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Metodologa para la Planificacin y Control de Proyectos

Gerencia de Proyectos y Procesos

Mod. 282 (09-2010)

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METODOLOGA PARA LA PLANIFICACIN Y CONTROL DE PROYECTOS

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ndice HOJA DE APROBACIN ........................................................................................................................ 3 HISTRICO DE REVISIONES ................................................................................................................. 4 OBJETIVO................................................................................................................................................ 5 ALCANCE ................................................................................................................................................ 5 NORMAS GENERALES ........................................................................................................................... 5 NORMAS ESPECFICAS ......................................................................................................................... 6 DE LAS RESPONSABILIDADES ............................................................................................................ 6 DE LA CONCEPCIN DEL PROYECTO ................................................................................................. 7 DE LA DEFINICIN DEL PROYECTO .................................................................................................... 7 DE LA PLANIFICACIN DEL PROYECTO ............................................................................................. 7 DE LA EJECUCIN DEL PROYECTO .................................................................................................... 8 DEL SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROYECTO.............................................................................. 8 DEL CIERRE FINAL............................................................................................................................... 10 FASE II. PLANIFICACIN DEL PROYECTO ........................................................................................ 12 FASE III. EJECUCIN DEL PROYECTO .............................................................................................. 14 FASE IV. CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO .................................................................... 16 FASE V. CIERRE FINAL ........................................................................................................................ 17 MATRIZ DE PROCESOS DE LA METODOLOGA DE PLANIFICACIN Y CONTROL DE PROYECTOS ......................................................................................................................................... 18 GLOSARIO DE TRMINOS ................................................................................................................... 20 DOCUMENTOS ASOCIADOS ............................................................................................................... 21

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Hoja de Aprobacin

Estatus

Nombre y Apellido Eduardo Hernndez

Nivel Organizativo Gerente General Gerente rea de Administracin y Control Gerente de Tecnologa Gerente de Planificacin y Calidad Gerente de Proyectos y Procesos

Firma

Carlos Hernndez Aprobado por:

Pedro Amaral

Omar Crdenas Lino Simoes

Firmas Autorizadas para la divulgacin de la Metodologa para la Planificacin y Control de Proyectos.

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Histrico de Versiones

Fecha

Versin N

Descripcin Implantacin de la Metodologa Modificaciones en el alcance de las fases y responsabilidades de los participantes del Proyecto. Creacin de documentos que faciliten la definicin y seguimiento del Proyecto

02-08-2011

23-01-2013

1.1

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PROCESO PARA LA PLANIFICACIN Y CONTROL DE PROYECTOS OBJETIVO


La presente metodologa de trabajo se ha modelado con la finalidad de ofrecer un instrumento que oriente la planificacin y control de proyectos dentro de la Institucin; manteniendo un seguimiento metdico y eficiente desde el inicio hasta el cierre de los proyectos de manera de garantizar la calidad de los resultados, el cumplimiento de los objetivos y el uso eficiente de los recursos

ALCANCE
Proporcionar un manual prctico de forma secuencial y detallada, con la finalidad de optimizar la implementacin de procedimientos; que facilite la definicin, aprobacin, ejecucin, seguimiento y control de los proyectos de la Institucin. Esta metodologa abarca los requerimientos, fases, entregables, funciones y/o responsabilidades de los involucrados en el proyecto, de acuerdo a las mejores prcticas.

NORMAS GENERALES
1. La Metodologa para la Planificacin y Control de Proyectos, deber estar disponible para el personal que forma parte del Banco Plaza C.A, Banco Universal. 2. Ser responsabilidad del Gerente de Proyectos y Procesos, velar por el fiel cumplimiento de los lineamientos establecidos en la presente Metodologa. 3. Toda persona que participe en los Proyectos, deber conocer la metodologa y toda la documentacin de Proyectos, as como velar por el cumplimiento y actualizacin permanente del mismo para ofrecer un apoyo ptimo a la gestin de las reas involucradas. 4. Cualquier modificacin que surja en los procesos establecidos en esta Metodologa ser realizada nicamente por la Gerencia de Proyectos y Procesos, quien es responsable de efectuar los ajustes pertinentes con previa consulta a las unidades responsables de los procesos. 5. La Metodologa para la Planificacin y Control de Proyectos es de uso exclusivo del Banco, por lo tanto se deber cuidar que su contenido se maneje internamente y de forma confidencial, no podr

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ser distribuido, copiado o dado a conocer a terceras personas sin la previa autorizacin de la Institucin. 6. El desconocimiento de las normas aqu descritas no justifica su incumplimiento, el mismo est sujeto a la aplicacin de las sanciones establecidas de conformidad con el reglamento interno de Banco y dems instituciones que la regulan.

NORMAS ESPECFICAS
De las Responsabilidades 1. El Lder del Proyecto es la persona que realiza el(los) requerimiento(s) de tecnologa que derivan en un proyecto o en su defecto, la persona delegada por ste. 2. El Comit de Control de Cambios seleccionar a la persona que asumir el rol de Lder Tcnico, teniendo en cuenta que deber tener el conocimiento necesario para el desarrollo del proyecto. A su vez el Gerente de Proyectos y Procesos asignar el Coordinador del Proyecto. 3. El Lder del Proyecto y el Lder Tcnico debern participar de manera activa en todas las fases del proyecto, ya que de esto depende el xito de los objetivos planteados. 4. El Promotor del Proyecto ser el enlace entre el equipo de trabajo y la Alta Gerencia del Banco, promover e impulsar el Proyecto dentro de la institucin y ayudar en la resolucin de conflictos en materia de presupuesto, personal, contratacin de empresas externas, decisiones de alto nivel, espacio fsico requerido por el proyecto para estada de los proveedores, laboratorios de pruebas, entre otros. Este debe ser un Gerente. 5. Los Coordinadores de Proyectos son el canal de informacin intermedio entre los lderes de proyectos y lderes tcnicos o proveedores externos. 6. El Lder Tcnico ser responsable de dirigir y controlar el avance de las distintas reas tcnicas y/o proveedores externos. 7. El Coordinador de Proyecto ser responsable de mantener actualizada la carpeta fsica y virtual del Proyecto.

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De la Concepcin del Proyecto 1. Todo proyecto que pertenezca a la Planificacin Estratgica de Tecnologa deber ser sometido a un estudio de factibilidad, para su aprobacin y su respectiva asignacin de prioridad por el Comit de Direccin y Planificacin de los Servicios de Tecnologa de la Informacin. 2. Los Coordinadores de Proyectos y los Analistas de Planificacin de Proyectos y Aseguramiento de la Calidad debern velar que los productos generados cumplan con las normas del proyecto, planes de calidad y los procedimientos establecidos. De la Definicin del Proyecto 1. El Lder del Proyecto junto con el Coordinador del Proyecto y el Analista de Planificacin de Proyecto, realizarn la definicin inicial del objetivo y alcance, as como las fases en que se va a dividir el desarrollo del proyecto. 2. El Lder Tcnico deber conformar el Grupo Tcnico, donde participarn todos los involucrados tanto directos como indirectos, para evaluar el impacto del proyecto mediante una o varias mesas tcnicas segn sea la complejidad del proyecto con la finalidad de elaborar el documento Mod.221: Solicitud de Requerimiento TI que debe presentar en el Comit de Control de Cambios junto con el resto de la documentacin exigida por dicho comit. De la Planificacin del Proyecto 1. El Lder del Proyecto junto con el Coordinador del Proyecto realizar el documento de Mod. 284: Definicin de Proyecto, en el cual se establecen los objetivos, alcance, riesgos, presupuestos, entregables, responsables, entre otros, con la finalidad de obtener los resultados esperados, cumpliendo con los estndares de calidad y en el tiempo establecido para su elaboracin. 2. El Proyecto estar basado en entregables, pues esta forma de trabajo simplifica la comprensin de las actividades y permite establecer la duracin de las actividades y la cantidad de personal que deber ser asignado a cada una de manera ms acertada y realista. 3. El Coordinador del Proyecto deber realizar la planificacin del proyecto en la herramienta que se disponga para tal fin; con todas las actividades, fechas y responsables de ejecucin. Cada Gerencia/Departamento/Seccin involucrada en el proyecto deber notificar al Coordinador del
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Proyecto sus actividades, fechas (inicio/fin) y responsables, a fin de ser incorporadas en la Planificacin del Proyecto. 4. La Planificacin debe ser lo ms detallada posible para poder hacer el seguimiento de los avances semanalmente. En ocasiones es til llevar una planificacin interna muy detallada, en las unidades tcnicas y tener publicada una planificacin ms general para que todos los integrantes del proyecto puedan conocer de los avances del mismo. 5. Para la publicacin de la planificacin se utilizar una plantilla estndar, la cual ofrece las tareas generales que debe contener un proyecto. De la Ejecucin del Proyecto 1. Como actividad de inicio de la ejecucin del proyecto se realizar una reunin de Arranque de Proyecto o Kickoff con todos los participantes del proyecto para informarles del comienzo del mismo, cules son los resultados esperados, el tiempo establecido, los recursos disponibles, etc. y obtener el compromiso de participacin de cada uno de ellos. Esta informacin se presentar de acuerdo a la Plantilla Mod.353.Presentacin de Reunin de arranque de Proyecto. 2. Al Finalizar la reunin de Arranque de Proyecto o Kickoff se firma el documento de Mod. 284: Definicin de Proyecto, por los involucrados (lderes, coordinadores, analistas, etc.) 3. El Coordinador del Proyecto tendr que monitorear las actividades del proyecto para asegurar que se desempeen segn los requerimientos del usuario. Del Seguimiento y Control del Proyecto 1. Las reuniones de seguimiento sern convocadas por el Coordinador del Proyecto con una frecuencia mnimo semanal o tantas veces sean necesarias. Estas reuniones tienen como fin verificar el avance y cualquier otra actividad que se realice con relacin al proyecto. Al finalizar la reunin el Coordinador del Proyecto elaborar el respectivo informe de seguimiento, y lo distribuir a los participantes e interesados. 2. El Lder del Proyecto ser, responsable de la presentacin de los cambios de programacin y alcance que puedan ocurrir en el proyecto.

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3. En el caso de existir solicitudes de cambio de alcance en el proyecto, el Lder del Proyecto y el Coordinador del Proyecto debern utilizar el formato Mod.355 Cambio de Alcance; en este documento son sealadas las razones y motivos de la(s) solicitudes de cambio de alcance del proyecto, luego stas son analizadas por un Grupo Tcnico que establecer el impacto y los riesgos asociados derivados de la solicitud. El Grupo Tcnico estar conformado por (personal expertos de las siguientes reas: Gerencia de Produccin, Proyectos y Procesos, Mantenimiento y Desarrollo de Aplicaciones, Seguridad de la Informacin, Riesgo Operacional, Auditora de Sistemas, Gerencia de Planificacin y Calidad y Gerencia Usuaria). 4. El Grupo Tcnico tiene la potestad de negar una solicitud, si consideran que es invlida, est en contra de los objetivos planteados, no hay disponibilidad de recursos, el tiempo de implementacin es muy largo, entre otras razones. 5. Las solicitudes de cambio de alcance aprobadas o rechazadas sern presentadas en el Comit de Direccin y Planificacin de los Servicios de Tecnologa de la Informacin en presencia de las reas involucradas e interesados. 6. Ser responsabilidad del Coordinador del Proyecto realizar seguimiento a las actividades asignadas a cada uno de los involucrados del proyecto, de acuerdo con los lineamientos establecidos. 7. Las Replanificaciones se realizarn estrictamente cuando se haya aprobado un cambio de alcance en el proyecto o por que ste ha sido suspendido o ha cambiado su prioridad. 8. El Coordinador del Proyecto y el Analista de Planificacin de Proyectos, realizarn en conjunto el seguimiento de las mtricas de calidad del proyecto (Costos, Tiempo, Satisfaccin, Estatus de los entregables, Riesgos Presentados, entre otros). 9. El Analista de Calidad se encargar de que los sistemas y documentos generados, se encuentren de acuerdo a los estndares corporativos vigentes. 10. El Coordinador del Proyecto, debe documentar cada problema que se presente en el proyecto mediante el formulario Mod.354: Matriz de Puntos en Suspenso, para poder llevar el control de la solucin del mismo y el impacto sobre el proyecto.

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11. El Analista de Planificacin es el encargado de presentar propuestas de mejoras durante la planificacin, ejecucin y cierre del proyecto, a fin de simplificar las actividades del proyecto y evitar los desvos en el logro de los objetivos asociados a actividades sin valor agregado o mal ejecutado. Del Cierre Final 1. Una vez concluidas todas las actividades del proyecto el Coordinador del Proyecto realizar el Mod.342: Acta de Aceptacin y Mod.343: Acta de Cierre, con la finalidad que sean firmada por los usuarios propietarios en seal de culminacin y certificacin de que los requerimientos solicitados cumplen con las caractersticas de calidad exigidas al inicio del proyecto. El Coordinador del Proyecto, deber actualizar, publicar, o realizar todos los documentos internos generados en el proyecto. 2. El Lder del Proyecto en conjunto con el Coordinador del Proyecto y las reas involucradas directamente establecern el Plan de Adiestramiento a los usuarios finales si es requerido. 3. Al finalizar el proyecto o fase, todos los participantes debern evaluar el desempeo del mismo: Aciertos, desaciertos, desviaciones, causas y acciones, para ser mejorados en los futuros proyectos. As como evaluar la satisfaccin del usuario, directiva del banco y participantes del proyecto, de acuerdo con el documento Mod.359 Evaluacin de Proyecto. 4. El Analista de Planificacin ser el encargado de realizar el anlisis de los datos de la evaluacin y la Elaboracin del Informe con los resultados y las lecciones aprendidas del Proyecto que estarn contenidas en el documento Mod. 360 Informe de Evaluacin de Proyectos . 5. El Promotor del Proyecto, el Gerente de Tecnologa y el Lder Usuario debern hacer una presentacin de los resultados del proyecto ante el Comit Gerencial.

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Existen cinco (05) etapas constituidas en esta metodologa, las cuales integran todas las fases con iteraciones que pueden implicar vueltas atrs y trabajo en paralelo, cuya finalidad es realizar procesos continuos de retroalimentacin que permitan el xito del proyecto. Estas fases son: Definicin del Proyecto, Planificacin, Ejecucin, Seguimiento y Control, Cierre Final. A continuacin se explica cada una de las fases mencionadas anteriormente: FASE I. DEFINICIN DEL PROYECTO Esta fase tiene como objetivo recopilar, organizar y analizar toda la informacin relevante sobre el proyecto, de forma tal de sentar las bases para que el resto de las fases transcurran de manera fluida y organizada. Presentacin del Proyecto Un proyecto surge como respuesta a la concepcin de una idea, una necesidad o una meta del Banco que busca la forma de aprovechar una oportunidad de negocio o la mejora en las actividades internas. En este sentido, la Definicin es la fase inicial en la que se constituye el punto de partida del proyecto, se define los objetivos principales y el alcance inicial. El proceso comienza al entregar el documento Mod.221 Solicitud de Requerimiento TI al Comit de Cambio. Esta solicitud es evaluada por el Comit quien determina su aprobacin o rechazo, sin embargo cuando el proyecto implica una gran alcance y complejidad, a nivel tcnico, aprobacin de presupuesto, priorizacin; entre otras, es enviada al Comit de Direccin y Planificacin de los Servicios de Tecnologa de la Informacin ; para que efecte un anlisis de factibilidad, otorgue prioridad y apruebe o rechace dicha solicitud. Constitucin del Proyecto En esta etapa se asigna un Coordinador del Proyecto, entre los analistas de Proyectos y Procesos, el Comit Gerencial designa al Promotor del Proyectos, el cual ser el responsable de reportar el progreso del proyecto (cumplimiento de fechas propuestas, problemas, necesidad de ms recursos materiales o humanos, etc.) ante el Comit Gerencial. El Promotor y el Lder del Proyecto (rea usuaria), deben participar activamente en la concepcin y definicin del proyecto y promoverlo dentro de la Institucin, igualmente evala peridicamente su progreso basndose en los reportes de seguimiento.
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Posterior a la aprobacin, el Lder del Proyecto, Lder Tcnico y Coordinador del Proyecto conforman el Equipo del Proyecto, ellos identificarn a todas las personas que de forma directa o indirecta se ven afectadas con los resultados del proyecto, se realizar una mesa de trabajo donde se identificarn sus necesidades y se determinarn los requerimientos y los lineamientos de calidad de los mismos. Gestin de Alcance Una vez comprendido el Equipo del Proyecto y el Grupo Tcnico se celebra(n) la(s) sesin(es) de trabajo, con el propsito de establecer la evaluacin preliminar del impacto de cambio; proveer de una forma efectiva los productos finales del Proyecto o entregables, que representan el trabajo total requerido para alcanzar los objetivos, que se identifican en el documento Mod. 284: Definicin de Proyecto en la seccin EDT (Estructura Desagregada de Trabajo). A partir de los resultados de las mesas de trabajo se elaborar las primeras aproximaciones del objetivo y el alcance definitivo del proyecto o fase y se finaliza esta fase.

FASE II. PLANIFICACIN DEL PROYECTO


Esta fase se define el conjunto de actividades del proyecto, cmo ser ejecutar y qu ser necesario realizar para alcanzar los resultados deseados. Se fijarn las asignaciones de trabajo y expectativas para alcanzar los resultados finales. Gestin de Alcance La planificacin consiste en identificar actividades y recursos, asignar fechas, para ejecutar el proyecto; para esto el Coordinador del Proyecto registrar los objetivos, alcance, riesgos, costos en recursos humanos y financieros, tareas de todas las reas involucradas en el documento Mod. 284: Definicin de Proyecto. El proyecto inicia con una reunin general donde se convocan a todas las reas participantes, se expone el proyecto, se hace entrega del documento de Mod. 284: Definicin de Proyecto y se realiza un anlisis de factibilidad para determinar las condiciones y posibilidades de los recursos tcnicos, econmicos, operacionales u organizacionales que son necesarios para llevar a cabo los objetivos o metas del proyecto. El resultado de esta reunin servir de soporte en la eleccin del proveedor que ejecutar el sistema o aplicacin y es necesario para solicitar informacin externa a la organizacin, analizar ofertas,
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seleccionar proveedores y definir los contratos que satisfagan los requerimientos del proyecto. Para ello se deben guiar por la Metodologa de Seleccin de Proveedores . Gestin de Recursos Humanos Presentar el Equipo de Proyecto, indicando los nombres de los recursos asignados al proyecto definiendo su rol, responsabilidad y tiempo de dedicacin en el documento Mod. 284: Definicin de Proyecto, en la seccin Matriz de Roles y Responsabilidades y presentando la Estructura

Organizativa del Proyecto, donde se reflejar el nivel de responsabilidad y autoridad de acuerdo a los lineamientos del Mod. 284: Definicin de Proyecto, en la seccin Estructura de Organizativa del Proyecto. Gestin de Comunicacin Es importante en todo proyecto definir las necesidades de comunicacin de los involucrados en el proyecto, estableciendo el nivel de detalle de la informacin que se requiere y la forma de presentarse, as como, los mecanismos de distribucin y establecer el medio que se utilizar para preservar la informacin. Todas estas especificaciones se identificarn el documento Mod. 284: Definicin de Proyecto, en la seccin Plan de Comunicacin. Gestin de Resguardo de la Documentacin La documentacin generada por el Proyecto se conservar en forma fsica y electrnica, dependiendo del tipo de documentacin. Una Carpeta de tres (3) aros ser utilizada para resguardar toda la documentacin que se encuentre aprobada (firmada), esta ser identificada de acuerdo a los parmetros establecidos para la Portada y el Lomo de la Carpeta y cada documento ser precedido por un separador que lo identifiqu.

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El resguardo de la informacin electrnica ser en la siguiente direccin: P:\ PROYECTOS, donde se crear una carpeta virtual con el Nombre del Proyecto y una subcarpeta para identificar el archivo electrnico que contiene.

Gestin de Riesgo La planificacin soportar la gestin del proyecto, sin embargo, en la medida que se obtenga nueva informacin sobre el proyecto, se identificarn, analizarn y se generar un plan de respuesta de los riesgos que pueden afectar el proyecto. Se utilizar la herramienta Mod. 284: Definicin de Proyecto, en la seccin Riesgos del Proyecto.

FASE III. EJECUCIN DEL PROYECTO


En esta fase del proyecto se dirige y gestiona la ejecucin del trabajo definido en la Fase de Planificacin para cumplir con los entregables del proyecto. Esto implica coordinar a las personas, recursos e integrar las actividades planificadas, as como llevar a cabo la ejecucin del alcance revisar los riesgos y generar el cambio. Gestin de Integracin En la ejecucin del proyecto se coordina y dirige las diferentes actividades tcnicas, operativas y financieras que existen en la organizacin del proyecto a fin de ejecutar el trabajo definido en el alcance del mismo. Gestin de Alcance Cada involucrado realiza su tarea segn la fecha acordada, el Coordinador del Proyecto; realizar el seguimiento de las mismas, identificando las variaciones existentes respecto a la planificacin inicial.

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Hay que considerar si existiese alguna situacin particular que competen a otras reas y se realiza un cambio dentro del equipo del proyecto se formalizar la entrega del proyecto por medio de una comunicacin formal expuesta en Mod. 357: Acta de Transferencia. Gestin del Tiempo En caso que exista una solicitud de cambio de programacin y/o alcance, todos los involucrados junto con el Grupo Tcnico, debern analizar el Impacto de cambio indicando los riesgos asociados. Esta informacin se registrar en el formato Mod. 356: Cambio de Programacin o Mod. 355: Cambio de Alcance diseados para tal fin, el cual debe ser aprobado por el Lder del Proyecto, aceptando las modificaciones en el cronograma y/o el alcance del proyecto por motivos del impacto del cambio. Si el cambio impacta los tiempos del proyecto o su alcance o las Fases se actualizar el documento de Mod. 284: Definicin del Proyecto y se proceder nuevamente a aprobarlo con las firmas necesarias. Gestin de Calidad La Seccin de Aseguramiento de la Calidad ejecutar las actividades sistemticas y planificadas, necesarias para garantizar que el proyecto utilice todos los recursos establecidos para cumplir con los requisitos de los productos y servicios esperados. La calidad del desarrollo de las actividades se inicia con la validacin a travs de pruebas y certificacin de los entregables y finaliza con el pase a produccin e implementacin. Gestin de Comunicacin El Coordinador del Proyecto convocar las reuniones de seguimiento, (que se recomienda sean semanales); con la finalidad de analizar el avance y/o brechas que se han presentado en el proyecto, esta informacin se presentar en el Mod. 358 Informe de Avance. El documento Mod. 358: Informe de Avance permitir al Promotor del Proyecto conocer si se estn tomando todas las acciones necesarias para cumplir las fechas previstas o si, por el contrario, existen dificultades que amenazan su xito y que ste pueda tomar las acciones necesarias. Una vez identificado un nuevo factor de riesgo es necesario especificarlo; es decir, establecer en qu puede afectar al proyecto, cul es la probabilidad que ocurra y expresar cuantitativamente el impacto.

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Si se presenta un problema en el proyecto, de espacio fsico, de personal calificado entre otros se debe llenar un formato de Mod.354: Matriz de Puntos en Suspenso, el cual debe ser firmado por el Promotor del Proyecto, quien se compromete a buscar una solucin cuanto antes. Gestin de Procura Realizar seguimiento a los aspectos contractuales y financieros del proyecto, solicitar informacin sobre los proveedores (en caso que el proyecto lo amerite), sobre los compromisos de pagos y cumplimiento del contrato.

FASE IV. CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO


El objetivo fundamental de esta fase es el seguimiento y medicin regular del avance del proyecto y de los entregables o productos intermedios, para detectar a tiempo diferencias con respecto al plan vigente, facilita la toma de decisiones oportunas, mitiga impacto en el cumplimiento de los compromisos del proyecto y mantiene a todos los involucrados informados sobre la situacin del proyecto. El control y seguimiento, contempla el monitoreo de todas las actividades del proyecto con nfasis en el tiempo, costo y calidad, velando porque el proyecto cuente con los recursos necesarios para su ejecucin. As mismo, en esta fase se controlan los cambios que suceden en el ciclo de vida del proyecto. Gestin de Integracin El control y seguimiento regular del avance del proyecto, y de los entregables del mismo, detectando a tiempo variaciones con respecto al plan de trabajo definido originalmente, facilitar la toma de decisiones oportunas para disminuir las variaciones, en caso que ocurran, buscan disminuir los tiempos replanificados. La situacin actual del proyecto permitir generar a la Gerencia de Planificacin y Calidad los Indicadores de Gestin por Proyectos. Gestin de Tiempo El objetivo fundamental es documentar la situacin actual por medio del Mod.358: Informe de Avance y la actualizacin del cronograma Diagrama de Gantt del proyecto de acuerdo a la frecuencia establecida, los avances en las asignaciones y actividades, esto ayudar al Lder del
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Proyecto y lderes de reas involucradas a visualizar la situacin del proyecto y tomar las decisiones en el momento oportuno. Esta informacin nos permitir gestionar los cambios sucedidos durante el proyecto que afecten el alcance, fechas o costos definidos en la planificacin inicial. El control de cambio es utilizado para solicitar y manejar un cambio en el proyecto que por su naturaleza modifica la fecha de culminacin del proyecto, el costo, los productos que sern entregados o su calidad. Gestin de Comunicacin Informar el avance del proyecto en los informes correspondientes, actualizar los riesgos, realizar con el equipo del proyecto y actualizar los compromisos y acuerdos adquiridos. Gestin de Alcance Identificar y analizar las desviaciones del proyecto en funcin del plan acordado y determinar si hay impacto sobre el alcance inicial, sobre las actividades, tiempo, costos, recursos o calidad de los productos.

FASE V. CIERRE FINAL


En esta fase se realiza el balance de la gestin realizada por el equipo, la culminacin de los compromisos administrativos y contractuales adquiridos. Gestin de Costo Formalizar la culminacin de las relaciones del proyecto con los proveedores y cerrar todos los aspectos administrativos pendientes tanto internos como externos. Es importante dejar asentada la recepcin de los productos contratados y verificar la aprobacin de las facturas y que los procesos administrativos de pago de las mismas estn encaminados. Gestin de Alcance El Coordinador del Proyecto elaborar el Mod.342: Acta de Aceptacin y Mod.343: Acta de Cierre del Proyecto, deber publicar y actualizar en el Portal Plaza, toda la documentacin generada. Antes de cerrar el requerimiento se deber cumplir la Fase V Evaluacin Post-Implantacin de la Metodologa para la Gestin y Control de Cambio; en la cual el Grupo Tcnico realizar un monitoreo
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METODOLOGA PARA LA PLANIFICACIN Y CONTROL DE PROYECTOS

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continuo del resultado obtenido luego de la implantacin del proyecto, brindar soporte tcnico a los usuarios y reportar cualquier falla o ajuste que se deba realizar. El lder del proyecto Informar a las reas involucradas la culminacin de todas las actividades de proyecto para dar inicio al cierre del mismo. Es de suma importancia identificar los aciertos y

desaciertos del proyecto e incluir las recomendaciones para mejorar el rendimiento futuro de los proyectos durante el ciclo de vida del proyecto, esta informacin se copila y almacena documento Mod.359 Evaluacin de Proyecto. Del mismo modo, el Analista de Proyectos y Procesos se autoevaluar y enviar por correo la Evaluacin del Proyecto a los usuarios finales, directivos de la Institucin y participantes del proyecto quienes la llenaran electrnicamente para dar a conocer su percepcin del proyecto. El Analista de Planificacin de Proyecto formalizar los resultados obtenidos de la evaluacin en el Informe establecido. Gestin de Integracin El Lder del Proyecto convocar reunin de cierre con la participacin del equipo de proyecto para divulgar la informacin recopilada y las recomendaciones para futuros proyectos contenida en el documento Mod.360: Informe de Evaluacin del Proyecto. en el

Matriz de Procesos de la Metodologa de Planificacin y Control de Proyectos

La informacin aqu contenida es estrictamente CONFIDENCIAL y propiedad del Banco Plaza C.A., Banco Universal no puede ser divulgada o transmitida a personas distintas a la organizacin sin la previa aprobacin por escrito de la Gerencia de Proyectos y Procesos.

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FASE / ETAPA OBJETIVO ENTRADAS / INSUMOS PARTICIPANTES

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ACTIVIDADES
- Evaluar el Impacto de la Implantacin - Definir los Requerimientos de los Involucrados Directos e Indirectos - Realizar y Presentar la Concepcin del Proyecto - Evaluar el Requerimiento de TI - Evaluar la Factibilidad del Proyecto - Aprobar / Rechazar el Proyecto - Asignar Prioridad, Presupuesto, Recursos y Promotor, Entre Otros.

SALIDAS / PRODUCTOS

FASE 1 Definicin del Proyecto

Definir y enmarcar el proyecto aprobado, estableciendo el objetivo a cumplir, el alcance inicial e identificando a todos los interesados y participantes directos e indirectos

- Lder del Proyecto - Involucrados Directos - Casos de Negocio - Otros Interesados - Solicitud de - Comit Control de Cambio Requerimiento TI (Mod.221) - Comit de Direccin y - Anlisis de Factibilidad Planificacin de los - Objetivo y Alcance Inicial Servicios - Lista de Involucrados de Tecnologa de la Informacin

- Proyecto Aprobado (Solicitud de Cambio Aprobada) - Recursos y Presupuesto Inicial

FASE 2 Planificacin del Proyecto

Definir los objetivos y el alcance definitivos del proyecto o fase, estructurndolo en entregables, definiendo las actividades y el cronograma de las mismas

- Proyecto Aprobado

- Lder del Proyecto - Lder Tcnico - Coordinador de Proyectos y Procesos - Proveedores/Consultores - Contratistas - Analista de Planificacin de Proyectos - Involucrados Directos - Otros Interesados

- Reunir los Requerimientos - Establecer los Entregables - Definir las Actividades (Duracin, recursos, secuencia, programacin, entre otros) Determinar los Costos y Presupuestos - Crear EDT - Identificar y Planificar los Riesgos, Calidad, Comunicacin, RRHH - Definir el Proyecto

- Definicin de Proyecto (Mod.284) - Cronograma (Diagrama GANTT)

FASE 3 Ejecucin de Proyecto

- Mod.284 Definicin de Ejecutar las actividades Proyecto necesarias y planificadas - Cronograma (Diagrama que permitan el logro de los GANTT) objetivos y dentro del - Presentacin Reunin de alcance del proyecto Arranque de Proyecto o Kickoff (Mod.353)

Promotor del Proyecto Lder del Proyecto Lder Tcnico Coordinador de Proyectos y Procesos - Analista de Planificacin de Proyectos -Analista de Aseguramiento de la Calidad - Involucrados Directos - Otros Interesados - Proveedores / Consultores - Contratistas

- Realizar Reunin de Arranque de Proyecto o Kickoff - Ejecutar las Tareas del Proyecto - Realizar el Aseguramiento de la Calidad - Administrar el Equipo del Proyecto - Distribuir la Informacin - Manejar las Expectativas de los Interesados - Efectuar las Adquisiciones

- Definicin de Proyecto (Mod.284) Formalizado - Cronograma (Diagrama GANTT) Formalizado - Minutas Banco Plaza (Mod 280)

FASE 4 Seguimiento y Control de Proyecto

Ejecutar el control y seguimiento de la totalidad de las actividades planificadas, de acuerdo con los estndares establecidos y en el marco del alcance del proyecto

- Definicin de Proyecto (Mod.284) - Cronograma (Diagrama GANTT) - Solicitud de Modificacin de Alcance, Programacin o Transferencia (Mod.355, Mod.356 o Mod.357)

- Promotor del Proyecto -Lder del Proyecto - Lder Tcnico - Coordinador de Proyectos y Procesos - Analista de Planificacin de Proyectos -Analista de Aseguramiento de la Calidad - Involucrados Directos - Otros Interesados - Proveedores/Consultores - Contratistas Promotor del Proyecto Lder del Proyecto Lder Tcnico Coordinador de Proyectos y Procesos Analista de Planificacin Proveedores/Consultores Contratistas Involucrados Directos Otros Interesados

- Ejecutar el Control de la Calidad de los Entregables - Monitorear y Controlar el Proyecto (Alcance, Cronograma, Calidad, Riesgos, Procedimientos, Costos, entre otros) - Evaluar la solicitud de modificacin del alcance, programacin o Transferencia - Aprobar la solicitud de modificacin del alcance,programacin o Transferencia - Modificar la Estructura del proyecto post aprobacin de modificacin del alcance

- Productos / Servicios - Entregables - Estructura del Proyecto Modificada (Definicin de Proyecto Mod 284 Modificado) - Informes de Avance (Mod 358) - Matriz de Puntos en suspenso (Mod. 354)

FASE 5 Cierre del Proyecto

Culminar y dar cierre con las Actividades del Proyecto, garantizando la calidad requerida por los clientes e involucrados

- Definicin de Proyecto (Mod.284) - Cronograma (Diagrama GANTT) - Productos / Servicios - Entregables

- Realizar los Pases a Produccin - Evaluar la Calidad de los Entregables - Evaluar el Cumplimiento de Objetivos - Cerrar los Contratos - Evaluar el Desempeo

- Acta de Aceptacin (Mod.342) - Acta de Cierre del Proyecto (Mod.343) - Encuesta de Evaluacin de Proyecto (Mod.359) -Informe de Evaluacin de Proyecto (Mod.360)

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GLOSARIO DE TRMINOS
Actividad Es la suma de tareas, normalmente se agrupan en un procedimiento para facilitar su gestin. Anlisis Las tareas requeridas para evaluar riesgos tcnicos y otras informaciones relacionadas con el proyecto. Entregable Es un producto o resultado nico y verificable, que debe ser

completado o producido en un proceso, fase o proyecto. Metodologa Descripcin, en forma ordenada, de procedimientos, mtodos o actividades intencionadas, para el desarrollo del proyecto y el logro de los resultados esperados. Monitoreo del Proyecto Es verificar la correcta aplicacin de lo establecido en los documentos de trabajo (programas, procedimientos, instrucciones, especificaciones, plan de calidad, etc.) los cuales sirven para tener un control efectivo del proyecto. Planificacin La planificacin consiste en definir las actividades, recursos, tiempo y otras informaciones relacionadas con el proyecto. Proceso Conjunto de recursos y actividades interrelacionados que

transforman elementos de entrada en salida, con el fin de obtener un producto o servicio para el cliente (interno o externo). Proyecto En un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y finalizacin, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme con requisitos especficos. Requerimiento Responsables Necesidad o solicitud generada por alguna unidad del Banco. Unidades administrativas y/o cargos que intervienen en los procedimientos del proyecto en cualquiera de sus fases.

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Riesgos del Proyecto

Los riesgos del proyecto son circunstancias o eventos que existen fuera del control del equipo de proyecto y que de presentarse generarn un impacto adverso en el proyecto.

Usuario Propietario

Lder de la unidad involucrado en el requerimiento.

DOCUMENTOS ASOCIADOS

Mod.221 Solicitud de Requerimiento TI Mod.284 Definicin del Proyecto Mod.280 Minutas Banco Plaza Planificacin de Actividades (Diagrama de Gantt) Mod.353 Presentacin de Reunin de Arranque de Proyecto Mod.354 Matriz de Puntos de Suspenso Mod. 355 Cambio de Alcance Mod. 356 Cambio de Programacin Mod. 357 Acta de Transferencia Mod. 358 Informe de Avance Mod. 342 Acta de Aceptacin Mod. 343 Acta de Cierre Mod. 359 Encuesta de Evaluacin de Proyecto Mod. 360 Informe de Evaluacin de Proyectos

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