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LOS DOCUMENTOS Y SUS CLASES Por Antonio Caldern Rehecho 1. DEFINICIN Y CONCEPTO 2. CLASIFICACIN DE DOCUMENTOS 2.1.

Clasificacin de documentos segn el nivel de informacin 3. BREVE ACERCAMIENTO A LOS DOCUMENTOS MS CARACTERSTICOS 3.1. Los documentos primarios 3.2. Los documentos secundarios 3.3. Las obras de referencia o de consulta 4. LAS BASES DE DATOS 5. LA INFLUENCIA DE LAS TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN 6. BIBLIOGRAFA. 1. DEFINICIN Y CONCEPTO Existen muchas definiciones diferentes de documento. Quizs tantas como tericos que reflexionan sobre el concepto o puntos de vista desde el que se acercan al mismo. Nosotros vamos a utilizar una muy simple, aqulla que lo considera como toda informacin fijada sobre un soporte y susceptible de ser recuperada 3 . Si el soporte es voltil o efmero simplemente no tendremos nada despus del momento comunicativo (conversacin telefnica, seales de humo, banderas empleadas en el aterrizaje de aviones; en clave de humor, mensaje que se autodestruye...). Si la informacin no puede ser recuperada porque no tenemos los medios tcnicos o porque no sabemos descifrarla slo estaremos ante un documento potencial (informacin en una microforma para la que no tenemos el aparato lector adecuado, inscripciones en lenguas que no han sido descifradas...). La importancia del documento es enorme, mxime en la llamada sociedad de la informacin, en la sociedad del conocimiento... porque es el elemento en el que se transporta y difunde aqulla o en el que se vierte ste, y el mejor medio para guardar y conservar ambos (informacin y conocimiento). Adems, no hay que olvidar que todas las operaciones de la biblioteca o de un centro de documentacin se incluyen en un esquema ms amplio que se denomina cadena documental o que el documento (que es el que conforma la coleccin) es precisamente lo que une al usuario y la biblioteca, lo que determina en ltimo trmino la existencia de sta. 2. CLASIFICACIN DE DOCUMENTOS Por qu es necesaria una clasificacin de los documentos? Toda clasificacin pretende sistematizar, aclarar conceptos e ideas, agrupar (y por tanto diferenciar) por criterios de afinidad. Pero esos criterios no siempre son los mismos: dependiendo del punto de vista que adoptemos para clasificar obtendremos una clasificacin u otra para el mismo documento. No obstante, algunas de esas clasificaciones (si no todas) plantean controversias desde el momento en el que no resulta fcil o claro incluir un documento en una u otra de las clases o cuando no quedan bien delimitados los mrgenes de las mismas.
Hay otras definiciones, de las que mostramos algunos ejemplos: Todo conocimiento fijado materialmente sobre un soporte que puede ser utilizado para consulta, estudio o trabajo (AMAT, Nuria. Documentacin cientfica y nuevas tecnologas de la informacin. 2 ed. Madrid: Pirmide, 1998); Toda expresin en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresin grfica, sonora o en imagen recogida en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informticos (art. 49.1 de la Ley 16/1985 de Patrimonio Histrico Espaol). Citados por Flix del Valle Gastaminza (http://www.ucm.es/info/multidoc/prof/fvalle/tema3.htm): Todo mensaje icnico o simblico- incorporado a un soporte permanente y empleado con una finalidad informativa (Martnez Comecha); Informacin registrada que puede considerarse como unidad en un proceso de documentacin (Norma UNE 50-11392/1; para la cual, documentacin es recogida y tratamiento de informacin registrada, de forma continua y sistemtica y que permita su almacenamiento, recuperacin, utilizacin y transmisin).
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Las clasificaciones que han sido ms utilizadas tienen que ver con los elementos que se pueden diferenciar en el documento o en su utilizacin: Segn el Soporte: Impresas: sobre papel o similar. Magnticas: una superficie es magnetizada siguiendo determinadas pautas. Discos duros, disquetes, cintas de casette y de vdeo... pticas: utilizan el lser para introducir la informacin y para recuperarla. CD, DVD... Magneto-pticas: mezcla de ambos elementos Telemticas (stas no son excluyentes respecto a las dos anteriores sino que pretenden poner de manifiesto que se accede a distancia, algo cada vez ms comn) Plsticas: maquetas, objetos... Segn el Cdigo: diferencia segn el lenguaje (no confundir con la lengua) en el que se presenta el documento. Puede ser textual, icnico (con imgenes en movimiento o estticas), sonoro, el resultado de una mezcla de todos (multimedia) o de varios de ellos (audiovisual...). La diferenciacin entre unos tipos de documentos y otros puede ser la base para la creacin de colecciones especiales: fonoteca, cartoteca, videoteca... Segn el Contenido: se puede diferenciar desde el punto de vista de la materia o la rama del conocimiento que analiza (derecho, psicologa, matemticas, geologa...), del rigor cientfico con que est tratado (cientficos, divulgativos, de ocio...), del nivel de informacin que aporta (primarios, secundarios; ver a continuacin)... Segn la Difusin: relacionado con la posibilidad de documentos: reservados, inditos, publicados, personales... acceso a los

La caracterstica de no editado est cambiando ltimamente, al menos con algunos documentos. Este cambio est ligado a las nuevas formas de edicin: cada vez hay ms recursos (sobre todo revistas y resultados de la investigacin) que se editan exclusivamente en formato electrnico y a los que hay que acceder telemticamente. Hay quienes se niegan a entrar en el circuito de las editoriales (por lo que sus documentos no se editan de manera convencional y desde este punto de vista son inditos) y disponen los documentos en formato electrnico con acceso libre en la web. La diferencia -a efectos de lo que estamos discutiendo- es que no vamos a encontrarlos en la pgina web de un editor o distribuidor comercial y tendremos que buscarlos por otra va; pero en rigor estaran, ahora mismo, tan editados unos como otros. 2.1. Clasificacin de documentos segn el nivel de informacin La clasificacin que ms nos interesa desde el punto de vista documental es la que hace referencia a su contenido con respecto al nivel de informacin que aportan, diferenciando entre documentos primarios y secundarios. Aadiremos, adems, las obras de referencia. Los documentos primarios son los que contienen informacin original, de primera mano, resultado de la investigacin, la reflexin, la inspiracin... y que no ha sido tratada o reelaborada documentalmente. Los documentos secundarios son una reelaboracin de los primarios realizada mediante cualquiera de las operaciones clsicas del anlisis documental

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(descripcin bibliogrfica, resumen, indizacin, clasificacin...). Describen (con distinto nivel de profundidad) y/o ayudan a localizar los documentos primarios. Son un producto propio de las unidades documentales (aunque lgicamente no es algo exclusivo de ellas; por ejemplo, el propio autor puede hacer un resumen de su obra). Normalmente se refieren a una pluralidad de documentos: es verdad que una referencia bibliogrfica o un resumen son por s solos documentos secundarios; pero rara vez se presentan de manera individual, sino que suelen formar listados, boletines, bases de datos... Por otra parte y a pesar de que pueden englobarse en una de las dos anteriores categoras hablaremos de las obras de referencia o de consulta 4 . Son aquellas obras que presentan informacin ms o menos sucinta o puntual sobre cualquier aspecto del conocimiento y que son el resultado de sintetizar la informacin existente (como casi todo). Se utilizan como material de consulta, de ah que tengan un uso auxiliar, para la obtencin de una informacin breve, rpida y exacta. A pesar de ser la clasificacin ms relevante documentalmente (o quizs por ello) no est exenta de discusiones y polmicas. Vamos a intentar resumir alguna de las cuestiones ms importantes relacionadas con el particular. Varios tericos han planteado la existencia de documentos terciarios, bien como reelaboracin de los secundarios (la misma funcin que realizan los secundarios sobre los primarios), bien como refundicin de varios secundarios, bien como consecuencia de mezclar primarios y secundarios, bien como resultado de presentar informacin original con la estructura de los documentos secundarios; y han incluido dentro de este tipo de documentos las bibliografas de bibliografas, las bibliografas crticas selectivas, las listas de encabezamientos de materia, los tesauros, los Advances in 5 , artculos crticos y/o de opinin en los medios de comunicacin... No obstante, este criterio nos llevara en algn caso a establecer tambin la existencia de documentos cuaternarios y as sucesivamente. Por otra parte, la mayor parte de ellos pueden ser considerados como documentos secundarios (una bibliografa de bibliografas no deja de ser una bibliografa) o como obras de referencia (las listas de encabezamientos de materia no seran sino una obra de referencia para la labor de indizacin). La controversia afecta tambin a las obras de referencia porque en ocasiones es difcil delimitar la frontera que las separa de otro tipo de documento, quizs en gran medida porque cualquier documento puede servir como referencia de algo. Un ejemplo son los manuales, que en teora son un compendio de todo el conocimiento sobre una disciplina o un conjunto de instrucciones o indicaciones sobre el funcionamiento, las caractersticas o los procedimientos de una herramienta o de una tarea. No obstante, hay obras que no tienen ese nombre y son ms manuales que otras que lo tienen. La frontera entre documentos primarios y secundarios tampoco es ntida siempre. Los documentos primarios incluyen documentacin secundaria: bibliografas, resmenes... Hay autores (por ejemplo, lvarez Osorio) que consideran que las monografas son documentacin primaria en el campo de las Humanidades o las Ciencias Sociales; pero no en el de las Ciencias ya que no constituyen el cauce para presentar los
Flix del Valle comenta cmo se suelen incluir dentro de los documentos secundarios, con bastante razn puesto que la informacin que presentan "no es nueva ni original sino recopilada por diversos procedimientos a partir de fuentes variadas previamente existentes". Pero reconoce que tampoco son estrictamente secundarias porque aportan informacin original. 5 Todos los Advances in... que pueden encontrarse en la web no son sino revistas, con su correspondiente ISSN. Algunas, con acceso gratuito.
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resultados de la investigacin sino que sirven fundamentalmente para divulgar o compendiar lo que ya se conoce. Adems con el desarrollo de las tecnologas han surgido nuevos documentos electrnicos en los que se manifiesta claramente que la diferencia es ms de concepto que otra cosa. Por ejemplo 6 , podemos estar consultando un boletn de sumarios que incorpora el resumen de una obra y permite el acceso a su texto completo. Ante qu nos encontramos entonces: es un documento secundario o un documento primario? En caso de ser secundario, qu tipo de secundario: un boletn de sumarios o un boletn de resmenes? Por otra parte, cada vez es ms frecuente encontrar documentos primarios a los que se accede de manera electrnica: la manera de consultarlos, elegirlos y acceder a ellos es mediante alguna suerte de documento secundario, bien sea un ndice, una bibliografa, un boletn o una mezcla de todos ellos. Y siempre utilizando las caractersticas y posibilidades de las bases de datos, que son las que permiten que funcionen. 3. BREVE APROXIMACIN A LOS DOCUMENTOS MS CARACTERSTICOS Los documentos forman parte de lo que conocemos como fuentes de informacin, recogidas en otro apartado de este temario. Por eso, no vamos a hacer sino una sucinta descripcin de algunos de los documentos ms caractersticos. Sin embargo no est de ms que insertemos a stos (los documentos), dentro de aqullas (las fuentes de informacin). Las fuentes de informacin son preferentemente de tres tipos: personales: una persona es la que conoce y proporciona la informacin, bien porque es la encargada de esta tarea, bien porque tiene los conocimientos necesarios para proporcionarla, bien porque es una autoridad en la materia 7 institucionales: hay organismos competentes en determinadas materias que son el interlocutor vlido para acceder a una informacin. Las bibliotecas, por ejemplo, no son sino una fuente de informacin institucional, que a su vez cuenta con personas que tambin son fuente de informacin. No hay que olvidar que con el desarrollo tecnolgico una institucin puede mostrarse de modo virtual: la manera ms sencilla, mediante una pgina web. documentales: como hemos visto, los documentos proporcionan informacin. Ellos son las fuentes de informacin documentales, que pueden diferenciarse en virtud de diferentes tipos de clasificacin: archivsticas, bibliogrficas 3.1 Los documentos primarios 3.1.1 Monografas: Estudio especfico sobre un tema concreto dentro de una disciplina o materia, que no tiene propsito de continuacin. A las monografas se les adjudica un nmero
Cmo consideraramos un portal de revistas (que se sustenta sobre una base de datos) en el que tenemos acceso a la tabla de contenidos (TOC) de cada una de ellas (o lo que es lo mismo: al sumario o ndice, caracterstica bsica del boletn de sumarios). Desde este sumario accedemos a la descripcin bibliogrfica (base de las bibliografas) acompaada del resumen del artculo (boletn de resmenes o bibliografa analtica) y del acceso al texto completo (documento primario)? 7 Pensemos la relevancia que puede tener en comunidades grafas, en las que una persona sera el equivalente a un centro de informacin.
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estndar, el ISBN (International Standard Book Number), que las identifica de la misma manera que el DNI o el NIF lo hace con nosotros. 3.1.2 Publicaciones seriadas 8 Anuarios Memorias Series monogrficas Series de informes Series de actas - Divulgativas - Cientficas - Semanarios - Diarios

Series

Revistas
Publicaciones peridicas

Peridicos

Las publicaciones seriadas es uno de los tipos de documento ms extendido y con mayores problemas para su clasificacin ya que las fronteras entre las distintas clases son, en ocasiones, bastante difusas. Segn Martnez de Sousa 9 una publicacin seriada es la publicacin cuyos volmenes o nmeros se suceden regularmente en orden numrico o cronolgico, con ttulo comn y con un propsito de continuar indefinidamente. Incluye adems de las publicaciones peridicas, aqullas cuya periodicidad puede ser en algn caso superior a un ao, como los anuarios, memorias, actas, trabajos de sociedades cientficas, etc., as como las colecciones por volmenes. Serie: periodicidad igual o superior a un ao o irregular 10 (tiende a tener este carcter). Su contenido suele ser monogrfico: pueden tener simultneamente ISSN e ISBN. Publicacin peridica 11 : Publicacin seriada con periodicidad fija e inferior a un ao, que se edita en fascculos sucesivos numerados secuencialmente y que recoge aportaciones de multiplicidad de autores sobre variedad de temas. Constituyen el principal medio de transmisin del conocimiento, especialmente por medio de las revistas 12 y en el campo de las ciencias. Revista: Publicacin peridica no diaria. Diario: Publicacin peridica que sale al menos 4 veces a la semana. Semanario: Publicacin peridica que sale una vez a la semana. Las publicaciones peridicas tambin cuentan con un nmero normalizado de identificacin y control, el ISSN (International Standard Serial Number).. Hay varias herramientas que permiten conocer este tipo de publicaciones. La ms conocida es el Ulrichs International Periodicals Directory, que a pesar de su
Esquema de RUBIO LINIERS, Cruz. Las publicaciones peridicas (Apuntes para el master de Biblioteconoma y Documentacin, tema 7). Universidad Carlos III, Curso 1991-92. Citado en CARRIZO SAINERO, Gloria; IRURETAGOYENA SNCHEZ, Pilar y LPEZ DE QUINTANA SENZ, Eugenio. Manual de fuentes de informacin. 2 ed. Madrid: Confederacin Espaola de Gremios y Asociaciones de Libreros, 2000. P. 363. 9 Tomado de CARRIZO SAINERO, Gloria ... Op. cit. P. 362. Recoge los criterios de Martnez de Sousa. 10 Hay series que cumplen siempre su periodicidad y publicaciones peridicas que no, como ejemplo de la dificultad para poner lmites. 11 Hay discrepancias en las definiciones, porque abarcan varias realidades: peridicos, revistas, series,... 12 Normalmente se identifica publicacin peridica con revista. En rigor, todas las revistas son publicaciones peridicas; pero no todas las publicaciones peridicas son revistas.
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nombre- es un repertorio de publicaciones peridicas (es decir, un documento secundario que ayuda a identificar, localizar y recuperar un tipo de documento primario) en el que tambin encontramos un directorio de sus editores. Es uno de los tipos de documentos a los que ms est afectando la evolucin tecnolgica y su tendencia es cambiar del soporte papel al electrnico. Esto no ocurre exclusivamente en el caso de las revistas cientficas sino tambin en los diarios, que estn en pleno ajuste de sus estructuras de edicin, distribucin y marketing. 3.1.3 Literatura gris: Es ms un concepto que un tipo de documento. Se refiere a aquella documentacin que -por sus caractersticas, objetivo o forma de difusin y distribucin- es difcil de obtener o acceder a ella. Se considera equivalente al trmino literatura no convencional o subterrnea. Se puede presentar bajo los siguientes tipos documentales: informes del sector pblico o privado que contienen informacin cientfica, tcnica, econmica, social, tesis, comunicaciones de conferencias publicadas en actas no adquiribles comercialmente, reglas y documentaciones tcnicas, traducciones no comerciales, artculos publicados en determinadas revistas de escasa difusin, bien porque tengan una difusin local o por ser editados por asociaciones no comerciales. Tambin documentos oficiales de los que slo se difunden pocas copias, la literatura tcnica de publicidad industrial... No todos estos tipos de documentos son estrictamente literatura gris, porque hay actas, informes, tesis... que se publican, que entran en los circuitos tradicionales y utilizan los mismos mecanismos de control que el resto de documentos (depsito legal, asignacin de ISBN o ISSN...) Actas de congresos: Conjunto de trabajos, ponencias y comunicaciones que se presentan a una conferencia, simposio, etc. Pueden ser un adelanto de una investigacin en curso. Resultan de trascendental importancia, pues es la primera informacin sobre una investigacin, por lo que a su valor intrnseco aaden el de alerta. Folletos: Son impresos de corto nmero de pginas sin caractersticas de publicacin peridica. En Espaa, desde el Decreto 743/1966, artculo 3, se considera folleto a toda publicacin unitaria que, sin ser parte de un libro, consta de ms de 4 pginas y de menos de 50 13 . Cabe preguntarse si existir la correspondiente versin electrnica. Informes cientficos y tcn icos: Son los que exponen los resultados de las investigaciones cientficas y de los trabajos de diseo y experimentacin ya concluidos. Marcas: Ttulo que concede el derecho exclusivo a la utilizacin de una determinada identificacin de un producto o un servicio en el mercado. Normas: Documentos aprobados por organismos competentes, que establecen las reglas que deben cumplir los distintos productos (o procesos) para que puedan distribuirse, consumirse o utilizarse. Patentes: Es un documento que reconoce a un individuo, o a la empresa que lo representa, la autoridad de una invencin y le confiere derecho exclusivo para su uso y explotacin.
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Reglas de catalogacin. Ed. refundida y rev., reimp. con correc. Madrid: Direccin General del Libro, Archivos y Bibliotecas, 1995. Apndice IX, p. 578.

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Es un documento de tipo jurdico; pero tambin constituye una de las principales fuentes documentales sobre informacin cientfico-tcnica. Tesis: Son trabajos presentados en una universidad o institucin de enseanza superior con objeto de obtener un ttulo, diploma o grado de dicha institucin. Suelen centrarse en cuestiones muy especializadas y pretenden mostrar la capacidad investigadora de quien lo presenta. Cada vez resulta ms fcil el acceso a las tesis doctorales: hay muchas iniciativas que digitalizan tesis y permiten el acceso completo a las mismas mediante pginas web. Preprints: Preimpresiones que vienen a constituir un anticipo de lo que se va a publicar: son las primeras pruebas antes de la impresin u originales redactados por el autor. En la actualidad en muchas ocasiones ya no superan ese estadio y quedan como documento final en acceso libre en Internet (e-prints). Aunque lo editado electrnicamente (por las editoriales comerciales) en muchos casos tampoco ser publicado jams como impreso, se diferencian en que no pasan por los circuitos comerciales. Separatas: Impresin por separado de algn artculo de revista o parte de una obra utilizando los moldes de sta 14 ". Es precisamente la caracterstica de impresin por separado la que hace que este tipo de documento sea de ms difcil localizacin. 3.2 Los documentos secundarios Como hemos dicho, los documentos secundarios no son sino el resultado de intentar representar a los primarios de una manera sucinta. Para ello proporcionan la informacin bsica de los primarios, atendiendo tanto a cuestiones formales como de contenido. Algunos de los datos que proporcionan son: autor, ttulo, edicin, editor, ao de edicin, nmero de pginas, materias de las que trata, resumen, ubicacin, enlace con el documento Dependiendo de qu tipo de informacin proporcionen y de cmo se estructure sta, nos encontraremos con unos tipos u otros de documento. Bibliografas: obra que contiene la descripcin de documentos en forma de listas ordenadas siguiendo un sistema preestablecido, no importa cul sea el material que la soporte. Tambin son conocidas con el trmino de repertorios bibliogrficos. Aunque pueden indicar el lugar donde se encuentra un determinado documento se diferencian del catlogo en que no describen una coleccin concreta. Son muy importantes porque casi cada uno de los documentos secundarios precisa (o se encuentra acompaado) de una referencia bibliogrfica. Tipos de bibliografas: segn la forma o profundidad informativa de los asientos: Indicativas o signalticas: slo el asiento bibliogrfico (autor, ttulo, editor, ao) Descriptivas: asientos y descripcin Analticas o anotadas: adems de lo anterior incluyen resmenes (abstracts) o anlisis Crticas: comentarios crticos segn la cantidad de informacin que aportan: Exhaustivas: toda clase de documento sin discriminar por lengua, materia, calidad...
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Reglas de catalogacin... Apndice IX, p. 595.

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Selectivas: slo documentos escogidos segn criterios del compilador segn el campo temtico que abarcan: Generales: toda clase de documentos sin distincin de materias Especializadas: textos que tratan de una sola ciencia, materia, persona, lugar, objeto... segn su mbito geogrfico o lingstico (se pueden subdividir segn poca, autores...): Nacionales: lo publicado en un solo pas o en un idioma Internacionales: lo publicado en todos los pases o en todas las lenguas Locales o regionales - Tipobibliografas: lo publicado en un lugar - Topobibliografas: obras relativas a un lugar segn la naturaleza de los documentos descritos: De bibliografas De libros De publicaciones peridicas De libros raros o lujosos... segn la dinmica de su publicacin: Retrospectivas: documentos ya publicados: listas cerradas, sin continuidad Corrientes o en curso: intentan dar noticia de lo que se est publicando segn su mtodo de recopilacin: Primarias: descripciones de documentos o textos primarios. Su elaboracin es de primera mano Secundarias: extradas de documentos secundarios segn su forma de presentacin: Listas o repertorios independientes Artculos en publicaciones peridicas Apndices a un texto Suplementos a un artculo Fascculos Fichas... Boletines de sumarios: Son llamados tambin ndices de contenido o tablas de contenido (TOC: table of content). Reproducen el ndice (entendido como el sumario de todas las contribuciones) de las publicaciones peridicas. Genera ndices de distinto tipo: materia, autor o ttulo. El ejemplo ms conocido es el Current Contents. El trmino boletn suele hacer referencia a que es una publicacin peridica. Este tipo de documentos ha sido el ms importante exponente de la alerta informativa. En la actualidad son electrnicos y se encuentran en la base de casi cualquier portal de revistas (Swets, JSTOR, Science Direct, ACM...). Compludoc es (o era en su origen) un boletn de sumarios. Boletines de resmenes: Recoge referencias a documentos primarios en las que se incluye un resumen (lo encontraremos con el apelativo de abstract) de los mismos. Normalmente se realizan sobre artculos de publicaciones seriadas; pero no siempre (por ejemplo, los Dissertations abstracts son resmenes de tesis doctorales). Un boletn de resmenes no es otra cosa que una bibliografa analtica, como ya hemos visto.

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El objetivo del resumen es mostrar las lneas maestras del contenido del documento de tal manera que cualquier usuario potencial pueda decidir si merece la pena acceder al documento descrito. En este sentido, ahorra tiempo y trabajo. Catlogos: Conjunto de referencias bibliogrficas (normalmente sigue unas normas especficas: ISBD / MARC) ordenadas que describe una coleccin concreta y que indica la ubicacin del documento. Antes los catlogos estaban compuestos por fichas de papel. Hoy en da una gran parte de ellos estn informatizados y utilizan programas de gestin que permiten tanto realizar la descripcin, como buscar y recuperar los documentos. Cuando se unen los catlogos de diferentes colecciones estamos ante un catlogo colectivo. Puede ser de un nico tipo de documento (catlogo colectivo de publicaciones peridicas) o de un tipo de biblioteca (catlogo colectivo de las bibliotecas universitarias espaolas). Los catlogos estn evolucionando muy rpidamente incorporando nuevas posibilidades, como el acceso al texto completo o las que otorga la llamada web 2.0 que por un lado- facilita su uso a quienes desconocen la forma adecuada de buscar y por otro- permite incluir las opiniones de los usuarios. Encore, Aquabrowser o Endeca son algunos de los ltimos desarrollos. Catlogos comerciales: Son los elaborados por los editores (o los libreros) con el objeto de hacer conocer a una biblioteca (o cualquier otro cliente) las obras de las que disponen. Pueden ser de muy diverso tipo e incluir o no ndices. En ocasiones se refieren a colecciones concretas, como la Coleccin Austral, los Clsicos Castalia o las colecciones de literatura de la editorial Ctedra. ndices: Listados ordenados de palabras con indicacin de dnde se encuentra el concepto. En el contexto bibliogrfico el ms extendido es un documento secundario que recoge exclusivamente las referencias bibliogrficas y que cuenta con unos ndices especialmente desarrollados. Pueden ser de muchos tipos, como los ndices de contenido (o boletines de sumario), los automatizados o los ndices de citas (relacionan los documentos con aquellos que les citan y permiten obtener ratios de los documentos por nmero de citas: en teora un documento es ms importante en una rama del conocimiento cuantas ms citas recoja). 3.3. Las obras de referencia o de consulta Anuario: Obra de referencia primaria que recoge informacin acerca de acontecimientos de toda ndole ocurridos durante un ao en una o diversas materias y que se publica una vez al ao. Diccionario: Obra de referencia que trata del lxico en general o del lxico en algn campo determinado del conocimiento. La informacin que recoge es lingstica. Directorio: Obra de referencia que permite la identificacin o localizacin de personas, objetos, organismos o lugares. The directory of directories. Detroit: Gale Research Company, 1977- . The world of learning. London: Europa Publications Limites, 1947- . Enciclopedia: Obra de referencia que rene el saber y la experiencia de una sociedad mediante artculos o entradas sobre realidades de la misma (ordenados alfabtica o sistemticamente) con una explicacin bsica de cada trmino empleado. Puede abarcar campos particulares del conocimiento o ser de tipo general. Encyclopaedia Britnica

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Estadstica: Serie ordenada de datos (normalmente numricos), recuentos o censos que intentan cuantificar hechos observables y que constituyen una herramienta fundamental para la evaluacin del fenmeno estudiado. Se utiliza en todos los campos cientficos. Gua: Documento con informacin de carcter introductorio. Manual: Documento que compendia las caractersticas bsicas de una disciplina o que explica cmo funciona una determinada herramienta fsica o lgica o como hay que realizar determinado procedimiento. 4. LAS BASES DE DATOS Hemos dejado un lugar aparte para hablar de las bases de dat os. stas no son sino un conjunto de datos almacenados en un soporte informtico, organizados siguiendo una estructura exactamente igual para todos ellos y que pueden ser recuperados. Las bases de datos no son un documento en s, sino la combinacin de una estructura sobre la que depositarlos y un conjunto de herramientas para gestionarlos y recuperarlos. Tanto es as que dan soporte a casi cualquiera de los tipos de documentos de los que hemos hablado aqu: boletines de sumarios, resmenes, ndices de citas, bibliografas, texto completo, tesis, patentes, normas... El uso de las bases de datos es quizs uno de los elementos que ms contribuye a difuminar las fronteras entre los tipos de documento. Un ejemplo paradigmtico puede ser la base de datos Web of Knowledge 15 que recoge los clsicos Current Contents (7 series de boletines de sumarios) junto a los ndices de citas del ISI (el de Ciencias, el de Ciencias Sociales y el de Arte y Humanidades), y el Journal Citation Report; incorpora una base de datos de patentes (Derwent Innovation Index), otra en la que se puede interrogar incluso mediante estructuras qumicas (Current Chemical Reactions), adems de un ndice sobre Qumica (Index Chemicus) y un boletn de resmenes de actas de congresos (ISI Proceedings). En una de las recientes actualizaciones ha incluido informacin que se encuentra en repositorios abiertos de acceso libre y gratuito (Web Citation Index) entrando de lleno en el campo de la literatura gris. Para rematar, incluye un directorio (ISI HighlyCited.com) con informacin sobre los ms importantes cientficos del mundo (los ms citados en las publicaciones cientficas en una gran variedad de campos), entre ellos varios espaoles, y un conjunto de estadsticas que miden los resultados cientficos de pases y publicaciones (Essential Science Indicators). En todos los casos en que se describe un documento electrnico para el que tengamos licencia de acceso (o sea de uso gratuito) podremos acceder directamente al texto completo. Podramos establecer distintas categoras de bases de datos; pero slo vamos a enumerar los tipos que encontramos segn la naturaleza de la informacin 16 : factuales o fuente: contienen datos originales Textuales Numricas Alfanumricas Icnicas

Se puede objetar que la Web of Knowledge no es una nica base de datos. Sin embargo, las interrelaciones entre los distintos elementos (o bases de datos) son tan profundas que es difcil establecer fronteras entre ellas, al meno desde el punto de vista del usuario final. 16 MOSCOSO, Purificacin. Bases de datos documentales: estructura y organizacin. P. 394. Vemos que es casi la misma divisin que la establecida entre documentos primarios y secundarios.

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referenciales: contienen datos que hacen referencia a documentacin primaria Bibliogrficas: describen monografas, artculos de publicaciones peridicas, informes, tesis doctorales,... Directorio: informacin sobre personas, entidades, asociaciones, empresas,... Como hemos apuntado, e insistiremos a continuacin, la tendencia es cada vez mayor a integrar referencia y datos. Muchas veces la inclusin o exclusin de estos ltimos depender de si se ha pagado por el acceso: puede permitirse el acceso a la referencia y al resumen pero no al texto completo. 5. LA INFLUENCIA DE LAS TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Con Internet las fuentes de informacin han encontrado una forma de romper con las ataduras del soporte, adquiriendo caractersticas de instantaneidad, ubicuidad y universalidad, transgrediendo al mismo tiempo las limitaciones de una periodicidad constreida a ritmos no acordes con la velocidad intrnseca a la propia informacin 17 Esta afirmacin se ve secundada por varios fenmenos que cada vez se aprecian ms. Como hemos indicado se ha difuminado la diferencia entre documentos primarios y secundarios desde el momento que los medios tecnolgicos nos permiten establecer una conexin entre la referencia (el documento secundario) y el texto mismo (el documento primario u otro documento secundario). Buscamos un artculo y no slo vemos los datos bsicos de l sino que podemos descargarlo (siempre que tengamos permiso, claro!). Qu pasar cuando gran parte de la biblioteca sea as, y afecte no slo las revistas sino tambin los libros 18 ? No llegar un momento en que el catlogo sea al mismo tiempo la coleccin, en que se caracterice porque cada asiento incluya el documento? No se han cambiado los viejos programas UAP y UBCIM de la IFLA dando paso a nuevas realidades? Pero no slo hay un cambio de soporte, tambin han surgido iniciativas que intentan hacer frente a la vorgine centralizadora que pone en muy pocas manos todo el negocio editorial y est abogando por otros tipos de edicin, fundamentalmente (aunque no slo) electrnica. Esto no supone un cambio de los tipos de documento pero s la aparicin de situaciones nuevas que hay que contemplar y que con el tiempo pueden generar nuevos documentos. De hecho nos encontramos con algunos documentos que podramos considerar nuevos. La Wikipedia es una enciclopedia electrnica de acceso gratuito en la web, que es creada por los propios usuarios. Para incluir un artculo o ampliar uno existente es necesario cumplir determinadas reglas. Es por tanto, una enciclopedia en construccin y con un autor colectivo y peculiar. Los blogs son recopilaciones de informacin por parte de particulares. Su importancia (o nulidad) vendr determinada por las cualidades y conocimientos de quin elabora la pgina web. Uno de sus peligros es la obsolescencia; pero en ocasiones pueden ayudar a encontrar informacin, sobre todo cuando dichos blogs estn especializados en alguna rama del conocimiento. No hace mucho tiempo se ha debatido en la lista de distribucin IWETEL sobre su pertinencia o no para la tarea documental.

CORDN GARCA, Jos Antonio. Sobre la informacin, su necesidad y los modos de acceder a ella. En Las fuentes de informacin... P. 24. Parece una cita de otros autores. 18 Recordemos nuestro e-libro, Safari Books...

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Es evidente que el futuro nos depara nuevos documentos que hoy no podemos ni imaginar. Y como no tiene mucho sentido tratar de clasificar absolutamente todo, podemos guiarnos por un principio sencillo para diferenciar un tipo de documento de otro: nos proporciona directamente la informacin o tenemos que ir a otro lugar para conseguirla? Al fin y al cabo el contraste entre la respuesta a esta pregunta y lo que realmente necesitamos ser lo que nos indique si el documento resulta til (vlido...) o no. Advertencias finales: Para identificar una u otra fuente no hay que fiarse totalmente de su nombre propio, porque no siempre coincide con el tipo de documento. Como ejemplos, el Index medicus es un boletn de sumarios, o el Ulrichs Periodicals Directory no es un directorio (aunque incluya alguno en su interior). Un documento nunca podr entenderse como especial de manera absoluta. S que puede ser especial en funcin de un aspecto, categora...; por ejemplo, documento especial en cuanto a su distribucin. 6. BIBLIOGRAFA BSICA
CARRIZO SAINERO, Gloria; IRURETA-GOYENA SNCHEZ, Pilar y LPEZ DE QUINTANA SENZ, Eugenio. Manual de fuentes de informacin. Madrid: Confederacin Espaola de Gremios y Asociaciones de Libreros, 1994. 414 p. ISBN 84-920008-0-5. CORDN GARCA, Jos Antonio; LPEZ LUCAS, Jess y VAQUERO PULIDO, Jos Ral. Manual de bsqueda documental y prctica bibliogrfica. Madrid: Pirmide, 1999. 236 p. (Ozalid). ISBN 84-368-1202-6. CORDN GARCA, Jos Antonio; LPEZ LUCAS, Jess y VAQUERO PULIDO, Jos Ral Prcticas de documentacin. Madrid: Pirmide, 1998. 219 p. (Ozalid). ISBN 84-368-1281-6. Las fuentes de informacin: estudios terico-prctico s. Editora, Isabel de Torres Ramrez. Madrid: Sntesis, 1998. 430 p. (Biblioteconoma y Documentacin; 17). ISBN 847738-460-6. GAZPIO, Dora y LVAREZ, Marcela . Soportes en la biblioteca de hoy: desarrollo de las habilidades de informacin. Buenos Aires: Ciccus, 1998. 176 p. ISBN 987-95631-5-8. LPEZ YEPES, Jos. Reflexiones sobre el concepto de documento ante la revolucin de la informacin: un nuevo profesional del documento? Scire 3:1, enero-junio 1997, p. 11-29. MARTN VEGA, Arturo. Fuentes de informacin general. Gijn: Trea, 1995. 320 p. (Biblioteconoma y administracin cultural; 7). ISBN 84-89427-29-1. MARTNEZ COMECHA, Juan Antonio . Clasificaciones documentales y procesos informativos: una va de racionalizacin. Scire 3:1, en.-jun. 1997, p. 31-53. MOSCOSO, Purificacin. Bases de datos documentales: estructura y organizacin. En Manual de Informacin y Documentacin. Madrid: Pirmide, 1996. ISBN 84-368-0968-8. P. 393-403. Tcnicos auxiliares bibliotecas : Te mario. Madrid [etc.] : Adams, : Ediciones Valbuena, D.L. 2004. ISBN 84-9731-851-x. Tcnicos auxiliares de biblioteca. Coordinadores, Rafael Mateos Carrasco, Marta Torres Santo Domingo, Cristina Gllego Rubio. 4 ed. rev. y act. Madrid : Editorial Complutense, 2002. (Biblioteca Complutense). ISBN 84-7491-669-0.

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