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Protocolo e Gesto de Eventos

Dr.. Emlia Reis


1

O curso

O curso visa apresentar aos participantes os conceitos fundamentais da


gesto de projetos, seguindo a metodologia PMBOX Project Management Body of Knowledge, do Project Management Institute

(PMI).

Objetivos do mdulo

No final da ao, os participantes possuiro as bases necessrias para:


Conceber, planificar e implementar um projeto ; Gerir a qualidade dos produtos do projeto;

Estabelecer o plano de comunicao, avaliar os riscos e os


procedimentos associados gesto dos principais recursos do projeto,

sejam eles humanos, materiais ou equipamento.

Contedos programticos:

1. Introduo ao Protocolo Protocolo Autrquico

2. Organizao e Gesto de Eventos:


Conceo, Criatividade, Briefing e Agncias

Planeamento de Eventos
Gesto de Fornecedores e Servios Catering

Planeamento Financeiro e Oramentao


Ferramentas de controlo e avaliao ps-projeto
4

Contedos programticos:

3. Estratgias de comunicao: Imagens em eventos

Promoo e Comunicao
Comunicao digital

Assessoria de imprensa

Metodologia PMBok Project Management Body of Knowledge

Metodologia PMBok

Metodologia

Project Management Institute (PMI) uma organizao sem fins

lucrativos que se destina a criar e manter boas prticas na gesto de portflios, programas e projetos. Ela foi criada por 5 gerentes de projetos em

1969 na cidade da Filadlfia no estado da Pensilvnia.

Nos dias atuais, o PMI j possui mais de 200.000 associados e

considerado uma das principais organizaes de gesto de projetos, com


representaes em 185 pases.

Metodologia PMBok

Metodologia

Apesar de inicialmente o PMI ser orientado a projetos de software, hoje

suas prticas so utilizadas nas mais diversas reas como: aeroespacial, negcios, construo, engenharia, servios financeiros, farmacutico,

sade,etc.

Metodologia PMBok

A sistemtica e os conceitos que envolvem a conduo de um projeto, ou seja, a

viso objetiva e completa do trabalho a realizar, focada em resultados e com a


preocupao na gesto dos recursos por meio do trabalho em times, acabam servindo e auxiliando todo o conjunto de atividades que tm objetivos rgidos de cumprimento de prazos, consumo controlado de recursos e qualidade de resultados obtida a partir de trabalho integrado em times multidisciplinares.

Orlando Cattini Junior


EAESP - FGV
9

As melhores prticas...
Esboo
planeamento

Planear a qualidade

Planear as comunicaes Planear o


Planear as aquisies

Esboo

Esboo

Planear 10/43

Sumrio das reas de gerncia de projeto

Integrao o subconjunto da gerncia de projetos que descreve os

processos e as atividades que integram os diversos elementos do


gerenciamento de projetos, que so identificados, definidos, combinados, unificados e coordenados dentro dos grupos de processos de gerenciamento de projetos

11

Sumrio das reas de gerncia de projeto

Esboo o subconjunto da gerncia de projetos que descreve os processos

envolvidos na verificao de que o projeto inclui todo e apenas o trabalho


necessrio, para que seja concludo com sucesso.

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Sumrio das reas de gerncia de projeto

Tempo
o subconjunto da gerncia de projetos que descreve os processos relativos ao trmino do projeto no prazo correto.

Custo
o subconjunto da gerncia de projetos que descreve os processos

envolvidos em planeamento, estimativa, oramentao e controle de


custos, de modo que o projeto termine dentro do oramento aprovado.

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Sumrio das reas de gerncia de projeto

Qualidade
o subconjunto da gerncia de projetos que descreve os processos envolvidos na garantia de que o projeto ir satisfazer os objetivos para os

quais foi realizado.


Recursos Humanos

o subconjunto da gerncia de projetos que descreve os processos


que organizam e gerenciam a equipe do projeto.

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Sumrio das reas de gerncia de projeto

Comunicaes
o subconjunto da gerncia de projetos que descreve os processos relativos gerao, coleta, disseminao, armazenamento e destinao

final das informaes do projeto de forma oportuna e adequada Recursos


Humanos.

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Sumrio das reas de gerncia de projeto

Riscos
o subconjunto da gerncia de projetos que descreve os processos relativos realizao do gerenciamento de riscos em um projeto.

Aquisies
o subconjunto da gerncia de projetos que descreve os processos

que compram ou adquirem produtos, servios ou resultados, alm dos


procedimentos de gerenciamento de contratos.

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Objetivo

Objetivo o que se pretende (e que no) se consegue resolver ou


alcanar. Esboo qual (e qual no) o mbito e profundidade da soluo

procurada (estancar, atenuar ou resolver).


Premissas em que cenrios ou condies o estudo vlido.

Critrios regras para determinar que alternativa melhor atende aos


objetivos.

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Processo de gerenciamento de projetos

A Gerncia de projetos exige uma forte interao com as demais reas.

Estas interaes podem ser claras e diretas ou, indiretas. Estas


interaes exigem do gerente de projeto a capacidade de balancear a gesto

de recursos x objetivos. A ampliao do escopo de algum projeto, acarretar,


em algum sacrifcio em outra rea.

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Grupos de projetos
Inicializao

Planeamento

Controle

Execuo

Encerramento

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Nvel de atividade

Grupos de Processo em cada fase dos Projetos.


Processos de Execuo

Processos de Planeamento

Processos de Controle

Processos de Iniciao
Incio da fase

Processos de Encerramento

Tempo

Fim da fase
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Conexo entre grupos

Definio e compromisso com o projeto

Criao de um plano que garanta que a execuo do projeto cumpre sua misso

Iniciao

Planeamento Coordenao de pessoas e recursos para realizar o plano Controle Execuo

monitorao, controle e aes corretivas para garantir que os objetivos sero atingidos

aceitao formalizada dos resultados do projeto terminao coordenada

Finalizao

As flechas representam os fluxos de entradas e sadas entre os grupos de processos.

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Processo de Gerenciamento projetos

Interao dos processos Cada processo descrito em termos de:

Entradas (inputs): documentos de trabalho


Ferramentas e Tcnicas: mecanismos aplicados nas entradas para gerar

sadas
Sada (outputs): documentos que so os resultados do processo

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reas de atividade
Integrao de Projeto Escopo do Projeto Planeamento Definio Verificao Controle de Mudana Tempo do Projeto

Planeamento Controle de Mudana Integrado

Definio, Sequenciamento, estimao e controle de atividades

Custo do Projeto Planeamento de Recursos, Estimativas e controle de custo

Qualidade do Projeto Planeamento, garantia e controle da qualidade

Recursos Humanos do Projeto Planear, adquirir e desenvolver times de projeto

Comunicaes do Projeto
Planear comunicao e distribuio de informaes Reportar desempenho

Riscos do Projeto

Aquisies do Projeto
Planear aquisies; Planear solicitaes;

Planear e gerenciar Monitorar e controlar

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reas de atividade

QUALIDADE

RECURSOS HUMANOS

ESBOO

AQUISIES

INTEGRAO

COMUNICAES

CUSTO

RISCOS

TEMPO

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reas de atividade
Gerncia do Escopo do Projeto
Iniciao Autorizar o incio do projeto ou de uma nova fase. Desenvolver uma declarao escrita do esboo como base para decises futuras do projeto. Subdividir os principais subprodutos do projeto em componentes menores e mais maneveis.

Planeamento do Esboo

Definio do Esboo

Verificao do Esboo

Controle de Mudanas do Esboo

Formalizao e aprovao do esboo do projeto.


Controlar as mudanas de esboo, envolvendo esboo do produto e esboo do projeto.

Processos necessrios para assegurar que o projeto contemple todo o trabalho requerido, e nada mais que o trabalho requerido, para completar o projeto com sucesso.

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reas de atividade
Gerncia do Tempo do Projeto
Definio das Atividades Sequenciamento das Atividades Identificar as atividades especficas que devem ser realizadas para produzir os diversos subprodutos do projeto. Identificar e documentar as relaes de dependncia entre as atividades. Estimar a quantidade de perodos de trabalho que sero necessrios para a implementao de cada atividade. Analisar a seqncia e as duraes das atividades, e os requisitos de recursos para criar o cronograma do projeto. Controlar as mudanas no cronograma do projeto.

Estimativa de Durao das Atividades


Desenvolvimento do Cronograma Controle do Cronograma

Processos necessrios para assegurar que o projeto termine dentro do prazo previsto.

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reas de atividade
Gerncia do Custos do Projeto
Planeamento dos Recursos Determinar quais recursos e que quantidades de cada devem ser usadas para executar as atividades do projeto. Desenvolver uma estimativa dos custos dos recursos necessrios implementao das atividades do projeto.

Estimativa dos Custos

Oramentao dos Custos

Controle dos Custos

Alocar as estimativas dos custos do projeto aos itens individuais de trabalho.


Processos necessrios para assegurar que o projeto termine dentro do oramento aprovado. Controlar as mudanas no oramento do projeto.

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reas de atividade
Gerncia da Qualidade do Projeto
Planeamento da Qualidade Identificar quais padres de qualidade so relevantes para o projeto e determinar a forma como satisfaz-los. Avaliar periodicamente o desempenho geral do projeto buscando assegurar a satisfao dos padres relevantes de qualidade. Monitorar os resultados do projeto para determinar se esto de acordo com os padres de qualidade e eliminar causas de desempenhos insatisfatrios.

Garantia da Qualidade

Controle da Qualidade

Processos necessrios para assegurar que as necessidades que originaram o desenvolvimento do projeto sejam atendidas.

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reas de atividade
Gerncia da Recursos Humanos do Projeto
Planeamento Organizacional

Identificar, documentar e designar as funes, responsabilidades e relacionamentos do projeto.


Conseguir que os recursos humanos necessrios sejam designados e alocados ao projeto.

Montagem da Equipa

Desenvolvimento da Equipe

Desenvolver habilidades individuais e do grupo para aumentar o desempenho do projeto.


Processos necessrios para proporcionar a melhor utilizao das pessoas envolvidas no projeto.

29

reas de atividade
Gerncia das Comunicaes do Projeto
Planeamento das Comunicaes Determinar as informaes e comunicaes necessrias para as partes interessadas: quem, qual, quando e como ela ser fornecida. Disponibilizar as informaes necessrias para as partes interessadas de uma maneira conveniente. Coletar e disseminar as informaes de desempenho, incluindo relatrios de situao, medio de progresso e previses.

Distribuio das Informaes

Relato de Desempenho

Encerramento Administrativo

Processos necessrios para assegurar que a gerao, captura, distribuio, armazenamento e apresentao das informaes do projeto sejam feitas de forma adequada e no tempo certo.

Gerar, reunir e disseminar informaes para formalizar a concluso de uma fase ou de todo o projeto.

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reas de atividade
Gerncia dos Riscos do Projeto
Planeamento da Gerncia dos Riscos Identificao dos Riscos

Decidir como abordar e planear as atividades de gerncia dos riscos do projeto.


Determinar quais riscos podem afetar o projeto e documentar suas caractersticas. Analisar qualitativamente os riscos e as condies para priorizar seus efeitos nos objetivos do projeto. Medir a probabilidade e as consequncias dos riscos e estimar as implicaes nos objetivos do projeto. Desenvolver processos e tcnicas para aumentar as oportunidades e reduzir as ameaas dos riscos. Monitorar riscos residuais, identificar novos, reduzir e avaliar a efetividade por todo o projeto.

Anlise Qualitativa dos Riscos


Anlise Quantitativa dos Riscos Planeamento das Respostas aos Riscos Controle e Monitorao dos Riscos Processos necessrios para a identificao, anlise e resposta a riscos do projeto.

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reas de atividade
Gerncia das Aquisies do Projeto
Planeamento das Aquisies Planeamento das Solicitaes
Obteno de Propostas Seleo de Fornecedores Administrao de Contratos Encerramento de Contratos Gerenciar os relacionamentos com fornecedores. Determinar o que contratar e quando. Documentar as necessidades de produtos ou servios e identificar possveis fornecedores.

Obter propostas de fornecimento conforme apropriado a cada caso (cotaes de preo, cartas-convite, licitao).
Escolher entre os possveis fornecedores.

Processos necessrios para a aquisio de mercadorias e servios fora da organizao que desenvolve o projeto.

Completar e liquidar o contrato, incluindo a resoluo de qualquer item pendente. 32

reas de atividade
Gerncia da Integrao do Projeto
Agregar os resultados dos outros processos de planeamento construindo um documento coerente e consistente. Levar a cabo o projeto atravs das atividades nele includas. Coordenar as mudanas atravs de todo o projeto.

Desenvolvimento do Plano do Projeto

Execuo do Plano do Projeto

Controle Geral de Mudanas

Processos necessrios para assegurar que os diversos elementos do projetos sejam adequadamente coordenados.

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reas de atividade
Gerncia da Integrao do Projeto
Agregar os resultados dos outros processos de planeamento construindo um documento coerente e consistente. Levar a cabo o projeto atravs das atividades nele includas. Coordenar as mudanas atravs de todo o projeto.

Desenvolvimento do Plano do Projeto

Execuo do Plano do Projeto

Controle Geral de Mudanas

Processos necessrios para assegurar que os diversos elementos do projetos sejam adequadamente coordenados.

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Antes de tudo, porque elaborar esse projeto

Avaliar alternativas para aproveitar uma oportunidade ou ameaa;


Estruturar as informaes para a tomada de deciso: Situao Atual

Objetivo, Esboo, Premissas e Critrios


Descrio e tabulao das alternativas

Plano de implantao
Investimentos, Custos e Benefcios

35

Levantar a situao atual

Avaliar alternativas para aproveitar uma oportunidade ou ameaa;


Identificao das oportunidades e/ou ameaas que merecem ateno Descrio da situao, pontos fortes e fracos, concluses e

recomendaes
Prognstico do futuro da situao atual se nada for feito

Distino do que estratgico (poltica, longo prazo) do ttico

(processo de produo, pode ser adotado de imediato)

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Descrio e tabulao das alternativas


Tcnicos Eficcia Eficincia Flexibilidade Outros... Econmicos Investimentos Custos Economias Outros... Implementao Prazos Parceiros Oportunidade Situao atual Alternativa A Alternativa B

Os critrios devem ser diferenciadores


e relacionados aos objetivos Medir em tempo, quantidades,

volumes, disponibilidades, dinheiro,


pessoas, cultura, imagem ...

Outros...
37

Descrio e tabulao das alternativas soluo proposta


Anlise do comportamento da soluo perante mudanas de cenrio ou premissas riscos

Obteno dos de acordo para o incio do projeto garantia de recursos


e apoios necessrios Consideraes sobre a estratgia e outros aspetos diretores para a implementao. Uso de estudos de casos para ilustrar a consequncia das escolhas na

estratgia da empresa / entidade / projeto


Dilemas Prioridades entre projetos decorrentes
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Plano de implantao
Migrao da situao atual para a proposta Estabelecimento de responsabilidades dentro e fora do mbito do

desenvolvimento do projeto
Definio do acompanhamento do progresso do desenvolvimento do projeto Capacitao e treinamento requeridos Identificao do incentivo ou motivao organizacional que far o projeto

ser implementado.

39

Em suma:

40

Iniciao

Desenvolver Termo de Abertura do Projeto


Aprovao Formal Nomear o Gerente do Projeto

Desenvolver Declarao de Escopo Preliminar

Documentao da definio do projeto Ponto de partida

41

Planeamento
Esboo Planeamento do esboo Definio do esboo e elaborao Prazo

Elaborao do cronograma (definio de atividades, sequenciamento, durao,


recursos e restries) Custo

Estimar custos e preparar oramentos


Riscos

Plano de gerenciamento dos riscos


Identificao, anlise e plano de resposta aos risco
42

Planeamento (cont)
Qualidade Planeamento da qualidade Recursos Humanos Planeamento de recursos humanos

Aquisies
Planear compras e aquisies Planear contrataes

Comunicaes
Planeamento das comunicaes

Integrao
Plano de gerenciamento do projeto
43

Execuo
Integrao

Orientar e gerenciar a execuo


Qualidade Garantia da qualidade Recursos Humanos Contratar e mobilizar a equipa do projeto Desenvolver a equipa do projeto Aquisies

Solicitar resposta de fornecedores


Selecionar fornecedores

Comunicaes
Distribuio das informaes
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Controlo
Integrao

Monitorar e controlar o trabalho


Controle integrado das mudanas

Esboo
Verificao do esboo

Recursos Humanos
Gerenciar a equipe do projeto

Comunicaes
Relatrio de desempenho

Gerenciar as partes interessadas


Aquisies

Administrao do contrato
Controle

escopo, cronograma, custos, qualidade e riscos


45

Capitulo I Introduo ao Protocolo:


46

Introduo ao Protocolo

Protocolo Protokollon uma palavra originalmente composta de dois

elementos de lngua grega: proto, que significa primeiro, e Kollanfolhas de papiro coladas.

47

Introduo ao Protocolo

Protocolo Protocolo significava o registo em que os documentos eram ligados,

depois passou a significar a forma como os documentos eram redigidos.


Em Frana, o bureau du protocole ocupava-se da preparao dos

documentos diplomticos para a assinatura do cerimonial a que deveria


obedecer esta assinatura. Por assimilao, o servio do protocolo passou a designar mais corretamente o servio que ocupava o

cerimonial e a palavra protocolo a significar o mesmo que cerimonial.

48

Introduo ao Protocolo

Existem

palavras

que

esto

intimamente

relacionadas

com

Protocolo:

Etiqueta

Cortesia

Cerimonial
Formalidades

49

Introduo ao Protocolo

Etiqueta Cerimonial usado junto das altas personalidades, ou de

representantes de outros pases, em recees ou cerimnias oficiais,


respeitando

Cortesia
a demonstrao ou o ato para se demonstrar ateno e respeito para com as pessoas.

A cortesia a base do cerimonial

50

Introduo ao Protocolo

Cerimonial Conjunto de formalidades ou preceitos que se devem observar ou

cumprir , num ato social ou numa ocasio ou cerimnia solene.


Protocolo

A arte da determinao e o estabelecimento das normas essenciais


para a execuo eficaz de toda atividade humana, social, oficial e relevante.

51

Introduo ao Protocolo

O Protocolo bem sucedido aquele que no visvel! No existe uma regra protocolar uniforme para todos os pases, em virtude de elas variarem consoante os costumes e a cultura dos pases, logo a liberdade protocolar escassa.

No existe margem de erro possvel.

52

Introduo ao Protocolo

Classificam-se em dois tipos: Pblico

Quando se refere a atividades do estado ou pessoa que possui um


cargo pblico e que o exercita legalmente

Privado
Quando se refere a atividades de uma pessoa, instituio, etc.

53

Introduo ao Protocolo

No protocolo como conjunto de regras cerimoniais determinante o uso constante de palavras e dilogos apropriados, regras e formas de

tratamento, trajes cerimoniais, normas de conduta e um profundo


conhecimento em organizao de Eventos.

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Tipos de Protocolo

Protocolo Oficial Protocolo Autrquico

Protocolo Diplomtico
Protocolo Religioso

Protocolo Aeronutico e Martimo


Protocolo nas Empresas Protocolo Desportivo

Protocolo Social

55

Tipos de Protocolo

Protocolo Oficial Conjunto de preceitos a cumprir nas cerimnias em que participam

entidades oficiais, ou
Conjunto de finalidades adotadas em recees oficiais.

56

Tipos de Protocolo

Protocolo Diplomtico Conjunto de regras que se devem observar, segundo as ocasies,

com os representantes de estados membros.

57

Tipos de Protocolo

Protocolo Autrquico Conjunto de regras que se devem observar no relacionamento

(interno ou externo) da autarquia;


o cdigo de conduta para a maioria das situaes da vida da

autarquia.

58

Protocolo Autrquico

As Precedncias A precedncia deriva do latim praecedere que significa ir frente ou na frente.

Podemos definir ento que precedncia -

o prvio

estabelecimento de uma ordem entre as pessoas que realizam ou participam de uma atividade que afeta o protocolo, em funo de sua preeminncia, primazia, categoria, nvel ou relevncia, no seio da estrutura e da prpria sociedade que integram o Estado, para se

obter a mxima eficcia nessa atividade.


59

Protocolo Autrquico

As Precedncias A ordem de precedncia aquela que se estabelece entre as vrias pessoas que assistem a um determinado ato, de acordo com

a hierarquia ou com o cargo de cada uma, atendendo Lei ou aos


costumes e tradio.

60

Protocolo Autrquico

As Precedncias Os princpios gerais de precedncia ditam que, um convidado que no tenha uma certa supremacia na hierarquia, no deve

situar-se frente de outro que pelo cargo que ocupa, tenha maior
preeminncia. A precedncia uma honra ou privilgio outorgado s pessoas que detenham cargos dentro da Sociedade-Estado, e como honra que , a autoridade que a recebe deve tambm saber cumprir e respeitar as suas normas.

61

Protocolo Autrquico

As Precedncias Nos atos oficiais, a primeira pessoa, na ordem da precedncia, ocupa normalmente a primeira presidncia.

No esquecer que quem tem a precedncia quem tem o


poder de a ceder, e quando tal acontece, a pessoa visada, por cortesia e educao, deve aceit-la.

62

Protocolo Autrquico

As Precedncias Esta questo das precedncias serve para todos os atos, quer sejam em sesses solenes, quer em refeies formais, quer em

todos os meios de transporte.

63

Protocolo Autrquico

As Precedncias Alguns autores criam um sentido estrito para decidir sobre a precedncia e nela incluem as personalidades que tm por fora do

seu cargo oficial, um lugar devidamente estabelecido na relao de


precedncia, por isso concluem ter um precedncia determinada. O sentido amplo da definio, acautelam a presena de pessoas que tm importncia real na sociedade, e que quando convidadas, devem ser enquadradas na ordem geral.

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Protocolo Autrquico

As Precedncias Pode existir a precedncia indeterminada e a necessidade de encontrar solues coerentes.

Exemplo:
Um Presidente de um Banco prefere ao Vice- Presidente de um outro. Se forem dois Presidentes de Bancos Privados a escolha pode recair sobre o que foi fundado primeiro, ou aquele que de forma

evidente tem uma dimenso maior.


65

Protocolo Autrquico

As Precedncias Nas autarquias, pode haver necessidade de recorrer aos diversos tipos de Protocolo para auxiliar a deciso Protocolo

religioso, acadmico, militar ou desportivo - , para melhor decidir


sobre a ordem a determinar em relao a um tipo especfico de cerimnia.

66

Protocolo Autrquico

As Precedncias As solues so mltiplas e muitas so as possibilidades de resolver cada caso, mas todas devem cumprir o denominador

comum da lgica, do bom senso e ser conhecidas pelos


intervenientes.

67

Protocolo Autrquico

As Precedncias

Exemplos:
Um conjunto mnimo de pessoas Membros da Assembleia- s

aplicar a norma da eleio.

Uma empresa que tenha uma relao de dependncia ou tutelagem

com o estado, o Presidente da entidade organizadora cederia a sua

precedncia ao Ministro da qual depende a entidade.


Se um Ministro da Justia convida um General da Repblica, deveria

ceder a sua precedncia ao General, contudo o critrio depende

exclusivamente da elegncia e cortesia do anfitrio.


68

Protocolo Autrquico

Precedncias no Estado Portugus

uma lista de uso obrigatrio em todas as cerimnias oficiais, e deve


ser observada em todos os eventos, mesmo que privados, onde estejam presentes a esse titulo as altas autoridades pblicas.

Todas as entidades que no constam expressamente da lista so


enquadradas na posio daquelas cuja competncia, material e territorial

mais se aproximem.

69

Protocolo Autrquico

Precedncias no Estado Portugus

Na Lei do Protocolo (artigo 8.) que aos cnjuges das altas


entidades pblicas, ou a quem com elas viva em unio de facto, desde que convidados para a cerimnia, atribudo lugar equiparado s

mesmas quando estejam a acompanh-las.


Os cnjuges tero de ser efetivamente convidados e devem ser a

ttulo de acompanhante da entidade convidada.

70

Protocolo Autrquico

Precedncias no Estado Portugus

Se existir casos em que o homem ou a mulher tm um cargo e a


mulher, ou o homem, tm outro de menor precedncia e so ambos convidados expressamente pelos cargos que ocupam, deve-se aplicar a

seguinte norma: cada um ocupar o seu lugar, que lhe cabe pelo cargo
que ocupa.

71

Protocolo Autrquico

Precedncias no Estado Portugus

Quando existem entidades de idntica posio, precedem aquelas


cujo titulo resultar de eleio popular ou, noutros casos, aquelas que tiverem mais antiguidade na exerccio do cargo, salvo se existir outra

regra na Lei.

72

Protocolo Autrquico

Precedncias no Estado Portugus

Sempre

que o Estado esteja representado, sejam as cerimnias

oficiais ou no, deve-se assegurar a presena de titulares de vrios rgo do mbito correspondente quela que organiza, nomeadamente do

escalo imediatamente inferior e, caso exista composio pluripartidria


deve acautelar-se incluir sempre membros da maioria e da oposio.

73

Protocolo Autrquico

Precedncias no Estado Portugus

A ordem de precedncia dos presidentes ou secretrios- gerais dos


partidos polticos, bem como os respetivos presidentes dos grupos parlamentares com representao na Assembleia da Repblica,

estabelecida em funo do nmero de deputados que tm, ou seja, da


sua representatividade eleitoral.

74

Protocolo Autrquico

Precedncias no Estado Portugus

No artigo 31. da Lei do Protocolo faz referncia ao poder local Em


cerimnias nacionais realizadas no respetivo concelho, os presidentes das cmaras municipais seguem imediatamente a posio das entidades

com estatuto de ministro e, se mesa houver, nela tomaro lugar, em


termos apropriados.

75

Protocolo Autrquico

Precedncias no Estado Portugus

No artigo 35. da Lei do Protocolo trata das altas entidades da Unio


Europeia e que refere que o Presidente do Parlamento Europeu, quando em Portugal, segue imediatamente o Presidente da Assembleia

da Repblica e as entidades parlamentares europeias as suas


congneres portuguesas, que o Presidente do Conselho Europeu segue

imediatamente o Primeiro-Ministro, exceto se for chefe de Estado, caso


em que segue imediatamente o Presidente da Repblica.

76

Protocolo Autrquico

Precedncias a p, em transporte e em situaes diversas

Durante as visitas oficiais h necessidade, por vezes, de organizar


cortejos a p. As pessoas podem deslocar-se lado a lado ou em fila. Consoante o caso. Tem que atender precedncia das entidades em

que integram o cortejo, do espao disponvel e do como que se quer


organizar o deslocao. possvel organizar cortejos com duas filas

paralelas.

77

Protocolo Autrquico

Precedncias a p, em transporte e em situaes diversas

Ao passar lado a lado, no caso de serem duas pessoas, d-se a


direita pessoa de maior precedncia.

78

Protocolo Autrquico

Precedncias a p

Se forem 3 pessoas a caminhar lado a lado, ou qualquer nmero


mpar, a de maior precedncia toma o centro, dando a direita segunda pessoa mais importante e o lado esquerdo outra, continuando se for o

caso, com direita/ esquerda para os restantes.


2

79

Protocolo Autrquico

Precedncias a p

Se forem 4 pessoas ou qualquer nmero par, o primeiro lugar o da


direita para quem olha de frente, de uma linha imaginria traada ao centro.

80

Protocolo Autrquico

Precedncias a p

Se por alguma razo o cortejo organizado com as entidades em fila


de duas pessoas, a de maior importncia deve ir frente.

81

Protocolo Autrquico

Precedncias a p

Se a fila integrar 3 ou mais pessoas em nmero mpar, o primeiro


lugar o do meio, segundo o que precede este e o terceiro o que antecede
3

1
2

82

Protocolo Autrquico

Precedncias a p

Se forem 4 pessoas, o cortejo abre com a pessoas de menor


precedncia, seguindo-lhe o que ocupa o segundo lugar e depois a que tem lugar de honra, fechando com a pessoa que tem o terceiro lugar.
3 1 2 4

83

Protocolo Autrquico

Precedncias no automvel

No automvel, a precedncia deve-se com o nmero de passageiros


, com o tipo de viatura e at com o pas. O motorista, ao chegar ao destino, deve estacionar de forma que a pessoa mais importante saia do

lado do passeio, mas respeitando sempre as regras de trnsito vigentes.


A pessoa mais importante, nos atos protocolares, entra primeiro e sa

em ltimo, exceto quando o meio de transporte o avio.

84

Protocolo Autrquico

Precedncias no automvel

1
Passeio

85

Protocolo Autrquico
Precedncias no automvel

Um ou dois passageiros o caso mais normal. O lugar de honra


atrs, lado contrrio ao do motorista. O segundo lugar o da esquerda (atrs do motorista). normal o Presidente da Cmara sentar-se no lugar 1 e o seu Chefe de Gabinete ou um Vereador no lugar 2.

2
1 Passeio
86

Protocolo Autrquico
Precedncias no automvel

O terceiro lugar a escolher o ao lado motorista. Por exemplo: o


Presidente da Cmara que se faz acompanhar por um Vereador (lugar 2)

e pelo Chefe de Gabinete (lugar 3).

2 1 3
Passeio

87

Protocolo Autrquico
Precedncias no automvel

No caso de existir uma quarta pessoa, ocupar o lugar atrs a meio


dos outros passageiros.

2
4 1 3

Passeio

88

Protocolo Autrquico
A Bandeira

As regras gerais para o uso da Bandeira Nacional (BN) encontram-se


estabelecidas pelo Decreto-Lei 150/87. Este decreto-lei, no entanto

apenas estabelece regras genricas de utilizao da BN e apenas para


alguns casos. Sendo assim, alm das regras especificamente definidas no Decreto-Lei 150/87, devero ser seguidos os protocolos e as regras

tradicionalmente aplicadas nacional e internacionalmente, bem como as


regras estabelecidas para o mbito militar e martimo.

89

Protocolo Autrquico
A Bandeira

90

Protocolo Autrquico
A Bandeira

Locais onde a bandeira nacional deve ser hasteada


Locais obrigatrios, por Lei:

Instalaes de rgos das administraes pblicas central, regional e


local; Monumentos nacionais;

Sedes dos institutos e empresas pblicas;

91

Protocolo Autrquico
A Bandeira

Locais onde a bandeira nacional deve ser hasteada


Locais opcionais:

Delegaes dos institutos e empresas pblicas;


Instalaes de entidades privadas e de pessoas coletivas. Nos locais onde a Bandeira Nacional pode ser hasteada

opcionalmente, se o for, dever s-lo cumprindo sempre as regras e


protocolos definidos.

92

Protocolo Autrquico
A Bandeira

Quando dever ser hasteada a bandeira nacional


Segundo a Lei, a Bandeira Nacional dever ser hasteada todos os

dias nos seguintes locais:


Presidncia da Repblica; Assembleia da Repblica;

Presidncia do Conselho de Ministros;


Supremo Tribunal de Justia; Tribunal Constitucional.

93

Protocolo Autrquico
A Bandeira

Apesar da Lei no o obrigar especificamente, seria aconselhvel


hastear todos os dias, a BN em outros locais de maior simbolismo ou

com grande visibilidade, por exemplo:


Sedes Autnomas; dos Representantes da Repblica para as Regies

Ministrios da Defesa Nacional e dos Negcios Estrangeiros;


Governos civis dos distritos; Fronteiras, portos e aeroportos internacionais;

94

Protocolo Autrquico
A Bandeira

Representaes diplomticas de Portugal no estrangeiro;


Sedes dos rgos legislativos e executivos das regies autnomas;

Sedes das reas metropolitanas e de comunidades intermunicipais.


Sedes das cmaras municipais; Quartis-generais das Foras Armadas e de comandos militares;

Monumentos nacionais de grande afluxo turstico.

95

Protocolo Autrquico
A Bandeira
Nos restantes locais, a Bandeira Nacional dever ser hasteada aos

Domingos e Feriados e nas ocasies especiais em que tal seja decretado pelo
rgo executivo nacional, regional ou local da rea territorial abrangida. Nos dias em que hasteada, a Bandeira Nacional deve-o ser s

09h00. Dever ser arreada ao pr do sol. Considera-se aceitvel, em locais


cujo funcionamento esteja j encerrado ao pr do sol, que o arrear da Bandeira Nacional seja realizado hora do seu encerramento. As bandeiras da Unio Europeia e das regies autnomas

apenas devero ser hasteadas em conjunto com a Bandeira Nacional.

96

Protocolo Autrquico
Posies relativas das bandeiras

Quando hasteada com outras bandeiras, a Bandeira Nacional ocupar


sempre o lugar mais honroso.

Conforme o nmero e a disposio dos suportes, as bandeiras devero


ocupar as seguintes posies:

97

Protocolo Autrquico
Posies relativas das bandeiras

Se forem hasteadas vrias bandeiras num nico mastro: a Bandeira


Nacional ocupar a posio mais alta, seguindo-se as restantes bandeiras, por

ordem de precedncia de cima para baixo:

98

Protocolo Autrquico
Posies relativas das bandeiras

Se existirem dois mastros: a Bandeira Nacional ocupar o mastro da


direita (esquerda de quem os olha de frente);

99

Protocolo Autrquico
Posies relativas das bandeiras

Se existirem trs mastros: a Bandeira Nacional ocupar o mastro do


centro e a seguinte bandeira na ordem de precedncia, ocupar o mastro da

direita (esquerda de quem olha);

100

Protocolo Autrquico
Posies relativas das bandeiras

Se existir uma linha de quatro ou mais mastros assentes no solo: a


Bandeira Nacional ocupar o mastro mais direita (mais esquerda de

quem olha), seguindo-se as restantes bandeiras, por ordem de precedncia,


da direita para a esquerda (da esquerda para a direita de quem olha). Opcionalmente, neste caso poder ser colocada uma segunda Bandeira

Nacional no mastro mais esquerda (mais direita de quem olha);

101

Protocolo Autrquico

102

Protocolo Autrquico

Em recees oficiais, em destaque e no mastro principal deve estar o pavilho do pas que acolhe a receo. A precedncia alfabtica

dever ser enunciada pelo processo de identificao internacional do


pas.

Quando se trata de um encontro bilateral, dever ser dado a direita


ao pavilho nacional convidado, devendo os mastros ser iguais. As bandeiras, quando em suporte de p de palco, devero ser

colocadas no canto interior direito atrs da mesa da presidncia do


eventos, sendo que o pavilho nacional deve ser colocado ao meio.
103

Protocolo Autrquico

Gabinete de Protocolo O Gabinete de Protocolo, numa Camara Municipal, deve atender

s competncias e s atribuies definidas dos Servios do Protocolo


de Estado do Ministrio dos Negcios Estrangeiros.

104

Protocolo Autrquico
Gabinete de Protocolo

A existncia de um gabinete de protocolo fundamental, sobretudo


quando se trata de questes de Estado. Nessa configurao, o papel e o

objetivo de um gabinete deste tipo de um ponto de vista geral:


Estabelecer linhas de orientao e de conformidade com o gabinete homlogo afim de determinar aes e obter informaes sobre o melhor

modo de atuao;
Determinar o programa de ao, tratando de todas as questes de organizao, segurana, transportes, locais e equipamentos a usar, alojamento, convites, etc.
105

Protocolo Autrquico

Gabinete de Protocolo
Do ponto de vista especfico, compete aos servios de protocolo: a) definir as regras que devem presidir no cerimonial, etiqueta e pragmtica de acordo com a prtica internacional e as tradies locais;

b) Vigiar e promover a execuo das normas e preceito diplomtico.

106

Protocolo Autrquico

Gabinete de Protocolo
O Chefe de Protocolo responsvel por: (a) estruturar e dar unidade a toda e qualquer ao protocolar que envolva rgos de soberania; (b) acompanhar os representantes nacionais, quando se trata de

deslocaes oficiais de representao ao estrangeiro;


(c) acompanhar os embaixadores estrangeiros no processo de acreditao, nomeadamente na cerimnia de entrega das cartas credenciais;

107

Protocolo Autrquico

Gabinete de Protocolo
O Chefe de Protocolo responsvel por: (d) estruturar, em parceria com os seus homlogos, o programa de receo em visitas oficiais de representantes estrangeiros; (e) Integrar comisses organizativas de celebraes nacionais.

108

Protocolo Autrquico

Cerimnias nos Municpios


Qualquer que seja a cerimnia a organizar, ela s faz sentido e xito se cumprir na integra os seus objetivos. Por norma so pblicos, o que implica, para alm dos participantes no evento, alguns ou muitos convidados, eventualmente pblico a assistir que nem sequer foi convidado.

Deve-se considerar a presena da comunicao social.

109

Protocolo Autrquico

Cerimnias nos Municpios


Consideraes: Para a definio do melhor local para o levar a efeito o evento; Existncia de uma listagem de todos os eventos, requerendo o preenchimento obrigatrio de vrios itens.

Esta lista deve ser fruto de um trabalho prvio dos responsveis pelo
Gabinete de Protocolo, onde todo fica registado , a ttulo de necessidades, por temas, utilizando-a depois para todos os eventos.

110

Protocolo Autrquico

Cerimnias nos Municpios


Consideraes: Seguidamente deve-se criar uma base de dados que responda a todo o que previsvel e necessrio para o seu preenchimento, respondendo com eficincia a tudo o que a lista requer.

111

Folha de verificao de tarefas


Evento: Observaes Nota preliminar Data do evento Hora do evento Local do evento Definio da listagem de convidados Comunicao Social Rbricas

Refeies
Logstica

Observaes
Nome do responsvel/ Data / hora

Gabinete de Apoio N de folha

112

Protocolo Autrquico

Cerimnias nos Municpios


1. Definio do tipo de cerimnias; - Qual o local mais indicado, a melhor data e hora, quem participa e quem convida. 2. Planeamento da cerimnia, nos seus tempos: antes, durante e depois.

113

Protocolo Autrquico

Cerimnias nos Municpios


O antes o tempo de planificar, a oportunidade para tudo acautelar, com o objetivo de que todo corra bem. Durante a cerimnia, o responsvel deve verificar com ateno o bem desenrolar do programa e controlar o tempo em todas as fases do

planeamento.
No final e no depois do evento, prever: acompanhamento dos participantes e convidados, na ordem prevista de sada; agradecer s

personalidades e instituies e eventuais colaboradores.


114

Cerimnias no Municpio
Descerramento de uma Placa Toponmica
uma cerimnia tradicional, muito significativa na vida social das autarquias.

Os convites devem ser emitidos e enviados at 8 dias antes do ato. Devero ser
enviados convites aos familiares do homenageado e s entidades pblicas ou privadas que a ele estiveram ou estejam ligadas. desagradvel atribuir um

topnimo e no combinar previamente com a famlia do homenageado a data e a


hora que convm a cerimnia.

115

Cerimnias no Municpio
Descerramento de uma Placa Toponmica
O ato decorre junto placa toponmica.

Dependo do local e o tipo de placas utilizadas, ela poder estar num plinto, num
entroncamento de uma artria a inaugurar ou numa frontaria de um edifcio. Em funo do homenageado e da sua dimenso, a placa ser previamente

coberta com a Bandeira Nacional e com a Bandeira do Municpio ou s com a


Bandeira do Municpio.

A base da placa ou a base da frontaria do edifcio onde se encontra colocada a


placa ser decorada com plantas se possvel.

116

Cerimnias no Municpio
Descerramento de uma Placa Toponmica
direita ficar a escolta do Corpo de Bombeiros Locais, constituda por um

porta-estandarte e trs bombeiros, armados com machados de honra.


Perto situar-se- uma banda de msica, que se sugere que seja de uma Associao do concelho.

Frente placa e em setor situado a conveniente distncia da mesma ser


montado, sempre que possvel, um estrado, com as dimenses necessrias para

albergar as entidades envolvidas.


A partir do estrado e at ao local da placa poder ser colocada uma passadeira delimitada por cordes.
117

Cerimnias no Municpio
Descerramento de uma Placa Toponmica
No estrado dever providenciar-se uma mesa adornada com um centro de flores

onde se colocar uma pasta com as armas do concelho gravadas, contendo o auto
da cerimnia. Deve-se prever, se possvel, um nmero mnimo de mastros, onde ficaram

hasteadas as Bandeiras Nacional, do Municpio e da Freguesia.


A instalao sonora ser montada noutro estrado de menor dimenso, onde se

efetuaro os discursos alusivos ao ato. Pode-se utilizar o mesmo estrado utilizado


pelos convidados, devendo-se optar pelo lado esquerdo para quem olha para a tribuna.
118

Cerimnias no Municpio
Descerramento de uma Placa Toponmica
Os convidados devem chegar ao local 15 minutos antes do seu inicio, devendo

ser recebidos por funcionrios do Gabinete de Protocolo, que os conduziro ao


local onde ir decorrer o ato. Se existir uma entidade para presidir ao ato, que no seja o Presidente da

Cmara, ele aguarda por ela, conduzindo-a depois at junto dos familiares do
homenageado.

Dando-se inicio cerimnia, o Presidente do Municpio, a entidade que preside


cerimnia e os familiares ou representantes do homenageado dirigem-se par4a junto da placa, procedendo-se ento ao seu descerramento.
119

Cerimnias no Municpio
Descerramento de uma Placa Toponmica
A banda de musica nessa altura tocar o Hino da Maria da Fonte ou o Hino do

Concelho (caso exista) ou qualquer marcha militar, enquanto a escolta de


Bombeiros presta continncia. Aps o descerramento e concludos os hinos, as entidades dirigem-se ao

estrado, dando-se lugar s intervenes, procedendo-se leitura da cerimnia, se


existir, e de seguida, iro ocorrer os discursos pela seguinte ordem:

da entidade que convida para o ato;


Do representante ou familiar do homenageado e da entidade, caso tenha precedncia superior ao Presidente da Cmara.
120

Cerimnias no Municpio
Descerramento de uma Placa Toponmica
Embora o Presidente da Cmara, que normalmente preside a estas cerimnias

de bom senso que ceda a referida precedncia neste caso. Significa que usa da
palavra antes do homenageado. As intervenes no devem exceder os 5 minutos cada.

Encerra a cerimnia, com autorizao da entidade que preside, quem esteve a


gerir a cerimnia e j o havia feito para a iniciar.

121

Cerimnias no Municpio
Folha de requisio de placa comemorativa

Cmara Municipal da Trofa Gabinete de Presidncia/ Protocolo

(data) Placas Comemorativas

Ocasio Tipo

Data/ Horrio
Observaes/ Texto a considerar

122

Cerimnias no Municpio
Lanamento de Primeira Pedra.
A personalidade a convidar vai presidir cerimnia dever estar normalmente

relacionada com a tutela do organismo que vai determinar o arranque da obra.


Devem-se associar a este ato todos os representantes de entidades que esto ou estaro ligados sua execuo, bem como o povo da localidade onde o ato vai

decorrer e as denominadas fora vivas locais.


O local dever estar sinalizado com mastros e bandeiras, sendo delimitada a

rea de implantao da primeira pedra com um cordo.


Sempre que possvel ser colocado um estrado ou um tapete grande de relva artificial, onde se colocar a mesa para se proceder assinatura do auto da noticia.
123

Cerimnias no Municpio
Auto de notcia primeira pedra
Auto de Notcia

AO DIA________DO MS DE _____________ DE,___________, DA ERA CRIST, NA REPBLICA PORTUGUESA SENDO PRESIDENTE DA CMARA MUNICIPAL DE _____________________________________ ______________________________________________
VEREADOR (PELOURO) DA CMARA MUNICIPAL DE ____________ ________________________________________________ EMPRESA PROMOTORA / CONSULTURA __________________________________________________ ARQUITETO PROJETISTA __________________________________________________ PROCEDEU IMPLANTAO DESTA PRIMEIRA PEDRA NO _____________________________________________________ NESTE LUGAR, PERTENCENTE FREGUESIA DE _____________________________________________________ DESTE ACONTECIMENTO SE D NOTCIA S GERAES FUTURAS, TESTEMUNHO DE QUE A AO DO HOMEM ULTRAPASSA O SEU PRPRIO TEMPO.

124

Cerimnias no Municpio
Lanamento de Primeira Pedra.
Se estiver presente algum membro do governo, presidindo cerimnia, o seu

nome tambm inserido neste auto de notcia, que deve ser impresso num papel
especial, tipo papiro.

125

Cerimnias no Municpio
Lanamento de Primeira Pedra.
A primeira pedra ter as dimenses adequadas a no provocar embaraos a

quem a colocar, devendo o local do seu assento de fcil acesso. Junto estar um
tabuleiro com cimento preparado de fresco e em quantidade suficiente para ser utilizado por diversos convidados, bem como uma colher de pedreiro.

Os convidados devem chegar ao local do evento 15 minutos antes do inicio da


cerimnia. O convidado de honra, acompanhado pelo Presidente do Municpio e

restante comitiva, tomar a sua posio junto ao local do assentamento ou no


estrado.

126

Cerimnias no Municpio
Lanamento de Primeira Pedra.
Os servios de Protocolo devero providenciar para que a populao esteja

prxima do local.
Deve-se acautelar uma zona para a comunicao social ateno ao posicionamento do Sol.

lido o Auto de Notcia, sendo convidados a assinar os principais


intervenientes. O Auto enrolado, atado com fitas das cores do municpio e

colocado num tubo, que poder conter moedas correntes, na perspetiva de auxiliar
os arquelogos vindouros a identificarem a poca de construo.

127

Cerimnias no Municpio
Lanamento de Primeira Pedra.
O auto, encerrado no tubo fechado, ser colocado dentro da caixa , fechando-se

de seguida.
Depois de assentar a pedra, a primeira colocao de cimento cabe ao convidado de honra, que entregar de seguida a colher de pedreiro entidade

anfitri, sendo esta que chamar para si os convidados que entenda deverem
associar-se mais diretamente a este ato simblico, lanando cimento sobre a pedra

j colocada.
O Presidente da Cmara, se no for a entidade que preside, discursar em ltimo lugar. Se existir, o convidado de honra que faz a ltima interveno.
128

Cerimnias no Municpio
Lanamento de Primeira Pedra.
No final, encerra-se a cerimnia em nome da entidade que preside,

agradecendo-se a presena de todos.

129

Cerimnias no Municpio
Inaugurao de uma obra
Os convites a enviar a esta cerimnia obedecero ao que j foi referido. Quem

convida deve chegar 15 minutos antes da hora prevista para o inicio.


Os convidados sero acolhidos por funcionrios da Cmara Municipal especialmente destacados para esse fim.

Aguardam todos no exterior a chegada da individualidade que ir proceder


inaugurao e que, vem em cortejo, desde o limite do concelho, ou ser recebida

no exterior do edifcio pelo Presidente da Cmara e da Assembleia Municipal,


Vereao e outros Autarcas.

130

Cerimnias no Municpio
Inaugurao de uma obra
Sempre que possvel e caso se justifique, o Corpo de Bombeiros local prestar

honras no momento da chegada da entidade oficial.


Pode-se considerar a existncia de uma fita porta do edifcio ou numa zona de entrada do espao a inaugurar, a ser cortada por uma tesoura previamente

preparada para o efeito.


J no interior deve proceder ao descerramento de uma placa comemorativa da

inaugurao, na qual constar o motivo justificativo do ato, nome e o cargo da


individualidade que preside inaugurao e a respetiva data.

131

Cerimnias no Municpio
Inaugurao de uma obra
Esta placa estar devidamente coberta com a bandeira Nacional ou do

Municpio, conforme o caso. A entidade eclesistica, caso esteja presente,


proceder cerimnia litrgica da bno, aps o que todos os convidados se dirigiro para o local onde vai ser efetuada a sesso alusiva ao ato.

Logo que as personalidades ocupem os seus lugares na mesa de honra, o


Presidente da Autarquia dar inicio sesso, no decorrer da qual sero proferidos

discursos, normalmente da entidade responsvel pelo organismo inaugurado.


No final, dando-se concluda a sesso solene, efetuada uma visita s instalaes do edifcio.
132

Cerimnias no Municpio
Inaugurao de uma obra
Deve realizar-se uma seleo prvia dos setores principais, por forma que a

visita no se prolongue excessivamente.


No interior do edifcio deve providenciar-se para que o percurso, quer na entradas, quer na sada das entidades oficiais, se faa de forma a no se

verificarem situaes de aglomerao.


Ter cuidado de no levar a comitiva num percurso que termine num beco e que

obrigue toda a gente a voltar para trs, rompendo pelo meio de todos quantos
vinham a acompanhar a visita.

133

Cerimnias no Municpio
Inaugurao de uma obra
Neste caso h duas solues:

ou se prev a situao e se corta a passagem a todos os acompanhantes


depois de passar um nmero razovel de pessoas, esperando que elas faam a visita e voltem at quele ponto, ou se evita ir mesmo aqueles espaos.

Quando a entidade oficial se retirar, ser acompanhada viatura pelo

Presidente da Cmara e da Assembleia Municipal e outras Autarcas, bem como


pelos responsveis pelos organismo inaugurado.

134

Precedncias Militares e da PSP


Alm das precedncias das entidades militares com determinadas funes,
includas na lista das Altas Autoridades, h que ter em conta as precedncias das

diversas patentes militares e as respetivas equivalncias entre as diversas armas.


No artigo 9 do Regulamento de Continncias e Honras Militares encontramos a forma de agrupar as foras armadas para efeitos de continncia e honras militares,

no que se refere aos graus de hierarquia militar.


A precedncia das tropas em formatura ou em parada fica determinada no

artigo 97, quando se afirma que, nas formaturas e desfiles em que tomem
precedncia a considerar, da direita para a esquerda (quando em linha) ou da frente para a retaguarda (quando em coluna) ser a seguinte:
135

Precedncias Militares e da PSP


Estabelecimento militares de ensino:
Colgio militar;

Instituto Militar dos Pupilos do Exrcito;


Estabelecimento de ensino superior militar: Escola Naval;

Academia Militar:
Academia da Fora Area

Armada

136

Precedncias Militares e da PSP


Exrcito:
Infantaria;

Artilharia;
Cavalaria; Engenharia:

Transmisses;
Servios de sade;

Servios de administrao militar;


Servios de material;

137

Precedncias Militares e da PSP


Fora Area
Foras de Segurana

Guarda Nacional Republicana e Polcia de Segurana Pblica.

A mesma disposio estabelece ainda que havendo tropas apeadas,

monitorizadas e a cavalo constituir-se-o com a seguinte precedncia:


1. Tropas apeadas

2. Tropas a cavalo
3. Tropas monitorizadas.

138

Precedncias Militares e da PSP


As altas entidades das Foras Armadas ordenam-se da seguinte forma:
a. Chefe do Estado-Maior General das Foras Armadas

b. Almirantes da Armada e Marechais, segundo a antiguidade


c. Chefe de Estado-Maior da Armada d. Chefe do Estado-Maior do Exrcito

e. Chefe do Estado-Maior da Fora Area.

139

Trajes civis de cerimnia


Chaqu
O chaqu aceita a gala e a meia gala utilizada durante o dia (abrange todos os

atos que se realizem num espao de tempo compreendido entre as nove da manha
e a sete da tarde). A sua origem remonta s cortes britnicas do sec.XIX., onde era utilizado como

indumentaria para montar a cavalo.


O mais cerimonioso de cor preta, ainda que o cinza esteja a torna-se habitual

e no admite condecoraes ou outros elementos do gnero, exceo de um


boto na casa.

140

Trajes civis de cerimnia


Chaqu
utilizado nos atos que celebram a Semana Santa, na 5 Feira Santa usar-se-

gravata cinzenta e luvas brancas. Na 6 Feira Santa e Sbado levar-se- gravata e


luvas pretas. Atualmente muito usado em casamentos mas, importante diferenciar a cor

do chaqu do noivo e dos acompanhantes deste.

141

Trajes civis de cerimnia


Chaqu

Compem-se das seguintes peas:


Camisa branca rgida, bem passada a ferro, de gola normal sem botes. Pulso duplo para botes de gala. O tecido mais frequente o fio ou popelina.

Gravata cinza, preferencialmente de seda e no tipo Windsor. Pode ir


adornada de um alfinete de gravata com uma prola na cabea. Colete cinza, com uma fila de botes de corte clssico. Em cerimnias fnebres pode ser de cor preta, em casamentos, branco de seda ou piquet. Calas cinzas ou pretas, com raias verticais e corte clssico. O tecido pode

ser um cheviot.
142

Trajes civis de cerimnia


Chaqu

Compem-se das seguintes peas:


Meias finas de cor preta, de fio ou seda. Sapatos pretos, lisos e de pele, preferivelmente sem atacadores. Devem ser

mate ou com pouco brilho.


Fato tipo levita, com faldes separados na sua parte dianteira e lapelas clssicas. Pode ser preto ou cinza escuro. Chapu Ainda que no frequente, deve ser de copa, preto ou cinza, em pelo ou seda brilhante.

Luvas clssicas, de pele e de cor cinzenta. Atualmente utilizam-se pouco.


143

Trajes civis de cerimnia


Smoking

Vestimenta de tarde, confecionada de tecido preto muito fino, lapelas de seda


preta e botes cobertos de seda. O conceito de smoking de inspirao americana. Durante sculos, a ideia de

vestir o traje preto aps o por do sol tem inspirado fenmenos de modo.
O smoking pode considerar-se de meia etiqueta, usa-se principalmente em recees, festas de sociedade, jantares, casamentos, etc. um traje de tarde e deve usar-se a partir das 19 horas. No admite condecoraes, mas pode-se levar um boto na casa do boto do lado esquerdo.

144

Trajes civis de cerimnia


Smoking

Vestimenta de tarde, confecionada de tecido preto muito fino, lapelas de seda


preta e botes cobertos de seda. O conceito de smoking de inspirao americana. Durante sculos, a ideia de

vestir o traje preto aps o por do sol tem inspirado fenmenos de modo.
O smoking pode considerar-se de meia etiqueta, usa-se principalmente em recees, festas de sociedade, jantares, casamentos, etc. um traje de tarde e deve usar-se a partir das 19 horas. No admite condecoraes, mas pode-se levar um boto na casa do boto do lado esquerdo.

145

Trajes civis de cerimnia


Compem-se das seguintes peas:

Fato de cor preta, azul-escuro, bordeaux ou branco, varia segundo o local e a


poca do ano, mas o mais utilizado o preto. Pode ser reto ou cruzado, com lapelas redondas de grande abertura, em seda brilhante. Se o fato for cruzado no

se deve vestir barra, s um boto superior.


O fato branco s se veste na primavera e vero e normalmente em espaos abertos. Camisa branca ou de cor marfim muito clara. Gola baixa (de borboleta) e pulso duplo para levar botes.

Borboleta preta de seda, mas pode tambm ser azul ou bordeaux, em funo
do fato que se usa.
146

Trajes civis de cerimnia


Compem-se das seguintes peas:

Barra em seda a jogo com a borboleta. Se levar barra no pode utilizar


colete. Meias finas, de seda ou fio e pretas.

Sapatos pretos, com atacadores e charol.


Colete de seda e do mesmo tecido que o smoking. Luvas brancas, cor de marfim ou cinza, em pele.

147

Trajes civis de cerimnia


Fraque

um vesturio de grande gala, utiliza-se em casos de mxima etiqueta (ex:


entrega dos Prmios Nobel). O seu uso normalmente restrito a actos acadmicos e jantares de grande gala, como por exemplo, as presididas por

Reis e Presidentes da Repblica.


Confecionado do mesmo tecido que o smoking, leva as mesmas lapelas que este. Usa-se com casaco ou capa preta, normalmente de noite e em locais fechados. Pode levar-se em banquetes de honra ou de gala, em grandes festas, casamentos,

recees oficiais, cerimoniais, etc. Admite toda a classe de condecoraes.


148

Trajes civis de cerimnia


Fraque

um vesturio de grande gala, utiliza-se em casos de mxima etiqueta (ex:


entrega dos Prmios Nobel). O seu uso normalmente restrito a atos acadmicos e jantares de grande gala, como por exemplo, as presididas por

Reis e Presidentes da Repblica.


Confecionado do mesmo tecido que o smoking, leva as mesmas lapelas que este. Usa-se com casaco ou capa preta, normalmente de noite e em locais fechados. Pode levar-se em banquetes de honra ou de gala, em grandes festas, casamentos,

recees oficiais, cerimoniais, etc. Admite toda a classe de condecoraes.


149

Trajes civis de cerimnia

Estilo

Homem

Mulher Saia e blusa, cala comprida(no para cerimnias oficiais pblicas), sandlias mais fechadas para vero e sapatos de salto baixo Tailleur, saia e blazer em cores diferentes, vestido tipo chemisier, saia e blusa, sapato mocassim. Bolsa, em solenidade em horrio de expediente comercial, pode ser a usual.

Reunies ao ar livre, Camisa sem gravata, jaquetas, refeitrio de fbrica, malhas e moletons, calado tipo churrascos top-sider ou mocassim - tnis somente em caso de prtica desportiva posterior no local Caf da manh e almoos em ambientes descontrados Blazer, camisa de cor ou camiseta lisa, gravata opcional para os mais jovens(tecido fosco), sapato tipo mocassim

150

Trajes civis de cerimnia


Estilo Cocktail, jantares ,sesses nosolenes em ambientes governamentais Homem Mulher Cala em tecido diferente ao do Tailleur, blazer, vestido, sapato blazer, terno prncipe-de-gales, scarpin liso e bolsa pequena pied-de-poule. Camisa branca ou de cor suave -listrada tambm. Gravata sempre, sapatos escuro.

Receo festas noite

Terno escuro, gravata discreta, Vestidos ou duas peas, tecidos em tecido nobre(seda pura). nobres (Crepes, tafet, brocado, Sapatos e meias pretasmusselina, renda, jrseis). Sapato e carteira em couros metalizados, camura ou tecido

Atos inaugurais mais Fato completo liso ou cala o mesmo de cocktail, mas solenes tarde e mescla e palet escuro, camisa pode incluir chapu em noite) branca e gravata mais refinada casamentos matinais e luvas de pelica lisa.
151

Trajes civis de cerimnia

Estilo Jantares e festas mais sofisticados

Homem Smoking

Mulher Vestido curto receo, saia longa e blusa, calas em tecidos nobres, vestido no comprimento do traje de gala(cobrindo o p), sem pedras Vestido longo, com liberdade para brilhos em tecido ou pedras, salto alto em calado preferencialmente forrado

Galas

Smoking

152

Questes para resumo da sesso

1.Quais as palavras que esto intimamente relacionadas com Protocolo? 2. Diga o que entende de protocolo?

3. Que tipos de protocolo conhece?


4. Diga o que entende por protocolo autrquico?

5. Diga o que entende por precedncias?


6. D alguns exemplos de precedncia( a p, de automvel) 7. Qual o papel e o objetivo do gabinete de protocolo.

8.Diga quais so os objetivos especficos do servio de protocolo.


9.Diga quais so as responsabilidades do gabinete de protocolo

10.Diga quais so as consideraes na realizao de um evento


153

Fecho

Encerramento do contrato Encerramento do projeto Lies Aprendidas Coleta Consolidao Disponibilizao Divulgao

Arquivamento da documentao
Registros histricos

Aprender com a prpria experincia


erros e acertos

154

Organizao e gesto de eventos


Conceo, Criatividade, Briefing e Agncias

155

Evento

Evento um acontecimento que tem como caracterstica principal proporcionar uma ocasio favorvel ao encontro de pessoas, congregando-as em torno de um

objetivo

especfico que, simultaneamente, constitui o

seu principal tema e

justifica a sua realizao.

156

Evento

Evento Assume um papel de carto de visita da Empresa, com um consequente aumento nas propores e finalidades, que se repercutem na organizao, a

qual por sua vez se tornou, tarefa trabalhosa, especializada e de grande


responsabilidade. As improvisaes de ltima hora podem comprometer no s o evento em si como tambm a imagem da Empresa, naturalmente transformando o investimento realizado em desperdcio de recursos materiais e humanos.

157

Fases de um planeamento de eventos

Pr-evento a fase essencial do evento onde haver a definio do projeto e o

planeamento de todas as atividades, bem como o detalhamento de


receitas e despesas esperadas, com a deciso de que tipo de

fornecedores e profissionais dever ser contratado. Tambm so


equacionados os controlos administrativos e financeiros. Tudo isso girar em funo dos objetivos gerais e especficos do evento e da previso de

receitas estimadas.

158

Fases do planeamento de eventos

Evento Se a fase o pr-evento for bem elaborada, a realizao do evento

tem grandes possibilidades de ser um sucesso, pois haver uma boa


base para que a organizao da estrutura operacional do evento possa

acontecer sem grandes problemas. Nesta fase, h a montagem do


evento no local escolhido e a operacionalizao do atendimento ao pblico-alvo. Tambm vo operar todos os fornecedores e profissionais

contratados durante o pr-evento.

159

Fases do planeamento de eventos

Evento Se a fase o pr-evento for bem elaborada, a realizao do evento

tem grandes possibilidades de ser um sucesso, pois haver uma boa


base para que a organizao da estrutura operacional do evento possa

acontecer sem grandes problemas. Nesta fase, h a montagem do


evento no local escolhido e a operacionalizao do atendimento ao pblico-alvo. Tambm vo operar todos os fornecedores e profissionais

contratados durante o pr-evento.

160

Fases do planeamento de eventos

Ps-evento Caracteriza-se pela desmontagem de toda a estrutura montada na

fase

anterior, dos

acertos

financeiros

e dos

pagamentos

dos

fornecedores. o momento tambm devolver todos os materiais no

utilizados e as correspondncias oficiais catalogadas e arquivadas


corretamente da apresentao dos relatrios financeiros e de

desempenho evento.

a fase da avaliao dos resultados.

161

Conceo e Briefing

A etapa inicial de um planeamento de eventos acontece com a conceo, que a gerao da ideia do evento e a obteno das

informaes preliminares para o desenvolvimento do planeamento de


evento.

Na rea de eventos, a conceo e o briefing so somente um


apanhado de informaes bsicas de direcionamento de eventos, que devem representar praticamente um interrogatrio da expectativa e da

ideia de evento do cliente para o desenvolvimento das outras etapas do


planeamento.
162

Conceo, Criatividade, Briefing e Agncias

Conceo a fase do reconhecimento das necessidades do evento, onde se

elabora alternativas para supri-las, identifica os objetivos, coleta as


informaes necessrias para a execuo do evento, estabelecem

diretrizes e lista os resultados desejados. Nesta fase acontece o que


muitos profissionais denominam de visita tcnica.

163

Conceo e Briefing

Para se fazer um evento de sucesso, esse sonho deve ser concretizado com a identificao de uma ou vrias necessidades e/ou

oportunidades encontradas em um ou mais segmentos. Para isso, aps


essas constataes, devem-se identificar com clareza e quais objetivos

e resultados o evento pretende alcanar.

164

Conceo e Briefing

Briefing
um conjunto de informaes e instrues facultadas e necessrias para o desenvolvimento do planeamento de eventos. So os aspetos relevantes para do evento. Esse instrumento aplicado no s para procurar as informaes dos itens a compor o planeamento mas

tambm, quando se torna necessrio esclarecer algum, resumidamente, do


andamento do processo ou de qualquer problema que no esteja solucionado.

atravs do briefing que o organizador desenvolve todas as aes do


planeamento para sua melhor execuo.
165

Conceo, Criatividade, Briefing e Agncias


Briefing

O briefing tem a finalidade de informar sobre o evento, ser uma espcie de


roteiro e auxiliar no enquadramento do mesmo.

Frequentemente o primeiro briefing a ser feito o que antecede a


organizao do prprio evento, quando se solicita a apresentao de propostas. Neste fase do pr-evento, o documento assume uma grande

importncia porque a partir desta informao pode igualmente ocorrer em


formato de reunio , que se efetua o planeamento das diversas etapas a observar na realizao do evento mediante, tambm, o pedido e a viso que o cliente tem sobre o acontecimento.
166

Conceo, Criatividade, Briefing e Agncias


Briefing

Apresenta-se uma estrutura simples para elaborao de um briefing (pr-evento):


a) Enquadramento: efetuar uma curta apresentao sobre a Empresa ou

Instituio que promove o evento, incluindo a forma como est organizada e


quem so as pessoas de maior estatuto; b) Contextualizao: fundamental que o cliente refira quais foram os eventos

anteriores e como e onde decorreram. Deve falar sobre a sua marca, sobre a
empresa e o que entender ser pertinente informar;

c)

Objetivos: o cliente deve apresentar uma descrio sobre os objetivos a


alcanar com a realizao do evento;
167

Conceo, criatividade, briefing e agncias

Uma vez analisadas as etapas da viabilidade do evento e de sua


coordenao, passa-se a relatar a composio, preparao de um evento. Estamos ainda nas principais etapas da elaborao de um planeamento e ainda, a criatividade para fazer com que o mesmo se torne atrativo, diferente, nico perante o pblico-alvo e as empresas patrocinadoras e parceiras.

168

Conceo, criatividade, briefing e agncias

Um tema criativo, oportuno, inovador, atual, polmico garantia de


sucesso de qualquer evento. Vale lembrar que o marketing do evento j comea com a natureza e a relevncia do tema escolhido. O tema ou a mensagem que se pretende transmitir pelo evento dever ser estabelecido ou inspirado de forma a motivar o interesse e a participao do pblico-alvo.

169

Conceo, Criatividade, Briefing e Agncias

Criatividade

Processo de se tornar sensvel a problemas, deficincias e lacunas no


conhecimento; identificar a dificuldade, procurar solues, formulando

hipteses; testar e retestar estas hipteses; e, finalmente, comunicar os


resultados. Torrance em Alencar & Fleith (2003)

170

Conceo, Criatividade, Briefing e Agncias

Criatividade Criatividade envolve a produo de algo novo, que aceito como til

e/ou satisfatrio por um nmero significativo de pessoas em algum ponto


no tempo.

171

Conceo, Criatividade, Briefing e Agncias

Agncias frequente as empresas que no dispem de funcionrios internos de

gesto de eventos recorrerem aos servios de agncias externas, que se


encarregam de realizar o trabalho em seu nome. As agncias podem oferecer

uma experincia valiosa e conhecimentos especializados adquiridos atravs da


organizao de uma vasta gama de eventos em nome de diferentes clientes.

172

Conceo, Criatividade, Briefing e Agncias

Agncias Alm disso, ao contrrio do que acontece com um organizador interno que

trabalha no sentido de estabelecer processos e procedimentos que, na maior


parte dos casos, visam uma audincia especfica para todos os eventos, uma

agncia tem de adaptar os seus servios s necessidades de cada cliente


individual para o qual trabalha, no que se refere a cumprir as necessidades oramentais, o mercado alvo, etc.

Dependendo da dimenso da agncia, possvel que disponha de


funcionrios com experincia em reas especficas.
173

Organizao e Gesto de Eventos


Planeamento de Eventos

174

Importncia do planeamento

A melhor preparao para o trabalho de amanh o bom trabalho de hoje (in Ana Santiago, Formao Portal do Ser)

Estabelecer o caminho que a organizao quer percorrer no futuro,


atravs de estratgias e tticas (Filipe Pedro et al)

Determinao dos meios mais indicados para atingir os fins definidos


(Filipe Pedro et al)

175

Perspetiva estratgia de eventos


Porque razo necessrio o marketing na organizao e gesto de um
evento? A utilizao dos princpios e ferramentas do marketing transmite segurana na tomada de decises Transmite confiana aos patrocinadores, logo, h maior probabilidade de

obter patrocnio
Maior probabilidade de sucesso do evento Avaliao mais cuidada e minuciosa no sentido de uma MELHORIA contnua Ser o alvo de escolha dos consumidores dado o excesso de concorrncia
176

Perspetiva estratgia de eventos


Qualquer organizao de evento uma atividade de marketing, ou seja,
implica um processo estratgico Avaliar as necessidades do mercado/pblico para definio do evento Anlise da situao externa (programao, mercados, concorrncia, preos, condies polticas) e interna (recursos humanos, financeiros, relao

com fornecedores e entidades locais, gesto de patrocnios). Exemplos?


Identificar opes estratgicas: crescimento, consolidao, conteno, combinao Escolher a melhor estratgia de produto, preo, comunicao e distribuio

177

Planeamento de eventos: etapas

1 Objetivos e Pblico-alvo Definir de forma clara e precisa o objetivo

Controlar a amplitude que se quer atingir


Exemplos de objetivos:

- Lanamento de novo produto/marca


- Reunio de pessoas/discusso de temas - Apresentao institucional da empresa

- Promoo de empresa/produto/marca
- Divulgao de uma regio/destino
178

Planeamento de eventos: etapas


Definio de objetivos

O acrnimo SMART
Especficos (Specific) centrados nas metas de um evento;

Mensurveis expressos de forma quantificvel;


Acordveis tm o acordo dos responsveis por atingir esses

objetivos;

Realsticos existem pessoas, recursos financeiros, canais de Definidos no Tempo (Time specific em ingls) devem ser atingidos

marketing e distribuio disponveis para atingir esses objetivos;

at determinado prazo limite.


179

Planeamento de eventos: etapas

1 Objetivos e Pblico-alvo

Identificar e selecionar o pblico de interesse


Identificar os segmentos e reas geogrficas de onde provm

Perceber as suas necessidades, interesses e expectativas


Definir o nmero de pessoas a atingir

A identificao e conhecimento do pblico-alvo torna todas as


decises de planeamento do evento mais claras

180

Planeamento de eventos: etapas

2 Oramento disponvel

Verificar e analisar o oramento disponvel


Estabelecer um oramento bsico e definir o grau de flexibilidade

Esta etapa deve anteceder todas as opes e aes estratgicas

A verificao do oramento permite distribuir as verbas pelas

atividades a incluir no evento

181

Planeamento de eventos: etapas

3 Estratgia do evento

Aps definio de finalidades e oramento deve-se optar pela


melhor estratgia de execuo do evento (micro)

Essa estratgia definida j no mbito de uma estratgia mais geral


(macro) do evento. A estratgia o meio que nos permite atingir os objetivos gerais do

evento

182

Planeamento de eventos: etapas

4 Definio do tema

Definir, explicitar e divulgar importante e deve ser feito de forma


mais rpida possvel (porqu?)

A definio do tema implica escolha dos meios de divulgao do


evento, escolha do local, pblico-alvo, potenciais patrocinadores, convites O tema principal dever ser curto, objetivo, claro, com impacto. Deve

resumir todos os fins que se espera alcanar com o evento

A definio do tema ajuda a orientar todas as decises seguintes


183

Planeamento de eventos: etapas

5 Data e Local

Etapas para definio da data: (1) melhor altura para a realizao/base de


trabalho; (2) verificar aspetos como feriados, eventos concorrentes, pocas altas e

baixas, datas comemorativas; (3) identificar dias da semana mais adequados;


A par da data, a escolha dos melhor horrio fundamental. Deve-se j prever eventuais atrasos (normalmente/ a atividade inicia 30m aps)

A escolha de uma m data/hora para a realizao do evento pode causar o INSUCESSO do mesmo!
184

Planeamento de eventos: etapas


5 Data e Local A definio do local deve atender aos seguintes elementos: (a) Gerais: Objetivo do evento; formato, interesses e expectativas pblico-alvo; disponibilidade do espao; local compatvel com o oramento disponvel? (avaliar

custo/benefcio; ter no mnimo 3 opes em carteira)


(b) Especficos (condies do espao) O local tem a cara do evento? Tem estacionamento com segurana? Receo eficiente, agradvel, com sinaltica

adequada? Equipamento audio-visual? necessrio recorrer aos servios de


fornecedores externos? Existem hotis, restaurantes, bares no local ou perto dele?

Localizao, decorao dos espaos

185

Planeamento de eventos: etapas


5 Data e Local A definio do local deve atender aos seguintes elementos: (a) Gerais: Objetivo do evento; formato, interesses e expectativas pblico-alvo; disponibilidade do espao; local compatvel com o oramento disponvel? (avaliar

custo/benefcio; ter no mnimo 3 opes em carteira)


(b) Especficos (condies do espao) O local tem a cara do evento? Tem estacionamento com segurana? Receo eficiente, agradvel, com sinaltica

adequada? Equipamento audio-visual? necessrio recorrer aos servios de


fornecedores externos? Existem hotis, restaurantes, bares no local ou perto dele?

Localizao, decorao dos espaos

186

Planeamento de eventos: etapas

6 Programa Definio do programa provisrio vs definitivo; interno vs externo

Definio do programa geral: horrios, interrupes, refeies, durao,


contedo, espetculos/animao

Qualquer programa deve constar:


- Dias; hora de incio e fim; tema principal - Oradores e pequeno histrico profissional

- Resumo de cada interveno

187

Planeamento de eventos: etapas


6 Programa - Sala onde ter lugar a atividade - Horrios e local de refeies - Informao clara sobre transporte dos participantes

- Valor e condies de pagamento


Deve-se ter em conta que o programa o mapa que orientar o participante

ao longo de todo o evento. Se esse mapa no existe ou est mal construdo as


dvidas sero maiores sero defraudadas as expectativas dos participantes

188

Planeamento de eventos: etapas

7 Afetao de Recursos

A) Recursos financeiros
Capital disponvel

Despesas a efetuar
Fontes de financiamento: subsdios pblicos, doaes de entidades privadas, contribuies particulares, programas especiais, venda de bilhetes,

patrocnio, mecenato

189

Planeamento de eventos: etapas


7 Afetao de Recursos B) Recursos Humanos Determinar necessidade de pessoal Analisar e descrever funes

Definir polticas e procedimentos


Elaborar oramento Efetuar recrutamento e seleo

Formar equipa
Supervisionar e avaliar desempenho

190

Planeamento de eventos: etapas


7 Afetao de Recursos C) Recursos fsicos, materiais e servios Infraestruturas Equipamentos diversos

Servios diversos: catering, audiovisuais, decorao, etc


Servios de apoio: abastecimento, limpeza D) Recursos legais e de risco

Contratos
Registo de marcas

Segurana
Servios de emergncia
191

Planeamento de eventos: etapas

8 Reunir os envolvidos Necessidade de transmitir a informao sobre o evento aos colaboradores

envolvidos no planeamento, execuo e controlo


Envolvidos: colaboradores da empresa, hospedeiros de eventos,

fornecedores de servios

Esta fase ser desenvolvida no mdulo seguinte de gesto de eventos

192

Planeamento de eventos: etapas

9 Contratao de servios Esta fase envolve a contratao de todos os servios necessrios

realizao do evento
-Catering: escolher a empresa, definir tipos de refeies (almoo, banquete,

breakfast, caf da manh, ch da tarde, churrasco, cocktail, coffee-break, happyhour, jantar, picnic, vinho de honra, welcome drink), formatos de servio (sentado, volante, buffet) menus, horrios, n de pessoas para o servio,

193

Planeamento de eventos: etapas

9 Contratao de servios - Animao: artistas circenses (andas, malabaristas, mimos, palhaos,

trapzio)
Decorao: escolha de local (quente/fresco; aberto/fechado;

localizao/histria); tipo
de evento (oficial, formal, informal), durao do evento (tipo de materiais a utilizar)

- Filmagem e fotografia

194

Planeamento de eventos: etapas

10 Estratgia de Comunicao Varivel do marketing utilizada para divulgar/promover o evento: imagem a

criar, mensagem a transmitir, posicionamento do evento


Identificar os meios de comunicao em funo do pblico-alvo: publicidade

no exterior (outdoors, mupies, cartazes, banners em fachadas, viaturas, wc


pblicos, etc), fyers, desdobrveis, cartas e convites, comunicao de imprensa/kit de imprensa, merchandising

195

Planeamento de eventos: etapas

10 Estratgia de Comunicao Apostar num bom levantamento de meios nacionais, regionais e locais

Utilizar instrumentos de divulgao como o press-release e o convite


Preparar sempre um Kit de Imprensa que fornea todas as informaes

necessrias sobre o evento


A mensagem do evento deve sempre ser clara, concisa, correta, completa

A escolha da estratgia de comunicao ditar o sucesso ou insucesso do


evento.
196

Planeamento de eventos: etapas

11 Planeamento Logstico Classificar e ordenar de forma lgica as atividades a desempenhar

Atribuir responsabilidades e tarefas


. Fixar alternativas possveis no caso de sucederem falhas

Preparar sistema de registo de visitantes, elaborar cronograma geral do


evento, checklists, dirio de gesto de espao

Esta fase ser aprofundada no mdulo seguinte de gesto de eventos

197

Planeamento de eventos: etapas

12 Novo Oramento Verificar o indicar o investimento total previsto para o evento

Aps definio clara de toadas as atividades deve-se elaborar novo


oramento mais preciso e real comparando-o com o preestabelecido e proceder a

ajustes
O oramento deve indicar todos os servios a prestar, assim como custos Fazer ainda referncia a condies do oramento: modalidades de

pagamento, condies de cancelamento, validade;

198

Planeamento de eventos: etapas

13 Avaliao Fase fundamental do planeamento, muitas vezes esquecida

Fase essencial que permite fazer um balano construtivo do evento


Permite identificar erros cometidos e aspetos positivos

Informao fundamental para a realizao dos prximos eventos

199

Planeamento de eventos: etapas

Em suma O planeamento do evento dever responder s seguintes questes: - O que - Por que - Para que - Onde - Como - Quando - A quem - Quem - Com que

200

Planeamento de eventos: etapas

Em suma O planeamento do evento dever responder s seguintes questes: - O que (natureza do projeto) - Por que (origem) - Para que (objetivos) - Onde (Local) - Como (atividades, planeamento logsticos, metodologia) - Quando (calendarizao) - A quem (pblico-alvo) - Quem (entidade anfitri, organizadora, colaboradores) - Com que (recursos materiais, financeiros)

201

MODELO DE CRONOGRAMA Evento Cliente Local Data / / Horrio Profissional responsvel


ATIVIDADES DATA DATA DATA RESPONSVEL OBSERV.

INCIO LIMITE FINAL


1.Planeamento 2.Programao visual

3.Divulgao
4.Mailing List 5.Organizao 6.Instalaes fsicas 7.Recursos

humanos 8.Recursos materiais 9.Recursos audiovisuais e equipamentos 10.Avaliao

202

MODELO DE ROTEIRO DE EVENTOS


1.Ttulo 2.Entidade

e/ou empresa promotora 3.Entidade e/ou empresa organizadora 4.Cidade sede 5.Local do evento 6.Tema do evento 7.Objetivos 8.Justificativa 9.Pblico alvo e nmero previsto de participantes 10.Descrio do evento 11.Perodo de realizao do evento e horrio 12.Inscries e informaes 13.Taxa de inscrio e/ou ingresso 14.Recursos necessrios 15.1 recursos humanos 16.2 recursos materiais (administrativo) 17.3 materiais de divulgao 18.4 recursos audiovisuais e equipamentos 19.5 diversos 20.Instalaes 21.Servios (transporte, hospedagem, alimentao, sonorizao, decorao e outros) 22.Previso oramentria 23.1 receitas 24.2 despesas 25.Cronograma 26.Consideraes gerais

203

MODELO DE CHECKLIST

Evento: semana de turismo Local: auditrio da Instituio Organizadora Data: 22/03 27/09 de 200 Horrio: das 19h30 s 22h30 Responsvel; Joo Carlos Azevedo DISCRIMINAO UNIDADE/SETOR RESPONSVEL SITUAO Em andamento

1 reserva do local 2 reunio para montagem da comisso organizadora da semana

Coordenao de curso Coordenao de curso

Carla matos Carla matos

Ok

3 distribuio de atividades para as diversas comisses de trabalho


4 definir tema e programa do evento

Coordenao geral do evento


Comisso organizadora

Sandra regina

Ok

5 contratar pessoas e/ou profissional autnomo p/ criao de material de divulgao


6 Procurar patrocnio e apoio cultural

Comisso financeira, de divulgao e marketing


Comisso financeira, de divulgao e marketing

204

MODELO DE CHECKLIST Evento: semana de turismo Local: auditrio da Instituio Organizadora Data: 22/03 27/09 de 200 Horrio: das 19h30 s 22h30 Responsvel; Joo Carlos Azevedo

DISCRIMINAO 7 definio do material de divulgao 8 contratao de grfica p/ impresso do material de divulgao e administrativo 9 fazer listagem de convidados e palestrantes 10 enviar carta convite p/ autoridades, palestrantes,diretoria da instituio e demais funcionrios 11 fazer reserva de equipamentos de audiovisual no departamento responsvel 12 fazer solicitao de servio de copa (caf,gua, ch)

UNIDADE/SETOR Comisso organizadora Comisso organizadora Secretaria do evento Secretaria do evento Secretaria do evento Secretaria do evento

RESPONSVEL

SITUAO

205

MODELO DE CHECKLIST Evento: semana de turismo Local: auditrio da Instituio Organizadora Data: 22/03 27/09 de 200 Horrio: das 19h30 s 22h30 Responsvel; Joo Carlos Azevedo

DISCRIMINAO 13 fazer folow up dos convidados, autoridades e outros 14 fazer a divulgao na mdia 15 fazer a divulgao do evento na instituio 16 mostrar as pastas dos participantes e convidados 17 mostrar as pastas dos participantes e convidados 18 definio de recepcionistas e escala de trabalho

UNIDADE/SETOR Secretaria do evento Comisso financeira,de divulgao e marketing Comisso financeira, divulgao e marketing Comisso de recepo Comisso de recepo Comisso de recepo

RESPONSVEL

SITUAO

206

MODELO DE CHECKLIST Evento: semana de turismo Local: auditrio da Instituio Organizadora Data: 22/03 27/09 de 200 Horrio: das 19h30 s 22h30 Responsvel; Joo Carlos Azevedo

DISCRIMINAO
19 verificao e liberao de estacionamento

UNIDADE/SETOR
Secretaria do evento

RESPONSVEL

SITUAO

20 elaborar carta de agradecimento p/ os palestrantes 21 providenciar os certificados dos participantes


22- definir mestre de cerimnia 23 treinar as recepcionistas 24 convocar reunio de avaliao do evento 25 elaborar relatrio de avaliao

Secretaria do evento Secretaria do evento


Comisso organizadora Coordenao geral do evento Coordenao geral do evento Coordenao geral

207

Organizao e Gesto de Eventos


Gesto de Fornecedores e Servios

208

Gesto de Fornecedores e Servios

To importante como escolher os profissionais e voluntrios que estaro

fazendo parte dos trabalhos do evento e a escolha dos seus fornecedores, das
empresas prestadoras de servios especializados. Precisamos tambm, fazer

que cada empresa se conhea, ou seja, se conheam e falem a mesma


linguagem, tendo o mesmo padro de qualidade e atendimento. Todas as empresas oficiais do evento devem ser alvo de criteriosa seleo, onde se deve

analisar a competncia, reputao, experincia e qualidade dos servios


anteriormente prestados e preo justo. Todas, sem exceo, devem ter contrato escrito previamente assinado, com descrio detalhada de suas
209

responsabilidades e deveres e cronograma.

Gesto de Fornecedores e Servios

Para cada produto, servio ou opcional oferecido a seus clientes, deve

haver um ou mais fornecedores j referenciados e com contrato de


fornecimento previamente definido e assinado. As condies mnimas a serem

negociadas e acordadas com cada um dependem das necessidades de cada


empresa e de seus mercados.

210

Gesto de Fornecedores e Servios

Alguns dos principais fornecedores e empresas prestadoras de servios

de um evento:
Decorao;

Catering
Equipamentos eletrnicos; Fotografia e filmagem

Grfica;
Gerador prprio de energia Empresa de aluguer de veculos; Limpeza
211

Organizao e Gesto de Eventos


Catering

212

Catering

O Catering

Ter a oportunidade de contar com este tipo de servio na realizao do


evento representa uma grande ajuda, em virtude de os colaboradores j

estarem habituados ao local e o servio desenvolve-se com maior facilidade.,


para alm de o custo poder ser menor.

213

Catering

O Catering

No caso de ser necessrio contratar uma empresa exterior, deve-se em


primeiro lugar, considerar que tipo e quantas refeies sero servidas ao longo

do dia ou dos dias e para que pblico. O tipo de refeies, a horas a serem
servidas, a quantidade de refeies em cada momento e outras questes especficas devem ser programadas e includas num cronograma prprio para

melhor controlo por parte da empresa de catering, o que originar um melhor


servio.

214

Organizao e Gesto de Eventos


Sesso solene

215

Cerimnias no Municpio
Sesso solene
A Sesso Solene pode ocorrer num espao prprio para a entrega de distines

ou medalhas do municpio, mas como meio para receber, de forma pblica e com a
maior dignidade, uma personalidade de que, estando de visita ao concelho, o justifique. Serve para registar outros atos, como sejam o dia do concelho e a

assinatura oficial de protocolos ou acordos de cooperao.


So enviados convites prprios para o efeito e organizada a sala na relao

direta com o universo e o tipo de convidados previstos.

216

Cerimnias no Municpio
Sesso solene
Deve-se acautelar a existncia de um espao de tempo entre a chegada aos

Paos do Concelho e o incio da cerimnia.


O Presidente da Cmara deve receber porta do edifcio a entidade, conduzindo-a ao seu gabinete.

Deve oferecer algo para beber, permitindo uns minutos de descontrao e de


conversa informal.

Este tempo precioso para que todos os convidados se instalem na sala,


tomando o seu prprio lugar. Quando isto acontecer as personalidades que integram a Mesa de Honra dirigem-se sala, sabendo previamente o seu lugar.
217

Cerimnias no Municpio
Sesso solene
A pessoa encarregue de gerir a cerimnia apresenta a composio da Mesa de

Honra, e d-lhe inicio em nome da entidade que preside.


Caso seja a entrega de distines, pode dar-se espao para uma interveno ao homenageado.

Caso sejam muitos os distinguidos, pode sugerir-se que um fale em nome de


todos, propondo-se a personalidade com maior prestigio, a que recebe maior

distino, sempre aquela que todos se revejam sem problemas.


Dando-se por concluda a cerimnia, pode seguir-se uma refeio formal ou no.
218

Cerimnias no Municpio
Sesso solene
As Mesas de Honra devem ser constitudas por um nmero impar de pessoas.
6 4 2 1 3 5 7

Pdio

219

Cerimnias no Municpio
Sesso solene
Se for par, considera-se a existncia de uma linha imaginria entre os dois

centros da mesa, sendo o maior importante o da direita , esquerda de quem olha


da assistncia.
5

Pdio
220

Cerimnias no Municpio
Sesso solene
A Mesa de Honra comea a constituir-se chamando primeiro a pessoa que a vai

presidir. Pode considerar-se que as pessoas ocupam os seus lugares sem serem
previamente chamadas. Por deferncia, o representante do clero fica numa cadeira especial, direita da

nessa, esquerda para a assistncia.


Se no houver muita solenidade e com poucas pessoas, bom apresentar,

atravs de um carto, o nome e o cargo ou s o cargo da pessoa em causa.


Chamam-se para integrar a Mesa de Honra, as restantes entidades pela ordem de precedncia.
221

Cerimnias no Municpio
Sesso solene
A primeira pessoa a usar da palavra pode ser o anfitrio para dar as boas

vindas, ou um seu representante.


Geralmente comea-se pela pessoa menos importante e a sesso acaba com o discurso da pessoa mais importante.

Os vocativos, so feitos pela ordem inversa comea pela pessoa com maior
precedncia e termina com Minhas Senhoras e Meus Senhores.

222

Cerimnias no Municpio
Sesso solene
Na plateia pode considerar-se a existncia de uma nica fila de cadeiras,

ficando os convidados sentados da seguinte forma:

Mesa da Presidncia Pdio


11
9 7
5 3 1 2 4 6 8 10

22

20

18

16

14

12

13

15

17

19

21

223

Cerimnias no Municpio
Sesso solene
Ou duas filas separadas por uma coxia central

Mesa da Presidncia

Pdio
10

20

19

18

17

16

11

12

13

14

15

224

Organizao e Gesto de Eventos


Tipos de reunies

225

Reunies oficiais
As reunies podem revestir-se de vrias formas, atendendo natureza dos

participantes ou ao objetivo que se pretende atingir.


Tipos de reunies: Conferncia

Definio: apresentao formal de tema cientfico, geral ou tcnico, por um


especialista no assunto. Objetivo: estudar, debater e extrair concluses sobre um tema. Durao: uma hora, sendo quarenta minutos para a conferncia e vinte minutos para o debate.

Pblico-alvo: especialistas e interessados no tema.


226

Reunies oficiais
A conferncia um tipo de evento que possibilita a disposio do ambiente de

vrias formas. As mais indicadas so:


1. a mesa principal reservada somente ao anfitrio e ao conferencista. As autoridades devem ser encaminhadas s primeiras fileiras do auditrio,

obedecendo a Ordem Geral de Precedncia.


2. a mesa principal reservada ao anfitrio, conferencista e demais autoridades. Neste caso, o conferencista far sua apresentao a partir da mesa principal. 3. a mesa principal reservada ao anfitrio, ao conferencista e s demais autoridades. No entanto, a apresentao do conferencista se d a partir da tribuna.

227

Reunies oficiais
Para iniciar a conferncia imprescindvel a presena de um presidente de

mesa, que far a apresentao do conferencista e coordenar os trabalhos..


Em seguida, o conferencista realiza sua apresentao e expe todos os aspetos previamente definidos.

Aps a exposio do convidado, a palavra poder ser dada plateia para


questes; contudo, quando se tratar de conferncia realizada na abertura de um evento maior, aconselhvel no abrir espaos para perguntas, pois a sequncia dos trabalhos poder ficar comprometida. Ao final dos debates, o presidente da mesa far os agradecimentos ao

conferencista, ao pblico presente, aos convidados e dar por encerrada as


atividades.
228

Reunies oficiais
Painel

Definio: evento onde um orador e at quatro especialistas explanam sua


viso sobre um tema predeterminado, sempre coordenado por um moderador. Objetivo: explanar, debater e obter concluses sobre um determinado tema. Durao: at uma hora e trinta minutos. Pblico-alvo: pessoas interessadas no tema.

229

Reunies oficiais
Painel

Os trabalhos tm incio com a apresentao do orador e dos especialistas.


O moderador informa sobre a dinmica das atividades e passa a palavra ao orador, que ter 15 minutos para se manifestar. Falam, em seguida, cada um dos

especialistas, por dez minutos. Todos devem dispor do mesmo tempo para se
manifestarem. Encerradas as apresentaes, o moderador iniciar os debates e o orador e os especialistas respondero s perguntas formuladas.

230

Reunies oficiais
Palestra

Definio: evento caracterizado pela apresentao de um tema, por um


especialista, a um grupo de pessoas com interesses comuns. Objetivo: informar e atualizar o pblico sobre um determinado assunto.

Durao: uma hora, sendo quarenta minutos para a apresentao e vinte


minutos para perguntas e respostas. Pblico-alvo: pessoas interessadas no tema. O evento iniciado com a apresentao do palestrante e, em seguida, a ele concedida a palavra. Finda a exposio, d-se incio aos debates com a plateia.

Terminando os debates, o moderador (o anfitrio ou o locutor) encerra a palestra


agradecendo a presena de todos.
231

Reunies oficiais
Brainstorming

Este tipo de reunies no deve ter muitos participantes. Espera-se que cada
um, de forma livre e sem inibies, d expresso sua imaginao e criatividade. O seu objetivo encontrar uma soluo original para um problema.

So apontados todos os contributos, seguindo-se uma anlise de todas as


propostas e a concluso.

232

Reunies oficiais
Tipos de Mesas para Reunies

Mesa retangular simples.


Quando se trata de duas delegaes, a da casa e a convidada, a anfitri deve sentar-se de costas para as janelas e a convidada de frente para as mesmas.

Estas reunies devem ser logo pela manh, para que aluz que entra nas janelas
seja de pouca intensidade.

4
233

Reunies oficiais
Tipos de Mesas para Reunies

Mesa em Ferradura ou em U invertido


A sua utilizao aconselhada quando se trata de trs delegaes diferentes. A delegao anfitri que preside, fica sentada na parte de fora da curvatura do U.

Em caso de prolongamento do U deve sentar-se cada uma das outras delegaes


direita e esquerda da delegao anfitri - ,consoante uma precedncia prestabelecida antes do inicio da reunio e que deve ser indicado pelo anfitrio principal.

234

Reunies oficiais
Tipos de Mesas para Reunies

Mesa em Ferradura ou em U invertido


4 4

235

Reunies oficiais
Tipos de Mesas para Reunies

Mesa quadrada grande


Sentam-se mesa quadro delegaes, ficando frente a frente e com o chefe de delegao ao centro da equipa.
4 4

236

Reunies oficiais
Tipos de Mesas para Reunies

Mesa retangular ou oval grande


So os tipos de mesa ideais para grandes reunies, com vrias delegaes. Na mesa retangular, a presidncia deve sentar-se num dos cantos pequenos do

retngulo.
H que ter em conta a localizao das janelas, que devem ficar nas costas ou do lado esquerdo. Com a mesa oval, a presidncia pode sentar-se ao centro de um dos lados maiores, desde que o cuidado de distribuir protocolarmente, sua direita e sua

esquerda, as delegaes visitantes.


237

Reunies oficiais
Tipos de Mesas para Reunies

Mesa retangular ou oval grande

238

Reunies oficiais
Auditrios

Com uma mesa ao centro, numa posio mais elevada do que o espao
reservado ao pblico e para ele virada, seguem-se as cadeiras em fila. Deve-se considerar a seguinte listagem de equipamento necessrio:

Data-show
Computador Projetor de diapositivos TV e vdeo ou DVD Ecr branco

Paper-board e caneta
gua e copos
239

Reunies oficiais
Auditrios

Deve-se considerar a seguinte listagem de equipamento necessrio:


Papel branco e esferogrficas para participantes Dossier pessoais dos participantes

Diapositivos ou transparncias para as apresentaes.

240

Reunies oficiais
Convocatrias

As convocatrias so o modo e o meio para comunicar as existncias das


reunies e devem conter: Local da reunio, com indicao do nmero d telefone e morada, se necessrio

juntar mapa com a localizao.


Data e hora: Ordem de trabalhos pormenorizada; entidade e personalidade que convoca a reunio.

241

Reunies oficiais
Material a distribuir aos participantes Os dossiers a distribuir devem incluir:
carta ou mensagem de apresentao;
programa da reunio ou a ordem de trabalhos;

Documentao diversa;
Localizao, acessos e distribuio das salas; Lista de participantes; Telefones uteis; Resumo das intervenes dos oradores; carto de identificao dos intervenientes e dos participantes conforme o caso; Mapa da localidade e diversa informao til.

Papel branco, lpis ou esferogrfica


242

Reunies oficiais
Material a distribuir comunicao social
programa da reunio ou a ordem de trabalhos;

participantes
Informao sobre acreditao e passes;

transportes
Mapa da localidade, da zona da reunio e diversa informao til. Servios de apoio bar/banco; Centro de OCS Localizao e horrio Telefones uteis Servios on-line

Conferncia de imprensa
243

Protocolo mesa

Alm dos almoos e jantares oficiais, em que os convidados se sentam mesa,


oferecem-se tambm refeies oficiais de p, revestindo-se de diversas formas e possibilidades de organizao.

As recees noite acontecem, normalmente, a seguir a um banquete oficial.


Quando no possvel convidar mais do que um certo nmero de personalidades, pode levar-se a efeito uma receo no final. As recees de manh so usadas, normalmente, pelas misses diplomticas no dia da sua festa nacional, podendo servir como soluo aquando de uma

cerimnia municipal.
244

Protocolo mesa
As recees ao fim da tarde correspondem ao que vulgarmente se chama de
cocktail e destinam-se a reunir um nmero mnimo de 30 convidados e um mximo que pode ir s centenas, no sendo vivel t-los todos sentados mesa.

Existem duas formas:


O cocktail propriamente dito, que ter um lugar num perodo definido entre as 19

e as 21 horas, servindo-se neste caso, bebidas e acompanhamentos ligeiros.


Se levar a efeito um cocktail num jardim, ao ar livre, pode denominar-se de garden party.

Inicia-se mesma hora e pode no ter limite fixado. mais elaborada, servindose bebidas e diversos pratos, precedidos dos canaps e salgadinhos.
245

Protocolo mesa
Os convidados dirigem-se s mesas onde estar a comida, podendo existir a
modalidade de se servirem ou de serem servidos pelo pessoal prprio. possvel a colocao de pequenas mesas que permitem aos convidados

comerem sentados ou criar lugares onde eles possam apoiar o prato.


No existem lugares marcados, os anfitries misturam-se com os convidados.

Podem ainda existir variaes como o cocktail- party que se realiza das sete
s nove. O servio volante, sem bufete ou pratos quentes, constando para alm das bebidas normais, de toda a espcie de canaps e salgadinhos.

246

Protocolo mesa
O brunch pode ocorrer entre as 11 e as 13 horas e normalmente utilizado em
dias em que no se trabalha, dada a hora em que servido. Sob a forma de bufete, so servidos pes, carnes fritas, ovos acompanhados das bebidas prprias do

pequeno-almoo.

247

Protocolo mesa
Refeies formais
Na preparao dos almoos ou jantares oficiais, h que ter em conta: 1. Tipos de mesa

2. A modalidade da presidncia
3. A colocao dos convidados mesa, atendendo ao sexo e s suas

precedncias
4. A colocao das mesas na sua relao com a sala.

248

Protocolo mesa
Tipos de mesa

Mesa retangular

Mesa oval

Mesa redonda

249

Protocolo mesa
Tipos de mesa

Mesa quadrada

Mesa Imperial

Mesa em U

250

Protocolo mesa
Tipos de mesa

Mesa em ferradura

Mesa Imperial

Mesa em pente

251

Protocolo mesa
As presidncias
Devem estar situadas uma em frente da outra, considerando-se o lugar dos anfitries.

Uma primeira presidncia para o dono da casa e uma segunda presidncia para
a anfitri, a mulher do dono da casa.

Existem dos tipos de Presidncia: Inglesa, situadas nas pontas da mesa, ou


Francesa, situadas ao meio da mesa. O primeiro mais propcio a reunies de trabalho, quando se quer a

participao de todos, numa dinmica de grupo. O sistema francs mais utlizado


para refeies oficiais ou de trabalho.
252

Protocolo mesa

A presidncia Inglesa

A1

253

Protocolo mesa
As presidncias A presidncia da presidncia inglesa tem como vantagens:

A conversa pode tornar-se mais uniforme e generalizada.


O fato de as presidncias estarem nos extremos e os convidados principais

sua volta conduz a que existem dois polos de conversao importante e um de


conversao secundria. Os convidados de menor importncia, que esto situados no centro da mesa,

incorporam-se mais facilmente nos assuntos podendo conversar entre eles.


Dilui as categorias- os convidados de menor importncia ladeados pelos de maior importncia veem dissimulada a sua posio inferior, no existindo convidados de segunda.
254

Protocolo mesa

As presidncias

A presidncia da presidncia inglesa tem como desvantagens:


a diviso em dois grupos de convidados importantes. Se as presidncias ficarem muito afastadas, cria-se, entre elas, uma barreira

humana dos menos importantes, que esto sentados no centro da mesa,


dificultando uma conversa nica e conjunta.

255

Protocolo mesa

As presidncias

Para a colocao das presidncias deve atender-se entrada dos convidados e


porta de servio e tambm h existncia ou no de janelas. O anfitrio deve estar de frente para a porta de entrada dos convidados e a

anfitri a olhar para a porta de servio.


Muitas vezes as portas de forma a poder aplicar-se a regra, mas o que fica

como norma que o anfitrio deve estar sempre de frente para a porta de entrada
dos convidados.

256

Protocolo mesa

A presidncia Francesa

Tem como vantagens:


Favorece a conversao importante. O fato de as duas presidncias estarem em frente uma da outra, mas com maior

proximidade, permite um agrupamento de convidados de maior categoria,


sentando-se os restantes direita e esquerda de cada um deles, formando assim

um polo de conversao importante

257

Protocolo mesa

A presidncia Francesa

Tem como desvantagens:


Prejudica a conversao nos extremos da mesa. A conversao importante situa-se no zona central da mesa.

Os convidados de menor categoria esto situados nos extremos da mesa tendo


uma participao passiva na conversao, limitando-se a ouvir.

258

Protocolo mesa

A presidncia Francesa
A

A1

259

Organizao e Gesto de Eventos


Planeamento Financeiro e Oramentao

260

Planeamento financeiro e oramentao

O que oramento em eventos

Oramento responder pelos custos para a implantao do projeto


apresentado

Todas as atividades propostas empresa devero ser amparadas por um


oramento. O oramento composto pela apurao de todas as despesas para o custo

de um projeto, para alm de identificar as fontes de recursos para a captao


de verba para amparar estas despesas planeadas.

261

Planeamento financeiro e oramentao


Composto do planeamento de oramentao Relao detalhada e organizada de todos os itens que representam despesas

e necessitam de apoio, patrocnio ou doao para a sua captao.


Organizao dos itens por assunto e por tipologia (fixos e variveis, recursos

de materiais, humanos ou fsicos).


Definio dos processos de captao de recursos (fonte prpria, apoios, patrocnios).

Levantamento de custos (levantamento junto aos fornecedores, por exemplo).


Avaliao dos custos levantados (avaliao de fornecedores relao custo

versus benefcio- comparativo de propostas e oramentos apresentados.


262

Planeamento financeiro e oramentao


Composto do planeamento de oramentao No caso de necessidade de captao de apoio ou patrocnio, o planeamento

de proposta, definio de cotas e benefcios ao patrocinador, e definio do plano


de catao .

Apresentao do planeamento de oramentao para aprovao.


Adequaes ou revises que se achem necessrias Controlo e fluxo de caixa

Avaliao
Verificao de custos no planeados

Apresentao de relatrio sobre os recursos gastos e retornos obtidos.


263

Planeamento financeiro e oramentao


Estrutura para o desenvolvimento do plano de oramentao No caso de captao de patrocnios e apoios, pode-se elaborar o plano

internamente ou deixar este trabalho para profissionais especializados no


assunto.

264

Planeamento financeiro e oramentao


Plano de oramentao organizao dos itens por assunto e por tipologia

Recursos humanos:
Mestre de cerimnia

Rececionista
Empregados de mesa Recursos materiais:

Livros de presena
Recursos fsicos:

Preparao do local do evento


265

Planeamento financeiro e oramentao


Plano de oramentao organizao dos itens por assunto e por tipologia

Custos fixos e custos variveis:


Os custos fixos so os que se mantm estveis no curso do evento,

independentemente do numero de participantes, tais como despesas dos pessoal


de atendimento, publicidade. Consideram-se custos variveis os custos de alimentao e bebidas, por

exemplo.

266

Planeamento financeiro e oramentao


Definio dos processos de captao de recursos Fonte prpria

Despesas totais ou em parte pela empresa organizadora do evento


Fonte externa

Captao de recursos externamente para o custo total ou parcial das


despesas do evento, por meio: Patrocnio

Apoios
Parcerias

267

Planeamento financeiro e oramentao


Levantamento de custos De maneira geral realizado o levantamento de 3 fornecedores para os

principais itens do oramento.


importante avaliar os valores apresentados mas tambm a qualidade dos

servios prestados.
necessrio por vezes, pesquisar o histrico de servios ou produtos do fornecedor junto a clientes anteriores.

268

Planeamento financeiro e oramentao


Levantamento de custos Na hora de fechar contrato com os fornecedores, importante considerar a

negociao envolvida como tipo de desconto, entre outras questes.


Para projetos de grande dimenso, recomenda-se a escolha da agncia

fornecedora atravs do processo de concorrncia (envolvendo a apresentao de


propostas , a partir de um mesmo briefing e fazendo a escolha atravs de comparao para a escolha da empresa vencedora do processo).

269

Planeamento financeiro e oramentao


Avaliao dos custos levantados importante uma avaliao prvia dos fornecedores relao custo versus

benefcio (nem sempre o melhor custo representa o melhor benefcio ou proposta


para o evento).

Comparar propostas e oramentos apresentados:


Detalhar os dados objetivos detalhados das peas ou servios, fazendo o cruzamento qualitativo e quantitativo dos itens apresentados, para se poder

avaliar com maior nmero de fundamentos para justificar as escolhas por um ou


outro fornecedor.

270

Planeamento financeiro e oramentao


Captao de apoio ou patrocnio -planeamento O patrocnio de eventos um investimento feito pelas empresas. Ainda que o

resultado no seja mensurvel imediatamente, a mdio e a longo prazo, projeta e


consolida a imagem no mercado,

As formas mais tradicionais de patrocnio ou apoio so:


Contribuio financeira Emprstimo de equipamentos

Doao de brindes para a distribuio gratuita ou venda


Prestao de servios tcnicos

etc
271

Planeamento financeiro e oramentao


Captao de apoio ou patrocnio planeamento Possveis benefcios a serem propostos

Inscrio de logomarca nos mdia especializada no evento


Divulgao da empresa patrocinadora por meio de assessoria de imprensa

da imprensa promotora do evento


Promoo da empresa patrocinadora por meio de cartazes publicitrios Inscrio do nome, marca ou logotipo do patrocinador

Incluso de publicaes do patrocinador na encarte oficial do evento


etc

272

Planeamento financeiro e oramentao


Captao de apoio ou patrocnio planeamento Organizao da proposta

Organizao do projeto de evento:


Planeamento das metas de captao de patrocinadores

Tipo de apoios
Seleo dos benefcios a serem apresentados ao patrocinador Seleo e avaliao das empresas a serem trabalhadas para a captao

(avaliando o seu perfil, seus objetivos, suas estratgias e oramentos destinados


a eventos)

273

Planeamento financeiro e oramentao


Captao de apoio ou patrocnio planeamento Uso de leis de incentivos fiscal: troca de recursos de patrocnios por

abatimento nos impostos das empresas utilizando as leis de incentivos fiscal

274

Planeamento financeiro e oramentao


Apresentao do planeamento para aprovao Na apresentao do plano de oramento importante:

Estudar com antecedncia todos os itens, de forma a evitar qualquer erro.


Estudar as argumentaes a favor ou contra de determinadas aes ou

fornecedores, para estar preparado para argumentar com os nveis superiores.


Detalhar ao mximo informaes e valores, como observaes sobre as formas de clculo e especificaes sobre custos fixos e custos variveis.

275

Planeamento financeiro e oramentao


Adequaes ou revises que se sejam necessrias Aps a aprovao, possvel que sejam solicitadas adequaes ou revises

em relao s verbas apresentadas:


Redues de verba ou adequaes no projetos podem ser solicitadas, o que

originar um novo perodo de tempo de trabalho para a realizao da tarefa


importante considerar o espao de tempo no cronograma do projeto para as adequaes e reviso de oramento do evento.

276

Planeamento financeiro e oramentao


Adequaes ou revises que se sejam necessrias importante o retorno a todos os fornecedores requisitados para a prestao

de oramentos, mesmo que no sejam escolhidos para a contratao.

Na renegociao de valores ou solicitao de outras procuras, importante


ter em mente os prazos necessrios de que o fornecedor necessitar ara readequar as propostas.

277

Planeamento financeiro e oramentao


Controlo e fluxo de caixa

O controlo do oramento durante e ps-evento fundamental.


Acompanhar as alteraes, fazer anotaes, fazer encaminhamentos dos

procedimentos fiscais internamente, so tarefas importantes, que se devem ter


ateno tanto quanto o desenvolvimento do evento em si, para evitar transtornos posteriores com possveis falhas ou erros de comunicao.

278

Planeamento financeiro e oramentao


Controlo e fluxo de caixa

Ter um fluxo de caixa organizado de igual importncia. Anotar e organizar


todos os recursos obtidos externamente e anotar todos os valores de notas de

servios e produtos prestados durante a realizao do projeto so importantes


para que o trabalho posterior de produo de relatrio de despesas se torne mais fcil, detalhado e real.

279

Planeamento financeiro e oramentao


Avaliao-verificao de custos no planeados Aps o fim do evento, necessrio fazer o levantamento e anlise do fluxo

de caixa, para verificar possveis desvios ou se tudo correu dentro do planeado.


Os desvios podem ocorrer:

Aes no previstas no projeto


Custos oramentados inadequadamente No atualizao de custos, caso o projetos tenha sido planeado com muita

antecedncia e no tenham sido consideradas aumentos normais da passagem


do ano.

Verbas oramentadas para alm do necessrio


280

Planeamento financeiro e oramentao


Relatrio do plano de oramento No fim do evento, necessrio realizar um relatrio sobre os recursos gastos

e retornos obtidos, para apresentar aos nveis superiores, patrocinadores.


Esse relatrio deve ser composto pela apresentao de todas as despesas

gastas, de forma detalhada - contendo valores, nome do fornecedor e datas de


pagamentosapoios, etc. e de todos os recursos angariados por meio de patrocnios,

281

Organizao e Gesto de Eventos


Ferramentas de controlo e avaliao ps-projeto

282

Ferramentas de controlo e avaliao ps-projeto

O controlo pode abranger a simples presena do organizador e o acompanhamento dirio junto do pessoal at implementao e monotorizao de um plano detalhado de responsabilidades, relatrios e oramentos.

283

Ferramentas de controlo e avaliao ps-projeto

3 Processos de controlo: Estabelecer padres de desempenho atravs de diretrizes estabelecidas pela organizao do evento, pelas exigncias dos clientes, patrocinadores,

pelas expetativas do pblico-alvo ou convidados.


Identificar desvios dos padres de desempenho medindo-se o despenho atual e medindo com os padres estabelecidos.

Correo de desvios quando se conclui que qualquer desempenho no


est altura dos padres deve ser corrigido.

284

Ferramentas de avaliao ps-projeto

No sentido de seguir este processo de controlo, interessa estabelecer mecanismos que devem ser: Significativos e eficazes devem ser direcionadas para as reas

previamente identificadas, que contribuem para o sucesso do evento.


Simples a sua finalidade prtica e os controlos devem ser comunicados para vrios nveis de eventos.

Relevantes os mecanismos de controlo devem estar preparados para


corresponder a cada rea do evento e ser distribudos por aqueles que tm

responsabilidade em execut-los.
285

Ferramentas de controlo e avaliao ps-projeto

No sentido de seguir este processo de controlo, interessa estabelecer mecanismos que devem ser: Oportunos e flexveis os desvios em relao ao plano devem ser

identificados atempadamente e encaminhados organizao.


Capazes de identificar uma providncia os mecanismos mais uteis so aqueles que fornecem providncias corretivas quando os .elementos da equipa

organizativa encontram uma discrepncia entre o plano e a realidade.

286

Ferramentas de controlo e avaliao ps-projeto

Os objetivos dos mtodos de controlo ser sempre destacar as reas que apresentam desvios em relao ao planeamento de modo que a organizao possa tomar as medidas necessrias e corretas.

287

Ferramentas de controlo e avaliao ps-projeto


Os mtodos mais utilizados so os seguintes: Reunies e relatrios Os relatrios de avaliao do progresso de um evento pode ser o mtodo

mais comum. Estes relatrios so usados nas reunies da organizao.


As reunies dos responsveis organizativos de evento acontecem com a frequncia necessria para avaliar os relatrios das equipas.

Delegao de auto controlo


Criao de subcomisses num evento, que permite a delegao de

atividades a um determinado grupo responsvel por uma rea de atividade,


devendo este solucionar problemas antes que lhe sejam comunicados.
288

Ferramentas de controlo e avaliao ps-projeto

Gesto de riscos. A avaliao do risco faz-se atravs de uma correta avaliao das ameaas potenciais, definio de aes preventivas e estabelecimento de formas de

atuao perante as problemas que ocorram. Trata-se de uma anlise de risco


em relao a todas as reas e criar um planeamento que estabelea mecanismos de controlo e defina meios de resoluo.

289

Ferramentas de controlo e avaliao ps-projeto


Formas de controlar o risco em eventos: Cancelar ou evitar o risco se houver um grande risco pode ser necessrio adiar ou cancelar parte do evento;

Diminuir o risco- os riscos que no podem ser eliminados devem ser


reduzidos. Reduzir a gravidade dos riscos que venham ocorrer- pode no ser possvel

evitar um desastre natural mas podemos preparar um plano para conteno dos
seus efeitos.

290

Ferramentas de controlo e avaliao ps-projeto


Formas de controlar o risco em eventos: Planear substitutos e apresentar alternativas no caso de um cancelamento de um participante a organizao deve apresentar alternativas.

Distribuir o risco distribuir o risco por vrias reas do evento poder diluir o
impacto. Transferir o risco o risco pode ser transferido para outros participantes no

evento, como no caso das empresas contratas.

291

Ferramentas de controlo e avaliao ps-projeto


Avaliao Avaliar fundamental para a melhoria da organizao do evento. Os trabalhos desenvolvidos para um evento so avaliados ao longo das

diversas etapas de planeamento e realizao dos mesmos. Esta avaliao pode


ser feita atravs de implementao de sistemas de controlo dos planos operacionais, quer atravs de mtodos de controlo.

292

Ferramentas de controlo e avaliao ps-projeto


Avaliao A avaliao de um evento consiste num processo de observao, medio e acompanhamento critica da sua implementao com o fim de avaliar os

resultados de forma precisa.


Esta avaliao possibilita a definio de um perfil do evento, recorrendo s suas caractersticas bsicas, assim como os dados relevantes sobre o mesmo.

Permite o feedback aos parceiros envolvidos no evento, ao mesmo tempo que


acaba por ter uma fundamental importncia na sua gesto atravs de um mtodo

de anlise e aperfeioamento.
293

Ferramentas de controlo e avaliao ps-projeto


Avaliao A avaliao um processo de finalizao, que tem maior incidncia na ultima fase de um evento, mas atravessa a parte do planeamento quer a parte da gesto

do evento.

294

Ferramentas de controlo e avaliao ps-projeto


Avaliao 1. Avaliao pr-evento Os fatores que permitem determinar a realizao do evento acontecem na fase

do planeamento. Pode-se considerar esta fase como a de estudo de viabilidade,


usada para determinar os recursos que o evento requer, podendo indicar se o evento deve ou no avanar.

Esta avaliao ir comparar os perfis de eventos semelhantes, podendo


resultar no estabelecimento de metas ou padres em relao aos quais o sucesso

do evento ser medido.


295

Ferramentas de controlo e avaliao ps-projeto


Avaliao 2. Monitorizao do evento. A monitorizao do processo do evento atravs das vrias etapas de

implementao possibilita a adequao dos fatores que esto a determinar o


evento. Durante o evento, a observao do desenrolar do mesmo fundamental, uma

vez que pode determinar que por uma questo de controlo oramental se efetue
cortes nas despesas ou se reoriente verbas para outras reas.

Esta observao pode levar a alteraes que melhorem o evento.


296

Ferramentas de controlo e avaliao ps-projeto


Avaliao 3. Avaliao ps-evento

Esta avaliao implica a compilao de todos os dados e informaes sobre o


evento e anlise dos mesmos em relao aos seus objetivos e misso.

Reunio de feedback com os colaboradores e os parceiros do evento, onde se

discutem as foras e as fraquezas e recolhem informaes.

A avaliao ps-evento pode incluir algum tipo de questionrio ou realizao de

um estudo para sondar as opinies dos participantes quanto sua experincia, como
medir os nveis de satisfao do evento.

A natureza da avaliao ser determinada pelo propsito de evento e do seu

pblico-alvo.
297

Ferramentas de controlo e avaliao ps-projeto


Procedimento de avaliao Tcnicas de avaliao de eventos:

recolha de dados atravs de formulrio cedido aos participantes

Observao direta por parte colaboradores, permitindo a reunio de informaes sobre a qualidade

Recolha de informaes por parte dos colaboradores.

Questionrios e estudos que permitam recolher e quantificar dados acerca dos

padres usados pelos participantes do evento.

298

Ferramentas de controlo e avaliao ps-projeto


Procedimento de avaliao Relatrios aos parceiros do evento

Os relatrios de avaliao so importantes:


a organizao ir querer saber quais as realizaes do evento, se cumpriu o oramento e os prazos previstos, se atingiu os objetivos, qual foi a quantidade de

publico e se as suas expetativas foram atendidas.


os patrocinadores de evento podero querer obter outras informaes como por

exemplo o nvel de perceo dos seus produtos.


Conhecer o impacto do sector econmico da comunidade.

299

Ferramentas de controlo e avaliao ps-projeto


Quando se procede reunio de toda a informao deve-se selecionar o
destinatrio de cada tipo de informao e preparar um relatrio final.

No seguimento da informao reunida nesses relatrios, a organizao poder


recolher os dados necessrios produo de press realeses, assim como a criao de um dossier para patrocnios futuros.

A combinao de todos estes mtodos e a compilao de todos os resultados


indicar o resultado final do evento e se os esforos desenvolvidos e as politicas e

as estratgias aplicadas foram as mais corretas, assim que permitiro o


aperfeioamento do planeamento para futuros eventos

300

Estratgias de comunicao

301

Estratgias de comunicao
No enorme aglomerado de instituies oficiais ou no, que prestam servios e
desenvolvem um pas, quase todas levam a cabo eventos para oferecerem a

oportunidade de aprender, atualizar-se, fazer intercmbio de conhecimentos ou


estreitar as relaes pessoais e interinstitucionais, e partilhar experincias e opinies em campos to variados.

Dependendo da tcnica, do mtodo de divulgao, da sua natureza, do


propsito e da sua durao, os eventos podem ser designados de congressos,

recees, inauguraes, graduaes, entregas de distines, juramentos entre


outros.

302

Estratgias de comunicao
A Imagem Corporativa segundo especialistas na matria da comunicao
corporativa, trata-se de uma entidade como ser propriamente dito, que em conjunto

com o trabalho organizacional forma a personalidade da instituio.


Neste sentido podemos compreender a Logomarca como canal de transmisso de valores, filosofia e cultura organizacional. Esta formada por dois elementos, a

identidade grfica e a identidade ambiental.

303

Estratgias de comunicao
Em conjunto devem: Refletir o Evento

Comunicar o tema
Ser atraente e chamar a teno Criar uma imagem do Evento

Transmitir mensagens importantes


Ser colorida (de preferncia)

Na primeira, o nome e o logtipo funcionam como um complemento do


reconhecimento da organizao. Na segunda, o mobilirio, a tecnologia e a prpria ergonomia das instalaes, so os elementos constituintes.

Por fim, inclui tambm uma identidade sonora que se refere publicidade.
304

Estratgias de comunicao
O que divulgar/comunicar um evento?
MARKETING DE EVENTOS

VARIVEL DA COMUNICAO

REA ESTRATGICA Politica de marketing? - Posicionamento da empresa?


- Objetivos do evento? - Pblico-alvo?

REA OPERACIONAL -Meios? - Instrumentos?


- Canais de divulgao?

305

Estratgias de comunicao
Qual a relao entre a divulgao do evento e a imagem a criar?
A divulgao do evento (poltica de comunicao) responsvel pela definio

da imagem da empresa/organizao/produto/servio.
O que imagem? Duas ticas: emissor e recetor.

O que significam exatamente?

306

Estratgias de comunicao
Divulgao
A divulgao feita tendo por base uma estratgia de comunicao que tem

como ponto de partida o pblico-alvo. A forma como comunicamos e os


instrumentos que utilizamos so essenciais. Temos que ter em conta: Quem comunica (Quem pode passar informao para o exterior e influenciar

imagem do evento)
A quem se comunica (a quem queremos dirigir a mensagem),

Como comunicamos (que meios utilizamos).

307

Estratgias de comunicao
Divulgao
Alguns instrumentos que podem ser utilizados em divulgao:

Mupis e Outdoors (estruturas de mobilirio urbanos, que deve ser utilizada em


grandes eventos, e que tem grandes custos); Folhetos (permitem reunir um conjunto de informao detalhada sobre o evento

e ser distribuda junto do pblico alvo em concreto que se quer);


Convites (Um dos principais meios de divulgao do evento. O convite

apresenta especificidades que refletem as caractersticas e natureza particulares


do evento - se publico a personalizao um aspeto menor, mas numa cerimnia especial ou privada a personalizao importante).
308

Estratgias de comunicao
Cartazes (permitem colocar informao e ser veiculada junto do pblico alvo)
Spots rdio e televiso e anncios de jornal (permitem atingir um pblico mais

abrangente mas com elevados custos);


Divulgao junto dos rgos de comunicao social (muito importante porque se esta divulgao for bem feita e o evento captar a ateno da imprensa seja ela

nacional ou regional o evento divulgado nesses meios de comunicao);


Newsletter digital (permite veicular muita informao junto de um pblico muito

abrangente, no entanto pode no cumprir o seu objetivo junto de um determinado


segmento da populao. Sem custos); Redes sociais e sites (permite veicular muita informao)
309

Estratgias de comunicao
Timing da divulgao depende do tipo de evento:
Se for uma cerimnia (Ex. inaugurao / primeira pedra) deve ser feita com uma

semana / quinze dias de antecedncia);


Se for um workshop / formao (um / dois meses de antecedncia, podendo ser feitos reforos);

Se for concerto (dois / trs meses antes com reforos)

310

Estratgias de comunicao
Timing da divulgao depende tambm das pessoas que pretendemos
convidar: Se membro do governo, agenda da pessoa etc.

Veculos a utilizar devem ser adequados ao pblico-alvo: Ex.: Suportes


informticos junto de populao mais jovem; divulgao com apoio de instituies que trabalham com pblico-alvo: associaes de estudantes, centros de convvio,

etc.
Confirmar entidades principais

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Correspondncia
Correspondncia

A correspondncia deve ser redigida e endereada ao seu destinatrio em


termos claros e precisos, sem margem de dvida. Toda a carta, em particular as de natureza oficial, deve ter a resposta num prazo

razovel, ainda que s se acuse a receo e se informe o encaminhamento ou


tratamento que ela recebeu. Tradicionalmente, os ofcios enviados pelos servios centrais aos outros servios denominam-se de despachos. A indicao da data dever figurar no canto superior direito, por debaixo das

cotas do nmero e do processo.


312

Correspondncia
Correspondncia

Os Despachos terminam sem nenhuma formula de cortesia, mas os ofcios


terminam com: Com os melhores cumprimentos. Antes da assinatura deve indicar-se o cargo do remetente. Outros tipos de correspondncia so as

informaes de servio, os relatrios, os apontamentos de conversa.

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Correspondncia
Cargo No cabealho Tratamento direto (quando nos dirigimos a) Vossa Excelncia Tratamento indireto (quando nos referimos a) Sua Excelncia Final da Carta No Sobrescrito

Presidente Repblica

da

Senhor Presidente, Excelncia

Apresento a vossa Excelncia, Senhor Presidente, a expresso da minha mais alta considerao Apresento a vossa Excelncia, Senhor Presidente, a expresso da minha mais alta considerao Apresento a vossa Excelncia, Senhor Primeiro Ministro, a expresso da minha mais alta considerao

A Sua Excelncia o Presidente da Repblica (seguido do ttulo, grau acadmico ou posto militar e do nome) A Sua Excelncia o Presidente da Assembleia da Repblica (seguido do ttulo, grau acadmico ou posto militar e do nome A Sua Excelncia o Primeiro Ministro (seguido do ttulo, grau acadmico ou posto militar e do nome

Presidente Assembleia Repblica

da da

Senhor Presidente da Assembleia da Repblica Excelncia

Vossa Excelncia

Sua Excelncia

Primeiro Ministro

Senhor Primeiro Ministro Excelncia

Vossa Excelncia

Sua Excelncia

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Correspondncia
Cargo No cabealho Tratamento direto (quando nos dirigimos a) Vossa Excelncia Tratamento indireto (quando nos referimos a) Sua Excelncia Final da Carta No Sobrescrito

Um Ministro

Senhor Ministro de (indicao da pasta), Excelncia

Apresento a vossa Excelncia, Senhor Ministro, a expresso da minha mais alta considerao

A Sua Excelncia o Ministro de (indicao da pasta), (seguido do ttulo, grau acadmico ou posto militar e do nome A Sua Excelncia o Embaixador de Indicao do pas) (seguido do nome)

Um embaixador

Senhor Embaixador Excelncia

Sua Excelncia

Sua Excelncia

Aproveito a oportunidade para apresentar a Vossa Excelncia, Senhor Embaixador, os protestas da minha muita considerao. Tenho a honra de ser um humilde e obediente sbito e servo de Vossa Majestade (caso ingls) ( de um habitante de um pas republicano)

Um soberano

Meu Senhor Minha Senhora

Vossa Majestade

Sua Majestade

A Sua Majestade O Rei ou a Ranha

315

Correspondncia
Correspondncia

Os restantes cargos do Governo, exceto os Secretrios de Estado, tratam-se


por Senhor ou Senhora, seguindo do cargo que ocupa. Deve-se dirigir a um militar dizendo Senhor General, Senhor Coronel, Senhor

Comandante.
Nunca se deve preceder um posto por Meu Meu Comandante. No tendo a certeza da patente deve dizer simplesmente Senhor.

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Correspondncia - Religiosos
Cargo No cabealho Tratamento direto (quando nos dirigimos a) Vossa Santidade/ Beatitude Vossa Eminncia Tratamento indireto (quando nos referimos a) Sua Santidade/ Beatitude No Sobrescrito

Papa

Santidade/ Beatitude

Sua Santidade o Papa Francisco I Cidade do Vaticano Ao Excelentssimo e Eminentssimo Dom Jos da Cruz Policarpo Cardeal Patriarca de Lisboa, ou A Sua Eminncia O Cardeal Patriarca de Lisboa Dom Jos da Cruz Policarpo Ao Exmo, e Revmo. (no se inclui ttulo, nome) Arcebispo de (lugar) ou, A Sua Excelncia Reverendssima Dom (nome) Arcebispo de (lugar)

Cardeal

Excelentssimo e Eminentssimo Senhor Cardeal ou, Excelncia Eminentssima

Sua Eminncia

Arcebispo, Bispo

Exmo. e Revmo. Senhor Excelncia Reverendssima

Excelncia Reverendssima

Padre

Reverendssimo Padre

Vossa Reverncia

Sua Reverncia

Ao Reverendssimo Senhor Padre (nome) Ao Revmo. Senhor Padre (ttulo e nome)

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Net etiqueta
Net etiqueta

Nestes novos tempos de comunicao, em que substituiu a interao pessoal


pela virtual, foram criadas algumas regras e normas, que acabaram por receber a designao de Netetiqueta.

No se deve substituir o envio formal de correspondncia ou e convites para as


cerimnias organizadas pelas autarquias. O convite pela sua formalidade, forma e contedo, muito mais pessoal e distinto. O mail servir por exemplo para mobilizar um grande conjunto de pessoas

convidando-as a estar presentes para um ato aberto populao.


318

Net etiqueta
Netetiqueta

A resposta a um mail deve ser dada no prazo de 24 horas. Se no for possvel,


envie pelo menos a acusar a receo e a referir que vai responder mais tarde. No deve deixar espaos entre a mensagem original e a que envia.

Quando responder a uma resposta a um ser mail, limpas tudo o que


desnecessrio s mantendo o ltimo registo. No escrever em letras maisculas: isso significa que est a gritar com o destinatrio. Pode usar-se apenas nos ttulos ou para chamar a ateno pela urgncia do mail.

319

Convites

Os convites oficiais so normalmente dirigidos a personalidades ligadas a


funes que se relacionam direta ou indiretamente com a Cmara Municipal ou com o Estado, so sempre feitos a carto impresso, com uma forma universal

aceite e cujas dimenses so de 11,5 ou 12X15,5 ou 18cm e cujos dizeres,


encimados pelo Braso Municipal, comeam pela indicao do nome da entidade que convida- O Presidente da Cmara Municipal de Segue-se o nome do convidado, a sua categoria ou ttulo, o evento, o local, a hora e a data.

Acresce por vezes, o traje determinado para o uso da cerimnia.


320

Convites

Muitas vezes os convites so pr-impressos, sendo preenchidos, os espaos


respetivos mo e para cada cerimnia. O convite deve ser claro, curto e conciso.

Para as refeies, os convites devero ser enviados diretamente s pessoas a


convidar e no os cargos que ocupam. Para cerimnias oficiais e refeies formais, os convites devem ser enviados com 15 dias de antecedncia. Quanto maior for o desejo de ter presentes determinadas personalidades num

evento, maior dever ser o lapso de tempo entre o envio do convite e a cerimnia.
321

Convites

cautelar e evidencia cuidado e interesse um contato prvio com o gabinete da


personalidade a convidar, confirmando que a data est livre na sua agenda e solicitando que a reserve desde j.

Em relao a um homenageado natural que esse contacto preveja 2 datas em


alternativa, escolhendo ele a que mais lhe convm. Apesar destes contatos, o envio do convite imprescindvel. Se o convite contm inscritas as iniciais R.S.F.F. (Responda, se faz favor) ou R.S.V.P. (Rsondez s l vous plait), existe a obrigao de responder com a maior

brevidade possvel, por escrito para a direo ou por telefone para o nmero que
vem indicado.
322

Convites

Os convites particulares no obedecem a formalismos referidos, ficando a forma


e contedo do convite livre criatividade do emissor. Caso o local da cerimnia seja difcil de encontrar, uso fazer acompanhar o

convite com um mapa orientador.

323

Convites
Convite individual

(Braso)
O Presidente da Cmara Municipal de __________ tem a honra de convidar ________________ para_________________que se realiza no dia ___de___de 20__, s _____horas no (a)_____________.

RSFF, tel 9999999

324

Convites

Quando se formula um convite para um ato pblico relevante que justifique a


solenidade , deve-se referir essa indicao sobre o Braso. Tal pode ser feito mo, ou escrito numa pequena tira de papel que pode ser

colocada ou agrafada ao convite. Isto acontece numa visita oficial de uma alta
entidade (Por ocasio de visita de) ou num jantar formal com um homenageado especial (Em honra de). O que normalmente acontece nas autarquias locais, o uso de V. Exa, do V.Exas, no caso de incluir cnjuge, ou mesmo do V. Exa e famlia, sempre no

espao previsto para o convidado.


325

Convites

(Braso)

O Presidente da Cmara Municipal de __________ tem a honra de convidar V. Exa para ________________que se realiza no dia ___de___ de 20__, s _____horas no (a)_____________.

RSFF, tel 9999999

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Estratgias de comunicao
O que assessoria de imprensa?
Consiste na criao e emisso de notcias e acontecimentos

Objetivo?
- Promover imagem positiva - Criar clima de confiana e colaborao

- Responder s necessidades de formao

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Estratgias de comunicao
Qual o perfil do assessor de imprensa?
- Sensibilidade para contactos humanos

- Capacidade de expresso escrita e oral


- Capacidade de anlise crtica e sntese - Imaginao e intuio

- Eficcia e organizao
- Rapidez na reflexo

- Boa memria
- Disponibilidade para horrios flexveis

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Estratgias de comunicao
Classificao da imprensa
1. Periodicidade: dirios e no dirios

2. Contedo: generalista; especialista


3. Difuso: Mundial, Internacional, nacional, regional e local 4. Formato: clssico

Classificao da rdio
Local, regional e nacional

Classificao da televiso
1. Difuso 2. Contedo
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Estratgias de comunicao
O que uma notcia?
Selecionar notcias: o que significa?

. Atual
. Intensidade . Clareza

. Proximidade
. Surpresa Elementos da notcia . Bsicos: quem? O qu? Onde? Quando? . Secundrios: Como? Porqu?
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Estratgias de comunicao
Partes da notcia: Ttulo; Lead; Corpo
Ttulo: captar a ateno; curto e conciso; ante-ttulo e sub-ttulo

Lead: resumo da notcia; composto por elementos bsicos; pirmide invertida


(essencial para secundrio) Corpo: desenvolvimento de elementos que surgem no lead; ordem decrescente

ESTILO: Conciso; objetivo; vivo; dinmico; legenda sugestiva; ilustraes (sempre


legendadas)?

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Dvidas?
Obrigada e bons eventos

332