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1.1. Introduccin Para muchas personas, aprender a usar Microsoft Project 2010 significa aprender tambin los principios de la administracin de proyectos. Ambas cosas van de la mano. El presente manual fue creado con la finalidad de convertirse en un texto de consulta para aquellas personas que estn involucradas en la gestin, direccin o planificacin de proyectos, y que adems, estn interesadas en estudiar el Microsoft Project 2010. Aqu encontraran las aplicaciones ms importantes que trae la versin del MS Project 2010. El contenido general del presente manual la podemos dividir en cinco etapas. Primeramente se presenta una serie de conceptualizaciones tericas que estn muy vinculadas a la planificacin de proyectos, y que, es de vital importancia comprenderlas para realizar una buena planificacin. Luego, se describe en forma detallada las diferentes formas de configurar un proyecto. Seguidamente se hace hincapi en las tareas, se detallan los procedimientos a seguir para crear una tarea, vincular tareas, definir la duracin de las tareas, jerarquizar tareas, introducir notas a las tareas, etc. Tambin se desarrolla el manejo de los recursos, las asignaciones de recursos y la creacin de las mismas. Finalmente, se describe el control del proyecto que el Project ofrece mediante la lnea base, a travs de ella, se puede hacer un anlisis comparativo de lo planificado con lo ejecutado. Qu es un Proyecto Un proyecto es una secuencia bien definida de eventos con un principio y un final, dirigidos a alcanzar un objetivo claro y realizado por personas dentro de unos parmetros establecidos, tales como tiempo, coste, recursos y calidad. Un proyecto es algo diferente de lo que hacemos todos los das, porque el objetivo de un proyecto requiere alguna planificacin. La cantidad de planificacin que se necesita depende de la complejidad del proyecto.
Fases de un proyecto
Los proyectos, cualquiera sea su naturaleza estn divididas por fases o etapas en toda su vida til. En la figura siguiente se presenta las diferentes fases con la que cuenta un proyecto:
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Da del evento
Seguimiento
Documento de plan del evento -Reservar las instalaciones -Identificar a los oradores invitados y completado organizar las tareas relacionadas -Invitar a los asistentes El evento transcurre tal como se -Preparar las instalaciones plane -Ayudar al orador invitado -Proporcionar servicios a los asistentes Documento de anlisis al final del -Encuestar a los asistentes proyecto completado Compilar las notas de seguimiento
Procesos Las actividades de dos proyectos diferentes pueden estar relacionadas entre s para formar un proceso. Por ejemplo, supongamos que tiene dos proyectos: uno contiene las actividades necesarias para producir un sistema de vales para el centro de llamadas, y el otro proyecto contiene las actividades necesarias para contratar y entrenar al personal de soporte tcnico de un centro de llamadas.
PROYECTO 1 Actividades: -Desarrollar el sistema de vales -Probar el sistema de vales Actividades: Entrevistar al personal de soporte tcnico Contratar personal de soporte tcnico PROYECTO 2
Entrenar al personal de soporte tcnico Resultado: personal de soporte del centro de llamadas
El conjunto combinado de actividades de los dos proyectos forman un proceso para establecer un centro de llamadas. El proceso tiene como resultado un centro de llamadas completamente funcional.
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Programas Un programa es un grupo de proyectos que se administran juntos, para aprovechar al mximo su estado interrelacionado. Por ejemplo, una compaa de construccin que est trabajando en una subdivisin nueva administra cada casa de la subdivisin como un proyecto independiente. Al agrupar los proyectos en un programa para toda la subdivisin, la compaa puede ver fcilmente el progreso de la subdivisin en su totalidad y planear el aporte de recursos de terceros, como camiones de cemento o paisajistas. Carteras Algunos jefes de proyecto pueden usar carteras para emparejar proyectos y programas con sus objetivos empresariales estratgicos correspondientes. Por ejemplo, una compaa de desarrollo de software ha identificado tres objetivos empresariales estratgicos: "innovar en la industria", "desarrollar software seguro " y "proporcionar soporte al cliente de la mxima calidad". La organizacin configura carteras para cada uno de estos objetivos (innovacin, seguridad y soporte al cliente) y alinea los proyectos y los programas actuales dentro de estas carteras.
CARTERA Innovacin PROYECTOS Y PROGRAMAS Proyecto: anlisis competitivo Programa: aprendizaje industrial (incluye tres proyectos: "Identificar recursos externos", "Entrenar a los administradores de proyecto" y "Asistir a conferencias"). Proyecto: pruebas de seguridad Programa: implementar el sistema de registro basado en el servidor (incluye dos proyectos: "Crear una granja de servidores" y "Desarrollar el cdigo de registro"). Proyecto: implementar el sistema de vales del centro de llamadas Proyecto: contratar y entrenar al personal del centro de llamadas Programa: recursos en lnea para clientes (incluye dos proyectos: "Crear una interfaz de cliente para el sistema de vales" y "Desarrollar y publicar recursos de aprendizaje electrnico").
Seguridad
Soporte al cliente
El resultado: las entregas del proyecto Los proyectos, las fases y los procesos producen algn tipo de resultado, denominado entrega. Normalmente, una entrega es algn tipo de elemento tangible, como un documento o un producto completado. Las entregas pueden ser productos o bienes,
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Un elemento tangible que es el resultado Documento, programa de software, de un proyecto, una fase o un proceso. casa Los productos pueden ser entregas independientes, o bien, pueden ser un componente de una entrega mayor. El resultado de un proyecto, una fase o Proceso de pruebas de errores un proceso completado. revisado, nueva estructura organizativa, directrices para una construccin ecolgica Resultado de un proyecto, una fase o un Centro de llamadas totalmente proceso que permite que una funcional, mesa con personal en una organizacin realice una funcin conferencia, servicio de distribucin de empresarial. radio
Resultado
Servicio
Cmo se adapta Microsoft Project al sistema de administracin de proyectos? Un "sistema" de administracin de proyectos hace referencia al conjunto integrado de procesos, tcnicas, metodologas y herramientas que se usan para programar proyectos y realizar un seguimiento de ellos. Microsoft Project 2010 es una herramienta dentro del sistema de administracin de proyectos ms grande. Los proyectos, tambin denominados planes del proyecto, se guardan como archivos separados dentro de Project 2010 y pueden agruparse en iniciativas ms grandes, tales como fases, procesos, programas y carteras. Caractersticas MS PROJECT 2010 Microsoft Project 2010 tiene una nueva y atractiva interfaz, pero eso no es todo. Contiene adems nuevas y eficaces mejoras en la programacin, administracin de tareas y vistas que ofrecen mayor control para administrar y presentar sus proyectos. Interfaz mejorada Project 2010 incorpora varias caractersticas para mejorar de forma significativa la forma en que se muestra un proyecto y se trabaja con l. Presentacin de la cinta de opciones Al iniciar por primera vez Project 2010, se sorprender de lo que ver. Los mens y barras de herramientas han sido reemplazados por la cinta de opciones, que le ayudar a encontrar fcilmente los comandos que necesita para completar una tarea. Los comandos estn organizados en grupos lgicos, que se renen a su vez en pestaas.
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En Project 2010, todas las fichas y grupos de la cinta se pueden personalizar. Si su organizacin tiene caractersticas exclusivas de su negocio, puede agruparlas en su propia ficha de la cinta. Backstage Haga clic en la pestaa Archivo y estar en Backstage, un destino de grficos sin escalas para administrar sus archivos de proyecto. Backstage contiene los mismos comandos bsicos disponibles en el men Archivo de las versiones anteriores de Microsoft Project para abrir, guardar e imprimir archivos de proyecto. El comando Opciones que antes se encontraba en el men Herramientas se ha movido a Backstage. Este comando abre el cuadro de dilogo Opciones de proyecto en el que podr introducir, revisar o modificar las preferencias que controlan la forma en que se muestra y trabaja Microsoft Project. Encontrar comandos rpidamente Ahora, puede encontrar los comandos de uso ms frecuente con un solo clic, es decir, haciendo clic con el botn secundario del mouse. Al hacerlo sobre cualquier elemento de la vista, como barras, celdas de tabla o grficos, se mostrar una minibarra de herramientas con una lista en la que se incluyen los comandos usados frecuentemente. Cuando tenga prisa, esta es una forma de usar Project que le ayudar a ahorrar tiempo.
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Fig. 1 Una tarea est retrasada respecto a lo programado. Esta tarea podra arrastrarse hasta Toms o Cecilia, que no estn trabajando. Fig. 2 Una tarea se desarrolla segn lo programado. Fig. 3 Tareas que se encuentran actualmente sin asignar. Estas tareas podran arrastrarse hasta Toms o Cecilia, que no estn trabajando. Escala de tiempo Project 2010 incluye una vista Escala de tiempo que se muestra automticamente encima de otras vistas y muestra una introduccin concisa de toda la programacin. Puede agregar tareas a la escala de tiempo e incluso imprimirla para crear un atractivo informe resumido del proyecto completo. Tambin puede pegarla en un mensaje de correo electrnico para enviar un informe instantneo y de forma sencilla.
Personalizacin de vistas mejorada Manipular las vistas en Project casi siempre ha sido algo complicado. Ya no. Eche un vistazo a las nuevas formas en las que puede organizar cmo se presenta y se controla su proyecto.
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Control deslizante del zoom Project 2010 permite acercar o alejar la parte de fase temporal de una vista con el control deslizante del zoom en la barra de estado. Simplemente mueva el control deslizante a la derecha para acercar la programacin (muestra intervalos ms reducidos, como das u horas) o a la izquierda para alejarla (muestra intervalos ms prolongados, como semanas o meses). El control deslizante del zoom funciona en los diagramas de Gantt, en los diagramas de red, en las vistas de calendario y en todas las vistas de grficos.
Programacin controlada por el usuario Project 2010 incorpora varias mejoras para optimizar el control sobre la programacin. Tambin puede crear tareas iniciales en Microsoft Excel o Word y pegarlas en Project sin tener que cambiar el formato. Programacin manual Project 2010 incorpora un cambio importante en la programacin de los proyectos. Los cambios en factores como las dependencias de tareas y el calendario del proyecto ya no ajustan las fechas de tareas de manera automtica al programar manualmente una tarea. Puede colocar una tarea programada manualmente en cualquier parte de la programacin y Project no la mover. Tareas inactivas
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FORMATO ARCHIVO
DE
DESCRIPCIN
El formato de archivo estndar de un proyecto, que usa la extensin .mpp. El formato estndar de archivo de un proyecto, que usa la extensin .mpp. Project 2010 admite abrir y guardar en el formato de archivo usado por Project 2007. El formato estndar de archivo de un proyecto, que usa la extensin .mpp. Project 2010 admite abrir y guardar en el formato de archivo usado por Microsoft Project 2000-2002 y Microsoft Project 2003. El formato estndar de archivo de un proyecto, que usa la extensin .mpp. Project 2010 no puede guardar en el formato de archivo de Microsoft Project 98. No obstante, Project 2010 admite abrir este formato de archivo. ste es un archivo de plantilla en el que puede guardar la informacin repetitiva. Este formato usa la extensin .mpt. El archivo global (Global.mpt) es un archivo de plantilla principal que puede contener informacin de formato para todos los proyectos pero no puede almacenar tareas, recursos o asignaciones. Formato usado por el programa de hojas de clculo Microsoft Excel. Este formato usa las extensiones .xls, .xlsx, .xslb y .xlsm. Puede exportar datos de campo a estos formatos, pero no puede exportar un proyecto completo. Formato de base de datos usado por Project para almacenar proyectos completos. Este formato usa la extensin .mpd. No puede guardar al formato MPD usando Project 2010, pero puede abrir proyectos abiertos que estn almacenados en archivos MPD. Formato de base de datos usado por el programa de base de datos Microsoft Access, que usa la extensin .mdb. No puede guardar en el formato MDB usando Project 2010, pero puede abrir proyectos que estn almacenados en archivos MDB. Formato usado por las bases de datos de Microsoft SQL Server compatibles con ODBC. No puede guardar en el formato ODBC mediante Project 2010, pero puede abrir proyectos que estn almacenados en archivos ODBC.
Microsoft Excel
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Ejercicio 1 Crear y programar un proyecto La forma habitual de comenzar a usar Project 2010 es crear un nuevo plan de proyecto en blanco. O bien, puede basar el nuevo archivo en un proyecto o plantilla existente que contenga tareas o recursos parecidos a los que necesita. 1. Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, en Nuevo. 2. Asegrese de que la opcin Proyecto en blanco est activada y, a continuacin, haga clic en Crear en el panel derecho.
Ejercicio 2. proyecto:
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2. Para programar un proyecto a partir de la fecha de comienzo, haga clic en el Fecha de comienzo del proyecto en el cuadro Programar a partir de y, a continuacin, seleccione la fecha en el cuadro Fecha de comienzo. 3. Para programar un proyecto a partir de la fecha de finalizacin, haga clic en Fecha de finalizacin del proyecto en el cuadro Programar a partir de y, a continuacin, seleccione la fecha en el cuadro Fecha de finalizacin. SUGERENCIA Puede programar el proyecto a partir de la fecha de finalizacin si tiene que averiguar la fecha lmite en la que puede comenzar un proyecto. Sin embargo, le recomendamos que cambie esta configuracin para programar a partir de la fecha de inicio cuando el trabajo comience en el proyecto. 3. Se puede incluir campos personalizados de la empresa en el proyecto. En la seccin Campos personalizados de empresa, haga clic en el campo Valor de un campo personalizado y, a continuacin, seleccione el valor. NOTA Debe escribir los valores de los campos personalizados de empresa obligatorios marcados con un asterisco (*) o de lo contrario no podr guardar el proyecto. Si cambian los planes, puede modificar esta informacin inicial del proyecto en cualquier momento en el cuadro de dilogo Informacin del proyecto. Sin embargo, si ya ha aplicado datos reales a las tareas, como las fechas de comienzo o de finalizacin reales, las tareas se reprogramarn en funcin de la informacin actualizada del proyecto. Adems, si ha aplicado restricciones a las tareas, el desplazamiento de la fecha de comienzo o de fin no desplazar necesariamente todas las tareas basndose en la nueva fecha.
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2. En la ficha Resumen, escriba la informacin pertinente del proyecto en los cuadros. 3. En la ficha Personalizar, escriba la informacin personalizada en los cuadros Nombre, Tipo y Valor y, a continuacin, haga clic en Agregar. 4. Haga clic en Aceptar. EJERCICIO 4: Guardar un Proyecto Debe guardar su proyecto peridicamente para mantener los cambios realizados, hacer una copia de seguridad, crear una plantilla para usar en otro proyecto. 1. Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, haga clic en Guardar.
2. Si es la primera vez que guarda el proyecto, escriba su nombre en el cuadro Nombre de archivo y, a continuacin, haga clic en Guardar. 3. Puede guardar el proyecto en un formato de archivo diferente. 1. Haga clic en la pestaa Archivo. 2. Haga clic en Enviar y guardar. 3. Debajo de Tipos de archivo, haga clic en Guardar proyecto como archivo. 4. En la derecha, debajo de Tipos de archivo de proyecto u Otros tipos de archivo, seleccione el tipo de archivo que desea guardar. Hay dos mtodos para guardar el archivo de proyecto en otro formato. Haga doble clic en el tipo de archivo que desea guardar. Haga un solo clic en el tipo de archivo que desea guardar y, a continuacin, haga clic en .
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Project 2007 Project 2000 - 2003 Formato de documento porttil (PDF) Especificacin de papel XML (XPS) Libro de Excel Texto delimitado por tabulaciones Delimitado por comas (CSV) XML
EJERCICIO 5 Guardar un proyecto como plantilla Para volver a utilizar un proyecto existente como base de un nuevo proyecto, puede guardarlo como plantilla. 1. Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, haga clic en Guardar como. 2. Usuarios de Project: Si el proyecto que desea guardar como plantilla est guardado en Project , haga lo siguiente: 1. En el cuadro de dilogo Guardar en Project, haga clic en Guardar como archivo. 2. En el cuadro de dilogo Guardar como archivo, haga clic en Slo los elementos globales y campos personalizados de la empresa cargados actualmente para guardar nicamente aquellos elementos de la plantilla de la informacin global de la empresa que se usan en este proyecto. 3. Seleccione la unidad y la carpeta donde desea guardar la plantilla. 4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la plantilla. 5. En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en Plantillas (*.mpt) o Plantillas Microsoft Project 2007 (*.mpt). 6. Haga clic en Guardar. 7. Active las casillas de verificacin de los datos que desea quitar del archivo de proyecto y, a continuacin, haga clic en Guardar.
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2. En el campo Nombre de tarea vaco, escriba los siguientes nombres de tareas y luego de cada ingreso, presione ENTRAR.
Nombre de tarea Definir la oportunidad de negocio Investigar el mercado y la competencia Identificar los elementos de costos operativos Evaluar riesgos potenciales y beneficios Evaluar tamao y estabilidad del mercado Evaluar la competencia Evaluar la disponibilidad de los recursos necesarios Determinar los requisitos financieros Evaluar idoneidad del personal Imprimir informe de evaluacin
Ejercicio 2.1.2 Insertar una tarea entre otras tareas existentes 1. Seleccione la fila debajo de la tarea Investigar el mercado y la competencia
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3. Escriba el nombre de la tarea Identificar los recursos necesarios en la fila insertada. Los identificadores de las tareas se vuelven a numerar automticamente despus de que se inserta una tarea. 2.2 Estimacin de la duracin. Cuando crea una tarea programada automticamente, Project 2010 asigna una duracin (duracin: perodo total de tiempo de trabajo activo que es necesario para completar una tarea. Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea, definido en el calendario del proyecto y de recursos) estimada de forma predeterminada para un da. Puede modificar la duracin en cualquier momento para reflejar la cantidad real de tiempo que requiere la tarea. De forma predeterminada, las tareas nuevas se programan manualmente y no tienen duraciones predeterminadas. Para que las tareas nuevas se programen automticamente, en la ficha Tarea del grupo Programacin, haga clic en Programacin automtica. Ejercicio 2.2 Cambiar la duracin de una tarea 1. En las tareas insertadas en el ejercicio anterior introduzca las siguientes duraciones. 2. En la columna Duracin de la tarea, escriba la duracin en minutos (m), horas (h), das (d), semanas (s) o meses (me), segn se indican
Nombre de la tarea
Definir la oportunidad de negocio Investigar el mercado y la competencia Identificar los recursos necesarios Identificar los elementos de costos operativos Evaluar riesgos potenciales y beneficios Evaluar tamao y estabilidad del mercado Evaluar la competencia Evaluar la disponibilidad de los recursos necesarios Determinar los requisitos financieros Evaluar idoneidad del personal Imprimir informe de evaluacin
duracin
1me 8d 7d 5d 1s 1s 4d 1s 5d 10d 1d
Nota Si se cambian las unidades, Project no las convierte. Por ejemplo, si la duracin es 1 da y desea expresar dicha duracin en horas, primero debe calcular la cantidad de horas de trabajo en un da y luego escribir el nuevo valor en horas.
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2. Escriba el nombre del nuevo hito en el campo Nombre de tarea de la primera fila vaca de la lista. Si est convirtiendo una tarea existente en un hito, omita este paso. 3. Escriba 0 en el campo Duracin del hito y, a continuacin, presione ENTRAR. Cuando escriba una duracin cero en una tarea, Project 2010 muestra automticamente el smbolo de hito en la seccin de grficos de la vista Diagrama de Gantt en ese da. Crear un hito con una duracin mayor que cero Por lo general, los hitos tienen una duracin (duracin: perodo total de tiempo de trabajo activo que es necesario para completar una tarea. Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea, definido en el calendario del proyecto y de recursos.) cero; sin embargo, algunos hitos pueden necesitar otra duracin. Por ejemplo, si un proyecto tiene un hito de aprobacin al final de una fase (etapa: grupo de tareas relacionadas que completan el paso principal de un proyecto.) y sabe que el proceso de aprobacin tardar una semana. Ejercicio 2.4.2 1. En el grupo Vistas de tareas de la ficha Vista, haga clic en Diagrama de Gantt.
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2. Escriba el nombre del nuevo hito en el campo Nombre de tarea de la primera fila vaca de la lista. Si est convirtiendo una tarea existente en un hito, omita este paso. 3. Seleccione el hito y, en la ficha Tarea, en el grupo Propiedades, haga clic en Informacin de tarea.
4. En el cuadro de dilogo Informacin de tarea, haga clic en la pestaa Opciones avanzadas y, a continuacin, especifique la duracin del hito en el cuadro Duracin. 5. Active la casilla de verificacin Marcar la tarea como hito y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Project 2010 muestra el smbolo de hito da de la tarea. 2.5. en la vista Diagrama de Gantt en el ltimo
Al organizar las tareas de un proyecto, puede agrupar aquellas tareas que compartan caractersticas o que se van a completar en el mismo intervalo de tiempo bajo una tarea de resumen. Los jefes de proyecto suelen llamar a las tareas de resumen "tareas hamaca". Puede usar las tareas de resumen para mostrar las fases y subfases principales del proyecto. Las tareas de resumen esquematizan los datos de sus subtareas, que son las tareas agrupadas en un nivel inferior. Puede aplicar la sangra a las tareas en todos los niveles que sea necesario para reflejar la organizacin del proyecto. Existen dos mtodos de organizacin de la lista de tareas: Con el mtodo arriba-abajo, primero se identifican las fases principales y, a continuacin, se detallan las fases en tareas individuales. Este mtodo proporciona una versin del plan tan pronto como haya decidido las fases principales. Nota Si alguna de las tareas no se ajustan a ninguna de las fases que ha definido, probablemente falte alguna fase. Con el mtodo abajo-arriba, se enumeran primero todas las posibles tareas y, a continuacin, se agrupan en fases. Cuando haya decidido el mtodo para organizar las tareas, puede comenzar a aplicar el esquema a las tareas de resumen y subtareas en Project
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3. Sugerencia Con el mouse puede aplicar o anular la sangra a una tarea rpidamente. Site el puntero sobre la primera letra del nombre de la tarea. Cuando el puntero cambie a una flecha doble, arrstrelo con el botn secundario para aplicar la sangra a la tarea o arrstrelo hacia la izquierda para anular la sangra de la tarea. Notas La asignacin de recursos a las tareas de resumen puede crear duraciones y valores de asignacin impredecibles, Para asociar a un miembro de un equipo con una tarea de resumen sin asignar la tarea, puede usar el campo Contacto. Para deshacer el esquema, anule la sangra de todas las subtareas y tareas de resumen de nivel inferior hasta que todas las tareas tengan el mismo nivel de esquema. Puede reorganizar fcilmente las fases del proyecto en su programacin de esquema. Al desplazar o eliminar una tarea de resumen, automticamente se desplazan o eliminan todas las subtareas asociadas. Al eliminar una tarea de resumen, Project elimina automticamente todas sus subtareas. Para eliminar una tarea de resumen y conservar sus subtareas, primero tiene que anular la sangra de las subtareas hasta que tengan el mismo nivel que la tarea de resumen. Al reorganizar una lista de tareas, cambiarn los nmeros de esquema de los elementos de la lista. Los nmeros de esquema se actualizan automticamente al mover, agregar o eliminar tareas, porque reflejan la estructura actual de la lista de tareas. Si est usando un sistema de numeracin personalizado especificado manualmente, los nmeros no se actualizan de forma automtica. Si desplaza una tarea, deber ajustar manualmente los nmeros para reflejar la nueva ubicacin. La colocacin de tareas en orden jerrquico no crea automticamente dependencias entre tareas. Para crear dependencias entre tareas, stas deben estar vinculadas. Despus de organizar las tareas vinculadas en su programacin de esquema, las dependencias entre tareas que ha establecido previamente pueden haber dejado de ser pertinentes, y es posible que tenga que actualizarlas. 2.6 Vincular Tareas Las tareas de los proyectos debern ser llevadas a cabo en un determinado orden. Por ejemplo antes de que se produzca la tarea Imprimir el anlisis de mercado deber
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En Project la primer tarea se denomina predecesora ya que precede a las tareas que dependen de ella. La segunda tarea se denomina sucesora ya que sucede a las tareas de las que sta es dependiente. Cualquier tarea puede ser la predecesora de una o ms tareas sucesoras. Ejercicio 2.6.1 Vincular tareas en la vista Diagrama de Gantt 1. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt.
2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea Definir la oportunidad de negocio y mantenga presionada la tecla MAYS mientras hace clic en la primera y en la siguiente tarea que desee vincular Investigar el mercado y la competencia. Para seleccionar tareas que no estn una junto a la otra, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en las tareas que desee vincular. 3. En la ficha Tarea, en el grupo Tareas, haga clic en el botn Vincular tareas.
Project, de manera predeterminada, crea un vnculo a la tarea de tipo fin a comienzo. Puede cambiar este vnculo de tarea a los tipos comienzo a comienzo, fin a fin o comienzo a fin.
Activar y desactivar el vinculado automtico Puede configurar Project 2010 de manera que al insertar una tarea entre las tareas vinculadas, la nueva tarea se vincule automticamente a las tareas que la rodean. Esto se denomina vinculado automtico. Por ejemplo, si tiene tres tareas con vnculos Fin a comienzo y agrega una nueva tarea entre ellas, la nueva tarea adoptar el vnculo Fin a comienzo con las tareas anteriores y posteriores a ella. El vinculado automtico est deshabilitado de manera predeterminada. Para activarlo, siga los pasos a continuacin. 1. Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, en Opciones. 2. En el cuadro de dilogo Opciones de proyecto, haga clic en Programacin y desplcese hasta la seccin Opciones de programacin de este proyecto. 3. Para activar el vinculado automtico, active la casilla de verificacin Vincular
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2.7 Aprender sugerencias para trabajar con tareas Para definir las tareas ms efectivamente, tenga en cuenta las siguientes pautas: Desglose las tareas al nivel de detalle del que desea realizar un seguimiento. Debe desglosarlas en ms detalle para las reas ms peligrosas. Asegrese de que las tareas tengan criterios claros para ser completadas. Defina las tareas cortas en comparacin con la duracin total del proyecto. Las tareas cortas le permiten estimar ms fcilmente el tiempo y los recursos.
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CASO PRCTICO N 01
1. OBJETIVO El desarrollo del Caso Prctico N 01, busca lograr los siguientes objetivos en el participante: - Definir el esquema de planificacin del proyecto en el entorno del MS Project 2010, ingresando entregables, actividades, actividades repetitivas e hitos. - Crear calendarios para el proyecto utilizando MS Project 2010. 2. TEMAS A DESARROLLAR El Caso Prctico N 01 desarrolla los siguientes temas: - Creacin del Proyecto mediante el MS Project 2010. a. Crear el proyecto. b. Ingresar entregables. c. Ingresar actividades. d. Ingresar actividades repetitivas. e. Ingresar hitos. - Creacin de Calendarios mediante el MS Project 2010. a. Crear calendario del proyecto. Nota Antes de iniciar el desarrollo de Caso Prctico N 01, recordamos revisar la configuracin del MS Project 2010 de su equipo, para ello utilice el documento de Gua de Configuracin del MS Project 2010 del curso. 3. DESARROLLO CASO PRCTICO N 01 3.1 ALCANCE DEL PROYECTO El Caso Prctico N 01 es desarrollado en base al proyecto Programa de Capacitacin 2012, cuyo alcance se muestra en la siguiente Figura (ver Figura 3).
3.2 CREACIN DEL PROYECTO MEDIANTE EL MS PROJECT 2010 a. Crear el proyecto Para la creacin del proyecto primero debemos establecer el marco del proyecto, es decir, con qu tipo de configuracin se programar el cronograma. El MS Project nos ofrece 2 formas de programacin: Programacin a partir de la fecha de comienzo del proyecto, se establece la fecha de comienzo del proyecto, y todos los entregables y tareas se programan para iniciarse luego de la fecha de inicio del proyecto. Programacin a partir de la fecha de finalizacin del proyecto , se establece la fecha de fin del proyecto, y todos los entregables y tareas se programan con anterioridad a la fecha ingresada.
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Para seleccionar la forma de programacin de nuestro cronograma realizamos los siguientes pasos: 1. Vamos a la pestaa Proyecto, y elegimos la opcin Informacin del proyecto, como se observa en Figura 13.
2. Luego en la siguiente ventana, en el campo Programar a partir de elegimos la opcin Fecha de comienzo del proyecto, como se observa en la Figura 14.
Comnmente nos enfrentamos a proyectos que tienen por delimitacin la fecha de trmino del proyecto. Sin embargo, para el modelamiento y programacin en MS Project se recomienda utilizar la opcin programar a partir de: Fecha de comienzo del proyecto. El proyecto Programa de Capacitacin 2012 tiene como fecha de inicio el 02 de enero del 2012, lo cual debemos ingresar en el campo Fecha de comienzo.
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b. Ingresar entregables En nuestro caso los entregables tendrn que ser ingresados directamente en el MS Project. Los botones , que aparecen en la pestaa Tarea en la opcin aplicar sangra a la tarea, nos ayudan a jerarquizar los distintos niveles de entregables que podemos tener.
c. Ingresar actividades MS Project reconoce todas las filas como tareas, por lo que la diferenciacin entre entregables y actividades en un proyecto se hace en base a la codificacin que le asignemos. Para ingresar las actividades del proyecto, necesitamos ingresar tareas en nuestro cronograma. Para ello tenemos dos formas: 1. Vamos a la pestaa Tarea, ubicamos el botn Tarea y elegimos la opcin tarea, como se observa en la Figura 17, o 2. Presionamos la tecla Insert para inserta una nueva tarea.
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Una actividad repetitiva es aquella que ocurre con cierta frecuencia en el proyecto, adems tiene la misma duracin y utiliza los mismos recursos en el proyecto. Un ejemplo de una actividad repetitiva puede ser una reunin de coordinacin semanal. 1. En el proyecto tenemos la actividad repetitiva Reunin de Coordinacin, para ello nos ubicamos debajo del entregable 1.3 Reuniones de Coordinacin y en la pestaa Tarea elegimos la opcin Tarea, y dentro la opcin Tarea peridica, como se observa en la Figura 19.
Estamos ingresando una actividad repetitiva por un periodo de 5 semanas, como un aproximado de lo que trabajaremos en nuestro cronograma, ms adelante cuando veamos el tema de planificacin revisaremos si esta aproximacin es correcta o no. 3. Luego de dar clic en Aceptar, nuestro Diagrama de Gantt se ver de la siguiente manera:
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Esto se debe a que cuando creamos una actividad repetitiva esta se genera como una nueva actividad. Entonces vamos a eliminar el entregable 1.3 Reunin de Coordinacin que no es una actividad repetitiva. d) Ingresar Hitos Un hito es una actividad que tiene duracin cero (0), en MS Project lo que diferencia a un hito de una actividad es la duracin. Un hito es til para representar un evento significativo o un punto de referencia del proyecto. 1. Para ingresar hitos realizamos los mismos pasos que hicimos para ingresar las actividades. En nuestro proyecto, slo hemos definido el hito Fin del Proyecto, como se observa en la siguiente imagen.
3.3 CREACIN DE CALENDARIOS MEDIANTE MS PROJECT 2010 El calendario general pertenece a un nivel inferior, es decir, que de establecer calendarios de proyecto y/o calendarios de tareas y recursos, estos ltimos sern los que definan el calendario real de trabajo del proyecto y no el calendario general. El calendario general se establece al instalar el MS Project en la PC. Por defecto se establece una jornada laboral de 8 horas de trabajo diario, en una semana de 5 das laborables, por 22 das laborables al mes. 1. Para ver el calendario general del proyecto vamos a la pestaa Archivo, seleccionamos Opciones, y luego la opcin Programacin.
Se recomienda mantener la configuracin del calendario general, a pesar que el calendario real del proyecto est compuesto de diferentes calendarios. Calendario Base
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El calendario base es un calendario predefinido al momento de instalar el MS Project en la PC. Reconoce tres tipos de calendario base, cada uno con horarios de entrada y salida predefinidos. Para ver los tipos de calendario base vamos a la pestaa Proyecto, y buscamos la opcin Cambiar tiempo de trabajo.
Las siguientes Figuras corresponden a los tipos de calendario que tiene el MS Project.
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a) Crear calendario del proyecto El calendario del proyecto est a un nivel superior en relacin al calendario general. Este calendario se configura para todas las tareas del archivo .mpp que se est trabajando. Para crear un calendario de proyecto realizamos los siguientes pasos: 1. Vamos a la pestaa Proyecto, y buscamos la opcin Cambiar tiempo de trabajo, en la nueva ventana damos clic en Crear calendario (Ver Figura 28).
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2. Ingresamos el nombre del nuevo calendario Programa de Capacitacin 2012, y seleccionamos la opcin Hacer una copia del Estndar, clic en Aceptar (Ver Figura 29).
3. Nuestro calendario considera una semana laboral de 5 das (de lunes a viernes), con un horario de trabajo de 9:00 a.m. a 6:00 p.m., con una hora de refrigerio de 1:00 p.m. a 2:00 p.m. Para ello vamos a la pestaa Semanas laborales, y clic en detalles, como se observa en la Figura 30.
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4. Luego, elegimos el da Lunes, y elegir la opcin Establecer da(s) en estos periodos especficos. Y en la tabla de horarios incluir los horarios de 09:00 a.m. a 01:00 p.m. y de 02:00 p.m. a 06:00 p.m. Repetir estos procedimientos para los das martes, mircoles, jueves y viernes; luego clic en Aceptar. Y finalmente clic en Aceptar en la ventana de Cambiar calendario laboral.
5. Ahora configuraremos el 5 y 6 de abril como das feriados (das no laborables) en nuestro calendario. Para ello vamos a la pestaa Proyecto, en la opcin Cambiar tiempo de trabajo, y nos ubicamos en la pestaa Excepciones, como se resalta en la Figura 31.
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En la parte de Excepciones, agregamos el nombre Semana Santa, y ponemos como comienzo el 5 de abril y como fin el 6 de abril del 2012. Finalmente clic en Aceptar (Ver Figura 32).
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Nombre de tarea
Duracin 1d? 2 das 2 das 0 das 3 das 1 sem 4 das 1 sem. 0 das 1d? 3 das 1d? 6 das 3 das 3 das 4 das 3 das 2 das 0 das 1d? 2 das 2 das 8 horas 2 das 2 das 0 das 4 das
1 Planificacin 2 Escribir propuesta 3 Contratar arquitecto 4 Aprobacin de las autoridades 5 Negociar nuevo alquiler 6 Realizar Planos 7 Contratar empresa de mudanzas 8 Presentar planos 9 Permisos recibidos 10 Remodelacin 11 Demolicin del espacio existente 12 Levantar tabiques 13 Instalacin elctrica 14 Instalacin de lneas de voz y datos 15 Pintar paredes 16 Instalar puertas y ventanas 17 Colocar alfombras 18 Limpieza final 19 Remodelacin terminada 20 Traslado 21 Desconectar computadoras/equipos 22 Desmontar mobiliario 23 Trasladar mobiliario/equipo/cajas 24 Montar mobiliario 25 Conectar computadoras/equipos 26 Oficinas terminadas 27 Sala del servidor
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28 Adquirir nuevo servidor 29 Trasladar servidor 30 Conectar servidor 31 Probar servidor 32 Sala del servidor terminada
Ejercicio 2 Modificar la lista de tareas inicial: a) b) c) d) Insertar nueva tarea Presentar propuesta, duracin 2 das, despus de la tarea Contratar arquitecto. Desplazar la tarea, Pintar paredes, despus de la tarea , Instalar puertas y ventanas (con el mouse arrastrar y colocar) Eliminar la tarea 7 Trasladar servidor. Guardar el archivo con el nombre remodelacin_oficina, en la carpeta D:\Curso Project.
Ejercicio 3: Esquematizacin de tareas en fases a) b) c) Abrir el archivo remodelacion_oficina.mpp de la carpeta D:\Curso Project Aplicar sangra a las tareas de la 2 a la 9, de la 11 a la 19 , de la 21 a la 26 y de la tarea 28 a la 32 para crear tareas resmenes fases del proyecto. Observe que la sangra o espacio en blanco antes del nombre de la tarea marca el nivel jerrquico de dependencia.
d) Mostrar slo las tareas resmenes. Para ello debe seleccionar todas las tareas del proyecto haciendo clic en la celda de interseccin de los rtulos de filas y columnas, luego ir al men Proyecto, Esquema, Ocultar Subtareas. e) f) Visualizar slo las subtareas de la Fase 1, haciendo clic en el signo + ubicado al inicio del nombre de la tarea. Mostrar nuevamente el proyecto con todas las tareas y subtareas.
Ejercicio 5: Vinculacin de tareas a) b) c) d) Siguiendo con el proyecto remodelacin de oficina.mpp, vincule todas las tareas con una dependencia de fin a comienzo. Observe todas las tareas en el diagrama de Gantt seleccionando men VER-Zoom-Proyecto completo. En Proyecto Informacin del Proyecto, observe la fecha de finalizacin del proyecto calculada y en el botn Estadsticas la duracin total del proyecto. En forma predeterminada la duracin se especifica en das, modifique esta configuracin para que se muestre en semanas: Men Herramientas Opciones Programacin, cambiar de das a semana en el cuadro de texto correspondiente a la duracin. Observe los cambios y restaure la configuracin. Cambiar las vinculaciones para que las tareas 29 y 30. comiencen juntas: Cambiar la dependencia entre la tarea 21 y 22 para que terminen juntas (FF).
e) f)
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g)
Cul es la duracin total actual del proyecto? Qu efecto se produjo con las modificaciones?
Ejercicio 4: Tarea a) b) c) Definir las tareas y las vinculaciones necesarias para la realizacin de una cena de cumpleaos que se realizar dentro de 10 das a partir de la fecha actual. Esquematice el proyecto en fases y marque hitos significativos en la planificacin. Guarde el proyecto en la carpeta D:\Curso Project, con el nombre fiesta de cumpleaos.
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