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„Einfaches und effizientes Projektmanagement für jedermann“

EASY-PM Handbuch

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Inhaltsverzeichnis

1. Einführung

3

2. Begriffserklärung

5

3. Berechtigungskonzept

6

4. Projektmanagement

8

5. Meine Daten

12

6. Mitarbeiterverwaltung

13

7. Suche

15

7.1 Projektübergreifende Suche

15

7.2 Projektinterne Suche

16

8. Accounteinstellungen

17

9. Projektübersicht

18

10. Projektmitarbeiter

19

11. Phasen-/Meilensteinverwaltung

22

12. Aufgabenverwaltung

24

13. Anforderungsverwaltung

26

14. Testmanagement

29

14.1 Testfälle

29

14.2 Testplan

30

15. Dokumentenverwaltung

34

16. Nachrichten

41

17. Sonstiges Funktionen

43

18. Allgemeines

45

19. Kontakt

50

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1.

Einführung

EASY-PM ist eine web-basierte Anwendung zur Unterstützung der Projekt- und Teamarbeit. Sie können, unabhängig von Ort und Zeit, gemeinsam an Projekten und Aufgaben arbeiten. Jedem Account steht hierfür ein eigener abgeschlossener Bereich zur Verfügung, der mit zahlreichen Funktionen ausgestattet ist.

Da EASY-PM eine „Software as a Service“-Anwendung ist, benötigen Sie für die Nutzung keine lokale Installation auf Ihrem Desktop bzw. Laptop.

Die Sicherheit Ihrer Daten wird durch mehrere Maßnahmen sichergestellt.

SSL-Verschlüsselung:

Berechtigungskonzept:

Datenverschlüsselung:

Allgemeine Bedienung

EASY-PM arbeitet grundsätzlich mit SSL- Verschlüsselung, um die Sicherheit Ihrer Daten gewährleisten zu können.

Ihr EASY-PM Account verfügt über ein einfach zu handhabendes, aber sehr effektives Berechtigungs- system. Geben Sie jedem Mitarbeiter genau die Rechte, die er im Projekt benötigt. Lesen Sie hierzu mehr in Kapital „“Berechtigungskonzept“.

Wichtige Daten wie Passwörter werden verschlüsselt gespeichert.

EASY-PM ist vom Bedienkonzept her einer Windowsanwendung angepasst. Die einzelnen Funktionsbereiche sind in Reitern unterteilt. Es gibt zum einen die Ansicht „Projektübersicht“, in dem sich die Funktionsbereiche Projekte, Zeitplan, Meine Daten, Mitarbeiter, Suche und Einstellungen befinden und zum anderen die Ansicht „Projekt“, in dem sich die Funktionsbereiche Übersicht, Projektverwaltung, Anforderungen, Tests, Dokumente, Nachrichten und Suche befinden.

Um ein Projekt zu öffnen, können sie die Funktion „Öffnen“ im Kontextmenü eines Projektes wählen oder ein Projekt durch Doppelklick auswählen.

Funktionen, die zur Verfügung stehen, befinden sich entweder in der Toolbar oder im Kontextmenü. Dabei gibt es Standardfunktionen, die in jedem Funktionsbereich zur Verfügung stehen. Das ist zum einen die Funktion „Anlegen“, mit der Sie im jeweiligen Funktionsbereich ein neues Objekt anlegen, die Funktion „Eigenschaften“, mit der Sie die Eigenschaften eines Objektes ansehen bzw. ändern können und die Funktion „Löschen“, mit der Sie ein Objekt löschen können.

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Eine weitere Standardfunktion ist „Aktualisieren“. Dabei wird die Ansicht aktualisiert.

Bei Objekten mit Datumsangaben, z.B. Phasen, Aufgaben und Tests, gibt es jeweils die Möglichkeit, die Ansicht zwischen „Liste“ und „Zeitplan“ umzuschalten. Die Listenansicht zeigt die Objektdaten in einer Liste und die Zeitplanansicht zeigt die Objekte in einem Gantt-Chart.

Eine weitere Funktion, die in vielen Funktionsbereichen zur Verfügung steht, ist die Exportfunktion. Dabei werden die Objekte nach Microsoft Word oder Excel exportiert. Weitere Informationen zum Gantt-Chart und Export finden Sie im Kapitel „Allgemeines“ in diesem Dokument.

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2.

Begriffserklärung

Toolbar

Die Toolbar stellt in EASY-PM die am häufigsten benutzten Funktionen des jeweiligen Bereiches zur Verfügung. Darunter fallen Funktionen wie Anlegen, Eigenschaften, Löschen und Aktualisieren. Dabei sind Funktionen wie Eigenschaften und Löschen nur dann aktiv, wenn ein Element aus der Liste unter der Toolbar ausgewählt ist.

ein Element aus der Liste unter der Toolbar ausgewählt ist. Toolbaraktion Abbildung 1: Toolbar Als Toolbaraktion

Toolbaraktion

Abbildung 1: Toolbar

Als Toolbaraktion wird eine Funktion (z.B. Anlegen) aus der Toolbar bezeichnet.

Kontextmenü

Das Kontextmenü ist ein Interaktionsobjekt das in EASY-PM bestimmte kontextabhängige Aktionen für Projekte, Aufgaben, Phasen usw. zur Auswahl anbietet. Das Kontextmenü wird dadurch geöffnet, indem mit der zweiten Maustaste (üblicherweise ist das die rechte Maustaste) ein bestimmtes Objekt (Projekt, Aufgabe, Phase usw.) angeklickt wird.

Objekt (Projekt, Aufgabe, Phase usw.) angeklickt wird. Abbildung 2: Kontextmenü Wizard Ein Wizard ist eine Abfolge

Abbildung 2: Kontextmenü

Wizard

Ein Wizard ist eine Abfolge von Dialogen, welche es dem Benutzer ermöglicht, komplexere Eingabe zu machen.

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3.

Berechtigungskonzept

Das Berechtigungskonzept von EASY-PM basiert auf Rollen und Funktions- berechtigungen. Es gibt in EASY-PM 3 Rollen. Es handelt sich dabei um die folgenden Rollen:

Administrator: Als Administrator haben Sie in Ihrem Account Zugriff auf alle Projekte und alle Funktionen. Sie können neue Benutzer registrieren, Projekte erstellen, Aufgaben verwalten, Anforderungen erfassen und Tests durch- führen. In der Projektübersicht sehen Sie alle Projekte Ihres EASY-PM Accounts.

Projektmanager: Als Projektmanager können Sie Projekte anlegen und verwalten. Weiterhin haben Sie automatisch Zugriff auf alle Funktionen in Ihren Projekten. Sie können Mitarbeiter zu Ihren Projekten hinzufügen, die Berechtigungen dieser Mitarbeiter steuern, Phasen und Meilensteine definieren, die Projektaufgaben verwalten, Anforderungen erstellen und Tests planen. In der Projektübersicht sehen Sie alle Ihre erstellen Projekte und Projekte, in denen Sie als Projektmitarbeiter tätig sind.

Projektmitarbeiter:

Als Projektmitarbeiter sehen Sie in der Projektübersicht alle Projekte, in denen Sie mitwirken. Welche Funktionen Sie in einem Projekt ausführen können, hängt von der Berechtigungsvergabe im jeweiligen Projekt ab.

Jeder Mitarbeiter, der vom Accountmanager bzw. Administrator angelegt wird, muss eine dieser Rollen zugewiesen bekommen.

Die zweite Ebene der Berechtigungen ist die Funktionsberechtigungsebene. Jeder Mitarbeiter, der in einem Projekt hinzugefügt wird, kann für die einzelnen Funktionsbereiche unterschiedliche Berechtigungen erhalten, d.h. ein Mitarbeiter kann in einem Projekt auf den Aufgabenbereich „schreibende“ Rechte haben und in einem anderen Projekt nur „lesende“ Rechte. Ein Projektmanager hat in dem von ihm angelegten Projekt immer „lesende“ und „schreibende“ Berechtigungen auf alle Funktionsbereiche. Wenn ein Mitarbeiter die Rolle Administrator hat, hat er auch vollen Zugriff auf alle Funktionsbereiche in allen Projekten. Die projektspezifische Berechtigung hat in diesem Fall keine Auswirkung. Welche Funktionsbereiche es gibt, können Sie in Kapitel „Projektmitarbeiter->Berechtigungen verwalten“ nachlesen.

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In EASY-PM können keine Objektberechtigungen vergeben werden, d.h. ein Mitarbeiter kann nicht auf eine bestimmte Aufgabe berechtigt werden.

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4.

Projektmanagement

Sie haben für jedes Projekt, das Sie mit EASY-PM erstellen, das vollständige "Werkzeug-Set" im Zugriff, denn Sie haben neben dem Projektmanagement noch ein nahtlos integriertes Anforderungsmanagement, Dokumentenmanagement und Test- management verfügbar. So können Sie den gesamten Lebenszyklus im Projekt abdecken.

Bei der Erstellung eines Projekts können Sie eine allgemeine Beschreibung, den genauen Projektauftrag, wichtige Ecktermine, einen Status, den Projektfortschritt und Verantwortlichkeiten hinterlegen. Zur besseren Wiedererkennung einzelner Projekte ist es möglich, ein frei wählbares Bild für jedes Projekt zu hinterlegen.

Projektübersicht

Nach der Anmeldung bei EASY-PM gelangen Sie zu Ihrer Projektübersicht. Die initiale Ansicht ist dabei die Symbolansicht. In dieser Ansicht sehen Sie Ihre Projekte als „Kacheln“. Über die Toolbaraktion Ansicht können Sie zwischen der Symbolansicht und der Listenansicht hin und her schalten.

Symbolansicht und der Listenansicht hin und her schalten. Abbildung 3: Projektübersicht Version 1.0 Seite 8 von

Abbildung 3: Projektübersicht

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Projekt anlegen

Über die Toolbaraktion „Projekt anlegen“ können Sie ein neues Projekt anlegen. In dem sich öffnenden Dialog müssen Sie mindestens den Namen des Projektes eingeben, um dieses anzulegen. Durch klicken auf „OK“ wird das Projekt erzeugt. Um ein Projekt anlegen zu können, müssen Sie die Rolle Projektmanager oder Administrator haben.

Projekt ändern

Ein Projekt können Sie auf 2 unterschiedliche Arten editieren. Zum einen können Sie das Projekt markieren (einfach anklicken) und dann die Toolbaraktion „Eigenschaften“ wählen und zum anderen können Sie auch das Kontextmenü „Eigenschaften“ ausführen. Bei beiden Aktionen öffnet sich jeweils ein Dialog zum Editieren des Projektes.

Projekt löschen

Wird ein Projekt nicht mehr benötigt oder ist abgeschlossen, so können Sie es über die Toolbar oder über das Kontextmenü löschen. Das Projekt ist daraufhin nicht unwiderruflich gelöscht, sondern wird in den Projektpapierkorb verschoben.

Projektpapierkorb

Im Projektpapierkorb befinden sich alle gelöschten Projekte. Über die Toolbaraktion „Papierkorb->Papierkorb anzeigen“ können Sie sich den Inhalt des Papierkorbs anzeigen lassen. Hier können Sie über das Kontextmenü ein Projekt wiederherstellen, es endgültig löschen oder den gesamten Inhalt des Papierkorbs löschen. Beim Löschen oder Papierkorb leeren werden die Projekte unwiderruflich gelöscht.

Projektranking

Um die Wichtigkeit Ihrer Projekte zu bewerten, können Sie diese „ranken“. Über die Toolbaraktion „Ranking“ öffnet sich ein Dialog, der die aktuelle Rankingreihenfolge anzeigt. Über die Pfeiltasten können Sie ein Projekt nach oben oder nach unter verschieben. So erhalten Sie immer schnell einen Überblick, welche Ihre wichtigsten Projekte sind.

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Handbuch Abbildung 4: Ranking der Projekte Projektarchiv Das Projektarchiv dient der Archivierung von Projekten. Wenn Sie

Abbildung 4: Ranking der Projekte

Projektarchiv

Das Projektarchiv dient der Archivierung von Projekten. Wenn Sie ein Projekt abgeschlossen haben, es aber noch nicht löschen wollen, so können Sie es archivieren (Kontextmenü „Archivieren“). Das Projekt verschwindet dabei von der Projektübersicht und wird im Archiv angezeigt. Das Archiv können Sie über die Toolbaraktion „Archiv“ öffnen. Über das Kontextmenü eines archivierten Projektes können Sie es entweder wiederherstellen oder das Projekt löschen. Beim Löschen des Projektes wird das Projekt endgültig gelöscht und landet nicht im Papierkorb.

Statusbericht

Über die Toolbaraktion „Statusbericht“ können Sie sich die aktuelle Statusverteilung aller Ihrer Projekte anzeigen lassen. Sie können dabei entscheiden, welcher Status in die Auswertung mit einbezogen wird.

Projekt öffnen

Ein Projekt können Sie auf 3 Wegen öffnen.

1) Doppelklick – Projekt öffnet sich im selben Fenster 2) Kontextmenü „Öffnen“ – Projekt öffnet sich im selben Fenster 3) Kontextmenü „Öffnen (neues Fenster)“ – Projekt öffnet sich im neuen Fenster; somit können sie mehrere Projekte gleichzeitig bearbeiten

Projektexport

Die Liste der Projekte kann nach Microsoft Word oder Excel exportiert werden. Zur genaueren Beschreibung der Exportfunktionalität siehe Kapitel „Allgemeines“.

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Projektzeitplan

Über den Reiter „Zeitplan“ können Sie sich die Projekte in einem Gantt-Chart anzeigen lassen. Zur Beschreibung des Gantt-Charts siehe Kapitel „Allgemeines“.

Neue Nachrichten

In EASY-PM können Sie projektinterne Nachrichten verschicken. Wenn Sie für ein oder mehrere Projekte neue Nachrichten erhalten haben, dann wird Ihnen links unten in der Anwendung die Anzahl der Nachrichten angezeigt. Mit einem Klick auf diese Anzahl öffnet sich ein Dialog mit der Übersicht der neuen Nachrichten. Über das Kontextmenü können Sie dann diese Nachrichten lesen.

das Kontextmenü können Sie dann diese Nachrichten lesen. Abbildung 5: Neue Projektnachrichten Version 1.0 Seite 11

Abbildung 5: Neue Projektnachrichten

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5. Meine Daten

Unter dem Reiter „Meine Daten“ können Sie persönliche Angaben zu Ihrer Person und zu Ihrer Firma hinterlegen. Sie können hier Ihren Vornamen, Nachnamen, E- Mail, Telefon, Sprache, Instant Messaging Daten und Ihr Bild ändern. Außerdem können Sie an dieser Stelle Ihr Passwort ändern.

Daten, die Sie hier angeben, können andere Benutzer Ihres Accounts einsehen. Dies ermöglicht die schnelle Kontaktaufnahme mit Projektmitarbeitern.

die schnelle Kontaktaufnahme mit Projektmitarbeitern. Abbildung 6: Benutzer- und Firmendaten Version 1.0 Seite

Abbildung 6: Benutzer- und Firmendaten

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6.

Mitarbeiterverwaltung

Dies ist der zentrale Punkt zur Verwaltung der Mitarbeiter in Ihrem EASY-PM Account. Mitarbeiter, die an einem Projekt mitwirken sollen, müssen hier für Ihren EASY-PM Account angelegt sein. Erst wenn ein Mitarbeiter hier erfasst wurde, kann er in Projekten zugewiesen werden. Unter dem Reiter „Mitarbeiter“ sehen Sie eine Übersicht über alle Mitarbeiter in Ihrem Account.

Mitarbeiter anlegen

Um einen Mitarbeiter anlegen zu können, muss der Benutzer über die Rolle Administrator verfügen. Unter dem Reiter „Mitarbeiter“ gibt es in der Toolbar die Funktion „Mitarbeiter erstellen“. Befüllen Sie den sich öffnenden Dialog mit den Mitarbeiterdaten und der Rolle (Administrator, Projektmanager oder Projekt- mitarbeiter), die dieser Mitarbeiter haben soll (Rollenbeschreibung siehe Kapitel Berechtigungskonzept). Bestätigen Sie den Dialog mit OK. Nach dem Anlegen des Mitarbeiters werden Sie gefragt, ob dem neuen Mitarbeiter eine E-Mail mit seinen Zugangsdaten zugesendet werden soll. Bitte überprüfen Sie vorher nochmals die Korrektheit der E-Mail Adresse. Falls diese nicht korrekt ist, haben Sie die Möglichkeit sie abzuändern.

Mitarbeiter ändern

Über das Kontextmenü „Eigenschaften“ oder über die Toolbaraktion „Eigenschaften“ können Sie die Daten zum einen Mitarbeiter (E-Mail, Rolle, Vorname, Nachname, …) ändern. Um die Daten eines Mitarbeiters zu ändern, benötigen Sie die Rolle Administrator.

Mitarbeiter deaktivieren

Einen Mitarbeiter zu deaktivieren bedeutet, dass sich der Benutzer nicht mehr anmelden kann und somit keinen Zugriff auf Projekte und Projektdaten hat. Der Mitarbeiter existiert weiter in Ihrem Account, so dass Sie auch von inaktiven Mitarbeitern sehen können, welche Änderungen Sie im System gemacht haben. Folgendermaßen können Sie einen Mitarbeiter inaktiv setzen. Öffnen Sie dazu den Reiter „Mitarbeiter“, selektieren Sie einen Mitarbeiter durch Anklicken und wählen Sie dann „Eigenschaften“ in der Toolbar. In dem sich öffnenden Dialog gibt es ein Feld „Aktiv“. Wenn Sie dieses Feld deaktivieren und den Dialog mit OK bestätigen, ist der Benutzer inaktiv. Um den Benutzer wieder zu aktivieren, einfach den Haken wieder setzen.

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Passwort zurücksetzen

Als Administrator haben Sie die Möglichkeit von jedem Mitarbeiter das Passwort zurückzusetzen. Über das Kontextmenü „Passwort ändern“ eines Mitarbeiters oder über die Toolbaraktion „Passwort ändern“ können Sie ein neues Passwort vergeben. Das neue Passwort muss den Passwortrichtlinien entsprechen. Lesen Sie mehr dazu im Kapitel „Allgemeines“.

Lesen Sie mehr dazu im Kapitel „Allgemeines“. Abbildung 7: Mitarbeiterverwaltung Version 1.0 Seite 14

Abbildung 7: Mitarbeiterverwaltung

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7. Suche

EASY-PM stellt eine projektübergreifende und eine projektinterne Suche zur Verfügung. Die Suche ist jeweils unter dem Reiter „Suche“ zu erreichen.

7.1 Projektübergreifende Suche

Bei der projektübergreifenden Suche wird in allen Projekten, also alle Projekte, die der angemeldete Benutzer sehen kann, gesucht. Dabei werden die Projektberechtigungen des Benutzers berücksichtigt, d.h. darf ein Benutzer ein Objekt (z.B. Aufgabe) nicht lesen, so wird auch nicht danach gesucht. In der Ergebnisliste wird der jeweilige Projektname mit angezeigt. Die angebotenen Suchkriterien unterscheiden sich nach dem ausgewählten Objekt. Diese können durch eine „Und“- oder eine „Oder“-Verknüpfung miteinander verbunden sein. Die gefundenen Ergebnisse werden nach dem Ausführen der Suche im Bereich „Suchergebnisse“ in einer Listendarstellung angezeigt. Das gefundene Objekt kann über das Kontextmenü oder durch Doppelklick geöffnet werden. Bei der Eingabe von Suchkriterien kann mit dem „*“-Zeichen als Platzhalter gearbeitet werden (z.B. *spezifikation). Angezeigt werden maximal 200 Suchergebnisse. Ist das von Ihnen gesuchte Ergebnis nicht unter den Suchtreffer, so detaillieren Sie bitte Ihre Suche.

unter den Suchtreffer, so detaillieren Sie bitte Ihre Suche. Abbildung 8: Projektübergreifende Suche Version 1.0 Seite

Abbildung 8: Projektübergreifende Suche

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7.2 Projektinterne Suche

Bei der projektinternen Suche wird nur im aktuellen Projekt gesucht. Hierbei werden auch die Projektberechtigungen des angemeldeten Benutzers berücksichtigt. Bei der Auswahl des zu suchenden Objektes stehen nur diese zur Auswahl, für welche der angemeldete Benutzer auch lesende Rechte hat. Die angebotenen Suchkriterien unterscheiden sich nach dem ausgewählten Objekt. Diese Suchkriterien können durch eine „Und“- oder eine „Oder“-Verknüpfung miteinander verbunden sein. Die gefundenen Ergebnisse werden nach dem Ausführen der Suche im Bereich „Suchergebnisse“ in einer Listendarstellung angezeigt. Das gefundene Objekt kann über das Kontextmenü oder durch Doppelklick geöffnet werden. Bei der Eingabe von Suchkriterien kann mit dem „*“-Zeichen als Platzhalter gearbeitet werden (z.B. *spezifikation). Angezeigt werden maximal 200 Suchergebnisse. Ist das von Ihnen gesuchte Ergebnis nicht unter den Suchtreffern, so detaillieren Sie bitte Ihre Suche.

den Suchtreffern, so detaillieren Sie bitte Ihre Suche. Abbildung 9: Projektinterne Suche Version 1.0 Seite 16

Abbildung 9: Projektinterne Suche

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8.

Accounteinstellungen

Die Verwaltung Ihres Account findet zentral an einer Stelle statt und kann nur vom Accountmanager, also der Person, die den Account angelegt hat, eingesehen werden. Sie können hier Ihre Accountdaten einsehen, upgraden oder Ihren Account kündigen.

Accountdaten

Welchen Typ von Account Sie gewählt haben, können Sie unter dem Reiter „Einstellungen“ einsehen. Hier erhalten Sie Informationen, wie viele Benutzer und Projekte Sie anlegen können und wie viel Speicherplatz Ihrem Account zur Verfügung steht. Außerdem können Sie hier Ihre persönlichen Accountdaten ändern. Falls Sie mit Ihrer Accountlimitierung bei Benutzern, Projekten oder Speicherplatz nicht mehr auskommen, können Sie Ihr Account upgraden. Ihr EASY-PM wächst mit Ihren Bedürfnissen mit.

Diese speziellen Daten kann nur der Accountmanager, also die Person, die den Account angelegt hat, einsehen und ändern. Außerdem sehen Sie unter diesem Reiter, zu welchem Datum Sie Ihren Account ggf. gekündigt haben.

Account upgraden

Über die Toolbaraktion „Account upgraden“ können Sie in einen anderen Accounttyp wechseln. Der Wechsel ist nur in einen höheren Typ möglich. Der neue Accounttyp steht Ihnen nach dem Upgrade sofort zur Verfügung. Die Abrechnung erfolgt wie gehabt.

Account kündigen

Sollten Sie Ihr EASY-PM einmal nicht mehr benötigen, dann können Sie den Account kündigen. Diese Funktion steht Ihnen unter dem Reiter „Einstellungen“ in der Toolbar zur Verfügung. Ein Account kann nur vom Accountmanager, also der Person, die den Account angelegt hat, gekündigt werden. Sie können den Account jeweils zum Ende eines Monats kündigen. Sollten Sie sich entscheiden weiterhin mit EASY-PM zu arbeiten, dann können Sie zu einem beliebigen Zeitpunkt vor dem festgelegten Termin die Kündigung zurückziehen.

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9.

Projektübersicht

Die Projektübersicht ist die initiale Ansicht nach dem Öffnen eines Projektes und soll Ihnen schnell die wichtigsten Informationen über das Projekt und anstehende Aufgaben geben. Im oberen Bereich werden Ihnen alle Projektinformationen angezeigt. Darunter sind folgende Informationen zu sehen:

Neue Nachrichten:

Hier sehen Sie alle neuen Nachrichten, die Sie für das Projekt erhalten haben. Über das Kontextmenü „Öffnen“ können Sie die Nachricht direkt lesen.

Anstehende Meilensteine: Im Bereich „Anstehende Meilensteine“ werden Ihnen die in den nächsten 5 Tagen anstehenden Meilensteine angezeigt. Über das Kontextmenü können Sie den Meilenstein direkt öffnen.

Anstehende Aufgaben: Im Bereich „Anstehende Aufgaben“ werden Ihnen die in den nächsten 5 Tagen anstehenden Aufgaben angezeigt. Über das Kontextmenü können Sie die Aufgabe direkt öffnen.

Anstehende Tests: Im Bereich „Anstehende Tests“ werden Ihnen die in den nächsten 5 Tagen anstehenden Tests angezeigt. Über das Kontextmenü können Sie den Test direkt öffnen.

Die Bereiche „Anstehende Meilensteine“, „Anstehende Aufgaben“ und „Anstehende Tests“ werden nur angezeigt, wenn Sie lesende Berechtigung auf diese Bereiche haben.

wenn Sie lesende Berechtigung auf diese Bereiche haben. Abbildung 10: Projektdashboard Version 1.0 Seite 18 von

Abbildung 10: Projektdashboard

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10.

Projektmitarbeiter

Unter dem Reiter „Projektverwaltung->Mitarbeiter“ können Sie die Mitarbeiter eines Projektes verwalten. Um einen Mitarbeiter in einem Projekt mitarbeiten zu lassen, muss dieser in der Mitarbeiterverwaltung (siehe Kapitel Mitarbeiterverwaltung) registriert sein. Es können nur „aktive“ Benutzer einem Projekt hinzugefügt werden. Jeder Projektteilnehmer sieht dann das entsprechende Projekt in seiner Projektübersicht. Nach der Zuweisung eines Mitarbeiters zum einen Projekt können Sie diesem projektspezifische Berechtigungen geben.

Mitarbeiter zu einem Projekt hinzufügen

Über die Toolbaraktion „Mitarbeiter hinzufügen“ können Sie gleichzeitig einen oder mehrere Mitarbeiter dem Projekt hinzufügen. In dem sich öffnenden Fenster können Sie im oberen Bereich die Benutzerliste filtern. Der Filter berücksichtigt den Benutzernamen, Vorname, Nachname und E-Mail. Benutzer, die Sie dem Projekt hinzufügen möchten, müssen Sie in der Auswahlbox (erste Spalte) markieren. Durch Klicken auf „Hinzufügen“ werden alle markierten Benutzer dem Projekt hinzugefügt. Wenn ein Benutzer schon im Projekt vorhanden ist, so wird dieser kein Zweites mal hinzugefügt. Initial erhält jeder hinzugefügte Mitarbeiter lesende Rechte auf dem kompletten Projekt (siehe „Berechtigungen von Projektmitarbeitern verwalten“).

Mitarbeiter aus einem Projekt entfernen

Wenn ein Mitarbeiter keinen Zugriff mehr auf ein Projekt haben soll, so können Sie diesen markieren (Anklicken in der Liste) und über die Toolbaraktion „Mitarbeiter entfernen“ vom Projekt entfernen. Der Mitarbeiter sieht dann das Projekt nicht mehr in seiner Projektliste und hat keinen Zugriff auf das Projekt (ausgenommen sind Mitarbeiter mit der Rolle Administrator; siehe Kapitel Mitarbeiterverwaltung).

Berechtigungen von Projektmitarbeitern verwalten

Um die Berechtigungen eines Projektmitarbeiters zu verwalten, können Sie entweder den Benutzer selektieren und die Toolbaraktion „Berechtigungen“ ausführen oder das Kontextmenü „Berechtigungen“ ausführen.

Folgende Berechtigungen können vergeben werden:

Benutzer verwalten: Bei diesem Punkt vergeben Sie lesende oder schreibende Rechte für die Verwaltung von Projektmitarbeitern. Lesende Rechte bedeutet, dass ein Benutzer die Projektmitarbeiter einsehen kann. Hat der Benutzer auch schreibende Rechte, so kann er neue Benutzer dem Projekt hinzufügen oder vorhandene Benutzer löschen.

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Dokumente verwalten: Bei diesem Punkt vergeben Sie lesende oder schreibende Rechte für die Verwaltung von Dokumenten. Lesende Rechte bedeutet, dass ein Projektmitarbeiter Dokumente nur lesen darf. Bei schreibenden Rechten darf der Benutzer auch Dokumente anlegen, ändern und verknüpfen.

Aufgaben verwalten: Bei diesem Punkt vergeben Sie lesende oder schreibende Rechte für die Verwaltung von Aufgaben. Lesende Rechte bedeutet, dass der Projektmitarbeiter Aufgaben nur lesen darf. Bei schreibenden Rechten darf der Benutzer auch Aufgaben anlegen, ändern und löschen.

Zeitplanung verwalten: Bei diesem Punkt vergeben Sie lesende oder schreibende Rechte für die Verwaltung von Phasen und Meilensteinen. Lesende Rechte bedeutet, dass der Projektmitarbeiter Phasen / Meilensteine nur lesen darf. Bei schreibenden Rechten darf der Benutzer auch Phasen / Meilensteine anlegen, ändern und löschen.

Anforderungen verwalten: Bei diesem Punkt vergeben Sie lesende oder schreibende Rechte für die Verwaltung von Anforderungen. Lesende Rechte bedeutet, dass der Projektmitarbeiter Anforderungen nur lesen darf. Bei schreibenden Rechten darf der Benutzer auch Anforderungen anlegen, ändern und löschen.

Testfälle verwalten:

Testplan verwalten:

Nachrichten:

Bei diesem Punkt vergeben Sie lesende oder schreibende Rechte für die Verwaltung von Testfällen. Lesende Rechte bedeutet, dass der Projektmitarbeiter Testfälle nur lesen darf. Bei schreibenden Rechten darf der Benutzer auch Testfälle anlegen, ändern und löschen.

Bei diesem Punkt vergeben Sie lesende oder schreibende Rechte für die Verwaltung von Tests. Lesende Rechte bedeutet, dass der Projektmitarbeiter Tests nur lesen darf. Bei schreibenden Rechten darf der Benutzer auch Tests anlegen, bewerten und löschen.

Bei diesem Punkt vergeben Sie Rechte zum Schreiben von Nachrichten. Nachrichten empfangen darf jeder Projektmitarbeiter.

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Außer bei den Nachrichten können Sie für jeden Bereich lesende oder schreibende Berechtigungen vergeben. Dabei beinhaltet die Berechtigung „Schreiben“ automatisch auch das Lesen der jeweiligen Objekte.

Wenn ein Mitarbeiter die Rolle "Administrator" besitzt, so hat er in allen Projekten den Zugriff auf alle Funktionen. Die Einstellungen in diesem Dialog haben dann keine Wirkung.

Hinweis: Durch die Möglichkeit der Zuordnung von Aufgaben zu Phasen/Meilensteinen sollte ein Benutzer, der lesende oder schreibende Rechte zur Verwaltung von Aufgaben erhält, auch lesende Rechte für die Zeitplanung erhalten. Werden diese lesenden Rechte nicht vergeben, so kann die/der Phase/Meilenstein einer Aufgabe nicht angezeigt werden.

Phase/Meilenstein einer Aufgabe nicht angezeigt werden. Abbildung 11: Berechtigungsvergabe Projektmitarbeiter

Abbildung 11: Berechtigungsvergabe Projektmitarbeiter

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11.

Phasen-/Meilensteinverwaltung

Für die zeitliche Planung von Projekten können in EASY-PM Phasen und Meilensteine verwaltet werden. Eine zeitabhängige Übersicht im Gantt-Chart zeigt die zeitliche Reihenfolge der jeweiligen Phasen und Meilensteine.

Phase/Meilenstein anlegen

Über die Toolbar können Sie Phasen und Meilensteine anlegen. Im sich öffnenden Fenster können Sie dann die jeweiligen Daten eintragen. Name und Verantwortlicher sind Pflichtfelder, welche immer angegeben werden müssen. Durch „OK“ wird die Phase/ der Meilenstein anlegt und in der gewählten Ansicht angezeigt.

Phase/Meilenstein ändern

Eine Phase oder ein Meilenstein können Sie entweder über das Kontextmenü „Eigenschaften“, über die Toolbaraktion „Eigenschaften“ oder durch Doppelklick ändern.

„Eigenschaften“ oder durch Doppelklick ändern. Abbildung 12: Zeitplanung Version 1.0 Seite 22 von 51 ©

Abbildung 12: Zeitplanung

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Phase/Meilenstein löschen

Das Löschen einer Phase oder eines Meilensteins ist ebenfalls über das Kontextmenü oder über die Toolbar möglich. Erst nach Bestätigen des sich öffnenden Dialoges wird das jeweilige Objekt gelöscht. Phasen oder Meilensteine denen noch Aufgaben zugeordnet sind, können nicht gelöscht werden.

Ansicht

Zur Darstellung der Phasen/Meilensteine gibt es 2 Ansichten. Zum einen die Listendarstellung, in der Sie die wichtigsten Informationen auf einen Blick haben und zum anderen die Ansicht „Zeitplan“. In dieser Ansicht werden Ihnen die Phasen/Meilensteine in einem Gantt-Chart dargestellt. Zur Beschreibung des Gantt- Charts siehe Kapitel „Allgemeines“.

Zwischen den Ansichten kann über die Toolbaraktion „Ansicht“ gewechselt werden.

Export

Die Liste der Phasen/Meilensteine kann nach Microsoft Word oder Excel exportiert werden. Zur genaueren Beschreibung der Exportfunktionalität siehe Kapitel „Allgemeines“.

Dokumentenverknüpfungen

Phasen und Meilensteine können mit Dokumente verknüpft werden. Zur Beschreibung dieser Funktionalität siehe Kapitel „Allgemeines“.

dieser Funktionalität siehe Kapitel „Allgemeines“. Abbildung 13: Dokumentenverknüpfung Version 1.0 Seite 23

Abbildung 13: Dokumentenverknüpfung

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12.

Aufgabenverwaltung

EASY-PM stellt je Projekt eine Aufgabenverwaltung zur Verfügung, mit der Sie Ihre Projektaufgaben effektiv verwalten können. Sie haben dabei die Möglichkeit, die Aufgaben zu strukturieren, d.h. Sie können Unteraufgaben bis zur 4. Ebene anlegen. Die Aufgaben können dabei terminiert und mit einem Status und Fortschritt versehen werden. Dadurch ist ein schneller Überblick über den aktuellen Stand der Aufgaben möglich. Außerdem können Aufgaben einer Phase oder einem Meilenstein zugeordnet werden. Um Aufgaben besser zu bewerten, können diese priorisiert werden. Des Weiteren kann jeder Aufgabe ein verantwortlicher Umsetzer zugeordnet werden. Zur Auswertung der Aufgaben stehen die Exportfunktionalität und ein Statusbericht (Kuchendiagramm nach Status) zur Verfügung.

Aufgabe anlegen

Eine Aufgabe können Sie über die Toolbar „Anlegen->Aufgabe“ erstellen. Eine Unteraufgabe (max. 4 Ebenen) können Sie entweder über das Kontextmenü einer Aufgabe oder über Selektion der Aufgabe und anschließender Toolbaraktion „Anlegen->Unteraufgabe“ erzeugen. Pflichtfelder bei der Anlage einer Aufgabe (Unteraufgabe) sind der Name und der Verantwortliche. Durch die Angabe einer Phase/Meilenstein wird die Aufgabe mit dem gewählten Objekt verknüpft. Initial ist der Status einer Aufgabe auf „Angelegt“.

Initial ist der Status einer Aufgabe auf „Angelegt“. Abbildung 14: Aufgabenverwaltung Version 1.0 Seite 24 von

Abbildung 14: Aufgabenverwaltung

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Aufgabe ändern

Das Ändern einer Aufgabe / Unteraufgabe ist über das Kontextmenü „Eigenschaften“ oder über die Toolbaraktion „Eigenschaften“ möglich.

Aufgabe löschen

Das Löschen einer Aufgabe / Unteraufgabe ist über das Kontextmenü „Löschen“ oder über die Toolbaraktion „Aufgabe löschen“ möglich. Wenn der nachfolgende Dialog mit Ja bestätigt wird, werden die Aufgabe und alle Unteraufgaben unwiderruflich gelöscht.

Statusbericht

Um einen schnellen Überblick zu bekommen, wie viele Aufgaben sich in welchem Status befinden, gibt es den Statusbericht (Toolbar „Bericht->Statusbericht“). In diesem Fenster wird mit Hilfe eines Kuchendiagramms die Statusverteilung der Aufgaben dargestellt. Zusätzlich wird angezeigt, wie viel Prozent der Aufgaben in welchem Status sind. Durch die Auswahl des Status kann die Auswertung beeinflusst werden. Die gewählte Auswertung kann nach PDF exportiert werden. Durch Betätigen des Buttons „Als PDF öffnen“ wird Ihnen ein PDF-Dokument als Download angeboten. Des Weiteren können Sie den Bericht per E-Mail an Projektteilnehmer versenden. Dazu wählen Sie einfach die entsprechenden Mitarbeiter aus und klicken auf „Senden“. Den ausgewählten Mitarbeiter wird der Bericht als PDF per E-Mail zugesendet.

Ansicht

Zur Darstellung der Aufgaben gibt es 2 Ansichten. Zum einen die Listendarstellung, in der Sie die wichtigsten Informationen auf einen Blick haben und zum anderen die Ansicht „Zeitplan“. In dieser Ansicht werden Ihnen die Aufgaben in einem Gantt- Chart dargestellt. Zur Beschreibung des Gantt-Charts siehe Kapitel „Allgemeines“.

Zwischen den Ansichten kann über die Toolbaraktion „Ansicht“ gewechselt werden.

Export

Die Liste der Aufgaben kann nach Microsoft Word oder Excel exportiert werden. Zur genaueren Beschreibung der Exportfunktionalität siehe Kapitel „Allgemeines“.

Dokumentenverknüpfungen

Aufgaben können mit Dokumente verknüpft werden. Zur Beschreibung dieser Funktionalität siehe Kapitel „Allgemeines“.

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13.

Anforderungsverwaltung

Zur Aufnahme, Bewertung und Verwaltung der Projektanforderungen bis hin zum Umsetzen dieser Anforderungen steht in EASY-PM ein leistungsfähiges Anforderungsmanagement zur Verfügung. Die Anforderungen können gruppiert nach Kategorien angelegt werden. Außerdem können zwischen Anforderungen Abhängigkeiten verwaltet werden.

zwischen Anforderungen Abhängigkeiten verwaltet werden. Abbildung 15: Anforderungsmanagement Kategorie anlegen Unter

Abbildung 15: Anforderungsmanagement

Kategorie anlegen

Unter dem Reiter „Anforderungen“ kann über die Toolbar „Anlegen- >Anforderungskategorie“ unter Angabe von Name und Beschreibung eine Kategorie angelegt werden.

Kategorie ändern

Eine Kategorie kann über das Kontextmenü „Eigenschaften“ geändert werden.

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Kategorie löschen

Über das Kontextmenü „Löschen“ oder über die Toolbar „Löschen- >Anforderungskategorie“ können Sie eine Kategorie löschen. Wenn Sie den nachfolgenden Dialog mit „Ja“ bestätigen, werden die Kategorie und alle enthaltenen Anforderungen unwiderruflich gelöscht.

Anforderung anlegen

Um eine Anforderung zu erstellen, müssen Sie zuerst eine Anforderungskategorie wählen. Über die Toolbar „Anlegen->Anforderung“ können Sie dann eine neue Anforderung anlegen. Pflichtfeld ist hier nur der Name der Anforderung.

Anforderung ändern

Über das Kontext „Eigenschaften“ der Anforderung oder durch Doppelklick können Sie sich die Details einer Anforderung anzeigen lassen und diese ändern.

Anforderung löschen

Über das Kontextmenü „Löschen“ können Sie eine Anforderung löschen. Dadurch werden auch die bestehenden Abhängigkeiten der Anforderung gelöscht.

Abhängigkeiten zwischen Anforderungen

Wenn zwischen 2 Anforderungen eine Abhängigkeit erstellt wird, dann besteht diese Abhängigkeit in beide Richtungen. Diese Abhängigkeit kann durch einen Text beschrieben werden. Abhängigkeiten können Sie über das Kontextmenü „Abhängigkeiten“ auf einer Anforderung verwalten. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Abhängigkeiten erstellen, bearbeiten und löschen können.

Um eine Abhängigkeit zu erstellen, wählen Sie in der Toolbar „Abhängigkeiten hinzufügen“. In dem sich öffnenden Fenster sehen Sie die einzelnen Kategorien und können über eine Auswahlbox die Anforderungen auswählen. Sie können zu jeder gewählten Abhängigkeit eine Beschreibung angeben. Wenn Sie auf „Abhängigkeiten erstellen“ klicken, werden die Abhängigkeiten angelegt.

Über das Kontextmenü „Abh.-beschreibung ändern“ können Sie die Beschreibung einer Abhängigkeit ändern.

Über das Kontextmenü „Löschen“ oder über die Toolbaraktion „Abhängigkeit löschen“ können Sie eine bestehende Abhängigkeit löschen.

Über das Kontextmenü „Eigenschaften“ können Sie sich die Eigenschaften der abhängigen Anforderung anzeigen lassen.

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Handbuch Abbildung 16: Abhängigkeiten zwischen Anforderungen Export Die Liste der Anforderungen kann nach Microsoft Word

Abbildung 16: Abhängigkeiten zwischen Anforderungen

Export

Die Liste der Anforderungen kann nach Microsoft Word oder Excel exportiert werden. Zur genaueren Beschreibung der Exportfunktionalität siehe Kapitel „Allgemeines“.

Dokumentenverknüpfungen

Anforderungen können mit Dokumenten verknüpft werden. Zur Beschreibung dieser Funktionalität siehe Kapitel „Allgemeines“.

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14. Testmanagement

EASY-PM stellt ein leistungsfähiges Modul zur Verwaltung und Durchführung von Tests zur Verfügung. Mit diesem Modul können Sie Testfälle verwalten und diese in beliebig vielen Tests verwenden. Testfälle werden beschrieben durch einen Namen, Beschreibung, Testablauf, Vorbedingungen, Erfüllt wenn und Sonderfälle. Die Testfälle können in Testfallkategorien gegliedert werden. Zur Durchführung eines Tests können Sie die zu testenden Testfälle einem Test zuordnen und dann bewerten. Bei der Bewertung können Sie einen Status (Nicht getestet, Test erfolgreich, Test fehlgeschlagen) und eine Beschreibung angeben. Zusätzlich können Sie Dokumente zum Testfall hinzufügen. In der Testübersicht sehen Sie auf einen Blick, wie weit die Tests vorangeschritten sind und wie sie bewertet wurden.

14.1 Testfälle

Testfallkategorie anlegen

Unter dem Reiter „Tests->Testfälle“ kann über die Toolbar „Anlegen- >Testfallkategorie“ unter Angabe von Name und Beschreibung eine Kategorie angelegt werden.

Testfallkategorie ändern

Eine Kategorie kann über das Kontextmenü „Eigenschaften“ geändert werden.

Testfallkategorie löschen

Über das Kontextmenü „Löschen“ oder über die Toolbar „Löschen->Testfallkategorie“ können Sie eine Kategorie löschen. Wenn Sie den nachfolgenden Dialog mit Ja bestätigen, werden die Kategorie und alle enthaltenen Testfälle unwiderruflich gelöscht.

Testfall anlegen

Um einen Testfall zu erstellen, müssen Sie zuerst eine Testfallkategorie wählen. Über die Toolbar „Anlegen->Testfall“ können Sie dann einen neuen Testfall anlegen. Pflichtfeld ist nur der Name des Testfalls.

Testfall ändern

Über das Kontext „Eigenschaften“ des Testfalls oder durch Doppelklick können Sie sich die Details eines Testfalls anzeigen lassen und diese ändern.

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Testfall löschen

Über das Kontextmenü „Löschen“ können Sie einen Testfall löschen.

Testfall kopieren

Um ein einfaches Erstellen der Testfälle zu ermöglichen, gibt es eine Kopierfunktion für Testfälle. Über das Kontextmenü „Kopieren“ können Sie einen Testfall in die EASY-PM Zwischenablage kopieren und über das Kontextmenü „Testfall einfügen“, auf einer Testfallkategorie, können Sie den Testfall in diese kopieren. Der neue Testfall bekommt im Namen den Zusatz (Kopie).

Export

Die Liste der Testfälle kann nach Microsoft Word oder Excel exportiert werden. Zur genaueren Beschreibung der Exportfunktionalität siehe Kapitel „Allgemeines“.

Dokumentenverknüpfungen

Testfälle können mit Dokumenten verknüpft werden. Zur Beschreibung dieser Funktionalität siehe Kapitel „Allgemeines“.

dieser Funktionalität siehe Kapitel „Allgemeines“. Abbildung 17: Verwaltung der Testfälle 14.2 Testplan Die

Abbildung 17: Verwaltung der Testfälle

14.2 Testplan

Die Verwaltung der Tests findet unter dem Reiter „Test->Testplan“ statt. Hier können Sie Ihren Testplan aufstellen und die laufenden Tests überwachen. Auf der linken Seite sehen Sie die Liste der Tests mit ihrem Starttermin und der Statusverteilung.

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Nach Anlage eines Tests sind 100% der Testfälle im Status „Nicht getestet“. Bei jeder Änderung eines Testfalles aus einem Test werden die Statuswerte am Test und an der Kategorie aktualisiert. Über das Pluszeichen vor dem Test können Sie sich die Testfallkategorien, die dem Test zugeordnet sind, anzeigen lassen. Durch Auswählen einer Kategorie werden auf der rechten Seite die dazugehörigen Testfälle angezeigt. Diese können Sie dann bewerten. Durch Auswählen eines Tests wird Ihnen auf der rechten Seite eine grafische Übersicht (Kuchendiagramm) über die Teststatusverteilung angezeigt.

Test anlegen

Über die Toolbaraktion „Anlegen->Test“ können Sie einen neuen Test mit Hilfe eines Wizards erstellen. Im ersten Schritt können Sie Informationen (Name, Beschreibung, Start- und Endtermin, Verantwortlicher) hinterlegen. Der zweite Schritt ist optional. In diesem können Sie die Testfälle, die zu diesem Test zugeordnet werden sollen, auswählen. Alternativ können Sie die Testfälle auch später hinzufügen oder entfernen. Sie können entweder einzelne Testfälle oder komplette Testfallkategorien dem Test hinzufügen. Durch Bestätigen des Wizards mit „Fertig“ wird der Test angelegt und in der Liste auf der linken Seite angezeigt.

angelegt und in der Liste auf der linken Seite angezeigt. Abbildung 18: Testplan mit grafischer Statusauswertung

Abbildung 18: Testplan mit grafischer Statusauswertung

Test ändern

Über das Kontextmenü „Eigenschaften“ können Sie die Daten eines Tests ändern.

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Test löschen

Über das Kontextmenü „Löschen“ können den ausgewählten Test löschen. Es werden dabei alle zugeordneten Testfallkategorien und Testfälle gelöscht.

Testfall hinzufügen

Über das Kontextmenü „Testfall hinzufügen“ auf einem Test können Sie weitere Testfallkategorien und Testfälle dem Test hinzufügen. Schon zugeordnete Testfälle werden nicht ein zweites Mal hinzugefügt.

Testfall / Testkategorie entfernen

Über das Kontextmenü „Testkategorie entfernen“ können Sie die gewählte Kategorie aus dem Test entfernen. Es werden dabei alle Testfälle entfernt. Um einen einzelnen Testfall von einem Test zu entfernen, müssen Sie das Kontextmenü „Testfall entfernen“ ausführen.

Sie das Kontextmenü „Testfall entfernen“ ausführen. Abbildung 19: Testbewertung Testfall bewerten Die Bewertung

Abbildung 19: Testbewertung

Testfall bewerten

Die Bewertung eines Testfalls ist durch Doppelklick auf diesen oder über das Kontextmenü „Testfall bewerten“ möglich. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den Status des Testfalls und ein Kommentar zum durchgeführten Test angeben können.

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Dokumente zum Test

Über das Kontextmenü „Dokumente zum Testfall“ können Sie sich alle Dokumente, die zu diesem Testfall zugeordnet sind, anschauen. In dem sich öffnenden Dialog können Sie sich die Eigenschaften des Dokumentes anschauen und das Dokument herunterladen.

Dokumente, die Sie zum Test eines speziellen Testfalls verknüpfen wollen, können Sie über den Kontextmenüpunkt „Dokumente zum Test“ verknüpfen. Zur Beschreibung dieser Funktionalität siehe Kapitel „Allgemeines“.

Ansicht

Zur Darstellung der Tests gibt es 2 Ansichten. Zum einen die Listendarstellung, in der Sie die Tests und deren Bewertung auf einen Blick haben und zum anderen die Ansicht „Zeitplan“. In dieser Ansicht werden Ihnen die Tests in einem Gantt-Chart dargestellt. Zur Beschreibung des Gantt-Charts siehe Kapitel „Allgemeines“.

Zwischen den Ansichten kann über die Toolbaraktion „Ansicht“ gewechselt werden.

über die Toolbaraktion „Ansicht“ gewechselt werden. Abbildung 20: Zeitplan der Tests Export Eine Übersicht

Abbildung 20: Zeitplan der Tests

Export

Eine Übersicht über die Tests und deren Bewertungen kann nach Microsoft Word oder Excel exportiert werden. Zur genaueren Beschreibung der Exportfunktionalität siehe Kapitel „Allgemeines“.

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15.

Dokumentenverwaltung

EASY-PM bietet eine Dokumentenverwaltung die von der Bedienung her dem Windows Explorer ähnelt, darüber hinaus aber Funktionen wie Versionierung, Benachrichtigungen und Dokumentenvorlagen bietet.

Alle Dokumente in einem Projekt werden zentral in der Dokumentenbibliothek des Projektes abgelegt. Egal ob Sie ein Dokument an eine Aufgabe, Anforderung oder Test hängen, es wird in einer zentralen Dokumentenbibliothek abgelegt. Der Zugriff auf die Dokumente ist somit über den Reiter „Dokumente“ oder direkt über das jeweilige Objekt (Aufgabe, Anforderung, usw.) möglich.

Das Dokumentenmanagement in EASY-PM basiert auf Ordnerstrukturen, Dokumenten und Dokumentenversionen. Ordner können Sie in beliebiger Struktur anlegen. Dokumente werden immer eindeutig einem Ordner zugeordnet. Ein Dokument kann mehrere Dokumentenversionen (Dateien) haben. Durch die Versionisierung der Dokumente geht Ihnen kein Zwischenstand des Dokuments mehr verloren.

geht Ihnen kein Zwischenstand des Dokuments mehr verloren. Abbildung 21: Dokumentenansicht Version 1.0 Seite 34 von

Abbildung 21: Dokumentenansicht

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Ordner anlegen

Einen neuen Ordner können Sie auf zwei unterschiedlichen Wegen anlegen. Sie können den Ordner, unter dem Sie einen Ordner anlegen wollen oder das Projekt selbst markieren und dann in der Toolbar die Aktion „Anlegen->Ordner“ wählen. Alternativ können Sie über das Kontextmenü eines Ordners die Aktion „Ordner anlegen“ ausführen. Bei beiden Wegen öffnet sich ein Dialog, in dem Sie den Namen des neuen Ordners angeben müssen. Durch Bestätigen des Dialoges mit „OK“ wird der neue Ordner anlegt. Dieser wird alphabetisch in der Baumdarstellung eingegliedert.

Ordner ändern

Das Ändern eines Ordners ist über das Kontextmenü des jeweiligen Ordners möglich. Wählen Sie dazu die Aktion „Eigenschaften“ und es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie den Namen des Ordners ändern können. Außerdem sehen Sie in diesem Dialog wann und von wem der Ordner erstellt bzw. zuletzt geändert wurde. Durch Bestätigen des Dialoges mit „OK“ wird der Ordner umbenannt.

Ordner löschen

Das Löschen eines Ordners können Sie über den Kontextmenüpunkt „Ordner löschen“ oder durch Selektion des Ordners und Betätigen des Toolbar Buttons „Löschen->Ordner“ durchführen. Erst das mit „Ja“ Bestätigen des sich öffnenden Dialoges löscht den Ordner unwiderruflich. Alle Dokumente, einschließlich der Dokumentenversionen, aus diesem Ordner werden gelöscht.

der Dokumentenversionen, aus diesem Ordner werden gelöscht. Abbildung 22: Ordnerstruktur und Kontextmenü Ordner öffnen

Abbildung 22: Ordnerstruktur und Kontextmenü

Ordner öffnen

Um die Liste der Dokumente eines Ordners zu sehen, können Sie entweder den Ordner im Baum selektieren oder die Aktion „Ordner öffnen“ des Kontextmenüs eines Ordners wählen.

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Ordner kopieren/ausschneiden

Um einen Ordner zu kopieren bzw. auszuschneiden müssen Sie die Kontext- menüaktion „Ordner kopieren“ bzw. „Ordner ausschneiden“ wählen und dann auf dem Ordner, in dem der kopierte bzw. ausgeschnittene Ordner eingefügt werden soll, die Aktion „Ordner einfügen“ aus dem Kontextmenü wählen.

Beim Ausschneiden wird der Ordner aus dem einen in den anderen Ordner verschoben. Alle Dokumente und Dokumentversionen bleiben in diesem Ordner erhalten.

Beim Kopieren eines Ordners werden alle Dokumente inklusive Dokumenten- versionen in den neuen Ordner kopiert. Dabei werden eingefrorene Dokumente wieder aufgetaut und ausgecheckte Dokumente sind nach dem Kopieren nicht ausgecheckt.

Dokument anlegen

Ein Dokument kann immer nur in einem Ordner angelegt werden. Sie müssen daher vorher einen Ordner auswählen. Über die Toolbaraktion „Anlegen->Dokument“ können Sie ein Dokument und die erste Dokumentenversion anlegen. Um das Dokument anzulegen, müssen Sie nur den Namen des Dokumentes vergeben. Wenn Sie keine Vorlage oder keine Datei wählen, so wird das Dokument ohne Version angelegt. Bei Wahl einer Vorlage oder einer Datei (darf maximal 20 MB groß sein) wird automatisch zum Dokument eine erste Version angelegt. Zur ersten Version können sie im Feld „Kommentar“ einen Kommentar zur Version hinterlegen.

Dokument ändern

Wählen Sie auf dem zu ändernden Dokument den Kontextmenüeintrag „Eigenschaften“. In dem sich öffnenden Dialog können Sie den Namen und die Beschreibung des Dokumentes ändern. Durch Bestätigung mit „OK“ wird die Änderung gespeichert.

Dokument löschen

Wählen Sie auf dem zu löschenden Dokument den Kontextmenüeintrag „Löschen“. Den sich öffnenden Dialog müssen Sie mit „Ja“ bestätigen, um das Dokument unwiderruflich zu löschen. Gesperrte und eingefrorene Dokumente können nicht gelöscht werden. Beim Löschen eines Dokumentes werden alle Dokumentversionen gelöscht.

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Version anlegen

Eine neue Dokumentenversion können Sie entweder über das Kontextmenü „Version anlegen“ oder über die Toolbaraktion „Anlegen->Dokumentversion“ anlegen. Im sich dann öffnenden Dialog wählen Sie eine Datei und können optional einen Kommentar eingeben. Durch Bestätigung mit „OK“ wird die Datei hochgeladen und als neue Version des Dokumentes angezeigt. In der Dokumentliste sehen Sie dann die Dateigröße und den Dateityp der neuen Version.

Versionsliste

Um eine Übersicht über alle Versionen eines Dokumentes zu erhalten, müssen Sie die Kontextmenüaktion „Versionsliste anzeigen“ ausführen. Es öffnet sich ein Dialog, der alle Versionen des gewählten Dokumentes anzeigt. Über das Kontextmenü können Sie sich die Eigenschaften einer Version anzeigen lassen oder die Version herunterladen.

Dokumente herunterladen

Über

herunterladen.

das

Kontextmenü

eines

Dokumentes

können

Sie

die

aktuelle

Version

eines Dokumentes können Sie die aktuelle Version Abbildung 23: Liste der Dokumente mit Kontextmenü Dokument

Abbildung 23: Liste der Dokumente mit Kontextmenü

Dokument sperren

Wenn Sie ein Dokument exklusiv bearbeiten wollen, dann können Sie es über das Kontextmenü „Herunterladen und Sperren“ herunterladen und es wird automatisch für andere Benutzer gesperrt. Das heißt, es kann niemand eine neue Version Hochladen oder die Eigenschaften des Dokumentes ändern. Außerdem kann das Dokument dann nicht eingefroren werden. Um die Sperre wieder aufzuheben,

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können Sie entweder eine neue Version hochladen (Kontextmenü „Hochladen und Freigeben“) oder die Sperre des Dokumentes über das Kontextmenü „Sperre aufheben“ einfach zurücksetzen. Danach haben wieder andere Projektteilnehmer schreibenden Zugriff auf das Dokument.

Projektteilnehmer schreibenden Zugriff auf das Dokument. Abbildung 24: Liste der Dokumentversionen Dokument

Abbildung 24: Liste der Dokumentversionen

Dokument einfrieren

Wenn ein Dokument nicht mehr verändert werden soll, so kann es eingefroren werden. Über das Kontextmenü „Dokument einfrieren“ kann diese Funktion ausgeführt werden. Danach können keine weiteren Dokumentversionen hochgeladen werden und die Metainformationen (Name, Beschreibung) des Dokumentes können nicht mehr geändert werden. Diese Aktion kann nur von Administratoren rückgängig gemacht werden.

Dokument kopieren/ausschneiden

Um ein Dokument zu kopieren bzw. auszuschneiden, müssen Sie das Kontextmenü „Kopieren“ bzw. „Ausschneiden“ wählen und dann auf dem Ordner, in dem das kopierte bzw. ausgeschnittene Dokument eingefügt werden soll, die Aktion „Dokument einfügen“ aus dem Kontextmenü wählen.

Beim Ausschneiden wird das Dokument aus dem einen in den anderen Ordner verschoben.

Beim Kopieren eines Dokumentes wird eine Kopie des Dokumentes sowie aller Dokumentenversionen im neuen Ordner erstellt. Dabei wird ein eingefrorenes Dokument wieder aufgetaut und ein ausgechecktes Dokument ist nach dem Kopieren nicht mehr ausgecheckt.

Benachrichtigungen für neue Version

Über das Kontextmenü „Benachrichtigung“ können Sie sich über neue Dokumentenversionen benachrichtigen lassen. In dem sich öffnenden Dialog können Sie die Benachrichtigungsart (E-Mail oder projektinterne Nachricht), den Betreff und die Nachricht wählen. Existiert auf dem Dokument schon eine Benachrichtigung für Sie, so können Sie diese ändern oder über den Button „Löschen“ im Popup löschen.

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Verweise anzeigen

Dokumente können auf beliebige Objekte (Aufgaben, Phasen, Meilensteine, …) verlinkt werden. Um eine Übersicht aller Verweise eines Dokumentes zu bekommen, müssen Sie die Kontextmenüaktion „Verweise anzeigen“ ausführen. Es öffnet sich ein Fenster in dem alle Verweise gruppiert nach Objekt (Aufgaben, Phasen, Meilensteine, …) angezeigt werden. Über das Kontextmenü können Sie direkt zu dem jeweiligen Objekt navigieren.

können Sie direkt zu dem jeweiligen Objekt navigieren. Abbildung 25: Dokumentverweise Vorlagen verwalten Vorlagen

Abbildung 25: Dokumentverweise

Vorlagen verwalten

Vorlagen bieten Ihnen die Möglichkeit, Dokumente aus einer vordefinierten Datei zu erstellen. Zur Verwaltung der Vorlagen gibt es unter dem Reiter „Dokumente“ in der Toolbar die Funktion „Vorlagen“. In dem sich öffnenden Fenster können Sie Vorlagen anlegen (durch Angabe von Name und Datei), ändern und löschen. Außerdem können Sie eine Vorlage wieder herunterladen.

Speicherverbrauch anzeigen

Über die Toolbaraktion „Info->Speicher“ können Sie sich den im Account zur Verfügung stehenden Speicher, den freien Accountspeicher, den belegten Accountspeicher und den belegten Projektspeicher anzeigen lassen. Wenn der Speicher des Accounts verbraucht ist, können keine weiteren Dokumente oder Dokumentversionen angelegt werden. Wenn Sie mehr Speicher benötigen, setzen Sie sich bitte mit uns in Kontakt.

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Ordner- und Dokumentensuche

Um schneller Dokumente und Ordner zu finden, gibt es eine spezielle Suche dafür. Unter der Ansicht „Suche“ im Reiter „Dokumente“ können Sie im linken Bereich den zu suchenden Begriff eingeben. Es wird nach Ordner und Dokumenten gesucht, die den Suchbegriff enthalten. Die Ergebnisliste wird auf der rechten Seite dargestellt. Um welches Objekt (Order oder Dokument) es sich beim Ergebnis handelt, wird durch ein Icon symbolisiert. Über das Kontextmenü “Öffnen“ auf einem Ergebnis können Sie direkt zu dem jeweiligen Objekt navigieren. Es öffnet sich dann automatisch wieder die Ordneransicht und zeigt das jeweilige Objekt. Zur Ordneransicht können Sie über die Toolbar „Ansicht->Ordner“ zurückkehren.

über die Toolbar „Ansicht->Ordner“ zurückkehren. Abbildung 26: Ordner- und Dokumentensuche Version 1.0

Abbildung 26: Ordner- und Dokumentensuche

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16.

Nachrichten

Um mit Projektmitarbeitern zu kommunizieren, können Sie in EASY-PM projekt- interne Nachrichten verschicken. Unter dem Reiter „Nachrichten“ können Sie mit Hilfe der Toolbar Nachrichten verschicken, lesen und löschen.

Nachricht verschicken

Um eine Nachricht zu verschicken, klicken Sie in der Toolbar auf „Nachricht erstellen“. In dem sich öffnenden Dialog wählen Sie die Empfänger der Nachricht aus, geben einen Betreff und Ihre Nachricht ein. Sie können Nachrichten an beliebig viele Projektmitarbeiter versenden. Durch Betätigen des Buttons „Senden“ wird die Nachricht an die gewählten Empfänger versendet.

Nachricht lesen

Neue Nachrichten werden Ihnen beim Betreten des Projektes unter dem Punkt „Neue Nachrichten“ angezeigt. Über das Kontextmenü können Sie die Nachricht öffnen und sie lesen. Der Status der Nachricht wird dann automatisch auf „gelesen“ gesetzt. Eine Übersicht Ihrer Nachrichten finden Sie unter dem Reiter „Nachrichten“. Diese Ansicht wird alle 5 Minuten automatisch aktualisiert.

Diese Ansicht wird alle 5 Minuten automatisch aktualisiert. Abbildung 27: Nachrichtenansicht Nachricht löschen Um eine

Abbildung 27: Nachrichtenansicht

Nachricht löschen

Um eine Nachricht zu löschen, können Sie diese in der Liste auswählen und dann mit Hilfe der Toolbaraktion „Nachricht löschen“ entfernen. Alternativ können Sie die Nachricht über das Kontextmenü der Nachricht löschen.

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Benachrichtigungsverwaltung

Unter dem Reiter „Nachrichten“ können Sie auch Ihre Dokumenten- benachrichtigungen verwalten. Über die Toolbaraktion „Benachrichtigungen“ können Sie sich alle Benachrichtigungen anzeigen lassen. Über das Kontextmenü können Sie die Eigenschaften der Benachrichtigung (Art, Betreff, Nachricht) ändern oder die Benachrichtigung löschen.

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17. Sonstiges Funktionen

Projekt wechseln

Das Wechseln in ein anderes Projekt ist mit Hilfe der Projektauswahl in der linken unteren Ecke der Projektansicht möglich. Dazu einfach das entsprechende Projekt auswählen und „GO“ klicken.

das entsprechende Projekt auswählen und „GO“ klicken. Abbildung 28: Projektnavigation Persönliche ToDos verwalten

Abbildung 28: Projektnavigation

Persönliche ToDos verwalten

Persönliche ToDos können Sie sowohl in der Projektübersicht als auch in der Projektansicht verwalten. Dazu befindet sich jeweils ein Button „ToDo“ am unteren Rand der Anwendung. Diese ToDos sind nur für Sie persönlich sichtbar und dienen zur Verwaltung der persönlichen Aufgaben. Sie können ToDos anlegen, ändern und löschen. Zum Anlegen und Löschen stehen Funktionen in der Toolbar zur Verfügung und das Ändern ist mit Hilfe des Kontextmenüs oder durch Doppelklick möglich.

mit Hilfe des Kontextmenüs oder durch Doppelklick möglich. Abbildung 29: ToDo Liste Version 1.0 Seite 43

Abbildung 29: ToDo Liste

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Abmelden

Für die Abmeldung steht oben rechts die Funktion „Abmelden“ zur Verfügung.

Navigation zur Projektübersicht

Um von einem Projekt zurück zur Projektübersicht zu kommen, müssen Sie nur den Link „Projektübersicht“ betätigen.

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18.

Allgemeines

Passwortrichtlinien

Passwörter in EASY-PM müssen folgenden Regeln entsprechen:

- mindestens 6 Zeichen lang

- Passwort darf nicht gleich dem Benutzernamen sein

- Passwort darf nicht gleich der E-Mail Adresse sein

- Passwort darf nicht gleich dem Vornamen sein

- Passwort darf nicht gleich dem Nachnamen sein

Dokumentenverknüpfungen

Um beliebig viele Informationen an bestimmten Objekten in EASY-PM zu verwalten, ist es möglich, Dokumente mit Objekten (Aufgaben, Phasen, Meilensteine, …) zu verknüpfen. Es können beliebig viele Dokumente mit einem Objekt verknüpft werden. Die Verwaltung der Verknüpfungen ist immer über das Kontextmenü „Dokumente“ erreichbar. Dabei öffnet sich ein Fenster, das in einer Liste alle verknüpften Dokumente anzeigt. Über das Kontextmenü auf einem verknüpften Dokument können Sie sich die Versionen des Dokumentes anzeigen lassen, das Dokument herunterladen, die Eigenschaften des Dokumentes anzeigen lassen oder die Dokumentenverknüpfung löschen. Über die Toolbaraktion „Dokument hinzufügen“ können Sie eine neue Verknüpfung erstellen. Dazu stehen Ihnen 2 Wege zur Verfügung.

Neues Dokument: Wählen Sie dazu im ersten Schritt „Neues Dokument anlegen“ und im zweiten Schritt den Ordner, in dem das Dokument gespeichert werden soll. Im dritten Schritt geben Sie die Informationen zum Anlegen des Dokumentes an. Durch Betätigen des „Fertig“-Buttons wird das Dokument angelegt und die Verknüpfung erstellt.

Vorhandenes Dokument: Wählen Sie dazu im ersten Schritt „Vorhandenes Dokument auswählen“ und im zweiten Schritt den Ordner, in dem das Dokument enthalten ist. Im dritten Schritt wählen Sie dann das zu verknüpfende Dokument. Durch Betätigen des „Fertig“-Buttons wird die Verknüpfung erstellt.

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Handbuch Abbildung 30: Schritt 1 Abbildung 31: Schritt 2 Abbildung 32: Schritt 3 Abbildung 33: Dokumentenverknüpfung

Abbildung 30: Schritt 1

Handbuch Abbildung 30: Schritt 1 Abbildung 31: Schritt 2 Abbildung 32: Schritt 3 Abbildung 33: Dokumentenverknüpfung

Abbildung 31: Schritt 2

Handbuch Abbildung 30: Schritt 1 Abbildung 31: Schritt 2 Abbildung 32: Schritt 3 Abbildung 33: Dokumentenverknüpfung

Abbildung 32: Schritt 3

Schritt 1 Abbildung 31: Schritt 2 Abbildung 32: Schritt 3 Abbildung 33: Dokumentenverknüpfung Gantt-Chart Das

Abbildung 33: Dokumentenverknüpfung

Gantt-Chart

Das Gantt-Chart wird in EASY-PM an verschiedenen Stellen zur Darstellung von termingebundenen Objekten genutzt. Die Gantt-Chart Ansicht stellt die zeitliche Abfolge von Aktivitäten grafisch in Form von Balken auf einer Zeitachse dar. Dabei kann zwischen 3 Ansichten gewählt werden:

Tagesansicht:

Hier erfolgt die Darstellung tagesgenau, wobei Wochenenden und das aktuelle Datum farblich hervorgehoben sind. Diese Darstellung ist zur detaillierten Planung am besten geeignet.

Wochenansicht: Die Wochenansicht zeigt in welcher Kalenderwoche sich die jeweiligen Objekte befinden. Die aktuelle Woche ist rot hervorgehoben.

Monatsansicht:

In der Monatsansicht wird gezeigt, ob sich die jeweiligen Objekte in einem Monat befinden oder nicht. Diese Ansicht ist zur groben

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Planung am besten geeignet, weil damit ein Überblick über einen größeren Zeitraum möglich ist.

Wenn Sie mit dem Mauszeiger über einen Balken zeigen, dann sehen Sie zusätzliche Information, wie Start- oder Endtermin.

Sie zusätzliche Information, wie Start- oder Endtermin. Abbildung 34: Wochenansicht im Gantt-Chart Export EASY-PM

Abbildung 34: Wochenansicht im Gantt-Chart

Export

EASY-PM stellt für viele Bereiche (Projekte, Aufgaben, Anforderungen, …) eine Exportfunktionalität nach Microsoft Word und Excel zur Verfügung. Die Exportfunktionalität eignet sich hervorragend zur weiteren Verarbeitung der Information (z.B. Diagrammauswertungen in Excel).

Word:

Beim Export nach Word werden alle Objekte mit jeweils allen Eigenschaften in eine Word-Dokument (.doc) exportiert. Die Darstellung der einzelnen Objekte in Word erfolgt blockweise.

Excel:

Der Export nach Excel exportiert ebenfalls alle Objekte mit allen Eigenschaften in eine Listendarstellung in Excel (.xls).

Um diese Dokumente öffnen zu können, benötigen Sie auf Ihrem Client eine entsprechende Anwendung, die diese Dokumente lesen kann.

entsprechende Anwendung, die diese Dokumente lesen kann. Abbildung 35: Toolbaraktion Export Version 1.0 Seite 47

Abbildung 35: Toolbaraktion Export

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Handbuch Abbildung 36: Export nach Microsoft Word Abbildung 37: Export nach Microsoft Excel Bestätigungs-Dialog Der

Abbildung 36: Export nach Microsoft Word

Handbuch Abbildung 36: Export nach Microsoft Word Abbildung 37: Export nach Microsoft Excel Bestätigungs-Dialog Der

Abbildung 37: Export nach Microsoft Excel

Bestätigungs-Dialog

Der Bestätigungs-Dialog (Confirm Dialog) erscheint immer dann, wenn eine

zusätzliche Bestätigung erforderlich ist. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn Sie

Objekte (Aufgaben, Phasen, Meilenstein

oder Nein bestätigt werden. Alternativ können Sie für Ja auch den Buchstaben „j“

oder Return und für Nein den Buchstaben „n“ oder ESC betätigen.

) löschen wollen. Der Dialog muss mit Ja

ESC betätigen. ) löschen wollen. Der Dialog muss mit Ja Abbildung 38: Confirm Dialog Version 1.0

Abbildung 38: Confirm Dialog

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Listen

Viele Objekte in EASY-PM werden mit Hilfe von Listen dargestellt. Da diese schnell unübersichtlich werden können, bietet die Listendarstellung Funktionen, wie Sortieren und Filtern.

Sortieren:

Eine Liste können Sie sortieren, in dem Sie auf die Spaltenüberschrift klicken. Ein weiterer Klick ändert die Sortierreihenfolge.

Filtern: Um nach bestimmten Einträgen in einer Liste zu suchen, kann auf diese ein Filter angewandt werden. Über das Kontextmenü auf der Spaltenüberschrift können Sie den Filter setzen. Die Liste wird automatisch bei der Eingabe eines Filters gefiltert.

wird automatisch bei der Eingabe eines Filters gefiltert. Abbildung 39: Listendarstellung Version 1.0 Seite 49 von

Abbildung 39: Listendarstellung

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19.

Kontakt

Weitere Informationen zu EASY-PM und unserem Unternehmen Antravis Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) finden Sie auf unseren Internetseiten unter www.easy-pm.de.

Unter der Produktseite FAQ / Hilfe stehen das aktuelle Handbuch zu EASY-PM und weitere Dokumente als PDF-Dateien zur Verfügung.

Wenn sie mehr über EASY-PM wissen möchten oder Fragen haben, kontaktieren Sie uns bitte direkt.

Antravis Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)

Nelly-Sachs-Straße 27

85386 Eching

Deutschland

Tel.: +49 (89) 92562080

E-Mail: support@easy-pm.de

Web: www.easy-pm.de

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Marken

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