and strategies for each iss$e which have 1een s$mmarised into the overview doc$ment)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) ( The third and s$&&orting doc$ment is the IT Technology /oadma& and Initiatives which identifies a n$m1er of &ro=ects that will ena1le the achievement of the strategies descri1ed in the Plan) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) (

!) Introd$ction ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) D !)! ?ac4gro$nd ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) D

The Divisional /eview >ro$& 8D/>9 was esta1lished 1y the "ice-%hancellor in 200D to advise on o&tions for increasing f$nding for the UniversityAs core areas of teaching and research6 1y red$cing e5&endit$re and'or achieving o&erational efficiencies in the UniversityAs non-%ollege $nits) The D/> was $na1le to review the Information Technology Directorate 8ITD96 given its com&le5ity and siFe) Therefore6 one of the D/>As recommendations was that Ga f$rther review of ITDAs efficiencies and effective $se of reso$rces 1e cond$cted 1y an e5ternal &arty6 in con=$nction with a gro$& of internal sta4eholdersH) Therefore6 in 200C6 U7S commissioned an e5ternal review of the telecomm$nications and com&$ting infrastr$ct$re of the University) 7hile the 200D Divisional /eview >ro$& 8D/>9 recommendations have 1een one foc$s for ITD6 there have 1een other &erceived &erformance iss$es that have ca$sed significant internal reflection and =$stification for the review) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) D The /eview Panel was chaired 1y -im Ieadon and made 3D recommendations for change in IT &ractices at U7S) The U7S E5ec$tive considered those recommendations and a management res&onse and a&&roved the 1road im&lementation of those recommendations) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) D The review was also timely6 given that it had 1een five years since the ITD was esta1lished in the new University of 7estern Sydney 8U7S9))))))))))))))))))))))))))))))) D The review recogniFed the increasing de&endency of the University on the technical infrastr$ct$re for the delivery and management of its teaching and research &rograms and for many of its s$&&ort f$nctions) *ne of the reviewAs ma=or recommendations was to develo& a University-wide information technology 8IT9 strategy to s$&&ort the evolving telecomm$nications and com&$ting re:$irements of teaching6 research6 management and information needs of the University) )))))) D An IT Strategic Plan had 1een targeted as a re:$ired ena1ling &lan6 and its develo&ment commenced in late 200,) This is the first University-wide IT Strategic Plan to 1e &rod$ced at U7S) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) D A &ro=ect team was esta1lished6 and a &ro=ect charter6 descri1ing the sco&e6 o1=ectives6 a&&roach6 timeframe and delivera1les6 was develo&ed and a&&roved 1y the &ro=ect steering committee) The &rime o1=ective of the &ro=ect was to# ))))))))))) D

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Advise on and oversee the develo&ment and im&lementation of the UniversityAs Information Technology Strategic Plan6 ens$ring the &lan and associated e5&endit$re are aligned with instit$tional 1$siness and academic &lans))))))))))))))) D Provide strategic and &lanning advice to assist in decision-ma4ing in relation to the ado&tion of good &ractice in the UniversityAs IT services)))))))))))))))))))))))))))))))))))))) D %onsider and advise on significant IT &olicy &ro&osals and information management in terms of e-/esearch6 research areas and IT s$&&ort))))))))))))))))))) D Ens$re clear direction and s$&&ort for IT sec$rity initiatives6 &romoting IT sec$rity awareness across the University thro$gh a&&ro&riate commitment and ade:$ate reso$rcing) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) D The first &hase of the &ro=ect was to develo& a clear $nderstanding of the organisational o1=ectives of U7S &l$s the associated information technology im&acts) This was done thro$gh cons$ltation with senior management re&resenting a cross-section of cam&$ses6 %olleges and Schools) Information was gathered 1y means of interviews6 s$rveys6 s$1missions and the st$dy of vario$s doc$ments and &lans) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) D The ne5t ste& in the &lanning &rocess was to &erform a high level University-wide internal assessment of the way IT is $sed at U7S) The effectiveness of the c$rrent a&&lication and technical architect$res was eval$ated6 as well as areas s$ch as c$stomer s$&&ort6 strategic management of IT and reso$rce management) This involved interviews with &ersonnel from a cross-section of the University) Information was also so$rced from f$nctional areas6 %ollege and Schools6 &l$s vario$s other &a&ers and doc$ments) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) D Infl$ential U7S Pro=ects and Initiatives)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) C *$r Peo&le 20!D Pro=ect - *$r Peo&le 20!D aims to &rovide a strategic staffing &lan for the University to s$&&ort the U7S Strategic Plan and strategic &riorities) *$r Peo&le 20!D is a1o$t having the right &eo&le in &lace for the 4ind of $niversity U7S wants to 1e 1y 20!D))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) C %a&a1ility Pro=ect J The %a&a1ility Pro=ect is a =oint initiative 1etween the *ffice of ;$man /eso$rces and the Professional Develo&ment Unit) Effective ca&a1ility develo&ment 1enefits individ$al staff 1y ena1ling them to clearly identify the ca&a1ilities that relate to their role and de&artment6 which then acts to g$ide individ$al develo&ment6 &ersonal career &lanning and career &rogression) )))))))))) C e-learning Strategy J %$rrently in develo&ment6 this strategy addresses a n$m1er of e-learning initiatives for the f$t$re incl$ding targets to ens$re every $nit ta$ght will have a minim$m &ercentage of its reso$rces delivered $sing technology) )))))) C ?$ilding ?etter relationshi&s with Schools - A University-wide Schools Strategic Plan 200 J 20!! is 1eing develo&ed to 1$ild 1etter and m$t$ally 1eneficial relationshi&s with the high schools and &rimary schools in >reater 7estern Sydney 8>7S9)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) C ?$siness Intelligence /eview J In 200,6 ITS and the *ffice of Planning and K$ality =ointly commissioned a review of U7S c$rrent ?$siness Intelligence ca&acity and develo&ed strategies to im&rove o$r information management infrastr$ct$re) The recommendations of this review sho$ld 1e incor&orated into &ro=ect &ro&osals for 200 for im&lementation) The Paterson6 -) Se&tem1er 200,))))))))))))))))))))))))))))))) C A >reener 0$t$re - The University of 7estern Sydney is committed to &romoting a greener6 s$staina1le f$t$re in its world-leading research and o&erational initiatives) In 2an$ary 200 6 U7S im&lemented a s$ite of Environmental .anagement &olicies and &lans)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) C
6

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED %*?IT Assessment A&ril 200 - Deloitte reviewed U7SA IT governance ca&a1ilities $sing the internationally recognised IT >overnance framewor46 %*?IT 8%ontrol *1=ectives for Information and /elated Technologies9 IT governance &rovides the str$ct$re that lin4s IT &rocesses6 IT reso$rces and information to enter&rise strategies and o1=ectives))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) C The internal and e5ternal assessments res$lted in the identification of a n$m1er of IT iss$es and o&&ort$nities6 which were then analysed and doc$mented) The res$lts of these activities have 1een assem1led together in terms of iss$es6 goals and strategies to form this doc$ment) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) C !)2 P$r&ose of /e&ort )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) , The &$r&ose of this re&ort is to doc$ment the U7S IT Strategic Plan for the &eriod 200 to 20!2) This re&ort descri1es a vision for the a&&lication and $sage of IT6 aimed at ens$ring that University-wide IT initiatives are directly aligned to the overall mission6 strategies and o&erational needs of the University in an environment which is constantly 1eing im&acted 1y internally and e5ternally generated change) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) , The IT Strategic Plan addresses IT related iss$es from a University-wide &ers&ective to the e5tent that they im&act on information needs and architect$ral re:$irements that transcend 1o$ndaries within the overall organisation) )))))))))))))) , 0ollowing on from the formal a&&roval of this re&ort 1y the E5ec$tive6 a &ortfolio of &rogrammes with s$&&orting &ro=ects will 1e &re&ared as a se&arate doc$ment) This Programme Portfolio will 1e maintained on an ongoing 1asis to re&resent the com&lete6 c$rrent set of identified University-wide IT initiatives) In addition6 the IT Strategic Plan &rovides a 1aseline from which o&erational &lans for a n$m1er of organisational $nits can 1e f$rther develo&ed) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) , The Plan com&rises three doc$ments) These incl$de the GIT Strategic Plan J *verviewH which highlights the foc$s and 4ey strategies of the Plan6 and this doc$ment which is the detailed GIT Strategic PlanH with the com&lete list of goals and strategies for the de&loyment of IT across U7S) The third doc$ment is the GIT Programme PortfolioH which identifies a n$m1er of &rogrammes with their $nderlying &ro=ects6 that will ena1le the achievement of the strategies descri1ed in the Plan) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) , !)3 IT Strategic Plan 0ramewor4))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) , In &re&aring the IT Strategic Plan a framewor4 was develo&ed to re&resent the vario$s com&onents and their relationshi&s covering the Service Areas of the University6 Leadershi& in IT6 S$&&ort of the IT f$nction and Peo&le)))))))))))))))))))))) ,

U7S "ision )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) ,

The emerging vision for U7S .a4ing the Difference is of a self-reliant6 1road1ased $niversity and learning organisation6 cond$cting innovative teaching and research of international :$ality and relevance6 and engaged actively with the diverse regions6 comm$nities6 ind$stries and &rofessions which it serves) ))))))))))) , U7S will 1e the centre of a 1roader learning organisation J the greater U7S J and each cam&$s of the University will 1e the h$1 of a life-long learning comm$nity in its region) This will offer U7S st$dents a gateway to the world and &rovide U7S staff with enhanced o&&ort$nities for research of international significance) This vision will 1e achieved6 not 1y re&licating all as&ects of U7S in each &art of its networ46 1$t 1y identifying and ca&italising on the diverse strengths across the organisation) Each com&onent of the greater U7S will &$rs$e a distinctive mi5 of activities6 all of which# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) ,
7

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED %om&lement the activities of the others s$ch that U7S is more than the s$m of its &artsL ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) , .eet rigoro$s :$ality standardsL ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) , Incor&orate its defining themesL and ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) , %ontri1$te o&timally to the achievement of U7SBs mission to 1e one of the most highly regarded and innovative modern $niversities in the world and to lead the way in higher ed$cation in A$stralia) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) , U7S Themes6 Strategies and *1=ectives ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) , IT &lays an im&ortant role in s$&&orting the themes6 strategies and o1=ectives which $nder&inned the achievement of the U7S "ision)))))))))))))))))))))))))))))))))))))) , Defining Themes address# ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) , Innovation ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) , Engagement ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) S$staina1ility- A >reener 0$t$re highlights U7SBs o&erational initiatives and worldleading research for a greener6 s$staina1le f$t$re))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) The IT Strategic Plan see4s to define the ma=or role which IT has in s$&&orting the overall U7S "ision and in s$&&orting the organisational res&onse to the challenges facing the University) The Plan is a1o$t identifying those IT initiatives which are of the greatest overall 1enefit and im&lementing them in the most effective and efficient way) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) The &lanning &rocess for the 20!0-20!2 &eriods will 1egin in 0e1r$ary 200 ) 0ollowing develo&ment of the ne5t strategic &lan for U7S6 the c$rrent and &ro&osed technology initiatives for each core 1$siness &ortfolio will 1e reassessed) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) Strategic Directions address# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) U7S St$dents and >rad$ates ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) U7S /esearchers and /esearch )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) S$&&orting *1=ectives address# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) Self-reliance )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) %ommitment to K$ality )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) Attractive 7or4ing Environment for U7S Staff) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))

IT "ision )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))

This level descri1es a University-wide vision for the way in which IT sho$ld s$&&ort and ena1le the U7S "ision6 its Defining Themes6 Strategic Directions and S$&&orting *1=ectives) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) The IT "ision is to# Advance the goals of U7S 6 thro$gh the &roactive and &r$dent a&&lication of sol$tions that ado&t forward-loo4ing technology 6 in a c$lt$re of 1est &ractice6 innovation6 :$ality and service e5cellence) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))

-ey Strategies ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))

The Plan identifies a range of strategies for the de&loyment of IT within the core areas of the University in 4ee&ing with the a1ove .ission Statement) )))))))))))))))))

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED The remainder of this section contains an overview of these strategies) )))))))))))))

!)3)! Service Areas ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))

The ma=or foc$s of the IT Strategic Plan is not a1o$t the de&loyment of technology) The s$ccess of the IT Strategic Plan will 1e determined 1y its im&act on and s$&&ort for the U7S "ision) The IT Strategic Plan has an action orientation and a consistency of theme related to the U7S "ision) It will 1e thro$gh the service areas and their s$&&orting &rogrammes and &ro=ects that the IT Strategic Plan is to 1e im&lemented) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) Eight service areas have 1een identified) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))

!)3)2 Learning and Teaching S$&&ort ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))

This service area descri1es the way in which IT systems and infrastr$ct$re can assist %olleges and Schools to &rovide high :$ality and fle5i1le ed$cational &rograms and effective6 accessi1le learning and teaching s$&&ort) It addresses the following iss$es# ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) Understanding the 1enefits and challenges of $sing IT in an ed$cational environment ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) < Selection and $se of technologies for o&timisation of st$dent centred learning o$tcomes ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) < Levels of IT literacy amongst st$dents and staff) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) <

!)3)3 /esearch S$&&ort )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) <

This service area descri1es the way in which IT can &rovide enhanced and e5tended s$&&ort to researchers and research management thro$gh the &ossi1le access to a&&ro&riate com&$ting ca&acity6 facilities and systems) It addresses the following iss$es# ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) < IT infrastr$ct$re6 systems and services re:$ired to increase the :$antity and :$ality of the UniversityAs research o$t&$t )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) < Access to a&&ro&riate high &erformance com&$ting )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) < S$&&ort for wor4gro$& colla1oration)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) <

!)3)( The St$dent E5&erience ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) <

This service area descri1es the way in which IT can s$&&ort all as&ects of st$dent life6 ens$ring a &ositive e5&erience6 that fosters a lifelong relationshi& with the University) It addresses the following iss$es# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) < /elationshi&s with &ros&ective and &ast st$dents )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) < *ff cam&$s access to U7S reso$rces ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) < St$dent access to information and services )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) < Access to the 1road range of social and c$lt$ral activities for st$dents )))))))))))))))) < St$dentsA a$thenticated access to services ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) < Provision of st$dent messaging services )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) < St$dent e5&ectations of com&$ter la1oratories ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) < 0acilities for &ostgrad$ate st$dents) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) <

!)3)D Li1rary Services ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) <


!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED This service area descri1es the way in which IT can s$&&ort the &rovision of seamless and &rom&t access to high :$ality scholarly information and learning materials in all formats6 and regardless of the location of the $ser) It addresses the following iss$es# ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) < %onvenience and versatility of digital format )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) < %hanges in st$dent learning and the need to &rovide a rich learning environment )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) < S$&&orting a diverse range of f$ll te5t and citation data1ases )))))))))))))))))))))))))))) < Seamless integration of information discovery6 access and delivery) )))))))))))))))))) <

!)3)C IT and the 7or4ing Environment ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) <0

This service area descri1es the way in which IT can effectively s$&&ort staff in day to day activities thro$gh the $se of easily accessed and &roven technologies) It addresses the following iss$es# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<0 Staff IT facilities for the wor4&lace )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<0 7or4ing away from 1ase location )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<0 .anagement of messaging and calendar services ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<0 Provision of controlled form management )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<0 Develo&ment of staff IT s4ills) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<0

!)3), IT S$&&ort Services )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) <0

This service area descri1es the &rovision of &rofessional6 client-foc$sed IT s$&&ort to st$dents and staff in a world-wide conte5t) It addresses the following iss$es# )))<0 IT s$&&ort for a 2(5, U7S )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<0 Availa1ility of advice from s$&&ort staff )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<0 %omm$nication 1etween $sers of IT services )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<0 .eas$rement and achievement of service standards) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<0

!)3) Enter&rise A&&lications Systems ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) <0

This service area descri1es the way in which fle5i1le6 integrated administrative and management systems can s$&&ort U7SAs strategic o1=ectives and 1$siness needs) It addresses the following iss$es# ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<0 Effectiveness of core 1$siness &rocesses )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<0 U&grades to *racle 0inancials6 %allista and Alesco))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<0 %onvenient access to information and reso$rces ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<0 Intero&era1ility of learning and teaching and administrative systems ))))))))))))))))))<0 Integrated academic and reso$rce &lanning ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<0 Enhanced card facility for st$dents and staff )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<0 Im&lementation of Activity ?ased %osting )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<0 .anagement of minor wor4s &ro=ects )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<0 Unified a&&roach to stores management ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<0
1!


!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED %om&rehensiveness and availa1ility of information re&orting )))))))))))))))))))))))))))))<0 Standards for a&&lication develo&ment )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<0 Definition for an a&&lication architect$re ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<0 Data integration and consistency ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<0 Integration of a&&lications ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<0 Develo&ment of we1 a&&lications )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<0 %reating6 maintaining and &$1lishing we1 content) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<!

!)3)< Technical Infrastr$ct$re )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) <!

This service area descri1es the way in which a sec$re6 highly availa1le6 a&&ro&riately reso$rced technical infrastr$ct$re can integrate with the international &$1lic infrastr$ct$re and $nder&ins the learning and teaching6 research and administrative activities of the University) It addresses the following iss$es# )))))))))<! .aintaining a high &erformance networ4 service )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<! S$&&orting m$ltimedia to the des4to& )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<! Develo&ment of technical architect$re standards ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<! Diversity of host &latforms ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<! Diversity of &rinting facilities )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<! .anagement of software distri1$tion ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<! .aintaining the integrity of infrastr$ct$re services ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<! Provision of high availa1ility services ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<! Storage and management of $niversity data )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<! %larity of service definition ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<! A&&lication of emerging technologies )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<! Planning for life cycle re&lacement of infrastr$ct$re))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<!

!)3)!0 Programmes and Pro=ects )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) <!

The lowest level of the model contains the im&lementation $nits for the IT Strategic Plan in the form of &ro=ects) Pro=ects are gro$&ed together into &rogrammes ) All &ro=ects within a &rogramme contri1$te towards achieving the same overall o1=ective) Each &ro=ect will have an individ$al 1$siness case) Programmes and &ro=ects are not descri1ed in this doc$ment6 1$t are contained in a se&arate doc$ment 8the IT Programme Portfolio9 which will 1e &rod$ced after the IT Strategic Plan has 1een a&&roved) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<!

;eadings)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) <!

>ro$&ed $nder two 1road headings J Leadershi& and S$&&ort) Leadershi& set the scene for the direction of the strategy in terms of what is to 1e delivered6 thro$gh the consideration of a n$m1er of overarching iss$es) S$&&ort ena1le the achievement of the strategy 1y considering how the strategy is to 1e delivered thro$gh their im&act $&on the way in which &ro=ects are staffed6 managed and cond$cted) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<!

Leadershi& incl$des#)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) <!


11

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED The information Technology "ision for U7S))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<! %ross %am&$s IT Services)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<! +ew and Emerging Technologies))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<! IT Strategic .anagement and >overnance)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<!

S$&&ort incl$des#))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) <2

Pro=ect .anagement))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<2 /is4 .anagement))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<2 >reen IT))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<2 ;$man /eso$rces Strategies for IT Peo&le)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<2 K$ality .anagement of IT Services)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<2 /eso$rce Planning)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<2 Privacy and IT Sec$rity)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<2

>$iding Princi&les))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) <2 2) U7S "ision )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) <2

In the U7S Strategic Directions 200(-200 it is stated# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))<2 GThe mission for U7S is to 1e a University of international standing and o$tloo46 achieving e5cellence thro$gh scholarshi&6 teaching6 learning6 research and service to its regional6 national and international comm$nities6 1eginning with the &eo&le of >reater 7estern Sydney) G))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<2 Some of the 4ey &oints of the U7S .a4ing the Difference Plan6 for which IT has an im&ortant &art to &lay6 incl$de# ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<2 Innovation will 1e enco$raged in teaching and research6 and constraints will 1e removed to allow imaginative and high :$ality develo&ments )))))))))))))))))))))))))))))<2 A st$dent-centred 1lended learning and teaching environment will 1e develo&ed and enhanced thro$gh the a&&ro&riate $se of technology) St$dents will 1e offered choice in terms of &rograms and delivery modes-1lended learning)))))))))))))))))))))))<2 A networ4 of information systems lin4 all U7S cam&$ses and locations $nder a single6 seamless6 fle5i1le6 technologically s$&&orted framewor4) )))))))))))))))))))))))))<2 Information technology has a ma=or role to &lay in the achievement of the o1=ectives and strategies of U7SAs core and administrative f$nctions6 and in s$&&orting the organisational res&onse to the ind$stry trends and challenges facing the University) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<2 To s$&&ort a c$lt$re of innovation across the University6 an IT environment of a&&ro&riate hardware and software will 1e re:$ired to allow e5&erimentation witho$t im&acting essential core services) The University m$st res&ond :$ic4ly to &rovide IT services and s$&&ort to new initiatives) The technical infrastr$ct$re to ena1le innovative activities will need to 1e ro1$st6 easily e5&anda1le and well s$&&orted) In addition6 leading edge technologies m$st 1e well $nderstood and assessed at an early stage for 1enefits and &otential draw1ac4s) 7hen eval$ating and selecting new technology &rod$cts6 em&hasis m$st 1e &laced on the a1ility to ado&t the &rod$ct internationally) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<2

!0'0('20!(

12

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED To realise U7SAs am1ition to 1e significantly more self-reliant6 the IT environment m$st s$&&ort mar4eting activities and income generation endeavo$rs) It wo$ld &rovide standards and :$ality ass$rance &rocesses6 &ro=ect management methodologies6 strong strategic management of IT and relia1le and sec$re telecomm$nications networ4s) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<2 The increased fle5i1ility of learning and teaching will necessitate e5tended ca&acity in telecomm$nications to ade:$ately s$&&ort a variety of 1lended teaching and delivery methods) Additionally6 the s$&&ort and delivery of the technology needs to 1e fle5i1le and res&onsive to &roceed alongside the e-learning U7S develo&ments) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) <3 The comm$nications networ4 will ens$re that U7S st$dents o$tside a cam&$s environment will have the 1est &ossi1le access to s$&&ort6 information6 li1rary and other reso$rces and facilities) As &art of its commitment to staff develo&ment and an enriched st$dent learning e5&erience6 U7S will also ens$re that st$dents and staff ac:$ire s4ills in the effective $se of information technology) )))))))))))))))))))))))))<3

3) >$iding Princi&les ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) <3

3)! Introd$ction )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<3 This section contains the set of g$iding &rinci&les that $nder&in the de&loyment of IT at U7S considering# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<3 Alignment of IT to the mission and vision of U7S ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<3 IT com&etencies of U7S st$dents and staff ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<3 Identification6 =$stification and 1enefit realisation of IT &ro=ects and sol$tions )))))))<3 %omm$nity engagement ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<3 A&&lication of &olicies6 &roced$res and standards to IT activities ))))))))))))))))))))))))<3 Positioning of IT services) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<3 These &rinci&les have 1een derived from disc$ssions with sta4eholders and reflect their vision for what IT sho$ld 1e to the organisation in terms of s$&&orting the 4ey f$nctions of teaching6 learning6 research and administration) )))))))))))))))))))))))))))))))<3 The g$iding &rinci&les have &rovided direction to the develo&ment of all the strategies contained within this &lan) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<3 3)2 >$iding Princi&les $nder&inning the IT Strategic Plan ))))))))))))))))))))))))))))))))))<3 Information Technology can 1e a strategic initiator of innovations in learning and teaching6 research and the administration of the University) The de&loyment of IT m$st 1e aligned to the strategic directions6 academic &lans6 1$siness6 c$lt$ral and social o1=ectives of U7S ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<3 All University-wide IT initiatives m$st 1e consistent with the o1=ectives and strategies contained within the IT Strategic Plan6 1$t formal IT &lans will not inhi1it fle5i1ility and innovation in res&onse to o&&ort$nities) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<3 U7S st$dents and staff will 1e enco$raged to develo& IT com&etencies that will enhance their learning and teaching6 research and administrative activities and ena1le them to wor4 effectively in the information economy) )))))))))))))))))))))))))))))))<3 7ithin &ractical limitations im&osed 1y geogra&hic location and telecomm$nications infrastr$ct$re6 all U7S cam&$ses and locations are lin4ed 1y a networ4 of information systems6 incl$ding# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<(

!0'0('20!(

13

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED a common system for st$dents )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<( a common system for staff6 and )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<( systems which will ens$re that U7S st$dents o$tside a cam&$s environment will have the &otential to access information6 li1rary6 s$&&ort6 and other reso$rces and facilities) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) <( 0ormal 1$siness cases will 1e &re&ared to =$stify University-wide IT initiatives) 0actors addressed in the 1$siness case will incl$de a cost and 1enefit analysis6 &ro=ect ris46 and the &ositive im&act on the strategic directions6 academic &lans and 1$siness o1=ectives of U7S) 7hen eval$ating a &artic$lar 1$siness case6 University-wide 1enefits will ta4e &recedence over 1enefits to individ$al $nits ))))))<( Ado&ting im&rovements to 1$siness &rocesses is a f$ndamental o&&ort$nity arising from the de&loyment of an IT system) Time is of the essence when realising the 1enefits of IT systems de&loyment )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<( IT infrastr$ct$re ca&acity and f$nctionality sho$ld 1e &roactively managed and $&graded to antici&ate the re:$irements of f$t$re IT a&&lications and services that will 1e critical to s$&&ort learning and teaching6 research and administrative f$nctions ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<( In identifying technology sol$tions6 the a&&ro&riateness of de&loying &roven technology sol$tions and'or leading edge6 less &roven technology sol$tions will 1e determined 1y the ris4s and 1enefits identified in each &artic$lar 1$siness case) ) <( University-wide IT &lans6 &olicies and standards will 1e develo&ed in colla1oration with relevant 4ey sta4eholders across U7S) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<( University-wide IT &olicies and standards m$st 1e a&&lied) 7herever &ossi1le6 IT &olicies will accommodate the $ni:$e IT re:$irements of &artic$lar areas6 1$t these m$st never 1e to the detriment of the overall good of U7S as a com&lete entity ))<( IT sol$tions de&loyed will conform to a&&ro&riate internationally ado&ted standards for IT to ma5imise o&&ort$nities for integration and trans&arency of services6 and ret$rn on investment )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<( Policies and &roced$res that safeg$ard the sec$rity of University IT systems and electronic records will 1e of &aramo$nt im&ortance ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<( Electronic records will 1e managed to &reserve the &rivacy of individ$als )))))))))))<( ?$siness contin$ity management &rinci&les will 1e a&&lied to the de&loyment of all IT services) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<( ?est &ractice management &rinci&les will 1e a&&lied to all IT initiatives and o&erational services6 incl$ding :$ality standards and &ro=ect management &ractices to ens$re the greatest ret$rn from investments in IT )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<D A&&ro&riate centralisation6 devol$tion or so$rcing of IT services will 1e considered to ma5imise efficiency) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<D 3)3 S7*T Analysis))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<C

() Strategic *1=ectives for IT ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) <,

The following are the strategic o1=ectives for the University-wide de&loyment of IT for 200 -20!2) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<, The "ision for U7S 8Section D)!9 )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<,

!0'0('20!(

14

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED *1=ective# To im&lement 1lended learning initiatives which ena1le U7S to deliver a range of high :$ality ed$cational services to varied comm$nities of st$dents6 and to im&rove internal &rocesses or red$ce costs )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<, %ross %am&$s IT Services 8Section D)29 ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<, *1=ective# To esta1lish IT services to the U7S comm$nity so that every st$dent and staff mem1er can access the information services and reso$rces6 on or off cam&$s) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) <, +ew and Emerging Technologies 8Section D)39 )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<, *1=ective# To facilitate the &$rs$it and a&&ro&riate $&ta4e of new and emerging information technologies to s$&&ort the attainment of the U7S "ision ))))))))))))))))<, IT Strategic .anagement and >overnance 8Section D)(9 )))))))))))))))))))))))))))))))))))<, *1=ective# To esta1lish a well defined6 well $nderstood &rocess for the strategic management of IT that ens$res the investment in IT is directed towards achievement of the strategic initiatives of the University and that the greatest val$e is achieved from that investment )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<, Learning and Teaching S$&&ort 8Section C)!9 )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<, *1=ective# To &rovide IT systems and infrastr$ct$re that assists %olleges and Schools to &rovide high :$ality and fle5i1le ed$cational &rograms6 and effective6 accessi1le learning and teaching s$&&ort ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<, /esearch S$&&ort 8Section C)29 )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<, *1=ective# To &rovide enhanced and e5tended s$&&ort to researchers and research management thro$gh access to a&&ro&riate com&$ting ca&acity6 facilities and systems ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<, The St$dent E5&erience 8Section C)39 ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<, *1=ective# To s$&&ort all as&ects of st$dent life6 ens$ring a &ositive e5&erience6 which fosters a lifelong relationshi& with the University )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<, Li1rary Services 8Section C)(9 ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<, *1=ective# To &rovide seamless and &rom&t access to high :$ality scholarly information and learning materials in all formats6 regardless of the location of the $ser )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<, IT and the 7or4ing Environment 8Section C)D9 ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<, *1=ective# To effectively s$&&ort staff in day to day activities thro$gh the $se of easily accessed and &roven technologies ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<, IT S$&&ort Services 8Section C)C9 )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<, *1=ective# To &rovide &rofessional6 client-foc$sed IT s$&&ort to st$dents and staff) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) <, Enter&rise A&&lications Systems 8Section C),9 ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<, *1=ective# To &rovide fle5i1le6 integrated administrative and management systems that s$&&ort U7SAs strategic o1=ectives and 1$siness needs ))))))))))))))))))))))))))))))<, Technical Infrastr$ct$re 8Section C) 9 )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<, *1=ective# To &rovide a sec$re6 highly availa1le6 a&&ro&riately reso$rced technical infrastr$ct$re that integrates with the international &$1lic infrastr$ct$re and

!0'0('20!(

15

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED $nder&ins the learning and teaching6 research and administrative activities of the University )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<, Pro=ect .anagement 8Section ,)!9 )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<, *1=ective# To em&loy standard6 1est &ractice &ro=ect management &rocesses and &roced$res for all IT related &ro=ects to ma5imise the &otential for &ro=ects to achieve their o1=ectives )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))< /is4 .anagement 8Section ,)29 )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))< *1=ective# To em&loy ris4 management &ractices that eliminate or red$ce to an acce&ta1le level6 the &otential negative im&act of threats on IT develo&ment &ro=ects or IT o&erations )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))< >reen IT 8Section ,)39 )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))< *1=ective# To develo& a roadma& for the greening of technology at U7S as &art of an overall Environmental .anagement Plan)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))< ;$man /eso$rce Strategies for IT Peo&le 8Section ,)(9 ))))))))))))))))))))))))))))))))))))< *1=ective# To ens$re that U7S has access to staff with IT leadershi& and technical s4ills that will ena1le it to im&lement innovative systems and infrastr$ct$re that meet the o&erational and strategic needs of the University ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))< K$ality .anagement of IT Services 8Section ,)D9 ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))< *1=ective# To esta1lish a :$ality management system that $nder&ins the &rovision of IT services to s$&&ort the highest :$ality teaching6 learning and research activities at U7S ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))< /eso$rce Planning 8Section ,)C9 ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))< *1=ective# To ens$re that the a&&lication of reso$rces to IT services is effectively &lanned and monitored to meet strategic and o&erational o1=ectives )))))))))))))))))))< Privacy and Information Technology Sec$rity 8Section ,),9 ))))))))))))))))))))))))))))))))< *1=ective# To safeg$ard the confidentiality6 integrity and availa1ility of &ersonal information &rovided to the University and &rivacy in the $se of U7S IT reso$rces )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) <

D) Leadershi&)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) <<

This section contains the iss$es and s$&&orting strategies for the overlays which lead or drive the overall direction of the IT Strategic Plan) )))))))))))))))))))))))))))))))))))<< D)! The "ision for U7S )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<< The higher ed$cation ind$stry has received its share of commentary a1o$t how IT might hel& create an environment where many of the teaching6 learning and administrative o&erations and interactions occ$r electronically rather than in the more traditional modes) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<< IT systems and a&&lications are im&ortant to several University goals6 incl$ding 1lended learning and teaching6 and &roviding st$dents and staff with higher standards of service) There is no sim&le &rod$ct that can 1e &$rchased Goff the shelfH6 rather U7S will need to 1e vigilant with c$rrent trends in technology and technology management and how these might a&&ly to o$r 4ey instit$tional goals) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) << The real challenge is to identify when and where those o&&ort$nities will realise the 1est ret$rn in o$r own environment6 to develo& the organisational str$ct$res and
16

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED s4ills to realise 1enefits6 and to e5ec$te these develo&ments in a timeframe that matches the o&&ort$nities &resented 1y ra&idly develo&ing technologies) ))))))))))))<< The areas of foc$s for the IT s$&&ort services at U7S might 1roadly 1e classified as follows#-))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<< So$rcing .anagement 8"endor and %ontract .anagement9 refers to the &rocesses and relationshi&s that U7S maintains with e5ternal organisations to ac:$ire goods and services and share information) It incl$des for e5am&le6 colla1orative develo&ment of materials6 ac:$isition and'or sharing of co$rseware6 electronic li1rary reso$rces and services6 and electronic &roc$rement of goods and services) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) << Information .anagement refers to the &rocess of $nderstanding6 defining6 doc$menting6 ca&t$ring and easily accessing the information that U7S needs to cond$ct its core 1$siness of learning and teaching6 research and administrative s$&&ort) It incl$des for e5am&le6 the develo&ment of online co$rseware and associated materials6 the com&$terised management of electronic as well as &a&er 1ased doc$ments6 the &rovision of we1 1ased services and the dissemination of information in an electronic form) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))<< St$dent and Staff /elationshi& .anagement refers to the s$&&ort of interactions 1etween all mem1ers of the U7S comm$nity thro$gh the $se of integrated information systems designed to im&rove levels of service) It will incl$de the im&lementation of services that facilitate an ongoing relationshi& with st$dents6 staff6 &ros&ective st$dents6 al$mni and &artners6 online information channels targeted at s&ecific a$diences6 and the esta1lishment of co-ordinated s$&&ort services ) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) << %omm$nications .anagement foc$ses on the &rovision of systems and technical infrastr$ct$re to s$&&ort comm$nication flows within U7S and to enhance the interaction 1etween gro$&s or individ$als to s$&&ort learning6 teaching6 research and administration) Systems that s$&&ort comm$nications incl$de com&$termediated comm$nications6 videoconferencing6 video6 voice and te5t services) ))))<< Delivery .anagement refers to the way in which the a1ove services are delivered and accessed) D$e to the e5&ansion of the Internet and advances in technology there are now more o&tions availa1le for delivering additional and enhanced services) The U7S we1site and the my)U7S &ortal are 4ey entry &oints for an e5&anding range of services s$ch as online enrolment and fees &ayment6 fle5i1le delivery of co$rses and easy access to U7S information) Portal Systems &rovide st$dents6 staff6 researchers and e5ternal comm$nities with an interface to U7SAs internal systems6 c$stomised to acco$nt for the nat$re of the relationshi& 1etween the &arties) St$dents6 staff and researchers will 1e &rovided access to a wide range of &ersonalised services6 so$rced within U7S) Direct lin4s with s$&&liers can 1e esta1lished to so$rce goods and services and ed$cational reso$rces from organisations s$ch as li1raries6 &$1lishers or other $niversities) ))))))))))))))))))))))))!00 Integrated A&&lications are at the centre of the e5ternal interfaces with U7S UniversityAs c$stomers6 sta4eholders6 s$&&liers and 1$siness &artners) These interfaces are needed to ens$re that the 1$siness &rocesses wor4 seamlessly across the organisation6 and &rovide a single and consistent view of the information regardless of where or how it has 1een in&$t or is viewed) U7S has im&lemented the *racle 0inancials6 Alesco6 %allista6 Al$mni systems and University-wide data1ases) %ontin$ed integration of a&&lications needs to contin$e via strategies de&loying systems integration tools) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!00 The my)U7S &ortal is 1eing f$rther develo&ed to &rovide integrated views of the information availa1le from the University and 1$siness &artners) The st$dent
17

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED records system has 1een interfaced to the my)U7S &ortal to &rovide re-enrolment over the we1 and e5tended to incl$de initial enrolment6 &ayment of fees6 fines6 etc) *racle 0inancials &rovides integrated financial and Alesco &rovides ;/ information) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !00 The U7S we1site is the &$1lic face of the University6 and its content and style of &resentation sho$ld 1e managed from a mar4eting &ers&ective6 however it sho$ld not 1e the &rimary so$rce of information for o$r staff and st$dents) This role sho$ld 1e ta4en on 1y the my)U7S &ortal) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!00 It will 1e im&ractical for U7S to ass$me res&onsi1ility for the direct &rovisioning of all services6 and alternative forms of so$rcing will need to 1e considered6 incl$ding o$tso$rcing to glo1al IT service &roviders or the formation of &artnershi&s with com&lementary organisations) These iss$es will 1e a f$ndamental com&onent of the definition of an a&&ro&riate 1$siness model) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!00

Iss$e !# The array of c$rrent and emerging technologies relevant for U7S))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!00

The s&eed with which IT is develo&ing means that &rotracted eval$ations of new technologies may res$lt in o&&ort$nities 1eing lost or ta4en $& too late to o1tain a com&etitive edge) An agile and res&onsive a&&roach to assessing o&&ort$nities m$st 1e ado&ted) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!00 It is im&ortant that an overall a&&lications architect$re e5ists which g$ides the config$ration6 develo&ment and im&lementation of vario$s services at U7S) ))))!00 >oal# Im&lement o&&ort$nities that s$&&ort U7SAs strategic o1=ectives ))))))))))))!00 Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!00 Esta1lish a develo&ment &rogramme within U7S6 led 1y a senior mem1er of staff to# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !00 Identify o&&ort$nities and define the 1$siness models where sol$tions might 1e 1eneficial )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!00 E5&lore the formation of &artnershi&s with organisations which can offer com&lementary s4ills or reso$rces and where U7S &reserves the control over# !00 the :$ality of content6 delivery and s$&&ort services6 in 4ee&ing with U7SAs &ositioning and 1rand image as a high :$ality &rovider of tertiary ed$cational services ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !0! its intellect$al &ro&erty rights over its co$rse and s$1=ect materials )))))))))))))))))))!0! the relationshi& formed 1etween U7S and each st$dent6 as this has the &otential of leading to other e5changes at a later time ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0! the record of electronic data that mar4s the history of the relationshi& with the st$dent which can 1e val$a1le in enco$raging f$t$re involvement )))))))))))))))))))))!0! the transactions that occ$r 1etween the University and the st$dent6 as this is a &rimary method of esta1lishing and maintaining the a&&ro&riate standard of :$ality ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !0! Define an a&&lications architect$re which g$ides the de&loyment of new IT systems and infrastr$ct$re at U7S6 so that s$ccessf$l &ilot trials can 1e s$1se:$ently mainstreamed to s$&&ort U7S ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0! Esta1lish a f$nd to seed feasi1ility st$dies and &ilot trials of sol$tions )))))))))))))))!0! 0$nd develo&ments strategically ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0!

!0'0('20!(

18

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Design each &ro=ect to deliver res$lts in stages within short timeframes6 with f$t$re f$nding contingent $&on the s$ccess of each stage ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0! .any of the strategies descri1ed elsewhere in this strategic &lan form integral com&onents of the a&&lications architect$re for U7S) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0!

Iss$e 2# Definition of an Information .anagement Architect$re )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0!

Information so$rces for the University comm$nity are 1road and diverse) They incl$de information owned and controlled 1y U7S6 &artner organisations and information residing6 owned and managed com&letely o$tside the University) 7ithin U7S6 information resides in we1 servers6 relational data1ases managed 1y a&&lications s$ch as *racle 0inancials and many other heterogeneo$s systems) The collection6 organisation6 distri1$tion of and access to this information is critical to the core University activities of learning and teaching6 and research6 together with the s$&&ort services facilitating these) IT services s$ch as the my)U7S &ortal and the U7S .essaging Service6 &rovide ca&a1ilities to &roactively deliver information to mem1ers of the University comm$nity 1ased on their individ$al roles and res&onsi1ilities) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0! An information management architect$re needs to 1e develo&ed to form the 1asis of enter&rise information management strategies) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0! >oal# Esta1lish an information management architect$re as a framewor4 for enhancing the management of the UniversityAs information needs) ))))))))))))))))))))!0! Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0! Esta1lish standards for develo&ment of a formal information management architect$re ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0! Develo& a framewor4 to facilitate all a&&ro&riate information and 1$siness services to 1e made accessi1le thro$gh the 7orld 7ide 7e1 via the my)U7S &ortal )))))!0! Enhance the reach of the my)U7S &ortal to incl$de all mem1ers of the U7S comm$nity) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0!

Iss$e 3# Data re:$irements of U7S ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !0!

To o1tain efficiencies and im&rovements in its core &rocesses6 U7S m$st $nderstand the data that it re:$ires to cond$ct its core activities of learning and teaching6 research and administration) A model sho$ld 1e &re&ared which is inde&endent of technologies) This model wo$ld show the data gro$&ings6 relationshi&s and meta data) S$ch a model wo$ld facilitate the easier integration of a&&lications6 &ac4ages and data1ases) U7S recognises the need to strengthen its &osition on Data >overnance6 1ased on#))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0! The 200C AUKA re&ort6 which stated AUKA recommends that U7S develo& a more ro1$st strategic a&&roach to governance of Information Technology 8IT9 services across the University and 1$ild a stronger client service ethos among those res&onsi1le for IT service &lanning and delivery)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!02 A ?$siness Intelligence readiness review commissioned in 200,) 8?I /eview9))!02 Data and System Integration review commissioned in 200,) 8Integration review9 ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !02 The main recommendations of the ?I and Integration reviews relate to how U7S can move forward with 1etter Integration and ?I6 incl$ding the esta1lishment of a Data 7areho$se to $nder&in f$t$re develo&ments in the ?I area) ))))))))))))))))))))!02

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED >oal# Understand University-wide data re:$irements and s$&&orting meta data ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !02 Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!02 Pre&are a University-wide data model6 showing the 4ey data gro$&ings re:$ired for U7S to cond$ct its o&erations ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!02

Iss$e (# Im&act of Information .anagement )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!02

Information .anagement is a strategy for managing cor&orate memory and intellect$al ca&ital6 where there is as yet no commonly acce&ted definition) It offers the means to aggregate the collective intellect and 4nowledge of the University into a framewor4 thro$gh which learning6 colla1oration and innovation can 1e enhanced) /esearch s$ggests that whilst so&histicated technologies are an im&ortant ena1ling factor6 s$ccessf$l im&lementation of Information .anagement 8formerly 4nown as -nowledge .anagement9 also re:$ires the integration of 1$siness strategy6 c$lt$ral val$es and wor4 &rocesses) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))!02 An o&&ort$nity e5ists to investigate the disci&line of Information .anagement for its a&&lica1ility to the University) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!02 >oal# Understand the relevance of Information .anagement to the U7S environment )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!02 Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!02 Underta4e an investigation into Information .anagement and its associated technologies6 in terms of its a&&lica1ility to the U7S environment )))))))))))))))))))))!02 Esta1lish a University-wide architect$re for Information .anagement) ))))))))))))))!02

Iss$e D# 0oc$s of U7S we1site ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !02

The U7S we1site 8www)U7S)ed$)a$9 is c$rrently the main access &oint to U7S information reso$rces for 1oth the general &$1lic and internal intranet services) This d$al &$r&ose has led to inconsistencies in &resentation and :$ality of information &rovided at some levels of the site) Se&arating the internet and intranet f$nctions of the site will ena1le each of these services to 1e develo&ed to s&ecifically address the differing needs of their intended a$dience) The my)U7S &ortal will contin$e to 1e develo&ed as the interface for all internal information) The www)U7S)ed$)a$ site is an im&ortant vehicle for &romoting U7S to the wider comm$nity and im&roving comm$nications) It sho$ld 1e f$rther develo&ed to ens$re it is consistent6 vis$ally e5citing6 information rich and is geared to &romoting U7S to an wider a$dience) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!02 >oal# /e- develo& the U7S we1site as confirmation of the image of U7S as an innovative h$1 of teaching and research e5cellence )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!02 Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!02 Esta1lish 7e1 .anagement >overnance to develo& cor&orate we1 standards 8U7S vis$al identity9 and &romote com&liance with technical we1 standards and integrate with the ITD governance framewor4)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!03 Develo& a comm$nications strategy to ens$re relevant 4nowledge of the standards ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !03 /evise the main U7S we1site to se&arate the internet and intranet f$nctions )))!03 Ens$re com&liance with the standards thro$gh a&&ro&riate management &rocesses ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!03
2!

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED %ontin$e to develo& the my)U7S &ortal as the interface to intranet services with c$stomised channels that s$&&ort the information needs of st$dents and staff of U7S) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !03 D)2 %ross %am&$s IT Services )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!03 U7S staff will have a defined set of $&-to-date6 fle5i1le and core s$&&ort &olicies6 &lans and &roced$res6 which are ada&ta1le and sensitive to local o&erating needs 8incl$ding c$lt$ral &ractices9 and which will ena1le infrastr$ct$re and services to 1e ra&idly de&loyed to s$&&ort agreed academic o1=ectives and &rograms in all cam&$s and off cam&$s environments) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!03 U7S is s$fficiently diverse to integrate electronic services within a m$ch 1roader framewor4 of higher ed$cation services and an a&&ro&riate model m$st 1e $sed to &rovide a consistent and integrated set of online services to st$dents and staff6 anywhere in the world) The model m$st allow U7S to 1e readily ada&ta1le to s$&&ort and com&lement the face-to-face and off cam&$s models of learning and teaching with a wide range of additional and $sef$l services that will enhance the learning e5&erience for o$r st$dents) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!03 An im&ortant as&ect of this develo&ment will 1e the de&loyment of IT systems and infrastr$ct$re6 to create a common set of U7S services with a consistency of content6 style and :$ality that effectively s$&&ort a dis&ersed and &otentially mo1ile U7S comm$nity) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!03 The U7S cam&$s IT systems and infrastr$ct$re sho$ld 1e characterised 1y# )))!03 The ado&tion of a common set of services6 or where there are limitations arising from &revailing &$1lic infrastr$ct$re6 then near e:$ivalent services will 1e de&loyed) The most fre:$ently $sed ed$cational6 administrative6 and s$&&ort services will 1e delivered 1y a standard means6 via the my)U7S &ortal ))))))))))))))))))))))))))))))))))))!03 The ado&tion of com&ati1le University-wide architect$res for hardware6 software6 comm$nications and ca1ling services) This &rovides a n$m1er of significant f$nctional advantages and cost efficiencies6 all leading to a set of consistent services for a dis&ersed and often mo1ile U7S comm$nity ))))))))))))))))))))))))))))))!03 ;ighly availa1le systems and services6 where this is cost effective and &ractical ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !03 The formation of a relationshi& with one or more e5ternal service &roviders 6 who will add val$e to U7S strategy) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!03

Iss$e !# Provision of IT services to all cam&$ses ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0(

>oal# Provide a com&rehensive set of com&ati1le and integrated information technologies6 services and reso$rces to all U7S cam&$ses )))))))))))))))))))))))))))))!0( Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0( Define the standard set of IT services6 incl$ding service level definitions6 that are to 1e esta1lished on each U7S cam&$s6 for these 1road categories# )))))))))))))))))))!0( telecomm$nications )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0( data and voice networ4s ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0( com&$ter la1oratories ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0( lect$re theatres and a$dio vis$al ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0( office e:$i&ment ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0(

!0'0('20!(

21

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED servers and systems ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0( administrative and li1rary a&&lications )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0( s$&&ort services ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0(

Iss$e 2# Provision of IT services to off cam&$s st$dents ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0(

*ff-cam&$s st$dents may 1e $nderta4ing U7S co$rses and &rograms in very diverse locations incl$ding the home6 the wor4&lace and in comm$nity facilities) U7S m$st consider st$dent location and delivery re:$irements on enrolment and &rovide access to its &rograms6 administrative and other services and reso$rces at times and in ways which can 1e c$stomised to 1est s$it the st$dents and their environments) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0( Services will need to integrate traditional on and off cam&$s learning and services delivery methods with advanced comm$nications technologies and the infrastr$ct$res that s$&&ort them) A ma=or advantage of these techni:$es is that many of the services designed to s$&&ort off cam&$s teaching also com&lement on cam&$s delivery to offer greater fle5i1ility and reso$rces for all st$dents)) ))))))))))!0( >oal# Provide online services to st$dents enrolled in off cam&$s modes of st$dy6 consistent with st$dents st$dying on cam&$s )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0( Strategy# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0( The my)U7S &ortal acts as a window to the most commonly $sed electronic 1ased information services and reso$rces) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0( D)3 +ew and Emerging Technologies )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0( Information technology has a significant and &roactive s$&&orting role in not only assisting U7S to f$lfill its directions6 1$t in &roviding leadershi& in the focal areas of learning and teaching6 research and the administration of the University) The ongoing strategic trac4ing and assessment of emerging technologies is an im&ortant element of this leadershi& role) So too is the &rovision of advice6 g$idance and Gcham&ioningH the ta4e$& of new technologies that facilitate the drive towards 1est &ractice in core &rocesses) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0( +ew technologies are emerging almost daily which sho$ld 1e considered to determine whether they can 1e a&&lied to im&rove delivery of services or &rovide additional innovative services in the focal areas) ;owever6 there can 1e considera1le cost im&lications and lesser standards of relia1ility 1y 1eing an early ado&ter of new technologies) These &ossi1ilities need to 1e 1alanced against the &erceived 1enefits) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0D It is desira1le to create a c$lt$re of innovation and to ca&italise on o&&ort$nities) To 1e s$ccessf$l in the trac4ing and assessment of emerging technologies to determine their a&&lica1ility in f$rthering U7SA o1=ectives it will 1e im&ortant to ado&t an agile and controlled a&&roach) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0D U7S is fort$nate to have a n$m1er of IT gro$&s with an interest in new and emerging technologies from academic and administrative &ers&ectives) *1vio$s advantages will res$lt from a more co-ordinated a&&roach to trac4ing and assessing technologies in terms of 4nowledge dissemination and effective $se of reso$rces 81oth financial and non-financial9) A ca&acity to demonstrate the 1enefits to 1e o1tained from ado&ting s&ecific technologies to interested &arties6 will also assist in s&eeding the $&ta4e rate for new technologies) )))))))))))))))))))))))))))))))))))!0D

Iss$e !# 0$nding the trac4ing and assessment of emerging technologies in IT )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0D

!0'0('20!(

22

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED There are c$rrently no formal f$nding arrangements for the trac4ing and assessment of emerging technologies) This needs to 1e changed to ens$re U7S has the ca&a1ility to &$rs$e technologies that offer &otential to s$&&ort and enhance 1$siness needs and &rovide an o&&ort$nity to gain com&etitive advantage) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0D >oal# Esta1lish a formal f$nding &rocess to ena1le controlled trac4ing and assessment of emerging technologies in IT )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0D Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0D Esta1lish an amo$nt for the f$nding of trac4ing and assessment of emerging technologies in IT as &art of the ann$al 1$dgeting &rocess )))))))))))))))))))))))))))))))!0D Esta1lish the Director6 Information Technology Services as the office res&onsi1le for &rioritising and granting f$nds for the trac4ing and assessment of emerging technologies in IT which are 1ased on mar4et 1ased information and emerging cons$mer trends and emerging technologies in ;igher Ed$action)))))))))))))))))))))!0D %omm$nicate the e5istence of the f$nd to relevant areas of the University6 and administer a&&lications for f$nding) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0D

Iss$e 2# Enco$raging investigation into emerging technologies )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0D

As U7SAs needs in IT 1ecome increasingly diverse6 more o&&ort$nities arise from emerging technologies6 and a more co-ordinated a&&roach to the identification and eval$ation of relevant technologies is essential) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0D In trac4ing new and emerging IT technologies6 there needs to 1e a trans&arent and acco$nta1le &rocess in &lace to ens$re the most relevant technologies are identified for eval$ation6 &iloting and &ossi1le event$al $&ta4e as mainstream services) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !0D >oal# Esta1lish a &rocess to trac4 and assess relevant emerging technologies and disseminate findings to all relevant areas of the University ))))))))))))))))))))))))))))))))!0D Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0D Promote a c$lt$re of innovation 1y# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0D esta1lishing foc$sed wor4ing &arties drawing on staff from across the University 8es&ecially technology 1ased %olleges and Schools and ITS9 to e5change ideas and e5&lore o&&ort$nities for innovative $ses of IT )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0D formally recognising the im&ortance of trac4ing and assessing emerging technologies 1y esta1lishing this role as an integral &art of the res&onsi1ilities of certain staff6 res&onsi1ilities associated with this sho$ld 1e incl$ded in Position Descri&tions )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0C re&orting the stat$s of investigations into s&ecific emerging technologies thro$gh the $se of a University-wide we1site ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0C Develo& g$idelines for the &re&aration of &ro&osals 1y any mem1er of staff to eval$ate or cond$ct &ilot trials on emerging technologies ))))))))))))))))))))))))))))))))))!0C Im&lement &roced$res to ens$re that a &ro&osal is s$1mitted to the Director6 Information Technology Services 1efore an emerging technology &roceeds to a &ilot stage) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0C

Iss$e 3# Enco$raging $&ta4e of new technologies ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0C

An organisation as com&le5 and as geogra&hically dis&ersed6 with s$ch a high level of devol$tion of res&onsi1ility as U7S6 res$lts in a $ni:$e set of diffic$lties
23

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED where wides&read ado&tion of new technologies is &ro&osed) The ca&a1ility for interested &arties to try new technologies in a sim$lated GliveH environment and ad=$dge the 1enefits to 1e o1tained for themselves will assist in the ado&tion of 1est &ractice ways to im&rove &rod$ctivity and efficiency thro$gho$t the organisation) A Gcons$ltingH service to &rovide advice and g$idance wo$ld also 1e integral to im&roving the s$ccessf$l $&ta4e of new technologies) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0C >oal# Increase the $&ta4e of new technologies across the University thro$gh the &rovision of facilities to clearly demonstrate the &otential 1enefits ))))))))))))))))))))))!0C Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0C Investigate the feasi1ility of the esta1lishment of a +ew Technology Demonstration %entre 1y the School of %om&$ting and the ITS Division ))))))))))))))))))))))))))))))))))!0C Investigate the esta1lishment of a cons$lting service to a$gment the +ew Technology Demonstration %entre and &rovide advice and g$idance related to the technologies 1eing demonstrated) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0C D)( IT Strategic .anagement and >overnance))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0C *rganisations that ma5imise the 1enefits achieved from their investments in IT also have a well defined6 well $nderstood &rocess for the strategic management of IT) According to the >artner>ro$& Gthe com&onents of the governance 8strategic management9 of IT J decision ma4ing &rocesses6 leadershi& and management J are critical to delivering6 e5tracting and enhancing IT-ena1led or s$&&orted 1$siness val$eH) A &rocess for the strategic management of IT is not designed to individ$ally manage every IT related decision6 1$t rather to &rovide a framewor4 within which 1ehavio$r can 1e reg$lated and IT decisions ta4en6 according to the &revailing &olicies) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0C The IT strategic management &rocess sho$ld not 1e considered as Gcast in stoneH) As an organisation changes over time6 so sho$ld the &rocess for the strategic management of IT 1e reviewed to ens$re that it is in 4ee&ing with the overall o1=ective for IT of ena1ling the achievement of the organisational vision and strategies) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0C An GInformation Technology PolicyH needs to 1e develo&ed to reflect the im&lementation of the strategies o$tlined in this doc$ment and to ens$re that the &rocess for the strategic management of IT is wholly integrated into the str$ct$re of management and decision ma4ing within U7S) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0C The essential elements of the revised &rocess for the strategic management of IT m$st ac4nowledge the $ni:$eness of the overall U7S organisation and reflect the mission and val$es6 c$lt$re6 1$siness decision ma4ing &rocess and the degree of a$tonomy of the vario$s 1$siness $nits) It m$st s$&&ort a Gwhole of U7SH &ers&ective in the &lanning and e5ec$tion of IT initiatives to achieve the greatest val$e from the significant investment in IT) In addition the &rocess m$st 1e fle5i1le eno$gh to res&ond in a timely manner to o&&ort$nities which arise) ))))))))))))))))))!0, .any of the &ro=ects which are initiated from this IT Strategic Plan will involve sta4eholders from m$lti&le organisational $nits) The revised &rocesses for the strategic management of IT m$st facilitate the cond$ct of University-wide &ro=ects to achieve University-wide 1enefits) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0,

Iss$e !# /es&onsi1ility for strategic management of information technology )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0,

The strategic management res&onsi1ilities for IT need to 1e defined within the a1ove mentioned Information Technology Policy integrated with the we1 steering committee) The strategic management res&onsi1ility m$st differentiate 1etween the roles of those who have direct organisational res&onsi1ility for the o&erational
24

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED management of IT and those that have res&onsi1ilities in the &lanning and im&lementation of the IT Strategic Plan 8strategic management9) The former roles relate to management at central and devolved levels) The latter roles refer to the cross organisational committees that oversee the develo&ment of strategies6 &olicies and the cond$ct of &rogrammes and &ro=ects) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0, The c$rrent U7S model for the allocation of 1$dgets to organisational $nits on an ann$al 1asis does not easily s$&&ort the financial s&onsoring of IT initiatives that s&an organisational 1o$ndaries) This a&&roach can also &rovide little incentive for individ$al de&artments to &artici&ate in University-wide &ro=ects in the event that the 1enefits for some individ$al de&artments are marginal6 1$t the 1enefit for the University overall is more significant) The method and res&onsi1ility for f$nding cross organisational IT &ro=ects that s&an m$lti&le 1$dget years6 is an im&ortant as&ect of the res&onsi1ilities for the strategic management of IT) ))))))))))))))))))))))!0, >oal# Esta1lish a clearly defined str$ct$re for the strategic management of IT that is res&onsive to o&&ort$nities and ena1les all sta4eholders to 1e engaged and decisions ta4en on a University-wide 1asis ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0, Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0, Identify the "ice-%hancellorAs E5ec$tive %ommittee as having direct res&onsi1ility for the strategic management of IT and the esta1lishment of &olicy thro$gh the %0*6 s$&&orted 1y the Director Information Technology Services 8ITS9 and g$ided 1y the IT Strategic Plan and the IT Programme Portfolio )))))))))))))))))))))))))))))))))))!0, Identify the E5ec$tive as the 1ody which reviews and a&&roves the content of the IT Strategic Plan6 in addition to the content of the IT Programme Portfolio which is derived from the IT Strategic Plan )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0, Identify the IT E5ec$tive Steering %ommittee6 chaired 1y the %0*6 to oversee the ongoing develo&ment and $&dating of the IT Strategic Plan and its s$&&orting &rogrammes and &ro=ects6 and ma4e recommendations to the E5ec$tive on strategic directions for IT in addition to the &rioritisation and f$nding of &rogrammes and &ro=ects which wo$ld also incor&orate res&onsi1ility for identifying Universitywide IT &olicies and facilitating their develo&ment )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0, Esta1lish the ?$siness %ase as a mandatory decision ma4ing doc$ment to determine whether a &ro=ect will 1e a&&roved for commencement )))))))))))))))))))))!0, Esta1lish the role of the Programme Steering %ommittee6 com&rising a n$m1er of senior e5ec$tives of the areas that will 1e most im&acted 1y the o$tcomes from a &artic$lar &rogramme) The Programme Steering %ommittee will meet infre:$ently6 1$t will oversee the &rogramme6 &rovide strategic direction to the area6 1ro4er f$nding arrangements for the &ro=ects6 identify new o&&ort$nities and review relative &riorities for &ro=ects within the &rogramme for consideration 1y the IT E5ec$tive Steering %ommittee) S&ecial interest gro$&s6 s$ch as the IT .anagersA >ro$& will &rovide in&$t to the relevant Programme Steering %ommittee on an as re:$ested 1asis )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !0 Esta1lish the role of the Pro=ect Steering %ommittee as re&resenting6 at an e5ec$tive level6 the critical sta4eholder gro$&s for the &ro=ect) The Pro=ect Steering %ommittee will meet on a reg$lar 1asis and will oversee the &ro=ect6 review &rogress against the a&&roved &ro=ect 1$siness case6 a$thorise any variations and a&&rove o$tcomes ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0 %ontin$e with res&onsi1ility for those matters constit$ting the shared infrastr$ct$re of the UniversityAs IT 1eing $nder the &$rview of the Director ITS) /es&onsi1ility for non shared infrastr$ct$re6 to remain with the UniversityAs %olleges and Schools6 de&artments6 academic s$&&ort areas and the administration )))))))))))))))))))))))))))!0
25

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Esta1lish an IT .anagersB 0or$m 8incl$ding ;/ IT re&resentative6 0inance IT re&resentative6 %allista IT re&resentative6 /esearch IT re&resentative6 li1rary IT re&resentative and a&&ro&riate School'%ollege re&resentatives96as an advisory gro$& to the Director ITS6 to ens$re that information technology facilities and services &rovided 1y ITS reflect the needs and &riorities of all the organisational $nits ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !0 Develo& an Information Technology Policy to reflect the strategic management and governance of IT) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0

Iss$e 2# /es&onsi1ility for information technology o&erations ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0

7ithin the U7S environment it is considered that IT has two main com&onents6 an infrastr$ct$re com&onent6 which is 1est administered centrally6 and a devolved com&onent which needs to 1e administered thro$gh the Li1rary6 ;$man /eso$rces and St$dent Services))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0 S$&&ort to clients for effective $se of the UniversityAs information technology services is also 1est &rovided thro$gh a division of res&onsi1ilities at the central and local levels) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0 >oal# Esta1lish a clearly defined str$ct$re for the administration of IT that effectively delivers :$ality IT services6 eliminates d$&lication of services and ena1les all sta4eholders to $nderstand their res&onsi1ilities and o1ligations ))))))!0 Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0 /eview the e5isting &ractice of distri1$tion of infrastr$ct$re and client s$&&ort res&onsi1ilities 1etween ITS and the devolved IT gro$&s 8eg Li1rary and ;/9 to identify more effective and efficient ways of &roviding IT services and any d$&lication of service &rovision and revise the associated &olicy and &roced$res ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !0 Develo& a comm$nications strategy to ens$re that all sta4eholders $nderstand their res&onsi1ilities and o1ligations for the administration of IT) ))))))))))))))))))))))))!0

Iss$e 3# Planning for information technology ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0

IT &lanning is $nderta4en at the University-wide level and at the level of the individ$al organisational entities that have devolved IT environments which incl$de the Li1rary and ;/))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0 The aim of University-wide IT &lanning is to ens$re that the &rocess of identifying IT initiatives and allocating IT reso$rces is directly related to the overall strategies6 goals and directions of U7S University as a whole) The res&onsi1ility for University-wide IT &lanning lies with the Director IT Services) )))))))))))))))))))))))))))!0< *ther individ$al organisational entities that have devolved IT environments have at times &re&ared their own IT o&erational &lans) These &lans have ty&ically 1een &re&ared in isolation from other IT &lans and are inconsistent in form and content with the other &lans) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0< To ma5imise the 1enefits attained from the overall investment made in IT 1y the University as a whole6 it is a&&ro&riate to develo& a more coordinated a&&roach to IT &lanning6 where the IT o&erational &lans of the individ$al organisational entities are develo&ed synchrono$sly with the University-wide IT Strategic Plan) These &lans wo$ld have a common format and str$ct$re and 1e consistent with the overall directions of the University-wide &lan and IT &olicies) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0< >oal# Esta1lish an integrated University-wide IT &lanning regimen to oversee the investment in IT across the University ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0<
26

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0< Pre&are a University-wide IT Strategic Plan) /eg$larly maintain the Plan on an Gas re:$iredH 1asis6 at a minim$m yearly6 to ens$re c$rrency with the changing higher ed$cation and technology environments) Pre&are a ma=or revision to the &lan6 when a&&ro&riate 8most li4ely within 3 years9 )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0< Pre&are a minim$m standard for the method of &re&aration6 content and form of IT o&erational &lans for those %olleges and Schools6 de&artments6 academic s$&&ort areas and &arts of the administration that have devolved IT a&&lications))))))))))))!0< Pre&are individ$al IT o&erational &lans in those %olleges and Schools6 de&artments6 academic s$&&ort areas and &arts of the administration that have devolved IT environments) .aintain these &lans thro$gho$t the year6 1$t &re&are a revision each s$1se:$ent year in s$fficient time to lin4 into the overall University &lanning and 1$dget cycle ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0< Identify synergistic o&&ort$nities across entities and any &lanning inconsistencies thro$gh analysis 1y the central IT &lanning f$nction) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0<

Iss$e (# A&&roval of IT Pro=ects ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !0<

Pro=ects will 1e identified as &art of the IT strategic &lanning &rocess within the Programme Portfolio 1$t will also a&&ear as o&&ort$nities as a res$lt of res&onses to internal and e5ternal &ress$res on the University that occ$r from time to time) A strong and active &rocess for the strategic management of IT is necessary so that &ro=ects do not commence witho$t d$e consideration of the &ro=ect sco&e6 o1=ectives and 1enefits nor the im&act on University reso$rces) The &rocess sho$ld not introd$ce $nd$e 1$rea$cratic overheads s$ch that o&&ort$nities cannot 1e res&onded to in an a&&ro&riate timeframe) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0< Pro=ects sho$ld 1e a&&roved thro$gh a two stage &rocess where the initial ste& is a feasi1ility st$dy) The feasi1ility st$dy assesses technical iss$es and &re&ares a ?$siness %ase for a&&roval 1y the Programme Steering %ommittee and consideration 1y the IT E5ec$tive Steering %ommittee) Some &ro=ects may not6 1eca$se of their siFe6 $ni:$eness or lac4 of com&le5ity6 1e &art of a s&ecific Programme) 0or these instances a&&ro&riate a&&roval a$thority m$st 1e assigned) In the &ast the &ro=ect team has often 1een held res&onsi1le for the realisation of &ro=ect 1enefits) ;owever &ro=ect 1enefits can 1est 1e realised if sta4eholder management is held acco$nta1le for their achievement) The sta4eholders are re&resented in the overall &rocess thro$gh the &ro=ect s&onsor and the steering committee) The f$ll realisation of 1enefits can often 1e over a lengthy &eriod after a &ro=ect has com&leted) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!0< >oal# Underta4e those IT &ro=ects that 1est address the UniversityAs strategic o1=ectives and 1$siness needs within the &revailing 1$dgetary constraints ))))))))!!0 Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!0 Esta1lish the feasi1ility st$dy as the initial ste& in the a&&roval &rocess) The main o$tcome of the feasi1ility st$dy 1eing the ?$siness %ase which addresses the 1enefit realisation &lan6 life cycle costs6 :$ality re:$irements6 &riority com&ared with other &ro=ects6 ris46 legislation im&act6 strategic im&act and'or technology im&act) Esta1lish a&&ro&riate &roced$res and systems to address iss$es of =oint f$nding of IT &rogrammes 1y a n$m1er of different organisational $nits ))))))))))))))))))))))))))))!!0 Identify the Programme Steering %ommittee as the entity res&onsi1le for selecting6 &rioritising and recommending &ro=ects for consideration6 1ased on of the content of the ?$siness %ase )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!0

!0'0('20!(

27

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Ado&t a two level a&&roval &rocess for &ro=ects recommended 1y a Programme Steering %ommittee# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!0 %onsideration of &ro=ects with a 1$dget re:$irement of greater than M2D06000 to 1e referred to the EEE%UTI"E thro$gh the IT E5ec$tive Steering %ommittee ))))))))!!0 %onsideration of &ro=ects with a 1$dget re:$irement $& to M2D06000 to 1e $nderta4en 1y the Director of ITS ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!0 /efer all &ro=ects recommended 1y the Director of ITS to the IT E5ec$tive Steering %ommittee )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!0 Esta1lish a ?enefits /ealisation Plan for each &ro=ect to identify e5&ected 1enefits and how they will 1e achieved )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!0 /eview the ?enefits /ealisation Plan on a reg$lar 1asis thro$gho$t the life of a &ro=ect and 1eyond6 to identify any changes which may im&act the via1ility of the &ro=ect )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !!0 Identify &ro=ect s&onsors as 1eing res&onsi1le for the achievement of &ro=ect 1enefits) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !!0

C) Service Areas ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !!!

This section contains the iss$es and s$&&orting strategies for areas where IT services will 1e &rovided to s$&&ort University-wide strategies and o1=ectives) )))!!! C)! Learning and Teaching S$&&ort ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!! Ed$cational theorists s$ggest that the foc$s in on-cam&$s teaching is shifting from this &assive rece&tor model to an inde&endent learning model6 with an em&hasis on st$dentsA more active engagement in the learning &rocess) ))))))))))))))))))))))))))))))!!! To this end technologies have 1een com1ined to create gateways for scholars and st$dents to vast so$rces of information in vario$s forms# voice6 video and images6 te5t6 interactive data1ases) These gateways6 the most &revalent 1eing the Internet6 &rovide $n&aralleled o&&ort$nities for asynchrono$s6 on-demand learning thro$gh access to a remote reso$rce at the st$dentAs convenience) These contem&orary changes will not re&lace traditional tertiary ed$cation c$rric$la6 st$dent &rofiles or teaching &ractices6 1$t m$st e5ist to a greater or lesser degree6 in con=$nction with them6 res$lting in a diversity and fle5i1ility that enriches the c$rric$l$m6 st$dent &rofile and choice) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!! U7S is o&erating in an increasingly com&etitive and de-reg$lated environment) It is well-&laced to com&ete in the national mar4et6 which is increasingly see4ing fle5i1ility6 1rand credi1ility and :$ality) ;owever there is a strong need within the University to address the :$ality of the learning environment and of the learning e5&eriences which U7S is a1le to offer6 &artic$larly the means 1y which the UniversityAs diverse st$dent &o&$lation interacts with the c$rric$l$m6 their t$tors and each other) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!! In s$&&orting the new 1lended learning environment6 electronic technologies will have a significant role) Email and com&$ter conferencing are increasing the o&tions for one to one interaction 1etween teachers and st$dents and 1etween st$dents and their &eers) Additionally6 altho$gh the creation of com&$ter accessed learning materials and comm$nication &rocesses can 1e costly6 time cons$ming and diffic$lt6 it will 1ecome increasingly im&ortant in the f$t$re) U7S will also need to face the challenge of redesigning and re&ac4aging many c$rrent ed$cational materials and comm$nications o&tions into on-line &rogrammed learning and com&$ter-assisted learning mod$les and s$&&ort services) A mi5 of delivery media

!0'0('20!(

28

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED will 1e develo&ed6 with some s$1=ects offered entirely face-to-face6 others entirely on the we1 and the ma=ority $sing a com1ination of media and reso$rces) ))))))))!!! A variety of alternative comm$nication methods m$st 1e availa1le and contin$ally $&dated to allow st$dents to cons$lt academic staff) These will incl$de email6 voice mail6 the 7e16 newsgro$&s6 intranets and vario$s other forms of 1oth &erson-to&erson and comm$nal comm$nication methods) .aintaining or increasing the :$ality of the st$dent-staff interaction sho$ld 1e a &rimary ed$cational re:$irement) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !!! St$dents o&erate more a$tonomo$sly than in the &ast) Accessing s$1=ect materials is increasingly self-monitored and self-directed) A fle5i1le 1lended a&&roach to learning re:$ires that st$dents will increasingly 1e a1le to ma4e their own decisions a1o$t what and when to st$dy) It is im&ortant that a&&ro&riate matching of media and delivery methods to e5&ected learning o$tcomes and st$dent cohorts occ$rs6 and effective &roced$res for eval$ating the &rogress of learning and the e5&ected o$tcomes are in &lace) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!! .a4ing the Difference 200,-200< and the Learning and Teaching Plan collectively foc$s the UniversityAs ed$cation strategy and direction on st$dent centred6 fle5i1le learning and teaching) @St$dent centredA is descri1ed as6 and &laces em&hasis on6 Gst$dentsA active &artici&ation in learning N and ta4ing res&onsi1ility for selfdirected learning)H @0le5i1leA is $nderstood to mean the &rovision of choices for learners in relation to a n$m1er of varia1les6 incl$ding access to a&&ro&riate s$&&ort) It is also noted that the effective $se of media and technologies will assist this move to a wider choice of learning environments and e5&eriences with differing levels of st$dent interaction) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!! The increased fle5i1ility of learning and teaching will re:$ire an eval$ation of advanced comm$nications and information technologies on an ongoing 1asis) As it is li4ely to necessitate e5tended ca&acity in telecomm$nications6 networ4 1andwidth m$st ade:$ately s$&&ort the selected teaching and delivery methods) %onse:$ently6 the s$&&ort and delivery of the a&&ro&riate infrastr$ct$re needs to 1e fle5i1le and res&onsive to &roceed alongside the a&&lication of technologies that s$&&ort learning develo&ment) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!2 The sco&e of the &ro&osed U7S Lect$res *nline &ro=ect6 which involves the $se of a$dio streaming of digitally recorded lect$res sho$ld 1e f$rther e5&anded to we1 de&loyment) This is de&endent mainly $&on additional recording facilities 8re:$iring ca1ling and recording P%s9 1eing installed in lect$re theatres) The transition for certain s$1=ects from the 1asic so$nd recordings to more so&histicated a$dio vis$al &resentations6 &ossi1ly $sing video streaming technology needs to 1e e5&lored with other com&etent areas at U7S) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!2 St$dents at U7S will o1tain a 1ase of IT 4nowledge that they can $se and 1$ild $&on thro$gho$t their &rofessional careers) U7S m$st ens$re that st$dents are IT literate and ac:$ire s4ills in the effective $se of IT as they &rogress towards grad$ation and see4 em&loyment) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!2

Iss$e !# Understanding the 1enefits and challenges of $sing IT in an ed$cational environment )))))))))))))))))))))!!2

The ra&id advance of the $se of new technology at U7S has not always 1een consistently a&&lied) Academic staff and st$dents have diverse $nderstandings of the contri1$tion it can ma4e to learning and teaching and the iss$es that need to 1e confronted if cost effective $&ta4e is to 1e achieved) 0or e5am&le# ))))))))))))))))))))!!2 0ormal training in the a&&ro&riate $se of the technology is needed to &rovide staff with s$fficient confidence in their a1ility to &lan and im&lement its effective $se in the learning activities of their st$dents ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!2

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED The technology m$st 1e selected and im&lemented so that it is not a distraction for either the teacher or st$dent $sers6 rather it m$st &rovide a delivery and s$&&ort mechanism that facilitates learning and teaching ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!2 Standard tem&lates and &roced$res to allow academics to easily &lace content on the we1 sho$ld 1e develo&ed and made availa1le on the we1)))))))))))))))))))))))))))!!2 Tension e5ists 1etween the need to charge for services and enco$rage academic $se of services 8e)g) internet charging96 which may limit the amo$nt of online content 1eing develo&ed in %olleges and Schools6 there1y im&acting the $&ta4e of technology s$&&orted learning ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!2 The differences in the IT environment for off-cam&$s st$dents relative to the oncam&$s sit$ation are often not f$lly $nderstood) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!2 These and other factors may have contri1$ted to a relatively slower $&ta4e of online teaching and s$&&ort strategies in co$rses and s$1=ects) ;owever6 ris4s and o&&ort$nities need to 1e assessed and Intellect$al Pro&erty 8IP9 iss$es relating to online develo&ment may also im&act on the im&lementation of technology s$&&orted delivery) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!2 >oal# 0$lly realise the &otential of IT to enhance ed$cational o$tcomes ))))))))))))!!2 Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!2 Promote e5cellence in the $se of IT to s$&&ort learning and teaching and contin$e to e5&and on the wor4 of the Learning and Teaching Plan which will facilitate# )))!!3 action research into the a&&ro&riate technologies for enhancing st$dent centred learning )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !!3 integrating ed$cationally so$nd IT services into the redevelo&ment of the UniversityAs my)U7S &ortal )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!3 &roviding a s$&&ortive IT environment at %ollege and Schools level which enco$rages staff to e5&lore and $se com&$ter 1ased learning and m$ltimedia in teaching )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!3 trialling integrated mi5es of technology tools and &latforms that s$&&ort &edagogically a&&ro&riate learning a&&roaches 8e)g) 7e16 %D-/*.6 t$torials6 la1oratories6 field tri&s6 lect$res9 to ens$re that o&tim$m learning is achieved ))))!!3 develo&ing University-wide standards and &olicies for the $sage of IT in s$&&ort of learning and teaching )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!3 See4 advice on im&ediments to the $&ta4e of IT in s$&&ort of learning and teaching and the ac:$isition 1y st$dents of those IT s4ills antici&ated as 1eing &resent in a U7S grad$ate6 and address iss$es ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!3 Develo& and maintain a co-ordinated s$&&ort environment and technical infrastr$ct$re for a&&ro&riate technologies that facilitate wides&read $se and $&ta4e and 1$ild $&on University-wide e5&ertise )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!3 %ontin$e to develo& the my)U7S &ortal to ens$re that a consistent and c$stomisa1le entry &oint for access to technology s$&&orted academic services e5ists for all st$dents and staff6 incl$ding a relia1le and scala1le a$thenticated news service and we1 ena1led comm$nication services 8email6 com&$ter conferencing6 chat9 )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !!3 Provide 4ey IT facilities to s$&&ort the Li1rary in carrying o$t their academic s$&&ort roles ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!3

!0'0('20!(

3!

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Enco$rage and s$&&ort &artici&ation 1y %olleges and Schools and ITS in academic &rofessional develo&ment &rograms ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!3 Provide tools which ena1le sec$rity and &rotection of U7S IP6 &reventing &lagiarism and $na$thorised access to academic material ))))))))))))))))))))))))))))))))!!3 Define and &$1lish a com&rehensive set of standards6 &rotocols and g$idelines to s$&&ort high :$ality6 effective and intero&era1le co$rseware develo&ment) )))))))!!3

Iss$e 2# Selection and $se of technologies for o&timisation of st$dent centred learning o$tcomes )))))))))))))))))!!3

Ed$cational technologies $sed 1y academic staff in individ$al s$1=ects and some co$rses have 1een selected in the &ast with little in&$t from ed$cational designers and witho$t a re:$irement to cons$lt a1o$t im&lementation or a&&ro&riateness for learner $se) This early ado&tion of technology 1y individ$al enth$siasts has 1een a $sef$l way to introd$ce o&&ort$nities and trial a variety of a&&roaches within the University) ;owever the increasing diversity of &rod$cts and systems cannot 1e s$&&orted 1y standard infrastr$ct$res in the %olleges and Schools or the ITS Division and st$dents cannot 1e e5&ected to learn to $se and accommodate m$lti&le technology o&tions) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!3 There is a growing demand for s$&&ort and coordination of effort and reso$rce $tilisation and a need to identify6 im&lement and effectively s$&&ort a range of &referred &rod$cts) This will ens$re consistency of a&&roach to the $se of technologies to ens$re common systems and standards are develo&ed to s$&&ort learning and teaching for st$dents and staff and red$ce the loss of teaching time d$e to 1rea4downs or mis$se of the technology) It will also contri1$te to the develo&ment of com&rehensive &rotocols and standards within the University6 which s$&&ort high :$ality6 effective and intero&era1le co$rseware develo&ment) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !!3 A more consistent a&&roach to the $&ta4e of online teaching and s$&&ort strategies $sing a&&ro&riate technologies will also allow more effective $se of reso$rces to e5&lore innovative o&&ort$nities and eval$ate new technologies for learning and teaching6 in an environment which ena1les effective im&lementation of systems and services and wides&read advice to &otential new $sers) )))))))))))))))!!( >oal# Im&lement and s$&&ort a standard range of ed$cationally so$nd technologies and maintain s4ills s$fficient to &rovide advice related to a&&ro&riate emerging technologies ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!( Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!( Promote e5cellence in the $se of IT to s$&&ort learning and teaching and contin$e to e5&and on the wor4 of the Learning and Teaching Plan which will# ))))))))))))))))!!( e5&edite the identification6 eval$ation and University-wide im&lementation of a standard range of a&&ro&riate technologies 8e)g) co$rse management systems9 and o1tain economies of scale associated with their $se ))))))))))))))))))))))))))))))))))!!( enco$rage and s$&&ort academic &artici&ation in &rofessional develo&ment &rograms and technology awareness wor4sho&s which incl$de &romotion of the $se of the my)U7S &ortal and contri1$tion to its develo&ment ))))))))))))))))))))))))))!!( develo& and maintain a coordinated IT s$&&ort environment and technical infrastr$ct$re for a&&ro&riate technologies that facilitates wides&read and effective $se and 1$ilds $&on University-wide e5&ertise )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!( S$&&ort close colla1oration 1etween the ITS Division and the academic s$&&ort $nits6 namely the Li1rary6 in the &lanning6 develo&ment and de&loyment of the

!0'0('20!(

31

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED necessary IT infrastr$ct$re and services to ena1le them to f$lfill their res&onsi1ilities to s$&&ort learning and teaching) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!(
Iss$e 3# Levels of IT literacy amongst st$dents and staff )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!(

Levels of IT literacy amongst st$dents and staff cover a 1road s&ectr$m) Entry level acce&tance of IT and relevant $sage s4ills range from limited to advanced) The diverse needs of $sers re:$ire the selection and im&lementation of systems that allow for effective $se 1y 1oth low level and advanced $sers and for s4ills to 1e maintained and ac:$ired incrementally thro$gh formal training and on the =o1 learning) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!( There is c$rrently no systematic a&&roach to define minim$m IT s4ills re:$ired or to assist those st$dents with little or no com&$ter e5&erience to ac:$ire the 1asic s4ills re:$ired 1y all st$dents of the University) It is ass$med in many as&ects of $niversity life6 incl$ding most academic &rograms6 that st$dents will have these s4ills and it is a re:$ired grad$ate attri1$te) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!( >oal# /aise the 1ase level of IT literacy for st$dents and staff6 and maintain e5isting advanced s4ills and com&etencies ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!( Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!( S$&&ort a team to manage IT training across the University6 incl$ding the a&&ointment of s$ita1ly :$alified staff) This team will# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!( develo& a co-ordinated a&&roach to IT training which &rovides for a range of delivery methods ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!( &romote availa1le training co$rses )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!( incor&orate s&ecial needs into training &rograms 8e)g) &eo&le with disa1ilities6 international st$dents6 transitional st$dents9 )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!( esta1lish an IT training channel on the my)U7S &ortal to ena1le easy access to training &rograms for st$dents and staff) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!( C)2 /esearch S$&&ort ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!D U7S has a re&$tation for its ca&acity to deliver high :$ality research6 often in colla1oration with other instit$tions s$ch as the %SI/*6 medical research instit$tes and ind$stry) In an increasingly com&etitive environment6 the re&$tation of U7S6 the /esearch %entres in which U7S is a &artner6 and of other centres of e5cellence6 m$st 1e enhanced) The e5tent and :$ality of research can 1e im&roved 1y effective research training and 1y actively engaging more staff and &ostgrad$ate st$dents in research activities) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!D The $niversity research centres are all %ollege 1ased6 altho$gh some of them are closely aligned with Schools) There are also research gro$&s and nodes) )))))))))!!D S$ch facilities re:$ire fast and efficient access to increasingly com&le5 data1ases6 research @dataA is not =$st :$antitative 1$t :$alitative 8incl$ding te5t6 a$dio6 video etc9 which are often located on other U7S cam&$ses and in non-U7S facilities in A$stralia and &erha&s overseas) Demand for access to these data so$rces is growing and may increase more ra&idly as &ostgrad$ate research st$dent re:$irements increase) Access which facilitates 1oth in&$t and interrogation of data m$st 1e effective6 along with services that ena1le access to high s&eed com&$ting systems and facilities6 incl$ding those reso$rced 1y State and 0ederal agencies for colla1orative $se) Electronic comm$nication and interaction with local and international colleag$es is im&erative6 as research $nderta4en 1y U7S staff and st$dents is increasingly colla1orative and glo1al) 7hile most IT re:$irements for research are &rovided 1y %olleges and Schools and e5ternal f$nding6 the
32

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED infrastr$ct$re needs and s$&&ort for networ4ed services re:$ires $niversity wide &lanning and management) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!D .any of the needs for researchers and research management are s&ecial and these are addressed in the strategies 1elow) ;owever where needs are common with the 1roader staff and st$dent comm$nities6 those needs are addressed $nder wider headings in this &lan s$ch as Technical Infrastr$ct$re6 The St$dent E5&erience6 Li1rary Services and IT S$&&ort Services etc) )))))))))))))))))))))))))))))))!!D E5isting methods of access to &$1lished te5ts and monogra&hs sho$ld 1e a$gmented 1y we1 1ased information services) +etwor4s and systems ca&a1le of s$&&orting s$ch access from 1oth cam&$s 1ased and other locations are essential) Li4ewise6 the ca&acity to &$1lish scholarly material in a fast and cost effective manner is also re:$ired6 in order to &romote the UniversityAs academic achievements and to assist in the dissemination of 4nowledge) The strategy related to electronic &$1lishing initiatives in the Li1rary Services service area is im&ortant to meeting researcher needs) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!D .anagement of the UniversityAs research acco$nta1ility &rocess re:$ires systems that ena1le the University to collect and interrogate data6 and re&ort internally and e5ternally on its research activity and &erformance) These systems m$st 1e im&lemented to &rovide effective University-wide management tools for at least those activities relevant to the com&etition 1etween $niversities for Instit$tional >rants Scheme 8I>S9 f$nding6 and /esearch Training Scheme 8/TS9 f$nding) )!!D In order to meet its e5ternal res&onsi1ilities 8&artic$larly to DEE7/ and the A$stralian ?$rea$ of Statistics96 U7S m$st have centrally maintained systems availa1le to all academic de&artments6 &roviding seamless data transfer and management re&orting 1etween %olleges and Schools and research management services witho$t inefficient m$lti handling and recording of data) )))))))))))))))))))))))!!D

Iss$e !# IT infrastr$ct$re6 systems and services re:$ired to increase the :$antity and :$ality of the UniversityAs research o$t&$t )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !!C

%om&$ting services sho$ld &rovide s$&&ort for many as&ects of research activity incl$ding e5&erimentation6 data storage and transfer6 com&$tation6 comm$nication and &$1lication) Standard o&erating systems and networ4 services do not always meet the needs of s&ecific research tas4s and conse:$ently a very diverse set of hardware and software systems e5ists in the University) These systems are often maintained 1y individ$al academics on an informal 1asis or 1y the inefficient de&loyment of contracted technical e5&ertise) Altho$gh itAs also com&licated in that some of the research is e5ternally f$nded 8e)g) 1y the A$stralian /esearch %o$ncil9 and the technical e5&ertise is 1$dgeted and f$nded thro$gh the research grant6 so itAs not necessarily inefficient6 1$t co$ld certainly loo4 :$ite ad hoc from a strategic &ers&ective)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!C /esearch st$dents may 1e novice $sers of these systems and re:$ire s$&&ort and training in their $se) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!C /esearch &ro=ects may 1e $nderta4en at any of the UniversityAs locations) %olla1orative research teams may incl$de staff and research st$dents at more than one location) /esearch teams on ma=or &ro=ects also often incl$de e5ternal &eo&le6 at other $niversities6 or in colla1orating &artner organisations)))))))))))))))))))))))))))))!!C /esearchers re:$ire $ncom&licated access to infrastr$ct$re6 systems and services to allow them to concentrate on their &rimary activity of $nderta4ing research) )))!!C >oal# Provide IT infrastr$ct$re6 systems and services that meet the needs of individ$al and colla1orative research staff ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!C

!0'0('20!(

33

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!C Esta1lish a wor4ing gro$&6 incl$ding re&resentatives from the /esearch areas6 the Li1rary and ITS to# ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!C identify the ongoing IT related research needs of the University )))))))))))))))))))))))!!C consider the val$e of esta1lishing a se&arate networ4 for researchers to ena1le e5&erimentation witho$t im&acting $&on service levels of the core networ4 ))))))))!!C identify the s&ecial needs of dis&ersed researchers for s$&&ort ))))))))))))))))))))))))!!C assess the need to s$&&ort a more diverse range of o&erating systems and networ4 services 8e)g) Uni5'Lin$59 )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!C &lan for the maintenance and f$t$re re&lacement of research facilities and systems ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !!C investigate the feasi1ility of esta1lishing an IT cons$lting service for research st$dents )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!C Incl$de a non-ITS re&resentative from the wor4ing gro$& as a mem1er of the Technical Architect$re Standards %ommittee )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!C Develo& a 1aseline s&ecification for com&$ting facilities for researchers $&on which s&ecialist software and hardware re:$irements can 1e added) ))))))))))))))))))))))))))!!C

Iss$e 2# Access to high &erformance com&$ting )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!C

A review sho$ld 1e $nderta4en to eval$ate need and ways of &roviding access to ;P% reso$rces6 the nat$re of in-ho$se services6 and e5ternal reso$rces) It is im&ortant to recognise the diffic$lty of &redicting f$t$re ;P% ca&acity re:$irements d$e to the somewhat o&&ort$nistic nat$re of some ;P% related initiatives6 and the a1ility to res&ond :$ic4ly to s$ch needs is &aramo$nt) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!C .any organisations are colla1orating to satisfy their s&ecialised high &erformance com&$ting re:$irements with one s$ch initiative 1eing the A$stralian Partnershi& for Advanced %om&$ting 8APA%9) APA% has a large system located at A+U in %an1erra6 which is accessi1le to researchers across the A$stralian Academic /esearch +etwor4 8AA/+et9) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!, The $se of cl$stered Lin$5 wor4stations within some /esearch %entres and the School of %om&$ting is also gaining &o&$larity as a means of leveraging reso$rces to &rovide additional6 relatively low-cost6 scala1le &arallel com&$ting) ))))))))))))))))!!, The e5istence of high ca&acity comm$nications networ4s connecting ;P% systems and their $sers is essential for core ;P% f$nctions incl$ding sim$lation of e5&erimental wor46 vis$alisation6 virt$al reality and transfer of large data1ases) Demand for these f$nctions may 1e increasing and will contin$e to grow as research st$dents see4 im&roved access to large com&$tational facilities) %onsideration needs to 1e made of the needs of researchers who re:$ire access to ;P% facilities6 1$t who may 1e novice $sers of s$ch e:$i&ment) )))))))))))))))))))))))!!, >oal# Provide enhanced access to high &erformance com&$ting facilities to satisfy the increasing re:$irements of &ostgrad$ates and researchers )))))))))))))))))))))))))!!, Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!, Esta1lishing a m$lti-disci&linary wor4ing gro$& to &lan for the &ossi1le &rovision of access to ;P% facilities6 considering shared reso$rces availa1le from organisations s$ch as APA% ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!,

!0'0('20!(

34

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED /eview methods of &roviding access to ;P% facilities in a res&onsive manner s$ch as in-ho$se e:$i&ment6 sharing of facilities with other organisations or leasing services on a short term 1asis )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!, Proactively &rovide the cam&$s and wide area networ4 lin4s necessary for high ca&acity data transfer rates to s$&&ort ;P% activities )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!, Possi1ly &artici&ate in =oint vent$res to develo& shared very high ca&acity ;P% reso$rces and networ4 services ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!, Develo& training and s$&&ort &rograms to enhance researcherAs s4ills in ;P% $tilisation methods ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!, There may 1e a need to investigate the esta1lishment of one or more vis$alisation la1oratories connected via high s&eed networ4s to remote ;P% facilities) )))))))))!!,

Iss$e 3# S$&&ort for wor4gro$& colla1oration )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !!,

The need to s$&&ort research gro$&s in geogra&hically dis&ersed locations will increase) >lo1al comm$nications technologies will also ena1le individ$al academics to colla1orate on research &ro=ects with international colleag$es) An online wor4ing environment m$st 1e develo&ed which ena1les virt$al research comm$nities to interact in a seamless and &rod$ctive way and m$st also facilitate access for visiting scholars and research &artners) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!, >oal# Provide mechanisms to s$&&ort colla1oration 1etween international researchers wor4ing in diverse locations and organisational str$ct$res ))))))))))))))!!, Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!, E5tend the services availa1le on the my)U7S &ortal to accommodate 1oth research activities and a wider access to colla1orative &artners ))))))))))))))))))))))))!!, Provide access to worldwide research data1ases thro$gh enhanced search facilities )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !!, Enhancing the ca&a1ilities of colla1orative technologies that incl$de email6 shared doc$ment &re&aration and delivery6 common file systems6 conferencing and other comm$nication services to ens$re that they are commens$rate with the re:$irements of &ostgrad$ates and researchers ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!, Provide mechanisms for the distri1$tion of large data files and for management of data1ases of m$ltimedia materials)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!! 7or4 with the Li1rary to ens$re that digital services and s$&&orting networ4s are constantly reviewed and $&graded) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!! C)3 The St$dent E5&erience )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!! University st$dents ac:$ire ongoing e5&ectations of their instit$tions6 de&endent on the stated o1=ectives and service levels of the instit$tion) The e5tent to which these e5&ectations match their early academic6 administrative and social e5&erience may infl$ence their longer-term relationshi& with the University) St$dentsA e5&ectations may vary considera1ly and will also 1e infl$enced 1y their age and &revio$s learning e5&eriences6 their on or off cam&$s location6 their family and wor4 commitments and their c$lt$ral &erce&tions of $niversity life) The nat$re of the relationshi& 1etween st$dents and the University and their willingness to maintain an ongoing affiliation will 1e determined 1y the manner in which their e5&ectations are esta1lished and managed) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!! In the co$rse of their st$dy and administrative and social interaction at $niversity and regardless of their enrolment mode6 st$dents may need to o1tain information
35

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED a1o$t their &rogress6 how to contact staff or &eers6 where to see4 hel& or s$&&ort services6 or change &ersonal and other data) In a com&le5 and devolved instit$tion6 the services6 information or data so$rces may 1e distri1$ted widely over administrative and academic $nits and &ossi1ly different cam&$ses) )))))))))))))))))!! Dis&arate administrative6 information and s$&&ort services that are not f$nctionally integrated may not &rovide the most &ositive e5&erience of the organisational ca&acity of the University and will detract from the overall service the University offers to its st$dents) At worst6 inefficient services may im&ede st$dent &rogress and res$lt in their dissatisfaction and fail$re on the UniversityAs &art to meet their reasona1le re:$irements and its own o1=ectives) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!! U7S is committed to &roviding infrastr$ct$re for 1lended learning and ed$cational6 administrative and s$&&ort information and services) These services will ena1le the University to meet its goals in relation to fle5i1le and st$dent centred learning and the inde&endence and lifelong learning s4ills of its grad$ates) If st$dent e5&eriences are &ositive they are more li4ely to ret$rn to the University for &ostgrad$ate and &rofessional develo&ment &rograms and to &romote the University in their &ersonal and &rofessional lives) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!! U7S records essential &ersonal information and trac4s the academic &rogress of st$dents from the time they are made an offer to a co$rse6 thro$gh their first s$1=ect enrolment to co$rse com&letion and grad$ation in a n$m1er of non-integrated data1ases) It is therefore essential to &rovide systems and services that integrate the academic6 administrative and s$&&ort f$nctions of the University &resenting st$dents with a seamless information service) S$ch systems m$st 1e a1le to res&ond to st$dent contact from any location $sing any comm$nications medi$m from &ostal services6 thro$gh &hone and fa5 to the internet6 and sho$ld also ena1le face to face contact) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!! The University does not c$rrently record information a1o$t &ros&ective st$dents6 grad$ates and al$mni in the same integrated data set and a degree of data d$&lication e5ists across inde&endent systems) In order to manage ongoing relationshi&s with these gro$&s a&&ro&riate systems that facilitate comm$nication are re:$ired) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!! *nline services are increasingly accessi1le and growing n$m1ers of st$dents have ac:$ired a&&ro&riate s4ills and a&&reciate the fle5i1ility this ena1les6 to indicate a &reference for accessing information via the internet) ;owever the University m$st ens$re that it $nderstands the 1est way to satisfy the information access needs of all st$dents and grad$ates and &rovides timely6 fle5i1le services6 $sing the right technologies) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!! U7S st$dents gain access to com&$ting facilities via %ollege and Schools managed and general access com&$ter la1oratories on-cam&$s6 on loan la&to&s from the Li1rary and from &ersonal6 wor4&lace and comm$nity facilities off cam&$s) A n$m1er of wor4station 4ios4s are strategically &laced aro$nd some cam&$ses allowing st$dents and staff a convenient location to gain :$ic4 access to electronic services and Ginternet cafOsH are esta1lished and sho$ld e5&and on some cam&$ses to &rovide a cas$al wor4ing environment in &leasant s$rro$nds for general st$dent $se) 7herever &ossi1le the IT services &rovided 1y the University sho$ld reflect the &o&$lar and mainstream technologies $tilised in the comm$nity) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !!<

Iss$e !# /elationshi&s with &ros&ective and &ast st$dents ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!<

Esta1lishing &ositive relationshi&s with &ros&ective st$dents &rovides an im&ortant o&&ort$nity for the University to comm$nicate the 1enefits of st$dying at U7S) Providing access to U7S information reso$rces and s$&&ort services to a&&licants
36

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED who have 1een offered a &lace at U7S may enco$rage their acce&tance and also assist them with their transition to tertiary st$dy and enhance their e5&erience of the University) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!< The University also enco$rages award holders6 c$rrent and former staff mem1ers and friends of U7S to remain &art of the U7S comm$nity6 fostering 1$siness and &rofessional relationshi&s6 and maintain their friendshi&s thro$gho$t their lives) A central Al$mni data1ase e5ists in &arallel with several %ollege and Schools and de&artmental data1ases6 which are $sed to distri1$te mar4eting information and facilitate comm$nication) Attem&ts are 1eing made to 1y the .ar4eting *ffice to coordinate the distri1$tion of materials6 however there may still 1e instances of d$&lication of mail-o$ts or contact) The &o&$lation and $&date of &ersonal details across the vario$s systems is c$rrently an $ncoordinated and &redominantly man$al &rocess) ;owever6 &reliminary ste&s are 1eing ta4en to co-ordinate &ersonal details across individ$al systems) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!< >oal# %ontri1$te to im&roved relationshi&s thro$gh the $se of on-line technologies ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !!< Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!< %ontin$e to develo& an integrated system to record details of &ros&ective st$dents from their initial s$1stantive contact thro$gh their life-long association with the University )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!< Im&lement an a$thentication system that allows &ros&ective st$dents access to the my)U7S &ortal )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!< Provide a c$stomised channel on the my)U7S &ortal that s$&&orts the mar4eting of U7S and &rovides information to address the needs of &ros&ective st$dents e)g) a lin4 to transition and %ollege and Schools we1sites6 information for secondary school careers co$nsellors and st$dents families )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!< 0$rther develo& the Al$mni data1ase to interface with central and %ollege and Schools systems to eliminate d$&lication of data entry and im&rove acc$racy of records )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !!< Investigate# ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!< trac4ing and re&orting facilities c$rrently availa1le from the Al$mni data1ase and im&lement enhancements to ena1le coordination of mail-o$ts and other activities ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !!< the 1enefits of &roviding all Al$mni mem1ers with a U7S email address 1y im&lementing an email redirection service ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!!< Eval$ate the s$ccess of the &ilot system to &rovide self-service facilities to allow Al$mni to $&date their own details via the my)U7S &ortal) ))))))))))))))))))))))))))))))))!20

Iss$e 2# *ff cam&$s access to U7S reso$rces )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !20

Evolving ed$cational delivery models and changing social &atterns are com1ining to ca$se6 amongst other changes6 an overall lessening of direct time that st$dents are s&ending on cam&$s) U7S m$st res&ond to this trend 1y offering high :$ality readily availa1le access to reso$rces 1y st$dents regardless of location) )))))))))))!20 >oal# Ena1le consistent6 trans&arent access 1y st$dents to U7S reso$rces from any location worldwide ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!20 Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!20

!0'0('20!(

37

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Develo& and &$1lish g$idelines to st$dents for accessing U7S online services 1oth nationally and internationally ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!20

Iss$e 3# St$dent access to information and services )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!20

The recording of contact history with &ros&ective and enrolled st$dents6 grad$ates and s$&&orters of U7S will ena1le the University to 1etter $nderstand how 1est to meet st$dentsA needs and s$&&ort the 1$ilding of strong relationshi&s) An analysis of these contacts will ena1le the identification of st$dent &atterns and trends to &lan for and antici&ate the &rovision of e5ce&tional services) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))!20 >oal# Provide an effective6 client foc$sed information service for st$dents ))))))))!20 Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!20 Investigate the 1enefit to st$dents of# ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!20 a University-wide St$dent /elationshi& .anagement system to trac4 interactions 1etween st$dents and the University to &rovide data which can 1e $sed to assess and )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !20 contin$o$sly im&rove s$&&ort and information services )))))))))))))))))))))))))))))))))))!20 %ontin$e to wor4 with *A/6 ;/ and other relevant $nits to &rovide effective we1 1ased access to administrative f$nctions s$ch as enrolment and e5am timeta1ling) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !20

Iss$e (# Access to the 1road range of social and c$lt$ral activities for st$dents ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!20

The University comm$nity is c$lt$rally diverse in its foc$s) This foc$s is reflected in the $ni:$e range of social and c$lt$ral activities availa1le to st$dents on individ$al cam&$ses) It is ac4nowledged that active &artici&ation in these activities and the learning e5&eriences they &rovide enhance st$dentsA s$ccess) )))))))))))))))))))))))))!20 All st$dents sho$ld 1e a1le to share in and 1enefit from the 1road range of $niversity social e5&eriences regardless of their location or st$dy mode) An o&&ort$nity e5ists to s$&&ort the &romotion and activities of social6 s&orting and c$lt$ral cl$1s and societies thro$gh the $se of on-line services) ))))))))))))))))))))))))!20 >oal# Provide enhanced on-line access to information that will ena1le greater st$dent &artici&ation in social and c$lt$ral activities of the University ))))))))))))))))))!20 Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!20 7or4 with st$dent cl$1s and societies to &$t information and6 as m$ch as &ossi1le6 two way interaction online thro$gh the my)U7S &ortal )))))))))))))))))))))))))))))))))))))!20 %ontin$e to &romote the $se of the my)U7S &ortal to &rovide access to a&&ro&riate University services and activities )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!20

Iss$e D# St$dentsA a$thenticated access to services )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2!

0or some years U7S has $sed an ID card system for the &$r&ose of identifying and registering st$dents which is c$rrently 1eing redevelo&ed) This system allows imited access to electronic facilities and services and &resents some sec$rity ris4s) Its limitations also re:$ire st$dents to $se $nnecessarily com&le5 means to access m$lti&le services) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2! The introd$ction of new technologies s$ch as Smart %ards may &rovide o&&ort$nities to sim&lify st$dent access to a 1roader range of services) In the short term they can offer im&roved :$ality and sec$rity6 as well as some limited additional f$nctionality) In the longer term they co$ld 1e $sed to# ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2!
38

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Im&rove sec$rity arrangements for access control to 1$ildings and IT facilities ))!2! Enhance services offered to st$dents 1y increasing f$nctionality6 e)g) for dealings with the ?oo4sho&)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2! Sim&lify access to m$lti&le com&$ter systems thro$gh the $se of a single login !2! Provide a convenient mechanism to store digital certificates so that they are &orta1le and not tied to a &artic$lar wor4station) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2! Smart %ard technology can also &rovide &ros&ects for additional reven$e generation and =oint vent$res with other organisations) Standards are still emerging in this technology and trends need to 1e monitored) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2! >oal# .aintain a high level of sec$rity for access to U7S reso$rces and facilities thro$gh consolidated a$thentication mechanisms ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2! Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2! Investigate and im&lement a range of sec$rity technologies s$ch as Smart cards and digital certificates and e5&lore o&&ort$nities for# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2! e5&anded $se additional reven$e generation ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2! cost sharing via =oint vent$res with other organisations ))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2! Investigate the feasi1ility of im&lementing a single $ser-id and &assword for access to all U7S reso$rces) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2!

Iss$e C# Provision of st$dent messaging services )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2!

The $se of email is $sed 1y st$dents for maintaining contact with their &eers6 comm$nicating with academics and s$1mitting assignments witho$t having to come on cam&$s) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2! ;owever a range of technologies are 1eing ado&ted in the wider comm$nity that may &rovide 1enefits in comm$nication ca&a1ilities for st$dents e)g) instant messaging6 Short .essaging Service 8S.S9))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2! >oal# Provide effective messaging services for st$dents ))))))))))))))))))))))))))))))))))!2! Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2! Im&lement a we1 1ased email service for st$dents ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2! .onitor and review technologies and em&loy those that will 1etter s$&&ort the comm$nications needs of st$dents) 8>oogle'LivePEDU9))))))))))))))))))))))))))))))))))!2! %onsider the o$tso$rcing of st$dent email to e5ternal &roviders who are a1le to &rovide a m$ch 1roader range of s$&&ort6 storage and feat$res 8e)g) >oogle6 .icrosoft9))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2!

Iss$e ,# St$dent e5&ectations of com&$ter la1oratories ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!22

St$dents have e5&ectations of la1oratories 1eing well maintained and s$ita1ly e:$i&&ed6 with a common and consistent hardware and software environment across %olleges and Schools and cam&$ses) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!22 >oal# Attain a high level of st$dent satisfaction and &rod$ctivity thro$gh the &rovision of consistent6 well managed com&$ter la1oratories ))))))))))))))))))))))))))))!22 Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!22 .aintain a Standard *&erating Environment 8S*E9 and 1aseline hardware s&ecifications for com&$ter la1oratories that is reviewed and revised ann$ally )))!22
3

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED P$1lish g$idelines for develo&ing software images to 1e re&licated to st$dent wor4stations )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!22 Ens$re that a&&ro&riate information relating to com&$ter la1oratories and their $se is incl$ded ann$ally in the IT UserAs >$ide for St$dents ))))))))))))))))))))))))))))))))))))!22 %ontin$e to ens$re that a&&ro&riate facilities are availa1le for st$dents with s&ecial needs in cons$ltation with relevant $niversity $nits incl$ding the Disa1ility area ) !22 Ens$re that &ersonal information &ertaining to st$dents is managed sec$rely in order to g$arantee their right to &rivacy) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!22

Iss$e # 0acilities for &ostgrad$ate st$dents )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!22

Postgrad$ate st$dents re:$ire access to research facilities incl$ding com&$ting reso$rces) These st$dents are often f$ll-time em&loyed and mat$re age) Therefore access to facilities anywhere any time is re:$ired) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!22 *n-cam&$s facilities need to 1e availa1le at convenient times to s$it their &ersonal circ$mstances) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!22 >oal# Provide access to com&$ting facilities for &ostgrad$ate st$dents that s$&&ort their st$dy and wor4ing &atterns ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!22 Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!22 Provide 2( ho$r access to com&$ter wor4 room facilities e:$i&&ed with a&&ro&riate amenities for $se 1y Postgrad$ate st$dents )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!22 E5tend the &ortal service so that off-cam&$s &ostgrad$ate st$dents are a1le to access re:$ired research services and on-line electronic reso$rces in ways that s$it their circ$mstances) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!22 A$tomatically &rovide for &ostgrad$ate st$dents on enrolment))))))))))))))))))))))))))!22 C)( Li1rary Services )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!22 The n$m1er of scholarly &$1lications that are &$1lished in digital form is ra&idly increasing) 0or the foreseea1le f$t$re the Li1rary contin$es to &rovide access to 1oth analog$e 8ie) &rint9 and digital reso$rces) ;owever6 with the growing em&hasis on 1lended learning6 the Li1rary is develo&ing strategies and systems that will &ermit st$dents and staff to access most6 if not all6 of the Li1raryBs digital information reso$rces and services from any location) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!22 The Li1rary ac:$ired and im&lemented EndeavorAs "oyager IL.S 8Integrated Li1rary .anagement System9 in 20006 at which time "oyager was one of the most modern and widely acce&ted integrated li1rary systems availa1le in the world) Since this time Endeavor has twice changed hands6 the most recent ac:$isition 8late 200C9 1y &rivate e:$ity firm6 0rancisco Partners res$lted in the merge of Endeavor with E5 Li1ris6 an Israeli 1ased li1rary vendor which r$ns the Ale&h system) The Li1rary is concerned with E5 Li1risA a1ility to sim$ltaneo$sly maintain and enhance 1oth the "oyager and Ale&h &rod$cts) +ow dated technology6 together with Increasing dimin$tion in system sta1ility and s$&&ort are f$rther so$rces of concern) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!22 S$&&lementing and where &ossi1le overlaying or integrating with the IL.S6 the Li1rary has im&lemented a range of sol$tions incl$ding#))))))))))))))))))))))))))))))))))))!23 Ariel a$tomated doc$ment delivery system with the /elais Inter Li1rary Loan systemL))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !23 A//*7 digital research re&ositoryL))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!23

!0'0('20!(

4!

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Serials Sol$tions s$ite incl$ding )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!23 Article Lin4er 8&roviding seamless access to f$ll te5t articles9L ))))))))))))))))))))))))))!23 3C0 Search &roviding an integrated search and discovery &ortal for s$1scri1ed electronic reso$rces and the "oyager catalog$e holdingsL ))))))))))))))))))))))))))))))))!23 e-=o$rnal &ortal &roviding alternate6 direct access to the range of s$1scri1ed electronic =o$rnals)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!23 Electronic /eso$rce .anagement System which integrates "oyager 1i1liogra&hic and ac:$isitions data with access rights and licensing'co&yright information for all ereso$rces))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!23 EQPro5y which &rovides single signon access to s$1scri1ed li1rary reso$rces for U7S clients located off cam&$s)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!23 .oodle which $nder&ins the assessment tas4s for li1rary online t$torials))))))))))!23 Li1rary staff generally are well-e:$i&&ed with IT s4ills6 altho$gh it is recognised that the ra&id and constant changes in the IT environment re:$ire fre:$ent $&dating and enhancing of e5isting s4ills and 4nowledge) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!23

Iss$e !# %onvenience and versatility of digital format ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!23

If more information reso$rces were in digital format6 in &artic$lar those that are in high demand6 it wo$ld greatly assist the Li1rary to achieve its defined o$tcomes) Digital formats offer ma=or advantages for storage6 dissemination6 mani&$lation and most im&ortantly6 access) ;owever there are intellect$al &ro&erty iss$es and &reservation iss$es that are more com&le5 than for analog$e formats) The Li1rary will contin$e to ta4e a &ro-active role in digitisation) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!23 The sco&e of the &ro&osed U7S Lect$res *nline &ro=ect6 which involves the $se of a$dio streaming of digitally recorded lect$res sho$ld 1e f$rther e5&anded to we1 de&loyment) This is de&endent mainly $&on additional recording facilities 8re:$iring ca1ling and recording P%s9 1eing installed in lect$re theatres) The transition for certain s$1=ects from the 1asic so$nd recordings to more so&histicated a$dio vis$al &resentations6 &ossi1ly $sing video streaming technology needs to 1e e5&lored with other com&etent areas at U7S))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!23 >oal# Increase the :$antity of information that is availa1le in digital format ))))))))!23 Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!23 Identify and im&lement li1rary 1ased digitisation &ro=ects that s$&&ort learning and teaching and scholarly comm$nications )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!23 %olla1orate with other $niversities on digitisation &ro=ects and on iss$es s$ch as &reservation )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!23 Provide reso$rces to s$&&ort enhanced U7S-wide electronic &$1lishing initiatives This is not a core li1rary res&onsi1ility) P$1lishing is a se&arate arm of o&eration) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !2( Provide additional recording facilities to e5&and the sco&e of the c$rrent U7S Lect$res *nline service This co$ld 1e considered an A"'IT res&onsi1ility) The li1rary res&onsi1ility is to &rovide access to view'listen)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2( %olla1orate with other areas of e5&ertise within the University to enhance the delivery of online lect$res thro$gh the $se of a$dio and vis$al technologies6 e)g) video streaming) This is recognised as not a li1rary res&onsi1ility)))))))))))))))))))))))!2(

Iss$e 2# %hanges in st$dent learning and the need to &rovide a rich learning environment )))))))))))))))))))))))))))!2(
!0'0('20!(

41

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED There have 1een significant changes in the way st$dents learn6 the manner in which they access learning reso$rces and the methodology that they are re:$ired to follow to carry o$t their class assignments) In &artic$lar the em&hasis is on gro$& wor4 and $se of we1-1ased reso$rces and facilities) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2( The Li1rary will &rogressively &rovide fle5i1le6 IT enhanced learning s&aces in all its &hysical locations 6 designed to s$&&ort the changes that are occ$rring in st$dent learning) E5tended o&ening ho$rs will ens$re that o&tim$m $se is made of s$ch s&aces) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !2( These fle5i1le learning s&aces will incl$de facilities s$ch as wireless la& to& connections6 des4to& com&$ters6 &rinters6 &hotoco&iers6 and self-service 4ios4s so that st$dents can access online learning reso$rces6 &re&are their gro$& assignments6 see4 the assistance of li1rarians6 charge and discharge the 1oo4s themselves6 and comm$nicate with their lect$rers or t$tors if necessary) )))))))))))!2( >oal# Provide a range of s$&&ort services and fle5i1le wor4 environments that meet the changing needs of st$dents ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2( Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2( %ontin$e with the develo&ment of the vario$s Li1rary sites to &rovide facilities and services that s$&&ort the learning6 teaching and research activities of the University 1y re-modelling them to &rovide fle5i1le learning s&aces to s$&&ort gro$& st$dy as well as self-directed and fle5i1le learning )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2( Providing Gafter ho$rsH o&ening ho$rs for the fle5i1le learning s&aces) ))))))))))))))!2(

Iss$e 3# S$&&orting a diverse range of f$ll te5t and citation data1ases )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2(

The IL.S 8regardless of c$rrent or &otential &rovider9 will remain a ma=or &latform for inventory6 access6 control A+D and circ$lation &$r&oses) S$ch systems are dynamic and will contin$e to develo& in res&onses to changes in the li1rary ind$stry and &ress$res from growing c$stomer 1ase) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2( The range of commercially &$1lished f$ll te5t and citation data1ases is also contin$ing to grow) ;owever interrogation methods in &artic$lar vary6 as do the a$thentication methods $sed to control access) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2( The e5&onential growth in we1 1ased reso$rces6 the &lethora of $ser interfaces and the com&le5ities in identifying relevant and a$thoritative scholarly reso$rces mandates a contin$ed re:$irement for $ser s$&&ort6 &artic$larly for off-cam&$s $sers) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !2( >oal# Ens$re relia1le access to li1rary and information reso$rces ))))))))))))))))))))!2( Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2( Provide infrastr$ct$re and $ser s$&&ort for data1ases and &latforms6 incl$ding the IL.SL)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !2( /eview c$rrent IL.S &rovision in light of emerging technologies6 costs and f$t$re needL)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !2( Im&lement a @discoveryA layer6 &roviding $sers with a single search interface to m$lti&le so$rces of scholarly information)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2D

Iss$e (# Seamless integration of information discovery6 access and delivery ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2D

Technology offers the &ros&ect of eliminating the need for $sers to search many different information inde5es and to ado&t different a&&roaches for o1taining

!0'0('20!(

42

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED desired information de&ending on the format in which it is &$1lished6 ie) digital or analog$e) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2D The develo&ment of a c$stomised my)U7S li1rary channel wo$ld &rovide a single &oint of entry for st$dent and staff to access li1rary reso$rces) The e:$ivalent wo$ld 1e a my>oogle J $ers wo$ld &$ll in those &arts of li1rary offerings that they want eg o&ac6 e-=o$rnal &ortal6 a s&ecific data1ase lin4 etc) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2D .$ch of the technology that is the 1asis for the channel is already in &lace6 incl$ding the li1rary system6 and the large and growing array of electronic data1ases to which the li1rary has &$rchased access rights) .aintenance s$&&ort6 enhancement and develo&ment of these individ$al software and hardware com&onents will contin$e to re:$ire s$1stantial effort6 some of which sho$ld 1e shared 1etween ITS and the Li1rary) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2D The li1rary channel wo$ld not only &rovide access to digital information reso$rces6 1$t also a facility to re:$est via electronic means the delivery of analog$e materials) The li1rary channel wo$ld &rovide a &ersonalised view of the information s&ace within which $sers o&erate) The information s&ace will not only incl$de reso$rces ac:$ired or services &rovided 1y U7S University Li1rary6 1$t will also incl$de services and reso$rces made availa1le 1y other colla1orating $niversity li1raries and scholarly and research instit$tions) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2D The li1rary channel wo$ld ma4e $se of &$sh and &$ll technologies) Using &$ll technology6 $sers after a$thentication can c$stomise their 7e1 access to only show those reso$rces and services in which they have an interest) Using &$sh technology6 $sers can 1e 4e&t $& to date 1y email and we1 delivery systems regarding the latest information and develo&ments in their field of interest or s&ecialisation) The li1rary channel wo$ld also incor&orate chat6 email and conferencing) "ia the li1rary channel U7S st$dents and staff wo$ld 1e a1le to# !2D Search the Li1raryBs catalog$e or the online catalog$e of other li1raries6 and generate an $nmediated re:$est for a 1oo4 or article to 1e delivered to their home or office) Access ta1le of contents information and generate $nmediated doc$ment delivery re:$ests to 1e delivered to them electronically))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2D Underta4e sim$ltaneo$s or distri1$ted searching of a n$m1er of different online data1ases and s$1=ect gateways6 either in the same disci&line or in m$lti&le s$1=ect areas 7e have a : R d im&lementation r$nning now6 and are c$rrently reviewing 0ederated Search o&tions6 which will s$1stantially 1$ild on the : R d sol$tion)))))!2D Access f$ll te5t 1oo4s6 =o$rnals and articles via the li1rary catalog$e6 or hy&erlin4s from citation data1ases )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2D Access recommended readings digitally 7e do this now for 1orn &rint materials6 co&yright &ermitting)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2D Access lect$res from U7SBs &ro&osed Lect$res *nline or "ideo on Demand services ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !2D %omm$nicate with U7S and other li1rary staff glo1ally either $sing email or des4to& videoconferencing facilities))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2D Ac:$ire their information literacy s4ills virt$ally6 $s$ally lin4ed to a &artic$lar we11ased co$rse or s$1=ect) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2D >oal# Provide a mechanism 1y which $sers can discover the e5istence of the information reso$rces they need and either access them directly or re:$est them electronically )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2D Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2D
43

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Im&lement a U7S Li1rary channel on the my)U7S &ortal) Altho$gh achieving the a1ove goal is not de&endent on the im&lementation of a channel) As mentioned a1ove6 c$rrent investigations into a f$lly integrated6 single search &ortal 1$ilding on the e5isting : R d o&tion will in fact &rovide the level of seamless @discoveryA8access're:$est'recei&t9 e5&ected 1y o$r clients))))))))))))))))))))))))))))))))!2C %olla1orate with other $niversities6 scholarly and research organisations to &rovide seamless access to e5ternal 8to U7S9 information reso$rces A//*7 will increasingly do this))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2C Investigate the 1enefits of ado&ting sol$tions for Li1rary financial transactions)))!2C E5&lore feasi1ility of $sing e-%ommerce 8&$sh-&$ll technologies and the sho&&ing cart model9 in the re:$esting and delivery of information &rocess) ))))))))))))))))))))!2C C)D IT and the 7or4ing Environment )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2C U7S wishes to 1e a &referred em&loyer that attracts and retains high :$ality6 high achieving staff who are rewarded and s$&&orted in their wor4) An im&ortant element of this is the &rovision of e:$i&ment6 software and a&&ro&riate training6 to create an environment that is satisfying6 e5citing and tr$ly em1races change) ) ) )!2C Systems and technologies m$st 1e in 4ee&ing with the reasona1le e5&ectations of high achieving staff) Software a&&lications sho$ld 1e 4e&t at or as near to the most recent release as is &ractical and cost effective) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2C To e5&loit im&rovements in teaching and administration 1eing made &ossi1le 1y a&&ro&riate de&loyment of IT6 1oth general and academic staff will 1e enco$raged to $&grade their IT s4ills thro$gh 1oth shared and s&ecifically tailored sets of staff develo&ment training o&&ort$nities) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2C Training m$st 1e consistent and fle5i1le6 and delivered in a way to facilitate learning and access) Introd$ction of any new technologies and systems m$st 1e s$&&orted with mandatory training &rograms) To&-$& and refresher co$rses sho$ld also 1e made availa1le on a reg$lar 1asis) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2C

Iss$e !# Staff IT facilities for the wor4&lace ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !2C

Additional economies of scale and im&roved s$&&ort and efficiency co$ld 1e gained 1y f$rther on-line &roc$rement arrangements for IT e:$i&ment and software so more effective $se is made of centralised software ac:$isition &rograms) )))))!2C >oal# Ens$re all staff have high standard wor4&lace IT facilities that meet their needs )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !2C Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2C .aintain a &olicy for a Standard *&erating Environment 8S*E9 for the wor4&lace that is reviewed and revised ann$ally) The S*E sho$ld incl$de a n$m1er of &latforms incl$ding des4to&s6 note1oo4s6 hand held com&$ting devices6 P% 1ased video conferencing6 mo1ile &hones6 and the tools that s$&&ort their integration ))!2C *ffer the o&tion for academic staff to esta1lish an environment not conforming to the S*E6 however additional costs wo$ld 1e inc$rred for the s$&&ort of the non standard environment )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2C +egotiate site licences for software within the S*E and wherever &ossi1le6 software licences sho$ld &ermit on-cam&$s and home $se ))))))))))))))))))))))))))))))!2, Im&lement a mechanism for management of software licences to ens$re that software licensing agreements are not 1reached ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2,

!0'0('20!(

44

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED %ontin$e to ens$re that a&&ro&riate facilities are availa1le for staff with s&ecial needs) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !2,

Iss$e 2# 7or4ing away from 1ase location ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !2,

There is an increasing re:$irement for staff to access U7S reso$rces from locations other than their local office 81ase location9) These locations co$ld 1e other cam&$ses6 em&loyeeAs home or different &laces within the home cam&$s) %onsistent and easy access is re:$ired to comm$nicate and access reso$rces effectively regardless of location) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2, >oal# Ena1le consistent6 trans&arent access to U7S reso$rces from any location ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !2, Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2, Develo& and &$1lish g$idelines for accessing U7S online services )))))))))))))))))!2, Identify differences 1etween &rovision of IT services at differing locations and wor4 towards ma4ing them consistent )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2, Enhance comm$nications 1etween staff at remote locations# )))))))))))))))))))))))))))!2, investigate the $sef$lness of "oice over IP to s$&&ort voice calls via la&to& 1ac4 to U7S )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !2, assess the 1enefits of $sing mo1ile hand-held devices for email6 sched$ling and other a&&lication $ses 8e)g) internal &hone directory9 ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2, de&loy des4to& video-conferencing for comm$nication 1etween remote locations ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !2, &romote the $se of voicemail6 1oth internally and e5ternally6 thro$gh &roactive comm$nication methods )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2, Provide access to central host 1ased file storage systems via the internet to allow fle5i1ility in wor4 arrangements ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2, Develo& a &olicy6 in con=$nction with ;$man /eso$rces6 for wor4ing away from 1ase location ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2, Provide networ4 connectivity to selected meeting rooms6 allowing the sharing and &ro=ection of relevant doc$ments) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2,

Iss$e 3# .anagement of messaging and calendar services ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2,

+ot all staff have access to the enter&rise wide email and calendar services6 which has an im&act on internal comm$nications) There is also no effective mechanism within the common email system for e5change of large files) ))))))))))))))))))))))))))))!2, >oal# Im&lement a single6 common6 University-wide6 relia1le staff colla1oration6 messaging and calendar service )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2, Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2, %ontin$e migration of $sers to the common6 enter&rise-wide mail and sched$ling service6 U7S .essaging System 8..S9 ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2, Im&rove the efficiency of email $se thro$gh the following strategies# )))))))))))))))))!2, red$ce the n$m1er of doc$ments thro$gh email 1y $tilising we1 re&ositories and access thro$gh the my)U7S &ortal )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2

!0'0('20!(

45

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED review the effectiveness of c$rrent shared dis4 drive arrangements and methods for interchange of large files ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2 &rovide a mechanism to ena1le the distri1$tion of email to s&ecific gro$&s6 there1y red$cing the amo$nt of mass information sent that may 1e irrelevant to many reci&ients )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2 assess the 1enefits of $sing technologies s$ch as Short .essaging System 8S.S9 and instant messaging to enhance staff comm$nications )))))))))))))))))))))))))))))))))!2 Develo& the following &ro&osals to s$&&ort enhanced comm$nication &ractices# ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !2 %ontin$e to store all committee &a&ers in we1 re&ositories- T/I.)))))))))))))))))))))!2 sched$le all University meetings in %alendar6 incl$ding %ollege and Schools and administration meetings and all reso$rces 8e)g) training facilities9 ))))))))))))))))))))))!2 esta1lish &rotocols and g$idelines for email and calendar $se) )))))))))))))))))))))))))!2

Iss$e (# Provision of controlled forms management ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2

*nline forms are hard to find6 and there are no doc$ment version control &roced$res in &lace) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2 >oal# Increase efficiencies in staff wor4 &ractices 1y im&lementing a$tomated6 effective 0orms management systems ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2 Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2 /eview c$rrent doc$ment management &ractices6 identify inefficiencies and determine im&rovement o&&ort$nities ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2 Esta1lish a central inde5 of all forms6 and ma4e accessi1le thro$gh the my)U7S &ortal ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !2 /ed$ce the n$m1er of &a&er 1ased forms 1y re&lacing with online interactive &rocesses6 and wherever &ossi1le ma4e the &rocesses availa1le thro$gh the my)U7S &ortal 8e)g) leave forms6 &ayroll forms9 )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2 Esta1lish standards for storage format6 distri1$tion and retrieval of &a&er-1ased forms 8e)g) &df6 7ord9 )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2 Develo& a controlled environment for colla1orative doc$ment develo&ment for shared drives and we1 &$1lishing) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2

Iss$e D# Develo&ment of staff IT s4ills )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !2

As the University 1ecomes more reliant on IT it 1ecomes more im&ortant to recr$it &eo&le with a level of IT literacy commens$rate with their &osition and to &rovide training on a reg$lar 1asis) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2 >oal# Ens$re all staff have s$fficient IT s4ills to effectively $se U7S com&$ting reso$rces )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2 Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2 In cons$ltation with the ;/ Services Division6 esta1lish 1aseline IT com&etency levels for technical6 administrative and academic &ositions )))))))))))))))))))))))))))))))!2 Assist the ;/ Division to ens$re IT com&etencies are incl$ded in# )))))))))))))))))))!2 staff recr$itment &olicy )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2 staff a&&raisal &olicy ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2
46


!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED staff ind$ction &olicy )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2< Enhance training of staff 1y ado&ting the following strategies# )))))))))))))))))))))))))!2< &rovide essential IT training for academic and general staff that covers all software in the standard o&erating environment and core University a&&lications ))))))))))))!2< develo& online training co$rses to facilitate self &aced learning ))))))))))))))))))))))))!2< im&lement a central re&ository for training information that details co$rses6 sched$les and self &aced learning reso$rces6 and &$1lish in the my)U7S &ortal ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !2< incl$de training within all relevant IT &ro=ects as $ni:$ely identified tas4s within the &ro=ect &lan6 and &rovide the facility for ongoing training for the life of the system ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !2< Ado&t common $ser interfaces for a&&lications to maintain a common loo4 and feel6 conse:$ently red$cing the learning c$rve for new a&&lications) )))))))))))))))))!2< C)C IT S$&&ort Services )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2< An im&ortant theme $nder&inning the &rovision of IT s$&&ort services will 1e to em&ower st$dents and staff to have the 4nowledge6 s4ills6 confidence and reso$rces to 1e relatively self s$fficient6 1$t s$&&orted 1y com&etent6 efficient6 and &rofessional IT s$&&ort staff6 aided 1y effective recording6 monitoring and management systems) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2< U7S is a large and diverse organisation) U7S st$dents have the o&&ort$nity to st$dy at cam&$ses and centres6 or to st$dy off-cam&$s $sing 1oth traditional and electronic 1ased services) U7S staff are also a1le to wor4 in different cam&$s locations) All are served 1y a com&rehensive and corres&ondingly diverse set of IT services6 which in 1road terms6 can 1e organised into systems that s$&&ort the academic &rogram6 management and administrative systems6 des4to& services6 and IT infrastr$ct$re) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2< The University sho$ld develo& an IT Policy defining the services in generic terms6 and identifying the organisational $nits res&onsi1le for the IT com&onents of their o&eration which sho$ld 1e overaching &olicy doc$ment for the service catalog$e which has already 1een develo&ed)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2<

Iss$e !# IT s$&&ort for U7S )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !2<

*ne of the ma=or challenges will 1e to design and im&lement a s$&&ort model that services st$dent and staff located on U7S cam&$ses and elsewhere) An im&ortant tas4 in meeting this challenge and im&roving the standard of s$&&ort services will 1e to develo& an e5tensive 4nowledge 1ased data1ase that &rovides information and t$torial assistance a1o$t IT services at U7S))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2< In a n$m1er of areas across the University there is $ncertainty among st$dents and staff a1o$t whom to contact to resolve &ro1lems) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2< G%entres of e5&ertiseH sho$ld 1e esta1lished for vario$s services6 and &roced$res esta1lished for these to 1e integrated into the overall s$&&ort model so that advice is accessi1le to st$dents and staff from anywhere in U7S) 0or e5am&le6 s$&&ort for U7SAs core administrative a&&lications6 *racle 0inancials6 Alesco and %allista6 is &rovided 1y c$stomer s$&&ort gro$&s in their res&ective administrative areas) This arrangement has wor4ed well and sho$ld contin$e6 1$t new &roced$res will 1e needed to 1etter service the U7S comm$nity) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!2< As U7S e5&ands its o&erations and the needs of st$dents st$dying in fle5i1le modes increase6 the necessity to &rovide high :$ality ro$nd the cloc4 s$&&ort
47

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED service is &aramo$nt) So&histicated &ro1lem management &ractices will 1e re:$ired) 7here local IT s$&&ort gro$&s have their own ;el&des46 they sho$ld $se the same instance of the we1-1ased system as the ITS ;el&Des46 ena1ling easy &ro1lem escalation6 trac4ing analysis and &erformance re&orting) )))))))))))))))))))))!30 >oal# Provide an enhanced IT s$&&ort service with &ro1lem escalation facilities6 that &rovides efficient IT service to U7S ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!30 Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!30 Esta1lish a com&rehensive and integrated self-hel& set of reso$rces for IT &rod$ctivity6 &roviding training man$als and access to 4nowledge 1ases of &ro1lem resol$tion res$lts and information from e5ternal so$rces e)g) .icrosoft) Incor&orate standardised ;el& facilities to access information in 4nowledge 1ases6 $sing standard tem&lates )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!30 /eview the roles and res&onsi1ilities of organisational $nits to s$&&ort the variety of IT services) Identify areas where Gcentres of e5&ertiseH might 1e $sef$lly esta1lished6 regardless of geogra&hic 1o$ndaries ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!30 Develo& &artnershi&s 1etween ITS and $nits &roviding com&lementary services to ens$re a consistent a&&roach to central IT s$&&ort )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!30 0$rther develo& a strong we1 &resence with agility in s$&&ort and maintenance !30 Develo& a devolved6 m$lti level model of integrated s$&&ort thro$gh online 4nowledge 1ases6 local IT s$&&ort gro$&s6 Gcentres of e5&ertiseH6 and IT staff with s&ecific s&ecialisations to address $nresolved iss$es )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!30 Develo& &ro1lem escalation &roced$res 1etween the vario$s s$&&ort levels ))))!30 Identify and accommodate changes to wor4 &ractices that will res$lt from e5tended s$&&ort e)g) the conce&t of core ho$rs6 service availa1ility6 timing of ho$se4ee&ing o&erations ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!30

Iss$e 2# Availa1ility of advice from s$&&ort staff )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !30

Staff wor4ing to s$&&ort the &rovision of IT services &lay an e5tremely val$a1le role) They need to 1e &rofessional and com&etent in a wide range of IT &rod$cts and services and their s&ecialty IT areas6 and re:$ire good c$stomer comm$nication s4ills) Training &rograms for s$&&ort staff are critical and need to 1e coordinated across the University thro$gh the PDU6 res$lting in 1etter informed s$&&ort staff and a smoother rollo$t of new technologies and services) ITS has an im&ortant role to &lay in &roviding training co$rses for IT staff in %olleges and Schools6 de&artments6 academic and administrative s$&&ort areas) ))))))))))))))))))!30 It is also essential that a&&ro&riate and modern s$&&ort tools 1e in &lace to im&rove standards of service and red$ce cost overheads6 &artic$larly considering o&&ort$nities for remote diagnosis and &ro1lem solving across U7S) )))))))))))))))!30 St$dents and staff m$st 1e a1le to see4 assistance or advice easily6 via electronic comm$nications or at conveniently located ;el& Des4 areas) There are &erceived to 1e s$1stantial 1enefits in esta1lishing IT s$&&ort areas that are easily accessi1le and integrated with other as&ects of $niversity life6 s$ch as training facilities and recreational areas li4e internet cafOs) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!30 Ado&ting standards for systems and software across an organisation will increase &ersonal convenience and &rod$ctivity for st$dents and staff6 and red$ce the total cost of ownershi& for the organisation) S$ch a &olicy will create a m$ch greater de&th of 4nowledge a1o$t each &rod$ct and red$ce the n$m1er of calls for s$&&ort) %hoosing well 4nown and commonly $sed &rod$cts as the standard is also a ma=or
48

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED advantage) Defining s$&&ort life-cycles for &rod$cts and versions is im&ortant as it is im&ractical to contin$e s$&&orting o1solete &rod$cts 1eyond a limited &eriod) !30 The introd$ction of /elationshi& .anagers within ITS to wor4 with %olleges and Schools and administrative $nits to address c$rrent IT iss$es wo$ld &rovide enhanced o&&ort$nities to im&rove comm$nications and IT s$&&ort services across the University) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3! >oal# Provide readily availa1le6 client-foc$sed and s4illed IT s$&&ort to U7S st$dents and staff glo1ally )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3! Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3! %ontin$e the develo&ment of training &rograms for s$&&ort staff in %olleges and Schools6 de&artments6 academic and administrative s$&&ort areas6 and IT Services6 to enhance c$stomer relationshi& s4ills and s&ecific IT s4ills ))))))))))))))!3! Esta1lish a set of a&&roved &rod$cts for which s$&&ort will 1e &rovided6 allowing s$&&ort staff to concentrate on and develo& s&ecialist e5&ertise in s&ecific services and &rod$cts ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3! Locate IT ;el&des4s on all cam&$ses in easily accessi1le locations )))))))))))))))))!3! Eval$ate the $se of remote des4to& management systems to ena1le technical s$&&ort staff to assist with in:$iries and diagnose fa$lts 1y accessing the c$stomerAs des4to& remotely )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3! Promote the two-way secondment of IT staff 1etween %olleges and Schools and IT Services to facilitate IT 4nowledge sharing and colla1orative develo&ments )))!3! %reate G/elationshi& .anagersH in ITS to &rovide an interface 1etween ITS and ma=or $sers of IT services6 incl$ding %olleges and Schools6 de&artments6 academic and administrative s$&&ort areas) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3!

Iss$e 3# %omm$nication 1etween $sers of IT services ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3!

In a large instit$tion li4e U7S6 it is essential that effective comm$nications channels are esta1lished 1etween IT $sers) This incl$des comm$nications 1etween %olleges and Schools6 de&artments6 academic and administrative s$&&ort areas and ITS) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3! An IT .anagers 0or$m sho$ld 1e esta1lished incl$ding the IT .anagers from thro$gho$t the University) *ther s&ecific f$nctional gro$&s also o&erate to ens$re comm$nication and University-wide in&$t e)g) st$dent la1oratories6 U7S .essaging System) These gro$&s are vital for the flow of information and to coordinate &lanning &rocesses6 and sho$ld 1e &romoted and s$&&orted across the University) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3! The U7S intranet is already $sed for comm$nications a1o$t IT iss$es and will 1ecome increasingly im&ortant with the growth in off-cam&$s access 1y st$dents and staff) Strategies for more effective comm$nications $sing the my)U7S &ortal and the intranet need to 1e esta1lished to ma5imise the viewing a$dience) *ther means of comm$nications a1o$t IT also need to 1e fostered6 e)g) newsletters and U7S .emo) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3! ;igh availa1ility of services will 1e increasingly im&ortant in the U7S environment6 hence it is cr$cial to develo& efficient comm$nications techni:$es to inform or warn $sers a1o$t IT service o$tages6 and to inform them when services have 1een restored) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !3! There are &rimarily two ty&es of service interr$&tions J &lanned and $n&lanned) Planned interr$&tions m$st 1e negotiated in advance with 4ey sta4eholders6 and
4

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED advance warning messages iss$ed &roviding details of the nat$re and d$ration of the interr$&tion) Standards sho$ld 1e develo&ed in regard to the lead time given for &lanned interr$&tions) 0or $n&lanned or emergency interr$&tions6 informative messages m$st 1e iss$ed as soon as &ossi1le to all $sers affected) 0or all service o$tages6 there needs to 1e timely notification of &rogress and'or restoration of services) If the normal means of comm$nications is not availa1le6 ie) email6 alternative methods of informing $sers and sta4eholders m$st 1e develo&ed e)g) $se of GchainedH tele&hone messages) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3! >oal# Provide effective comm$nication channels 1etween IT $sers ))))))))))))))))))!3! Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!32 Promote the $se of IT for$ms# ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!32 the IT .anagers 0or$m6 1eing an im&ortant medi$m for the e5change of information a1o$t IT &lans6 &olicies and &ro=ects ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!32 other for$ms incl$ding St$dent IT 0or$m and single iss$e gro$&s6 to enhance colla1oration and comm$nications )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!32 Provide access to an integrated set of IT information6 reso$rces and tools thro$gh the my)U7S &ortal and intranet to facilitate a standard a&&roach to information delivery across the University ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!32 Develo& effective means of comm$nications to sta4eholders in all organisational $nits to &rovide information and ens$re involvement in &lanning activities relating to IT iss$es ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!32 %ontin$e with and enhance &roced$res for interr$&tions to IT services# ))))))))))))!32 involve 4ey $sers and sta4eholders in decisions a1o$t &lanned service interr$&tions )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!32 develo& standards for the content of notification of service interr$&tions and restoration6 and the lead time of notifications of &lanned interr$&tions ))))))))))))))))!32 develo& alternative comm$nications methods to 1e $sed when o$tages &revent the $se of normal means) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!32

Iss$e (# .eas$rement and achievement of service standards )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!32

U7S wishes to &rovide c$stomer s$&&ort that is ind$stry 1est &ractice) To attain this a n$m1er of activities need to occ$r# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!32 Services will need to 1e defined and e5&ected service standards o$tlined ))))))))!32 A means of meas$rement of &erformance to service standards will need to 1e esta1lished6 eg) -ey Performance Indicators )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!32 Service Level Agreements 8SLAs9 for c$stomer s$&&ort need to 1e esta1lished ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !32 ?ench mar4ing of service standards sho$ld 1e done against ind$stry 1est &ractice) ?est &ractice standards can incl$de efficiency meas$res6 e)g) setting goals for the n$m1er of &ro1lems handled &er day6 or setting time limits for vario$s ty&es of &ro1lems) ;owever U7S also needs to foc$s on c$stomer satisfaction) ;ence a mi5 of meas$res is re:$ired) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!32 S$rveys of st$dents and staff are an im&ortant means of o1taining information a1o$t the level of services &rovided and sho$ld 1e carried o$t &eriodically to o1tain feed1ac4 and to target &ro1lem areas) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!32

!0'0('20!(

5!

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED An essential com&onent in achieving standards is to have modern and efficient technologies in &lace e)g) a we1-1ased &ro1lem recording6 trac4ing and re&orting system) Analysis of information &rovided 1y this system is an im&ortant as&ect of achieving standards) /e&orting on the n$m1er and ty&es of &ro1lems6 their resol$tions and t$rnaro$nd times &rovides vital information to assist with f$t$re &ro1lems and to meas$re &erformance against standards) )))))))))))))))))))))))))))))))!32 >oal# Provide IT s$&&ort services that em&loy 1est &ractice standards6 and meas$re &erformance against those standards ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!32 Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!32 %olla1orate with organisations similar to U7S to develo& ind$stry standards for IT s$&&ort6 and 1enchmar4 service standards and 4ey &erformance indicators against those standards ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!32 Define and &$1lish service standards and 4ey &erformance indicators for relevant s$&&ort services6 ens$ring consistency across the University ))))))))))))))))))))))))))))!33 /eview service standards ann$ally to ens$re a&&lica1ility ))))))))))))))))))))))))))))))))!33 %ond$ct &eriodical s$rveys to o1tain feed1ac4 a1o$t c$stomer service ))))))))))))!33 Im&lement modern6 fle5i1le technologies to assist in the meas$ring and re&orting of &erformance against standards )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!33 Em&hasise the ;el&Des4 as an im&ortant6 frontline service re:$iring staff who are s4illed and c$stomer foc$sed6 and &rovide training necessary to achieve standards) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !33 C), Enter&rise A&&lications Systems )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!33 The introd$ction of core a&&lications *racle 0inancials6 Alesco and %allista offered the o&&ort$nity to im&rove the efficiency of administrative areas 1y re-engineering the way wor4 is organised and eliminating d$&licate systems and &rocesses) These systems were im&lemented with a view to servicing m$lti-cam&$s administrations encom&assing st$dent services6 financial services and h$man reso$rce services) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !33 *racle 0inancials6 Alesco and %allista can also assist U7S in the im&lementation of initiatives 1y offering the o&&ort$nity to e5tend the c$rrent range of we1-ena1led services) 0$t$re releases of *racle 0inancial 80$sion s$ite9 &rovides the ca&acity to f$rther enhance we1-1ased transactions while %allista %onnect can have its f$nctionality e5tended to facilitate the &ayments of fees and fines over the we1) !33 *racle 0inancials6 Alesco and %allista &rovide U7S with a fo$ndation for management and enter&rise re&orting) In addition6 a n$m1er of &otential a&&lication re:$irements have 1een identified6 which re:$ire the &re&aration of 1$siness cases to determine their val$e to the University and their &riority) ))))))))))))))))))))))))))))))))!33 The develo&ment of an a&&lication architect$re and formal &roced$res and standards is an im&ortant element in delivering high :$ality o$tcomes) 7ith the *racle 0inancials6 Alesco and %allista systems there is a need to revise formal standards and &roced$res for the develo&ment and im&lementation of a&&lications) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !33 The iss$es on this to&ic can 1e considered $nder the following headings# ))))))))!33 .a5imising /et$rn on Investment from Enter&rise /eso$rce Planning 8E/P9 systems ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !33 A&&lications *&&ort$nities ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!33
51

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED S$&&ort for Decision .a4ing ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!33 Architect$ral Iss$es )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!33 7e1 Environment) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!33 .a5imiFing /et$rn *n Investment from E/P Systems ))))))))))))))))))))))))))))))))))))!33 This area concentrates on iss$es and o&&ort$nities arising from the im&lementation of *racle 0inancials6 Alesco and %allista systems6 and how to ma5imise the effectiveness of associated 1$siness &rocesses) )))))))))))))))))))))))))!33

Iss$e !# Effectiveness of core 1$siness &rocesses )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3(

The introd$ction of a&&lication systems offers the o&&ort$nity to im&rove associated 1$siness &rocesses) 7hen *racle 0inancials was introd$ced6 s$fficient time was not availa1le to address all the o&&ort$nities to identify im&rovements to 1$siness &rocesses) There has not 1een a coordinated end-to-end analysis of the core U7S 1$siness &rocesses yet $nderta4en) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3( The im&lementation of *racle 0inancials saw the introd$ction of some 1$siness &rocess im&rovements6 however additional im&rovements can still 1e made) A review of 1$siness &rocesses sho$ld also consider the config$ration of *racle 0inancials mod$les to individ$al organisational $nit re:$irements to remove com&le5ity and s$&erfl$o$s f$nctional ca&a1ility6 and aid ease of $se) ))))))))))))))!3( An *racle 0inancials com&etence centre is a &ermanent centre of e5&ertise in the enter&rise that o&timises the s$&&ort and enhancement of common 1$siness &rocesses and systems 1$ilt aro$nd *racle 0inancial a&&lications) D$e to the totally integrated nat$re of the *racle 0inancial a&&lications6 a com&etence centre wo$ld 1e =ointly staffed 1y e5&ert reso$rces from 1oth 1$siness f$nctions and the IT de&artment6 many of whom were originally involved in the im&lementation &ro=ect itself) A com&etence centre offers hard financial savings from increased retention and red$ced attrition of 4ey internal *racle 0inancial reso$rces6 this vital self s$fficiency ena1les a greatly red$ced de&endence on e5ternal cons$ltants thro$gho$t the lifecycle) It also ena1les a faster res&onse to 1$siness demands for new o&erational re&orting and f$nctional enhancements) ))))))))))))))))))))))))))))))))))!3( U7S needs to have easily-accessi1le6 integrated systems in &lace to manage administrative f$nctions incl$ding co$rse advising6 st$dent enrolment6 li1rary services and class room allocations) The my)U7S &ortal sho$ld 1e the entry &oint to these services) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3( St$dents re:$ire easy access to &ersonal services s$ch as co$nseling6 financial aid6 $nion facilities6 etc) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3( >oal# Enhance the effectiveness of 1$siness &rocesses to o1tain ma5im$m 1enefits of core a&&lications across the University ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3( Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3( Im&lement a %$stomer %om&etence %entre6 retain val$ed staff6 realise im&roved 1$siness 1enefits6 increase res&onsiveness to 1$siness re:$irements and red$ce the total cost of ownershi&)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3( Develo& a targeted comm$nication strategy to raise *racle 0inancials ca&a1ility awareness amongst $ser areas ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3( /edevelo& the my)U7S &ortal as a single entry &oint 1y st$dents to core f$nctions ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !3(

!0'0('20!(

52

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Underta4e a University-wide review of core 1$siness &rocesses to identify areas where &rocesses can 1e im&roved) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3(

Iss$e 2# U&grades to *racle 0inancials6 %allista and Alesco))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3(

*racle 0inancials is $&graded 1y its develo&ers to incl$de additional and changed f$nctionality) The 4ey iss$es regarding im&lementation of $&grades relate to s$&&ort and $sef$lness of new f$nctionality) "endor s$&&ort is &rovided for $& to two non-c$rrent versions only6 altho$gh ade:$ate &rior advice of withdrawal of s$&&ort is given) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3( It is im&erative that U7SAs installed version of *racle 0inancials is s$&&orted) *racle 0inancials generally s$&&ort a &rod$ction release of software for three years after its release) There is no com&$lsion to acce&t each $&grade sho$ld there 1e no f$nctional 1enefit to U7S6 however6 r$nning &rod$ction software witho$t s$&&ort constit$tes a 1$siness ris4) The ne5t version of *racle 0inancials for U7S to $&grade to is to either !!)D)!0 or /elease!2) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3( %allista Software Services 8%SS9 has $nderta4en to &rovide reg$lar $&grades for %allista) +ew f$nctionality is a&&roved 1y %SE> J the %allista Senior E5ec$tive >ro$& J on which U7S is re&resented)) .a=or $&grades to %allista are sched$led each year to coincide with ma=or &rod$ct releases) It is critical that U7S maintain c$rrent versions of this &rod$ct) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3( >oal# Ens$re installed versions of *racle 0inancials6 %allista and Alesco are relevant and vendor s$&&orted ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3D Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3D /eview the f$nctionality offered for each release and'or $&grade of *racle 0inancials6 %allista and Alesco for $sef$lness and cost effectiveness6 with a s$&&orting 1$siness case )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3D /es&ond to new 1$siness needs within months rather than years) %ontin$o$sly im&rove the config$ration6 wor4flow and f$nctionality $sed in installed versions of *racle 0inancials on a rolling :$arterly cycle to ens$re that the installed version is o&timised to c$rrent 1$siness re:$irements )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3D Im&lement $&grades on an Gas re:$iredH 1asis to at least ens$re that the installed versions of *racle 0inancials6 %allista and Alesco are vendor s$&&orted )))))))))))!3D Im&lement we1 1ased Gem&loyee self serviceH thro$gh the Alesco system and Gst$dent self serviceH o&tions for online st$dent administration)))))))))))))))))))))))))))!3D

Iss$e 3# %onvenient access to information and reso$rces )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3D

These have 1een descri1ed in other sections of this &lan6 1$t &artic$larly in the sections entitled GLearning and TeachingH6 GLi1rary Services6 GSt$dent E5&erienceH6 GIT and the 7or4ing EnvironmentH and G%am&$s IT ServicesH) ))))))))))))))))))))))))))!3D >oal# Provide st$dents and staff with a Gone sto& sho&H access for all their information and service needs )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3D Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3D 0$rther develo& the my)U7S &ortal to &rovide an integrated view of information services availa1le at U7S University s$ch as enhanced st$dent enrolment services6 li1rary services and administrative systems))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3D Im&lement electronic &$rchasing and &ayment systems to s$&&ort online services) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !3D

!0'0('20!(

53

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED


Iss$e (# Intero&era1ility of learning and teaching and administrative systems )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3D

As learning and teaching methodologies are ra&idly changing to $tilise online technologies6 it will 1e val$a1le for U7SAs im&lementation of those technologies to 1e consistent with international standards for intero&era1ility6 to ena1le the sharing of learning and teaching content and data 1etween administrative systems) ))))))!3D A n$m1er of standards6 incl$ding the Instr$ctional .anagement System 8I.S9 standards6 are 1eing develo&ed 1y consortia of $niversities and organisations in the US and other co$ntries to address the intero&era1ility of co$rseware and administrative systems) These standards may have relevance for U7S) )))))))))))!3D >oal# Ado&t international standards to the e5tent feasi1le to ma5imise the &otential for intero&era1ility with systems de&loyed in other $niversities ))))))))))))))))))))))))))!3D Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3D Esta1lish and maintain contacts with &arties involved in the develo&ment of I.S and other relevant standards and maintain a watching 1rief on develo&ments ) ) )!3D Identify &revailing relevant international standards and im&lement as an internal standard where a&&ro&riate) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3D

Iss$e D# Integrated academic and reso$rce &lanning ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3C

The growing diversity in ways of develo&ing and delivering co$rses highlights the im&ortance of im&roving the UniversityAs methods of estimating the costs of teaching6 s$&&ort and administration com&onents associated with the vario$s forms of delivery) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3C A com&rehensive &lanning a&&roach to co$rse &ro&osal and a&&roval sho$ld 1e develo&ed to integrate academic and reso$rce &lanning for new co$rses6 and incl$de rigoro$s mar4et research6 cost analysis and &ro=ect management) This will s$&&ort 1etter decision ma4ing6 ena1le more control over wor4loads and allow more effective de&loyment of reso$rces) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3C There is a need to record and consolidate detailed information a1o$t co$rses and s$1=ects6 incl$ding %ollege and Schools hand1oo4 information for all c$rrent and &revio$s versions of co$rses) 7hilst %allista stores 1asic co$rse data6 it cannot hold all re:$ired co$rse and s$1=ect information6 e)g) &ro&osed co$rse costs6 mar4et research data and com&etitive information) A consolidated co$rse data1ase will &rovide an enhanced online service to $ndergrad$ates and &ros&ective st$dents to assist with their enrolment and re-enrolment deli1erations) ))))))))))))))!3C >oal# %onsolidate co$rse and s$1=ect data and streamline co$rse and hand1oo4 a&&roval &rocesses ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3C Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3C Im&lement a %o$rse Administration System 8%APS Pro=ect96 com&rising a co$rse wor4flow &ro&osal data1ase6 %ollege and Schools hand1oo4 data1ases and other co$rse and s$1=ect information as re:$ired) Develo& lin4s to %allista to avoid data d$&lication ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3C Eval$ate and im&lement a wor4flow tool to ena1le a streamlined &rocess for review and a&&roval of new co$rses ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3C Im&lement an a&&ro&riate re&orting tool to ena1le en:$iry and re&ort generation of detailed co$rse and s$1=ect information) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3C

Iss$e C# Enhanced card facility for st$dents and staff ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3C

!0'0('20!(

54

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED 0or some years U7S has $sed an ID card system for the &$r&ose of identifying and registering st$dents and staff) This system had limited electronic facilities and in addition6 the :$ality of the card and images was inade:$ate6 written in Del&hi on an Access Data1ase))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3C The introd$ction of Uni%ard Smart %ards will &rovide o&&ort$nities in several areas) In the short term they will offer im&roved :$ality6 &artic$larly of st$dent and staff images6 as well as some limited Stored "al$e %ard f$nctionality) In the longer term they co$ld 1e $sed to# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3C Im&rove sec$rity arrangements for access control to 1$ildings and IT facilities ))!3C Enhance services offered to st$dents with f$rther Stored "al$e %ards 8S"%9 f$nctionality6 e)g) for dealings with the ?oo4sho&)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3C Provide a convenient mechanism to store digital certificates so that they are &orta1le and not tied to a &artic$lar wor4station) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3C Smart %ard technology can also &rovide &ros&ects for additional reven$e generation and =oint vent$res with other organisations) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3C Standards are still emerging in this technology and trends need to 1e monitored) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !3C >oal# Provide a single card facility for identification6 sec$rity6 access to com&$ting facilities and financial transactions )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3C Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3C Introd$ction of a Smart %ard system for enrolment 8+ote# U7S has chosen the Uni%ard system6 which is already in &lace in the Li1rary) It will 1e $sed for new st$dents only) The initial cards will incor&orate the feat$res of the ID cards6 and also incl$de a com&$ter chi& ena1ling a Stored "al$e %ard facility for &hotoco&ying6 &rinting and &aying Li1rary fines9 )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3C Develo& a 1$siness case for the introd$ction of enhanced card feat$res incl$ding sec$rity and Stored "al$e %ard facilities ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3, E5&lore o&&ort$nities for e5&anded $se6 as well as for additional reven$e generation and =oint vent$res with other organisations ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3, .onitor ind$stry trends and emerging standards) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3,

Iss$e ,# Im&lementation of Activity ?ased %osting ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3,

A &ro=ect to introd$ce Activity ?ased %osting 8A?%9 may commence late 200 with a &ilot im&lementation and a target of f$ll im&lementation 1y 200<) A?% foc$ses on activities as the f$ndamental cost o1=ectsL for each cost o1=ect6 the activities that are re:$ired to s$&&ort demand for the o1=ect have to 1e determined) A?% will ena1le 1$siness $nits to 1etter $nderstand their costs and to target and increase their reven$e) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !3, To s$&&ort the A?% im&lementation6 some reconfig$ration of *racle 0inancials will 1e re:$ired and intermediary cost driver collection systems develo&ed) ))))))))))))!3, >oal# S$&&ort im&lementation of Activity ?ased %osting ))))))))))))))))))))))))))))))))))!3, Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3, /econfig$re *racle 0inancials to s$&&ort the &ilot im&lementation of A?% ))))))))!3, Develo& intermediary cost driver collection systems for the &ilot system )))))))))))!3,

!0'0('20!(

55

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED /eassess additional changes and feat$res for *racle 0inancials and the intermediary collection systems to s$&&ort f$ll im&lementation) )))))))))))))))))))))))))!3,

Iss$e # .anagement of minor wor4s &ro=ects )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !3,

%$rrently U7S $ses a ?$ilding and Engineering Information .anagement System 8A/%;I?US9 for the management of minor wor4s &ro=ects) Archi1$s is not integrated with *racle 0inancials 1$t there is an interface 1etween the two systems) U7S is also licensed to $se an *racle mod$le6 Pro=ects6 which has not yet 1een im&lemented) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3, 7hile Archi1$s has recently 1een im&lemented and in $se6 the Pro=ects mod$le in *racle offers the o&&ort$nity to e5tend U7SAs E/P facilities 1y 1eing integrated with other *racle mod$les) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3, >oal# Investigate the feasi1ility and cost'1enefit of a new a&&lication for the management of minor wor4s &ro=ects ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3, Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3, Eval$ate the Archi1$s system and *racle Pro=ects mod$le for com&arative f$nctionality and $sea1ility feat$res )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3, Pre&are a 1$siness case for the consideration of alternative sol$tions for the management of minor wor4s) 8This may not 1e cost'1enefit at this stage d$e to the recent im&lementation of Archi1$s9))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3,

Decision .a4ing S$&&ort )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !3,

This section foc$ses on the &rovision of tools to facilitate effective and efficient decision ma4ing6 1ased on the data stored in University-wide data1ases within the overall a&&lication architect$re) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3,

Iss$e <# %om&rehensiveness and availa1ility of information re&orting ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3

/e&orting is availa1le from *racle 0inancial $sing Discoverer and $sing standard re&orts and :$eries6 and &$r&ose 1$ilt &rograms) *racle 0inancials data is also downloaded onto des4to&s for re&orting and'or decision ma4ing &$r&oses thro$gh P% 1ased tools) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3 /e&orting from %allista is s$&&orted 1y standard re&orts and :$eries6 and also $se of *racle Discoverer) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3 This tool has limited re&orting ca&a1ilities 1$t facilitates the e5traction of data for s$1se:$ent downloading onto des4to&s for analysis and re&orting) )))))))))))))))))))!3 An investigation into re&orting tools sho$ld 1e $nderta4en to facilitate more fle5i1le re&orting for $sers6 &artic$larly with res&ect to %allista) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3 Tr$e enter&rise wide management re&orting which involves the a1ility to easily incor&orate c$rrent data from several cor&orate data1ases is c$rrently not availa1le) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !3 >oal# Esta1lish an easy to $se6 fle5i1le re&orting environment )))))))))))))))))))))))))!3 Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3 Investigate the feasi1ility of introd$cing an integrated re&orting tool for $se with *racle 0inancials and %allista considering o&tions s$ch as# ))))))))))))))))))))))))))))))!3 im&lementing *racleAs data wareho$se offering 8?79L this wo$ld 1e $sef$l for re&orting from *racle 0inancials mod$les 1$t wo$ld not easily incl$de %allista ) )!3

!0'0('20!(

56

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED creating an end-$ser data layer over *racle 0inancials and %allista to facilitate easier ad hoc re&orting )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3 Investigate the feasi1ility of o&tions for enter&rise wide management re&orting and decision s$&&ort6 incl$ding considering o&tions s$ch as# )))))))))))))))))))))))))))))))))))!3 im&lementing a 1est of 1reed data wareho$se sol$tion ))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3 develo&ing a cor&orate data re&ository and &roviding tools to generate re&orts and e5tract data from all core a&&lications ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3 investigating an Gintegration 1ro4erH sol$tion) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3

Architect$ral Iss$es ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !3

This section incl$des iss$es concerning a&&lication architect$res re:$ired at U7S to ma5imise 1enefits and efficiencies and &rovide a so$nd 1ase for f$t$re develo&ments) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3

Iss$e !0# Standards for a&&lication develo&ment ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3

The im&lementation of *racle 0inancials6 Alesco and %allista systems and the develo&ments in we1 1ased systems have esta1lished a very different environment) .ost of the new systems that will 1e develo&ed in the f$t$re will 1e we1-1ased and many will contain interfaces to core administrative systems) It is im&ortant to revise the architect$re standards to ens$re that the University receives the o&timal ret$rn from its investment) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3 >oal# Esta1lish standards for the creation6 enhancement and im&lementation of a&&lications ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3 Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3 Doc$ment a set of a&&lication develo&ment standards addressing tools6 methodology and a&&roaches )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3 %omm$nicate the standards to all sections of the University where a&&lication develo&ment is $nderta4en) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3

Iss$e !!# Definition for an a&&lication architect$re ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3<

In the near f$t$re U7S will re:$ire new a&&lications to meet new 1$siness re:$irements) A formal 1$siness case sho$ld 1e &re&ared in each case which will address factors s$ch as costs and 1enefits6 ease of integration6 f$t$re ca&a1ilities6 conformity of a&&lication architect$re standards and other iss$es in &ro&osing the &referred sol$tion) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3< 7ith vendor s$&&orted &ac4ages s$ch as *racle 0inancials6 Alesco and %allista6 it is $nwise to attem&t to integrate other a&&lications 1y ma4ing internal changes to the software) Interconnection of s$ch systems m$st 1e thro$gh the develo&ment of interfaces or the im&lementation of an alternative a&&roach s$ch as an Integration ?ro4er sol$tion) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3< >oal# Esta1lish an a&&lication architect$re 1ased $&on formal standards and the incl$sion of mod$les on a Gfit for &$r&oseH 1asis6 integrated or interfaced together as a&&ro&riate )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3< Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3< Esta1lish standards for the formation of a formal a&&lication architect$re ))))))))))!3<

!0'0('20!(

57

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Select a&&lication sol$tions 1ased on conformance with a&&lication architect$re standards and the &re&aration of a f$ll 1$siness case considering alternatives s$ch as# ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !3< 1es&o4e software develo&ment 8as a last resort9))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3< relevant *racle 0inancials6 Alesco or %allista mod$les ))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3< other &ac4age sol$tions )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3< Interconnect a&&lications thro$gh interfaces or 1y integration thro$gh the medi$m of Integration ?ro4er technology as a&&ro&riate) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3< my)U7S &ortal &resentation layer ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3< Portal )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !3<

Iss$e !2# Data integration and consistency ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3<

*ne of the governing &rinci&les for management information systems is to maintain one &rimary so$rce of data) Data sho$ld never 1e entered more than once) *ther systems that need data sho$ld receive it a$tomatically and electronically from a so$rce tracea1le 1ac4 to the master co&y and not 1y re-4eying the data) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3< In U7SAs core a&&lications6 *racle 0inancials6 Alesco and %allista6 some data d$&lication is $navoida1le given that they are &ac4ages6 where it is diffic$lt and inadvisa1le to alter the internal code of the system or the data1ase str$ct$re) ))))!3< Im&ortant areas where d$&lication of data entry occ$rs are# )))))))))))))))))))))))))))))!3< The Li1rary system6 "oyager6 and *racle 0inancials6 where significant vol$mes of financial data are 4eyed into 1oth systems )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3< %allista and the Al$mni system 8/aisers Edge9) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3< Another significant area of d$&lication e5ists in the &lethora of &ersonal a&&lications6 mainly in local s&readsheets and data1ases) 0inancial and st$dent data is often maintained inde&endently of the core a&&lications6 ca$sing $nnecessary effort in data entry6 as well as &otential errors in re&orts and s$1se:$ent decision ma4ing) 7hen new systems are develo&ed that need to access cor&orate data it is essential that data is so$rced from the core systems6 ens$ring consistency of data across the University and that limited d$&lication of data and'or la1o$r occ$rs) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3< >oal# Ens$re that whenever relevant6 data re:$ired across m$lti&le $nintegrated a&&lications is so$rced from the a$thoritative so$rce ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3< Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!3< Esta1lish an architect$ral standard that all data elements sho$ld have an a$thoritativeso$rce with a$tomatic re&lication to other data1ases ))))))))))))))))))))))!(0 Esta1lish *racle 0inancials6 Alesco or %allista as the a$thoritative so$rce of data for financial6 h$man reso$rces6 organisational str$ct$re and st$dent related data thro$gho$t the University thro$gh the develo&ment of architect$ral standards and ed$cation of end $sers )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(0 /eview data access re:$irements to s$&&ort data e5traction for de&artmental $sers ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !(0 Provide an easy to $se data e5traction mechanism for de&artmental $sers6 and the a&&ro&riate training )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(0
58

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Identify 4ey local systems6 incl$ding those in local s&readsheets and data1ases6 and ens$re those systems $se the &rimary so$rces of data ))))))))))))))))))))))))))))))!(0 Esta1lish an architect$ral standard that wherever relevant6 all new systems $se data so$rced from the a$thoritative so$rces of data) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(0

Iss$e !3# Integration of a&&lications ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !(0

The UniversityAs 1$siness &rocesses are s$&&orted 1y a range of a&&lications that are interconnected thro$gh internal integration 8in the case of the *racle 0inancial mod$les9 or s&ecially develo&ed interfaces 1etween the a&&lications s$ch as *racle 0inancials6 Alesco and %allista) In addition there is a growing re:$irement to connect with services &rovided 1y e5ternal s$&&liers) It is 1ecoming increasingly im&ractical for a&&lications and e5ternal services to interface directly to each other) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !(0 The my)U7S &ortal &rovides many interfaces to e5isting online services and additional online services are 1eing develo&ed or 1ro$ght on-line) .any of these services re:$ire an e5tensive e5ercise in develo&ing the interface) )))))))))))))))))))!(0 %ommercial integration tool4its e5ist which &rovide the 1asis for integration 1ro4er architect$re rather than the GmeshH architect$re achieved with m$lti&le direct interfaces) Integration 1ro4er architect$re &rovides a G1ridgeH 1etween internal a&&lications and lin4s m$lti&le e5ternal entities s$ch as s$&&liers6 c$stomers and &artners to 1ac4end internal a&&lications) These tool4its can &rovide facilities ranging from 1asic te5t 1ased a&&lications to f$ll-f$nctional e-?$siness sol$tions) Some are availa1le with &ortal engines in their own right) )))))))))))))))))))))))))))))))))!(0 >oal# Im&lement a tool to &rovide a&&lication to a&&lication6 1$siness to 1$siness and 1$siness to cons$mer integration ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(0 Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(0 Investigate the feasi1ility of ac:$iring a commercial tool4it to form the fo$ndation of an integration 1ro4er architect$re for a&&lication to a&&lication6 1$siness to 1$siness and 1$siness to cons$mer 8end $ser'&ortal9 integration) )))))))))))))))))))))!(0

Iss$e !(# Develo&ment of we1 a&&lications ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(0

%$rrently there is no standard a&&lication develo&ment environment) A fle5i1le and e5tensi1le develo&ment environment needs to 1e &rovided that offers f$nctionality incl$ding wor4flow and &rocess a$tomation6 roles-1ased sec$rity6 and s$&&ort for a mainstream relational data1ase management system 8/D?.S9 to aid the develo&ment of we1 a&&lications and sim&lify content management) S$ch a system wo$ld re:$ire s&ecialist s$&&ort staff to assist end-$sers to develo& new data1ases or convert e5isting ones to the central we1 servers) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(0 >oal# Provide a common s$&&orted we1 a&&lication develo&ment environment ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !(0 Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(0 Identify and im&lement an a&&ro&riate we1 a&&lication develo&ment environment ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !(0 Develo& we1 interfaces to any e5isting legacy a&&lications where a&&ro&riate ))!(0 Im&lement wherever &ossi1le a&&lications that are we1 ena1led and accessi1le via the my)U7S &ortal )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(! Investigate the need for esta1lishing a s&ecialist s$&&ort service for we1 ena1led data1ase a&&lications) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(!
5

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED


7e1 Environment ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !(!

This section incl$des an iss$e concerning the diffic$lties involved in esta1lishing and $&dating we1 content in a timely manner) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(!

Iss$e !D# %reating6 maintaining and &$1lishing we1 content ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(!

.ost &ages &rod$ced at U7S are static ;T.LL these are easy to create and fast to serve and load6 1$t more diffic$lt to maintain and 4ee& consistent) .ost &ages are &resented thro$gh the %.S which is data1ase driven) ))))))))))))))))))))))))))))))))!(! The old &$1lication systems did not seem to ens$re standards com&liance6 or &rovide wor4flow controls on content creation6 a$thorisation and release) There were &ro1lems in &roviding s$ita1le access controls for m$lti&le &eo&le re:$iring write access to the same &ages6 with the &otential to overwrite otherAs changes) The systems for we1 &age management were ad hoc with no easy way to ens$re we1 &age consistency or ma4e glo1al changes to we1 &ages 8s$ch as to im&lement the c$rrent U7S @loo4 and feelA or its s$ccessor9) In addition 7e1 &ages across the University were of varia1le :$ality and style6 and were often o$t of date) D$&lication of effort was occ$rring that was eliminated 1y esta1lishing a central re&ository of tem&lates6 $tilities6 %>I scri&ts and other tools that s$&&ort we1 develo&ment) U7S needs to create content in a way that lets $s move forward easily as standards evolve) *nce the new %.S system goes live , A&ril 200 this sho$ld solve these iss$es))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(! >oal# Esta1lish a consistent6 controlled and $ser friendly we1 &$1lishing environment )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(! Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(! Im&lement a data1ase-driven we1-&$1lication environment )))))))))))))))))))))))))))))!(! Im&lement a $ser friendly file $&load mechanism for we1 file transfers )))))))))))))!(! Select and &rovide s$&&ort for a standard set of we1 &$1lishing tools )))))))))))))))!(! Im&lement com&rehensive training and s$&&ort mechanisms for %ollege and Schools we1 co-ordinators and for we1 content &roviders 8online and hands-on9 ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !(! Develo& a comm$nication strategy to &romote the $se of Server Side Incl$des 8SSIAs9 in we1 &ages as a means of ens$ring $&-to-date content ))))))))))))))))))))))!(! 0ollow 73% recommended &rocesses in converting e5isting ;T.L we1 &ages to E.L ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !(! .aintain a li1rary of %ommon >ateway Interface 8%>I9 scri&ts6 data1ase and other s$&&ort tools for $se 1y we1 develo&ers ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(! Investigate the 1enefits of esta1lishing an in-ho$se service 1$rea$ to develo& and maintain we1 content and a&&lications on a fee for service 1asis) )))))))))))))))))))))!(! Ens$re the we1 strategy develo&ment is &art of the IT governance &rocesses)))!(! C) Technical Infrastr$ct$re ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(! Advances in comm$nications technologies are ena1ling organisations to more easily manage their IT reso$rces 1y once again centralising on 1ac4end high&erformance servers and large data stores) The a&&lications environment is moving away from the two and three tiered client server architect$res and migrating to integrated networ4ed a&&lications that are accessed via 1rowsers and increasingly thro$gh c$stomised &ortals) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(2
6!

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED +etwor4 services have evolved from character 1ased6 dedicated &rivate networ4s to a glo1al networ4 that s$&&orts information e5change enhanced with a$dio6 video and other m$ltimedia 1ased content) ;igh 1andwidth comm$nications lin4s are resha&ing the 1$siness landsca&e and ena1ling e5tended virt$al comm$nities to wor4 colla1oratively) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(2 The &roliferation of the internet6 develo&ments in remote access technologies and the increasing range of hand held com&$ting devices are ena1ling fle5i1le and mo1ile wor4 &atterns) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(2 As technology 1ecomes more $ser-friendly and accessi1le to the cons$mer6 the &rovision of relia1le and highly availa1le services have res$lted in an IT s$&&ort infrastr$ct$re that is com&le5 and challenging to design and s$&&ort) ))))))))))))))))!(2 Information Technology 8IT9 has a ma=or role to &lay in s$&&orting the organisational o1=ectives of U7S as it faces increased com&etition from other $niversities6 instit$tions and commercial organisations offering fle5i1le delivery of ed$cation &rograms and com&eting for research f$nding) )))))))))))))))))))))))))))))))))!(2 U7SAs commitment to &roviding seamless access to on-line services for st$dents6 staff and researchers will re:$ire the &rovision of 1est &ractice s$&&ort services and access to highly availa1le systems regardless of location) ))))))))))))))))))))))))))))))))!(2 Advanced comm$nications and com&$ting facilities will ena1le the contin$ed diversification of $niversity activities as it addresses the changing nat$re of learning and teaching and &rovides facilities for colla1orative research) Internet technologies have increased 1lended learning o&tions and &rovide o&&ort$nities to streamline the administrative f$nctions for st$dents and staff of the University thro$gh the develo&ment of self-service a&&lications) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(2 The e5isting enter&rise-wide comm$nications networ4 will contin$e to 1e develo&ed to &rovide a networ4 service that integrates voice6 data and video services on cam&$s and as the $se of 1road1and technologies grows6 s$&&orts m$ltimedia delivery to the home) +etwor4 connectivity will 1e re:$ired to service an increasingly mo1ile comm$nity of $sers) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(2 A fle5i1le technical architect$re that allows for ease of change and e5tension will 1e re:$ired to meet the escalating demands for increased 1andwidth6 com&$ting &ower and data storage re:$irements) The res&onsive &rovision of infrastr$ct$re services to s$&&ort strategic o&&ort$nities will 1e necessary to achieve the University o1=ectives) The develo&ment of University-wide standards for sec$rity6 o&erating systems and hardware &latforms will g$ide infrastr$ct$re e5&ansion to ens$re a common and consistent environment) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(2 .ission critical services are increasingly 1eing migrated to fa$lt tolerant &latforms with hot swa&&a1le com&onents that will ena1le the $&grading and maintenance of systems with minimal service disr$&tion) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(2 0$t$re investment in technical infrastr$ct$re m$st 1e s$&&orted 1y a 1$siness case that considers the Total %ost of *wnershi& of &roviding and s$&&orting technology systems thro$gho$t their whole lifecycle to ens$re ma5im$m ret$rn on investment) The introd$ction of University-wide leasing arrangements for com&$ting e:$i&ment has assisted in managing e:$i&ment lifecycles and ens$ring that facilities are modern and ca&a1le of s$&&orting emerging technologies) ))))))))))))))))))))))))))))))!(2

Iss$e !# .aintaining a high &erformance networ4 service )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(2

The U7S comm$nications networ4 m$st &rovide timely6 consistent and a&&ro&riate advanced comm$nication and s$&&ort services) It sho$ld contin$e to 1e $&graded in antici&ation of demandL it sho$ld allow for the sec$re transmission
61

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED of sensitive data across &$1lic networ4sL and6 as demanding a&&lications emerge6 &rovide K$ality of Service s$&&ort s&ecific to the needs of the a&&lications services and a&&lication owners) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(2 >oal# .aintain and enhance a s$&erior enter&rise wide networ4 ))))))))))))))))))))))!(3 Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(3 Proactively monitor &erformance of the networ4 to contin$o$sly im&rove service :$ality )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !(3 Profile the &otential $sage trends of the networ4 infrastr$ct$re )))))))))))))))))))))))))!(3 /e&lace and $&grade networ4 com&onents to maintain cost effective &rovision of services ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !(3 Develo& &olicies and &roced$res to reg$late networ4 reso$rce $sage ))))))))))))))!(3 Identify and eval$ate emerging networ4 technologies and &roviders )))))))))))))))))!(3 Develo& colla1orative &artnershi&s with &roviders and research gro$&s )))))))))))!(3 Enhance facilities for roaming networ4 services) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(3

Iss$e 2# S$&&orting m$ltimedia to the des4to& )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(3

*n-line learning and teaching $sing P%-1ased streamed video and a$dio re:$ire high 1andwidth ca&acity not only over the core networ4 1$t also over the edge networ4 8to the wall o$tlet9) In addition to high 1andwidth6 real-time a&&lications J s$ch as P%-1ased video conferencing6 live m$lticasting of lect$res to the des4to&6 "oIP 8"oice over IP9 tele&hony J also re:$ire services with s&ecific g$aranteed K$ality of Service characteristics 8e)g) &riority6 thro$gh&$t6 latency9) These technologies sho$ld 1e standardised) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(3 >oal# Provide g$aranteed K$ality of Service for live a$dio and video services ) )!(3 Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(3 /etain the &resent U7S PA?E system $ntil "oIP technologies have 1een effectively &iloted6 where$&on it is envisaged that a seamless com1ination of mo1ile and "oIP tele&hony sol$tions will $ltimately re&lace the conventional PA?E) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !(3 .onitor &otential $sage trends for live a$dio and video a&&lications and &rovide networ4 ca&acity in antici&ation of demand ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(3 Provide infrastr$ct$re services at a&&ro&riate &oints in the networ4 to g$arantee service &erformance6 e)g) streaming media servers) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(3

Iss$e 3# Develo&ment of technical architect$re standards )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(3

The c$rrent technical infrastr$ct$re environment $tilises a n$m1er of diverse technologies that incl$des a range of servers6 o&erating systems and networ4 &rotocols) University-wide g$idelines will 1e develo&ed to assist designers to determine what technologies are mandated for s&ecific a&&lications and services to ens$re that a&&ro&riate sol$tions are im&lemented) This will red$ce the s$&&ort overheads of managing a diverse and com&le5 environment6 fast-trac4 the selection and &roc$rement &rocess6 and minimise ris4 1y ens$ring that infrastr$ct$re e5&ansion and re&lacement res$lts in a consistent and relia1le environment) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(3 The total re-engineering of systems with reso$rce re:$irements that e5ceed the ca&a1ility of the c$rrent environment is a costly and disr$&tive e5ercise) The
62

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED architect$ral standards will ens$re that scala1le sol$tions will 1e ado&ted to facilitate timely $&grading of systems to accommodate the escalating demand for com&$ting and networ4 services) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(3 7herever &ossi1le University-wide services will 1e &rovided from highly controlled environments at central data sites) It may however 1e more efficient to locate certain services 8ie) video on demand servers or services at offshore cam&$ses9 locally and these sit$ations will 1e identified and addressed in the standards doc$mentation) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(3 >oal# Esta1lish a consistent and common architect$ral environment ))))))))))))))))!(( Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(( /atify the Enter&rise Architect$re ?oard as a Standards %ommittee whose mem1ershi& com&rises re&resentatives from 4ey $niversity information technology areas to# oversee and esta1lish formal technical architect$ral &olicies and standards to ens$re that a consistent and integrated a&&roach is ta4en in the &rovision of University-wide infrastr$ct$re develo& in colla1oration with sta4eholders a set of mandated architect$ral standards that s$&&orts the a&&lication architect$re of the University e)g) cor&orate data1ase systems6 a&&lications develo&ment tools engage with a&&lication 1$siness $nits to advise on a&&ro&riate technology sol$tions))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !(( Incor&orate international standards and glo1al considerations in the develo&ment of all standards )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(( Develo& a comm$nications strategy that ma5imiFes the awareness of standards ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !(( Ens$re com&liance with the standards thro$gh a&&ro&riate management &rocesses) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!((

Iss$e (# Diversity of &rinting facilities )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !((

The University has a considera1le investment in &rinters with a&&ro5 300'(00 to the U7S networ4 &l$s an a1$ndance of standalone &rinters) ))))))))))))))))))))))))))))!(( The large n$m1er of networ4 &rinters s$ggests that there may 1e some over ca&italisation in this area and o&&ort$nities for consolidation6 thro$gh centralised &rinter management 8at each cam&$s9 and moving to wor4gro$& &rinting) )))))))))!(( >oal# Provide more cost effective and easily managed networ4 &rinting services ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !(( Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(( Provide &rinting services on the 1asis of effective reso$rce $tilisation and consideration of accessi1ility and availa1ility re:$irements ))))))))))))))))))))))))))))))))!(( Ado&t a wor4 gro$& &rinting a&&roach as the &referred rollo$t model for &rinting facilities) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !((

Iss$e D# .anagement of software distri1$tion ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !((

Software distri1$tion tools are 1eing $tilised to red$ce the s$&&ort tas4s of installing6 maintaining and $&dating des4to& software environments 1$t the develo&ment of distri1$tion mechanisms is com&licated 1y the wide range of software a&&lications that are $sed 1y mem1ers of the University) 7hilst a Standard *&erating Environment has 1een develo&ed for wor4stations6 the initial installation of the software s$ite is often modified to s$it s&ecific needs or &ersonal

!0'0('20!(

63

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED &reference res$lting in inconsistencies in des4to& config$rations that are diffic$lt to s$&&ort) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !(( >oal# .a5imise the efficiency of software distri1$tion to red$ce s$&&ort overheads ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !(( Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(( Provide an efficient mechanism to &$sh and'or &$ll software a&&lications and $&grades to client com&$ters to ens$re des4to& software is c$rrent and o&erating systems are sec$re ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(( Utilise the Gsmart downloadH feat$re of a&&lications to $&grade software ))))))))))!(( Ens$re the ado&tion of a standard o&erating environment )))))))))))))))))))))))))))))))!(( Develo& and cond$ct training &rograms to ens$re that s$&&ort staff are f$lly conversant in the $se of software distri1$tion tools and &roced$res &artic$larly where they have 1een c$stomised for U7S $se) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(D

Iss$e C# .aintaining the integrity of infrastr$ct$re services ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(D

As the U7S networ4 and the range of services offered contin$es to grow ra&idly6 there is a &ressing need to im&ose control over changes to the environment) Defa$lt installations of some o&erating systems &resent sec$rity ris4s whilst $ser written and third &arty a&&lications have im&acted on services r$nning in &arallel) Una$thorised e5tensions to the networ4 im&act on ca&acity &lanning and the relia1ility of networ4 &erformance) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(D >oal# .aintain an infrastr$ct$re environment with a&&ro&riate controls that ens$re change does not im&act on the :$ality of service delivery )))))))))))))))))))))))))))))))))!(D Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(D Develo& a comm$nications strategy that is $ser friendly to inform %olleges and Schools and 1$siness $nits a1o$t the &otential im&act of the $se of non-standard hardware and software on the overall IT environment )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(D %ontin$e to s$&&ort only those systems that have 1een develo&ed or ac:$ired in accordance with a&&roved standards and &rocesses )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(D Develo& and &$1lish &olicies6 standards and &roced$res on the a&&ro&riate $se of central IT infrastr$ct$re services and im&lement monitoring &rocesses to ens$re they are adhered to ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(D Im&lement a &rocess that &ermits a$thorised staff to# ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(D terminate &rocesses that are im&acting the &erformance of systems ))))))))))))))))!(D disconnect $na$thorised devices that have 1een attached to the University networ4 ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !(D disconnect servers that are ina&&ro&riately config$red and'or &ose a sec$rity ris4 ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !(D disconnect devices connected to central infrastr$ct$re that fail to meet a&&roved standards )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(D Pre&are an inventory of services with associated com&onent de&endencies )))))!(D Im&lement change management &olicy and &rocesses to ens$re that &rod$ction services are only altered in a controlled and systematic manner) )))))))))))))))))))))))!(D

Iss$e ,# Provision of high availa1ility services ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !(D

!0'0('20!(

64

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED As the University 1ecomes more reliant $&on online services6 incl$ding networ4s6 hosts and a&&lications services for its day to day activities6 the technical environment itself has 1ecome increasingly more com&le5) In t$rn the $se of man$al wor4 aro$nds to ameliorate the im&act of service $navaila1ility has 1ecome less feasi1le) E5tended ho$rs mean that clients e5&ect services to 1e availa1le 2( ho$rs a day6 , days a wee4) %onse:$ently the availa1ility and relia1ility of services has 1ecome even more cr$cial than it has 1een in the &ast) Areas that need to 1e addressed incl$de# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(D /emoving single &oints of fail$re ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(D /ed$ction of e5tended system o$tages ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(D +eed for &roactive service monitoring to &re-em&t fail$re )))))))))))))))))))))))))))))))))!(D Im&ortance of integrity of the overall environment ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(D Im&act of com&onent fail$re on the &rovided services ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(D .anaging and increasing the levels of c$stomer confidence) )))))))))))))))))))))))))))!(C It m$st 1e noted that different services will have different availa1ility re:$irements de&ending $&on their strategic im&act and criticality) 7hen determining availa1ility re:$irements a 1alance needs to 1e ta4en 1etween the ris4 and im&act of service o$tages against the cost of achieving high service $& times) )))))))))))))))))))))))))))))!(C >oal# Provide service availa1ility that meets re:$irements6 considering the cost and ris4 trade offs )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(C Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(C Identify service availa1ility e5&ectations in cons$ltation with %olleges and Schools and 1$siness $nits ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(C Pre&are an inventory of services with associated com&onent de&endencies )))))!(C Identify any single &oints of fail$re within the technology infrastr$ct$re environment and assess the level of im&act of $ne5&ected service disr$&tion to c$stomers )))!(C /ectify any identified single &oints of fail$re that are critical to the o&erations of the University )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(C Develo& a set of &roced$res that detail all o&erational as&ects and res&onsi1ilities to facilitate the ra&id recovery from service $navaila1ility ))))))))))))))))))))))))))))))))))!(C %ontin$e with the develo&ment and im&lementation of a ?$siness %ontin$ity Plan that ens$res ma5im$m availa1ility and contin$ity of critical systems ))))))))))))))))))!(C Im&lement change management &olicy and &rocesses to ens$re that &rod$ction services are only altered in a controlled and systematic manner )))))))))))))))))))))))!(C Im&lement a system that monitors the technology infrastr$ct$re environment to warn of &otential and act$al &ro1lems6 th$s allowing technical staff to &roactively a&&ly sol$tions )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(C .anage ris4 thro$gh# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(C &iloting &ro&osed services ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(C &rogressively introd$cing new f$nctionality ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(C e5ternal &rovision of service where a&&ro&riate )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(C fast-trac4ed eval$ations and ra&id im&lementation techni:$es )))))))))))))))))))))))))!(C

!0'0('20!(

65

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED a&&ro&riately and reg$larly e5ercising the fa$lt tolerant systems to ens$re &ro&er f$nctioning) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(C

Iss$e # Storage and management of $niversity data ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(C

There have 1een instances when it has 1een necessary to &rovide servers &$rely to s$&&ort increased storage re:$irements) The escalating demand for data storage will e5acer1ate this &ro1lem) A centrally managed data storage system that is scala1le6 highly availa1le6 sec$re and red$ces the systems administration overheads of host-1ased storage systems will overcome this &ro1lem) )))))))))))))!(C .ost systems administered 1y the central ITS Division are 1ac4ed $& centrally with a small n$m1er handled at the local level) 0ew $sers 1ac4 $& data on their own wor4stations) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(C >oal# Ens$re effective reso$rce $tilisation and management of data stores ))))))!(C Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(C Develo& and &rom$lgate g$idelines on the a&&ro&riate storage of data and 1ac4$& &roced$res that ens$res the integrity of all critical University electronic information ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !(C Im&lement a data management system that is scala1le6 highly availa1le6 sec$re and red$ces the administration overheads of host-1ased storage systems ))))))))!(C 0$rther develo& Storage Area +etwor4s 8SA+9 strategy as a means to &roviding a high s&eed core networ4 infrastr$ct$re to s$&&ort attachment of servers6 on-line storage6 near-line storage and 1ac4$& devices &roviding the ca&a1ility to centrally manage data stores) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(,

Iss$e <# %larity of service definition )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !(,

To ens$re a coordinated a&&roach to the &rovision and s$&&ort of technology services within the University6 it is essential that an Information Technology Policy is develo&ed and reg$larly reviewed and revised if necessary6 and &rom$lgated widely to all relevant sta4eholders) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(, The contin$ed develo&ment of service definitions in cons$ltation with sta4eholders &rovide the 1asis to monitor and meas$re the :$ality of service delivery against agreed minim$m service delivery standards) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(, >oal# Ens$re University-wide awareness of the roles and res&onsi1ilities of local and central service &roviders6 service delivery standards and cost of service &rovision ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(, Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(, %olla1orate with sta4eholders to contin$e to develo& service definitions and standards )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(, ?enchmar4 service standards with similar siFed organisations to ens$re that service delivery meets or e5ceeds those of o$r com&etitors ))))))))))))))))))))))))))))))!(, P$1lish service definitions6 standards and reg$lar &erformance re&orts against standards )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(, %ons$lt with sta4eholders in the develo&ment of charges for services and'or reso$rces) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(,

Iss$e !0# A&&lication of emerging technologies )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !(,

!0'0('20!(

66

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED IT m$st s$&&ort the needs of the University 1y em&loying tried and &roven technologies6 whilst always 1eing aware of where emerging technologies can 1e a&&lied to achieve com&etitive advantage) A Gwatching 1riefH a&&roach sho$ld 1e ta4en on emerging technologies) 7here a &otential 1enefit e5ists then an eval$ation &ilot sho$ld 1e initiated to determine the val$e to the organisation) 7hilst the level of com&etitive advantage to 1e achieved is a critical factor6 a level of ca$tion m$st still 1e e5ercised to ens$re that any im&act on the e5isting environment is not so significant that it o$tweighs the 1enefit to 1e attained) ))))))!(, >oal# Achieve strategic advantage for U7S thro$gh the a&&lication of emerging technologies )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(, Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(, Eval$ate emerging technologies for the &otential to s$&&ort 1$siness needs and o&&ort$nity for com&etitive advantage )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(, Im&lement a &rocess that ens$res that emerging technologies are raised with and a&&roved 1y the Director6 Information Technology Services6 1efore &roceeding to the &ilot stage )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(, Involve University academic and research areas6 and %ollege and Schools and central technology e5&erts to identify and eval$ate emerging technologies and &artici&ate in &ilot &rograms ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(, .onitor ind$stry analysts reso$rces to &rovide inde&endent research reviews and 1$siness comments on emerging technologies and trends )))))))))))))))))))))))))))))))!(, Develo& a comm$nication strategy to &rom$lgate the findings of eval$ation and &ilot &ro=ects to the University comm$nity ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(, Provide a test environment to s$&&ort eval$ation and &iloting of technologies that is se&arate from and can not adversely im&act $&on6 the o&eration of &rod$ction services ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !( Esta1lish as &art of U7SAs ann$al 1$dgeting &rocess6 f$nds to s$&&ort the cond$cting of feasi1ility st$dies of emerging technologies deemed to 1e of &otential) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !(

Iss$e !!# Planning for life cycle re&lacement of infrastr$ct$re ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(

The c$rrent technical infrastr$ct$re environment incl$des e:$i&ment at vario$s stages of its $sef$l lifecycle with some host &latforms sched$led for re&lacement) The long-term retention of systems often leads to significantly increased maintenance and s$&&ort costs as vendors withdraw their s$&&ort for &revio$s hardware &latforms and software versions) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!( A total cost of ownershi& model that identifies 1oth the tangi1le and intangi1le costs associated with &roviding services thro$gho$t the whole lifecycle of systems is a critical factor in the &lanning &rocess) An e:$i&ment lifecycle re&lacement &rogram is im&lemented to ens$re that technical infrastr$ct$re is c$rrent and ca&a1le of s$&&orting emerging technologies) The tangi1le com&onents s$ch as &roc$rement of hardware &latforms and networ4 infrastr$ct$re are relatively easy to identify) The ongoing $ser s$&&ort for systems whether formal or informal 8re:$esting assistance from a co-wor4er9 and costs associated in maintaining technical e5&ertise for legacy systems are overheads that are more diffic$lt to :$antify) It is essential in the 1$dgeting &rocess that the total cost of &roviding services is identified from the im&lementation of the service all the way thro$gh to the decommissioning &hase) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !(

!0'0('20!(

67

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED >oal# .aintain an efficient and effective infrastr$ct$re to s$&&ort the c$rrent and f$t$re technology re:$irements of the University ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!( Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!( Esta1lish a review &rocess for ma=or e5isting services to# ))))))))))))))))))))))))))))))))!( identify any areas of $nder'over $tilisation of reso$rces )))))))))))))))))))))))))))))))))))!( identify host &latforms at end of lifecycle and &lan for re&lacement )))))))))))))))))))!( identify re$sa1le infrastr$ct$re com&onents of systems sched$led for $&grading and &lan for their rede&loyment )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!( Esta1lish &lanning &rocesses for new services or e5&anded services6 the e5&ected life of those services6 ta4ing into acco$nt the total cost of ownershi& of those services ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !( Investigate the a&&ro&riateness of leasing o&tions for host &latforms that red$ce initial ca&ital o$tlay and are aligned with the lifecycle of the technology) )))))))))))))!(

,) S$&&ort in IT ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !(<

This section contains the iss$es and s$&&orting strategies to ena1le the achievement of the IT Strategic Plan thro$gh the &ro=ects in terms of the way they are staffed6 managed and cond$cted) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(< ,)! Pro=ect .anagement ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(< The e5&ression GIT &ro=ectH is intended to mean any &ro=ect that has a s$1stantive com&onent of IT systems or infrastr$ct$re which has to 1e esta1lished in order to allow the overall &ro=ect o1=ectives to 1e achieved) In reality most IT &ro=ects are m$lti-disci&linary 1$siness &ro=ects with an element of IT related activities incl$ded) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !(< IT &ro=ects are ty&ically high ris4 1eca$se of their often strategic im&act6 the nat$re of the technologies involved and the diversity of s4ills re:$ired to achieve the o$tcomes) They have often 1een &erceived as solely technical domains6 more concerned a1o$t installing technology rather than solving a 1$siness &ro1lem) It is now a&&arent that s$ccessf$l IT &ro=ect management re:$ires a set of s4ills in addition to the technical set &revio$sly tho$ght to 1e all that was re:$ired) S$ccessf$l &ro=ect management is a1o$t managing sco&e6 o1=ectives and :$ality in addition to the organisational6 financial6 reso$rcing and timeframe as&ects of the &ro=ect) IT &ro=ects are now 1eing increasingly driven 1y a&&ro&riately trained 1$siness staff rather than technical &eo&le6 altho$gh technical leadershi& is still re:$ired in IT &ro=ects at the technical team level) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(< U7S has a standard a&&roach to managing IT &ro=ects) In many sit$ations the wor4 of &ro=ects has 1een $nderta4en thro$gh committees of &art time re&resentatives) The sco&e6 o1=ectives and &ro=ect &lan may not 1e well $nderstood ) In s$ch sit$ations it is diffic$lt to monitor &rogress and to event$ally identify whether the investment was worthwhile or the &ro=ect was a s$ccess or not) U7S ado&ts a common6 1est &ractice &ro=ect management a&&roach for all its IT related &ro=ects 1$t it needs $&dating to c$rrent 1etter &ractice) ))))))))))))))))))))))))!(< The :$ality of IT &ro=ect management is a critical s$ccess factor in the im&lementation of the IT Strategic Plan) The &rioritised strategies o$tlined in the IT Strategic Plan will 1e im&lemented thro$gh individ$al &ro=ects) These &ro=ects will 1e aggregated into &rogrammes for overall management &$r&oses) )))))))))))))))))!(<

!0'0('20!(

68

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Each &ro=ect will have a Pro=ect S&onsor6 Pro=ect Steering %ommittee 8with the e5ce&tion of very small &ro=ects9 and a Pro=ect .anager) The Pro=ect *ffice will &rovide s$&&ort to each &rogramme and &ro=ect 1eing $nderta4en) )))))))))))))))))))!(<

Iss$e !# %onsistency of the management &rocess for &ro=ects ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(<

The overall &ro=ect management &rocess m$st have clarity and acco$nta1ility for the roles of Pro=ect S&onsor6 Pro=ect Steering %ommittee6 Pro=ect .anager6 Team Leader6 Pro=ect S$&&ort and the Pro=ect *ffice) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!(< The esta1lishment of a Pro=ect *ffice is considered to 1e G1est &racticeH for the s$ccessf$l delivery of &ro=ects) The >artner>ro$& descri1es a Pro=ect *ffice as GN a shared com&etency designed to integrate &ro=ect management within an enter&rise) A &ro=ect office can 1e a 4ey reso$rce in esta1lishing an enter&rise com&etency in &ro=ect analysis6 design6 management and review) >iven the a&&ro&riate sco&e and a$thority6 it can im&rove comm$nication6 esta1lish an enter&rise standard for &ro=ect management and hel& red$ce the disastro$s effect of failed develo&ment &ro=ects on enter&rise effectiveness and &rod$ctivityH) )))))!(< IT &ro=ects will generally com&rise team mem1ers from a range of disci&lines and organisational $nits) De&ending $&on the nat$re of a &ro=ect it may 1e a&&ro&riate to esta1lish either reference or $ser gro$&s to &rovide the o&&ort$nity for interested sta4eholders to contri1$te to the &ro=ect6 witho$t 1eing mem1ers of the team) ) ) )!D0 >oal# Ado&t a common6 consistent 1est &ractice a&&roach for overall &ro=ect management of University-wide IT &ro=ects ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D0 Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D0 Esta1lish the formal role of a Pro=ect S&onsor as the single &oint of acco$nta1ility for the achievement of the o1=ectives of the &ro=ect6 with the organisational &ower and financial delegation to act :$ic4ly and decisively in the overall strategic management of the &ro=ect )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D0 Esta1lish the Pro=ect S&onsor as the chair of the Pro=ect Steering %ommittee )))!D0 The formal role of a Pro=ect .anager as 1eing res&onsi1le for the day to day management and direction of a &ro=ect team needs to have greater acco$nta1ility against the a&&roved ?$siness case) The Pro=ect .anager re&orts to the Pro=ect S&onsor for the d$ration of the &ro=ect with a Gdotted lineH res&onsi1ility to his'her f$nctional manager )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D0 Esta1lish formal roles within &ro=ect team str$ct$res for Team Leaders 8leaders of small s&ecific &$r&ose teams within the overall &ro=ect9 and Pro=ect S$&&ort 8administrative s$&&ort to the Pro=ect .anager9 )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D0 Esta1lish the formal role of the Pro=ect *ffice to &rovide s$&&ort to all &ro=ects ))!D0 Utilise reference gro$&s and $ser gro$&s as a method of achieving sta4eholder cons$ltation and G1$y-inH to &ro=ect o$tcomes) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D0

Iss$e 2# %onsistency of &ro=ect management a&&roach ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D0

%$rrently &ro=ect management across U7S is not &erformed in a similar manner across &ro=ects and organisational entities altho$gh there is an a&&roved methodology and a&&roach) This lac4 of consistency ca$ses a drain on reso$rces as each &ro=ect &artici&ant re:$ires retraining for each &ro=ect they are involved in6 there is little chance to re$se &ro=ect materials and conf$sion res$lts from inconsistency of terminology and method) Pro=ect 4nowledge needs to 1e ca&t$red in a str$ct$red manner so that &rior e5&erience can 1e 1ro$ght to 1ear in every new &ro=ect $nderta4en) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D0
6

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED The im&act of &ro=ect ris4 in terms of identifying ris4s and ris4 mitigation strategies is critical to the $ltimate s$ccess of a &ro=ect) Similarly the management of change is a cr$cial s$ccess factor for any IT &ro=ect6 relating to comm$nication6 training6 &rocess alteration6 =o1 redefinition and a host of other G&eo&le iss$esH) ))))))))))))))!D0 >oal# Ado&t a &ro=ect management a&&roach that is im&lemented in the same way across all &ro=ects 1$t allows for the diversity of &ro=ect ty&e )))))))))))))))))))))))))))))!D0 Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D0 Ado&t a minim$m standard &ro=ect management methodology for all IT &ro=ects6 ca&a1le of ada&tation to different ty&es of &ro=ects )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D0 Develo& 1aseline wor4 1rea4down str$ct$res for vario$s &ro=ect ty&es 8e)g) system develo&ment6 &ac4aged software im&lementation6 infrastr$ct$re im&lementation6 etc)9 ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !D0 Pre&are g$idelines to differentiate 1etween the &ro=ect management re:$irements for &ro=ects of different siFe6 com&le5ity6 ris46 etc) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D0 Esta1lish tem&lates for common &ro=ect delivera1les )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D! Esta1lish a we1 1ased register as the central re&ository of all &ro=ect delivera1les and &ro=ect re&orting6 for all IT &ro=ects ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D! Po&$late the re&ository with &ro=ect management 1est &ractice and delivera1le e5am&les 1y different &ro=ect ty&e6 siFe6 com&le5ity6 ris46 etc) ))))))))))))))))))))))))))))!D! Esta1lish a &ro=ect management cons$lting advice and g$idance service )))))))))!D! .andate the formal a&&roval 1y the Pro=ect *ffice of all &ro=ect &lanning delivera1les 1efore a &ro=ect can 1e &rogressed ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D! Incl$de ris4 assessment as a mandatory element within the wor4 1rea4down str$ct$re for all &ro=ects6 irres&ective of ty&e )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D! Incl$de a change management stream as a mandatory set of tas4s within the wor4 1rea4down str$ct$re for all &ro=ects6 irres&ective of ty&e) ))))))))))))))))))))))))))))))))))!D!

Iss$e 3# Acc$racy6 com&leteness and timeliness of &ro=ect re&orting )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D!

Effective &ro=ect re&orting is an essential element in the management of &ro=ects) It relies $&on good &lanning and trac4ing6 in addition to an a&&ro&riate re&orting mechanism) Standards need to 1e esta1lished for re&orting to assist 1oth the creators and $sers of &ro=ect re&orting material) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D! The Programme and Pro=ect *ffice has an im&ortant role to &lay in the monitoring of the &re&aration of individ$al &ro=ect re&orts and also in the analysis of the content to assess the stat$s of related &ro=ects for &otential iss$es and im&acts) )))))))))))!D! >oal# Esta1lish an o&en and str$ct$red &ro=ect re&orting environment at an enter&rise level6 which acc$rately reflects the c$rrent stat$s of &ro=ects )))))))))))))!D! Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D! Doc$ment a 1aseline &ro=ect re&orting regimen which details re:$irements and res&onsi1ilities of all sta4eholders in terms of content6 timing and action ))))))))))))!D! Po&$late the &ro=ect re&ository with &ro=ect re&orting 1est &ractice e5am&les ))))!D! .aintain the &ro=ect re&ository as the GcentralH re&ository of all &ro=ect re&orting !D! Proactively monitor the timely &re&aration of &ro=ect stat$s re&orts at an enter&rise level thro$gh the Programme and Pro=ect *ffice ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D!
7!

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Pre&are sim&lified &ro=ect management re&orting tem&lates for $se 1y ine5&erienced &ro=ect managers ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D! Im&lement an a$tomated set of &ro=ect re&orting tools to facilitate vario$s levels of re&orting )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !D! .onitor &rogress of all &ro=ects against esta1lished &ro=ect milestones thro$gh the Programme and Pro=ect *ffice ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D! .onitor &rogress of &ro=ects for &otential im&acts thro$gh the Programme and Pro=ect *ffice) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D! ,)2 /is4 .anagement ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D! Information technology systems and infrastr$ct$re $nder&in almost all as&ects of the UniversityAs o&erations and affect the &rod$ctivity and com&etitiveness of st$dents and staff involved in learning6 teaching6 research and the administration) It is im&erative that ris4 management &ractices are actively ado&ted 1y staff engaged in &lanning and &olicy formation for IT6 develo&ment &ro=ects and o&erational IT services) The threats to these activities can arise from many different events e5ternal or internal to U7S and may affect iss$es relating to the technical6 financial6 management6 contract$al6 timing6 or f$nctional well 1eing of an IT system or com&onent of IT infrastr$ct$re) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D2 The A$dit and /is4 .anagement Unit of U7S University has esta1lished formal ris4 assessment and management &roced$res that will 1e ado&ted d$ring a wide range of IT develo&ment &ro=ects and o&erational services6 incl$ding# )))))))))))))))!D2 A ris4 assessment of the UniversityAs IT Strategic Plan ))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D2 As an integral &art of the ado&ted &ro=ect management methodology )))))))))))))))!D2 Iss$es relating to the sec$rity of IT data1ases6 systems and infrastr$ct$re 8IT sec$rity9 ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !D2 The de&loyment of 1$siness contin$ity management 8?%.9 &ractices to address ma=or ris4s to o&erational services) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D2

Iss$e !# .anagement of threats to the o$tcomes of the IT Strategic Plan ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D2

The UniversityAs IT Strategic Plan has defined a n$m1er of &olicies6 systems6 infrastr$ct$re com&onents and services that are designed to s$&&ort the strategies artic$lated in U7S .a4ing the Difference) The effectiveness of IT &lans themselves are contingent on a n$m1er of internal and e5ternal infl$ences6 and it is im&erative that a ris4 assessment is $nderta4en to identify &otential threats and to identify relationshi&s that are infl$ential and critical to the s$ccess of the IT &lan) )))))))))))!D2 >oal# Ens$re that all threats &otentially a1le to have an adverse im&act on the s$ccessf$l im&lementation of the IT Strategic Plan are actively managed6 incl$ding the identification of all infl$ential and critical relationshi&s ))))))))))))))))))))))))))))))))))!D2 Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D2 Underta4e a ris4 assessment of the IT Strategic Plan6 in con=$nction with the A$dit and /is4 .anagement Unit6 to develo& strategies to manage those iss$es of greatest threat) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D2 /eview at reg$lar intervals the ongoing im&act of those threats against the im&lementation &rogress of the IT Strategic Plan ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D2 Inform the "ice-%hancellorAs >ro$& of the ris4 &rofile of the IT Strategic Plan6 thro$gh the %0*)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D2

!0'0('20!(

71

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED


Iss$e 2# .anagement of ris4s to o$tcomes of &ro=ects identified in the IT Strategic Plan )))))))))))))))))))))))))))))))!D2

.any IT develo&ment &ro=ects are critical to the f$t$re f$nctioning of U7S and they are fre:$ently 1oth ca&ital and reso$rce intensive) It is also common for them to have a medi$m to very high ris4 &rofile which can res$lt in ma=or time and cost overr$ns) It is im&erative that a formal ris4 management methodology is ado&ted within all IT &ro=ects and that ris4 assessments are an integral &art of &ro=ect management) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D2 >oal# Ens$re that all events &otentially having an adverse im&act on meeting the desired o1=ectives of a &ro=ect are actively managed ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D2 Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D2 Incl$de formal ris4 management &roced$res in all &ro=ects6 thro$gh the standard &ro=ect management methodology ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D3 %onvey the res$lts of ris4 management &roced$res to mem1ers of the &ro=ect steering committees6 and where a&&lica1le6 other 1odies involved in the strategic management of IT) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D3

Iss$e 3# .aintenance of a sec$re information technology environment ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D3

U7S University c$rrently does not &ossess an $& to date IT sec$rity &olicy) 7ith the growth of the internet and related a&&lications s$ch as e-%ommerce6 there is a need to have an IT sec$rity &olicy that &rotects U7S com&$ting reso$rces6 cor&orate data6 and safeg$ards &ersonal &rivacy from internal and e5ternal attac46 as well as &rotecting the University from legal action) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D3 IT sec$rity can 1e defined as &rotecting the confidentiality6 integrity6 and availa1ility of information systems) Physical infrastr$ct$re can 1e re&laced 1$t the information which U7S stores online is its most val$a1le asset and m$st 1e safeg$arded against loss6 corr$&tion or theft) Sec$rity &rocesses and &roced$res m$st 1e integrated into all c$rrent core 1$siness &ractices and a sec$rity ris4s assessment 1e an essential com&onent of every f$t$re technology &ro=ect) ))))))))))))))))))))))))))!D3 University-wide g$idelines6 &olicies and &roced$res related to sec$rity m$st contain enforcea1le com&onents that safeg$ard U7S if any 1reaches occ$r) It m$st 1e recognised and s$&&orted 1y management at all levels that IT sec$rity is not only the res&onsi1ility of ITS6 1$t also the res&onsi1ility of every $ser of IT reso$rces) An ed$cation &rogram to raise the awareness of sec$rity iss$es amongst the U7S comm$nity is of f$ndamental im&ortance) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D3 >oal# Protect the confidentiality6 integrity and availa1ility of U7S UniversityAs information technology assets )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D3 Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D3 Esta1lish an Information Technology Sec$rity %ommittee whose mem1ershi& com&rises of re&resentatives from 4ey information technology areas to develo& and oversee the im&lementation of IT Sec$rity &olicies and &roced$res that &rotect the confidentiality6 integrity and availa1ility of U7S IT systems )))))))))))))))))))))))))))))))!D3 Develo& and cond$ct ongoing IT sec$rity awareness &rograms that are s&ecifically targeted to address a&&ro&riate sec$rity &roced$res to 1e followed 1y $sers with differing needs and differing technical a1ilities e)g) academics6 researchers6 systems administrators6 administrative st$dents and staff etc) )))))))))))))))))))))))))))!D3 Proactively ens$re conformity to the a&&roved sec$rity &olicies and &roced$res ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !D3

!0'0('20!(

72

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Antici&ate aven$es of attac4 on the information infrastr$ct$re 1y cond$cting reg$lar assessments 1ased on 4nown v$lnera1ilities )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D3 Develo& and &rom$lgate &roced$res that detail the actions to 1e ta4en when sec$rity violations are s$s&ected or identified to ens$re that &rom&t action is ta4en to minimise the im&act ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D3 Investigate and im&lement sec$re technologies that enhance a$thentication so that $sername and &assword &airs are $ni:$e and can only 1e $sed 1y the a$thorised $ser e)g) smart cards for storing digital certificates ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D3 Incl$de a ris4 assessment to ens$re that sec$rity iss$es are addressed in all technology &ro=ects )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D3 .aintain a sec$rity we1site where sec$rity &olicies6 &roced$res6 g$idelines and advisories are &$1lished to ens$re that the University comm$nity is well informed of their res&onsi1ilities in relation to their $se of IT at U7S) ))))))))))))))))))))))))))))))))))!D3

Iss$e (# .aintenance of contin$ity of IT services and environment ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D(

U7S c$rrently does not &ossess consistent formal ?$siness %ontin$ity .anagement &ractices across the University) 7ith an increased reliance on IT services to meet the UniversityAs goals6 a need to have efficient and effective ?$siness %ontin$ity Plans is a necessity) ?$siness %ontin$ity .anagement aims to ens$re delivery of all IT services to the e5&ected level of service when a disr$&tive event's occ$rs) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D( ?$siness %ontin$ity .anagement can 1e defined as a set of &rocesses to follow when an event occ$rs that im&inges the delivery of services) These &rocesses are in three stages) 0irstly6 an initial res&onse is made to the event) Secondly6 &roced$res are invo4ed to contin$e the service ens$ring its availa1ility6 1ased on &riorities) Thirdly6 while the service contin$es 1eing &rovided in emergency mode6 &roced$res are e5ec$ted to recover the service 1ac4 to its normal o&erations) Plans are develo&ed to ens$re that the a&&ro&riate reso$rces are availa1le to e5ec$te these &roced$res in the most timely and cost effective manner6 while meeting $ser e5&ectations) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D( ?$siness %ontin$ity .anagement m$st 1e integrated into all core 1$siness &ractices and 1e an essential com&onent in every f$t$re service or technology &ro=ect) It will serve to red$ce ris4s and s$1se:$ent im&acts faced when $nforeseen and $ncontrolla1le disr$&tive events occ$r) ?$siness %ontin$ity .anagement m$st 1e recognised and s$&&orted 1y management at all levels6 and staff# in %olleges and Schools6 1$siness $nits and IT Services) An ed$cation &rogram to raise the awareness of ?$siness %ontin$ity iss$es amongst the U7S comm$nity is of f$ndamental im&ortance) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D( >oal# Protect the availa1ility of U7S UniversityAs information technology services and assets in the event of the occ$rrence of a disr$&tive event )))))))))))))))))))))))))!D( Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D( Esta1lish a ?$siness %ontin$ity .anagement team or teams whose mem1ershi& com&rises of re&resentatives from 4ey IT areas to analyse6 develo& and im&lement 1$siness contin$ity &lans and &roced$res that &rotect the availa1ility of U7S IT services ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !D( Develo& a formal ?$siness %ontin$ity .anagement &rocess to 1e followed to ens$re that &lans and &roced$res develo&ed are wor4a1le6 consistent and a&&ro&riate )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D(

!0'0('20!(

73

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Develo& and cond$ct ongoing ?$siness %ontin$ity awareness &rograms that are s&ecifically targeted to ed$cate U7S staff a1o$t the conce&ts and $se of ?$siness %ontin$ity )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D( Assess the ?$siness %ontin$ity stat$s of e5isting IT services) 7here necessary e5ec$te the ?$siness %ontin$ity .anagement &rocess to develo& and &rom$lgate &roced$res that detail the actions to 1e ta4en when a disr$&tive event occ$rs ) ) )!D( %ond$ct &eriodic tests and a$dits on all &lans and &roced$res to ens$re it is c$rrent6 wor4a1le and a&&ro&riate) %ond$ct training and reviews to ens$re changes made are reflected )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D( Incl$de a ?$siness %ontin$ity ris4 assessment for all new systems and'or technology &ro=ects to ens$re that iss$es are ta1led and addressed accordingly ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !D( Develo& and maintain a ?$siness %ontin$ity .anagement we1site where &olicies6 &roced$res6 g$idelines and advisories are &$1lished to ens$re that the U7S comm$nity is well informed a1o$t 1$siness contin$ity iss$es at the University) ) )!D( ,)3 >reen IT ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!DD U7S has made a commitment to s$staina1ility thro$gh its research and o&erational initiatives and recently &$t into &lace an Environmental .anagement Policy with attendant &lans6 systems and &roced$res) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!DD The Environmental .anagement Policy s$&&orts a >reening U7S Action Plan with &rograms#))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!DD Energy %onservation Program))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!DD 7ater %onservation .anagement Program)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!DD >eneral 7aste .inimisation and /ecycling Program)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!DD ;aFardo$s 7aste and Dangero$s >oods .anagement Plan)))))))))))))))))))))))))))!DD /emnant ?$shland and ?iodiversity .anagement Plan))))))))))))))))))))))))))))))))))))!DD Promotion of Environment and S$staina1ility Awareness Program))))))))))))))))))))!DD %ontractor and Lessee Environment Im&acts Program)))))))))))))))))))))))))))))))))))))!DD Information Technology has environmental im&act and &otential savings that contri1$te to Programs !6 36 (6 C and , a1ove) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!DD )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !DD >oal# A technology strategy which targets the greening of IT to 1e consistent with the U7S Strategic technology directions for Teaching R Learning6 /esearch6 %omm$nity Engagement and 0inancial %a&acity) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!DC Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!DC Develo& a roadma& for the greening of technology at U7S as &art of an overall Environmental .anagement Plan )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!DC To im&rove s$staina1ility in the data centre of the facility6 hardware and software ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !DC To meas$re and monitor as a means of gaining trans&arency and acco$nta1ility ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !DC /ed$ce &ower cons$m&tion and see4 renewa1le energy o&tions)))))))))))))))))))))!DC

!0'0('20!(

74

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Effective Asset management)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!DC Im&lement environmentally friendly ac:$isition and dis&osal &ractices) )))))))))))))!DC ,)( ;$man /eso$rce Strategies for IT Peo&le ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!DC Universities6 along with many other commercial and government enter&rises6 are 1ecoming increasingly de&endent $&on information technology systems) The rate of change of technology itself creates a demand for new s4ills) There is well doc$mented evidence that there is ma=or and increasing shortage of &eo&le with re:$isite IT s4ills in the develo&ed world6 incl$ding A$stralia) ))))))))))))))))))))))))))))!DC It is clear that the most effective so$rcing model for the IT f$nction at U7S is to have a core set of ca&a1le6 motivated6 loyal6 and organisationally aware staff6 who &rovide leadershi& to and &artici&ate in m$lti-disci&linary teams6 whose mem1ershi& consists of U7S staff and e5ternal contractors6 cons$ltants6 and o$tso$rcing vendors) This may 1e termed the G%ore %om&etencies So$rcing .odelH) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !DC Innovative ;/ &olicies are f$ndamental to s$staining the Gcore com&etenciesH so$rcing model) *f &artic$lar im&ortance is how we retain the services of a core set of U7S staff when there e5ists intense demand in the la1o$r mar4et for &eo&le with IT management and high-end technical s4ills) The commercial sector offers a wide range of innovative retention incentives for their core staff6 s$ch as higher 1ase salaries6 share o&tions6 &erformance related 1on$s &ayments6 and sign-on fees to aid recr$itment) It is essential that U7S im&lements strategies that# ))))))))))))))))))!DC ens$re that the 1est availa1le staff are recr$ited at all levels ))))))))))))))))))))))))))))!DC control the t$rnover of core staff to s&ecified levels ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!DC manage the career develo&ment of staff to ens$re that their s4ills are contin$ally $&graded to res&ond to emerging organisational needs and that staff feel challenged and invigorated )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!DC introd$ce effective &erformance management &ractices ))))))))))))))))))))))))))))))))))!DC s$&&ort the &rovision of 2(5, s$&&ort services ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!DC offer a fle5i1le wor4ing environment6 incl$ding telewor4ing) ))))))))))))))))))))))))))))))!DC

Iss$e !# /ecr$iting and retaining IT staff ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !D,

U7S will re:$ire fle5i1le ;/ &olicies if it is to im&lement IT services that s$&&ort its vision) The c$rrent environment is characterised 1y increasing interde&endence of IT systems and organisational &lanning6 great de&endency on staff with IT s&ecific s4ills6 ra&id changes in technology and an international shortage of staff with IT s4ills) An organisation m$st learn to ado&t innovative IT so$rcing strategies to &rovide the reso$rces6 s4ills6 innovation6 fle5i1ility and alignment of its IT f$nctions with its core 1$siness and val$es) Strategies incl$de the $se of internal staff6 o$tso$rcing s$&&liers6 contractors6 cons$ltants6 and a variety of s&ecialist e5ternal service &roviders) Universities m$st maintain core com&etencies in a range of IT f$nctions if it is to &lan and manage the IT f$nction6 and if it is to &rovide the high level of innovation e5&ected of its infrastr$ct$re and systems) This may &resent diffic$lties in a highly reg$lated ind$strial higher ed$cation environment where $niversities are often $na1le to offer the fle5i1ility in terms of conditions of em&loyment that &rivate sector co$nter&arts can) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D, >oal# De&loy a highly &rod$ctive6 motivated IT wor4force6 and limit staff t$rnover to an acce&ta1le level )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D, Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D,
75


!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Develo& a model for wor4force &lanning that identifies the :$ant$m of staff necessary to s$&&ort IT o&erations6 and antici&ates the IT s4ills necessary to s$&&ort the directions of the University6 1ased on an a&&roved U7S University IT Strategic Plan )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D, Pre&are a career develo&ment &lan for each individ$al that reflects the needs of the organisation and the individ$al )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D, Develo& a &erformance management strategy that ens$res alignment 1etween needs and e5&ectations of the University and the individ$al ))))))))))))))))))))))))))))))!D, Provide o&&ort$nities for staff to advance their careers and enco$rage staff to learn new s4ills and technologies )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D, Develo& career &aths for technical s&ecialists which offer growth and advancement &otential 8in addition to that 1eing c$rrently offered for managers9 )))))))))))))))))))))!D, Develo& a &olicy for a wor4'life 1alance for staff which ac4nowledges the stresses on family life and &ersonal health that can res$lt from the &ress$res of &roviding IT s$&&ort in a 2( 1y , environment ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D, Develo& the leadershi& s4ills of staff and &rovide s$&&ort and ed$cation that enco$rages staff to 1e effective and res&ected managers6 team leaders and &ro=ect managers ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D, Provide o&&ort$nities for staff e5change with e5ternal organisations and 1etween different areas of U7S 81oth local and overseas9 where IT is de&loyed and 1etween technical and managerial roles ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D, Develo& and im&lement a Trainee' >rad$ate /ecr$itment Program )))))))))))))))))!D, Develo& an ind$ction &rogram for new staff and an e5it &rogram for staff leaving the em&loyment of U7S) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D, ,)D K$ality .anagement of IT Services ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D Li4e all leading $niversities6 U7S is committed to the highest :$ality in teaching6 learning6 research and a wide range of &rofessional and comm$nity activities6 8The UniversityAs Strategic Plan6 U7S .a4ing the Difference 9) ))))))))))))))))))))))))))))))))!D The ado&tion of :$ality management systems will assist the University to &rovide increased 1enefits to o$r st$dents and staff6 and ena1le U7S to o&erate more s$ccessf$lly in a com&etitive environment) Information technology has hel&ed 1rea4 down many of the nat$ral 1arriers that have &rotected $niversities for many years) St$dents now have a large choice of &roviders and can easily enrol in overseas $niversities and ind$stry 1ased G$niversitiesH) There is now glo1al com&etition for the G1estH teachers and researchers) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D Ultimately6 &ros&ective st$dents and staff will 1ase their decision to =oin U7S on the &erce&tions of :$ality and the &erceived val$e of the U7S &rod$ct) The &erformance of the IT systems and infrastr$ct$re will greatly infl$ence this &erce&tion) The .c-innon re&ort on G?enchmar4ing A .an$al for A$stralian UniversitiesH 8&!!9 affirms this view# GThe ade:$acy of com&$ting hardware and software services and telecomm$nications services and the com&etitiveness of either st$dents or staff or 1oth are at sta4e in almost every area of $niversity lifeH ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !D U7S s$&&ort services will &lay their &art in achieving a :$ality environment#)))))!D Im&lement an a&&ro&riate set of eval$ation instr$ments ))))))))))))))))))))))))))))))))))!D /ecognised -PIs will 1e esta1lished and &$1lished) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D
76

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED The standard of IT systems and infrastr$ct$re at U7S com&ares very favo$ra1ly with those in any other A$stralian $niversity) +ota1le achievements have 1een the develo&ment of a strong client foc$s amongst IT staff6 highly f$nctional Universitywide IT systems and infrastr$ct$re6 the s$ccess of the *racle 0inancials and %allista im&lementations6 the my)U7S &ortal6 favo$ra1le feed1ac4 from c$stomer s$rveys and informal so$rces of &ositive remar4s) +evertheless6 many of the formal methods associated with :$ality management systems have yet to 1e f$lly a&&lied to the de&loyment of IT) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D

Iss$e !# Effective IT strategic management and &lanning ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D

The effectiveness of the IT f$nction will 1e largely de&endent on the esta1lished arrangements for its strategic management6 leadershi& and o&erational management) It is im&ortant that there e5ists trans&arent organisational &rocesses for &olicy formation6 &lanning6 reso$rce allocation6 &ro=ect management6 service management and acco$nta1ilities) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D U7S has a formal &lanning &rocess consisting of a n$m1er of University-wide &lans6 o&erational &lans and ena1ling &lans) The IT Strategic Plan is an ena1ling &lan that has 1een develo&ed to s$&&ort the defined 1$siness directions of the University6 involving wide cons$ltation with the University comm$nity) *1taining G1est val$eH from the UniversityAs e5tensive investment in IT is contingent $&on $sing technology to enhance the strategic ca&a1ility of the organisation) )))))))))))!D Technology is changing the way organisations cond$ct their enter&rise6 and the commercialisation of the internet has 1een the most dramatic infl$ence of all) /a&idly changing technologies and red$cing life cycles of IT systems &resent strategic o&&ort$nities to organisations6 1$t they demand a ra&id res&onse) The &lanning sched$le and the &lanning horiFon m$st 1e shortened to reflect this environment) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D >oal# /et$rn the 1est val$e to U7S from its investment in IT ))))))))))))))))))))))))))!D< Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D< Ado&t the recommendations with res&ect to IT Strategic .anagement that are contained in this IT Strategic Plan ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D< .aintain the IT Strategic Plan on an Gas re:$iredH 1asis with a &lanning horiFon of no more than three years6 ens$ring there e5ists# ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D< clear artic$lation of strategies and their 1enefits ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D< acce&tance 1y the University comm$nity ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D< closely lin4ed &lanning and reso$rce allocation )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D< assignment of im&lementation res&onsi1ilities )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D< milestone chec4s))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D< Esta1lish a contingency f$nd to res&ond to $nforeseen o&&ort$nities that are of strategic im&ortance to U7S) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D<

Iss$e 2# Effective &ro=ect6 service and ris4 management )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D<

The accr$al of val$e from an investment in IT is contingent $&on there 1eing a s$ccessf$l im&lementation of a service as a &ro=ect o$tcome6 followed 1y effective o&erational management of the service thro$gho$t its com&lete lifecycle) ))))))))))!D< .$ch of the wor4 relating to the develo&ment of IT occ$rs as a $ni:$e set of activities with a defined o$tcome) IT &ro=ects are ty&ically high ris46 involve
77

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED m$ltidisci&linary teams from across the University6 involve organisational change6 and re:$ire large investments of reso$rce) Their s$ccess de&ends on the ado&tion of effective &ro=ect management and ris4 management &ractices) )))))))))))))))))))))!D< U7S wishes to &rovide IT services within the conte5t of 1est &ractice6 1$t it is im&ortant to design the service in accordance with the val$es of the University and to manage the e5&ectations of the c$stomer) There are also ris4s to o&erational services6 arising from malf$nctioning hardware6 software errors6 sec$rity violations6 or limitation of &$1lic infrastr$ct$re 1eyond the control of U7S) The &rinci&le of Gfitness for &$r&oseH is im&ortant in the interests of ret$rning the a&&ro&riate val$e to the organisation) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D< >oal# Achieve a defined standard of &ro=ect o$tcomes and a consistent standard of service delivery ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D< Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D< Ado&t the recommendations with res&ect to Pro=ect .anagement and /is4 .anagement contained in this IT Strategic Plan )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D< Ens$re all IT services conform to a consistent model for service management6 which em1race the following &rinci&les# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D< there will 1e clear lines of acco$nta1ility for the management of each service )))!D< service level agreements will define minim$m e5&ected service standards and 4ey &erformance indicators) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D<

Iss$e 3# Enhancing and meas$ring &erformance )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !D<

A wor4 c$lt$re em1racing c$stomer foc$s and contin$o$s im&rovement will 1e an integral &art of &ro=ect management and service management &ractices) The 1alanced scorecard methodology sho$ld 1e ado&ted to meas$re and eval$ate &erformance along fo$r dimensions# ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!D< c$stomer foc$s6 learning and growth6 IT &rocesses6 and financial &ers&ectives) !D< S$rveys are an im&ortant means of o1taining information a1o$t the level of services &rovided and s$rveys of st$dents and staff sho$ld 1e carried o$t &eriodically to o1tain feed1ac4 and to identify &ro1lem areas) )))))))))))))))))))))))))))!C0 >oal# Achieve defined :$ality standards in the de&loyment of IT ))))))))))))))))))))))!C0 Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!C0 Ado&t the ?alanced Scorecard a&&roach to &erformance meas$rement6 and develo& &erformance meas$res for IT f$nctions that s$&&ort the 2D core 1enchmar4s in the .c-innon re&ort ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!C0 Promote a wor4 c$lt$re em1racing a strong service orientation6 and contin$o$s im&rovement# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!C0 meas$re service &erformance against defined 4ey &erformance indicators and e5&ected &ro=ect o$tcomes )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!C0 1enchmar4 with other organisations) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!C0 ,)C /eso$rce Planning ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!C0 *ver recent years the 0ederal >overnment has significantly changed its &olicies and f$nding methodologies for higher ed$cation instit$tions across A$stralia) %onse:$ently6 there is now a m$ch stronger em&hasis on $niversities to 1e &roactive in their &lanning6 1e financially self-reliant6 diversify reven$e so$rces6
78

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED $tilise reso$rces in the most effective and efficient way6 contain costs and im&rove service delivery) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!C0 7here IT &rogrammes address University-wide iss$es6 reso$rce &lanning and monitoring will need to 1e $nderta4en across the organisational 1o$ndaries of %olleges and Schools and divisions) A need has also 1een identified to devise a costing methodology that wo$ld 1e $sed as a strategic tool in the f$t$re for &lanning6 f$nding and 1$dgeting &$r&oses) The costs involved with &roviding access to the internet is 1ecoming an iss$e within the University) ))))))))))))))))))))))!C0

Iss$e !# /eso$rce identification for &rogrammes )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !C0

In res&onse to the c$rrent e5ternal and internal challenges6 there is a need to ens$re that reso$rces are acc$rately allocated and costed to IT &rogrammes6 in addition to the clear identification of tangi1le and intangi1le 1enefits) )))))))))))))))))!C0 IT &rogrammes are se&arated into those associated with the &rovision of o&erational services and develo&ment &ro=ects associated with the im&lementation of the IT Strategic Plan) The life cycle of some IT &rogrammes will s&an m$lti&le years6 re:$iring the allocation of f$nding and other reso$rces across ann$al 1$dget 1o$ndaries) The &lanning of reso$rces for &rogrammes will 1e a colla1orative e5ercise 1etween &ro=ect s&onsors6 steering committees6 &ro=ect managers and sta4eholder organisational $nits) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!C0 Personnel to staff s&ecific &rogrammes will generally 1e so$rced internally from vario$s organisational $nits) Th$s it is im&ortant for individ$al $nits to develo& their own reso$rces &lan6 reflecting the same &lanning horiFon as the IT Programme Portfolio6 to ens$re that a&&ro&riate reso$rces are availa1le to staff the &rogrammes as they are sched$led) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!C0 >oal# Identify clearly the reso$rces re:$ired for an IT &rogramme and the 1enefits achieved from its $nderta4ing ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!C0 Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!C0 Develo& a Programme Portfolio com&rising a range of financial and non-financial data for each &rogramme'&ro=ect associated with the &rovision of o&erational IT services and the im&lementation of the IT Strategic Plan ))))))))))))))))))))))))))))))))))!C! Esta1lish 1$dgets 1ased on life cycle costing models for each &rogramme'&ro=ect addressing ca&ital6 ongoing o&erational and h$man reso$rce costs and 1enefits ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !C! Esta1lish 1enefit realisation &lans for all &rogrammes'&ro=ects related to the im&lementation of the IT Strategic Plan ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!C! Develo& ;/ reso$rce &lans for organisational $nits that are &roviding reso$rces to staff the vario$s &rogrammes'&ro=ects )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!C! Develo& a &rogramme &erformance re&orting system incl$ding service level agreements 8SLAs9 for each o&erational IT service &rogramme ))))))))))))))))))))))))!C! Develo& an Activity ?ased %osting model that will 1e $sed to cost IT services6 1enchmar4 services6 &rice services and s$&&ort the develo&ment of SLAs ))))))))!C! Develo& mechanisms to monitor and elevate efficient $se of &hysical reso$rces6 e)g) internet 1illing of c$stomers 1ased on act$al $sage) ))))))))))))))))))))))))))))))))))!C!

Iss$e 2# S$&&lementing internal IT s4ills and reso$rces from alternative so$rces )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!C!

Technology is changing ra&idly6 and there are increasing demands and e5&ectations 1eing &laced on the &rovision of IT systems and infrastr$ct$re to
7

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED service U7S) S$ita1ly s4illed staff to wor4 on &ro=ects and s$&&ort o&erational services are often in short s$&&ly) An ind$stry wide trend towards so$rcing IT sol$tions and services e5ternally has 1ecome a&&arent and will 1e ado&ted 1y U7S where it is a&&ro&riate to do so) A 4ey &rinci&le in $tilising e5ternal sol$tions and e5ternal services6 is that the overarching management of the &rocesses involved m$st 1e led 1y U7S staff6 as it is they who have the local 4nowledge and organisational interests as a first &riority) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!C! >oal# S$&&lement internal staff reso$rces with the effective de&loyment of cons$ltants6 contractors and o$tso$rcing services ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!C! Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!C! Eval$ate so$rcing o&tions for IT &ro=ects and IT services6 and determine a&&ro&riate method 8e)g) in-ho$se6 o$tso$rce6 &artnering6 ra&id so$rcing9 )))))))))!C! E5&lore &artnering o&&ort$nities with other organisations to share s4ills in short s$&&ly and other reso$rces )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!C! %ontin$e to cond$ct reg$lar 1enchmar4ing with other $niversities and organisations to identify 1est &ractices in IT staff so$rcing ))))))))))))))))))))))))))))))))!C! Develo& s4ills and reso$rce allocation data1ases of IT staff to aid in &ro=ect reso$rcing ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!C! Develo& the management s4ills of U7S IT staff so that e5ternal contracts can 1e managed effectively6 &artic$larly s4ills in these areas# ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!C! writing and eval$ation of tenders and G/e:$ests for Pro&osalsH 8/0Ps9 ))))))))))))!C! service level definition and monitoring of 4ey &erformance indicators ))))))))))))))))!C! contract negotiation and contract management )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!C! &ro=ect management) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!C!

Iss$e 3# Escalating costs in internet $sage ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !C2

The U7S connection to the internet is &rovided 1y the A$stralian Academic /esearch +etwor4 8AA/+et9 which is a non-&rofit organisation whose shareholders are all A$stralian Universities and the %SI/*) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!C2 U7S is 1illed for its internet access 1ased on the vol$me of incoming traffic) The cost to the University in 200, was M 0046 and 1ased on c$rrent $sage trends the estimate for 200 is a&&ro5imately M!)3 million) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!C2 %hanges in learning and teaching methodologies are res$lting in dramatically increased $sage of the internet6 ena1ling fle5i1ility and em&owering st$dents) ;owever the University m$st ta4e action to stem the amo$nt of recreational $se of the internet that contri1$tes to escalating costs) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!C2 The charges associated with internet services are not widely $nderstood) A new system of mandatory &ro5y a$thentication for internet $sage sho$ld 1e develo&ed to ena1le charges to 1e allocated more acc$rately and &rovide for acco$nting on an individ$al $ser 1asis) This wo$ld ena1le %olleges and Schools to closely manage their internet $sage and ens$re that this val$a1le reso$rce is a&&lied to the 1est advantage of the academic and research &$rs$its of the University) ))))))))))))))))))!C2 >oal# .inimise costs thro$gh efficient and effective internet $sage while strongly s$&&orting fle5i1le learning and teaching )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!C2 Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!C2

!0'0('20!(

8!

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Develo& an Internet %harging System and &$1lish details on how internet charges are inc$rred ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!C2 %onsider the im&lementation of a :$ota management system for internet $sage ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !C2 Develo& and &$1lish g$ides that e5&lain how to minimise internet costs )))))))))))!C2 Investigate and im&lement mechanisms s$ch as im&roved caching to im&rove the efficiency of internet $sage) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!C2 ,), Privacy and Information Technology Sec$rity)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!C2 It has often 1een necessary for organisations to maintain records of a &ersonal and'or confidential nat$re a1o$t their c$stomers) Advances in technology have meant that this ty&e of information is relatively easy to acc$m$late) The develo&ment of internet systems and the $se of coo4ies and other trac4ing mechanisms have ena1led organisations to monitor c$stomer activity and to have the &otential to e5change or on-sell that information to other interested &arties) ) !C2 It is vital that reg$lations in res&ect of the &rivacy of &ersonal and cor&orate details 1e esta1lished and im&lemented) A c$lt$re of confidentiality already e5ists within the University and arrangements for &rotection of &ersonal information &resently in &lace address many of the o1ligations im&osed 1y the Privacy Act) The University is not in the ha1it of collecting $nnecessary &ersonal data and st$dent information is never handed over to third &arties) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!C2 It is im&ortant that U7S contin$es to act &roactively and ado&ts &olicies and &roced$res to create a wor4&lace c$lt$re where all staff and st$dents are aware of and res&ect &rivacy iss$es6 and the conse:$ences of ignoring them) ))))))))))))))))!C2

Iss$e !# Protection of &ersonal information ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !C3

The wides&read ado&tion of Information technology systems and infrastr$ct$re 1y organisations6 incl$ding U7S6 has created an $n&recedented degree of interconnectedness 1etween individ$als and recorded information) St$dents6 staff and e5ternal clients m$st 1e ass$red that &ersonal6 cor&orate and financial details they s$&&ly will not 1e $sed for &$r&oses other than the original intent) 7itho$t ade:$ate &olicies6 controls and ed$cational &ractices 1eing in &lace6 there are dangers that information may 1e ina&&ro&riately $sed) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!C3 The d$ties of some IT &rofessionals are s$ch that they have the &otential to access confidential data) *thers design systems that grant third &arties access to stored information) It is im&erative that staff involved in these activities are aware of their legal res&onsi1ilities and ethical o1ligations with res&ect to &rivacy iss$es) ))))))))!C3 .em1ers of the University comm$nity m$st also 1e confident their rights are 1eing &rotected) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!C3 >oal# .aintain a strong foc$s on &rivacy iss$es in c$rrent and f$t$re IT initiatives ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !C3 Strategies# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!C3 Develo& a University IT Privacy Policy s$&&orting the U7S Privacy Policy that conforms with the State legislation )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!C3 Incl$de information and advice on GAcce&ta1le Use of ITH &olicies as &art of orientation and ind$ction of new st$dents and staff )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!C3

!0'0('20!(

81

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Im&lement sec$rity mechanisms and &roced$res that safeg$ard electronically stored &ersonal information from mis$se or loss6 $na$thorised access6 modification or disclos$re )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!C3 Urgently develo&ing more c$rrent and 1etter &ractice &olicies'&rotocols and &roced$res in terms of the IT systems to s$&&ort the &rivacy &olicy 8eg $&date the 2003 IT sec$rity &olicy 6 IT remote access &olicy6 IT systems im&lementation &olicy6 mo1ile tele&hone &olicy etc9)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!C3 0$rther incor&orating design &rinci&les in all IT develo&ments that ens$re that &rivacy rights are a &aramo$nt concern) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!C3 /aising sec$rity awareness of staff and st$dents)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!C3 +e5t ActionsTrain staff with access to st$dent and staff records to ens$re that they are aware of &rivacy o1ligations ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!C3 Develo& a we1site that informs University st$dents and staff of their rights to &rivacy6 and o1ligations for &reserving &rivacy )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!C3 Incor&orate design &rinci&les within any new IT initiative that ens$re &rivacy rights are a &aramo$nt concern) )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!C3

) +e5t Actions ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))) !C(

The &$1lication of the IT Strategic Plan doc$ment is a significant event in the IT strategic &lanning &rocess) ;owever the em&hasis of the doc$ment is at the strategic or visionary level and not the tactical or im&lementation level) ))))))))))))))!C( To 1e effective6 an IT Strategic Plan m$st 1e e5tended from a strategic to a tactical foc$s) This is achieved 1y the develo&ment of an IT Programme Portfolio6 which identifies a n$m1er of &rogrammes with their $nderlying &ro=ects6 that will ena1le the achievement of the strategies descri1ed in the IT Strategic Plan) )))))))))))))))))!C( The level of detail shown in the IT Programme Portfolio will 1e reg$larly revised thro$gho$t the life of the IT Strategic Plan) Pro=ects for the $&coming twelve month &eriod will 1e defined to a conce&t level6 addressing sco&e and o1=ectives6 cost and 1enefit &ro=ections and a timeline6 with declining levels of detail for those that constit$te the remainder of the &lan) In addition the &ortfolio will contain a high-level overall im&lementation sched$le and a reso$rce &lan) ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!C( In order for the &ortfolio to 1e com&leted there needs to 1e a n$m1er of &reliminary ste&s $nderta4en# )))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!C( A&&rove IT Strategic Plan J the E5ec$tive sho$ld review the content of the &lan6 identify any areas for change or f$rther develo&ment and s$1se:$ently a&&rove the content for ado&tion as an official $niversity &lan ))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))!C(

!0'0('20!(

82

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED

"#ec$ti%e S$mmary
IT-1ased services $nder&in almost every as&ect of information e5change in the modern University) *$r st$dents and staff $se modern technologies to comm$nicate6 to research6 to teach6 to learn and to do 1$siness with the University) Increasingly these activities need to ha&&en anytime6 anywhere and in a sec$re manner that &rotects and &reserves the integrity and confidentiality of information 1eing stored or comm$nicated) The Information Technology $nit at U7S has the &rimary res&onsi1ility for &roviding and s$&&orting these vario$s services for st$dents and staff) *&erating across all cam&$ses6 ITD &rovides the $nder&inning comm$nications infrastr$ct$re 8networ4s6 tele&hones and wireless9 which connect end $sers to each other6 to University academic and 1$siness systems and to the Internet) ITD manage the U7S data centres6 &rovide the common com&$ting la1oratories $sed 1y st$dents and &rovide direct end $ser s$&&ort assisting staff and st$dents to $se these facilities) ITD &rovide the a$dio-vis$al systems $sed for teaching and &rovide central &rint services) ITD develo&6 im&lement and s$&&ort the cor&orate a&&lication &ortfolio and data) The Information Technology Strategic Plan is a University-wide &lan which descri1es a framewor4 for the a&&lication and $sage of IT within the University of 7estern Sydney 8U7S9) Its aim is to ens$re that University-wide IT initiatives are directly aligned to the overall mission6 strategies and o&erational needs of the University) It has as its 1asis a series of &rogramme 1ased initiatives that identify how IT can 1e a&&lied to ena1le advances and efficiencies in the core higher ed$cation &rocesses of learning and teaching6 research6 and s$&&orting administrative &rocesses) The U7S Information Technology Strategic Plan is an iterative &rocess to align Information Technology ca&a1ility with 1$siness re:$irements# It is a &rocess not a &oint in time event It is iterative - s$ccess comes after m$lti&le - do and learn - cycles The 4ey is the alignment of 1$siness and Information Technology ca&a1ility rather than designing Information Technology to address 1$siness re:$irements o o The former ass$mes that 1oth ca&a1ilities drive each other The latter ass$mes that 1$siness drives Information Technology and not vice versa

Information Technology Strategy sets direction for Information Technology f$nction in an organisation Ens$res that ma5im$m Information Technology dollars are s&ent on val$e creation activities for the 1$siness Ens$res that these dollars create the ma5im$m val$e

The standard of IT systems and infrastr$ct$re at U7S com&ares very favo$ra1ly with those in any other A$stralian $niversity) Learning and teaching6 research and administrative activities are s$&&orted 1y highly f$nctional $niversity-wide IT systems and infrastr$ct$re altho$gh their systems integration is an on-going iss$e as well as effective &olicies6 standards and &roced$res which will need to contin$ally address iss$es s$ch as system integration as sol$tions in &lace 1ecome o1solete e)g) %onstellar ;$1 %onsidera1le innovation is evident in many of the services6 incl$ding the develo&ment of the my)U7S &ortal6 altho$gh in the Service Area of Learning and Teaching there is some way to go to ens$re U7S is on &ar with other e:$ivalent Universities in the &rovision of on-line lect$res and we1 de&loyment and also in the de&loyment of some of the advanced telecomm$nication facilities 1ecoming increasingly common across the sector comm$nication'tele&hony area) This is the first IT Strategic Plan to 1e &re&ared on a $niversity-wide 1asis) It deals with IT related iss$es that im&act on organisation-wide information needs and addresses the re:$irements for
!0'0('20!(

83

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED information architect$res and infrastr$ct$res that transcend schools and colleges and de&artmental 1o$ndaries)

Intro&$ction
U7S has a str$ct$red &lanning &rocess6 in which .a4ing the Difference 200,-200< identified fo$r 4ey 1$siness foc$s areas and develo&ed a series of strategic im&eratives for each) These im&eratives then s$&&ort a range of &ro=ects to deliver on agreed o$tcomes) The foc$s areas are# %reate a s$&erior st$dent learning e5&erience Develo& foc$ssed6 relevant and world class engaged research +$rt$re a m$t$ally 1eneficial relationshi& with >reater 7estern Sydney comm$nities ?$ild financial ca&acity to deliver the vision)

0or this &ro=ect sta4eholder gro$&s and develo&ment of technology &rogrammes were aligned with @.a4ing the DifferenceA re&resenting the fo$r core &ortfolios of Learning and Teaching6 /esearch .anagement6 %omm$nity Engagement and 0inancial %a&acity) The Information Technology Directorate &rovides IT services to the UniversityAs si5 main cam&$ses located across the >reater 7estern Sydney area) IT services are also &rovided to Bo$t-&ostedB University staff in offices at a n$m1er of other locations in 7estmead6 Parramatta %?D6 Liver&ool6 Sydney %?D and Penrith %?D) The University has over C000 Intel and .acintosh wor4stations) *ver 2000 com&$ters are in the UniversityAs general &$r&ose and s&ecialised school or li1rary 1ased la1s) In addition6 most staff have la&to& or des4to& machines in their offices) The wor4stations and la&to&s are $sed 1y 3000 staff and 3D 000 f$ll-time e:$ivalent st$dents) The wor4stations and la&to&s are connected via !0'!00.1 Ethernet connections and a colla&sed 1ac41one 7A+ c$rrently consisting of 2>? fi1re o&tic lin4s) Data networ4 services 8switching and ro$ting9 are &rovided on cam&$s6 and 1etween cam&$ses6 $sing almost e5cl$sively %isco networ4 e:$i&ment) 7ireless access is availa1le for all c$rrent .yU7SAcco$nt holders6 incl$ding st$dents6 staff6 and certain categories of visitors) All general &$r&ose la1s and networ4 connected staff com&$ters have internet access) The UniversityAs main internet connections are 1ased at the Parramatta cam&$s and consist of 2 E !>? connections and 3(.? B1ac4$& lin4B connection to AA/+ET) A &ro=ect is $nderway to &rovide an additional lin4 from %am&1elltown)) The Plan com&rises three doc$ments) This doc$ment is an overview of the Plan) The first doc$ment which is an overview of the IT Strategic Plan s$mmarising the detailed second doc$ment) This doc$ment is the second doc$ment which is a detailed IT Strategic Plan which &rovides the com&lete list of goals and strategies for the de&loyment of IT across U7S) %$rrently this is a !00 &age doc$ment detailing <3 iss$es with se&arate goals and strategies for each iss$e which have 1een s$mmarised into the overview doc$ment) The third and s$&&orting doc$ment is the IT Technology /oadma& and Initiatives which identifies a n$m1er of &ro=ects that will ena1le the achievement of the strategies descri1ed in the Plan)

!0'0('20!(

84

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED

1' Intro&$ction 1'1 (ac)gro$n&


The Divisional /eview >ro$& 8D/>9 was esta1lished 1y the "ice-%hancellor in 200D to advise on o&tions for increasing f$nding for the UniversityAs core areas of teaching and research6 1y red$cing e5&endit$re and'or achieving o&erational efficiencies in the UniversityAs non-%ollege $nits) The D/> was $na1le to review the Information Technology Directorate 8ITD96 given its com&le5ity and siFe) Therefore6 one of the D/>As recommendations was that Ga f$rther review of ITDAs efficiencies and effective $se of reso$rces 1e cond$cted 1y an e5ternal &arty6 in con=$nction with a gro$& of internal sta4eholdersH) Therefore6 in 200C6 U7S commissioned an e5ternal review of the telecomm$nications and com&$ting infrastr$ct$re of the University) 7hile the 200D Divisional /eview >ro$& 8D/>9 recommendations have 1een one foc$s for ITD6 there have 1een other &erceived &erformance iss$es that have ca$sed significant internal reflection and =$stification for the review) The /eview Panel was chaired 1y -im Ieadon and made 3D recommendations for change in IT &ractices at U7S) The U7S E5ec$tive considered those recommendations and a management res&onse and a&&roved the 1road im&lementation of those recommendations) The review was also timely6 given that it had 1een five years since the ITD was esta1lished in the new University of 7estern Sydney 8U7S9) The review recogniFed the increasing de&endency of the University on the technical infrastr$ct$re for the delivery and management of its teaching and research &rograms and for many of its s$&&ort f$nctions) *ne of the reviewAs ma=or recommendations was to develo& a University-wide information technology 8IT9 strategy to s$&&ort the evolving telecomm$nications and com&$ting re:$irements of teaching6 research6 management and information needs of the University) An IT Strategic Plan had 1een targeted as a re:$ired ena1ling &lan6 and its develo&ment commenced in late 200,) This is the first University-wide IT Strategic Plan to 1e &rod$ced at U7S) A &ro=ect team was esta1lished6 and a &ro=ect charter6 descri1ing the sco&e6 o1=ectives6 a&&roach6 timeframe and delivera1les6 was develo&ed and a&&roved 1y the &ro=ect steering committee) The &rime o1=ective of the &ro=ect was to# Advise on and oversee the develo&ment and im&lementation of the UniversityAs Information Technology Strategic Plan6 ens$ring the &lan and associated e5&endit$re are aligned with instit$tional 1$siness and academic &lans) Provide strategic and &lanning advice to assist in decision-ma4ing in relation to the ado&tion of good &ractice in the UniversityAs IT services) %onsider and advise on significant IT &olicy &ro&osals and information management in terms of e/esearch6 research areas and IT s$&&ort) Ens$re clear direction and s$&&ort for IT sec$rity initiatives6 &romoting IT sec$rity awareness across the University thro$gh a&&ro&riate commitment and ade:$ate reso$rcing) The first &hase of the &ro=ect was to develo& a clear $nderstanding of the organisational o1=ectives of U7S &l$s the associated information technology im&acts) This was done thro$gh cons$ltation with senior management re&resenting a cross-section of cam&$ses6 %olleges and Schools) Information was gathered 1y means of interviews6 s$rveys6 s$1missions and the st$dy of vario$s doc$ments and &lans) The ne5t ste& in the &lanning &rocess was to &erform a high level University-wide internal assessment of the way IT is $sed at U7S) The effectiveness of the c$rrent a&&lication and technical architect$res was eval$ated6 as well as areas s$ch as c$stomer s$&&ort6 strategic management of IT and reso$rce management) This involved interviews with &ersonnel from a cross-section of the University) Information was also so$rced from f$nctional areas6 %ollege and Schools6 &l$s vario$s other &a&ers and doc$ments)
!0'0('20!(

85

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Infl$ential U7S Pro=ects and Initiatives *$r Peo&le 20!D Pro=ect - *$r Peo&le 20!D aims to &rovide a strategic staffing &lan for the University to s$&&ort the U7S Strategic Plan and strategic &riorities) *$r Peo&le 20!D is a1o$t having the right &eo&le in &lace for the 4ind of $niversity U7S wants to 1e 1y 20!D) %a&a1ility Pro=ect J The %a&a1ility Pro=ect is a =oint initiative 1etween the *ffice of ;$man /eso$rces and the Professional Develo&ment Unit) Effective ca&a1ility develo&ment 1enefits individ$al staff 1y ena1ling them to clearly identify the ca&a1ilities that relate to their role and de&artment6 which then acts to g$ide individ$al develo&ment6 &ersonal career &lanning and career &rogression) e-learning Strategy J %$rrently in develo&ment6 this strategy addresses a n$m1er of e-learning initiatives for the f$t$re incl$ding targets to ens$re every $nit ta$ght will have a minim$m &ercentage of its reso$rces delivered $sing technology) ?$ilding ?etter relationshi&s with Schools - A University-wide Schools Strategic Plan 200 J 20!! is 1eing develo&ed to 1$ild 1etter and m$t$ally 1eneficial relationshi&s with the high schools and &rimary schools in >reater 7estern Sydney 8>7S9) ?$siness Intelligence /eview J In 200,6 ITS and the *ffice of Planning and K$ality =ointly commissioned a review of U7S c$rrent ?$siness Intelligence ca&acity and develo&ed strategies to im&rove o$r information management infrastr$ct$re) The recommendations of this review sho$ld 1e incor&orated into &ro=ect &ro&osals for 200 for im&lementation) The Paterson6 -) Se&tem1er 200, A >reener 0$t$re - The University of 7estern Sydney is committed to &romoting a greener6 s$staina1le f$t$re in its world-leading research and o&erational initiatives) In 2an$ary 200 6 U7S im&lemented a s$ite of Environmental .anagement &olicies and &lans) %*?IT Assessment A&ril 200 - Deloitte reviewed U7SA IT governance ca&a1ilities $sing the internationally recognised IT >overnance framewor46 %*?IT 8%ontrol *1=ectives for Information and /elated Technologies9 IT governance &rovides the str$ct$re that lin4s IT &rocesses6 IT reso$rces and information to enter&rise strategies and o1=ectives)

The internal and e5ternal assessments res$lted in the identification of a n$m1er of IT iss$es and o&&ort$nities6 which were then analysed and doc$mented) The res$lts of these activities have 1een assem1led together in terms of iss$es6 goals and strategies to form this doc$ment)

!0'0('20!(

86

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED

1'2 *$r+ose of ,e+ort The &$r&ose of this re&ort is to doc$ment the U7S IT Strategic Plan for the &eriod 200 to 20!2) This re&ort descri1es a vision for the a&&lication and $sage of IT6 aimed at ens$ring that University-wide IT initiatives are directly aligned to the overall mission6 strategies and o&erational needs of the University in an environment which is constantly 1eing im&acted 1y internally and e5ternally generated change) The IT Strategic Plan addresses IT related iss$es from a University-wide &ers&ective to the e5tent that they im&act on information needs and architect$ral re:$irements that transcend 1o$ndaries within the overall organisation) 0ollowing on from the formal a&&roval of this re&ort 1y the E5ec$tive6 a &ortfolio of &rogrammes with s$&&orting &ro=ects will 1e &re&ared as a se&arate doc$ment) This Programme Portfolio will 1e maintained on an ongoing 1asis to re&resent the com&lete6 c$rrent set of identified University-wide IT initiatives) In addition6 the IT Strategic Plan &rovides a 1aseline from which o&erational &lans for a n$m1er of organisational $nits can 1e f$rther develo&ed) The Plan com&rises three doc$ments) These incl$de the GIT Strategic Plan J *verviewH which highlights the foc$s and 4ey strategies of the Plan6 and this doc$ment which is the detailed GIT Strategic PlanH with the com&lete list of goals and strategies for the de&loyment of IT across U7S) The third doc$ment is the GIT Programme PortfolioH which identifies a n$m1er of &rogrammes with their $nderlying &ro=ects6 that will ena1le the achievement of the strategies descri1ed in the Plan) 1'3 IT Strategic *lan -rame.or) In &re&aring the IT Strategic Plan a framewor4 was develo&ed to re&resent the vario$s com&onents and their relationshi&s covering the Service Areas of the University6 Leadershi& in IT6 S$&&ort of the IT f$nction and Peo&le) UWS /ision The emerging vision for U7S .a4ing the Difference is of a self-reliant6 1road-1ased $niversity and learning organisation6 cond$cting innovative teaching and research of international :$ality and relevance6 and engaged actively with the diverse regions6 comm$nities6 ind$stries and &rofessions which it serves) U7S will 1e the centre of a 1roader learning organisation J the greater U7S J and each cam&$s of the University will 1e the h$1 of a life-long learning comm$nity in its region) This will offer U7S st$dents a gateway to the world and &rovide U7S staff with enhanced o&&ort$nities for research of international significance) This vision will 1e achieved6 not 1y re&licating all as&ects of U7S in each &art of its networ46 1$t 1y identifying and ca&italising on the diverse strengths across the organisation) Each com&onent of the greater U7S will &$rs$e a distinctive mi5 of activities6 all of which# %om&lement the activities of the others s$ch that U7S is more than the s$m of its &artsL .eet rigoro$s :$ality standardsL Incor&orate its defining themesL and

%ontri1$te o&timally to the achievement of U7SBs mission to 1e one of the most highly regarded and innovative modern $niversities in the world and to lead the way in higher ed$cation in A$stralia) UWS Themes, Strategies and Objectives IT &lays an im&ortant role in s$&&orting the themes6 strategies and o1=ectives which $nder&inned the achievement of the U7S "ision)
!0'0('20!(

Defining Themes address# Innovation


87

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Engagement S$staina1ility- A >reener 0$t$re highlights U7SBs o&erational initiatives and worldleading research for a greener6 s$staina1le f$t$re)

The IT Strategic Plan see4s to define the ma=or role which IT has in s$&&orting the overall U7S "ision and in s$&&orting the organisational res&onse to the challenges facing the University) The Plan is a1o$t identifying those IT initiatives which are of the greatest overall 1enefit and im&lementing them in the most effective and efficient way) The &lanning &rocess for the 20!0-20!2 &eriods will 1egin in 0e1r$ary 200 ) 0ollowing develo&ment of the ne5t strategic &lan for U7S6 the c$rrent and &ro&osed technology initiatives for each core 1$siness &ortfolio will 1e reassessed) Strategic Directions address# U7S St$dents and >rad$ates U7S /esearchers and /esearch

S$&&orting *1=ectives address# Self-reliance %ommitment to K$ality Attractive 7or4ing Environment for U7S Staff)

IT /ision This level descri1es a University-wide vision for the way in which IT sho$ld s$&&ort and ena1le the U7S "ision6 its Defining Themes6 Strategic Directions and S$&&orting *1=ectives) The IT "ision is to# Advance the goals of U7S 6 thro$gh the &roactive and &r$dent a&&lication of sol$tions that ado&t forward-loo4ing technology 6 in a c$lt$re of 1est &ractice6 innovation6 :$ality and service e5cellence)

0ey Strategies
The Plan identifies a range of strategies for the de&loyment of IT within the core areas of the University in 4ee&ing with the a1ove .ission Statement) The remainder of this section contains an overview of these strategies) 1'3'1 Ser%ice 1reas The ma=or foc$s of the IT Strategic Plan is not a1o$t the de&loyment of technology) The s$ccess of the IT Strategic Plan will 1e determined 1y its im&act on and s$&&ort for the U7S "ision) The IT Strategic Plan has an action orientation and a consistency of theme related to the U7S "ision) It will 1e thro$gh the service areas and their s$&&orting &rogrammes and &ro=ects that the IT Strategic Plan is to 1e im&lemented) Eight service areas have 1een identified) 1'3'2 2earning an& Teaching S$++ort This service area descri1es the way in which IT systems and infrastr$ct$re can assist %olleges and Schools to &rovide high :$ality and fle5i1le ed$cational &rograms and effective6 accessi1le learning and teaching s$&&ort) It addresses the following iss$es#

!0'0('20!(

88

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Understanding the 1enefits and challenges of $sing IT in an ed$cational environment Selection and $se of technologies for o&timisation of st$dent centred learning o$tcomes Levels of IT literacy amongst st$dents and staff)

1'3'3 ,esearch S$++ort This service area descri1es the way in which IT can &rovide enhanced and e5tended s$&&ort to researchers and research management thro$gh the &ossi1le access to a&&ro&riate com&$ting ca&acity6 facilities and systems) It addresses the following iss$es# IT infrastr$ct$re6 systems and services re:$ired to increase the :$antity and :$ality of the UniversityAs research o$t&$t Access to a&&ro&riate high &erformance com&$ting S$&&ort for wor4gro$& colla1oration

1'3'4 The St$&ent "#+erience This service area descri1es the way in which IT can s$&&ort all as&ects of st$dent life6 ens$ring a &ositive e5&erience6 that fosters a lifelong relationshi& with the University) It addresses the following iss$es# /elationshi&s with &ros&ective and &ast st$dents *ff cam&$s access to U7S reso$rces St$dent access to information and services Access to the 1road range of social and c$lt$ral activities for st$dents St$dentsA a$thenticated access to services Provision of st$dent messaging services St$dent e5&ectations of com&$ter la1oratories 0acilities for &ostgrad$ate st$dents)

1'3'5 2ibrary Ser%ices This service area descri1es the way in which IT can s$&&ort the &rovision of seamless and &rom&t access to high :$ality scholarly information and learning materials in all formats6 and regardless of the location of the $ser) It addresses the following iss$es# %onvenience and versatility of digital format %hanges in st$dent learning and the need to &rovide a rich learning environment S$&&orting a diverse range of f$ll te5t and citation data1ases Seamless integration of information discovery6 access and delivery)

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED 1'3'6 IT an& the Wor)ing "n%ironment This service area descri1es the way in which IT can effectively s$&&ort staff in day to day activities thro$gh the $se of easily accessed and &roven technologies) It addresses the following iss$es# Staff IT facilities for the wor4&lace 7or4ing away from 1ase location .anagement of messaging and calendar services Provision of controlled form management Develo&ment of staff IT s4ills)

1'3'7 IT S$++ort Ser%ices This service area descri1es the &rovision of &rofessional6 client-foc$sed IT s$&&ort to st$dents and staff in a world-wide conte5t) It addresses the following iss$es# IT s$&&ort for a 2(5, U7S Availa1ility of advice from s$&&ort staff %omm$nication 1etween $sers of IT services .eas$rement and achievement of service standards)

1'3'8 "nter+rise 1++lications Systems This service area descri1es the way in which fle5i1le6 integrated administrative and management systems can s$&&ort U7SAs strategic o1=ectives and 1$siness needs) It addresses the following iss$es#
!0'0('20!(

Effectiveness of core 1$siness &rocesses U&grades to *racle 0inancials6 %allista and Alesco %onvenient access to information and reso$rces Intero&era1ility of learning and teaching and administrative systems Integrated academic and reso$rce &lanning Enhanced card facility for st$dents and staff Im&lementation of Activity ?ased %osting .anagement of minor wor4s &ro=ects Unified a&&roach to stores management %om&rehensiveness and availa1ility of information re&orting Standards for a&&lication develo&ment Definition for an a&&lication architect$re Data integration and consistency Integration of a&&lications Develo&ment of we1 a&&lications
!

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED %reating6 maintaining and &$1lishing we1 content)

1'3' Technical Infrastr$ct$re

This service area descri1es the way in which a sec$re6 highly availa1le6 a&&ro&riately reso$rced technical infrastr$ct$re can integrate with the international &$1lic infrastr$ct$re and $nder&ins the learning and teaching6 research and administrative activities of the University) It addresses the following iss$es# .aintaining a high &erformance networ4 service S$&&orting m$ltimedia to the des4to& Develo&ment of technical architect$re standards Diversity of host &latforms Diversity of &rinting facilities .anagement of software distri1$tion .aintaining the integrity of infrastr$ct$re services Provision of high availa1ility services Storage and management of $niversity data %larity of service definition A&&lication of emerging technologies Planning for life cycle re&lacement of infrastr$ct$re

1'3'1! *rogrammes an& *ro3ects The lowest level of the model contains the im&lementation $nits for the IT Strategic Plan in the form of &ro=ects) Pro=ects are gro$&ed together into &rogrammes ) All &ro=ects within a &rogramme contri1$te towards achieving the same overall o1=ective) Each &ro=ect will have an individ$al 1$siness case) Programmes and &ro=ects are not descri1ed in this doc$ment6 1$t are contained in a se&arate doc$ment 8the IT Programme Portfolio9 which will 1e &rod$ced after the IT Strategic Plan has 1een a&&roved) 4ea&ings >ro$&ed $nder two 1road headings J Leadershi& and S$&&ort) Leadershi& set the scene for the direction of the strategy in terms of what is to 1e delivered6 thro$gh the consideration of a n$m1er of overarching iss$es) S$&&ort ena1le the achievement of the strategy 1y considering how the strategy is to 1e delivered thro$gh their im&act $&on the way in which &ro=ects are staffed6 managed and cond$cted)
2ea&ershi+ incl$&es5

The information Technology "ision for U7S %ross %am&$s IT Services +ew and Emerging Technologies IT Strategic .anagement and >overnance

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED


S$++ort incl$&es5

Pro=ect .anagement /is4 .anagement >reen IT ;$man /eso$rces Strategies for IT Peo&le K$ality .anagement of IT Services /eso$rce Planning Privacy and IT Sec$rity

6$i&ing *rinci+les The g$iding &rinci&les are a series of statements that serve as the f$ndamental &rinci&les which g$ide the de&loyment of IT at U7S)

2' UWS /ision


In the U7S Strategic Directions 200(-200 it is stated# GThe mission for U7S is to 1e a University of international standing and o$tloo46 achieving e5cellence thro$gh scholarshi&6 teaching6 learning6 research and service to its regional6 national and international comm$nities6 1eginning with the &eo&le of >reater 7estern Sydney) G Some of the 4ey &oints of the U7S .a4ing the Difference Plan6 for which IT has an im&ortant &art to &lay6 incl$de# Innovation will 1e enco$raged in teaching and research6 and constraints will 1e removed to allow imaginative and high :$ality develo&ments A st$dent-centred 1lended learning and teaching environment will 1e develo&ed and enhanced thro$gh the a&&ro&riate $se of technology) St$dents will 1e offered choice in terms of &rograms and delivery modes-1lended learning A networ4 of information systems lin4 all U7S cam&$ses and locations $nder a single6 seamless6 fle5i1le6 technologically s$&&orted framewor4) Information technology has a ma=or role to &lay in the achievement of the o1=ectives and strategies of U7SAs core and administrative f$nctions6 and in s$&&orting the organisational res&onse to the ind$stry trends and challenges facing the University) To s$&&ort a c$lt$re of innovation across the University6 an IT environment of a&&ro&riate hardware and software will 1e re:$ired to allow e5&erimentation witho$t im&acting essential core services) The University m$st res&ond :$ic4ly to &rovide IT services and s$&&ort to new initiatives) The technical infrastr$ct$re to ena1le innovative activities will need to 1e ro1$st6 easily e5&anda1le and well s$&&orted) In addition6 leading edge technologies m$st 1e well $nderstood and assessed at an early stage for 1enefits and &otential draw1ac4s) 7hen eval$ating and selecting new technology &rod$cts6 em&hasis m$st 1e &laced on the a1ility to ado&t the &rod$ct internationally) To realise U7SAs am1ition to 1e significantly more self-reliant6 the IT environment m$st s$&&ort mar4eting activities and income generation endeavo$rs) It wo$ld &rovide standards and :$ality ass$rance &rocesses6 &ro=ect management

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED methodologies6 strong strategic management of IT and relia1le and sec$re telecomm$nications networ4s) The increased fle5i1ility of learning and teaching will necessitate e5tended ca&acity in telecomm$nications to ade:$ately s$&&ort a variety of 1lended teaching and delivery methods) Additionally6 the s$&&ort and delivery of the technology needs to 1e fle5i1le and res&onsive to &roceed alongside the e-learning U7S develo&ments) The comm$nications networ4 will ens$re that U7S st$dents o$tside a cam&$s environment will have the 1est &ossi1le access to s$&&ort6 information6 li1rary and other reso$rces and facilities) As &art of its commitment to staff develo&ment and an enriched st$dent learning e5&erience6 U7S will also ens$re that st$dents and staff ac:$ire s4ills in the effective $se of information technology)

3' 6$i&ing *rinci+les


3'1 Intro&$ction This section contains the set of g$iding &rinci&les that $nder&in the de&loyment of IT at U7S considering# Alignment of IT to the mission and vision of U7S IT com&etencies of U7S st$dents and staff Identification6 =$stification and 1enefit realisation of IT &ro=ects and sol$tions %omm$nity engagement A&&lication of &olicies6 &roced$res and standards to IT activities Positioning of IT services)

These &rinci&les have 1een derived from disc$ssions with sta4eholders and reflect their vision for what IT sho$ld 1e to the organisation in terms of s$&&orting the 4ey f$nctions of teaching6 learning6 research and administration) The g$iding &rinci&les have &rovided direction to the develo&ment of all the strategies contained within this &lan)

3'2 6$i&ing *rinci+les $n&er+inning the IT Strategic *lan 3'2'1 1lignment of IT to the mission an& %ision of UWS Information Technology can 1e a strategic initiator of innovations in learning and teaching6 research and the administration of the University) The de&loyment of IT m$st 1e aligned to the strategic directions6 academic &lans6 1$siness6 c$lt$ral and social o1=ectives of U7S All University-wide IT initiatives m$st 1e consistent with the o1=ectives and strategies contained within the IT Strategic Plan6 1$t formal IT &lans will not inhi1it fle5i1ility and innovation in res&onse to o&&ort$nities) 3'2'2 IT com+etencies of UWS st$&ents an& staff U7S st$dents and staff will 1e enco$raged to develo& IT com&etencies that will enhance their learning and teaching6 research and administrative activities and ena1le them to wor4 effectively in the information economy)

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED 3'2'3 Consi&eration of the m$lti+le cam+$s &imension 7ithin &ractical limitations im&osed 1y geogra&hic location and telecomm$nications infrastr$ct$re6 all U7S cam&$ses and locations are lin4ed 1y a networ4 of information systems6 incl$ding# a common system for st$dents a common system for staff6 and systems which will ens$re that U7S st$dents o$tside a cam&$s environment will have the &otential to access information6 li1rary6 s$&&ort6 and other reso$rces and facilities)

3'2'4 I&entification7 3$stification an& benefit realisation of IT +ro3ects an& sol$tions 0ormal 1$siness cases will 1e &re&ared to =$stify University-wide IT initiatives) 0actors addressed in the 1$siness case will incl$de a cost and 1enefit analysis6 &ro=ect ris46 and the &ositive im&act on the strategic directions6 academic &lans and 1$siness o1=ectives of U7S) 7hen eval$ating a &artic$lar 1$siness case6 University-wide 1enefits will ta4e &recedence over 1enefits to individ$al $nits Ado&ting im&rovements to 1$siness &rocesses is a f$ndamental o&&ort$nity arising from the de&loyment of an IT system) Time is of the essence when realising the 1enefits of IT systems de&loyment IT infrastr$ct$re ca&acity and f$nctionality sho$ld 1e &roactively managed and $&graded to antici&ate the re:$irements of f$t$re IT a&&lications and services that will 1e critical to s$&&ort learning and teaching6 research and administrative f$nctions In identifying technology sol$tions6 the a&&ro&riateness of de&loying &roven technology sol$tions and'or leading edge6 less &roven technology sol$tions will 1e determined 1y the ris4s and 1enefits identified in each &artic$lar 1$siness case) 3'2'5 Comm$nity engagement University-wide IT &lans6 &olicies and standards will 1e develo&ed in colla1oration with relevant 4ey sta4eholders across U7S) 3'2'6 1++lication of +olicies7 +roce&$res an& stan&ar&s to IT acti%ities University-wide IT &olicies and standards m$st 1e a&&lied) 7herever &ossi1le6 IT &olicies will accommodate the $ni:$e IT re:$irements of &artic$lar areas6 1$t these m$st never 1e to the detriment of the overall good of U7S as a com&lete entity IT sol$tions de&loyed will conform to a&&ro&riate internationally ado&ted standards for IT to ma5imise o&&ort$nities for integration and trans&arency of services6 and ret$rn on investment Policies and &roced$res that safeg$ard the sec$rity of University IT systems and electronic records will 1e of &aramo$nt im&ortance Electronic records will 1e managed to &reserve the &rivacy of individ$als ?$siness contin$ity management &rinci&les will 1e a&&lied to the de&loyment of all IT services)

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED 3'2'7 *ositioning of IT ser%ices ?est &ractice management &rinci&les will 1e a&&lied to all IT initiatives and o&erational services6 incl$ding :$ality standards and &ro=ect management &ractices to ens$re the greatest ret$rn from investments in IT A&&ro&riate centralisation6 devol$tion or so$rcing of IT services will 1e considered to ma5imise efficiency)

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED

3'3 SW8T 1nalysis Strengths *&&ort$nitie s Threats -nowledgea1le and technically com&etent IT staff Strong lin4ages with some U7S 1$siness areas IT infrastr$ct$re 1eing s$stained and im&roved ;igh-&erforming ;el& Des4 and end $ser s$&&ort services An IT services catalog$e has 1een develo&ed A n$m1er of long standing and well develo&ed 1$siness relationshi&s >enerally good &erce&tion of ITD and its services amongst staff R st$dents %ritical reliance on 4ey individ$al IT staff Lac4 of a$tomated &rocesses and asset monitoring and management tools to assist in early detection and remediation of &ro1lems) Low to moderate mat$rity in a&&lication of change management 1est &ractice increasing ris4 of $nmoderated changes to the IT infrastr$ct$re) Inade:$ate a&&roach to release of new or changed 1$siness systems 8Prod$ction /eadiness vs /elease .anagement9 %$stomer /elationshi& .anagement is inconsistently delivered creating a &erce&tion of a siloed 1$siness $nit with inade:$ate internal comm$nication) Information a1o$t ITS wor4 re:$ests and &ro=ect stat$ses6 o$tages and sched$led maintenance6 general activities not consistently comm$nicated to U7S comm$nity) +o coordinated a&&roach to Pro=ect Portfolio management Esta1lishing more fle5i1le access to systems and services) Providing additional comm$nications and colla1oration services 7e1 site and &ortal redevelo&ment To im&rove fle5i1ility of U7S S*E Develo& a &referred vendor &ortfolio to achieve economies in &$rchasing and 1$ild &artnershi&s for f$t$re colla1oration Initiate technology innovation &ro=ects with U7S researchers and academics Develo& grad$ate trainee &rogrammes as &art of *P20!D Im&rove mat$rity levels in service delivery Demonstrate sector leadershi& in >reen IT initiatives ?$ilding 1etter relationshi&s with c$stomers Develo&ing o&tions for e5ternally &rovided IT-related service offerings Staff morale Disaster /ecovery &lan is overd$e for review) D/ testing is similarly 1ehind) Diffic$lties in sched$ling for o$t of ho$rs maintenance Significant reliance on IT across the University &$ts &ress$re to 1e Gall things to all &eo&leH) This in t$rn leads to significant wor4loads with limited reso$rces and tight deadlines

7ea4nesses

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED

4' Strategic 8b3ecti%es for IT


The following are the strategic o1=ectives for the University-wide de&loyment of IT for 200 -20!2) The "ision for U7S 8Section D)!9 Objective: To im&lement 1lended learning initiatives which ena1le U7S to deliver a range of high :$ality ed$cational services to varied comm$nities of st$dents6 and to im&rove internal &rocesses or red$ce costs %ross %am&$s IT Services 8Section D)29 Objective: To esta1lish IT services to the U7S comm$nity so that every st$dent and staff mem1er can access the information services and reso$rces6 on or off cam&$s) +ew and Emerging Technologies 8Section D)39 Objective: To facilitate the &$rs$it and a&&ro&riate $&ta4e of new and emerging information technologies to s$&&ort the attainment of the U7S "ision IT Strategic .anagement and >overnance 8Section D)(9 Objective: To esta1lish a well defined6 well $nderstood &rocess for the strategic management of IT that ens$res the investment in IT is directed towards achievement of the strategic initiatives of the University and that the greatest val$e is achieved from that investment Learning and Teaching S$&&ort 8Section C)!9 Objective: To &rovide IT systems and infrastr$ct$re that assists %olleges and Schools to &rovide high :$ality and fle5i1le ed$cational &rograms6 and effective6 accessi1le learning and teaching s$&&ort /esearch S$&&ort 8Section C)29 Objective: To &rovide enhanced and e5tended s$&&ort to researchers and research management thro$gh access to a&&ro&riate com&$ting ca&acity6 facilities and systems The St$dent E5&erience 8Section C)39 Objective: To s$&&ort all as&ects of st$dent life6 ens$ring a &ositive e5&erience6 which fosters a lifelong relationshi& with the University Li1rary Services 8Section C)(9 Objective: To &rovide seamless and &rom&t access to high :$ality scholarly information and learning materials in all formats6 regardless of the location of the $ser IT and the 7or4ing Environment 8Section C)D9 Objective: To effectively s$&&ort staff in day to day activities thro$gh the $se of easily accessed and &roven technologies IT S$&&ort Services 8Section C)C9 Objective: To &rovide &rofessional6 client-foc$sed IT s$&&ort to st$dents and staff) Enter&rise A&&lications Systems 8Section C),9 Objective: To &rovide fle5i1le6 integrated administrative and management systems that s$&&ort U7SAs strategic o1=ectives and 1$siness needs Technical Infrastr$ct$re 8Section C) 9 Objective: To &rovide a sec$re6 highly availa1le6 a&&ro&riately reso$rced technical infrastr$ct$re that integrates with the international &$1lic infrastr$ct$re and $nder&ins the learning and teaching6 research and administrative activities of the University Pro=ect .anagement 8Section ,)!9
!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Objective: To em&loy standard6 1est &ractice &ro=ect management &rocesses and &roced$res for all IT related &ro=ects to ma5imise the &otential for &ro=ects to achieve their o1=ectives /is4 .anagement 8Section ,)29 Objective: To em&loy ris4 management &ractices that eliminate or red$ce to an acce&ta1le level6 the &otential negative im&act of threats on IT develo&ment &ro=ects or IT o&erations >reen IT 8Section ,)39 Objective: To develo& a roadma& for the greening of technology at U7S as &art of an overall Environmental .anagement Plan ;$man /eso$rce Strategies for IT Peo&le 8Section ,)(9 Objective: To ens$re that U7S has access to staff with IT leadershi& and technical s4ills that will ena1le it to im&lement innovative systems and infrastr$ct$re that meet the o&erational and strategic needs of the University K$ality .anagement of IT Services 8Section ,)D9 Objective: To esta1lish a :$ality management system that $nder&ins the &rovision of IT services to s$&&ort the highest :$ality teaching6 learning and research activities at U7S /eso$rce Planning 8Section ,)C9 Objective: To ens$re that the a&&lication of reso$rces to IT services is effectively &lanned and monitored to meet strategic and o&erational o1=ectives Privacy and Information Technology Sec$rity 8Section ,),9 Objective: To safeg$ard the confidentiality6 integrity and availa1ility of &ersonal information &rovided to the University and &rivacy in the $se of U7S IT reso$rces

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED

5' 2ea&ershi+
This section contains the iss$es and s$&&orting strategies for the overlays which lead or drive the overall direction of the IT Strategic Plan) 5'1 The /ision for UWS
*1=ective# To im&lement 1lended learning initiatives which ena1le U7S to deliver a range of high :$ality ed$cational services to varied comm$nities of st$dents6 and to im&rove internal &rocesses and red$ce costs IT has altered the way 1$siness is transacted in some fields of enter&rise and it has the &otential to ma4e f$rther dramatic changes)

The higher ed$cation ind$stry has received its share of commentary a1o$t how IT might hel& create an environment where many of the teaching6 learning and administrative o&erations and interactions occ$r electronically rather than in the more traditional modes) IT systems and a&&lications are im&ortant to several University goals6 incl$ding 1lended learning and teaching6 and &roviding st$dents and staff with higher standards of service) There is no sim&le &rod$ct that can 1e &$rchased Goff the shelfH6 rather U7S will need to 1e vigilant with c$rrent trends in technology and technology management and how these might a&&ly to o$r 4ey instit$tional goals) The real challenge is to identify when and where those o&&ort$nities will realise the 1est ret$rn in o$r own environment6 to develo& the organisational str$ct$res and s4ills to realise 1enefits6 and to e5ec$te these develo&ments in a timeframe that matches the o&&ort$nities &resented 1y ra&idly develo&ing technologies) The areas of foc$s for the IT s$&&ort services at U7S might 1roadly 1e classified as follows# Sourcing anagement !Vendor and Contract anagement" refers to the &rocesses and relationshi&s that U7S maintains with e5ternal organisations to ac:$ire goods and services and share information) It incl$des for e5am&le6 colla1orative develo&ment of materials6 ac:$isition and'or sharing of co$rseware6 electronic li1rary reso$rces and services6 and electronic &roc$rement of goods and services) #n$ormation anagement refers to the &rocess of $nderstanding6 defining6 doc$menting6 ca&t$ring and easily accessing the information that U7S needs to cond$ct its core 1$siness of learning and teaching6 research and administrative s$&&ort) It incl$des for e5am&le6 the develo&ment of online co$rseware and associated materials6 the com&$terised management of electronic as well as &a&er 1ased doc$ments6 the &rovision of we1 1ased services and the dissemination of information in an electronic form) Student and Sta$$ %e&ationship anagement refers to the s$&&ort of interactions 1etween all mem1ers of the U7S comm$nity thro$gh the $se of integrated information systems designed to im&rove levels of service) It will incl$de the im&lementation of services that facilitate an ongoing relationshi& with st$dents6 staff6 &ros&ective st$dents6 al$mni and &artners6 online information channels targeted at s&ecific a$diences6 and the esta1lishment of co-ordinated s$&&ort services ) Communications anagement foc$ses on the &rovision of systems and technical infrastr$ct$re to s$&&ort comm$nication flows within U7S and to enhance the interaction 1etween gro$&s or individ$als to s$&&ort learning6 teaching6 research and administration) Systems that s$&&ort comm$nications incl$de com&$termediated comm$nications6 videoconferencing6 video6 voice and te5t services)

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED De&iver' anagement refers to the way in which the a1ove services are delivered and accessed) D$e to the e5&ansion of the Internet and advances in technology there are now more o&tions availa1le for delivering additional and enhanced services) The U7S we1site and the my)U7S &ortal are 4ey entry &oints for an e5&anding range of services s$ch as online enrolment and fees &ayment6 fle5i1le delivery of co$rses and easy access to U7S information) Portal Systems &rovide st$dents6 staff6 researchers and e5ternal comm$nities with an interface to U7SAs internal systems6 c$stomised to acco$nt for the nat$re of the relationshi& 1etween the &arties) St$dents6 staff and researchers will 1e &rovided access to a wide range of &ersonalised services6 so$rced within U7S) Direct lin4s with s$&&liers can 1e esta1lished to so$rce goods and services and ed$cational reso$rces from organisations s$ch as li1raries6 &$1lishers or other $niversities)

Integrated A&&lications are at the centre of the e5ternal interfaces with U7S UniversityAs c$stomers6 sta4eholders6 s$&&liers and 1$siness &artners) These interfaces are needed to ens$re that the 1$siness &rocesses wor4 seamlessly across the organisation6 and &rovide a single and consistent view of the information regardless of where or how it has 1een in&$t or is viewed) U7S has im&lemented the *racle 0inancials6 Alesco6 %allista6 Al$mni systems and University-wide data1ases) %ontin$ed integration of a&&lications needs to contin$e via strategies de&loying systems integration tools) The my)U7S &ortal is 1eing f$rther develo&ed to &rovide integrated views of the information availa1le from the University and 1$siness &artners) The st$dent records system has 1een interfaced to the my)U7S &ortal to &rovide re-enrolment over the we1 and e5tended to incl$de initial enrolment6 &ayment of fees6 fines6 etc) *racle 0inancials &rovides integrated financial and Alesco &rovides ;/ information) The U7S we1site is the &$1lic face of the University6 and its content and style of &resentation sho$ld 1e managed from a mar4eting &ers&ective6 however it sho$ld not 1e the &rimary so$rce of information for o$r staff and st$dents) This role sho$ld 1e ta4en on 1y the my)U7S &ortal) It will 1e im&ractical for U7S to ass$me res&onsi1ility for the direct &rovisioning of all services6 and alternative forms of so$rcing will need to 1e considered6 incl$ding o$tso$rcing to glo1al IT service &roviders or the formation of &artnershi&s with com&lementary organisations) These iss$es will 1e a f$ndamental com&onent of the definition of an a&&ro&riate 1$siness model) 5'1'1 Iss$es7 goals an& relate& strategies Iss$e 15 The array of c$rrent an& emerging technologies rele%ant for UWS The s&eed with which IT is develo&ing means that &rotracted eval$ations of new technologies may res$lt in o&&ort$nities 1eing lost or ta4en $& too late to o1tain a com&etitive edge) An agile and res&onsive a&&roach to assessing o&&ort$nities m$st 1e ado&ted) It is im&ortant that an overall a&&lications architect$re e5ists which g$ides the config$ration6 develo&ment and im&lementation of vario$s services at U7S) (oa&: Im&lement o&&ort$nities that s$&&ort U7SAs strategic o1=ectives Strategies: Esta1lish a develo&ment &rogramme within U7S6 led 1y a senior mem1er of staff to# Identify o&&ort$nities and define the 1$siness models where sol$tions might 1e 1eneficial E5&lore the formation of &artnershi&s with organisations which can offer com&lementary s4ills or reso$rces and where U7S &reserves the control over#

!0'0('20!(

1!!

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED the :$ality of content6 delivery and s$&&ort services6 in 4ee&ing with U7SAs &ositioning and 1rand image as a high :$ality &rovider of tertiary ed$cational services its intellect$al &ro&erty rights over its co$rse and s$1=ect materials the relationshi& formed 1etween U7S and each st$dent6 as this has the &otential of leading to other e5changes at a later time the record of electronic data that mar4s the history of the relationshi& with the st$dent which can 1e val$a1le in enco$raging f$t$re involvement the transactions that occ$r 1etween the University and the st$dent6 as this is a &rimary method of esta1lishing and maintaining the a&&ro&riate standard of :$ality Define an a&&lications architect$re which g$ides the de&loyment of new IT systems and infrastr$ct$re at U7S6 so that s$ccessf$l &ilot trials can 1e s$1se:$ently mainstreamed to s$&&ort U7S Esta1lish a f$nd to seed feasi1ility st$dies and &ilot trials of sol$tions 0$nd develo&ments strategically Design each &ro=ect to deliver res$lts in stages within short timeframes6 with f$t$re f$nding contingent $&on the s$ccess of each stage .any of the strategies descri1ed elsewhere in this strategic &lan form integral com&onents of the a&&lications architect$re for U7S)

Iss$e 25 9efinition of an Information :anagement 1rchitect$re Information so$rces for the University comm$nity are 1road and diverse) They incl$de information owned and controlled 1y U7S6 &artner organisations and information residing6 owned and managed com&letely o$tside the University) 7ithin U7S6 information resides in we1 servers6 relational data1ases managed 1y a&&lications s$ch as *racle 0inancials and many other heterogeneo$s systems) The collection6 organisation6 distri1$tion of and access to this information is critical to the core University activities of learning and teaching6 and research6 together with the s$&&ort services facilitating these) IT services s$ch as the my)U7S &ortal and the U7S .essaging Service6 &rovide ca&a1ilities to &roactively deliver information to mem1ers of the University comm$nity 1ased on their individ$al roles and res&onsi1ilities) An information management architect$re needs to 1e develo&ed to form the 1asis of enter&rise information management strategies) (oa&: Esta1lish an information management architect$re as a framewor4 for enhancing the management of the UniversityAs information needs) Strategies: Esta1lish standards for develo&ment of a formal information management architect$re Develo& a framewor4 to facilitate all a&&ro&riate information and 1$siness services to 1e made accessi1le thro$gh the 7orld 7ide 7e1 via the my)U7S &ortal Enhance the reach of the my)U7S &ortal to incl$de all mem1ers of the U7S comm$nity)

Iss$e 35 9ata re;$irements of UWS To o1tain efficiencies and im&rovements in its core &rocesses6 U7S m$st $nderstand the data that it re:$ires to cond$ct its core activities of learning and teaching6 research and administration) A model sho$ld 1e &re&ared which is inde&endent of technologies) This model wo$ld show the data gro$&ings6
!0'0('20!(

1!1

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED relationshi&s and meta data) S$ch a model wo$ld facilitate the easier integration of a&&lications6 &ac4ages and data1ases) U7S recognises the need to strengthen its &osition on Data >overnance6 1ased on# The 200C AUKA re&ort6 which stated AUKA recommends that U7S develo& a more ro1$st strategic a&&roach to governance of Information Technology 8IT9 services across the University and 1$ild a stronger client service ethos among those res&onsi1le for IT service &lanning and delivery A ?$siness Intelligence readiness review commissioned in 200,) 8?I /eview9 Data and System Integration review commissioned in 200,) 8Integration review9

The main recommendations of the ?I and Integration reviews relate to how U7S can move forward with 1etter Integration and ?I6 incl$ding the esta1lishment of a Data 7areho$se to $nder&in f$t$re develo&ments in the ?I area) (oa&: Understand University-wide data re:$irements and s$&&orting meta data Strategies: Pre&are a University-wide data model6 showing the 4ey data gro$&ings re:$ired for U7S to cond$ct its o&erations

Iss$e 45 Im+act of Information :anagement Information .anagement is a strategy for managing cor&orate memory and intellect$al ca&ital6 where there is as yet no commonly acce&ted definition) It offers the means to aggregate the collective intellect and 4nowledge of the University into a framewor4 thro$gh which learning6 colla1oration and innovation can 1e enhanced) /esearch s$ggests that whilst so&histicated technologies are an im&ortant ena1ling factor6 s$ccessf$l im&lementation of Information .anagement 8formerly 4nown as -nowledge .anagement9 also re:$ires the integration of 1$siness strategy6 c$lt$ral val$es and wor4 &rocesses) An o&&ort$nity e5ists to investigate the disci&line of Information .anagement for its a&&lica1ility to the University) (oa&: Understand the relevance of Information .anagement to the U7S environment Strategies: Underta4e an investigation into Information .anagement and its associated technologies6 in terms of its a&&lica1ility to the U7S environment Esta1lish a University-wide architect$re for Information .anagement)

Iss$e 55 -oc$s of UWS .ebsite The U7S we1site 8www)U7S)ed$)a$9 is c$rrently the main access &oint to U7S information reso$rces for 1oth the general &$1lic and internal intranet services) This d$al &$r&ose has led to inconsistencies in &resentation and :$ality of information &rovided at some levels of the site) Se&arating the internet and intranet f$nctions of the site will ena1le each of these services to 1e develo&ed to s&ecifically address the differing needs of their intended a$dience) The my)U7S &ortal will contin$e to 1e develo&ed as the interface for all internal information) The www)U7S)ed$)a$ site is an im&ortant vehicle for &romoting U7S to the wider comm$nity and im&roving comm$nications) It sho$ld 1e f$rther develo&ed to ens$re it is consistent6 vis$ally e5citing6 information rich and is geared to &romoting U7S to an wider a$dience) (oa&: /e- develo& the U7S we1site as confirmation of the image of U7S as an innovative h$1 of teaching and research e5cellence Strategies:

!0'0('20!(

1!2

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Esta1lish 7e1 .anagement >overnance to develo& cor&orate we1 standards 8U7S vis$al identity9 and &romote com&liance with technical we1 standards and integrate with the ITD governance framewor4 Develo& a comm$nications strategy to ens$re relevant 4nowledge of the standards /evise the main U7S we1site to se&arate the internet and intranet f$nctions Ens$re com&liance with the standards thro$gh a&&ro&riate management &rocesses %ontin$e to develo& the my)U7S &ortal as the interface to intranet services with c$stomised channels that s$&&ort the information needs of st$dents and staff of U7S)

5'2 Cross Cam+$s IT Ser%ices


Objective: To esta1lish a com&rehensive range of IT services for the U7S comm$nity so that every st$dent and staff mem1er can access the information services and reso$rces6 on or off cam&$s6

U7S staff will have a defined set of $&-to-date6 fle5i1le and core s$&&ort &olicies6 &lans and &roced$res6 which are ada&ta1le and sensitive to local o&erating needs 8incl$ding c$lt$ral &ractices9 and which will ena1le infrastr$ct$re and services to 1e ra&idly de&loyed to s$&&ort agreed academic o1=ectives and &rograms in all cam&$s and off cam&$s environments) U7S is s$fficiently diverse to integrate electronic services within a m$ch 1roader framewor4 of higher ed$cation services and an a&&ro&riate model m$st 1e $sed to &rovide a consistent and integrated set of online services to st$dents and staff6 anywhere in the world) The model m$st allow U7S to 1e readily ada&ta1le to s$&&ort and com&lement the face-to-face and off cam&$s models of learning and teaching with a wide range of additional and $sef$l services that will enhance the learning e5&erience for o$r st$dents) An im&ortant as&ect of this develo&ment will 1e the de&loyment of IT systems and infrastr$ct$re6 to create a common set of U7S services with a consistency of content6 style and :$ality that effectively s$&&ort a dis&ersed and &otentially mo1ile U7S comm$nity) The U7S cam&$s IT systems and infrastr$ct$re sho$ld 1e characterised 1y# The ado&tion of a common set of services6 or where there are limitations arising from &revailing &$1lic infrastr$ct$re6 then near e:$ivalent services will 1e de&loyed) The most fre:$ently $sed ed$cational6 administrative6 and s$&&ort services will 1e delivered 1y a standard means6 via the my)U7S &ortal The ado&tion of com&ati1le University-wide architect$res for hardware6 software6 comm$nications and ca1ling services) This &rovides a n$m1er of significant f$nctional advantages and cost efficiencies6 all leading to a set of consistent services for a dis&ersed and often mo1ile U7S comm$nity ;ighly availa1le systems and services6 where this is cost effective and &ractical The formation of a relationshi& with one or more e5ternal service &roviders 6 who will add val$e to U7S strategy)

!0'0('20!(

1!3

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED )*+*, #ssues, goa&s and re&ated strategies Iss$e 15 *ro%ision of IT ser%ices to all cam+$ses (oa&: Provide a com&rehensive set of com&ati1le and integrated information technologies6 services and reso$rces to all U7S cam&$ses Strategies: Define the standard set of IT services6 incl$ding service level definitions6 that are to 1e esta1lished on each U7S cam&$s6 for these 1road categories# telecomm$nications data and voice networ4s com&$ter la1oratories lect$re theatres and a$dio vis$al office e:$i&ment servers and systems administrative and li1rary a&&lications s$&&ort services

Iss$e 25 *ro%ision of IT ser%ices to off cam+$s st$&ents *ff-cam&$s st$dents may 1e $nderta4ing U7S co$rses and &rograms in very diverse locations incl$ding the home6 the wor4&lace and in comm$nity facilities) U7S m$st consider st$dent location and delivery re:$irements on enrolment and &rovide access to its &rograms6 administrative and other services and reso$rces at times and in ways which can 1e c$stomised to 1est s$it the st$dents and their environments) Services will need to integrate traditional on and off cam&$s learning and services delivery methods with advanced comm$nications technologies and the infrastr$ct$res that s$&&ort them) A ma=or advantage of these techni:$es is that many of the services designed to s$&&ort off cam&$s teaching also com&lement on cam&$s delivery to offer greater fle5i1ility and reso$rces for all st$dents)) (oa&: Provide online services to st$dents enrolled in off cam&$s modes of st$dy6 consistent with st$dents st$dying on cam&$s Strateg': The my)U7S &ortal acts as a window to the most commonly $sed electronic 1ased information services and reso$rces)

5'3 <e. an& "merging Technologies


*1=ective# To facilitate the &$rs$it and a&&ro&riate $&ta4e of new and emerging information technologies to s$&&ort the attainment of the U7S "ision

Information technology has a significant and &roactive s$&&orting role in not only assisting U7S to f$lfill its directions6 1$t in &roviding leadershi& in the focal areas of learning and teaching6 research and the administration of the University) The ongoing strategic trac4ing and assessment of emerging technologies is an im&ortant element of this leadershi& role) So too is the &rovision of advice6 g$idance and Gcham&ioningH the ta4e$& of new technologies that facilitate the drive towards 1est &ractice in core &rocesses)
!0'0('20!(

1!4

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED +ew technologies are emerging almost daily which sho$ld 1e considered to determine whether they can 1e a&&lied to im&rove delivery of services or &rovide additional innovative services in the focal areas) ;owever6 there can 1e considera1le cost im&lications and lesser standards of relia1ility 1y 1eing an early ado&ter of new technologies) These &ossi1ilities need to 1e 1alanced against the &erceived 1enefits) It is desira1le to create a c$lt$re of innovation and to ca&italise on o&&ort$nities) To 1e s$ccessf$l in the trac4ing and assessment of emerging technologies to determine their a&&lica1ility in f$rthering U7SA o1=ectives it will 1e im&ortant to ado&t an agile and controlled a&&roach) U7S is fort$nate to have a n$m1er of IT gro$&s with an interest in new and emerging technologies from academic and administrative &ers&ectives) *1vio$s advantages will res$lt from a more coordinated a&&roach to trac4ing and assessing technologies in terms of 4nowledge dissemination and effective $se of reso$rces 81oth financial and non-financial9) A ca&acity to demonstrate the 1enefits to 1e o1tained from ado&ting s&ecific technologies to interested &arties6 will also assist in s&eeding the $&ta4e rate for new technologies) )*-*, #ssues, goa&s and re&ated strategies Iss$e 15 -$n&ing the trac)ing an& assessment of emerging technologies in IT There are c$rrently no formal f$nding arrangements for the trac4ing and assessment of emerging technologies) This needs to 1e changed to ens$re U7S has the ca&a1ility to &$rs$e technologies that offer &otential to s$&&ort and enhance 1$siness needs and &rovide an o&&ort$nity to gain com&etitive advantage) (oa&: Esta1lish a formal f$nding &rocess to ena1le controlled trac4ing and assessment of emerging technologies in IT Strategies: Esta1lish an amo$nt for the f$nding of trac4ing and assessment of emerging technologies in IT as &art of the ann$al 1$dgeting &rocess Esta1lish the Director6 Information Technology Services as the office res&onsi1le for &rioritising and granting f$nds for the trac4ing and assessment of emerging technologies in IT which are 1ased on mar4et 1ased information and emerging cons$mer trends and emerging technologies in ;igher Ed$action %omm$nicate the e5istence of the f$nd to relevant areas of the University6 and administer a&&lications for f$nding)

Iss$e 25 "nco$raging in%estigation into emerging technologies As U7SAs needs in IT 1ecome increasingly diverse6 more o&&ort$nities arise from emerging technologies6 and a more co-ordinated a&&roach to the identification and eval$ation of relevant technologies is essential) In trac4ing new and emerging IT technologies6 there needs to 1e a trans&arent and acco$nta1le &rocess in &lace to ens$re the most relevant technologies are identified for eval$ation6 &iloting and &ossi1le event$al $&ta4e as mainstream services) (oa&: Esta1lish a &rocess to trac4 and assess relevant emerging technologies and disseminate findings to all relevant areas of the University Strategies: Promote a c$lt$re of innovation 1y# esta1lishing foc$sed wor4ing &arties drawing on staff from across the University 8es&ecially technology 1ased %olleges and Schools and ITS9 to e5change ideas and e5&lore o&&ort$nities for innovative $ses of IT

!0'0('20!(

1!5

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED formally recognising the im&ortance of trac4ing and assessing emerging technologies 1y esta1lishing this role as an integral &art of the res&onsi1ilities of certain staff6 res&onsi1ilities associated with this sho$ld 1e incl$ded in Position Descri&tions re&orting the stat$s of investigations into s&ecific emerging technologies thro$gh the $se of a University-wide we1site Develo& g$idelines for the &re&aration of &ro&osals 1y any mem1er of staff to eval$ate or cond$ct &ilot trials on emerging technologies Im&lement &roced$res to ens$re that a &ro&osal is s$1mitted to the Director6 Information Technology Services 1efore an emerging technology &roceeds to a &ilot stage)

Iss$e 35 "nco$raging $+ta)e of ne. technologies An organisation as com&le5 and as geogra&hically dis&ersed6 with s$ch a high level of devol$tion of res&onsi1ility as U7S6 res$lts in a $ni:$e set of diffic$lties where wides&read ado&tion of new technologies is &ro&osed) The ca&a1ility for interested &arties to try new technologies in a sim$lated GliveH environment and ad=$dge the 1enefits to 1e o1tained for themselves will assist in the ado&tion of 1est &ractice ways to im&rove &rod$ctivity and efficiency thro$gho$t the organisation) A Gcons$ltingH service to &rovide advice and g$idance wo$ld also 1e integral to im&roving the s$ccessf$l $&ta4e of new technologies) (oa&: Increase the $&ta4e of new technologies across the University thro$gh the &rovision of facilities to clearly demonstrate the &otential 1enefits Strategies: Investigate the feasi1ility of the esta1lishment of a +ew Technology Demonstration %entre 1y the School of %om&$ting and the ITS Division Investigate the esta1lishment of a cons$lting service to a$gment the +ew Technology Demonstration %entre and &rovide advice and g$idance related to the technologies 1eing demonstrated)

5'4 IT Strategic :anagement an& 6o%ernance


*1=ective# To esta1lish a well defined6 well $nderstood &rocess for the strategic management and governance of IT that ens$res the investment in IT is directed towards achievement of the strategic initiatives of the University and that the greatest val$e is achieved from that investment

*rganisations that ma5imise the 1enefits achieved from their investments in IT also have a well defined6 well $nderstood &rocess for the strategic management of IT) According to the >artner>ro$& Gthe com&onents of the governance 8strategic management9 of IT J decision ma4ing &rocesses6 leadershi& and management J are critical to delivering6 e5tracting and enhancing IT-ena1led or s$&&orted 1$siness val$eH) A &rocess for the strategic management of IT is not designed to individ$ally manage every IT related decision6 1$t rather to &rovide a framewor4 within which 1ehavio$r can 1e reg$lated and IT decisions ta4en6 according to the &revailing &olicies) The IT strategic management &rocess sho$ld not 1e considered as Gcast in stoneH) As an organisation changes over time6 so sho$ld the &rocess for the strategic management of IT 1e reviewed to ens$re that it is in 4ee&ing with the overall o1=ective for IT of ena1ling the achievement of the organisational vision and strategies) An GInformation Technology PolicyH needs to 1e develo&ed to reflect the im&lementation of the strategies o$tlined in this doc$ment and to ens$re that the &rocess for the strategic management of IT is wholly integrated into the str$ct$re of management and decision ma4ing within U7S)
!0'0('20!(

1!6

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED The essential elements of the revised &rocess for the strategic management of IT m$st ac4nowledge the $ni:$eness of the overall U7S organisation and reflect the mission and val$es6 c$lt$re6 1$siness decision ma4ing &rocess and the degree of a$tonomy of the vario$s 1$siness $nits) It m$st s$&&ort a Gwhole of U7SH &ers&ective in the &lanning and e5ec$tion of IT initiatives to achieve the greatest val$e from the significant investment in IT) In addition the &rocess m$st 1e fle5i1le eno$gh to res&ond in a timely manner to o&&ort$nities which arise) .any of the &ro=ects which are initiated from this IT Strategic Plan will involve sta4eholders from m$lti&le organisational $nits) The revised &rocesses for the strategic management of IT m$st facilitate the cond$ct of University-wide &ro=ects to achieve University-wide 1enefits)

)*.*, #ssues, goa&s and re&ated strategies


Iss$e 15 ,es+onsibility for strategic management of information technology

The strategic management res&onsi1ilities for IT need to 1e defined within the a1ove mentioned Information Technology Policy integrated with the we1 steering committee) The strategic management res&onsi1ility m$st differentiate 1etween the roles of those who have direct organisational res&onsi1ility for the o&erational management of IT and those that have res&onsi1ilities in the &lanning and im&lementation of the IT Strategic Plan 8strategic management9) The former roles relate to management at central and devolved levels) The latter roles refer to the cross organisational committees that oversee the develo&ment of strategies6 &olicies and the cond$ct of &rogrammes and &ro=ects) The c$rrent U7S model for the allocation of 1$dgets to organisational $nits on an ann$al 1asis does not easily s$&&ort the financial s&onsoring of IT initiatives that s&an organisational 1o$ndaries) This a&&roach can also &rovide little incentive for individ$al de&artments to &artici&ate in University-wide &ro=ects in the event that the 1enefits for some individ$al de&artments are marginal6 1$t the 1enefit for the University overall is more significant) The method and res&onsi1ility for f$nding cross organisational IT &ro=ects that s&an m$lti&le 1$dget years6 is an im&ortant as&ect of the res&onsi1ilities for the strategic management of IT) (oa&: Esta1lish a clearly defined str$ct$re for the strategic management of IT that is res&onsive to o&&ort$nities and ena1les all sta4eholders to 1e engaged and decisions ta4en on a University-wide 1asis Strategies: Identify the "ice-%hancellorAs E5ec$tive %ommittee as having direct res&onsi1ility for the strategic management of IT and the esta1lishment of &olicy thro$gh the %0*6 s$&&orted 1y the Director Information Technology Services 8ITS9 and g$ided 1y the IT Strategic Plan and the IT Programme Portfolio Identify the E5ec$tive as the 1ody which reviews and a&&roves the content of the IT Strategic Plan6 in addition to the content of the IT Programme Portfolio which is derived from the IT Strategic Plan Identify the IT E5ec$tive Steering %ommittee6 chaired 1y the %0*6 to oversee the ongoing develo&ment and $&dating of the IT Strategic Plan and its s$&&orting &rogrammes and &ro=ects6 and ma4e recommendations to the E5ec$tive on strategic directions for IT in addition to the &rioritisation and f$nding of &rogrammes and &ro=ects which wo$ld also incor&orate res&onsi1ility for identifying Universitywide IT &olicies and facilitating their develo&ment Esta1lish the ?$siness %ase as a mandatory decision ma4ing doc$ment to determine whether a &ro=ect will 1e a&&roved for commencement

!0'0('20!(

1!7

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Esta1lish the role of the Programme Steering %ommittee6 com&rising a n$m1er of senior e5ec$tives of the areas that will 1e most im&acted 1y the o$tcomes from a &artic$lar &rogramme) The Programme Steering %ommittee will meet infre:$ently6 1$t will oversee the &rogramme6 &rovide strategic direction to the area6 1ro4er f$nding arrangements for the &ro=ects6 identify new o&&ort$nities and review relative &riorities for &ro=ects within the &rogramme for consideration 1y the IT E5ec$tive Steering %ommittee) S&ecial interest gro$&s6 s$ch as the IT .anagersA >ro$& will &rovide in&$t to the relevant Programme Steering %ommittee on an as re:$ested 1asis Esta1lish the role of the Pro=ect Steering %ommittee as re&resenting6 at an e5ec$tive level6 the critical sta4eholder gro$&s for the &ro=ect) The Pro=ect Steering %ommittee will meet on a reg$lar 1asis and will oversee the &ro=ect6 review &rogress against the a&&roved &ro=ect 1$siness case6 a$thorise any variations and a&&rove o$tcomes %ontin$e with res&onsi1ility for those matters constit$ting the shared infrastr$ct$re of the UniversityAs IT 1eing $nder the &$rview of the Director ITS) /es&onsi1ility for non shared infrastr$ct$re6 to remain with the UniversityAs %olleges and Schools6 de&artments6 academic s$&&ort areas and the administration Esta1lish an IT .anagersB 0or$m 8incl$ding ;/ IT re&resentative6 0inance IT re&resentative6 %allista IT re&resentative6 /esearch IT re&resentative6 li1rary IT re&resentative and a&&ro&riate School'%ollege re&resentatives96as an advisory gro$& to the Director ITS6 to ens$re that information technology facilities and services &rovided 1y ITS reflect the needs and &riorities of all the organisational $nits Develo& an Information Technology Policy to reflect the strategic management and governance of IT)

Iss$e 25 ,es+onsibility for information technology o+erations 7ithin the U7S environment it is considered that IT has two main com&onents6 an infrastr$ct$re com&onent6 which is 1est administered centrally6 and a devolved com&onent which needs to 1e administered thro$gh the Li1rary6 ;$man /eso$rces and St$dent Services) S$&&ort to clients for effective $se of the UniversityAs information technology services is also 1est &rovided thro$gh a division of res&onsi1ilities at the central and local levels) (oa&: Esta1lish a clearly defined str$ct$re for the administration of IT that effectively delivers :$ality IT services6 eliminates d$&lication of services and ena1les all sta4eholders to $nderstand their res&onsi1ilities and o1ligations Strategies: /eview the e5isting &ractice of distri1$tion of infrastr$ct$re and client s$&&ort res&onsi1ilities 1etween ITS and the devolved IT gro$&s 8eg Li1rary and ;/9 to identify more effective and efficient ways of &roviding IT services and any d$&lication of service &rovision and revise the associated &olicy and &roced$res Develo& a comm$nications strategy to ens$re that all sta4eholders $nderstand their res&onsi1ilities and o1ligations for the administration of IT)

Iss$e 35 *lanning for information technology IT &lanning is $nderta4en at the University-wide level and at the level of the individ$al organisational entities that have devolved IT environments which incl$de the Li1rary and ;/)

!0'0('20!(

1!8

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED The aim of University-wide IT &lanning is to ens$re that the &rocess of identifying IT initiatives and allocating IT reso$rces is directly related to the overall strategies6 goals and directions of U7S University as a whole) The res&onsi1ility for University-wide IT &lanning lies with the Director IT Services) *ther individ$al organisational entities that have devolved IT environments have at times &re&ared their own IT o&erational &lans) These &lans have ty&ically 1een &re&ared in isolation from other IT &lans and are inconsistent in form and content with the other &lans) To ma5imise the 1enefits attained from the overall investment made in IT 1y the University as a whole6 it is a&&ro&riate to develo& a more coordinated a&&roach to IT &lanning6 where the IT o&erational &lans of the individ$al organisational entities are develo&ed synchrono$sly with the University-wide IT Strategic Plan) These &lans wo$ld have a common format and str$ct$re and 1e consistent with the overall directions of the University-wide &lan and IT &olicies) (oa&: Esta1lish an integrated University-wide IT &lanning regimen to oversee the investment in IT across the University Strategies: Pre&are a University-wide IT Strategic Plan) /eg$larly maintain the Plan on an Gas re:$iredH 1asis6 at a minim$m yearly6 to ens$re c$rrency with the changing higher ed$cation and technology environments) Pre&are a ma=or revision to the &lan6 when a&&ro&riate 8most li4ely within 3 years9 Pre&are a minim$m standard for the method of &re&aration6 content and form of IT o&erational &lans for those %olleges and Schools6 de&artments6 academic s$&&ort areas and &arts of the administration that have devolved IT a&&lications Pre&are individ$al IT o&erational &lans in those %olleges and Schools6 de&artments6 academic s$&&ort areas and &arts of the administration that have devolved IT environments) .aintain these &lans thro$gho$t the year6 1$t &re&are a revision each s$1se:$ent year in s$fficient time to lin4 into the overall University &lanning and 1$dget cycle Identify synergistic o&&ort$nities across entities and any &lanning inconsistencies thro$gh analysis 1y the central IT &lanning f$nction)

Iss$e 45 1++ro%al of IT *ro3ects Pro=ects will 1e identified as &art of the IT strategic &lanning &rocess within the Programme Portfolio 1$t will also a&&ear as o&&ort$nities as a res$lt of res&onses to internal and e5ternal &ress$res on the University that occ$r from time to time) A strong and active &rocess for the strategic management of IT is necessary so that &ro=ects do not commence witho$t d$e consideration of the &ro=ect sco&e6 o1=ectives and 1enefits nor the im&act on University reso$rces) The &rocess sho$ld not introd$ce $nd$e 1$rea$cratic overheads s$ch that o&&ort$nities cannot 1e res&onded to in an a&&ro&riate timeframe) Pro=ects sho$ld 1e a&&roved thro$gh a two stage &rocess where the initial ste& is a feasi1ility st$dy) The feasi1ility st$dy assesses technical iss$es and &re&ares a ?$siness %ase for a&&roval 1y the Programme Steering %ommittee and consideration 1y the IT E5ec$tive Steering %ommittee) Some &ro=ects may not6 1eca$se of their siFe6 $ni:$eness or lac4 of com&le5ity6 1e &art of a s&ecific Programme) 0or these instances a&&ro&riate a&&roval a$thority m$st 1e assigned) In the &ast the &ro=ect team has often 1een held res&onsi1le for the realisation of &ro=ect 1enefits) ;owever &ro=ect 1enefits can 1est 1e realised if sta4eholder management is held acco$nta1le for their achievement) The sta4eholders are re&resented in the overall &rocess thro$gh the &ro=ect s&onsor and the steering committee) The f$ll realisation of 1enefits can often 1e over a lengthy &eriod after a &ro=ect has com&leted)

!0'0('20!(

1!

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED (oa&: Underta4e those IT &ro=ects that 1est address the UniversityAs strategic o1=ectives and 1$siness needs within the &revailing 1$dgetary constraints Strategies: Esta1lish the feasi1ility st$dy as the initial ste& in the a&&roval &rocess) The main o$tcome of the feasi1ility st$dy 1eing the ?$siness %ase which addresses the 1enefit realisation &lan6 life cycle costs6 :$ality re:$irements6 &riority com&ared with other &ro=ects6 ris46 legislation im&act6 strategic im&act and'or technology im&act) Esta1lish a&&ro&riate &roced$res and systems to address iss$es of =oint f$nding of IT &rogrammes 1y a n$m1er of different organisational $nits Identify the Programme Steering %ommittee as the entity res&onsi1le for selecting6 &rioritising and recommending &ro=ects for consideration6 1ased on of the content of the ?$siness %ase Ado&t a two level a&&roval &rocess for &ro=ects recommended 1y a Programme Steering %ommittee# %onsideration of &ro=ects with a 1$dget re:$irement of greater than M2D06000 to 1e referred to the EEE%UTI"E thro$gh the IT E5ec$tive Steering %ommittee %onsideration of &ro=ects with a 1$dget re:$irement $& to M2D06000 to 1e $nderta4en 1y the Director of ITS /efer all &ro=ects recommended 1y the Director of ITS to the IT E5ec$tive Steering %ommittee Esta1lish a ?enefits /ealisation Plan for each &ro=ect to identify e5&ected 1enefits and how they will 1e achieved /eview the ?enefits /ealisation Plan on a reg$lar 1asis thro$gho$t the life of a &ro=ect and 1eyond6 to identify any changes which may im&act the via1ility of the &ro=ect Identify &ro=ect s&onsors as 1eing res&onsi1le for the achievement of &ro=ect 1enefits)

!0'0('20!(

11!

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED

6' Ser%ice 1reas


This section contains the iss$es and s$&&orting strategies for areas where IT services will 1e &rovided to s$&&ort University-wide strategies and o1=ectives) 6'1 2earning an& Teaching S$++ort
*1=ective# To &rovide IT systems and infrastr$ct$re that assists %olleges and Schools to &rovide high :$ality and 1lended ed$cational &rograms6 and effective6 accessi1le learning and teaching s$&&ort

Ed$cational theorists s$ggest that the foc$s in on-cam&$s teaching is shifting from this &assive rece&tor model to an inde&endent learning model6 with an em&hasis on st$dentsA more active engagement in the learning &rocess) To this end technologies have 1een com1ined to create gateways for scholars and st$dents to vast so$rces of information in vario$s forms# voice6 video and images6 te5t6 interactive data1ases) These gateways6 the most &revalent 1eing the Internet6 &rovide $n&aralleled o&&ort$nities for asynchrono$s6 on-demand learning thro$gh access to a remote reso$rce at the st$dentAs convenience) These contem&orary changes will not re&lace traditional tertiary ed$cation c$rric$la6 st$dent &rofiles or teaching &ractices6 1$t m$st e5ist to a greater or lesser degree6 in con=$nction with them6 res$lting in a diversity and fle5i1ility that enriches the c$rric$l$m6 st$dent &rofile and choice) U7S is o&erating in an increasingly com&etitive and de-reg$lated environment) It is well-&laced to com&ete in the national mar4et6 which is increasingly see4ing fle5i1ility6 1rand credi1ility and :$ality) ;owever there is a strong need within the University to address the :$ality of the learning environment and of the learning e5&eriences which U7S is a1le to offer6 &artic$larly the means 1y which the UniversityAs diverse st$dent &o&$lation interacts with the c$rric$l$m6 their t$tors and each other) In s$&&orting the new 1lended learning environment6 electronic technologies will have a significant role) Email and com&$ter conferencing are increasing the o&tions for one to one interaction 1etween teachers and st$dents and 1etween st$dents and their &eers) Additionally6 altho$gh the creation of com&$ter accessed learning materials and comm$nication &rocesses can 1e costly6 time cons$ming and diffic$lt6 it will 1ecome increasingly im&ortant in the f$t$re) U7S will also need to face the challenge of redesigning and re&ac4aging many c$rrent ed$cational materials and comm$nications o&tions into on-line &rogrammed learning and com&$ter-assisted learning mod$les and s$&&ort services) A mi5 of delivery media will 1e develo&ed6 with some s$1=ects offered entirely face-to-face6 others entirely on the we1 and the ma=ority $sing a com1ination of media and reso$rces) A variety of alternative comm$nication methods m$st 1e availa1le and contin$ally $&dated to allow st$dents to cons$lt academic staff) These will incl$de email6 voice mail6 the 7e16 newsgro$&s6 intranets and vario$s other forms of 1oth &erson-to-&erson and comm$nal comm$nication methods) .aintaining or increasing the :$ality of the st$dent-staff interaction sho$ld 1e a &rimary ed$cational re:$irement) St$dents o&erate more a$tonomo$sly than in the &ast) Accessing s$1=ect materials is increasingly selfmonitored and self-directed) A fle5i1le 1lended a&&roach to learning re:$ires that st$dents will increasingly 1e a1le to ma4e their own decisions a1o$t what and when to st$dy) It is im&ortant that a&&ro&riate matching of media and delivery methods to e5&ected learning o$tcomes and st$dent cohorts occ$rs6 and effective &roced$res for eval$ating the &rogress of learning and the e5&ected o$tcomes are in &lace) .a4ing the Difference 200,-200< and the Learning and Teaching Plan collectively foc$s the UniversityAs ed$cation strategy and direction on st$dent centred6 fle5i1le learning and teaching) @St$dent centredA is descri1ed as6 and &laces em&hasis on6 Gst$dentsA active &artici&ation in learning N
!0'0('20!(

111

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED and ta4ing res&onsi1ility for self-directed learning)H @0le5i1leA is $nderstood to mean the &rovision of choices for learners in relation to a n$m1er of varia1les6 incl$ding access to a&&ro&riate s$&&ort) It is also noted that the effective $se of media and technologies will assist this move to a wider choice of learning environments and e5&eriences with differing levels of st$dent interaction) The increased fle5i1ility of learning and teaching will re:$ire an eval$ation of advanced comm$nications and information technologies on an ongoing 1asis) As it is li4ely to necessitate e5tended ca&acity in telecomm$nications6 networ4 1andwidth m$st ade:$ately s$&&ort the selected teaching and delivery methods) %onse:$ently6 the s$&&ort and delivery of the a&&ro&riate infrastr$ct$re needs to 1e fle5i1le and res&onsive to &roceed alongside the a&&lication of technologies that s$&&ort learning develo&ment) The sco&e of the &ro&osed U7S Lect$res *nline &ro=ect6 which involves the $se of a$dio streaming of digitally recorded lect$res sho$ld 1e f$rther e5&anded to we1 de&loyment) This is de&endent mainly $&on additional recording facilities 8re:$iring ca1ling and recording P%s9 1eing installed in lect$re theatres) The transition for certain s$1=ects from the 1asic so$nd recordings to more so&histicated a$dio vis$al &resentations6 &ossi1ly $sing video streaming technology needs to 1e e5&lored with other com&etent areas at U7S) St$dents at U7S will o1tain a 1ase of IT 4nowledge that they can $se and 1$ild $&on thro$gho$t their &rofessional careers) U7S m$st ens$re that st$dents are IT literate and ac:$ire s4ills in the effective $se of IT as they &rogress towards grad$ation and see4 em&loyment) /*,*, #ssues, goa&s and re&ated strategies Iss$e 15 Un&erstan&ing the benefits an& challenges of $sing IT in an e&$cational en%ironment The ra&id advance of the $se of new technology at U7S has not always 1een consistently a&&lied) Academic staff and st$dents have diverse $nderstandings of the contri1$tion it can ma4e to learning and teaching and the iss$es that need to 1e confronted if cost effective $&ta4e is to 1e achieved) 0or e5am&le# 0ormal training in the a&&ro&riate $se of the technology is needed to &rovide staff with s$fficient confidence in their a1ility to &lan and im&lement its effective $se in the learning activities of their st$dents The technology m$st 1e selected and im&lemented so that it is not a distraction for either the teacher or st$dent $sers6 rather it m$st &rovide a delivery and s$&&ort mechanism that facilitates learning and teaching Standard tem&lates and &roced$res to allow academics to easily &lace content on the we1 sho$ld 1e develo&ed and made availa1le on the we1 Tension e5ists 1etween the need to charge for services and enco$rage academic $se of services 8e)g) internet charging96 which may limit the amo$nt of online content 1eing develo&ed in %olleges and Schools6 there1y im&acting the $&ta4e of technology s$&&orted learning The differences in the IT environment for off-cam&$s st$dents relative to the on-cam&$s sit$ation are often not f$lly $nderstood)

These and other factors may have contri1$ted to a relatively slower $&ta4e of online teaching and s$&&ort strategies in co$rses and s$1=ects) ;owever6 ris4s and o&&ort$nities need to 1e assessed and Intellect$al Pro&erty 8IP9 iss$es relating to online develo&ment may also im&act on the im&lementation of technology s$&&orted delivery) (oa&: 0$lly realise the &otential of IT to enhance ed$cational o$tcomes Strategies:

!0'0('20!(

112

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Promote e5cellence in the $se of IT to s$&&ort learning and teaching and contin$e to e5&and on the wor4 of the Learning and Teaching Plan which will facilitate# action research into the a&&ro&riate technologies for enhancing st$dent centred learning integrating ed$cationally so$nd IT services into the redevelo&ment of the UniversityAs my)U7S &ortal &roviding a s$&&ortive IT environment at %ollege and Schools level which enco$rages staff to e5&lore and $se com&$ter 1ased learning and m$ltimedia in teaching trialling integrated mi5es of technology tools and &latforms that s$&&ort &edagogically a&&ro&riate learning a&&roaches 8e)g) 7e16 %D-/*.6 t$torials6 la1oratories6 field tri&s6 lect$res9 to ens$re that o&tim$m learning is achieved develo&ing University-wide standards and &olicies for the $sage of IT in s$&&ort of learning and teaching See4 advice on im&ediments to the $&ta4e of IT in s$&&ort of learning and teaching and the ac:$isition 1y st$dents of those IT s4ills antici&ated as 1eing &resent in a U7S grad$ate6 and address iss$es Develo& and maintain a co-ordinated s$&&ort environment and technical infrastr$ct$re for a&&ro&riate technologies that facilitate wides&read $se and $&ta4e and 1$ild $&on University-wide e5&ertise %ontin$e to develo& the my)U7S &ortal to ens$re that a consistent and c$stomisa1le entry &oint for access to technology s$&&orted academic services e5ists for all st$dents and staff6 incl$ding a relia1le and scala1le a$thenticated news service and we1 ena1led comm$nication services 8email6 com&$ter conferencing6 chat9 Provide 4ey IT facilities to s$&&ort the Li1rary in carrying o$t their academic s$&&ort roles Enco$rage and s$&&ort &artici&ation 1y %olleges and Schools and ITS in academic &rofessional develo&ment &rograms Provide tools which ena1le sec$rity and &rotection of U7S IP6 &reventing &lagiarism and $na$thorised access to academic material Define and &$1lish a com&rehensive set of standards6 &rotocols and g$idelines to s$&&ort high :$ality6 effective and intero&era1le co$rseware develo&ment)

Iss$e 25 Selection an& $se of technologies for o+timisation of st$&ent centre& learning o$tcomes Ed$cational technologies $sed 1y academic staff in individ$al s$1=ects and some co$rses have 1een selected in the &ast with little in&$t from ed$cational designers and witho$t a re:$irement to cons$lt a1o$t im&lementation or a&&ro&riateness for learner $se) This early ado&tion of technology 1y individ$al enth$siasts has 1een a $sef$l way to introd$ce o&&ort$nities and trial a variety of a&&roaches within the University) ;owever the increasing diversity of &rod$cts and systems cannot 1e s$&&orted 1y standard infrastr$ct$res in the %olleges and Schools or the ITS Division and st$dents cannot 1e e5&ected to learn to $se and accommodate m$lti&le technology o&tions) There is a growing demand for s$&&ort and coordination of effort and reso$rce $tilisation and a need to identify6 im&lement and effectively s$&&ort a range of &referred &rod$cts) This will ens$re consistency of a&&roach to the $se of technologies to ens$re common systems and standards are develo&ed to s$&&ort learning and teaching for st$dents and staff and red$ce the loss of teaching time d$e to 1rea4downs or mis$se of the technology) It will also contri1$te to the develo&ment of com&rehensive
!0'0('20!(

113

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED &rotocols and standards within the University6 which s$&&ort high :$ality6 effective and intero&era1le co$rseware develo&ment) A more consistent a&&roach to the $&ta4e of online teaching and s$&&ort strategies $sing a&&ro&riate technologies will also allow more effective $se of reso$rces to e5&lore innovative o&&ort$nities and eval$ate new technologies for learning and teaching6 in an environment which ena1les effective im&lementation of systems and services and wides&read advice to &otential new $sers) (oa&: Im&lement and s$&&ort a standard range of ed$cationally so$nd technologies and maintain s4ills s$fficient to &rovide advice related to a&&ro&riate emerging technologies Strategies: Promote e5cellence in the $se of IT to s$&&ort learning and teaching and contin$e to e5&and on the wor4 of the Learning and Teaching Plan which will# e5&edite the identification6 eval$ation and University-wide im&lementation of a standard range of a&&ro&riate technologies 8e)g) co$rse management systems9 and o1tain economies of scale associated with their $se enco$rage and s$&&ort academic &artici&ation in &rofessional develo&ment &rograms and technology awareness wor4sho&s which incl$de &romotion of the $se of the my)U7S &ortal and contri1$tion to its develo&ment develo& and maintain a coordinated IT s$&&ort environment and technical infrastr$ct$re for a&&ro&riate technologies that facilitates wides&read and effective $se and 1$ilds $&on University-wide e5&ertise S$&&ort close colla1oration 1etween the ITS Division and the academic s$&&ort $nits6 namely the Li1rary6 in the &lanning6 develo&ment and de&loyment of the necessary IT infrastr$ct$re and services to ena1le them to f$lfill their res&onsi1ilities to s$&&ort learning and teaching)

Iss$e 35 2e%els of IT literacy amongst st$&ents an& staff

Levels of IT literacy amongst st$dents and staff cover a 1road s&ectr$m) Entry level acce&tance of IT and relevant $sage s4ills range from limited to advanced) The diverse needs of $sers re:$ire the selection and im&lementation of systems that allow for effective $se 1y 1oth low level and advanced $sers and for s4ills to 1e maintained and ac:$ired incrementally thro$gh formal training and on the =o1 learning) There is c$rrently no systematic a&&roach to define minim$m IT s4ills re:$ired or to assist those st$dents with little or no com&$ter e5&erience to ac:$ire the 1asic s4ills re:$ired 1y all st$dents of the University) It is ass$med in many as&ects of $niversity life6 incl$ding most academic &rograms6 that st$dents will have these s4ills and it is a re:$ired grad$ate attri1$te) (oa&: /aise the 1ase level of IT literacy for st$dents and staff6 and maintain e5isting advanced s4ills and com&etencies Strategies: S$&&ort a team to manage IT training across the University6 incl$ding the a&&ointment of s$ita1ly :$alified staff) This team will# develo& a co-ordinated a&&roach to IT training which &rovides for a range of delivery methods &romote availa1le training co$rses incor&orate s&ecial needs into training &rograms 8e)g) &eo&le with disa1ilities6 international st$dents6 transitional st$dents9 esta1lish an IT training channel on the my)U7S &ortal to ena1le easy access to training &rograms for st$dents and staff)
114

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED

6'2 ,esearch S$++ort


*1=ective# To &rovide enhanced and e5tended s$&&ort to researchers and research management thro$gh the access to a&&ro&riate com&$ting ca&acity6 facilities and systems

U7S has a re&$tation for its ca&acity to deliver high :$ality research6 often in colla1oration with other instit$tions s$ch as the %SI/*6 medical research instit$tes and ind$stry) In an increasingly com&etitive environment6 the re&$tation of U7S6 the /esearch %entres in which U7S is a &artner6 and of other centres of e5cellence6 m$st 1e enhanced) The e5tent and :$ality of research can 1e im&roved 1y effective research training and 1y actively engaging more staff and &ostgrad$ate st$dents in research activities) The $niversity research centres are all %ollege 1ased6 altho$gh some of them are closely aligned with Schools) There are also research gro$&s and nodes) S$ch facilities re:$ire fast and efficient access to increasingly com&le5 data1ases6 research @dataA is not =$st :$antitative 1$t :$alitative 8incl$ding te5t6 a$dio6 video etc9 which are often located on other U7S cam&$ses and in non-U7S facilities in A$stralia and &erha&s overseas) Demand for access to these data so$rces is growing and may increase more ra&idly as &ostgrad$ate research st$dent re:$irements increase) Access which facilitates 1oth in&$t and interrogation of data m$st 1e effective6 along with services that ena1le access to high s&eed com&$ting systems and facilities6 incl$ding those reso$rced 1y State and 0ederal agencies for colla1orative $se) Electronic comm$nication and interaction with local and international colleag$es is im&erative6 as research $nderta4en 1y U7S staff and st$dents is increasingly colla1orative and glo1al) 7hile most IT re:$irements for research are &rovided 1y %olleges and Schools and e5ternal f$nding6 the infrastr$ct$re needs and s$&&ort for networ4ed services re:$ires $niversity wide &lanning and management) .any of the needs for researchers and research management are s&ecial and these are addressed in the strategies 1elow) ;owever where needs are common with the 1roader staff and st$dent comm$nities6 those needs are addressed $nder wider headings in this &lan s$ch as Technical Infrastr$ct$re6 The St$dent E5&erience6 Li1rary Services and IT S$&&ort Services etc) E5isting methods of access to &$1lished te5ts and monogra&hs sho$ld 1e a$gmented 1y we1 1ased information services) +etwor4s and systems ca&a1le of s$&&orting s$ch access from 1oth cam&$s 1ased and other locations are essential) Li4ewise6 the ca&acity to &$1lish scholarly material in a fast and cost effective manner is also re:$ired6 in order to &romote the UniversityAs academic achievements and to assist in the dissemination of 4nowledge) The strategy related to electronic &$1lishing initiatives in the Li1rary Services service area is im&ortant to meeting researcher needs) .anagement of the UniversityAs research acco$nta1ility &rocess re:$ires systems that ena1le the University to collect and interrogate data6 and re&ort internally and e5ternally on its research activity and &erformance) These systems m$st 1e im&lemented to &rovide effective University-wide management tools for at least those activities relevant to the com&etition 1etween $niversities for Instit$tional >rants Scheme 8I>S9 f$nding6 and /esearch Training Scheme 8/TS9 f$nding) In order to meet its e5ternal res&onsi1ilities 8&artic$larly to DEE7/ and the A$stralian ?$rea$ of Statistics96 U7S m$st have centrally maintained systems availa1le to all academic de&artments6 &roviding seamless data transfer and management re&orting 1etween %olleges and Schools and research management services witho$t inefficient m$lti handling and recording of data)

!0'0('20!(

115

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED /*+*, #ssues, goa&s and re&ated strategies Iss$e 15 IT infrastr$ct$re7 systems an& ser%ices re;$ire& to increase the ;$antity an& ;$ality of the Uni%ersity=s research o$t+$t %om&$ting services sho$ld &rovide s$&&ort for many as&ects of research activity incl$ding e5&erimentation6 data storage and transfer6 com&$tation6 comm$nication and &$1lication) Standard o&erating systems and networ4 services do not always meet the needs of s&ecific research tas4s and conse:$ently a very diverse set of hardware and software systems e5ists in the University) These systems are often maintained 1y individ$al academics on an informal 1asis or 1y the inefficient de&loyment of contracted technical e5&ertise) Altho$gh itAs also com&licated in that some of the research is e5ternally f$nded 8e)g) 1y the A$stralian /esearch %o$ncil9 and the technical e5&ertise is 1$dgeted and f$nded thro$gh the research grant6 so itAs not necessarily inefficient6 1$t co$ld certainly loo4 :$ite ad hoc from a strategic &ers&ective) /esearch st$dents may 1e novice $sers of these systems and re:$ire s$&&ort and training in their $se) /esearch &ro=ects may 1e $nderta4en at any of the UniversityAs locations) %olla1orative research teams may incl$de staff and research st$dents at more than one location) /esearch teams on ma=or &ro=ects also often incl$de e5ternal &eo&le6 at other $niversities6 or in colla1orating &artner organisations /esearchers re:$ire $ncom&licated access to infrastr$ct$re6 systems and services to allow them to concentrate on their &rimary activity of $nderta4ing research) (oa&: Provide IT infrastr$ct$re6 systems and services that meet the needs of individ$al and colla1orative research staff Strategies: Esta1lish a wor4ing gro$&6 incl$ding re&resentatives from the /esearch areas6 the Li1rary and ITS to# identify the ongoing IT related research needs of the University consider the val$e of esta1lishing a se&arate networ4 for researchers to ena1le e5&erimentation witho$t im&acting $&on service levels of the core networ4 identify the s&ecial needs of dis&ersed researchers for s$&&ort assess the need to s$&&ort a more diverse range of o&erating systems and networ4 services 8e)g) Uni5'Lin$59 &lan for the maintenance and f$t$re re&lacement of research facilities and systems investigate the feasi1ility of esta1lishing an IT cons$lting service for research st$dents

Incl$de a non-ITS re&resentative from the wor4ing gro$& as a mem1er of the Technical Architect$re Standards %ommittee Develo& a 1aseline s&ecification for com&$ting facilities for researchers $&on which s&ecialist software and hardware re:$irements can 1e added)

Iss$e 25 1ccess to high +erformance com+$ting A review sho$ld 1e $nderta4en to eval$ate need and ways of &roviding access to ;P% reso$rces6 the nat$re of in-ho$se services6 and e5ternal reso$rces) It is im&ortant to recognise the diffic$lty of &redicting f$t$re ;P% ca&acity re:$irements d$e to the somewhat o&&ort$nistic nat$re of some ;P% related initiatives6 and the a1ility to res&ond :$ic4ly to s$ch needs is &aramo$nt)

!0'0('20!(

116

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED .any organisations are colla1orating to satisfy their s&ecialised high &erformance com&$ting re:$irements with one s$ch initiative 1eing the A$stralian Partnershi& for Advanced %om&$ting 8APA%9) APA% has a large system located at A+U in %an1erra6 which is accessi1le to researchers across the A$stralian Academic /esearch +etwor4 8AA/+et9) The $se of cl$stered Lin$5 wor4stations within some /esearch %entres and the School of %om&$ting is also gaining &o&$larity as a means of leveraging reso$rces to &rovide additional6 relatively low-cost6 scala1le &arallel com&$ting) The e5istence of high ca&acity comm$nications networ4s connecting ;P% systems and their $sers is essential for core ;P% f$nctions incl$ding sim$lation of e5&erimental wor46 vis$alisation6 virt$al reality and transfer of large data1ases) Demand for these f$nctions may 1e increasing and will contin$e to grow as research st$dents see4 im&roved access to large com&$tational facilities) %onsideration needs to 1e made of the needs of researchers who re:$ire access to ;P% facilities6 1$t who may 1e novice $sers of s$ch e:$i&ment) (oa&: Provide enhanced access to high &erformance com&$ting facilities to satisfy the increasing re:$irements of &ostgrad$ates and researchers Strategies: Esta1lishing a m$lti-disci&linary wor4ing gro$& to &lan for the &ossi1le &rovision of access to ;P% facilities6 considering shared reso$rces availa1le from organisations s$ch as APA% /eview methods of &roviding access to ;P% facilities in a res&onsive manner s$ch as in-ho$se e:$i&ment6 sharing of facilities with other organisations or leasing services on a short term 1asis Proactively &rovide the cam&$s and wide area networ4 lin4s necessary for high ca&acity data transfer rates to s$&&ort ;P% activities Possi1ly &artici&ate in =oint vent$res to develo& shared very high ca&acity ;P% reso$rces and networ4 services Develo& training and s$&&ort &rograms to enhance researcherAs s4ills in ;P% $tilisation methods There may 1e a need to investigate the esta1lishment of one or more vis$alisation la1oratories connected via high s&eed networ4s to remote ;P% facilities)

Iss$e 35 S$++ort for .or)gro$+ collaboration The need to s$&&ort research gro$&s in geogra&hically dis&ersed locations will increase) >lo1al comm$nications technologies will also ena1le individ$al academics to colla1orate on research &ro=ects with international colleag$es) An online wor4ing environment m$st 1e develo&ed which ena1les virt$al research comm$nities to interact in a seamless and &rod$ctive way and m$st also facilitate access for visiting scholars and research &artners) (oa&: Provide mechanisms to s$&&ort colla1oration 1etween international researchers wor4ing in diverse locations and organisational str$ct$res Strategies: E5tend the services availa1le on the my)U7S &ortal to accommodate 1oth research activities and a wider access to colla1orative &artners Provide access to worldwide research data1ases thro$gh enhanced search facilities Enhancing the ca&a1ilities of colla1orative technologies that incl$de email6 shared doc$ment &re&aration and delivery6 common file systems6 conferencing and other

!0'0('20!(

117

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED comm$nication services to ens$re that they are commens$rate with the re:$irements of &ostgrad$ates and researchers Provide mechanisms for the distri1$tion of large data files and for management of data1ases of m$ltimedia materials 7or4 with the Li1rary to ens$re that digital services and s$&&orting networ4s are constantly reviewed and $&graded)

6'3 The St$&ent "#+erience


*1=ective# To s$&&ort all as&ects of st$dent life6 ens$ring a &ositive e5&erience6 which fosters a lifelong relationshi& with the University

University st$dents ac:$ire ongoing e5&ectations of their instit$tions6 de&endent on the stated o1=ectives and service levels of the instit$tion) The e5tent to which these e5&ectations match their early academic6 administrative and social e5&erience may infl$ence their longer-term relationshi& with the University) St$dentsA e5&ectations may vary considera1ly and will also 1e infl$enced 1y their age and &revio$s learning e5&eriences6 their on or off cam&$s location6 their family and wor4 commitments and their c$lt$ral &erce&tions of $niversity life) The nat$re of the relationshi& 1etween st$dents and the University and their willingness to maintain an ongoing affiliation will 1e determined 1y the manner in which their e5&ectations are esta1lished and managed) In the co$rse of their st$dy and administrative and social interaction at $niversity and regardless of their enrolment mode6 st$dents may need to o1tain information a1o$t their &rogress6 how to contact staff or &eers6 where to see4 hel& or s$&&ort services6 or change &ersonal and other data) In a com&le5 and devolved instit$tion6 the services6 information or data so$rces may 1e distri1$ted widely over administrative and academic $nits and &ossi1ly different cam&$ses) Dis&arate administrative6 information and s$&&ort services that are not f$nctionally integrated may not &rovide the most &ositive e5&erience of the organisational ca&acity of the University and will detract from the overall service the University offers to its st$dents) At worst6 inefficient services may im&ede st$dent &rogress and res$lt in their dissatisfaction and fail$re on the UniversityAs &art to meet their reasona1le re:$irements and its own o1=ectives) U7S is committed to &roviding infrastr$ct$re for 1lended learning and ed$cational6 administrative and s$&&ort information and services) These services will ena1le the University to meet its goals in relation to fle5i1le and st$dent centred learning and the inde&endence and lifelong learning s4ills of its grad$ates) If st$dent e5&eriences are &ositive they are more li4ely to ret$rn to the University for &ostgrad$ate and &rofessional develo&ment &rograms and to &romote the University in their &ersonal and &rofessional lives) U7S records essential &ersonal information and trac4s the academic &rogress of st$dents from the time they are made an offer to a co$rse6 thro$gh their first s$1=ect enrolment to co$rse com&letion and grad$ation in a n$m1er of non-integrated data1ases) It is therefore essential to &rovide systems and services that integrate the academic6 administrative and s$&&ort f$nctions of the University &resenting st$dents with a seamless information service) S$ch systems m$st 1e a1le to res&ond to st$dent contact from any location $sing any comm$nications medi$m from &ostal services6 thro$gh &hone and fa5 to the internet6 and sho$ld also ena1le face to face contact) The University does not c$rrently record information a1o$t &ros&ective st$dents6 grad$ates and al$mni in the same integrated data set and a degree of data d$&lication e5ists across inde&endent systems) In order to manage ongoing relationshi&s with these gro$&s a&&ro&riate systems that facilitate comm$nication are re:$ired) *nline services are increasingly accessi1le and growing n$m1ers of st$dents have ac:$ired a&&ro&riate s4ills and a&&reciate the fle5i1ility this ena1les6 to indicate a &reference for accessing information via the internet) ;owever the University m$st ens$re that it $nderstands the 1est way to

!0'0('20!(

118

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED satisfy the information access needs of all st$dents and grad$ates and &rovides timely6 fle5i1le services6 $sing the right technologies) U7S st$dents gain access to com&$ting facilities via %ollege and Schools managed and general access com&$ter la1oratories on-cam&$s6 on loan la&to&s from the Li1rary and from &ersonal6 wor4&lace and comm$nity facilities off cam&$s) A n$m1er of wor4station 4ios4s are strategically &laced aro$nd some cam&$ses allowing st$dents and staff a convenient location to gain :$ic4 access to electronic services and Ginternet cafOsH are esta1lished and sho$ld e5&and on some cam&$ses to &rovide a cas$al wor4ing environment in &leasant s$rro$nds for general st$dent $se) 7herever &ossi1le the IT services &rovided 1y the University sho$ld reflect the &o&$lar and mainstream technologies $tilised in the comm$nity) /*-*, #ssues, goa&s and re&ated strategies Iss$e 15 ,elationshi+s .ith +ros+ecti%e an& +ast st$&ents Esta1lishing &ositive relationshi&s with &ros&ective st$dents &rovides an im&ortant o&&ort$nity for the University to comm$nicate the 1enefits of st$dying at U7S) Providing access to U7S information reso$rces and s$&&ort services to a&&licants who have 1een offered a &lace at U7S may enco$rage their acce&tance and also assist them with their transition to tertiary st$dy and enhance their e5&erience of the University) The University also enco$rages award holders6 c$rrent and former staff mem1ers and friends of U7S to remain &art of the U7S comm$nity6 fostering 1$siness and &rofessional relationshi&s6 and maintain their friendshi&s thro$gho$t their lives) A central Al$mni data1ase e5ists in &arallel with several %ollege and Schools and de&artmental data1ases6 which are $sed to distri1$te mar4eting information and facilitate comm$nication) Attem&ts are 1eing made to 1y the .ar4eting *ffice to coordinate the distri1$tion of materials6 however there may still 1e instances of d$&lication of mail-o$ts or contact) The &o&$lation and $&date of &ersonal details across the vario$s systems is c$rrently an $ncoordinated and &redominantly man$al &rocess) ;owever6 &reliminary ste&s are 1eing ta4en to co-ordinate &ersonal details across individ$al systems) (oa&: %ontri1$te to im&roved relationshi&s thro$gh the $se of on-line technologies Strategies: %ontin$e to develo& an integrated system to record details of &ros&ective st$dents from their initial s$1stantive contact thro$gh their life-long association with the University Im&lement an a$thentication system that allows &ros&ective st$dents access to the my)U7S &ortal Provide a c$stomised channel on the my)U7S &ortal that s$&&orts the mar4eting of U7S and &rovides information to address the needs of &ros&ective st$dents e)g) a lin4 to transition and %ollege and Schools we1sites6 information for secondary school careers co$nsellors and st$dents families 0$rther develo& the Al$mni data1ase to interface with central and %ollege and Schools systems to eliminate d$&lication of data entry and im&rove acc$racy of records Investigate# trac4ing and re&orting facilities c$rrently availa1le from the Al$mni data1ase and im&lement enhancements to ena1le coordination of mail-o$ts and other activities the 1enefits of &roviding all Al$mni mem1ers with a U7S email address 1y im&lementing an email redirection service

!0'0('20!(

11

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Eval$ate the s$ccess of the &ilot system to &rovide self-service facilities to allow Al$mni to $&date their own details via the my)U7S &ortal)

Iss$e 25 8ff cam+$s access to UWS reso$rces Evolving ed$cational delivery models and changing social &atterns are com1ining to ca$se6 amongst other changes6 an overall lessening of direct time that st$dents are s&ending on cam&$s) U7S m$st res&ond to this trend 1y offering high :$ality readily availa1le access to reso$rces 1y st$dents regardless of location) (oa&: Ena1le consistent6 trans&arent access 1y st$dents to U7S reso$rces from any location worldwide Strategies: Develo& and &$1lish g$idelines to st$dents for accessing U7S online services 1oth nationally and internationally

Iss$e 35 St$&ent access to information an& ser%ices The recording of contact history with &ros&ective and enrolled st$dents6 grad$ates and s$&&orters of U7S will ena1le the University to 1etter $nderstand how 1est to meet st$dentsA needs and s$&&ort the 1$ilding of strong relationshi&s) An analysis of these contacts will ena1le the identification of st$dent &atterns and trends to &lan for and antici&ate the &rovision of e5ce&tional services) (oa&: Provide an effective6 client foc$sed information service for st$dents Strategies: Investigate the 1enefit to st$dents of# a University-wide St$dent /elationshi& .anagement system to trac4 interactions 1etween st$dents and the University to &rovide data which can 1e $sed to assess and contin$o$sly im&rove s$&&ort and information services %ontin$e to wor4 with *A/6 ;/ and other relevant $nits to &rovide effective we1 1ased access to administrative f$nctions s$ch as enrolment and e5am timeta1ling)

Iss$e 45 1ccess to the broa& range of social an& c$lt$ral acti%ities for st$&ents The University comm$nity is c$lt$rally diverse in its foc$s) This foc$s is reflected in the $ni:$e range of social and c$lt$ral activities availa1le to st$dents on individ$al cam&$ses) It is ac4nowledged that active &artici&ation in these activities and the learning e5&eriences they &rovide enhance st$dentsA s$ccess) All st$dents sho$ld 1e a1le to share in and 1enefit from the 1road range of $niversity social e5&eriences regardless of their location or st$dy mode) An o&&ort$nity e5ists to s$&&ort the &romotion and activities of social6 s&orting and c$lt$ral cl$1s and societies thro$gh the $se of on-line services) (oa&: Provide enhanced on-line access to information that will ena1le greater st$dent &artici&ation in social and c$lt$ral activities of the University Strategies: 7or4 with st$dent cl$1s and societies to &$t information and6 as m$ch as &ossi1le6 two way interaction online thro$gh the my)U7S &ortal %ontin$e to &romote the $se of the my)U7S &ortal to &rovide access to a&&ro&riate University services and activities

!0'0('20!(

12!

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Iss$e 55 St$&ents= a$thenticate& access to ser%ices 0or some years U7S has $sed an ID card system for the &$r&ose of identifying and registering st$dents which is c$rrently 1eing redevelo&ed) This system allows imited access to electronic facilities and services and &resents some sec$rity ris4s) Its limitations also re:$ire st$dents to $se $nnecessarily com&le5 means to access m$lti&le services) The introd$ction of new technologies s$ch as Smart %ards may &rovide o&&ort$nities to sim&lify st$dent access to a 1roader range of services) In the short term they can offer im&roved :$ality and sec$rity6 as well as some limited additional f$nctionality) In the longer term they co$ld 1e $sed to# Im&rove sec$rity arrangements for access control to 1$ildings and IT facilities Enhance services offered to st$dents 1y increasing f$nctionality6 e)g) for dealings with the ?oo4sho& Sim&lify access to m$lti&le com&$ter systems thro$gh the $se of a single login Provide a convenient mechanism to store digital certificates so that they are &orta1le and not tied to a &artic$lar wor4station) Smart %ard technology can also &rovide &ros&ects for additional reven$e generation and =oint vent$res with other organisations) Standards are still emerging in this technology and trends need to 1e monitored) (oa&: .aintain a high level of sec$rity for access to U7S reso$rces and facilities thro$gh consolidated a$thentication mechanisms Strategies: Investigate and im&lement a range of sec$rity technologies s$ch as Smart cards and digital certificates and e5&lore o&&ort$nities for# e5&anded $se additional reven$e generation cost sharing via =oint vent$res with other organisations Investigate the feasi1ility of im&lementing a single $ser-id and &assword for access to all U7S reso$rces)

Iss$e 65 *ro%ision of st$&ent messaging ser%ices The $se of email is $sed 1y st$dents for maintaining contact with their &eers6 comm$nicating with academics and s$1mitting assignments witho$t having to come on cam&$s) ;owever a range of technologies are 1eing ado&ted in the wider comm$nity that may &rovide 1enefits in comm$nication ca&a1ilities for st$dents e)g) instant messaging6 Short .essaging Service 8S.S9) (oa&: Provide effective messaging services for st$dents Strategies: Im&lement a we1 1ased email service for st$dents .onitor and review technologies and em&loy those that will 1etter s$&&ort the comm$nications needs of st$dents) 8>oogle'LivePEDU9 %onsider the o$tso$rcing of st$dent email to e5ternal &roviders who are a1le to &rovide a m$ch 1roader range of s$&&ort6 storage and feat$res 8e)g) >oogle6 .icrosoft9)

!0'0('20!(

121

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Iss$e 75 St$&ent e#+ectations of com+$ter laboratories St$dents have e5&ectations of la1oratories 1eing well maintained and s$ita1ly e:$i&&ed6 with a common and consistent hardware and software environment across %olleges and Schools and cam&$ses) (oa&: Attain a high level of st$dent satisfaction and &rod$ctivity thro$gh the &rovision of consistent6 well managed com&$ter la1oratories Strategies: .aintain a Standard *&erating Environment 8S*E9 and 1aseline hardware s&ecifications for com&$ter la1oratories that is reviewed and revised ann$ally P$1lish g$idelines for develo&ing software images to 1e re&licated to st$dent wor4stations Ens$re that a&&ro&riate information relating to com&$ter la1oratories and their $se is incl$ded ann$ally in the IT UserAs >$ide for St$dents %ontin$e to ens$re that a&&ro&riate facilities are availa1le for st$dents with s&ecial needs in cons$ltation with relevant $niversity $nits incl$ding the Disa1ility area Ens$re that &ersonal information &ertaining to st$dents is managed sec$rely in order to g$arantee their right to &rivacy)

Iss$e 85 -acilities for +ostgra&$ate st$&ents Postgrad$ate st$dents re:$ire access to research facilities incl$ding com&$ting reso$rces) These st$dents are often f$ll-time em&loyed and mat$re age) Therefore access to facilities anywhere any time is re:$ired) *n-cam&$s facilities need to 1e availa1le at convenient times to s$it their &ersonal circ$mstances) (oa&: Provide access to com&$ting facilities for &ostgrad$ate st$dents that s$&&ort their st$dy and wor4ing &atterns Strategies: Provide 2( ho$r access to com&$ter wor4 room facilities e:$i&&ed with a&&ro&riate amenities for $se 1y Postgrad$ate st$dents E5tend the &ortal service so that off-cam&$s &ostgrad$ate st$dents are a1le to access re:$ired research services and on-line electronic reso$rces in ways that s$it their circ$mstances) A$tomatically &rovide for &ostgrad$ate st$dents on enrolment

6'4 2ibrary Ser%ices


Objective: To provide seamless and prompt access to high quality scholarly information and learning materials in all formats, and regardless of the location of the user

The n$m1er of scholarly &$1lications that are &$1lished in digital form is ra&idly increasing) 0or the foreseea1le f$t$re the Li1rary contin$es to &rovide access to 1oth analog$e 8ie) &rint9 and digital reso$rces) ;owever6 with the growing em&hasis on 1lended learning6 the Li1rary is develo&ing strategies and systems that will &ermit st$dents and staff to access most6 if not all6 of the Li1raryBs digital information reso$rces and services from any location) The Li1rary ac:$ired and im&lemented EndeavorAs "oyager IL.S 8Integrated Li1rary .anagement System9 in 20006 at which time "oyager was one of the most modern and widely acce&ted integrated
!0'0('20!(

122

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED li1rary systems availa1le in the world) Since this time Endeavor has twice changed hands6 the most recent ac:$isition 8late 200C9 1y &rivate e:$ity firm6 0rancisco Partners res$lted in the merge of Endeavor with E5 Li1ris6 an Israeli 1ased li1rary vendor which r$ns the Ale&h system) The Li1rary is concerned with E5 Li1risA a1ility to sim$ltaneo$sly maintain and enhance 1oth the "oyager and Ale&h &rod$cts) +ow dated technology6 together with Increasing dimin$tion in system sta1ility and s$&&ort are f$rther so$rces of concern) S$&&lementing and where &ossi1le overlaying or integrating with the IL.S6 the Li1rary has im&lemented a range of sol$tions incl$ding# Ariel a$tomated doc$ment delivery system with the /elais Inter Li1rary Loan systemL A//*7 digital research re&ositoryL Serials Sol$tions s$ite incl$ding Article Lin4er 8&roviding seamless access to f$ll te5t articles9L 3C0 Search &roviding an integrated search and discovery &ortal for s$1scri1ed electronic reso$rces and the "oyager catalog$e holdingsL e-=o$rnal &ortal &roviding alternate6 direct access to the range of s$1scri1ed electronic =o$rnals Electronic /eso$rce .anagement System which integrates "oyager 1i1liogra&hic and ac:$isitions data with access rights and licensing'co&yright information for all ereso$rces EQPro5y which &rovides single signon access to s$1scri1ed li1rary reso$rces for U7S clients located off cam&$s) .oodle which $nder&ins the assessment tas4s for li1rary online t$torials) Li1rary staff generally are well-e:$i&&ed with IT s4ills6 altho$gh it is recognised that the ra&id and constant changes in the IT environment re:$ire fre:$ent $&dating and enhancing of e5isting s4ills and 4nowledge)

/*.*, #ssues, goa&s and re&ated strategies Iss$e 15 Con%enience an& %ersatility of &igital format If more information reso$rces were in digital format6 in &artic$lar those that are in high demand6 it wo$ld greatly assist the Li1rary to achieve its defined o$tcomes) Digital formats offer ma=or advantages for storage6 dissemination6 mani&$lation and most im&ortantly6 access) ;owever there are intellect$al &ro&erty iss$es and &reservation iss$es that are more com&le5 than for analog$e formats) The Li1rary will contin$e to ta4e a &ro-active role in digitisation) The sco&e of the &ro&osed U7S Lect$res *nline &ro=ect6 which involves the $se of a$dio streaming of digitally recorded lect$res sho$ld 1e f$rther e5&anded to we1 de&loyment) This is de&endent mainly $&on additional recording facilities 8re:$iring ca1ling and recording P%s9 1eing installed in lect$re theatres) The transition for certain s$1=ects from the 1asic so$nd recordings to more so&histicated a$dio vis$al &resentations6 &ossi1ly $sing video streaming technology needs to 1e e5&lored with other com&etent areas at U7S) (oa&: Increase the :$antity of information that is availa1le in digital format Strategies: Identify and im&lement li1rary 1ased digitisation &ro=ects that s$&&ort learning and teaching and scholarly comm$nications %olla1orate with other $niversities on digitisation &ro=ects and on iss$es s$ch as &reservation
123

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Provide reso$rces to s$&&ort enhanced U7S-wide electronic &$1lishing initiatives This is not a core li1rary res&onsi1ility) P$1lishing is a se&arate arm of o&eration) Provide additional recording facilities to e5&and the sco&e of the c$rrent U7S Lect$res *nline service This co$ld 1e considered an A"'IT res&onsi1ility) The li1rary res&onsi1ility is to &rovide access to view'listen) %olla1orate with other areas of e5&ertise within the University to enhance the delivery of online lect$res thro$gh the $se of a$dio and vis$al technologies6 e)g) video streaming) This is recognised as not a li1rary res&onsi1ility

Iss$e 25 Changes in st$&ent learning an& the nee& to +ro%i&e a rich learning en%ironment There have 1een significant changes in the way st$dents learn6 the manner in which they access learning reso$rces and the methodology that they are re:$ired to follow to carry o$t their class assignments) In &artic$lar the em&hasis is on gro$& wor4 and $se of we1-1ased reso$rces and facilities) The Li1rary will &rogressively &rovide fle5i1le6 IT enhanced learning s&aces in all its &hysical locations 6 designed to s$&&ort the changes that are occ$rring in st$dent learning) E5tended o&ening ho$rs will ens$re that o&tim$m $se is made of s$ch s&aces) These fle5i1le learning s&aces will incl$de facilities s$ch as wireless la& to& connections6 des4to& com&$ters6 &rinters6 &hotoco&iers6 and self-service 4ios4s so that st$dents can access online learning reso$rces6 &re&are their gro$& assignments6 see4 the assistance of li1rarians6 charge and discharge the 1oo4s themselves6 and comm$nicate with their lect$rers or t$tors if necessary) (oa&: Provide a range of s$&&ort services and fle5i1le wor4 environments that meet the changing needs of st$dents Strategies: %ontin$e with the develo&ment of the vario$s Li1rary sites to &rovide facilities and services that s$&&ort the learning6 teaching and research activities of the University 1y re-modelling them to &rovide fle5i1le learning s&aces to s$&&ort gro$& st$dy as well as self-directed and fle5i1le learning Providing Gafter ho$rsH o&ening ho$rs for the fle5i1le learning s&aces)

Iss$e 35 S$++orting a &i%erse range of f$ll te#t an& citation &atabases The IL.S 8regardless of c$rrent or &otential &rovider9 will remain a ma=or &latform for inventory6 access6 control A+D and circ$lation &$r&oses) S$ch systems are dynamic and will contin$e to develo& in res&onses to changes in the li1rary ind$stry and &ress$res from growing c$stomer 1ase) The range of commercially &$1lished f$ll te5t and citation data1ases is also contin$ing to grow) ;owever interrogation methods in &artic$lar vary6 as do the a$thentication methods $sed to control access) The e5&onential growth in we1 1ased reso$rces6 the &lethora of $ser interfaces and the com&le5ities in identifying relevant and a$thoritative scholarly reso$rces mandates a contin$ed re:$irement for $ser s$&&ort6 &artic$larly for off-cam&$s $sers) (oa&: Ens$re relia1le access to li1rary and information reso$rces Strategies: Provide infrastr$ct$re and $ser s$&&ort for data1ases and &latforms6 incl$ding the IL.SL /eview c$rrent IL.S &rovision in light of emerging technologies6 costs and f$t$re needL
124

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Im&lement a @discoveryA layer6 &roviding $sers with a single search interface to m$lti&le so$rces of scholarly information)

Iss$e 45 Seamless integration of information &isco%ery7 access an& &eli%ery Technology offers the &ros&ect of eliminating the need for $sers to search many different information inde5es and to ado&t different a&&roaches for o1taining desired information de&ending on the format in which it is &$1lished6 ie) digital or analog$e) The develo&ment of a c$stomised my)U7S li1rary channel wo$ld &rovide a single &oint of entry for st$dent and staff to access li1rary reso$rces) The e:$ivalent wo$ld 1e a my>oogle J $ers wo$ld &$ll in those &arts of li1rary offerings that they want eg o&ac6 e-=o$rnal &ortal6 a s&ecific data1ase lin4 etc) .$ch of the technology that is the 1asis for the channel is already in &lace6 incl$ding the li1rary system6 and the large and growing array of electronic data1ases to which the li1rary has &$rchased access rights) .aintenance s$&&ort6 enhancement and develo&ment of these individ$al software and hardware com&onents will contin$e to re:$ire s$1stantial effort6 some of which sho$ld 1e shared 1etween ITS and the Li1rary) The li1rary channel wo$ld not only &rovide access to digital information reso$rces6 1$t also a facility to re:$est via electronic means the delivery of analog$e materials) The li1rary channel wo$ld &rovide a &ersonalised view of the information s&ace within which $sers o&erate) The information s&ace will not only incl$de reso$rces ac:$ired or services &rovided 1y U7S University Li1rary6 1$t will also incl$de services and reso$rces made availa1le 1y other colla1orating $niversity li1raries and scholarly and research instit$tions) The li1rary channel wo$ld ma4e $se of &$sh and &$ll technologies) Using &$ll technology6 $sers after a$thentication can c$stomise their 7e1 access to only show those reso$rces and services in which they have an interest) Using &$sh technology6 $sers can 1e 4e&t $& to date 1y email and we1 delivery systems regarding the latest information and develo&ments in their field of interest or s&ecialisation) The li1rary channel wo$ld also incor&orate chat6 email and conferencing) "ia the li1rary channel U7S st$dents and staff wo$ld 1e a1le to# Search the Li1raryBs catalog$e or the online catalog$e of other li1raries6 and generate an $nmediated re:$est for a 1oo4 or article to 1e delivered to their home or office) Access ta1le of contents information and generate $nmediated doc$ment delivery re:$ests to 1e delivered to them electronically Underta4e sim$ltaneo$s or distri1$ted searching of a n$m1er of different online data1ases and s$1=ect gateways6 either in the same disci&line or in m$lti&le s$1=ect areas 7e have a : R d im&lementation r$nning now6 and are c$rrently reviewing 0ederated Search o&tions6 which will s$1stantially 1$ild on the : R d sol$tion) Access f$ll te5t 1oo4s6 =o$rnals and articles via the li1rary catalog$e6 or hy&erlin4s from citation data1ases Access recommended readings digitally 7e do this now for 1orn &rint materials6 co&yright &ermitting Access lect$res from U7SBs &ro&osed Lect$res *nline or "ideo on Demand services %omm$nicate with U7S and other li1rary staff glo1ally either $sing email or des4to& videoconferencing facilities Ac:$ire their information literacy s4ills virt$ally6 $s$ally lin4ed to a &artic$lar we1-1ased co$rse or s$1=ect)

(oa&: Provide a mechanism 1y which $sers can discover the e5istence of the information reso$rces they need and either access them directly or re:$est them electronically Strategies:

!0'0('20!(

125

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Im&lement a U7S Li1rary channel on the my)U7S &ortal) Altho$gh achieving the a1ove goal is not de&endent on the im&lementation of a channel) As mentioned a1ove6 c$rrent investigations into a f$lly integrated6 single search &ortal 1$ilding on the e5isting : R d o&tion will in fact &rovide the level of seamless @discoveryA8access're:$est'recei&t9 e5&ected 1y o$r clients) %olla1orate with other $niversities6 scholarly and research organisations to &rovide seamless access to e5ternal 8to U7S9 information reso$rces A//*7 will increasingly do this) Investigate the 1enefits of ado&ting sol$tions for Li1rary financial transactions E5&lore feasi1ility of $sing e-%ommerce 8&$sh-&$ll technologies and the sho&&ing cart model9 in the re:$esting and delivery of information &rocess)

6'5 IT an& the Wor)ing "n%ironment


*1=ective# To effectively s$&&ort staff in day to day activities thro$gh the $se of easily accessed and &roven technologies

U7S wishes to 1e a &referred em&loyer that attracts and retains high :$ality6 high achieving staff who are rewarded and s$&&orted in their wor4) An im&ortant element of this is the &rovision of e:$i&ment6 software and a&&ro&riate training6 to create an environment that is satisfying6 e5citing and tr$ly em1races change) Systems and technologies m$st 1e in 4ee&ing with the reasona1le e5&ectations of high achieving staff) Software a&&lications sho$ld 1e 4e&t at or as near to the most recent release as is &ractical and cost effective) To e5&loit im&rovements in teaching and administration 1eing made &ossi1le 1y a&&ro&riate de&loyment of IT6 1oth general and academic staff will 1e enco$raged to $&grade their IT s4ills thro$gh 1oth shared and s&ecifically tailored sets of staff develo&ment training o&&ort$nities) Training m$st 1e consistent and fle5i1le6 and delivered in a way to facilitate learning and access) Introd$ction of any new technologies and systems m$st 1e s$&&orted with mandatory training &rograms) To&-$& and refresher co$rses sho$ld also 1e made availa1le on a reg$lar 1asis) /*)*, #ssues, goa&s and re&ated strategies Iss$e 15 Staff IT facilities for the .or)+lace Additional economies of scale and im&roved s$&&ort and efficiency co$ld 1e gained 1y f$rther on-line &roc$rement arrangements for IT e:$i&ment and software so more effective $se is made of centralised software ac:$isition &rograms) (oa&: Ens$re all staff have high standard wor4&lace IT facilities that meet their needs Strategies: .aintain a &olicy for a Standard *&erating Environment 8S*E9 for the wor4&lace that is reviewed and revised ann$ally) The S*E sho$ld incl$de a n$m1er of &latforms incl$ding des4to&s6 note1oo4s6 hand held com&$ting devices6 P% 1ased video conferencing6 mo1ile &hones6 and the tools that s$&&ort their integration *ffer the o&tion for academic staff to esta1lish an environment not conforming to the S*E6 however additional costs wo$ld 1e inc$rred for the s$&&ort of the non standard environment
126

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED +egotiate site licences for software within the S*E and wherever &ossi1le6 software licences sho$ld &ermit on-cam&$s and home $se Im&lement a mechanism for management of software licences to ens$re that software licensing agreements are not 1reached %ontin$e to ens$re that a&&ro&riate facilities are availa1le for staff with s&ecial needs)

Iss$e 25 Wor)ing a.ay from base location There is an increasing re:$irement for staff to access U7S reso$rces from locations other than their local office 81ase location9) These locations co$ld 1e other cam&$ses6 em&loyeeAs home or different &laces within the home cam&$s) %onsistent and easy access is re:$ired to comm$nicate and access reso$rces effectively regardless of location) (oa&: Ena1le consistent6 trans&arent access to U7S reso$rces from any location Strategies: Develo& and &$1lish g$idelines for accessing U7S online services Identify differences 1etween &rovision of IT services at differing locations and wor4 towards ma4ing them consistent Enhance comm$nications 1etween staff at remote locations# investigate the $sef$lness of "oice over IP to s$&&ort voice calls via la&to& 1ac4 to U7S assess the 1enefits of $sing mo1ile hand-held devices for email6 sched$ling and other a&&lication $ses 8e)g) internal &hone directory9 de&loy des4to& video-conferencing for comm$nication 1etween remote locations &romote the $se of voicemail6 1oth internally and e5ternally6 thro$gh &roactive comm$nication methods

Provide access to central host 1ased file storage systems via the internet to allow fle5i1ility in wor4 arrangements Develo& a &olicy6 in con=$nction with ;$man /eso$rces6 for wor4ing away from 1ase location Provide networ4 connectivity to selected meeting rooms6 allowing the sharing and &ro=ection of relevant doc$ments)

Iss$e 35 :anagement of messaging an& calen&ar ser%ices +ot all staff have access to the enter&rise wide email and calendar services6 which has an im&act on internal comm$nications) There is also no effective mechanism within the common email system for e5change of large files) (oa&: Im&lement a single6 common6 University-wide6 relia1le staff colla1oration6 messaging and calendar service Strategies:
!0'0('20!(

%ontin$e migration of $sers to the common6 enter&rise-wide mail and sched$ling service6 U7S .essaging System 8..S9 Im&rove the efficiency of email $se thro$gh the following strategies#
127

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED red$ce the n$m1er of doc$ments thro$gh email 1y $tilising we1 re&ositories and access thro$gh the my)U7S &ortal review the effectiveness of c$rrent shared dis4 drive arrangements and methods for interchange of large files &rovide a mechanism to ena1le the distri1$tion of email to s&ecific gro$&s6 there1y red$cing the amo$nt of mass information sent that may 1e irrelevant to many reci&ients assess the 1enefits of $sing technologies s$ch as Short .essaging System 8S.S9 and instant messaging to enhance staff comm$nications

Develo& the following &ro&osals to s$&&ort enhanced comm$nication &ractices# %ontin$e to store all committee &a&ers in we1 re&ositories- T/I. sched$le all University meetings in %alendar6 incl$ding %ollege and Schools and administration meetings and all reso$rces 8e)g) training facilities9 esta1lish &rotocols and g$idelines for email and calendar $se)

Iss$e 45 *ro%ision of controlle& forms management *nline forms are hard to find6 and there are no doc$ment version control &roced$res in &lace) (oa&: Increase efficiencies in staff wor4 &ractices 1y im&lementing a$tomated6 effective 0orms management systems Strategies: /eview c$rrent doc$ment management &ractices6 identify inefficiencies and determine im&rovement o&&ort$nities Esta1lish a central inde5 of all forms6 and ma4e accessi1le thro$gh the my)U7S &ortal /ed$ce the n$m1er of &a&er 1ased forms 1y re&lacing with online interactive &rocesses6 and wherever &ossi1le ma4e the &rocesses availa1le thro$gh the my)U7S &ortal 8e)g) leave forms6 &ayroll forms9 Esta1lish standards for storage format6 distri1$tion and retrieval of &a&er-1ased forms 8e)g) &df6 7ord9 Develo& a controlled environment for colla1orative doc$ment develo&ment for shared drives and we1 &$1lishing)

Iss$e 55 9e%elo+ment of staff IT s)ills As the University 1ecomes more reliant on IT it 1ecomes more im&ortant to recr$it &eo&le with a level of IT literacy commens$rate with their &osition and to &rovide training on a reg$lar 1asis) (oa&: Ens$re all staff have s$fficient IT s4ills to effectively $se U7S com&$ting reso$rces Strategies: In cons$ltation with the ;/ Services Division6 esta1lish 1aseline IT com&etency levels for technical6 administrative and academic &ositions Assist the ;/ Division to ens$re IT com&etencies are incl$ded in# staff recr$itment &olicy staff a&&raisal &olicy

!0'0('20!(

128

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED staff ind$ction &olicy

Enhance training of staff 1y ado&ting the following strategies# &rovide essential IT training for academic and general staff that covers all software in the standard o&erating environment and core University a&&lications develo& online training co$rses to facilitate self &aced learning im&lement a central re&ository for training information that details co$rses6 sched$les and self &aced learning reso$rces6 and &$1lish in the my)U7S &ortal incl$de training within all relevant IT &ro=ects as $ni:$ely identified tas4s within the &ro=ect &lan6 and &rovide the facility for ongoing training for the life of the system

Ado&t common $ser interfaces for a&&lications to maintain a common loo4 and feel6 conse:$ently red$cing the learning c$rve for new a&&lications)

6'6 IT S$++ort Ser%ices


*1=ective# To &rovide &rofessional6 client-foc$sed IT s$&&ort to st$dents and staff

An im&ortant theme $nder&inning the &rovision of IT s$&&ort services will 1e to em&ower st$dents and staff to have the 4nowledge6 s4ills6 confidence and reso$rces to 1e relatively self s$fficient6 1$t s$&&orted 1y com&etent6 efficient6 and &rofessional IT s$&&ort staff6 aided 1y effective recording6 monitoring and management systems) U7S is a large and diverse organisation) U7S st$dents have the o&&ort$nity to st$dy at cam&$ses and centres6 or to st$dy off-cam&$s $sing 1oth traditional and electronic 1ased services) U7S staff are also a1le to wor4 in different cam&$s locations) All are served 1y a com&rehensive and corres&ondingly diverse set of IT services6 which in 1road terms6 can 1e organised into systems that s$&&ort the academic &rogram6 management and administrative systems6 des4to& services6 and IT infrastr$ct$re) The University sho$ld develo& an IT Policy defining the services in generic terms6 and identifying the organisational $nits res&onsi1le for the IT com&onents of their o&eration which sho$ld 1e overaching &olicy doc$ment for the service catalog$e which has already 1een develo&ed) /*/*, #ssues, goa&s and re&ated strategies Iss$e 15 IT s$++ort for UWS *ne of the ma=or challenges will 1e to design and im&lement a s$&&ort model that services st$dent and staff located on U7S cam&$ses and elsewhere) An im&ortant tas4 in meeting this challenge and im&roving the standard of s$&&ort services will 1e to develo& an e5tensive 4nowledge 1ased data1ase that &rovides information and t$torial assistance a1o$t IT services at U7S) In a n$m1er of areas across the University there is $ncertainty among st$dents and staff a1o$t whom to contact to resolve &ro1lems) G%entres of e5&ertiseH sho$ld 1e esta1lished for vario$s services6 and &roced$res esta1lished for these to 1e integrated into the overall s$&&ort model so that advice is accessi1le to st$dents and staff from anywhere in U7S) 0or e5am&le6 s$&&ort for U7SAs core administrative a&&lications6 *racle 0inancials6 Alesco and %allista6 is &rovided 1y c$stomer s$&&ort gro$&s in their res&ective administrative areas) This arrangement has wor4ed well and sho$ld contin$e6 1$t new &roced$res will 1e needed to 1etter service the U7S comm$nity)
!0'0('20!(

12

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED As U7S e5&ands its o&erations and the needs of st$dents st$dying in fle5i1le modes increase6 the necessity to &rovide high :$ality ro$nd the cloc4 s$&&ort service is &aramo$nt) So&histicated &ro1lem management &ractices will 1e re:$ired) 7here local IT s$&&ort gro$&s have their own ;el&des46 they sho$ld $se the same instance of the we1-1ased system as the ITS ;el&Des46 ena1ling easy &ro1lem escalation6 trac4ing analysis and &erformance re&orting) (oa&: Provide an enhanced IT s$&&ort service with &ro1lem escalation facilities6 that &rovides efficient IT service to U7S Strategies: Esta1lish a com&rehensive and integrated self-hel& set of reso$rces for IT &rod$ctivity6 &roviding training man$als and access to 4nowledge 1ases of &ro1lem resol$tion res$lts and information from e5ternal so$rces e)g) .icrosoft) Incor&orate standardised ;el& facilities to access information in 4nowledge 1ases6 $sing standard tem&lates /eview the roles and res&onsi1ilities of organisational $nits to s$&&ort the variety of IT services) Identify areas where Gcentres of e5&ertiseH might 1e $sef$lly esta1lished6 regardless of geogra&hic 1o$ndaries Develo& &artnershi&s 1etween ITS and $nits &roviding com&lementary services to ens$re a consistent a&&roach to central IT s$&&ort 0$rther develo& a strong we1 &resence with agility in s$&&ort and maintenance Develo& a devolved6 m$lti level model of integrated s$&&ort thro$gh online 4nowledge 1ases6 local IT s$&&ort gro$&s6 Gcentres of e5&ertiseH6 and IT staff with s&ecific s&ecialisations to address $nresolved iss$es Develo& &ro1lem escalation &roced$res 1etween the vario$s s$&&ort levels Identify and accommodate changes to wor4 &ractices that will res$lt from e5tended s$&&ort e)g) the conce&t of core ho$rs6 service availa1ility6 timing of ho$se4ee&ing o&erations

Iss$e 25 1%ailability of a&%ice from s$++ort staff Staff wor4ing to s$&&ort the &rovision of IT services &lay an e5tremely val$a1le role) They need to 1e &rofessional and com&etent in a wide range of IT &rod$cts and services and their s&ecialty IT areas6 and re:$ire good c$stomer comm$nication s4ills) Training &rograms for s$&&ort staff are critical and need to 1e coordinated across the University thro$gh the PDU6 res$lting in 1etter informed s$&&ort staff and a smoother rollo$t of new technologies and services) ITS has an im&ortant role to &lay in &roviding training co$rses for IT staff in %olleges and Schools6 de&artments6 academic and administrative s$&&ort areas) It is also essential that a&&ro&riate and modern s$&&ort tools 1e in &lace to im&rove standards of service and red$ce cost overheads6 &artic$larly considering o&&ort$nities for remote diagnosis and &ro1lem solving across U7S) St$dents and staff m$st 1e a1le to see4 assistance or advice easily6 via electronic comm$nications or at conveniently located ;el& Des4 areas) There are &erceived to 1e s$1stantial 1enefits in esta1lishing IT s$&&ort areas that are easily accessi1le and integrated with other as&ects of $niversity life6 s$ch as training facilities and recreational areas li4e internet cafOs) Ado&ting standards for systems and software across an organisation will increase &ersonal convenience and &rod$ctivity for st$dents and staff6 and red$ce the total cost of ownershi& for the organisation) S$ch a &olicy will create a m$ch greater de&th of 4nowledge a1o$t each &rod$ct and red$ce the n$m1er of calls for s$&&ort) %hoosing well 4nown and commonly $sed &rod$cts as the standard is also a ma=or advantage) Defining s$&&ort life-cycles for &rod$cts and versions is im&ortant as it is im&ractical to contin$e s$&&orting o1solete &rod$cts 1eyond a limited &eriod)

!0'0('20!(

13!

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED The introd$ction of /elationshi& .anagers within ITS to wor4 with %olleges and Schools and administrative $nits to address c$rrent IT iss$es wo$ld &rovide enhanced o&&ort$nities to im&rove comm$nications and IT s$&&ort services across the University) (oa&: Provide readily availa1le6 client-foc$sed and s4illed IT s$&&ort to U7S st$dents and staff glo1ally Strategies: %ontin$e the develo&ment of training &rograms for s$&&ort staff in %olleges and Schools6 de&artments6 academic and administrative s$&&ort areas6 and IT Services6 to enhance c$stomer relationshi& s4ills and s&ecific IT s4ills Esta1lish a set of a&&roved &rod$cts for which s$&&ort will 1e &rovided6 allowing s$&&ort staff to concentrate on and develo& s&ecialist e5&ertise in s&ecific services and &rod$cts Locate IT ;el&des4s on all cam&$ses in easily accessi1le locations Eval$ate the $se of remote des4to& management systems to ena1le technical s$&&ort staff to assist with in:$iries and diagnose fa$lts 1y accessing the c$stomerAs des4to& remotely Promote the two-way secondment of IT staff 1etween %olleges and Schools and IT Services to facilitate IT 4nowledge sharing and colla1orative develo&ments %reate G/elationshi& .anagersH in ITS to &rovide an interface 1etween ITS and ma=or $sers of IT services6 incl$ding %olleges and Schools6 de&artments6 academic and administrative s$&&ort areas)

Iss$e 35 Comm$nication bet.een $sers of IT ser%ices In a large instit$tion li4e U7S6 it is essential that effective comm$nications channels are esta1lished 1etween IT $sers) This incl$des comm$nications 1etween %olleges and Schools6 de&artments6 academic and administrative s$&&ort areas and ITS) An IT .anagers 0or$m sho$ld 1e esta1lished incl$ding the IT .anagers from thro$gho$t the University) *ther s&ecific f$nctional gro$&s also o&erate to ens$re comm$nication and University-wide in&$t e)g) st$dent la1oratories6 U7S .essaging System) These gro$&s are vital for the flow of information and to coordinate &lanning &rocesses6 and sho$ld 1e &romoted and s$&&orted across the University) The U7S intranet is already $sed for comm$nications a1o$t IT iss$es and will 1ecome increasingly im&ortant with the growth in off-cam&$s access 1y st$dents and staff) Strategies for more effective comm$nications $sing the my)U7S &ortal and the intranet need to 1e esta1lished to ma5imise the viewing a$dience) *ther means of comm$nications a1o$t IT also need to 1e fostered6 e)g) newsletters and U7S .emo) ;igh availa1ility of services will 1e increasingly im&ortant in the U7S environment6 hence it is cr$cial to develo& efficient comm$nications techni:$es to inform or warn $sers a1o$t IT service o$tages6 and to inform them when services have 1een restored) There are &rimarily two ty&es of service interr$&tions J &lanned and $n&lanned) Planned interr$&tions m$st 1e negotiated in advance with 4ey sta4eholders6 and advance warning messages iss$ed &roviding details of the nat$re and d$ration of the interr$&tion) Standards sho$ld 1e develo&ed in regard to the lead time given for &lanned interr$&tions) 0or $n&lanned or emergency interr$&tions6 informative messages m$st 1e iss$ed as soon as &ossi1le to all $sers affected) 0or all service o$tages6 there needs to 1e timely notification of &rogress and'or restoration of services) If the normal means of comm$nications is not availa1le6 ie) email6 alternative methods of informing $sers and sta4eholders m$st 1e develo&ed e)g) $se of GchainedH tele&hone messages) (oa&: Provide effective comm$nication channels 1etween IT $sers

!0'0('20!(

131

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Strategies: Promote the $se of IT for$ms# the IT .anagers 0or$m6 1eing an im&ortant medi$m for the e5change of information a1o$t IT &lans6 &olicies and &ro=ects other for$ms incl$ding St$dent IT 0or$m and single iss$e gro$&s6 to enhance colla1oration and comm$nications Provide access to an integrated set of IT information6 reso$rces and tools thro$gh the my)U7S &ortal and intranet to facilitate a standard a&&roach to information delivery across the University Develo& effective means of comm$nications to sta4eholders in all organisational $nits to &rovide information and ens$re involvement in &lanning activities relating to IT iss$es %ontin$e with and enhance &roced$res for interr$&tions to IT services# involve 4ey $sers and sta4eholders in decisions a1o$t &lanned service interr$&tions develo& standards for the content of notification of service interr$&tions and restoration6 and the lead time of notifications of &lanned interr$&tions develo& alternative comm$nications methods to 1e $sed when o$tages &revent the $se of normal means)

Iss$e 45 :eas$rement an& achie%ement of ser%ice stan&ar&s U7S wishes to &rovide c$stomer s$&&ort that is ind$stry 1est &ractice) To attain this a n$m1er of activities need to occ$r# Services will need to 1e defined and e5&ected service standards o$tlined A means of meas$rement of &erformance to service standards will need to 1e esta1lished6 eg) -ey Performance Indicators Service Level Agreements 8SLAs9 for c$stomer s$&&ort need to 1e esta1lished ?ench mar4ing of service standards sho$ld 1e done against ind$stry 1est &ractice) ?est &ractice standards can incl$de efficiency meas$res6 e)g) setting goals for the n$m1er of &ro1lems handled &er day6 or setting time limits for vario$s ty&es of &ro1lems) ;owever U7S also needs to foc$s on c$stomer satisfaction) ;ence a mi5 of meas$res is re:$ired)

S$rveys of st$dents and staff are an im&ortant means of o1taining information a1o$t the level of services &rovided and sho$ld 1e carried o$t &eriodically to o1tain feed1ac4 and to target &ro1lem areas) An essential com&onent in achieving standards is to have modern and efficient technologies in &lace e)g) a we1-1ased &ro1lem recording6 trac4ing and re&orting system) Analysis of information &rovided 1y this system is an im&ortant as&ect of achieving standards) /e&orting on the n$m1er and ty&es of &ro1lems6 their resol$tions and t$rnaro$nd times &rovides vital information to assist with f$t$re &ro1lems and to meas$re &erformance against standards) (oa&: Provide IT s$&&ort services that em&loy 1est &ractice standards6 and meas$re &erformance against those standards Strategies: %olla1orate with organisations similar to U7S to develo& ind$stry standards for IT s$&&ort6 and 1enchmar4 service standards and 4ey &erformance indicators against those standards

!0'0('20!(

132

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Define and &$1lish service standards and 4ey &erformance indicators for relevant s$&&ort services6 ens$ring consistency across the University /eview service standards ann$ally to ens$re a&&lica1ility %ond$ct &eriodical s$rveys to o1tain feed1ac4 a1o$t c$stomer service Im&lement modern6 fle5i1le technologies to assist in the meas$ring and re&orting of &erformance against standards Em&hasise the ;el&Des4 as an im&ortant6 frontline service re:$iring staff who are s4illed and c$stomer foc$sed6 and &rovide training necessary to achieve standards)

6'7 "nter+rise 1++lications Systems


*1=ective# To &rovide fle5i1le6 integrated administrative and management systems that s$&&ort U7SAs strategic o1=ectives and 1$siness needs

The introd$ction of core a&&lications *racle 0inancials6 Alesco and %allista offered the o&&ort$nity to im&rove the efficiency of administrative areas 1y re-engineering the way wor4 is organised and eliminating d$&licate systems and &rocesses) These systems were im&lemented with a view to servicing m$lti-cam&$s administrations encom&assing st$dent services6 financial services and h$man reso$rce services) *racle 0inancials6 Alesco and %allista can also assist U7S in the im&lementation of initiatives 1y offering the o&&ort$nity to e5tend the c$rrent range of we1-ena1led services) 0$t$re releases of *racle 0inancial 80$sion s$ite9 &rovides the ca&acity to f$rther enhance we1-1ased transactions while %allista %onnect can have its f$nctionality e5tended to facilitate the &ayments of fees and fines over the we1) *racle 0inancials6 Alesco and %allista &rovide U7S with a fo$ndation for management and enter&rise re&orting) In addition6 a n$m1er of &otential a&&lication re:$irements have 1een identified6 which re:$ire the &re&aration of 1$siness cases to determine their val$e to the University and their &riority) The develo&ment of an a&&lication architect$re and formal &roced$res and standards is an im&ortant element in delivering high :$ality o$tcomes) 7ith the *racle 0inancials6 Alesco and %allista systems there is a need to revise formal standards and &roced$res for the develo&ment and im&lementation of a&&lications) The iss$es on this to&ic can 1e considered $nder the following headings# .a5imising /et$rn on Investment from Enter&rise /eso$rce Planning 8E/P9 systems A&&lications *&&ort$nities S$&&ort for Decision .a4ing Architect$ral Iss$es 7e1 Environment)

/*0*, #ssues, goa&s and re&ated strategies .a5imiFing /et$rn *n Investment from E/P Systems This area concentrates on iss$es and o&&ort$nities arising from the im&lementation of *racle 0inancials6 Alesco and %allista systems6 and how to ma5imise the effectiveness of associated 1$siness &rocesses)
!0'0('20!(

133

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Iss$e 15 "ffecti%eness of core b$siness +rocesses The introd$ction of a&&lication systems offers the o&&ort$nity to im&rove associated 1$siness &rocesses) 7hen *racle 0inancials was introd$ced6 s$fficient time was not availa1le to address all the o&&ort$nities to identify im&rovements to 1$siness &rocesses) There has not 1een a coordinated endto-end analysis of the core U7S 1$siness &rocesses yet $nderta4en) The im&lementation of *racle 0inancials saw the introd$ction of some 1$siness &rocess im&rovements6 however additional im&rovements can still 1e made) A review of 1$siness &rocesses sho$ld also consider the config$ration of *racle 0inancials mod$les to individ$al organisational $nit re:$irements to remove com&le5ity and s$&erfl$o$s f$nctional ca&a1ility6 and aid ease of $se) An *racle 0inancials com&etence centre is a &ermanent centre of e5&ertise in the enter&rise that o&timises the s$&&ort and enhancement of common 1$siness &rocesses and systems 1$ilt aro$nd *racle 0inancial a&&lications) D$e to the totally integrated nat$re of the *racle 0inancial a&&lications6 a com&etence centre wo$ld 1e =ointly staffed 1y e5&ert reso$rces from 1oth 1$siness f$nctions and the IT de&artment6 many of whom were originally involved in the im&lementation &ro=ect itself) A com&etence centre offers hard financial savings from increased retention and red$ced attrition of 4ey internal *racle 0inancial reso$rces6 this vital self s$fficiency ena1les a greatly red$ced de&endence on e5ternal cons$ltants thro$gho$t the lifecycle) It also ena1les a faster res&onse to 1$siness demands for new o&erational re&orting and f$nctional enhancements) U7S needs to have easily-accessi1le6 integrated systems in &lace to manage administrative f$nctions incl$ding co$rse advising6 st$dent enrolment6 li1rary services and class room allocations) The my)U7S &ortal sho$ld 1e the entry &oint to these services) St$dents re:$ire easy access to &ersonal services s$ch as co$nseling6 financial aid6 $nion facilities6 etc) (oa&: Enhance the effectiveness of 1$siness &rocesses to o1tain ma5im$m 1enefits of core a&&lications across the University Strategies: Im&lement a %$stomer %om&etence %entre6 retain val$ed staff6 realise im&roved 1$siness 1enefits6 increase res&onsiveness to 1$siness re:$irements and red$ce the total cost of ownershi& Develo& a targeted comm$nication strategy to raise *racle 0inancials ca&a1ility awareness amongst $ser areas /edevelo& the my)U7S &ortal as a single entry &oint 1y st$dents to core f$nctions Underta4e a University-wide review of core 1$siness &rocesses to identify areas where &rocesses can 1e im&roved)

Iss$e 25 U+gra&es to 8racle -inancials7 Callista an& 1lesco *racle 0inancials is $&graded 1y its develo&ers to incl$de additional and changed f$nctionality) The 4ey iss$es regarding im&lementation of $&grades relate to s$&&ort and $sef$lness of new f$nctionality) "endor s$&&ort is &rovided for $& to two non-c$rrent versions only6 altho$gh ade:$ate &rior advice of withdrawal of s$&&ort is given) It is im&erative that U7SAs installed version of *racle 0inancials is s$&&orted) *racle 0inancials generally s$&&ort a &rod$ction release of software for three years after its release) There is no com&$lsion to acce&t each $&grade sho$ld there 1e no f$nctional 1enefit to U7S6 however6 r$nning &rod$ction software witho$t s$&&ort constit$tes a 1$siness ris4) The ne5t version of *racle 0inancials for U7S to $&grade to is to either !!)D)!0 or /elease!2) %allista Software Services 8%SS9 has $nderta4en to &rovide reg$lar $&grades for %allista) +ew f$nctionality is a&&roved 1y %SE> J the %allista Senior E5ec$tive >ro$& J on which U7S is

!0'0('20!(

134

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED re&resented)) .a=or $&grades to %allista are sched$led each year to coincide with ma=or &rod$ct releases) It is critical that U7S maintain c$rrent versions of this &rod$ct) (oa&: Ens$re installed versions of *racle 0inancials6 %allista and Alesco are relevant and vendor s$&&orted Strategies: /eview the f$nctionality offered for each release and'or $&grade of *racle 0inancials6 %allista and Alesco for $sef$lness and cost effectiveness6 with a s$&&orting 1$siness case /es&ond to new 1$siness needs within months rather than years) %ontin$o$sly im&rove the config$ration6 wor4flow and f$nctionality $sed in installed versions of *racle 0inancials on a rolling :$arterly cycle to ens$re that the installed version is o&timised to c$rrent 1$siness re:$irements Im&lement $&grades on an Gas re:$iredH 1asis to at least ens$re that the installed versions of *racle 0inancials6 %allista and Alesco are vendor s$&&orted Im&lement we1 1ased Gem&loyee self serviceH thro$gh the Alesco system and Gst$dent self serviceH o&tions for online st$dent administration

Iss$e 35 Con%enient access to information an& reso$rces These have 1een descri1ed in other sections of this &lan6 1$t &artic$larly in the sections entitled GLearning and TeachingH6 GLi1rary Services6 GSt$dent E5&erienceH6 GIT and the 7or4ing EnvironmentH and G%am&$s IT ServicesH) (oa&: Provide st$dents and staff with a Gone sto& sho&H access for all their information and service needs Strategies: 0$rther develo& the my)U7S &ortal to &rovide an integrated view of information services availa1le at U7S University s$ch as enhanced st$dent enrolment services6 li1rary services and administrative systems Im&lement electronic &$rchasing and &ayment systems to s$&&ort online services)

Iss$e 45 Intero+erability of learning an& teaching an& a&ministrati%e systems As learning and teaching methodologies are ra&idly changing to $tilise online technologies6 it will 1e val$a1le for U7SAs im&lementation of those technologies to 1e consistent with international standards for intero&era1ility6 to ena1le the sharing of learning and teaching content and data 1etween administrative systems) A n$m1er of standards6 incl$ding the Instr$ctional .anagement System 8I.S9 standards6 are 1eing develo&ed 1y consortia of $niversities and organisations in the US and other co$ntries to address the intero&era1ility of co$rseware and administrative systems) These standards may have relevance for U7S) (oa&: Ado&t international standards to the e5tent feasi1le to ma5imise the &otential for intero&era1ility with systems de&loyed in other $niversities Strategies: Esta1lish and maintain contacts with &arties involved in the develo&ment of I.S and other relevant standards and maintain a watching 1rief on develo&ments Identify &revailing relevant international standards and im&lement as an internal standard where a&&ro&riate)

!0'0('20!(

135

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Iss$e 55 Integrate& aca&emic an& reso$rce +lanning The growing diversity in ways of develo&ing and delivering co$rses highlights the im&ortance of im&roving the UniversityAs methods of estimating the costs of teaching6 s$&&ort and administration com&onents associated with the vario$s forms of delivery) A com&rehensive &lanning a&&roach to co$rse &ro&osal and a&&roval sho$ld 1e develo&ed to integrate academic and reso$rce &lanning for new co$rses6 and incl$de rigoro$s mar4et research6 cost analysis and &ro=ect management) This will s$&&ort 1etter decision ma4ing6 ena1le more control over wor4loads and allow more effective de&loyment of reso$rces) There is a need to record and consolidate detailed information a1o$t co$rses and s$1=ects6 incl$ding %ollege and Schools hand1oo4 information for all c$rrent and &revio$s versions of co$rses) 7hilst %allista stores 1asic co$rse data6 it cannot hold all re:$ired co$rse and s$1=ect information6 e)g) &ro&osed co$rse costs6 mar4et research data and com&etitive information) A consolidated co$rse data1ase will &rovide an enhanced online service to $ndergrad$ates and &ros&ective st$dents to assist with their enrolment and re-enrolment deli1erations) (oa&: %onsolidate co$rse and s$1=ect data and streamline co$rse and hand1oo4 a&&roval &rocesses Strategies: Im&lement a %o$rse Administration System 8%APS Pro=ect96 com&rising a co$rse wor4flow &ro&osal data1ase6 %ollege and Schools hand1oo4 data1ases and other co$rse and s$1=ect information as re:$ired) Develo& lin4s to %allista to avoid data d$&lication Eval$ate and im&lement a wor4flow tool to ena1le a streamlined &rocess for review and a&&roval of new co$rses Im&lement an a&&ro&riate re&orting tool to ena1le en:$iry and re&ort generation of detailed co$rse and s$1=ect information)

Iss$e 65 "nhance& car& facility for st$&ents an& staff 0or some years U7S has $sed an ID card system for the &$r&ose of identifying and registering st$dents and staff) This system had limited electronic facilities and in addition6 the :$ality of the card and images was inade:$ate6 written in Del&hi on an Access Data1ase) The introd$ction of Uni%ard Smart %ards will &rovide o&&ort$nities in several areas) In the short term they will offer im&roved :$ality6 &artic$larly of st$dent and staff images6 as well as some limited Stored "al$e %ard f$nctionality) In the longer term they co$ld 1e $sed to# Im&rove sec$rity arrangements for access control to 1$ildings and IT facilities Enhance services offered to st$dents with f$rther Stored "al$e %ards 8S"%9 f$nctionality6 e)g) for dealings with the ?oo4sho& Provide a convenient mechanism to store digital certificates so that they are &orta1le and not tied to a &artic$lar wor4station)

Smart %ard technology can also &rovide &ros&ects for additional reven$e generation and =oint vent$res with other organisations) Standards are still emerging in this technology and trends need to 1e monitored) (oa&: Provide a single card facility for identification6 sec$rity6 access to com&$ting facilities and financial transactions Strategies: Introd$ction of a Smart %ard system for enrolment 8+ote# U7S has chosen the Uni%ard system6 which is already in &lace in the Li1rary) It will 1e $sed for new st$dents only) The initial cards will incor&orate the feat$res of the ID cards6 and also
136

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED incl$de a com&$ter chi& ena1ling a Stored "al$e %ard facility for &hotoco&ying6 &rinting and &aying Li1rary fines9 Develo& a 1$siness case for the introd$ction of enhanced card feat$res incl$ding sec$rity and Stored "al$e %ard facilities E5&lore o&&ort$nities for e5&anded $se6 as well as for additional reven$e generation and =oint vent$res with other organisations .onitor ind$stry trends and emerging standards)

Iss$e 75 Im+lementation of 1cti%ity (ase& Costing A &ro=ect to introd$ce Activity ?ased %osting 8A?%9 may commence late 200 with a &ilot im&lementation and a target of f$ll im&lementation 1y 200<) A?% foc$ses on activities as the f$ndamental cost o1=ectsL for each cost o1=ect6 the activities that are re:$ired to s$&&ort demand for the o1=ect have to 1e determined) A?% will ena1le 1$siness $nits to 1etter $nderstand their costs and to target and increase their reven$e) To s$&&ort the A?% im&lementation6 some reconfig$ration of *racle 0inancials will 1e re:$ired and intermediary cost driver collection systems develo&ed) (oa&: S$&&ort im&lementation of Activity ?ased %osting Strategies: /econfig$re *racle 0inancials to s$&&ort the &ilot im&lementation of A?% Develo& intermediary cost driver collection systems for the &ilot system /eassess additional changes and feat$res for *racle 0inancials and the intermediary collection systems to s$&&ort f$ll im&lementation)

Iss$e 85 :anagement of minor .or)s +ro3ects %$rrently U7S $ses a ?$ilding and Engineering Information .anagement System 8A/%;I?US9 for the management of minor wor4s &ro=ects) Archi1$s is not integrated with *racle 0inancials 1$t there is an interface 1etween the two systems) U7S is also licensed to $se an *racle mod$le6 Pro=ects6 which has not yet 1een im&lemented) 7hile Archi1$s has recently 1een im&lemented and in $se6 the Pro=ects mod$le in *racle offers the o&&ort$nity to e5tend U7SAs E/P facilities 1y 1eing integrated with other *racle mod$les) (oa&: Investigate the feasi1ility and cost'1enefit of a new a&&lication for the management of minor wor4s &ro=ects Strategies: Eval$ate the Archi1$s system and *racle Pro=ects mod$le for com&arative f$nctionality and $sea1ility feat$res Pre&are a 1$siness case for the consideration of alternative sol$tions for the management of minor wor4s) 8This may not 1e cost'1enefit at this stage d$e to the recent im&lementation of Archi1$s9

9ecision :a)ing S$++ort This section foc$ses on the &rovision of tools to facilitate effective and efficient decision ma4ing6 1ased on the data stored in University-wide data1ases within the overall a&&lication architect$re)

!0'0('20!(

137

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Iss$e 5 Com+rehensi%eness an& a%ailability of information re+orting /e&orting is availa1le from *racle 0inancial $sing Discoverer and $sing standard re&orts and :$eries6 and &$r&ose 1$ilt &rograms) *racle 0inancials data is also downloaded onto des4to&s for re&orting and'or decision ma4ing &$r&oses thro$gh P% 1ased tools) /e&orting from %allista is s$&&orted 1y standard re&orts and :$eries6 and also $se of *racle Discoverer) This tool has limited re&orting ca&a1ilities 1$t facilitates the e5traction of data for s$1se:$ent downloading onto des4to&s for analysis and re&orting) An investigation into re&orting tools sho$ld 1e $nderta4en to facilitate more fle5i1le re&orting for $sers6 &artic$larly with res&ect to %allista) Tr$e enter&rise wide management re&orting which involves the a1ility to easily incor&orate c$rrent data from several cor&orate data1ases is c$rrently not availa1le) (oa&: Esta1lish an easy to $se6 fle5i1le re&orting environment Strategies: Investigate the feasi1ility of introd$cing an integrated re&orting tool for $se with *racle 0inancials and %allista considering o&tions s$ch as# im&lementing *racleAs data wareho$se offering 8?79L this wo$ld 1e $sef$l for re&orting from *racle 0inancials mod$les 1$t wo$ld not easily incl$de %allista creating an end-$ser data layer over *racle 0inancials and %allista to facilitate easier ad hoc re&orting Investigate the feasi1ility of o&tions for enter&rise wide management re&orting and decision s$&&ort6 incl$ding considering o&tions s$ch as# im&lementing a 1est of 1reed data wareho$se sol$tion develo&ing a cor&orate data re&ository and &roviding tools to generate re&orts and e5tract data from all core a&&lications investigating an Gintegration 1ro4erH sol$tion)

1rchitect$ral Iss$es This section incl$des iss$es concerning a&&lication architect$res re:$ired at U7S to ma5imise 1enefits and efficiencies and &rovide a so$nd 1ase for f$t$re develo&ments) Iss$e 1!5 Stan&ar&s for a++lication &e%elo+ment The im&lementation of *racle 0inancials6 Alesco and %allista systems and the develo&ments in we1 1ased systems have esta1lished a very different environment) .ost of the new systems that will 1e develo&ed in the f$t$re will 1e we1-1ased and many will contain interfaces to core administrative systems) It is im&ortant to revise the architect$re standards to ens$re that the University receives the o&timal ret$rn from its investment) (oa&: Esta1lish standards for the creation6 enhancement and im&lementation of a&&lications Strategies: Doc$ment a set of a&&lication develo&ment standards addressing tools6 methodology and a&&roaches %omm$nicate the standards to all sections of the University where a&&lication develo&ment is $nderta4en)

!0'0('20!(

138

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Iss$e 115 9efinition for an a++lication architect$re In the near f$t$re U7S will re:$ire new a&&lications to meet new 1$siness re:$irements) A formal 1$siness case sho$ld 1e &re&ared in each case which will address factors s$ch as costs and 1enefits6 ease of integration6 f$t$re ca&a1ilities6 conformity of a&&lication architect$re standards and other iss$es in &ro&osing the &referred sol$tion) 7ith vendor s$&&orted &ac4ages s$ch as *racle 0inancials6 Alesco and %allista6 it is $nwise to attem&t to integrate other a&&lications 1y ma4ing internal changes to the software) Interconnection of s$ch systems m$st 1e thro$gh the develo&ment of interfaces or the im&lementation of an alternative a&&roach s$ch as an Integration ?ro4er sol$tion) (oa&: Esta1lish an a&&lication architect$re 1ased $&on formal standards and the incl$sion of mod$les on a Gfit for &$r&oseH 1asis6 integrated or interfaced together as a&&ro&riate Strategies: Esta1lish standards for the formation of a formal a&&lication architect$re Select a&&lication sol$tions 1ased on conformance with a&&lication architect$re standards and the &re&aration of a f$ll 1$siness case considering alternatives s$ch as# 1es&o4e software develo&ment 8as a last resort9 relevant *racle 0inancials6 Alesco or %allista mod$les other &ac4age sol$tions Interconnect a&&lications thro$gh interfaces or 1y integration thro$gh the medi$m of Integration ?ro4er technology as a&&ro&riate) my)U7S &ortal &resentation layer Portal

Iss$e 125 9ata integration an& consistency *ne of the governing &rinci&les for management information systems is to maintain one &rimary so$rce of data) Data sho$ld never 1e entered more than once) *ther systems that need data sho$ld receive it a$tomatically and electronically from a so$rce tracea1le 1ac4 to the master co&y and not 1y re-4eying the data) In U7SAs core a&&lications6 *racle 0inancials6 Alesco and %allista6 some data d$&lication is $navoida1le given that they are &ac4ages6 where it is diffic$lt and inadvisa1le to alter the internal code of the system or the data1ase str$ct$re) Im&ortant areas where d$&lication of data entry occ$rs are# The Li1rary system6 "oyager6 and *racle 0inancials6 where significant vol$mes of financial data are 4eyed into 1oth systems %allista and the Al$mni system 8/aisers Edge9)

Another significant area of d$&lication e5ists in the &lethora of &ersonal a&&lications6 mainly in local s&readsheets and data1ases) 0inancial and st$dent data is often maintained inde&endently of the core a&&lications6 ca$sing $nnecessary effort in data entry6 as well as &otential errors in re&orts and s$1se:$ent decision ma4ing) 7hen new systems are develo&ed that need to access cor&orate data it is essential that data is so$rced from the core systems6 ens$ring consistency of data across the University and that limited d$&lication of data and'or la1o$r occ$rs) (oa&: Ens$re that whenever relevant6 data re:$ired across m$lti&le $nintegrated a&&lications is so$rced from the a$thoritative so$rce Strategies:
!0'0('20!(

13

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Esta1lish an architect$ral standard that all data elements sho$ld have an a$thoritativeso$rce with a$tomatic re&lication to other data1ases Esta1lish *racle 0inancials6 Alesco or %allista as the a$thoritative so$rce of data for financial6 h$man reso$rces6 organisational str$ct$re and st$dent related data thro$gho$t the University thro$gh the develo&ment of architect$ral standards and ed$cation of end $sers /eview data access re:$irements to s$&&ort data e5traction for de&artmental $sers Provide an easy to $se data e5traction mechanism for de&artmental $sers6 and the a&&ro&riate training Identify 4ey local systems6 incl$ding those in local s&readsheets and data1ases6 and ens$re those systems $se the &rimary so$rces of data Esta1lish an architect$ral standard that wherever relevant6 all new systems $se data so$rced from the a$thoritative so$rces of data)

Iss$e 135 Integration of a++lications The UniversityAs 1$siness &rocesses are s$&&orted 1y a range of a&&lications that are interconnected thro$gh internal integration 8in the case of the *racle 0inancial mod$les9 or s&ecially develo&ed interfaces 1etween the a&&lications s$ch as *racle 0inancials6 Alesco and %allista) In addition there is a growing re:$irement to connect with services &rovided 1y e5ternal s$&&liers) It is 1ecoming increasingly im&ractical for a&&lications and e5ternal services to interface directly to each other) The my)U7S &ortal &rovides many interfaces to e5isting online services and additional online services are 1eing develo&ed or 1ro$ght on-line) .any of these services re:$ire an e5tensive e5ercise in develo&ing the interface) %ommercial integration tool4its e5ist which &rovide the 1asis for integration 1ro4er architect$re rather than the GmeshH architect$re achieved with m$lti&le direct interfaces) Integration 1ro4er architect$re &rovides a G1ridgeH 1etween internal a&&lications and lin4s m$lti&le e5ternal entities s$ch as s$&&liers6 c$stomers and &artners to 1ac4end internal a&&lications) These tool4its can &rovide facilities ranging from 1asic te5t 1ased a&&lications to f$ll-f$nctional e-?$siness sol$tions) Some are availa1le with &ortal engines in their own right) (oa&: Im&lement a tool to &rovide a&&lication to a&&lication6 1$siness to 1$siness and 1$siness to cons$mer integration Strategies: Investigate the feasi1ility of ac:$iring a commercial tool4it to form the fo$ndation of an integration 1ro4er architect$re for a&&lication to a&&lication6 1$siness to 1$siness and 1$siness to cons$mer 8end $ser'&ortal9 integration)

Iss$e 145 9e%elo+ment of .eb a++lications %$rrently there is no standard a&&lication develo&ment environment) A fle5i1le and e5tensi1le develo&ment environment needs to 1e &rovided that offers f$nctionality incl$ding wor4flow and &rocess a$tomation6 roles-1ased sec$rity6 and s$&&ort for a mainstream relational data1ase management system 8/D?.S9 to aid the develo&ment of we1 a&&lications and sim&lify content management) S$ch a system wo$ld re:$ire s&ecialist s$&&ort staff to assist end-$sers to develo& new data1ases or convert e5isting ones to the central we1 servers) (oa&: Provide a common s$&&orted we1 a&&lication develo&ment environment Strategies:
!0'0('20!(

Identify and im&lement an a&&ro&riate we1 a&&lication develo&ment environment Develo& we1 interfaces to any e5isting legacy a&&lications where a&&ro&riate
14!

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Im&lement wherever &ossi1le a&&lications that are we1 ena1led and accessi1le via the my)U7S &ortal Investigate the need for esta1lishing a s&ecialist s$&&ort service for we1 ena1led data1ase a&&lications)

Web "n%ironment This section incl$des an iss$e concerning the diffic$lties involved in esta1lishing and $&dating we1 content in a timely manner) Iss$e 155 Creating7 maintaining an& +$blishing .eb content .ost &ages &rod$ced at U7S are static ;T.LL these are easy to create and fast to serve and load6 1$t more diffic$lt to maintain and 4ee& consistent) .ost &ages are &resented thro$gh the %.S which is data1ase driven) The old &$1lication systems did not seem to ens$re standards com&liance6 or &rovide wor4flow controls on content creation6 a$thorisation and release) There were &ro1lems in &roviding s$ita1le access controls for m$lti&le &eo&le re:$iring write access to the same &ages6 with the &otential to overwrite otherAs changes) The systems for we1 &age management were ad hoc with no easy way to ens$re we1 &age consistency or ma4e glo1al changes to we1 &ages 8s$ch as to im&lement the c$rrent U7S @loo4 and feelA or its s$ccessor9) In addition 7e1 &ages across the University were of varia1le :$ality and style6 and were often o$t of date) D$&lication of effort was occ$rring that was eliminated 1y esta1lishing a central re&ository of tem&lates6 $tilities6 %>I scri&ts and other tools that s$&&ort we1 develo&ment) U7S needs to create content in a way that lets $s move forward easily as standards evolve) *nce the new %.S system goes live , A&ril 200 this sho$ld solve these iss$es) (oa&: Esta1lish a consistent6 controlled and $ser friendly we1 &$1lishing environment Strategies: Im&lement a data1ase-driven we1-&$1lication environment Im&lement a $ser friendly file $&load mechanism for we1 file transfers Select and &rovide s$&&ort for a standard set of we1 &$1lishing tools Im&lement com&rehensive training and s$&&ort mechanisms for %ollege and Schools we1 co-ordinators and for we1 content &roviders 8online and hands-on9 Develo& a comm$nication strategy to &romote the $se of Server Side Incl$des 8SSIAs9 in we1 &ages as a means of ens$ring $&-to-date content 0ollow 73% recommended &rocesses in converting e5isting ;T.L we1 &ages to E.L .aintain a li1rary of %ommon >ateway Interface 8%>I9 scri&ts6 data1ase and other s$&&ort tools for $se 1y we1 develo&ers Investigate the 1enefits of esta1lishing an in-ho$se service 1$rea$ to develo& and maintain we1 content and a&&lications on a fee for service 1asis) Ens$re the we1 strategy develo&ment is &art of the IT governance &rocesses

6'8 Technical Infrastr$ct$re


*1=ective# To &rovide a sec$re6 highly availa1le6 a&&ro&riately reso$rced technical infrastr$ct$re that integrates with &$1lic infrastr$ct$re and $nder&ins the learning R teaching6 research and administrative activities of the University

!0'0('20!(

141

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Advances in comm$nications technologies are ena1ling organisations to more easily manage their IT reso$rces 1y once again centralising on 1ac4end high-&erformance servers and large data stores) The a&&lications environment is moving away from the two and three tiered client server architect$res and migrating to integrated networ4ed a&&lications that are accessed via 1rowsers and increasingly thro$gh c$stomised &ortals) +etwor4 services have evolved from character 1ased6 dedicated &rivate networ4s to a glo1al networ4 that s$&&orts information e5change enhanced with a$dio6 video and other m$ltimedia 1ased content) ;igh 1andwidth comm$nications lin4s are resha&ing the 1$siness landsca&e and ena1ling e5tended virt$al comm$nities to wor4 colla1oratively) The &roliferation of the internet6 develo&ments in remote access technologies and the increasing range of hand held com&$ting devices are ena1ling fle5i1le and mo1ile wor4 &atterns) As technology 1ecomes more $ser-friendly and accessi1le to the cons$mer6 the &rovision of relia1le and highly availa1le services have res$lted in an IT s$&&ort infrastr$ct$re that is com&le5 and challenging to design and s$&&ort) Information Technology 8IT9 has a ma=or role to &lay in s$&&orting the organisational o1=ectives of U7S as it faces increased com&etition from other $niversities6 instit$tions and commercial organisations offering fle5i1le delivery of ed$cation &rograms and com&eting for research f$nding) U7SAs commitment to &roviding seamless access to on-line services for st$dents6 staff and researchers will re:$ire the &rovision of 1est &ractice s$&&ort services and access to highly availa1le systems regardless of location) Advanced comm$nications and com&$ting facilities will ena1le the contin$ed diversification of $niversity activities as it addresses the changing nat$re of learning and teaching and &rovides facilities for colla1orative research) Internet technologies have increased 1lended learning o&tions and &rovide o&&ort$nities to streamline the administrative f$nctions for st$dents and staff of the University thro$gh the develo&ment of self-service a&&lications) The e5isting enter&rise-wide comm$nications networ4 will contin$e to 1e develo&ed to &rovide a networ4 service that integrates voice6 data and video services on cam&$s and as the $se of 1road1and technologies grows6 s$&&orts m$ltimedia delivery to the home) +etwor4 connectivity will 1e re:$ired to service an increasingly mo1ile comm$nity of $sers) A fle5i1le technical architect$re that allows for ease of change and e5tension will 1e re:$ired to meet the escalating demands for increased 1andwidth6 com&$ting &ower and data storage re:$irements) The res&onsive &rovision of infrastr$ct$re services to s$&&ort strategic o&&ort$nities will 1e necessary to achieve the University o1=ectives) The develo&ment of University-wide standards for sec$rity6 o&erating systems and hardware &latforms will g$ide infrastr$ct$re e5&ansion to ens$re a common and consistent environment) .ission critical services are increasingly 1eing migrated to fa$lt tolerant &latforms with hot swa&&a1le com&onents that will ena1le the $&grading and maintenance of systems with minimal service disr$&tion) 0$t$re investment in technical infrastr$ct$re m$st 1e s$&&orted 1y a 1$siness case that considers the Total %ost of *wnershi& of &roviding and s$&&orting technology systems thro$gho$t their whole lifecycle to ens$re ma5im$m ret$rn on investment) The introd$ction of University-wide leasing arrangements for com&$ting e:$i&ment has assisted in managing e:$i&ment lifecycles and ens$ring that facilities are modern and ca&a1le of s$&&orting emerging technologies) /*1*, #ssues, goa&s and re&ated strategies Iss$e 15 :aintaining a high +erformance net.or) ser%ice The U7S comm$nications networ4 m$st &rovide timely6 consistent and a&&ro&riate advanced comm$nication and s$&&ort services) It sho$ld contin$e to 1e $&graded in antici&ation of demandL it sho$ld allow for the sec$re transmission of sensitive data across &$1lic networ4sL and6 as demanding

!0'0('20!(

142

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED a&&lications emerge6 &rovide K$ality of Service s$&&ort s&ecific to the needs of the a&&lications services and a&&lication owners) (oa&: .aintain and enhance a s$&erior enter&rise wide networ4 Strategies: Proactively monitor &erformance of the networ4 to contin$o$sly im&rove service :$ality Profile the &otential $sage trends of the networ4 infrastr$ct$re /e&lace and $&grade networ4 com&onents to maintain cost effective &rovision of services Develo& &olicies and &roced$res to reg$late networ4 reso$rce $sage Identify and eval$ate emerging networ4 technologies and &roviders Develo& colla1orative &artnershi&s with &roviders and research gro$&s Enhance facilities for roaming networ4 services)

Iss$e 25 S$++orting m$ltime&ia to the &es)to+ *n-line learning and teaching $sing P%-1ased streamed video and a$dio re:$ire high 1andwidth ca&acity not only over the core networ4 1$t also over the edge networ4 8to the wall o$tlet9) In addition to high 1andwidth6 real-time a&&lications J s$ch as P%-1ased video conferencing6 live m$lticasting of lect$res to the des4to&6 "oIP 8"oice over IP9 tele&hony J also re:$ire services with s&ecific g$aranteed K$ality of Service characteristics 8e)g) &riority6 thro$gh&$t6 latency9) These technologies sho$ld 1e standardised) (oa&: Provide g$aranteed K$ality of Service for live a$dio and video services Strategies: /etain the &resent U7S PA?E system $ntil "oIP technologies have 1een effectively &iloted6 where$&on it is envisaged that a seamless com1ination of mo1ile and "oIP tele&hony sol$tions will $ltimately re&lace the conventional PA?E) .onitor &otential $sage trends for live a$dio and video a&&lications and &rovide networ4 ca&acity in antici&ation of demand Provide infrastr$ct$re services at a&&ro&riate &oints in the networ4 to g$arantee service &erformance6 e)g) streaming media servers)

Iss$e 35 9e%elo+ment of technical architect$re stan&ar&s The c$rrent technical infrastr$ct$re environment $tilises a n$m1er of diverse technologies that incl$des a range of servers6 o&erating systems and networ4 &rotocols) University-wide g$idelines will 1e develo&ed to assist designers to determine what technologies are mandated for s&ecific a&&lications and services to ens$re that a&&ro&riate sol$tions are im&lemented) This will red$ce the s$&&ort overheads of managing a diverse and com&le5 environment6 fast-trac4 the selection and &roc$rement &rocess6 and minimise ris4 1y ens$ring that infrastr$ct$re e5&ansion and re&lacement res$lts in a consistent and relia1le environment) The total re-engineering of systems with reso$rce re:$irements that e5ceed the ca&a1ility of the c$rrent environment is a costly and disr$&tive e5ercise) The architect$ral standards will ens$re that scala1le sol$tions will 1e ado&ted to facilitate timely $&grading of systems to accommodate the escalating demand for com&$ting and networ4 services) 7herever &ossi1le University-wide services will 1e &rovided from highly controlled environments at central data sites) It may however 1e more efficient to locate certain services 8ie) video on demand

!0'0('20!(

143

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED servers or services at offshore cam&$ses9 locally and these sit$ations will 1e identified and addressed in the standards doc$mentation) (oa&: Esta1lish a consistent and common architect$ral environment Strategies: /atify the Enter&rise Architect$re ?oard as a Standards %ommittee whose mem1ershi& com&rises re&resentatives from 4ey $niversity information technology areas to# oversee and esta1lish formal technical architect$ral &olicies and standards to ens$re that a consistent and integrated a&&roach is ta4en in the &rovision of University-wide infrastr$ct$re develo& in colla1oration with sta4eholders a set of mandated architect$ral standards that s$&&orts the a&&lication architect$re of the University e)g) cor&orate data1ase systems6 a&&lications develo&ment tools engage with a&&lication 1$siness $nits to advise on a&&ro&riate technology sol$tions Incor&orate international standards and glo1al considerations in the develo&ment of all standards Develo& a comm$nications strategy that ma5imiFes the awareness of standards Ens$re com&liance with the standards thro$gh a&&ro&riate management &rocesses)

Iss$e 45 9i%ersity of +rinting facilities The University has a considera1le investment in &rinters with a&&ro5 300'(00 to the U7S networ4 &l$s an a1$ndance of standalone &rinters) The large n$m1er of networ4 &rinters s$ggests that there may 1e some over ca&italisation in this area and o&&ort$nities for consolidation6 thro$gh centralised &rinter management 8at each cam&$s9 and moving to wor4gro$& &rinting) (oa&: Provide more cost effective and easily managed networ4 &rinting services Strategies: Provide &rinting services on the 1asis of effective reso$rce $tilisation and consideration of accessi1ility and availa1ility re:$irements Ado&t a wor4 gro$& &rinting a&&roach as the &referred rollo$t model for &rinting facilities)

Iss$e 55 :anagement of soft.are &istrib$tion Software distri1$tion tools are 1eing $tilised to red$ce the s$&&ort tas4s of installing6 maintaining and $&dating des4to& software environments 1$t the develo&ment of distri1$tion mechanisms is com&licated 1y the wide range of software a&&lications that are $sed 1y mem1ers of the University) 7hilst a Standard *&erating Environment has 1een develo&ed for wor4stations6 the initial installation of the software s$ite is often modified to s$it s&ecific needs or &ersonal &reference res$lting in inconsistencies in des4to& config$rations that are diffic$lt to s$&&ort) (oa&: .a5imise the efficiency of software distri1$tion to red$ce s$&&ort overheads Strategies: Provide an efficient mechanism to &$sh and'or &$ll software a&&lications and $&grades to client com&$ters to ens$re des4to& software is c$rrent and o&erating systems are sec$re Utilise the Gsmart downloadH feat$re of a&&lications to $&grade software Ens$re the ado&tion of a standard o&erating environment
144


!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Develo& and cond$ct training &rograms to ens$re that s$&&ort staff are f$lly conversant in the $se of software distri1$tion tools and &roced$res &artic$larly where they have 1een c$stomised for U7S $se)

Iss$e 65 :aintaining the integrity of infrastr$ct$re ser%ices As the U7S networ4 and the range of services offered contin$es to grow ra&idly6 there is a &ressing need to im&ose control over changes to the environment) Defa$lt installations of some o&erating systems &resent sec$rity ris4s whilst $ser written and third &arty a&&lications have im&acted on services r$nning in &arallel) Una$thorised e5tensions to the networ4 im&act on ca&acity &lanning and the relia1ility of networ4 &erformance) (oa&: .aintain an infrastr$ct$re environment with a&&ro&riate controls that ens$re change does not im&act on the :$ality of service delivery Strategies: Develo& a comm$nications strategy that is $ser friendly to inform %olleges and Schools and 1$siness $nits a1o$t the &otential im&act of the $se of non-standard hardware and software on the overall IT environment %ontin$e to s$&&ort only those systems that have 1een develo&ed or ac:$ired in accordance with a&&roved standards and &rocesses Develo& and &$1lish &olicies6 standards and &roced$res on the a&&ro&riate $se of central IT infrastr$ct$re services and im&lement monitoring &rocesses to ens$re they are adhered to Im&lement a &rocess that &ermits a$thorised staff to# terminate &rocesses that are im&acting the &erformance of systems disconnect $na$thorised devices that have 1een attached to the University networ4 disconnect servers that are ina&&ro&riately config$red and'or &ose a sec$rity ris4 disconnect devices connected to central infrastr$ct$re that fail to meet a&&roved standards

Pre&are an inventory of services with associated com&onent de&endencies Im&lement change management &olicy and &rocesses to ens$re that &rod$ction services are only altered in a controlled and systematic manner)

Iss$e 75 *ro%ision of high a%ailability ser%ices As the University 1ecomes more reliant $&on online services6 incl$ding networ4s6 hosts and a&&lications services for its day to day activities6 the technical environment itself has 1ecome increasingly more com&le5) In t$rn the $se of man$al wor4 aro$nds to ameliorate the im&act of service $navaila1ility has 1ecome less feasi1le) E5tended ho$rs mean that clients e5&ect services to 1e availa1le 2( ho$rs a day6 , days a wee4) %onse:$ently the availa1ility and relia1ility of services has 1ecome even more cr$cial than it has 1een in the &ast) Areas that need to 1e addressed incl$de#
!0'0('20!(

/emoving single &oints of fail$re /ed$ction of e5tended system o$tages +eed for &roactive service monitoring to &re-em&t fail$re Im&ortance of integrity of the overall environment Im&act of com&onent fail$re on the &rovided services
145

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED .anaging and increasing the levels of c$stomer confidence)

It m$st 1e noted that different services will have different availa1ility re:$irements de&ending $&on their strategic im&act and criticality) 7hen determining availa1ility re:$irements a 1alance needs to 1e ta4en 1etween the ris4 and im&act of service o$tages against the cost of achieving high service $& times) (oa&: Provide service availa1ility that meets re:$irements6 considering the cost and ris4 trade offs Strategies: Identify service availa1ility e5&ectations in cons$ltation with %olleges and Schools and 1$siness $nits Pre&are an inventory of services with associated com&onent de&endencies Identify any single &oints of fail$re within the technology infrastr$ct$re environment and assess the level of im&act of $ne5&ected service disr$&tion to c$stomers /ectify any identified single &oints of fail$re that are critical to the o&erations of the University Develo& a set of &roced$res that detail all o&erational as&ects and res&onsi1ilities to facilitate the ra&id recovery from service $navaila1ility %ontin$e with the develo&ment and im&lementation of a ?$siness %ontin$ity Plan that ens$res ma5im$m availa1ility and contin$ity of critical systems Im&lement change management &olicy and &rocesses to ens$re that &rod$ction services are only altered in a controlled and systematic manner Im&lement a system that monitors the technology infrastr$ct$re environment to warn of &otential and act$al &ro1lems6 th$s allowing technical staff to &roactively a&&ly sol$tions .anage ris4 thro$gh# &iloting &ro&osed services &rogressively introd$cing new f$nctionality e5ternal &rovision of service where a&&ro&riate fast-trac4ed eval$ations and ra&id im&lementation techni:$es a&&ro&riately and reg$larly e5ercising the fa$lt tolerant systems to ens$re &ro&er f$nctioning)

Iss$e 85 Storage an& management of $ni%ersity &ata There have 1een instances when it has 1een necessary to &rovide servers &$rely to s$&&ort increased storage re:$irements) The escalating demand for data storage will e5acer1ate this &ro1lem) A centrally managed data storage system that is scala1le6 highly availa1le6 sec$re and red$ces the systems administration overheads of host-1ased storage systems will overcome this &ro1lem) .ost systems administered 1y the central ITS Division are 1ac4ed $& centrally with a small n$m1er handled at the local level) 0ew $sers 1ac4 $& data on their own wor4stations) (oa&: Ens$re effective reso$rce $tilisation and management of data stores Strategies: Develo& and &rom$lgate g$idelines on the a&&ro&riate storage of data and 1ac4$& &roced$res that ens$res the integrity of all critical University electronic information Im&lement a data management system that is scala1le6 highly availa1le6 sec$re and red$ces the administration overheads of host-1ased storage systems
146

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED 0$rther develo& Storage Area +etwor4s 8SA+9 strategy as a means to &roviding a high s&eed core networ4 infrastr$ct$re to s$&&ort attachment of servers6 on-line storage6 near-line storage and 1ac4$& devices &roviding the ca&a1ility to centrally manage data stores)

Iss$e 5 Clarity of ser%ice &efinition To ens$re a coordinated a&&roach to the &rovision and s$&&ort of technology services within the University6 it is essential that an Information Technology Policy is develo&ed and reg$larly reviewed and revised if necessary6 and &rom$lgated widely to all relevant sta4eholders) The contin$ed develo&ment of service definitions in cons$ltation with sta4eholders &rovide the 1asis to monitor and meas$re the :$ality of service delivery against agreed minim$m service delivery standards) (oa&: Ens$re University-wide awareness of the roles and res&onsi1ilities of local and central service &roviders6 service delivery standards and cost of service &rovision Strategies: %olla1orate with sta4eholders to contin$e to develo& service definitions and standards ?enchmar4 service standards with similar siFed organisations to ens$re that service delivery meets or e5ceeds those of o$r com&etitors P$1lish service definitions6 standards and reg$lar &erformance re&orts against standards %ons$lt with sta4eholders in the develo&ment of charges for services and'or reso$rces)

Iss$e 1!5 1++lication of emerging technologies IT m$st s$&&ort the needs of the University 1y em&loying tried and &roven technologies6 whilst always 1eing aware of where emerging technologies can 1e a&&lied to achieve com&etitive advantage) A Gwatching 1riefH a&&roach sho$ld 1e ta4en on emerging technologies) 7here a &otential 1enefit e5ists then an eval$ation &ilot sho$ld 1e initiated to determine the val$e to the organisation) 7hilst the level of com&etitive advantage to 1e achieved is a critical factor6 a level of ca$tion m$st still 1e e5ercised to ens$re that any im&act on the e5isting environment is not so significant that it o$tweighs the 1enefit to 1e attained) (oa&: Achieve strategic advantage for U7S thro$gh the a&&lication of emerging technologies Strategies: Eval$ate emerging technologies for the &otential to s$&&ort 1$siness needs and o&&ort$nity for com&etitive advantage Im&lement a &rocess that ens$res that emerging technologies are raised with and a&&roved 1y the Director6 Information Technology Services6 1efore &roceeding to the &ilot stage Involve University academic and research areas6 and %ollege and Schools and central technology e5&erts to identify and eval$ate emerging technologies and &artici&ate in &ilot &rograms .onitor ind$stry analysts reso$rces to &rovide inde&endent research reviews and 1$siness comments on emerging technologies and trends Develo& a comm$nication strategy to &rom$lgate the findings of eval$ation and &ilot &ro=ects to the University comm$nity

!0'0('20!(

147

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Provide a test environment to s$&&ort eval$ation and &iloting of technologies that is se&arate from and can not adversely im&act $&on6 the o&eration of &rod$ction services Esta1lish as &art of U7SAs ann$al 1$dgeting &rocess6 f$nds to s$&&ort the cond$cting of feasi1ility st$dies of emerging technologies deemed to 1e of &otential)

Iss$e 115 *lanning for life cycle re+lacement of infrastr$ct$re The c$rrent technical infrastr$ct$re environment incl$des e:$i&ment at vario$s stages of its $sef$l lifecycle with some host &latforms sched$led for re&lacement) The long-term retention of systems often leads to significantly increased maintenance and s$&&ort costs as vendors withdraw their s$&&ort for &revio$s hardware &latforms and software versions) A total cost of ownershi& model that identifies 1oth the tangi1le and intangi1le costs associated with &roviding services thro$gho$t the whole lifecycle of systems is a critical factor in the &lanning &rocess) An e:$i&ment lifecycle re&lacement &rogram is im&lemented to ens$re that technical infrastr$ct$re is c$rrent and ca&a1le of s$&&orting emerging technologies) The tangi1le com&onents s$ch as &roc$rement of hardware &latforms and networ4 infrastr$ct$re are relatively easy to identify) The ongoing $ser s$&&ort for systems whether formal or informal 8re:$esting assistance from a co-wor4er9 and costs associated in maintaining technical e5&ertise for legacy systems are overheads that are more diffic$lt to :$antify) It is essential in the 1$dgeting &rocess that the total cost of &roviding services is identified from the im&lementation of the service all the way thro$gh to the decommissioning &hase) (oa&: .aintain an efficient and effective infrastr$ct$re to s$&&ort the c$rrent and f$t$re technology re:$irements of the University Strategies: Esta1lish a review &rocess for ma=or e5isting services to# identify any areas of $nder'over $tilisation of reso$rces identify host &latforms at end of lifecycle and &lan for re&lacement identify re$sa1le infrastr$ct$re com&onents of systems sched$led for $&grading and &lan for their rede&loyment

Esta1lish &lanning &rocesses for new services or e5&anded services6 the e5&ected life of those services6 ta4ing into acco$nt the total cost of ownershi& of those services Investigate the a&&ro&riateness of leasing o&tions for host &latforms that red$ce initial ca&ital o$tlay and are aligned with the lifecycle of the technology)

!0'0('20!(

148

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED

7' S$++ort in IT
This section contains the iss$es and s$&&orting strategies to ena1le the achievement of the IT Strategic Plan thro$gh the &ro=ects in terms of the way they are staffed6 managed and cond$cted) 7'1 *ro3ect :anagement
*1=ective# To em&loy standard6 1est &ractice &ro=ect management &rocesses and &roced$res for all IT related &ro=ects to ma5imise the &otential for &ro=ects to achieve their aims and o1=ectives

The e5&ression GIT &ro=ectH is intended to mean any &ro=ect that has a s$1stantive com&onent of IT systems or infrastr$ct$re which has to 1e esta1lished in order to allow the overall &ro=ect o1=ectives to 1e achieved) In reality most IT &ro=ects are m$lti-disci&linary 1$siness &ro=ects with an element of IT related activities incl$ded) IT &ro=ects are ty&ically high ris4 1eca$se of their often strategic im&act6 the nat$re of the technologies involved and the diversity of s4ills re:$ired to achieve the o$tcomes) They have often 1een &erceived as solely technical domains6 more concerned a1o$t installing technology rather than solving a 1$siness &ro1lem) It is now a&&arent that s$ccessf$l IT &ro=ect management re:$ires a set of s4ills in addition to the technical set &revio$sly tho$ght to 1e all that was re:$ired) S$ccessf$l &ro=ect management is a1o$t managing sco&e6 o1=ectives and :$ality in addition to the organisational6 financial6 reso$rcing and timeframe as&ects of the &ro=ect) IT &ro=ects are now 1eing increasingly driven 1y a&&ro&riately trained 1$siness staff rather than technical &eo&le6 altho$gh technical leadershi& is still re:$ired in IT &ro=ects at the technical team level) U7S has a standard a&&roach to managing IT &ro=ects) In many sit$ations the wor4 of &ro=ects has 1een $nderta4en thro$gh committees of &art time re&resentatives) The sco&e6 o1=ectives and &ro=ect &lan may not 1e well $nderstood ) In s$ch sit$ations it is diffic$lt to monitor &rogress and to event$ally identify whether the investment was worthwhile or the &ro=ect was a s$ccess or not) U7S ado&ts a common6 1est &ractice &ro=ect management a&&roach for all its IT related &ro=ects 1$t it needs $&dating to c$rrent 1etter &ractice) The :$ality of IT &ro=ect management is a critical s$ccess factor in the im&lementation of the IT Strategic Plan) The &rioritised strategies o$tlined in the IT Strategic Plan will 1e im&lemented thro$gh individ$al &ro=ects) These &ro=ects will 1e aggregated into &rogrammes for overall management &$r&oses) Each &ro=ect will have a Pro=ect S&onsor6 Pro=ect Steering %ommittee 8with the e5ce&tion of very small &ro=ects9 and a Pro=ect .anager) The Pro=ect *ffice will &rovide s$&&ort to each &rogramme and &ro=ect 1eing $nderta4en) 0*,*, #ssues, goa&s and re&ated strategies Iss$e 15 Consistency of the management +rocess for +ro3ects The overall &ro=ect management &rocess m$st have clarity and acco$nta1ility for the roles of Pro=ect S&onsor6 Pro=ect Steering %ommittee6 Pro=ect .anager6 Team Leader6 Pro=ect S$&&ort and the Pro=ect *ffice) The esta1lishment of a Pro=ect *ffice is considered to 1e G1est &racticeH for the s$ccessf$l delivery of &ro=ects) The >artner>ro$& descri1es a Pro=ect *ffice as GN a shared com&etency designed to integrate &ro=ect management within an enter&rise) A &ro=ect office can 1e a 4ey reso$rce in esta1lishing an enter&rise com&etency in &ro=ect analysis6 design6 management and review) >iven the a&&ro&riate sco&e and a$thority6 it can im&rove comm$nication6 esta1lish an enter&rise standard for
!0'0('20!(

14

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED &ro=ect management and hel& red$ce the disastro$s effect of failed develo&ment &ro=ects on enter&rise effectiveness and &rod$ctivityH) IT &ro=ects will generally com&rise team mem1ers from a range of disci&lines and organisational $nits) De&ending $&on the nat$re of a &ro=ect it may 1e a&&ro&riate to esta1lish either reference or $ser gro$&s to &rovide the o&&ort$nity for interested sta4eholders to contri1$te to the &ro=ect6 witho$t 1eing mem1ers of the team) (oa&: Ado&t a common6 consistent 1est &ractice a&&roach for overall &ro=ect management of University-wide IT &ro=ects Strategies: Esta1lish the formal role of a Pro=ect S&onsor as the single &oint of acco$nta1ility for the achievement of the o1=ectives of the &ro=ect6 with the organisational &ower and financial delegation to act :$ic4ly and decisively in the overall strategic management of the &ro=ect Esta1lish the Pro=ect S&onsor as the chair of the Pro=ect Steering %ommittee The formal role of a Pro=ect .anager as 1eing res&onsi1le for the day to day management and direction of a &ro=ect team needs to have greater acco$nta1ility against the a&&roved ?$siness case) The Pro=ect .anager re&orts to the Pro=ect S&onsor for the d$ration of the &ro=ect with a Gdotted lineH res&onsi1ility to his'her f$nctional manager Esta1lish formal roles within &ro=ect team str$ct$res for Team Leaders 8leaders of small s&ecific &$r&ose teams within the overall &ro=ect9 and Pro=ect S$&&ort 8administrative s$&&ort to the Pro=ect .anager9 Esta1lish the formal role of the Pro=ect *ffice to &rovide s$&&ort to all &ro=ects Utilise reference gro$&s and $ser gro$&s as a method of achieving sta4eholder cons$ltation and G1$y-inH to &ro=ect o$tcomes)

Iss$e 25 Consistency of +ro3ect management a++roach %$rrently &ro=ect management across U7S is not &erformed in a similar manner across &ro=ects and organisational entities altho$gh there is an a&&roved methodology and a&&roach) This lac4 of consistency ca$ses a drain on reso$rces as each &ro=ect &artici&ant re:$ires retraining for each &ro=ect they are involved in6 there is little chance to re$se &ro=ect materials and conf$sion res$lts from inconsistency of terminology and method) Pro=ect 4nowledge needs to 1e ca&t$red in a str$ct$red manner so that &rior e5&erience can 1e 1ro$ght to 1ear in every new &ro=ect $nderta4en) The im&act of &ro=ect ris4 in terms of identifying ris4s and ris4 mitigation strategies is critical to the $ltimate s$ccess of a &ro=ect) Similarly the management of change is a cr$cial s$ccess factor for any IT &ro=ect6 relating to comm$nication6 training6 &rocess alteration6 =o1 redefinition and a host of other G&eo&le iss$esH) (oa&: Ado&t a &ro=ect management a&&roach that is im&lemented in the same way across all &ro=ects 1$t allows for the diversity of &ro=ect ty&e Strategies: Ado&t a minim$m standard &ro=ect management methodology for all IT &ro=ects6 ca&a1le of ada&tation to different ty&es of &ro=ects Develo& 1aseline wor4 1rea4down str$ct$res for vario$s &ro=ect ty&es 8e)g) system develo&ment6 &ac4aged software im&lementation6 infrastr$ct$re im&lementation6 etc)9 Pre&are g$idelines to differentiate 1etween the &ro=ect management re:$irements for &ro=ects of different siFe6 com&le5ity6 ris46 etc)
15!

!0'0('20!(

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Esta1lish tem&lates for common &ro=ect delivera1les Esta1lish a we1 1ased register as the central re&ository of all &ro=ect delivera1les and &ro=ect re&orting6 for all IT &ro=ects Po&$late the re&ository with &ro=ect management 1est &ractice and delivera1le e5am&les 1y different &ro=ect ty&e6 siFe6 com&le5ity6 ris46 etc) Esta1lish a &ro=ect management cons$lting advice and g$idance service .andate the formal a&&roval 1y the Pro=ect *ffice of all &ro=ect &lanning delivera1les 1efore a &ro=ect can 1e &rogressed Incl$de ris4 assessment as a mandatory element within the wor4 1rea4down str$ct$re for all &ro=ects6 irres&ective of ty&e Incl$de a change management stream as a mandatory set of tas4s within the wor4 1rea4down str$ct$re for all &ro=ects6 irres&ective of ty&e)

Iss$e 35 1cc$racy7 com+leteness an& timeliness of +ro3ect re+orting Effective &ro=ect re&orting is an essential element in the management of &ro=ects) It relies $&on good &lanning and trac4ing6 in addition to an a&&ro&riate re&orting mechanism) Standards need to 1e esta1lished for re&orting to assist 1oth the creators and $sers of &ro=ect re&orting material) The Programme and Pro=ect *ffice has an im&ortant role to &lay in the monitoring of the &re&aration of individ$al &ro=ect re&orts and also in the analysis of the content to assess the stat$s of related &ro=ects for &otential iss$es and im&acts) (oa&: Esta1lish an o&en and str$ct$red &ro=ect re&orting environment at an enter&rise level6 which acc$rately reflects the c$rrent stat$s of &ro=ects Strategies: Doc$ment a 1aseline &ro=ect re&orting regimen which details re:$irements and res&onsi1ilities of all sta4eholders in terms of content6 timing and action Po&$late the &ro=ect re&ository with &ro=ect re&orting 1est &ractice e5am&les .aintain the &ro=ect re&ository as the GcentralH re&ository of all &ro=ect re&orting Proactively monitor the timely &re&aration of &ro=ect stat$s re&orts at an enter&rise level thro$gh the Programme and Pro=ect *ffice Pre&are sim&lified &ro=ect management re&orting tem&lates for $se 1y ine5&erienced &ro=ect managers Im&lement an a$tomated set of &ro=ect re&orting tools to facilitate vario$s levels of re&orting .onitor &rogress of all &ro=ects against esta1lished &ro=ect milestones thro$gh the Programme and Pro=ect *ffice .onitor &rogress of &ro=ects for &otential im&acts thro$gh the Programme and Pro=ect *ffice)

7'2 ,is) :anagement


*1=ective# To em&loy ris4 management &ractices which eliminate or red$ce to an acce&ta1le level6 the &otential negative im&act of threats on IT develo&ment &ro=ects or IT o&erations

!0'0('20!(

151

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Information technology systems and infrastr$ct$re $nder&in almost all as&ects of the UniversityAs o&erations and affect the &rod$ctivity and com&etitiveness of st$dents and staff involved in learning6 teaching6 research and the administration) It is im&erative that ris4 management &ractices are actively ado&ted 1y staff engaged in &lanning and &olicy formation for IT6 develo&ment &ro=ects and o&erational IT services) The threats to these activities can arise from many different events e5ternal or internal to U7S and may affect iss$es relating to the technical6 financial6 management6 contract$al6 timing6 or f$nctional well 1eing of an IT system or com&onent of IT infrastr$ct$re) The A$dit and /is4 .anagement Unit of U7S University has esta1lished formal ris4 assessment and management &roced$res that will 1e ado&ted d$ring a wide range of IT develo&ment &ro=ects and o&erational services6 incl$ding# A ris4 assessment of the UniversityAs IT Strategic Plan As an integral &art of the ado&ted &ro=ect management methodology Iss$es relating to the sec$rity of IT data1ases6 systems and infrastr$ct$re 8IT sec$rity9 The de&loyment of 1$siness contin$ity management 8?%.9 &ractices to address ma=or ris4s to o&erational services) 0*+*, #ssues, goa&s and re&ated strategies Iss$e 15 :anagement of threats to the o$tcomes of the IT Strategic *lan The UniversityAs IT Strategic Plan has defined a n$m1er of &olicies6 systems6 infrastr$ct$re com&onents and services that are designed to s$&&ort the strategies artic$lated in U7S .a4ing the Difference) The effectiveness of IT &lans themselves are contingent on a n$m1er of internal and e5ternal infl$ences6 and it is im&erative that a ris4 assessment is $nderta4en to identify &otential threats and to identify relationshi&s that are infl$ential and critical to the s$ccess of the IT &lan) (oa&: Ens$re that all threats &otentially a1le to have an adverse im&act on the s$ccessf$l im&lementation of the IT Strategic Plan are actively managed6 incl$ding the identification of all infl$ential and critical relationshi&s Strategies: Underta4e a ris4 assessment of the IT Strategic Plan6 in con=$nction with the A$dit and /is4 .anagement Unit6 to develo& strategies to manage those iss$es of greatest threat) /eview at reg$lar intervals the ongoing im&act of those threats against the im&lementation &rogress of the IT Strategic Plan Inform the "ice-%hancellorAs >ro$& of the ris4 &rofile of the IT Strategic Plan6 thro$gh the %0*

Iss$e 25 :anagement of ris)s to o$tcomes of +ro3ects i&entifie& in the IT Strategic *lan .any IT develo&ment &ro=ects are critical to the f$t$re f$nctioning of U7S and they are fre:$ently 1oth ca&ital and reso$rce intensive) It is also common for them to have a medi$m to very high ris4 &rofile which can res$lt in ma=or time and cost overr$ns) It is im&erative that a formal ris4 management methodology is ado&ted within all IT &ro=ects and that ris4 assessments are an integral &art of &ro=ect management) (oa&: Ens$re that all events &otentially having an adverse im&act on meeting the desired o1=ectives of a &ro=ect are actively managed Strategies:

!0'0('20!(

152

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Incl$de formal ris4 management &roced$res in all &ro=ects6 thro$gh the standard &ro=ect management methodology %onvey the res$lts of ris4 management &roced$res to mem1ers of the &ro=ect steering committees6 and where a&&lica1le6 other 1odies involved in the strategic management of IT)

Iss$e 35 :aintenance of a sec$re information technology en%ironment U7S University c$rrently does not &ossess an $& to date IT sec$rity &olicy) 7ith the growth of the internet and related a&&lications s$ch as e-%ommerce6 there is a need to have an IT sec$rity &olicy that &rotects U7S com&$ting reso$rces6 cor&orate data6 and safeg$ards &ersonal &rivacy from internal and e5ternal attac46 as well as &rotecting the University from legal action) IT sec$rity can 1e defined as &rotecting the confidentiality6 integrity6 and availa1ility of information systems) Physical infrastr$ct$re can 1e re&laced 1$t the information which U7S stores online is its most val$a1le asset and m$st 1e safeg$arded against loss6 corr$&tion or theft) Sec$rity &rocesses and &roced$res m$st 1e integrated into all c$rrent core 1$siness &ractices and a sec$rity ris4s assessment 1e an essential com&onent of every f$t$re technology &ro=ect) University-wide g$idelines6 &olicies and &roced$res related to sec$rity m$st contain enforcea1le com&onents that safeg$ard U7S if any 1reaches occ$r) It m$st 1e recognised and s$&&orted 1y management at all levels that IT sec$rity is not only the res&onsi1ility of ITS6 1$t also the res&onsi1ility of every $ser of IT reso$rces) An ed$cation &rogram to raise the awareness of sec$rity iss$es amongst the U7S comm$nity is of f$ndamental im&ortance) (oa&: Protect the confidentiality6 integrity and availa1ility of U7S UniversityAs information technology assets Strategies: Esta1lish an Information Technology Sec$rity %ommittee whose mem1ershi& com&rises of re&resentatives from 4ey information technology areas to develo& and oversee the im&lementation of IT Sec$rity &olicies and &roced$res that &rotect the confidentiality6 integrity and availa1ility of U7S IT systems Develo& and cond$ct ongoing IT sec$rity awareness &rograms that are s&ecifically targeted to address a&&ro&riate sec$rity &roced$res to 1e followed 1y $sers with differing needs and differing technical a1ilities e)g) academics6 researchers6 systems administrators6 administrative st$dents and staff etc) Proactively ens$re conformity to the a&&roved sec$rity &olicies and &roced$res Antici&ate aven$es of attac4 on the information infrastr$ct$re 1y cond$cting reg$lar assessments 1ased on 4nown v$lnera1ilities Develo& and &rom$lgate &roced$res that detail the actions to 1e ta4en when sec$rity violations are s$s&ected or identified to ens$re that &rom&t action is ta4en to minimise the im&act Investigate and im&lement sec$re technologies that enhance a$thentication so that $sername and &assword &airs are $ni:$e and can only 1e $sed 1y the a$thorised $ser e)g) smart cards for storing digital certificates Incl$de a ris4 assessment to ens$re that sec$rity iss$es are addressed in all technology &ro=ects .aintain a sec$rity we1site where sec$rity &olicies6 &roced$res6 g$idelines and advisories are &$1lished to ens$re that the University comm$nity is well informed of their res&onsi1ilities in relation to their $se of IT at U7S)

!0'0('20!(

153

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Iss$e 45 :aintenance of contin$ity of IT ser%ices an& en%ironment U7S c$rrently does not &ossess consistent formal ?$siness %ontin$ity .anagement &ractices across the University) 7ith an increased reliance on IT services to meet the UniversityAs goals6 a need to have efficient and effective ?$siness %ontin$ity Plans is a necessity) ?$siness %ontin$ity .anagement aims to ens$re delivery of all IT services to the e5&ected level of service when a disr$&tive event's occ$rs) ?$siness %ontin$ity .anagement can 1e defined as a set of &rocesses to follow when an event occ$rs that im&inges the delivery of services) These &rocesses are in three stages) 0irstly6 an initial res&onse is made to the event) Secondly6 &roced$res are invo4ed to contin$e the service ens$ring its availa1ility6 1ased on &riorities) Thirdly6 while the service contin$es 1eing &rovided in emergency mode6 &roced$res are e5ec$ted to recover the service 1ac4 to its normal o&erations) Plans are develo&ed to ens$re that the a&&ro&riate reso$rces are availa1le to e5ec$te these &roced$res in the most timely and cost effective manner6 while meeting $ser e5&ectations) ?$siness %ontin$ity .anagement m$st 1e integrated into all core 1$siness &ractices and 1e an essential com&onent in every f$t$re service or technology &ro=ect) It will serve to red$ce ris4s and s$1se:$ent im&acts faced when $nforeseen and $ncontrolla1le disr$&tive events occ$r) ?$siness %ontin$ity .anagement m$st 1e recognised and s$&&orted 1y management at all levels6 and staff# in %olleges and Schools6 1$siness $nits and IT Services) An ed$cation &rogram to raise the awareness of ?$siness %ontin$ity iss$es amongst the U7S comm$nity is of f$ndamental im&ortance) (oa&: Protect the availa1ility of U7S UniversityAs information technology services and assets in the event of the occ$rrence of a disr$&tive event Strategies: Esta1lish a ?$siness %ontin$ity .anagement team or teams whose mem1ershi& com&rises of re&resentatives from 4ey IT areas to analyse6 develo& and im&lement 1$siness contin$ity &lans and &roced$res that &rotect the availa1ility of U7S IT services Develo& a formal ?$siness %ontin$ity .anagement &rocess to 1e followed to ens$re that &lans and &roced$res develo&ed are wor4a1le6 consistent and a&&ro&riate Develo& and cond$ct ongoing ?$siness %ontin$ity awareness &rograms that are s&ecifically targeted to ed$cate U7S staff a1o$t the conce&ts and $se of ?$siness %ontin$ity Assess the ?$siness %ontin$ity stat$s of e5isting IT services) 7here necessary e5ec$te the ?$siness %ontin$ity .anagement &rocess to develo& and &rom$lgate &roced$res that detail the actions to 1e ta4en when a disr$&tive event occ$rs %ond$ct &eriodic tests and a$dits on all &lans and &roced$res to ens$re it is c$rrent6 wor4a1le and a&&ro&riate) %ond$ct training and reviews to ens$re changes made are reflected Incl$de a ?$siness %ontin$ity ris4 assessment for all new systems and'or technology &ro=ects to ens$re that iss$es are ta1led and addressed accordingly Develo& and maintain a ?$siness %ontin$ity .anagement we1site where &olicies6 &roced$res6 g$idelines and advisories are &$1lished to ens$re that the U7S comm$nity is well informed a1o$t 1$siness contin$ity iss$es at the University)

!0'0('20!(

154

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED

7'3 6reen IT
*1=ective# To develo& a roadma& for the greening of technology at U7S as &art of an overall Environmental .anagement Plan

U7S has made a commitment to s$staina1ility thro$gh its research and o&erational initiatives and recently &$t into &lace an Environmental .anagement Policy with attendant &lans6 systems and &roced$res) The Environmental .anagement Policy s$&&orts a >reening U7S Action Plan with &rograms# Energy %onservation Program 7ater %onservation .anagement Program >eneral 7aste .inimisation and /ecycling Program ;aFardo$s 7aste and Dangero$s >oods .anagement Plan /emnant ?$shland and ?iodiversity .anagement Plan Promotion of Environment and S$staina1ility Awareness Program %ontractor and Lessee Environment Im&acts Program Information Technology has environmental im&act and &otential savings that contri1$te to Programs !6 36 (6 C and , a1ove)

!0'0('20!(

155

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED (oa&: A technology strategy which targets the greening of IT to 1e consistent with the U7S Strategic technology directions for Teaching R Learning6 /esearch6 %omm$nity Engagement and 0inancial %a&acity) Strategies: Develo& a roadma& for the greening of technology at U7S as &art of an overall Environmental .anagement Plan To im&rove s$staina1ility in the data centre of the facility6 hardware and software To meas$re and monitor as a means of gaining trans&arency and acco$nta1ility /ed$ce &ower cons$m&tion and see4 renewa1le energy o&tions Effective Asset management Im&lement environmentally friendly ac:$isition and dis&osal &ractices)

7'4 4$man ,eso$rce Strategies for IT *eo+le


*1=ective# To ens$re that U7S has access to staff with IT leadershi& and technical s4ills that will ena1le it to im&lement innovative systems and infrastr$ct$re that meet the o&erational and strategic needs of the University

Universities6 along with many other commercial and government enter&rises6 are 1ecoming increasingly de&endent $&on information technology systems) The rate of change of technology itself creates a demand for new s4ills) There is well doc$mented evidence that there is ma=or and increasing shortage of &eo&le with re:$isite IT s4ills in the develo&ed world6 incl$ding A$stralia) It is clear that the most effective so$rcing model for the IT f$nction at U7S is to have a core set of ca&a1le6 motivated6 loyal6 and organisationally aware staff6 who &rovide leadershi& to and &artici&ate in m$lti-disci&linary teams6 whose mem1ershi& consists of U7S staff and e5ternal contractors6 cons$ltants6 and o$tso$rcing vendors) This may 1e termed the G%ore %om&etencies So$rcing .odelH) Innovative ;/ &olicies are f$ndamental to s$staining the Gcore com&etenciesH so$rcing model) *f &artic$lar im&ortance is how we retain the services of a core set of U7S staff when there e5ists intense demand in the la1o$r mar4et for &eo&le with IT management and high-end technical s4ills) The commercial sector offers a wide range of innovative retention incentives for their core staff6 s$ch as higher 1ase salaries6 share o&tions6 &erformance related 1on$s &ayments6 and sign-on fees to aid recr$itment) It is essential that U7S im&lements strategies that# ens$re that the 1est availa1le staff are recr$ited at all levels control the t$rnover of core staff to s&ecified levels manage the career develo&ment of staff to ens$re that their s4ills are contin$ally $&graded to res&ond to emerging organisational needs and that staff feel challenged and invigorated introd$ce effective &erformance management &ractices s$&&ort the &rovision of 2(5, s$&&ort services offer a fle5i1le wor4ing environment6 incl$ding telewor4ing)

!0'0('20!(

156

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED

0*.*, #ssues, goa&s and re&ated strategies Iss$e 15 ,ecr$iting an& retaining IT staff U7S will re:$ire fle5i1le ;/ &olicies if it is to im&lement IT services that s$&&ort its vision) The c$rrent environment is characterised 1y increasing interde&endence of IT systems and organisational &lanning6 great de&endency on staff with IT s&ecific s4ills6 ra&id changes in technology and an international shortage of staff with IT s4ills) An organisation m$st learn to ado&t innovative IT so$rcing strategies to &rovide the reso$rces6 s4ills6 innovation6 fle5i1ility and alignment of its IT f$nctions with its core 1$siness and val$es) Strategies incl$de the $se of internal staff6 o$tso$rcing s$&&liers6 contractors6 cons$ltants6 and a variety of s&ecialist e5ternal service &roviders) Universities m$st maintain core com&etencies in a range of IT f$nctions if it is to &lan and manage the IT f$nction6 and if it is to &rovide the high level of innovation e5&ected of its infrastr$ct$re and systems) This may &resent diffic$lties in a highly reg$lated ind$strial higher ed$cation environment where $niversities are often $na1le to offer the fle5i1ility in terms of conditions of em&loyment that &rivate sector co$nter&arts can) (oa&: De&loy a highly &rod$ctive6 motivated IT wor4force6 and limit staff t$rnover to an acce&ta1le level Strategies: Develo& a model for wor4force &lanning that identifies the :$ant$m of staff necessary to s$&&ort IT o&erations6 and antici&ates the IT s4ills necessary to s$&&ort the directions of the University6 1ased on an a&&roved U7S University IT Strategic Plan Pre&are a career develo&ment &lan for each individ$al that reflects the needs of the organisation and the individ$al Develo& a &erformance management strategy that ens$res alignment 1etween needs and e5&ectations of the University and the individ$al Provide o&&ort$nities for staff to advance their careers and enco$rage staff to learn new s4ills and technologies Develo& career &aths for technical s&ecialists which offer growth and advancement &otential 8in addition to that 1eing c$rrently offered for managers9 Develo& a &olicy for a wor4'life 1alance for staff which ac4nowledges the stresses on family life and &ersonal health that can res$lt from the &ress$res of &roviding IT s$&&ort in a 2( 1y , environment Develo& the leadershi& s4ills of staff and &rovide s$&&ort and ed$cation that enco$rages staff to 1e effective and res&ected managers6 team leaders and &ro=ect managers Provide o&&ort$nities for staff e5change with e5ternal organisations and 1etween different areas of U7S 81oth local and overseas9 where IT is de&loyed and 1etween technical and managerial roles Develo& and im&lement a Trainee' >rad$ate /ecr$itment Program Develo& an ind$ction &rogram for new staff and an e5it &rogram for staff leaving the em&loyment of U7S)

!0'0('20!(

157

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED

7'5 >$ality :anagement of IT Ser%ices


*1=ective# To esta1lish a :$ality management system that $nder&ins the &rovision of IT services to s$&&ort the highest :$ality teaching6 learning and research activities at U7S U7S is committed to the highest standard of :$ality

Li4e all leading $niversities6 U7S is committed to the highest :$ality in teaching6 learning6 research and a wide range of &rofessional and comm$nity activities6 8The UniversityAs Strategic Plan6 U7S .a4ing the Difference 9) The ado&tion of :$ality management systems will assist the University to &rovide increased 1enefits to o$r st$dents and staff6 and ena1le U7S to o&erate more s$ccessf$lly in a com&etitive environment) Information technology has hel&ed 1rea4 down many of the nat$ral 1arriers that have &rotected $niversities for many years) St$dents now have a large choice of &roviders and can easily enrol in overseas $niversities and ind$stry 1ased G$niversitiesH) There is now glo1al com&etition for the G1estH teachers and researchers) Ultimately6 &ros&ective st$dents and staff will 1ase their decision to =oin U7S on the &erce&tions of :$ality and the &erceived val$e of the U7S &rod$ct) The &erformance of the IT systems and infrastr$ct$re will greatly infl$ence this &erce&tion) The .c-innon re&ort on G?enchmar4ing A .an$al for A$stralian UniversitiesH 8&!!9 affirms this view# GThe ade:$acy of com&$ting hardware and software services and telecomm$nications services and the com&etitiveness of either st$dents or staff or 1oth are at sta4e in almost every area of $niversity lifeH U7S s$&&ort services will &lay their &art in achieving a :$ality environment# Im&lement an a&&ro&riate set of eval$ation instr$ments /ecognised -PIs will 1e esta1lished and &$1lished)

The standard of IT systems and infrastr$ct$re at U7S com&ares very favo$ra1ly with those in any other A$stralian $niversity) +ota1le achievements have 1een the develo&ment of a strong client foc$s amongst IT staff6 highly f$nctional University-wide IT systems and infrastr$ct$re6 the s$ccess of the *racle 0inancials and %allista im&lementations6 the my)U7S &ortal6 favo$ra1le feed1ac4 from c$stomer s$rveys and informal so$rces of &ositive remar4s) +evertheless6 many of the formal methods associated with :$ality management systems have yet to 1e f$lly a&&lied to the de&loyment of IT) 0*)*, #ssues, goa&s and re&ated strategies Iss$e 15 "ffecti%e IT strategic management an& +lanning The effectiveness of the IT f$nction will 1e largely de&endent on the esta1lished arrangements for its strategic management6 leadershi& and o&erational management) It is im&ortant that there e5ists trans&arent organisational &rocesses for &olicy formation6 &lanning6 reso$rce allocation6 &ro=ect management6 service management and acco$nta1ilities) U7S has a formal &lanning &rocess consisting of a n$m1er of University-wide &lans6 o&erational &lans and ena1ling &lans) The IT Strategic Plan is an ena1ling &lan that has 1een develo&ed to s$&&ort the defined 1$siness directions of the University6 involving wide cons$ltation with the University comm$nity) *1taining G1est val$eH from the UniversityAs e5tensive investment in IT is contingent $&on $sing technology to enhance the strategic ca&a1ility of the organisation) Technology is changing the way organisations cond$ct their enter&rise6 and the commercialisation of the internet has 1een the most dramatic infl$ence of all) /a&idly changing technologies and red$cing life cycles of IT systems &resent strategic o&&ort$nities to organisations6 1$t they demand a ra&id res&onse) The &lanning sched$le and the &lanning horiFon m$st 1e shortened to reflect this environment)
!0'0('20!(

158

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED (oa&: /et$rn the 1est val$e to U7S from its investment in IT Strategies: Ado&t the recommendations with res&ect to IT Strategic .anagement that are contained in this IT Strategic Plan .aintain the IT Strategic Plan on an Gas re:$iredH 1asis with a &lanning horiFon of no more than three years6 ens$ring there e5ists# clear artic$lation of strategies and their 1enefits acce&tance 1y the University comm$nity closely lin4ed &lanning and reso$rce allocation assignment of im&lementation res&onsi1ilities milestone chec4s

Esta1lish a contingency f$nd to res&ond to $nforeseen o&&ort$nities that are of strategic im&ortance to U7S)

Iss$e 25 "ffecti%e +ro3ect7 ser%ice an& ris) management The accr$al of val$e from an investment in IT is contingent $&on there 1eing a s$ccessf$l im&lementation of a service as a &ro=ect o$tcome6 followed 1y effective o&erational management of the service thro$gho$t its com&lete lifecycle) .$ch of the wor4 relating to the develo&ment of IT occ$rs as a $ni:$e set of activities with a defined o$tcome) IT &ro=ects are ty&ically high ris46 involve m$ltidisci&linary teams from across the University6 involve organisational change6 and re:$ire large investments of reso$rce) Their s$ccess de&ends on the ado&tion of effective &ro=ect management and ris4 management &ractices) U7S wishes to &rovide IT services within the conte5t of 1est &ractice6 1$t it is im&ortant to design the service in accordance with the val$es of the University and to manage the e5&ectations of the c$stomer) There are also ris4s to o&erational services6 arising from malf$nctioning hardware6 software errors6 sec$rity violations6 or limitation of &$1lic infrastr$ct$re 1eyond the control of U7S) The &rinci&le of Gfitness for &$r&oseH is im&ortant in the interests of ret$rning the a&&ro&riate val$e to the organisation) (oa&: Achieve a defined standard of &ro=ect o$tcomes and a consistent standard of service delivery Strategies: Ado&t the recommendations with res&ect to Pro=ect .anagement and /is4 .anagement contained in this IT Strategic Plan Ens$re all IT services conform to a consistent model for service management6 which em1race the following &rinci&les# there will 1e clear lines of acco$nta1ility for the management of each service service level agreements will define minim$m e5&ected service standards and 4ey &erformance indicators)

Iss$e 35 "nhancing an& meas$ring +erformance A wor4 c$lt$re em1racing c$stomer foc$s and contin$o$s im&rovement will 1e an integral &art of &ro=ect management and service management &ractices) The 1alanced scorecard methodology sho$ld 1e ado&ted to meas$re and eval$ate &erformance along fo$r dimensions# c$stomer foc$s6 learning and growth6 IT &rocesses6 and financial &ers&ectives)

!0'0('20!(

15

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED S$rveys are an im&ortant means of o1taining information a1o$t the level of services &rovided and s$rveys of st$dents and staff sho$ld 1e carried o$t &eriodically to o1tain feed1ac4 and to identify &ro1lem areas) (oa&: Achieve defined :$ality standards in the de&loyment of IT Strategies: Ado&t the ?alanced Scorecard a&&roach to &erformance meas$rement6 and develo& &erformance meas$res for IT f$nctions that s$&&ort the 2D core 1enchmar4s in the .c-innon re&ort Promote a wor4 c$lt$re em1racing a strong service orientation6 and contin$o$s im&rovement# 7'6 ,eso$rce *lanning
*1=ective# To ens$re that the a&&lication of reso$rces to IT services is effectively &lanned and monitored to meet strategic and o&erational o1=ectives

meas$re service &erformance against defined 4ey &erformance indicators and e5&ected &ro=ect o$tcomes 1enchmar4 with other organisations)

*ver recent years the 0ederal >overnment has significantly changed its &olicies and f$nding methodologies for higher ed$cation instit$tions across A$stralia) %onse:$ently6 there is now a m$ch stronger em&hasis on $niversities to 1e &roactive in their &lanning6 1e financially self-reliant6 diversify reven$e so$rces6 $tilise reso$rces in the most effective and efficient way6 contain costs and im&rove service delivery) 7here IT &rogrammes address University-wide iss$es6 reso$rce &lanning and monitoring will need to 1e $nderta4en across the organisational 1o$ndaries of %olleges and Schools and divisions) A need has also 1een identified to devise a costing methodology that wo$ld 1e $sed as a strategic tool in the f$t$re for &lanning6 f$nding and 1$dgeting &$r&oses) The costs involved with &roviding access to the internet is 1ecoming an iss$e within the University) 0*/*, #ssues, goa&s and re&ated strategies Iss$e 15 ,eso$rce i&entification for +rogrammes In res&onse to the c$rrent e5ternal and internal challenges6 there is a need to ens$re that reso$rces are acc$rately allocated and costed to IT &rogrammes6 in addition to the clear identification of tangi1le and intangi1le 1enefits) IT &rogrammes are se&arated into those associated with the &rovision of o&erational services and develo&ment &ro=ects associated with the im&lementation of the IT Strategic Plan) The life cycle of some IT &rogrammes will s&an m$lti&le years6 re:$iring the allocation of f$nding and other reso$rces across ann$al 1$dget 1o$ndaries) The &lanning of reso$rces for &rogrammes will 1e a colla1orative e5ercise 1etween &ro=ect s&onsors6 steering committees6 &ro=ect managers and sta4eholder organisational $nits) Personnel to staff s&ecific &rogrammes will generally 1e so$rced internally from vario$s organisational $nits) Th$s it is im&ortant for individ$al $nits to develo& their own reso$rces &lan6 reflecting the same &lanning horiFon as the IT Programme Portfolio6 to ens$re that a&&ro&riate reso$rces are availa1le to staff the &rogrammes as they are sched$led) (oa&: Identify clearly the reso$rces re:$ired for an IT &rogramme and the 1enefits achieved from its $nderta4ing Strategies:
!0'0('20!(

16!

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Develo& a Programme Portfolio com&rising a range of financial and non-financial data for each &rogramme'&ro=ect associated with the &rovision of o&erational IT services and the im&lementation of the IT Strategic Plan Esta1lish 1$dgets 1ased on life cycle costing models for each &rogramme'&ro=ect addressing ca&ital6 ongoing o&erational and h$man reso$rce costs and 1enefits Esta1lish 1enefit realisation &lans for all &rogrammes'&ro=ects related to the im&lementation of the IT Strategic Plan Develo& ;/ reso$rce &lans for organisational $nits that are &roviding reso$rces to staff the vario$s &rogrammes'&ro=ects Develo& a &rogramme &erformance re&orting system incl$ding service level agreements 8SLAs9 for each o&erational IT service &rogramme Develo& an Activity ?ased %osting model that will 1e $sed to cost IT services6 1enchmar4 services6 &rice services and s$&&ort the develo&ment of SLAs Develo& mechanisms to monitor and elevate efficient $se of &hysical reso$rces6 e)g) internet 1illing of c$stomers 1ased on act$al $sage)

Iss$e 25 S$++lementing internal IT s)ills an& reso$rces from alternati%e so$rces Technology is changing ra&idly6 and there are increasing demands and e5&ectations 1eing &laced on the &rovision of IT systems and infrastr$ct$re to service U7S) S$ita1ly s4illed staff to wor4 on &ro=ects and s$&&ort o&erational services are often in short s$&&ly) An ind$stry wide trend towards so$rcing IT sol$tions and services e5ternally has 1ecome a&&arent and will 1e ado&ted 1y U7S where it is a&&ro&riate to do so) A 4ey &rinci&le in $tilising e5ternal sol$tions and e5ternal services6 is that the overarching management of the &rocesses involved m$st 1e led 1y U7S staff6 as it is they who have the local 4nowledge and organisational interests as a first &riority) (oa&: S$&&lement internal staff reso$rces with the effective de&loyment of cons$ltants6 contractors and o$tso$rcing services Strategies: Eval$ate so$rcing o&tions for IT &ro=ects and IT services6 and determine a&&ro&riate method 8e)g) in-ho$se6 o$tso$rce6 &artnering6 ra&id so$rcing9 E5&lore &artnering o&&ort$nities with other organisations to share s4ills in short s$&&ly and other reso$rces %ontin$e to cond$ct reg$lar 1enchmar4ing with other $niversities and organisations to identify 1est &ractices in IT staff so$rcing Develo& s4ills and reso$rce allocation data1ases of IT staff to aid in &ro=ect reso$rcing Develo& the management s4ills of U7S IT staff so that e5ternal contracts can 1e managed effectively6 &artic$larly s4ills in these areas# writing and eval$ation of tenders and G/e:$ests for Pro&osalsH 8/0Ps9 service level definition and monitoring of 4ey &erformance indicators contract negotiation and contract management &ro=ect management)

!0'0('20!(

161

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED Iss$e 35 "scalating costs in internet $sage The U7S connection to the internet is &rovided 1y the A$stralian Academic /esearch +etwor4 8AA/+et9 which is a non-&rofit organisation whose shareholders are all A$stralian Universities and the %SI/*) U7S is 1illed for its internet access 1ased on the vol$me of incoming traffic) The cost to the University in 200, was M 0046 and 1ased on c$rrent $sage trends the estimate for 200 is a&&ro5imately M!)3 million) %hanges in learning and teaching methodologies are res$lting in dramatically increased $sage of the internet6 ena1ling fle5i1ility and em&owering st$dents) ;owever the University m$st ta4e action to stem the amo$nt of recreational $se of the internet that contri1$tes to escalating costs) The charges associated with internet services are not widely $nderstood) A new system of mandatory &ro5y a$thentication for internet $sage sho$ld 1e develo&ed to ena1le charges to 1e allocated more acc$rately and &rovide for acco$nting on an individ$al $ser 1asis) This wo$ld ena1le %olleges and Schools to closely manage their internet $sage and ens$re that this val$a1le reso$rce is a&&lied to the 1est advantage of the academic and research &$rs$its of the University) (oa&: .inimise costs thro$gh efficient and effective internet $sage while strongly s$&&orting fle5i1le learning and teaching Strategies: Develo& an Internet %harging System and &$1lish details on how internet charges are inc$rred %onsider the im&lementation of a :$ota management system for internet $sage Develo& and &$1lish g$ides that e5&lain how to minimise internet costs Investigate and im&lement mechanisms s$ch as im&roved caching to im&rove the efficiency of internet $sage)

7'7 *ri%acy an& Information Technology Sec$rity


*1=ective# To safeg$ard the confidentiality of &ersonal information &rovided to the University and &rivacy in the $se of U7S IT reso$rces

It has often 1een necessary for organisations to maintain records of a &ersonal and'or confidential nat$re a1o$t their c$stomers) Advances in technology have meant that this ty&e of information is relatively easy to acc$m$late) The develo&ment of internet systems and the $se of coo4ies and other trac4ing mechanisms have ena1led organisations to monitor c$stomer activity and to have the &otential to e5change or on-sell that information to other interested &arties) It is vital that reg$lations in res&ect of the &rivacy of &ersonal and cor&orate details 1e esta1lished and im&lemented) A c$lt$re of confidentiality already e5ists within the University and arrangements for &rotection of &ersonal information &resently in &lace address many of the o1ligations im&osed 1y the Privacy Act) The University is not in the ha1it of collecting $nnecessary &ersonal data and st$dent information is never handed over to third &arties) It is im&ortant that U7S contin$es to act &roactively and ado&ts &olicies and &roced$res to create a wor4&lace c$lt$re where all staff and st$dents are aware of and res&ect &rivacy iss$es6 and the conse:$ences of ignoring them)

!0'0('20!(

162

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED 0*0*, #ssues, goa&s and re&ated strategies Iss$e 15 *rotection of +ersonal information The wides&read ado&tion of Information technology systems and infrastr$ct$re 1y organisations6 incl$ding U7S6 has created an $n&recedented degree of inter-connectedness 1etween individ$als and recorded information) St$dents6 staff and e5ternal clients m$st 1e ass$red that &ersonal6 cor&orate and financial details they s$&&ly will not 1e $sed for &$r&oses other than the original intent) 7itho$t ade:$ate &olicies6 controls and ed$cational &ractices 1eing in &lace6 there are dangers that information may 1e ina&&ro&riately $sed) The d$ties of some IT &rofessionals are s$ch that they have the &otential to access confidential data) *thers design systems that grant third &arties access to stored information) It is im&erative that staff involved in these activities are aware of their legal res&onsi1ilities and ethical o1ligations with res&ect to &rivacy iss$es) .em1ers of the University comm$nity m$st also 1e confident their rights are 1eing &rotected) (oa&# .aintain a strong foc$s on &rivacy iss$es in c$rrent and f$t$re IT initiatives Strategies: Develo& a University IT Privacy Policy s$&&orting the U7S Privacy Policy that conforms with the State legislation Incl$de information and advice on GAcce&ta1le Use of ITH &olicies as &art of orientation and ind$ction of new st$dents and staff Im&lement sec$rity mechanisms and &roced$res that safeg$ard electronically stored &ersonal information from mis$se or loss6 $na$thorised access6 modification or disclos$re Urgently develo&ing more c$rrent and 1etter &ractice &olicies'&rotocols and &roced$res in terms of the IT systems to s$&&ort the &rivacy &olicy 8eg $&date the 2003 IT sec$rity &olicy 6 IT remote access &olicy6 IT systems im&lementation &olicy6 mo1ile tele&hone &olicy etc9 0$rther incor&orating design &rinci&les in all IT develo&ments that ens$re that &rivacy rights are a &aramo$nt concern) /aising sec$rity awareness of staff and st$dents +e5t ActionsTrain staff with access to st$dent and staff records to ens$re that they are aware of &rivacy o1ligations Develo& a we1site that informs University st$dents and staff of their rights to &rivacy6 and o1ligations for &reserving &rivacy Incor&orate design &rinci&les within any new IT initiative that ens$re &rivacy rights are a &aramo$nt concern)

!0'0('20!(

163

University-wide Information Technology Strategic Plan DETAILED

8' <e#t 1ctions


The &$1lication of the IT Strategic Plan doc$ment is a significant event in the IT strategic &lanning &rocess) ;owever the em&hasis of the doc$ment is at the strategic or visionary level and not the tactical or im&lementation level) To 1e effective6 an IT Strategic Plan m$st 1e e5tended from a strategic to a tactical foc$s) This is achieved 1y the develo&ment of an IT Programme Portfolio6 which identifies a n$m1er of &rogrammes with their $nderlying &ro=ects6 that will ena1le the achievement of the strategies descri1ed in the IT Strategic Plan) The level of detail shown in the IT Programme Portfolio will 1e reg$larly revised thro$gho$t the life of the IT Strategic Plan) Pro=ects for the $&coming twelve month &eriod will 1e defined to a conce&t level6 addressing sco&e and o1=ectives6 cost and 1enefit &ro=ections and a timeline6 with declining levels of detail for those that constit$te the remainder of the &lan) In addition the &ortfolio will contain a high-level overall im&lementation sched$le and a reso$rce &lan) In order for the &ortfolio to 1e com&leted there needs to 1e a n$m1er of &reliminary ste&s $nderta4en# A&&rove IT Strategic Plan J the E5ec$tive sho$ld review the content of the &lan6 identify any areas for change or f$rther develo&ment and s$1se:$ently a&&rove the content for ado&tion as an official $niversity &lan

!0'0('20!(

164