DOCUMENTO

P-ADM-001

PROCEDIMIENTO: GESTION DE COMPRAS

REVISION 12
FECHA: 15/08/2012
PAG 1 DE 12

No. REV

No
PAGINAS

DESCRIPCION DEL CAMBIO EN LA EDICION

FECHA/ CAMBIO

Sexta edicin. El nuevo cambio de la norma ISO-9001-94 a ISO-9001-2000,

hace necesario actualizar a la nueva versin todos los documentos de calidad,
cambia la plantilla, el numeral en registros y todo aquello que enuncie la norma
anterior y sus puntos de la norma.
Sptima edicin. Se actualiza el procedimiento con respecto al insumo
adquirido como tiempos de solicitud y recepcin de las mercancas. Cambia el
formato COM-002 en este se ingresa N de remisin, N de factura, N entrada
de almacn y N comprobante de egreso.

FEBRERO
05 2002

NOVIEMBRE
26 - 2002

11

ABRIL
28 - 2003

Octava edicin. Se ingresa el procedimiento a realizar por la devolucin de

mercanca que no cumplan con los requisitos exigidos. Cambian las pgina 1,
5 y 8. El resto del documento y de los formatos continan iguales.

13

FEBRERO
4-2008

Novena edicin. Se actualiza todo el procedimiento de acuerdo a los cambios

internos en el direccionamiento estratgico. Cambian el nombre de los
procesos internos y de igual forma los cargos que los conforman.

11

NOVIEMBRE
2009

Dcima edicin. Cambia el nombre del procedimiento por gestin de compras.

Se actualizan los topes para compra directa.

10

10

MAYO
26-2011

Onceava edicin. Se actualiza la codificacin de los formatos el procedimiento

y se anexa contratos de productos y servicios con terceros. Se excluye la
contratacin con el personal.

AGOSTO
15-2012

11

Doceava edicin: se ajusta el procedimiento a la metodologa de

proyectos. Se anexan 3 formatos mas para tener mayor control con el presupuesto
y la trazabilidad de la compra F-ADM-015 Creacin de proveedores, F-ADM016Imprevistos, F-ADM-017 Validacin requerimientos de cotizacin

COPIA CONTROLADA
SI

COPIA No. ________________

NO

ASIGNADA A: ____ _________________________________

Luz Dary Chavarria David

Coordinadora Administrativa
_______________________________________________________________________

FIRMA / REVISADO

Juan Fernando Ramrez Cardona

Gerente General___________________
FIRMA / APROBADO

Mayo 26 de 2011

FECHA: _________________________

DOCUMENTO
P-ADM-001

PROCEDIMIENTO: GESTION DE COMPRAS

REVISION 12
FECHA: 15/08/2012
PAG 2 DE 12

C O N T E N I D O:

1.

1.

OBJETIVO.

2.

ALCANCE.

3.

CONDICIONES GENERALES.

4.

DEFINICIONES.

5.

CONTENIDO.

6.

REGISTROS.

7.

REFERENCIAS.

8.

ANEXOS

Objetivo

DOCUMENTO
P-ADM-001

PROCEDIMIENTO: GESTION DE COMPRAS

REVISION 12
FECHA: 15/08/2012
PAG 3 DE 12

Controlar la adecuada adquisicin de productos o servicios requeridos por

CONHYDRA S.A E.S.P en todas sus lneas negocio, para el normal desarrollo
de sus actividades, teniendo en cuenta los principios de honestidad,
compromiso, responsabilidad y respeto, y garantizando el cumplimiento del
presupuesto.
2.

Alcance.
El procedimiento aplica desde que se define el producto o servicio que se
requiere adquirir, hasta su legalizacin. Es responsabilidad del Gerente general,
Directores de lnea, Coordinadores de procesos y/o Coordinadores de
proyectos, y por lo tanto deben velar por su debida ejecucin.

3.

Condiciones Generales.
La responsabilidad de las compras es del Gerente general, Directores de
lnea, Coordinadores de procesos y/o Coordinadores de proyectos.
Cuando se trate de la adquisicin de materiales, herramientas e insumos se
deben tener en cuenta las condiciones de almacenamiento y las fichas
tcnicas si se requieren.
Es responsabilidad de los Directores de lnea, Coordinadores de procesos
y/o Coordinadores de proyectos mantener actualizado el registro de
proveedores.
La orden de compra que es emitida deber contener todos los datos que
describen claramente el servicio o producto pedido.
La compra se le puede realizar a un proveedor al cual no se le haya
realizado evaluacin pero se debe inspeccionar el 100% del producto y/o
servicio.
Se debe realizar Orden de compra para anticipos y para contratos con
terceros.
Las cotizaciones para la vinculacin de un proveedor especifico tiene
vigencia de Un (1) ao, despus de este periodo se debe volver a realizar
Anlisis de cotizacin para seleccionar el proveedor.

4.

Definiciones.

DOCUMENTO
P-ADM-001

PROCEDIMIENTO: GESTION DE COMPRAS

REVISION 12
FECHA: 15/08/2012
PAG 4 DE 12

Insumo crtico: Se refiere a aquellos materiales, materias primas, equipos,

software, hardware y dems, que inciden directamente con la calidad del producto,
especificados en el plan de calidad o en el manual de calidad.

Proveedor: Responsable de suministrar los materiales, materias primas, equipos,

etc.

Registro de proveedores y subcontratistas: Listado de proveedores y

subcontratistas en diferentes categoras de acuerdo a los tipos y caractersticas
de insumos y servicios requeridos por CONHYDRA S.A. E.S.P.

Proyecto: Ciudad, Municipio, Vereda u otra entidad territorial en la cual la

Empresa CONHYDRA S.A. E.S.P. opere, administre, mantenga o preste sus
servicios.

Disponibilidad Presupuestal: Documento o accin que garantiza la apropiacin

suficiente para atender un gasto determinado.

Cotizacin u Oferta: Documento originado por el proveedor con especificaciones

del producto, servicio u obra que ofrece, cantidad, calidad, valor, plazo y
condiciones del negocio, entre otros.

Orden de Compra para producto y/o servicio: Documento que informa sobre el
proveedor, el comprador, el producto y/o servicio comprado y los datos relativos al
objeto de compra. En este documento se encuentran los parmetros de calidad de
acuerdo a las especificaciones tcnicas del producto y/o servicio solicitado y de
oportunidad teniendo en cuenta la fecha de entrega por parte del proveedor.

Imprevistos: Costo o gasto no presupuestado que por sus caractersticas es de

obligatoria ejecucin.

Producto o servicio especial: Es aquel que por sus condiciones especficas solo
puede ser suministrado por un proveedor.

5.

Contenido.
La descripcin del procedimiento se hace en el diagrama de flujo; a continuacin
se hacen algunas aclaraciones al procedimiento.
5.1

Disponibilidad Presupuestal.
Todas las compras se deben realizar con base en el presupuesto aprobado para
cada proyecto, se debe contar con la disponibilidad presupuestal antes de solicitar
al proveedor para garantizar que se cuenta con los recursos.

DOCUMENTO
P-ADM-001

PROCEDIMIENTO: GESTION DE COMPRAS

REVISION 12
FECHA: 15/08/2012
PAG 5 DE 12

Para los proyectos en caso de que se presenten imprevistos, las compras de

productos y servicios, deben estar autorizadas por el Gerente general o el Director
de lnea, y diligenciar el Formato para Imprevistos F-ADM-016.
Para las sucursales y la casa matriz en caso de que se presenten imprevistos, las
compras de productos y servicios, deben estar autorizadas por el Gerente general
y el Coordinador financiero y diligenciar el Formato para Imprevistos F-ADM-016.
5.2

Solicitud de Cotizaciones u Ofertas.

Si el proveedor que suministra el producto o servicio a comprar se encuentra
registrado en el Registro de subcontratistas de productos o servicios, R-ADM001, y esta con el registro de cotizacin actualizado, no es necesario realizar
nuevamente las cotizaciones.
Si no existe el registro de cotizacin o esta vencida para este producto o servicio
se debe realizar nuevamente Anlisis de cotizaciones, segn las siguientes
especificaciones:

Si el producto o servicio es especial se debe soportar con el Formato

Validacin requerimientos de cotizacin F-ADM-017.

Si el producto o servicio no es especial se procede a la solicitud de

cotizacin o cotizaciones y diligenciar el formato Anlisis de cotizaciones FADM-002.

Para los proveedores de productos o servicios que no aparecen en el Registro, se

deben evaluar mediante los criterios establecidos en el formato de Evaluacin y
calificacin de proveedores F-ADM-012 y diligenciar el formato Creacin de
proveedores F-ADM-015.
Para el Anlisis de cotizaciones se tendrn en cuenta variable tales como: servicio
post-venta, existencia, transporte, tiempo de entrega, precio y calidad. Se utilizar
el formato F-ADM-002 Anlisis de Cotizaciones y los motivos por los cuales se
selecciona la propuesta, se deben registrar en las observaciones.
Dependiendo de la disponibilidad del producto se pedirn 2 3 cotizaciones y se
har el respectivo Anlisis de cotizaciones si la compra es superior a 2 SMMLV.
Para Conagua se realizaran Anlisis de cotizaciones solo para compras superiores
a 4 SMMLV.

DOCUMENTO
P-ADM-001

PROCEDIMIENTO: GESTION DE COMPRAS

REVISION 12
FECHA: 15/08/2012
PAG 6 DE 12

Si la compra se realiza por fuera del pas, los topes se definirn realizando la
conversin segn el salario mnimo de cada pas.
5.3 Elaboracin y Firma de la Orden de compra.
La orden de compra es un documento fsico que establece el compromiso de pagar
la suma de dinero o su equivalente, segn la negociacin, como contraprestacin
al servicio o producto que se suministra.
Para las compras de productos y servicios superiores a Cien Mil Pesos Ml.
($100.000.oo), se diligenciar el formato Orden de Compra para producto y/o
servicio F-ADM-001. Para Conagua se diligenciara Orden de compra para
compras superiores a Quinientos Mil Pesos ($500.000.oo).
Se realiza una Orden de Compra para producto y/o servicio F-ADM-001, en
donde se especifican todas las caractersticas tcnicas del servicio o producto
adquirido, los tiempos de solicitud y recepcin, para que no se presente ninguna
ambigedad en el pedido. La Orden de Compra se puede enviar por fax o por
mensajera, el pedido se puede solicitar con anterioridad por telfono aclarando los
requisitos de la orden de compra.
En la orden de compra se coloca la aprobacin de presupuestos si se tiene
disponibilidad para la compra, sino se debe hacer transferencia de otro rubro con la
aprobacin del Gerente general, Director de lnea o Coordinador financiero segn
sea el caso (Proyecto o Casa matriz). Lo mismo para los imprevistos.
En la Orden de Compra para producto y/o servicio debe colocarse la firma, el
documento de identidad y el cargo del solicitante.
Al momento de llegar el producto y/o servicio, ste deber ser entregado a la
persona responsable de la compra, debern verificarse los productos o servicios
recibidos con la Orden de Compra y los certificados de calidad del producto, si es
del caso, se coloca la fecha real de recibido y la conformidad de recibo. All
tambin se especificar en el campo de las observaciones si es del caso por qu
se devuelve total o parcialmente el producto y/o servicio. Para Conagua la misma
persona que solicita el producto es quien recibe, es responsabilidad del director de
la obra verificar el cumplimiento del procedimiento.
5.4 Verificacin del Pedido Adquirido.
Si el producto y/o servicio no cumple con las especificaciones exigidas, se
devolver al proveedor, con una carta comunicndole los motivos de la devolucin
y se le adjuntar la factura en original, conservando la copia de la factura. En caso

DOCUMENTO
P-ADM-001

PROCEDIMIENTO: GESTION DE COMPRAS

REVISION 12
FECHA: 15/08/2012
PAG 7 DE 12

de que solo sea una parte del producto el que no cumpla con los requisitos
exigidos, se devolver y por escrito se informar los motivos del hecho y se
solicitar el cambio de la factura para que se cobre el valor del producto y/o
servicio o se pedir la nota crdito.
Tambin en la forma Orden de Compra para producto y/o servicio F-ADM-001 se
especificar en las observaciones si hubo devolucin del producto y/o servicio, y el
motivo, si se reemplaz la misma y el tiempo en que se hizo.

DOCUMENTO
P-ADM-001

PROCEDIMIENTO: GESTION DE COMPRAS

REVISION 12
FECHA: 15/08/2012
PAG 8 DE 12

5.5 Flujograma
INICIO
Coordinador del
proceso/ Coordinador
del proyecto/Asistente
administrativo

Identificar las necesidades de compras

2
SI
Coordinador del
proceso/ Coordinador
del proyecto/Asistente
administrativo

La compra de un
producto o servicio
es un imprevisto?

Diligenciar Formato
Imprevistos F-ADM-016

NO
Coordinador del
proceso/ Coordinador
del proyecto/Asistente
administrativo

La compra tiene
disponibilidad
presupuestal?

Coordinador del
proceso/ Coordinador
del proyecto/Asistente
administrativo

Solicitar transferencia de
otro rubro en la orden de
compra

SI

Coordinador del
proceso/ Coordinador
del proyecto/Asistente
administrativo

Coordinador del
proceso/ Coordinador
del proyecto/Asistente
administrativo

NO

SI
La compra es
inferior al tope
establecido?

NO
Elabora la orden de compra
3
Evaluar la solicitud, verificacin,
cantidad y especificaciones

DOCUMENTO
P-ADM-001

PROCEDIMIENTO: GESTION DE COMPRAS

REVISION 12
FECHA: 15/08/2012
PAG 9 DE 12

A
Coordinador del
proceso/ Coordinador
del
proyecto/Coordinador
financiero/Asistente
administrativo

Coordinador del proceso/

Coordinador del
proyecto/Asistente
administrativo

NO
Se autoriza la
compra?

SI
NO

La compra supera
los 2 SMMLV?

SI
Coordinador del proceso/
Coordinador del
proyecto/Asistente
administrativo

Solicitar cotizaciones a posibles proveedores

y hacer el Anlisis de las cotizaciones

Coordinador del proceso/

Coordinador del
proyecto/Asistente
administrativo

El proveedor que
se requiere tiene la
cotizacin vigente?

Hay que realizar

nuevamente Anlisis de
cotizaciones

SI
Coordinador del proceso/
Coordinador del
proyecto/Asistente
administrativo

NO

R-ADM-001 Registro de
subcontratistas de productos o
servicios
F-ADM-002 Anlisis de
Cotizaciones

Realizar orden de compra especificando

claramente las caractersticas del servicio
o producto a comprar

F-ADM-001
Orden de Compra para
producto y/o servicio

DOCUMENTO
P-ADM-001

PROCEDIMIENTO: GESTION DE COMPRAS

REVISION 12
FECHA: 15/08/2012
PAG 10 DE 12

Coordinador del
proceso/ Coordinador
del proyecto/Asistente
administrativo
Asistente
Administrativo
Operador de planta/
Almacenista
Coordinador del
proceso/ Coordinador
del proyecto/Asistente
administrativo
Asistente
Administrativo
Operador de planta/
Almacenista

Verificacin del servicio o producto

pedido

Inspeccionar el bien o producto a

comprar y colocar la conformidad en la
orden de compra

NO

El bien o producto
cumple con los
requisitos exigidos
en la Orden de
compra?
4

SI
Coordinador del
proceso/ Coordinador
del proyecto/Asistente
administrativo
Asistente Administrativo
Operador de planta/
Almacenista

Devolver producto o servicio

al proveedor con factura o
solicitar nota crdito y/o
liquidar contrato

Firmar Orden de compra, remisin y

factura y/o cuenta de cobro.

FIN

DOCUMENTO
P-ADM-001

PROCEDIMIENTO: GESTION DE COMPRAS

REVISION 12
FECHA: 15/08/2012
PAG 11 DE 12

6.
Nm.
7.4

Registros.
Cd. Reg.
R-ADM-001

Nombre Registro
Registro de Subcontratistas
productos o servicios

7.4

F-ADM-001

Orden de compra

7.4

F-ADM-002

Anlisis de cotizaciones

7.4

F-ADM-017

Validacin requerimientos de
cotizacin

7.4

F-ADM-016

Imprevistos

7.4

F-ADM-015

Creacin de proveedores

Forma de
Ubicacin
Archivo
Carpeta
fsica Archivo proyecto o
y/o
medio Archivo central
magntico

Conservacin

Responsable

Tipo de Reg.

de Coordinador del proceso/

Coordinador del
proyecto/Asistente
administrativo
Coordinador del proceso/
Coordinador
del
proyecto/Asistente
administrativo
Coordinador del proceso/
Coordinador
del
proyecto/Asistente
administrativo
Coordinador del proceso/
Coordinador
del
proyecto/Asistente
administrativo
Coordinador del proceso/
Coordinador
del
proyecto/Asistente
administrativo
Coordinador del proceso/
Coordinador
del
proyecto/Asistente
administrativo
Disposicin

2 aos

Eliminacin

Carpeta fsica
y/o medio
magntico

Archivo proyecto o
Archivo central

2 aos

Eliminacin

Carpeta fsica
y/o medio
magntico

Archivo proyecto o
Archivo central

2 aos

Eliminacin

Carpeta fsica
y/o medio
magntico

Archivo proyecto o
Archivo central

2 aos

Eliminacin

Carpeta fsica
y/o medio
magntico

Archivo proyecto o
Archivo central

2 aos

Eliminacin

Escrito y Digital

Escrito y Digital

Escrito y Digital

Escrito y Digital

Escrito y Digital

Escrito y Digital

Nivel de acceso

Coordinador
del
proceso/
Coordinador
del proyecto/Asistente
administrativo
Coordinador del
proceso/ Coordinador
del proyecto/Asistente
administrativo
Coordinador del
proceso/ Coordinador
del proyecto/Asistente
administrativo
Coordinador del
proceso/ Coordinador
del proyecto/Asistente
administrativo
Coordinador del
proceso/ Coordinador
del proyecto/Asistente
administrativo

DOCUMENTO
P-ADM-001

PROCEDIMIENTO: GESTION DE COMPRAS

REVISION 12
FECHA: 15/08/2012
PAG 12 DE 12

Carpeta fsica
y/o medio
magntico

7.

Archivo proyecto o
Archivo central

2 aos

Eliminacin

Referencias.
P-ADM-003 Evaluacin y Seleccin de Proveedores.

8.

Anexos.
R-ADM-001
F-ADM-001
F-ADM-002
F-ADM-015
F-ADM-016
F-ADM-017

Registro de proveedores.
Orden de compra para producto y/o servicio.
Anlisis de cotizaciones.
Creacin de proveedores
Imprevistos
Validacin requerimientos de cotizacin

Coordinador del
proceso/ Coordinador
del proyecto/Asistente
administrativo