AUDITORIA ADMINISTRATIVA

INTRODUCCIN La administracin de empresas en un proceso de funciones bsicas diferentes cada una de las otras, tales como planificacin, organizacin, direccin, ejecucin y control. En el mbito empresarial es una herramienta que permite enfrenta, los frecuentes retos encontrados en el mismo En la teora administrativa, el concepto de eficiencia ha sido heredado de la economa y se considera como un principio rector. La evaluacin del desempe o organizacional es importante pues permite establecer en qu! grado se han alcanzado los objetivos, que casi siempre se identifican con los de la direccin, adems se valora la capacidad y lo pertinente a la practica administrativa. "in embargo al llevar a cabo una evaluacin simplemente a partir de los criterios de eficiencia clsico, se reduce el alcance y se sectoriza la concepcin de la empresa, as como la potencialidad de la accin participativa humana, pues la evaluacin se reduce a ser un instrumento de control coercitivo de la direccin para el resto de los integrantes de la organizacin y solo mide los fines que para aqu!lla son relevantes. #or tanto se hace necesario una recuperacin crtica de perspectivas y t!cnicas que permiten una evaluacin integral, es decir, que involucre los distintos procesos y propsitos que estn presentes en las organizaciones.

LA AUDITORIA 1.1. Antecedentes La auditoria es una de las aplicaciones de los principios cientficos de la contabilidad, basada en la verificacin de los registros patrimoniales de las haciendas, para observar su e$actitud% no obstante, este no es su &nico objetivo. "u importancia es reconocida desde los tiempos ms remotos, teni!ndose conocimientos de su e$istencia ya en las lejanas !pocas de la civilizacin sumeria.

'creditase, todava, que el termino auditor evidenciando el titulo del que practica esta t!cnica, apareci a finales del siglo ()***, en *nglaterra durante el reinado de Eduardo *. En diversos pases de Europa, durante la edad media, muchas eran las asociaciones profesionales, que se encargaban de ejecuta funciones de auditorias, destacndose entre ellas los consejos Londineses +*nglaterra,, en -..-/, el 0olegio de 0ontadores, de )enecia +*talia,, -.12-. La revolucin industrial llevada a cabo en la segunda mitad del siglo ()***, imprimi nuevas direcciones a las t!cnicas contables, especialmente a la auditoria, pasando a atender las necesidades creadas por la aparicin de las grandes empresas + donde la naturaleza es el servicio es prcticamente obligatorio,. "e preanuncio en -.231 o sea, poco despu!s de penetrar la contabilidad de los dominios cientficos y ya el 45ail6ay 0ompanies 0onsolidation 'ct7 obligada la verificacin anual de los balances que deban hacer los auditores. 8ambi!n en los Estados 9nidos de :orteam!rica, una importante asociacin cuida las normas de auditoria, la cual public diversos reglamentos, de los cuales el primero que conocemos data de octubre de -.;.;, en tanto otros consolidaron las diversas normas en diciembre de -.;.;, marzo de -.;3-, junio de -;3< y diciembre de -.;3.. El futuro de nuestro pas se prev! para la profesin contable en el sector auditoria es realmente muy grande, razn por la cual deben crearse, en nuestro circulo de ense anza ctedra para el estudio de la materia, incentivando el aprendizaje y asimismo organizarse cursos similares a los que en otros pases se realizan. 1.2. Definiciones *nicialmente, la auditoria se limito a las verificaciones de los registros contables, dedicndose a observar si los mismos eran e$actos. #or lo tanto esta era la forma primaria= 0onfrontar lo escrito con las pruebas de lo acontecido y las respectivas referencias de los registros. 0on el tiempo, el campo de accin de la auditoria ha continuado e$tendi!ndose% no obstante son muchos los que todava la juzgan como portadora e$clusiva de aquel objeto remoto, o sea, observar la veracidad y e$actitud de los registros. En forma sencilla y clara, escribe >olmes= 4... la auditoria es el e$amen de las demostraciones y registros administrativos. El auditor observa la e$actitud, integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros y documentos.7

#or otra parte tenemos la conceptuacin sint!tica de un profesor de la universidad de >arvard el cual e$presa lo siguiente= 4... el e$amen de todas las anotaciones contables a fin de comprobar su e$actitud, as como la veracidad de los estados o situaciones que dichas anotaciones producen.7 8omando en cuenta los criterios anteriores podemos decir que la auditoria es la actividad por la cual se verifica la correccin contable de las cifras de los estados financieros% Es la revisin misma de los registros y fuentes de contabilidad para determinar la racionabilidad de las cifras que muestran los estados financieros emanados de ellos. 1.3. Objetivo El objetivo de la 'uditoria consiste en apoyar a los miembros de la empresa en el desempe o de sus actividades. #ara ello la 'uditoria les proporciona anlisis, evaluaciones, recomendaciones, asesora e informacin concerniente a las actividades revisadas. Los miembros de la organizacin a quien 'uditoria apoya, incluye a ?irectorio y las @erencias. 1. . !in"#id"d Los fines de la auditoria son los aspectos bajo los cuales su objeto es observado. #odemos escribir los siguientes= -. <. .. 3. 1. A. a. b. *ndagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial *ndagaciones y determinaciones sobre los estados financieros. *ndagaciones y determinaciones sobre el estado reditual. ?escubrir errores y fraudes. #revenir los errores y fraudes Estudios generales sobre casos especiales, tales como= E$menes de aspectos fiscales y legales E$amen para compra de una empresa+ cesin patrimonial,

c.

E$amen para la determinacin de bases de criterios de prorrateo, entre otros.

Los variadsimos fines de la auditoria muestran, por si solos, la utilidad de esta t!cnica. 1.$ C#"sific"ci%n de #" A&dito'i"

A&dito'i" ()te'n" 'plicando el concepto general, se puede decir que la auditora E$terna es el e$amen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de informacin de una unidad econmica, realizado por un 0ontador #&blico sin vnculos laborales con la misma, utilizando t!cnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinin independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento. El dictamen u opinin independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la informacin generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Be #&blica, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la informacin e$aminada. La 'uditora E$terna e$amina y eval&a cualquiera de los sistemas de informacin de una organizacin y emite una opinin independiente sobre los mismos, pero las empresas generalmente requieren de la evaluacin de su sistema de informacin financiero en forma independiente para otorgarle validez ante los usuarios del producto de este, por lo cual tradicionalmente se ha asociado el t!rmino 'uditora E$terna a 'uditora de Estados Binancieros, lo cual como se observa no es totalmente equivalente, pues puede e$istir 'uditora E$terna del "istema de *nformacin 8ributario, 'uditora E$terna del "istema de *nformacin 'dministrativo, 'uditora E$terna del "istema de *nformacin 'utomtico etc. La 'uditora E$terna o *ndependiente tiene por objeto averiguar la razonabilidad, integridad y autenticidad de los estados, e$pedientes y documentos y toda aquella informacin producida por los sistemas de la organizacin. 9na 'uditora E$terna se lleva a cabo cuando se tiene la intencin de publicar el producto del sistema de informacin e$aminado con el fin de acompa ar al mismo una opinin independiente que le d! autenticidad y permita a los usuarios de dicha informacin tomar decisiones confiando en las declaraciones del 'uditor. 9na auditora debe hacerla una persona o firma independiente de capacidad profesional reconocidas. Esta persona o firma debe ser capaz de ofrecer una opinin imparcial y profesionalmente e$perta a cerca de los resultados de auditora, basndose en el hecho de que su opinin ha de acompa ar el informe presentado al t!rmino del e$amen y concediendo que pueda e$presarse una opinin basada en la veracidad de los documentos y de los estados financieros y en que no se imponga restricciones al auditor en su trabajo de investigacin.

Cajo cualquier circunstancia, un 0ontador profesional acertado se distingue por una combinacin de un conocimiento completo de los principios y procedimientos contables, juicio certero, estudios profesionales adecuados y una receptividad mental imparcial y razonable. A&dito'*" Inte'n" La auditora *nterna es el e$amen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de informacin de una unidad econmica, realizado por un profesional con vnculos laborales con la misma, utilizando t!cnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulacin interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la Be #ublica. Las auditoras internas son hechas por personal de la empresa. 9n auditor interno tiene a su cargo la evaluacin permanente del control de las transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los m!todos y procedimientos de control interno que redunden en una operacin ms eficiente y eficaz. 0uando la auditora est dirigida por 0ontadores #&blicos profesionales independientes, la opinin de un e$perto desinteresado e imparcial constituye una ventaja definida para la empresa y una garanta de proteccin para los intereses de los accionistas, los acreedores y el #&blico. La imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el caso del auditor interno, puesto que no puede divorciarse completamente de la influencia de la alta administracin, y aunque mantenga una actitud independiente como debe ser, esta puede ser cuestionada ante los ojos de los terceros. #or esto se puede afirmar que el 'uditor no solamente debe ser independiente, sino parecerlo para as obtener la confianza del #&blico. La auditora interna es un servicio que reporta al ms alto nivel de la direccin de la organizacin y tiene caractersticas de funcin asesora de control, por tanto no puede ni debe tener autoridad de lnea sobre ning&n funcionario de la empresa, a e$cepcin de los que forman parte de la planta de la oficina de auditora interna, ni debe en modo alguno involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa, pues su funcin es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta direccin toma las medidas necesarias para su mejor funcionamiento. La auditora interna solo interviene en las operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en las operaciones y decisiones de la organizacin a la cual presta sus servicios, pues como se dijo es una funcin asesora. Dife'enci"s ent'e "&dito'i" inte'n" + e)te'n", E$isten diferencias substanciales entre la 'uditora *nterna y la 'uditora E$terna, algunas de las cuales se pueden detallar as= D En la 'uditora *nterna e$iste un vnculo laboral entre el auditor y la empresa, mientras que en la 'uditora E$terna la relacin es de tipo civil.

DEn la 'uditora *nterna el diagnstico del auditor, esta destinado para la empresa% en el caso de la 'uditora E$terna este dictamen se destina generalmente para terceras personas o sea ajena a la empresa. DLa 'uditora *nterna est inhabilitada para dar Be #&blica, debido a su vinculacin contractual laboral, mientras la 'uditora E$terna tiene la facultad legal de dar Be #&blica.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA 2.1. Antecedentes 0on el propsito de ubicar como se ha ido enriqueciendo a trav!s del tiempo, es conveniente revisar las contribuciones de los autores que han incidido de manera ms significativa a lo largo de la historia de la administracin. En el a o de -;.1, Eames F. GcHinsey, en el seno de la 'merican Economic 'ssociation sent las bases para lo que !l llam Iauditora administrativaI, la cual, en sus palabras, consista en Iuna evaluacin de una empresa en todos sus aspectos, a la luz de su ambiente presente y futuro probable.I Gs adelante, en -;1., @eorge 5. 8erry, en #rincipios de 'dministracin, se ala que ILa confrontacin peridica de la planeacin, organizacin, ejecucin y control administrativos de una compa a, con lo que podra llamar el prototipo de una operacin de !$ito, es el significado esencial de la auditora administrativa.I ?os a os despu!s, en -;11, >arold Hoontz y 0iryl FJ?onnell, tambi!n en sus #rincipios de 'dministracin, proponen a la autoKauditora, como una t!cnica de control del desempe o total, la cual estara destinada a Ievaluar la posicin de la empresa para determinar dnde se encuentra, hacia dnde va con los programas presentes, cules deberan ser sus objetivos y si se necesitan planes revisados para alcanzar estos objetivos.I El inter!s por esta t!cnica llevan en -;12 a 'lfred Hlein y :athan @rabinsLy a preparar El 'nlisis Bactorial, obra en cual abordan el estudio de Ilas causas de una baja productividad para establecer las bases para mejorarlaI a trav!s de un m!todo que identifica y cuantifica los factores y funciones que intervienen en la operacin de una organizacin. 8ranscurrido un a o, en -;1;, ocurren dos hechos relevantes que contribuyen a la evolucin de la auditora administrativa= -, )ctor Lazzaro publica su libro de "istemas y #rocedimientos, en el cual presenta la contribucin de Milliam #. Leonard con el nombre de auditora administrativa y, <, 8he 'merican *nstitute of Ganagement, en el Ganual of E$cellence Ganagements integra un m!todo para auditar empresas con y sin

fines de lucro, tomando en cuenta su funcin, estructura, crecimiento, polticas financieras, eficiencia operativa y evaluacin administrativa. El atractivo por el tema se e$tiende al mbito acad!mico y, en -;A/, 'lfonso Geja Bernndez, de la Escuela :acional de 0omercio y 'dministracin de la 9niversidad :acional 'utnoma de G!$ico, en su tesis profesional La 'uditora de las Bunciones de la @erencia de las Empresas, realiza un recuento de los aspectos estructurales y funcionales que el nivel gerencial de las empresas debe contemplar para aplicar una auditora administrativa. #ara -;A<, 5oberto Gacas #ineda, de la Escuela "uperior de 0omercio y 'dministracin del *nstituto #olit!cnico :acional, dentro del programa de doctorado en ciencias administrativas, en la asignatura 8eora de la 'dministracin, destina un espacio para presentar un trabajo de auditora administrativa. #or otra parte, en -;A3, Ganuel ?J'zaola "., de la Escuela :acional de 0omercio y 'dministracin de la 9niversidad :acional 'utnoma de G!$ico, en su tesis profesional La 5evisin del #roceso 'dministrativo, considera la necesidad de que las empresas analicen su comportamiento a partir de la revisin de las funciones de direccin, financiamiento, personal, produccin, ventas y distribucin, as como registro contable y estadstico. ' finales de -;A1, Ed6ard B. :orbecL da a conocer su libro 'uditoria 'dministrativa, en donde define el concepto, contenido e instrumentos para aplicar la auditora. 'simismo, precisa las diferencias entre la auditora administrativa y la auditora financiera, y desarrolla los criterios para la integracin del equipo de auditores en sus diferentes modalidades. En -;AA, Eos! 'ntonio Bernndez 'rena, presenta la primera versin de su te$to La 'uditoria 'dministrativa, en la cual desarrolla un marco comparativo entre diferentes enfoques de la auditora administrativa, presentando una propuesta a partir de su propia visin de la t!cnica. Gs adelante, en -;N-, se generan dos nuevas contribuciones= 'gustn 5eyes #once, en 'dministracin de #ersonal, dedica un apartado para tratar el tema, ofreciendo una visin general de la auditora administrativa, en tanto que Milliam #. Leonard publica 'uditora 'dministrativa= Evaluacin de los G!todos y Eficiencia 'dministrativos, en donde incorpora los conceptos fundamentales y programas para la ejecucin de la auditora administrativa. #ara -;NN, se suman las aportaciones de dos autores en la materia. #atricia ?iez de Conilla en su Ganual de 0asos #rcticos sobre 'uditora 'dministrativa, propone aplicaciones viables de llevar a la prctica y, Eorge Olvarez 'nguiano, en 'puntes de 'uditora 'dministrativa incluye un marco metodolgico que permite entender la auditora administrativa de manera por dems accesible.

En -;N2, la 'sociacin :acional de Licenciados en 'dministracin, difunde el documento 'uditora 'dministrativa, el cual re&ne las normas para su implementacin en organizaciones p&blicas y privadas. #oco despu!s, en -;23, 5obert E. 8hierauf presenta 'uditora 'dministrativa con 0uestionarios de 8rabajo, trabajo que introduce a la auditora administrativa y a la forma de aplicarla sobre una base de preguntas para evaluar las reas funcionales, ambiente de trabajo y sistemas de informacin. En -;22, la oficina de la 0ontralora @eneral de los Estados 9nidos de :orteam!rica prepara las :ormas de 'uditora @ubernamental, que son revisadas por la 0ontralora Gayor de >acienda +entidad de la "ecretara de >acienda y 0r!dito #&blico,, las cuales contienen los lineamientos generales para la ejecucin de auditorias en las oficinas p&blicas. 'l iniciarse la d!cada de los noventa, la "ecretara de la 0ontralora @eneral de la Bederacin se dio a la tarea de preparar y difundir normas, lineamientos, programas y marcos de actuacin para las instituciones, trabajo que, en su situacin actual, como "ecretara de 0ontralora y ?esarrollo 'dministrativo, contin&a ampliando y enriqueciendo. 2.2. Definiciones #odemos definir a la auditora administrativa como el e$amen integral o parcial de una organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempe o y oportunidades de mejora. "eg&n Milliams #. Leonard la auditoria administrativa se define como= 4 9n e$amen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa, institucin o departamento gubernamental% o de cualquier otra entidad y de sus m!todos de control, medios de operacin y empleo que de a sus recursos humanos y materiales7. Gientras que Bernndez 'rena E.' sostiene que es la revisin objetiva, metdica y completa, de la satisfaccin de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerrquicos de la empresa, en cuanto a si estructura, y a la participacin individual de los integrantes de la institucin. El aspecto distintivo de estos diversos usos del termino, es que cada caso de auditoria se lleva a cabo seg&n el sentido que tiene esta auditoria para la direccin superior. Ftras definiciones de auditoria administrativa se han formulado en un conte$to independiente de la direccin superior, a beneficio de terceras partes. 2.3. Necesid"des de #" "&dito'i" "d-inist'"tiv" En las dos ultimas d!cadas hubo enormes progresos en la tecnologa de la informacin, en la presente d!cada parece ser muy probable que habr una gran demanda de informacin respecto al desempe os de los

organismos sociales. la auditoria tradicional+ financiera, se ha preocupado histricamente por cumplir con los requisitos de reglamentos y de custodia, sobre todo se ha dedicado al control financiero. Este servicio ha sido, y continua siendo de gran significado y valor para nuestras comunidades industriales, comerciales y de servicios a fin de mantener la confinas en los informes financieros. 0on el desarrollo de la tecnologa de sistemas de informacin ha crecido la necesidad de e$aminar y evaluar lo adecuado de la informacin administrativa, as como su e$actitud. En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad por parte de los funcionarios, de contar con alguien que sea capaz a de llevar a cabo el e$amen y evaluacin de= La calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes + auditoria administrativa funcional, La calidad de los procesos mediante los cuales opera un organismo + auditoria analtica, Lo que realmente interesa destacar, es que realmente e$iste una necesidad de e$aminar y evaluar los factores e$ternos y internos de la empresa y ello debe hacerse de manera sistemtica, abarcando la totalidad de la misma. 2. . Objetivos de #" "&dito'i" "d-inist'"tiv" Entre los objetivos prioritarios para instrumentarla de manera consistente tenemos los siguientes= De cont'o#.. ?estinados a orientar los esfuerzos en su aplicacin y poder evaluar el comportamiento organizacional en relacin con estndares preestablecidos. De /'od&ctivid"d.. Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinmica administrativa instituida por la organizacin. De o'0"ni1"ci%n.. ?eterminan que su curso apoye la definicin de la estructura, competencia, funciones y procesos a trav!s del manejo efectivo de la delegacin de autoridad y el trabajo en equipo. De se'vicio.. 5epresentan la manera en que se puede constatar que la organizacin est inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las e$pectativas y satisfaccin de sus clientes. De c"#id"d.. ?isponen que tienda a elevar los niveles de actuacin de la organizacin en todos sus contenidos y mbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos. De c"-bio.. La transforman en un instrumento que hace ms permeable y receptiva a la organizacin.

De "/'endi1"je.. #ermiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organizacin pueda asimilar sus e$periencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora. De to-" de decisiones.. 8raducen su puesta en prctica y resultados en un slido instrumento de soporte al proceso de gestin de la organizacin. 2.$. 2'inci/ios de "&dito'i" "d-inist'"tiv" Es conveniente ahora tratar lo referente a los principios bsicos en las auditorias administrativas, los cuales vienen a ser parte de la estructura terica de !sta, por tanto debemos recalcar tres principios fundamentales que son los siguientes= Sentido de #" ev"#&"ci%n La auditoria administrativa no intenta evaluar la capacidad t!cnica de ingenieros, contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecucin de sus respectivos trabajos. Gas bien se ocupa de llevara cabo un e$amen y evaluacin de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, es decir, personas responsables de la administracin de funciones operacionales y ver si han tomado modelos pertinentes que aseguren la implantacin de controles administrativos adecuados, que asegures= que la calidad del trabajo sea de acuerdo con normas establecidas, que los planes y objetivos se cumplan y que los recursos se apliquen en forma econmica. I-/o't"nci" de# /'oceso de ve'ific"ci%n 9na responsabilidad de la auditoria administrativa es determinar que es lo que s! esta haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos% la practica nos indica que ello no siempre est de acuerdo con lo que !l responsable del rea o el supervisor piensan que esta ocurriendo. Los procedimientos de auditoria administrativa respaldan t!cnicamente la comprobacin en la observacin directa, la verificacin de informacin de terrenos, y el anlisis y confirmacin de datos, los cuales son necesarios e imprescindibles. 3"bi#id"d /"'" /ens"' en t4'-inos "d-inist'"tivos El auditor administrativo, deber ubicarse en la posicin de una administrador a quien se le responsabilice de una funcin operacional y pensar como este lo hace +o debera hacerlo,. En s, se trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un atributo muy importante para el auditor administrativo. 2.5. A#c"nce #or lo que se refiere a su rea de influencia, comprende su estructura, niveles, relaciones y formas de actuacin. Esta connotacin incluye aspectos tales como=

D D D D D D D D D D D D D D D

:aturaleza jurdica 0riterios de funcionamiento Estilo de administracin #roceso administrativo "ector de actividad Ombito de operacin :&mero de empleados 5elaciones de coordinacin ?esarrollo tecnolgico "istemas de comunicacin e informacin :ivel de desempe o 8rato a clientes +internos y e$ternos, Entorno #roductos yPo servicios "istemas de calidad

2.6. C"-/o de A/#ic"ci%n En cuanto a su campo, la auditora administrativa puede instrumentarse en todo tipo de organizacin, sea !sta p&blica, privada o social. En el Sector Pblico se emplea en funcin de la figura jurdica, atribuciones, mbito de operacin, nivel de autoridad, relacin de coordinacin, sistema de trabajo y lneas generales de estrategia. 0on base en esos criterios, las instituciones del sector se clasifican en= -. ?ependencia del Ejecutivo Bederal +"ecretara de Estado, <. Entidad #araestatal .. Frganismos 'utnomos 3. @obiernos de los Estados +Entidades Bederativas,

1. 0omisiones *ntersecretariales A. Gecanismos Especiales En el "ector #rivado se utiliza tomando en cuenta la figura jurdica, objeto, tipo de estructura, elementos de coordinacin y relacin comercial de las empresas, sobre la base de las siguientes caractersticas= -. 8ama o de la empresa <. "ector de actividad .. :aturaleza de sus operaciones En lo relativo al tama o, convencionalmente se las clasifica en= -. Gicroempresa <. Empresa peque a .. Empresa mediana 3. Empresa grande Lo correspondiente al sector de actividad se refiere al ramo especfico de la empresa, el cual puede quedar enmarcado bsicamente en= -. 8elecomunicaciones <. 8ransportes .. Energa 3. "ervicios 1. 0onstruccin A. #etroqumica N. 8urismo 2. 0inematografa ;. Canca -/. "eguros --. Gaquiladora -<. Electrnica -.. 'utomotriz -3. Editorial -1. 'rte grfico -A. Ganufactura -N. 'utocartera -2. 8e$til -;. 'grcola </. #esquera <-. Qumica <<. Borestal <.. Barmac!utica

<3. 'limentos y Cebidas <1. *nformtica <A. "iderurgia <N. #ublicidad <2. 0omercio En cuanto a la naturaleza de sus operaciones, las empresas pueden agruparse en= -. :acionales <. *nternacionales .. Gi$tas 8ambi!n tomando en cuenta las modalidades de= -. E$portacin <. 'cuerdo de Licencia .. 0ontratos de 'dministracin 3. "ociedades en #articipacin y 'lianzas Estrat!gicas 1. "ubsidiarias En el "ector "ocial, se aplica considerando dos factores= -. 8ipo de organizacin <. :aturaleza de su funcin #or su tipo de organizacin son= -. Bundaciones <. 'grupaciones .. 'sociaciones 3. "ociedades 1. Bondos A. Empresas de solidaridad N. #rogramas 2. #royectos ;. 0omisiones -/. 0olegios #or la naturaleza de su funcin se les ubica en las siguientes reas= -. Educacin <. 0ultura .. "alud y seguridad social 3. #oltica K Fbrero K 0ampesino K #opular

1. Empleo A. 'limentacin N. ?erechos humanos 2. 'poyo a marginados y discapacitados #odemos concluir, que la aplicacin de una auditora administrativa en las organizaciones puede tomar diferentes cursos de accin, dependiendo de su estructura orgnica, objeto, giro, naturaleza de sus productos y servicios, nivel de desarrollo y, en particular, con el grado y forma de delegacin de autoridad. La conjuncin de estos factores, tomando en cuenta los aspectos normativos y operativos, las relaciones con el entorno y la ubicacin territorial de las reas y mecanismos de control establecidos, constituyen la base para estructurar una lnea de accin capaz de provocar y promover el cambio personal e institucional necesarios para que un estudio de auditoria se traduzca en un proyecto innovador slido. 2.7. !"cto'es + -etodo#o0*"s 1.K #lanes y Fbjetivos. E$aminar y dicutir con la direccin el estado actual de los planes y objetivos. 2.. Frganizacin. a, b, Estudiar la estructura de la organizacin en el rea que se valora. 0omparar la estructura presente con la que aparece en la grfica de organizacin de la

empresa, +si es que la hay,. c, 'segurarse de si se concede o no una plena estimacin a los principios de una buena

organizacin, funcionamiento y departamentalizacin. 3.. #olticas y #rcticas. >acer un estudio para ver qu! accin +en el caso de requerirse, debe ser emprendida para mejorar la eficacia de polticas y prcticas. .. 5eglamentos. ?eterminar si la compa a se preocupa de cumplir con los reglamentos locales, estatales y federales. $.. "istemas y #rocedimientos.

Estudiar los sistemas y procedimientos para ver si presentan deficiencias o irregularidades en sus elementos sujetos a e$amen e idear m!todos para lograr mejoras. 5.. 0ontroles. ?eterminar si los m!todos de control son adecuados y eficaces. 6.. Fperaciones. Evaluar las operaciones con objeto de precisar qu! aspectos necesitan de un mejor control, comunicacin, coordinacin, a efecto de lograr mejores resultados. 7.. #ersonal. Estudiar las necesidades generales de personal y su aplicacin al trabajo en el rea sujeta a evaluacin. 8.. Equipo Bsico y su ?isposicin. ?eterminar su podran llevarse a cabo mejoras en la disposicin del equipo para una mejor o ms amplia utilidad del mismo. 19.. *nforme. #reparar un informe de las deficiencias encontradas y consignar en !l los remedios convenientes.

(L AUDITOR 3.1 Definici%n Es aquella persona profesional, que se dedica a trabajos de auditoria habitualmente con libre ejercicio de una ocupacin t!cnica. 3.2. !&nciones 0ene'"#es #ara ordenar e imprimir cohesin a su labor, el auditor cuenta con un una serie de funciones tendientes a estudiar, analizar y diagnosticar la estructura y funcionamiento general de una organizacin. Las funciones tipo del auditor son=

D D D D

Estudiar la normatividad, misin, objetivos, polticas, estrategias, planes y programas de trabajo. ?esarrollar el programa de trabajo de una auditoria. ?efinir los objetivos, alcance y metodologa para instrumentar una auditoria. 0aptar la informacin necesaria para evaluar la funcionalidad y efectividad de los procesos, funciones y

sistemas utilizados. D D D D 5ecabar y revisar estadsticas sobre vol&menes y cargas de trabajo. ?iagnosticar sobre los m!todos de operacin y los sistemas de informacin. ?etectar los hallazgos y evidencias e incorporarlos a los papeles de trabajo. 5espetar las normas de actuacin dictadas por los grupos de filiacin, corporativos, sectoriales e

instancias normativas y, en su caso, globalizadoras. D #roponer los sistemas administrativos yPo las modificaciones que permitan elevar la efectividad de la

organizacin D D D 'nalizar la estructura y funcionamiento de la organizacin en todos sus mbitos y niveles 5evisar el flujo de datos y formas. 0onsiderar las variables ambientales y econmicas que inciden en el funcionamiento de la

organizacin. D D D D D 'nalizar la distribucin del espacio y el empleo de equipos de oficina. Evaluar los registros contables e informacin financiera. Gantener el nivel de actuacin a trav!s de una interaccin y revisin continua de avances.

#roponer los elementos de tecnologa de punta requeridos para impulsar el cambio organizacional. ?ise ar y preparar los reportes de avance e informes de una auditoria.

3.3. Conoci-ientos :&e debe /osee'

Es conveniente que el equipo auditor tenga una preparacin acorde con los requerimientos de una auditoria administrativa, ya que eso le permitir interactuar de manera natural y congruente con los mecanismos de estudio que de una u otra manera se emplearn durante su desarrollo. 'tendiendo a !stas necesidades es recomendable apreciar los siguientes niveles de formacin= Ac"d4-ic" Estudios a nivel t!cnico, licenciatura o postgrado en administracin, informtica, comunicacin, ciencias polticas, administracin p&blica, relaciones industriales, ingeniera industrial, sicologa, pedagoga, ingeniera en sistemas, contabilidad, derecho, relaciones internacionales y dise o grfico. Ftras especialidades como actuara, matemticas, ingeniera y arquitectura, pueden contemplarse siempre y cuando hayan recibido una capacitacin que les permita intervenir en el estudio. Co-/#e-ent"'i" *nstruccin en la materia, obtenida a lo largo de la vida profesional por medio de diplomados, seminarios, foros y cursos, entre otros. (-/*'ic" 0onocimiento resultante de la implementacin de auditoras en diferentes instituciones sin contar con un grado acad!mico. 'dicionalmente, deber saber operar equipos de cmputo y de oficina, y dominar !l los idiomas que sean parte de la dinmica de trabajo de la organizacin bajo e$amen. 8ambi!n tendrn que tener en cuenta y comprender el comportamiento organizacional cifrado en su cultura. 9na actualizacin continua de los conocimientos permitir al auditor adquirir la madurez de juicio necesaria para el ejercicio de su funcin en forma prudente y justa. 3. . 3"bi#id"des + dest'e1"s En forma complementaria a la formacin profesional, terica yPo prctica, el equipo auditor demanda de otro tipo de cualidades que son determinantes en su trabajo, referidas a recursos personales producto de su desenvolvimiento y dones intrnsecos a su carcter. La e$presin de !stos atributos puede variar de acuerdo con el modo de ser y el deber ser de cada caso en particular, sin embargo es conveniente que, quien se d! a la tarea de cumplir con el papel de auditor, sea poseedor de las siguientes caractersticas=

D D D D D D D D D D D D D D D D D

'ctitud positiva. Estabilidad emocional. Fbjetividad. "entido institucional. "aber escuchar. 0reatividad. 5espeto a las ideas de los dems. Gente analtica. 0onciencia de los valores propios y de su entorno. 0apacidad de negociacin. *maginacin. 0laridad de e$presin verbal y escrita. 0apacidad de observacin. *niciativa. ?iscrecin. Bacilidad para trabajar en grupo. 0omportamiento !tico.

3.$. ()/e'ienci" 9no de los elementos fundamentales que se tiene que considerar en las caractersticas del equipo, es el relativo a su e$periencia personal de sus integrantes, ya que de ello depende en gran medida el cuidado y diligencia profesionales que se emplean para determinar la profundidad de las observaciones. #or la naturaleza de la funcin a desempe ar e$isten varios campos que se tienen que dominar=

D D D D D D

0onocimiento de las reas sustantivas de la organizacin. 0onocimiento de las reas adjetivas de la organizacin. 0onocimiento de esfuerzos anteriores 0onocimiento de casos prcticos. 0onocimiento derivado de la implementacin de estudios organizacionales de otra naturaleza. 0onocimiento personal basado en elementos diversos.

3.5. Res/ons"bi#id"d /'ofesion"# El equipo auditor debe realizar su trabajo utilizando toda su capacidad, inteligencia y criterio para determinar el alcance, estrategia y t!cnicas que habr de aplicar en una auditora, as como evaluar los resultados y presentar los informes correspondientes. #ara !ste efecto, debe de poner especial cuidado en = D D D D #reservar la independencia mental 5ealizar su trabajo sobre la base de conocimiento y capacidad profesional aquiridas 0umplir con las normas o criterios que se le se alen 0apacitarse en forma continua

8ambi!n es necesario que se mantenga libre de impedimentos que resten credibilidad a sus juicios, por que debe preservar su autonoma e imparcialidad al participar en una auditora. Es conveniente se alar, que los impedimentos a los que normalmente se puede enfrentar son= personales y e$ternos. Los primeros, corresponden a circunstancias que recaen especficamente en el auditor y que por su naturaleza pueden afectar su desempe o, destacando las siguientes= D D D )nculos personales, profesionales, financieros u oficiales con la organizacin que se va a auditar K*nter!s econmico personal en la auditora K0orresponsabilidad en condiciones de funcionamiento incorrectas

D D

K5elacin con instituciones que interact&an con la organizacin K)entajas previas obtenidas en forma ilcita o anti!tica

Los segundos estn relacionados con factores que limitan al auditor a llevar a cabo su funcin de manera puntual y objetiva como son= D *ngerencia e$terna en la seleccin o aplicacin de t!cnicas o metodologa para la ejecucin de la

auditora. D D D *nterferencia con los rganos internos de control 5ecursos limitados para desvirtuar el alcance de la auditora #resin injustificada para propiciar errores inducidos

En !stos casos, tiene el deber de informar a la organizacin para que se tomen las providencias necesarias. Binalmente, el equipo auditor no debe olvidar que la fortaleza de su funcin est sujeta a la medida en que afronte su compromiso con respeto y en apego a normas profesionales tales como= D Fbjetividad.K Gantener una visin independiente de los hechos, evitando formular juicios o caer en

omisiones, que alteren de alguna manera los resultados que obtenga. D 5esponsabilidad.K Fbservar una conducta profesional, cumpliendo con sus encargos oportuna y

eficientemente. D D *ntegridad.K #reservar sus valores por encima de las presiones. 0onfidencialidad.K 0onservar en secreto la informacin y no utilizarla en beneficio propio o de

intereses ajenos. D 0ompromiso.K 8ener presente sus obligaciones para consigo mismo y la organizacin para la que presta

sus servicios. D D Equilibrio.K :o perder la dimensin de la realidad y el significado de los hechos. >onestidad.K 'ceptar su condicin y tratar de dar su mejor esfuerzo con sus propios recursos, evitando

aceptar compromisos o tratos de cualquier tipo.

*nstitucionalidad.K :o olvidar que su !tica profesional lo obliga a respetar y obedecer a la organizacin

a la que pertenece. D D D 0riterio.K Emplear su capacidad de discernimiento en forma equilibrada. *niciativa.K 'sumir una actitud y capacidad de respuesta gil y efectiva. *mparcialidad.K :o involucrarse en forma personal en los hechos, conservando su objetividad al margen

de preferencias personales. D 0reatividad.K "er propositivo e innovador en el desarrollo de su trabajo.

CONCLUSIN El auditor es el proceso de acumular y evaluar evidencia, realizando por una persona independiente y competente acerca de la informacin cuantificable de una entidad econmica especifica, con el propsito de determinar e informar sobre el grado de correspondencia e$istente entre la informacin cuantificable y los criterios establecidas. "u importancia es reconocida desde los tiempos ms remotos, teni!ndose conocimientos de su e$istencia ya en las lejanas !pocas de la civilizacin sumeria. El factor tiempo obliga a cambiar muchas cosas, la industria, el comercio, los servicios p&blicos, entre otros. 'l crecer las empresas, la administracin se hace mas complicada, adoptando mayor importancia la comprobacin y el control interno, debido a una mayor delegacin de autoridades y responsabilidad de los funcionarios. ?ebido a todos los problemas administrativos s! han presentado con el avance del tiempo nuevas dimensiones en el pensamiento administrativo. 9na de estas dimensiones es la auditoria administrativa la cual es un e$amen detallado de la administracin de un organismo social, realizado por un profesional +auditor,, es decir, es una nueva herramienta de control y evaluacin considerada como un servicio profesional para e$aminar integralmente un organismo social con el propsito de descubrir oportunidades para mejorar su administracin. 8omando en consideracin todas las investigaciones realizadas, podemos concluir que la auditoria es dinmica, la cual debe aplicarse formalmente toda empresa, independientemente de su magnitud y objetivos% aun en empresas peque as, en donde se llega a considerar inoperante, su aplicacin debe ser secuencial constatada para lograr eficiencia.

ARTICULO AUDITORIA INT(RNA (N M;<ICO. El comit! de investigaciones del *nstituto de 'uditorias *nternacionales, defina la auditoria interna como= I9na actividad de evaluacin independiente dentro de una organizacin, dedicada al anlisis de la contabilidad, de las finanzas y de las dems operaciones como base de un servicio a la direccinI. Es un control cuyas funciones son medir y evaluar la efectividad de otros controles. En G!$ico, la funcin de la auditoria administrativa interna, esta clasificada de la siguiente manera= a. Empresas sin auditoria interna. En nuestro pas el porcentaje de este tipo de empresas es muy alto. En general se trata de empresas medianas y otras veces grandes, que son dirigidas por una persona o por familiares de esta. b. Empresas con auditor fuera de funciones. Ftras empresas responsabilizan a una persona al nombrarla como auditor interno% pero , en realidad esta dedicada a otro tipo de funciones y muy rara vez a la actividad de la auditoria interna. c. Empresas con departamentos de auditoria interna. Este tipo de empresas es un grupo minoritario. "e trata de empresas grandes cuyo volumen de operaciones y la diversificacin de su produccin dispersa la localizacin geogrfica de sus centros de venta, con gran cantidad de personal, hacen indispensable la funcin de auditoria interna. En nuestro medio se encuentra un error, que es el ubicar esta funcin en un nivel subdepartamental que depende de contabilidad. Lo mas recomendable es que la unidad de auditoria interna se ubique al nivel jerrquico mas alto, y que dependa del gerente general o del consejo de administracin. "u ubicacin en la estructura orgnica, debe ser como sigue=

=I=LIO>RA!?A

'lvin '. 'rens. ' o -;;1. 'uditoria 9n enfoque *ntegral Editorial Fc!ano. Enciclopedia de la 'uditoria. Brancisco @mez 5ondon. 'uditoria 'dministrativa Eoaqun 5odrguez )alencia. ' o -;;N. "inopsis de 'uditoria 'dministrativa #rofesor '. Lpez de "'. ' o -;N3. 0urso de 'uditoria )ctor Lzzaro. "istemas y #rocedimientos Milliam #. Leonard. 'uditoria 'dministrativa

2ROC(SO D( AUDITORIA

La 'uditoria de Estado, es el instrumento mediante el cual en la 'dministracin #&blica, se realiza el e$amen objetivo, sistemtico, estructurado, profesional y posterior de las operaciones financieras, administrativas y de gestin, practicado en un sector, organizacin, programa, proyecto o actividad, con la finalidad de verificarlas, evaluarlas, determinar su conformidad con los objetivos establecidos en planes y disposiciones normativas y formular las opiniones, comentarios, observaciones y recomendaciones que se consideren pertinentes. FCEE8*)F" ?E L' '9?*8F5*' ?E E"8'?F. -. Establecer si se han cumplido las disposiciones legales y reglamentarias en el manejo del patrimonio p&blico. <. ?eterminar la razonabilidad y e$actitud de la informacin financiera. .. ?eterminar el logro de los objetivos previstos con relacin a las metas programadas. 3. 0onocer el grado de eficiencia, efectividad y economa de la gestin p&blica. 1. #romover el fortalecimiento del sistema de 0ontrol *nterno del organismo o dependencia auditada. :F5G'" Q9E 5*@E: L' '9?*8F5*' ?E E"8'?F. -. :ormas relativas al 'uditor. <. :ormas relativas a la #lanificacin. .. :ormas relativas a la Ejecucin. 3. :ormas relativas al *nforme de 'uditoria. :F5G'" 5EL'8*)'" 'L '9?*8F5. El auditor debe= -. #oseer formacin profesional, capacidad t!cnica y e$periencia proporcional al alcance y complejidad de la auditoria que se le haya encomendado. <. Gantener absoluta objetividad e independencia de criterio en el ejercicio de sus funciones. .. *nhibirse en los casos previstos en el artculo .A de la Ley Frgnica de #rocedimientos 'dministrativos y cuando e$ista sociedad de intereses con algunos de los responsables del rea u operacin auditada. 3. "er respetuoso y cortes con el personal del organismo, dependencia o rea donde practique la auditoria, sin perjuicio de la necesaria firmeza y seriedad que deba imprimirle a sus actuaciones. 1. 'bstenerse de aceptar atenciones, obsequios o gratificaciones, que puedan entenderse como dirigidas a influir en el resultado de las gestiones que le han sido encomendadas. A. Ejercer sus labores sin entrabar el normal funcionamiento administrativo del organismo o dependencia, donde efectu! la actividad auditora. N. Gantener absoluta reserva respecto a los datos e informacin relacionadas con la auditoria que realiza, a&n despu!s de haber cesado en sus funciones y en ning&n caso retendr documentos que por su naturaleza deban permanecer en los archivos de la entidad u organismo. :F5G'" 5EL'8*)'" ' L' #L':*B*0'0*R: La funcin de auditoria estar sujeta a una planificacin, aplicando criterios de economa, objetividad, oportunidad y relevancia material, atendiendo a= -. #lanteamientos y solicitudes de la 0ontralora @eneral de la 5ep&blica y dems organismos y entidades competentes. <. ?enuncias recibidas. .. ' los resultados de la gestin anterior de inspeccin y fiscalizacin. 3. ' la situacin administrativa, dimensin, importancia y reas crticas de los organismos o entidades. #revia a la ejecucin de la auditoria se deber= -. #rogramar las actividades idneas dirigidas a conocer la misin del organismo, entidad o dependencia y la normativa legal reglamentaria o estatutaria que la regula. <. Establecer dentro de la programacin los objetivos, alcance, t!cnicas, m!todos y procedimientos a fin de alcanzar los propsitos fijados. :F5G'" 5EL'8*)'" ' L' EEE090*R:. -. #ara realizar el trabajo de auditoria, el auditor debe estar formalmente acreditado ante el respectivo organismo, entidad o dependencia.

<. #odrn incorporarse al equipo de auditoria, en calidad de apoyo, los profesionales yPo especialistas cuyos conocimientos y e$periencia se consideren necesarios para el trabajo que se desarrolla. .. "eg&n el alcance de la auditoria, se deber evaluar el control interno del organismo, entidad, dependencia o rea objeto de la misma para determinar su grado de confiabilidd e identificar los aspectos crticos que requieran e$amen e$haustivo y como consecuencia de ello, establecer la naturaleza, oportunidad, m!todos, procedimientos y t!cnicas aplicables en sus fases ulteriores. 3. El auditor debe evaluar el cumplimiento de las leyes, reglamentos y dems normativas aplicables a la entidad y a las operaciones objeto de auditoria. 1. En la auditoria financiera y en cualquier otro tipo de auditoria, cuando proceda, el auditor verificar si se han cumplido las :ormas @enerales de 0ontabilidad del "ector #ublico y los #rincipios de 0ontabilidad @eneralmente 'ceptados para la presentacin de los Estados Binancieros. A. El auditor debe obtener las evidencias suficientes, pertinentes, vlidas, competentes y confiables que le permitan tener certeza razonable de que los hechos revelados se encuentran satisfactoriamente comprobados, con el fin de fundamentar razonablemente los juicios, opiniones, conclusiones y recomendaciones que se formulen. N. Las evidencias documentales debern obtenerse en original o en copias debidamente certificadas, en aquellos casos en que se aprecien como pruebas o indicios de hechos generadores de responsabilidad administrativa, civil o penal. 2. "i en el transcurso de la auditoria se determinan indicios de hechos presuntamente irregulares que pudieran generar responsabilidad administrativa, civil yPo penal, el auditor deber identificar el efecto de los mismos sobre las operaciones del organismo o dependencia y comunicar lo pertinente, en forma inmediata, cuando la situacin lo amerite, y previa consulta formal con el supervisor respectivo, a las autoridades de la entidad o dependencia donde se desarrolle la auditoria, para que se adopten las medidas correctivas y se dispongan las dems acciones a que haya lugar. 0uando se trate de sociedades de auditores e$ternos o profesionales independientes contratados, !stos debern, adems, comunicar tales hechos al rgano de control correspondiente. ;. 'ntes de la presentacin formal de los resultados de la auditoria, las observaciones derivadas del anlisis efectuado se debern someter a discusin y consideracin de los responsables de las reas involucradas, con la finalidad de asegurarse de la solidez de las evidencias, la validez de las conclusiones, la pertinencia de las recomendaciones y la objetividad e imparcialidad del ulterior *nforme de 'uditoria. -/. El auditor debe organizar un registro completo y detallado en forma de papeles de trabajo, debidamente agrupados y referenciados, los cuales formarn parte del archivo permanente o transitorio, seg&n corresponda. Estos papeles de trabajo pertenecen al rea de control que practique directamente la auditoria o al organismo contratante en el caso de las "ociedades de auditores o profesionales independientes contratados al efecto. --. El archivo permanente contendr informacin que se considere de inter!s y utilidad para auditorias sucesivas% deber actualizarse en cada nueva auditoria y revisarse peridicamente. :F5G'" 5EL'8*)'" 'L *:BF5GE ?E '9?*8F5*'. 'l termino de la auditoria, se presentar en forma escrita el *nforme de 'uditoria, el cual debe= -. 0ontener observaciones o hallazgos, identificando causas y efectos de los mismos, conclusiones y recomendaciones correspondientes, con se alamiento e$preso de que el trabajo ha sido realizado conforme a las :ormas @enerales de 'uditoria de Estado. <. "er firmado por el nivel directivo o gerencial, competente para notificar los resultados. .. 5edactarse de manera objetiva, persuasiva y constructiva y en forma clara, precisa y concreta, insertarse los detalles necesarios que contribuyan a evitar equvocos y ambigSedades. 3. El informe debe ser presentado oportunamente, a objeto de que la informacin en !l contenida tenga actualidad, utilidad y valor para que las autoridades a quienes corresponda, adopten las medidas inmediatas tendentes a corregir las deficiencias se aladas. 9na vez determinada la auditoria a realizar, se procede a elaborar el programa de trabajo, en el cual se especifica la 9nidad a ser auditada, el auditor responsable del trabajo, el tiempo de ejecucin, los objetivos de la auditoria y el programa del trabajo a desarrollar.

El auditor asignado procede a realizar la auditoria y al culminarla, elabora el borrador del informe y lo discute con la m$ima autoridad de la unidad y las personas vinculadas del rea en revisin. Luego se procede a emitir el informe final de acuerdo a los lineamientos establecidos en la norma, dichos resultados deben ser notificados a la unidad auditada y a las dependencias cuyas funciones est!n vinculadas con los resultados, una copia de dicho informe queda archivado en el ente contralor.