INSTRUCTIVO Facturas por Pagar

Con el objeto de evitar contingencias que puedan ocasionar algn perjuicio a la Universidad, es que se hace necesario recordar algunos puntos que son importantes tener presentes en el tema de las Facturas por Pagar:

1.- RESPECTO DE LA CONTABILIZACION Y PAGO

Todas las facturas, notas de crdito y notas de dbito que lleguen a la Universidad mensualmente deben ser contabilizadas y pagadas, por lo que se hace necesario para evitar situaciones tales como ser informados a Dicom por no pago o tener que vernos enfrentado al proceso de un Cobro Ejecutivo que en el caso que no se disponga de presupuesto para hacer frente al compromiso adquirido, se solicite un prstamo para cubrir dicho pago y as cumplir la obligacin contrada. Se recomienda que quede reflejado en las facturas las condiciones de pago pactadas con el proveedor (30, 60, 90 das) de lo contrario se entiende pagadera a los 30 das desde su fecha de emisin. En la Orden de Pago debe quedar reflejada la fecha acordada con el proveedor.

2.- RESPECTO DE LA EMISION

Las facturas siempre deben venir a nombre de la Pontificia Universidad Catlica de Chile, RUT 81.698.900-0 y no a nombre de un tercero. Se recuerda que a contar del 1 de octubre de 2005, todos los documentos emitidos desde esa fecha en adelante deben venir con el nuevo recuadro de color verde, segn disposicin del Servicio de Impuestos Internos, Ley N 19.983. En este sentido es importante instruir a todo el personal de su unidad que habitualmente recepciona este tipo de documentos, que proceda al rechazo del mismo en los casos que no cumpla con el requisito sealado.

3.- RESPECTO DE LA RECEPCION

Con la entrada en vigencia de Ley 19.983 del 15 de abril de 2005, comenz el uso de

Continuacin la denominada Factura con Mrito Ejecutivo, que significa emitir una copia adicional para los efectos de su transferencia a terceros bajo el espritu de facilitar la cesin de los crditos que constan en dichos instrumentos, como asimismo la cobranza judicial de ellos, mediante un procedimiento ms eficiente y expedito en caso de no pago. Toda factura o gua segn sea el caso, debe ser recepcionada. El rea que recibe una factura deber de acuerdo a lo que establece la ley (Art. 4 letra b) de la ley), sealar en el cuadruplicado pertinente lo siguiente: a) b) c) d) Recinto en el cual son entregadas las mercaderas o se presta el servicio; Fecha de la entrega o de la prestacin del servicio; Nombre completo, RUT, y domicilio del comprador o beneficiario del servicio; Identificacin de la persona que recibe y su firma.

Desde ese momento nace una serie de obligaciones, como por ejemplo, empiezan a correr los plazos que se consideran para el pago y para reclamar de su contenido, por eso esta accin debe ser correctamente controlada y supervisada. Es obligacin en la unidad, que quien recibe debe dejar registrado en las copias que se queden en la unidad, los mismos datos que consign en la copia de cuadruplicado o de la gua de despacho segn sea el caso. (Nota: la gua debe tener la leyenda, CEDIBLE CON SU FACTURA). Respecto de este tema es importante tener presente, que la Ley establece que se presume que representa al comprador o beneficiario del servicio la persona adulta que reciba a su nombre los bienes adquiridos o los servicios prestados. La Ley establece un plazo de 8 das corridos, desde la recepcin de la factura para reclamar sobre su contenido o bien el plazo que las partes hayan acordado, que no puede exceder a 30 das. Si no se reclama sobre el contenido de la factura dentro del plazo establecido por ley se tendr por irrevocablemente aceptada. En caso de reclamo, deber ser puesto en conocimiento del emisor de la factura por carta certificada, o por cualquier otro modo fehaciente, conjuntamente con la devolucin y la(s) gua(s) de despacho, o bien junto con la solicitud de emisin de la nota de crdito correspondiente. El reclamo se entender practicado en la fecha de envo de la comunicacin. Finanzas recibir el original y el control tributario de la factura y adems debern adjuntarse las copias de la gua de despacho si ello corresponde, ya que esos documentos son parte integrante del juego de documentos tributarios que respaldan la operacin. Para ejecutar el proceso contable, ser obligacin que el original venga

Continuacin con V B de la persona responsable del rea, lo que indicar su conformidad y aceptacin de la mercadera y/o el servicio. Se recuerda que por norma de control, en los documentos deben venir consignados los mismos datos de quien recibi y de quien valid y dio su conformidad para no reclamar.

4.- RESPECTO DEL CUADRUPLICADO

Se podr solicitar la devolucin del cuadruplicado al proveedor una vez pagada la factura. Al respecto el Servicio de Impuestos Internos establece lo siguiente: El pago de la factura hace innecesario optar a un cobro ejecutivo e improcedente la posibilidad de que la factura sea cedida a terceros, por lo que procede entregar dicha copia cancelada al deudor que ha cumplido con su obligacin. Esta situacin es anloga a la que ocurre tratndose de letras de cambio, que son devueltas al deudor una vez que son pagadas. Con fecha 13 de septiembre el Servicio de Impuestos Internos ha establecido como infraccin tributaria la omisin de la tercera copia cuadruplicado que exige el artculo primero de la Ley 19.983, en facturas y guas de despacho. Lo anterior implica que todas las facturas y guas deben venir con la tercera copia y as debemos exigirlo al proveedor. Textualmente el Servicio expresa: El cumplimiento de los nuevos requisitos de forma para las facturas y guas de despacho, constituyen un imperativo legal de emisin de dichos documentos, por lo que su omisin se encuentra sancionada por el Cdigo Tributario La sancin establecida en la norma aludida es aplicable por ejemplo a: a) Emisin de facturas sin copia cuadruplicado. b) Emisin de facturas en que la copia cuadruplicado no consigne, en forma destacada, la mencin: CUADRUPLICADO COBRO EJECUTIVOCEDIBLE. c) Emisin de facturas cuya copia cuadruplicado no consigne la leyenda diagonal: "COPIA DE FACTURA NO DA DERECHO A CREDITO FISCAL".