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Content Automation und Intranets

Vom Intranet zum WissensmanagementInhalt


2 Prolog......................................................................................................................................................... ........2
3 Organizational IQ........................................................................................................................ .......................2
4 Strategie.................................................................................................................................................... .........3
5 Methode......................................................................................................................................... ....................3
6 IT Technologie...................................................................................................................................... ..............4
7 Infos zum Autor .......................................................................................................................... .......................5
8 Business Info................................................................................................................................................. .....5

2Prolog

Mit der Implementation von Intranets wird heute zumeist das Ziel verfolgt, das für den Unternehmenserfolg erforderliche
Wissen organisationsweit bereitzustellen und nutzbar zu machen. In den allerseltensten Fällen jedoch werden die konkret
realisierten Systeme diesem Anspruch gerecht. Speisepläne, Imageinformationen, allgemeine Unternehmensnews ... in
optisch ansprechender CI-konformer Darstellung, Systeme mit fehlender Anwendungsintegration oder Möglichkeit der
elektronischen Zusammenarbeit sind in keiner Weise dazu geeignet, wissensbasierte Prozesse zu optimieren.

Auf Basis einer adäquaten Wissensmanagement und Content Automation Strategie jedoch, mit speziellen Methoden
umgesetzt und unterlegt mit moderner Technik lassen sich entsprechende Lösungen mit heute verfügbaren Methoden
realisieren und erfolgreich anwenden. Intranets können zum "single point of information access" und zur Drehscheibe des
Wissenstransfers werden. 1

3Organizational IQ

Der Organizational IQ ist eine Kenngrösse dafür, wie effizient ein Unternehmen mit externen und internen Informationen
umgehen kann, um erfolgreich im Markt zu agieren. Unternehmen mit einem hohen IQ sind grundsätzlich schneller,
profitabler, performanter als Unternehmen mit geringem IQ.

Der Organizational IQ wird von einer Reihe von Kriterien beeinflusst, von welchen hier der für ein erfolgreiches
Wissensmanagement besonders wichtige Aspekt der Entstehung, systematischen Aufbereitung, Verteilung und
Verfügbarmachung von Information eingehender betrachet werden soll.

IQ-relevanten Dimensionen für das Wissen einer Organisation müssen individuell erarbeitet werden. Beispiele wären etwa:

Wettbewerber Kunden Projekte Produkte Prozesse

Wird der Wettbewerb beobachtet und fliessen Erkenntnisse in Strategien, Produkte, Prozesse ein ? Sind alle Informationen
über Kunden an allen betroffenen Stellen im Untermehmen (Vertrieb, Projekte, Entwicklung ...) bekannt ? Nutzt ein
Unternehmen die in Projekten gesammelten Erfahrungen über Problemlösungen ? Kennen die Mitarbeiter einer Firma
deren Produkte und Eigenschaften ausreichend ? Werden Informationen in der Unternehmenshierarchie horizontal und
vertikal so verfügbar gemacht, dass fundierte Entscheidungen dezentral getroffen werden können ?

Bei genauerer Analyse wird man erkennen, dass viele Intranets in Bezug auf diese Fragen keine Antworten bieten. Grund
hierfür sind zumeist technologieorientierte Ansätze, Fokussierung auf Optik, fehlende Managementunterstützung oder
unzureichende Einbindung von Anwendern. Die professionelle Implementation von Wissensmanagementsystemen setzt
voraus:

1. Genaue Analyse der zu lösenden konkreten Probleme (Metainformationen, Prozesse, Ist-Sollzustände,


Schwachstellen)
2. Unterstützung des Managements - sowie Einbindung von "Opinion Leaders"
3. Kombination zwischen offenem Umgang mit Informationen und sicheren Systemen
4. Standardisierte und automatisierte Prozesse "rund um Wahrnehmung, Erstellung, Entwicklung, Verteilung und
Nutzung" von Wissen.
1
Vgl. hierzu auch Kuppinger/Woywode, Vom Intranet zum Knowledge Management, Stuttgart 2000
5. Integration des Systems in die bestehende IT Infrastruktur und mit den vorhandenen Applikationen.
6. Transforamtion von Dokumenten in normalisierte Daten

Strategie  Ziele  Management Committment  Methode zur


Standardisierung und Automation  Realisierung

Für eine erfolgreiche Realisierung von intranet-basierten Wissensmanagement Systemen ist also eine Kombination von
Strategie, Methodik und Technolgoie erforderlich.

4Strategie

In dieser Phase müssen die Probleme im Umfeld "Wissen" analysiert und mögliche Lösungen erarbeitet werden.
Insbesondere sind von Bedeutung:

1. Beschreibung des Prozesses und der Abläufe bei den beteiligten Mitarbeitern
2. Analyse der Daten und Dokumente
3. Beschreibung der benötigten Metainformationen
4. Beschreibung der erforderlichen Funktionen/Applikationen
5. Beschreibung des IT Infrastruktur
6. Skizzierung des Sollzustandes
7. Ableitung der Ziele und Verabschiedung des Konzeptes

5Methode

Die Umsetzung einer Wissensmanagement Stratgie erfordert ein geeignetes methodisches Vorgehen. Als Beispiel kann hier
die Content Automation Methode angeführt werden.

Content Automation hat zum Ziel, den gesamten "document-related" Prozess von der Entstehung von Information,
zur weiteren Bearbeitung und Freigabe, über deren Aufbereitung und Verteilung bis hin zur Nutzung im Web oder
durch andere Applikationen und Medien weitgehend zu standardisieren und automatisieren.

Wichtigste Elemente dieser Methode sind:

1. Anstatt Konzentration auf Technik - Fokus auf Anwender und deren Prozesse
2. Objektorientierte Analyse der benötigten Informationen und Dokumente
3. Konzipierung einer Nomenklatur, anhand welcher Daten/Dokumente im Hinblick auf die Nutzung in Wissensprozessen
einheitlich indiziert werden können
4. Klare Trennung der Systemteile in "Produktion" (Erstellen von Information) und Nutzung (Anwenden von Information).
5. Abschirmung der Anwender von der Technologie
6. Vollständige Integration mit bestehenden IT Systemen
7. Transforamtion von Dokumenten in Daten
6IT Technologie

Das beste Konzept für ein intranet-basierendes Wissensmanagement wird scheitern - wenn die technologische Basis nicht
"stimmt". Folgende Tabelle gibt eine Übersicht über die Anforderungen an die technologische Basis und die heute gängigen
"Todsünden".

Anforderung Fehler
Anwender nutzen die vorhandenen Systeme ohne Änderung Anwender müssen Informationen in neuen, eigenständigen
weiter "Websystemen" erfassen
Dokumente werden auf Basis einer Nomenklatur mit Indizierung nicht auf Basis der Sicht der Anwender und der
einheitlichen wissensorientierten Metainformationen wissens-/prozessorientierten Nutzung der Information
versehen
Nach Fertigstellung/Freigabe der Information im Manuelle Tätigkeiten bei der Aufbereitung. Zusätzliche
vorhandenen Standardsystem wird die Information Aufwände im Rahmen der Aufbereitung. Einbindung von
automatisch anforderungsgerecht aufbereitet und fürs Technikern oder Agenturen. Keine Mediengerechte
Intranet bereitgestellt Aufbereitung.
Maschinelle regelbasierte Content Transformation Manuelle Pflege von Links und Navigationssystemen.
(Aufbereitung der Quellen für die Nutzung durch Verteilung in Quellformaten oder als "elektronisches Papier"
Web/Medien/Applikationen) (PDF).
• Transformation in XML Hypertext
• Erstellen von logischen Verknüpfungen (Links)
• Aufbau von Knowledge Maps nach Themen,
Zielgruppen, Kunden, Projekten, Produkten ...
• Personalisierung
• Integration betrieblicher Glossare
Integration von Applikationen Mangelde oder fehlende Integration von Anwendungen
• EMail, Aufgaben, Kalender
• Office Software
• Teamrooms
• Datenbanken - Datawarehouses
• ERP Systeme
Maschinelle Gewährleistung der Datenkonsistenz durch ein Manuelle Sicherstellung der Konsistenz
System, das Änderungen, Erweiterungen, Löschungen in
Quellen automatisch im Intranet nachführt.

7Infos zum Autor

Der Autor Paul Caspers (49) ist Eigentümer und Vorstand der Coextant Systems International AG. Nach dem Abschluss des
Studiums der Wirtschaftswissenschaften an der Universität Regensburg arbeitete er seit 1980 als Berater in
unterschiedlichen Bereichen der Informationstechnologie bei Herstellern und Anwendern. Als Chef des von ihm
gegründeten Unternehmens widmet er sich seit 1994 der Entwicklung standardisierter Content Automation Lösungen. Das
resultierende Produkt Hyper.Net ist bei Fortune 1000 Unternehmen weltweit im Einsatz.

eMail: pcaspers@coextant.de

Homepage: www.coextant.de

8Business Info

Coextant ist der führende Anbieter von medien-übergreifenden Content Automation Lösungen. Hyper.Net ist ein XML Web
Service und gestattet die automatische Transformation aller wichtigen Dokumentationen und Dateien Ihres Unternehmens
in eine nutzerorientierte Darstellung, die für Web, Print und andere Medien optimiert ist. Hyper.Net lässt sich nahtlos in
bestehende IT Systeme, Anwendungen und vorhandene Geschäftsprozesse integrieren. Durch die Umgehung der mit
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Aufwände eliminiert Hyper.Net mit wachsendem Contentvolumen zunehmende Engpässe. So versetzt Hyper.Net Ihre
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