Cloud Computing Solutions Manual de usuario instancias ownCloud

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Manual de usuario Gua rpida de uso servicio instancias ownCloud

IMPORTANT ste manual pretende ser una gua rpida de uso! Para consulta detallada so"re las #uncionalidades de ownCloud recomendamos acceder al a we" del desarrollador de la aplicaci$n http://www.owncloud.org

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Introduccin
OwnCloud es un software de cdigo libre (abierto) disponible en http://www.owncloud.org. ADW ofrece instancias Cloud privadas alo adas en nuestra infraestructura Cloud con OwnCloud preinstalado! depurado! opti"i#adas para funcionar en un entorno cloud $ total"ente ad"inistradas por nosotros para %ue slo tengas %ue preocuparte de utili#ar el servicio. &a principal venta a frente a otras soluciones si"ilares (dropbo'! googledrive! etc) es la seguridad $ privacidad de tus datos! %ue estar(n alo ados en tu propio servidor cloud! no co"partido por ning)n otro cliente! en un centro de datos de "('i"a seguridad en *adrid! +spa,a! al %ue puedes tener incluso acceso f-sico. +ste "anual pretende ser una gu-a r(pida de uso del ownCloud. De todas for"as en cuanto e"pieces a utili#ar la aplicacin ver(s %ue es "u$ intuitiva.

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1. El Interfaz Web
.ara acceder a tu instancia ownCloud desde tu navegador! utili#a la /0& %ue te facilita"os a la activacin del servicio. /na ve# accedas ver(s la p(gina de login:

Pantalla de login 1i eres el ad"inistrador del siste"a! introduce el usuario "administrador2 $ la contrase,a correspondiente. 1i eres un usuario final! introduce tu no"bre de usuario $ contrase,a correspondiente. /na ve# te hallas autentificado! se abrir( la pantalla principal del interfa# web.

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+l interfa# web consta de los siguientes ele"entos: 3. Barra de navegacin. .er"ite navegar por las diferentes secciones de ownCloud. 4. Vista de seccin. +s donde se "uestra el contenido de cada apartado. 5. Botn subir/crear (Nuevo el s!mbolo de la flec"a "acia arriba#. 6e per"ite crear nuevas carpetas $ descargar archivos re"otos desde un enlace e'terno $. %ecuadro de b&s'ueda 7. (en& del usuario. Desde donde podr(s tener acceso a configurar los detalles de tu cuenta en )ersonal! ad"inistrar *suarios $ +alir de la aplicacin.

1.0.1 Creacin de usuarios adicionales

(slo puede hacerlo el administrador)
+n tu instancia ownCloud puedes crear tantos usuarios adicionales co"o %uieras $ definir el espacio en disco %ue %uieras asignar a cada uno. 6en en cuenta %ue la su"a de los espacios asignados es diferente a la su"a de los espacios ocupados. .uedes sobreasignar espacio! pero si en con unto los usuarios ocupan "(s espacio del %ue tienes contratado tendr(s proble"as. 3. +ntra a la seccin 2Usuarios2 en el desplegable %ue tienes pasando el ratn por enci"a de 2administrador":

4. .arar crear un nuevo usuario (por e e"plo 28uan2)! cu"pli"enta los ca"pos Nombre de Usuario! Contrasea (con la contrase,a %ue deber( utili#ar 28uan2 para acceder a ownCloud)! en Grupos "arca la casilla 2Usuarios2 $ ha# clic en el botn 2Crear2:

5. .ara establecer la cuota en disco para el usuario 8uan! una ve# creado el usuario! abre el desplegable ba o 2Al"acena"iento2 en el %ue aparece por defecto 2.redeter"inado2 $ selecciona el espacio %ue %uieres asignarle:

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1.0.2 Antivirus
6odos los archivos %ue subas a tu instancia ownCloud son anali#ados "ientras los subes por el esc(ner antivirus Cla"A9. +n caso de detectar un virus en un archivo! :ste es eli"inado de la instancia ownCloud.

1.1 Subir archivos desde el Interfaz

.uedes subir archivos de dos for"as:

eb

3. /tili#ando el botn "u)load" (la fechal hacia arriba):

4. ,rrastrando el arc"ivo %ue %uieras subir al interfa# web desde el e'plorador (Windows) o desde el ;inder (*AC) al navegador en el %ue tengas abierto OwnCloud. +l ta"a,o "('i"o de subida es de 4<< *=. 1i necesitas subir archivos de "(s ta"a,o! contacta por favor con el servicio de soporte t:cnico en soporte>adw.es

1.2 Administrar archivos desde el Interfaz

eb

Desde el interfa# web! colocando el puntero del ratn sobre un archivo se "uestran las siguientes opciones:

%enombrar. .ulsa sobre esta opcin para ca"biar el no"bre del archivo. (over. .uedes "over el archivo a otra carpeta bien arrastr(ndolo! bien utili#ando esta opcin. -escargar. /tili#a esta opcin para descargar el archivo a tu ordenador. %evisiones. +sta opcin te per"ite restaurar cual%uier versin anterior de este archivo (para "(s detalles! consulta el apartado 2Control de versiones2). .om)artir. +sta opcin te per"ite co"partir un archivo (ver apartado 2compartir archivos y carpetas)" .ara borrar un arc"ivo! colcate sobre :l $ ha# clic? sobre la cru# de la derecha:

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1.! Control de versiones

OwnCloud soporta un siste"a sencillo de control de versiones de archivos. +ste siste"a lo %ue hace es crear copias de los archivos! a los %ue puedes acceder desde la opcin 20evisiones2 (ver figura siguiente):

Al pulsar sobre 20evisiones2 se desplegar( el historia de versiones del archivo desde el %ue podr(s restaurar cual%uier versin anterior del "is"o. &as versiones se generan a intervalos "a$ores de 4 "inutos.

1." Compartir archivos # carpetas

+l ":todo para co"partir archivos $ carpetas funciona del "is"o "odo: 3. 1it)a el puntero del ratn sobre el archivo $ la carpeta a co"partir. Aparecer(n a la derecha las operaciones %ue puedes reali#ar con ese archivo o carpeta:

4. @a# clic? sobre 2Co"partir2. Aparecer( un desplegable

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5. 1i %uieres com)artir la car)eta o arc"ivo con otro usuario de tu owncloud! escribe el no"bre del usuario en el ca"po 2co"partir con2.

A. 1i %uieres com)artir la car)eta o arc"ivo con todos los usuarios de tu owncloud! escribe $/o selecciona 2usuarios(group)2. 7. A continuacin! coloca el puntero del ratn sobre el usuario con el %ue acaba de co"partir el recurso $ "arca las casillas con los per"isos %ue les %uieres dar: 2puede editar2! 2"odificar2! 2eli"inar2 . .Or defecto el o los usuarios con los %ue co"partas slo podr(s leer el recurso co"partido:

B. 1i %uieres crear un enlace )ara com)artir el archivo o carpeta v-a web con personas %ue no sean usuarios de tu owncloud! pulsa sobre 2Co"partir enlace2. .odr(s optar por protegerlo con contrase,a o no. +n la casilla te aparecer( la /0& del enlace co"partido! al %ue podr(s tener acceso desde cual%uier navegador web.

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1.$ %ecuperacin de archivos borrados

.ara recuperar un archivo %ue ha$as borrado reciente"ente: 3. Accede a 2Archivos eli"inados2! a la derecha del interfa#:

4. 1it)ate sobre el archivo a recuperar $ ha# clic sobre 20estore2:

1.& 'aciado de la papelera

.ara eli"inar archivos de la papelera ($ con ello borrarlos de for"a definitiva e irrecuperable): 3. Accede al apartado 2Archivos eli"inados2 (ver apartado anterior) 4. 1it)ate sobre el archivo a borrar $ ha# clic sobre la cru# de la derecha:

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/. .ontactos
&a aplicacin de contactos es si"ilar a la de cual%uier dispositivo "vil.

2.1 Alta de nuevos contactos

.uede dar de alta contactos de dos for"as: 3. *anual"ente 4. C"portando un archivo 9C;

/.1.1 ,lta manual de contactos

3. Acceda a la aplicacin Contactos 4. @aga clic sobre 2Duevo contacto2 5. Cu"pli"ente los ca"pos de la nueva ficha

/.1./ Im)ortacin de arc"ivos V.0

3. Acceda a la aplicacin Contactos 4. .ulse sobre el s-"bolo de configuracin situado en la parte inferior i#%uierda

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5. .ulse sobre la flecha de upload $ seleccione los archivos 9C; a i"portar

A. &a aplicacin le per"itir( seleccionar una libreta de direcciones $a e'istente o crear una nueva.

1. .alendario
&a pri"era ve# %ue usa el calendario ver( %ue ha$ creado un calendario por defecto con el no"bre 2Default calendar2. .uede ad"inistrar varios calendarios haciendo clic sobre el botn de configuracin del e'tre"o superior derecho. (ver i"agen siguiente):

Figura ajustes /na ve# acceda a la configuracin de los calendarios puede a,adir! editar! activar $ desactivar calendarios.

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!.1 Crear entradas (eventos) en el calendario

/n evento es cual%uier entrada en el calendario. .ede ser una cita! un recordatorio! etc. .ara crear un evento si"ple"ente haga clic sobre el d-a del calendario en el %ue %uiere crear el evento. 1e desplegar( el siguiente popup con las opciones de configuracin del evento! t-tulo! categor-a! fecha! etc.

+n las (pciones Avanzadas puede configurar par("etros adicionales co"o el &ugar $ la descripcin (notas) del evento. +n la pesta,a %epeticin puedes seleccionar cu(ndo se repite el evento (diaria"ente! se"anal"ente! etc) $ cu(ndo finali#a (cuando tiene %ue de ar de repetirse).

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!.2 Compartir un calendario

Ea sabes %ue puedes crear todos los calendarios %ue %uieras. .or e e"plo puedes crear uno con el ob etivo de co"partirlo con todos los usuarios %ue se lla"e 2pro$ectos2! de for"a %ue todos los usuarios tengan acceso a leer $ escribir en el "is"o $ as- hacer un segui"iento con unto de las citas! eventos! etc. 3. .ulsa sobre a ustes (ver figura Ajustes de la p(gina anterior). 4. Crea un nuevo calendario (por e e"plo 2pro$ectos2) 5. Co"p(rtelo. .ara ello! desde ajustes pulsa sobre el icono de co"partir

A. +n el ca"po 2Co"partir con2 escribe el grupo o los usuarios con los %ue lo %uieres co"partir. 7. +specifica los per"isos para deli"itar si los de"(s usuarios pueden crear eventos! "odificarlos! eli"inarlos. +n el e e"plo de aba o tienen per"iso total.

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$. +incronizacin de calendario
".1 Sincronizar el calendario

contactos con i2"one/i2ad

+n su i.hone / i.ad! proceda co"o indicado a continuacin. ;inali#ado el proceso! el calendario deber( ser visible en la aplicacin 2Calendario 2 de si i.hone/i.ad. 3. 4. 5. A. 7. B. 9a$a a A ustes 1eleccione Correo! Contactos! Calendario 1eleccione A,adir Cuenta 1eleccione 2Otras2 1eleccione 2A,adir cuenta CalDA92 +n el ca"po 21ervidor2 introdu#ca ip)remote.php)caldav)principals)nombreusuario + e"plo: i la C. de su instancia ownCloud es 3FF.G5.HH.F< $ su usuario es 2 uan2! lo %ue tendr-a %ue introducir (N3 23N4, NI "tt)5// NI "tt)s5//) ser-a: 1**.+!.,,.*0)remote.php)caldav)principals)-uan Cntrodu#ca el no"bre de usuario $ la contrase,a .ulse 21iguiente2 1i su servidor no soporta 11&! le saltar( una alar"a/aviso. .ulse Continuar 1i su i.hone no puede verificar la infor"acin de la cuenta! consulte el apartado de 2 esoluci!n de problemas2! "(s adelante.

H. F. G. 3<.

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".2 Sincronizar los contactos

+n su i.hone / i.ad! proceda co"o indicado a continuacin. ;inali#ado el proceso! los contactos deber( estar disponibles en 2Contactos2 de su i.hone (puede tardar algunos "inutos dependiendo de su conectividad). 3. 4. 5. A. 7. B. 9a$a a A ustes 1eleccione Correo! Contactos! Calendario 1eleccione A,adir Cuenta 1eleccione 2Otras2 1eleccione 2A,adir cuenta CardDA92 +n el ca"po 21ervidor2 introdu#ca ip)remote.php)carddav)principals)nombreusuario + e"plo: i la C. de su instancia ownCloud es 3FF.G5.HH.F< $ su usuario es 2 uan2! lo %ue tendr-a %ue introducir (N3 23N4, NI "tt)5// NI "tt)s5//) ser-a: 1**.+!.,,.*0) remote.php)carddav)principals)-uan Cntrodu#ca el no"bre de usuario $ la contrase,a .ulse 21iguiente2 1i su servidor no soporta 11&! le saltar( una alar"a/aviso. .ulse Continuar 1i su i.hone no puede verificar la infor"acin de la cuenta! consulte el apartado de 2 esoluci!n de problemas2! "(s adelante.

H. F. G. 3<.

".! %esolucin de problemas

3. 9erifi%ue %ue N3 ha incluido "tt)5// ni "tt)s5// en el ca"po servidor. 4. 1i necesita ca"biar la direccin del servidor $ %uiere configurar eluso de 11&! deber( cancelar el proceso de alta $ volver a introducir los datos dado %ue el siste"a operativo iO1 a,ade auto"atica"ente https:// a la direccin del servidor. 5. Con las versiones iO1 A.I se dan algunos proble"as de sincroni#acin con CardDA9. .ara evitarlos deber( actuali#ar su i.hone a la versin "(s reciente.

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6. +incronizacin de calendario

contactos con 3+ 7

Con O1 I 3<.H &ion $ 3<.F *ountain &ion el proceso es el "is"o para para iO1. Con O1 I 3<.B (1now &eopard) no funciona correcta"ente.

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8. (arcadores (boo9mar9s#
.uedes a,adir "arcadores desde el Cnterfa# web o a trav:s del boo?"ar?let %ue previa"ente habr(s a,adido a la barra de "arcadores de tu navegador ("(s adelante te e'plica"os c"o).

8.1 ,lta de un marcador desde el Interfaz Web

3. Accede a la seccin "arcadores

2. Cumplimenta los campos "Direccin" (URL) y pulsa el botn "Adicional"

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8./ Editar o borrar un marcador

3. .osiciona el puntero del ratn sobre el "arcador a editar $ pulsa el icono del l(pi#

4. +dita lo %ue necesites $ pulsa el botn 2Juardar2. 5. 1i lo %ue %uieres es borrar el "arcador! debes hacer clic sobre el aspa de la derecha despu:s de situar el puntero del ratn sobre el "arcador a eli"inar:

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8.1 ,lta de marcadores utilizando el boo9mar9let

+s la for"a "(s pr(ctica $ sencilla de dar de alta "arcadores. .ara ello pri"ero debes colocar el boo?"ar?let en la barra de "arcadores de tu navegador. .ara ello: 3. Accede a la seccin marcadores de ownCloud:

4. @a# clic sobre el icono de configuracin (aba o a la i#%uierda):

5. Arrastra el botn 2&eer despu:s2 hasta la barra de "arcadores de tu navegador:

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A. .ara dar de alta un nuevo "arcador! acceder a la web desde tu navegador $ pulsa 2&eer despu:s2:

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:. Im;genes
+n la seccin #m$genes podr(s navegar por todas las i"(genes %ue ha$as subido a tu instancia ownCloud. +l siste"a escanea todos los archivos $ te "uestra en esta seccin slo los archivos de i"(genes. Desde esta seccin no puedes subir archivos sino %ue debes subirlos desde el ad"inistrador de archivos Archivos.

<. (&sica
+n la seccin "%sica puedes navegar $ reproducir todos los archivos de audio %ue ha$as subido a tu instancia ownCloud. +l siste"a escanea todos los archivos $ te "uestra en esta seccin slo los archivos de audio. Desde esta seccin no puedes subir archivos sino %ue debes subirlos desde el ad"inistrador de archivos Archivos.

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=. ,)licaciones cliente )ara sincronizacin de arc"ivos

ownCloud dispone de aplicaciones cliente para Windows! *ac O1I! iO1 (disponible en App 1tore a un precio de <!FG euros) $ &inu'. +stas aplicaciones cliente te per"iten sincroni#ar una o varias carpetas de tus ordenadores con tu instancia ownCloud. Cuando copies archivos a una carpeta sincroni#ada! ese archivo se transferir( a tu instancia ownCloud $ se actuali#ar(/copiar(/descargar( en cual%uier otro ordenador %ue tengas con el cliente owncloud instalado $ configurado para sincroni#ar la "is"a carpeta. +sto te per"ite tener tus archivos actuali#ados va$as donde va$as! tengas el ordenador %ue tengas.

+.1 Instalacin de la aplicacin cliente (.es/top).

3. Obt:n las aplicaciones cliente. .ara ello accede a tu (rea 0ersonal:

4. Arriba del todo te indicar( desde dnde descargar las aplicaciones cliente:

5. .ulsa sobre &es'top app

A. Desde la nueva p(gina (en Cngl:s)! descarga el cliente del siste"a operativo %ue tengas (Windows! *ac! &inu'). 7. Cnstala la aplicacin ordenador. No la e>ecutes todav!a (demarca la casilla "%un o?n.loud" cuando antes de )ulsar "finis""#5

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+.2 Confi1uracin de la aplicacin cliente (.es/top 2indo s Client)

Describi"os a%u- el procedi"iento para Windows. +n los de"(s siste"as operativos es "u$ si"ilar. +n 2 Casos pr$cticos2 describi"os diversas posibilidades %ue abre el siste"a de sincroni#acin. +l a%u- descrito es el caso "(s sencillo. 3. +n nuestro .C crea"os una carpeta %ue ser( a%uella en la %ue copie"os los archivos %ue %uere"os sincroni#ar con la carpeta re"ota de nuestro ownCloud. &la"are"os a esa carpeta 2ownCloud2 (puedes ponerle cual%uier otro no"bre). 1e sincroni#ar(n todas las subcarpetas %ue cree"os dentro. 4. &an#a la aplicacin 2OwnCloud2 en tu .C. 6e aparecer( el Asistente de Cone(i!n o)nCloud . .ulsa *iguiente.

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5. Ahora te aparecer( la pantalla Crear cone(i!n a o)nCloud+ Cu"pli"enta los siguientes ca"pos! %ue se te facilitaron a la activacin del servicio $ pulsa *iguiente K &irecci!n del servidor, (por e e"plo) 3FF.G5.HH.F< K Usar cone(i!n segura (d: alo "arcado) K Nombre de usuario y contrasea: los %ue se te facilitaron

A. +l siste"a intentar( establecer la cone'in con tu instancia ownCloud $ te saldr( un aviso dici:ndote %ue el certificado es autofir"ado.

K *arca la casilla Con-iar en este certi-icado de todas maneras K .ulsa el botn Aceptar

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7. &a aplicacin establecer( la cone'in $ crear( en tu instancia la carpeta 2clients$nc2. .ulsa 2 .erminar2.

B. &o %ue ahora sucede es %ue el cliente des?top %ue has instalado sincroni#ar( el contenido de la carpeta 2o)nCloud2 %ue has creado en tu .C con la carpeta clientsync de tu instancia Cloud. &o )nico %ue tienes %ue hacer ahora es copiar a la carpeta 2ownCloud2 de tu .C los archivos %ue %uieras tener sincroni#ados en/a trav:s de tu instancia ownCloud H. 1i %uieres disponer de esos arc"ivos sincronizados )or e>em)lo en tu )ort;til! re"ite el proceso en tu port(til $ tendr(s esos "is"os archivos en tu port(til. &o %ue copies en la carpeta o)nCloud te tu .C lo tendr(s en la carpeta o)nCloud de tu port(til $ viceversa.

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1@. .asos )r;cticos

1@.1 +incronizacin de varias car)etas
+u)uestos )revios 3. +n la oficina tienes un ordenador .C desde el %ue traba as a diario 4. 6ienes un port(til %ue usas cuando est(s en casa o cuando est(s de via e o en reuniones 5. 6e interesa disponer sie"pre de los archivos %ue tienes en las carpetas 2.ro$ectos2 $ 2Contabilidad2 %ue est(n en tu .C 2asos a seguir 3. Crea las carpetas 2.ro$ectos2 $ 2Contabilidad2 en tu instancia ownCloud. K Accede a tu instancia ownCloud K 1eccin Archivos K .ulsa Nuevo KL Carpeta $ crea la carpeta 2.ro$ectos2. 0epite para crear la carpeta 2Contabilidad2. 4. Abre el des?top client ownCloud en tu .C

5. @a# clic en Aadir

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__ A. 1elecciona la carpeta 2.ro$ectos2 de tu .C $ en Alias de nombre de &irectorio pon ta"bi:n el no"bre de
la carpeta 2.ro$ectos2 $ pulsa 2*iguiente2.

7. Ahora selecciona la carpeta re"ote en la %ue sincroni#ar(s el contenido de tu carpeta local Proyectos $ %ue es la %ue he"os creado en el paso 3! 2.ro$ectos2 $ pulsa .erminar

B. 0epite el proceso para la carpeta 2Contabilidad2 $ de nuevo repite los dos procesos en tu ordenador port(til. A partir de ahora todo lo %ue tengas en las dos carpetas %ue has sincroni#ado lo tendr(s disponible en tu ownCloud! en tu port(til $ en tu .C. Cual%uier ca"bio %ue hagas desde tu .C se actuali#ar( en tu instancia Cloud. Cuando conectes el port(til! :ste se sincroni#ar( con el owncloud $ viceversa: si a,ades archivos o "odificas archivos en tu port(til! estos ca"bios se refle ar(n en tu instancia ownCloud $ cuando te conectes con tu .C desde la oficina se sincroni#ar( con esos ca"bios.

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1@./ *tilizar tu instancia o?n.loud )ara realizar co)ias de seguridad de tu 2.

.ara ello lo )nico %ue tienes %ue hacer es K por e e"po: 3. Crear en tu .C una carpeta %ue se lla"e 2=ac?up2. 4. Crear en tu instancia ownCloud una carpeta %ue se lla"e por e e"plo 2=ac?upK.CKOficina2. 5. 1incroni#ar la carpeta =ac?up de tu .C con la carpeta re"ioa =ac?upK.CKOficina de tu instancia ownCloud A. .ara hacer copias de seguridad de deter"inados archivos! debes copiar (no "over! sino copiar) los archivos de los %ue %uieras hacer copia a la carpeta 2=ac?up2 de tu .C.

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