Tcnica de Entrevistas

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Entrevistas: Para qu nos sirven?

Las entrevistas constituyen el medio de obtener informacin sobre: - Requerimientos de usuario
- Funcionamiento del sistema actual - Organizacin de la Unidad - Responsables y funciones de los usuarios - !

Permiten centrar las bases sobre las cuales se desarrollar el futuro sistema "e utilizan en todas las actividades de la Fase #: $ %lan de "istemas de &nformacin' y dentro de la Fase (: $)n*lisis del "istema'
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Entrevistas: ntroducci!n y ob"etivos

Una entrevista es una reunin +cara a cara+ entre el o los analista,s y una o m*s persones: usuarios o implicados en el sistema -sta.e/olders01 gestores1 auditores1 programadores1 etc!!!
2a la oportunidad de tratar al usuario y ayuda a disminuir su natural resistencia a las preguntas! La entrevista puede ser individual o en grupo! La informacin se obtiene de manera verbal1 ayuda a descubrir errores de entendimiento1 falsas e3pectativas1 resistencia /acia el nuevo proyecto!!! 4s una forma de conversacin1 no slo de interrogacin 4s ideal para recoger opiniones1 comentarios1 ideas1 sugerencias!

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Entrevistas: ntroducci!n y ob"etivos

5)2 -Joint Application Development0: 4s un proceso de recoleccin de datos acelerado1 en el cual los usuarios y analistas se re6nen en una 6nica e intensa reunin1 que puede durar de un d7a a una semana1 con el ob8etivo de definir los requerimientos de los usuarios 43iste una gran diferencia entre entrevistas que se producen en *mbitos de la sociedad -cuando buscamos un traba8o1 e3amen oral1 8uicio1 etc!!!0 y las que se producen en el desarrollo de sistemas de informacin! 4n este entorno la relacin entre el entrevistador y el usuario es cooperativa1 no de adversarios .

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Entrevistas: Porqu #re#ararlas?

- Las apariencias enga9an
- Las entrevistas pueden tener un contenido muy denso - 4vitar la posibilidad de ambig:edad - 4vitar malas interpretaciones o falta de comunicacin - 4vitar frases del cliente del tipo: $S que cree que entendi lo que piensa que dije, pero no estoy seguro de que se de cuenta de que lo que escuch no es lo que yo quise decir'

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Entrevistas: $uestro %b"etivo

4l ob8etivo es descubrir tantos requerimientos de usuario para el nuevo sistema como sea posible1 e3isten tres puntos principales1 los cuales /ay que e3plotar :
- ;u< /ace cada usuario=! %ara obtener una lista
completa de las tareas que realiza el usuario - >mo lo /ace=! - ;u< cosas necesita para /acerlo=! ;u< datos1 qu< material1 qu< ordenes1 qu< condiciones1 etc!!!

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Entrevistas: Ti#os de entrevista

Sin estructura & Tormenta de deas 'Brain-Storming(: - %reguntas y respuestas libres
- )tmsfera abierta: ideal para estudiar ideas y creencias del entrevistado - &deal para obtener informacin general

)enta"as : 43plotar temas que surgen espont*neamente1 se puede producir informacin sobre temas a los que no se les /ab7a dado importancia nconvenientes: "e puede perder muc/o tiempo1 an*lisis e interpretacin laboriosa

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Entrevistas: Ti#os de entrevista

Estructurada
- &deal para la adquisicin de informacin concreta del sistema - )lta credibilidad de las respuestas - >lasificacin dependiendo de la pregunta : Abierta: permite responder con palabras propias!
>onsiderar siempre el preguntar: $;uiere a9adir alguna cuestin m*s'=

*errada: el entrevistado /a de responder la

pregunta entre unas cuantas posibles -;uiere una impresora L*ser=0

)enta"as : %reguntas para todos los entrevistados nconvenientes : ?o es adecuada para todas las situaciones1 un e3ceso de estructura reduce la respuesta espont*nea!
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Entrevistas: A los res#onsables de +reas, Puntos -enerales

(! Funciones que realiza su departamento o grupo!
@! "istemas de &nformacin actuales - 4ntradas1 salidas1 funcionalidad -ya sean autom*ticos o manuales0 A! Relaciones o salidas a otros sistemas -Bedios empleados1 frecuencia0 C! ?ivel de satisfaccin t<cnica con el sistema de informacin actual! 4valuacin global de : - 2isponibilidad de los sistemas de &nformacin - Diempo de respuesta - Facilidad de uso E! &dentificar el resto de los usuarios del departamento o grupo que deber*n participar en las futuras entrevistas!

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Entrevistas: Al resto de usuarios.

Puntos Generales
1. Situacin actual Entorno fsico/lgico existente Tipo de entradas (origen, datos involucrados,soporte utilizado, frecuencia) Procesos y funciones realizados por dic os siste!as Tipos de salidas (destino, datos involucrados, soporte y frecuencia) "olu!en de la infor!acin !anipulada Para cada #$% #iste!as de al!acena!iento, tipo de datos i!plicados Principales venta&as e inconvenientes 'ivel de satisfaccin t(cnica ()isponi*ilidad de los siste!as de
$nfor!acin, Tie!po de respuesta, +acilidad de uso)

Tie!po de espera si piden !odificaciones

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Entrevistas: Al resto de usuarios. Puntos generales

2. Requisitos del nuevo sistema 'uevos procesos/funciones a realizar por el nuevo siste!a Prioridades de estos procesos/funciones 'uevas consultas deseadas
(datos involucrados, origen y destino de los datos y frecuencia)

'uevos infor!es deseados 'ecesidad de seguridad so*re los datos +actores crticos de (xito

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Entrevistas: Consideraciones
Lo ex uesto anteriormente es slo una visin general de los as ectos m!s relevantes" Para cada ro#ecto se de$er! con%eccionar un guin de endiendo del ti o de ro#ecto" del usuario entrevistado" de la ex eriencia del entrevistador # su conocimiento con el sistema anali&ado , $!prescindi*le enviar al usuario a entrevistar un guin previo so*re los puntos a tratar , Ela*orara el guin atendiendo al perfil y a las responsa*ilidades del usuario a entrevistar

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Entrevistas: Puntos im ortantes a tratar

'irectivo
- Polticas, estrategias y o*&etivos generales en les direcciones futuras de la organizacin - $nvolucrar a la direccin en el control del proyecto - -i!itaciones glo*ales relativas a los presupuestos, recursos u!anos y calendario de tra*a&o

E(ecutivo
- .*&etivos departa!entales, organizacin, procedi!ientos, re/uer re/ueri!ientos de infor!acin, pro*le!as, li!itaciones la*orales - #ugerencias para !e&orar la eficiencia de los responsa*les - #a*er co!o se pueden deter!inar los ec os y /u( !(todos se an de utilizar, a /uien ay /ue entrevistar y cuando

) erativo
- +unciones /ue se realizan actual!ente, - 0odelos utilizados - Evaluacin de la satisfaccin en el tra*a&o - #ugerencias para la !e&ora de los procedi!ientos y de los !odelos.
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Entrevistas: Postura del entrevistador

- Pri!ero escuc ar, despu(s a*lar. El analista no da infor!acin. 'o interru!pir al entrevistado - E!pleando diferentes pala*ras% 12 ver si lo e entendido *ien, usted /uiere decir /ue34 - 'o influenciar. 'o tendencia a resaltar la opcin /ue !5s nos gusta - Evitar /ue se puede interpretar la entrevista del analista co!o una indicacin de /ue el entrevistado no est5 aciendo su tra*a&o *ien y sentirse erido - -a actitud y a*ilidad del analista son deter!inantes de cara a su (xito o fracaso. -a entrevista es un arte /ue re/uiere cierto grado de a*ilidad en el trato, !o!ento oportuno y sentido del u!or
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Entrevistas: Postura del entrevistador

#i el entrevistador tiene experiencia, tiene tendencia a evaluar enseguida y con poco rigor. -a experiencia a de servir para no acer falsas o pre!aturas i!presiones, y para evaluar las cosas una vez concluida la recopilacin de datos 'o utilizar pala*ras difciles de entender. 6epetir en si es necesario. 'o tratar al entrevistado de for!a a!iga*le, pero si sencilla y for!al

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Entrevistas: Errores t* icos a evitar

Entrevistar a la gente inadecuada en el momento inadecuado +acer reguntas inadecuadas # reci$ir res uestas errneas
, 7suarios y analistas a*lan lengua&es diferentes y son especialistas en te!as diferentes - Pedir cosas con asociacin directa a cargos y salarios. 8o!paracin entre personas.

Crear malas relaciones entre las artes - Puede ser /ue el entrevistado no acepte el nuevo siste!a. 87$)2).. $r con tacto. Ausencia de rivacidad

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Entrevistas:
- Puntualidad

Posturas negativas del entrevistado

-.e /aces erder demasiado tiem o0

- 0antener la entrevista dentro del te!a previsto - Preguntarle al entrevistado si de&ara /ue un ar/uitecto le construyera una casa sin acerle un con&unto de entrevistas previas de c!o /uiere la casa.

-Est! en eligro mi uesto de tra$a(o0 - 'o soy la persona adecuada para asegurale lo contrario
- 9acer sa*er el te!or de los entrevistados a su superior

01u no conoces el negocio" entonces" 2Cmo nos uedes decir como /a de ser el nuevo sistema30
- Efectiva!ente:::: 6ealiza!os las entrevistas para descu*rir las co!o necesita el usuario /ue sea el nuevo siste!a
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Entrevistas:

4xito de una entrevista

En resumen" el 5xito de una entrevista de ende: - 2ctitud del analista - -os conoci!ientos t(cnicos del analista - -a claridad del o*&etivo de la entrevista - -a preparacin de la entrevista Pasos ara asegurar el 5xito de una entrevista: 1. 2. 6. 7. 8oncertar la entrevista por adelantado $nfor!arnos y preparar el te!a de la entrevista 8o!enzar la entrevista introduciendo el te!a )e preguntas generales a preguntas con !5s detalle

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