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Tout d abord, vous devez dclarer votre activit. Ceci est obligatoire si vous formez des salaris, demandeurs d emploi, des travailleurs indpendants dans le cadre de leur activit professionnelle. Si vous intervenez comme sous-traitant au sein d un organisme de formation, vous n avez pas vous dclarer. Dans une premire partie (I) seront exposs les documents ncessaires l envoi du dossier de dclaration d activit. La seconde (II) traitera de l laboration du bilan pdagogique et financier et de la comptabilit.
I
3 mois
II
Convention
Contrat
Dclaration
Et aprs ?
Rglement intrieur
d activit 15 jours Dli vrance d un numro d ordre par le Prfet de rgion
DRTEFP
Le contrat se conclut avec le stagiaire lorsqu il prend en charge la formation personnellement (particulier, travailleur indpendant ). Le rglement intrieur applicable aux stagiaires est obligatoirement tabli dans tous les organismes de formation. Doivent tre mentionns : les principales mesures d hygine et de scurit, les rgles disciplinaires (et notamment la nature des sanctions applicables au stagiaires ainsi que leurs droits en cas de sanctions) et, uniquement pour les stages suprieurs 200 heures, les modalits de reprsentation des stagiaires. Attention, si la formation se droule dans une entreprise ou un tablissement dot d un rglement intrieur, les mesures d hygine et de scurit applicables aux stagiaires sont celles de ce dernier tablissement. Vous avez trois mois compter de la date de signature pour dclarer votre activit Demandez la DRTEFP l envoi d un bulletin de dclaration d activit par courrier (accompagn d une enveloppe avec votre nom et adresse, timbre 0.75 ) adress comme suit : Direction Rgionale du Travail de l Emploi et de la Formation Professionnelle. Service rgional de contrle 2 Esplanade Compans Caffarelli Bulletin de dclaration BP 62 d activit tlchargeable 31902 TOULOUSE Cedex sur www.travail.gouv.fr (rubrique formulaire en ligne )
Lorsque vous retournez le dossier la DRTEFP vous devez joindre : la convention ou le contrat, le rglement intrieur, la liste des formateurs avec leurs titres et diplmes, la justification d une structure juridique (statuts, justificatifs de cration et publicit de l organisme ) le certificat d identification au rpertoire national des entreprises.
D autres documents peuvent tre demands facultativement : - extrait du casier judiciaire des dirigeants, - l identit et la qualit des administrateurs Dans les 15 jours de la rception et aprs vrification des renseignements ports sur la dclaration, le Prfet de rgion dlivre un rcpiss de la dclaration. Ce rcpiss comporte un numro d ordre qui devra figurer sur les conventions de formation et les contrats de prestation de services que vous conclurez.
II Et aprs ?
Le bilan pdagogique et financier Une fois par an, un bilan pdagogique et financier retraant les activits de formation menes l anne prcdente vous sera adress par les services de contrle de la DRTEFP et devra lui tre retourn. L absence de dpt de ce document pendant deux annes conscutives pourra rendre caduque votre dclaration d activit.
Bilan, notice explicative et annexes tlchargeables sur www.travail.gouv.fr (rubrique formulaires en ligne )
Bilan pdagogique
Il doit faire apparatre :
Bilan financier
Il doit faire apparatre l activit de l organisme de formation au cours de son anne comptable.
le type de stagiaire accueillis par l organisme de formation pour l ensemble de ses formations, Le bilan est subdivis en 2 parties : le niveau des formations finances en nombre de stagiaires et nombre l origine des produits par grandes d heures stagiaires, catgories de financement, les spcialits de formation (entreprises, OPCA, pouvoirs dispenses, publics, particuliers, sousl activit ralise directement par traitance ), l organisme de formation et les charges de l organisme en l activit sous traite rpartie en faisant rfrence au plan nombre de stagiaires et nombre comptable adapt aux organismes d heures stagiaires. de formation.
La comptabilit La comptabilit des organismes de formation obit certains principes lgaux et rglementaires s imposant chaque dispensateur selon son statut : Les dispensateurs de formation de droit priv doivent tablir chaque anne un bilan, un compte de rsultat et une annexe dans des conditions fixes par dcret, Les organismes activits multiples doivent suivre de faon distincte l activit qu ils exercent au titre de la formation professionnelle. Les dispensateurs de formation de droit priv sont tenus de dsigner au moins un commissaire aux comptes et un supplant lorsque, la fin de l anne civile et la clture de l exercice, ils dpassent 2 des 3 seuils suivants : 3 salaris (CDI) 15 300 pour le montant hors taxe du chiffre d affaires ou des ressources 230 000 pour le total du bilan.