Fecha de elaboracin: 15/12/2008

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD MANUAL DE INDUCCION SOBRE CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS

I.

QU ES UN DOCUMENTO?

Informacin contenida en medios impresos o dispositivos electrnicos. Ejemplo: Un reglamento, un plan de estudios, un programa de materia, etc.

Como parte de los requisitos del Sistema de Gestin de Calidad de la UAA se deber contar con los siguientes documentos: Manual de Gestin de la Calidad. Procedimientos documentados. Objetivos de la Calidad. Poltica de la Calidad.

As mismo cada organizacin determina la documentacin que considera til y necesaria para la realizacin de sus procesos y la prestacin de sus servicios. De acuerdo a lo anterior la UAA ha determinado incorporar a su SGC los siguientes documentos: Planes de la Calidad. Diagramas de procesos. Normatividad. Formatos.

Los documentos del Sistema de Gestin de Calidad deben controlarse, esto implica que se autoricen previo a su emisin, que se revisen y actualicen cada vez que sea necesario, que sean legibles que se identifiquen fcilmente y que se utilicen versiones vigentes de los mismos.

II.

CMO SE CONTROLAN LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD DE LA UAA?

Mediante la asignacin de un cdigo y Mediante su registro y alta en el sistema electrnico de Control de Documentos (OWL). (http://docsgc.uaa.mx).

III. CMO SE IDENTIFICAN LOS DOCUMENTOS DEL SGC?

Mediante su cdigo. Formato del Departamento de Gestin de Calidad.

Ejemplo:

Cdigo: FO-70300-01 Revisin: 00 Emisin: 30/09/08. Mediante el nombre. Ejemplo: Manual de Gestin de la Calidad. Reglamento General de Docencia.

IV. CMO SE PUEDEN CONSULTAR LOS DOCUMENTOS DEL SGC?

La direccin electrnica para accesar al Control de Documentos (OWL) es https://docsgc.uaa.mx. Los documentos del SGC se pueden consultar en el Sistema del Control de Documentos (OWL), o en la pgina del SGC previa autentificacin del usuario con cuenta de correo electrnico de la Universidad.

Ejemplo: CUENTA: CONTRASEA: elopez@correo.uaa.mx (La establecida por cada usuario)

V. CMO SE MANTIENEN ACTUALIZADOS LOS DOCUMENTOS?

Mediante el llenado y envo del formato de Alta, Baja o Modificacin de Documentos a la Seccin de Calidad, cada vez que se modifiquen. El formato de Alta, Baja o Modificacin de Documentos se puede descargar de la pgina del SGC https://sgc.uaa.mx /Apartado Procedimientos Administrativos de Apoyo al SGC/Control de documentos/Formato de solicitud de alta, baja o modificacin de documentos. As mismo se pueden enviar las solicitudes a travs del propio Sistema para el Control de los Documentos (OWL) siguiendo el procedimiento siguiente: 1. Seleccionar el apartado Agregar Documento. 2. Seleccionar el tipo de documento que se va dar de alta, baja o modificacin (Interno o externo). 3. Adjuntar el archivo del documento con las modificaciones o el documento en el que se especifiquen stas. 4. Capturar los dems datos obligatorios. (ttulo, palabras claves y nmero de revisin del documento) 5. Seleccionar el correo electrnico de la persona de la Seccin de Calidad que atender dicha solicitud. 6. Capturar un mensaje de revisin. 7. Capturar algunas observaciones o comentarios en el apartado de descripcin. 8. Pulsar enviar.

9. El estatus de la misma se reflejar a travs de correo electrnico y en la parte de REVISIN DE DOCUMENTOS de la misma pgina.

VI. CMO SE IDENTIFICAN LOS CAMBIOS A LOS DOCUMENTOS?

A travs del nmero de revisin que tiene el documento. Ejemplo: Cdigo: MGC Revisin: 03 Emisin: 29/09/08 Se seala con un color distinto al resto del documento el rengln o prrafo que cambi, o con una lnea vertical al lado izquierdo del prrafo que cambi. Ejemplo: El Manual de Gestin de Calidad tiene como finalidad establecer los lineamientos y orientaciones para la operacin eficaz del Sistema de Gestin de la Calidad de la Universidad Autnoma de Aguascalientes, y que ste sea conforme a los requisitos establecidos por la Norma ISO 9001:2000.

VII. QU ES UN REGISTRO?
Es un tipo especial de documento que contiene informacin que proporciona evidencia de la realizacin de los procesos. Generalmente se identifican como formatos o reportes.

VIII.

LOS REGISTROS SE DEBEN CONTROLAR?

Si, los registros se deben controlar.

IX. CMO SE CONTROLAN LOS REGISTROS?

Los registros se deben controlar lo cual implica que se deben identificar almacenar, proteger, recuperar y definir su tiempo de retencin y disposicin. Para efectos del SGC de la UAA lo anterior est sealado en el procedimiento PA-IV-01 Control de Documentos y Registros.

X. QU ES EL TIEMPO DE RETENCIN DE UN REGISTRO?

Es el periodo que se debe conservar un registro, el tiempo de retencin lo determina cada usuario y puede ser variable dependiendo de la necesidad de cada rea.

XI. QU SE ENTIENDE POR DISPOSICIN DE UN REGISTRO?

Es la determinacin de qu es lo que se tiene que hacer con los registros despus de que se cumple con el tiempo de retencin. La disposicin de un registro puede ser su destruccin, envo al Departamento de Archivo General o conservacin en el rea generadora del mismo.