Manual Técnico: Junho 2011

Manual Tcnico
PPI
MDULO DE ACTUALIZAO DE DATAS DE EXECUO DAS OPERAES

Junho 2011
Manual Tcnico PPI Actualizao de datas de execuo das Operaes Verso 1.0
ndice
1. Introduo............................................................................................................................. 3 1.1 1.2 2 mbito do sistema ....................................................................................................... 4 Descrio geral do mdulo .......................................................................................... 4
Descrio Tcnica ................................................................................................................ 6 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.1.5 - Interligao geral do processo................................................................................... 6 Ponto de Menu do beneficirio ........................................................................... 6 Ponto de menu do tcnico................................................................................. 10 Ponto de menu do decisor ................................................................................ 13 Ponto de menu de listagem .............................................................................. 16 Outras especificaes ....................................................................................... 17
1.
Introduo
O presente manual tem como objectivo disponibilizar ao utilizador a ajuda necessria com vista explorao/utilizao do mdulo Web de actualizao de datas de execuo das operaes, ilustrando assim a respectiva navegao. Pretende ainda explicitar algumas especificaes tcnicas do mdulo dentro do iDIGITAL. O IFAP e as Autoridades de Gesto optaram pela criao de um novo mdulo no iDIGITAL em face da complexidade tcnica j existente na recepo de dados via Web-service em sede de reanlise e na recolha e anlise dos pedidos de pagamento, permitindo-se desta forma que a actualizao de datas de execuo seja efectuada de forma desligada do pedido de pagamento e em qualquer momento da vida da operao, evitando-se ainda a necessidade sistemtica do envio de novos dados via Web-service por parte das Autoridades de Gesto. O novo mdulo tem em vista a possibilidade de actualizao de 3 campos constantes da informao recebida via Web-service das Autoridades de Gesto ou recebida das aplicaes internas do PRODERAM e do PRRN, associados s datas de incio e fim de trabalhos previstos, bem como a data de fim de vnculo contratual. Sendo esta informao das datas de incio e fim de trabalhos previsional, importa no entanto proceder sua actualizao sistemtica por forma a garantir a elegibilidade temporal das despesas, tendo em conta ainda a experincia entretanto adquirida no mbito da Certificao de contas do IFAP, em que a IGF suscitou comentrios e recomendaes sobre a matria. Decorrente deste facto, foram implementados nos submdulos de recolha e anlise dos pedidos de pagamento, alertas relativos coerncia entre as datas de incio e fim previstas, com as datas do primeiro documento de despesa e ltimo modo de pagamento. Pretende-se que, com o presente mdulo, as recolhas e anlises de pedidos de pagamento j possam decorrer e reportar mensagens em conformidade com o pedido de prorrogao de datas de incio/fim que o beneficirio tenha entretanto solicitado. Pretende-se ainda e a finalizar, poder disponibilizar aos utilizadores uma forma totalmente desmaterializada de actualizar a informao das operaes, evitando-se a existncia de papel de suporte aos pedidos j que, funcionando a aplicao em ambiente Web, permite que o pedido formulado pelo beneficirio e devida justificao assim como a anlise tcnica de enquadramento e deciso, se encontrem de forma permanente disponveis no SI.
1.1 mbito do sistema

O objectivo desta aplicao (mdulo de actualizao de datas de execuo das operaes), disponibilizar as funcionalidades que permitam inserir, validar e guardar, a informao referente recolha, anlise e deciso de novas datas de execuo das operaes, fornecendo dados que permita ao sistema actualizar os alertas existentes em sede de recolha e anlise dos pedidos de pagamento quanto possvel existncia de documentos de despesa e modos de pagamento, fora da elegibilidade temporal da operao. Em traos gerais, a aplicao composta apenas por uma componente Web, que se subdivide em pontos de menu em funo da tipologia/perfil do utilizador beneficirio, tcnico e decisor.
1.2 Descrio geral do mdulo

O mdulo contempla 4 pontos de menu: - O do Beneficirio, que fica localizado em O meu Processo/Candidaturas e Pedido de Pagamento/ Investimento (Incentivos)/ Actualizar datas execuo operao, onde o mesmo efectua a recolha das novas datas de incio e fim de trabalhos e apresenta, de forma fundamentada, a justificao para a alterao solicitada; - O do Tcnico que fica localizado em Gesto de Formulrios/ Apoios ao Investimento Incentivos/Actualizao datas execuo da operao / Parecer Tcnico, onde apresentada a informao registada pelo beneficirio e campos adicionais para o mesmo poder alterar/inserir novas datas, admitindo-se a necessidade da sua alterao ou a possibilidade de um pedido de prorrogao ser formalizado em papel. A pgina do tcnico contempla ainda: - um campo para a actualizao da data de fim de vnculo contratual; - um campo para registo do seu parecer; - uma radio Bottom que permite ao tcnico dizer se o seu parecer favorvel ou desfavorvel.
- O do Decisor que fica localizado em Gesto de Formulrios/ Apoios ao Investimento Incentivos/Actualizao datas execuo da operao / Decisoonde apresentada a informao recolhida pelo beneficirio (ou do beneficirio, admitindo-se a hiptese do pedido ter sido formalizado em papel) e pelo tcnico. Tem ainda uma rdio Bottom que permite ao Decisor inserir a Deciso Favorvel ou Desfavorvel alterao de datas. . - Um novo ponto de menu de listagens que se localiza em Gesto de Formulrios/ Apoios ao Investimento Incentivos/ Listagens / Listagem Operaes com Actualizao Datas Execuo que permite s entidades protocoladas verificarem os pedidos de prorrogao entrados e em que estado de tratamento se encontram (solicitado, analisado, ou decidido).. Apresenta-se nas imagens abaixo, a forma como se dispom os pontos de menu, sem prejuzo da visualizao pelos utilizadores de forma isolada tendo em conta os perfis que possuem.
O beneficirio visualiza o seu ponto de menu da seguinte forma:
2 Descrio Tcnica
2.1 - Interligao geral do processo
Todos os acessos dentro dos pontos menu so efectuados chamando directamente o nmero da operao, conforme print abaixo.
2.1.1 Ponto de Menu do beneficirio

Caso no existam pedidos de alterao registados, a aplicao reporta um aviso de que No existem pedidos de alterao registados, devendo ento criar-se o pedido, atravs do boto Criar.
A aplicao pode igualmente reportar outro tipo de avisos, nomeadamente nas situaes em que a operao ainda no se encontre disponvel para o efeito. A possibilidade de utilizar a
funcionalidade de actualizao de datas ocorre a partir inclusive, do estado 55 Contrato Impresso.
Apresenta-se o lay-out do formulrio de recolha disponibilizado ao beneficirio:
O formulrio apresenta no primeiro bloco a informao residente no SI do IFAP relativamente data de incio prevista, data de fim prevista e a data fim de vnculo contratual. O segundo bloco destina-se ao beneficirio, permitindo ao mesmo efectuar os seus registos. As datas a indicar devem estar enquadradas dentro dos limites admissveis nos respectivos Regulamentos de Aplicao, sob pena da sua posterior no aceitao. Os pedidos de actualizao de datas de execuo que excedam os limites temporais previstos nos respectivos Regulamentos de Aplicao, devem ser formalizados directamente s Autoridades de Gesto, sem prejuzo do seu posterior registo no presente mdulo aps aprovao da AG.
Apresenta-se na imagem seguinte um exemplo, da informao passvel de registo pelo beneficirio no bloco Novas datas de execuo da operao pretendidas.
Depois da informao do pedido de actualizao de datas de execuo ter sido guardada, o ecrn de entrada, aps a digitao do n da operao, passar a reportar informao sobre o estado do tratamento do pedido, se em fase registado, em anlise, ou, j com deciso e portanto com tratamento concludo. Caso j exista mais do que um pedido de actualizao de datas de execuo, apresentar em cada linha a sua situao, sendo possvel atravs do boto residente no incio de cada linha, editar e visualizar cada pedido.
Enquanto a anlise tcnica no for iniciada, o beneficirio poder editar o seu pedido e proceder aos ajustamentos que entender necessrios. Caso a anlise tcnica j tenha sido
iniciada, o SI informa que no que pode proceder a novo registo enquanto o anterior pedido no for tratado.
Com a concluso do registo do pedido de actualizao de datas, a aplicao ir remeter um email para a Lista de mail associado Unidade Orgnica, com o seguinte texto: _______________________________________________________________ ASSUNTO: PEDIDO DE ACTUALIZAO DE DATAS DE EXECUO NIFAP ##### OPERAO N ################### Informa-se que foi registado no iDIGITAL, um pedido de actualizao de datas de execuo da operao em epgrafe. Dever proceder ao seu tratamento. Cumprimentos, O IFAP
O envio do referido e-mail destina-se a informar a Unidade Orgnica de que possui um pedido de actualizao de datas de execuo para tratamento, permitindo a um superior hierrquico, efectuar o seu despacho via reencaminhamento do referido e-mail para um tcnico, se for o caso.
2.1.2 Ponto de menu do tcnico
O tcnico acede ao pedido de actualizao de datas de execuo atravs de ponto de menu especfico, onde deve digitar o nmero da operao. Para poder efectuar registos, dever Editar a informao atravs do boto disponvel para o efeito.
Associado ao ponto de menu do tcnico est disponvel um formulrio que contem a seguinte informao:
No primeiro bloco visualizada a informao registada pelo beneficirio, sendo que no segundo bloco, o tcnico ir confirmar as datas ou indicar, por exemplo, uma data fim distinta, caso o pedido do beneficirio exceda o limite temporal admissvel previsto no respectivo
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Regulamento de Aplicao da operao. O tcnico tambm pode inserir novas datas caso a solicitao do beneficirio seja feita por escrito. No segundo bloco ainda apresentado o campo Data fim de Vnculo contratual que um campo calculado. O mesmo calculado, conforme disposto contratualmente, adicionando data de fim de vnculo contratual, a diferena temporal entre a data de fim de trabalhos j residente no SI do IFAP e a nova data fim de trabalhos indicada pelo Tcnico. Apesar de calculado, o campo pode ser manipulado para realizao de qualquer ajustamento, caso tal venha a justificar-se. A justificao tcnica registada deve ser clara quanto ao enquadramento do pedido, nomeadamente, o seu enquadramento legal. O campo tem a dimenso de 3000 caracteres, permitindo, em casos mais complexos, uma justificao tcnica mais demorada. O registo da anlise tcnica conclui-se com a indicao se o parecer tcnico favorvel ou desfavorvel. Aps a gravao do pedido pelo tcnico, o beneficirio j no poder efectuar qualquer alterao caso entre no seu ponto de menu. -lhe evidenciada uma mensagem de aviso, como anteriormente j indicado. Aps edio do formulrio, a informao disponibilizada e os campos de recolha apresentam a seguinte forma:
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Aps a gravao da informao registada
Com a concluso da anlise tcnica do pedido de actualizao de datas, a aplicao ir remeter um e-mail para a Lista de mail associado Unidade Orgnica, com o seguinte texto: ___________________________________________________________________________
-----Mensagem original----De: noReply@ifap.pt [mailto:noReply@ifap.pt] Enviada: sexta-feira, 3 de Junho de 2011 8:03 Para: Info.Pagamentos; Assunto: PEDIDO DE ACTUALIZAO DE DATAS DE EXECUO NIFAP XXXX OPERAO N XXXXXX
Foi efectuada a analise tcnica de um pedido de actualizao de datas de execuo da operao em epgrafe. Dever proceder ao seu tratamento/deciso. Cumprimentos, O IFAP. :::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::: A caixa postal emissora deste mail exclusivamente para envio de mensagens. No responda para a mesma. ::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
___________________________________________________________________________
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O envio do referido e-mail destina-se a informar a Unidade Orgnica de que possui um pedido de actualizao de datas de execuo em fase final de processo decisrio, permitindo a um superior hierrquico o seu tratamento.
2.1.3 Ponto de menu do decisor

O decisor, aceder operao atravs da digitao do n de operao, tal como nos anteriores pontos de menu do beneficirio e do tcnico. A informao que lhe apresentada evidncia o estado dos pedidos j formulados de actualizao de datas de execuo, conforme imagem abaixo, onde se verifica que o segundo pedido ainda no de encontra decidido.
Clicando sobre o boto existente no incio da linha do pedido ainda no decidido, apresentado todo o detalha do pedido de actualizao de datas de execuo, incluindo o pedidoformuladopelobeneficirioeaapreciaotcnica.
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Aps edio do formulrio, o decisor apenas confirma se o seu parecer favorvel ou desfavorvel e grava. Com a gravao, toda a informao residente no Si do IFAP sobre as datasdeinciodetrabalhos,fimdetrabalhosedatadofimdovnculocontratualactualizada, passando a influenciar as mensagens de alerta disponibilizadas quer na recolha do pedido de pagamentoquernaanlisedopedidodepagamento.
Retornando pgina de acesso, o decisor poder confirmar a concluso do procedimento, verificandosetodososcamposdalinhadopedidoestopreenchidos.
Com o registo da deciso, o SI do IFAP envia um email para a caixa de correio do beneficirio previamente identificada no IB Identificao do Beneficirio (caso o referido campo se encontre preenchido) e/ou em alternativa para o(s) email(s) identificado(s) no campo da pgina do rosto da recolha do(s) pedido(s) de pagamento, sendo a Unidade orgnica gestora
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da operao igualmente notificada. Apresentase de seguida a mensagem remetida para os e mailsidentificadosnocasodedecisofavorvelenocasodedecisodesfavorvel: DecisoFavorvel:
___________________________________________________________________________
-----Mensagem original----De: noReply@ifap.pt [mailto:noReply@ifap.pt] Enviada: sexta-feira, 3 de Junho de 2011 8:04 Para: Info.Pagamentos; Assunto: PEDIDO DE ACTUALIZAO DE DATAS DE EXECUO NIFAP XXXX OPERAO N XXXXXX Informa-se que o seu pedido de actualizao de datas formalizado em 2011-06-01 foi aprovado em 2011-06-03. Dever executar a operao em conformidade com as seguintes datas : Data de incio: 2010-10-06 Data de concluso: 2014-06-26 A nova data de fim do vnculo contratual a seguinte 2019-03-31. No caso de qualquer dvida dever entrar em contacto com a entidade gestora da operao. Cumprimentos, O IFAP. :::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::: A caixa postal emissora deste mail exclusivamente para envio de mensagens. No responda para a mesma. ::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
___________________________________________________________________________
DecisoDesfavorvel:
___________________________________________________________________________
-----Mensagem original----De: noReply@ifap.pt [mailto:noReply@ifap.pt] Enviada: sexta-feira, 3 de Junho de 2011 8:10 Para: Info.Pagamentos; Assunto: PEDIDO DE ACTUALIZAO DE DATAS DE EXECUO NIFAP XXX OPERAO N XXXXX Informa-se que o pedido de actualizao da data de execuo da operao em epgrafe obteve parecer desfavorvel em 2011-06-03. Dever submeter um novo pedido caso assim entenda. No caso de qualquer dvida dever entrar em contacto com a entidade gestora da operao. Cumprimentos, O IFAP. :::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::: A caixa postal emissora deste mail exclusivamente para envio de mensagens. No responda para a mesma. ::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
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2.1.4 Ponto de menu de listagem

Foi criado um novo ponto de menu de listagem que se localiza localizado em Gesto de Formulrios/ Apoios ao Investimento Incentivos/ Listagens / Listagem operaes com actualizao datas execuo e que ir permitir s entidades protocoladas saberem que pedidos de prorrogao entraram e em que estado de tratamento solicitado, se analisado, se decidido. se encontram se
Alistagemtemosseguintescritriosdepesquisa/selecodedados:
O funcionamento da presente listagem semelhante s j em existentes, ocorrendo a circunstncia de que cada entidade orgnica apenas visualiza o que lhe pertence. Permite igualmente a extraco de dados em ficheiro csv, convertvel em ficheiro Excel. O campo Estado do processo permite seleccionar a seguinte lista Todos, Solicitado, Parecer Tcnico e Decidido, conforme imagem abaixo.
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2.1.5 Outras especificaes
De forma evitar a disperso de perfis de acesso ao SI do IFAP, os mesmos foram organizados da seguinte forma: O acesso a Gesto de Formulrios/ Apoios ao Investimento Incentivos/Actualizao datas execuo da operao / Parecer Tcnico foi associado ao perfil - 110 - RECOLHA DA ANLISE PPI (WEB); O acesso a Gesto de Formulrios/ Apoios ao Investimento Incentivos/Actualizao datas execuo da operao / Deciso foi associado ao perfil - 112 - MANUTENO DA VALIDAO PPI (WEB). O acesso a Gesto de Formulrios/ Apoios ao Investimento Incentivos/ Listagens / Listagem operaes com actualizao datas execuo foi associado ao perfil CONSULTA LISTAGENS PAGAMENTOS -PPI (WEB); Os beneficirios efectuam a actualizao das datas de execuo atravs do ponto de menu 162-
MEU
PROCESSO/Candidaturas
Pedidos
de
Pagamento/Investimento
(Incentivos)/ActualizaodatasExecuoOperao. Caso exista em tratamento um processo de actualizao de datas de execuo e sejam remetidosdadosdereanlisedaoperao,opedidodeactualizaodedatasformalizadopelo beneficirio eliminado, ficando explicitado na justificao da anlise tcnica da actualizao de datas, o motivo dessa eliminao. Partese do pressuposto que o envio de dados de reanlise conter informao de alterao ao pedido de apoio de maior relevncia que o
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pedido de actualizao de datas. Partese igualmente do pressuposto que previamente ao envio de uma reanlise, as entidades gestoras tem informao disponvel no SI do IFAP que lhes permita enviar nos dados de reanlise do pedido de apoio, informao actualizada quandoaosprazosdeexecuodaoperao.Casotalnoocorra,verificandoseportantoque decorrente de uma reanlise, as datas de execuo da operao no foram actualizadas e o pedido formalizado foi eliminado, podem as entidades gestoras criar no ponto de menu Parecer Tcnico,umnovopedido,dandosequnciadessaformaaopedidodeactualizao dedatasiniciadopelobeneficirio.
As dvidas ou questes tcnicas que se possam colocar no mbito do presente mdulo, devem ser formalizadas para o endereo electrnico info.pagamentos@ifap.pt .
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1.1 mbito do sistema

1.2 Descrio geral do mdulo

O beneficirio visualiza o seu ponto de menu da seguinte forma:

2.1.1 Ponto de Menu do beneficirio

funcionalidade de actualizao de datas ocorre a partir inclusive, do estado 55 Contrato Impresso.

Apresenta-se o lay-out do formulrio de recolha disponibilizado ao beneficirio:

2.1.2 Ponto de menu do tcnico

Aps a gravao da informao registada

2.1.3 Ponto de menu do decisor

Retornando pgina de acesso, o decisor poder confirmar a concluso do procedimento, verificandosetodososcamposdalinhadopedidoestopreenchidos.

2.1.4 Ponto de menu de listagem

2.1.5 Outras especificaes

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